AANWERVINGSBROCHURE Boekhouder Beleidsmedewerker financiële dienst
1.
Een ‘nieuwe’ financiële dienst!
Helemaal nieuw is het uiteraard niet. Zoals elk lokaal bestuur heeft zowel de gemeente als het OCMW van Zwevegem een financiële dienst die verantwoordelijk is voor inkomsten, uitgaven, facturatie, debiteurenbeheer, jaarrekeningen, managementinformatie,… Deze taken behoren tot een financiële dienst en dat zal wellicht nog een tijdje zo blijven. En toch is er vernieuwing! Misschien heb je al gehoord van de Beleids- en Beheerscyclus (kortweg: BBC). Het OCMW is in 2011 van start gegaan als pilootbestuur voor de BBC. De eerste ervaringen van het OCMW worden meegenomen naar andere steden, gemeenten en OCMW’s die ten laatste op 1 januari 2014 ook van starten moeten gaan met de BBC. Maar er is meer. Vanaf januari 2013 gaan de financiële diensten van gemeentebestuur en OCMW Zwevegem samenwerken in een gemeenschappelijke financiële dienst met aan het hoofd één financieel beheerder. Gelijkaardige taken die bestaan binnen zowel gemeente als OCMW worden geclusterd. Op basis daarvan zal de ‘nieuwe’ financiële dienst bestaan uit 5 cellen. Financieel beheerder
Financieel expert
Cel beheerscontrole en managementinformatie
Cel thesaurie en schuldbeheer
Cel crediteuren
Cel debiteuren
Cel algemene boekhouding
In deze nieuwe structuur voorzien wij de aanwerving van twee financieel medewerkers. Eén functie komt er naar aanleiding van een pensionering; de tweede functie is bijkomend om de werking van de financiële dienst nog proactiever te maken. Geïnteresseerden kunnen zich zowel voor één van de functies als voor beide functies kandidaat stellen. Binnen de cel algemene boekhouding is er een vacature voor boekhouder. Het gaat daarbij voornamelijk over het voeren van de boekhouding van gemeente, OCMW, vzw’s, kerkfabrieken, autonoom gemeentebedrijf. Lonen worden geboekt, kasverrichtingen, eindejaarsverrichtingen, beheren van de wachtrekening,… Ook krijgt de boekhouder te maken met externe audit, btw-administratie, inspecties van de POD. Binnen de cel beheerscontrole en managementinformatie is er een vacature voor beleidsmedewerker financiële dienst. Deze cel is zeer decentraal gericht, en de medewerkers van de cel zijn in feite de frontoffice van de financiële dienst. Zij hebben een algemene kennis van de werking van de eigen dienst én van de andere diensten. Verantwoordelijkheden zijn onder meer: samen met de diensten opmaken van meerjarenplanning, budget, budgetwijziging; beschikbaar stellen van financiële know-how aan de diensten, financiële rapportering, ondersteuning aan diensten om financiële procedures te leren kennen en na te leven, ad hoc financiële analyses in functie van investeringen, toelichting en analyse van jaarrekeningen, interne controle,…
2
2.
Functiebeschrijving boekhouder
2.1.
Functiebenaming
Boekhouder Niveau B (B1-B2-B3)
2.2.
Relaties
Intern: Staat onder leiding van de ontvanger (financieel beheerder) Werkt samen met administratieve medewerker(s) van de eigen dienst en van de verschillende andere diensten Extern: Heeft contact met burgers Heeft contact met leveranciers, financiële instellingen
2.3.
Basisdoelstelling
Het ondersteunen van de ontvanger (financieel beheerder) bij het uitoefenen van zijn taak, voornamelijk op vlak van boekhouden, facturatie en debiteurenbeheer.
2.4.
Resultaatsgebieden
2.4.1. Boekhouden Dit
omvat onder meer volgende taken: Zelfstandig en accuraat boeken en muteren van alle boekhoudkundige verrichtingen Zelfstandig controles en correcties uitvoeren Overlegt waar nodig met de ontvanger (financieel beheerder) Maandelijkse afsluiting van de boekhouding
2.4.2. Facturatie Dit
omvat onder meer volgende taken: Nodige gegevens verzamelen bij de verschillende diensten of binnenhalen via het boekhoudpakket Opmaken en versturen van facturen Opstellen van domiciliëringslijsten
2.4.3. Debiteurenbeheer Dit
omvat onder meer volgende taken: Nauwkeurig beheren van het debiteurenbestand Debiteuren aanschrijven volgens de vastgestelde regels en afspraken Rapporteren aan de ontvanger (financieel beheerder)
3
2.4.4. Financiële administratieve taken Dit
omvat onder meer volgende taken: Bijstaan van de ontvanger (financieel beheerder) bij opmaak en praktische uitwerking jaarrekening Bijstaan van de ontvanger (financieel beheerder) bij financiële rapportering Contact met de leverancier van het boekhoudpakket in geval van problemen, of instellingen die moeten gewijzigd worden
2.5.
Dimensies
Voltijdse of deeltijdse functie Deze functiebeschrijving is niet beperkend en kan aangepast worden aan nieuwe evoluties of organisatorische accenten binnen het OCMW
2.6.
Profiel
2.6.1. Kennis
Grondige kennis van analytisch boekhouden Grondige kennis van alle vormen van facturatie Elementaire kennis wet op de overheidsopdrachten
2.6.2. Vaardigheden
Communicatieve vaardigheden Synthetiserend vermogen Analytische geest PC-vaardigheden Boekhoudtechnische vaardigheden
2.6.3. Attitudes
Klantgerichtheid Zelfstandigheid Nauwgezet Flexibiliteit Leerbereidheid
4
3. Functiebeschrijving beleidsmedewerker financiële dienst 3.1.
Functiebenaming
Beleidsmedewerker financiële dienst Niveau B (B1-B2-B3)
3.2.
Relaties
Intern: Staat onder leiding van de financieel beheerder Werkt samen met administratieve medewerker(s) van de eigen dienst en van de verschillende andere diensten Werkt samen met budgethouders Extern: Heeft contact met burgers Heeft contact met leveranciers, financiële instellingen
3.3.
Basisdoelstelling
Het realiseren van een sterke samenwerking en communicatie tussen de financiële dienst en de andere diensten van het lokaal bestuur. Het ondersteunen van de ontvanger (financieel beheerder) bij het uitoefenen van zijn taak, voornamelijk op vlak van boekhouden, facturatie en debiteurenbeheer.
3.4.
Resultaatsgebieden
3.4.1. Eerstelijnsondersteuning naar budgethouders Dit omvat onder meer volgende taken: In overleg met de diensten opmaken van meerjarenplanning, budget, budgetwijziging, interne kredietaanpassing Correcte administratieve verwerking van budgetopmaak Transparante terugkoppeling naar financieel beheerder en naar budgethouders Opvolging van budgetten Ondersteuning van budgethouders en budgetverantwoordelijken 3.4.2. Informatie verstrekken Dit
omvat onder meer volgende taken: Financiële know-how leveren aan de diensten Financiële procedures kenbaar maken Financiële procedures doen naleven
3.4.3. Rapportering Dit omvat onder meer volgende taken: Rapporteren aan diverse organen, zoals managementteam, college van burgemeester en schepenen, OCMW-raad,…
5
Financiële rapporten: thesaurieprognoses, budgetopvolging, volledige en tijdige debiteurenbeheer, doorlooptijd aankoopcyclus,… Niet-financiële rapporten: behalen organisatiedoelstellingen, stuurkaarten per dienst,… Ad hoc financiële analyses in functie van investeringen en nieuwe dienstverlening Toelichting en analyse van de jaarrekening
facturatie,
3.4.4. Financiële administratieve taken Dit
omvat onder meer volgende taken: Bijstaan van de financieel beheerder bij opmaak en praktische uitwerking jaarrekening Bijstaan van de financieel beheerder bij financiële rapportering Structuur interne facturatie opvolgen Trekker zijn in het opvolgen van een intern controlesysteem
3.5.
Dimensies
Voltijdse of deeltijdse functie Deze functiebeschrijving is niet beperkend en kan aangepast worden aan nieuwe evoluties of organisatorische accenten binnen het OCMW
3.6.
Profiel
3.6.1. Kennis
Grondige kennis van analytisch boekhouden Grondige kennis van alle vormen van facturatie Grondige kennis van de werking en structuren binnen een lokaal bestuur Elementaire kennis wet op de overheidsopdrachten
3.6.2. Vaardigheden
Communicatieve vaardigheden Synthetiserend vermogen Analytische geest PC-vaardigheden Boekhoudtechnische vaardigheden
3.6.3. Attitudes
Klantgerichtheid Zelfstandigheid Nauwgezet Flexibiliteit Leerbereidheid
6
4.
Selectievoorwaarden en -programma
4.1.
Aanwervingvoorwaarden
4.2.
een gedrag vertonen in overeenstemming met de eisen van de functie, dat getoetst wordt aan de hand van een uittreksel uit het strafregister; de burgerlijke en politieke rechten genieten; medisch geschikt zijn; voldoen aan de vereiste over de taalkennis opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966; houder zijn van een bachelordiploma of een diploma van het Hoger Onderwijs van het Korte Type in een economische richting; slagen voor de selectieprocedure.
Selectieprogramma
Theoretisch gedeelte
50/100
a. Eén of meerdere cases/toepassingen/standpunten: de kandidaat wordt geconfronteerd met een situatie die zich tijdens de latere uitoefening van de functie kan voordoen. b. Vragen die peilen naar inzichten en vakkennis
Eén onderdeel van de theoretische proef dient door alle kandidaten te worden ingevuld. Het tweede onderdeel is specifiek gericht op de functie van boekhouder. Het derde onderdeel is specifiek gericht op de functie van beleidsmedewerker financiële dienst. Wie voor beide functies kandidaat is, krijgt extra tijd om beide specifieke gedeeltes in te vullen.
Mondeling gedeelte
50/100
a. Evaluatie van de overeenstemming van het profiel van de kandidaat met de specifieke vereisten van de functie, de motivatie en de interesse voor het werkterrein. b. Bespreking van één of meerdere cases, die eventueel reeds werden behandeld in het theoretisch gedeelte. Om geslaagd te zijn, moet de kandidaat minstens 50% van de punten halen op elke proef of gedeelte afzonderlijk, en 60% op het geheel van de selectie. Persoonlijkheidsonderzoek voor de geslaagde kandidaten Het persoonlijkheidsonderzoek wordt afgenomen door een erkend extern selectiebureau. Enkel de geschikt bevonden kandidaten komen in aanmerking voor aanstelling of opname in de wervingsreserve.
4.3.
Te kennen materie
Het theoretisch gedeelte van het selectieprogramma wordt afgenomen op pc. Deze pc’s werken met het MS Office-pakket 2010. Er is ook internettoegang op deze pc’s die kan gebruikt worden voor opzoekingswerk tijdens het afleggen van de theoretische proef. Voor beide functies wordt kennis verwacht van:
7
Boekhouden: dubbel boekhouden, btw, opmaak jaarrekening,… Financieel management Beleids- en Beheerscyclus (zie o.a. http://binnenland.vlaanderen.be/index.php?q=bbc)
8
5.
Kennismaking met gemeente en OCMW van Zwevegem
5.1.
Gemeente Zwevegem
5.1.1. Missie De gemeente Zwevegem beoogt om op het lokale niveau bij te dragen tot het welzijn van de burgers en tot de duurzame ontwikkeling van het gemeentelijk gebied. Het team van ambtenaren en bestuurders is erop gericht om op professionele en betrouwbare wijze en in alle openheid de gemeente verder uit te bouwen tot een zorgzame en duurzame samenleving, waar het aangenaam is om te wonen, te leven en te werken. 5.1.2. Diensten
gemeenteraad
college van burgemeester en schepenen
burgemeester
brandweer politie
gemeentesecretaris
financieel beheerder
preventieadviseur
cluster 1
5.1.2.1.
cluster 2
cluster 3
cluster 4
cluster 5
De financiële dienst
De financiële dienst staat onder de leiding van de financieel beheerder ( voorheen gemeenteontvanger). De dienst voert de boekhouding van de gemeente; d.i. registreren van de vastleggingen, behandelen inkomende en uitgaande facturatie en registratie van de betalingen. De dienst is verantwoordelijk voor de
9
accurate inning van de diverse ontvangsten uit belastingen, retributies en andere ontvangsten ten gunste van de gemeentekas. Het resultaat van al deze bewerkingen wordt jaarlijks geregistreerd in de gemeenterekening. De dienst zorgt voor de financiële input in voorbereiding op de opmaak van budget en – wijzigingen van de gemeente, die op hun beurt resulteren in de decretaal verplichte financiële meerjarige beleidsplannen. De financiële dienst adviseert en houdt tevens toezicht op de boekhouding van de resp. kerkfabrieken, de gemeentelijke vzw’s en het Autonoom Gemeentebedrijf. 5.1.2.2.
Dienst preventie en bescherming op het werk
De dienst preventie werkt overkoepelend voor gemeente en OCMW. De dienst moet de werkgever, de leden van de hiërarchische lijn en de werknemers bijstaan bij de toepassing van de regelgeving inzake het welzijn van de werknemers. De opdrachten zijn het analyseren van risico’s, het bestuderen van ongevallen en incidenten, advies verlenen over de organisatie van de arbeidsplaats, de hygiëne en de sociale voorzieningen, voorstellen doen i.v.m. onthaal, vorming en informatie van medewerkers, … Voor een aantal opdrachten werkt men samen met een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk. 5.1.2.3.
Cluster 1
A. Dienst secretarie De dienst secretarie is een algemeen administratieve dienst die zittingen van college van burgemeester en schepenen en gemeenteraad voorbereidt, opvolgt en afhandelt. De dienst biedt eveneens algemene administratieve ondersteuning aan de secretaris en specifieke administratieve ondersteuning aan andere gemeentediensten in het kader van overheidsopdrachten. Men houdt zich eveneens bezig met alle verzekeringsdossiers, met uitzondering van arbeidsongevallen. De dienst zorgt voor het (telefonisch) onthaal van de gemeente en verwerkt de binnenkomende en uitgaande post. Tot slot is binnen de dienst secretarie de dienst lokale economie ondergebracht die zich toelegt op alle vragen/vraagstukken van Zwevegemse ondernemers. B. Personeelsdienst De personeelsdienst is verantwoordelijk in samenwerking met de secretaris voor de verdere ontwikkeling, uitvoering en supervisie van het personeelsbeheer en het personeelsbeleid. Zij zijn verantwoordelijk voor de rekrutering en selectie van nieuw personeel, de personeelsadministratie, de loonsadministratie, opleidingen, loopbaanontwikkeling, … C. Dienst Interne Controle De dienst Interne Controle heeft als taak de interne werkprocessen in kaart te brengen en te optimaliseren. Aan de hand van de nodige risicoanalyses, het bepalen van waar de risico’s voor de organisatie zich bevinden, worden de interne processen aangepakt en geoptimaliseerd. De dienst heeft voornamelijk een coördinerende rol om samen met de andere diensten het nodige uit te werken. D. Dienst ICT De dienst ICT of Informatica heeft als taak er voor te zorgen dat alles wat met informatica en telecommunicatie te maken heeft optimaal blijft functioneren. Met andere woorden, alles wat ook maar kan gekoppeld worden met een computer wordt door de dienst beheerd. E. Dienst communicatie De dienst communicatie staat in voor de informatie aan de burger via allerlei kanalen waaronder het Infopunt, de gemeentelijke website, Facebook, het jaarverslag, … Deze dienst werkt tevens overkoepelend voor gemeente en OCMW.
10
F. Dienst bevolking en burgerlijke stand De dienst bevolking is hoofdzakelijk belast met het bijhouden van de bevolkingsregisters. Elke wijziging in de verblijfstoestand en de staat van de persoon wordt genoteerd. Allerlei officiële documenten, getuigschriften, reispassen en rijbewijzen worden afgeleverd. De burgerlijke stand houdt zich hoofdzakelijk bezig met de akten en de formaliteiten die verband houden met drie belangrijke gebeurtenissen in een mensenleven: geboorte, huwelijk en overlijden. G. Dienst welzijn De welzijnsdienst heeft behalve de beleidsondersteunende opdracht ook als taak de verschillende deelterreinen op het vlak van welzijnszorg te coördineren, het welzijnstakenpakket te optimaliseren en sociale dienstverlening te verzorgen. Je kan bij deze dienst terecht voor allerhande informatie inzake welzijnsaangelegenheden en aanvragen van verschillende toelagen en tegemoetkomingen 5.1.2.4.
Cluster 2
A. Dienst groen en openbare werken De dienst groen en openbare werken is verantwoordelijk voor ontwerp, aanleg en beheer van het gemeentelijk openbaar domein te Zwevegem. Dit omvat in hoofdzaak alle gemeentelijke openbare groenen natuurzones, wegen, wegbermen en baangrachten, rioleringen en beken 3de categorie, vijvers alsook de begraafplaatsen. Daartoe beschikt de dienst over eigen personeel, materieel en voertuigen. Aanvullend worden specifieke taken uitbesteed aan gespecialiseerde aannemers of dienstverleners. De werking van de dienst gebeurt in overleg met ander gemeentelijke diensten of in overleg met externe diensten, studiebureaus en adviesraden. B. Dienst patrimonium De dienst patrimonium is verantwoordelijk voor het onderhoud van het gemeentelijk patrimonium. De dienst bestaat uit verschillende afdelingen waaronder de afdeling schrijnwerk, de afdeling schilderwerken, de afdeling elektriciteit en de afdeling sanitair. De dienst staat voornamelijk in voor kleine onderhoudswerken zodat de toestand van het gemeentelijk patrimonium in tact blijft. In deze dienst is tevens de afdeling feestelijkheden en signalisatie ondergebracht. De dienst feestelijkheden staat voornamelijk in voor het leveren en afhalen van feestmateriaal en de dienst signalisatie voor het plaatsen van signalisatie bij bijvoorbeeld werken, feesten, … 5.1.2.5.
Cluster 3
A. Dienst ruimtelijke ordening en huisvesting De dienst ruimtelijke ordening en huisvesting bundelt een aantal activiteiten en sectoren die verband houden met het ruimtelijk ordeningsbeleid van de gemeente. Dit betekent dat de dienst instaat voor onder meer de administratieve afhandeling van bouw- en verkavelingsaanvragen, renovatie- en verbouwingspremies en huisvesting. In uitvoering van het gemeentelijk ruimtelijk structuurplan zorgt deze dienst ook voor de opmaak van ruimtelijke uitvoeringsplannen. De dienst heeft ook een afdeling GIS (geografisch informatiesysteem). B. Dienst milieu De dienst milieu staat enerzijds in voor de administratieve afhandeling van milieuvergunningsaanvragen en anderzijds voor alles wat afval betreft. De dienst is verantwoordelijk voor het gemeentelijke containerpark en het sociaal tewerkstellingsproject Proper Zwevegem.
11
5.1.2.6.
Cluster 4
A. Dienst cultuur De dienst cultuur staat in voor het aanbieden van een gevarieerd cultureel aanbod (tentoonstellingen, lessenreeksen, podiumactiviteiten, creativiteitscursussen) opdat de Zwevegemse bevolking op een zinvolle manier zijn vrije tijd zou kunnen invullen. De dienst steunt ook logistiek de socio-culturele verenigingen in hun activiteiten en stellen hiervoor de nodige infrastructuur ter beschikking. Daarnaast behartigt men ook erfgoed en toerisme en de grote evenementen op de gemeente. B. De bibliotheek Wie denkt dat je in de bibliotheek enkel boeken kunt vinden, is volledig fout. Je kunt in de bibliotheek tevens terecht voor het lezen van de krant, het ontlenen van audiovisueel materiaal, internetten, het ontlenen van muziekpartituren, … C. De bibus De bibus is een mobiele vorm van dienstverlening die zowel de gemeentelijke dienstverlening als de bibliotheek naar de Zwevegemse deelgemeenten brengt. Met vaste halteplaatsen in de dorpskernen én aan de scholen van Heestert, Moen, Sint-Denijs, Otegem en Zwevegem Knokke volgt de bibus een vast wekelijks rittenschema. Er zijn steeds personeelsleden aan boord van gemeente, OCMW of bibliotheek om de burger te informeren en te helpen. D. Dienst onderwijs De dienst wilt een strategisch onderwijsbeleid uitbouwen teneinde de kwaliteit van het gemeentelijk onderwijs te waarborgen. Dit gebeurt in samenwerking met de scholen. 5.1.2.7.
Cluster 5
A. De sportdienst De gemeentelijke sportdienst heeft als algemene missie: “ instaan voor het gemeentelijk sportbeleid als onderdeel van een algemeen welzijnsbeleid om zodoende zoveel mogelijk groot-Zwevegemnaren zo regelmatig mogelijk te laten sporten in zo goed mogelijke, kwaliteitsvolle omstandigheden. B. De jeugddienst De jeugddienst is een gemeentelijke dienst die instaat voor verschillende taken op het gebied van jeugd- en jeugdwerk in Zwevegem. Dit houdt in: stimuleren en coördineren van inspraak en participatie (jeugdraad en jeugdbeleidsplan), organiseren van activiteiten voor kinderen en jongeren: o.a. Grabbelpas, speelpleinwerking, creatieve sport- en bibweek, zomerkampen, buitenspeeldag (vzw jongerenanimatie), uitbouwen van een degelijk lokalen- en speelpleinbeleid (vzw jeugdinfrastructuur), ondersteunen van de werking van vzw jeugdcentrum De Brug (jeugdhuis, skatepark, repetitieruimtes), dienstverlening naar de jeugd toe: uitleendienst, feestloket, subsidies,…, informeren van kinderen en jongeren (JIP), uitbouw van een gemeentelijk fuifbeleid: fuifbuddys, feestloket, fuifcharter, uitbating fuifzaal,…
12
5.1.3. Werking 5.1.3.1.
De gemeenteraad (GR)
De gemeenteraad is het belangrijkste beslissingsniveau bij de gemeente Zwevegem. De gemeenteraad houdt zich bezig met het bepalen van gemeentelijke reglementen en met het nemen van individuele beslissingen. Voorbeelden van gemeentelijke reglementen zijn belastingsreglementen, politieverordeningen, gebruiksreglementen betreffende de gemeentelijke infrastructuur, … Individuele beslissingen hebben betrekking op bijvoorbeeld de beslissing tot de verkoop van een eigendom van de gemeente, de aanstelling van de gemeentesecretaris, … De inwoners van Zwevegem kiezen om de zes jaar wie in de gemeenteraad mag zetelen. Dat gebeurt via de gemeenteraadsverkiezingen. Het aantal gemeenteraadsleden verschilt van gemeente tot gemeente naargelang het aantal inwoners. De gemeente Zwevegem heeft recht op 27 gemeenteraadsleden. De gemeenteraad vergadert minstens één keer per maand, meestal de vierde maandag van de maand (behalve in augustus). De zitting is in regel openbaar dus als je eens wil zien hoe het er op bestuursniveau aan toe gaat, kan je gerust eens een zitting bijwonen. De data en de agenda zijn terug te vinden op de website van Zwevegem onder de rubriek“over Zwevegem”. Als het gaat over aangelegenheden die de persoonlijke levenssfeer raken dan is er sprake van een besloten zitting en is het publiek dus niet langer gewenst. 5.1.3.2.
Het College van Burgemeester en Schepenen (CBS)
Het college van burgemeester en schepenen behandelt de dagelijkse zaken van de gemeente. Het college is het gemeentelijk orgaan dat de beslissingen van de gemeenteraad moet voorbereiden en uitvoeren. De gemeenteraad kiest de burgemeester en de schepenen uit de leden van de partijen die samen de meerderheid vormen binnen de gemeenteraad. Het college van de gemeente Zwevegem bestaat uit de burgemeester, zes schepenen en de gemeentesecretaris. Het is gebruikelijk om de werkzaamheden onder de schepenen te verdelen. Zo zal men dus spreken over de schepen van onderwijs, de schepen van sport, … Dit betekent niet dat de schepen een eigen bevoegdheid of beslissingsmacht heeft in die sector. Het betekent wel dat hij voor die sector alle vooronderzoek en informatie behartigt, zodat het college, als groep, beslissingen kan nemen met kennis van zaken. Het college van burgemeester en schepenen komt elke woensdagavond samen. De samenkomst is niet voor het publiek toegankelijk. 5.1.3.3.
De burgemeester
De burgemeester, dhr. Vanwelden Claude, werd voorgedragen door de meerderheid van de verkozen leden van de gemeenteraad. In Zwevegem is de burgemeester zowel voorzitter van het college van burgemeester en schepenen als van de gemeenteraad.
13
5.2.
OCMW Zwevegem
5.2.1. Missie Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn Het OCMW Zwevegem is een openbare instelling met rechtspersoonlijkheid met als opdracht aan elke burger van Zwevegem, of personen die toegewezen zijn aan de gemeente Zwevegem, het recht op maatschappelijke dienstverlening te garanderen. Dit recht houdt in dat iedereen de mogelijkheid moet krijgen een leven te leiden dat beantwoordt aan de menselijke waardigheid (cfr. art. 1 van de organieke wet van 8 juli 1976). Het OCMW staat garant voor professionele, cliëntgerichte diensten die instaan voor de eerste opvang en het onthaal van alle mensen uit de gemeente met een hulpvraag (of: alle mensen die moeilijkheden ervaren in hun sociale omgeving en daarbij hulp willen aanvaarden). Het OCMW werkt als eerstelijnsdienst door in te spelen op de noden van de mensen en daarnaast door te verwijzen. Dit veronderstelt een actieve betrokkenheid van beide kanten. Bovendien wil het OCMW coördinerend optreden opdat de nodige welzijnsvoorzieningen aanwezig zijn. Wij willen de gebruiker op fysisch, psychisch en sociaal vlak laten functioneren, liefst in zijn vertrouwde leefmilieu, met respect voor zijn eigen waarden en normen. Wij willen de gebruiker het zo gemakkelijk mogelijk maken om zijn vraag te stellen, dicht bij hem in de buurt, met respect voor de privacy. De deskundigheid en de specialistische kennis van de medewerkers wordt op alle mogelijke manieren ingezet om te bereiken dat de aanvragers snel en zo goed mogelijk weer hun leven kunnen leiden. Wij luisteren naar de aanvrager en zijn netwerk en waar nodig werken we samen met zijn omgeving, andere hulpverleners en sociale organisaties. 5.2.2. Diensten van het OCMW Zwevegem
Rusthuis Dagverzor gingscentr um
Centrale Keuken
Serviceflats
OCMW
Sociale Dienst
ZWEVEGEM Technische Dienst
Dienst Thuiszorg
Het OCMW Zwevegem verleent verschillende diensten aan de bevolking van Zwevegem. Momenteel kan het daarvoor rekenen op de inzet van ongeveer 200 personeelsleden. Bijna de helft van hen werkt in het rusthuis. De diensten bevinden zicht op twee verschillende locaties. De maatschappelijk zetel van het OCMW, waar zich de administratie, de sociale dienst en de thuiszorg bevinden, is in de Blokkestraat 29a te Zwevegem. Het rusthuis, de keuken en de technische dienst werken vanuit de Otegemstraat 75 te Zwevegem.
Algemene Administratie
14
5.2.2.1.
De sociale dienst
De sociale dienst vormt een belangrijke dienst binnen het OCMW. Bij elke aanvraag om hulp, staat een maatschappelijk werker in voor de individuele begeleiding van de betreffende persoon en wordt een sociaal onderzoek ingesteld. De vraag kan heel gevarieerd zijn, een gepaste oplossing wordt daarbij gezocht.
Financiële steunverlening: Heel wat cliënten worden geholpen met een financiële steun. Dit kan onder verschillende vormen gebeuren. (1) Leefloon, het vroegere bestaansminimum; (2) Bijkomende financiële steun, bvb. uitzonderlijke kosten voor geneesmiddelen, verwarmingskosten in de winter,... Meestal wordt deze steun teruggevorderd op een moment dat de aanvrager er wat beter voor staat. (3) Voorschotten op pensioen, werkloosheidsuitkering, kinderbijslag, onderhoudsgeld,...
Tewerkstelling via art.60§7: Personen die onvoldoende arbeidsdagen kunnen aantonen om terug te vallen op sociale uitkeringen, kunnen door het OCMW tewerkgesteld worden tot zij opnieuw in regel zijn met de sociale zekerheid.
Budgetbegeleiding en budgetbeheer: De maatschappelijk werkers ondersteunen heel vaak hun cliënten via budgetbegeleiding en budgetbeheer. Het is de bedoeling dat de cliënt meer inzicht krijgt in zijn inkomsten, zijn uitgaven en eventuele schulden, zodat hij/zij beter weet om te gaan met zijn financiën.
Asielzoekers: Asielzoekers krijgen in sommige gevallen een financiële steun, ten bedrage van het leefloon. Heel wat asielzoekers worden door het OCMW opgevangen in het LOI (Lokaal Opvanginitiatief). Hier krijgen zij enkel materiële opvang en steun.
Thuisbegeleiding: Thuisbegeleiding is een intensieve en persoonlijke begeleiding in de thuisomgeving van de cliënt. De begeleiding spreidt zich uit over verschillende domeinen en kan gaan over administratieve ondersteuning, hulp bij de organisatie van het huishouden, begeleiding bij dagbesteding, zorg voor gezondheid, hulp bij boodschappen,...
Wooncoördinatie: Binnen de sociale dienst begeleidt de maatschappelijk werker van de dienst thuisbegeleiding personen die moeilijk een gepaste woning vinden. Het OCMW beschikt ook over eigen woningen die gebruikt worden voor verhuur aan kansarmen, voor crisisopvang, en voor LOI (zie hierboven).
5.2.2.2.
De dienst thuiszorg
De dienst thuiszorg richt zich tot de thuiswonende zorgbehoevende personen. Dankzij aangepaste zorgen kunnen zij zo lang mogelijk in hun vertrouwde omgeving blijven wonen. De dienst thuiszorg probeert, samen met andere thuiszorgdiensten, een netwerk van zorg en diensten rond de gebruiker uit te bouwen. Zij maken daarvoor afspraken met andere thuiszorgdiensten en bieden ook zelf een aantal diensten aan:
Maaltijdbedeling: Iedere werkdag brengen medewerkers van het OCMW maaltijden aan huis. Het OCMW werkt daarbij met een koude lijn: voeding wordt snelgekoeld, hygiënisch verpakt en kan daarna gemakkelijk worden opgewarmd in een microgolfoven. Op vraag van de gebruiker kunnen ook dieetmaaltijden besteld worden. Ook in het dienstencentrum worden maaltijden verdeeld aan Zwevegemse bewoners die zelf moeilijk of geen maaltijden meer kunnen bereiden. Daarnaast kunnen ook personeelsleden van OCMW en gemeente ’s middags in het dienstencentrum blijven eten.
Poetsdienst: De poetsdienst van het OCMW staat ter beschikking van bejaarden, gehandicapten of jongere gezinnen die wegens ziekte of bijzondere omstandigheden het wekelijks onderhoud van de woning niet aankunnen.
15
Personenalarmsystemen: Het OCMW stelt personenalarmsystemen ter beschikking van bejaarden en gehandicapten, zodat ze in geval van nood steeds een centrale kunnen verwittigen.
Doorverwijzing: Naast het zelf aanbieden van diensten, helpt de dienst thuiszorg bejaarden bij het zoeken en verwijzen naar gepaste hulpverleners.
Borgstellingen en beheer van gelden en goederen: Bij opname in een rusthuis wordt vaak een borg gevraagd om zeker te zijn dat de verblijfskosten kunnen betaald worden. Voor wie geen kinderen heeft, of van wie de kinderen zelf geen borg kunnen staan, kan het OCMW – na een grondig onderzoek – zich borg stellen.
5.2.2.3.
Woonzorgcentrum
In het woonzorgcentrum is het grootste aantal personeelsleden actief. Verplegenden, verzorgenden, logistiek assistenten, kine, animatie, onderhoudspersoneel en administratief personeel maken er de dienst uit.
Rusthuis Sint-Amand: Het Rusthuis Sint-Amand is gelegen in de Otegemstraat 75. Momenteel heeft het rusthuis een erkenning voor 100 bedden (+ 3 bedden kortverblijf). Daarvan zijn er 47 ROB-bedden, d.w.z. de gewone rusthuisbedden en 53 RVT-bedden, voor bewoners met zware zorgen. Vanaf mei 2012 breidt het woonzorgcentrum uit tot 112 bedden. Momenteel zijn ook de voorbereidingen aan de gang voor de bouw van een volledig nieuwe linkervleugel. In 2016 zullen we plaats bieden aan 149 bewoners.
Serviceflats Blyhove I bevinden zich in de Otegemstraat 77 en er zijn 42 serviceflats. De serviceflats van het OCMW Zwevegem zijn individuele wooneenheden, waar men zelfstandig woont maar waar in de onmiddellijke nabijheid een aantal dienstverleningen ter beschikking zijn waar men desgewenst beroep kan op doen.
Serviceflats Blyhove II heeft 14 serviceflats. Deze zijn gelegen in de Sint-Amandstraat 4.
Dagverzorgingscentrum De Zilverberk biedt opvang aan 15 bejaarden. De bejaarden kunnen er overdag terecht voor dagelijkse zorgen en hygiëne, ontspannende en stimulerende activiteiten, maaltijden,…
5.2.2.4.
Ondersteunende diensten
De keuken bereidt de maaltijden voor de bewoners van rusthuis en serviceflats. De keuken maakt ook de maaltijden klaar die in het dienstencentrum kunnen genuttigd worden, door personeel van het OCMW, personeel van de gemeente,… Het administratief personeel zorgt voor ondersteuning van de verschillende diensten, onthaal, secretariaat, personeelsdienst, briefwisseling, archief,.... De financiële dienst onder leiding van de ontvanger staat in voor de boekhouding van het OCMW, zorgt ervoor dat alle gelden binnenkomen, en de nodige facturen betaald worden. De technische dienst staat in voor onderhoud en herstellingen, opknapwerken en technische begeleiding/opvolging van (ver)bouwdossiers. Ook wordt vanuit de technische dienst aandacht besteed aan veiligheid op het werk.
16
5.2.3. De werking van het OCMW 5.2.3.1.
Bestuur: de OCMW-raad
Het OCMW wordt bestuurd door een Raad voor Maatschappelijk Welzijn. Het aantal leden dat de OCMW-raad telt is afhankelijk van het aantal inwoners van de gemeente. In Zwevegem, met om en bij de 24.000 inwoners, zijn er 11 raadsleden. De raadsleden van het OCMW worden niet rechtstreeks verkozen, maar aangeduid door de gemeenteraad. De legislatuur van de OCMW-raad loopt over zes jaar. De Raad voor Maatschappelijk Welzijn kiest onder zijn leden een Voorzitter. In ons OCMW is dit de heer Jozef Tienpont. Iedere maand is er vergadering van de voltallige raad. De raad is het centrale beslissingsorgaan en beslist bijvoorbeeld over aanstellingen van personeel, zij tekent het algemeen beleid uit. Een zitting van de Raad is opgedeeld in een openbaar gedeelte (toegankelijk voor publiek, voor bespreking van algemene dossiers) en een gesloten gedeelte (achter gesloten deuren, voor de bespreking van persoonsgebonden dossiers). Omdat het activiteitenveld van het OCMW Zwevegem nogal uitgebreid is, heeft men een aantal welomschreven taken van de Raad gedelegeerd naar (kleinere) comités. Een comité bestaat telkens uit een vast aantal Raadsleden plus de Voorzitter. A.
B. C.
Het Vast Bureau staat in voor het dagelijks bestuur van het OCMW. Ook het beheren van eigendommen en het hanteren van de huishoudportemonnee vergt heel wat aandacht. Dit comité heeft beslissingsbevoegdheid over deze materies. Het Sociaal Comité behandelt in hoofdzaak de individuele steunverlening en de aanvragen voor het leefloon. Dit comité heeft beslissingsbevoegdheid inzake sociale steunverlening. Een rusthuis met 86 gasten en ongeveer 75 (vol- & halftijdse) personeelsleden vergt de nodige organisatie. Het Comité Bejaardenzorg heeft beperkte beslissingsbevoegdheid en formuleert voorstellen aan de Raad, ook met betrekking tot de dienst thuiszorg.
5.2.3.2.
Dagelijkse leiding
De dagelijkse werking ligt in handen van eigen personeel. De secretaris, bij ons is dat de heer Benedikt Planckaert, is de hoofdverantwoordelijke voor de werking van het OCMW en het personeel. Op de verschillende diensten zijn er diensthoofden die instaan voor de goede organisatie van hun dienstverlening.
5.2.3.3.
Financiële middelen
In hoofdzaak haalt het OCMW zijn geld van de gemeente Zwevegem, van het RIZIV (Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering), van de RSZ (Rijksdienst voor Sociale Zekerheid) en van het Gemeentefonds. Ook subsidies van de federale en de Vlaamse overheid vormen een belangrijke vorm van inkomsten. Sommige dienstverlening die verstrekt wordt, factureert het OCMW aan de gebruikers. Bijvoorbeeld: het verblijf in het rusthuis/de serviceflats, poetsdienst, maaltijden, verhuur woningen… Als openbare dienst moet het OCMW met een budget werken. Een budget is een financiële jaarplanning die weergeeft wat men verwacht uit te geven en wat de geschatte inkomsten zijn. Dat budget moet in evenwicht zijn, wat betekent dat er evenveel moet binnenkomen als er uitgegeven zal worden.
17
6. Het lokaal bestuur, een aantrekkelijke werkgever… 6.1.
Verloning
Beide vacatures situeren zich op hetzelfde niveau en zijn gekoppeld aan de weddeschaal B1-B2-B3.
6.2.
Andere voordelen
Personeelsleden van gemeente en OCMW krijgen maaltijdcheques ter waarde van € 5,50 per gewerkte volle dag. De werknemersbijdrage in deze cheque is € 1,09 (het wettelijk minimum). De resterende € 4,41 wordt door de werkgever betaald. Wie een jaar in dienst is kan zich aansluiten voor een gratis hospitalisatieverzekering met uitgebreide waarborg bij Ethias. Het personeel van gemeente en OCMW kan ’s middags in het dienstencentrum van het woonzorgcentrum een warme maaltijd krijgen. Kostprijs: € 5,50. Wie met het openbaar vervoer naar het werk komt, krijgt de kosten van het bus- en/of treinabonnement volledig terugbetaald. Er is een gunstige verlofregeling. U heeft 30 verlofdagen, 14 feestdagen en brugdagen in de loop van het jaar, evenals dienstvrijstelling voor specifieke gelegenheden. Gemeente en OCMW Zwevegem hechten bovendien veel belang aan permanente vorming. medewerkers krijgen dan ook alle kansen om zich bij te scholen.
Onze
Er is een vriendenkring actief, die geregeld (vrijblijvende) activiteiten organiseert voor het personeel. Dit kan gaan van een ontbijt op het werk tot fijne daguitstappen.
18
7.
Verloop van de selectieprocedure
7.1.
Timing en locaties
Datum Zaterdag 01.12.2012
Proef Theoretische proef
Locatie Sint-Niklaasinstituut West Zwevegem
Maandag 10.12.2012
Mondelinge proef
OCMW Zwevegem
Donderdag 13.12.2012 of vrijdag 14.12.2012
Persoonlijkheidsonderzoek
Locatie wordt later meegedeeld
Eventuele wijzigingen worden aan de kandidaten schriftelijk meegedeeld.
7.2.
Aanstelling
De aanstelling van de boekhouder gebeurt door het college van burgemeester en schepenen op donderdag 19 december 2012. In de OCMW-raad van januari 2013 wordt een beslissing genomen over de aanstelling van de beleidsmedewerker financiële dienst voor de cel beheerscontrole en managementinformatie.
7.3.
Indiensttreding
Wanneer je aangesteld bent, zal de personeelsdienst je contacteren om je precieze datum van indiensttreding te bespreken en een aantal praktische formaliteiten te vervullen. Zo zal je gevraagd worden om langs te gaan bij de arbeidsgeneesheer voor een arbeidsgeneeskundig onderzoek. Daarnaast moeten enkele documenten bezorgd worden zoals een uittreksel uit het strafregister, personeelsfiche,…
7.4.
Vaststelling wervingsreserve
De kandidaten die geslaagd waren voor de selectieprocedure, maar spijtig genoeg naast de functie grepen, worden opgenomen in een wervingsreserve. Deze wervingsreserve is twee jaar geldig, en kan eventueel nog met een jaar verlengd worden. Indien binnen deze termijn een functie als financieel deskundige vacant wordt verklaard, worden alle kandidaten uit de wervingsreserve gecontacteerd, en maakt het bestuur een keuze uit de kandidaten uit de wervingsreserve. Zolang er kandidaten in de wervingsreserve zijn opgenomen, schrijven wij geen nieuwe aanwervingsexamens uit.
19
8. Contact Gemeentebestuur Zwevegem Otegemstraat 100 8550 Zwevegem Tel.: 056 76 55 67 E-mail: www.zwevegem.be
OCMW Zwevegem Blokkestraat 29 A 8550 Zwevegem Tel.: 056 76 52 00 E-mail:
[email protected] www.ocmwzwevegem.be
20
