Binnormen voor taalgebruik

44

Binnormen voor taalgebruik De binnormen zijn afspraken om tot een uniforme schrijfwijze en een consequent taalgebruik te komen. Zij maken deel uit van de huisstijl.

HUISSTIJLHANDLEIDING

Binnormen

1. Brieven 1.1 Briefhoofd

Het adres van de stad Tienen staat onderaan en bevat de volgende elementen: adres, telefoonnummer, fax en website.

Tussen de verschillende elementen komt er eerst een dubbele spatie dan een “ | ” en dan terug een dubbele spatie.

Een voorbeeld van een briefhoofd: Grote Markt 27 | 3300 Tienen | tel 016 80 57 00 | fax 016 82 30 71 | www.tienen.be

1.2. Adressering

De adressering staat links in Franklin Gothic Book (niet vet). De aanduiding t.a.v. of aan wordt niet meer gebruikt. In de adressering staan geen witregels. Het adresveld bevat maximum zeven regels met als volgorde: 1. Specifieke vermelding voor de verzending wordt in HOOFDLETTERS gezet (vb. AANGETEKEND, VERTROUWELIJK). 2. Naam van de organisatie (voluit geschreven of volgens het gebruik van de firma/instelling). 3. Afdeling (in kleine letters). 4. Naam van de geadresseerde. Begin met de aanschrijving (vb. De heer). Vermeld eventueel ook de academische titel (vb. prof., dir., ir., …). Schrijf de voornaam vóór de familienaam (familienaam in kleine letters) (vb. Paul Mertens). 5. Functie van de geadresseerde.

45


46

Binnormen

6. Straat en nummer. Indien de straat naar een persoon genoemd is, vermeld eerst de voornaam (voluit) en dan de achternaam. De achternaam en het woord “straat” worden aan elkaar geschreven. Het busnummer wordt steeds voorafgegaan door het woord “bus” (gebruik geen schuine streep). 7. Postcode en gemeente (naam van de gemeente in HOOFDLETTERS). De plaatsnaam staat in de landstaal van de geadresseerde (vb. PARIS, MONS). Gebruik de correcte postcode van de deelgemeente en de benaming van de fusiegemeente. Tussen de postcode en de plaatsnaam laat je twee spaties. 8. Verzendingen naar het buitenland. Land van bestemming in HOOFDLETTERS. Europese landen vermeld je in het Nederlands (vb. FRANKRIJK, ENGELAND). Vermeld voor buitenlandse verzendingen eveneens het nationaliteitskenteken van het land vóór de postcode (vb. F-1000 PARIS).

B DK D SF F GB H

BELGIË DENEMARKEN DUITSLAND FINLAND FRANKRIJK GROOT-BRITTANNIË HONGARIJE

IS I FL L MC NL N

IJSLAND ITALIË LIECHTENSTEIN LUXEMBURG MONACO NEDERLAND NOORWEGEN

Een voorbeeld van een adressering (binnenland): AANGETEKEND Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten afdeling toerisme De heer Frank Feyfer secretaris Grensstraat 55 bus 2 1000 BRUSSEL Een voorbeeld van een adressering (buitenland): VERTROUWELIJK Université de Paris, faculté de philosophie Monsieur Yves Dumarsin professeur 12 Rue Saint Germain F-1000 PARIS FRANKRIJK

A P R RSM E V S CH

OOSTENRIJK PORTUGAL ROEMENIE SAN MARINO SPANJE VATIKAANSTAD ZWEDEN ZWITSERLAND


Binnormen

47

1.3. Kenmerkenregel

Tussen de adressering en de kenmerkenregel plaats je vier tot zes witregels. De gegevens van de kenmerkenregel staan 90 mm van de bovenrand (of lager). Je gebruikt de elementen in deze volgorde: uw kenmerk

ons kenmerk

contactpersoon

datum

telefoonnummer

faxnummer

e-mail

betreft

(33 mm van linkerbladrand)




De koppen staan in vet. Lege vakken vul je op met - . De datum bestaat steeds uit 8 cijfers in de volgorde DD-MM-JJJJ met een koppelteken tussen de verschillende delen. Probeer de lengte van “ons kenmerk” te beperken. vb. vorm/amv/01.09/146 • vorm: dienst • amv: initialen van de persoon die de brief opgesteld heeft • 09.04: maand en jaartal • 146: volgnummer (facultatief te gebruiken) Een voorbeeld van een kenmerkenregel : uw kenmerk s offerte d.d. 25-02-2004 telefoonnummer 016 80 57 57

ons kenmerk bestek 2004 A 15 faxnummer 016 82 23 32

contactpersoon Marijke Tritsmans e-mail [email protected]

1.4. Briefonderwerp

Accentueer het onderwerp in vet. De onderwerpregel bestaat uit een algemene aanduiding. Enkel bij een korte zin plaats je achteraan een leesteken. Het onderwerp bevat geen verwijzingen (vb. wetten, voorschriften, beslissingen, …).

Een voorbeeld van een briefonderwerp: administratieve correspondentie

datum 10-04-2004 betreft huisstijl


48

Binnormen

1.5. Aanspreking

Je schrijft de aanspreking voluit en begint met een hoofdletter. Plaats geen komma na de aanspreking. Je kan de aanspreking aanvullen met de functie of de familienaam van de lezer.

Voorbeelden van een aanspreking: 1. standaard (geadresseerde gekend) Geachte heer Geachte mevrouw

Mijnheer

Mevrouw

2. onbekende geadresseerde - gebruik de dubbele aanspreking (m/v) Geachte mevrouw Mevrouw Geachte heer Mijnheer 3. aanspreking met naam/functie (indien gekend) Geachte mevrouw Peeters Mevrouw Peeters Geachte heer voorzitter Mijnheer de voorzitter Mevrouw de directeur 4. collectieve aanspreking Geacht college Beste projectgroep 5. vertrouwelijke aanspreking of bij jongeren Beste Suzie Beste collega

1.6. Brieftekst

Tussen de aanspreking en de brieftekst plaats je één witregel. Je begint de tekst aan de linkermarge met een HOOFDLETTER. Tracht zoveel mogelijk afkortingen te vermijden.


Binnormen

Alinea’s

De ideale lengte voor de openingsalinea is een drietal regels. Tussen alinea’s laat je één witregel. De alinea’s niet laten inspringen. De slotalinea is een positieve, beleefde afsluiting van de brief.

Voorbeeld van een slotalinea: Kan u ons uw antwoord bezorgen vóór 15 mei? Alvast bedankt voor uw interesse.

Opsommingen

Bij opsommingen gebruik je geen insprongen, je begint tegen de kantlijn. (Het is mogelijk dat je de initialisatie van je WORD-programma moet aanpassen). Typ één witregel na de inleidende tekst en één witregel na de opsomming. Plaats een streepje voor elk element van de opsomming (wanneer de volgorde willekeurig is). Plaats een cijfer voor elk element van de opsomming wanneer: - de chronologie belangrijk is; - de rangorde belangrijk is; - later wordt terugverwezen naar elementen uit de opsomming. De bovenstaande opsomming vormt een zin, dus worden de elementen afgesloten met een puntkomma, de zin wordt afgesloten met een punt. Laat telkens een spatie na het streepje of het cijfer.

49


50

Binnormen

1.7. Slotformule

De groet of slotformule volgt aan de linkermarge op één witregel van de brieftekst en begint altijd met een HOOFDLETTER. Je gebruikt bij voorkeur: - formeel en afstandelijk Hoogachtend, - informeel Met vriendelijke groeten, Met vriendelijke groet,

1.8. Handtekening

Tussen de slotformule en de handtekening plaats je zes witregels. De ondertekening bevindt zich aan de linkermarge. In de ondertekening staan de voornaam (voluit) en de familienaam. De functie van de ondertekenaar komt op een tweede lijn. Eventueel komt voor de naam i.o. (in opdracht) of voor als iemand tekent bij volmacht. De belangrijkste ondertekenaar staat rechts indien verschillende personen ondertekenen. De naamgegevens (naam, voornaam en functie) staan in kleine letters met uitzondering van de eerste letter van de naam en voornaam. Indien de ondertekenaar een voornaam heeft die van toepassing is voor beide geslachten, schrijf je achter de naam tussen haakjes mevrouw, juffrouw, de heer (vb. Chris Janssens (mevrouw)).

1.9. Bijlagen en kopieën

Bijlagen of kopieën vermeld je twee witregels na de ondertekening aan de linkerzijde van het blad. Ze worden voorafgegaan door een cijfer wanneer het om meer dan één kopie/bijlage gaat. Indien er zowel kopieën als bijlagen zijn, schrijf je eerst de bijlagen (bij kopieën staan de personen vermeld die een kopie van het document krijgen). Het woord bijlage(n) en kopie(ën) wordt niet onderstreept en wordt gevolgd door een dubbelepunt. Indien je te weinig plaats hebt, mag je de kopieën rechts van de bijlagen noteren.


Binnormen

51

Voorbeelden van een ondertekening met bijlagen en/of kopieën: 1. Chris Janssens (mevrouw) productieverantwoordelijke 2. Jef Vandevelde manager Bijlagen:

1. informatiefolder 2. prijsofferte

Kopie: mevrouw Annie Uweels 3. Manu Vleugels directeur

Bijlagen: 1. statistiek 2. rapport

Kopieën: 1. mevrouw Suzanne Vermaelen 2. de heer Jef Nijs

1.10. Vervolgbladen

Bij meerdere pagina’s nummer je de pagina’s onderaan rechts. De tekst van het vervolgblad begint op minimum 30 mm van de bovenrand. Op het vervolgblad gebruik je dezelfde marges als in de brief. Vlak onder het briefhoofd komt de referentieregel.


52

Binnormen

2. Omslag Als je een gepersonaliseerde brief of een formulier verstuurt (met het adres van de geadresseerde op de brief zelf getypt), gebruik je een vensteromslag. In andere gevallen neem je een gewone omslag waar je het adres rechtstreeks op plaatst. Uiteraard moet je bij vensteromslagen de sjablonen respecteren, aangezien de gegevens op de juiste plaats moeten staan. Je plooit de brief volgens de zigzagvouw en zorgt ervoor dat het gedeelte met de geadresseerde bovenaan komt te liggen. Let erop dat de bijlagen en/of kopieën in de juiste volgorde achter het document zitten. Vouw daarna het geheel samen. Bij grote verzendingen mag je gebruik maken van etiketten.


Binnormen

53

3. Schrijfwijze van cijfer-, letter- en woordgegevens Telefoon- en faxnummer

Binnenland tel 016 21 17 57 fax 016 21 39 45

telkens een spatie tussen de delen telkens een spatie tussen de delen

Buitenland tel +32 16 212 11 88 fax +32 16 324 45 87

telkens een spatie tussen de delen telkens een spatie tussen de delen

Uur

- In een tekst schrijf je uren voluit met een punt tussen uur en minuten. vb. De vorming duurt van 08.30 uur tot 16.30 uur. De middagpauze is voorzien van 12.00 uur tot 13.00 uur. - In een opsomming ga je als volgt te werk: 08.30 - 12.30 uur theoretische inleiding 13.30 - 17.00 uur praktijkgedeelte 50’ exact 15” chrono

minuutteken secondeteken

Rekeningnummer

234-1234567-87

liggend streepje tussen de delen

BTW-nummer

BE 513 879 321

begin met de landcode, telkens een spatie tussen de delen

Muntcode

EUR DKK IEP GBP ATS JPY

Euro Deense kroon Ierse pond Britse pond Oostenrijkse schilling Japanse yen

NOK PTE USD SEK CHF

Noorse kroon Portugese escudo Amerikaanse dollar Zweedse kroon Zwitserse frank


54

Binnormen

Datum

- in de kenmerkenregel volledig in cijfers vb. 11-06-2004 - in een tekst voluit vb. We stuurden je een gedetailleerd verslag op 13 maart 2004.

Getallen

50,24 15.123

komma tussen eenheden en decimalen na duizendtallen, miljoenen en miljarden volgt een punt

9.458.724 In teksten schrijf je kleine getallen voluit. vb. Na de voorstelling kreeg de stad Tienen drie nieuwe opdrachten. Graden, maten en gewichten

-13 °C 25 kg aardappelen 250 g salami 20 mm

spatie na cijfer, ° en C bij elkaar

Rangtelwoord 15de of vijftiende 20ste of twintigste Allerhande tekens

+ 17 % winst 15 > 6 7 < 15 45° § 12 hoofdstuk 4 Katia & Co “

(procentteken) (is groter dan) (is kleiner dan) (graden van een hoek) (paragraafteken) (ampersant) (herhalingsteken - onder eerste letter van het woord waar het betrekking op heeft)


Binnormen

55

4. Spatiëringsregels Benaming

Teken

Spaties Voor Na

Voorbeeld

het eindpunt

.

0

1

Op de personeelsdienst werken twee nieuwe mensen. Ze waren geslaagd voor het uitgeschreven examen.

het vraagteken

?

0

1

Wil je me even dat dossier geven? Ik heb het even nodig.

het uitroepteken

!

0

1

Veel leesgenot! Tot binnenkort!

de komma

,

0

1

Ik verbind je door, een ogenblikje a.u.b.

de dubbelepunt

:

0

1

De voordelen: het werkt veel effectiever.

de puntkomma

;

0

1

Tabstops op 0,5; 1; 1.5 en 2 cm.

de haakjes en accolades

() {}

1/0

0/1 Op energiekosten (20 %) willen wij besparen.

de aanhalingstekens

““ ‘‘

1/0

0/1 Ze zei: “Wees ‘in’, ga uit”.

het weglatingsteken

‘

1/0

0

Auto’s moeten ‘s avonds hun lichten ontsteken.

het afkortingspunt (einde woord)

.

0

1

Dr. Jansen

het afkortingspunt (binnen woord) .

0

0

d.w.z.

de decimale komma

,

0

0

75,5 % van de personeelsleden vulde het enquêteformulier in.

het beletselteken (midden in zin)

…

1

1

Het resultaat is … een toffe werksfeer!

het beletselteken (einde woord)

…

0

1

De druk is potverd… groot genoeg.

het beletselteken (einde zin)

…

1

2

Ze wist niet of ze zou … Neen, ze mocht zich

het koppelteken

-

0

0

De directeur-personeelschef tekende de brief.

0

1

Bij de milieu- en reinigingsdienst werden onlangs nieuwe mensen aangeworven.

1

0

Heb je al een bezoek gebracht aan het Vlaams Filmmuseum en -archief?

niet laten beïnvloeden.

de schuine streep

/

0

0

Het dossiernummer is 98/578.

de rekenkundige operatoren

=+- x :

1

1

5 + 3 x 4 - 7 = 10

het plusteken, het minteken

+ -

1

0

Het vroor vannacht -10 °C. Het aandeel kende een groei van +15 %.

de logische operatoren

<>=

1

1

3>1

het procentteken

%

1

1

Bij de aankoop van 20 computers kreeg de stad Tienen een korting van 10 % van het bedrijf.

het temperatuurteken

°

1

0

De gemiddelde temperatuur van mei is 25 °C.

het graadteken

°

0

1

Een hoek van 90° is een rechte hoek.

het paragraafteken

§

1

1

Artikel 17 § 1 van de Grondwet behandelt de vrijheid van onderwijs.

de ampersant

&

1

1

Annemie & Ingrid werken al enkele jaren samen.

het minuutteken

‘

0

1

Hij verscheen 30’ te laat op zijn werk.

het secondeteken

“

0

1

Nog 45” en de eerste speelhelft zit erop.


56

Binnormen

5. Veel voorkomende letter- en woordcombinaties bij de stad Tienen op last van het college: de stadssecretaris

burgemeester en schepenen

Luc Janssens secretaris

Eddy Poffé burgemeester

stad Tienen

het woord “stad” heeft geen hoofdletter

gemeenteraad college van burgemeester en schepenen wnd. burgemeester

wnd. = waarnemend

dienst jeugd, onderwijs en welzijn milieubeheer

diensten voluit en zonder hoofdletter

stadssecretaris preventieadviseur

functies zonder hoofdletter

Informatie? Als je bijkomende uitleg wenst of informatie over specifieke toepassingen van de huisstijl, kan je contact opnemen met de dienst communicatie: tel 016 80 57 57 fax 016 82 23 32 [email protected]

Colofon Redactie & samenstelling: Allcomm i.s.m. dienst communicatie. V.u.: Hans Vandermolen, schepen van informatie, Grote Markt 27, 3300 Tienen.

Binnormen voor taalgebruik

Recommend Documents