BUDGET BEWAKEN F1.1 H ET BUDGET BEWAKEN F1.2 D EELBUDGETTEN BEWAKEN F1.3 B UDGET BEWAKEN VRAAGT OM AFSPRAKEN. Informatie: Financiën in de afdeling

F Informatie: Financiën in de afdeling

F1

BUDGET BEWAKEN F1.1

HET

BUDGET BEWAKEN

Een van de moeilijke dingen voor een penningmeester bij Jong Nederland is het bewaken van het budget. Hiermee wordt bedoeld, dat je: • zicht houdt op de inkomsten en uitgaven • aangeeft wanneer een begroting overschreden gaat worden • maatregelen neemt wanneer dit zo is. Het is alleen mogelijk om een budget te bewaken als je van te voren duidelijke afspraken over het uitgeven en ontvangen van geld hebt gemaakt. (F1.3, F2.1)

F1.2

DEELBUDGETTEN

BEWAKEN

In de meeste grote afdelingen is het gebruikelijk, dat iedere leeftijds- en werkgroep een eigen budget krijgt. Dit wordt gebruikt om een club te draaien of om een afgesproken activiteit of actie te realiseren. Vanaf het moment, dat de begroting (B3.2, B3.4)) door de leiding is goedgekeurd op de afdelingsvergadering: • heeft iedere leeftijds- en werkgroep de beschikking over het haar toevertrouwde budget • is iedere groep ook verantwoordelijk voor haar eigen uitgaven. Deze deelbudgetten van de werken leeftijdsgroepen worden beheerd door iemand in die groep. Hij is de penningmeester van de werk- of leeftijdsgroep en bewaakt het eigen budget. Bij hem leveren de leiders de bonnetjes in van uitgaven voor hun eigen groep of activiteit. De penningmeester van de leeftijds- of werkgroep legt over die inkomsten en uitgaven verantwoording af aan de penningmeester van de afdeling (F2.3).

F1.3

BUDGET

BEWAKEN VRAAGT OM AFSPRAKEN

Dat dit bewaken moeilijk is, telt zowel voor de penningmeester van een werk- of leeftijdsgroep, als voor de penningmeester van de afdeling. Dit komt, omdat veel acties gelijk lopen en diverse mensen aankopen doen. Om zicht te houden op de diverse inkomsten en uitgaven en om te zien of een begroting niet overschreden wordt is het belangrijk, dat: • de gemaakte afspraken bekend zijn • iedereen zich daaraan houdt • er regelmatig een overzicht van de stand van zaken wordt gegeven. Een resultatenoverzicht per halfjaar, het halfjaaroverzicht (F1.4), kan een goed inzicht in de financiële situatie van de club verschaffen.

Jong Nederland: Speels, Vrolijk en Uitdagend

groep

F Afspraken over financiën Waarover kan je afspraken maken? Een checklistje: • wie mag of mogen er geld uitgeven en/of ontvangen? (F2.1) • waarvoor mag er geld worden uitgegeven en/of ontvangen? (F2.1) • op welke manier vinden er betalingen en/of ontvangsten plaats? (F2.1) • wie is bevoegd voor het doen van contante betalingen? (F2.1) • is er een maximum bedrag vastgesteld voor deze betalingen? (F2.1) • van wie moet er toestemming zijn voor het uitgeven van grotere bedragen? (F2.1) • wie mag er contant geld in bezit hebben? • is het geld verzekerd? • kunnen er voorschotten verstrekt worden? (F2.3) • zijn er afspraken over het omgaan met overschotten en tekorten? (F2.4) • wie is er bevoegd om contant geld bij de bank op te nemen en te storten? • hoeveel contant geld mag er in huis zijn? • wat mag wel en niet gedeclareerd worden? (F2.2) • wat moet er gedaan worden als te voorzien is, dat de begroting overschreden zal worden? (F2.4) • hoe en wanneer wordt verantwoording over de deelbudgetten afgelegd? (F1.2) • wie controleert de verschillende afspraken?

F1.4

EEN

HALFJAAROVERZICHT

Een halfjaaroverzicht is een goed middel om overzicht op de financiën te houden. Met de begroting (B3.2) naast de werkelijke uitgaven en inkomsten kun je controleren of alles volgens planning verloopt. We noemen dit budgetteren per halfjaar. De penningmeester geeft het bestuur en alle andere betrokkenen (penningmeesters van groepen) dit overzicht. Je hoeft dit niet per se per halfjaar te maken. Er zijn ook afdelingen die het plezieriger vinden eens in de drie maanden een overzicht te maken: de boeken af te sluiten en de balanswijzigingen op te stellen. De balans (B4.7) en het exploitatieoverzicht (B4.6) worden eenmaal per jaar opgemaakt. Het voordeel is: • dat over een periode van drie maanden inkomsten en uitgaven makkelijker te overzien zijn • er sneller overzicht van de financiën is voor het bestuur en de leiding Hoe maak je een halfjaaroverzicht? • Bekijk welke kosten in de eerste en tweede helft van het jaar gelijk zijn: maandelijkse huur, rekening voor gas, water, licht, telefoon. • Neem van die posten de helft van de bedragen (uitgaven en inkomsten) op de begroting (B3.4) • Plaats vervolgens de halfjaarresultaten ernaast. • Kijk dan naar de posten die je niet zo maar kunt delen. De contributie en de subsidie bijvoorbeeld krijg je op een bepaald moment in het jaar binnen en ook verzekeringen moeten meestal op één bepaald moment betaald worden. Neem ze afhankelijk van jullie situatie geheel of gedeeltelijk op in het eerste of tweede halfjaar. • Maak een planning van de verwachte variabele inkomsten en uitgaven van de activiteiten, verdeeld over het eerste en tweede halfjaar. • Voor beide laatste onderdelen kun je handig gebruik maken van de ervaring uit


F voorafgaande jaren. • In een halfjaaroverzicht hoef je geen afschrijvingen of investeringen in het betreffende jaar op te nemen. Wil je het doen, dan krijg je wel een reëel beeld hoe je er financieel gezien voorstaat. Wanneer je een overzicht maakt over een andere periode dan een halfjaar moet je de deelfactor van bovenstaand stuk aanpassen aan jouw situatie. Het voordeel hiervan is dat: • je vrij snel in de gaten krijgt wat goed of wat mis is gegaan en in welke periode. • je meteen ziet waar en wanneer je grote uitgaven en inkomsten kunt verwachten. En dus ook hoeveel geld je op een bepaald moment ter beschikking moet hebben. Stel dat je bijvoorbeeld in het begin van het jaar de helft van de leden- en huisvestingssubsidie ontvangt. Op je halfjaaroverzicht zie je, dat je de subsidie de eerste maanden niet nodig hebt. Je kan er dan voor kiezen deze voor een bepaalde periode op een spaarrekening te zetten of op een maanddeposito. Stel dat je pas in het tweede halfjaar ruim f 9.000 aan uitgaven verwacht, terwijl je er in die periode slechts f 5.000 ontvangt. Je moet het geld, dat je het eerste halfjaar niet besteedt rentedragend wegzetten, maar wel zo dat je er in het tweede halfjaar over kunt beschikken. Zet vast wat je over hebt en zorg dat je voldoende in huis hebt om aan je verplichtingen te voldoen.

F1.5

NAREKENEN

VAN EEN ACTIVITEIT

Zowel bij kort- of langlopende activiteiten is het goed om na afloop op een rijtje te zetten hoe deze activiteit financieel verlopen is. Hoe groter en duurder de activiteit, hoe belangrijker dit is. Deze gegevens kun je namelijk goed gebruiken, wanneer je een volgende (soortgelijke) activiteit op poten gaat zetten. Hoe reken je een activiteit na? • Vergelijk de begrotingscijfers met de werkelijke cijfers. • Ga na waarom de resultaten afwijken van de begroting.


F Voorbeeld van het narekenen van het zomerkamp van de Senioren: ZOMERKAMP SENIOREN IN FRANKRIJK Nodig

Begroot lasten

1. Accommodatie chalet Elzas 2. Verblijfskosten voeding/drank 3. Vervoer: huur pers.busje bagagebus personenauto

Werkelijk Baten

lasten

400,-

394,-

1.100,-

1.005,-

1.300,-

1.339,-

4. Materialen: sport/spelmat. Foto/videomat. 5. Onvoorzien

500,-

-

500,-

480,-

200,-

15,-

100,-

21,-

150,-

291,-

Toelichting baten

Niet nodig geweest

Geleend

Extra reisverzekering

6. Deelnemersbijdrage kamp: 9 x ƒ 285,2.280,7. Inkomsten “oogstactie” TOTALEN

2.560,-

200,4.350,-

2.480,-

899,3.650,-

Tekosrt ƒ 186,-

F1.6

Eén persoon extra

Oogst was fantastisch

3.459,Bijgepast uit clubkas

WAT

DOE JE MET GEGEVENS?

De gegevens uit een halfjaaroverzicht en een nagerekende activiteit vertellen je hoe een activiteit financieel loopt of gelopen is. Gaat het tot nu toe goed, is het goed gegaan, of liep het mis? Misgaan wil niet alleen zeggen dat er teveel is uitgegeven. Het kan ook betekenen dat je: • veel te veel voor een bepaalde activiteit begroot hebt • veel te weinig hebt uitgegeven omdat je de activiteit kleinschaliger of slechter hebt uitgevoerd • je het geld niet op de juiste manier hebt uitgegeven, bijvoorbeeld te veel geld aan snoep in plaats van aan spelmaterialen. Wanneer de penningmeester deze gegevens op papier zet, krijgen leiding en bestuur zicht op de activiteiten en de financiën. Daardoor kunnen zij samen met de penningmeester aan de hand van een halfjaaroverzicht (F1.4) en aan de nagerekende activiteit (F1.5) oplossingen voor financiële problemen zoeken en problemen in de toekomst vermijden. Er kan bijvoorbeeld gekozen worden om: • een bepaalde activiteit af te blazen • er op te bezuinigen • te zoeken naar extra inkomsten In het geval van voorbeeld van het seniorenkamp (F1.5) kan besloten worden om een tweede actie te organiseren, extra inspanning aan ledenwerving te besteden of vrienden van buiten Jong Nederland mee op kamp te laten gaan.


F GELD UITGEVEN

F2 F2.1

BETALINGEN

DOEN

In een afdeling doet de penningmeester betalingen, maar ook leiders geven geld voor de club uit. Deze betalingen moeten in overleg met de penningmeester gebeuren en op de manier die daarover is afgesproken. Dat betekent niet dat je voor iedere uitgave de penningmeester moet bellen. Het betekent wel, dat in iedere afdeling duidelijke afspraken gemaakt moeten worden over het doen van betalingen (F1.3). Deze afspraken moeten, ook wanneer jullie niet werken met deelbudgetten voor werken leeftijdsgroepen (F1.2) zwart op wit staan en bij alle leiders en bestuursleden bekend zijn. Voorbeelden van afspraken over betalingen In het algemeen kun je stellen dat de penningmeester de grotere betalingen voor zijn rekening neemt en de leeftijds- en werkgroepen zorgen voor een aantal kleinere betalingen. Wat suggesties: de penningmeester van de afdeling betaalt: • accommodatiekosten • landelijke contributie • verzekeringen • cursusgelden en reiskosten er naar toe • betalingen boven f 500,• verplichtingen boven f 500,-. Verplichtingen zijn afspraken over het afnemen van goederen of diensten die je al gemaakt hebt, maar waarvan je de nota nog niet ontvangen hebt. de penningmeesters van de werken leeftijdsgroepen betalen: • materialen, voeding, andere kosten voor activiteiten • reiskosten voor activiteiten • betalingen beneden f 500,- voor de eigen groep • verplichtingen beneden f 500,- voor de eigen groep De hoogte van het bedrag dat bij de laatste twee punten wordt vastgesteld, mag nooit meer zijn dan het jaarbudget van de leeftijds- of werkgroep. De penningmeester van de afdeling houdt altijd inhoudelijk controle op de uitgaven van een leeftijds- of werkgroep. Hij controleert of de groep het geld bijvoorbeeld wel voor activiteiten gebruikt en niet alleen voor snoep of dat de groep niet één hele dure activiteit doet en dan geen geld voor andere programma's meer heeft. Suggesties voor verdere afspraken: • betalingen en verplichtingen boven de f 1000,- mag de penningmeester niet alleen ondertekenen. Hiervoor heeft hij de handtekening van een tweede bestuurslid nodig. • rekeningen moeten binnen een maand voldaan worden


groep

F • de betalingen worden zoveel mogelijk per bank of giro voldaan. Op deze manier is de administratie het beste controleerbaar. • er wordt zo min mogelijk met een kas gewerkt. Goede afspraken vooraf scheppen duidelijkheid en voorkomen discussie en onvrede.

F2.2

DECLARATIES

Declaraties betreffen geld, dat vooraf door leiders of bestuursleden uit eigen zak betaald is ten behoeve van de afdeling. Het is belangrijk af te spreken wat wel en niet declarabel is. Gebruikelijk is, dat alle reëel gemaakte kosten vergoed worden: materiaal voor een spel, drinken tijdens een clubbijeenkomst, portokosten voor verjaardagskaarten. Maar wat doe je met benzinekosten? Of met telefoonkosten? Wanneer en hoeveel? Het is niet mogelijk om hier richtlijnen voor alle afdelingen te geven. Er zijn afdelingen, die bijvoorbeeld subsidie voor cursussen krijgen. In zo'n afdeling mag een leider de kosten voor een cursus en de reis er naar toe declareren. Over benzinekosten kun je bijvoorbeeld afspreken, dat je die vergoed krijgt als je expliciet gevraagd wordt voor de afdeling of groep te rijden. Bijvoorbeeld wanneer jullie met elkaar het kampterrein gaan verkennen. Het is aan te raden met standaarddeclaratieformulieren te werken. Op de volgende pagina een voorbeeld van een declaratieformulier, zoals dat gebruikt wordt door Jong Nederland Pius X in Wognum . Maak er een gewoonte van: • uitgaven over vaste tijdvakken te declareren. Zo houdt de penningmeester er zicht op hoeveel geld er al is uitgegeven. Lever bij je declaratieformulier bonnetjes of kwitanties in. • een uiterste datum voor het indienen van declaraties af te spreken. Het is bijvoorbeeld onmogelijk de kosten voor kerstactiviteiten te berekenen als je een halfjaar later nog declaraties daarvoor krijgt.


F Declaratie Naam:

Periode*: [ ] sep - okt - nov [ ] dec - jan - feb [ ] mrt - apr - mei [ ] jun - jul - aug

Adres: Bank-/gironummer: Leeftijds- of werkgroep: Datum uitgave

Omschrijving

Bedrag

Totaal Bonnetjes met nietje of paperclip aanhechten! - Dit gedeelte niet zelf invullen Code

bedrag

Datum: Handtekening:

Accoord penningmeester: *Kies deze kwartaalindeling wanneer het seizoen van september tot september loopt.


F F2.3

groep

HET

WERKEN MET VOORSCHOTTEN

Vaak geeft de penningmeester een voorschot aan leeftijds- en werkgroepen, bijvoorbeeld per maand, per halfjaar of per activiteit. Bij iedere bestuursvergadering, maar toch zeker aan het eind van het halfjaar of direct na de activiteit volgt de afrekening (F1.2). De penningmeester van de groep laat aan de hand van de bonnetjes zien wat de werkelijke kosten zijn geweest. Het voorschot wordt daarmee verrekend. Om problemen te voorkomen moet je: • de voorschotten op een correcte manier in de boekhouding verwerken (zie F4.5) • elk voorschot zo snel mogelijk laten verantwoorden en verrekenen (F2.2). Wanneer je dat niet doet kun je het overzicht verliezen: bonnetjes zijn kwijt geraakt, niemand weet meer bij welke activiteit welke bonnetjes horen en of er nog declaraties volgen.

F2.4

OVERSCHOTTEN

EN TEKORTEN

Stel je hebt voor jullie Minioren een budget van f 500,-. Bij het halfjaaroverzicht blijkt dat zij ruim f 200,- minder hebben uitgegeven dan begroot was. Mag de Miniorenleiding deze 'winst' nu gewoon aan iets voor de Minioren besteden, wat ze zelf leuk vinden? Nee, dat kan niet. Er is namelijk van tevoren in de begroting bepaald wat er met dat geld gedaan had moeten worden. Voordat het bestuur een beslissing neemt over wat er nu met dat geld gaat gebeuren, moet een aantal punten bekeken worden: • zijn ook alle activiteiten uitgevoerd waar voor de begroting was opgesteld? • zijn alle rekeningen, die je in het eerste halfjaar gepland had, ook al binnen en zijn zij geboekt? • is de begroting mogelijk fout opgesteld. Voorzichtigheid bij het nemen van een beslissing hierover is geboden. Wanneer een werk- of leeftijdsgroep een tekort heeft, moet ook gekeken worden waardoor dit tekort is ontstaan. Pas als dat duidelijk is kan een beslissing genomen worden hoe het tekort wordt gedekt.


F De vragen, die gesteld moeten worden zijn: • zijn er meer activiteiten uitgevoerd, dan waar de begroting voor was opgesteld? Waren die zinvol voor de groep of afdeling? • zijn er al rekeningen binnen en geboekt, die pas voor een komende periode begroot stonden? • is de begroting fout opgesteld? Hamer er op, dat zowel tekorten als overschotten besproken worden met de afdelingspenningmeester, in het bestuur of op de afdelingsvergadering, zodra ze gesignaleerd worden.


F GELD ONTVANGEN

F3

Zonder geld kun je geen club draaien. Dat geld moet ergens vandaan komen. Bij de meeste afdelingen zijn er vier bronnen van inkomsten. • leden betalen contributie (F3.1) • leden betalen deelnamegeld, bijvoorbeeld kampgeld. • gemeente verstrekt subsidie (F3.4) • acties op touw zetten

F3.1

VASTSTELLEN

VAN DE CONTRIBUTIE

De hoogte van de contributie stel je met je eigen afdeling vast. Daar zijn geen regels voor te geven. Iedere afdeling heeft namelijk zijn eigen lasten, inkomsten en activiteiten. Die verschillen onderling fors. Bepalend voor de hoogte van de contributie zijn jullie • inkomsten • uitgaven • wensen, soort activiteiten. Hieronder vind je een aantal aspecten, die je zeker moet overwegen bij het vaststellen van de contributie. Betreffende de uitgaven • de hoogte van de vaste lasten: huur, gas, licht, water, gemeentebelastingen, verzekeringen, landelijke contributie • het onderhoud aan het gebouw: oud of nieuw gebouw, van jullie zelf of van de kerk of de gemeente. • afschrijving inventaris en materialen • aanschaf van materialen: tenten, kasten • deelnamegeld voor cursussen en activiteiten voor leiding en de reiskosten erheen • van hoeveel leden kan je uitgaan? • wordt voor kampen en activiteiten een aparte deelnemersbijdrage gevraagd of wil je een all-in-contributie? • betalen leeftijdsgroepen als Senioren en 16+ers meer contributie, omdat zij duurdere activiteiten doen? • betaalt leiding haar eigen uitje, presentje of verreken je dat in de contributie? • de hoogte van de organisatiekosten: portokosten, telefoonkosten, koffie en koekjes, drukken van clubblad, Jong Nederland-briefpapier, acceptgirokaarten enzovoort. Bepaal een streefpercentage van de contributie, dat rechtstreeks aan de leeftijdsgroepen wordt besteed. Dit is ook een stuk verantwoording naar ouders.


F Betreffende jullie inkomsten • subsidie van de gemeente (F3.4)? • vaste inkomsten uit de verhuur van het clubgebouw? • acties? Deze echter alleen mee laten tellen als je erop kunt rekenen, dat ze jaarlijks een redelijk constant bedrag opleveren. Simpel gezegd trek je nu de inkomsten van je uitgaven af. De uitkomst is het bedrag, dat je moet binnenkrijgen. Dit kan in de vorm van: • all-in contributie: bedrag delen door gemiddeld aantal leden. • contributie en extra deelnemersgeld: bijvoorbeeld voor kampen, weekenden, toernooien, grote activiteiten. • houden van acties, werven van fondsen (F3.7), sponsors (F3.14), subsidies (F3.4). Wanneer je hiervoor kiest, moet je je goed realiseren, dat je hier jaarlijks een flinke hoeveelheid tijd en energie in moet steken. Verhoog je contributie jaarlijks een klein beetje. Een forse verhoging in één keer doorvoeren om extra lasten op te vangen geeft meer weerstand. Komt het grootste deel van je contributie via machtigingen of acceptgiro's binnen? Vraag je dan af of het extra werk opweegt tegen de baten.

F3.2

INNEN

VAN CONTRIBUTIE

Hoe je de contributie en deelnamegelden int heb je als afdeling zelf in de hand. Er zijn verschillende mogelijkheden om dit te doen. Laat je bij jullie bank of bij de giro voorlichten en adviseren welke betalingswijze voor jullie afdeling het beste is. Punten die daarbij spelen zijn: • het aantal betalingen op die manier • de kosten die er aan verbonden zijn • de voordelen die het jullie afdeling biedt De mogelijkheden zijn: contant betalen bij de eigen leiding van de groep Deze manier kent veel nadelen. Hij wordt nog maar erg weinig gebruikt. 1. Ouders en kinderen vergeten het geld mee of af te geven. 2. Geld komt op diverse plaatsen in de afdeling binnen. 3. Er ontstaan makkelijk fouten, door het niet of niet correct noteren, zeker als er geen betalingsbewijs wordt gegeven, of het kind dit niet thuis afgeeft. 4. Het kost veel tijd en energie achterstallige contributie binnen te krijgen. Per bank of giro over maken Dit is de meest gebruikelijke manier. Alle leden wordt gevraagd de contributie voor een bepaalde datum over te maken. Dit gebeurt met een nota aan de ouders of verzorgers. Bij een brief kan een voorbedrukte acceptgiro toegevoegd worden. Het grote voordeel hiervan is dat leden correct en snel betalen. Dit voordeel kan voor grote afdelingen opwegen tegen de kosten, die voor de acceptgiro en eventueel voor de verzending van de brief gemaakt moeten worden. Laat je dit goed voorrekenen door je bank! Wie met acceptgirokaarten wil gaan werken moet een acceptgirocontract met de bank afsluiten. Het beste kun je contact opnemen met je eigen bank om te infor-


F meren: • hoe dat in zijn werk gaat en • wat de kosten zijn die de bank voor acceptgiro's berekent. Vraag dit ook na bij andere banken, omdat er verschillen in zitten. Machtiging Met een machtiging kun je op van te voren vastgestelde momenten de contributie automatisch van de giro of bank van de leden naar jullie giro of bank laten overschrijven. Betalen per machtiging biedt voor jullie veel voordelen: • je kan de betalingsdatum zelf plannen. Zo weet je precies, wanneer je het geld op je rekening hebt staan. • je hoeft ouders geen nota en/of acceptgirokaart te sturen. Dat bespaart je kosten. • weinig last van wanbetalers Deze voordelen wegen op tegen de kosten die aan deze vorm van betalen verbonden zijn. Bedenk echter wel, dat lang niet iedereen per machtiging wil betalen. Er zijn verschillende manieren om via de machtigingen het geld te ontvangen: • handmatig (via optisch leesbaar formulier) • via diskette • via een financieel computerprogramma (bijvoorbeeld girotel). • De keuze ervan is afhankelijk van het aantal overschrijvingen en van jouw interesse. Informeer bij je eigen bank of de giro wat je moet doen om te starten met een systeem van machtigingskaarten.

groep

groep

Stimuleren van het betalen per machtiging Bij Jong Nederland Drunen is dit op de hieronder beschreven manier goed geregeld. De eerste keer dat contributie betaald moet worden krijgen de ouders een acceptgirokaart met daarop de contributie voor het lopende kwartaal. Daarna zal Jong Nederland middels een automatische incasso de contributie van de rekening van de ouders afschrijven. Zij moeten de afdeling hiervoor wel machtigen. Een huisbezoek (C1.3) is daarvoor een goede gelegenheid. Voor dit systeem bestaat een drietal kaarten. • De groene kaart: hiermee kunnen de ouders jullie machtigen. De penningmeester regelt dan dat aan het begin van ieder kwartaal (op 1 januari, 1 april, 1 juli en 1 oktober) de contributie automatisch van de rekening van de ouders wordt afgeschreven. Deze machtigingskaart laat je tijdens het ouderbezoek (C1.3) invullen en geef je daarna aan jullie secretaris. • De gele kaart: als ouders het niet eens zijn met een automatische afschrijving hebben zij een maand de tijd om de bank of het girokantoor opdracht te geven het bedrag terug te boeken. Hiervoor moeten ze de gele kaart opsturen naar de bank. • De rode kaart: op het moment dat een kind zich officieel (schriftelijk) afmeldt van Jong Nederland kan de machtiging ingetrokken worden door de rode kaart in te vullen. Dit kan door de eigen leiding of door jullie secretaris die over een actueel ledenbestand beschikt, gedaan worden. Houd wel rekening met één week tijd voor verwerking.

of

groep

Als ouders vragen hebben die jij niet kunt beantwoorden of als ouders onoverkomelijke bezwaren tegen automatische incasso's hebben, laat ze dan contact opnemen met jullie secretaris of de penningmeester. Het is dan mogelijk om de


F contributie met acceptgirokaarten te betalen. Hiervoor worden wel extra kosten in rekening gebracht.

F3.3

ADMINISTRATIE

VAN DE CONTRIBUTIE

Het innen van contributie vraagt een aantal administratieve stappen: • tijdig versturen van de nota's al dan niet met acceptgiro's. Achterstallige contributie wordt hierop eveneens genoteerd. • binnengekomen bedragen controleren. Bedrag en datum direct noteren op een contributielijst. • de niet-betalers na een maand een aanmaning sturen met het verzoek binnen twee weken alsnog te betalen. Zorg ervoor dat je in principe de contributie vooraf laat betalen. Een voorbeeld van een contributielijst 1e kwartaal

3e kwartaal

4e kwartaal

naam

datum

bedrag

Datum

bedrag

datum

bedrag

datum

bedrag

totaal

Bert Arends Dukdalf 40 3812 CC

10/1

20.-

12/4

20.-

6/7

20.-

5/1

15.-

75.-

Angelique Emons Kastanjelaan 3824 KP

18/1

20.-

18/1

20.-

18/1

20.-

18/1

15.-

75.-

Emy van Elst Mezenstraat 74 3854 CJ

15/1

20.-

20/4

20.-

3/7

20.-

5/9

15.-

75.-

Jack van Eerd Kanaristraat 2 3845 DL

zie jaar

10/4

20.-

6/7

20.-

10/9

15.-

75.-

Elmo Franuski Kennedylaan 247 3801 GW

18/1

20.-

18/1

20.-

18/1

20.-

18/1

15.-

75.-

Amanda Geelen Daalstraat 97 3861 ZJ

25/1

20.-

15/1

20.-

afdeling

verlaten

40.-

Evert de Groot Belgiëstraat 2 3878 BG

24/1

20.-

12/1

20.-

12/7

20.-

60.-

Tristan Hoveniers Lijsterbos 3 3854 JN

12/1

20.-

19/4

20.-

5/7

20.-

9/9

15.-

75.-

Suzanne van Heelst Kompas 102 3812 CA

20/1

20.-

20/1

20.-

20/1

20.-

20/1

15.-

75.-

Berry de Hoop Chopinstraat 9 3876 AT

15/1

20.-

10/4

20.-

6/7

20.-

15/9

15.-

75.-

120.-

700.-

Totalen

of

2e kwartaal

vorig

180.-

200.-

180.-

opmerkingen

15/12 ƒ 20.voldaan vooraf

4e kwartaal nog betalen

16/12 ƒ 20.voldaan vooraf

Geautomatiseerde ledenadministratie Wie een geautomatiseerde ledenadministratie heeft kan deze combineren met een financieel programma (F4.6). Zo kan de administratie van de contributie-inning geautomatiseerd worden. Een goed computerprogramma om de ledenadministratie bij te houden is: Davie-adres. Bovendien erg makkelijk voor adressering. Daarbij natuurlijk aangetekend, dat computerprogramma's vernieuwen. Laat je dus goed voorlichten door een deskundige. Ook Jong Nederland heeft ze voor je! Zie onderstaande tip.


F Heeft jullie afdeling behoefte aan advies of informatie over allerlei financiële zaken: opzetten financiële administratie, contributie-inning, financiële computerprogramma's, boekhoudkundige tips of ondersteuning? Je kunt altijd terecht bij: • Jan Willems van de afdeling Jong Nederland Hoogezand-Sappemeer: een zeer ervaren afdelingspenningmeester. Zijn telefoonnummer is: 0598-396749


F SUBSIDIES F3.4 S U B S I D I E S ,

EEN BELANGRIJKE BRON VAN INKOMSTEN

Subsidie is een structurele bijdrage van de overheid om particuliere initiatieven en activiteiten in stand te houden of op te zetten. Veel Jong Nederland-afdelingen krijgen van de gemeente subsidie. De laatste jaren snijden de gemeentes flink in de subsidies. Daarbij wordt Jong Nederland niet ontzien. Veranderingen van subsidieregels en bezuinigingen zijn bijna aan de orde van de dag. Om toch te kunnen (blijven) profiteren van de subsidie is het belangrijk goed voor jezelf op een rijtje te krijgen: • hoeveel het clubdraaien jaarlijks kost • vervolgens hoe je dat gaat betalen • en op de hoogte te zijn van het subsidiebeleid en de wijzigingen. Hoewel de gemeenten steeds verder bezuinigen is het toch vaak nog één van de belangrijkste inkomstenbronnen voor de afdelingen. De gemeente geeft de subsidie nooit zomaar voor niks weg. Er staat altijd een tegenprestatie tegenover. Vraag bij de gemeente de subsidieregeling aan. Bestudeer hem heel goed. Je weet dan precies welke tegenprestatie de gemeente van jouw afdeling verlangt. Welke subsidieregelingen zijn er? Iedere gemeente kent eigen subsidieregelingen. Een aantal mogelijkheden waarop een gemeente subsidie kan geven is: • subsidie in de vorm van een vast bedrag per jaar • subsidie in de accommodatiekosten of een percentage ervan • subsidie in de exploitatielasten of een percentage ervan, bijvoorbeeld een gedeelte van de activiteitenkosten of kadervorming • subsidie op basis van aantal jeugdleden, aantal leiding of combinatie • subsidie voor deskundigheidsbevordering • eenmalige subsidies, bijvoorbeeld om de Oranjefeesten te organiseren • projectsubsidies, bijvoorbeeld een survival waaraan 'moeilijke jeugd' kan deelnemen of voor een project gericht op een ontmoetingsactiviteit met het naburig asielzoekerscentrum • allerlei combinaties zijn ook denkbaar Het rijk en veel gemeenten subsidiëren activiteiten voor en door jongeren. In veel regelingen vallen kinderen en jongeren tot 23 jaar in die categorie. Het kan dus meer opleveren als je jonge leiding voor de subsidie tot de jeugdleden rekent.


F Als je vragen hebt over de subsidieregeling in je gemeente, blijf daar dan niet mee zitten. De gemeente kan je precies vertellen hoe de regeling in elkaar steekt en een gesprek met de wethouder of ambtenaar Jeugdzaken/ Welzijn is gauw geregeld (C3.3).

F3.5

SUBSIDIE

AANVRAGEN

Een afdeling die in aanmerking wil komen voor gemeentesubsidie, belt de gemeente. Daar vraag je welke stappen bewandeld moeten worden. Deze verschillen per gemeente. De meeste gemeenten werken met een subsidieformulier. Dit is een formulier vol vragen. Deze moet je invullen. Uit de antwoorden moet blijken, dat jullie de aangevraagde subsidie • op een goede manier zullen gebruiken voor het jeugdwerk • en de besteding past in het beleid van de gemeente. Wanneer de gemeenteraad van deze beide zaken overtuigd is kan zij de subsidie toekennen. Wat wil de gemeente weten? • de doelstelling van Jong Nederland • de behoefte die er is aan deze vorm van jeugdwerk • op welke leeftijdsgroepen je je richt • de samenstelling van jullie jeugdleden: aantal, leeftijdverdeling, uit welke dorpen en/of wijken, wat de achtergrond is: allochtonen, gehandicapten • samenstelling van kader: aantal, leeftijden, milieu • het belang van jullie afdeling voor de wijk of het dorp? Behalve deze algemene vragen wil de gemeente de volgende stukken: • statuten van de afdeling: hierin staat officieel het doel, de werkwijze en de middelen van de afdeling (G4) • het beleidsplan (B2.1): daarin staat wat jullie met de afdeling in de komende jaren willen bereiken • jullie werkplan (B2.2, B2.3): daar staan jullie activiteiten en acties van dit jaar in. • een begroting (B3.2, B3.3): waarin de cijfers bij het beleidsplan en het werkplan te vinden zijn • jaarverslag (B4.2): wat heeft de afdeling vorig jaar gerealiseerd • een exploitatieoverzicht (B4.6) en de balans (B4.7)): dit zijn de cijfers bij je jaarverslag Stem je eigen plannen af op hetgeen waar aan de gemeente subsidie geeft. Je weet dit door het jeugdbeleid en de subsidieregelingen bij de gemeente aan te vragen. Dat betekent niet, dat je je eigen doelen moet laten varen. Wel dat je kunt inspringen op doelstellingen van de gemeente. Bijvoorbeeld: • heeft de gemeente integratie met buitenlanders hoog in het vaandel? Dan is voor een activiteit samen met asielzoekers goed subsidie te krijgen. • geeft de gemeente prioriteit aan jeugdparticipatie? Bij Jong Nederland zit dat al vanzelfsprekend in het programma. Benadruk dan juist dat element. • heeft de gemeente behoefte aan kwalitatief goed jeugdwerk? Benadruk dan het belang van cursussen voor Jong Nederland-leiders. Je afdeling goed presenteren Je goed presenteren aan de gemeente is essentieel bij het aanvragen van subsidie. Daarom moet je:


F • weten wat je afdeling te bieden heeft en wat jullie zwakke kant is. (B1.3) • in enthousiaste bewoordingen de vragen beantwoorden • het ingevulde formulier, je beleidsplan, werkplan, jaarverslag, begroting, balans er goed uit laten zien. Dat betekent netjes, verzorgd, zonder taal- of spellingfouten, goed leesbaar en natuurlijk herkenbaar als Jong Nederland, door het Jong Nederland-logo. • zorgen dat de papieren op de juiste datum bij de juiste ambtenaar liggen. Let dus goed op de uiterste inleverdatum. • ervoor zorgen dat je 'behoeftig' overkomt. Een afdeling, die winst maakt komt minder gauw in aanmerking voor subsidie. Van aanvraag naar uitbetaling Tussen het tijdstip van aanvraag van subsidie en toekenning en tenslotte de uitbetaling van subsidie kan veel tijd zitten. De aanvragen voor het komende jaar moeten meestal al voor de zomervakantie bij de gemeente binnen zijn. Dat komt omdat de aanvraag langs veel ambtenaren moet voor uiteindelijk tot uitbetaling wordt overgegaan. • De gemeente ontvangt subsidie van de rijksoverheid. Deze subsidie moet passen in een groter 'plan'. Dit is het sociaal-cultureel plan van de gemeente. • De subsidieregelingen worden opgesteld door de gemeentecommissies, gemeenteambtenaren en de wethouder. Het sociaal-cultureel plan vormt het uitgangspunt. • De gemeenteraad stelt deze regelingen vast. • De gemeenteraad verdeelt de pot. Zij bepaalt hoeveel subsidie aan jullie afdelingen verstrekt wordt. Lobbyen dus! (C3) • Vervolgens voert een ambtenaar in opdracht van de burgemeester en wethouders de regeling uit. Je ziet, dat de gemeenteraad, wethouders en de burgemeester bij het bepalen van het subsidiebeleid de hulp van gemeentecommissies, bijvoorbeeld de commissie jeugdzaken, en de ambtenaren krijgen. Het is hun dagelijks werk de plannen en voorstellen van de raad en het college voor te bereiden en uit te voeren. Hoewel de ambtenaren uiteindelijk niet de beslissingen in de gemeente nemen, is hun invloed op het gemeentebeleid erg groot. Zij beschikken immers over veel informatie, schrijven de voorstellen en voeren beslissingen uit. Dit geeft aan hoe belangrijk het is ook met deze mensen goede contacten te onderhouden. Stuur bijvoorbeeld je clubblad op en lobby binnen de politiek. (C3 en P1.1, P1.2, P3.2, P3.3)

F3.6

INVLOED

UITOEFENEN OP DE GEMEENTE

Als je weet hoe de gemeente werkt en langs welke weg een subsidieaanvraag behandeld wordt, kun je gericht invloed uitoefenen op de gemeente. Een aantal tips vind je bij C3.


F FONDSEN F3.7

FONDSEN

WERVEN

Een fonds is een kapitaal dat voor een bijzonder doel is vastgelegd. Er zijn in Nederland honderden fondsen. Een stuk of twintig hebben het jeugdwelzijn tot doel. Al deze fondsen hebben daarbinnen een specifiek doel. Zij steken geld in initiatieven, instanties of particulieren die een stukje van dat doel kunnen realiseren. Ieder fonds heeft een doelstelling, een doelgroep en voorwaarden waaraan fondsaanvragen moeten voldoen. Op basis van die uitgangspunten kan een fonds beslissen tot het verstrekken van een gift of lening. Het verschil tussen subsidie en een fonds Het grote verschil met subsidie is dat een fonds eenmalig geld geeft en nooit voor steeds terugkerende zaken als onderhoud van je gebouw of kadertrainingen. Heb je echter eens een keer een bijzondere training op het oog, of moet je een reparatie of verbouwing uitvoeren dan kan een fonds de financiën hiervoor uitkeren. Ieder fonds heeft eigen voorwaarden Om er zeker van te zijn, dat het geld aan het door het fonds gestelde doel besteed wordt, stelt het een aantal voorwaarden. Zo'n voorwaarde is bijvoorbeeld dat het geld gebruikt moet worden om de participatie van jongeren te bevorderen. Daarnaast stelt het fonds een aantal randvoorwaarden. Bijvoorbeeld, dat de gift van het fonds aanvullend moet zijn. Dat betekent dat je als afdeling nooit voor alle kosten een beroep op een fonds kunt doen. De meeste fondsen willen meebetalen. Met deze (rand)voorwaarden moet je dus terdege rekening houden als je met je afdeling een fonds benadert. Ik dit, jij dat Wie een fonds benadert, stelt dus eigenlijk een ruil van diensten voor: ik (Jong Nederland) werk concreet aan het doel, jij (fonds) geeft geld om dat te doen. Als je met dit uitgangspunt werkt, betekent dat, dat de afdeling nooit de invalshoek kiest van 'we willen zoveel, maar we hebben geen geld'. Nee, je maakt als afdeling plannen en probeert op een zakelijke, maar enthousiaste manier op papier te zetten hoe deze plannen ook in het belang zijn van het fonds. Algemene voorwaarden Hoewel ieder fonds haar eigen voorwaarden stelt, is er een aantal, dat je bij vrijwel ieder fonds aantreft: • de afdeling moet een rechtspersoonlijkheid (een stichting of vereniging) zijn en beschikken over statuten (G4) • de bijdrage van een fonds is bijna altijd aanvullend. Dat wil zeggen het fonds neemt de kosten niet allemaal voor haar rekening. Het verwacht een eigen bijdrage van de afdeling. Dit kan in geld zijn, maar ook in vrijwillige arbeid. • de bijdrage van een fonds is altijd aan een afgebakend project verbonden. Een fonds zal nooit structureel, elk jaar bijdragen aan het tekort in de exploitatierekening (B4.6) van de afdeling.


F • de vormen van geldelijke steun zijn vastgelegd. Fondsen zullen meestal een maximum en een minimale bijdrage hanteren. Vaak zijn de bijdragen in de vorm van giften, maar er bestaan ook regelingen voor leningen tegen lage renten of zelfs renteloos.

F3.8

EEN

FONDSGERICHTE AANVRAAG

Als je bovenstaande leest, kun je concluderen, dat je ieder fonds op een eigen manier moet benaderen. Een standaard 'bedelbrief' schrijven, die niet aansluit op de doelstelling van het fonds en haar doelgroepen is verspilde moeite. Je moet duidelijk maken: • wie je bent • wat je doet • wie je bereikt • wat je wil • op welke manier je dat wilt realiseren • om hoeveel geld het gaat • welke eigen bijdrage de afdeling levert • of je nog andere fondsen aangeschreven hebt • wat je in de toekomst doet met hetgeen waarvoor nu geld wordt aangevraagd: hoe levensvatbaar zijn jullie, en is jullie plan? Je kunt er baat bij hebben bij fondsen de nadruk te leggen op speciale kwaliteiten. Vermeld bijvoorbeeld bij het Fonds Katholieke Noden dat je afdeling van oorsprong katholiek is.

F3.9 I N F O R M A T I E

VERZAMELEN VOOR EEN FONDSAANVRAAG

Voordat je een fonds gaat aanschrijven, verzamel je eerst allerlei informatie: • bedenk op de eerste plaats waarvoor je het geld nodig hebt • ga kijken hoe het financiële plaatje wordt om je plan te realiseren (financieringsplan). • bedenk voor welk bedrag en welk onderdeel in het plan je voor een stuk aanvullende financiering een fonds kan benaderen. • ga op zoek naar fondsen, wiens doel en doelgroep aansluiten bij jullie plan. Grote fondsen, zoals het Koningin Julianafonds benader je alleen voor grote projecten van bijvoorbeeld f10000.- en meer. Wanneer namelijk een fonds aan je afdeling een bijdrage heeft gegeven duurt het soms járen voordat ze weer bereid zijn een financiële bijdrage te leveren. Voor kleinere projecten, dus kleinere bedragen, benader je kleinere fondsen!


F F3.10

VERKOOP

JEZELF GOED

Alleen met het verzamelen van de zakelijke gegevens ben je niet klaar. Essentieel bij de fondsaanvragen is dat je heel goed weet • waar jullie afdeling voor staat • wat je je leden te bieden hebt • wat je betekent in het eigen dorp of de eigen wijk • wat jullie sterke en zwakke kanten zijn. Een hulpmiddel om dat te kunnen beschrijven is vind je beschreven in B1.3. Je moet nooit achteraf, nadat het project al gerealiseerd is, bij een fonds aan de deur kloppen. Terwijl je bezig bent met een financieringsplan voor je plan ga je ook al op zoek naar geschikte fondsen.

F3.11

EEN

FONDSAANVRAAG STAP VOOR STAP

Wie een fonds aanschrijft moet het fonds goede en eerlijke informatie geven. Je probeert echter wel je aanvraag zo gunstig mogelijk op te stellen. Een voorbeeld: Jong Nederlanders doen hun klus vrijwillig, gewoon omdat het hartstikke leuk is. Ga je met fondsen in zee, dan willen de meeste niet alles betalen, maar mee financieren. Het is dan aan te bevelen de gratis inzet van Jong Nederlanders in geld om te zetten. Stel dat je al hun werkuren zou uitbetalen, hoeveel zou je dat als afdeling kosten? Een fonds wil weten wat jezelf inbrengt. Jullie inbreng is dus zoveel manuren à zoveel gulden per uur. Datzelfde telt voor materialen, die jullie ritselen. Ook dat breng je in! (F3.12) Ga er vanuit dat je voor bijna elke activiteit een drietal zaken nodig hebt: • menskracht • kennis • materialen A. Zet op een rijtje wat voor jullie plan nodig is aan menskracht, kennis, en materialen. Vul in wat je hiervan als afdeling in huis hebt en wat je elders moet halen. Je werkt hiervoor met een paar standaardvragen: • wat hebben we al in huis? • wie kan iets krijgen, maken of lenen? • wie kan iets regelen zonder geld? • wie kan iets regelen met korting? • Je stopt deze antwoorden niet onder de tafel met 'mooi geritseld', maar je noemt ze in de aanvraag (F3.12). B. Ga dan na wat er nog aan materialen en financiën ontbreekt en toch beslist noodzakelijk is om je plan uit te voeren.


F C. Bepaal hoe je datgene wat ontbreekt voor elkaar gaat krijgen: • met fondsen? • met extra gemeentesubsidie? • met acties? • met sponsoring? D. Werk de aanvullende financiering wat betreft fondswerving verder uit: • verzamel informatie over de verschillende fondsen en vooral ook over de criteria die de fondsen hanteren • zijn er fondsen met wie jullie al eerder contact hadden? • bedenk voor welke uitgaven je welk fonds wilt gaan benaderen. • u kunt ook op internet zoeken E. Formuleer dan waarom het voor dat bewuste fonds zinvol is om juist aan jullie projecten geld uit te geven. Neem in die overweging mee: • doelstelling van Jong Nederland • de vraag naar jeugdwerk door de omgeving en speciaal naar jullie afdeling • vraag/aanbod jeugdwerk in de gemeente en jullie afdeling • jullie bereik: − leeftijdsgroepen − jeugdleden (beschrijving jeugdleden, aantallen, afkomst bijvoorbeeld kinderen uit achterstandswijk of allochtonen, gehandicapten in je afdeling) − leiding (beschrijving leiding en aantal), − beschrijving clubgebouw − beschrijving activiteiten F. Schrijf tenslotte per fonds een gerichte fondsaanvraag. Geef daarbij altijd aan voor welke uitgaven voor het plan de afdeling bij het fonds aanklopt. Het fonds moet als het jullie aanvraag leest er van overtuigd zijn dat het om een zinvol, en levensvatbaar project gaat dat past binnen de criteria die het fonds zelf stelt. Inhoud van de aanvraag: • concrete omschrijving van het project: verwerk hierin stap D en E • fasering van het project • begroting van het project, zo realistisch mogelijk • financiering van het project, zo realistisch mogelijk. Denk aan het belang van: eigen bijdrage in arbeid en geld, zoals aan het begin uitgelegd. • medefinanciering door bijvoorbeeld de gemeente. Wanneer je al een toezegging van de gemeente binnen hebt, heb je een streepje voor. Bij de aanvraag wordt meestal ook een aantal bijlagen gevraagd: • statuten van de afdeling (G4) • werkplan (B2.3), begroting (B3.2) en exploitatieoverzicht (B4.6) Tenslotte vraagt het fonds meestal of: • de afdeling overheidssubsidie ontvangt • welke subsidieregeling hierbij van toepassing is • en of het project ook nog bij andere fondsen is ingediend. Fondsen vinden het erg belangrijk dat een project 'duurzame' vruchten afwerpt. Dat betekent dat een fonds bij het beoordelen van projecten er op let dat het dorp, de


of

F wijk of de afdeling ook nadat het plan voltooid is, nog steeds de positieve uitwerking ervan ervaart. Vaak hebben fondsen standaard aanvraagformulieren voor het indienen van een aanvraag. Gebruik deze formulieren in dat geval op een correcte manier. Wanneer je onvoldoende ruimte hebt op de aanvraagformulieren zelf, kun je aparte bijlagen bij de aanvraag toevoegen. G. Wanneer je aanvraag de deur uit is kan je soms wel vier maanden moeten wachten op de beslissing. Je ontvangt meestal wel een bevestiging van de ontvangst van de brief, of er nog informatie ontbreekt en wanneer je de beslissing kunt verwachten. Ontvang je dat niet dan kun je uiteraard tussentijds even telefonisch informeren of de aanvraag in goede orde ontvangen is en wat de verdere procedure is. Begin dus tijdig met een fondsaanvraag, want de wachttijd is langer dan je hoopt. Je ontvangt van een fonds altijd een schriftelijke toekenning of een afwijzing. Geef dan ook nooit eerder het geld uit! H. Uitvoering en nazorg. Wanneer het fonds de aanvraag goedkeurt dien je het fonds goed op de hoogte te houden van de vorderingen. Zowel inhoudelijk als financieel. Houd daarom de volgende aandachtspunten in de gaten: • bedank het fonds voor de toekenning van de subsidie • bedank na realisering voor het mogelijk maken van het project. Nodig ze uit voor een presentatie, een afsluitingsavond, een opening. • stuur een verslag op van het gerealiseerde project inclusief de financiële verantwoording van het bestede fondsgeld. Zorg ervoor dat je de financiële verantwoording direct na afronding samenstelt en houd daarbij de termijnen die het fonds stelt ook in de gaten. • meestal zijn fondsen ook geïnteresseerd in de aandacht, die de pers aan jullie project schonk Als je zo systematisch te werk gaat, blijken er veel meer mogelijkheden te zijn dan je ooit tevoren had durven denken. Heb je hulp nodig bij het benaderen van fondsen? Zoek je een voor jullie plan geschikt fonds? Vind je het plezierig als iemand jullie aanvraag doorleest? Bel het Infocentrum (C2.15). Niet alle moeite wordt beloond Houd er rekening mee dat een aantal fondsen de aanvraag zal afwijzen. Raak daar nooit gedemotiveerd door. Er komen meer afwijzingen binnen dan toezeggingen!


F Meer weten over fondswerving? Lees dan: • Het handboek voor fondsenwerving voor non-profitorganisaties. Uitgave: Nationaal Jeugdfonds, Utrecht • De geldgids voor het Jeugd- en Jongerenwerk Uitgave: Nationaal Jeugdfonds, Utrecht • Module fondsenwerving Uitgave: Scouting Nederland • Fondsenboek van de vereniging van Fondsen in Nederland Uitgave: Walburg Pers, Zutphen • Natuurlijk kunt u ook op internet kijken

F3.12

VOORBEELD VAN EEN BEGROTING EN DE FINANCIERING VOOR DE RENOVATIE VAN DE JONG NEDERLAND-BLOKHUT.

De onderstaande begroting is een voorbeeld, hoe je eigen werkzaamheid omzet in geld. Daarom is hij geschikt om mee te sturen met een fondsaanvraag. loon 1. ontwerp maken inclusief een haalbaarheidsstudie - uurloon 2. dakreparatie - uurloon 1 persoon à 52 uur à f65.- per uur - verwijderen pannen, aangeven nieuwe pannen - materialen dak 3. vernieuwing verwarming - uurloon 20 uur - verwijderen oude verwarming - materialen verwarming 4. fietsrek - uurloon 20 uur - zelf plaatsen - materialen 5. schilderwerk - uurloon 55 uur - zelf schilderen - materialen Totaal uurloon: Totaal zelfwerkzaamheid Totaal materialen Totaal te financieren: Uurlonen Materialen BTW Totaal Zelfwerkzaamheid te financieren

zelfwerkzaamheid

materiaal

1500.3400,1560,7.500,1300.910.10200.1300,1300,800,3575.1560.850.11075.-

5330.-

19350.-

11075.19350.- + 30425.5630.- + 36055.5330,- 30725,-

Als je een begroting opstelt op basis van offertes, kijk dan goed of de prijsopgave in- of exclusief BTW is. bedrijven offreren vaak exclusief BTW.


F F3.13

VOORBEELD

VAN EEN BRIEF AAN EEN FONDS

Aan het fonds wordt de dakreparatie gevraagd. Het gaat om een bedrag van f 3400.- lonen, f 7500.- materiaalkosten en 18,5% BTW. Het bedrag is afgerond op f 13000.-.

of

Aan: Naam fonds t.a.v. contactpersoon adres postcode, plaats

Plaats, datum Geacht bestuur, Graag willen wij u verzoeken ons een bijdrage te verstrekken in de renovatiekosten van het clubgebouw van Jong Nederland te Maartensbrug. Specifiek willen we u vragen om een bedrag van f 13000.- voor het repareren van het dak. In het bijgaand aanvraagformulier hebben wij deze aanvraag financieel en inhoudelijk onderbouwd. In deze begeleidende brief willen we van de gelegenheid gebruik maken om de stand van zaken voor u te schetsen. Problematiek Jong Nederland Maartensbrug is een actieve jeugd- en jongerenclub in de gelijknamige gemeente. De club bestaat uit 75 jeugd- en uit 15 kaderleden. Deze laatsten bieden vrijwillig aantrekkelijke activiteiten voor de jeugd van vier tot achttien jaar. Hierdoor, en door een nieuwbouwproject in de wijk Overbos maakt de club een stevig groeiproces door. In twee jaar tijd zijn er ruim twintig jeugd- en tien kaderleden bij Jong Nederland gekomen. De clubbijeenkomsten van Jong Nederland worden gehouden in een eigen clubgebouw. Sinds een jaar is dit de oude dorpsschool, die zich in het centrum van Maartensbrug bevindt. Dit gebouw is een uitstekende locatie, maar er is een groot probleem. Het heeft een zeven jaar lang leeggestaan, er is daarom sprake van groot achterstallig onderhoud. Op de eerste plaats is het dak van het gebouw zeer slecht. De eerste lekkages dienen zich al aan. De gemeente, de vorige eigenaar, heeft bij de overdracht van het gebouw al aangegeven, dat het dak op korte termijn gerepareerd moet worden.


F Een tweede probleem is de verwarming. Afgelopen jaar is deze regelmatig uitgevallen. Bij het sporten is dit niet zo'n probleem, maar bij de creatieve activiteiten als toneel en knutselen geeft dit 's winters grote problemen. Uit het onderhoudsrapport van de gemeente bleek al dat de verwarming aan vervanging toe was. Tenslotte kunt u in ons renovatieplan lezen, dat we ook van plan zijn het hele gebouw een schilderbeurt te geven. Oplossing problematiek Een bouwcommissie van Jong Nederland is vorig jaar gestart met een onderzoek naar de diverse wensen en eisen, die aan de renovatie gesteld worden. Daarnaast heeft de commissie ook een haalbaarheidsplan opgesteld. Met het fonds van Jantje Beton zijn inmiddels afspraken gemaakt over verdere advisering bij de renovatie. Een maand geleden kregen we van de gemeente een startsubsidie van f 10000.- toegewezen. We zijn blij met deze toewijzing en vatten deze kredietverlening op als waardering voor onze inzet en de haalbaarheid van onze plannen. Het financieringsplan De totale lasten van de renovatie bedragen f 36100.- (Zie hiervoor bijlage 3). Om tot een sluitende begroting te komen moeten we nog f 20800.- op diverse manieren proberen te verwerven. We hebben inmiddels van het Nationaal Jeugdfonds een toewijzing van f 10000.- ontvangen, waarvan f 5000.- als gift en f 5000.- als renteloze lening. Hoewel de begeleiding van de jeugd grote inzet van onze leiding vergt, is zij bereid om voor het clubgebouw extra investering in mankracht te geven. Bij elk onderdeel van het renovatieplan zal onze leiding letterlijk een steentje bijdragen. Uitdrukkelijk willen we ons ook bezig houden met sponsoring. Als tegenprestatie kunnen we medewerking bieden aan het vergroten van naambekendheid van de betreffende bedrijven. Tenslotte willen we met een aantal gerichte geldacties de financiering van het project verder rond krijgen. We streven naar een bedrag van f 7500.-. Ons verzoek In het financieringsplan is een tekort van f 25800.-, opgebouwd uit f 20800.- negatief en f 5000.- lening. Graag willen we u vragen om ons een financiële bijdrage te geven voor de reparatie van het dak, Deze post is begroot op f 11022.-. Dit is opgebouwd uit materiaal en loonkosten inclusief BTW, minus onze eigen bijdrage. We hebben geen andere fondsen aangeschreven voor een bijdrage aan het dak. Informatie We zullen u over twee weken bellen om te informeren of u onze aanvraag ontvangen hebt en of u nog verdere toelichting nodig hebt. Wanneer u op een eerder moment vragen hebt, dan kunt u contact opnemen met ondergetekende.


F Wanneer u verder referenties wilt inwinnen over Jong Nederland Maartensbrug en het renovatieplan, dan kunt u ook terecht bij de landelijke organisatie Jong Nederland, telefonisch te bereiken onder nummer 033 - 4960285. Met vriendelijke groeten, namens het bestuur van Jong Nederland Maartensbrug

(naam contactpersoon) (functie contactpersoon: voorzitter, penningmeester) Bijlagen: 1. folder Jong Nederland 2. renovatieplan 3. financieringsplan 4. jaarbegroting 5. exploitatieoverzicht 6. brief met de garantietoekenning van de gemeente 7. statuten Jong Nederland Maartensbrug en kopie van inschrijvingsbewijs bij de Kamer van Koophandel 8. krantenknipsel


F SPONSORING Bedrijven zijn vaak best bereid een steentje bij te dragen aan het jeugdwerk. Maar zij doen dat bijna nooit zomaar. Zij hebben ook een eigenbelang. Wil je je afdeling laten sponsoren, dan moet je er in slagen een zodanig sponsorvoorstel aan het bedrijf voor te leggen, dat het bedrijf toehapt. Evenals bij het aanvragen van een fonds moet je dus ook een sponsor gericht aanschrijven. Een sponsorbrief onder het kopieerapparaat leggen en twintig brieven naar de middenstand sturen heeft dus geen enkele zin.

F3.14

WAAROM

ZOU EEN BEDRIJF SPONSOREN?

Om haar omzet te vergroten Bedrijven verkopen producten en zijn er bij gebaat zoveel mogelijk te verkopen. Een bedrijf zal dus altijd kijken of de leden, hun ouders en de leiding van Jong Nederland ook een doelgroep van het bedrijf kunnen zijn. Bijvoorbeeld: • op een opendag van de afdeling mag de hobbyzaak een workshop en een productvoorlichting geven • op de koopavond wordt voor de speelgoedwinkel een Maxiorenactiviteit georganiseerd. Alle kinderen van het dorp worden daarvoor uitgenodigd. Om haar naambekendheid te vergroten Bedrijven zijn bijna altijd geïnteresseerd in het vergroten van hun naambekendheid. Immers als niemand het bedrijf kent, koopt ook niemand de producten. Voor een bedrijf kan het dus interessant zijn om te weten hoe groot de naambekendheid is bij de leden, ouders, broertjes, zusjes en de leiding. En wil een mogelijkheid om die naambekendheid in de geboden doelgroep te vergroten wellicht aangrijpen. Bijvoorbeeld door middel van: • een advertentie in het clubblad • logo's in en rondom clubgebouw • reclame op het Jong Nederland-T-shirt. Zo wil een plaatselijk verzekeringsbedrijf vooral jonge gezinnen bereiken: jong, vrolijk, uitdagend Om haar imago te verbeteren Behalve naambekendheid vinden bedrijven ook het imago belangrijk. Een bekend en goed liggend bedrijf boekt grotere omzetten. Een bedrijf zal zich afvragen of: • sponsoractiviteiten voor Jong Nederland leiden tot meer naambekendheid en een beter imago. • ze door deze activiteit of dit evenement en de daarbij horende promotie een nog groter publiek kan bereiken dan alleen de leden van Jong Nederland. Bijvoorbeeld door middel van: • een interview over het dakdekkersbedrijf in het clubblad, eventueel gekoppeld aan een excursie • het ter beschikking stellen van een groot springkussen, waarop de naam van het bedrijf prijkt.


F Een bedrijf zal keuzes maken in welke sectoren zij wil sponsoren: sport, kunst, cultuur, jeugdwelzijn, ouderenzorg en noem maar op. Het bedrijf zal daarbij altijd een kosten-batenplaatje maken. Wat heeft Jong Nederland te bieden en wat heeft het bedrijf daarvoor over?

F3.15

WEET

WAT JE WIL EN KAN

Vier zaken moet je weten voor je een sponsor benadert: • waarvoor heb je geld of producten nodig? • waarom is jullie afdeling interessant voor die sponsor? • welke concrete voorstellen kun je de mogelijke sponsor bieden? • met welke sponsors wil je per se niet in zee? Voor Jong Nederland zijn alle sponsors taboe, die een gevaar opleveren voor het welzijn en de gezondheid van kinderen en volwassenen: roken en alcohol. De bovengenoemde vragen bespreken jullie stuk voor stuk. De antwoorden vormen de basis voor je sponsorbrief of het gesprek. De vragen moet je heel kritisch doornemen. Sponsoring heeft namelijk veel te maken met pr. De sponsor zal er zeker in geïnteresseerd zijn, hoe het is gesteld met de naambekendheid en het imago van je afdeling in de omgeving? Wanneer jouw club aan de sponsor kan tonen een goede uitstraling te hebben en een aantal sterke punten, heb je veel meer kans van slagen.

KEN

JE AFDELING

Wil je op deze vragen antwoord geven, dan kun je de sterkte/zwaktemethode gebruiken(B1.3). De vragen kun je toespitsen op de zaken, die voor een sponsor interessant kunnen zijn. Promotie Hoe maken jullie publiciteit: je clubblad, een persbericht (P4.2), lokale radio of tv, het jaarverslag (B4.2). Wat kun je als reclamedrager aanbieden: de aanhangwagen van de afdeling, de versierde fietsen van de kinderen tijdens de Koninginnedagoptocht, de buitenkant van je clubhuis, de richtingborden naar het clubhuis, de hal van het clubhuis, de achterkant van het toegangskaartje of de consumptiebon, ballonnen, het programmaboekjes, posters, inschrijfformulieren. Bereik • het aantal jeugdleden: verdeeld over welke leeftijden • het aantal leiding: van welke leeftijd • zijn jullie een open of gesloten afdeling: betrek je makkelijk kinderen en volwassenen van buiten bij je activiteiten • waar ligt jullie clubhuis: verscholen in het bos, midden op het dorpsplein Jullie uitstraling • soort activiteiten: theater, veel erop uit trekken • oordeel van buitenstaanders over jullie: actief, goed voor de jeugd, betrokken bij dorp, alleen maar zuipen, altijd geluidsoverlast.


F Zoek je sponsors onder bedrijven die in jouw regio een belangrijke vestiging hebben. Dus schrijf niet de KLM of Hoogovens aan, maar de bakker of de melkfabriek.

F3.16

SPONSORGEVOELIGE

ACTIVITEITEN

Uit bovenstaande maak je op dat een sponsor iets bijzonders wil. Het aanvullen van een tekort op de exploitatierekening (B4.6) is totaal niet interessant voor hem. Hij wil liever iets opvallends waardoor zijn naam in het zonnetje komt te staan. Hetgeen, dat hij sponsort moet ook een relatie hebben met de aard van zijn bedrijf.

TWEE

IDEEËN

Verbouw van het clubhuis Jullie willen sponsors vragen je te helpen de verbouw van de accommodatie te realiseren. Sponsors kunnen zijn: de dakdekker, het bouwbedrijf. Je vraagt hen een deel gratis materialen te leveren, op het andere deel een aanzienlijke korting te geven. Dit zullen ze echter niet zomaar doen. Er zal een goede ruil moeten plaatsvinden. Een ruil bestaande uit materiaalsponsoring tegen positieve beïnvloeding van de naam van het bedrijf. Dat betekent dat de afdeling zich verplicht bekendheid aan de sponsoring te geven. Mogelijkheden hiertoe zijn: • een of meerdere artikelen en/of advertenties in je clubblad • artikelen in de krant op geplande momenten in het bouwproces van de eerste steen tot en met opening • door een naambord • door spectaculair aandacht te vragen voor deze sponsoring. Zo kan bij het bereiken van het hoogste punt van het dak een geweldig 'pannenbierfestijn' georganiseerd worden. Hier worden de sponsors uitgebreid bedankt en gehuldigd. De burgemeester legt met veel vertoon, nadat hij eerst de gepionierde torentrap beklommen heeft de eerste dakpan op de juiste plaats. De bouwondernemer heeft samen met de afdeling een ludieke wedstrijd aan het leggen van de eerste steen gekoppeld. De winnaar mag de herdenkingsplaquette samen met de burgemeester ophangen en wordt vereeuwigd op een glanzende foto, die natuurlijk naar de kranten gezonden wordt. De vlaggen van de sponsor zijn duidelijk in beeld. Vossenjacht met videoreportage De afdeling nodigt de jeugd van het hele dorp uit om mee te doen aan een grootscheepse vossenjacht. De vossen zijn verborgen in en rond de winkels van de plaatselijke middenstand. Uiteraard is hiervoor vooraf toestemming gevraagd aan de winkeliers. Aan de winkeliers is eveneens hiervoor een sponsorbedrag gevraagd. Tijdens de vossenjacht worden er video-opnamen gemaakt. Na de jacht is de prijsuitreiking en wordt deze video vertoond in het café, warenhuis of in het clubgebouw. Iedereen, ook de pers, is hier natuurlijk van harte welkom om te kijken. De hoogte van


F het sponsorbedrag of het aantal prijzen in natura is een indicatie welke bedrijven langer of korter in beeld zijn. Een goed geslaagd sponsorevenement kun je meteen uitstekend gebruiken om ook andere mogelijke sponsors te benaderen. Dus maak er altijd foto's en een verslag of draaiboek van.

F3.17

SPONSORING

IN NATURA

Veel bedrijven zijn niet gelukkig met de talrijke sponsoraanvragen die bijna wekelijks op hun afkomen. Zorg er dus voor dat jouw aanvraag en aanbod origineel zijn en de sponsor ook iets opleveren. Zij geven over het algemeen makkelijker in natura dan in geld. • De plaatselijke middenstand benaderen voor de prijzen voor de kerstbingo. De sponsor krijgt hiervoor publiciteit in de vorm van reclame in de uitnodiging en het programmaboekje retour. • Wanneer je een bouwproject gaat doen, ligt het voor de hand bedrijven in de bouwwereld te benaderen. Bijvoorbeeld een dakdekker voor het dak, een loodgietersbedrijf voor het sanitair.

F3.18

MEERDERE

SPONSORS BIJ EEN PROJECT

Voor een groot project kun je meerdere sponsors zien binnen te krijgen. Je werkt dan met hoofdsponsors, subsponsors en begunstigers. Van te voren bepaal je de financiële grens tussen de verschillende sponsorvormen. En natuurlijk ook welke tegenprestatie de sponsorvormen van jou mogen verwachten. Wanneer je een bepaald bedrijf benadert als sponsor, moet je nooit een ander bedrijf uit dezelfde branche benaderen.


F EEN

AANTAL TEGENPRESTATIES

F3.19 • • • • • • • •

naambekendheid aan evenement naam en logo op drukwerk voor een evenement, bijvoorbeeld toegangskaartjes, routekaartjes, ballonkaartjes, consumptiebonnen, speciaal briefpapier voor een activiteit naam en logo op kleding: T-shirt, trainingspakken. naam en logo op promotieartikelen: pennen, petjes, bierviltjes, glazen, bekers, ballonnen, floppy,s naam en logo op grotere objecten, zoals gebouw, vlaggen, reclameborden verkoopstand handenarbeidartikelen tijdens creatieve dag reclameboodschappen via overhead, radio, video publiciteit in clubblad, activiteitenfolders ontvangstmogelijkheden en speciale vip-behandeling tijdens het evenement: parkeerplaats, horecabonnen, lintje knippen, eerste abseiler

F3.20

EEN

DEAL MET EEN SPONSOR, STAP VOOR STAP

1. Zet op een rijtje wat nodig is aan menskracht, kennis, en materialen. Vul in wat je hiervan al als afdeling in huis hebt en wat je elders moet halen. Je werkt hiervoor met een paar standaardvragen, zoals gegeven bij F3.11. 1. Bepaal hoe je het ontbrekende deel in geld of materiaal gaat werven: • met fondsen (F3.7 t/m F3.13) • met extra gemeentesubsidie (F3.4 t/m F3.6) • met acties • met sponsoring (F3.14 t/m F3.21) 2. Werk de financiering verder uit. Wat betreft sponsoring: • wat kan in natura gesponsord worden (F3.17) • wat kan in geld gesponsord worden 1. Zijn er bedrijven die ons kunnen sponsoren en waar we al een goodwill hebben liggen? • via vorige sponsoracties • via onze leiding (werkgevers) • via onze jeugdleden (ouders) 1. Zet op een rijtje waarom jullie afdeling een aantrekkelijke partij voor de sponsor is: • doelstelling van Jong Nederland • vraag naar jeugdwerk door de omgeving • vraag/aanbod jeugdwerk in de gemeente • bereik: − leeftijdsgroepen − jeugdleden (beschrijving jeugdleden, aantal) − leiding (beschrijving leiding en aantal) • beschrijving clubgebouw • beschrijving activiteiten 1. Wat zijn jullie mogelijke tegenprestaties? (F3.19)


F of

1. Richt je sponsorverzoek samen met een goede omschrijving van het project naar het bedrijf. (F3.21) Kondig in de brief aan dat je twee weken later zult bellen voor een afspraak. Doe dat dan ook. Wanneer een bedrijf interesse heeft, zullen ze een afspraak met je maken. Wanneer een bedrijf geen interesse heeft, laten ze dat zeker weten. Stuur je brief op naam naar een gerichte persoon. Zoek van tevoren uit aan wie je het sponsorverzoek moet richten. Een telefoontje naar het bedrijf met deze vraag is voldoende. 1. Wanneer je op gesprek mag komen, ga er dan heen met twee personen. Zorg er voor dat die twee personen ook van alle zaken goed op de hoogte zijn. Neem genoeg documentatiemateriaal mee: bij een bouwproject de tekening, of nog beter, een maquette, bij een activiteit het draaiboek, verder wat algemene materialen van Jong Nederland als een clubblad en folders. Zorg dat het om goed ogend materiaal gaat, dat de uitstraling van Jong Nederland heeft: verzorgd, niet te duur gemaakt, speels, creatief. Folders van Jong Nederland algemeen en van de leeftijdsgroepen zijn verkrijgbaar bij het Infocentrum (C2.15). Minder dan 10 stuks krijg je gratis. 1. Lukt het met het bedrijf een deal te sluiten, maak dan een sponsorcontract. (F3.22) 2. Bind de sponsor aan Jong Nederland. Houd haar op de hoogte, betrek haar erbij. 1. Bedank de sponsor voor haar medewerking wanneer het project gerealiseerd wordt of is. 1. Stuur een verslag van het project en een financiële verantwoording direct na afronding van het project naar de sponsor toe. Bedank nogmaals voor de plezierige samenwerking, die je hopelijk in de toekomst mag continueren. • Het Informatiecentrum Maatschappelijke Sponsoring in Bunnik heeft voor f 12.50 een praktische handleiding over aanvullende financiering. Stort het bedrag op bankrekening 65.39.16.981 onder vermelding van 'Sponsors, hoe kom ik eraan?'. Je krijgt het dan thuisgestuurd. • Ook Scouting Nederland heeft een module over dit onderwerp. Voor f7.50 kun je hem bestellen: 033 - 4960260. • 'Geldzorgen en zorgen voor geld' is een nuttige brochure, uitgegeven door de Stichting Publicaties en Projecten MZW te Bunnik.

F3.21

VOORBEELD

VAN EEN BRIEF MET HET VERZOEK OM SPONSORING

In dit voorbeeld is van dezelfde situatie uitgegaan als bij de aanvraag voor een fonds (F3.12, F3.13). Je zult zien dat er in de brief sterke gelijkenissen zitten, doch ook wezenlijke verschillen.


of

F Aan: Winkeliersvereniging De Poort t.a.v. de voorzitter, mevrouw van Arnhem adres postcode, plaats

plaats, datum Geachte mevrouw van Arnhem, Naar aanleiding van ons telefonisch contact d.d. 22 maart j.l. doe ik u hierbij de hoofdlijnen van ons sponsorvoorstel toekomen. Wat is Jong Nederland? Jong Nederland Maartensbrug is een actieve jeugd- en jongerenclub voor vier- tot achttienjarigen. Zij maakt deel uit van de landelijke organisatie Jong Nederland. Jong Nederland Maartensbrug heeft 75 jeugdleden en vijftien kaderleden. Deze laatsten bieden vrijwillig aantrekkelijke activiteiten voor de jeugd van vier tot achttien jaar. Hierdoor en door het nieuwbouwproject Overbos maakt de club een stevig groeiproces door. In twee jaar tijd zijn er ruim twintig jeugd- en tien kaderleden bij Jong Nederland gekomen. Ook voor de nabije toekomst zien we volop groeimogelijkheden. Jong Nederland gaat jaarlijks met al haar leden op zomerkamp. De inkopen, die hiervoor nodig zijn, maar ook voor de wekelijkse activiteiten, halen we altijd in Winkelcentrum De Poort. Problematiek De clubbijeenkomsten van Jong Nederland worden gehouden in een eigen clubgebouw. Sinds ruim een jaar is dit de oude dorpsschool, die zich midden in het centrum van Maartensbrug bevindt. Dit gebouw is een uitstekende locatie, maar er is een groot probleem. Het heeft een zeven jaar lang leeggestaan, er is daarom sprake van groot achterstallig onderhoud. Op de eerste plaats is het dak van het gebouw zeer slecht. De eerste lekkages dienen zich al aan. De gemeente, de vorige eigenaar, heeft bij de overdracht van het gebouw al aangegeven, dat het dak op korte termijn gerepareerd moet worden. Een tweede probleem is de verwarming. Afgelopen jaar is deze regelmatig uitgevallen. Bij het sporten is dit niet zo'n probleem, maar bij de creatieve activiteiten als toneel en knutselen geeft dit 's winters grote problemen. Uit het onderhoudsrapport van de gemeente bleek al dat de verwarming aan vervanging toe was. Tenslotte kunt u in ons renovatieplan lezen, dat we ook van plan zijn het hele gebouw een schilderbeurt te geven. Oplossing problematiek Een bouwcommissie van Jong Nederland is vorig jaar gestart met een onderzoek naar de diverse wensen en eisen, die aan de renovatie gesteld worden. Daarnaast heeft de commissie ook een haalbaarheidsplan opgesteld. Met het fonds van Jantje Beton zijn inmiddels afspraken gemaakt over verdere advisering bij de renovatie. Een maand geleden kregen we van de gemeente een startsubsidie van f 10000.- toegewezen. We


F zijn blij met deze toewijzing en vatten deze kredietverlening op als waardering voor onze inzet en de haalbaarheid van onze plannen. Het financieringsplan De totale lasten van de renovatie bedragen f 36100.- (Zie hiervoor bijlage 3). Om tot een sluitende begroting te komen moeten we nog f 20800.- op diverse manieren proberen te verwerven. We hebben inmiddels van het Nationaal Jeugdfonds een toewijzing van f 10000.- ontvangen, waarvan f 5000.- als gift en f 5000.- als renteloze lening. Ons sponsorvoorstel Jong Nederland Maartensbrug organiseert op de zaterdag voor Pinksteren 'kinderstraatfestival Jong Nederland'. We hebben hiervoor reeds een vergunning van de gemeente. Met betrekking tot deze activiteit kunnen we u aanbieden om gebruik te maken van de volgende publiciteits- en communicatiemogelijkheden van Jong Nederland: • vermelding van uw naam en logo op alle schriftelijke publicaties, inclusief persberichten rondom de renovatie van het clubgebouw • vermelding van uw naam en logo op affiches van het kinderstraatfestival Jong Nederland • vermelding van uw naam en logo in het programmaboekje van het kinderstraatfestival • plaatsing van zes advertenties in het clubblad gedurende een jaar Daarnaast bieden wij u de mogelijkheid het 'kinderstraatfestival Jong Nederland' te benutten om meer klanten naar uw winkelplein te trekken. Aangezien de activiteit voor een groot deel plaats vindt op het winkelplein van De Poort kunnen we u het volgende bieden: • al het winkelend publiek kan gratis deelnemen aan de geboden activiteiten • Jong Nederland richt een speciale kinderhoek op het winkelplein in. Onder deskundige begeleiding kunnen kinderen hier verblijven, terwijl hun ouders rustig winkelen. • Jong Nederland promoot het kinderstraatfestival, naast affichering, gedurende de vier zaterdagen voorafgaand aan de activiteit. Animatoren zullen het winkelend publiek dan op de activiteit attenderen.


F Wij stellen als tegenprestatie van Winkeliersvereniging De Poort voor om: 1. aan Jong Nederland Maartensbrug een bedrag van f 5000.- over te maken. Graag te voldoen in twee termijnen: f 2500.- per direct en f 2500.- een week voorafgaand aan het kinderstraatfestival. 2. bij regenachtig weer de plaatsing van een feesttent op het winkelplein à f 750.- aan Jong Nederland te vergoeden. Graag willen we dit sponsorvoorstel in een gesprek nader toelichten. Met vriendelijke groet, namens het bestuur van Jong Nederland Maartensbrug

(naam contactpersoon) (functie contactpersoon: voorzitter, penningmeester) Bijlagen: 1. folder jong Nederland 2. renovatieplan 3. clubblad


F F3.22

EEN

SPONSORCONTRACT AFSLUITEN

Gaat zowel Jong Nederland als de sponsor accoord met het gedane voorstel, dan is het van essentieel belang de afspraken goed op papier te zetten. Dit gebeurt in een sponsorcontract. Voorbeeld van een sponsorcontract Ondergetekenden, ingeschreven in het handels/stichtingen/verenigingsregister (invullen wat van toepassing is) van de Kamer van Koophandel te (plaats) onder nummer (invullen), hierna te noemen: Jong Nederland Maartensbrug en ingeschreven in het handels/stichtingen/verenigingsregister (invullen wat van toepassing is) van de Kamer van Koophandel te (plaats) onder nummer (invullen), hierna te noemen: de sponsor, winkeliersvereniging De Poort zijn het volgende overeengekomen: 1. Winkeliersvereniging De Poort krijgt hierbij toestemming om gebruik te maken van de volgende publiciteits- en campagnemogelijkheden van Jong Nederland Maartensbrug: • vermelding van naam en logo op alle schriftelijke publicaties, inclusief persberichten, rondom de renovatie van het clubgebouw • vermelding van naam en logo op affiches van het kinderstraatfestival Jong Nederland • vermelding van naam en logo in het programmaboekje van het kinderstraatfestival • plaatsing van zes advertenties in het clubblad gedurende een jaar Jong Nederland Maartensbrug verplicht zich: 1. in alle afgesproken publicaties naam en logo van de sponsor te vermelden en/of er naar beste vermogen zorg voor dragen dat de sponsor optimaal gebruik kan maken van bovengenoemde publicaties 2. het kinderstraatfestival op de afgesproken plaats en tijd te organiseren 3. het winkelend publiek deel te laten nemen aan het kinderstraatfestival 4. een kinderhoek in te richten met deskundig toezicht en activiteiten, waar kinderen kunnen verblijven, terwijl hun ouders kunnen winkelen. 5. er zorg voor te dragen, dat de nodige vergunningen voor dit kinderstraatfestival verkregen worden 6. het kinderstraatfestival te promoten door middel van: • affichering • een bericht in het huis-aan-huisblad • door gedurende de vier zaterdagen voorafgaand aan de activiteit animatoren het winkelend publiek op de activiteit te laten attenderen.


F Winkeliersvereniging De Poort verplicht zich om: 1. aan Jong Nederland Maartensbrug een bedrag van f 5000.- over te maken. Te voldoen in twee termijnen: f 2500.- per direct en f 2500.- een week voorafgaand aan het kinderstraatfestival. 2. bij regenachtig weer de plaatsing van een feesttent op het winkelplein à f 750.- aan Jong Nederland te vergoeden. 3. aan alle deelnemers aan het kinderstraatfestival een aardige attentie aan te bieden, waarop het logo van De Poort en van Jong Nederland. Deze overeenkomst is aangegaan voor de duur van een jaar. Na afloop van het kinderstraatfestival zal in onderling overleg bekeken worden of de overeenkomst mogelijk verlengd kan worden. Deze overeenkomst kan tussentijds worden opgezegd als: • een van de partijen surseance van betaling heeft aangevraagd, failliet gaat, dan wel ontbonden wordt. • een van de partijen in strijd handelt met de verplichtingen aangegaan in deze overeenkomst en dit verzuim niet herstelt, nadat hier door de andere partij om verzocht is. Getekend te (naam plaats) d.d. (invullen)

door: • vertegenwoordiger Jong Nederland Maartensbrug

handtekening functie • Winkeliersvereniging De Poort

handtekening functie

Vinden jullie het plezierig als iemand van de landelijke organisatie jullie voorstellen, brieven of het contract bekijkt? Schroom niet, bel het Infocentrum (C2.15)!


F F4

DE FINANCIËLE ADMINISTRATIE De meeste leiders besteden liever tijd aan het organiseren van activiteiten, dan aan het beheren van geldzaken. Al die administratieve rompslomp die er ook nog bij komt kijken! Het gaat toch om de inhoud? Maar: geld en inhoud horen bij elkaar, onafscheidelijk. Gelukkig is er in bijna alle afdelingen wel iemand, die het stoeien met cijfers leuk vindt, die het een uitdaging vindt de puzzelstukjes van activiteiten en geld aan elkaar te passen. Is er in de afdeling niemand, dan is van buitenaf ook vaak een ouder of een derde voor het penningmeesterschap van de afdeling te benaderen. Dit hoofdstuk is voor leiders en penningmeesters, die met de eerste grondbeginselen van een financiële administratie kennis willen maken. Wanneer er goede afspraken (F1.3) gemaakt zijn, wanneer taken en verantwoordelijkheden (F2.1) duidelijk zijn en er voor een goed administratief systeem gekozen is, doe je de financiële administratie met plezier.

F4.1

BOEKHOUDING

Boekhouden is niets meer of minder dan het vastleggen van alle inkomsten en uitgaven. Wanneer je deze goed bijhoudt: • krijg je inzicht in de bezittingen en schulden, die de afdeling heeft (B4.7) • krijg je inzicht in de inkomsten en uitgaven (B4.5) • kun je een begroting (B3.2, B3.3, B3.4), een financieel jaarverslag (B4.4) en een balans (F4.7) maken • kun je tussentijdse financiële overzichten maken voor leeftijds- en werkgroepen en bestuur (F1.4) De financiële administratie moet zo eenvoudig mogelijk zijn. Dan kan iedereen hem controleren. Het bestuur, vooral de penningmeester, kan er voor kiezen de administratie: • handmatig • of geautomatiseerd (F4.6) uit te voeren. Hulpmiddelen bij de financiële administratie zijn: • een kasboek (F4.2, F4.4) of een tabellarisch kas/bank/giroboek (F4.5) • opbergmapjes/ordners voor opbergen van giro/bankafschriften, betaalde nota's, declaraties, financiële overzichten (F4.3) • contributielijst (F3.3) • afschrijvingslijst (B3.4) • subadministraties per activiteit


F KASBOEK

F4.2

EN KASBEWIJSSTUKKEN

In het kasboek worden alle contante uitgaven en ontvangsten genoteerd. Dat gebeurt aan de hand van kasbewijsstukken. • Wie iets betaalt uit de kas moet als bewijsstuk een bonnetje inleveren. • Wie geld ontvangt tekent als bewijsstuk een kwitantie. Alle kasbewijsstukken voldoen aan een paar minimumeisen. Ze zijn voorzien van: • datum • omschrijving van de soort uitgave of ontvangst • de naam van de afdeling, leeftijds- of werkgroep • naam van de leverancier of ontvanger • de kostensoort (B3.4) waar het onder geboekt wordt • een volgnummer. De bewijsstukken voldoen niet automatisch aan deze eisen. De penningmeester zal ze erop moeten schrijven. Voorbeeld van een kasbewijsstuk kassabon A en P Zevenaar Sluishoofd 2 7345 LH Zevenaar

DATUM: 22 maart 1998

ranja ranja ranja aardbeien

KAS IN: KAS UIT: F 12,35

WIE: Pieter Oude Berding

2,12 2,12 2,12 2,59

BUDGET:

MINIOREN

LEEF-

TIJDSGROEP yoghurt yoghurt totaal afgerond contant terug

1,69 0,69 --------12,33 12,35 15,00 2,65

CODERING: 010 HANDTEKENING: OPMERKING

PENNINGMEES-

TER: normaal te betalen uit voorschot. wegens onbereikbaarheid penningmeester leeftijdsgroep nu uit kas 6 % van 12,33 0,74 bedrag zonder btw 11,59 kassa 001/008 bon 0034 PCO1 P datum 08-07-95 tijd 12.20 bedankt, graag tot ziens. tel. 0856 - 245562

F4.3

OPBERGEN

VAN BEWIJSSTUKKEN

Doordat alle bewijsstukken bewerkt zijn is voor iedereen duidelijk: • aan wie • waarom


F • en wanneer een bepaalde betaling of ontvangst heeft plaatsgevonden. De penningmeester of zijn opvolger kunnen dan op een later tijdstip tekst en uitleg geven. Op deze manier is het ook voor de kascommissie mogelijk de boeken te controleren (B4.9). Daarom is een zorgvuldig opbergsysteem voor deze bewijsstukken noodzakelijk. De nota's en kwitanties die per kas betaald of ontvangen zijn: • op nummer in de kasordner opbergen. Het betreffende nummer wordt ook in het tabellarisch kas/bank/giroboek genoteerd. (F4.5) De af- en bijschrijvingen per bank en giro: • de dagafschriften van de bank en giro op datum bewaren in aparte giro- en bankordners. De nummers van de dagafschriften worden genoteerd in het tabellarisch kas/bank/giroboek (F4.5). Dagafschriften en kasbewiijsstukken moeten vijf jaar bewaard worden.

HET

F4.4

KASBOEK

In het kasboek moeten alle contante ontvangsten en uitgaven ingeschreven worden aan de hand van de kasbewijsstukken. Meestal wordt het kasboek maandelijks afgesloten en in de boekhouding verwerkt. Het kasboek geeft je de meeste informatie als je er de onderstaande punten in noteert: • datum • van wie je geld hebt ontvangen of aan wie je geld betaald hebt • de reden waarvoor je geld ontvangen hebt of betaald • de hoogte van het bedrag • een (zelfgegeven) volgnummer • de kostensoort (B3.4) DEBET datum

no

kosten soort

wie

1-4 5-4

CREDIT omschrijving

saldo maart 32

contr

W. Dolens

contributie

totaal 1-5

saldo april

bedrag

datum

no

kosten soort

wie

omschrijving

105.-

2-4

31

activ

Mirjam

4 vel karton

7,60

35.-

7-4

33

activ

Hellen

dropveters

5,00

14-4

34

divers

Hellen

aanvulling EHBO-doos

140.-

23,65

Saldo

103,75

totaal

140.-

103.75

Het kasboek wordt geopend met het inschrijven van het aanwezige kasgeld in de ontvangstenkolom, de debetzijde. Ook ontvangen cheques en betaalkaarten worden als kasgeld beschouwd. In de loop van de maand worden de ontvangsten (links) en uitgaven (rechts) opgeschreven. Aan het einde van de maand wordt opnieuw het kasgeld geteld. Dit bedrag wordt op de creditzijde, die van de uitgaven, als kassaldo genoteerd. Het kasboek klopt als je beide kolommen optelt en dezelfde uitkomst krijgt.


bedrag

F • Heb je in de inkomstenkolom (debet) minder staan, dan ontbreekt er geld. Heb je misschien geld ontvangen en niet geboekt? Kijk de kasbewijsstukken nog een keer na. • Heb je in de uitgavenkolom (credit) minder staan? Heb je iets uitgegeven en niet geboekt? Kijk de kasbewijsstukken nog een keer na. De volgende maand begin je in de linkerkolom met het kassaldo van vorige maand.

F4.5

TABELLARISCH

KAS/BANK/GIROBOEK

Op de bovenstaande manier kan je ook de inkomsten en uitgaven per bank of giro bijhouden. Het is echter makkelijker om deze boeken te combineren met het kasboek. Zo'n gecombineerd boek heet een tabellarisch kas/bank/giroboek. Bij het tabellarisch boek staan de inkomsten ook op de linkerpagina (debet) en de uitgaven op de rechter (credit). Daarnaast wordt met twee soort kolommen gewerkt. Enerzijds de kas/bank/giro of spaarkolom en anderzijds de kostensoorten (B3.4) waarvoor het geld ontvangen of uitgegeven is. Bijvoorbeeld: op 5 januari komt aan contributiegeld via de giro f 20.- binnen. Dat wordt dan op de rechterpagina zowel bij giro als in de kolom contributie genoteerd. Controleren of alles goed is genoteerd Aan de hand van het tabellarisch boek is het vrij eenvoudig om de boekhouding te controleren. • De totalen van kas, bank, giro en spaarrekeningen moeten gelijk zijn aan de totalen bij de uitgavenkant (rechterpagina). Wanneer ze niet aan elkaar gelijk zijn dan heb je waarschijnlijk een boeking niet gedaan. Aan de hand van de dagafschriften van de bank en giro en de kasbewijsstukken (F4.2)) kun je dit snel uitzoeken. • De kruisposten aan de inkomsten- en uitgavenkant moeten gelijk zijn. Dat betekent dat dan alle afschriften helemaal verwerkt zijn. Hierbij worden regelmatig fouten gemaakt. • Daarnaast is er nog een controle. De totaalsom van de kolommen kas, bank, giro en spaarrekeningen moet gelijk zijn aan de totaalsom van de inkomstenkolommen en tevens gelijk aan de totaalsom van de uitgavenkolommen. Voorschotten In het voorbeeld zie je dat er diverse voorschotten worden gegeven aan leeftijdsgroepen en werkgroepen. Dit zijn hun deelbudgetten (F1.2). De werkgroep Driekoningen krijgt een voorschot van f 250.-. Dit wordt genoteerd in het tabellarisch boek bij de uitgavenkant in de kolom giro onder kostensoort 'voorschot'. De werkgroep geeft na de activiteit f 195.- terug. De bakker schonk de Driekoningenkoeken tegen de verwachting in gratis. Dat betekent dat f 195.- terug in de kas vloeit. Dit wordt op de inkomstenpagina genoteerd onder 'kas' en 'overige ontvangsten'.


F TABELLARISCH KAS/BANK/GIROBOEK VAN EEN JONG NEDERLAND-AFDELING INKOMSTEN datum/ nr

omschrijving

kas

150.-

bank

1120.-

giro

1/1/95

beginsaldo jaar

4100.-

5/1

contributie H.Peeters

6/1

contributie diversen

6/1

driekoningenfeest

10/1

van giro ontvangen

12/1

giromaat opname

15/1

verhuur gebouw

500.-

17/1

adv. Rabo clubblad

75.-

20/1

contributie divers

60.-

22/1

terugbet. E bedrijf

122.80

26/1

subsidie gemeente

31/1

SALDO

spaarrekening

verhuuropbrengst

conributie

subsidies

deelnemersbijdragen

overige ontvangsten

120000.-

saldi K.B.G.S. 25370.-

20.-

325.-

20.-

20.-

325.-

325.-

195.-

195.500.-

195.500.-

225.-

225.500.-

500.75.60.122.80

8400.570.-

10920.-

kas

bank

8400.4302.80

120000.-

500.-

giro

spaarreke ning

huisves ting

425.-

75.122.80 8400.35792.80

8400.-

392.80

UITGAVEN datum/ nr

omschrijving

5/1

voorschot Minioren

250.-

250.-

250.-

5/1

voorschot Maxioren

300.-

300.-

300.-

5/1

voorschot Junioren

300.-

300.-

300.-

5/1

voorschot Senioren

400.-

400.-

400.-

5/1

driekoningenfeest

250.-

250.-

250.-

6/1

slot voordeur

89.-

6/1

overboeking giro naar bank

500.-

8/1

drukwerk clubblad

9/1

verzekering gebouw

512.-

12/1

introd.cursus 2x

180.-

15/1

tel. penningmeester

11.50

15/1

giromaat opname

225.-

17/1

enveloppen en briefpapier

40.-

cursus Teleac porti secretaris

29/1

overb.bank naar spaarrek.

5000.-

overb. bank naar giro

3000.-

SALDO

voorsc hotten

overige uitgaven

saldi K.B.G.S.

89.50 500.-

80.-

25/1

31/1

Activiteiten

89.50

80.-

20/1

29/1

org.kos ten

80.-

512.-

512.-

180.-

180.-

11.50

11.50

225.-

40.-

99.50 51.-

40.-

99.50

99.50

51.-

51.5000.-

3000.-

131.-

8000.-

3157.50

601.50


282.-

180.-

1500.-

11288.50

F F4.6

BOEKHOUDEN

OP DE COMPUTER

Voor het bijhouden van een eenvoudige administratie op de computer is het vrij makkelijk om zelf een spreadsheetprogramma te maken. Dit is ook bruikbaar voor het maken van begrotingen, balansen, exploitatieoverzichten en dergelijke. Quatro-Pro, Excell of MS-works biedt goede mogelijkheden hiervoor. Een goed financieel programma is Snelfactuur 3.0. Je maakt er ook makkelijk facturen en acceptgiro's mee. Een goed boekhoudkundig programma is Superkasboek de Luxe van Starktexel. Dit programma is betaalbaar, goed, simpel en vooral praktisch. Daarbij natuurlijk aangetekend, dat computerprogramma's vernieuwen. Laat je dus goed voorlichten door een deskundige. Ook Jong Nederland heeft ze voor je! Zie onderstaande tip. Informatie en advies hierover? Bel: • Jan Willems van de afdeling Jong Nederland Hoogezand-Sappemeer: 0598-396749 Wie ervaring heeft met handmatig boekhouden, zal een boekhoudkundig computerprogramma makkelijker begrijpen. Nadelen van boekhouden op de computer zijn: • het risico, dat de computer kan vastlopen • en de mogelijkheid dat een opvolger geen kennis van en ervaring met het programma heeft. Wanneer je voor de keuze van een financiële administratie staat neem dan als uitgangspunt: • welke financiële informatie heeft de afdeling nodig en • welke informatie eist de subsidiegever? Deze overwegingen tellen, ongeacht jullie keuze voor een handmatige of een geautomatiseerde boekhouding.


BUDGET BEWAKEN F1.1 H ET BUDGET BEWAKEN F1.2 D EELBUDGETTEN BEWAKEN F1.3 B UDGET BEWAKEN VRAAGT OM AFSPRAKEN. Informatie: Financiën in de afdeling

Recommend Documents