BuitenSpelen Dossier

DOSSIER AANBESTEDINGEN www.platformbuitenspelen.nl/dossiers

Het BuitenSpelen dossier. Eén actueel onderwerp dat vanuit verschillende invalshoeken wordt belicht. Zodat u zoveel mogelijk bent geïnformeerd en direct handvatten heeft gekregen waarmee u uw voordeel kunt doen in uw dagelijks werk.

r e i s s o D

n e en l e g p n i S d n e t ti e es u b B an A

In dit dossier: Elf vragen over aanbestedingen beantwoord: Je hoort erover, maar wat moet je ermee? Welke soorten zijn er ?| Column van de Branchevereniging Spelen: Aanbesteden kent louter slachtoffers | Een nieuw Model Handboek Aanbesteden. Nuances die een groot verschil kunnen maken | Wageningen doet het anders: Kortingspercentages zijn vanaf nu ondergeschikt

Buiten Spelen

DOSSIER AANBESTEDINGEN

Dossier®

De 11 van BuitenSpelen Wat u altijd al wilde weten over aanbesteden, maar nooit durfde te vragen Je hoort erover, maar wat moet je ermee? Geldt het voor mij? Hoe werkt het? Europees, openbaar of onderhands, gunnen? Kortom: tijd om aanbesteden voor de speelwereld helder op een rijtje te zetten. (*) 1. Wat is het verschil tussen een werk, dienst en levering? Bij een werk heb je het vaak over infrastructurele projecten (wegen, wijken, dijken, grondwerk). Bij levering gaat het om producten/goederen. Bij diensten –eigenlijk de rest- om niet fysieke producten. Bij speeltuinen is die verdeling soms complex. Toestellen zijn ‘levering’, ontwerp en inspectie zijn ‘diensten’ en bij een nieuwe woonwijk kan een speeltuin zelfs onder een ‘werk’ vallen. Uiteindelijk maakt het niet veel uit. Wie van de drie het grootste budget opslurpt, bepaalt of het een dienst, levering of werk is.

2. Wat voor een soorten aanbesteding zijn er? Er zijn er vier: Europees, openbaar, onderhands enkelvoudig en onderhands meervoudig. Voor Europees aanbesteden gelden drempelwaarden. Voor een werk ligt dat op vijf miljoen euro (alle bedragen in dit artikel zijn ex-BTW), voor diensten en levering is dat twee euroton. Het gaat dan om bedragen voor vier jaar; of liever 48 maanden. Gemeenten worden geacht langjarig te weten wat ze uitgeven aan een deelgebied als spelen, en moeten dat voor vier jaar doorrekenen. Dat betekent dat elke gemeente die minimaal 50.000 euro per jaar aan spelen uitgeeft, en dat is dus bijna elke gemeente, verplicht is spelen Europees aan te besteden.

3. Mag je dan daaromheen niks zelf bepalen? Komt onderhands aanbesteden eigenlijk niet eens im frage? Als je onder de twee ton blijft, mag je wel zelf onderhands aanbesteden. Je kunt dan kiezen voor de andere aanbestedingsvarianten. Gemeenten mogen in dat geval zelf criteria stellen, met eigen bedragen. De ene gemeente kan zeggen dat ze tot 10.000 enkelvoudig aanbesteden, de 22

BuitenSpelen

andere bijvoorbeeld tot 20.000. Het gaat vooral om transparantie en dat je als gemeente duidelijk

maakt dat je zorgvuldig met gemeentegeld omgaat. Er is daarbij overigens maar één grens echt heilig: de Europese normen; non-disciminatie, transparantie, objectiviteit en proportionaliteit. Je voldoet al aan het criterium openbaar aanbesteden als je een opdracht op de website van de gemeente zet. Tegenwoordig is het echter gebruikelijk dat je het op Tendernet.nl en de Aanbestedingskalender plaatst. Er is nog een escape. Twintig procent van de totale opdrachtsom, met een maximum van 80.000 euro, mag een gemeente vrij invullen. Op een bedrag van vier ton over vier jaar is dat dus 80.000 euro. Dat bedrag moet in één keer worden uitgegeven.

4. Valt ontwerp ook onder het totale aanbestedingsbedrag? In principe wel, maar in de praktijk zie je dat gemeenten daar wel de hand mee lichten. Als je nog niet weet wat je precies wilt gaan maken, is het lastig rekenen. Dus komt ontwerp vaak toch uit een ander potje. Inspecties en onderhoud is

sept 13 - 3

makkelijker in de totaalsommen mee te nemen. Maar feitelijk is het zo dat gemeenten per 48 maanden bepalen met welke leveranciers/partijen ze in zee gaan. Bij contracten met meerdere leveranciers wordt vaak afgesproken om de uitvoering redelijk evenwichtig toe te bedelen onder de leveranciers, maar dat is geen verplichting, maar de verdeling moet wel zijn opgenomen in het aanbestedingsdocument.

5. Wat zijn selectiecriteria en wat is gunning? Voordat overheden met een leverancier in zee gaan, geven ze aan aan welke criteria die leverancier moet voldoen. Dat zijn selectiecriteria. Om malafide of niet-solvabele bedrijven buiten te houden. Omzet is sinds kort daarbij slechts bij uitzondering een criterium. Maar denk aan kwaliteit van de organisatie, continuïteit, duurzaamheid. Bij gunning gaat het puur om de producten. De toestellen in de speeltuin dus (of planten/ groen bij natuurlijk spelen). Bij opdrachten waar-

Self supporting speeltuinverenigingen hoeven niet aan te besteden

BuitenSpelen

23

DOSSIER AANBESTEDINGEN

bij veel inschrijvers worden verwacht, wordt vaak eerst de selectiefase afgerond en daarna pas de gunningsfase.

6. Veelgehoorde kreet: mag ik budgetten opdelen? Jazeker, je mag het totale bedrag opdelen in percelen. Maar uiteindelijk moeten alle percelen wel bij elkaar opgeteld worden, en als dat voor 48 maanden boven de 200.000 euro uitkomt, moet dus wel Europees worden aanbesteed. Opdelen biedt dus geen escape om onder aanbesteding uit te komen om zo met de gewenste huisleverancier in zee te gaan.

7. Ik ben een speeltuinvereniging. Moet ik ook aanbesteden? Dat hangt ervan af. Als het gros van de financiële middelen (>50 procent) van de gemeente komt, dan moet de gemeente dat meenemen in de totale aanbestedingssom. Ben je volledig self supporting, dan mag je doen en laten wat je wilt. Alleen (semi)overheden zijn verplicht tot aanbesteden. Verenigingen en stichting in principe niet. Dan is het gewoon offertes opvragen bij meerdere partijen.

8. Wat zijn raamovereenkomsten en wat zijn mantelcontracten?

Informatie:

voor meer informatie Aanbestedingswet zie: http://www.tenderplus.nl/ aanbestedingsrichtlijnen. php#richtlijnen

Een raamovereenkomst is een overeenkomst die overheden aangaan met leveranciers voor een periode van maximaal 48 maanden. Het feitelijke aanbestedingsproces dus. Daarbij is er een zogenaamd nulcontract. Je bent dus niets verplicht af te nemen. Zo lopen gemeenten geen risico en voldoen ze wel aan de aanbestedingsnormen. Een raamcontract mag niet langer dan 48 maanden duren. Een mantelcontract mag langer dan vier jaar duren. Maar dan is er dus wel een afnameverplichting. Raamovereenkomsten worden vaak bij spelen gebruikt als overheden nog geen idee hebben wat ze precies willen. Mantelcontracten zijn prima bij helder zicht op de toekomst. Als gemeenten uitgewerkte bestekken hebben. Zo weet je wel wat je qua spelen de komende jaren moet gaan vervangen.

9. Zijn leveranciers handig in trucjes rond aanbesteden om toch de deal te krijgen? Dat proberen ze wel. Stel, in de gunningscriteria is een laag aantal punten opgenomen voordat je een bepaalde eis (ondergrond, duurzaam, kwaliteit…) krijgt. Sommige leveranciers schrijven dan bijvoorbeeld heel laag in voor ondergrond, zodat ze zeker weten dat ze die punten binnen hebben. Dat is strategisch rekenen in de hoop dat je zo de hele deal binnenhaalt. Korting is ook zoiets. Leveranciers wordt nog wel eens verweten dat ze hele hoge catalogusprijzen hanteren om zo maximale korting te kunnen geven. Als de aanbestedende Foto: Jantje Beton 24

BuitenSpelen

Buiten Spelen Dossier®

dienst het goed doet, wordt gegund op o.a. de laagste nettoprijs en niet op kortingspercentages.

10. Wat is het verschil tussen laagste prijs en EMVI? Vroeger kon je puur op prijs een deal binnenhalen als leverancier. Feitelijk kan dat niet meer. Prijs is hooguit één van de criteria waar je punten op kunt halen. Alle aanbestedingen gaan tegenwoordig op Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI). Bij de EMVI geeft de opdrachtgever aan wel percentage wordt toegekend aan een criterium. Dus bijvoorbeeld 40 procent prijs, 20 procent kwaliteit, 10 procent leveringsvoorwaarden, milieucriteria, extra prestaties, kwaliteit, materiaalkeuze etc. (zie ook elders in dit dossier).

11. Er is een nieuwe aanbestedingswet (zie ook BuitenSpelen 1 2013). Wat zijn de belangrijkste veranderingen? Eigenlijk niet heel veel. Het zit ‘m in de details. Eigenlijk is de wet een verbeterde versie van het vorige geldende Besluit Aanbestedingregels Overheid waarna er allerlei jurisprudentie van de afgelopen jaren is opgenomen. Voorbeeld: je mag bij selectiecriteria alleen bij hoge uitzondering om omzet vragen en duidelijk beargumenteerd in het aanbestedingsdocument. Verder wordt steeds vaker getracht de drempel voor kleine leveranciers wat lager te maken zodat ze niet altijd weggedrukt worden door de grote jongens. Meer samenwerking tussen leveranciers is ook een goede optie. Ook is er een clusterverbod, omdat clusteren in het nadeel van het MKB werkt. Clusteren mag alleen als het logisch samenhangende en onlosmakelijk met elkaar verbonden onderdelen zijn. Bij het clusterverbod mogen gemeenten niet meer samen aanbesteden. Maar mag samen aanbesteden wel als je daarna per gemeente de opdracht in percelen verdeelt? De wet blijft daarin grijs.

* (Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Engel Ripmeester. Ripmeester is woonachtig in Alphen a/d Rijn en aanbestedingsspecialist.)

DOSSIER AANBESTEDINGEN COLUMN

Buiten Spelen Dossier®

Louter slachtoffers Aanbesteden is een wettelijke plicht, maar eigenlijk kent de systematiek alleen maar verliezers. Dat betoogt Jochem Hoogendoorn (Metaplus) en bestuurslid van de Branchevereniging Spelen.

I

k was pas bij een middelgrote gemeente in Nederland. Het budget voor speeltoestellen, reparatie en onderhoud bedraagt daar zo’n 600.000 euro per jaar. Een ambtenaar rekende voor dat vijftig procent van dat bedrag NIET aan dat doel wordt besteed. Alle uren die worden vergaderd, wijkbezoeken, inspraakavonden met burgers, het werk rond aanbestedingen…. Alles moet per uur worden bijgehouden en gaat af van de begroting. Dat kwam neer op 300.000 euro per jaar! Natuurlijk snap ik dat de bouwfraude helder heeft gemaakt dat bepaalde gunningspraktijken niet kunnen, maar het alternatief stemt verdrietig. Aanbesteden levert per saldo eigenlijk alleen verliezers op. De gemeente is verliezer omdat het voorzieningenniveau in de gemeente afneemt. De creativiteit verdwijnt uit de wijken en het geld gaat op aan overleg. Ontwerpers zijn ook slachtoffer. Allereerst omdat leveranciers ontwerp gaan overnemen. Ze nemen ontwerp op in raamcontracten en kopiëren vervolgens doodleuk van de ene naar de andere gemeente. Ook hier wordt de creativiteit dus uit het proces gezogen. De leveranciers zijn ook slachtoffer. Ze moeten eindeloos offertes maken, en zien vervolgens de concurrent ermee aan de haal gaan. En als ze een aanbesteding krijgen, moeten ze maar afwachten of het echt binnen het raamcontract een opdracht wordt. Binnen een raamcontract hoef je immers niets. Bovendien zijn er binnen de gegunde aanbesteding vaak nog weer minicompetities die ook nog de laatste marges uit een begroting drukken. Uiteindelijk zijn echter de kinderen het grootste slachtoffer. Er komen minder voorzieningen (300.000 in plaats van 600.000 zoals in het genoemde voorbeeld) en dus ook minder creativi-

sept 13 - 3

teit. Ik zeg niet dat we als branchevereniging dé oplossing in huis hebben. We hebben wel een oplossing. Het model handboek aanbestedingen (zie ook elders in dit magazine) scheelt gemeenten heel veel werk, en dus heel veel uren. Het bedrag dat je daarmee bespaart, kan ten goede komen aan het kind. Ik zou eerlijk gezegd geen argument weten waarom dat geen goed idee is. Als het vierhonderd gemeenten in Nederland eens 10.000 euro per jaar zou schelen, heb je het al over een impuls van 4 miljoen. Elke 10.000 euro extra een verdubbeling. 20.000 euro dus al acht miljoen. Om met Johan Cruyff te spreken…. Je gaat het pas zien als je het door hebt! Jochem Hoogendoorn Bestuurslid Branchevereniging Spelen

Jochem Hoogendoorn

BuitenSpelen

25

Buiten Spelen

DOSSIER AANBESTEDINGEN

Dossier®

Model Handboek Aanbestedingen 2.0:

(P^a)/(Q^(1-a));

Er is niet alleen sinds kort een nieuwe wet rond aanbesteden, de Branchevereniging Spelen heeft ook een nieuw –aangepast- Model Handboek Aanbestedingen. Nuances, net zoals de nieuwe wet nuances bevat. Nuances kunnen alleen wel grote verschillen maken.

V

ersie 1.0 van het Model Handboek Aanbestedingen van Spelen werd niet unaniem omarmd door de Nederlandse gemeenten. “Als tien procent het integraal gebruikt, hadden we het wel gehad”, schat Jochem Hoogendoorn van speeltoestellenleverancier Metaplus en bestuurslid van Spelen in. “Dat wil overigens niet zeggen dat het geen succes was. Het document wordt veel opgevraagd, ik denk wel door 99 van de 100 gemeenten, maar in de uitwerking niet 1-op-1 overgenomen.” Naar de reden kan Hoogendoorn alleen gissen. “Het kan zijn dat gemeenten bureaus hebben die aanbestedingen regelen of het door de eigen inkoop laten doen. Vaak heb-

ben die allemaal eigen processen en wordt het model uiteindelijk niet gebruikt. Ja, als input.” Een gemiste kans volgens Hoogendoorn (zie ook column elders die katern). “Je kunt als gemeente met het model veel kosten besparen. Het model is volledig toegeschreven op spelen, en eigenlijk is het een hele simpele invuloefening. De VNG staat er ook achter. Dat zou toch een validering in moeten houden.”

Gemeenten kunnen met het model veel kosten besparen.

a=0,25 Versie 2.0 Spelen hoopt met een 2.0 versie gemeenten toch over de streep te trekken het model meer integraal te gaan gebruiken. Enerzijds was aanpassing van het model nodig omdat de wet rond aanbestedingen is veranderd. Zo mag er niet meer naar omzet worden gevraagd in de selectiefase, is één referentie genoeg en is er een nieuwe, simpeler eigen verklaring. Kortom: de letters van de wet werden in het modelhandboek doorvertaald. Anderzijds heeft Spelen ook zelf een verbeterslag doorgevoerd in de 2.0 versie. Hoogendoorn: “We hebben subjectieve meetpunten –open vragen- ingevoerd. Leveranciers kunnen nu bijvoorbeeld in een kort verhaal hun visie op spelen neerleggen. Ook kunnen ze meer creativiteit inbrengen, waar vroeger alleen een bepaalde speellijn kon worden aangegeven. Het is iets minder een pure invuloefening van droge data.”

Het nieuwe Model Handboek Aanbestedingen is minder dan vroeger een pure invuloefening van droge data Het kwaliteitscriterium (zie kader, 8) is ook aangepast. Kon vroeger elke leverancier blind 21 jaar garantie bieden en anders t.z.t. wel een plankje veranderen, nu moet gemotiveerd worden welke kwaliteit wordt geboden. Hoogendoorn: “Je kon daarop te makkelijk punten scoren.” Een andere belangrijke verandering is dat de factor prijs in belang is teruggeschroefd. 25 procent is de Spelen-norm. Hoogendoorn had zelf misschien dat criterium wel helemaal willen schrappen, maar in crisistijden is prijs toch een belangrijk item. Toch wil hij wel ingaan op een belangrijk kritiekpunt dat vaak richting leveranciers wordt geuit. Catalogusprijzen zouden veel te hoog zijn om zo hoge kortingen te kunnen geven. “Ik ken de kritiek. Ik kan niet voor elke leverancier spreken, maar ik ken inderdaad voorbeelden waar dit zo werkt. Door het percentage korting laag te houden in de modelaanbesteding, gaat dit een veel geringere rol spelen.” Hoogendoorn wijst erop dat het een model is, en dat gemeenten niet verplicht zijn het één op één over te nemen. “Knippen plakken sept 13 - 3

mag en je kunt ook de punten naar eigen inzicht aanpassen. Je mag als gemeente dus ook 50 procent korting nemen in de formule (zie kaderred.). Maar ons advies is dus om dat niet te doen. Als korting een minder relevante rol speelt, zijn bedrijven ook minder geneigd om prijzen in de catalogus op te voeren.” Overall geldt, dat in het model meer aandacht komt voor wat een kind uiteindelijk krijgt. In plaats van een copy-paste verhaal.

Ontwerp Want, ander punt van kritiek in de markt is dat door aanbestedingen ontwerpers buiten spel worden gezet. In raamcontracten wordt ontwerp niet meegenomen, en als het tot een uitvoering komt, kiezen leveranciers voor de makkelijke optie. Ze ontwerpen zelf wat, of kopiëren iets wat ze elders al hebben neergezet. Immers: prijs, prijs, prijs. Een koppeling maken naar omgeving of wensen van het kind is er vaak niet meer bij. Hoogendoorn: “Of de –pakweg- drie partijen die het raamcontract gegund hebben gekregen, moeten eerst nog in een minicompetitie gaan uitvechten wie iets mag doen. Ik constateer dat het eigenlijk alleen maar leidt tot eenheidsworsten. Door zo hard op prijs te concurreren, worden leveranciers ook gedwongen om simpele oplossingen te bieden. Elk speelplekje ziet er straks identiek uit.”

Informatie:

U kunt het aanbestedingsmodel downloaden op de site van Branchevereniging Spelen. http://www.spelen.org

Dwangbuis Hoogendoorn stelt dan ook dat er door het instrument aanbesteding steeds meer sprake is van een dwangbuis. Gemeenten, leveranciers en kinderen zitten gevangen in een wurgend systeem. “Daar doen we in zekere zin als Branchevereniging aan mee door dit model handboek aanbestedingen te maken. Ook wij leggen alles vast. Maar we moeten wel om aan de wet te voldoen. Feitelijk zouden we veel liever teruggaan naar de oude situatie waarin je veel vrijer als gemeenten projecten kon invullen. Ga maar na: de helft van de Nederlandse gemeenten heeft door de raamovereenkomsten een vierjarig contract met leveranciers. Je kunt daar eigenlijk alleen nog aan ontkomen door de regel dat je 80.000 euro per jaar vrij mag besteden, of de hoop hebben dat een nieuwe speelplek in een groot BuitenSpelen

27

Buiten Spelen

DOSSIER AANBESTEDINGEN

project onder een werk valt en geen levering is. Vergis je niet wat voor interne consequenties aanbestedingen hebben bij gemeenten. Ik ken een gemeente waar de helft van de mensen die met spelen bezig was, naar huis is gestuurd. Alles was dichtgetimmerd. Het enige dat nog mocht, was aanbesteden en daar kwamen standaard projecten uit voort. Alle creativiteit wordt zo uit de gemeente weggesneden. Ik hoop dat het model iets kan doen voor spelen. De kosten kunnen omlaag (zie ook column-red) en er kan meer geld naar het spelende kind.” (advertentie)

28

BuitenSpelen

Dossier®

Tot slot In het model 1.0 kon je met wat trucs nog wel wat aanbestedingspunten bijeen sprokkelen. Kan dat nog steeds? Hoogendoorn: “Ik denk dat hier een fair document ligt. Kleine partijen hebben meer kans, en we hebben geprobeerd het aantal trucs te beperken. Zo zitten er boeteclausules in als partijen beloften niet waar kunnen maken. Gaten zijn er altijd, maar hoewel we een dwangbuis dus niet kunnen voorkomen, denken we wel dat met dit model aanbesteding een stuk eerlijker kan geschieden.”

Rekenvoorbeeld In dit voorbeeld is de selectiefase al geweest. De selectiefase is overigens wel opgenomen in het model handboek. Bijgaand zijn er twee partijen overgebleven die allebei meedoen in de laatste fase van de aanbesteding. Per gunningscriterium zijn punten te verdienen. Zo kan een leverancier in het eerste criterium een visie op spelen neerleggen. Ook in criterium zes is ruimte voor subjectieve elementen (open vragen). Aan het einde worden de punten van de twee aanbieders vergeleken. In dit geval heeft partij B een betere score. Dat wil echter nog niet zeggen dat partij B de opdracht ook krijgt. De prijs is er middels een kortingspercentage nog niet in verwerkt. Hoewel partij A meer korting geeft, heeft dat uiteindelijk onvoldoende gevolgen voor de gunning. Ook na prijscorrectie blijft partij B de aantrekkelijker partij. Dat zou dus anders worden als bij wijze van spreken een korting van 50 procent wordt gegeven. In dit model zijn de ondergronden overigens niet meegenomen. Die kunnen apart worden aanbesteed.

sept 13 - 3

BuitenSpelen

29

Buiten Spelen

DOSSIER AANBESTEDINGEN

Dossier®

supermar maar ook de slager een k Niet alleen de

Kortingspercentage ondergeschikt bij aanbesteding in Wageningen

Acht ton heeft Wageningen te besteden voor spelen. In de aanbesteding wilde Wageningen meer kleine leveranciers de kans bieden en leveranciers van speeltoestellen uitdagen echt creatief te worden. Een soort omgekeerde aanbesteding met als resultaat: gematigd optimisme.

H

et gros van de 105 speelplekken in Wageningen is grondig aan renovatie toe. Het gaat vooral om heel veel toestellen uit de jaren zeventig, waarvan een groot deel speeltoestellen met slechts één speelfunctie. Hoe verouderd het aanbod is, bleek toen twee plekken alvast vernieuwd werden. De zuigkracht van de nieuwe

30

BuitenSpelen

plekken bleek zo groot dat het de gemeente tot nadenken stemde. Eigenlijk was het tijd voor een totale gemeentelijke speelmetamorfose. Uit het fonds Kleine Steden Beleid, het Investeringsbudget Stedelijke Vernieuwing en vervangingsbudget wist de gemeente acht ton te verzamelen. Een bedrag dat tussen nu en 2015 uitgegeven gaat

rkt, k de bakker en kans geven

BuitenSpelen op Locatie In de rubriek BuitenSpelen op Locatie gaat de redactie met behulp van experts ter plaatse op zoek naar praktische antwoorden op vragen die worden ingediend via het Platform BuitenSpelen.

en ook veel meer korting bieden. Dat wilden we gewoon niet.”

Visie

worden en dat conform de regels gewoon (Europees) aanbesteed moet worden middels een gebruikelijke raamovereenkomst. Toch is er iets aan de hand met de Wageningse aanbesteding. Kort voor de aanbesteding waren net twee plekken in Wageningen aangepakt. Projecten uitgevoerd door kleine spelers in de markt met duidelijk oog voor de omgeving. Harold Zeldenrust van de gemeente Wageningen vertelt dat de natuurlijke uitstraling en het inbedden in de omgeving hem goed beviel. “Eigenlijk wilden we op die weg verder. Maar bij dit soort grote aanbestedingen vallen de kleine partijen vrijwel altijd buiten de boot. Het zijn de grote spelers die aan de voorwaarden van selectie en gunning kunnen voldoen sept 13 - 3

Hoewel de aanbestedingswet gewijzigd is, concludeert Zeldenrust dat er nog altijd veel criteria zijn waaraan kleine partijen niet kunnen of willen voldoen. Denk daarbij aan certificering, referenties, bepaalde bedrijfsprocessen of –zoals Almere stelt- zowel hout, metaal als kunststof kunnen leveren. Al die beperkende inschrijfmaatregelen zijn tot een minimum teruggebracht in Wageningen. Elke zichzelf respecterende partij kan nu meedoen, mede omdat de percelen zijn opgedeeld in kleine stukken van pakweg 130.000 euro. Simpeler, al heeft Wageningen zelf wel weer extra duurzaamheidscriteria aan hout gesteld. Een ander groot verschil met een reguliere aanbesteding is dat er nadrukkelijk naar de visie op spelen wordt gevraagd. Zeldenrust: “De leverancier moet gewoon met een heel goed verhaal komen. Burgers betrekken, een visie hebben op de omgeving. We dagen ze als het ware uit om weer creatief te worden. Het gros van de aanbestedingen is toch het betere knip- en plakwerk. Wat we zeggen is: we willen niet alleen dat de supermarkt de aanbesteding kan winnen, maar we willen ook de slager en de bakker, de kleine speler, een kans bieden.” Begeleider van dit proces is OBB uit Deventer. Elske Oost zegt over de inschrijving: “Eigenlijk draaien we het hier in de aanbesteding om. Vergelijk het met de aanschaf van een auto. Normaal zeg je: ik wil een auto die zo en zo hard rijdt, die kleur en zoveel pk. Zeg maar wat de prijs is en hoeveel korting ik krijg. Nu zeggen we: we hebben acht ton verdeeld in porties, en geef maar aan wat je kunt leveren. Lever je veel, bied je veel service en denk je mee,

Informatie: Op internet is heel veel informatie te vinden over aanbesteden. Kijk bijvoorbeeld op www.leidraadaanbesteden.nl

BuitenSpelen

31

Buiten Spelen

DOSSIER AANBESTEDINGEN

Dossier®

Ook deze Wageningse speelplek is aan renovatie toe

dan is dat veel belangrijker dan de hoogste korting. Korting is feitelijk uit het proces gesneden. We weten wat willen uitgeven. In plaats van dat je een heel plan overlegt waarop leveranciers een prijs neerleggen, is het dus nu: bied zoveel mogelijk en wees creatief. Anders zijn het altijd de grote partijen die het makkelijkst kortingen geven omdat ze zoveel schaalvoordelen hebben. Wat er is gebeurd in het laatste decennium, is dat de catalogusprijzen enorm zijn gestegen om maar maximaal korting te geven. Dat omzeilen we nu.”

Voorkeur

Informatie: Meer weten over de aanbesteding in Wageningen? Kijk op http://www. obb-ingenieurs.nl/nl/14/ aanbesteden/?&n_id=25

32

Volgens Oost en Zeldenrust blijven ze daarmee in Wageningen volledig binnen de grenzen van de wet. Maar toch. Wordt het beoordelen van de projecten op deze manier niet subjectief? Is nu bij voorbaat niet al besloten dat de kleine partijen de opdrachten gaan krijgen omdat Wageningen daar gecharmeerd van is? Er wordt nu immers heel sterk ingezet op visie, en daarover kun je altijd twisten. Zijn de grote spelers nu bij voorbaat kansloos? Oost: “Dat gevaar hebben we ondervangen door strakke criteria aan te leggen waarop we beoordelen. Bovendien zijn er vijf mensen die gaan kijken naar de biedingen; twee externe en drie van de gemeente. Ik ben daar niet zo bang voor. Het is ook niet zo dat we grote spelers buitensluiten. Maar meestal zijn een paar partijen zó goed in het aanbestedingsproces dat ze altijd winnen. Dat willen we in Wageningen niet.” In het nieuwe Modelcontract Aanbestedingen van de Branchevereniging Spelen is ook meer ruimte voor visie gekomen. Toch zeggen Oost en Zeldenrust dat prijs nog altijd een grote rol speelt en er nog altijd veel beperkingen voor kleine spelers zijn.

Reactie Over het definitieve ontwerp van de speelplekken is in de aanbestedingsfase nog niet nagedacht. De leveranciers wordt om een visie gevraagd, en ze moeten straks zelf met ontwerpen komen. Zeldenrust: “Je kunt je dus voorstellen dat we BuitenSpelen

bijvoorbeeld heel goed gaan kijken hoe leveranciers in de aanbesteding het proces van burgerparticipatie hebben opgepakt. Wat wil een buurt en waar kan die leverancier meerwaarde bieden?” Hoe heeft de markt hier eigenlijk op gereageerd? Begrijpen de leveranciers waar Wageningen heen wil? Oost: “Wisselend. Je merkt dat ze jarenlang vooral vanuit de catalogus producten hebben aangeleverd en dat ze nu weer klantgericht moeten denken. Dat is wennen voor ze. Voor de gemeente is het overigens ook wennen. Het is toch een soort black box die je aangeleverd krijgt. Je hoopt op creativiteit, maar misschien komen de leveranciers niet verder dan wat ze altijd doen: knippen en plakken uit de catalogus. Dan zitten we er wel aan vast.”

Gematigd tevreden Inmiddels is de inschrijvingstermijn gesloten. Het aantal inzenders bedraagt acht. Gemiddeld voor dit soort aanbestedingen. Wat zegt dat? Elske Oost: “Wat goed gelukt is, is dat er heel duidelijk houtgeoriënteerde inzendingen zijn gekomen. Er zit ook een flink aantal kleine partijen tussen. En zelfs een samenwerking tussen groot en klein. De meedenkfunctie is me niet meegevallen. Leveranciers van toestellen slagen er nog steeds heel slecht in om duidelijk te maken wat hun meerwaarde voor een gemeente is. Ze kunnen slecht meedenken met de klant. Het blijft heel erg gefocust op toestellen. Al met al denk ik dat we gematigd tevreden kunnen zijn over de inzendingen en de gekozen aanpak.”

Passie voor spelen Uiteindelijk worden drie kandidaten geselecteerd waarvan er twee elk jaar een opdracht krijgen. Oost: “Ook dat is anders. We hebben gezegd dat de drie proportioneel een deel krijgen, zodat ze elkaar ook niet nog eens onderling gedurende het proces de tent gaan uitvechten. Het uiteindelijke doel is dat we samen iets moois maken. Er moet weer passie voor spelen uitstralen, in plaats van dom wat toestellen neerzetten.”