Brochure Coachview.net
Dé nieuwe manier van samenwerken Oktober 2012
Verzorgt u opleidingen, trainingen, workshops of seminars? Dan weet u vanuit de praktijk hoe lastig het is om beschikbare locaties, tijdstippen en docenten aan elkaar te koppelen. Hoeveel werk het u kost om cursisten of docenten te informeren over een kleine wijziging.
Of wellicht bent u als opleidingsafdeling verantwoordelijk voor de organisatie van opleidingen in uw eigen organisatie. En heeft u inzicht in wie van uw medewerkers op dit moment een opleiding of cursus volgen? Of wie dat functiehalve zouden moeten doen? Kunt u snel per medewerker een opleidingsplan definiëren? Inclusief kosten? Weet u überhaupt wat u op jaarbasis kwijt bent aan opleidingen en cursussen?
Heeft u een professionele tool? Vaak vinden we het antwoord op een van bovenstaande vragen uiteindelijk wel. Vaak krijgen we uiteindelijk wel voor elkaar wat we willen. Want alles ligt toch vast. Ergens. Alles is toch geregeld. Door iemand. Maar we missen eenvoudigweg structuur. We missen het overzicht. We missen een professionele tool om onze cursusadministratie gestalte te geven.
Voor HRM-afdelingen én opleidingsbureaus Coachview.net is die tool. Een onmisbaar gereedschap voor iedere HRMafdeling en ieder opleidingsbureau om snel en efficiënt te kunnen plannen, registreren, communiceren, analyseren en samenwerken. Alles in één gebruiksvriendelijk pakket om een gedegen en professionele administratie te kunnen voeren.
Vraag om een demo Deze brochure geeft u een eerste beeld van Coachview.net. Wilt u aan den lijve kennismaken met het programma, vraag dan om een vrijblijvende demo. Of kijk op www.Coachview.net.
Wat is Coachview.net? Coachview.net is volledig ingericht op het snel, efficiënt en professioneel kunnen organiseren en administreren van opleidingen. Een programma dat is ontwikkeld voor zowel organisaties die opleidingen verzorgen als organisaties die opleidingen afnemen. Een van de voordelen van Coachview.net is dat het programma op maat van iedere organisatie kan functioneren. Een eigenschap die zij te danken heeft aan haar modulaire opbouw. Coachview.net bestaat namelijk uit de modules:
1.
Basismodule
2.
Bedrijven en Personen
3.
Documenten en Acties
4.
Opleidingen
5.
Verkopen en Facturering
6.
Inkoopkosten
relatiebeheerprogramma. Een functie die u niet
7.
Materieel
alleen in staat stelt alle gegevens van uw relaties te
8.
Docent- en Locatieplanning
9.
Mailing Master
Het openingscherm van Coachview.net
Module Bedrijven en Personen Deze module is niets minder dan een geavanceerd
beheren en in te zien, maar vooral ook te gebruiken. Bijvoorbeeld om alle docenten of contactpersonen een brief of e-mail te sturen.
10. Webaanvraag 11. Evaluatie
Overigens stemt Coachview.net zich relatief een-
12. Competentiemanagement
voudig af op programma’s die u al gebruikt. Heeft u
13. Management Informatie
bijvoorbeeld al een relatiebeheerprogramma, dan hoeft u dus niet alle gegevens nog eens in Coachview.net in te voeren. Gegevens kunt u namelijk
Op de navolgende pagina’s leest u welke functies u
onderling uitwisselen.
met de afzonderlijke modules kunt uitvoeren.
Module Documenten en Acties Basismodule
Met deze module maakt u documenten en acties
De basismodule is eigenlijk niet een aparte module,
aan die het programma vervolgens automatisch
maar de startpagina van Coachview.net. Het is de pagina van waaruit gebruikers, naar gelang de aan
opslaat in het dossier van bijvoorbeeld een opleiding, cursist of docent.
hen verleende rechten, verder in het programma duiken.
Gebruikersgemak heeft voorop gestaan bij het ontwerpen van het ‘uiterlijk’ van het programma. Dat heeft onder andere geresulteerd in overzichtelijke menubalken en herkenbare knoppen. Daarnaast kunt u het scherm zelf naar eigen smaak en voorkeuren in ‘panels’ inrichten. In het ene panel plaatst u bijvoorbeeld de laatste nieuwsberichten, in het andere de tien meest actuele opleidingen, de nieuwe inschrijvingen vanuit uw website of uw openstaande acties.
Documenten Een voorbeeld van een document is een uitnodiging aan cursisten. Selecteer de doelgroep, vervolgens de layout volgens welke het document moet worden opgesteld en het programma genereert automatisch voor elk lid van de doelgroep hetzelfde document; dat vervolgens dus bij ieder van hen in het persoonlijke dossier terechtkomt.
Registreren van vrijstellingen
Controleren op dubbelboekingen
Enz.
Coachview.net bevat een eigen ingebouwde documenteneditor: optimale flexibiliteit in layout en inhoud! Voorbeeld van een scherm met de deelnemers aan een
Acties
opleiding. Inclusief presentie- en slagingsregistratie.
Acties zijn de ‘niet vergeten te doen’ stickers. Maar dan in een digitale variant. En snel en eenvoudig aan te maken. U tikt uw bericht in, kiest de datum
Module Verkoop en Facturering
waarop de actie moet zijn afgerond en de contact-
Met deze module koppelt u verkoopregels aan een
persoon die de actie moet ondernemen.
aanvraag. Dat kan informatie zijn over deelname-
Bij het aanmaken van acties kunt u handig gebruik maken van templates. Een voorbeeld? Maakt u een nieuwe opleiding aan, dan krijgt uw collega drie weken voor aanvang van de opleiding automatisch een herinnering om de cursisten uit te nodigen.
kosten, kosten van lesmateriaal, examenkosten, enz. Op basis van deze gegevens stelt u later eenvoudig de factuur op of belast u de kosten intern door. Met deze module kunt u tevens op elk gewenst moment de status van een aanvraag nagaan. U ziet direct of een offerte al is uitgebracht, of de aan-
Kortom
vraag reeds order is geworden en of de aanvraag al
Met deze module maakt, bewaart en beheert u alle documenten en acties die zijn gerelateerd aan uw opleidingsadministratie.
is ingepland. Overigens kunt u de financiële gegevens gemakkelijk doorsluizen naar uw financieel pakket. U hoeft dus geen dubbel werk te verrichten.
Module Opleidingen Dit is de kern van het programma. De daadwerkelijke opleidingsadministratie. Alle taken die bij het organiseren of uitbesteden van opleidingen, trainingen of cursussen horen, komen in deze module aan bod. Het voert te ver om alle functies toe te lichten. Vandaar een opsomming van de belangrijkste functies:
Module Inkoopkosten Met de module Inkoopkosten registreert u eenvoudig de kosten die u maakt bij de uitvoering van een opleiding, cursus, training of seminar. Denk hierbij aan de kosten voor de docent, de locatie, de gebruikte middelen, het lesmateriaal, etc. Gebruikt u ook de module Verkoop en Facturering
Vastleggen van aanvragen voor informatie of deelname
en de module Management Informatie? Dan heeft u
Uitbrengen en bewaken van offertes
moment, direct en actueel inzicht in wat u nu
Volplannen van een klas
eigenlijk heeft verdiend (per opleidingssoort, per
Uitnodigen van cursisten
opleiding of zelfs per opdrachtgever).
Aanleggen van een presentielijst
Registreren van behaalde cijfers
Vastleggen kwalificaties van docenten
Genereren van certificaten
met slechts een enkele muisklik, op ieder gewenst
Module Materieel U gebruikt regelmatig materieel bij bepaalde
En met evenveel gemak stuurt u een kerstkaart naar relaties die u op basis van door u gekozen criteria heeft geselecteerd.
trainingen (beamers, reanimatiepoppen, etc.)? Dan kunt u de planning hiervan overlaten aan de materieel-module. Zo krijgt u automatisch een
Module Webaanvraag
seintje wanneer een bepaald benodigd materieel
U krijgt met enige regelmaat inschrijvingen of
niet meer voorhanden is. Maar ook kunt u automatisch materieel van de voorraad laten afboeken dat u daadwerkelijk verbruikt. Lesboeken zijn hier een praktisch voorbeeld van. Met het grootste gemak bewaakt u het optimale bestelmoment!
aanvragen binnen vanuit uw website of intranetsite? En deze voert u vervolgens handmatig in uw cursusadministratie in? Uiteraard een tijdrovende en foutgevoelige bezigheid. Coachview.net heeft hier de oplossing voor gevonden in de vorm van de module Webaanvraag. Via een eenmalige code die u toevoegt aan het huidige
Module Docenten-/Locatieplanning Deze module is het visuele hulpmiddel voor organisaties die opleidingen en cursussen verzorgen. Zij helpt u bij het maken van een tijdsplanning en bij het indelen van docenten, locaties en cursisten.
inschrijfformulier van uw website, worden nieuwe inschrijvingen direct doorgezet naar Coachview.net. Deze nieuwe webaanvragen verschijnen automatisch in het opstartscherm. Vervolgens hoeft u de gegevens alleen nog maar te controleren, waarna u de webaanvraag al dan niet door kunt zetten.
De planningsmodule geeft u in één oogopslag inzicht in de status van een opleiding: hoeveel vrije plaatsen er nog zijn, wie de docent is, wanneer de opleiding wordt gegeven en op welke locatie. Kortom: een overzichtelijk, gebruiksvriendelijk en onmisbaar hulpmiddel bij het plannen van opleidingen en cursussen.
Een nieuwe internet-inschrijving verschijnt automatisch op het opstartscherm ter verdere verwerking.
Module Evaluatie U wilt de kwaliteit van uw dienstverlening De planningsmodule: uw opleidingsplanning weergegeven op dag-, week- of maandbasis.
monitoren en voert derhalve evaluaties uit van uw cursussen, opleidingen, workshops, etc. De module Evaluatie ondersteunt dit proces op een zeer efficiënte en praktische wijze.
Module Mailing Master
U kunt standaard-evaluaties samenstellen door
Met deze module maakt en verstuurt u meerdere
eenvoudig de vragen te definiëren die u wilt gaan
documenten tegelijk, per brief of per mail. In een
stellen. Inclusief de antwoordmogelijkheden:
handomdraai nodigt u bijvoorbeeld alle deelnemers
multiple choice, een open vraag of een absoluut
aan een opleiding uit en stuurt u een bevestiging
beoordelingscijfer.
naar alle docenten.
Voor de uitvoering van de evaluatie kunt u de
Module Competentie Management
evaluatieformulieren uitprinten. Maar nog efficiënter
Deze laatste module is met name interessant voor
is het wanneer u de cursisten een email stuurt met
onze HRM-klanten: de opleidingsafdelingen van de
de mogelijkheid de evaluatie online in te voeren!
(veelal wat grotere) organisaties.
Zodra een cursist klaar is, ziet u de resultaten direct in Coachview.net. Zowel individueel als getotaliseerd per groep of per vraag.
Met deze module definieert u de competentie-eisen per afdeling, functie of medewerker. U koppelt acties aan hiaten in opleiding. U legt competentieprofielen per medewerker aan. En stelt per medewerker een persoonlijk opleidingsplan (POP) op. Sturen op competenties is een nobel streven. In de praktijk levert dat echter de nodige administratieve strubbelingen op. Met deze module overwint u die strubbelingen. En geeft u het begrip competentie
management eindelijk handen en voeten.
Een voorbeeld van een online evaluatie; uiteraard te voorzien van uw eigen logo.
Module Management Informatie
Eenvoudig koppelen met andere systemen
Met deze zeer uitgebreide module genereert u
Alle gegevens uit Coachview.net kunt u exporteren
operationele en financiële informatie. Wat is het presentiepercentage, het slagingspercentage, het aantal verzorgde opleidingsuren, de omzet, de verwachte omzet, enz.? En alles aan opleiding, opdrachtgever en periode te relateren. U genereert informatie die u (helder gepresenteerd in tekst en grafieken) ondersteunt in het sturen of bijsturen van uw organisatie.
naar elk gewenst programma of pakket dat u reeds in gebruik heeft. Dat kan een systeem zijn om personeelsgegevens uit te wisselen, een financieel pakket, een content management systeem, uw website, maar bijvoorbeeld ook een e-learning systeem. Andersom geldt hetzelfde. Gegevens die u in uw bestaande systeem al eens heeft ingevoerd, kunt u in Coachview.net importeren. Dat scheelt u meestal een heleboel administratief werk en voorkomt fouten.
‘Background module’ Al wat daarvoor moet gebeuren is het inrichten van een zogeheten ‘background’ module. Deze maakt het importeren en/of exporteren van gegevens mogelijk. Waarschijnlijk bestaat deze module al voor uw pakket. Is dat niet het geval, dan inventariseren we eenmalig de gegevens die u uit wilt kunnen De module Management Informatie toont overzichtelijk alle mogelijk gewenste kengetallen
wisselen. De ‘background’ module passen wij daar vervolgens op aan.
Waarom Coachview.net?
Coachview.net is namelijk een zogeheten web
Coachview.net is software waarmee u uw oplei-
programma via uw browser, zoals Internet Explorer
dingsadministratie eindelijk op professionele wijze
of Mozilla Firefox. Dat betekent: altijd en overal
handen en voeten geeft. Een programma waarmee
toegang.
based applicatie. Dat wil zeggen: u start het
u snel en eenvoudig alle gegevens beheert die betrekking hebben op cursussen, trainingen en opleidingen die uw medewerkers volgen of die u voor uw klanten organiseert.
3. Met Coachview.net stuurt u uw organisatie aan Coachview.net is meer dan een
Als u op voorgaande pagina’s heeft gelezen welke
programma om structuur aan te
taken u met de afzonderlijke modules zoal kunt
brengen in de organisatie van
uitvoeren, dan kent u de vele voordelen die het
opleidingen en cursussen. Veel
programma u heeft te bieden. Heel kort samen-
meer. Het programma is tevens
gevat, komen die op het volgende neer:
hulpmiddel bij het aansturen of bijsturen van uw organisatie.
1. Met Coachview.net werkt u samen
Voor directies en HRM-afdelingen Coachview.net helpt u bijvoorbeeld met het
Coachview.net is volledig gericht
definiëren van uw opleidingsplannen per afdeling of
op het ‘samen doen’. U kunt
per medewerker. U ziet precies hoe uw mede-
namelijk iedereen, zowel van
werkers het doen. Wie hoe vaak aanwezig was op
binnen als van buiten uw
cursus. Wie welke resultaten heeft geboekt.
organisatie, unieke gebruiks-
Gegevens die door de docent zelf in uw systeem
rechten verlenen. Zodat iedereen
zijn ingeboekt en door u met slechts enkele klikken
op eigen wijze bij kan dragen aan een gestructureerd verloop van een cursus of opleiding.
met de muis zijn uit te lezen. Voor opleidingsbureaus
Dan moet u bijvoorbeeld denken aan de docent die
Als opleidingsbureau ziet u met Coachview.net in
de presentielijsten bijwerkt, rechtstreeks in het
een handomdraai welke aanvragen reeds order zijn
programma. De cursist die zijn feedback op een
geworden. Welke kosten nog moeten worden door-
opleiding geeft. Een manager of klant die zijn
berekend. En welke facturen nog moeten worden
medewerkers inschrijft. Of een collega die alle
betaald. In een handomdraai creëert u het benodig-
cursisten een bericht stuurt dat de cursus een uur
de inzicht om gericht actie op te ondernemen.
later plaatsvindt dan aanvankelijk gepland.
Kortom
Een programma dus met inbreng door iedereen en
Met Coachview.net heeft u eindelijk het gereed-
informatie voor iedereen die bij een cursus of
schap in handen om doelgericht actie te kunnen
opleiding is betrokken.
ondernemen richting klanten, afdelingen of medewerkers. Niet op basis van uw onderbuikgevoel of uitgebreid rekenwerk, maar op basis van snel
2. Met Coachview.net werkt u efficiënter Gebruikersgemak is ‘heilig’ binnen Coachview.net. Zo is alle
toegankelijke en objectieve managementinformatie.
Er is maar één beste oplossing
informatie begrijpelijk gepresen-
Wilt u uw opleidingsadministratie definitief goed op
teerd. In overzichtelijke, ‘simpele’
de rit zetten? Wilt u kosten besparen en fouten
schermen en herkenbare sym-
voorkomen door iedereen dezelfde ‘taal’ te laten
bolen. Met handige voorkeur-
spreken? Door iedereen een uniforme werkwijze te
menu’s op maat van de gebruiker. Alles in ‘gewone
laten hanteren? Door eindelijk structuur aan te
mensen taal’ uitgelegd. En met een gratis helpdesk
brengen in uw administratie?
op de achtergrond. We hebben het over efficiënt werken? U kunt op elk moment van de dag, vanaf elke computer met een internetverbinding, in het programma inloggen.
Dan is er maar één beste oplossing, waarmee u klaar bent voor de toekomst: Coachview.net.
Coachview.net is Software as a
enige wat u nodig heeft om Coachview.net te
Service U betaalt geen aanschafkosten om Coachview.net te kunnen gebruiken. Geen kosten voor de dagelijk-
U hoeft niet te investeren in hardware: het laten draaien is een werkplek met internetverbinding.
Zijn mijn gegevens veilig?
se backups. Geen onderhoudskosten. En zelfs geen
Met Coachview.net huurt u ruimte op een externe
kosten voor periodieke upgrades. U betaalt
server. Deze staat in een zwaar beveiligd pand, met
uitsluitend een maandelijkse ‘huur’ waarvan u in
onder andere strenge toegangscontrole, klimaat-
zekere zin zelf de hoogte bepaalt.
beheersing, geheel redundant uitgevoerde datalijnen en verschillende noodstroomvoorzieningen. Het programma en de database lopen op twee
Software as a Service Coachview.net is Software as a Service (SaaS). Dat wil zeggen: het programma draait op een externe server en vormt daarmee geen belasting voor uw
fysiek gescheiden servers. Backups staan op weer een andere locatie. Er zijn firewalls geïnstalleerd. De verbinding is beveiligd met een SSL-certificaat… enz.
eigen systeem. Via uw browser (dus via het internet) logt u met uw persoonlijke code in het
U ziet: maximale veiligheid is gewaarborgd. De
programma in. Het is eigenlijk precies zoals de
kans is zelfs groot dat uw gegevens vele malen
naam al aangeeft: software als een dienst, niet als
veiliger zijn opgeslagen dan op dit moment.
een product.
Vraag om een vrijblijvende offerte Hoe hoog is uw ‘huur’?
Heeft u inzicht in de personele en administratieve
De hoogte van uw tarief is afhankelijk van het
kosten die u nu kwijt bent aan het plannen en
aantal gebruikers en het aantal modules per
beheren van uw opleidingen? Zet die dan eens af
gebruiker. Kort door de bocht, huurt u gebruikers-
tegen het maandtarief dat u betaalt voor gebruik van
licenties. Omdat u zelf bepaalt wie tot welke
Coachview.net. U zult zien dat de investering zich
modules toegang heeft, heeft u ook zelf invloed op
niet alleen functioneel maar ook financieel loont.
de hoogte van uw maandtarief.
Vraag om een vrijblijvende offerte. En reken uw voordeel uit.
Uw voordelen Een heel groot voordeel is dat u uitsluitend betaalt voor het effectieve gebruik van het programma. Ofwel: what you get is what you pay. Te allen tijde duidelijkheid dus. U weet immers tevoren precies wat u betaalt.
Nog enkele voordelen van Coachview.net als SaaS:
U zit niet vast aan langdurige verplichtingen. Als u voor het einde van de maand een module of gebruiker ‘uitzet’, komt deze met ingang van de nieuwe maand te vervallen.
U komt niet voor onvoorziene werkzaamheden of kosten te staan: updates en back-ups vinden automatisch plaats en zijn in het maandtarief inbegrepen.
U kunt onbeperkt terugvallen op onze gratis helpdesk.
Vraag om een vrijblijvende demo
Deze brochure is bedoeld om een eerste indruk te geven van het programma. Meer inhoudelijke informatie over het programma vindt u op onze website: www.Coachview.net.
Wilt u aan den lijve kennismaken met Coachview.net? Vraag dan om een vrijblijvende demo.
Coachview.net Postbus 135, 5460 AC Veghel Poort van Veghel 4939, 5466 SB Veghel Tel. 088 – 44 88 550
[email protected] www.Coachview.net
De organisatie achter Coachview.net InnoPhase BV is de organisatie achter Coachview.net. Een software-ontwikkelbureau dat door jarenlange ervaring met het product OIS (Opleidings Informatie Systeem) is uitgegroeid tot één van de specialisten in de markt op het gebied van opleidingsadministratiesoftware. Naast het product Coachview.net bouwen we maatwerksoftware voor aansprekende klanten als DHL, Exel, Betonson en Rijkswaterstaat. Wilt u meer weten over de organisatie achter Coachview.net? Bezoek dan onze website: www.InnoPhase.nl.
InnoPhase BV Postbus 135, 5460 AC Veghel Poort van Veghel 4939, 5466 SB Veghel Tel. 088 – 44 88 500
[email protected] www.InnoPhase.nl
