Budgetneutraal is niet gratis

Budgetneutraal is niet gratis

Rapport van bevindingen Onderzoek Contractvormin g bij P rojectontwikkelin g in Roerdalen

Auteur: Ir. H.J.H. Maessen Datum: 31 mei 2009

De rekenkamercommissie van de gemeente Roerdalen is als volgt samengesteld: De heer J.J.C. Biermans Mevrouw P.H.A. Hawinkels De heer F.C. Peeters De heer J.J.M. Ramakers De heer H.J.H. Maessen

lid, raadslid fractie "CDA" in Roerdalen, lid, raadslid fractie "Roerstreek Lokaal!" Roerdalen lid, raadslid fractie "Lijst Nissen" in Roerdalen, lid, raadslid fractie "Jongerenlijst" in Roerdalen, voorzitter, extern.

Ambtelijke ondersteuning: De heer R.J.J. Notermans,

secretaris, rekenkamercommissie Roerdalen.

1/86

Rekenkamercommissie Gemeente Roerdalen

Samenvatting De rekenkamercommissie is eind 2007 begonnen met het instellen van een onderzoek naar de wijze waarop de voormalige gemeenten Roerdalen en Ambt Montfort gestalte hebben gegeven aan twee projecten die beide gemeenten voor eigen rekening en risico hebben ontwikkeld. Het betreft het “Reconversieplan Roerdalen” en het project “Verplaatsing sportpark SNA” in Montfort. In beide gevallen gaat het in eerste instantie om sportaccommodaties die uit het dorp worden geplaatst. De locatie van de oude sportparken wordt bestemd voor woningbouw. De opbrengst van de bouwkavels in het dorp wordt aangewend om de aanleg van de nieuwe sportaccommodaties te bekostigen. In Herkenbosch was het de bedoeling dat het project bovendien de bouw van een nieuwe school mogelijk maakte. De rekenkamercommissie heeft kansen tot verbetering aangegeven op de volgende gebieden: 

Geef alvorens een soortgelijk project te beginnen meer aandacht aan de startvoorwaarden voor een succesvol project.



Projecten van enige omvang verdienen een projectmatige aanpak en besturing. Een projectadministratie is hier onmisbaar bij.



De wijze waarop gesprekken en besluiten worden vastgelegd en gearchiveerd door de gemeentelijke organisatie is voor verbetering vatbaar.



De transparantie van het proces voor het verlenen van opdrachten aan derden kan beter.



Projectrapportages en projectsturing op basis van budgetneutraliteit zijn misleidend en versluieren de gang van zaken in het project.



De schijn van belangenverstrengeling door bestuurders dient te worden vermeden. De integriteit van het bestuur staat dan immers ter discussie.



Bij besluiten over gemeentelijke accommodaties spelen de investeringskosten van de nieuwe accommodatie een belangrijke rol. De exploitatiekosten spelen vaak een even prominente rol, die in de huidige praktijk echter wordt ondergewaardeerd.

Onderzoek Contractvorm ing bij Projectontwikkeling in Roerdalen

2/86


Inhoudsopgave Samenvatting ............................................................................................................................. 2 1.

Inleiding. .......................................................................................................................... 4 1.1. 1.2. 1.3. 1.4.

Aanleiding voor het onderzoek .................................................................................... 4 Vraagstelling ................................................................................................................ 4 Afbakening van het onderzoek. ................................................................................... 5 Opzet van het onderzoek. ............................................................................................ 5

2.

Normenkader ................................................................................................................... 6

3.

Feitenrelaas. .................................................................................................................... 8 3.1. 3.2. 3.3.

Chronologisch feitenonderzoek Centrumplan Herkenbosch. ...................................... 8 Chronologisch feitenonderzoek verplaatsing sportvelden SNA in Montfort. ............. 39 Interviews. .................................................................................................................. 46

4.

Technisch hoor en wederhoor ....................................................................................... 47

5.

Bevindingen ................................................................................................................... 48 5.1. 5.2.

6.

Bevindingen feitenonderzoek Reconversieplan Roerdalen. ...................................... 48 Bevindingen feitenonderzoek Verplaatsen sportpark SNA Montfort. ........................ 57 Conclusies ..................................................................................................................... 63

6.1. 6.2. 7.

Conclusies t.a.v. het Reconversieplan Roerdalen: .................................................... 63 Conclusies t.a.v. het project verplaatsing sportvelden SNA Montfort:....................... 69 Aanbevelingen ............................................................................................................... 73

7.1. 7.2. 7.3. 7.4. 7.5. 7.6. 8.

Projectmanagement. .................................................................................................. 73 Documentatie, dossiervorming en archivering. ......................................................... 74 Registratie van rechten en verplichtingen.................................................................. 74 Budget neutrale projecten. ......................................................................................... 74 Belangenverstrengeling. ............................................................................................ 75 Inkoopbeleid. .............................................................................................................. 75 Slotbeschouwing ........................................................................................................... 77

8.1. 8.2. 8.3. 8.4.

Recente ontwikkelingen. ............................................................................................ 77 Communicatie met het college van B&W. ................................................................. 77 Archivering. ................................................................................................................ 77 Tenslotte. ................................................................................................................... 78

Bijlage 1. .................................................................................................................................. 79 Bijlage 2: Foto‟s. ...................................................................................................................... 84


3/86


1.

Inleiding.

1.1. Aanleiding voor het onderzoek In Herkenbosch, dat destijds onderdeel was van de toenmalige gemeente Roerdalen, is in de periode 2003-2008 een project gerealiseerd met de naam “Reconversieplan Roerdalen”. Doel van het project was het bouwen van een nieuwe school voor basisonderwijs, en een zorgcentrum voor ouderen, het amoveren en opnieuw aanleggen van enkele sportvelden, en de bouw van een aantal eengezinswoningen, appartementen, kantoren en een supermarkt. De gemeente Roerdalen ontwikkelde het project geheel voor eigen rekening en risico. Uitgangspunt was daarbij dat het project „met gesloten beurs‟ voor de gemeente kon worden gerealiseerd. Kenmerkend voor dit project was het grote aantal partijen dat betrokken was. Dit heeft er mede toe bijgedragen dat het project in de loop van de tijd erg complex werd. In de loop van het project zijn er op verschillende momenten onvoorziene omstandigheden opgetreden die aanleiding gaven tot een majeure wijziging van de plannen. Dit had tot gevolg dat de reeds aangegane verplichtingen met derden noodgedwongen op de hand moesten worden genomen.

In Montfort, onderdeel van de voormalige gemeente Ambt Montfort, speelde sinds 2005 het project “Verplaatsing sportvelden VV-SNA”. Dit project kent zekere overeenkomsten met het genoemde project in Herkenbosch: het gaat ook om de aanleg van nieuwe sportvelden met een verenigingsgebouw voor VV-SNA. De kosten hiervan worden betaald door de bestaande voetbalvelden nabij het centrum van het dorp te amoveren en te bestemmen voor woningbouw. Ook hier is de gemeente risicodrager en hanteert zij het uitgangspunt dat ze een nieuwe sportaccommodatie realiseert met “gesloten beurs”.

1.2. Vraagstelling Bij de aanvang van het onderzoek stelde de rekenkamercommissie de vraag aan de orde of de onderhandelingen met derden partijen en de besluiten die de gemeente in deze projecten genomen heeft, de toets van de rechtmatigheid en doelmatigheid kunnen doorstaan. Verder is het de vraag in hoeverre zij doeltreffend zijn geweest. In de loop van het onderzoek rezen er ook vragen over de wijze waarop de besluitvorming over deze projecten was georganiseerd en op welke wijze het college van B&W hierover met de raad heeft gecommuniceerd.


4/86


De onderzoeksvragen luidden:           

Welke doelstellingen heeft de raad geformuleerd? In welke mate zijn deze doelstellingen behaald? Welke afspraken zijn er gemaakt met derden inzake deze projecten? Hoe ging de gemeente om met wijzigingen in deze projecten? Hoe ging de gemeente om met wijzigingen in de afspraken met derden? Welke informatiestromen zijn er ter beheersing van deze projecten? Welke informatie is beschikbaar voor de gemeenteraad? Hoe wordt de kwaliteit en de tijdigheid van deze informatie beoordeeld? Welke consequenties heeft het gevoerde beleid voor de gemeente? Welke consequenties heeft het gevoerde aanbestedingsbeleid? Welke leermomenten levert dit voor het toekomstig te voeren beleid?

1.3. Afbakening van het onderzoek. Het onderzoek omvat de contractvorming met derden partijen die betrokken zijn bij de uitvoering van het project, zoals projectontwikkelaars, aannemers en woningcorporaties, maar ook belanghebbende partijen zoals schoolbesturen, het bestuur van het zorgcentrum en verenigingen, Het onderzoek wordt beperkt tot de situatie in beide projecten per 31 december 2007.

1.4. Opzet van het onderzoek. De rekenkamercommissie heeft een bureaustudie gemaakt van alle beschikbare informatiemateriaal over beide projecten. Dit heeft geleid tot de basis voor het feitenrelaas in hoofdstuk 3. Vervolgens is met een aantal direct betrokkenen gesproken over hun visie op het project. Dit heeft geleid tot aanvullingen en waar nodig aanpassing van het feitenrelaas. Nadat het feitenrelaas getoetst is op juistheid door de mensen die ook bij de interviews betrokken waren heeft de rekenkamercommissie aan de hand van het normenkader de bevindingen en conclusies en aanbevelingen opgesteld. NB.: De rekenkamercommissie heeft een aantal documenten geraadpleegd waarin bedragen werden genoemd in Nederlandse guldens. In dit rapport zijn deze bedragen omgerekend naar afgeronde bedragen in Euro's.


5/86


2. Normenkader Het onderstaande normenkader, dat sturend is voor het onderzoek, is als leidraad gebruikt bij de beoordeling van het beeld dat ontstaat uit het feitenmateriaal dat tijdens het onderzoek naar voren is gekomen en de gesprekken die de rekenkamercommissie voerde met een aantal betrokkenen. Bij het opstellen van dit kader heeft de rekenkamercommissie gebruik gemaakt van elementen uit de “checklist herstructurering” die de Vereniging van Nederlandse projectontwikkeling Maatschappijen (NEPROM) heeft gepubliceerd.

De onderzoeksvragen die in de onderzoekopdracht geformuleerd zijn condenseren tot de volgende vragen:

2.1. Hoe werd het proces van de projectontwikkeling beheerst? 2.2. Werden de doelen van het project SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden) vastgelegd en vastgesteld? In het geval dat de gemeente zelf geheel of gedeeltelijk de ontwikkeling van een project op zich neemt liggen de rollen van initiatiefnemer en ontwikkelaar in een en dezelfde hand. Om te voorkomen dat dit tot ongewenste effecten leidt is het van belang om deze rollen en de doelen van het project zuiver vast te leggen. 2.3. Was helder vastgelegd wie welke rol speelde in het project en welk mandaat de basis vormde voor de noodzakelijke handelingen? Welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden werden vastgelegd? 2.4. Hoe verliep de rapportage over het project? Was de rapportage tijdig, en voldoende om de besluitvorming en de controlerende taak van de gemeenteraad uit te voeren? 2.5. Hoe werden de risico‟s van het project beheerst? Was er een risicoanalyse in termen van kosten en doorlooptijd opgesteld? Het is van belang om voor de start van een project een beeld te vormen over de wijze waarop een aantal sleutelfactoren zullen ontwikkelen.

Denk bijvoorbeeld aan: 2.5.1.Grondverwerving, eventueel onteigening. 2.5.2.Milieu- en veiligheidsaspecten. 2.5.3.Bevolkingsontwikkeling. 2.5.4.Ontwikkeling van de woningmarkt. 2.5.5.Publiekrechtelijke ontwikkelingen (ruimtelijke ordening of natuurcompensatie). 2.5.6.Fiscale aspecten. Hoe zijn deze risico‟s verdeeld.


6/86


2.6. Werd de inhoudelijke en de financiële informatie over het project goed vastgelegd? 2.7. Werd het projectplan goed bewaakt en opgevolgd? Zijn afwijkingen van het projectplan tijdig gesignaleerd zodat bijsturing kon plaatsvinden? 2.8. Was het ontwikkelingsproces (achteraf) voldoende transparant voor de gemeenteraad? Onderhandelingen zijn bijna „per definitie‟ niet transparant voor degenen die daar niet direct bij betrokken zijn. Achteraf dient er in dat geval echter over het resultaat te worden gerapporteerd op zodanige wijze dat de besluiten inzichtelijk zijn en waar nodig worden goedgekeurd. 2.9. Contracten met derden. 2.9.1.Zijn er procedures vastgelegd over de wijze waarop de gemeente afspraken met derden maakt? 2.9.2.Worden deze procedures in deze projecten nageleefd? 2.10. Zijn de doelstellingen van het project gehaald? (binnen de gestelde grenzen van tijd en geld). 2.11. Communicatie met belanghebbenden. 2.11.1. Hoe werd de dialoog over het project met partijen buiten het gemeentehuis gevoerd. 2.11.2. Kreeg het project voldoende draagvlak bij belanghebbenden?


7/86


3. Feitenrelaas.

3.1. Chronologisch feitenonderzoek Centrumplan Herkenbosch.

Het feitenonderzoek heeft plaatsgevonden op basis van de stukken die door de gemeente Roerdalen zijn aangedragen. Daaruit blijkt dat er geen goed gedefinieerd startpunt van het project is geweest, met een projectbeschrijving, een financieel plan en een raadsbesluit om van start te gaan. Delen van het plan dat later Reconversieplan Roerdalen is genoemd komen voor het eerst eind 1999 in de archieven voor. We nemen aan dat het Centrumplan toen van start is gegaan. Het Reconversieplan Roerdalen bestaat uit de volgende deelprojecten: 

Verplaatsing sportpark SVH'39.



Herontwikkeling Sportlaan Herkenbosch.



Herinrichting sportpark Melick.



Ontwikkeling woningen Apollolaan Melick.



Ontwikkeling woningen aan de Groenstraat in Melick.



Ontwikkeling Centrumplan Herkenbosch. Dit bestaat uit: o

De basisschool, die later zal opgaan in de Brede School.

o

Zorgcentrum en aanleunwoningen in Herkenbosch.

o

Ontwikkeling "Aan het Klooster", woningbouw, Supermarkt Jan Linders en commercieel vastgoed in Herkenbosch.

In de volgende pagina's treft u een korte beschrijving aan van de relevante informatie over het Centrumplan die uit de archieven naar voren is gekomen:

4 oktober 1999. Arcadis doet een aanbieding voor een haalbaarheidsstudie naar de mogelijkheid om het sportcomplex aan de Sportlaan in Herkenbosch te verplaatsen naar de hoek Reestraat/Lispinweg/Keulsebaan. De beleidskeuze die aan Arcadis wordt meegegeven luidt: "Ieder dorp houdt zijn eigen sportpark". Dit onderzoek wordt aangeboden voor een bedrag van € 4.300, =

24 januari 2000. Arcadis levert de gevraagde haalbaarheidsstudie op. Er worden drie varianten voor de herinrichting van het oude sportcomplex bestudeerd (14, resp. 50 en 30 woningen).


8/86


Conclusie is dat de kosten van de aanleg van het nieuwe sportpark ruim gedekt worden door de opbrengsten uit de woningbouwplannen op de oude locatie van het sportveld.

24 januari 2000. De gemeente en de eigenaren Claessen/ Willemsen bereiken overeenstemming over de verkoop van de kwekerij van de familie Claessen die in het plangebied in het centrum van Herkenbosch ligt. (ca 1,4 ha). De gemeente bevestigt aan Vago Beleggingsmij (vertegenwoordigd door de heer Dohmen) dat zij recht heeft op de koop van 20 woningbouwkavels tegen prijzen die volgen uit de “exploitatieopzet van de gemeente”. Vago heeft de onderhandelingen gevoerd namens de familie Claessen en Willemsen in het aankoopproces. Uit het dossier blijkt niet welke rol Vago precies speelt.

7 februari 2000. Het college van B&W besluit om op basis van de Arcadisstudie het project verplaatsing sportpark SVH'39 te starten. Het programma van eisen wordt blijkens de besluitenlijst zonder veel discussie overgenomen. Er wordt gesproken over de effecten van dit plan op de lopende woningbouwplannen die in uitvoeringstempo moeten zakken. Verder wordt besloten om de projectleiding op te dragen aan een derde partij. B&W spreken een voorkeur uit voor een variant met goede woningkwaliteit, maar vinden daarnaast hoge opbrengsten ook belangrijk. Keuze voor het definitieve aantal woningen wordt aangehouden. Van belang is ook dat B&W besluiten om het project verplaatsing van de sportvelden in dit stadium al te koppelen aan het Centrumplan Herkenbosch. De financiële onderbouwing van dit besluit is uiterst summier te noemen.

7 februari 2000. Plangroep Heggen presenteert aan de raad stedenbouwkundige schetsontwerpen voor de nieuwbouw van de basisschool.

24 februari 2000. De raad neemt een voorbereidingsbesluit voor een wijziging van het bestemmingsplan van het gebied ten noorden van de Europalaan-Centrum in Herkenbosch.

7 maart 2000. Voorstel van B&W aan de raad tot ontwikkeling van nieuwbouw van de basisschool. Nieuwbouw van de school wordt gekoppeld aan woningbouw aan de Sportlaan om de financiën rond te krijgen.


9/86


Er wordt verwezen naar een projectplanning op hoofdlijnen en een communicatieplan (ontwikkeld door OBC, Communicatieadviesbureau Oost-Buijze te Herkenbosch). In het voorstel wordt globaal een bedrag van € 9.000.000 aan kosten genoemd, waarvan ongeveer € 7.000.000 gedekt is, zodat er nog een tekort van ruim € 2.000.000 resteert. Er wordt ook gewag gemaakt van gesprekken die met belanghebbenden gevoerd zijn. De resultaten daarvan zijn in beginsel positief. Het college is inmiddels aan de slag gegaan met de verwerving van gronden in het plangebied in het centrum van Herkenbosch. Er zijn transacties voorbereid voor grondaankopen ter waarde van ca. € 1.000.000. De raad stelt een voorbereidingskrediet van € 85.000 ter beschikking om het plan door Plangroep Heggen nader uit te laten werken. B&W gaan er, ijs en weder dienende, van uit dat het bestemmingsplan midden 2001 wordt vastgesteld, zodat het medio 2002 onherroepelijk is. Men wil in september 2002 starten met de aanleg van de infrastructuur en de bouw van de school zodat deze begin 2004 in gebruik kan worden genomen.

6 april 2000. Raadsvergadering waarin B&W informatie presenteren over nieuwbouw van de school. Het college wordt opgedragen om verder te gaan met de voorbereiding en uitwerking van de plannen om zo te komen tot een structuurvisie voor het centrum van Herkenbosch. De raad stelt een voorbereidingskrediet ter beschikking van € 80.000,==. B&W krijgt mandaat om voor een totaalbedrag van € 900.000,== grond aan te kopen van de families Claessen, Wolters en Weerts.

1 september 2000. DHV presenteert de resultaten van haar “Quickscan risicoanalyse AKZO Nobel Herkenbosch”. In deze quickscan, die in opdracht van de gemeente Roerdalen werd uitgevoerd, is uitgezocht welke grenzen in acht moeten worden genomen bij het maken van bouwplannen rondom het AKZO-terrein (i.v.m. mogelijke gevaarlijke stoffen en geluidshinder). De conclusie is dat er geen belemmeringen voor de voorgenomen bouwplannen t.g.v. de nabijheid van de AKZO-fabrieken.

21 september 2000 Verslag van de raadsvergadering. De gemeenteraad stemt in met het voorstel om de sportvelden in Herkenbosch te verplaatsen naar het terrein aan de oostzijde van de Schaapsweg, en een aanpassing van het bestemmingsplan voor te bereiden. Tevens wordt besloten om op de locatie Sportlaan woningbouw mogelijk te maken en een wijziging van het bestemmingsplan voor te bereiden.


10/86


De raad stemt ook in met het voorstel om de sportvelden in Melick te herschikken en de locatie aan de Apollolaan te bebouwen met woningen. Ook daar wordt besloten tot een aanpassing van het bestemmingsplan. De raad delegeert de bevoegdheid aan het college van B&W om gronden te verwerven die nodig zijn voor het verplaatsen van de sportvelden naar de oostzijde van de Schaapsweg. Voor de aankoop van de gronden en de voorbereiding van deze projecten wordt een krediet van € 725.000,== beschikbaar gesteld. Deze kosten zijn erg globaal geraamd. De opbrengsten zijn helemaal niet in kaart gebracht. Verder valt op dat de verplaatsing van de sportvelden in Herkenbosch en Melick als één enkel agendapunt geagendeerd en genotuleerd zijn. Dit is een eerste indicatie dat deze projecten door het college en door de raad als een geheel worden beleefd.

29 november 2000. Gemeenschappelijke vergadering van de commissies Algemeen Bestuurlijke Aangelegenheden, Financiën Welzijn en Ruimtelijke ordening met als onderwerp: Stedenbouwkundig ontwikkelingsplan Centrumplan.

1 december 2000. De gemeente koopt van de familie Weerts-Seuren voor een bedrag van € 386.000 het woonhuis op ca 0.19.00 ha gelegen aan de stationsweg 31 te Herkenbosch. Hiermee wordt de aansluiting van het centrumplan op de stationsweg mogelijk. Het woonhuis en een gedeelte van het perceel dat de gemeente voor haar plannen niet nodig had werden meteen doorverkocht.

7 december 2000. Voorstel van B&W aan de raad om de “Ontwikkelingsvisie Centrum Herkenbosch” vast te stellen. De belangrijkste kenmerken van dit plan zijn: 

Het zorgcentrum voor ouderen wordt geïntroduceerd op de plek waar voorheen de Olympiahal stond.



De basisschool krijgt een prominente plaats in het plan.



De gymzaal die gepland staat moet ook geschikt zijn voor grootschalige activiteiten. In het bedrijfsplan sportbedrijf dat midden 2001 gereed zal zijn wordt meer duidelijkheid verschaft over de functie en vorm van deze faciliteit. Tot dat moment wordt er geen concrete invulling gegeven aan de gymzaal. Er wordt wel ruimte voor gereserveerd in het plan.



Er wordt ruimte gereserveerd voor een mogelijke nieuwbouw van een politiebureau.



In het plan wordt een aantal luxe appartementen voor senioren opgenomen. Daarnaast komen er enkele starters/woningen en een beperkt aantal kavels voor de bouw van vrije sector-woningen.


11/86




De jeugdsoos Amicale en gemeenschapshuis De Harch blijven op hun bestaande locatie.

Volgens een studie die door DHV werd uitgevoerd levert de aanwezigheid van de AKZOfabrieken geen belemmeringen op voor het plannen in het centrum van Herkenbosch in het domein van geluid- of veiligheidsrisico´s. Hetzelfde geldt voor de situering van de sportvelden aan de oostzijde van de Schaapsweg. De totale kosten van het plan worden begroot op € 10.000.000. De opbrengsten komen uit grondverkopen (€ 3,900.000), subsidies (€ 2.200.000), inzet van reserves (€ 2.300.000). Aldus is er een niet gedekt tekort van ca € 1.800.000. Er wordt verwezen naar een bijlage met daarin een overzicht van de verwachte kosten en opbrengsten. De belangrijkste mijlpalen die genoemd zijn: 

Aanleg infrastructuur: eerste helft 2002.



Start bouw school: augustus 2002.



Aanleg infrastructuur zorgcentrum: tweede helft 2003.



Start bouw zorgcentrum: januari 2004.

14 december 2000. In de raadsvergadering wordt het stedenbouwkundig ontwikkelingsplan voor het centrum van Herkenbosch vastgesteld. Verder stelt de raad een krediet van € 400.000,== beschikbaar om het pand Stationsweg 31 aan te kopen.

31 januari 2001. De afdeling Burgerzaken en Welzijn adviseert het college van B&W over het fenomeen Brede School.

12 februari 2001. Er vindt een bijeenkomst plaats van de projectgroep Centrumplan Herkenbosch onder voorzitterschap van gemeentesecretaris Jos Saes. Het managementteam is van mening dat het raadzaam is om een externe projectleider aan te stellen die de opdracht krijgt om de samenwerking met de externe partijen zoals projectontwikkelaars te begeleiden.

13 februari 2001. Het gemeentebestuur overlegt met het schoolbestuur en het bestuur van de Stg. Kinderopvang Roerstreek over het pad dat moet leiden tot een programma van eisen van de nieuw te bouwen school. In dat gesprek brengt het schoolbestuur ter sprake niet zo gelukkig te zijn met een school die zo dicht bij het hekwerk rond het AKZO-terrein is gelegen.


12/86


16 februari 2001. Gemeentesecretaris Jos Saes treedt voorlopig op als projectleider voor het Centrumplan. In deze rol zal hij een aantal informatiebulletins produceren om de raadsleden en de leden van de commissie Algemene Bestuurlijke Aangelegenheden compact te informeren over de voortgang van het project. Er zijn infobulletins verschenen op 1 juni 2000, 1 september 2000, 10 oktober 2000, 6 november 2000, 13 maart 2001, april 2001, 7 mei 2001, 1 juni 2001. Op 16 februari informeert Jos Saes het college van B&W over de voortgang.

16 februari 2001. Het college geeft haar fiat aan het voorstel om Planbureau Heggen het bestek voor de infrastructuur in het plan gereed te laten maken.

6 maart 2001. Er zit een financiële rapportage van de voortgang van het deelproject verplaatsing sportvelden SVH'39 in het dossier. (totale kosten ca € 1.100.000,==.) Dit betreft hoofdzakelijk gemaakte kosten voor grondaankopen en ruilingen en ca. € 50.000,== externe voorbereidingskosten. Een integrale raming van kosten en opbrengsten vooraf ontbreekt echter, evenals een schatting van de kosten en opbrengsten die nog komen.

15 maart 2001. Het traject van grondaankopen voor de nieuwe sportvelden aan de oostzijde van de Schaapsweg ondervindt vertraging. Oorzaak: projectontwikkelaars zijn in het gebied actief met grondaankopen en enkele eigenaren wensen niet vrijwillig te verkopen. De raad besluit om uit te wijken naar de westzijde van de Schaapsweg. De meerkosten worden geraamd op ca € 40.000,==. De raad delegeert aan B&W de bevoegdheid om gronden aan te kopen voor de aanleg van het nieuwe sportpark aan de westzijde van de Schaapsweg.

19 april 2001. ICS adviseurs stelt op verzoek van de gemeente een normatief ruimteprogramma op voor de 2 nieuwe Brede School. ICS gaat uit van een kostenniveau van ca € 1.130,==/m netto vloeroppervlak. Opvallend is dat de adviseur in weerwil van de dalende trend in het aantal leerlingen toch besluit om de school te dimensioneren op 16 groepen, waar de toenmalige St. Sebastianusschool op dat moment 14 groepen leerlingen telde. Een nadere onderbouwing hiervan ontbreekt.


13/86


25 juni 2001. Wethouder Geraedts overlegt met SVH´39 over de stand van zaken m.b.t. de bouwplannen.

17 juli 2001. De provincie Limburg stemt schriftelijk in met de toekomstige plaats van de sportvelden in Herkenbosch aan de westzijde van de Schaapsweg.

28 september 2001. Het college van B&W besluit om het programma van ruimtelijke en functionele eisen voor de Brede School in Herkenbosch vast te stellen. B&W wijken af van het voorstel door slechts 15 in plaats van de voorgestelde 16 leslokalen te honoreren. Bovendien moet onderzocht worden of het lokaal voor handenarbeid kan vervallen. Wanneer het leerlingenaantal verder krimpt (voorzien wordt een daling tot 12 groepen binnen 10 jaar) kan een van de 15 lokalen worden omgebouwd naar handenarbeidlokaal. Bovendien moet de voorgestelde liftinstallatie beter onderbouwd worden.

23 oktober 2001. Het college van B&W besluit om een aan SVH‟39 gelieerde stichting opdracht te geven om het gebouw voor de huisvesting van een sportkantine/kleedlokaal voor een maximum bedrag van € 817.000 (incl. BTW) te realiseren. Aannemer Berben participeert in het bouwteam. B&W hanteren hierbij de volgende uitgangspunten: 

Er is geen sprake van een functionele uitbreiding (bv. extra m . De instructie luidt: “Nieuw voor oud”.



Voor de kostenraming wordt de functionaliteit van de norm van de KNVB gehanteerd (Model Sevenum).



De huren voor sportaccommodaties moeten in de hele gemeente worden aangepast aan de “marktprijs”.



De stichting krijgt een voorschot op de kosten toegewezen ad. € 9.076,== om de plannen nader uit te werken.



Het gebruik van de accommodatie zal in de toekomst niet exclusief voorbehouden zijn aan SVH'39.

2)

B&W zijn bereid om het initiatief aan SVH'39 uit handen te geven, omdat het idee bestaat dat de vereniging voor hetzelfde bedrag een grotere functionaliteit in het clubgebouw kan realiseren dan wanneer de gemeente de regie geheel in eigen hand houdt. Nadere specificaties van de opdracht ontbreken. 2

De financiële onderbouwing van het besluit is erg summier. (m x eenheidsprijs).


14/86


25 oktober 2001. PriceWaterhouse/Coopers is advies gevraagd over de mogelijkheden om BTW te ontwijken bij de aanleg van de sportvelden en de infrastructuur voor het Centrumplan. PWC noemt enkele opties. PWC trekt echter in twijfel of Roerdalen aan de voorwaarden kan voldoen.

5 november 2001. De Brinkgroep houdt een presentatie over het Reconversieplan Roerdalen.

12 november 2001. De gemeente schrijft aan SVH‟39 een brief waarin een budget voor het nieuwe clubgebouw genoemd wordt van € 680.670,==. (incl. BTW)

18 november 2001. De gemeente kondigt middels een advertentie in de Cobouw aan, de aanleg van de infrastructuur in het plan “Aan het klooster” openbaar aan te besteden. Er wordt aan 17 gegadigden een nota van inlichtingen verzonden.

30 november 2001. Arcadis levert een inrichtingsplan voor het nieuwe sportpark voor SVH'39 op (velden en gebouwen). Dit plan is gebaseerd op de normstelling van de KNVB en ervaringen met een soortgelijk complex in Sevenum. Er wordt gerefereerd aan een kostenraming die echter niet in het dossier is opgenomen.

November 2001. Er is een ongedateerd document waarop financiële cijfers staan voor “Vergelijkende raming Centrumplan, “Centrumplan Herkenbosch School nov 2001”, “dekkingsplan november”, “Inbreiding sportpark Herkenbosch nov 2001” en “Centrumplan Herkenbosch nov 2001 commercieel”. Er is geen toelichting op deze cijfers, en de status van het document is onduidelijk.

7 december 2001. De Brinkgroep brengt een advies uit over de definitiefase van het Centrumplanproject dat dan inmiddels onderdeel is geworden van het “Reconversieplan Gemeente Roerdalen”. Dit betekent in de praktijk dat het Centrumplan, het woningbouwproject Sportlaan Herkenbosch en het woningbouwproject Apollolaan Melick door de gemeente worden behandeld als één project. De kosten en opbrengsten zijn fictief in die zin dat in deze opstelling gedaan is alsof alle kosten en opbrengsten voor risico en rekening van de gemeente komen. Dit is niet de bedoeling geweest.


15/86


De volgende punten komen in het advies aan de orde: A: Programma: 

Centrumplan: een zorgcentrum met 60 plaatsen en 30 aanleunwoningen, 22 appartementen en 12 grondgebonden woningen.



Commerciële ruimten en kantoren: 640 m commerciële ruimte voor kleinschalige nering. Kantoren alleen op verzoek van een gebruiker (bv politie). Er wordt afgeraden om voor eigen rekening en risico kantoren te ontwikkelen voor de markt.



Een basisschool van 1.912 m , een kinderdagverblijf van 569 m en een 2 gymzaal van 455 m .



Ondergrondse parkeergarage in het centrum van Herkenbosch voor 40 auto‟s.



Sportvelden: Herkenbosch: 5 velden, kantine van 670 m , atletiekveld, jeu de boulesbaan en parkeerplaats.



Melick: 4 voetbalvelden, een kantine van 550 m en een parkeerplaats.



Oude sportvelden Herkenbosch: 30 woningen.



Gedeelte van de sportvelden Melick: 36 woningen.

2

2

2

2

2

Er wordt ook gerekend aan een alternatief bouwprogramma waarbij er op de sportvelden in Herkenbosch 50 en in Melick 39 woningen worden gebouwd.

B: Planning en fasering: Omdat het toegestane woningcontingent voor (Oud) Roerdalen maximaal 29 woningen per jaar bedraagt, moet het project gefaseerd worden uitgevoerd. Voorstel: 

Start met de ontwikkeling van de nieuwe sportvelden.



Lever in 2003 12 rijwoningen op in het Centrumplan, en 8+9 woningen in het sportcomplex in Melick.



Bouw in 2004 11 appartementen in het Centrumplan en 16 woningen in Melick.



In 2005 worden ook 11 appartementen in het Centrumplan opgeleverd en 18 woningen in het voormalige sportveld Herkenbosch.



In 2006 en 2007 wordt het sportveld Herkenbosch afgebouwd met nog eens jaarlijks 23 woningen.


16/86


Het aantal te bouwen woningen is groot t.o.v. de vraag uit de markt. Bovendien is het aantal dure woningen (€ 400.000 tot € 500.000) groot. Wellicht dient de gemeente het aantal en de soort woningen nog eens op de hand te nemen. Bij deze planning geldt als uitgangspunt dat er in Roerdalen in deze periode verder geen bouwactiviteiten plaatsvinden. De parkeergarage gaat naar schatting € 1.200.000,== kosten. Omdat verwacht wordt dat hier tegen die prijs geen markt voor is wordt de garage uit het plan geschrapt.

C: Financieel kader: 2

In dit rapport zijn alle kosten toegerekend naar de prijs per m grond. Op deze wijze leidt bovengenoemd plan tot een berekend resultaat op de grondexploitatie: 

Centrumplan tekort van ca € 2.200.000,== en een renteverlies t.g.v. de fasering van ca. € 450.000,==, samen tekort € 2.650.000,==.



Bouwplan sportveld Herkenbosch: overschot van € 760.000,==, minus renteverlies van € 530.000,== is netto overschot € 230.000,==.



Bouwplan sportveld Melick: € 127.000,== minus renteverlies van € 302.000,== is een tekort van € 175.000,==.


17/86


Globaal zijn de volgende posten begroot: (prijspeil 1-6-2001,excl. grondkosten rentekosten en BTW) Onderdeel Centrumplan Herkenbosch:  Verzorgingscentrum € 7.600.000  30 aanleunwoningen € 2.700.000  22 appartementen en 640 m2 winkels € 3.100.000  Kantoor 1950 m2 € 2.700.000  School € 3.200.000  12 woningen € 1.900.000  Parkeergarage 40 auto´s € 1.200.000  Infrastructuur voor Centrumplan € 5.900.000 Sportveld Herkenbosch:  Bouw 50 woningen: € 10.400.000  Verplaatsen sportvelden: € 1.700.000  Aanvullende wensen: € 410.000  Aanpassen infrastructuur: € 1.200.000 Woningen Sportveld Melick:  Bouw 20 woningen € 3.200.000  Bouw 14 woningen: € 3.800.000  Aanleg sportvelden: € 850.000  Aanpassen infrastructuur: € 1.050.000 Totaal:

Totaal kosten € 28.300.000

€ 13.710.000

€ 8.900.000

€ 50.910.000

Alternatieven: Verhoging van de bouwdichtheid in de sportparken in Herkenbosch en Melick zou kunnen leiden tot een overschot van maximaal € 1.600.000,==. In deze resultaten zijn de kosten ca € 2.500.000,== opgenomen van de aanleg van 2 sportparken. Combinatie van de aanleg van twee sportparken tot één gemeenschappelijk groter park zou zowel aanzienlijke winst opleveren in de stichtingskosten als in de mogelijkheden tot exploitatie.

D: Risicoanalyse: In de berekeningen is geen rekening gehouden met de mogelijkheid dat de door de gemeente betaalde BTW in voorkomende gevallen niet terug gevorderd kan worden. Aanbevolen wordt om de werkzaamheden voor de aanleg van de infrastructuur risicodragend uit te besteden aan de partijen die de projecten ontwikkelen. Het afzetrisico van de ontwikkelde woningen is nog niet in kaart gebracht. Geadviseerd wordt om de ontwikkeling en bouw van de woningen zoveel mogelijk aan één partij op te dragen. Zo ontstaat speelruimte in het uitgeven van kavels en wordt het risico beperkt. Mogelijke vervuiling van de terreinen kan nog een kostenpost voor saneringen opleveren die in deze berekeningen niet is voorzien.


18/86


E: Juridische en marktaspecten: De ontwikkeling van het Centrumplan (exclusief zorgcentrum, inclusief infrastructuur) dient door zijn omvang te worden opgedragen middels een aanbestedingsprocedure die voldoet aan de Europese aanbestedingsrichtlijnen. De aanleg van de sportvelden kan separaat door middel van een eenvoudiger procedure worden opgedragen.

F: Projectorganisatie. In het rapport wordt een voorstel gedaan voor een projectorganisatie die het plan moet realiseren. Brinkgroep biedt aan om een projectleider te leveren en de projectorganisatie op zich te nemen. Opvallend is dat een detailraming van de opbrengsten ontbreekt. Deze ramingen betreffen de kosten in de situatie dat de gemeente het hele project volledig voor eigen rekening en risico realiseert. Er wordt geen inzicht gegeven in de verdeling van kosten en opbrengsten tussen de gemeente en nog in te schakelen projectontwikkelaars.

12 december 2001. Brink management legt een bijstelling van de financiële onderbouwing van het Reconversieplan Roerdalen voor. Voor het Centrumplan wordt een reëel saldo (tekort) van € 1.800.000,== gepresenteerd, voor het Sportpark Herkenbosch een tekort van € 55.000,== en voor het plan Apollolaan Melick een overschot van € 1.400.000,==. Niet duidelijk is welke wijzigingen hebben plaatsgevonden. Er staat geen tekst bij en het formaat is gewijzigd t.o.v. eerdere opstellingen.

17 december 2001. In de raadsvergadering wordt de financiële stand van zaken van het Centrumplan toegelicht.

9 januari 2002. Er vindt een bijeenkomst plaats van alle medewerkers van de gemeente die betrokken zijn bij het Centrumplan, het verplaatsen van de sportvelden in Herkenbosch en het renoveren van de sportvelden in Melick. De Brinkgroep is aangetrokken om het project te coördineren.

24 januari 2002. De projectleider van de Brinkgroep organiseert zijn eerste projectgroepvergadering.

5 februari 2002. De afdeling Middelen adviseert het college van B&W om een “voortgangskrediet” van € 550.000 aan de raad te vragen voor planvoorbereiding van het Centrumplan.


19/86


Op dat moment is het door de raad beschikbaar gestelde krediet voor kosten van planvoorbereiding met meer dan € 500.000 overschreden. Bovendien is onduidelijk hoeveel geld nodig is om de planvoorbereiding af te ronden.

8 maart 2002. Brink Management rapporteert dat het bouwplan voor het clubgebouw van SVH'39 in haar ogen € 350.000 meer gaat kosten dan het taakstellend budget van € 680.000,==. Oorzaak 2 hiervan is een meer luxe uitvoering dan voorzien en ca 132 m extra vloeroppervlak.

8 april 2002. De gemeente Roerdalen nodigt Arcadis, Oranjewoud, De Meent en Elco uit om in te schrijven voor de aanleg van de sportvelden in Herkenbosch.

16 april 2002. Het college van B&W besluit om het bouwmanagement voor de bouw van de Brede School op te dragen aan Van Gemert Bouwcontrol te Veldhoven. De omvang van de opdracht bedraagt € 136.576,==. (geraamd is een doorlooptijd van 12 maanden). Er lagen concurrerende offertes voor van Complan bv, Deloitte & Touche ICS adviseurs en Brinkgroep in Son.

24 april 2002. De Brinkgroep presenteert een bijgestelde versie van het plan Reconversieplan van 7 december jl. het plan komt € 1.000.000 goedkoper uit doordat er een andere insteek is gekozen voor het aantal en type woningen in Melick. Verder is gerekend aan de kostenbesparing die plaatsvindt wanneer gekozen wordt voor één gecombineerd sportcomplex voor Melick en Herkenbosch: De benodigde investering zou dalen van € 3.000.000 naar € 1.900.000, een besparing van € 1.100.000 dus. Bovendien zou de gemeente de ruimte die in dat geval over blijft te gelde kunnen maken dat een geraamd voordeel oplevert van € 3.000.000. Opvallend is dat de wensen/eisen van de gebruikers van de nieuwe voorzieningen niet erg kritisch worden benaderd. Althans daar is weinig van terug te vinden.


20/86


Het financiële kostenplaatje ziet er als volgt uit: (prijspeil 1-6-2001, excl. grondkosten rentekosten en BTW) Onderdeel Totaal kosten Centrumplan Herkenbosch: € 27.600.000  Verzorgingscentrum € 7.600.000  30 aanleunwoningen € 2.700.000 2  22 appartementen en 640 m commerciële ruimte € 3.100.000 2  Kantoor 1950 m € 2.700.000  School € 3.200.000  12 woningen € 1.900.000  Parkeergarage 40 auto´s € 1.200.000  Infrastructuur voor Centrumplan € 5.200.000 Sportveld Herkenbosch: € 13.780.000  Bouw 50 woningen: € 10.400.000  Verplaatsen sportvelden: € 1.900.000  Aanvullende wensen: € 410.000  Aanpassen infrastructuur: € 1.170.000 Woningen Sportveld Melick: € 8.530.000  Bouw 20 woningen € 3.200.000  Bouw 3 woningen: € 800.000  Bouw 5 woningen: € 820.000  Bouw 5 woningen: € 520.000  Bouw 10 woningen: € 1.110.000  Aanleg sportvelden: € 1.110.000  Aanpassen infrastructuur: € 970.000 Totaal: € 49.910.000 In deze opstelling ontbreekt inzicht over de opbrengsten en dekking van deze kosten.

7 mei 2002. Het college van B&W stelt de raad voor om het sportveld in Herkenbosch te verplaatsten naar de Schaapsweg en het sportpark in Melick te renoveren. De financiële onderbouwing is zeer compact en wordt via een begrotingswijziging gepresenteerd. Het college vraagt mandaat om deze plannen uit te voeren.

7 mei 2002. Het college van B&W stelt de raad voor om in de vergadering van 30 mei 2002 in te stemmen met een opgestelde “Visie op de Brede School in Roerdalen”.

7 mei 2002. Het college van B&W presenteert de raad een programma van eisen voor de nieuwbouw van de Brede School. De kosten worden geraamd op € 5.000.000, =. Ook daar luidt het voorstel van B&W aan de raad om hiermee in te stemmen.


21/86


13 mei 2002. Janssen de Jong presenteert de gemeente haar visie op de invulling van het bestemmingsplan Sportlaan Herkenbosch en Apollolaan Melick.

30 mei 2002. De raad stelt de visie op de Brede School Roerdalen dd. 7 mei 2002 vast. Ook de aanbevelingen die in dit document staan, worden door de raad overgenomen. Resultaat is dat een werkgroep Brede School wordt ingesteld die de opdracht krijgt om de structuur van de Brede School op te stellen, de samenwerking tussen de partners in de school tot stand te brengen en een plan voor het beheer van de school op te stellen.

30 mei 2002. De raad stelt de financiële kaders vast voor de uitwerking van het Reconversieplan Roerdalen. (zie bijlage 1).

18 juni 2002. Het college van B&W stelt de projectorganisatie vast voor het reconversieplan Roerdalen en besluit om de heer A. de Jager aan te stellen in de rol van projectdirecteur voor het Reconversieplan Roerdalen.

10 juli 2002. De gemeente nodigt een zestal architectenbureaus uit om een project kwalificatiedossier samen te stellen om in aanmerking te komen voor het ontwerp van de Brede School.

6 augustus 2002. SVH‟39 dient een verzoek in bij de gemeente om een voorschot beschikbaar te stellen om een aanvang te kunnen maken met het ontwerp van het clubgebouw. De bijgevoegde begroting sluit op € 812.552,==. Het college van B&W onthoudt zijn goedkeuring aan deze begroting.

17 oktober 2002. Het college van B&W nodigt een drietal partijen uit om een voorlopig ontwerp te maken voor de Brede School. Het betreft de combinatie Henk Wolters/Herzberger, bureau van Aken en Duijsens & Meyer Viol. De gemeente stelt een vergoeding van € 8.000,== excl. BTW per deelnemer in het vooruitzicht. Op basis van de resultaten hiervan wordt een definitieve keuze voor een architect gemaakt.


22/86


7 november 2002. Op 4 november 2002 heeft een gesprek plaatsgevonden tussen de gemeente Roerdalen en voetbalverenigingen SVH‟39 en Vesta over de clubgebouwen. Met SVH‟39 is overeengekomen dat de gemeente € 770.000,== zal bijdragen in de stichtingskosten van het nieuwe sportkantinegebouw. Met Vesta is een maximum bedrag van € 710.000,== overeengekomen. Beide clubs zullen zelf zorg dragen voor het ontwerp en de bouw van de gebouwen.

2 december 2002. De aanleg van de Infrastructuur in het bestemmingsplan “Aan het Klooster” wordt bij inschrijving (13 inschrijvers) voor een bedrag van € 1.668.000,== (excl. BTW) gegund aan BLM Wegenbouw bv in Wessem. Het proces-verbaal van de aanbesteding en de ingediende offertes heeft de rekenkamercommissie niet kunnen inzien. Opvallend is verder dat het toezicht op de uitvoering (waaronder de afwikkeling van het meeren minderwerk) wordt opgedragen aan Plangroep Heggen. Gevolg hiervan is dat de gemeente voor de uitvoering van dit werk geheel afhankelijk is van derden.

12 december 2002. De gemeente ondertekent een voorovereenkomst met Janssen de Jong Plancoördinatie bv. In deze overeenkomst is vastgelegd dat beide partijen samenwerken om te onderzoeken of ze het eens kunnen worden over de ontwikkeling van het gebied Sportlaan in Herkenbosch, en Apollolaan in Melick. Verder worden de voorwaarden en uitgangspunten voor deze ontwikkeling vastgelegd.

23 december 2002. De selectiecommissie die de keuze van een architect voor de bouw van de Brede School moest voorbereiden adviseert op basis van de ingediende voorlopige ontwerpen om met bureau Duijsens & Meyer Viol uit Kerkrade in zee te gaan. De commissie signaleert dat het honorarium van deze architect hoger uitvalt dan het eerder geraamde bedrag van € 73.800,==. Dat mag volgens de commissie echter geen onoverkomelijk bezwaar zijn.

December 2002. Voortgangsrapportage aan de gemeenteraad “Wij tekenen voor de toekomst”, gedateerd december 2002. (A. de Jager).

17 januari 2003 tot 7 november 2006. Iedere twee weken vindt er een “coördinatieoverleg Reconversieplan Roerdalen” plaats. Veelal gaat het over afstemming van de voortgang. Soms komen er ook specifieke punten naar voren. Opvallend is dat financiële sturing van het project geheel ontbreekt. Wel worden


23/86


er met enige regelmaat financiële rapportages gemaakt waarin een overzicht wordt weergegeven van de kosten tot het moment van rapportage, en de verplichtingen die reeds zijn aangegaan. Doorberekeningen tot aan het einde van het project ontbreken. Hetzelfde geldt voor een gedetailleerd inzicht in de opbrengsten.

17 januari 2003. Verslag van het coördinatieoverleg Reconversieplan Roerdalen. Er wordt gesproken over de voortgang in de deelprojecten: sportpark Herkenbosch, Sportpark Melick, Brede School, bouw van de woningen “Aan het Klooster”. Bovendien wordt het ontbreken van een financiële rapportage gemeld. Er wordt actie genomen om dit manco op te lossen.

31 januari 2003. Verslag van het coördinatieoverleg Reconversieplan Roerdalen. Opnieuw wordt er over de voortgang in de projecten en de financiële rapportage gesproken. In de status eind 2003 tekent zich een tekort van ca. € 1.300.000 af. Men denkt dit te compenseren door een BTW-voordeel bij de bouw van de Brede School te behalen en goedkoper dan geraamd rond te komen bij de aanbesteding van het civieltechnische werk in het plan “Aan het Klooster”.

14 februari 2003. Verslag van het coördinatieoverleg Reconversieplan Roerdalen. Het begrip “groepsgebonden” risico (naast persoonsgebonden risico‟s) wordt door de provincie als thema geïntroduceerd bij de beoordeling van de contouren rond het AKZOterrein. Besloten wordt om TNO op te dragen om dit risico in beeld te brengen en de nodige berekeningen uit te voeren.

27 februari 2003. De gemeenteraad besluit op voordracht van het college van B&W om geen aanbestedingsprocedure te volgen voor het bouwen van de nieuwe clubgebouwen op het sportpark in Melick en in Herkenbosch. De opdracht wordt onderhands gegund aan lokale aannemers omdat die in staat zouden zijn om meer waar voor het gemeentelijke geld te bieden. Wethouder Geraedts heeft dit extern laten toetsen. In dezelfde vergadering besluit de raad om de budgetten voor de bouw van beide clubgebouwen te verhogen met ieder een bedrag van € 185.000,==. Dit is nodig omdat er nieuwe wettelijke eisen gesteld worden aan de gebouwen m.b.t. legionella preventie en duurzaam bouwen. Verder loopt de rente over de reeds gedane investeringen op omdat het bouwproces een jaar langer duurt dan eerder geraamd was.


24/86


28 februari 2003. Verslag van het coördinatieoverleg Reconversieplan Roerdalen. Berichten over de berekening van TNO over de groepsrisico‟s wijzen uit dat deze weliswaar hoger komen te liggen dan de plaatsgebonden risico‟s, maar de bouw van de Brede School zou hierdoor niet worden verhinderd. Omdat een van de nieuwe contouren door het terrein loopt waar de supermarkt Jan Linders voorzien is, moet het plan op dit punt worden gewijzigd.

11 maart 2003. De gemeente Roerdalen draagt Janssen de Jong Plancoördinatie in een realiseringsovereenkomst op om de plangebieden Apollolaan Melick en Sportlaan in Herkenbosch tot ontwikkeling te brengen. De gemeente brengt de grond in die nodig is om het project uit te voeren. Het ontwikkelingsrisico en het afzetrisico zijn voor rekening van Janssen de Jong. De gemeente is verantwoordelijk voor bestemmingsplannen, eventuele planschade en de benodigde woningbouwcontingenten. De gemeente ontvangt voor de verkoop van het plangebied Sportlaan aan Janssen de Jong een bedrag van € 4.061.562,==. Voor het plangebied Apollolaan in Melick wordt € 2.269.840,== betaald. In beide gevallen wordt de grond geleverd als nieuw vervaardigde kavels, waardoor BTW verschuldigd is. In de bijlagen van deze overeenkomst is vastgelegd dat er in Herkenbosch 49 woningen worden gerealiseerd en in Melick 20 woningen plus 20 garages. De kwalitatieve eisen die aan deze woningen worden gesteld zijn vastgelegd in beeldkwaliteitplannen. Ook is de infrastructuur die door Janssen de Jong wordt aangelegd nauwkeurig gespecificeerd. Afgesproken is dat de verkoopprijzen goedkeuring door de gemeente behoeven. Een financiële onderbouwing van de overeenkomst is in het dossier niet aanwezig.

14 maart 2003. Verslag van het coördinatieoverleg Reconversieplan Roerdalen. Overleg tussen de gemeente en de politie heeft geresulteerd in overeenstemming over de plaats van het nieuwe politiebureau in het plan.

28 maart 2003. Verslag van het coördinatieoverleg Reconversieplan Roerdalen. De uitkomsten van het TNO onderzoek naar de contouren rond het AKZO-terrein zijn gerapporteerd. In tegenstelling tot eerdere berichten levert het groepgebonden risico geen probleem voor het voorliggende plan. De interpretatie van de contourlijnen voor de plaatsgebonden risico‟s geven echter wel aanleiding om de plaats van de supermarkt Jan Linders en de Brede School nog eens op de hand te nemen.


25/86


Ten aanzien van de financiële sturing wordt melding gemaakt van een “budgetschema”. De meest actuele inzichten t.a.v de kosten moeten in dit schema worden ingevuld. Op voorhand is helder dat de financiële rek er al uit is.

8 april 2003. Projectdirecteur A. de Jager maakt een discussienota met als onderwerp: “Risicocontour in relatie tot de ontwikkeling van het plan „Aan het Klooster‟ ”. Deze nota wordt besproken in de Stuurgroep Reconversieplan op 8 april 2003. Er blijkt twijfel te zijn gerezen over de vraag of het bouwen van de Brede School in de nabijheid van de AKZO-fabrieken verstandig is. De projectdirecteur ziet vertraging in zijn project opdoemen en presenteert de Stuurgroep een aantal mogelijke richtingen om dit vraagstuk aan te pakken.

10 april 2003. Verslag van het coördinatieoverleg Reconversieplan Roerdalen. De Stuurgroep Reconversieplan Roerdalen heeft op 8 april 2003 besloten om het plan aan te passen aan de nieuwe contouren rond het AKZO-terrein met een extra veiligheidsmarge van 50 meter.

10 april 2003. De gemeente heeft met SVH‟39 overeenstemming bereikt over een “Afstemmingsdocument aanleg sportpark Herkenbosch” Dit is een soort intentieovereenkomst waarin een aantal uitgangspunten voor de aanleg en de exploitatie van het sportpark zijn vastgelegd.

28 april 2003. De gemeente geeft zelf opdracht aan Berben Bouw om het clubgebouw voor SVH'39 voor een bedrag van € 734.000,== incl. BTW te bouwen.

April 2003. SVH'39 dient een verzoek in om de regels voor de huur van de sportaccommodatie aan te passen in haar voordeel (waarschijnlijk lagere huur dan gevraagd en exclusief gebruiksrecht.)

21 mei 2003. Presentatie aan de Raad over het reconversieplan door de heer A. de Jager. In deze presentatie wordt de stand van zaken weergegeven van de onderdelen van het reconversieplan: “Aan het Klooster”, Sportpark Melick, Sportpark Herkenbosch, Woningbouw Apollolaan en Groenstraat, Woningbouw Sportlaan.


26/86


De planning ziet er dan globaal uit als volgt:

Start Bouw

Gereed



Brede School

eind 2003



Woningen “Aan het Klooster”

2003



Woningen Apollolaan Melick

2003>>>



Woningen Sportlaan Herkenbosch

2004>>>



Zorgcentrum Herkenbosch

medio 2004



Sportpark Melick

aug 2004



Sportpark Herkenbosch

aug 2004



Jan Linders

(niet ingevuld)



Politiebureau

(niet ingevuld)

2005

Tenslotte bevat de presentatie ook een samenvatting van de financiële stand van zaken: In € x 1.000    

Bestemmingsplan “Aan het Klooster” Nieuwbouw Brede School Sportparken Inkomsten Woningbouw Saldo

Lasten

Opbrengsten Saldo

6.482 5.055 4.564 7.281

7.241 4.667 4.564 7.281

759 -388 0 0

23.382

23.753

371

Tenslotte wordt er inzicht gegeven in de risico‟s:

€ x 1.000



Planschade “Aan het Klooster”

395



Planschade Sportlaan

195



Planschade Apollolaan

150



BTW-voordeel School

405

9 juli 2003. Brief van gemeente aan SVH'39 betreffende huurovereenkomst voor het nieuwe sportcomplex. Het college van B&W wenst het verzoek van SVH'39 niet te honoreren.

28 augustus 2003. De gemeente Roerdalen geeft aan aannemersbedrijf Beckers uit Melick opdracht om het nieuwe clubgebouw voor Vesta in Melick te bouwen voor een bedrag van € 550.000,== excl. BTW.


27/86


5 september 2003. Verslag van het coördinatieoverleg Reconversieplan Roerdalen. In het overleg worden de mogelijkheden besproken om de betaling van BTW te ontwijken bij de bouw van de Brede School. Het idee is om de school niet in opdracht van de gemeente te laten bouwen, maar een derde partij daarvoor in te schakelen die de BTW mag verrekenen. Gedacht wordt aan de woningvereniging of een aparte stichting.

10 oktober 2003. Discussienota Conversieplan Roerdalen: “Vasthouden aan de koers of overstag gaan?” Enkele ouders van kinderen die de school (gaan) bezoeken hebben de vraag opgeworpen of het wel verstandig is om een school te bouwen in de nabijheid van het AKZO-fabrieksterrein. Er is in het planningstraject uitgebreid aandacht besteed aan dit thema. Conclusie was steeds dat het plan “Aan het Klooster” aan alle regels en normen ruim voldoet. In de discussienota wordt een aantal alternatieve locaties voor de school en het zorgcentrum belicht onder het motto: “Beter ten halve gekeerd dan ten hele gedwaald”. Opmerkelijk is dat uit de notitie niet blijkt wie de opsteller is en welke status deze heeft.

28 oktober 2003. Conceptnotitie “Kansen oppakken of Geen kansen laten liggen”. Deze notitie is geschreven omdat de (eveneens onbekende) schrijver van de notitie bang is voor een complexe procesgang bij het vaststellen van het bestemmingsplan voor het gebied “Aan het Klooster”. Men is vooral bevreesd voor bezwaren uit de kring van de ouders van schoolkinderen. Bovendien wenst AKZO geen beperkingen voor toekomstige activiteiten op haar terrein. In deze notitie worden eveneens alternatieve locaties voor zowel de Brede School als het Zorgcentrum belicht.

11 november 2003. Voortgangsrapportage Reconversieplan aan de gemeenteraad “Kansen oppakken”dd. 11 november 2003. (A. de Jager). Om vertraging in het deelplan “Aan het Klooster”te voorkomen wordt de raad voorgesteld om de Brede School te realiseren in het plan Sportlaan. Er wordt ruim aandacht besteed aan twee mogelijk varianten: de hoek Europalaan-Oost/Sportlaan of op het terrein van de speeltuin aan de Sportlaan.

28 november 2003. Janssen de Jong stuurt een brief aan de Gemeente Roerdalen. Janssen de Jong spreekt de bereidheid uit om met de gemeente mee te denken over de verplaatsing van de Brede School naar een locatie aan de Sportlaan. Concrete voorstellen zijn nog niet gedaan.


28/86


13 januari 2004. De gemeente stuurt een brief aan Janssen de Jong Plan coördinatie waarin zij een aanbod doet voor de compensatie die Janssen de Jong ontvangt voor het wegvallen van een gedeelte van het plan Sportlaan waar de Brede School in tweede instantie is gepland. Kort samengevat ontvangt Janssen de Jong volgens dit voorstel: 

Het recht om de speeltuin die gelegen is aan de Sportlaan bij de ontwikkeling te betrekken en daar huizen op te bouwen.



Het verschil in m tussen het deel dat wegvalt en het deel dat erbij komt wordt verrekend conform de eerdere overeenkomst.



Janssen de Jong krijgt het recht om samen met Nieuwe Borg Projectontwikkeling (de combinatie) de oorspronkelijke locatie van de Brede School te ontwikkelen tot 2 3000m detailhandel en 10 woningen. (onduidelijk is hoe de relatie tussen Nieuwe Borg en Janssen de Jong is geregeld). Hiervoor wordt € 1.190.000,== incl. BTW betaald. Verder is afgesproken dat de combinatie de parkeerplaats en het openbaar gebied rondom de gebouwen inricht en om niet overdraagt aan de gemeente.



De combinatie koopt voor een bedrag van ca € 200.000 (incl. BTW) een bedrijfskavel 2 van 1450 m .

2

Op 7 december 2004 zal de gemeente overeenstemming bereiken met Janssen de Jong over een op punten gewijzigde compensatie.

15 januari 2004. Notitie “Wij tekenen voor de toekomst”, dd. 15 januari 2004. Voortgangsrapport Reconversieplan van de heer A. de Jager. In deze notitie wordt de stand van zaken middels een aangepast dekkingsplan kort weergegeven:

Grondexploitatie “Aan het Klooster” Bouw Brede school Herinrichting Sportpark Melick Verplaatsing Sportpark Herkenbosch Bouwgrondexploitatie Apollolaan Bouwgrondexploitatie Groenstraat Bouwgrondexploitatie Sportlaan Voorzieningen Centrum Saldo

Uitgaven € x 1.000

Inkomsten € x 1.000

Saldo € x 1.000

6.283 5.680 1.471 2.865 156 424 104

5.020 2.104 0 0 2.270 950 4.061 2.500

- 1.263 - 3.576 - 1.471 - 2.865 2.114 526 3.957 2.500 - 78

De grondopbrengst van de speeltuin wordt gereserveerd om bijkomende rentekosten en planschade te dekken. Interessant is dat impliciet het plan aan de Groenstraat en de opbrengst van de speeltuin ook gezien worden als onderdeel van het Reconversieplan.


29/86


De financiële zijde van de voortgangsrapportage is uitgedrukt in mutaties t.o.v. eerdere rapportages. Voor de besturing van het project is deze wijze van rapporteren minder geëigend.

22 januari 2004. Voortgangsrapportage aan de gemeenteraad “Wij tekenen voor de toekomst” d.d.15 januari 2004. (A. de Jager). Deze rapportage bevat presentaties van het nieuwe stedenbouwkundig plan dat aangepast is t.g.v. de verplaatsing van de Brede School naar de Sportlaan. De schrijver stelt de raad voor het volgende te besluiten: 

De Brede School wordt ontwikkeld op de locatie Hoek Europalaan/Sportlaan.



De bouw van de Brede School wordt procedureel mogelijk gemaakt door het nemen van een voorbereidingsbesluit voor het gebied Sportlaan e.o.



De raad mandateert het college voor het volgen van anticipatieprocedures voor de deelplannen Brede School, woningbouw tussen de Van der Landelaan en Sportlaan en woningbouw tussen de Sebastianusweg en de Sportlaan.



De bouw van het zorgcentrum en de zorgwoningen wordt mogelijk gemaakt in het gebied tussen de Schoolstraat, de Pastoor Rohsstraat, Europalaan–Centrum en de Jagerstraat.



Op de oorspronkelijke locatie voor de Brede School wordt een complex ontwikkeld voor detailhandel in combinatie met woningbouw.



Het gebied Stationsweg (Linders en omgeving) kan door private partijen ontwikkeld worden binnen nog vast te stellen randvoorwaarden.



De locatie van het bestaande politiebureau kan door private partijen ontwikkeld worden binnen nog vast te stellen randvoorwaarden.

De Raad neemt kennis van de financiële situatie de dato januari 2004. (uit de presentatie blijkt niets van een onderbouwing van de plannen. De raad geeft het college in feite carte blanche)

23 januari 2004. Het college van B&W doet de raad het voorstel om de Brede School te verplaatsten uit het plan “Aan het Klooster” naar de hoek Sportlaan / Europalaan Oost. In het voorstel wordt het uitgangspunt gehanteerd dat bouw van de school in het plan “Aan het Klooster” niet meer haalbaar is. Het college deelt mede dat volgens zijn informatie op dat moment de financiële consequenties die voortvloeien uit deze planwijziging gering zullen zijn.


30/86


29 januari 2004. De gemeenteraad bespreekt het voorstel van B&W om de Brede School aan de Sportlaan/ Europalaan Oost te bouwen uitgebreid. Enkele raadsleden voelen zich onvoldoende geïnformeerd om meteen een besluit te nemen over het voorstel. Besloten wordt het onderwerp twee weken later nogmaals te agenderen zodat er ruimte is om de ontbrekende informatie aan te vullen.

29 januari 2004 Janssen de Jong stuurt een brief aan de gemeente met een “eindbod” betreffende compensatie voor het inpassen van de Brede School in het plan Sportlaan. De opbrengstderving voor Janssen de Jong ad. €1.240.000,== wordt in mindering gebracht van de verkoopprijs van € 4.061.562,==. Daarnaast krijgt Janssen de Jong het recht om het aan het plan grenzende speeltuintje voor een bedrag van € 640.000,== te kopen. Hier kunnen 16 woningen gebouwd worden. Ook krijgt Janssen de Jong het recht om samen met Nieuwe Borg Projectontwikkeling 3.000 2 m commerciële ruimten plus 10 woningen te ontwikkelen in het plan “Aan het Klooster”. De grondwaarde van de commerciële ruimten plus 10 woningen bedraagt € 1.000.000,== (excl. BTW) waarbij is afgesproken dat de private partijen de infrastructuur voor ontsluiting en parkeren aanleggen en om niet overdragen aan de gemeente. Verder verwerft de combinatie Janssen de Jong / Nieuwe Borg het recht om een kavel van 1.450 m2 te verwerven aan een prijs van € 113,37/m2 (excl. BTW) voor de vestiging van een bedrijfspand. Tenslotte betaalt de private partij een bedrag van € 200.000 aan de gemeente zodra het project is afgerond. Op 7 december 2004 zal de gemeente overeenstemming bereiken met Janssen de Jong over een op punten gewijzigde compensatie.

12 februari 2004. De raad besluit op 12 februari 2004 met 10 stemmen voor en 4 stemmen tegen om de Brede School in het plan “Aan het Klooster” te schrappen en een nieuw plan voor de Brede School te ontwikkelen op de locatie hoek Europalaan Oost/Sportlaan.

10 maart 2004. De gemeente geeft Plangroep Heggen opdracht om het bestemmingsplan voor het plangebied “Sportlaan” aan te passen.


31/86


6 april 2004. De gemeente geeft opdracht aan adviesbureau Cauberg-Huygen om te onderzoeken of en welke geluidsoverlast de nieuwe Brede School oplevert voor de aangrenzende woningen.

17 mei 2004. Plangroep Heggen levert het voorontwerp bestemmingsplan “Sportlaan Herkenbosch” op. Dit plan wordt op 19 mei 2004 ter inzage gelegd.

25 mei 2004. Het college van B&W presenteert aan de raad de “eerste bestuursrapportage 2004”. Het reconversieplan komt op pagina 26 slechts summier aan de orde. Gemeld wordt dat de boekwaarde € 3.408.255,== bedraagt en dat het project binnen de afgesproken kaders verloopt.

16 juni 2005. Het college van B&W gaat akkoord met de besluitenlijst die in de stuurgroep Reconversieplan van 31 mei 2005 is vastgesteld.

2 juli 2004. De aanbesteding van de bouw van de Brede School wordt opengesteld middels een advertentie in het vakblad Cobouw.

20 juli 2004. Het college van B&W trekt de openbare aanbesteding van de Brede School in en besluit om een onderhandse aanbesteding voor te bereiden.

30 september 2004. Voortgangsrapportage aan de gemeenteraad “Wij tekenen voor de toekomst” d.d. 30 september 2004 door de heer A. de Jager. Kwalitatieve schets van de plannen volgens de stand van zaken eind 2004. Een plaatje over de planning en een plaatje met tekst over de financiële stand van zaken. Verder veel schetsen en impressies.

7 oktober 2004. Van Gemert Bouwcontrol rapporteert de resultaten van de onderhandse aanbesteding voor de bouw van de Brede School aan de heer de Jager.


32/86


7 december 2004. De overeenkomst tussen de gemeente en Janssen de Jong van 11 maart 2003 wordt aangepast zodat de Brede School in het plan Sportlaan kan worden ingepast. De prijs van de resterende grond die de gemeente overdraagt aan Janssen de Jong wordt vastgesteld op € 2.821.562,== excl. BTW. Bovendien zal Janssen de Jong een wadi voor infiltratie van hemelwater aanleggen. Janssen de Jong wordt gecompenseerd voor het wegvallen van het deel van het project Sportlaan met: 1. Een kooprecht van 14 woningkavels in het plan Oortjensveld in Herkenbosch. De grond wordt door de gemeente aan Janssen de Jong in bouwrijpe staat verkocht voor € 136,==/m2 excl. BTW. 2. Een voorkeursrecht (onder voorwaarden) om woningen te ontwikkelen op het terrein waar nu het speelveldje ligt aan de Sportlaan.

16 december 2004. De gemeenteraad stelt het bestemmingsplan Sportlaan, waarin de Brede school is opgenomen, vast.

15 februari 2005. Managementrapportage aan de Stuurgroep Reconversieplan Roerdalen. Gebleken is dat het proces dat moet leiden tot een bestemmingsplan voor het Plan “Aan het Klooster” vertraagt. Het knelpunt blijkt te liggen bij de hulpdienst Geneeskundige Hulp bij Ongelukken en Rampen (kort GHOR) in Roermond. Verder is er nog discussie over de geluidscontouren. Een financiële rapportage ontbreekt (i.v.m. carnavalsverlof!).

1 april 2005. De projectdirecteur de heer A. de Jager beëindigt zijn werkzaamheden.

19 april 2005. Het college van B&W sluit een intentieovereenkomst af met Heton voor de exploitatie van de Brede School. Hieraan voorafgaand hebben intensieve besprekingen plaatsgevonden met de gebruikers van de Brede School, Melior Stichting voor Katholiek primair onderwijs en het bestuur van de stichting Kinderopvang Roerstreek. Deze besprekingen hebben geleid tot een zekere mate van consensus, die de weg vrij maakt voor deze intentieovereenkomst.


33/86


7 juli 2005. De gemeenteraad stelt het bestemmingsplan “Aan het Klooster” vast.

7 juli 2005. Presentatie door mevr. Van Enckevort aan de raad met de naam: “Wij tekenen voor de toekomst” d.d. 7 juli 2005. In deze presentatie wordt de voortgang van het Reconversieplan voor de raad inzichtelijk gemaakt. Het volgende financieel overzicht werd getoond: Plan in € x 1.000

Bouwexploitatie Aan het Klooster Bouw Brede School Herinrichting sportpark Melick Verplaatsing sportpark Herkenbosch Bouwgrond Apollolaan Bouwgrond Groenstraat Bouwgrond Sportlaan Voorziening Centrumplan

Budget 2004

Realisatie t.m. 2004

Verwachting totaal

-1.263 -3.576 -1.471 -2.865 2.114 526 3.957 2.500 - 78

-2.091 - 459 - 991 -2.417 2.246 387 - 93

Organisatiekosten

-3.418 - 347

- 793 -4.630 -1.265 -2.646 2.221 592 3.988 2.500 - 33 - 647

Totaal

-3.765

- 679

1 augustus 2005. De gebruiksovereenkomst tussen SVH‟39 en de gemeente Roerdalen voor het nieuwe sportpark in Herkenbosch wordt door beide partijen getekend. 28 november 2005. Coördinatieoverleg Reconversieplan Roerdalen. Ene Theo meldt dat hij overeenstemming heeft bereikt met Wonen Roer en Maas over de grondprijs voor de zorgwoningen. Er wordt melding gemaakt van “compensatie in Oortjensveld III” om WRM akkoord te laten gaan met de grondexploitatie. Ook blijkt er dan een concept te zijn van een contract met SVH'39 en Vesta voor het onderhoud van de sportvelden.


34/86


20 december 2005. Coördinatieoverleg Reconversieplan Roerdalen. T.g.v. de 55 dBa geluidscontour rond het AKZO-fabrieksterrein moet de inrichting van het plan “Aan het Klooster” worden aangepast. De vermindering van het aantal te bouwen woningen levert een “Aanzienlijk tekort” op.

2 februari 2006. Het convenant met AKZO ter zake van de geluidscontouren rondom het AKZO-fabrieksterrein wordt in de raad behandeld en vastgesteld. Gemeld wordt dat er 4 woningen en 26 appartementen minder gebouwd kunnen worden dan eerder werd voorzien. Daar staat 2 tegenover dat er 1.200 m extra beschikbaar komen met de bestemming commerciële ruimte en/of dienstverlening. Dit resulteert in een negatief effect ad € 650.000 op de grondexploitatie.

2 maart 2006. Presentatie door de heer Theo Van der Horst aan de Raad: Reconversieplannen. In deze presentatie wordt een overzicht gegeven van de stand van zaken in het veld. Daarnaast wordt aandacht besteed aan de financiën: er is een tekort van € 5.272.000,== (waarvan eerder € 4.267.000,== gedekt was). In de presentatie worden 3 alternatieven aangedragen om het nieuwe tekort van ruim € 1.000.000,== te dekken: 

Laat de post “onvoorzien” in de begroting vervallen (€ 600.000,==), ga uit van het oorspronkelijke ISV- subsidiebedrag (ISV = Investeringsbudget Stedelijke Vernieuwing) (verschil € 200.000,==) en neem een voorschot op verkoop van grond in het plan Wienkeskoel (€ 200.000,==).



Breid de projectscope uit met de verkoop van gronden uit de plannen Wienkeskoel en Wassemweg.



Schuif de dekking van het tekort naar de toekomst door een voorschot te nemen op toekomstige grondverkopen in de gemeente.

De raad kiest op 2 maart 2006 voor de laatste optie.

7 maart 2006. Coördinatieoverleg Reconversieplan Roerdalen. Projectontwikkelaars worden als volgt gecompenseerd voor het wegvallen van een deel van het plan “Aan het Klooster”:


35/86


Vervallen

Compensatie

Muermans

3 patiowoningen

5 kavels in Holsterveld

Scheepers

15 woningen langs Craenberglaan

Centrumplan: 14 woningen

Meinstee

Centrumplan: detailhandel en commerciële ruimtes 5 kavels in Wienkeskoel

In hetzelfde overleg wordt gemeld dat Deloitte de financiën van het reconversieplan heeft geactualiseerd. Er wordt gewag gemaakt van een tekort van ca € 1.005.000,==.

9 maart 2006. De raad buigt zich over de dekking van dit tekort. In Raadsbesluit 2006 01-1 is vastgelegd dat de pijn voor een belangrijk deel naar de toekomst wordt verschoven: De toekomstige winstnemingen uit de grondexploitaties Wienkeskoel Oortjensveld en Holsterveld worden tot een bedrag van € 904.000 ingezet om het tekort te dekken. Ter vergadering wordt terloops gemeld dat de ISV- bijdrage € 200.000,== lager uitvalt dan geraamd (was € 1.400.000,==).

28 maart 2006. Coördinatieoverleg Reconversieplan Roerdalen. Er blijkt met Meinstee discussie te zijn over de vraag wie de parkeerplaats moet aanleggen achter de dagwinkels.

11 april 2006. In het college van B&W wordt een contract met Heton voor de exploitatie van de Brede School behandeld.

26 april 2006. Coördinatieoverleg Reconversieplan Roerdalen. De overeenkomst met Heton blijkt nog enkele voetangels en klemmen te bevatten: De bijdrage van de gebruikers van het gebouw is te laag geschat en de gemeentelijke bijdrage te hoog. Het kinderdagverblijf schort als gevolg van de onduidelijkheid zijn verhuisplannen op.


36/86


8 mei 2006. De Brede School wordt feestelijk in gebruik genomen.

14 juni 2006. Advies aan college van B&W om de besluiten over te nemen die de Stuurgroep Reconversieplan Roerdalen op 31 mei 2006 heeft vastgesteld.

14 september 2006. De gemeente ondertekent een overeenkomst met Heton Roerdalen bv. voor de exploitatie van de Brede School in Herkenbosch. In deze overeenkomst is bepaald onder welke condities de gemeente de nieuwe Brede School verhuurt aan Heton, welke verplichtingen dat over en weer meebrengt en hoe met de gebruikers van het gebouw wordt omgegaan. In de bijbehorende huurovereenkomst wordt het onroerend goed aan Heton verhuurd. Op dezelfde dag zijn er overeenkomsten afgesloten waarin het gebruik van de school door stichting Melior (basisschool) en de Stichting Kinderopvang Roerstreek is geregeld.

5 oktober 2006. Er wordt melding gemaakt van een discussie met BLM, de beoogde aannemer van de infrastructuur in het plan “Aan het Klooster”. BLM blijkt te hoge eenheidprijzen voor de riolering en bestratingmateriaal te hanteren.

7 november 2006. Verslag van het coördinatieoverleg Reconversieplan Roerdalen. Er is overeenstemming bereikt met BLM over de aanleg van de infrastructuur in het plan “Aan het Klooster”. In de eindronde van de onderhandelingen was er een verschil van € 80.000 tussen de prijs die BLM aanbood en de kostprijs die door de gemeente was berekend. BLM heeft zijn prijs toen met hetzelfde bedrag verlaagd. Afgesproken is dat BLM gecompenseerd zou worden voor deze geste met het recht om 6 bouwkavels te kopen in het plan Holsterveld in Vlodrop.

29 september 2007. Het ontwerpbesluit om vrijstelling te verlenen aan Nieuwe Borg projectmanagement voor de bouw van een supermarkt, dagwinkels en kantoren en dienstverleningsruimtes in het plan "Aan het Klooster" wordt in het gemeentehuis in Herkenbosch ter inzage gelegd.


37/86


In de onderzoeksopdracht heeft de rekenkamercommissie vastgelegd dat het onderzoek zich uitstrekt tot de gebeurtenissen die plaatsvonden voor 31 december 2007. Dit om te voorkomen dat het rekenkameronderzoek onderdeel gaat vormen van de actuele politieke besluitvorming. Hiermee wordt dit deel van het feitenrelaas afgesloten.


38/86


3.2. Chronologisch feitenonderzoek verplaatsing sportvelden SNA in Montfort. Het sportpark in "De Wiejerd" in Montfort omvat twee voetbalvelden (natuurgras) en een clubgebouw voor voetbalvereniging SNA. In het verleden (waarschijnlijk rond de recente eeuwwisseling) heeft de toenmalige raad van de gemeente Ambt Montfort al besloten dat deze accommodatie moest worden uitgebreid met een extra voetbalveld. Bovendien was de onderhoudstoestand van het clubgebouw slecht en leefde bij de voetbalclub een wens om het aantal kleedlokalen uit te breiden i.v.m. het opkomende voetbal door damesteams. Pogingen van de gemeente om in "De Wiejerd" gronden te verwerven om de gewenste uitbreiding te realiseren verliepen niet vlot en zouden erg duur worden voor de gemeente. Er was eind 2002 sprake van een impasse. Wethouder Nissen, die destijds ook al voorzitter was van voetbalvereniging SNA, kreeg binnen het college van B&W in 2003 de opdracht te onderzoeken of het mogelijk was om de onderhoudsproblematiek en de uitbreiding van het sportpark in Montfort op te lossen door het verplaatsen van het sportcomplex naar een andere locatie, waarbij de kosten hiervan gedekt worden door de opbrengst van de verkoop van het oude sportpark. De verslaglegging over de besluitvorming binnen het college van B&W in die tijd is erg summier.

24 juni 2004. Wethouder G. Nissen heeft een gesprek met de heer Smitsmans van Wonen Roer en Maas (WRM) om de mogelijkheden te onderzoeken om in Montfort en nieuw sportpark aan te leggen met 3 speelvelden en een clubgebouw. In ruil daarvoor wordt WRM de mogelijkheid geboden om het bestaande sportpark te bebouwen met woningen naar eigen inzicht. Het geheel moet voor de gemeente kostenneutraal zijn. WRM ziet in deze uitnodiging een kans. De afspraak is dat WRM vrijblijvend en voor eigen rekening en risico een vooronderzoek uitvoert om de haalbaarheid van het voorstel te toetsen. De bespreking kan gezien worden als de start van het project.

18 oktober 2004. WRM schrijft aan de gemeente dat uit haar onderzoek naar de haalbaarheid van het voorstel om het sportpark te verplaatsen van "De Wiejerd" naar de locatie "Achter de Hoven” blijkt dat deze vraag bevestigend kan worden beantwoord. 9 november 2004. Naar aanleiding van de brief van WRM besluit het college van B&W, op voorstel van de portefeuillehouder de heer Nissen, een intentieovereenkomst met WRM voor dit project uit te werken en de procedure te starten die moet leiden tot een aanpassing van de geldende bestemmingsplannen.


39/86


Om de markt voor nieuwbouwwoningen in Montfort, die een beperkte opnamecapaciteit kent, niet te overvoeren wordt ook besloten dat het tempo van de woningbouw in het Mariaveld na 2006 (de voorziene opleverdatum van de eerste woningen in "de Wiejerd") te verlagen zodat het plan "de Wiejerd" voorrang krijgt op het plan in het Mariaveld.

29 maart 2005. De gemeente en WRM hebben overeenstemming bereikt over een intentieovereenkomst waarin wordt vastgelegd dat WRM ca. 50 woningen mag bouwen op het terrein in "De Wiejerd". Als tegenprestatie legt WRM een sportpark met 3 voetbalvelden en een gelijkwaardig clubgebouw aan "Achter de Hoven". Uitgangspunt is heel nadrukkelijk dat het project aan de gemeente geen geld mag kosten. Het college van B&W stemt op voorstel van de portefeuillehouder de heer Nissen in met deze intentieovereenkomst. De specificatie van de eisen die gesteld worden aan het stedenbouwkundig plan in "De Wiejerd" is minimaal. Het project wordt benaderd via het proces van de ruimtelijke ordening. Bij het collegebesluit om akkoord te gaan met de intentieovereenkomst staat vermeld dat deze intentieovereenkomst in het kader van de actieve informatieplicht aan de raad wordt toegestuurd. Na specifieke vragen in de gemeenteraad ex artikel 43 is gebleken dat dit pas op 22 mei 2007 is gebeurd.

13 juni 2005. Deze intentieovereenkomst zoals die op 29 maart 2005 in het college is goedgekeurd wordt door burgemeester Evers en door directeur Smitsmans van WRM ondertekend.

13 juni 2005. De Provincie Limburg laat aan de gemeente Ambt Montfort weten dat het licht op groen gaat voor de wijziging van de EHS/PES voor de percelen waarop het nieuwe sportpark "Achter de Hoven" gepland is. Dit betekent dat de procedure voor de wijziging van het bestemmingsplan kan worden voorbereid.

22 december 2005. De gemeenteraad van Ambt Montfort besluit om een herzieningsprocedure voor de bestemmingsplannen "Kern Montfort" en "Buitengebied" voor te bereiden. Op deze wijze wordt de weg vrijgemaakt om het vraagstuk op het vlak van de Ruimtelijke Ordening (RO) via een art. 19 vrijstellingsprocedure in een versnelling te brengen.

14 april 2006. Er vindt een gesprek plaats tussen voetbalvereniging SNA, Grontmij en WRM. Doel van het gesprek is om het programma van eisen voor het sportpark "Achter de Hoven" vast te stellen.


40/86


10 mei 2006. Er vindt een gesprek plaats tussen voetbalvereniging SNA, Grontmij, Lancée Architecten en WRM. Doel van het gesprek is het schetsontwerp van het nieuwe clubgebouw te bespreken.

30 mei 2006. Opnieuw vindt er een gesprek plaats tussen voetbalvereniging SNA, Grontmij, Lancée Architecten en WRM. Doel van dit gesprek is om een aangepast schetsontwerp van het nieuwe clubgebouw te bespreken.

11 juli 2006. Het voorontwerp bestemmingsplan woningbouw "De Wiejerd" te Montfort wordt door het college van B&W vastgesteld.

8 augustus 2006. Het door bureau mRO opgestelde ontwerp bestemmingsplan voor woningbouw in "De Wiejerd" te Montfort wordt door het college van B&W vastgesteld en in procedure gebracht.

26 september 2006. Het college van B&W besluit voor het aanleggen van het sportpark "Achter de Hoven" vrijstelling te verlenen van de geldende bestemmingsplannen ex art. 19 van de wet op de ruimtelijke ordening. Tegelijk wordt besloten om op 29 september 2006 aan WRM vergunning te verlenen om het clubgebouw voor SNA te bouwen.

23 november 2006. Gesprek tussen Voetbalvereniging SNA, Grontmij en WRM. Doel is om de bestekken voor het nieuwe sportpark en het clubgebouw te bespreken.

5 december 2006. In de vergadering van het college van B&W wordt vastgesteld dat de uitwerking van de exploitatieovereenkomst voor het plan in "De Wiejerd" te lang op zich laat wachten. Het college zou deze overeenkomst immers graag voor de naderende herindeling afgerond willen zien.


41/86


8 december 2006. WRM levert aan de gemeente een eerste concept aan van de exploitatieovereenkomst voor het gebied "De Wiejerd". In dit concept wordt een aantal van ca. 59 te bouwen eengezinswoningen in "De Wiejerd" genoemd. Dit concept wordt voor een juridische toetsing naar Advocatenkantoor De Voort Hermes de Bondt in Tilburg gestuurd.

12 december 2006. De gemeente heeft overeenstemming bereikt met Waterschap Roer en Overmaas over een grondruil in het gebied "Achter de Hoven", die nodig was om het sportpark daar aan te leggen. Het college van B&W stemt in met deze ruiling.

6 februari 2007. Het college van B&W van de nieuwe gemeente vraagt aan de heer Nissen om op 13 februari 2007 voor het college een presentatie te houden over de stand van zaken van de plannen "Achter de Hoven" en "de Wiejerd".

6 maart 2007. Het college van B&W besluit in de rondvraag van de vergadering om burgemeester Persoon te laten optreden als coördinerend portefeuillehouder voor de plannen "Achter de Hoven" en in "De Wiejerd”. Tevens wordt het besluit genomen om de uitvoering van alle voorbereidende werkzaamheden, die inmiddels zijn begonnen, met onmiddellijke ingang stil te leggen.

13 maart 2007. Het college van B&W besluit om een projectgroep in te stellen die voor het project "Achter de Hoven" en "De Wiejerd " niet nader genoemde 'aandachtspunten' moet uitwerken en vervolgens het project moet realiseren. Waarschijnlijk maakt de fiscale problematiek een belangrijk onderdeel uit van de niet nader gespecificeerde aandachtspunten. De bezetting van de projectgroep wordt niet genoemd. Wel wordt de taakverdeling in het college expliciet benoemd: Algemene coördinatie:

burgemeester Persoon,

Aspecten m.b.t. de ruimtelijke Ordening binnen de bebouwde kom: wethouder Nissen, Aspecten m.b.t. de gemeentelijke accommodaties:


wethouder Reijnders.

42/86


20 maart 2007. Het college stelt vast dat de gesprekken met WRM over de exploitatieovereenkomst constructief verlopen.

28 maart 2007. De fiscale aspecten van de grondruil en de dienstverlening door WRM aan de gemeente Roerdalen komen om de hoek kijken. De fiscus zal de overeenkomst met gesloten beurs beschouwen als een combinatie van een aantal transacties (leveringen van grond en diensten) die elk apart op hun fiscale merites worden beoordeeld. Deloitte heeft de transactie in fiscale zin geoptimaliseerd. De resultante is dat de gemeente een compensatie van WRM ontvangt in de orde van grootte van € 300.000 om zo uiteindelijk budgetneutraal uit te komen. Deze analyse wordt door Deloitte met de belastinginspecteur besproken die zijn goedkeuring verleent.

3 april 2007. Het college stemt in met het advies van Deloitte onder de voorwaarde dat WRM zich garant stelt voor alle mogelijke financiële gevolgen. Impliciet wordt daarmee geaccepteerd dat het sportveld niet speelklaar kan zijn bij de start van het seizoen 2007-2008.

19 april 2007. De burgemeester en de gemeentesecretaris hebben een gesprek met de heren Hoogtanders en Meeuwissen, resp. secretaris en penningmeester van voetbalvereniging SNA. De voetbalclub wordt in dit gesprek geïnformeerd over de voortgang m.b.t. de verplaatsing van het sportcomplex.

20 april 2007. Raadslid Van der Linden stelt namens de raadsfractie Roerstreek Lokaal! een aantal schriftelijke vragen aan de voorzitter van de raad over het voornemen om het voetbalterrein in Montfort te verplaatsen.

22 mei 2007. De schriftelijke vragen van de heer Van der Linden van 20 april 2007 worden door het college van B&W per brief beantwoord. De heer Van der Horst geldt als contactpersoon voor deze brief. De inhoud van deze brief is in het voorgaande deel van het chronologisch feitenrelaas verwerkt. De gemeenteraad van de nieuwe gemeente Roerdalen heeft tot mei 2007 geen informatie ontvangen of besluiten genomen over dit project.


43/86


Overigens is het eveneens zo dat de gemeenteraad van Ambt Montfort door het college van B&W bij tijd en wijle impliciet over het project geïnformeerd werd. Deze informatie was echter zeker niet expliciet en werd door het college van B&W niet structureel, consequent, inhoudelijk en tijdig verstrekt. In het RO-traject van het wijzigen van het bestemmingsplan Kern Montfort in december 2005 zijn de plannen van het toenmalige college impliciet door de gemeenteraad goedgekeurd. In de jaarlijks terugkerende algemene beschouwingen is de voortgang van het project eveneens aan de orde geweest.

1 oktober 2007. In het gemeentehuis in St. Odiliënberg vindt een bijeenkomst plaats waarin raads- en commissieleden door het gemeentebestuur worden geïnformeerd over de stand van zaken m.b.t. de voorgenomen verplaatsing van de sportvelden in Montfort. De volgende beelden waren destijds van toepassing: "Achter de Hoven"

"De Wiejerd"



2,5 sportveld, waarvan 1 met  50 tot 60 woningen, 2 2 kunstgras (totaal 24.872 m )  Kavelgrootte 160 tot 500 m  Medegebruik kunstgrasveld door  Levensloop bestendige woningen, basisschool  Doelgroep: huurders, starters, kopers  Clubgebouw:  Woonprogramma op begane grond o Nieuw voor oud, 2 o Bestaande kantine 464 m , 2 o Nieuwe kantine incl. berging 496 m o T.g.v. architectuur (splitlevel) 590 2 m o 6 kleedkamers en 2 kamers voor scheidsrechters Het financiële aspect van de overeenkomst met gesloten beurs ziet er dan als volgt uit: De Gemeente betaalt aan WRM: 2

  

Verkoop grond "Achter de Hoven" (9915 m ) Opdracht aan WRM aanleg sportveld Opdracht aan WRM bouwrijp maken

€ 200.000 € 2.137.239 € 300.000



Totaal:

€ 2.637.239

WRM betaalt aan de Gemeente: 2

 

Koop 13.885 m grond Bijdrage aan Gemeente (fiscale compensatie)

€ 2.238.469 € 398.770



Totaal:

€ 2.637.239


44/86


3 oktober 2007. Het college ontvangt van WRM een aangepaste versie van de exploitatieovereenkomst (versie Concept def. 20070908) voor de bouw van maximaal 59 eengezinswoningen in "De Wiejerd" en de aanleg van het sportcomplex "Achter de Hoven." Voorlopig wordt dit concept voor kennisgeving aangenomen. Het college besluit pas een standpunt in te nemen nadat de raad in de gelegenheid is gesteld om zijn visie te geven.

16 oktober 2007 Het college van B&W stelt vast dat de gemeente de uitwerking en de regie over de plannen voor het verplaatsen van het sportcomplex in Montfort uit handen heeft gegeven. Verder zijn er afspraken gemaakt met de basisschool over het gebruik van het kunstgrasveld. Het college stelt vast dat de ruimte voor besluiten van de gemeente beperkt is. Het college houdt een besluit over de door WRM voorgestelde exploitatieovereenkomst aan. Voor het college een besluit neemt wordt eerst in samenwerking met WRM een drietal varianten doorgerekend en vergeleken met het voorliggende voorstel: 

Blijven op de huidige locatie.



Een bescheidener opzet van het plan (kleiner aantal huizen) in "De Wiejerd".



Het project vergroten door de aanliggende parkeerplaats bij het project "De Wiejerd" te betrekken.

1 november 2007. Burgemeester Hanselaar en de heer T. Van der Horst hebben een gesprek met de heren Smitsmans en Veldhuizen van WRM. In dit gesprek wordt het standpunt van het college aan WRM medegedeeld.

31 december 2007. Er is nog geen overeenstemming bereikt tussen de gemeente en WRM over de exploitatieovereenkomst. Gevolg daarvan is dat ook de aanleg van het nieuwe sportpark nog niet is aangevangen. In de onderzoeksopdracht heeft de rekenkamercommissie vastgelegd dat het onderzoek zich uitstrekt tot de gebeurtenissen die plaatsvonden voor 31 december 2007. Dit om te voorkomen dat het rekenkameronderzoek onderdeel gaat vormen van de actuele politieke besluitvorming.


45/86


3.3. Interviews. Om de beelden die ontstaan zijn uit de bureaustudie te verifiëren en aan te vullen heeft een aantal gesprekken plaatsgevonden met mensen die bij een of bij beide projecten betrokken waren. Het zijn: 1. 2. 3. 4. 5.

6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

De heer I. Biermans, oud-wethouder en oud burgemeester van de gemeente oud Roerdalen. De heer V. Braam, oud-burgemeester van de gemeente oud Roerdalen. De heer H. Evers, oud-burgemeester van de gemeente Ambt Montfort. De heer J. Geraedts, oud-wethouder in oud Roerdalen en de nieuwe gemeente Roerdalen. De heer T. van der Horst, gemeensecretaris in oud Roerdalen. gemeentesecretaris in de nieuwe gemeente Roerdalen en projectleider voor het SNA project. De heer A. de Jager, extern projectleider voor het project Reconversieplan Roerdalen. De heer H. Van der Linden, fractievoorzitter van Roerstreek Lokaal! , en oudwethouder in de gemeente Ambt Montfort, wethouder in de gemeente Roerdalen. De heer T. Neijnens, oud-wethouder in de gemeente oud Roerdalen en oudwethouder in Roerdalen. De heer G. Nissen, oud-wethouder in de gemeenten Ambt Montfort en Roerdalen. De heer R. Offermanns, oud-burgemeester van de gemeente oud Roerdalen. De heer J. Reijnders, oud-wethouder in Ambt Montfort en wethouder in de gemeente Roerdalen. De heer J. Saes, oud-gemeentesecretaris in de gemeente oud Roerdalen. De heer T. Schmits, hoofd financiën in de oude gemeente Roerdalen. De heer H. Wiegant, Productgroepmanager Bouwen, Wonen en Economie in de gemeente Roerdalen. Mevrouw S. Willems-van Ulden, oud-gemeentesecretaris in Ambt Montfort en gemeentesecretaris in Roerdalen.

De verslagen van deze interviews worden toegevoegd aan het dossier van dit onderzoek.


46/86


4. Technisch hoor en w ederhoor

De resultaten van het feitenonderzoek heeft de rekenkamercommissie voorgelegd aan de mensen waar in een eerdere fase van het onderzoek gesprekken mee gevoerd werden. Zij heeft daarbij verzocht om deze bevindingen van kritische noten te voorzien en waar nodig aan te vullen. De rekenkamercommissie ontving een zestal reacties op dit verzoek. Deze reacties heeft de rekenkamer beoordeeld en waar nodig verwerkt in de bevindingen in hoofdstuk 5.


47/86


5. Bevindingen De beoordeling van de bevindingen vindt voor beide projecten die deel uit maken van dit onderzoek separaat plaats aan de hand van de normen die in hoofdstuk 3 zijn opgesteld.

5.1. Bevindingen feitenonderzoek Reconversieplan Roerdalen.

5.1.1. Hoe werd het proces van de projectontwikkeling beheerst?

5.1.1.1. Zijn de doelen van het project SMART vastgelegd en vastgesteld?

In het Centrumplan Herkenbosch is er nauwelijks sprake van een goed gedefinieerde start van het project. De samenloop van de feiten dat de basisschool rond de eeuwwisseling aan vervanging (of groot onderhoud) toe was, en voetbalclub SVH‟39 een nieuwe accommodatie nodig had opende de mogelijkheid om deze op zich losstaande wensen te combineren in één project. De projectafbakening heeft niet vooraf plaatsgevonden, maar is in de loop van het project tot stand gekomen en geëvolueerd. De start van het project kwam begin 2000 in een versnelling doordat de gelegenheid zich voor deed om een belangrijke grondverwerving in het centrum van Herkenbosch te realiseren. Het gemeentebestuur handelde in deze erg assertief, omdat het idee bestond dat men te maken had met een eenmalige kans om de wensen die er lagen te realiseren. Bij de start van het project in 2000 was het doel om een nieuwe school te bouwen en het sportpark te verplaatsen naar een plaats buiten de kern van het dorp. De kosten van dit project werden geraamd op ca € 9.000.000,==. Het college rekende op opbrengsten uit verkoop van bouwterreinen plus ISW-subsidie van iets minder dan € 5.000.000,== zodat er nog een tekort was van ruim € 4.000.000,==. Dit tekort werd gedeeltelijk gedekt door een reservering voor de nieuwbouw van de school van € 2.500.000,== aan te wenden. Bij de start van het project was dus een bedrag van ca € 1.500.000,== niet gedekt. Eind 2000 stelde de raad op voorstel van het college een visie vast voor het centrum van Herkenbosch, waarin het zorgcentrum, de basisschool, een gymzaal een nieuw politiebureau en een aantal appartementen een plaats kregen. De gemeenteraad werd door het college met enige regelmaat op hoofdlijnen over de plannen geïnformeerd. De raad ging steeds akkoord met de voorgestelde aanpak. De gemeenteraad maakte daarbij doorgaans geen gebruik van haar recht om nader op de projectbegroting in te gaan.


48/86


5.1.1.2. Organisatiestructuur.

Het college van B&W heeft steeds gefungeerd als besluitvormend orgaan in dit project. Het werd daarbij ondersteund door een projectleider. In eerste instantie was dit een neventaak van de gemeentesecretaris de heer Saes. Later werd een fulltime projectleider van buiten voor deze taak ingehuurd. De samenwerking met de eerste projectleider (afkomstig van de Brinkgroep) verliep niet soepel. Midden 2002 werd een nieuwe projectleider, de heer A. de Jager, aangetrokken die het proces tot het voorjaar van 2005 heeft begeleid. Daarna is het projectmanagement terug gebracht in de lijnorganisatie van de gemeente. De uitvoerende werkzaamheden werden door de gemeentelijke diensten verricht, waarbij regelmatig een beroep is gedaan op ondersteuning door derden.

5.1.1.3. Hoe is de rapportage over het project verlopen?

Regelmatig rapporteerde de projectleider aan het college van B&W over de voortgang en de kostenontwikkeling van het project. De gemeenteraad werd regelmatig, meestal eenmaal per kwartaal, door het college op hoofdlijnen geïnformeerd. Meestal gebeurde dit mondeling. Wanneer er meer complexe besluiten aan de orde waren, bijvoorbeeld de nieuwe plaats van de Brede School in het plan, werd er een speciale informatieavond georganiseerd voor de leden van de raadscommissie en de raad. Over de projectbegroting werden meestal geen kritische vragen gesteld omdat de presentatie op hoofdlijnen (vaak middels lichtbeelden) daar geen aanleiding toe gaf.

5.1.1.4. Hoe werden de risico’s van het project beheerst?

De mogelijke risico‟s verbonden aan het uitvoeren van dit project zijn nooit systematisch in kaart gebracht of geanalyseerd. Er was ook geen sprake van systematische beheersing van de risico‟s, of van het delen van risico‟s met partners. Zodra een risico in beeld kwam, zoals bijvoorbeeld de noodzaak om de Brede School op een andere plaats te projecteren, werd daar „ad hoc‟ op ingespeeld. Eind 2001 heeft de Brinkgroep een opsomming gemaakt van enkele potentiële risico‟s die een bedreiging zouden kunnen vormen voor het project (o.a. BTW, grondvervuiling, aanbesteding infrastructuur, afzetrisico woningen). Uit het dossier blijkt niet dat er conclusies verbonden zijn aan deze lijst met risico‟s of dat hier iets mee is gedaan.


49/86


5.1.1.5. Is de inhoudelijke en de financiële informatie over het project goed vastgelegd?

De informatie die de projectleiding aan het college van B&W verstrekte ter voorbereiding van besluiten over het project is in het archief redelijk terug te vinden. De feitelijke besluiten van het college van B&W werden echter onvoldoende gedocumenteerd. Er werd volstaan met een besluitenlijst, waarin verwezen werd naar notities die aan het besluit ten grondslag lagen. Deze notities waren niet aan de besluitenlijst gehecht of op andere wijze geïdentificeerd. Dat heeft ertoe geleid dat uit het archief niet steeds eenduidig te herleiden is wat er nu precies is besloten. Bijvoorbeeld omdat er meerdere versies van een bepaald document bestaan. Het kwam ook voor dat het college in de rondvraag besluiten nam over delen van het project zonder dat daar een ambtelijk advies aan ten grondslag lag. In die gevallen is het achteraf, met alleen een besluitenlijst in de hand, eveneens moeilijk om te reconstrueren wat er precies besloten is. Het begrip “budgetneutraliteit” speelde in de rapportage over dit project een bijzondere rol. Globaal kwam het financiële plaatje erop neer dat de sportvelden in Herkenbosch zouden worden verplaatst naar een plaats op “goedkope grond” buiten de kern van het dorp. Vervolgens zou de nieuwbouw van de Brede School gedekt worden uit de opbrengst van de verkoop van de bouwgrond op het oude sportcomplex. Bovendien zou een bestaande reserve van € 2.500.000 voor de bouw van de school worden aangewend. Verder zou het project de gemeente niets gaan kosten. Men noemde dit aldus een “budgetneutraal project”. Het project is lange tijd als ”budgetneutraal” aan de raad en de buitenwereld gepresenteerd. Kosten die hoger opliepen dan oorspronkelijk werd voorzien werden dan aan de opbrengsten zijde gecompenseerd. Omdat de doelstelling van het project niet strak begrensd was, konden deelprojecten met een positieve kasstroom aan het project worden toegevoegd. Voorbeelden hiervan zijn de herinrichting van het sportpark in Melick, de woningbouw aan de Apollolaan in Melick en het woningbouwproject aan de Groenstraat in Melick en het speelveldje aan de Sportlaan in Herkenbosch. Ook werden tegenvallers, met medeweten van de raad, incidenteel gecompenseerd door derde partijen recht te geven op toekomstige bouwclaims, die buiten de financiële administratie en de jaarrekening van de gemeente vielen. Daardoor ontstaat een vertekend beeld over de kosten, de opbrengsten en het financiële resultaat van het project. Enkele voorbeelden worden ter illustratie hier genoemd: 

Makelaar Dohmen uit Roermond hield het recht op 20 bouwclaims over aan zijn bemiddelende rol bij de aankoop door de gemeente van het bedrijf van kwekerij Claessen.



Janssen de Jong Planontwikkeling werd gedeeltelijk gecompenseerd met het kooprecht op 14 toekomstige bouwkavels elders in de gemeente voor


50/86


het wegvallen van de ruimte waar de Brede School moest komen aan de Sportlaan. 

BLM verwierf het recht om 6 bouwkavels in Vlodrop te kopen om zo een geschil met de gemeente over de kosten van de infrastructuur in het plan “Aan het Klooster” te beëindigen.

5.1.1.6. Is het projectplan goed bewaakt en opgevolgd?

De financiële rapportage was eerder volgend dan sturend te noemen. De financiële administratie van de gemeente werkte voor het project tenminste eenmaal per kwartaal de staat van kosten en de aangegane verplichtingen bij om daarover te rapporteren. Deze rapportage kwam meestal op initiatief van de afdeling financiën tot stand en was een rapportage over de historie zoals die voltrokken was. Een blik in de achteruitkijkspiegel als het ware. Er zijn geen serieuze pogingen gevonden van het opstellen van een gedetailleerde projectbegroting waarin vooraf alle kosten en opbrengsten tot aan het einde van het project gedetailleerd inzichtelijk zijn gemaakt. De projectplanning heeft aldus niet gefungeerd als een leidraad voor de besturing van het project. In bijlage 1 is een voorbeeld van de financiële rapportage weergegeven om een indruk te geven van de informatie die intern werd opgesteld. Deze rapportage is nooit aan de raad gepresenteerd. In de bijlage staat een begroting die in mei 2002 werd goedgekeurd door de raad, wijzigingen op deze begroting die zijn goedgekeurd, realisaties in de daaropvolgende jaren en helemaal rechts de kolom die alle bekende verplichtingen op de datum van het verslag weergeeft. Wat ontbreekt, is een gestructureerde projectplanning en bewaking van die planning, op een zodanige wijze dat een verwachting wordt gegeven van het eindresultaat van het project.

5.1.2. Was het ontwikkelingsproces (achteraf) transparant voor de gemeenteraad?

Het college van B&W genoot het volle vertrouwen van een ruime meerderheid van de raad. De gemeenteraad gaf het college een mandaat voor het uitvoeren van het project zonder dat de grenzen van dit mandaat nauwkeurig afgebakend en vastgelegd werden. In deze context paste het dat het college autonoom vrij vergaande beslissingen nam over het project en de gemeenteraad op hoofdlijnen informeerde. Het college gaf meestal geen gedetailleerde schriftelijke rapportages over de financiële zijde van het project in handen van de raadsleden omdat dit als “gevoelige informatie” werd geclassificeerd. Nadeel van deze handelwijze is dat het voor de leden van de raad moeilijk is om de controlerende taak van de gemeenteraad gestalte te geven. De rechten die door derden verkregen werden zijn door de gemeente niet altijd nauwkeurig vastgelegd en systematisch geadministreerd. Dat heeft tot gevolg dat de


51/86


gemeente na verloop van tijd (bv. Ten gevolge van bestuurlijke wisselingen) geen nauwkeurig inzicht heeft in de rechten en verplichtingen die zij heeft t.o.v. derden.

5.1.3. Contracten met derden.

Voor het aanbesteden van diensten en werken door overheden waaronder gemeentes bestaan op Europees niveau gedetailleerde regels. Deze regels zijn pas van toepassing als het om opdrachten van enige substantie gaat. De aanbesteding van de bouw van de Brede School en de selectie van een projectontwikkelaar voor de ontwikkeling van de plannen aan de Sportlaan in Herkenbosch en de Apollolaan/Groenstraat in Melick vallen onder de Europese aanbestedingsregels. Voor deze projecten zijn de aanbestedingsregels netjes nageleefd. Het enige minpunt in de procedure voor de selectie van een projectontwikkelaar voor het plan Sportlaan is dat het proces-verbaal van de selectieprocedure ontbreekt in de stukken die de rekenkamercommissie kon inzien. Voor de beoordeling van de aanbiedingen in het kader van de aanbesteding van de Brede School is een externe partij ingeschakeld die daarover nauwgezet heeft gerapporteerd. Voor de kleinere opdrachten die de gemeente uitgeeft, die niet onder de Europese regelgeving vallen, is veelal niet duidelijk hoe de keuze van de partijen en de opdrachtformulering heeft plaatsgevonden. In de informatie die de rekenkamercommissie ter beschikking staat is daarover erg weinig terug te vinden. De keuze van de architect voor het ontwerp van de Brede School vormt een positieve uitzondering. Er is een commissie aangesteld die moest adviseren over de keuze van de architect. Deze commissie heeft een ontwerpwedstrijd georganiseerd en op basis van de resultaten geadviseerd om Duijsens & Meyer Viol te selecteren. Dit selectieproces is goed gedocumenteerd. Het volgende overzicht geeft (in willekeurige volgorde) een aantal opdrachten weer waarvan niet terug te vinden is op welke wijze de partij geselecteerd is.


52/86


Partij

Opdracht

Waarde opdracht

Planbureau Heggen

Opstellen stedenbouwkundige visie Centrumplan Herkenbosch

B

Brinkgroep

Projectmanagement Centrumplan

B

Planbureau Heggen

Uitwerken van deze visie voor het Centrumplan

B

OBC

Opstellen van een communicatieplan voor het project

A

PWC

Onderzoek BTW problematiek

A

De Meent

Aanleg sportvelden in Melick en Herkenbosch

C

BLM

Aanleg infrastructuur “Aan het Klooster”

C

Arcadis

Haalbaarheidsstudie verplaatsing sportpark Herkenbosch

A

CaubergHuygen

Akoestisch rapport Brede School

A

DHV

Studie invloed activiteiten Akzo op Centrumplan

A

ICS

Specificaties Brede School

A

Van Gemert Bouwcontrol

Evaluatie aanbiedingen aannemingscontract Brede School en bouwmanagement Brede School.

B

Om een indruk te geven van de omvang van de waarde van de opdracht zijn de volgende klassen gehanteerd: 

Klasse A : kleiner dan € 100.000,==



Klasse B: tussen € 100.000,== en € 500.000,==



Klasse C: groter dan € 500.000,==

5.1.4. Worden de doelstellingen van het project gehaald?

Wanneer we de omvang van het Reconversieplan Roerdalen relateren aan de omvang van de toenmalige gemeente Roerdalen is de conclusie dat er sprake is van een te


53/86


hoog ambitieniveau. De totale kosten van het project overstijgen immers ruim de totale jaarlijkse uitgaven van de gemeente met alle risico‟s van dien. Doordat het economisch klimaat in de periode 2000-2008 erg gunstig was, in het bijzonder de rentevoet en de vraag op de woningmarkt, zijn deze risico‟s niet actueel geworden. In grote lijnen luidt de slotsom dat de oorspronkelijke doelen van het Reconversieplan Roerdalen gehaald zijn of dat er zicht op bestaat dat deze doelen op overzienbare termijn gehaald worden. Daarnaast werd ook een aantal doelen dat later aan het project werd toegevoegd gehaald. Eind 2008 is de status als volgt: 5.1.4.1. 5.1.4.2. 5.1.4.3. 5.1.4.4. 5.1.4.5. 5.1.4.6. 5.1.4.7. 5.1.4.8.

De nieuwe sportparken in Melick en Herkenbosch zijn in gebruik. De woningbouwprogramma‟s aan de Apollolaan en de Groenstraat in Melick zijn voltooid. Het woningbouwprogramma in het plan Sportlaan is afgerond. De Brede School is in gebruik. Het zorgcentrum met aanleunwoningen in het centrum van Herkenbosch staat er. De supermarkt van Jan Linders is in gebruik. De commerciële ruimten naast en tegenover de supermarkt zijn opgeleverd, maar nog niet in gebruik. Het woningbouwprogramma in het plan “Aan het Klooster” kan starten omdat het bestemmingsplan geen belemmering meer oplevert.

Daarnaast merkt de rekenkamercommissie het volgende op: 5.1.4.9.

Doorlooptijd van het project. In de eerste versies van de plannen was het idee om het project in de periode van 2000-2005 af te ronden. Volgens de huidige plannen zal het ongeveer twee maal zo lang duren voor het laatste deel, de woningen in het plangebied “Aan het Klooster”, gereed zijn. Met het oplopen van de doorlooptijd van het project nemen ook de risico‟s toe, bijvoorbeeld rentekosten, of risico‟s van gewijzigde inzichten t.a.v. het plan of delen van het plan. 5.1.4.10. De plaats van de Brede School. De Brede School heeft uiteindelijk een excentrische plaats in het dorp gekregen, waar oorspronkelijk een plaats in het centrum van het dorp voorzien was. De aanleiding hiervoor was dat de ouders van de schoolgaande kinderen tegen de plaats voor de nieuwe school naast de AKZO-locatie in het geweer kwamen toen de GHOR negatief adviseerde over de mogelijkheden om hulp te bieden in geval van ernstige calamiteiten. 5.1.4.11. Kosten van het project. In de kostenopstelling van het project zijn enkele significante financiële tegenslagen verborgen. Doordat deze tegenvallers “buiten de financiële


54/86


administratie om” gecompenseerd zijn is dat uit de verslaglegging niet te lezen. 5.1.4.12. Exploitatiekosten. De gemeente is verantwoordelijk voor de exploitatiekosten van twee sportparken die in vogelvlucht op minder dan 2.000 m onderlinge afstand liggen. Dit is de resultante van de politieke afweging die bijna 10 jaar geleden werd gemaakt.

5.1.5. Hoe verliep de communicatie met belanghebbenden.

5.1.5.1. Sportverenigingen.

Met de sportverenigingen in Melick en Herkenbosch werd tijdens de voorbereiding van de plannen met de twee sportparken regelmatig overlegd. Uit de briefwisseling rond die gesprekken blijkt dat de toon van de gesprekken soms wat kritisch is, zowel vanuit de gemeente naar de sportclubs als vice versa. Dat is echter niet ongebruikelijk in de situatie waar er onderhandeld wordt over kostbare wensen (specificaties van de accommodatie, huurtarieven etc.).

5.1.5.2. Brede School.

Voor de begeleiding van het ontwerp en de bouw van de nieuwe Brede School heeft de gemeente een werkgroep ingesteld waarin de toekomstige gebruikers van het gebouw hebben geparticipeerd.

5.1.5.3. AKZO.

AKZO was als „buurman‟ van het plan “Aan het Klooster” een partij met grote belangen in Herkenbosch. Omgekeerd was en is AKZO, als grote werkgever in het dorp, van belang voor de gemeente. In de aanloop tot het project voerden de toenmalige burgemeesters op regelmatige basis overleg met de directie van AKZO over een veelheid aan onderwerpen, waaronder het plan “Aan het Klooster”. Uit deze gesprekken, die overigens niet genotuleerd werden, ontstond bij de gemeente de indruk dat AKZO op formele gronden gebruik zou maken van het recht op inspraak over de gemeentelijke plannen, maar dat de bezwaren niet zo zwaarwegend waren dat de gemeente daar niet aan tegemoet zou kunnen komen.


55/86


Dit beeld veranderde toen AKZO tijdens de inspraakprocedure daadwerkelijk op zijn strepen ging staan en de gemeente dwong om contouren voor geluid en veiligheid onverkort te respecteren. Dat heeft er mede toe geleid dat uiteindelijk de Brede School op een andere plaats is gebouwd. Ook heeft dit nog een rol gespeeld bij de nieuwe planvorming “Aan het Klooster”.


56/86


5.2. Bevindingen feitenonderzoek Verplaatsen sportpark SNA Montfort.

5.2.1. Hoe werd het proces van de projectontwikkeling beheerst?

5.2.1.1. Zijn de doelen van het project SMART vastgelegd en vastgesteld?

Het doel van dit project was het verplaatsen van het sportpark van SNA in Montfort, waarbij kostenneutraliteit voor de gemeente een absoluut uitgangspunt was. Dit betekent dat alle kosten van de aanleg van de nieuwe accommodatie gedekt moesten worden uit de opbrengst van de verkoop van het oude sportpark. De bestemming van het oude sportpark werd gewijzigd in woningbouw. De doelstellingen (drie speelvelden en clubgebouw, waarbij de uitgangspunten “oud voor nieuw” en “sober doch doelmatig” werden gehanteerd, ca 50 woningen “In de Wiejerd” en dit alles kostenneutraal) zijn aan het begin van het project niet op schrift vastgelegd en door het college of de raad vastgesteld. Achteraf is gebleken dat deze ogenschijnlijk eenvoudige projectbeschrijving toch onvoldoende eenduidig is geweest. Het gaat hier immers over twee projecten: het aanleggen van een sportpark “Achter de Hoven”, en het verkopen door de gemeente van het oude sportpark “In de Wiejerd” aan WRM. Deze projecten liepen niet gelijk in de tijd. Daardoor zijn extra kosten, bijvoorbeeld financieringskosten, en extra risico‟s ontstaan waarvan tevoren niet is vastgelegd wie dit risico kan beheersen en welke partij het risico zal dragen. Kortom stof tot discussie.

5.2.1.2. Organisatiestructuur.

In eerste instantie was voor dit project geen sprake van een organisatie of organisatiestructuur. Wethouder Nissen voerde het project uit en was waar nodig belast met de projectleiding. Het idee was dat het project geheel door woningvereniging WRM kon worden uitgevoerd. In de optiek van de gemeente was het dus een kwestie van enkele gesprekken voeren en een contract maken met WRM. De gemeente had in deze opzet wel een taak in het kader van het proces van de ruimtelijke ordening. Aanpassing van het POL en de bestemmingsplannen was de verantwoordelijkheid van de toenmalige gemeente Ambt Montfort en behoorde tot de normale taken van de afdeling RO. Na de herindeling in 2007 werd er een projectgroep ingesteld die tot taak had om openstaande punten (die niet benoemd werden) uit te werken en het project te realiseren.


57/86


Een organisatorisch punt van een geheel andere orde is de dubbelfunctie die wethouder Nissen in de periode 2003 tot en met 2006 in dit project vervulde. Hij was tegelijk wethouder RO en onderhandelaar namens de gemeente en voorzitter van voetbalvereniging SNA. Om een mogelijk belangenconflict te vermijden heeft de wethouder ervoor gekozen om de voetbalvereniging in dit dossier niet te vertegenwoordigen. Uit de stukken blijkt dat dit ook niet gebeurd is. De secretaris van de voetbalclub, de heer Hoogtanders, heeft deze rol op zich genomen. Ook in het college van B&W is dit onderwerp aan de orde geweest. Daar werd besloten dat collega wethouder, de heer. J. Reijnders, de gemeente zou vertegenwoordigen in het geval dat er een belangenconflict zou kunnen ontstaan. In de praktijk die daarop volgde is het zelden of nooit voorgekomen dat de heer Reijnders wethouder Nissen daadwerkelijk heeft vervangen. De rekenkamercommissie is van oordeel dat nergens gebleken is dat de heer Nissen zijn verantwoordelijkheden niet zuiver heeft gescheiden. Toch is naar het oordeel van de rekenkamercommissie door de gekozen taakverdeling de schijn van mogelijke belangenverstrengeling onvoldoende vermeden.

5.2.1.3. Hoe is de rapportage over het project verlopen?

De gemeente zag het project niet als haar project omdat de uitvoering en de kosten van de uitvoering (via de kostenneutraliteit) door WRM werden gedragen. Omdat de gemeente geen geld hoefde uit te geven voor dit project was het college van B&W van mening dat het niet noodzakelijk was om een krediet aan te vragen bij de raad. Er vond geen structurele rapportage plaats over dit project. De noodzaak daarvan werd door het college niet gezien omdat het een kostenneutraal project was. Bij de jaarlijkse begrotingsbespreking kwam de voortgang van het project aan de orde en werd de raad mondeling op de hoogte gebracht van de ontwikkelingen.

5.2.1.4. Hoe werden de risico’s van het project beheerst?

Omdat beide projecten geheel voor rekening en risico van WRM zouden worden uitgevoerd bestond er in de optiek van de gemeente geen noodzaak om aandacht te besteden aan een risicoanalyse. Achteraf bleek dat deze visie slechts ten dele juist was. Het waren twee separate projecten die uitgevoerd moesten worden, de aanleg van het sportpark “Achter de Hoven” en het woningbouwproject “In de Wiejerd” De opbrengst van het ene project moest de kosten dekken van het andere project. De risico‟s echter hadden betrekking op de som van het bedrag aan kosten van de aanleg van het sportpark


58/86


plus het bedrag aan opbrengsten van de verkoop van het oude sportpark. Als de gemeente vooraf een risicoanalyse had uitgevoerd was men bijvoorbeeld eerder geattendeerd op de fiscale risico‟s dan nu het geval was.

5.2.1.5. Is de inhoudelijke en de financiële informatie over het project goed vastgelegd?

De gemeente heeft tot eind 2007 geen inhoudelijke of financiële voortgangsrapportages over het project opgesteld.

5.2.1.6. Is het projectplan goed bewaakt en opgevolgd?

De gemeente heeft geheel in lijn met het voorgaande beeld voor dit project geen projectplan gemaakt. De gemeente had daardoor geen goed beeld van de tijdsaspecten van het project. De voetbalclub werd daardoor noodgedwongen in het ongewisse gelaten over het jaar waarin zij voor het eerst zou kunnen spelen op het nieuwe sportpark.

5.2.2. Was het ontwikkelingsproces (achteraf) transparant voor de gemeenteraad?

De gemeenteraad heeft het bestemmingsplan Kern Montfort eind 2005 vastgesteld. In dat plan was globaal vastgelegd waar het sportpark zou komen te liggen en waar woningbouw mogelijk was. Verder is de voortgang van het project op 'ad hoc'-basis tijdens de jaarlijkse begrotingsbesprekingen toegelicht. In 2007 heeft de heer Van der Horst twee maal een presentatie gegeven over de status van het project. Tot voorjaar 2007 heeft de gemeenteraad, behalve bij de jaarlijkse behandeling van de begroting, nooit vragen gesteld over dit project.

5.2.3. Contracten met derden.

5.2.3.1. Voetbalclub SNA.

De gemeente heeft de onderhandelingen over de specificaties van het nieuwe clubgebouw voor SNA overgelaten aan WRM en SNA. De gemeente ging ervan uit dat WRM de kosten wel in de hand zou houden. WRM was immers in de optiek van de gemeente verantwoordelijk voor de kostenneutraliteit. Er was op dat moment echter behalve de intentieovereenkomst nog geen formeel contract met WRM voor dit project.


59/86


In het derde kwartaal 2006 was er overeenstemming bereikt tussen WRM en SNA over het ontwerp van het clubgebouw voor SNA en werd er een bouwvergunning verleend aan WRM.

5.2.3.2. Woningvereniging WRM.

Met de woningvereniging WRM is door de gemeente, bij monde van wethouder Nissen, bij tijd en wijle intensief onderhandeld om te komen tot een intentieovereenkomst (2005) en vervolgens tot een exploitatieovereenkomst. Uit de duur van de onderhandelingen kan worden afgeleid dat het een taai onderhandelingsproces is geweest. Van de onderhandelingen tussen de gemeente en WRM zijn geen verslagen gemaakt. Dus het onderhandelingsproces kan uitsluitend op zijn vruchten worden beoordeeld. In december 2006 presenteerde WRM de gemeente een eerste ontwerp voor de exploitatieovereenkomst voor het plan “In de Wiejerd”. Toen bleek dat WRM er vanuit ging dat zij 59 woningen in dit plan kon bouwen in plaats van het eerder in de intentieovereenkomst genoemde aantal van 50. De oorzaak ligt o.a. in een iets kostbaarder ontwerp voor het clubgebouw. Ook de vertraging in de start van het project resulteerde in een verhoging van de kosten. De gemeente heeft toen verzuimd om WRM er meteen op te wijzen dat het aantal van 59 woningen voor haar niet acceptabel was. Daarmee werden de afspraken uit de intentieovereenkomst uit 2005 door de gemeente min of meer losgelaten. Medio 2007, nadat de reorganisatie ten gevolge van de herindeling tussen Ambt Montfort en Roerdalen zijn beslag had gekregen, werd de draad door de gemeente weer opgepakt. Er kwam een projectgroep onder leiding van de burgemeester die de taak had om het project te begeleiden en waar nodig bij te sturen. De gemeente was toen echter niet meer in een positie om aan de dichtheid van de bebouwing nog iets te veranderen omdat dit zou leiden tot verder oplopende vertragingen. Toch stelde de raad in 2007 de doelen van het project nog eens ter discussie. De raad wenste een lagere bebouwingsdichtheid dan WRM voorstelde. Bovendien werd de wens om een aantal zorgwoningen in het project te realiseren aan de projectdoelstellingen toegevoegd. Tenslotte werd het areaal waarop het project gebouwd moest worden met een aantal varianten uitgebreid. Het ontwerpproces en ook de aspecten op het vlak van ruimtelijke ordening moesten dus gedeeltelijk opnieuw worden gedaan. Eind 2007 was er over de exploitatieovereenkomst nog geen overeenstemming. Deze exploitatieovereenkomst is in 2008 tot stand gekomen.

5.2.4. Worden de doelstellingen van het project gehaald?

Het project heeft na 4 jaar nog niet tot zichtbare resultaten geleid. SNA speelt nog steeds voetbal in het sportpark “In de Wiejerd”. Omdat de afspraken met WRM nu


60/86


rond zijn mag worden verwacht dat het nieuwe sportpark “Achter de Hoven ” op korte termijn gestalte krijgt. De bouw van woningen in het plan “In de Wiejerd” is nog niet begonnen. Het bestemmingsplan dat woningbouw toelaat moet nog worden vastgesteld. De doelstelling van de gemeente om een nieuw sportpark te verwerven zonder daar naast de verkoop van het oude sportpark nog additionele middelen voor ter beschikking te stellen is nog niet gehaald.

5.2.5. Hoe verliep de communicatie met belanghebbenden?

5.2.5.1. Voetbalclub SNA.

Nadat SNA met WRM overeenstemming had bereikt over de inrichting van het sportpark en het clubgebouw heeft SNA meermaals schriftelijk bij de gemeente geïnformeerd naar de plannen en de voortgang van het project. SNA wilde natuurlijk graag tijdig weten wanneer het nieuwe sportpark gereed was voor gebruik. Omdat daar nogal wat tijd overheen is gegaan was er sprake van teleurstelling over het resultaat van het project aan de zijde van SNA. Over de specificaties van de accommodatie is men wel tevreden, maar over de tijd die verstrijkt tot het zover is, wordt kritisch gedacht. De gemeente beantwoordde de brieven van SNA, waarvan de toon soms ook kritisch was gesteld, vaak niet meteen. Uit het oogpunt van communicatie is dat niet correct.

5.2.5.2. Woningvereniging WRM.

De onderhandelingen tussen de gemeente en WRM hebben nogal wat voeten in de aarde gehad. Dat heeft in elk geval geleid tot een grote looptijd van het project. Gevolg daarvan is dat de kosten oplopen en de ruimte om tot een oplossing te komen steeds kleiner wordt. Het enthousiasme over het project neemt daardoor aan beide zijden van de onderhandelingstafel snel af. De gemeente heeft aan de oplopende looptijd mede bijgedragen door het project niet actief te bewaken. Dit werd hoofdzakelijk veroorzaakt vanuit de perceptie dat dit project eigenlijk een WRM –project was waar de gemeente alleen maar een goed contract voor behoefde te sluiten. Het ontbreken van een gemeentelijke projectorganisatie werd dus goed gevoeld. De ontwikkelingen in de tweede helft van 2006 vormen daar een illustratie van. Voor de zomer waren de discussies over de inrichting van het nieuwe sportpark “Achter de Hoven” afgerond. (In september werd er immers een bouwvergunning afgegeven). Toch duurde het tot midden december eer WRM een eerste concept voor de invulling van het plan “In de Wiejerd” presenteerde. Zo het de bedoeling van de gemeente was om het


61/86


project voor de naderende herindeling in januari 2007 te starten, dan was het dienstig geweest om enige tijdsdruk voor WRM te creëren.


62/86


6. Conclusies De conclusies die de rekenkamercommissie aan het onderzoek heeft verbonden worden separaat weergegeven voor beide projecten uit het onderzoek. In het resumé aan het einde van dit hoofdstuk is aangegeven welk onderzoeksthema van de rekenkamercommissie (is het gemeentelijk beleid doeltreffend, doelmatig en rechtmatig?) in de betreffende conclusie aan de orde is.

6.1. Conclusies t.a.v. het Reconversieplan Roerdalen:

6.1.1. Doelen werden niet goed gedefinieerd.

In oktober 1999 begon het project “Centrumplan Herkenbosch” met als doelstelling:  

Verplaats het sportpark van Herkenbosch naar de Schaapsweg, Gebruik het vrijkomende sportpark aan de Sportlaan voor woningbouw.

In de loop van 2000 en 2001 werd daar aan toegevoegd:  Genereer financiële middelen om de bouw van de Brede School in het centrum van het dorp mogelijk te maken. Dit was een doelstelling die het college van B&W zichzelf stelde, mede omdat de gelegenheid zich voordeed om de benodigde grond aan te kopen. Er was geen gedetailleerde projectbegroting of een harde afspraak over de tijdas die onder het project zou liggen. In september 2000 werd het bestemmingsplan Apollolaan in Melick door de raad vastgesteld. Toen werd er nog geen verband gelegd met het Centrumplan in Herkenbosch. In september 2000 werden de plannen voor de herinrichting van het sportpark in Melick en de verplaatsing van het Sportpark in Herkenbosch onder een en hetzelfde punt in de raadsvergadering geagendeerd. Deze projecten werden toen echter nog separaat besproken. In december 2000 werd de ontwikkelingsvisie voor het centrum van Herkenbosch nog als een apart punt in de raad behandeld. In december 2001 presenteert de Brinkgroep opeens het “Reconversieplan Roerdalen”, waarin de projecten voor beide sportparken, en het centrumplan Herkenbosch werden samengevoegd. In januari 2004 werd daar nog de ontwikkeling van de woningen aan de Groenstraat in Melick aan toegevoegd.


63/86


6.1.1.1. Conclusie:

In de loop van de tijd is het project “gegroeid”. Vooraf is geen concreet en volledig projectplan in termen van doelstelling, kosten en opbrengsten en tijdsaspecten (startdatum, fasering, datum gereed) opgesteld. De raad heeft hierover ook geen besluit kunnen nemen.

6.1.2. Gebreken in de planning en de opvolging van het project.

Omdat er geen goedgekeurd projectplan voor lag, was het ook moeilijk om het projectplan te bewaken. Wel werd er regelmatig door de projectleider en het college van B&W gerapporteerd over de voortgang (in termen van functies en financiën) tot de betreffende datum. Dat betekent dat de kosten en opbrengsten zoals die gerealiseerd waren netjes werden geadministreerd. De projectie van de betekenis van deze ontwikkeling naar de toekomst ontbrak echter steeds. Een voorbeeld van de problemen die hierdoor kunnen ontstaan, vormt de situatie in januari/februari 2004 toen het college de raad voorstelde om de Brede School niet in het centrum van Herkenbosch te bouwen maar aan de Sportlaan. Het college deelde de raad toen mede dat deze verplaatsing geen significante kostenverhoging tot gevolg zou hebben. Later bleek dat deze planwijziging bijna een miljoen euro zou kosten. Naast het feit dat er geen goedgekeurde projectdoelstelling voorhanden was is er nog een tweede oorzaak te noemen waarom de projectopvolging niet optimaal was: De gemeente administreerde het hele project volgens de voorschriften die gelden voor grondexploitaties in gemeentelijke administraties. Dat betekent dat men dacht in termen van kosten en dekking van die kosten op jaarbasis. Dat is dus administratie achteraf. Projectmanagers denken in termen van kosten en opbrengsten geprojecteerd naar het einde van het project. In het geval van een project dat over meerdere verslagjaren loopt vraagt dit om een aparte projectadministratie. Die is echter niet ingericht. Sturing op het financiële aspect van het project wordt zo erg moeilijk uitvoerbaar. Verder wordt het beeld van de kostenontwikkeling van het project vertroebeld doordat er met enige regelmaat gewerkt wordt met compensaties die niet op de gemeentelijke balans staan, maar toch een financiële waarde vertegenwoordigen. De vraag “wat heeft het project nu uiteindelijk gekost en opgebracht” is aldus niet eenvoudig te beantwoorden. Tenslotte stelt de rekenkamercommissie vast dat er in de gemeente Roerdalen geen traditie bestond en bestaat om na afloop van een project nacalculaties te maken, waarbij er een vergelijking gemaakt wordt tussen de situatie bij de start van het project en de toestand aan het einde van het project. Uit een dergelijke nacalculatie kunnen verhelderende inzichten ontstaan, die de inspanning van het maken van een nacalculatie zeker rechtvaardigen.


64/86


6.1.2.1. Conclusie:

Doordat een actueel bijgewerkt statusoverzicht van het project ontbrak werd het project niet goed bestuurd. Zowel het zicht op de inhoud van het project, de tijdsaspecten en de financiën ontbraken.

6.1.3. Onderhandelingen werden onvoldoende vastgelegd.

Van de onderhandelingen met derden partijen zoals bv de voetbalclubs Vesta en SVH‟39, maar ook met projectontwikkelaars, schoolbesturen, besturen van de kinderopvang, de Stichting Gelre Gulick en AKZO werden meestal geen verslagen gemaakt. Gevolg hiervan is dat het na verloop van tijd niet mogelijk is om het proces van de onderhandelingen en de uitkomsten daarvan te reconstrueren. Zeker niet als er personele wisselingen plaats hebben gevonden.

6.1.3.1. Conclusie:

Er is geen gestructureerde administratie van rechten en verplichtingen die de gemeente aan gesprekken en onderhandelingen kan verbinden. Het is daardoor niet uitvoerbaar om de rechten en plichten van de gemeente structureel te bewaken. Dat is een serieuze tekortkoming.

6.1.4. Besluitvormingsproces en documentatie van besluiten.

In de dossiers die de rekenkamercommissie heeft kunnen inzien kwamen veel notities, raadsvoorstellen en andere documenten voor zonder datum of ander identificatiekenmerk. Vaak was de schrijver niet eens vermeld, of alleen met een voornaam en zijn de stukken niet ondertekend. Achteraf is het dan vaak niet mogelijk om na te gaan welke status een bepaald document heeft. Het komt regelmatig voor dat er in formele stukken (bv. de besluitenlijst van de collegevergadering of het verslag van een raadsvergadering) wordt verwezen naar deze raadsvoorstellen en/of notities. Als niet vastligt naar welke versie van een document verwezen wordt is feitelijk niet eenduidig vastgelegd wat er besloten is.

6.1.4.1. Conclusie:

Het besluitvormingsproces in het college van B&W en de gemeenteraad en vastgestelde besluiten in deze vergaderingen werden onvoldoende vastgelegd en gearchiveerd.


65/86


6.1.5. Gesprekken met gebruikers van de accommodaties.

De gesprekken en onderhandelingen met de toekomstige gebruikers van de accommodaties (Vesta, SVH‟39, St. Melior en St. Kinderopvang en Heton) verliepen doorgaans voorspoedig. De gemeente gaf tijdig aan welk ambitieniveau zij als uitgangspunt hanteerde en waar de grenzen in de mogelijkheden lagen. Voor de voorzieningen voor onderwijs en sport zijn in Nederland nationaal erkende normen beschikbaar. Dat heeft zeker bijgedragen aan de acceptatie van de gemeentelijke plannen door de eindgebruikers. Over de inhoudelijke kant van de contracten met gebruikers van de gemeentelijke accommodaties zijn er geen opmerkingen. Wel is het zo dat het tijdstip waarop de onderhandelingen plaatsvonden en resulteerden in een contractuele afspraak aan de late kant is.

6.1.5.1. Conclusie:

Afspraken met eindgebruikers van gemeentelijke accommodaties dienen in een vroeg stadium van het project te worden gemaakt.

6.1.6. Opdrachten aan derden.

De selectie van partijen voor het uitvoeren van grote opdrachten, die onder de EUaanbestedingsregels vallen had in dit project de nodige aandacht en werd door de gemeente doorgaans consciëntieus uitgevoerd, gedocumenteerd en gearchiveerd. De selectie van een architect die het ontwerp van de nieuwbouw voor de Brede School moest maken heeft middels een ontwerpwedstrijd plaatsgevonden. Dit selectieproces is door de gemeente Roerdalen geleid. De keuze voor bureau Duijsens & Meyer Viol is onomstreden en netjes gedocumenteerd in het archief terug te vinden. Ook de keuze van de aannemer voor de bouw van de Brede School heeft volgens een transparante procedure plaatsgevonden. Dit selectieproces is in opdracht van de gemeente geleid door Van Gemert Bouwcontrol. De opdracht aan BLM voor de aanleg van de infrastructuur in het plan “Aan het Klooster” is voor de rekenkamercommissie niet transparant. De opdracht is in december 2002 gegund, waarbij er meer mededingers waren. Uit de stukken die de rekenkamercommissie heeft kunnen inzien is niet gebleken hoe deze opdracht tot stand kwam. Naderhand is het plan “Aan het klooster” gewijzigd en moest de infrastructuur ook veranderen. Dit leidde tot discussies met BLM over de toepassing van de eenheidsprijzen. Voor kleinere opdrachten was er wel een uit 1993 stammende richtlijn die aangaf hoe te handelen bij het verstrekken van opdrachten aan derden. Deze richtlijn die destijds sterk gericht was op opdrachten in de uitvoerende GWW-sfeer is in dit project, voor zover we hebben kunnen nagaan, niet toegepast.


66/86


6.1.6.1. Conclusie:

Met de opdrachten die de gemeente verleent in de dienstensfeer zijn in dit project aanzienlijke bedragen verbonden, zonder dat helder is hoe deze opdrachten tot stand kwamen en op welke wijze deze opdrachten opgevolgd zijn. Opdrachten die de gemeente aan derden geeft zijn te vaak niet transparant.

6.1.7. Investeringen en exploitatiekosten van de sportcomplexen zijn hoog.

In Melick en Herkenbosch heeft de gemeente Roerdalen, nagenoeg gelijktijdig en op een onderlinge afstand van minder dan 2 km hemelsbreed, twee complete sportaccommodaties aangelegd met ieder een eigen clubgebouw. De kosten van de aanleg van twee gescheiden accommodaties liggen tenminste een miljoen euro hoger dan de kosten van een gelijkwaardige gecombineerde voorziening. Met het oog op de kosten van beheer en de operationele kosten van de accommodaties is dit eveneens geen gunstige keuze geweest.

6.1.7.1. Conclusie:

De totale kosten van de twee buitensportaccommodaties in Melick en Herkenbosch, die op kleine onderlinge afstand liggen, zijn aanzienlijk hoger dan de kosten van een gelijkwaardige gecombineerde voorziening.

6.1.7.2. Conclusie:

Bij besluiten over gemeentelijke accommodaties zijn vaak de aanvangsinvesteringen leidend, terwijl de exploitatiekosten in de totale kosten over de levensduur van de accommodatie eveneens groot gewicht in de schaal leggen.


67/86


6.1.8. Resumé van de conclusies t.a.v. het Reconversieplan Roerdalen.

6.1.6.1.

Opdrachten die de gemeente aan derden geeft zijn te vaak niet transparant.

6.1.7.1.

De totale kosten van de twee buitensportaccommodaties in Melick en Herkenbosch, die op kleine onderlinge afstand liggen, zijn aanzienlijk hoger dan de kosten van een gelijkwaardige gecombineerde voorziening.

6.1.7.2.

Bij besluiten over gemeentelijke accommodaties zijn vaak de aanvangsinvesteringen leidend, terwijl de exploitatiekosten in de totale kosten over de levensduur van de accommodatie eveneens groot gewicht in de schaal leggen.


Doeltreffend

Afspraken met eindgebruikers van gemeentelijke accommodaties dienen in een vroeg stadium van het project te worden gemaakt.

Doelmatig /

6.1.5.1.

Doeltreffend

Het besluitvormingsproces in het college van B&W en de gemeenteraad en vastgestelde besluiten in deze vergaderingen werden onvoldoende vastgelegd en gearchiveerd.

Rechtmatig

6.1.4.1.

Doelmatig /

Er is geen gestructureerde administratie van rechten en verplichtingen die de gemeente aan gesprekken en onderhandelingen kan verbinden. Het is daardoor niet uitvoerbaar om de rechten en plichten van de gemeente structureel te bewaken.

Recht matig

6.1.3.1.

Doeltreffend /

Doordat een actueel bijgewerkt statusoverzicht van het project ontbrak werd het project niet goed bestuurd. Zowel het zicht op de inhoud van het project, de tijdsaspecten en de financiën ontbraken.

Doelmatig

6.1.2.1.

Rechtmatig

Voorafgaand aan de start van het project is geen concreet en volledig projectplan in termen van doelstelling, kosten en opbrengsten en tijdsaspecten (startdatum, fasering, datum gereed) opgesteld. De raad heeft hierover ook geen besluit kunnen nemen.

Doelmatig /

6.1.1.1.

Thema

Doelmatig

Conclusie

Doelmatig

Referentie

68/86


6.2. Conclusies t.a.v. het project verplaatsing sportvelden SNA Montfort:

6.2.1. Projectorganisatie onderschat.

Dit project is door de gemeente Ambt Montfort volledig onderschat. Bijna alle randvoorwaarden die nodig zijn voor het starten en uitvoeren van een succesvol project waren niet ingevuld. Zo was er geen startdocument waarin het doel, de middelen en de tijdas onder het project waren vastgelegd. Er was geen projectorganisatie en er werd niet met een strakke regelmaat over het project gerapporteerd. Bovendien vond de rapportage niet schriftelijk plaats. De hoofdoorzaak was gelegen in het beeld van de gemeente Ambt Montfort dat WRM alle kosten en risico‟s zou gaan dragen. De waterdichte afspraak waarin dit met WRM geregeld zou worden was er echter niet.

6.2.1.1. Conclusie:

Het project verplaatsing sportvelden SNA Montfort is door de gemeente Ambt Montfort volledig onderschat. Bijna alle randvoorwaarden die nodig zijn voor het starten en uitvoeren van een succesvol project waren niet ingevuld.

6.2.2. Onvoldoende grip op de specificaties van het project.

Het bij de gemeente aanwezige beeld, dat de verplaatsing van het sportpark een WRM-project zou moeten worden, lag ook aan de basis van het feit dat zij de grip op de specificaties van het nieuwe sportpark en het clubgebouw verloor. De gemeente liet de uitkomst hiervan over aan het krachtenspel tussen SNA en WRM. Beide partijen werden het in de zomer van 2006 eens over de opzet van het nieuwe park en het clubgebouw. Toen WRM vervolgens eind 2006 de “rekening” aan de gemeente presenteerde middels een concept exploitatieovereenkomst werd het probleem zichtbaar voor de gemeente: er lag een voorstel voor de inrichting van “De Wiejerd” met 59 in plaats van 50 woningen. Omdat de nieuwe gemeente Roerdalen haar wensen op dit vlak niet tijdig kenbaar maakte werd het niet als een reële mogelijkheid gezien om in dat stadium terug te keren op haar schreden. Dat zou immers tot aanzienlijk tijdverlies hebben geleid.

6.2.2.1. Conclusie:

De gemeente Ambt Montfort liet de invulling van de specificaties van het project over aan SNA en WRM, terwijl de gemeente de kosten van het project moest dragen.


69/86


6.2.3. Budgetneutraliteit is misleidend.

Het begrip budgetneutraliteit speelde ook in dit project een sleutelrol. Het uitgangspunt was dat WRM een nieuw sportpark inclusief clubgebouw in het plangebied “Achter de Hoven” zou aanleggen en overdragen aan de gemeente. In ruil daarvoor zou de gemeente het oude sportpark “In de Wiejerd” overdragen aan WRM zodat daar woningen gebouwd konden worden. De gemeente zou voor de invulling van de randvoorwaarden op het vlak van de ruimtelijke ordening zorg dragen. De hele operatie zou voor de gemeente met gesloten beurs, ook wel budgetneutraal genoemd, worden geregeld. De grote eenzijdige focus op dit aspect van de financiële zijde van het project vertroebelde het zicht op de risico‟s die voor de gemeente aan het project verbonden waren. Immers de gemeente liep risico‟s over de kosten van het nieuwe sportpark “Achter de Hoven” plus de opbrengsten uit het woningbouwproject “In de Wiejerd” tot het moment dat deze risico‟s konden worden overgedragen aan WRM. Hetzelfde geldt ook voor de fiscale risico‟s van het project.

6.2.3.1. Conclusie:

Rapportage over projecten in de vorm van mutaties ten opzichte van een “budgetneutraal” werkpunt hebben een versluierend effect. Dit kan worden vermeden door de rapportage over het project op te delen in een inkomende en uitgaande stroom.

6.2.4. Instemming van de gemeenteraad ontbrak.

Bij het college van B&W was ten gevolge van het beeld dat het project budgetneutraal zou worden uitgevoerd het beeld ontstaan dat het niet noodzakelijk was om instemming van de raad te vragen voor het project. Er was immers geen krediet nodig om het project uit te voeren. De rekenkamercommissie is echter van oordeel dat het uitvoeren van een project waarin sprake is van een ruiling van activa, ook al wordt de waarde van de te ruilen activa op een bepaald moment gelijk gewaardeerd, steeds de expliciete instemming van de raad behoeft. Er is immers sprake van twee of meer mutaties van het actief op de balans van de gemeente. Daar komt bij dat het draagvlak in de raad vergroot zou zijn indien de raad haar visie op het project tijdig had kunnen inbrengen. Daarnaast zou er in dat geval meer gestructureerd dan nu het geval was aan de raad gerapporteerd zijn over de voortgang van het project. Dat was het resultaat stellig ten goede gekomen. Overigens is de rekenkamercommissie ervan overtuigd dat de verantwoordelijke bestuurders in casu te goeder trouw hebben gehandeld.


70/86


6.2.4.1. Conclusie:

Budgetneutrale projecten zijn mutaties in het gemeentelijk actief en behoeven derhalve steeds expliciete goedkeuring door de gemeenteraad.

6.2.5. Schijn van belangenverstrengeling niet vermeden.

Wethouder Nissen heeft met veel enthousiasme aan dit project gewerkt. De rekenkamercommissie is niet gebleken dat hij in zijn dubbelrol als voorzitter van voetbalclub SNA en tegelijk wethouder van de gemeente Ambt Montfort en later de gemeente Roerdalen de vereniging of de gemeente heeft benadeeld.

6.2.5.1. Conclusie:

Naar het oordeel van de rekenkamercommissie is het noodzakelijk om in de toekomst elke mogelijke discussie over integriteit en/of belangenverstrengeling van bestuurders op voorhand te vermijden.


71/86


6.2.6. Resumé van de conclusies t.a.v. het project verplaatsing sportpark SNA Montfort.

Rapportage over projecten in de vorm van mutaties ten opzichte van een “budgetneutraal” werkpunt hebben een versluierend effect.

6.2.4.1.

Budgetneutrale projecten zijn mutaties in het gemeentelijk actief en behoeven derhalve steeds expliciete goedkeuring door de gemeenteraad.

6.2.5.1.

Naar het oordeel van de rekenkamercommissie is het noodzakelijk om in de toekomst elke mogelijke discussie over integriteit en/of belangenverstrengeling van bestuurders op voorhand te vermijden.


Doelmatig

6.2.3.1.

Doeltreffend /

De gemeente Ambt Montfort liet de invulling van de specificaties van het project over aan SNA en WRM, terwijl de gemeente de kosten van het project moest dragen.

Doelmatig

6.2.2.1.

Rechtmatig

Het project verplaatsing sportvelden SNA Montfort is door de gemeente Ambt Montfort volledig onderschat. Bijna alle randvoorwaarden die nodig zijn voor het starten en uitvoeren van een succesvol project waren niet ingevuld.

Doelmatig /

6.2.1.1.

Thema

Rechtmatig

Conclusie

Rechtmatig

Referentie

72/86


7. Aanbevelingen De rekenkamercommissie komt op basis van het onderzoek en de conclusies uit hoofdstuk 6 van dit rapport tot de onderstaande aanbevelingen:

7.1. Projectmanagement. Ontwikkelingen van enige omvang, die de reguliere taken van de gemeente overstijgen, dienen projectmatig te worden bestuurd. Projectmanagement is een middel om activiteiten te beheersen en te besturen zodat ook meer complexe doelen tijdig en tegen de afgesproken kosten behaald worden. Sleutelbegrippen in projectmanagement zijn startnotities en projectplannen waarin is vastgelegd welke doelen tegen welke kosten op een bepaald tijdstip behaald worden. Voorafgaand aan de start van een project is dan vastgelegd: o De doelstelling van het project. o De projectorganisatie: welke rollen door de gemeenteraad, het college van B&W, de raadscommissies en projectleiders gespeeld worden. Hoe besluiten tot stand komen en welke rapportages daarvoor nodig zijn. o Een projectplan in termen van functies en doelen, kosten en opbrengsten en tijdsaspecten. Om een project effectief te kunnen besturen is het van belang te weten welke status het project op zeker moment heeft. In termen van functies, geld en tijd, vanaf het begin van het project tot aan het einde. Zeker voor iets grotere projecten die de grens van een jaar overschrijden verdient het aanbeveling om een financiële projectadministratie in te richten die voor het gedeelte van de gerealiseerde kosten en opbrengsten gekoppeld is aan de reguliere gemeentelijk administratie. In deze administratie wordt bijgehouden welke begrotingen er zijn, wat er al gerealiseerd is, wat er vanaf het rapportagemoment nog uitgevoerd en uitgegeven moet worden en wat het te verwachten projectresultaat wordt. In de literatuur is er veel kennis aanwezig over de wijze waarop projecten bestuurd worden. De projectadministratie dient inzicht te verschaffen in alle kosten en opbrengsten van het project. Dus ook de inbreng van financiële grootheden die niet in de gemeenteadministratie worden bijgehouden. Nacalculaties op basis van afgesloten (deel)projecten geven een goed inzicht in de feitelijk gerealiseerde kosten en opbrengsten van het project en de wijze waarop deze resultaten tot stand zijn gekomen.

7.1.1. Aanbeveling:

Voer projectmanagement in voor de ontwikkelingen in de gemeente Roerdalen, die een bepaalde omvang te boven gaan. Projectmanagement is een middel om de doelstellingen van het project, de projectorganisatie, het tijdsaspect en de financiële consequenties op systematische wijze te beheersen.


73/86


7.2. Documentatie, dossiervorming en archivering. De projectdocumentatie is eveneens van belang om het project effectief te kunnen besturen en om achteraf verantwoording af te leggen over het gevoerde beheer. Dat betekent dat gesprekken met derden, onderhandelingen, afspraken en toezeggingen schriftelijk moeten worden vastgelegd en deugdelijk gearchiveerd. In de beschouwde projecten was dat niet steeds het geval.

7.2.1. Aanbeveling:

Stel een standaard vast voor het vastleggen van gesprekken en de wijze waarop notities en verslagen in de gemeente Roerdalen worden gearchiveerd.

7.3. Registratie van rechten en verplichtingen. De rechten en plichten van de gemeente zijn nu bekend bij ambtenaren en bestuurders die actief zijn in een bepaald werkveld. De registratie vindt nu niet gestructureerd plaats. Gevolg daarvan is dat er erg veel individuele verschillen bestaan en de gemeente voor het overzicht van haar rechten en verplichtingen erg afhankelijk is van individuele personen. Dit is een ongewenste situatie.

7.3.1. Aanbeveling:

Voer een gestructureerde registratie van rechten en verplichtingen van de gemeente in.

7.4. Budget neutrale projecten. Door projecten op een bepaald ogenblik budgetneutraal te noemen treedt een versluiering op van de werkelijke kosten en opbrengsten van het project. Bovendien kan het beeld ontstaan dat instemming door de gemeenteraad met transacties die betrekking hebben op onderdelen van het project niet noodzakelijk is. Onder bepaalde omstandigheden kan dit zelfs leiden tot een onrechtmatigheid.

7.4.1. Aanbeveling:

Vermijd rapportage op basis van budgetneutraliteit of anderszins gesaldeerde bedragen. Rapporteer steeds over enkelvoudige transacties en de tussen liggende verbanden als dat nodig is.


74/86


7.5. Belangenverstrengeling. Naar het oordeel van de rekenkamercommissie is het noodzakelijk om in de toekomst elke mogelijke discussie over integriteit en/of belangenverstrengeling van bestuurders op voorhand te vermijden. De geloofwaardigheid van het openbaar bestuur is daarmee immers in het geding.

7.5.1. Aanbeveling:

Stel normen vast die van toepassing zijn op de bestuurders van de gemeente Roerdalen opdat integer en geloofwaardig bestuur gewaarborgd is.

7.6. Inkoopbeleid. Het verdient aanbeveling om een inkoopbeleid vast te stellen voor het aanbesteden van werken en voor het inkopen van diensten en goederen. Vervolgens is het van belang dat dit beleid nageleefd wordt. Het is in dat kader dienstig om de toepassing van het inkoopbeleid regelmatig te toetsen, en waar het een „te zware druk‟ op de organisatie legt, bij te stellen.

7.6.1. Aanbeveling:

Stel een beleid vast voor het aanbesteden van werken en het inkopen van diensten en goederen door de gemeente Roerdalen.


75/86


7.7. Resumé van de aanbevelingen.

7.4.1.

Vermijd rapportage op basis van budgetneutraliteit of anderszins gesaldeerde bedragen. Rapporteer steeds over enkelvoudige transacties en de tussen liggende verbanden als dat nodig is.

7.5.1.

Stel normen vast die van toepassing zijn op de bestuurders van de gemeente Roerdalen opdat integer en geloofwaardig bestuur gewaarborgd is.

7.6.1.

Stel een beleid vast voor het aanbesteden van werken en het inkopen van diensten en goederen door de gemeente Roerdalen.


/ Doelmatig

Voer een gestructureerde registratie van rechten en verplichtingen van de gemeente in.

Doeltreffend

7.3.1.

Doelmatig

Stel een standaard vast voor het vastleggen van gesprekken en de wijze waarop notities en verslagen in de gemeente Roerdalen worden gearchiveerd.

Rechtmatig

7.2.1.

Doelmatig /

Voer projectmanagement in voor de ontwikkelingen in de gemeente Roerdalen, die een bepaalde omvang te boven gaan.

Doelmatig

7.1.1.

Thema

Rechtmatig

Aanbeveling

Doelmatig

Referentie

76/86


8. Slotbeschouw ing

8.1. Recente ontwikkelingen. De rekenkamercommissie heeft het tijdvenster van dit onderzoek begrensd tot de gebeurtenissen die plaatsvonden voor de jaarwisseling 2007/2008. Beide projecten waren toen immers nog niet afgerond. Sinds 1 januari 2008 zijn er een aantal ontwikkelingen geweest die hier vermelding verdienen. 8.1.1.De gemeente Roerdalen heeft inmiddels overeenstemming bereikt met WRM over de exploitatieovereenkomst voor het plan “In de Wiejerd”. Deze overeenkomst heeft de weg vrij gemaakt voor de start van de werkzaamheden voor de aanleg van het sportpark “Achter de Hoven”, die inmiddels ook heeft plaatsgevonden. 8.1.2.Met ingang van 1 maart 2009 is een geformaliseerd inkoopbeleid van kracht voor de gemeente Roerdalen. Ook per 1 maart 2009 zijn algemene inkoopvoorwaarden voor de gemeente Roerdalen van toepassing verklaard. 8.1.3.Er is in de gemeente Roerdalen een gedragscode die ziet op de integriteit van het bestuur. Gebleken is dat de schijn van belangenverstrengeling onder deze code toch niet steeds wordt vermeden. Deze code dient op onderdelen te worden aangescherpt.

8.2. Communicatie met het college van B&W. De rekenkamercommissie heeft zich verwonderd over de informele wijze waarop het college van B&W haar post beantwoordt. Het komt voor dat er geruime tijd overheen gaat voor een brief wordt beantwoord. In een ander geval kreeg de rekenkamercommissie een gedeeltelijk antwoord op haar vragen via het ambtelijk apparaat. Het was in dat geval niet meteen duidelijk of dit het ambtelijke antwoord of het antwoord van het college was. Nadere informatie leerde dat dit ambtelijke antwoord als het antwoord van het college gezien mocht worden. De rekenkamercommissie is van mening dat het college op dit punt haar prestaties kan verbeteren.

8.3. Archivering. Eind november 2008 heeft de rekenkamercommissie aan het college van B&W verzocht om 36 archiefstukken te mogen inzien die met naam en toenaam genoemd werden. Deze stukken hadden betrekking op beide onderzochte projecten in de periode 2000 - 2007.


77/86


Voor ongeveer 30% van deze archiefstukken bleek het voor de gemeente niet mogelijk om ze binnen 6 weken te reproduceren. Het blijft voorshands onduidelijk of deze informatie binnen het gemeentehuis nog voorhanden is. De oorzaak hiervan heeft de rekenkamercommissie niet onderzocht, maar deze score wordt als onvoldoende beoordeeld.

8.4. Tenslotte. Dit onderzoek zou de rekenkamercommissie niet hebben kunnen uitvoeren zonder de welwillende medewerking van enkele ambtenaren uit de gemeentelijke organisatie en de griffie. Ook aan de mensen die de rekenkamercommissie mocht interviewen, en die later hebben meegewerkt aan de verificatie van het feitenmateriaal dat op tafel is gekomen is de rekenkamercommissie dank verschuldigd.


78/86


Bijlage 1.


79/86



80/86



81/86



82/86



83/86


Bijlage 2: Fot o’s.

Foto 1: Het plangebied “Sportlaan” in Herkenbosch. Links is de Brede School in aanbouw.

Foto 2: Plangebied “Aan het Klooster” voor de start van het project. Links staat de Olympiahal.


84/86


Foto 3: Nieuwe sportpark met clubgebouw in Herkenbosch.

Foto 4: Nieuwe sportpark met clubgebouw in Melick. Ook plan “Apollolaan” en plan “Groenstraat” is te zien.


85/86


Foto 5: Situering Sportparken Melick en Herkenbosch in de zwarte ellipsen.

Foto 6: Plangebieden “Achter de Hoven” (rechts) en “In de Wiejerd” (links) in Montfort.


86/86

Budgetneutraal is niet gratis

Recommend Documents