Natuurlijk buitenspelen bij de SPSH
Naam: XXX Studentnummer: XXX Datum: 10 december 2013 NCOI opleidingsgroep Opleiding: HBO management Module: projectmanagement
Docent: Mw. B. van Beugen - Muns
Inhoudsopgave Inhoudsopgave
2
Voorwoord
3
Samenvatting
4
Inleiding
5
Leeswijzer
5
Hoofdstuk 1. 1.1 1.2 1.3 1.4
Projectbeschrijving Aanleiding Doelen Resultaat Scope (Afbakening)
6 6 6 6 6
Hoofdstuk 2. Organisatie
7
Hoofdstuk 3. Fasering
8
Hoofdstuk 4. Projectbeheersing 4.1 Tijdplanning 4.2 Budget 4.3 Kwaliteitsplan 4.5 Omgevingsanalyse 4.6 Risicobeheersing
9 9 10 10 11 11
Literatuur overzicht
12
2
Voorwoord. Ik ben XXX en werk als manager VVE bij de stichting peuterspeelzalen gemeente Hoogeveen.(SPSH) VVE staat voor: voor- en vroegschoolse educatie. Waarbij kinderen in de leeftijd van 2 tot 6 jaar extra begeleiding kunnen krijgen bij hun taalontwikkeling. De SPSH biedt op 16 locatie in de gemeente Hoogeveen peuterspeelzaalwerk aan bij de kinderen in de leeftijd van 2,5 tot 4 jaar. De SPSH wil in de toekomst bij al haar 16 locaties het buitenspelen op de peuterspeelzaal op een andere manier gaan aanbieden. Zij wil dat alle peuters op een natuurlijke manier gaan buiten spelen, met natuurlijke materialen. De module projectmanagement sluit zeer goed aan bij mijn huidige functie en werkzaamheden. Ik krijg veel handvatten toegereikt in deze modulen die direct toepasbaar zijn in mijn werkzaamheden. Graag wil ik mijn voorwoord gebruiken om mijn directeur XXX te bedanken voor de mogelijkheden die ze mij geboden heeft om dit project te schrijven en ook daadwerkelijk te mogen uitvoeren. Ook mijn docent Mw. B. van Beugen - Muns wil ik hierbij bedanken voor haar interessante en enthousiaste lessen die zij mij gegeven heeft over projectmanagement.
Hoogeveen, 10 december 2013
3
Samenvatting. Voor u ligt het projectplan natuurlijk buitenspelen binnen de SPSH. Dit projectplan is opgebouwd uit vier delen.
Projectbeschrijving Projectorganisatie Fasering van het project Beheersing van het project
In de beschrijving van het project worden het doel en de resultaten duidelijk. Het doel wordt voor het schrijven van een projectplan vastgesteld door de opdrachtgever. Met het resultaat kan het gestelde doel behaald worden. In de beschrijving van de organisatie wordt er duidelijk met wie we dit project gaan doen. Welke rollen er zijn binnen dit project en wat hun taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn. Hierin zijn ook de communicatielijnen vastgesteld. In de fasering kunt u lezen in welke fasen dit project is opgedeeld en welke activiteiten er in de verschillende fase worden uitgevoerd. Iedere fase levert een tussenresultaat op. Ook wel een mijlpaal genoemd. Na iedere fase is er een Go / No Go beslissing van de opdrachtgever. Mocht er na een fase besloten worden dat het project stopt, zal de nazorgfase altijd ingezet worden om het project alsnog goed en netjes af te sluiten. Om het hele project te doen slagen moet er een goede beheersing zijn van alle beheers factoren. Deze kunt u terug vinden in de beheersing van het project. De beheers factoren die zijn meegenomen in dit project vormen de letters BAKT-DOOR. Budget, Afbakening, Kwaliteit, Tijd, Doel, Organisatie, Omgeving en Risico’s. Deze letters zijn ook in de inhoudsopgave met een rode kleur weergegeven. Na het lezen van deze vier onderdelen zal er een totaalbeeld zijn van het projectplan dat in deze moduleopdracht beschreven is.
4
Inleiding. De Stichting Peuterspeelzalen Hoogeveen (SPSH) biedt in de gemeente Hoogeveen peuterspeelzaalwerk aan op 16 verschillende locaties verspreid in deze gemeente. Naast het peuterspeelzaalwerk zijn er ook kinderopvangaanbieders in de gemeente Hoogeveen, die op educatief niveau hetzelfde aanbieden als de SPSH. De SPSH wil zichzelf gaan onderscheiden van de andere aanbieders in de gemeente Hoogeveen. Zij heeft ervoor gekozen om na te gaan of er op het gebied van natuurlijk buitenspelen al een aanbod is binnen de kinderopvang in de gemeente Hoogeveen. Als blijkt dat deze er niet zijn, wil de SPSH één van haar 16 locaties gaan gebruiken om natuurlijk buitenspelen aan te bieden. De SPSH kan er dan voor kiezen om dit beschreven projectplan te gebruiken om natuurlijk buiten spelen in de toekomst te realiseren.
Leeswijzer. In dit projectplan wordt gebruik gemaakt van een aantal afkortingen. SPSH: PSZ : VVE: PDCA:
Stichting Peuterspeelzalen Hoogeveen Peuterspeelzaal Voor- en vroegschoolse educatie. Plan Do Check Act
De tijdplanning in hoofdstuk vier op pagina negen is wellicht niet goed leesbaar vanaf de computer. Bij het uitprinten van deze pagina is de tekst wel goed leesbaar.
5
Hoofdstuk 1. Projectbeschrijving. Om een goede omschrijving van dit project te kunnen geven zijn er een aantal kenmerken die eerst beschreven moeten worden. Ieder project heeft een duidelijk doel, een uniek of nieuw resultaat, een begin of een eind, een opdrachtgever, een tijdelijke samenwerking met andere mensen en een mate van onzekerheid. (Ed Schouten, 2012, p.20) De SPSH vindt de kenmerken doel en resultaat belangrijk voor een juiste omschrijving van dit project.
1.1
Aanleiding
Bij de SPSH staat naamsbekendheid en onderscheiding van andere aanbieders voor aankomend jaar hoog in het vaandel. De SPSH is de enige aanbieder van peuterspeelzaalwerk in Hoogeveen, maar aanbieders voor kinderopvang zijn er wel. Als het gaat om het pedagogisch werken en wat er belangrijk is voor ons en de andere aanbieders verschilt dit weinig met elkaar. Waar we ons wel in kunnen onderscheiden is ons beleid op het buitenspelen met de peuters. Buiten willen wij natuurlijk spelen gaan aanbieden en ons daarmee gaan onderscheiden van de andere aanbieders in de gemeente Hoogeveen. Op alle 16 locaties van de SPSH in de gemeente Hoogeveen zijn de buitenspeelplaatsen op dit moment niet voor natuurlijk spelen ingericht. De directeur van de SPSH heeft aan de VVE manager de opdracht gegeven om op 1 locaties van de SPSH natuurlijk spelen te gaan opstarten. Zij wil dat de speelplaats voor de lente van 2014 is aangelegd en dat er dan tot eind november 2014 wordt geëvalueerd. Deze locatie zal als een pilot gebruikt worden. In december 2014 zal er een GO / NO GO beslissing zijn of op alle peuterspeelzalen van de SPSH natuurlijk spelen wordt ingezet. (Ed Schouten, 2012, p.192)
1.2
Doelen
Dit project richt zich op het bereiken van het doel dat de opdrachtgever vooraf heeft gesteld. Elk project heeft meerdere doelen die vooraf worden bepaald om hierop alle resultaten en de benodigde werkzaamheden op elkaar af te stemmen.(Ed Schouten, 2012, p.26) Door als eerste in april 2014 natuurlijk spelen aan te bieden in de gemeente Hoogeveen kunnen we bereiken dat de SPSH haar eigenheid ontwikkeld en zich daarmee weet te onderscheiden van andere aanbieders in de gemeente Hoogeveen. Tot eind november 2014 zal er onder de ouders geëvalueerd worden of zij bewust kiezen voor het aanbod van natuurlijk spelen op deze locatie. Eis: minimaal 10 ouders.
1.3
Resultaat
Resultaatgericht betekend dat alle taken en activiteiten die we gaan uitvoeren een concreet en helder resultaat gaan opleveren.(Ed Schouten, 2012, p.26) Wij gaan op onze locatie “XXX” de speelplaats herinrichten met natuurlijk speelmateriaal. Dit laten we door een extern gespecialiseerd bedrijf doen en is in april 2014 klaar. De VVE manager zal de pedagogisch medewerkers van maart 2014 tot eind november 2014 gaan begeleiden om het natuurlijk spelen op de juiste manier aan te bieden. De administratie zal van maart 2014 tot eind november 2014 evalueren hoeveel ouders er bewust kiezen voor deze locatie op het aanbieden van natuurlijk spelen. De directeur, tevens de opdrachtgever zal in week 45 van 2014 definitief laten weten of de SPSH op al haar locaties natuurlijk spelen gaat aanbieden of niet.
1.4
Scope (Afbakening)
De scope in dit project betekend het afbakenen van dit project. Hierdoor wordt het helder tot waar het project zich beperkt. Welke activiteiten behoren binnen dit project en welke activiteiten behoren er buiten te blijven.(Ed Schouten, 2012, p.71) BINNEN het project
BUITEN het project
Extern bedrijf inschakelen voor de buitenspeelplaats Aanschaf van al het buiten materiaal
Overige 15 locaties Het binnen spelen op de locaties
Ondersteuning van natuurlijk spelen aan pedagogisch medewerkers van deze locatie Ondersteuning van de administratie op de SPSH bij het inventariseren van de aanmeldingen
Ondersteuning van natuurlijk spelen aan de ouders van deze locatie Website SPSH aanpassen
De opening van de speelplaats Marketing voor de locatie “XXX” betreft het unieke aanbod natuurlijk spelen op deze locatie. Onderhoudsplan van de buitenplaats
6
Hoofdstuk 2.
Organisatie.
De SPSH is een lijnorganisatie. Als er een projectplan geschreven wordt, worden de rollen ook hiërarchisch onder elkaar gezet. Alle rollen leggen hierdoor verantwoording af aan een leidinggevende. (Ed Schouten, 2012, p.98) Deze rollen kunnen wel verschillen bij een projectplan met hun huidige functie . (Ed Schouten, 2012, p.106) Daarnaast maakt de SPSH bij haar projecten gebruik van de kennis en kunde van de stafmedewerker. Deze stafmedewerker is ondersteunend en adviserend aan de lijnfuncties.
Opdrachtgever Stafmedewerker Project leider
Projectmedewerker hovenier
Projectmedewerker leidsters
Projectmedewerker administratie
Communiceren binnen een project is van groot belang. (Ed Schouten, 2012, p.107) Er moet dan ook duidelijk zijn wie er aan wie communiceert. Het beschreven project is in omvang vrij klein waardoor de communicatierollen meegenomen kunnen worden in onderstaand schema waar de rolverdeling duidelijk wordt gemaakt. Hierdoor krijg je in één overzicht een duidelijke verdeling.
Rol
Taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden
Rapporteert aan
Opdrachtgever
Projectleider
Stafmedewerker
* Communiceert met de projectleider * Budget vaststellen * Eindverantwoordelijk bij de GO / NO GO beslissing * Goedkeuring aan het projectplan * Goedkeuring van het eindproduct * Communiceert met alle rollen. * Stuurt de projectmedewerkers aan * Motiveert de projectmedewerkers * Projectplan schrijven * Bewaken van de beheers factoren * Maakt beslissingen binnen de beheers factoren * Offertes aanvragen bij externe bedrijven * Aanschaffen van buitenspelmateriaal * Opleveren van het eindproduct * Adviseert de opdrachtgever en projectleider
Projectmedewerkers (Leidsters)
* Communiceert met de projectleider * Uitvoeren van inhoudelijke werkzaamheden
Projectleider
Projectmedewerkers (Hovenier)
* Communiceert met de projectleider * Handhaven van de offerte afspraken * Uitvoeren van de werkzaamheden op de buitenspeelplaats * Communiceert met de projectleider * Aanpassen van het systeem (aanmeldingen) * Inventariseren van de reden van de aanmeldingen
Projectleider
Projectleider
Projectmedewerkers (Administratie)
Opdrachtgever
Opdrachtgever / projectleider
Projectleider
7
Hoofdstuk 3.
Fasering
Bij dit projectplan hoort ook de fasering, waarin er stap voor stap een beschrijving is van iedere fase om tot een eindresultaat te komen. Iedere fase die bij dit project hoort heeft meerdere stadium met een begin en een einde, een tussenresultaat, werkzaamheden en tot slot de goedkeuring.(Ed Schouten, 2012, p.83) In het projectplan natuurlijk spelen gaan we lineair faseren volgens het model van Twynstra Gudde. (Ed Schouten, 2012, p.90) Alle fasen worden na elkaar uitgevoerd en aan het eind van iedere fase is er een GO/NO GO beslissing van de opdrachtgever. (Ed Schouten, 2012, p.88)
definitiefase
ontwerpfase
Doel: Het bepalen of we ons gaan onderscheiden van andere kinderopvangaanbieders in de gemeente Hoogeveen
Doel: Concretiseren van het idee.
Activiteit: Inventariseren of er al kinderopvang-aanbieders zijn in de gemeente Hoogeveen die natuurlijk spelen aanbieden.
Activiteit: Pedagogisch medewerkers meenemen in dit project.
De financiële administratie van de SPSH opdracht geven een begroting te maken welk maximaal bedrag voor dit project vrij gemaakt kan worden. Het schrijven van het projectplan.
Doel: Realiseren van een buitenspeelplaats ingericht op natuurlijk spelen op de locatie “XXX”. Aangepast systeem op de administratie.
Inventariseren wat de wensen van de leidsters zijn betreft natuurlijk buitenspelen. Inventariseren wat de wensen van de opdrachtgever zijn betreft natuurlijk buitenspelen. Advies vragen aan de stafmedewerker. Offerte aanvragen bij een hovenier Het maximale bedrag voor dit project vaststellen Goedkeuring projectplan
Tussenresultaat: Positionerings-richting bepalen
realisatiefase
Tussenresultaat: Betrokkenheid van de pedagogisch medewerkers van de locatie “e XXX. Offerte.
Activiteit: offerte goedkeuren Hoveniersbedrijf aan het werk zetten Leidsters van de locatie op de hoogte stellen. Ouders van de locatie op de hoogte stellen. Begeleiding van de leidsters hoe natuurlijk spelen aan te bieden Leidsters samen met projectleider buiten materiaal aanschaffen.
NO GO
GO
NO GO
Doel: Natuurlijk spelen aanbieden aan de kinderen op de locatie “XXX” Min.10 ouders die de bewuste keuze van deze locatie hebben gemaakt op het aanbod natuurlijk spelen. Activiteit: Evalueren van de buitenplaats . Evalueren met de leidsters of zij de begeleiding nog nodig hebben of stop gezet kan worden. resultaten aangeleverd krijgen van de financiële administratie. Opdrachtgever zal de uitslag bekend maken onder alle 16 locaties Niet aangeslagen beplanting opnieuw planten
Administratie van de SPSH op de hoogte stellen en het systeem aanpassen op registratie keuze voor locatie.
Tussenresultaat: Buitenplaats is aangepast om natuurlijk buitenspelen aan te bieden.
Tussenresultaat:
Administratie is aangepast.
GO / NO GO beslissing of de SPSH natuurlijk buitenspelen op alle 16 locaties gaat aanbieden.
Begeleiding op de pedagogisch medewerkers is ingezet.
GO
nazorg
GO
NO GO
Juiste uitvoering van natuurlijk spelen aanbieden
GO
NO GO
8
Hoofdstuk 4.
Projectbeheersing
In dit projectplan wordt er gebruik gemaakt van BAKT-DOOR. Deze letters staan voor de 8 beheers factoren die er zijn om een project te doen slagen. De beheers factoren worden onderverdeeld in primaire beheers factoren BAKT en de secundaire beheers factoren DOOR.(Ed Schouten, 2012, p.37) De primaire beheers factoren budget, kwaliteit en tijd, worden hieronder beschreven hoe de projectleider deze factoren kan beheersen. Om de beheers factoren in de gaten te houden kun je gebruik maken van de Plan-Do-Check-Act methode van deze factoren.(Zie NCOI e-connect download artikel PDCA) Na iedere fase is er een moment voor managementactiviteiten. Daaronder valt ook de beheersing van de factoren. De beheers factoren afbakening, doel, organisatie, omgeving en risico’s worden na iedere fase met de opdrachtgever besproken zodat ook daar controle op blijft. Als er tijdens de projectuitvoering iets gebeurt dat niet in dit plan staat, moeten deze zogeheten “issues” ten alle tijden aan de projectleider gemeld worden. (Ed Schouten, 2012, p.188)
Tijdplanning. De tijd die voor dit project van te voren is vastgesteld wordt bepaald door de opdrachtgever en bewaakt door de projectleider. (Ed Schouten, 2012, p.39) Om tijd te kunnen bewaken heeft de opdrachtgever regelmatig voortgangsgegevens nodig over de planning. Hiermee kan zij vertragingen en versnellingen duidelijk maken en waar mogelijk bijsturen. (Ed Schouten, 2012, p.183) Na iedere fase is er tijd ingepland voor managementactiviteiten. Hierdoor wordt er na elke fase de mogelijkheid gegeven voor margedagen. (Ed Schouten, 2012, p.116)Voordat de volgende fase van start gaat is er een hele week marge ingepland. Tijdplanning natuurlijk buitenspelen Fase
Activiteit
Definitiefase * Bedrag begroten
Week Verantw. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 F.A
* Inventariseren bij aanbieders in gemeente Hoogeveen P.L * Schrijven van Projectplan
P.L
* Managementactiviteiten
P.L
* GO / NO GO beslissing
O.G
Ontwerpfase * Inventariseren welke wensen de opdrachtgever heeft P.L * leidsters meenemen in het project
P.L
* Inventariseren wat de wensen zijn van de leidsters
P.L
* Offertes aanvragen
P.L
* Advies inrichting stafmedewerker
O.G / P.L
* Het maximale bedrag vaststellen voor dit project.
O.G
* Goedkeuring projectplan
O.G
* Managementactiviteiten
P.L
* GO / NO GO beslissing
O.G
Realisatiefase * Offerte goedkeuren
Nazorgfase
O.G
* Offerte ondertekenen
O.G
* Systeem aanpassen
P.L / P.M
* Bijhouden van de aanmeldingen op deze locatie
P.M
* Leidsters meenemen in het project
P.L
* Ouders meenemen in het project
P.L
* Materiaal bestellen
P.L / P.M
* Begeleiding leidsters inzetten
P.L
* Speelplaats aanleggen
P.M
* Oplevering speelplaats
P.L / P.M
* Managementactiviteiten
P.L
* GO / NO GO beslissing
O.G
* Evalueren met de leidsters
P.L / P.M
* Evalueren met de hovenier
P.L / P.M
* Resultaten aanleveren van de aanmeldingen
P.L / P.M
* Niet aangeslagen beplanting opnieuw aanplanten
P.L / P.M
* Managementactiviteiten
P.L
* GO / NO GO beslissing
O.G
* Uitslag bekend maken bij alle locaties O.G O.G = Opdrachtgever F.A = Financiële administratie
P.L = Projectleider
P.M = Projectmedewerker
9
Budget. De doelstelling in dit project is de eerste aanbieder te zijn die natuurlijk spelen aanbied op een voorschoolse voorziening binnen de gemeente Hoogeveen. De kosten die gemaakt worden in dit project zijn interne kosten; uren van medewerkers en externe kosten; aanleggen van de buitenplaats en materiaal aanschaf. Het budget voor dit project is goedgekeurd door de opdrachtgever en wordt bewaakt door de projectleider. (Ed Schouten, 2012, p.38) In de tijdsplanning vind je dit terug in de managementactiviteiten. De uren van de opdrachtgever en de projectleider zijn niet meegenomen in het kostenoverzicht. De SPSH is een kleine organisatie waar geen extra uren worden ingezet naast de contracturen die er zijn van de opdrachtgever en de projectleider als het gaat om projecten. De uren van de projectmedewerkers worden wel berekend omdat dit uren zijn die niet binnen hun functie vallen en gezien worden als extra uren. Rol
Uitleg
Raming
Marge
Dit project valt binnen de contracturen
€ 0,-
€ 0,-
Opdrachtgever Projectleider
Idem
€ 0,-
€ 0,-
Stafmedewerker
2 uur advisering in de ontwerpfase
€ 60,-
€ 0,-
Hovenier (projectmedewerker)
Offerte
€5000,-
€500,-
Leidsters (3x) (projectmedewerker)
1 uur overleg in de ontwerpfase 1 uur overleg in de realisatiefase (materiaal aanschaf) 2 uur begeleiding in de realisatiefase 1 uur overleg in de nazorgfase 4 uur extra werk aanpassing systeem in de realisatiefase 1 uur overleg in de nazorgfase
€ 300,-
€ 60,-
€ 110,-
€22,-
€ 500,-
€ 108,-
Administratie (1x) (projectmedewerker) Materiaal aanschaf
Beschikbare budget
€ 6660,
uurloon leidster € 20,uurloon administratie € 22,uurloon stafmedewerker €30,-
(Bron: salaris administratie SPSH) (Bron: salaris administratie SPSH) (Bron: salaris administratie SPSH)
Kwaliteitsplan. De kwaliteit hangt af van het resultaat. (Ed Schouten, 2012, p.39) De SPSH stelt hoge eisen aan de kwaliteit van de buitenspeelplaats en het materiaal dat zal worden aangeschaft. Dit heeft mede te maken met de hoge eisen vanuit de wet- en regelgeving. De controlemomenten vallen onder managementactiviteiten en vind je terug in de tijdsplanning.
Item
Kwaliteitseisen
1e controle
2e controle
Speelplaats
Minimaal 50m2 groot.
In de ontwerpfase, bij de offerte
Zandbakzand
Zacht, wit speelzand
Speelmateriaal
Moet een certificaat van goedkeuring hebben Geen giftige planten Geen besjes Niet hoger dan 60cm beplanting
In de ontwerpfase, bij de offerte In de realisatiefase, bij de aanschaf van speelmateriaal In de ontwerpfase, bij de offerte
In de realisatiefase, tijdens de goedkeuring van de offerte In de nazorgfase
Beplanting
In de nazorgfase bij de oplevering.
10
Omgevingsanalyse. Dit project wordt uitgevoerd binnen de SPSH. Hierdoor is niet alleen het belang van de opdrachtgever belangrijk, maar ook andere belangen van de stakeholders en eindgebruikers. (Ed Schouten, 2012, p.40) Zoals de leidsters en de ouders van deze locatie. De opdrachtgever vindt het dan ook belangrijk dat de projectleider tijdens de realisatiefase en de nazorgfase veel op de locatie aanwezig is. In de ontwerpfase worden de leidsters meegenomen in het proces van dit project. Hoe eerder zij meegenomen worden, hoe meer betrokkenheid er zal ontstaan. In de realisatiefase worden de leidsters intensief begeleid hoe zij natuurlijk spelen kunnen aanbieden en hoe zij de kinderen en hun ouders enthousiast kunnen maken voor dit project. In de realisatiefase worden ook de ouders meegenomen in het proces van dit project. In de gehele fasering zal de projectleider een intensieve rol spelen voor de stakeholders. (leidsters, kinderen en hun ouders)
Risicobeheersing. De SPSH is zich bewust van risico’s die kunnen voorkomen tijdens dit project. De risico’s bij dit project liggen op organisatorisch vlak en op het vlak van wet- en regelgeving. (Ed Schouten, 2012, p.138) Om goed in beeld te krijgen welke risico’s er aanwezig zijn worden deze beschreven in een risicoanalyse en kan de projectleider de impact van het risico inschatten en deze beheersen.
Risico
Kans
Impact
Maatregel
Eigenaar
Budget overschrijding
Middel
Hoog
Overleg , extra budget
Opdrachtgever / Projectleider
Ongemotiveerd personeel
Hoog
Hoog
Extra begeleiding inzetten
Projectleider / Projectmedewerker (leidsters)
Issue met stakeholders (ouders)
Middel
Hoog
Extra informatieavond
Projectleider
Datum oplevering
Laag
Laag
Duidelijke planning
Projectleider / projectmedewerker (hovenier)
11
Literatuur overzicht
Bibliografie Schouten, Ed (2012). Projectmatig werken in de praktijk. Concept.
Website www.mijn-econnect.nl www.prince-officialsite.com
Persoonlijke gegevens Financiële administratie SPSH
12
