Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Label «Ecodynamische onderneming» HANDLEIDING BIJ HET GEBRUIK VAN HET KANDIDAATSDOSSIER

1

Brussels Hoofdstedelijk Gewest Label « Ecodynamische onderneming » HANDLEIDING BIJ HET GEBRUIK VAN HET KANDIDAATSDOSSIER

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Belang van het kandidaatsdossier ………………………………………………………………………… Blz. 1 De « who’s who » van de samenwerking………………………………………………………………………… Blz. 2 De via het dossier gevraagde demarche ……………………………………………………………… Blz. 2 Glossarium van de sleutelwoorden…………………………………………………………………………………… Blz. 8 De indiening van het kandidaatsdossier ……………………………………………… Blz. 10 De structurering van het dossier bij meerdere vestigingen…………………………………… Blz. 11 De opstelling van het dossier organiseren ……………………………………………………………… Blz. 12 Enkele tips voor « kwaliteit » ……………………………………………………………….…… Blz. 13 Voorbeelden van aangevulde fiches ………………………………………………………………… Blz. 14

1. Belang van het kandidaatsdossier Dit document is het belangrijkste geschreven element dat u voor uw kandidatuur voor het label ‘Ecodynamische onderneming’ opmaakt. Ter herinnering : het Brusselse systeem voor milieulabeling voorziet erin dat de kandidaatinstelling de volgende elementen bij de administratie indient: o een tussentijds verslag, in de drie maanden die volgen op de ondertekening van het charter « Ecodynamische onderneming » (cf. datum van het bewijs van ontvangst van de kandidatuur voor het label) o een kandidaatsdossier, binnen twee jaar na de ondertekening van het charter « Ecodynamische onderneming » (cf. datum van het bewijs van ontvangst van de kandidatuur voor het label) Na verificatie (met inbegrip van een bezoek ter plaatse) en evaluatie van het kandidaatsdossier neemt een jury, bestaande uit 14 instellingen, een beslissing omtrent de toewijzing van het label en het aantal sterren. Het is dus belangrijk om uw stappen en inspanningen zo duidelijk mogelijk te formuleren. Daarom vragen we u bij dit kandidaatsdossier elk document te voegen dat ons inzicht kan verbeteren.

Label « Ecodynamische onderneming » - Handleiding bij het gebruik van het kandidaatsdossier

2

2. De « who’s who » van de samenwerkig Voor de analyse van de kandidaturen die bij de jury worden ingediend, werkt het BIM samen met 2 partnerinstellingen: o Het Brussels Agentschap voor de Onderneming (BAO) : voor de kandidaturen voor het label vanuit privé-ondernemingen, o het Programmatorische federale overheidsdienst - Duurzame Ontwikkeling (POD - DO) voor de kandidaturen voor het label vanuit openbare instelligen of de non-profitsector. Ter herinnering : - BIM (Brussels Instituut voor Milieubeheer): milieuadministratie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest

3. De via het dossier gevraagde demarche •

Het is de bedoeling de instelling te brengen tot een LOGISCH BENADERING inzake milieubeheer (*)1 om zo stapsgewijs haar milieuprestaties te verbeteren. Deze werkmethode bestaat erin: o eerst te kijken wat de stand van zaken is, wat goed zit, wat minder goed zit o nadien de mogelijkheden op verbeteringen te onderzoeken o tot slot, een programma voor acties, voor corrigerende maatregelen op te stellen en uit te werken

•

Die benadering wordt gevolgd doorheen de opeenvolgende kandidaatsdossiers die maximum om de drie jaar worden opgesteld.

In cycli van maximaal drie jaar wordt een stapsgewijze, maar voortdurende verbetering van de milieuprestaties van de instelling ingesteld.

1

De woorden of begrippen met een * achter, worden in het GLOSSARIUM toegelicht.


3

1ste stap: een milieuanalyse (*) opmaken •

De milieuanalyse omvat drie onderdelen: Het onderzoek van de wettelijke aspecten Het onderzoek van de milieuffecten (*) Het onderzoek van de organisatorische aspecten

•

Het verzamelen van gegevens is onmisbaar vóór de analyse: technische, juridische, organisatorische, kwantitatieve of kwalitatieve informatie, … Deze gegevens en documenten zijn misschien verspreid. Het is belangrijk om ze te verzamelen en ze zodanig te organiseren dat ze later nuttig kunnen worden gebruikt. Hier volgen enkele voorbeelden van te verzamelen elementen: Algemene documenten

Verzameling wettelijke gegevens :

Verzameling technische gegevens :

Kritische analyse : Financiële analyse :

charter of code voor goede milieupraktijken van kracht in de onderneming intern organigram en verantwoordelijkheden inzake milieubeheer plan dat toelaat een algemeen zicht te hebben op de activiteiten en de stedelijke inplanting van de site fabricatieschema (industriële activiteiten) Vergunningen (sites) milieueffectenstudie vergunning voor stedenbouw milieuvergunning (met bvb. de vergunning voor de afvoer van afvalwater, lijst van de ingedeelde inrichtingen (per type, 1A, 1B, 2, 3), vergunning voor het houden van toxisch/ explosief/ radioactief, … materiaal) + aanvraag voor de milieuvergunning + bestaande jaarlijkse rapporten (verwezenlijking en opvolging van de vergunning : in het geval van veranderingen in de inrichting, overname van de inrichting, verlenging van de vergunning, veranderingen in de vergunningsvoorwaarden) Afval vernietigingscertificaten voor gevaarlijk afval (5 jaar) documenten getuigend van de conformiteit met de eisen van de Interregionale Commissie voor Verpakkingen : algemeen veiligheids- en afvalbeheersplan voor verpakkingsproducenten, informatieverplichting i.v.m. de terugname van verpakkingsafval van de CIE (sinds 05/03/98) inventaris asbest (verplicht sinds 01/01/95) Water vergunning voor het winnen van grondwater afvoervergunning voor afvalwater behalve indien inbegrepen in milieuvergunning Energie / lucht attesten van de periodieke controle van de verwarmingsinstallaties attesten van de conformiteit van de elektrische installaties (laag- en hoogspanning) lijst van koelinginstallaties, met het type koelmiddel: CFK : verboden sinds januari 98 / HCFK: verboden vanaf 2015 / HFK : OK tot nu toe lijst van transformatoren die PCB bevatten (askarel, …) : transformatoren, condensatoren, … lijst van te elimineren gevaarlijk afval lijst van bijzonder afval (gebruikte vetten en oliën), verwijderingbon attesten voor de controle van stookolietanks met enkele wand kenmerken van het voertuigenpark (aantal, ouderdom, brandstoftype) transportplan van de onderneming (charter ecomobiliteit of andere) klachten (cliënteel / buurtbewoners) : lawaai, trillingen, geur, … juridische vervolgingen, geschillen, lopende zaken belastingen / verschuldigde bedragen / met betrekking tot het milieu Afval contracten voor de afvalophaling facturen van de firma voor het ledigen van vetafscheiders betalingen voor het ophalen en het verwerken van afval bijdrage aan inzamelmechanismen voor verpakkingsafval (bvb.: erkende organismen zoals FOST+ voor huishoudelijk afval of Val-i-Pac voor industrieel afval) Energie gas-, stookolie- en elektriciteitsfacturen onderhoudscontracten Water facturen van het distributiewater met de bedragen per verbruikte m³ en de heffingen op de afvalwaterlozingen Mobiliteit lijst van de kosten verbonden aan de mobiliteit kosten huur / onderhoud parking (overdekt of niet) tussenkomst bij de verplaatsing van het personeel kosten verbonden aan het dienstwagenpark


4

Onderzoek naar de juridische aspecten Dit is de inventaris van de milieuwetgeving die van toepassing is op de kandidaatsite en de analyse van de wettelijke conformiteit van die site. Dit is een onontbeerlijke fase. In het deelnemingsreglement van het labelingssysteem wordt gestipuleerd dat de conformiteit aan de wetgeving een criterium is om het label te krijgen. De onderneming moet aantonen dat ze kennis heeft van de vraagstukken van reglementeringen en administratieve vergunningen en dat ze die correct beheert (zie artikelen 3 en 4, punten 10 en 15 van het reglement). Het gaat er dus om • de vereiste administratieve vergunningen voor elke kandidaatsite aan te geven (met de datum van aflevering en de einddatum, beoogde activiteiten, voorwaarden, …) • de reglementeringen die van toepassing zijn op de site, hun gevolgen, de periodieke administratieve verplichtingen die er het gevolg van zijn, aan te geven.

Onderzoek van de milieu-effecten Er wordt u gevraagd een inventaris op te maken van de, directe en indirecte milieu-effecten(*), van de site door ze in verband te brengen met de betrokken activiteiten of diensten en door hun oorzaak aan te geven (zie samenvattende tabel, blz. 16). Belangrijke opmerkingen: a) De indirecte milieueffecten zijn helemaal niet altijd gering en mogen dus niet worden verwaarloosd! b) Het is belangrijk dat elk effect zoveel mogelijk op gekwantificeerde wijze wordt gekenmerkt.

Voorbeeld: Uittreksel uit « Gids voor het milieubeheer in administraties », BIM;1998.

Milieueffect 1. Afval Verwijdering van Gevaarlijk afval 2. Afvalwater Lozing van afvalwater 3. Bodem en Grondwater Insijpeling van stookolie in de bodem 4. Lucht CO, CO2, NOx en SOx Emissies 5. Gebruik van natuurlijke rijkdommen elektriciteitsverbruik 6. Geluid geluidsoverlast

Activiteit of Dienst

Kwantificatie

gebruik van batterijen, TL-buizen, spuitbussen

250 kg/jaar klein chemisch afval

wassen van voertuigen

5 voertuigen per dag

ondergrondse opslagtank stookolie

tank van 15000 l, 20 jaar oud

stookinstallatie

resultaat emissiemetingen

kunstverlichting

jaarverbruik 1997 : 350 651 kWh

gebruik van de onderhoudsmachines

geluidsniveau vanaf 10 m : 75 dB(A)


5

Belangrijke opmerkingen: a) In het kandidaatsdossier worden de effecten per milieudomein behandeld (energie, water, afval, enz.). b) Uw milieuanalyse kan met de tijd geperfectioneerd worden. Het is misschien onmogelijk voor u om onmiddellijk volledig te zijn. Zo kan de kwantificering lang duren en eerst het opstellen procedures voor het verzamelen van gegevens vergen. Geef nu reeds aan in welke richting u in de toekomst verder denkt te werken. c) De effecten die een site kan hebben op het leefmilieu worden vaak beschreven voor normale werkingsvoorwaarden. Denk eraan ook rekening te houden met uitzonderlijke situaties: (niet -herhaalde) eenmalige operaties die echter gepland zijn (bijv.: onderhoud), testen, heropstarten, voorvallen, ongevallen en hoogdringendheden, projecten, gebeurtenissen, …

Onderzoek naar de organisatorische aspecten Een milieubeheersysteem (*) steunt op een organisatorische structuur, verantwoordelijkheden, procedures, bronnen, menselijke en financiële middelen, communicatiemiddelen en andere praktische elementen die de basis vormen van en de gelegenheid bieden op controle, beheersing, effecten van de organisatie op het leefmilieu. Die transversale praktijken (d.w.z. van toepassing op het hele orgaan) moeten worden geanalyseerd, ook vanuit de invalshoek van communicatie, sensibilisering en opleiding, betreffende het leefmilieu.

•

De analyse van de 3 voornoemde punten () moet leiden tot het aanstippen van de sterke en zwakke punten van de onderneming aan inzake milieubeheer. Vervolgens moet worden gewerkt aan een hiërarchie van de gevoelige punten die naar voren zijn gekomen bij dat onderzoek van de wettelijke, organisatorische en milieueffecten. Die hiërarchiesering moet dienen als basis voor de uitwerking van het programma voor milieuverbeterende maatregelen. Er dienen prioriteiten te worden omschreven, maar de gemaakte keuzes moeten worden gerechtvaardigd. Voorbeelden van rechtvaardigingen: • ernst van de milieueffecten (intensiteit, duurzaamheid in de tijd, …) • economische impact • vooraf beschreven interne prestatiecriteria • conformiteit aan de reglementering • impact op het imago • voorbeeldig karakter • mobiliserend effect


6

•

snelheid van de resultaten

Praktisch voorbeeld : o gevoelig punt: er werd nog niet begonnen met acties voor rationeel energiegebruik. En elektriciteitsverbruik = niet-onaanzienlijk deel van de totale energiefactuur van de site o formulering van de doelstelling voor de verbetering van het leefmilieu: het elektriciteitsverbruik in 2 jaar verminderen via acties op het vlak van verlichting (zonder het visuele comfort van de werknemers aan te tasten) o rechtvaardiging van de keuze: snelle financiële besparingen (return on investissement van 2 jaar) / zichtbaarheid voor het personeel. •

De milieuanalyse maakt het ook mogelijk een staat op te maken van de positieve verwezenlijken. Dat zijn de sterke punten. Door uw analyses zal u komen tot een bepaald aantal milieuverbeterende maatregelen die in de onderneming werden genomen vooraleer ze zich voor het label kandidaat heeft gesteld. Ze zullen moeten worden gevaloriseerd en moeten worden beschreven in het kandidaatsdossier. Het kan gaan om maatregelen voor het beheer van afval, voor verbeteringen op energetisch vlak, enz. maar ook om organisatorische maatregelen of maatregelen voor het wettelijk in orde brengen. Het is in elk geval belangrijk: de maatregel te beschrijven de datum van zijn inwerkingtreding te vermelden een balans op te maken. Die balans moet zoveel mogelijk - kwantitatief (cijferresultaten) zijn - economisch (kosten / baten) zijn - kwalitatief (gerezen problemen) zijn


7

2de stap: een milieuprogramma uitwerken Het gaat erom de inhoud en de praktische voorwaarden van de toepassing van de milieuverbeterende maatregelen te omschrijven: o welke maatregelen en / of acties noodzakelijk om de doelstelling voor milieuverbetering te verwezenlijken o welke termijnen o welke menselijke, financiële middelen o welke toepassingsprocedures o welke verantwoordelijkheden voor de verwezenlijking van de maatregelen o welke systeem voor de controle van de resultaten Praktisch voorbeeld: Gevoelig punt: Formulering van de doelstellingen voor milieuverbetering: Rechtvaardiging van de keuze: Actieprogramma :

Actie nr. 1:

Actie nr. 2:

Actie nr. 3:

Geen enkele actie voor Rationeel Elektriciteitsverbruik gestart. Maar, elektriciteitsverbruik = niet te verwaarlozen deel van de totale energiefactuur van de site. In 2 jaar het elektrisch verbruik verminderen door acties op het vlak van verlichting (zonder het visueel comfort van de werkers te verminderen). Snelle economische besparingen / zichtbaar voor het personeel * uitdoven van één TL op twee overal waar mogelijk * opmaken van een plan voor de vervanging van de 38 mm TL door 16 mm met aangepaste geraamte en reflectoren * instructies voor het uitdoven in elk bureau (schakelaars) Verantwoordelijke(n) : Dhr Dupont, chef technische dienst Uitvoeringstermijn : 15 dagen vanaf sept. 99 Uitvoeringsprocedure : op de hoogte stellen van het personeel via Intranet Nodige middelen: 2 man-dagen Verantwoordelijke (n) : Mevr Kremer, milieuverantwoordelijke Uitvoeringstermijn: 1 jaar, vanaf januari 2000 Uitvoeringsprocedure: coördinatie met Dhr Dupont, chef technische dienst en Dhr Paneel, chef dienst aankopen Nodige middelen: 6 200 € Verantwoordelijke(n): Mevr. Peeters, Training Manager Uitvoeringstermijn: 6 maand Uitvoeringsprocedure : verspreiding van berichten via Intranet + speciaal n° van het interne blad Nodige middelen: 4 man-dagen

Belangrijke opmerkingen: a) Het is belangrijk de personen die belast zullen worden met en verantwoordelijk zullen zijn voor de uitvoering van bepaalde corrigerende maatregelen zo vlug mogelijk te betrekken bij de uitwerking van het milieuprogramma. b) Om een zekere geldigheid, legitimiteit te hebben moet het milieuprogramma worden goedgekeurd en ondertekend door de Directie van de onderneming. Die zal er vervolgens op toezien: - de geplande middelen voor de uitvoering van de maatregelen daadwerkelijk vrij te maken - in te staan voor de follow-up van de uitwerking van het milieuprogramma. c) Als de onderneming meerdere sites in het BHG bezit en kandidaat is voor slechts één van die sites, vergeet dan niet om in uw programma de strategie aan te geven die u voorziet om op korte of lange termijn, de « labelaanpak » ook naar de andere sites uit te breiden!


8

4. Glossarium van sleutelwoorden Milieuanalyse Totaalanalyse met de inventaris en het onderzoek van de effecten van de activiteiten van de onderneming op het leefmilieu alsook de organisatievoorwaarden die de verbeteringsmogelijkheden bepalen. Het gaat om een beginfase, het gezonde verstand, « kennen om te beheersen en vooruitgang te boeken », die als basis zal dienen voor de uitwerking van het milieuprogramma. Milieu-indicator Bewerking van ruwe cijfergegevens (vb.: jaarlijks verbruik) door ze aan een gegeven parameter te koppelen (vb.: verwarmde oppervlakte, aantal werknemers). De uiteindelijke uitdrukking levert informatie over de milieuprestaties van de onderneming. Mogelijk zijn:

Indicatoren voor managementprestaties bijv.: jaarlijks budget (in BEF) dat, per werknemer, gewijd wordt aan de promotie van het openbaar vervoer en om hen ertoe aan te zetten het te gebruiken Indicatoren voor operationele prestaties vb.: maandelijkse hoeveelheid water (in m3) die per klant wordt gebruikt, jaarlijks volume van restafval per werknemer Indicatoren voor de milieutoestand (cf. effecten) vb.: concentratie van dergelijke verontreinigende stoffen in geloosd afvalwater

Milieueffecten Impact, effecten van de activiteiten van de onderneming, van zijn beheer, zijn vestiging op het leefmilieu. Sommige van deze effecten komen voor « aan de bron / ingang » (men spreekt van inkomende flux of « inputs »). Ze zijn verbonden aan het gebruik van de hulpbronnen: -

verbruik van ruimte, verbruik van water, verbruik van energie (elektriciteit, brandstof, stookmiddel), verbruik van grondstoffen of benodigdheden (papier, metaal, hout, synthetisch materiaal, chemische producten, …) - verbruik van diensten - …

Andere effecten komen voor « outputs »). Het betreft bvb.:

« aan de uitgang » (men spreekt van uitgaande flux of

-

de afvalproductie (algemeen, specifiek of gevaarlijk afval), de lozing van afvalwater, de vervuiling van bodem en grondwater, de luchtuitstoot (gecontroleerde en niet-gecontroleerde emissies), de geluidsoverlast (lawaai, trillingen), het verkeer (professionele verplaatsingen, dienstwagens, functiewagens, leveringen, transport van goederen, …) - het visuele impact van de site, - de overlast of vervuiling ten gevolge van producten / diensten


9

Directe milieueffecten Veel van deze effecten kunnen direct gecontroleerd worden door de onderneming, door zijn werkingsmodaliteiten en worden “directe effecten” genoemd. Bvb. : -

het papierverbruik voor het drukken (printen) van interne documenten, het elektriciteitsverbruik in de gebouwen, het verkeer te wijten aan het transport van goederen of aan professionele verplaatsingen, de lozingen in lucht of water, het risico op ongelukken (vb.: lekken in de stookolieketels).

Indirecte milieueffecten Andere milieueffecten zijn indirect afhankelijk van de onderneming. Deze indirecte effecten kunnen afhangen van: - de door de onderneming aangekochte diensten of producten, bvb.: -

-

De door de onderneming geleverde diensten of producten, bvb.: -

-

Impact veroorzaakt door de onderaanneming die instaat voor de reiniging van de lokalen of voor de restauratie van het personeel Impact veroorzaakt door de garage waar de dienstwagens worden onderhouden Impact veroorzaakt door de vervaardiging van het aangekochte papier (gebleekt met chloor of TCF, …) Impact veroorzaakt door het extern drukken van documenten, bvb. voor de promotie van de onderneming Impact van de soort verpakking waarin product aan de consument geleverd wordt Impact van de aangeraden architectuur of inrichting aan bouwkandidaten Impact van het beleid bvb. inzake milieu of ruimtelijke ordening genomen door een openbare administratie

Het bestaan zelf van de onderneming, bvb.: -

Impact van het woon-werkverkeer of van het cliënteel (toeristen geherbergd in hotel) Impact van de leveringen van de aangekochte / geleverde producten

Milieuprogramma Beschrijving van de specifieke doelstellingen en acties waartoe de onderneming heeft beslist met het oog op een betere bescherming van het leefmilieu alsook van het programma voor de uitwerking van die acties. Milieubeheer (= milieubeheer = milieumanagement) Beheersing van de effecten van de onderneming op het leefmilieu, beperking van de verontreinigende emissies en de risico's voor het leefmilieu op het vlak van alle activiteiten van de onderneming. Milieubeheerssysteem (milieumanagementsysteem = milieuzorgsysteem) (MBS) Ondersteunende organisatorische structuur die milieubeheer mogelijk maakt. Hij wordt beschreven in termen van verantwoordelijkheden, procedures, aangewende (menselijke, financiële, …) middelen, gebruikte communicatievectoren, enz. In het raam van het label « Ecodynamische onderneming » krijgt dit systeem ook de benaming « Transversale praktijken inzake milieubeheer » mee.


10

5. Indiening van het kandidaatsdossier •

Er is voor u een model van het kandidaatsdossier ter beschikking. Om met het blanco document te werken, moet u via de computer werken. U kan dit verkrijgen o na eenvoudig verzoek per e-mail

[email protected] o door te downloaden vanaf de website van het BIM www.ibgebim.be o op diskette, door deze diskette telefonisch of schriftelijk aan te vragen. •

De officiële versie van het kandidaatsdossier, via de post aan het BIM gericht, moet worden gedateerd en worden ondertekend door de Directie van de onderneming.

•

De verschillende bladzijden van het dossier zullen niet worden ingebonden om het kopiëren van het document te vergemakkelijken.

•

Het aantal bijlagen moet worden beperkt. Details van architecturale plannen, facturen, technische bepalingen, enz., worden niet systematisch toegevoegd. Het is aangewezen in het kandidaatsdossier er het bestaan van te vermelden zodat die stukken, indien nodig, kunnen worden onderzocht bij het verificatiebezoek.


11

6. Structurering van het dossier indien meerdere sites •

Het algemene principe is dat bij de administratie een kandidaatsdossier per « eenheid » die kandidaat voor het label wordt ingediend.

•

Die labeliseerbare eenheid, kandidaat voor het label, kan verschillende geografisch afzonderlijke sites omvatten, met hetzelfde of met afzonderlijke postadressen. Bepaalde sites kunnen overigens meerdere gebouwen omvatten. Binnen de verschillende gebouwen van de onderneming kunnen de activiteiten tot slot analoog (bijv.: administratief) of van een ander type zijn.

•

Het is dus belangrijk het kandidaatsdossier te beginnen (« Inleiding, punt c ») met de beschrijving van de kandidaatseenheid voor het label en haar opdeling in subeenheden: o welke sites – lokalisering – kenmerken ? o welke gebouwen – benaming - kenmerken ? o welke infrastructuur (parkeerterreinen, drukkerijen, stookolietanken, transformatoren, cafetaria, …) is aanwezig in elke subeenheid? o welke activiteiten zijn aanwezig in elke subeenheid ?

•

Als een kandidaatseenheid voor het label met meerdere postadressen overeenkomt, lijkt het meest eenvoudige een dossier per postadres op te stellen, zelfs al blijken verschillende delen (zoals het onderzoek naar de organisatorische aspecten) gemeenschappelijk te zijn in de verschillende documenten die worden uitgewerkt. Voorbeeld: onderneming X is kandidaat voor 3 administratieve sites in het BHG: één in Elsene, een andere in Evere, een derde in Brussel-Stad.

•

Als een kandidaatseenheid voor het label overeenkomt met één postadres met verschillende geografisch afzonderlijke sites wordt het kandidaatsdossier in functie van hen opgesplitst. Voorbeeld: onderneming Y is kandidaat voor een adres in Oudergem dat overeenkomt met een groot administratief gebouw (gelokaliseerd op dat adres) alsook met een klein technisch vertrek enkele gebouwen verder.

•

De analyse van de wettelijke aspecten gebeurt in elk geval per geografische site (« technische & geografische eenheid »).

•

Het onderzoek van de organisatorische aspecten en dat van de milieueffecten omvatten de beschrijving van de maatregelen, van procedures, die ofwel: o specifiek kunnen zijn voor een of meer subsites o geldig kunnen zijn voor alle subeenheden van de kandidaatseenheid voor het label Het is dus, op het vlak van hun beschrijving, belangrijk een onderscheid te maken en duidelijk aan te geven: o wat transversaal is (op welke subeenheden van toepassing) o wat plaatselijk is (specifiek voor welke subeenheid).


12

7. Uitwerking van het kandidaatsdossier organiseren •

Eerste belangrijke vraag: « WIE » ? • Wie zal de uitwerking van het dossier coördineren? • Wie zal het opstellen?

•

Tweede vraag: « WANNEER » ? Het is belangrijk voor de uitwerking van het dossier te plannen: « Voor welke datum het moet voltooid zijn ? » Er moet worden gedacht aan: • tijd voor het voorbereiden, het opstellen zelf, rekening houdend met de integratie van die taak in de taakomschrijvingen. Een termijn van enkele maanden zal zeker nodig zijn als men er niet voltijds mee bezig is! • tijd voor interne raadpleging. Er moet minstens de goedkeuring van de Directie worden verkregen. Als de andere personeelsleden worden geraadpleegd, wordt het mogelijk de relevantie en de kwaliteit van het dossier te doen toenemen. Hoe vroeger collega's worden betrokken, hoe meer de uitwerking van het milieuprogramma zal worden vergemakkelijkt.

•

Derde vraag : « HOE » ? • Het beste is te beginnen met het onderzoek naar de wettelijke aspecten. Het BIM en zijn partners voor het programma inzake milieulabeling kunnen u begeleiden indien u dat wenst. • De « Catalogus van praktische maatregelen inzake milieubeheer » zal u zeer ten nut zijn bij de uitvoering van het onderzoek naar de organisatorische aspecten en de diverse milieueffecten. Hij wordt gestructureerd in functie van de criteria die met de evaluatie van het kandidaatsdossier gepaard gaan. Dit hulpmiddel kan worden gebruikt als « controlelijst » voor de milieuanalyse maar ook, bij de uitwerking van het programma, om ideeën voor corrigerende maatregelen te vinden. • Vergeet geen gebruik te maken van de begeleidingsformules die gratis worden voorgesteld voor de kandidaten voor het label « Ecodynamische onderneming ». • Aarzel bovendien om de sprong te wagen. Hoe eerder u op de vereisten van de procedure inspeelt, hoe beter de resultaten zullen zijn.


13

8. Enkele « tips voor kwaliteit » 1) De analyse van de organisatorische aspecten niet uit het oog verliezen. Ze kan minder makkelijk lijken omdat ze niet technisch, niet kwantificeerbaar is. Ze vormt de analyse van het « systeem » voor milieubeheer dat in instelling in voege is. In die hoedanigheid is het belangrijk elk aspect uit te diepen waarvoor u een analyse wordt gevraagd. Aarzel niet de « Catalogus van praktische maatregelen inzake milieubeheer » te raadplegen. 2) Er dient een juist evenwicht te worden gevonden tussen het aanstippen van het milieudynamisme van de onderneming en de heldere, kritische blik waarzonder het niet mogelijk is de milieuprestaties te verbeteren. 3) Discussiëren over de hiërarchiesering van de gevoelige punten die werden aangestipt tijdens de milieuanalyse. Discussier erover met de collega's, milieudeskundigen en de administratie. Uw zal uw argumentering verbeteren en de relevantie van uw keuzes opdrijven. 4) « Het paard niet achter de wagen spannen » en verbeterende maatregelen en een actieprogramma willen omschrijven alvorens de milieuanalyse te hebben afgewerkt en een hiërarchie te hebben opgesteld van de verbeterbare punten. 5) Het belang van de kwantificering inschatten. Cijfergegevens vormen vanzelfsprekend beheersinstrumenten die het mogelijk maken verbeteringsdoelstellingen te omschrijven en de verwezenlijking van die doelstellingen te controleren. Het zijn ook nuttige communicatie-instrumenten, instrumenten voor sensibilisering, mobilisering van zowel het personeel als de Directie. 6) Niet vergeten het geplande gebruik van het logo aan te geven. Het zal worden voorgelegd aan de jury en zal als basis dienen voor het opstellen van de gebruikslicentie die u van de administratie zal ontvangen.


14

9. Voorbeelden van aangevulde fiches Individuele fiche voor het onderzoek naar de wettelijke aspecten

Onderwerp: uitrustingen – transformatoren

Wetgeving van toepassing: KB van 9 juli 1986 omtrent de wettelijke bepalingen van stoffen en voorbereidingen die PCB’s en PCT’s bevatten (BS 31/07/1986) Besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke regering betreffende de planning van de verwijdering van PCB en PCT (BS 04/08/1998) Ministerieel besluit van 20 december 1999 tot vaststelling van een gewestelijk plan voor de verwijdering en de reiniging van PCB’s en PCT’s (BS 31/12/1999)

Sleutelementen: verplichte verwijdering van de apparaten die PCB's of PCT's bevatten a rato van meer dan 0,05 % in gewicht op variabele data naar gelang van fabricagejaar en aangifteverplichting

Stand van zaken Er zijn geen askareltransformatoren meer. Firma XXX, kandidaat voor het label, heeft twee askareltransformatoren verwijderd toen ze in de lokalen is ingetrokken. Ze werden, tegen attest, verwijderd door de gespecialiseerde firma XYZ.

Dossier bij XYZ


15

Onderzoek naar de wettelijke aspecten: samenvattende tabel JURIDISCH-ADMINISTRATIEF ASPECT Voorbeeld : Milieuvergunning

Voorbeeld : Klachten van buurtbewoners

BESCHRIJVING VAN DE SITUATIE

Niet-geactualiseerde vergunning van 29/07/71 (30 jaar) Aanvraag voor een nieuwe klasse II ingediend 1 maand voor de indiening van het kandidaatsdossier voor het label Geluidsoverlast door de ventilatie-installaties gedurende de weekends en feestdagen

KRITISCHE ANALYSE (PROBLEMEN / STERKE PUNTEN) Lacunes inzake de procedures voor de controle van de naleving van de milieuwetgeving – in te voeren – de verantwoordelijkheden aanstippen

Probleem onder controle (contacten met de dienst Inspectie van het BIM + maatregelen genomen voor een aangepaste oplossing: hoogtechnologisch HVAC programeerder)

Label « Ecodynamische onderneming » - Handleiding bij het gebruik van het kandidaatsdossier - model

16

Onderzoek naar de milieueffecten: samenvattende tabel

MILIEUSECTOR

BESCHOUWDE ACTIVITEITEN

OORSPRONG VAN HET EFFECT

KENMERKEN VAN HET EFFECT Hoeveelheden / kwalitatieve gegevens / economische gegevens

• • • • • •

GEBRUIK VAN BRONNEN

AFVOER VAN AFVALWATER Voorbeeld :

• • • • • • • • • • • • • •

restaurant van de onderneming (200 man per dag)

• • • • •

reinigen van het servies en bestek

• • • • •


Afvoer van 350 liter / d afvalwater, geen ontvetter aan de uitgang, geen tampon

17

Onderzoek naar de organisatorische aspecten: samenvattende tabel ORGANISATORISCH ASPECT Milieuverantwoordelijkheid

BESCHRIJVING VAN DE BESTAANDE SITUATIE Vb : Algemene coördinatie = verantwoordelijke V & H en milieu

KRITISCHE ANALYSE (PROBLEMEN / STERKE PUNTEN) Voorbeeld : Geen enkel financieel middel

Implicatie van het milieu in de verschillende hiërarchische niveaus Procedures voor het verzamelen en de analyse van informatie inzake milieu Procedures voor milieuvriendelijke aankopen Integratie van het milieu in het onderzoek, de ontwikkeling van de activiteiten en finaliteiten van de onderneming Evaluatie van de milieuprestaties, de ontwikkeling en het gebruik van indicatoren Middelen voor de milieuplanificatie (doelstellingen, plannen, rapporten, …) Procedures voor interne communicatie – mobilisatie van het personeel inzake milieu Vorming van het personeel inzake milieu Integratie van het milieu in het financieel beheer van de onderneming Lokale integratie van de onderneming Milieubeheer van de activiteiten buiten de geanalyseerde site


18

Milieuprogramma: Individuele fiche FICHE n°2 Formulering van de beoogde doelstelling voor milieuverbetering: Verbetering van de verwerkingsprocedures van sommige afvalstoffen, van de kennis over het geproduceerde afval (inventaris per type activiteit), van de opslag en de informatieverdeling Rechtvaardiging : De verwerkingsprocedures voor bepaalde type afvalstoffen zijn niet duidelijk voor iedereen. Een betere kennis hieromtrent verbetert het sorteren en zorgt voor een beter beheer. De gevaarlijke afvalstoffen worden niet naar behoren opgeslagen in de gang (R0) Programma voor de uitvoering : Verantwoordelijke

Actie 1. De verwijderingsprocedure nakijken voor het bureaumateriaal, hetgeen niet duidelijk is voor iedereen (toners, printer- en faxcartouches) 2. Regelmatig nota’s en e-mail sturen naar het personeel omtrent het selectief sorteren (vooral voor chemisch afval en verpakkingen) 3. Lijst opstellen met te verwijderen gevaarlijke afvalstoffen per type activiteit (alsook voor de gevaarlijke producten) 4. Procedure volgen voor de bouw van een lokaal van het gevaarlijk afval van de gemeente

Termijn

Procedure

Middelen

1. CN

1. Oktober 2000

1. Interne procedure opstellen : verplichting om oude toner voor een nieuwe in te wissel (brengen naar Hugo)

1. n.v.t.

2.CN + AH

2.Oktober 2000 daarna elke 3 maand

2. Interne procedure

2. n.v.t.

3. CN / EVDP

3. Maart 2001

3. De indicatieve lijst voor gevaarlijke afvalstoffen gebruiken (GBBHG van 19/09/1991)

3. n.v.t.

4. CN / EVDP

4. Bestek goedgekeurd door de Gemeenteraad van 29/06/00 – indiening van de offertes augustus september 2000 – uitwerking eind 2000

4. Openbare aanbesteding

4. 1 miljoen

Totaal budget

Jaar 1

Jaar 2 1 miljoen

Controle van de resultaten : Systeem : Indicatoren : - Milieucomité : evaluatie van de vooruitgang - Jaarlijks aantal toners gewisseld ten opzichte van het programma (fiche 2 inbegrepen) in van de aangekochte hoeveelheid december 2000 en juni 2001 - Verbetering van het ophalingsgehalte van - Verslag aan de Schepen in het verloop van gevaarlijke afvalstoffen de maand Handtekeningen en datum : Gelezen en goedgekeurd op 24/07/2000 Per order, De Gemeentelijke Secretaris a.i. Mevr XX

Voor de Burgemeester Gedelegeerd Schepen, De heer XY Schepen voor Leefmilieu


Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Label «Ecodynamische onderneming» HANDLEIDING BIJ HET GEBRUIK VAN HET KANDIDAATSDOSSIER

Recommend Documents