Branchecode Online Voor ondernemers, medewerkers en cursisten
februari 2008 Hoofdbedrijfschap Ambachten Postbus 895 2700 AW Zoetermeer In samenwerking met: IC Improvement BV te 's Hertogenbosch HBA-publicatiereeksnr.: 396 ISBN 978-90-5774-160-9
Copyright 2008 HBA Behoudens uitzonderingen door de wet gesteld mag, zonder schriftelijke toestemming van het Hoofdbedrijfschap Ambachten, niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of anderszins, hetgeen ook van toepassing is op de gehele of gedeeltelijke bewerking. Voorbehoud aansprakelijkheid Aan deze uitgave is de uiterste zorg besteed. Voor eventuele (druk)fouten en onvolledigheden aanvaarden auteur(s) en uitgever geen aansprakelijkheid. Voor verbeteringen van de opgenomen gegevens houden zij zich gaarne aanbevolen.
is een gedeponeerd merk van het HBA (inschr.nr. 631998)
Inhoudsopgave
Voorwoord
5
1.
Branchecode Online (BOL)
7
2.
Mogelijkheden Branchecode Online
9
2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5.
Gegevens van individuele gebruikers Actualiteit van Branchecode Online Wat moet u dan gebruiken? Voor- en nadelen van papierenversie en internet Symbolen
3.
Met Branchecode Online aan de slag
3.1. 3.2. 3.3. 3.4.
Inloggen op Branchecode Online Uw Code bekijken Checklist invullen Verbeterpunten en het Plan van Aanpak
4.
Bedrijfsverbeterplan
9 9 9 10 10
13 13 15 21 30
37
Voorwoord
In deze handleiding loopt u stap voor stap door Branchecode Online (BOL). Deze handleiding is bedoeld voor mensen die in bedrijven met de Code aan het werk gaan. Een Code bundelt voorschriften en bijbehorende richtlijnen, die nodig zijn om uw bedrijf naar behoren in te richten en aan te sturen. Via symbolen is de leeslast tot het noodzakelijke beperkt. De aandachtsgebieden van Codes zijn onder andere: Ø Activiteiten Ø Oprichting/verandering bedrijf Ø Bedrijfssturing Ø Inkoop Ø Inrichting Ø Milieu en energie Ø Controle Ø Onderhoud Ø Arbeidsomstandigheden Ø Meldingen/Vergunningen Ø Onderhoud Voor inzicht in het doel van de Code is het verstandig om het rapport ‘Bedrijfsverbetering, werk met de Code’ te downloaden via www.hba.nl of te bestellen bij het HBA. De Code bestaat uit een bedrijfsversie, bronnenversie en een Checklist. Bedrijfsversie: hierin treft u alle normen aan die een Code bevat. Checklist: dit is de werkversie van de Code om de toestand van uw bedrijf te meten en aan de gang te gaan met verbetering om uw bedrijf up-to-date te houden. Bronnenversie: hierin treft u, naast alle normen ook alle bronnen aan waaruit de normen afkomstig zijn. Status Codes worden zeer zorgvuldig met branchedeskundigen samengesteld en door sociale partners van kracht verklaard. Deze handleiding stelt u in staat om via internet de Code te gebruiken zodat uw bedrijfsvoering is afgestemd op alle wettelijke regels en verplichtingen. Ook kunt u voordeel behalen met alle adviezen die de branche u voorstelt.
Branchecode Online
5
6
Branchecode Online
1.
Branchecode Online (BOL)
Branchecode Online, afgekort BOL, is de internetversie van de Code. Branchecode Online heeft veel gebruiksmogelijkheden voor alle doelgroepen die met de Code te maken hebben, letterlijk van de makers van de Code tot en met de eindgebruikers van de Code: de ondernemer (en zijn eventuele medewerkers), docenten, trainers, cursisten en studenten. In dit document staan we stil bij de mogelijkheden voor de gebruikersgroep “ondernemers (en hun personeel)” dan wel deelnemers aan een Codetraining. Ten behoeve van trainers is er een aparte versie van dit document gemaakt, die bij hun training is overhandigd.
Branchecode Online
7
8
Branchecode Online
2.
Mogelijkheden Branchecode Online
Branchecode Online is een via internet toegankelijke database, die de individuele gebruiker de volgende mogelijkheden biedt: Bedrijfsversie en Checklist van de Code raadplegen; Selecties op de Code uit te voeren op basis van specifieke criteria (wet, praktijknorm, advies, arbo, milieu, zzp en combinaties); Checklist invullen en actualiseren wanneer gewenst; Plan van aanpak maken en bijhouden. Eerste vereiste is dat de gebruiker toegang heeft tot het systeem. Toegang is voorbehouden aan door het HBA geautoriseerde gebruikers. Dat zijn in ieder geval de ondernemers die heffing betalen aan het HBA. Andere gebruikers kunnen door het HBA op aanvraag geautoriseerd worden, om toegang te krijgen.
2.1.
GEGEVENS VAN INDIVIDUELE GEBRUIKERS Branchecode Online houdt per gebruiker de gegevens vast in een gegevensbestand. Het zijn dus individuele gegevens, waar alleen de betreffende gebruiker toegang toe heeft. Dat is logisch. Het gaat tenslotte om gegevens met een vertrouwelijk karakter. Anders zouden ondernemers in dezelfde branche elkaars gegevens kunnen bekijken en op die manier inzicht kunnen krijgen in wat er bij hun collega (of concurrent) allemaal goed en minder goed is. En dat kan natuurlijk nooit de bedoeling zijn. Juist omdat de gegevens per gebruiker (bedrijf) kunnen worden bewaard, is het systeem van grote waarde. Als ingevulde onderdelen van Checklists aangepast worden vanwege verbeteringen en wijzigingen in het bedrijf, dan is het resultaat meteen te zien in de statusoverzichten en de Scoretabellen. Verderop in dit document wordt hier nader op ingegaan.
2.2.
ACTUALITEIT VAN BRANCHECODE ONLINE Branchecode Online is per definitie actueler dan de Code op papier. De papieren versie van de Code wordt in principe driejaarlijks geactualiseerd en gepubliceerd. Omdat Branchecode Online een database is die min of meer constant kan worden bijgehouden, is het heel goed mogelijk om een wijziging in bijvoorbeeld wetgeving snel te verwerken en in de database te zetten. Daarmee zal op den duur de meest actuele stand van zaken altijd binnen het systeem snel beschikbaar zijn. Wel moet de kanttekening geplaatst worden, dat de vertaling van de wijziging van wet- en regelgeving altijd met vertraging in de database komt, omdat het nu eenmaal mensenwerk is dat tijd kost. Het gaat dus te ver om te verwachten dat een vandaag gewijzigde wet morgen aangepast in de database staat.
2.3.
WAT MOET U DAN GEBRUIKEN? Of u de Code en de bijbehorende hulpmiddelen op papier of via Branchecode Online gebruikt, is een keuze die geheel aan u is. Vanwege de driejaarlijkse actualisering van de “papieren Code” heeft u de garantie dat u altijd over een in enige mate actuele Code met de daarbij behorende Checklist beschikt. Daar staat tegenover dat het gemak de mens dient, als de mens dat ook als een gemak ervaart. Branchecode Online automatiseert een groot aantal handelingen die u in de papieren versie echt met de hand en de calculator zult moeten uitvoeren. Daarnaast loopt Branchecode Online in de regel voor op de papieren Code.
Branchecode Online
9
2.4.
VOOR- EN NADELEN VAN PAPIERENVERSIE EN INTERNET Papier
Online
Lasten
gering
energie
handzaam
snel bij de hand, open te slaan of te leggen opnieuw kopieën maken, vullen en uitrekenen
makkelijk zoeken bladeren of selecteren eenmalig systeem, houd scores vast en veranderingen bij
maatwerk
Als u liever met papier werkt, dan gebruikt u dus de papieren versie. Werkt u echter liever met de automatische functies en houdt u niet van (veel en foutgevoelig) rekenwerk, dan is Branchecode Online de aangewezen gereedschapskist. De keuze is aan u! Werkt u zowel met de papieren versie van de Code als met BOL, dan heeft u altijd een naslagwerk bij de hand en kunt u vervolgens van de Online Checklist gebruik maken! Tip: vul hier uw registratienummer (vermeld op uw heffingsnota) in zodat u het altijd bij de hand heeft! Registratienummer:
………………………………….
2.5.
SYMBOLEN Iedere norm is voorzien van een symbool dat de zwaarte van de norm aangeeft:
&
wetboek = wettelijk verplicht voorschrift, zoals normen over bedrijfshulpverlening uit de Arbowet
C
duimpje = praktijknorm, wordt door de branche als professioneel handelen aangemerkt, o.a. interpretatie van wettelijke doelvoorschriften; deze geven de stand der techniek
J
lachebek = advies, denk aan tips voor energiebesparing
Achter iedere norm staat een normnummer. Hiernaar kunt u verwijzen bij vragen en opmerkingen. De norm komt terug in vraagvorm in de checklist. Het nummer van vraag en norm zijn hetzelfde. Voorts zijn normen over arbeidsomstandigheden en normen over het milieu van een eigen symbool voorzien: normen die betrekking hebben op arbeidsomstandigheden/veiligheid van de werkzame personen, klanten of anderen ü
normen over zorg voor het milieu
Zelfstandigen zonder personeel (ZZP-er) hebben met minder wet- en regelgeving te maken dan ondernemers met mensen in loondienst of stagiair(e)s. Daarnaast zijn de normen over omgaan met personeel niet op hen van toepassing. De normen die gelden voor ZZP-ers zijn daarom apart aangegeven met een symbool:
10
Branchecode Online
ZZP norm; norm toe te passen door de Zelfstandige Zonder Personeel. Een ZZP-er heeft geen personeel (ook geen stagiair(e)s) in dienst en geen gezinsleden die structureel meewerken. NB: ZZP normen zijn altijd geldend voor bedrijven met personeel of stagiaires.
€
Een aantal normen, dat door Arbowetgeving verplicht zijn voor werkgevers, zijn dat voor ZZP-ers niet. Omdat ze ook voor ZZP-ers het juiste beschermingsniveau aangeven, zijn ze toch van toepassing verklaard op ZZP-ers.
Branchecode Online
11
12
Branchecode Online
3.
Met Branchecode Online aan de slag
Om met Branchecode Online aan de slag te gaan heeft u de volgende zaken nodig: -
3.1.
Uw toegangsgegevens (verstrekt door het HBA via een brief met een uitneembaar pasje waarop uw registratienummer staat vermeld) Een PC met een internetverbinding1 Een printer2
INLOGGEN OP BRANCHECODE ONLINE Nadat u uw computer heeft opgestart, maakt u verbinding met internet. Surf naar www.hba.nl. U krijgt de startpagina van het HBA in beeld (zie figuur 1):
figuur 1 Kies in het keuzemenu aan de linkerkant voor de optie Branchecode Online. Onderaan het scherm dat nu verschijnt (zie figuur 2), treft u een knop aan die u naar het inlogscherm van Branchecode Online leidt:
Het is prettig als u beschikt over een breedbandverbinding (kabel of ADSL). BOL kan via een telefoonverbinding benaderd worden, maar het werkt een stuk langzamer. 2 Een printer is geen dwingende noodzaak, maar wel erg handig. 1
Branchecode Online
13
figuur 2 Zoals u ziet is de optie nu zichtbaar. Klik op de knop waar de pijl in figuur 3 naar wijst. U krijgt nu figuur 3 in beeld. Hier moet u de optie kiezen: Inloggen met het registratienummer.
figuur 3 Nadat u deze keuze heeft gemaakt, krijgt u een scherm om uw registratienummer in te voeren. Vervolgens klikt u op login. Zie onderstaand scherm (figuur 4).
14
Branchecode Online
figuur 4
3.2.
UW CODE BEKIJKEN U komt nu in het startmenu Codes. In onderstaande afbeelding (zie figuur 5) is onder andere de Code van het parketbedrijf beschikbaar. Voor een juist begrip van Branchecode Online, bekijken we eerst een Code. Als u meteen naar de Checklist wilt, kunt u het navolgende deel van dit document overslaan en verder lezen bij paragraaf 3.3 op pagina 22.
figuur 5 In dit voorbeeld kiest u voor de Code van het parketbedrijf en klikt u op de optie die met de pijl in figuur 5 wordt aangewezen.
Branchecode Online
15
Nu verschijnt onderstaand scherm:
figuur 6 Zoals u ziet kunt u kiezen uit diverse mogelijkheden. In dit geval worden de drie hoofdstukken waaruit deze Code is opgebouwd getoond. Het is belangrijk dat u weet dat er diverse hoofdstukindelingen bestaan voor Codes. Dit is een voorbeeld van de zogenaamde procesindeling. Daarnaast kennen we ook andere indelingen. Raadpleeg de papieren versie van uw Code om even na te kijken hoe uw Code is opgebouwd. In dit geval kiest u om te kijken naar Hoofdstuk 1, Primaire processen. Klik op “Primaire processen” om het volgende scherm te openen.
figuur 7 U ziet nu alle paragrafen waaruit het hoofdstuk “Primaire processen” is opgebouwd. De vetgedrukte regels geven de paragrafen aan en de gewoon gedrukte regels daaronder de subparagrafen. Klik op de subparagrafen om ze te openen en te bekijken. U klikt nu op “Contact zoeken en onderhouden met potentiële opdrachtgevers”. Hieronder kunt u zien hoe het resultaat er uit ziet:
16
Branchecode Online
figuur 8 Links in het scherm ziet u de inhoudsopgave weer. U ziet dat de subparagraaf, die u geopend heeft, nu vet wordt weergegeven. Daarnaast wordt de titel bovenin in het rechterdeel van het scherm weergegeven. In het rechterdeel ziet u de inhoud van de paragraaf. Kijk eerst naar het deel boven de lijn. Boven de lijn kunt u aangeven wat u precies wel en niet wilt zien. Standaard wordt de paragraaf volledig geopend. Steeds als u een optie verandert, wordt het scherm ververst. Klik op het blokje achter “bedrijfsversie”. U ziet nu twee opties verschijnen. Kies “Bronnenversie”.
figuur 9 Zoals u ziet, verandert de indeling van het scherm onder de lijn. De nummers die in het vorige scherm rechts stonden, zijn nu naar links verschoven. Onderaan rechts ziet u een tekst die in het vorige scherm ontbrak. Dat is een bronvermelding: de vindplaats van de bron waar deze specifieke norm op gebaseerd is. Op deze manier kunt u zien dat deze adviesnorm afkomstig is uit artikel 13 van het Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens.
Branchecode Online
17
Voor de fijnproevers onder u: de norm heeft een lachebekje van “Advies”, maar is toch op een wettelijk voorschrift gebaseerd. Zou dat dan geen boekje moeten zijn? Het antwoord is nee. De toepasselijkheid van dit wettelijke voorschrift brengt met zich mee dat u er van bent vrijgesteld, wat echter niet wegneemt dat de makers van de Code u desondanks adviseren conform de norm te handelen. Daarom is het een advies. Open de subparagraaf Klachten en kijk naar “Medewerkers”. Het scherm ziet er dan als volgt uit:
figuur 10 Hier valt op dat alle normen voorafgegaan worden door het arbo-symbool en allemaal als advies zijn aangemerkt. Geen van de normen kent een wettelijke of andere basis. Er zijn dus ook geen bronvermeldingen zichtbaar. Met deze wijsheid op zak kunt u kijken naar wat er gebeurt als u in het rechter bovendeel van het scherm “bepaalde selecties” aan- en uitzet. Allereerst kijkt u naar een scherm en kijkt u hoe het er, zonder selecties te veranderen, uitziet. Kies voor de subparagraaf “Opleiding en scholing” in Besturende processen en kies de bedrijfsversie.
figuur 11
18
Branchecode Online
Vervolgens klikt u op het vinkje bij Advies, waardoor dat uitgeschakeld wordt. U ziet nu dat het scherm meteen ververst wordt en er een nieuw scherm verschijnt waar de adviezen niet meer in voorkomen. U ziet nu alleen nog de wettelijke- en praktijk-normen.
figuur 12 Vervolgens vinkt u het vakje bij “Alleen arbonormen” aan en vinkt u Advies weer aan. Het scherm wordt nu weer ververst en u ziet dat alleen de normen met een arbo-tekentje ervoor over blijven. Wat er nu gebeurt, is heel interessant, omdat u kunt zien dat er zowel een advies, als een praktijknorm, maar ook een wettelijk voorschrift op het scherm overblijven.
figuur 13 Om er achter te komen wat dit nu precies betekent, is het verstandig om even te kijken naar de Bronnenversie. Selecteer de Bronnenversie:
Branchecode Online
19
figuur 14 U ziet nu dat alleen norm 241 een bronvermelding heeft die een wet betreft. Desondanks hebben de makers van de Code geoordeeld dat het geven van instructie over veiligheidsprocedures in de branche normaal is of zou moeten zijn. In dit geval is dat dus een nadere uitwerking van norm 241. Klik op het vinkje bij Alleen arbonormen om dit weer uit te zetten. Als u kijkt welke normen voor een ZZP-er van belang zijn en de optie “ZZP normen” aanklikt, dan ziet u dat er precies 2 overblijven en alle wettelijke normen in dit geval verdwijnen.
figuur 15
20
Branchecode Online
Zo kunt u ook eens kijken wat er gebeurt als u kiest voor de ZZP normen en de arbonormen:
figuur 16 U krijgt u geen normen in beeld, aangezien geen enkele norm aan uw criteria voldoet. Zoals u ziet kunt u de normen selecteren zoals u dat wenst. Via de verschillende selectiecriteria kunt u snel en eenvoudig de presentatie van de normen aanpassen aan uw situatie. Zo krijgt u eenvoudig inzicht in wat er voor u van belang is en kunt u ook op basis van uw eigen prioriteiten en wensen bekijken wat er op u van toepassing is.
3.3.
CHECKLIST INVULLEN Om met de Checklist te werken moet u via de knop TERUG (zie figuur 16) naar het startscherm van Branchecode Online. Daar kiest u voor “Nieuwe Checklist”.
figuur 17
Branchecode Online
21
figuur 18 In het vervolgens verschijnende scherm kiest u de juiste Code in de balk waar nu - kies een Branchecode -staat. Vervolgens vinkt u de criteria aan waarop u de Checklist wilt selecteren. Het gevolg van die criteriakeuze is wel dat alleen normen met aangevinkte symbolen in de Checklist komen. Na het aanvinken van de eventuele criteria klikt u op “doorgaan” (zie figuur 19).
figuur 19 U krijgt nu uw statusoverzicht te zien. Zoals u in onderstaande afbeelding kunt zien, staat er achter de hoofdstuktitels overal de status: te doen. Dat betekent dat er nog geen enkel onderdeel van de Checklist is ingevuld. Dat klopt – u heeft immers nog niets gedaan.
22
Branchecode Online
figuur 20 Om op dit punt te komen heeft u de optie “Nieuwe Checklist” gebruikt. Als u terugkeert naar het startscherm, dan ziet u het volgende:
figuur 21 Bij de pijl staat nu de door ons zojuist aangemaakte Checklist. Zoals u ziet kunt u steeds een nieuwe Checklist aanmaken. U kunt nog meer gegevens krijgen over de Checklist, bijvoorbeeld wanneer u er voor het laatst aan gewerkt heeft. Dat kunt u te weten komen door op het oranje vraagteken achter de aanduiding te gaan staan. De gegevens komen dan in beeld:
Branchecode Online
23
figuur 22 Uit deze gegevens kunt u afleiden wanneer u de Checklist bent begonnen, wanneer u er voor het laatst aan heeft gewerkt en wat de status van de Checklist ten opzichte van de papieren Code is. Klik nu op de onderstreepte aanduiding van de Checklist om terug te keren in het statusscherm. Daar kunt u namelijk ook beginnen met het invullen van de Checklist. Kik op “Primaire processen“ en u krijgt te zien uit welke paragrafen het hoofdstuk bestaat en wat uw status per paragraaf is:
figuur 23 In dit voorbeeld begint u bij de paragraaf “Contact zoeken en onderhouden met potentiële opdrachtgevers”. Daar is overigens geen bijzondere reden voor. Als u ergens anders mee wilt beginnen, dan mag dat natuurlijk altijd. In het statusoverzicht kunt u snel zien hoe de stand van zaken per paragraaf is.
24
Branchecode Online
Klik op “Contact zoeken en onderhouden met potentiële opdrachtgevers”. U ziet nu de pagina verschijnen en u ziet ook dat die er anders uitziet dan dezelfde paragraaf in de Code. Allereerst ziet u een oranje balk, die een nummerreeks bevat. Ieder nummer kunt u aanklikken, waardoor u naar een andere paragraaf van de Checklist springt. Verder ziet u in de onderste helft van de pagina vragen staan. Dit zijn de normen uit de Code, maar nu in de vorm van een vraag. U kunt vier mogelijke antwoorden geven: ja nee nvt parkeren Zolang u geen vragen beantwoordt en opslaat, blijft de status in het statusoverzicht “te doen”. Als u echter vragen gaat beantwoorden, dan heeft dat direct invloed op de status (te doen/onvolledig/volledig). “Ja” heeft tot gevolg dat u positief scoort. “Nee” heeft tot gevolg dat u negatief scoort. Als u echter “nvt” aanklikt, dan gebeurt er opeens heel veel: o
o
de betreffende vraag wordt uit de score gefilterd – u kunt dus toch op 100% uitkomen; de vraag wordt niet meer meegeteld voor het bepalen van de status. Als u dus in een paragraaf alle normen met ja en/of nvt heeft gescoord, wordt uw totaalscore voor de paragraaf 100% en de status op “volledig” gezet.
Het aanklikken van “Parkeren” betekent dat u er later op terugkomt om de juiste score in te vullen. De status wordt dan “Onvolledig”. Dat is juist, want u heeft de vraag geparkeerd en het invullen van het antwoord uitgesteld.
Hieronder ziet u het scherm zoals het er uitziet als u de paragraaf opent.
figuur 24
Branchecode Online
25
Vervolgens vult u de antwoorden in die overeenstemmen met uw situatie. In de volgende afbeelding kunt u de scores zien:
figuur 25
Na het invullen van deze subparagraaf gaat u verder. Klik op “opslaan en doorgaan”. De volgende vragenlijst vult u ook in:
figuur 26 Het antwoord op de vraag met nummer 3633 weet u niet. Dat zult u moeten nagaan. Kies er voor de vraag te parkeren. Omdat er een klant in de winkel staat moet u stoppen en dus klikt u op “opslaan” en gaat u de klant helpen. Bij ‘opslaan’’blijf je in hetzelfde scherm. Bij ‘opslaan en doorgaan’, ga je naar de volgende paragraaf, bij ‘opslaan’ en ‘terug’ kom je weer in het totale overzicht, zie figuur 27.
26
Branchecode Online
figuur 27 Uit het statusoverzicht blijkt dat u de eerste subparagraaf volledig gescoord heeft – die heeft de status “volledig”. De tweede heeft echter de status onvolledig – u heeft immers het antwoord op een vraag uitgesteld, “geparkeerd” dus. U kunt nu gaan kijken wat deze eerste stappen in termen van een score betekenen. Branchecode Online berekent automatisch waar u staat. Om dat te kunnen zien moeten u eerst terug. Scroll naar de bovenkant van de pagina (met de schuifbalk rechts). Klik dan op “terug”:
figuur 28
Branchecode Online
27
In het volgende scherm kunnen u kiezen uit twee mogelijkheden: Scoretabel Verbeterpunten Kies voor de optie “Scoretabel”.
figuur 29 U komt in het scherm Scoretabel terecht. U kunt bekijken hoe uw score is.
figuur 30
28
Branchecode Online
Door op een bepaalde manier met het scherm om te gaan kunt u meer of juist minder informatie op uw scherm bekijken. Allereerst scrollt u omlaag, zodat u de titels kunt zien:
figuur 31 U ziet de scores van de twee paragrafen die u ingevuld heeft. De score is verdeeld over wettelijke normen, praktijknormen en adviesnormen. Die onderverdeling is ingebouwd om gemakkelijk te kunnen zien of u aan de wet voldoet en hoe het staat met de mate waarin we aan de branchenormen beantwoorden. De adviesnormen geven aan of u verder bent dan wat er min of meer vanzelfsprekend gevonden wordt. De score is een procentuele score op het totaal, die is ontstaan door enerzijds de eisen van de Code en anderzijds de correcties die Branchecode Online heeft aangebracht door de door u gemaakte selectie. U kunt ook bekijken wat de maximumscore is en hoe uw score daar tegenover staat. Die score staat in de volgende twee kolommen, maar is alleen zichtbaar als u iets doet. Ga met uw muisaanwijzer (zie pijl op figuur 32) op het vakje staan waarin de score zichtbaar is en doe verder niets. Vervolgens ziet u de scores verschijnen:
figuur 32
Branchecode Online
29
De score die u in twee rechter kolommen ziet, is geen procentuele score, maar een score in aantallen. U ziet dat de maximale score op praktijknormen in deze subparagraaf 1 is en in de rechterkolom ziet u dat u die vraag met “ja” heeft gescoord. De score op de adviesnormen ziet er echter anders uit. Van een maximumscore van 3 heeft u er maar 1 met “ja” kunnen scoren. De andere twee heeft u met “nee” gescoord. Als u ze met “nvt” had gescoord, dan hadden ze niet meegeteld. Op deze manier kunt u dus van iedere paragraaf bekijken welke aantallen vragen er per categorie zijn en hoeveel u er met “ja” en “nee” heeft gescoord of heeft “geparkeerd”. Omdat “parkeren” niet hetzelfde als scoren is, houdt Branchecode Online aan dat de score vooralsnog als “nee” moet worden beschouwd.
3.4.
VERBETERPUNTEN EN HET PLAN VAN AANPAK Als u (een deel van) de Checklist heeft gescoord, dan kunt u overgaan tot het bekijken van de punten die verbeterd kunnen worden. Op basis daarvan kunt u dan een Plan van aanpak maken. Om bij de verbeterpunten te komen gaat u via de knop ‘terug’ linksonder in het scherm naar onderstaand scherm. U klikt op “Verbeterpunten”.
figuur 33 In het volgende scherm kunt u de verbeterpunten bewerken. Scroll nu eerst omlaag om de tekst aan het eind van de pagina in beeld te brengen en meer verbeterpunten te kunnen zien.
30
Branchecode Online
figuur 34 In het volgende scherm kunt u de verbeterpunten bewerken en wel op twee aspecten: Risico Prioriteit U kunt het beste met de risico’s beginnen. Een risico geeft aan welke kans u acht dat een gevaar zich voordoet en hoe groot de gevolgen zijn. Als u op het oranje vraagteken achter het woord risico gaat staan, krijgt u een uitleg te zien over wat er bedoeld wordt met risico’s. Risico’s kunnen betrekking hebben op het bedrijf, personeel en de omgeving of een combinatie daarvan. In dit voorbeeld ziet u dat de norm over de administratie van klantengegevens in een database een verbeterpunt is. Eerder heeft u de vraag dus met “nee” beantwoord. De kern van het risico is niet het antwoord op de vraag of de klantgegevens in een database zitten, maar of de gegevens geordend en beschikbaar zijn voor de mensen in het bedrijf die er mee moeten werken. Het gaat hier dus over het systematisch bijhouden van klantgegevens. Als een bedrijf de klantgegevens niet voldoende en/of goed genoeg bijhoudt, dan gaat het inzicht in de klanten en wie zij zijn, verloren. Dat betekent dus dat het niet goed bijhouden van klantgegevens een behoorlijk risico kan zijn. U concludeert dat het ontbreken van een goede klantenadministratie een flink risico is en stelt dat in Branchecode Online op “hoog”.
Branchecode Online
31
figuur 35 Als u het risico op “hoog” zet, dan ziet u dat de prioriteit automatisch verandert. Branchecode Online stelt de prioriteit automatisch gelijk aan het risico. Later kunt u de prioriteit moeiteloos een andere waarde geven. Verderop in dit document wordt hier op teruggekomen. U bepaalt nu het risico van het volgende verbeterpunt. U schat dat risico laag in. U ziet de prioriteit gelijk veranderen.
figuur 36 Nu u uw verbeterpunten van een risico-inschatting hebt voorzien, kunt u eens gaan denken over de prioriteit. Prioriteit betekent wat u eerst doet en wat later. Op basis van het risico concludeert u dat het hoogste risico ook de prioriteit hoog moet krijgen. Het andere punt kunt u nog een tijd laten rusten. Indien u meerdere punten heeft ingevuld, kunt u hier ook, op basis van het risico, concluderen dat een risico de prioriteit onbekend, midden of laag kan krijgen.
32
Branchecode Online
U kunt nu een Plan van aanpak laten maken. Branchecode Online heeft daarvoor een optie onderin hetzelfde scherm. Als u het menu achter “prioriteit” uitklapt, ziet u dat u kunt kiezen uit: Alle Hoog en midden Hoog
figuur 37 Afhankelijk van uw keuze, komen alle, een kleiner deel of een klein deel in het Plan van aanpak tevoorschijn. Kies voor de optie “alle”. Vervolgens klikt u op “Plan van aanpak”.
figuur 38 Ook hier scrollt u eerst een stukje omlaag om beter te kunnen zien wat er op het scherm staat.
Branchecode Online
33
figuur 39 Klik op “bewerken”in het eerste verbeterpunt en voeg gegevens toe in het scherm dat verschijnt.
figuur 40 Klik op “opslaan” om de gegevens vast te leggen.
34
Branchecode Online
figuur 41 Herhaal de bewerking voor het tweede en volgende verbeterpunt.
figuur 42 Nu u per verbeterpunt heeft aangegeven wat u er mee gaat doen, wanneer dat gaat gebeuren, wat het mogelijk gaat kosten en wie verantwoordelijk is voor de uitvoering van de actie, is uw Plan van aanpak klaar. U kunt het Plan van aanpak uitprinten en er mee aan het werk gaan!
Branchecode Online
35
36
Branchecode Online
4.
Bedrijfsverbeterplan
Stap voor stap is uit de doeken gedaan hoe u met Branchecode Online werkt. U weet nu: Ø Hoe u kunt inloggen Ø Hoe u kunt bladeren en zoeken Ø Hoe u kunt selecteren om beter te focussen op die normen die u op dat moment nodig hebt Ø Hoe u de Checklist invult en een Plan van aanpak maakt en bijhoudt. Zo kunt u Branchecode Online inzetten met het doel om uw bedrijf up to date te krijgen en te houden. Dat u voldoet aan de voorschriften uit wet- en regelgeving en om meer en meer volgens praktijknormen en aanbevelingen te werken. Uw bedrijf behoudt daardoor zijn waarde en de kosten van uw bedrijfsvoering gaan op de langere termijn omlaag. Dit geldt zeker als u de voorschriften en praktijknormen volgt voor debiteurenbewaking, energiebesparing, arbeidsomstandigheden en onderhoud. Immers, met een dergelijke moderne bedrijfsvoering volgens codenormen vergroot u de kans uw bedrijf en zijn waarde in stand te houden. Dit betekent dat u betrouwbaar onderneemt. Betrouwbaar zowel voor uzelf, voor uw personeel als voor klanten en leveranciers.
Branchecode Online
37
