Bijlagen Bijlage 1: Infrastructuur 1.1 Mu.ZEE Collectiedata: De gegevens over de collectieregistratie worden gedocumenteerd in Adlib. Het systeem wordt gehost door de Provincie West-Vlaanderen. Mu.ZEE onderzoekt of het instapt in Erfgoedinzicht. ` Representaties: De collectiestukken verworven voor 2002 werden allemaal gefotografeerd en de beelden worden bewaard op diafilm (Kodak Ektachrome). Deze diafilm werd gedigitaliseerd en de hierbij geproduceerde TIFF bestanden worden bewaard op CD’s. Alle digitale representaties, gemaakt voor het DCA-project staan op een laptop en twee externe schijven. De lage resolutie bestanden staan wel centraal op de server van de provincie. Mu.ZEE onderzoekt een duurzame oplossing voor de bewaring van dit materiaal, m.n. de mogelijkheden voor externe opslag. Maar voorlopig zal de lokale servercapaciteit uitgebreid worden. De magneetbanden van de audiovisuele werken zijn bijeengebracht in een ‘multimediakast’. De rest van het materiaal, zaalzichten van publiekswerking, digitale informatie van conservering, zit nu allemaal verspreid over verschillende computers en harde schijven. Administratieve data: Digitale documenten worden op de interne server opgeslagen. Analoge documenten in het collectiedossier. Bibliotheek: De bibliotheekdata wordt beheerd in VUBIS. Documentatie: Mu.ZEE bewaard documentatie op twee verschillende locaties. De afdeling Behoud en Beheer beheert documentatiemappen op kunstenaar die niet toegankelijk zijn voor het publiek. De bibliotheek beheert een aparte reeks documentatiemappen op kunstenaar die op aanvraag toegankelijk zijn voor publiek. Collectiemedewerkers: De collectieregistratie is één van de taken van het hoofd behoud & beheer in Mu.ZEE. Er is geen voltijdse registrator in dienst. De collectieregistratie wordt op dit ogenblik deels op projectbasis gedaan, bijvoorbeeld in de context van het DCA-project. Voor het opzetten van nieuwe registratieprojecten stemt behoud & beheer af met de noden van publiekwerking. Naast het hoofd behoud & beheer is er één administratieve medewerker voor het depotbeheer.
1.2 S.M.A.K. Collectiedata: De gegevens over collectieregistratie worden gedocumenteerd in Adlib. Het Adlibsysteem wordt gehost door de Provincie Oost-Vlaanderen, maar in de nabije toekomst wordt de data gemigreerd naar het Adlib-systeem van Erfgoedinzicht, dat gehost wordt door Adlib zelf. Representaties: De analoge foto's, diafilm, enz. worden in een geschikte zuurvrije verpakking in het museum bewaard. De digitale beelden zitten voor het ogenblik verspreid over verschillende systemen: op CD’s, werkstations en harde schijven. Momenteel worden de raadplegingsbestanden op de MovE-server bewaard. Op vraag van MovE zijn de bestanden uiterst beperkt in grootte. De foto’s van TRACK zitten als testset in de stedelijke beeldbank. Moederafbeeldingen van collectiewerken en tentoonstellingen/events in S.M.A.K. worden op termijn allemaal in de stedelijke beeldbank opgeslagen. Er wordt een link voorzien tussen de beeldbank en Adlib. De beschrijving van beelden in de stedelijke beeldbank kan geconfigureerd worden en er zijn verschillende profielen voor personen die beelden beschrijven. Er is een frontend waar je beelden kan zoeken en met beperkte mogelijkheden voor het opladen van beelden. Deze frontend is voor het
ogenblik enkel toegankelijk voor de medewerkers van de stad Gent, maar op termijn zal hij publiek toegankelijk zijn. Men wil in de huidige fase vooral beelden verzamelen en de rechten geklaard hebben vooraleer men online gaat. Via de backend kunnen beheerders foto’s opladen, beschrijven en organiseren. De bedoeling is om via een nog te ontwikkelen link/API een verbinding te maken met de Adlib-databank van Erfgoedinzicht en die data te gebruiken om de beeldbank doorzoekbaar te maken. Administratieve data: Gegevens over bruikleen en behoud en beheer worden analoog en digitaal in dossiers bewaard. Bibliotheek: De bibliotheekdata worden gedocumenteerd in Adlib Bibliotheek, maar de data worden op termijn gemigreerd naar het Aleph-systeem i.s.m. KASK. Documentatie: Naast de documentatie in de analoge en digitale collectiedossiers beschikt het S.M.A.K. ook over kunstenaarsdozen (reservestukken en documentatie over materiaal gebruikt in collectiewerken). In de bibliotheek bevinden zich analoge documentatiemappen samengesteld met het oog op bezoekende onderzoekers. Bezoekers mogen de documentatie niet zelf inkijken. De bibliotheekmedewerker doet voor hen opzoekingen in de documentatiemappen, krantenknipsels en het archief. In Adlib zijn verwijzingen opgenomen naar o.a. conditierapporten, archiefstukken en kunstenaarsdozen. Collectiemedewerkers: Er zijn 8 collectiemedewerkers en 3 medewerkers voor de bibltioheek, waarvan 4 momenteel halftijds werken. Er is 1 vrijwilliger en van tijd tot tijd lopen één of meerdere studenten stage bij het collectieteam. Er is één voltijds collectieverantwoordelijke en één voltijds registrator die de data in Adlib aanvult en vervolledigt en één voltijds bruikleencoordinator, die ongeveer een halve dag per week informatie aandraagt aan voor de collectiedata. De drie restauratoren verzamelen en bundelen informatie m.b.t. collectiewerken in (analoge) conditierapporten en/of restauratiedossiers. De twee onderzoekers verzamelen informatie in de (analoge) collectiedossiers. Het beheer van de collectiedata in Adlib vereist voor het ogenblik gemiddeld 3 VTE.
1.3 M HKA Collectiedata: De gegevens over de collectieregistratie worden gedocumenteerd in Adlib Museum. Het Adlib-systeem wordt gehost door het museum zelf. Het huidige systeem is in gebruik sinds 2005. Op dat moment is het museum gestart met een inhaaloperatie wat betreft collectieregistratie. Alle collectiedata is nu bijeen gebracht in Adlib. M HKA beschikt over Adlib Internet Server voor de online ontsluiting van de online catalogus. Representaties: Beelden worden op een beeldenserver bewaard en in de collectiedossiers. Voor audiovisueel materiaal is er een aparte server. Administratieve data: De standplaatsregistratie gebeurt deels in Adlib, maar voornamelijk in een apart systeem dat beheerd wordt door Katoennatie, omdat een groot deel van de werken in een extern depot staan van Katoennatie. Het museum ontvangt op regelmatige tijdstippen een depotlijst met alle standplaatsen. De ensembledatabank wordt extern gehost door Amazon. Bibliotheek: De gegevens over de bibliotheekcollectie worden gedocumenteerd in Adlib Bibliotheek. M HKA beschikt over Adlib Internet Server voor de online ontsluiting van de online catalogus. Documentatie: De collectie documentatiemappen is niet gedigitaliseerd, maar wel publiek toegankelijk via de bibliotheek. Daarnaast bewaart het M HKA ook het ICC-archief, op de zelfde manier geordend als onze documentatiemappen (op kunstenaar). In totaal beslaat het ICC-archief een 140 lopende meter. Collectiemedewerkers: De taak van registrator is niet bij één bepaald persoon ondergebracht. Het werkproces binnen het museum is volledig gericht op het maken van tentoonstellingen waarbij men
steeds in wisselende teams aan een project werkt. Daarbij is steeds iemand anders verantwoordelijk voor de registratie, standplaatsbeheer en bruikleen..
1.4 Middelheimmuseum Collectiedata: De gegevens over de collectieregistratie worden gedocumenteerd in Adlib. Het Adlibsysteem wordt gehost door de stad Antwerpen. Representaties: Het Picturae-systeem wordt extern gehost door Picturae. Het systeem is niet gekoppeld aan het Adlibsysteem. Momenteel wordt een bestek voorbereid voor de aanbesteding van een nieuwe beeldbanksysteem. Deze beeldbank moet toelaten om beelden ook via een API toegankelijk te maken. Kopieën van de moederbestanden worden bewaard op externe harde schijven. De provincie heeft een serverlocatie voor beeldmateriaal (//antwerpen.local/depot). Adminstratieve data: De ICT-infrastructuur wordt beheerd door de stad Antwerpen. De administratieve data wordt centraal beheerd op een centrale netwerklocatie voor het museum. Bibliotheek: De bibliotheekdata zit in Adlib Bibliotheek maar wordt in de loop van 2013 gemigreerd naar Brocade. Documentatie: De documentatie over kunstenaars en kunstwerken wordt bewaard in analoge dossiers. Collectiemedewerkers: In het Middelheimmuseum zijn twee personen (1,5 VTE) verantwoordelijk voor collectiebeheer. Slechts één van hen kan met Adlib werken.
Bijlage 2: Collectieregistratie 2.1 Mu.ZEE Collectie: De collectie van Mu.ZEE bestaat uit drie delen: de collectie van de stad Oostende en de collectie van het PMMK, beiden in 2002 samengebracht in Mu.ZEE, en de werken die Mu.ZEE sinds 2002 verwierf. De collectiedata van Mu.ZEE telt ongeveer 6.000 records. De collectie groeit jaarlijks met 50 tot 60 werken. Basiseenheid: Mu.ZEE registreert ‘werken’. Dat zijn afzonderlijke objecten of groepen objecten die een installatie vormen. Mu.ZEE heeft tot nog toe geen zuiver conceptuele werken zoals bijvoorbeeld ideeën verworven. In principe krijgt elk werk dat wordt aangekocht een inventarisnummer. Een werk wordt geregistreerd als geheel en, indien noodzakelijk voor behoud en beheer, krijgt elk onderdeel van het werk een subrecord met een volgletter. Breedte: De volledige collectie is geregistreerd. De data over de collectie van de stad Oostende wordt momenteel nog ingevoerd in het collectiebeheersysteem. Mu.ZEE heeft de laatste jaren hard gewerkt om de collectiedata in orde te brengen, maar er zijn nog altijd dingen die ze niet online willen publiceren, omwille van data die in verkeerde velden zit. De koppeling tussen records in Adlib en collectiestukken is ook niet 100% gewaarborgd. Dus Mu.ZEE kan niet garanderen dat de beschrijving van een werk in de collectiedata correct gekoppeld is aan een werk in de collectie. De collectiedata sinds 2002 beantwoordt aan de eigen kwaliteitseisen, dus geeft Mu.ZEE die vrij. Mu.ZEE zal op projectbasis ook de oudere collectiedata evalueren en online zetten. Diepte: De kwaliteit van de collectiedata verschilt voor elk van de drie deelcollecties. De collectie van de stad Oostende was voor 2002 volledig en uitgebreid geregistreerd op papier. De collectie van het PMMK was voor 2002 vrijwel volledig geregistreerd in Adlib. De registratie van het PMMK is conform de basisregistratie, maar de kwaliteit is minder dan die van de stad Oostende. Deze gegevens worden momenteel systematisch bijgewerkt. De registratie sinds 2002 is volledig en telt ongeveer 300 records. Deze registratie is conform de basisregistratie, aangevuld met gegevens over tentoonstellingen en bibliografie. Voor het DCA-project (2011-2013) werd deze data grondig inhoudelijk gecontroleerd, in het bijzonder de gegevens over auteursrechten, en vervolgens klaargemaakt voor online publicatie. Normalisering: De collectieregistratie gebruikt men de basisregistratie als norm. Het MovE-invulboek werd gebruikt als norm om de eigen beschrijvingsregels uit te werken. De AAT-NED wordt gebruikt als standaard terminologie.
2.2 S.M.A.K. Collectie: De collectie bestaat uit werken van het S.M.A.K. en uit werken in langdurige bruikleen van de Vlaamse Gemeenschap (310), privé-verzamelaars (366) en de Vrienden (88). De collectie van het S.M.A.K. zelf behelst zo'n 2.000 werken (momenteel zijn 1.652 werken in Adlib opgenomen, maar registratie is nog gaande). Vorig jaar verwierf S.M.A.K. een 20-tal werken. Basiseenheid: Ieder kunstwerk heeft zijn eigen record in Adlib. Kunstenaarsarchieven worden momenteel ook in Adlib geregistreerd (bv. Broodthaers-archief: 1 record per categorie). In de toekomst zal bekeken worden of registratie van kunstenaarsarchieven via Adlib opportuun blijft of er moet uitgekeken worden naar een ander systeem. Breedte: De collectie is nog niet volledig beschreven. S.M.A.K. is bezig aan een grote inhaalbeweging, maar men heeft nog niet alles wat zich in de depots bevindt minimaal beschreven. Het is moeilijk om een cijfer te plakken op het aantal werken dat nog geregistreerd moet worden. Diepte: De prioriteit ligt voor het ogenblik op de basisregistratie van de hele collectie. Voorts is collectieregistratie vooral een kwestie van aanvullingen maken bij de basisregistratie.
Collectiedossiers worden digitaal (mappenstructuur op server) en analoog (vaak vereist door werkproces) bijgehouden. In Adlib staan verwijzingen naar o.a. conditierapporten, archiefstukken en kunstenaarsdozen. Wezenlijke gebeurtenissen met betrekking tot kunstwerken worden in Adlib gedocumenteerd. Normalisering: De thesauri van Adlib Museum en Adlib Bibliotheek zijn op elkaar afgestemd. Aanpassingen gebeuren in overleg. S.M.A.K. gebruikt ook RKDartists&, maar in regel consulteren registrators verschillende bronnen. Ook het invulboek van MovE wordt gevolgd.
2.3 M HKA Collectie: M HKA beheert een collectie hedendaagse kunst van ongeveer 4.387 werken, alle deelcollecties inbegrepen . De collectie bevat voornamelijk schilderijen, audiovisuele werken, installatie en kunstboeken. De jaarlijkse aangroei is hoogst variabel. Basiseenheid: De basiseenheid van de collectieregistratie is het ‘werk’. Dat kan over een traditioneel object gaan zoals een schilderij of sculptuur, maar ook over een verzameling van 1.000 polaroids of een installatie met 50 tekeningen en een video. M HKA beschrijven ook grotere gehelen zoals het archief van het ICC en het atelier van Panamarenko. Alle ‘werken’ krijgen één record en één identificatienummer in het collectiebeheersysteem. M HKA plant de opmaak van een archiefplant voor het beheer van de grotere gehelen in haar collectie. Breedte: Alle ‘werken’ zijn beschreven. Binnen een aantal grote werken en archieven zijn er lacunes. Lacunes zijn er vooral in oudere ‘werken’ waarvan de rechten niet zijn geklaard. Het ICC-archief bijvoorbeeld bestaat uit een 1000-tal U-matic banden waarvan er slechts een 400-tal geregistreerd zijn. Diepte: De collectieregistratie omvat de velden van de basisregistratie en wordt aangevuld met gegevens over behoud en beheer van de werken en gegevens over interne en externe tentoonstellingen en bruiklenen. Normalisering: M HKA maakt in haar collectieregistratie gebruik van de basisregistratie. Verder worden geen specifieke standaard beschrijvingsregels of –terminologieën gebruikt.
2.4 Middelheimmuseum Collectie: Middelheimmuseum beheert een collectie van 1.257 werken. De collectie omvat voornamelijk beelden, maar het museum beheert ook een collectie tekeningen van kunstenaars die een beeld in de collectie hebben. Die tekeningen hebben niet noodzakelijk een directe link met de beelden in de collectie. 210 werken staan in het beeldenpark. De anderen staan in het depot. Basiseenheid: De collectiedata beschrijft beeldhouwwerk, installaties en tekeningen. Breedte: Op een aantal tekeningen na zijn alle werken beschreven. Diepte: De collectieregistratie omvat basisregistratie, aangevuld met gegevens over tentoonstellingen en bruiklenen. De informatie over tentoonstellingen wordt retroactief aangevuld en is dus niet actueel. Ook de gegevens over bruiklenen is onvolledig. Voor recente aanwinsten wordt ook de motivering bij de verwerving opgenomen. Vroeger was er ook tijd voor bruikleen en tentoonstellingen. Niet iedereen voert tentoonstellingen in. De collectiedata is momenteel enkel in het Nederlands, maar het Middelheimmuseum wil evolueren in de toekomst naar meertalige beschrijvingen. Normalisering: Voor de invoer in Adlib zijn invoerinstructies afgesproken op stedelijk niveau. Het Middelheimmuseum gebruikt de basisregistratie.
Bijlage 3: Kennisbeheer 3.1 Mu.ZEE Collectiedossiers: Binnen Mu.ZEE worden verschillende soorten dossiers gearchiveerd: aankoopdossiers, beheerstechnische dossiers en inhoudelijke dossiers in de bibliotheek. De dossiers zijn geordend op kunstenaar en op kunstwerk. Mu.ZEE onderzoekt hoe ze dit kan centraliseren. Administratieve documenten worden doorgaans analoog bewaard. Digitale documenten worden in een digitaal dossier bewaard, maar als het om een belangrijk document gaat wordt het steeds uitgeprint en in het analoge dossier gestopt. Belangrijke documenten worden ook gekopieerd en in de andere dossiers gestopt. E-mails worden gearchiveerd door de provincie, maar zijn moeilijk doorzoekbaar. Belangrijke e-mails worden geprint en in het analoge dossier gestopt. Veel documenten worden dus analoog en digitaal bewaard, maar belangrijke documenten zijn steeds analoog beschikbaar. De uitzondering zijn grafische en beeldmateriaal uit conservering en restauratie. Beeldmateriaal is vrijwel volledig digitaal. Maar om de stap naar volledig digitaal documentenbeheer te zetten, beschikt Mu.ZEE voor het ogenblik niet over de noodzakelijke infrastructuur. Standplaats: Standplaatsregistratie gebeurt nog maar sinds 2003. Mu.ZEE verbouwt binnenkort zijn depot waardoor de collectiestukken voor het ogenblik naar een ander depot zijn verplaatst. Door tijdsgebrek is dat niet ideaal verlopen en de huidige standplaatsregistratie is niet in orde. De standplaatsen van het tijdelijk depot zitten niet in het collectiebeheersysteem. Mu.ZEE hoopt bij de verhuis naar het verbouwde depot alle standplaatsen terug op orde te krijgen. Mu.ZEE heeft vorig jaar een standplaatsregistratiesysteem gekocht met 2 draagbare barcode scanners en de Adlib verhuismodule. Ze hopen dat in gebruik te nemen bij de verhuis naar het vernieuwde depot en dan alle werken te voorzien van een barcode. Heel het project om de standplaatsen in het tijdelijk depot te registreren, barcodes toe te kennen en deze gegevens vast te leggen in Adlib gebeurt in 2013. Bruikleen: Mu.ZEE heeft een tijd getracht de Adlib-bruikleenmodule te gebruiken, maar die bleek te complex en bepaalde mensen in het proces maakten geen gebruik van Adlib. Dat genereerde uiteindelijk alleen maar extra werk voor de collectieverantwoordelijke om die informatie allemaal in te voeren. De contractuele afhandeling wordt de facto apart gearchiveerd van de praktische afhandeling. Veel van die documenten zijn analoog. Voor de praktische afhandeling gebruikt Mu.ZEE een Excel-lijst waarin de status van het dossier wordt bijgehouden. Die lijst wordt gedeeld. Tentoonstellingen: De bibliotheek documenteert de tentoonstellingen op de website en in een lijst. Bibliotheek: De bibliotheek is voor publiek toegankelijk en bevat monografieën, tentoonstellingscatalogi, naslagwerken, theoretische boeken over (inter)nationale beeldende kunst vanaf 1830 en een tijdschriftencollectie met 150 lopende titels. Documentatie: Mu.ZEE bewaard documentatie op 2 verschillende locaties. De afdeling Behoud en Beheer beheert documentatiemappen op kunstenaar die niet toegankelijk zijn voor het publiek. De bibliotheek beheert een aparte reeks documentatiemappen op kunstenaar die op aanvraag toegankelijk zijn voor publiek. Authorities: Specifieke biografische documentatie is vooral beschikbaar voor de collectie van de stad Oostende. Maar het gaat dan vaak over teksten die overgenomen zijn uit publicaties. Vaak is de herkomst van de teksten niet duidelijk.
3.2 S.M.A.K. Collectiedossiers: Collectiedossiers worden zowel analoog als digitaal (mappenstructuur op de server) bijgehouden. In Adlib zijn verwijzingen naar documenten uit deze dossiers opgenomen. Dit zijn echter geen URL's, omdat de mappen soms van plaats veranderen. Het collectiedossier bevat documenten over de levensloop van het object, zoals restauratiedossiers en aanwinstdocumenten. Digitale documenten worden vaak ook analoog bewaard, omdat het werkproces dit vereist (bv. om documenten mee te nemen op zaal, als koerier, enz.). Standplaats: Standplaatsbeheer gebeurt in Adlib. Ook de historiek van standplaatsen wordt per werk bijgehouden. In Adlib worden de tabbladen Standplaats op een consequente wijze aangevuld. Bruikleen: De administratie van de bruiklenen gebeurt analoog en digitaal. De digitale documenten worden in een mappenstructuur op de server bewaard. Analoge brieven, contracten, enz. worden in mappen bewaard. Een overzicht van de bruiklenen wordt bijgehouden in een Excelbestand. Tentoonstellingen: Gegevens over tentoonstellingen waar werken uit de collectie getoond werden, worden gedocumenteerd in de collectiedata (o.a. via link naar catalogi). In Adlib worden de tabbladen Tentoonstellingen op een consequente wijze aangevuld. Bibliotheek: De bibliotheek valt onder de collectiewerking en publicaties worden ook beschreven in Adlib Bibliotheek. De collectiedata bevat bibliografische verwijzingen naar de bibliotheekcollectie. Via tabblad Documentatie wordt eventueel een link naar de bijhorende catalogi gelegd. S.M.A.K. neemt deel aan een project om alle hedendaagse kunstboeken in één Gentse kunstbibliotheek te verzamelen. Dat is een project in samenwerking met het KASK. De bibliotheekcollectie zal op termijn verhuizen naar een nieuw gebouw op de Bijlokesite. De bibliotheekdata komt in het Aleph-systeem i.s.m. KASK. Maar S.M.A.K. onderzoekt nog hoe de link met het kunstwerk bewaard kan worden. Documentatie: De afdeling publiekswerking schrijft zaalteksten bij collectiepresentaties in het museum. Deze worden op termijn opgenomen in Adlib. Authorities: Biografische gegevens over kunstenaars worden gedocumenteerd bij de collectiedata in een aparte authority. Deze data bevat ook verwijzingen naar de bibliotheekcollectie.
3.3 M HKA Collectiedossiers: Documenten worden digitaal gemaakt, maar worden steeds afgedrukt en verstuurd. De werkprocessen zijn analoog en dus worden documenten als licenties, contracten en formulieren analoog bewaard. In de praktijk zitten documenten vaak verspreid tussen de collectiedossiers, directiesecretaresse en de zakelijk directeur. De communicatie verloopt via e-mail. Standplaats: Het standplaatsbeheer is uitbesteed aan Katoennatie. De groot deel van de collectie bevindt zich in een extern depot dat beheerd wordt met de depotbeheersoftware van Katoennatie. M HKA krijgt regelmatig depotlijsten, waardoor het weet waar de objecten zich precies bevinden. Bruikleen: De bruikleenprocedures verlopen via e-mail. Bruikleengegevens worden bewaard in de collectiedata. Tentoonstelling: Gegevens over tentoonstellingen worden zowel in de collectiedata als in de ensembledatabank gedocumenteerd. Bibliotheek: De bibliotheek van M HKA bevat publicaties over kunst, media en film. De bibliotheekcatalogus telt een 40.000-tal boeken, ca. 2.200 tijdschriftentitels en ca. 10.000 audiovisuele documenten.
Documentatie: M HKA beschikt over een ruim aanbod aan documentatiemappen. Ze zijn niet gedigitaliseerd maar wel publiek toegankelijk via de bibliotheek (en er wordt wel uit geput en ad-hoc gedigitaliseerd bij het uitbouwen van ensembles binnen M HKA ensembles). In totaal ca. 150 lopende meter en geordend op kunstenaar. De mappen bevatten alles wat binnenkomt rond de betreffende kunstenaar: uitnodigingen, persberichten, briefwisseling, residu van afgelopen tentoonstellingen, … Daarnaast is er ook een aanbod aan thematische mappen (kunstinstellingen, veilingen, kunstmarkt, …). Tenslotte herbergt het M HKA ook het ICC-archief, op de zelfde manier geordend als onze documentatiemappen (op kunstenaar). In totaal beslaat het ICC-archief een 140 lopende meter. Authorities: M HKA documenteert contextuele data over haar collectie in de Ensemblebank. Een ‘ensemble’ is een canonieke groep werken die een biografische, thematische of geografische samenhang vertonen. Elk type ‘samenhang’ -logisch, esthetisch, stilistisch, etc. – komt in aanmerking om gedocumenteerd te worden binnen een ensemble. Het ensemble representeert op die manier een bepaalde ‘kunsthypothese’. De Ensemblebank is ontstaan als antwoord op een lacune binnen het bestaande paradigma van de collectieregistratiesystemen. Binnen bepaalde kunststromingen is de kunsthypothese belangrijker dan het object zelf en de Ensemblebank laat toe om haar zichtbaar te maken en te delen met het publiek. De Ensemblebank is geen vervanging van het collectiebeheersysteem, maar veeleer een complementair ecosysteem. Adlib Museum is een tool die de interne werking van het museum digitaal ondersteunt, met name op het vlak van behoud en beheer. De Ensemblebank streeft naar een kwalitatieve verdieping van het onderzoek binnen het museum. In de Ensemblebank brengt het M HKA een beperkt aantal ensembles samen waarrond het in de diepte gaat werken. Dat kan binnen een tentoonstellingscontext zijn, dat kan een kunstenaar zijn, een thema, of zelfs 1 werk. Het experiment bestaat er in dat het museum collectief en binnen een organisch proces alle betekenissen binnen dit ensemble documenteert, onder de vorm van digitale documenten, getuigenissen, interviews, tot en met kleine annotaties. Daarmee wordt de interne dialoog over het ensemble gestimuleerd, maar ook mensen van buiten de instelling kunnen bijdragen. De Ensemblebank bevat gegevens over werken in de collectie van het M HKA, maar evenzeer gegevens over werken buiten de collectie. De Ensembledatabank speelt o.a. een belangrijke rol als digitaal platform voor de voorbereiding van nieuwe tentoonstellingen. Curatoren en medewerkers beginnen het ensemble te beschrijven en werken te detecteren. Van daaruit groeit het idee voor de tentoonstelling en uiteindelijk wordt een selectie van werken uit het ensemble ontsloten in de tentoonstelling. Voor elk ensemble wordt een nieuwe applicatie ontwikkelt die de ensembledatabank toegankelijk maakt voor de bezoeker van de tentoonstelling. In deze context wordt de Ensembledatabank ook gebruikt om de intern gegenereerde kennis tijdens de ontwikkeling van een tentoonstelling op een gestructureerde manier vast te leggen. M HKA werkt elk jaar rond een paar ensembles en diept deze werken inhoudelijk uit. De Ensembledatabank is een aanvulling op de traditionele collectieregistratie, die sterk focust op behoud en beheer, maar voor publiekswerking vaak tekort schiet. De ensembledatabank bevat voor het ogenblik gegevens over 6.000 objecten van 2.000 kunstenaars. Eigenlijk is de Ensembledatabank daarmee zijn initiële doel voorbij geschoten, namelijk een beperkt aantal objecten en kunstenaars in de diepte uit te werken. Het probleem is dat in een aantal gevallen de dat in de Ensembledatabank op op een soort basisregistratie begint te lijken. Naast contextuele data, zoals gegevens over de kunstenaar en trefwoorden, bevat de Ensembledatabank ook teksten, foto’s en “alles wat medewerkers kunnen vinden” over de werken in het ensemble. Dat zijn voornamelijk documenten van buiten het museum, maar medewerkers en curatoren creëren ook zelf informatie in de databank. Bezoekers van de tentoonstelling kunnen werken ook taggen met behulp van tagclouds die curatoren samenstellen. In de praktijk is er echter wel veel duplicatie van collectiedata in de Ensembledatabank.
Voor curators blijkt het vaak problematisch om in de Ensembledatabank te werken. Curatoren zijn klaar met een tentoonstelling en gaan dan meteen door met het volgende project zonder dat er tijd is om de kennis vast te leggen. De bedoeling van de Ensemblebank is om kennis vast te leggen tijdens het ontwikkelproces van de tentoonstelling. In de praktijk raakt maar een beperkt gedeelte van de kennis in het systeem. Curators zijn vooral bezig met praktische dingen en schrijven essays en een catalogus. Maar een essay op het eind van een ‘curateel’ proces is een heel beperkte neerslag. Er gebeurt zoveel interessants errond, maar die kennis ontsnapt. De Ensembledatabank is er nog niet in geslaagd om die logica uit elkaar te laten spatten en op een andere manier tentoonstellingen te produceren.
3.4 Middelheimmuseum Collectiedossiers: Elk werk heeft een collectiedossier met aankoopgegevens, bruikleengegevens en restauratiedossiers. Dit dossier bevat het ‘verhaal’ van het kunstwerk. Deze dossiers worden de laatste jaren steeds meer digitaal en worden centraal beheerd in mappen op een netwerklocatie. Maar we zijn nog bezig met die gegevens verder te centraliseren. Veel werken worden specifiek voor het Middelheimmuseum gecreëerd. Van deze werken hebben ze vaak ook een uitgebreid archief met documenten die te maken hebben met de realisatie van dat werk. Standplaats: Standplaatsen worden gedocumenteerd in Adlib. Bruikleen: Bruikleengegevens worden retroactief gedocumenteerd in Adlib. Het Middelheimmuseum heeft jaarlijks tussen de 5 en 10 uitgaande bruiklenen. Tentoonstellingen: De informatie over tentoonstellingen wordt zowel analoog als digitaal bewaard. Deze dossiers bevatten vaak ontwerpen van werken die voor een tentoonstelling gemaakt werden, maar ook al het mailverkeer. Dossiers over tentoonstelling sluiten vaak ook nauw aan bij collectiedossiers. Het gebeurt vaak dat het Middelheimmuseum een tentoonstelling organiseert en nog niet bezig is met de aankoop van een werk. Meestal wordt tijdens de tentoonstelling beslist of een werk ook wordt aangekocht. Op dat moment komt het dossier bij collectiebeheer terecht. Maar in de praktijk zitten documenten over een collectiestuk dan versnipperd zitten over het tentoonstellings- en collectiedossier. Bibliotheek: De bibliotheek heeft 60.000 items plus de mappen uit het documentatiecentrum. De bibliotheekdata zit voor het ogenblik in Adlib bibliotheek, van waaruit er een link gelegd kan worden met de collectiedata. In 2013 stapt het Middelheimmuseum over naar gaat naar Brocade. De link met de collectiedata wordt dan gelegd met behulp van een persistente URI. Documentatie: Het documentatiecentrum omvat mappen met informatie per kunstenaar. De inhoud van die documentatiemappen is niet beschreven, maar er zitten wel verwijzingen naar de documentatiemappen in de collectiedata. Er is ook een (analoog) fotoarchief, maar Middelheimmuseum onderzoekt nog hoe dat in de toekomst beheerd moet worden. Authorities: /
Bijlage 4: Digitalisering 4.1 Mu.ZEE Omvang: Ongeveer 70% van de collectiestukken heeft een digitale representatie. Van alle werken voor 2002 is een foto beschikbaar. De werken die werden verworven na 2002 werden gedigitaliseerd binnen het DCA project. Maker: Mu.ZEE werkt samen met externe fotografen; ook met LUKAS. Ook foto’s van medewerkers worden bewaard Kwaliteitseisen: Mu.ZEE heeft geen vaste richtlijnen voor het maken van foto’s. Beheer: In 2002 is de hele collectie gefotografeerd en ontwikkeld op diafilm (Ekta). De positieven zijn allemaal gedigitaliseerd en in TIFF-bestanden gecodeerd en op CD-ROM gezet. Die TIFF-bestanden zijn allemaal gekopieerd een omgezet naar JPEG-bestanden om ze te koppelen aan de Adlibdatabank. De CD-ROM’s zijn intussen allemaal corrupt en de TIFF-bestanden zijn niet meer toegankelijk. De CD’s worden wel nog bewaard. De JPEGs zijn ongeveer 100Kb, meestal minder. De wijze van compressie is gedocumenteerd. Het beeldmateriaal zou geïnventariseerd moeten worden én gedigitaliseerd, maar wegens andere prioriteiten zijn hierrond geen concrete plannen. Doorzoekbaarheid: Om beelden te vinden moeten collectiemedewerkers op verschillende plaatsen zoeken: Adlib Museum, de kast met opnames op diafilm, de kast met Z/W-foto’s en de mappen met digitale foto’s op de server. Alle locaties zijn doorzoekbaar op kunstwerk. Identificatie: / Audiovisueel: Voor 2002 bevatte de collectie van Mu.ZEE maar één audiovisueel werk. Dat werk werd gedigitaliseerd van U-matic naar Digital Betacam in een project van de Vlaamse Gemeenschap, geïnitieerd door SMAK. Sinds 2007 zijn er 15 tot 20 audiovisuele werken aangekocht, maar allemaal digitaal. Een deel wordt bewaard op magneetband.
4.2 S.M.A.K. Omvang: De systematische digitalisering van de collectie staat op het programma na de verwerking van de born-digital afbeeldingen (tenzij een samenwerking met een vrijwilliger dit kan vervroegen). Een aanzienlijk aantal analoge foto's werd in het verleden ad hoc door de museumfotograaf gedigitaliseerd. Niet alle werken hebben een afbeelding in Adlib. Naast foto's geschikt voor publicatie (genomen door de museumfotograaf) zijn er ook zelf (door het team collectie) genomen werkfoto's. Maker: Voor het maken van foto’s heeft S.M.A.K. een eigen fotograaf. Team collectie neemt in het kader van de werking (bv. restauratie) ook zelf foto's. Kwaliteitseisen: De kwaliteitseisen voor digitale beelden worden bepaald door de professionele fotograaf in huis. Zij volstaan voor publicatie, ook op groot formaat. Beheer: Digitale representaties van werken zitten voor het ogenblik verspreid op verschillende harde schijven en werkstations en op een 400-tal cd’s. S.M.A.K. wil die afbeeldingen eerst in een efficiënte mappenstructuur samenbrengen en een selectie maken met de huisfotograaf. Oude scans van mindere kwaliteit zal S.MA.K. dan weggooien. Klasseren en selecteren van de afbeeldingen zal wel nog de nodige tijd vragen. Nadien volgt het uploaden en beschrijven in de beeldbank. Wat in 2012 voor TRACK is gefotografeerd staat al op de beeldbank als test. Doorzoekbaarheid: De digitale beelden zijn doorzoekbaar via de mappenstructuur op server. Beelden zijn geklasseerd op kunstenaars (alfabetisch) en chronologisch voor
tentoonstellingen/events. Identificatie: Momenteel hebben registrator en fotograaf elk een eigen systeem voor het identificeren van foto’s. Wanneer in de toekomst met de beeldbank wordt gewerkt, is dit niet langer relevant. Audiovisueel: De video- en audiowerken wil S.M.A.K. allemaal digitaliseren en opslaan in de beeldbank. S.M.A.K. zal eveneens deelnemen aan de digitaliseringsprojecten van VIAA.
4.3 M HKA Omvang: Het M HKA digitaliseert werken enkel in functie van een tentoonstelling. Elke tentoonstelling wordt gefotografeerd. Er zijn ook nog analoge representaties uit de jaren ’80 en ’90. Maar er wordt niet systematisch gedigitaliseerd vanuit het oogpunt van collectiebeheer. De digitalisering gebeurt in functie van de wijze waarop M HKA het werk wil tonen. Ook analoge foto’s worden gearchiveerd door de collectie. Maker: Bij het maken van een tentoonstelling neemt M HKA vaak contact op met de kunstenaar om digitale representaties te maken. Voor de foto’s van de tentoonstelling zelf huurt de curator vaak een fotograaf in. Kwaliteitseisen: De kwaliteitseisen bij digitalisering hangen af van het werk dat gedigitaliseerd wordt en de doeleinden. M HKA hanteert geen vaste richtlijnen rond bijvoorbeeld cadrage. De norm voor digitale bestanden is TIFF 300 dpi op A4-grootte of groter. Beheer: Digitale representaties worden op verschillende plaatsen bewaard. Er worden beelden bewaard in het collectiedossier. Die dossiers vormen een mappenstructuur die geordend is volgens verwervingsdossier van het werk. Daarnaast staat er ook een kopie op een beeldenserver, die geordend is volgens tentoonstelling en kunstenaar. Een werk dat in twee tentoonstellingen is getoond heeft op de beeldenserver dus twee beelden. De beelden zijn niet gekoppeld aan de beschrijving van het werk in Adlib. Er worden ook nog veel kopieën bewaard op werkstations. Doorzoekbaarheid: De metadata over de beelden zit in de bestandsnaam en in de header van het bestand. Dat zorgt in de praktijk voor problemen om de digitale collectie te doorzoeken. Identificatie: De bestandsnaam bestaat uit drie elementen: naam, titel en datum van het werk. Audiovisueel: Audiovisuele werken maken ongeveer 10% van de collectie uit. Dat bevat heel uiteenlopen materiaal. Ongeveer 90% daarvan is gedigitaliseerd en wordt bewaard op een server.
4.4 Middelheimmuseum Omvang: De meeste werken hebben een foto, maar de collectie is niet volledig gedigitaliseerd. De werken die nog niet uit het depot zijn geweest zijn nog niet gefotografeerd. Het Middelheimmuseum maakt van de beelden in het beeldenpark ook verschillende opnames, bijvoorbeeld in verschillende seizoenen. Ze hebben dus verschillende referentiebeelden van één werk. Daarnaast worden ook de tentoonstellingen gefotografeerd en maken collectiemedewerkers ook foto’s om het beheer te documenteren, bijvoorbeeld wanneer beelden verplaatst of gereinigd worden. Maker: De beelden worden gefotografeerd door de stadsfotografen van de sectie collectiebeleid. De foto’s vanuit behoud en beheer maken we zelf. Aan het eind van een tentoonstelling vragen curatoren ook een fotograaf om alle werken te fotograferen. Kwaliteitseisen: / Beheer: De beelden worden beheerd in een beeldbank van Picturae. De procedure voor het opladen en downloaden is log. Het periode van het maken van de foto tot de foto raadplegen in Picturae kan
tot een half jaar in beslag nemen. Daarnaast worden kopieën van de moederbestanden bewaard door de stadsfotografen zelf, door het museum op de server van de stad Antwerpen en op USB harde schijven. Er is echter geen overzicht van alle beelden en welke beelden zich waar bevinden. Het museum heeft nog geen integrale visie op beeldenbeheer, maar intern is het overleg daarover gaande. De vraag is wie dit moet doen en wie de taak opneemt om beelden te selecteren voor gebruik in de publiekswerking. De referentiebeelden zijn afgeleide bestanden van de fotografen. Doorzoekbaarheid: De beelden zijn moeilijk te raadplegen door de collectiemedewerkers. Elk stedelijk museum heeft maar één toegangscode. Links tussen de beeldbank en de website zijn ook niet evident.
Bijlage 5: Preservering 5.1 Mu.ZEE Mu.ZEE heeft voor het ogenblik geen concreet beleid met betrekking tot de preservering van zijn digitale collecties.
5.2 S.M.A.K. De beelden die opgeslagen worden in de stedelijke beeldbank, zullen op termijn bewaard worden in het e-depot van de stad Gent. Hiervoor is momenteel overleg gaande in het kader van het DIAproject van de stad Gent. Waar de IT-partner momenteel aan denkt i.v.m. preservering op lange termijn, is de regelmatige controle van de leesbaarheid van de formaten.
5.3 M HKA M HKA verzorgt een degelijke en risico-vrije digitale opslag, met redundantie en een goed back-up plan. Met betrekking tot een specifiek e-depot kijkt S.M.A.K. uit naar de voorstellen van VIAA.
5.4 Middelheimmuseum In het nieuwe DAM wordt een koppeling voorzien met het e-depot van het Felixarchief.
Bijlage 6: Rechtenbeheer 6.1 Mu.ZEE Werken: / Collectiedata: / Representaties: /
6.2 S.M.A.K. Werken: S.M.A.K. ontwikkelde recent een beleid voor het klaren van rechten. Daarvoor werden nieuwe standaardcontracten gemaakt voor overeenkomsten met de kunstenaar of rechthebbenden. Maar er is nog heel wat werk voor de boeg vooraleer dit voor de hele collectie geregeld is. Collectiedata: / Representaties: Met de fotograaf in dienst van het museum werd jaren geleden al een contract afgesloten.
6.3 M HKA Werken: Rechten klaren is in de praktijk iets wat de instelling één op één met de kunstenaar regelt. Het is een utopie te denken dat je het klaren van rechten voor musea ‘en masse’ op Europees niveau kan regelen. Voor musea betekent het klaren van rechten ook een financiële kost omdat je iemand moet betalen om al het opzoekingswerk te doen. Voor alle aanwinsten van de Collectie Vlaamse Gemeenschap sinds 2002 zijn de rechten geregeld. Voor recente aanwinsten zijn ook de rechten voor ontsluiting van het werk via het web geregeld. Het echte probleem ligt bij het retroactief klaren van rechten. Met name voor de werken die al 15-20 jaar in de collectie zitten is het moeilijk om contact te leggen met de rechthebbenden. Met hedendaagse kunstenaars kan je veel sneller contact leggen. Collectiedata: M HKA heeft overeenkomsten met curators en medewerkers die data te creëren. Het contract met de curator geeft aan wat er met de tekst mag gebeuren. Representaties: De rechten van een externe fotograaf worden altijd geklaard (contractueel of per foto in bepaalde gevallen), net als die van de kunstenaar. Met interne fotografen worden de rechten automatisch overgedragen (via de arbeidsovereenkomst).
6.4 Middelheimmuseum Werken: Het Middelheimmuseum vraagt kunstenaars om de nodige rechten over te dragen om het beeld te fotograferen. Collectiedata: / Representaties: Het Middelheimmuseum vraagt fotografen om de rechten op foto’s over te dragen. Maar ze doen dat niet allemaal. Hergebruik van beelden is niet geregeld. Bijvoorbeeld voor merchandising moeten het museum steeds opnieuw een licentie vragen. De gegevens over de rechtenstatus zijn niet gedocumenteerd ine Adlib.
Bijlage 7: Online ontsluiting 7.1 Mu.ZEE Collectiewebsite: De collectiewebsite is eerst en vooral een communicatiemiddel om publiek naar het museum te trekken. Voor momenteel staat weinig informatie over de collectie online. De website toont een representatieve selectie van 20 werken. Binnenkort worden ook de 300 werken die voor DCA werden gedigitaliseerd op de website gepubliceerd. Aggregators: Deze 300 werken zijn binnenkort ook vindbaar op Europeana. Mu.ZEE onderzoekt of het deze werken ook op Erfgoedinzicht kan aanbieden. Mu.ZEE wil niet de volledige collectiedata op Erfgoedzicht publiceren. Alleen de basisinformatie met een link naar de website van het museum. In grote zoekmachines zoals Erfgoedinzicht en Europeana sta je tussen heel verschillende voorwerpen. Het is voor Mu.ZEE belangrijk om een werk te kunnen tonen in de beperktere context van de museumcollectie waarin het werk zich bevindt. Binnen deze context kan je een werk meer verdiepen door het te koppelen aan publicaties uit de bibliotheek en andere werken in de collectie. Open data: De meest volledige informatie moet altijd op de website van het museum te vinden zijn. Dat is belangrijk om de link tussen het werk en het museum zichtbaar te maken en bezoekers naar het museum te lokken. Anderzijds is het internet niet gemaakt om eindeloos door te klikken. Aanwezig zijn op het internet is alleen zinvol als je snel vindbaar bent. Dat is een argument om alle informatie te tonen. Je zoekt een werk op het internet niet om naar een museum te gaan, maar om snel gegevens te vinden over dat werk: De basis technische en identificatiegegevens, hoe het werk eruit ziet. Je zoekt ook werken in functie van een bepaald doel, bijvoorbeeld de voorbereiding van een reis. Dan wil je vooral weten hoe het werk precies heet, hoe je het herkent en wanneer de kerk of het museum open is, hoe je de weg vindt naar het museum. Maar data zomaar open vrijgeven, met alle fouten, kan je niet maken. Zowel de ethiek als je beroepseer zeggen dat je dat niet kan doen. Een museum heeft de verantwoordelijkheid om de collectie goed te registreren. Als je iets doet als museum moet je dat professioneel doen. Hoe professioneel is alles opengooien? Het museum zou foute informatie verspreiden, waardoor er klachten komen van gebruikers van de website en van kunstenaars. Je creëert een hetze. Als je er als museum mee wegraakt, heb je bovendien binnen je organisatie geen incentive meer om die informatie te verbeteren. Wat betreft het argument van openbaar bestuur. Het blijft de vraag of databanken opengooien de beste manier is om de publieke opinie zover te krijgen om meer geld vrij te maken om de kwaliteit van registratie te verbeteren. Anderzijds moet een museum niet wachten tot alle gegevens 100% correct zijn. Maar een museum heeft een verantwoordelijkheid om correcte data te publiceren. Dat vereist verificatie van gegevens voor je ze vrij geeft.
7.2 S.M.A.K. Collectiewebsite: Op de collectiewebsite staat een representatieve selectie van werken uit de collectie. Maar dat zijn statische webpagina’s en die worden niet geactualiseerd. S.M.A.K. plant in de nabije toekomst een nieuwe collectiewebsite. Aggregators: Een beperkte selectie van 145 werken (met of zonder afbeeldingen) is toegankelijk via MovE. Die selectie is beperkt omdat S.M.A.K. gegevens eerst wil controleren op juistheid vooraleer ze online gezet worden. De selectie werd ook gemaakt met het oog op publicatie op Europeana via MovE. Op Europeana werd enkel een selectie mét afbeeldingen (vereiste) geplaatst. Door het niet ondertekenen van de nieuwe DEA werd dit aangeleverde materiaal van de Europeana-website gehaald. Op dit ogenblik is een aantal werken uit de Collectie Vlaamse Gemeenschap in langdurige bruikleen aan S.M.A.K. vindbaar in Europeana. Zij werden door de Vlaamse Gemeenschap zelf aan Europeana aangeleverd. In de toekomst voorziet S.M.A.K. een nieuwe selectie voor Erfgoedinzicht en
Europeana. Open data: De juistheid van de gegevens die online worden gepubliceerd staat boven alles. De titel van een werk wordt gecontroleerd in catalogi of het wordt gevraagd aan de kunstenaar. S.M.A.K. wil van de restaurator eerst de bevestiging of de materialen juist zijn. Die controle gebeurt door de registrator en die beslist of de beschrijving online mag. Representaties: Toegang tot de Beeldbank gebeurt via een website en bestaat uit drie niveaus: het grote publiek (nog niet operationeel), de stadsmedewerkers, medewerkers van de eigen dienst. Op dit ogenblik zijn de beelden van S.M.A.K. op de beeldbank toegankelijk voor alle S.M.A.K.medewerkers. Andere medewerkers van de stad Gent kunnen niet zoeken op de beelden van S.M.A.K.. Beelden zijn beschikbaar in drie verschillende kwaliteitsniveaus: hoge resolutie (moederafbeelding), een middenformaat (schermvullend) en een thumbnail. Afhankelijk van het toegangsniveau kan je één of meerdere formaten downloaden. De beeldbank bepaalt persistente links voor alle beelden. Het is niet mogelijk om een bestand met een bepaalde URI te vervangen door een ander bestand.
7.3 M HKA Collectiewebsite: M HKA maakt de collectiedata en bibliotheekdata online beschikbaar via de collectiewebsite (http://84.199.97.245/AIS). De zoekingang heeft eenvoudige en complexe zoekingang, met terminologieën voor kunstenaar, objectnaam, materiaal en techniek. Aan de museumcatalogus zijn geen beelden gekoppeld. Een selectie beelden van werken uit de collectie wordt getoond op de collectiewebsite. De collectiewebsite bevat geen directe link naar de museumcatalogus, maar hij is vindbaar via de link naar de bibliotheekcatalogus. De ontsluiting via website was aanvankelijk gepland in drie talen. Maar in de praktijk bleek dit moeilijk haalbaar door het hoge tempo waarin tentoonstellingen worden afgewisseld. De huidige website is tweetalig Engels-Nederlands. De collectiedata is eentalig Nederlands. Aggregators: M HKA overweegt de mogelijkheden om de collectie doorzoekbaar te maken op Europeana, maar heeft bedenkingen bij de open licenties die vereist zijn voor de data en beelden, in het bijzonder het toelaten van commercieel hergebruik van de data. Open data: Toch zou M HKA meer en beter gebruik kunnen maken van het web. Eenmaal op het web worden data en beelden sowieso hergebruikt. Dus heeft het M HKA er baat bij om de publicatie van data en beelden zelf te doen. Daarbij wordt best zoveel mogelijk gebruik gemaakt van de bestaande kanalen, eerder dan zelf iets kleins te bouwen.
7.4 Middelheimmuseum Collectiewebsite: De stad Antwerpen heeft tegen 2014 ook plannen voor een nieuwe website. Die nieuwe collectiewebsites worden museum per museum geïmplementeerd en worden gebouwd met Drupal als CMS. De websites zullen functionaliteiten bevatten voor het maken van een online catalogus. De basisstructuur van de nieuwe websites is uitgetekend door Prophet. Voor elk museum wordt een apart bestek uitgeschreven voor de eigenlijke ontwikkeling. Het basisconcept vertrekt van een website die gevoed wordt door externe digitale objecten: de beelden uit het DAM, data uit Adlib en Brocade. Aggregators: / Open data: Er zijn op stedelijk niveau nog geen afspraken over welke informatie ontsloten wordt. Er is enkele jaren geleden wel al eens over gesproken. Zo is er bijvoorbeeld consensus over het feit dat de waarde en manier van verwerven niet gepubliceerd wordt.
De afdeling publiekswerking plant tegen eind 2014 een multimediagids rond 58 werken uit de collectie. Daarbij wil publiekswerking ook gebruik maken van materiaal over de acquisitie en de vervaardiging gebruiken uit het collectiedossier. Dat vraagt om de digitalisering van die collectiedossiers.
Bijlage 8: Sterkte Zwakte analyse
Bijlage 9: Draagvlak
