bouw je onderneming!

hoofdstuk 3 ontwerp fundament voor een succesvolle start

bouw je onderneming! PIETER VAN DER KAAIJ

in c l u s ie f bonus if t werkschr

JOUW ONDERNEMERSPLAN IN 7 STAPPEN 3

Business Value Publishing

bouw je onderneming!

Business Value Publishing

fundament voor een succesvolle start

bouw je onderneming! PIETER VAN DER KAAIJ

Ontwerp: www.douwehoendervanger.nl

inhoud Inleiding 1 Initiatief

Het idee De schets Het plan Ga bouwen! Hobby of business

9 15 16 22 25 27 28

2 Definitiefase 35 Missie Visie Werkwijze Taken Bepaal je tarief

36 43 45 47 50

3 Ontwerp

63 64 67 74 78

Bouwtekening Bepaal je doelgroep Benader je doelgroep Word expert

5

4

Bouwvoorbereiding

Aannemer Voorwaarden Bouwbegroting Waar haal je geld vandaan? Welke rechtsvorm kies je?

83 84 86 90 93 97

5 Aanbesteding 101 Inrichting 102 Afdelingen 105 Timemanagement 110 Ontspanning 114 Gereedschappen 117

6 Uitvoering 123 Administratie 124 Administratie bewaren 134 Kasadministratie 136 7 Oplevering 141

Groot onderhoud 142 Privé 148 Controle 152 Boekhouding 154 Begroting 157 Businessrapportage 163 6

Gefeliciteerd! 169 Dankjewel! 171 Over de auteur 173 Bonus 175

7

8

inleiding

9


Ben jij van plan voor jezelf te beginnen? Wil je jouw beroep als zelfstandig professional, als zzp’er uitoefenen? Gefeliciteerd! Ik heb dit boek voor jou geschreven. Bouw je onderneming! helpt je als ondernemer met het bouwen van een fundament voor je bedrijf. Met een solide fundament is je kans op een succesvolle onderneming verzekerd. Als je een onderneming start, is er heel veel waar je aan moet denken. Dit boek helpt je met het maken van een hel der plan. Daar ben jij als zelfstandig professional bij gebaat. Jouw ideeën worden daarin uitgewerkt. Bouw je onderne ming! legt je stap voor stap uit hoe je een dergelijk plan maakt. Er zijn opdrachten opgenomen die jou helpen het fundament voor je onderneming te leggen. Waarom schrijf ik dit boek? Ik ben 25 jaar ondernemer. Ik heb twee administratiekantoren opgezet. Ik heb mijn garage omgebouwd tot kantoor. Ik ben tot de ontdekking gekomen dat voor het bouwen van een gebouw eenzelfde proces no dig is als voor het bouwen van een onderneming. Zowel het bouwen van een gebouw als het bouwen van een onderne ming zijn stap-voor-stap processen. Het begint met een idee. Dat idee wordt concreet gemaakt gedurende de bouw. Bij beide processen hou je het eindresultaat voor ogen. Daar 10

inleiding

werk je naartoe. Daarom gebruik ik de bouw als metafoor voor mijn boek. Een gebouw wordt op een fundament gebouwd. Dat geldt ook voor een onderneming. De zes fundamenten voor de onderneming die ik in dit boek behandel zijn: geld, klanten, algemene voorwaarden, rechtsvorm, administratie, rappor teren. Ondernemen is mij met de paplepel ingegeven. Mijn opa was fabrikant. Hij had een koekfabriek in Utrecht. Mijn vader had een grossierderij in zoetwaren. Mijn hele leven ben ik bij ondernemerschap betrokken geweest. In mijn 25 jaar als ondernemer heb ik veel fouten gemaakt. In deze jaren heb ik veel geleerd. Mijn visie op ondernemen is veranderd. De laatste jaren beheerst MVO (Maatschappe lijk Verantwoord Ondernemen) mijn handelen. Ik print zo min mogelijk documenten uit. Mijn klanten leveren hun ge gevens en documenten elektronisch aan. Ik werk vanuit huis en fiets waar mogelijk. Als het noodzakelijk is dat ik verder reis, dan bij voorkeur met het openbaar vervoer. Ik ben trans parant in mijn procedures en communicatie naar iedereen met wie ik samenwerk. 11


Ik vind persoonlijke groei belangrijk. Elke dag wil ik leren. Ik ben op enig moment naar een Business Bootcamp van de Open Circles Academy geweest. Dat heeft een revolutie in mijn denken teweeggebracht. Ik ben cursussen bij deze organisatie gaan volgen. Ook de rapporten van Business Growth Systems van Rich Schefren hebben mijn visie op ondernemerschap veranderd. Ik weet nu dat mensgericht ondernemen belangrijker is dan hard werken. Dit boek is bedoeld om te voorkomen dat jij in dezelfde valkuilen valt als ik. In januari 2014 volgde ik de cursus ‘Write your book in 28 days’. Ik wilde mijn boek in 2014 schrijven. Na het volgen van de cursus ben ik op 1 maart naar Kenia gegaan en kwam op 29 maart weer terug in Nederland. Achtentwintig dagen dus. In deze dagen is dit boek tot stand gekomen. Bouw je onderneming! is het resultaat van mindset, focus en imple mentatie. Tools die jou ook goed van pas komen als jij je on derneming bouwt. Deze tools komen in dit boek uitgebreid aan de orde. Bouw je onderneming! is een werkboek, geen theoretische studie. Dit boek geeft handvatten en oefeningen om je on derneming te bouwen. Ik kijk met jou naar je missie en visie. Hoe je de markt kan benaderen en wie je klanten gaan wor 12

inleiding

den. Bouw je onderneming! geeft je praktische informatie voor het bouwen van je bedrijf. Maak je de opdrachten, dan heb je het fundament waarop jij je onderneming succesvol kan bouwen. Je weet dan precies wat je wilt doen en hoe je onderneming eruit moet zien. Veel succes met het bouwen van je onderneming!

13

14

hoofdstuk 1

Initiatief

15


Je hebt het plan opgevat een onderneming te starten. Je moet over veel dingen nadenken. Wil je vanuit huis werken? Wil je wat huren? Of wil je jouw schuur, een deel van je huis of je garage verbouwen tot kantoor, zoals ik heb gedaan?

In dit hoofdstuk geef ik jou de kaders aan waarbinnen jij je onderneming gaat opbouwen. Je denkt na over wat je werkelijk wilt in je leven en in je onderneming. Je kijkt naar het doel van je bedrijf. Je bepaalt of je met je hobby geld wilt verdienen of dat je een business gaat opbouwen.

Het idee “Het ondernemerschap lonkte. Ik had een goede baan. Ik had een gezin, een huis met hypotheek. Dat was in balans met mijn goede salaris. Dat maakte mijn besluit niet makkelijk. In mijn werk werd ik steeds meer gecon fronteerd met politiek. Daar kon ik niet tegen. Met de energie die ik normaal in mijn werk stopte, dacht ik dat het ondernemerschap een succes zou worden. Uiteinde lijk besloot ik uit de ratrace te stappen en voor mezelf te beginnen. 16

Initiatief

hoofdstuk 1

Voordat ik voor mezelf begon, werkte ik zeventien jaar voor multinationals. In alle sectoren van de financiële af delingen heb ik daar veel geleerd, zowel lokaal als inter nationaal. In 1989 bouwde ik mijn eerste onderneming. Mijn ideeën schreef ik op een paar A4’tjes. Wat wilde ik? Ik wilde vanuit huis werken. Ik kon dan mijn jonge kinderen opvangen als ze van school kwamen. Mijn doel was om de kleine ondernemer te ondersteunen op ad ministratief gebied, de ondernemer die voor de grote ac countantskantoren niet interessant was. Dat waren mijn ideeën. Ze vormden zeker geen goed doortimmerd plan. Ik begon gewoon en zag wel waar ik uitkwam. Wat hielp was dat ik een paar opdrachten uit mijn dienstbetrekking mee kon nemen.” Is het voor jou tijd voor verandering? Welke ideeën heb jij voor een eigen onderneming? Is voor jou de drempel hoog? Blijf jij je, net zoals ik toen, afvragen of je wel of niet moet starten met je eigen onderneming? Ondernemen kan je leren. In dit boek draag ik je daar gereedschap voor aan. Ondernemen is als bouwen. Als je geen fundament legt, komt er nooit een gebouw. Zonder fundament zal je gebouw instorten. Ook ondernemen begint met een fundament. Leg je dat niet, dan bouw je de onderneming op los zand. Als 17


je met een bedrijf wilt beginnen, dan zal je een fundament moeten leggen. Ik heb de garage van mijn huis omgebouwd tot kantoor. Ik zag in gedachten het resultaat toen ik besloot mijn garage te gaan verbouwen. Ik zag voor mij hoe het zou worden. Is het bouwen van je onderneming zo anders dan het bouwen van je kantoor? Als je fysiek bouwt heb je al voor ogen wat het eindresultaat moet worden. Een architect kan pas gaan tekenen als hij weet wat jij wilt. Hij stelt vragen om zo goed mogelijk jouw wensen af te stemmen. Hij zal dan wel kijken of dat allemaal mogelijk is. Als je een onderneming wilt beginnen, dan is het nood zakelijk om na te denken wat je hiermee eigenlijk wilt be reiken. Wil je altijd alleen werken of juist niet? Wat voor klanten wil je bereiken? Welke producten of diensten wil je leveren en hoe wil je dat doen? Wat zijn de functies, de afdelingen die deel gaan uitmaken van je bedrijf? Houd het eindresultaat voor ogen bij elke stap die je neemt bij het ontwerpen van je bedrijf. Ben je tevreden met je leven? Wil je meer? Wat wil je wer kelijk? Je kunt direct met je onderneming beginnen, maar het risico bestaat dat je ergens aan begint waarvan het eind 18

Initiatief

hoofdstuk 1

resultaat tegenvalt. Je krijgt niet de juiste klanten. Je werkt voor een te laag tarief. Je hebt nauwelijks vrije tijd. In de eerste opdracht ga je precies bepalen wat je NIET wilt en ook wat je WEL wilt in je leven. Dat zal je helpen om een onderneming te bouwen die aansluit bij je wensen. Op die manier zal je ook beter kunnen bepalen voor wie je wel en voor wie je niet wilt werken. Je kunt dan bepalen welke dien sten of producten je wel wilt leveren en welke niet.

Dit is de eerste opdracht voor je ondernemingsplan. Neem een schrift om je opdrachten in te maken. Het is belangrijk om met pen te schrijven. Schrijf je in je notitieboek, dan activeer je namelijk jouw hersenen. Je verankert wat je hebt genoteerd beter als je schrijft dan wanneer je typt. Nadat je alle opdrachten hebt gemaakt staat je ondernemingsplan in je schrift. In deze opdracht ga je de balans opmaken van je ervaringen tot nu toe. 19

Opdracht

1

Balans


Begin met het opschrijven van 30 voorbeelden wat je NIET wilt in het leven. Daarna maak je een lijst van 30 voorbeelden wat je WEL wilt in je leven. Het is de bedoeling dat je maximaal 30 voorbeelden geeft. Je gebruikt een tijdslimiet van 10 minuten per onderdeel. Als je dit hebt gedaan, geef je jouw lijst met wat je wel wilt in je leven een score van 1-30. Nu kan je de lijst op volgorde van belangrijkheid zetten. Geef vervolgens de lijst van zaken die je niet wilt in het leven een score van 1-30 en zet ook deze in volgorde van belang rijkheid. Opdracht

2

Perfect day

Maak een beeld van je droomonderneming. Hoe ziet deze eruit? Wat doe je op een dag? Hoe wil jij je dag het liefst indelen? Wat doe je in je onderneming en hoeveel tijd besteed je eraan? Ben je een dag- of een avondmens? Het doel van 20

Initiatief

hoofdstuk 1

deze opdracht is dat je zicht krijgt op hoe jouw ideale werkdag eruitziet. Verdeel een dag in 6 maal 4 uur. Het eerste blok begint bij de start van je dag: Sta je bijvoorbeeld om 7 uur op ’s mor gens, dan begint je eerste blok om 7 uur. Dan geef je aan hoe het eerste tijdslot eruitziet: 7 uur tot 11 uur. Het tweede tijdslot is van 11 uur tot 15 uur. Het volgende tijdslot is van 15 uur tot 19 uur. Dan van 19 tot 23 uur en van 23 tot 3 uur. Het laatste deel van je dag is van 3 tot 7 uur. Schrijf in elk blok wat je doet op dat moment van de dag. Wat is je favoriete bezigheid op dat moment? Met wie doe je dat?

In opdracht 1 heb je een top 10 gemaakt van dingen die je beslist wilt zien gebeuren in je leven. Daar maak je nu een moodboard van. Een moodboard is een groot vel papier waarop je jouw droom verbeeldt. Naast deze top 10 kan je natuurlijk ook andere positieve wensen uit je lijst in je moodboard opnemen. Je bent vrij om je volledige creativiteit in te zetten. Gebruik foto’s, plaatjes en tekeningen. Zet deze zo op je moodboard dat 21

Opdracht

3

Moodboard


ze de sfeer die je wilt bereiken, weergeven. Je kan er natuurlijk ook op tekenen en schrijven. Gebruik 1 uur om je moodboard te maken. Deze tijdslimiet zorgt ervoor dat jij jezelf beperkt tot de essentie en je niet verliest in te veel details. Weet je iemand aan wie jij je moodboard kan uitleggen? Vraag die persoon of hij of zij wil meekijken en vertel wat je op jouw moodboard ziet. Om je wensen te verankeren is het van belang dat je in de tegenwoordige tijd praat. Bijvoor beeld: ‘Ik heb een huis op een tropisch eiland. Mijn boot ligt aan de steiger. Mijn honden spelen op het strand.’ Enzovoort. Als je nu een foto van je moodboard maakt, kan je deze op je beeldscherm, smartphone en/of tablet als screensaver of achtergrond zetten. Je kunt ook een andere plaats bedenken waar jij jouw droombeeld steeds tegenkomt. Hang je creatie op een plek waar je regelmatig komt. Je werkplek misschien? De schets Heb jij jouw idealen in beeld? Weet jij wat je in het leven wilt achterlaten? Weet jij welke footprint (voetafdruk) je wilt nalaten op deze wereld? Door je voetafdruk in deze wereld achter te laten krijg je voldoening. Het geeft een doel in je leven, een doel waarvoor jij op deze aarde bent gekomen. Je 22

Initiatief

hoofdstuk 1

kan het doel van je onderneming bepalen met je persoon lijke doel als uitgangspunt. Dit doel bepaalt waar je naartoe gaat. In plaats van doelloos activiteiten te ontplooien ga je nu doelgericht te werk. Je hebt nagedacht over het doel van je leven, over je foot print. Het doel van je onderneming loopt parallel met je foot print. Wil jij met je onderneming en je werk een doel heb ben om na te streven? Zet dan een punt op de horizon. Daar ga je naartoe, doelgericht! “Ik wil ondernemen simpel maken. Alleen simpel ma ken is onvoldoende. Ik voeg daaraan toe: voor de kleine ondernemer. Om het nog uitdagender te maken komt daarbij: wereldwijd. Sinds ik dit punt op de horizon zette, zie ik het traject voor me. Ik zie het pad van waar ik was naar het punt waar ik naar toe wil. Ik zie dat als een grote pijl richting mijn doel. Al mijn acties zijn gericht op dat punt. Korte tijd nadat ik dit punt op mijn horizon zette, heb ik werk gedaan voor klanten op Curaçao en in Kenia. Het werkte! Als je een doel voor ogen hebt, is de kans groot dat je dat doel ook gaat halen. Daartegenover staat dat als je geen doel stelt, je gebouw op drijfzand komt te staan en wegzakt. 23


Wees concreet in wat je droomt. Beeld jij je droom te algemeen uit, dan zou je weleens het verkeerde kunnen krijgen. Mijn weg naar succes wordt bepaald door mijn punt op de horizon. Van hier naar dat doel zie ik een pad. Ik volg dat pad naar succes. Een pad is gemakkelijker te volgen dan in het wilde weg wat ronddolen. Nu ik mijn acties bepaal aan de hand van dit pad, is het gemakkelijk om te doen wat ik van plan ben. Toen mijn acties buiten mijn pad lagen, verliepen mijn leven en het onderne men moeizaam. Ik verloor energie. Ik verloor zoveel energie dat ik overspannen raakte. Het volgen van mijn pad geeft juist energie.” Opdracht

4

Punt op de horizon

In deze opdracht staan een aantal vragen. Schrijf je antwoorden in je werkschrift. ➜➜ Wat wil ik bereiken in mijn leven? ➜➜ Wat wil ik bereiken met mijn onderneming? ➜➜ Heb ik daar een beeld bij? 24

Initiatief

hoofdstuk 1

➜➜ Zie ik het pad naar mijn doel?

Het plan ‘‘Thinking is the hardest work there is, which is probably the reason that so few engage in it,” schreef Henry Ford. Denken is de grootste energievreter in ons lichaam. Omdat het menselijk lichaam probeert zoveel mogelijk energie te sparen, hebben we allerlei trucjes verzonnen om niet te hoeven den ken. Er worden verschillende manieren van denken onder scheiden: onder andere onbewust denken en bewust denken. De manier van denken die je helpt bij het opzetten van je onderneming is bewust denken. Bewust denken is een actieve manier van denken, het gefocust denken. Bewust denken is een vaardigheid. Net als alle vaardigheden in het 25


leven moet je oefenen om je ook deze vaardigheid eigen te maken. Dat geldt ook voor denken. Als je elke dag tijd in ruimt om bewust na te denken, dan gaat dat denken steeds gemakkelijker en wordt het onderdeel van je gedrag. “Als ik bijvoorbeeld een procedure wil maken, gebruik ik deze techniek. Voordat ik direct de procedure ga schrijven, ga ik op een rustige plaats zitten. Ik zet mijn telefoon uit en kan niet gestoord worden door binnen komende mail. Ik denk aan het proces dat ik wil beschrij ven en ga bewust door alle stappen in mijn gedachten. Ik denk alleen aan dit onderwerp en zie het proces voor mij. Als ik dat gedaan heb, ga ik de procedure maken.” Opdracht

5

Oefening in gefocust denken

Ga op een rustige plaats zitten en zorg ervoor dat je niet gestoord wordt. Neem het eerste deel van dit boek in je gedachten en denk erover na hoe jij dit in jouw onderneming kunt toepassen. Deze oefening doe je elke dag. Je denken wordt dan steeds efficiënter.

26

Bouw je onderneming! Fundament voor een succesvolle start. ➜➜ ➜➜ ➜➜ ➜➜ ➜➜

Ben jij een ondernemer en wil je meer succes? Wil jij je ondernemersvaardigheden verbeteren? Heb jij zicht op de prijs die je vraagt voor je dienst of product? Heb jij inzicht in de cijfers van je onderneming? Doe je alles zelf? Ook de administratie?

Pieter van der Kaaij neemt je mee om een antwoord te krijgen op deze vragen. In dit boek gebruikt hij de metafoor bouwen. Pieter laat de overeenkomst zien tussen het bouwen aan een gebouw en aan je onderneming. Bij beide neem je het eindresultaat in gedachten. Hij geeft weer hoe belangrijk het is om als ondernemer te werken met visie en focus. Pieter geeft in zijn boek aan hoe jij je onderneming kan starten. Door het maken van de praktische opdrachten in dit boek, worden jouw ondernemersvaardigheden duidelijk in beeld gebracht. Jij hebt een gouden ondernemersplan. Een plan gericht op succes! Bouw je onderneming op de pijlers geld, klanten, algemene voorwaarden, rechtsvorm, administratie en rapporteren. Fundament voor een succesvolle start in 7 stappen.

BOUWJEONDERNEMING.NL

Bouw je onderneming! is een werkboek dat starters helpt bij het opbouwen van hun onderneming. Puttend uit zijn eigen ervaring als succesvol ondernemer en ondernemersondersteuner, zet Pieter van der Kaaij op heldere en toegankelijke wijze uiteen wat er komt kijken bij het starten en succesvol maken van een onderneming. De vele oefeningen helpen de lezer noodzakelijke beslissingen te nemen, waardoor hij aan het einde van het boek een duidelijk plan heeft van hoe zijn onderneming eruit gaat zien. Als rode draad zit in het boek de metafoor van het bouwen van een gebouw verweven. Zowel het bouwen van een gebouw als het bouwen van een onderneming zijn stap-‐voor-‐stap processen. Het begint met een idee. Dat idee wordt concreet gemaakt gedurende de bouw. Bij beide processen houd je het eindresultaat voor ogen. Daar werk je naartoe. Het bouwen begint in het eerste hoofdstuk met het initiatief. Je hebt het plan opgevat om een onderneming te starten, maar hoe gaat die eruitzien? De lezer wordt geprikkeld om na te denken over wat hij wil in zijn leven, hoe zijn ideale werkdag eruitziet, wat hij wil bereiken met zijn onderneming en wat zijn beweegredenen zijn om een eigen bedrijf te beginnen. In het tweede hoofdstuk volgt de definitiefase. Bij een bouwproject wordt dan precies vastgelegd hoe en met wie het project gerealiseerd gaat worden. Ook bij het starten van een onderneming is zo’n plan van aanpak nodig. In dit hoofdstuk komt dan ook het formuleren van een missie aan de orde, wat de bestaansreden van de onderneming uitdrukt. Een missie helpt de ondernemer om doelen te formuleren, zijn idealen voor ogen te houden en helder te houden welke dienst of product hij wil leveren. In dit hoofdstuk wordt ook ingegaan op de taken binnen de onderneming. De lezer zet uiteen waar hij goed in is, welke taken hij zelf kan en wil uitvoeren en wat hij uitbesteedt. Ook komt het tarief aan de orde. Aan de hand van rekenvoorbeelden leer je stapsgewijs je uurtarief bepalen. Als het voorbereidende werk van een bouwproject is gedaan, kan de architect aan het werk. In hoofdstuk 3 wordt uiteengezet dat je ook voor een onderneming een bouwtekening kunt maken. Er wordt ingegaan op de doelgroep en de markt. De lezer formuleert wie zijn meest waarschijnlijke koper is en welk publiek voor hem gemakkelijk te bereiken is. Hij denkt na over hoe hij zijn doelgroep kan benaderen, maar ook hoe hij zich kan onderscheiden van de concurrentie. Ook wordt uitgelegd hoe je als ondernemer expertstatus kunt verkrijgen. Waar je bij een bouwproject een aannemer zoekt en een bouwbegroting opstelt, dien je ook bij een onderneming de kosten goed in kaart te brengen. In het vierde hoofdstuk leert de lezer dan ook hoe hij zijn opstartkosten in kaart brengt en op welke manieren hij zijn financiering kan regelen. Ook wordt er ingegaan op de verschillen in rechtsvormen en waar je op moet letten bij het opstellen van algemene voorwaarden. Bij de aanbesteding van een gebouw is de inrichting een belangrijk onderdeel. In het vijfde hoofdstuk komt de inrichting van een bedrijf aan de orde. De lezer leert zijn onderneming in te delen in functies. Er wordt uitgelegd dat het belangrijk is om de verschillende taken binnen die functies weer te geven in procedures. Aan de hand van procedures wordt zichtbaar hoe je wilt werken en welk eindresultaat verwacht wordt. Ook wordt er ingegaan op timemanagement: het plannen van je dag, je week, je jaar en je werktijden, en hoe je gefocust blijft.

Hoofdstuk 6 gaat over de uitvoering, meer specifiek de administratie. De lezer leert hoe hij een goede administratie voert, hoe hij verkoopfacturen, inkoopfacturen, kasboek, urenregistratie, kasregistratie etc. inricht. In het laatste hoofdstuk, de oplevering, gaat het over het onderhoud. Hoe houd je je bedrijf financieel gezond? De lezer leert hoe hij bedrijf en privé financieel gescheiden houdt en krijgt inzicht in voor welke zaken hij geld opzij moet leggen. In 11 stappen leert hij een begroting maken. Ook wordt uitgelegd hoe je inzicht krijgt in de winst van je onderneming. Door het maken van alle opdrachten heeft de lezer aan het eind van het boek een concreet ondernemersplan waarmee hij aan de slag kan. Hij weet wat hij wil gaan doen en hoe hij dat gaat aanpakken. Hij is volledig voorbereid om succesvol te starten.

bouw je onderneming!

Recommend Documents