PENYEDIAAN INFORMASI PROGRAM PEMBANGUNAN MELALUI
SARANA ELECTRONIC INFORMATION BOARD (E_INFORMATION BOARD) DI GEDUNG PEMERINTAHAN PROVINSI KEPULAUAN RIAU.
BIRO HUMAS DAN PROTOKOL DEVI ANDIKA, S.Sos 197312072010011006 Plt. Kasubag. Hubungan Antar Lembaga
Latar Belakang
AKTUAL, TRANSPARAN DAN AKUNTABEL
Permasalahan
Harapan
Rancangan Proyek Perubahan Instansional, terdiri dari: 1. 2. 3. 4. 5.
Out Come Dan Output Dari ProyekPerubahan Ruang lingkup Proyek Perubahan. Keuntungan Dan Kerugian Dari ProyekPerubahan Kendala Yang Akan Terjadi Dari ProyekPerubahan Strategi Pelaksanaan ProyekPerubahan
1. Output dan OutCome
2. Ruang Lingkup Adapun kegiatan yang akan dilakukan dalam proyek perubahan ini adalah: Melakukan pembentukan tim untuk proyek perubahan Melakukan rancangan terhadap sistem informasi yang diperlukan Melakukan uji coba terhadap rancangan system informasi Melakukan sosialisasi Kepada stakeholder
3. Keuntungan dan Kerugian NO
KEUNTUNGAN
1.
Masyarakat bisa dengan mudah mendapatkan informasi tentang pembangunan kepulauan riau
2.
Biaya Operasional relatif rendah
3.
Lebih mudah dioperasionalkan
KERUGIAN
• Penyalahgunaan informasi oleh pihak-pihak tertentu • Kesalahan output data bisa ber akibat fatal
• Dimungkinkan terjadi sabotase data oleh hacker. • Software dan hardware sulit di dapat.
4. Kendala 1. Kesibukan tim pokja yang berbenturan dengan pelaksanaan tupoksi. 2. Tidak fokusnya tim sekretariat dalam memberikan dukungan.
3. Terlambatnya rancangan design system informasi yang direncanakan. 4. Waktu pengerjaan design system informasi tidak sesuai dengan tahapan yang telah di tentukan.
5. Strategi Pelaksanaan Proyek Perubahan 1. Melakukan pendekatan dengan pimpinan (Kabiro Humpro dan Kabag. Humas Provinsi Kepulauan Riau) 2. Mempersiapkan SDM/ Tim Pokja yang akan mendesign dan mengoperasionalkan E_information Board . 3. Menguji coba rancangan system informasi yang akan dibangun 4. Mensosialisasi rancangan system informasi yang akan dibangun
6. Stake Holder NO
STAKE HOLDER
PERANAN
PENGARUH
FREQUENSI
1.
Kabag Humas
Sponsor
Komponen Yang mendukung 3 Kali Pertemuan terlaksananya Proyek Perubahan
2.
Kolega
pemberi masukan dala Komponen Yang mendukung 4 Kali m melaksanakan proyek terlaksananya Proyek Pertemuan perubahan Perubahan
3.
Tim Pokja
penyusun rancangan design/ aplikasi dan melakukan rancangan uji coba
Komponen Yang mendukung Setiap hari kerja terlaksananya Proyek Perubahan
4.
Tim Sekretariat
Notulen, dokumentasi, serta pengumpul data guna terlaksananya proyek perubahan
Komponen Yang mendukung Setiap hari kerja terlaksananya Proyek Perubahan
Rencana Aksi 1. Tahapan Pelaksanaan Proyek Perubahan
2. Pembagian Kerja 3. Faktor-Faktor Keberhasilan 4. Antisipasi kendala dan strategi mengatasinya. 5. Sistem monitoring kegiatan dan Sistem Pelaporan
1. Tahapan Pelaksanaan Proyek Perubahan a. b. c. d. e.
Perencanaan proyek perubahan Pembentukan Tim Pokja Penyusunan rancangan design media Informasi Melaksanakan uji coba rancangan design system informasi Melakukan sosialisasi design system informasi
2. Pembagian Kerja a. Kabag Humas sebagai pendukung dan pengarah proyek perubahan yang dilakukan Sponsor b. Plt. Kasubag Hubungan Antar Lembaga sebagai leader Projek Perubahan, koordinator tim projek perubahan. c. Kolega sebagai pemberi masukan dalam melaksanakan proyek perubahan di bidang informasi. d. Tim Pokja sebagai penyusun rancangan aplikasi dan melakukan rancangan uji coba e. Tim Sekretariat sebagai Notulen, dokumentasi, serta pengumpul data guna terlaksananya proyek perubahan.
3. Faktor Keberhasilan a. b. c. d.
Terbentuknya tim pokja Tersusunnya rancangan design system informasi Teruji cobanya design system informasi Tersosialisasinya rancangan design system informasi
4. Antisipasi Kendala dan Strategi Mengatasinya a. Pembagian kerja/ job discription harus jelas b. Disediakan waktu khusus untuk mengerjakan proyek perubahan c. Komitment dari tim pokja dan tim sekretariat (SK Kepala Biro Humas dan Protokol)
5. Sistem Monitoring dan Evaluasi Kegiatan a. Monitoring dilaksanakan seminggu sekali dan evaluasi dilaksanakan pada tahap akhir kegiatan proyek perubahan oleh Plt. Kasubbag Hubungan Antar Lembaga. b. Instrumen monitoring dan evaluasi berupa cheklist tahapan kerja. c. Monitoring dan evaluasi dilakukan dengan cara mengamati dan wawancara terhadap tim pokja dan tim sekretariat.
6. Sistem Pelaporan a. Pelaporan dibuat berdasarkan hasil monitoring setiap minggunya dan hasil evaluasi pada akhir kegiatan. b. Pelaporan disusun oleh Plt. Kasubbag Hubungan Antar Lembaga.
c. Pelaporan ditujukan kepada Kabiro Humas dan Protokol dan Kabag. Humas setelah selesai monitoring dan evaluasi.
Terima Kasih
