Strategisch accountant/ boekhouder
Doc-it-Easy
Doc-
it-Ea
sy
kiest voor slimme samenwerking
Doc-it-Easy
Inhoud
2
Inleiding
3
Kmo en ondernemer willen strategisch advies…
4
7 Tips om als accountant/ boekhouder een perfecte sparringpartner voor uw klant te zijn
6
Prijsconstructies
8
Online samenwerken: win-win
9
De acht voordelen van online samenwerken
10
Superslim samenwerken
12
Inleiding Ondernemers en accountants werken vandaag nog steeds vaak op een traditionele manier samen. De ondernemer doet zijn bonnetjes, facturen, bankafschriften, enzovoort in een doos en levert die eens per maand of kwartaal in bij de boekhouder. De accountant verwerkt deze massa informatie vervolgens tot de btw-aangiftes en eventueel de jaarrekening. In feite werken de partijen op deze manier behoorlijk langs elkaar heen: de ondernemer heeft geen zicht op zijn actuele financiële situatie en cashflow; de accountant mist essentiële bedrijfsinformatie om de ondernemer bij te staan met strategisch advies. Dat kan anders! Dat moet ook anders, gezien het feit dat ondernemers niets minder dan strategisch advies van hun accountants eisen. De accountant kan daar op zijn beurt groot voordeel uit halen.
3
Kmo en ondernemer willen strategisch advies de accountant/boekhouder transformeren tot financieel adviseur Uit meerdere onderzoeken de afgelopen jaren komt naar voren dat de kmo steeds meer verlangt van zijn accountant. De ondernemer wil strategisch advies: een adviseur die hem met raad en daad terzijde staat, proactief meedenkt, de cijfers proactief en duidelijk uitlegt en verstand heeft van de branche waarin de ondernemer opereert. Dit veelzijdige dienstenpakket moet de accountant aanbieden tegen een redelijk, en vooral ook transparant, tarief. Een tendens die duidelijk in het verlengde hiervan ligt, is dat de ondernemer weinig zin meer heeft (te)veel te betalen voor alleen het ingeven en controleren van cijfers en het afleveren van aangiftes – dit wordt niet als zeer kennisspecifiek werk gezien maar als iets dat moet uitgevoerd worden en gewoon goed, snel en zo goedkoop mogelijk moet gebeuren, punt. Wél heeft de ondernemer van nu geld over voor gedegen, strategisch advies gericht op zijn unieke onderneming, persoonlijke situatie en branche, gegeven door een accountant die hij mag beschouwen als sparringpartner.
4
Financieel advies
78,4 procent van de ondernemers wil graag een accountant die hem zoveel mogelijk proactief adviseert. Waar de meeste ondernemers behoefte aan hebben, is advies rond fiscale optimalisatie (89,8 procent) . 60,4 procent vindt het met name belangrijk dat zijn accountant strategisch advies verleent.
Financiële diensten
Accountants kunnen deze veranderende klantwensen en -behoeftes luidkeels beamen. Ze ervaren allemaal dat de behoefte aan adviserende diensten met betrekking tot financiële en fiscale vraagstukken sterk toeneemt. Hier valt dan ook de echte winst te behalen voor de accountant. En laten we wel wezen: dat adviseren is toch stukken interessanter en uitdagender dan Financiële planning
alleen documenten verwerken? Om nog maar te zwijgen over de kostenbesparing en efficiëntie die u hiermee bereikt.
5
7
tips om als accountant/boekhouder een perfecte sparringpartner voor uw klant te zijn
Hoe speelt u als accountant in op de sterke advieswens van uw kmo-klant? 1.
Neem regelmatig contact op zonder een factuur te sturen
De meeste ondernemers willen een accountant die oprechte belangstelling toont door regelmatig contact op te nemen zonder hiervoor een factuur te sturen.
2.
Luister
Luister goed, ook tussen de regels door, naar wat uw klant nodig heeft en kijk daarbij verder dan de cijfers (al is heldere uitleg in begrijpelijke taal hieromtrent vaak wel welkom!). Denk hierbij aan fiscaal advies, advisering over uitbreiding, verkoop en overname. Kom proactief met branchespecifieke informatie.
3. Werk met een vast aanspreekpunt
Niemand vindt het leuk zijn situatie keer op keer uit te moeten leggen. Ook uw klant niet! Bovendien kunt u des te beter inspelen op de behoeftes van uw klant als zijn contactpersoon hem door en door kent.
4. Bel terug
Niemand is altijd bereikbaar, ook u niet, en dat is alleen maar een goed teken. Reken er echter op dat uw klant het waardeert dat u hem terugbelt zodra u weer beschikbaar bent.
6
5.
Wees transparant
Wees duidelijk over wat u voor welke werkzaamheden in rekening brengt. Geen addertjes onder het gras, geen verborgen kosten voor vage bezigheden.
6.
Begin samen te werken in de cloud
‘Een accountant die niet in de cloud begint samen te werken, zal binnenkort overbodig zijn’. Steeds meer bedrijven willen meer samenwerken in de cloud en willen daarom een accountant die clouddiensten aanbiedt de weg kent en hun zelfs begeleid in de cloud.
7.
Specialiseer u
Weet waar u goed in bent en specialiseer u om nog beter aan te sluiten bij de behoeftes van uw (gewenste) klantengroep.
7
Prijsconstructies Omdat iedere onderneming anders is, en dus andere behoeftes heeft op het gebied van financiële en fiscale ondersteuning, is het raadzaam goed na te denken over het gewenste pakket. Zo zal een webwinkel behoefte hebben aan voorraadbeheer en actuele debiteureninformatie, waar een eenmanszaak vooral zit te springen om de btw- en personenbelastingaangiftes, maar bijvoorbeeld niet om een jaarverslag. Een prijsconstructie die in de accountancywereld snel aan populariteit wint, is de fixed price formule. De accountant verzorgt dan bijvoorbeeld 4x per jaar de btw-aangifte plus 1x de vennootschapsbelastingaangifte tegen een voordien afgesproken bedrag. Dit kan dan per maand, per kwartaal of eens per jaar betaald worden. ‘Uurtje-factuurtje’ is eveneens een optie: de ondernemer betaalt steeds per verrichte activiteit. Voordeel hiervan is dat hij niet betaalt voor werkzaamheden die hij niet nodig heeft en/of niet verricht worden. In het verlengde daarvan is het mogelijk dat de ondernemer een bepaald aantal uren per jaar ‘aankoopt’ bij de accountant die daarvoor uiteenlopende werkzaamheden verricht. Uiteraard zijn combinaties van deze prijsafspraken mogelijk en veel voorkomend. De ondernemer betaalt bijvoorbeeld een fixed price voor vaste, terugkerende onderdelen zoals de aangiftes en jaarrekening en een bedrag per uur voor bijkomende en sporadisch voorkomende werkzaamheden. Ondernemer en accountant/boekhouder kiezen steeds vaker in gezamenlijk overleg, welke dienstverlening de accountant precies gaat bieden en tegen welke prijs. Zo kan de dienstverlening van de accountant optimaal aansluiten op de bedrijfsvoering van de ondernemer.
8
Online samenwerken:
win-win
Wat enorm in opkomst is en perfect aansluit bij de veranderende relatiewensen tussen ondernemer en accountant/boekhouder, is digitalisering van financiële bedrijfsprocessen, en dan met name in de vorm van online administratie. Omdat de ‘standaard’ werkzaamheden hiermee automatisch, snel en efficiënt afgedekt zijn, blijven er tijd en mogelijkheden over om de relatie meer te stoelen op advies – iets waar zowel ondernemer als accountant voordeel van hebben. Accountants kunnen immers van veel grotere waarde zijn voor hun cliënten als ze online altijd en overal inzage hebben in de processen en financiële stand van zaken. Door deze grote mate van transparantie weten beide partijen te allen tijde welke informatie aangeleverd is, wat eventueel nog ontbreekt, wat de accountant er inmiddels mee heeft gedaan en wat de actuele stand van de financiële zaken is. Het enige dat nodig is om over te gaan op online samenwerking is een internetverbinding en een browser. U bent verder volledig vrij in wat u wel en niet online doet. U kunt ervoor kiezen alleen de facturatie online af te handelen, tot aan de volledige boekhouding. Door zoveel mogelijk online aan elkaar te koppelen, behaalt de ondernemer uiteraard de meeste winst, want dan behoren de meeste handmatige handelingen voorgoed tot het verleden en worden fouten bijna 100% voorkomen. Dit koppelen is in de meeste gevallen erg eenvoudig; een kwestie van de juiste parameters instellen in het gekozen product. De ondernemer neemt voor zijn online administratie een abonnement en krijgt automatische updates standaard bij het abonnement inbegrepen.
9
8
voordelen van online samenwerken
Opvallend is dat een accountant/boekhouder die (een deel van) zijn processen online (in de cloud) laat verlopen, betere aansluiting vindt bij de wensen en behoeftes van de ondernemer dan een kantoor dat nog niet in de cloud werkt. Het blijkt dat de zogeheten ‘cloudaccountants’ vaker bijdragen aan het businessplan en de strategie van hun klanten. Ook blijken ze actiever betrokken bij meer onderdelen van de bedrijfsvoering. Bovendien zorgt digitaal werken voor transparantie, lagere boekhoudkosten, beter en actueler advies en dus meer klanttevredenheid. Ook vanuit de ondernemer gezien, is online administratie een logische keuze: het is sneller en efficiënter. Hij kan er bijvoorbeeld voor kiezen een deel van zijn administratie zelf in te voeren waarna het programma de berekeningen uitvoert en automatisch een melding geeft als er iets niet klopt of ontbreekt. De ondernemer is op deze manier veel actiever betrokken bij zijn eigen financiën en dat geeft rust en inzicht. De voordelen van zo’n online samenwerking – voor accountant en ondernemer – kunnen als volgt worden samengevat: 1.
Gegevens zijn altijd en overal toegankelijk
Als uw gegevens in de cloud staan, kunt u er altijd en overal bij. Het enige dat nog nodig is, is een internetverbinding. De documenten van de kmo worden opgeslagen in de cloud.
2.
Makkelijk te koppelen en uit te breiden
Door elektronische facturen in UBL en door scannen en herkennen van documenten is de administratie van uw kmo-klant gemakkelijk gekoppeld aan uw boekhoudprogramma.
10
3.
Minder fouten
Automatiseren voorkomt fouten: gegevens worden automatisch overgenomen in de vereiste programma’s zonder opnieuw (handmatig) te hoeven worden ingevoerd. Bovendien is een online administratie up-to-date, en u werkt nooit met verouderde gegevens.
4.
Extra beveiliging
De beveiliging van online administratie is vaak beter dan de beveiliging van een gemiddelde pc. Online administratie is ook extra veilig omdat in geval van inbraak, brand of andere rampen, uw gegevens beschikbaar blijven.
5.
Beter advies
Een moderne boekhouder is vooral een adviseur en sparringpartner voor de ondernemer. Online samenwerking leidt tot tijdbesparing en zodoende heeft de accountant daadwerkelijk meer tijd voor dit veelgevraagde advies. De ondernemer op zijn beurt heeft altijd direct inzicht in de bedrijfsprestaties.
6.
Minder kosten
Accountant/boekhouder heeft automatisch en zonder moeite toegang tot de documenten van zijn kmo-klanten.
7.
Dagelijkse back-ups
Er wordt dagelijks een back-up gemaakt van de administratie van de kmo. Automatisch en zeker.
8.
Tijdbesparend
De gegevens hoeft de kmo slechts eenmaal in te voeren, waarna ze automatisch gekoppeld zijn aan het programma van de accountant. Dit voorkomt tijdrovende controlerondes.
11
Superslim
Doc-it-Easy
samenwerken
Slim samenwerken – op alle fronten, tussen alle betrokken partijen in de financiële keten, op alle manieren, door middel van alle mogelijke programma’s en software wordt essentieel. Voor de ondernemer betekent dit: • software die simpeler, sneller én eenvoudiger is • software die goed aansluit op zijn onderneming en waarmee hij altijd een actueel inzicht in de financiële gegevens heeft • software die automatisch werkt, wat tijd en dus geld bespaart • software waarmee hij naadloos, altijd en overal, kan samenwerken met zijn accountant/ boekhouder. Voor de accountant/boekhouder betekent dit: • eenvoudig aansluiten op het ondernemerschap van de klant • écht waarde toevoegen met zijn diensten • efficiënter werken, meer transparantie, lagere kosten • slimmere beheersing en ondersteuning van interne processen
Wilt u ook efficiënter gaan samenwerken met uw kmo-klanten? Ontdek Doc-it-Easy ! Voor meer info, surf naar www.doc-it-easy.be
12
