Bijlage. Ontwikkeling financiële situatie Jeugdbescherming Rotterdam Rijnmond 4-11-2015 Ter voorbereiding op het Algemeen Bestuur van 10 december 2015 ontvangt u deze notitie, die inzicht verschaft in de ontwikkeling van de financiële situatie van Stichting Jeugdbescherming Rotterdam Rijnmond (voormalig BJZ Stadsregio Rotterdam; in deze notitie overal JBRR genoemd). De notitie is als volgt opgebouwd: 1) Overzicht onderzoeken: benchmarks & kosten maatregelen a. Overhead b. Kosten maatregelen/tarieven c. Conclusies onderzoeken 2) Voorbereiding Jeugdwet: afspraken RTA & ombouwplan 3) 2015 ingang Jeugdwet: trends, ontwikkelingen & maatregelen 4) Doorkijk naar 2016 1) Overzicht onderzoeken Vanaf 2011 zijn JBRR en de andere Bureaus Jeugdzorg meermaals onderzocht in het kader van benchmarks en onderzoeken naar de kosten. a) Overhead Oktober 2011: Rapportage benchmark overhead door bureau Berenschot Conclusie: Voor alle BJZ’s lag het gemiddelde overheadpercentage op 15,8% van de formatie. In kosten gemeten was dit 21,2% van de omzet (of € 15.589 per fte van de gehele organisatie). JBRR in 2011: Voor JBRR lag het overheadpercentage ten opzichte van de formatie op 14,7%. In kosten eindigde JBRR bovenaan vanwege de hoge huisvestingslasten (€ 20.386 per fte van de totale organisatie). Het percentage van de omzet was toen 28,2%, waarvan 15% betrekking had op huisvesting. Dit grote verschil werd verklaard door het hoge aantal m2 per fte dat toen werd gehuurd. In 2009 en 2010 groeide de organisatie hard en werden extra meters gehuurd. In 2011 begon de productie terug te lopen maar liep de reductie van het aantal meters minder snel dan de reductie van personeel. JBRR in 2015: De huidige percentages van de overheadformatie en overheadkosten liggen als gevolg van de in het ombouwplan 2014-2017 opgenomen acties in 2015 op respectievelijk 16,4% en 19,9% (€ 15.592). De sterke daling van het percentage overheadkosten ligt enerzijds in de daling van de huisvestingslasten en anderzijds in de daling van het aantal teamleiders dat volgens de definitie van Berenschot meetelde in de overhead (zie verder onder 2). b) Tarieven December 2011: Rapport van de Algemene Rekenkamer naar de kosten van Jeugdbescherming en Jeugdreclassering Conclusie: De Algemene Rekenkamer heeft op verzoek van de Staatssecretaris van VenJ de tarieven voor JB/JR onderzocht in aansluiting op een eerder onderzoek uitgevoerd door Deloitte. De Rekenkamer heeft in haar onderzoek bevestigd dat de bureaus in 2009 en 2010 verliezen maakten op de justitiële maatregelen. De staatssecretaris kondigde aan de tarieven in enkele stappen te verhogen conform de aanbevelingen uit de Deloitte-rapportage. JBRR in 2011: JBRR behoorde tot een van de 11 (totaal 18) GI’s/BJZ’s met een negatief resultaat. De BJZ’s moesten van VenJ gaan werken met een uniforme administratie en kostenverdeelstaat, zodat kon worden bepaald waar de knelpunten lagen. Deze is voor het eerst in de jaarrekening 2012 door JBRR gebruikt. Oktober 2013: Kostprijsonderzoek tarief hulpmaatregel door EY EY deed een onderzoek naar de gerealiseerde kosten van de maatregelen van de bureaus jeugdzorg. Met behulp van alle kostenverdeelstaten 2012 heeft EY een analyse gemaakt van de kostprijscomponenten van de maatregelsoorten en daarbij de vergelijking gemaakt met de toen geldende tarieven en tariefopbouw. Dit onderzoek heeft geleid tot bijstelling van de tarieven, zoals ook gepubliceerd in de factsheet op www.voordejeugd.nl. Hieruit is gebleken dat in de afgelopen jaren de opslag op de personeelkosten is gedaald en de overhead meer in lijn is gekomen met het landelijke beeld.
1
c) Conclusies voor JBRR uit de onderzoeken JBRR kwam redelijk positief uit de vergelijkingen. Op drie onderwerpen bleek JBRR echter meer kosten te maken dan de overige BJZ’s, te weten: 1) Huisvestingskosten 2) Kosten voor teamleiders 3) Kosten voor gedragswetenschappers (incl. het KSCD) Al deze factoren zijn de afgelopen jaren aangepakt, mede als onderdeel van het ombouwplan 20142017. 2. Ombouwplan 2014-2017 In het ombouwplan heeft JBRR aangegeven hoe zij invulling wilde geven aan de afspraken die zijn gemaakt in het RTA. 1) Huisvestingskosten Maatregel: Afstoten huisvesting/vierkante meters Toelichting: Naast de personele frictiekosten had JBRR te maken met huurpanden waarvan de huurcontracten over de grens van 1 januari 2015 gingen. In het frictiekostenmodel dat de Stadsregio door KPMG had laten maken, was berekend dat BJZ nog € 1.177.920 aan kosten moest maken voor m2 die niet langer nodig waren gezien het kleinere benodigde aantal fte vanaf 1 januari 2015. Dit bedrag was daarom opgenomen als frictiekosten. Ongeveer gelijktijdig met het ombouwplan ontstond de mogelijkheid om de huur van de overtollige m2 af te kopen. Businesscase huisvesting: Eind 2013 deed zich de mogelijkheid voor om de overbodige gehuurde meters af te kopen. In goed overleg met de Raad van Toezicht, de accountant, de bank en de Stadsregio is toen een businesscase gemaakt om te onderzoeken wat dit zou opleveren. De businesscase liet over de resterende huurperiode tot en met 2019 een positief resultaat zien van ruim € 5 mln. Het besluit om de gehuurde meters eerder af te stoten, had als extra consequentie dat afschrijvingen ter hoogte van ongeveer € 1,4 mln. versneld genomen moesten worden Voor de teruggave van de meters moest een afkoopsom worden betaald van ongeveer € 1,2 mln. Beide posten moesten uit eigen middelen worden gedekt, maar vanaf 2015 zou al een klein voordeel ontstaan dat vanaf 2016 substantiële omvang zou krijgen. Door deze ingreep zou JBRR de huisvestingskosten per fte naar beneden kunnen brengen, waardoor de kostprijs per fte gelijk of lager kon worden. Deze posten waren in het ombouwplan grotendeels voorzien en hiervoor was in de afgelopen jaren een buffer opgebouwd.
2
Huidige situatie Jaarlasten huidig pand (huur) Vergoeding NGT Bijkomende kosten betreft service en energie wederopleveringsverplichting Uitgaande geldstroom
2013 1.904.323 71.416 310.680
2014 1.796.718 145.686 316.893
2015 1.832.652 37.148 329.877
2016 1.869.305 37.890 336.475
2017 1.906.691
2018 1.944.825
2019 1.983.722
343.204
350.069
357.070
Totaal 13.238.236 292.140 2.344.268
2.286.419
2.259.297
2.199.677
2.243.670
2.249.896
2.294.894
2.340.791
15.874.644
Afschrijvingen per jaar CP (regulier) Huisvestingslasten regulier
525.534 2.811.953
534.847 2.794.144
530.050 2.729.727
518.665 2.762.335
514.484 2.764.380
504.900 2.799.794
497.606 2.838.397
3.626.086 19.500.730
497.606
497.606
497.606
497.606
497.606
497.606
497.606
3.483.242
Huur bestaand (8.507 m2) 1.904.323 Afkoop huur (NGT) 71.416 Bijkomende kosten (18%) 310.680 Afkoopsom 11,5 maanden gratis verhuur (vanaf 1-11-2014) oude meters (4567 + 1404) Huur nieuw(2539 m2, incl. 20 parkeerplaatsen) Af: huurvrije som Bijkomende kosten (20%) Bijkomende kosten extra parkeerplaatsen (20)
1.497.265 145.686 264.078 195.131
0
0
945.408
91.300
547.800
558.756
569.931
581.330
592.956
18.260 6.667
109.560 40.000
111.751 40.800
113.986 41.616
116.266 42.448
118.591 43.297
Nieuwe situatie Afschrijvingen per jaar CP (regulier) verbouwingen
Verbouwing gebaseerd op: 9.574 m2 (B, 1,4,5,6,7) 4 en 5 nagenoeg niet verbouwd Afschrijving per verdieping 99521,2 Doorlopende afschrijving Reguliere dekking afschrijving Versnelde afschrijving Investering 1e verdieping € 150.000 geen opleveringsverplichting 1-11-2014 en 24-1-2020 Huurlasten andere locaties (4.500-2.539=ong. 2000)
3.401.588 217.102 574.758 1.140.539 2.942.073 0 588.415 214.828 0 0
315.320 210.214 780.188
320.908 213.939 611.396 7.143
318.030
28.571
28.571
28.571
28.571
28.571
0 2.180.028 424.152 1.391.585 150.000
33.333
200.000
204.000
208.080
212.242
216.486
1.074.141
311.199
308.690
302.940
302.940
Lasten 2013-2019
3.592.142
3.405.105
2.189.370
1.255.078
1.270.875
1.283.797
1.302.843
14.299.209
Verschil injaarlasten
-780.188
-610.961
540.358
1.507.257
1.493.505
1.515.997
1.535.555
5.201.521
De afkoopsom bleek in de afhandeling van het contract € 40.000 hoger uit te pakken dan hierboven is opgenomen. In totaal heeft JBRR door de transformatie en transitie de volgende frictiekosten zelf opgevangen:
2) Kosten voor teamleiders Maatregel: Terugbrengen aantal managers/transformatie door werken in gebiedsteams Toelichting: Medio 2014 heeft JBRR de omslag gemaakt naar het werken in gebieden. De ordening naar werksoort werd losgelaten en medewerkers werden allround (kunnen zowel JB- als JRmaatregelen uitvoeren). Tegelijkertijd werd het aantal medewerkers per gebied vergroot doordat het aantal managers is teruggebracht naar 14. Deze maatregel heeft ook invloed gehad op de kostprijs per medewerker. 3) Overige Maatregel: Personeel herplaatsen in de wijkteams Toelichting: Niets doen betekende dat JBRR een bedrag van € 2.480.121 aan personele frictiekosten zou moeten opvangen. Aangezien JBRR in 2011 en 2012 voorzieningen had getroffen ter hoogte van totaal € 974.473 zou JBRR deze verder moeten aanvullen met € 1.505.648. Iedere fte die herplaatst kon worden zou dit benodigde bedrag verlagen. Daarom is in overleg met de gemeenten in 2014 al gestart met het overhevelen van taken en mensen naar de lokale teams (bv wijkteams, CJG, sociaal team 0-100). Knelpunt: De inrichting van de teams vond geleidelijk plaats; desondanks had JBRR tijdelijk extra formatie maatschappelijk werkers (overloopformatie) nodig om de overgang van taken en mensen te kunnen opvangen en aan haar wettelijke taken te blijven voldoen.
3
Toelichting actie op knelpunt: JBRR heeft in haar ombouwplan een berekening gemaakt van de benodigde omvang van de “overloopformatie” die nodig was om haar wettelijke taken te kunnen blijven doen. Deze berekening kwam erop neer dat gedurende een jaar 44% van het aantal fte’s maatschappelijk werkers dat naar de gemeenten c.q. wijken ging moest worden vervangen (44% van 78,64 fte is 34,6 fte). Dit stond gelijk aan een bedrag van € 2.032.000 voor een jaar als JBRR alles in één keer voor een volledig jaar zou vervangen. Omdat niet alle wijkteams in één keer werden opgezet veronderstelde JBRR een gelijkmatige inrol (opvangen werkzaamheden JBRR) en uitrol (werken in gebiedsteams door JBRR). Dat betekent dat we uitgingen van 50% van 34,6 fte, oftewel 17,3 fte. Aan de kant van de medewerkers in de wijkteams was van belang dat zij aansluiting hielden met de gedragsdeskundigen van BJZ. Ook hadden medewerkers vanuit JB/JR die overgingen naar de wijkteams daar tijdelijk een buddy nodig om de nieuwe werkzaamheden te kunnen uitvoeren. Daar was bovendien daar nog extra tijd nodig voor scholing en intervisie. Totaal rekenden we hiervoor 15% opslag op het aantal fte’s. De vervangingspool moest daarom bestaan uit 20 fte. Het hiervoor benodigde budget was € 1.172.000. Per 1 januari 2015 zijn uiteindelijk 104 fte overgegaan naar wijkteams of het CJG. Het uiteindelijk bestede extra budget voor de opvang van zaken was € 1.098.252. Van de 104 fte was ongeveer de helft afkomstig uit de voormalige JB/JR-teams. Maatregel: behouden onderproductie tbv aansterken eigen vermogen en opvangen frictiekosten Toelichting: In de afgelopen twee jaren heeft JBRR met toestemming van de Stadsregio haar onderproductie mogen houden, zodat het eigen vermogen kon worden aangesterkt en frictiekosten zelf opgevangen konden worden. Onderstaand treft u het verloop van de belangrijkste balansposten aan evenals het resultaat in de jaren 2010-2014. In deze posten zijn de genoemde frictiekosten verwerkt. Ontwikkeling eigen vermogen, voorzieningen en resultaat 2010-2014 31-12-2014 31-12-2013 31-12-2012 PASSIVA € € €
Eigenvermogen Kapitaal
925.909
925.909
31-12-2011 €
31-12-2010 €
925.909
925.909
925.909
Egalisatiereserve Bestemmingsreserves
1.167.761 541.151
1.801.857 577.743 1.493.431 1.493.431
1.383.367 -
1.186.513 -
Totaal eigen vermogen
2.634.821
4.221.197 2.997.083
2.309.276
2.112.422
856.928
1.226.432 1.356.883
774.301
198.329
1.224.114
687.807
196.854
-981.963
730.000 161.787 niet verrekend
-
-
Voorzieningen resultaat onderproductie
-1.586.375 1.014.728 niet verrekend
Eind 2014 had JBRR nog een bedrag van € 1.167.761 beschikbaar in de subsidie-egalisatiereserve. 3. Knelpunten en (verwachte) tekorten 2015 Het resultaat voor 2015 is naar verwachting € 2,7 mln negatief: De productie van het CIT en Veilig Thuis blijkt in 2015 fors hoger te zijn dan geraamd. Om dit op te kunnen vangen is extra personeel ingehuurd. Voor deze overproductie ter hoogte van € 1,1 mln. heeft JBRR inmiddels een aanvullende subsidieaanvraag ingediend. Om te voorkomen dat het tekort verder oploopt, zijn gedurende 2015 zijn al diverse maatregelen genomen: - Tijdelijke contracten zijn voortijdig beëindigd - Zwangerschap- en ouderschapsverloven zijn niet vervangen - De huisvestingskosten zijn verder teruggebracht - Er wordt gewerkt met een kleinere pool van leaseauto’s. Het resterende deel van € 1,6 mln. wordt veroorzaakt door de volgende posten:
4
1. Afbouw Jeugdzorgplus & lage OVA In het ombouwplan was rekening gehouden met een hogere productie voor drang en dwang, maar in de loop van 2014 bleek dat dit aantal naar beneden bijgesteld moest worden. In de oorspronkelijke aanvraag voor het jaar 2015 hield JBRR rekening met een benodigd budget van € 36.732.397. Hiermee kon zij de kortingen opvangen door middel van een realistische productiedaling. Het beschikbare macrobudget J&O bleek echter fors lager uit te pakken als gevolg van o.a. het feit dat het Ministerie van VWS (eenmalig) middelen uit het macrobudget heeft gehaald voor de afbouw van JeugdzorgPlus. Om die reden heeft JBRR haar begroting met € 751.986 moeten verlagen naar € 35.980.411. Omdat JBRR in de afgelopen jaren loonen prijscompensatie (OVA) ontvingen die rond de 2-2,5% lag, verwachtte JBRR de extra korting te kunnen opvangen met de OVA. In de loop van 2015 kwam echter het bericht dat de OVA 2015 op 0,08% was vastgesteld. Voor de begroting betekent dit een tegenvaller van € 698.658. 2. Extra opleidingskosten In 2014 heeft JBRR 104 medewerkers geleverd voor de bemensing van de wijkteams. De helft van deze medewerkers was afkomstig uit de voormalige JB en JR. Hierdoor is veel kennis over de toegepaste methodieken van dit werk uit JBRR weggevloeid. De medewerkers in de gebiedsteams moeten allen zowel JB als JR (als drang) kunnen uitvoeren. Om hierin te voorzien moet iedere medewerker geschoold worden in de diverse methodieken die onderliggend zijn aan de betreffende maatregelen. Dit is tevens een vereiste vanuit het normenkader Jeugdbescherming en Jeugdreclassering ten behoeve van certificering. JBRR heeft daarom fors geïnvesteerd in de scholing van medewerkers. In de tarieven voor de JB en JR is standaard een aantal uren opgenomen voor scholing. Het is aan de gecertificeerde organisaties om te bepalen hoeveel dat moet zijn. Tot medio 2014 besteedde JBRR 57 uur per fte per jaar aan opleidingen, voor 2015 hebben is dit opgehoogd naar 80 uur per fte per jaar. Deze extra kosten zijn vanuit de JBRR-begroting gedekt. Bij de besprekingen over de begroting 2015 medio 2014 was nog niet duidelijk hoeveel medewerkers met welke kennis bij JBRR zouden achterblijven en wat de benodigde scholingsinvestering precies zou moeten zijn. Voor alle scholing die in 2015 noodzakelijkerwijs moet worden gevolgd blijkt nu dat in totaal 32.012 uur moet worden geïnvesteerd. Ten opzichte van de 80 uur per fte die JBRR al had voorzien is dit een extra investering van bijna 14 uur per fte (in totaal 4812 uur of ongeveer 3,7 fte). Dit representeert een bedrag aan extra opleidingskosten van € 228.734. De extra uren die medewerkers aan scholing moeten besteden hebben een groot effect op de beschikbare tijd voor hun caseload. Daarbij komt dat medewerkers na de scholing een periode nodig hebben om de voor hen nieuwe maatregelsoort volledig zelfstandig te kunnen oppakken. Zij worden hierin gedurende een periode van gemiddeld drie maanden door ervaren collega’s gecoacht. Deze begeleidingstijd bedraagt dit jaar omgerekend 4056 uur of ongeveer 3 fte extra investering in de caseload, terwijl ook de caseload van de lerende medewerker niet direct volledig kan worden opgevuld. Om ervoor te zorgen dat alle maatregelen binnen de termijn kunnen worden uitgevoerd zet JBRR in 2015 meer capaciteit in voor het werk dan vanuit de productie feitelijk nodig is. Omgerekend kost de extra begeleidingstijd € 192.878. In totaal komt de extra urenbesteding op een bedrag van € 421.612. Door de extra benodigde scholingstijd en de noodzakelijke inwerk- en begeleidingstijd is het niet mogelijk om deze kosten te financieren door de formatie te reduceren. Door de extra korting die de samenwerkende gemeenten eind 2014 op de begroting 2015 hebben toegepast is er in de begroting geen ruimte meer om de extra investering te bekostigen. 3. Extra kosten Vorming Veilig Thuis De vorming van de Veilig Thuis organisatie gebeurt zoveel mogelijk budgettair neutraal, waarbij iedere deelnemende organisatie naar rato bijdraagt. Afgesproken is dat JBRR de te maken kosten voorfinanciert en de deelnemende organisaties voor hun aandeel doorbelast. Een groot deel van de kosten zijn eenmalig, zoals bijvoorbeeld de investering in een nieuw registratiesysteem en in opleidingen. Andere kosten zullen meerjarig zijn, zoals de kosten van de implementatiemanager. Dit soort kosten zijn geen onderdeel van de normale tarieven voor het gesubsidieerde AMK-werk en zijn inmiddels zo opgelopen dat deze de draagkracht van
5
JBRR te boven gaan. Het aandeel van JBRR in de kosten van de vorming van Veilig Thuis bedraagt € 231.873. 4. Project “Cliënten met een beperking” Nav het besluit van de Gemeenschappelijke Regeling Rotterdam Rijnmond tot één geïntegreerd werkproces voor alle maatregelen jeugdbescherming/jeugdreclassering voor de honkvaste doelgroep, inclusief de doelgroep ’cliënten met een beperking’ is een onderzoek uitgevoerd (Valenkamp, 2015) op basis waarvan een implementatieplan is opgesteld. De implementatie kent een doorlooptijd van drie jaar. In fase 1 die loopt van september 2015 tot en met maart 2016 wordt de implementatie voorbereid en wordt een operationeel plan opgesteld. Onderdeel daarvan is een uitgewerkte begroting voor de gehele periode. Voor de uitvoering van de implementatie en het opstellen van genoemde begroting worden een projectleider en projectgroep aangesteld onder de dagelijkse aansturing van JBRR. De projectgroep is samengesteld uit medewerkers van JBRR en WSG en is verantwoordelijk voor het leveren van de deelresultaten van de verschillende fasen. Voor het aanstellen van een ervaren projectleider –naar verwachting in de eerste fase van 6 maanden voor 3-4 dagen per week- is aanvullende financiering nodig waarvoor het afgeven van een budgetgarantie noodzakelijk wordt geacht. JBRR verwacht hiervoor een bedrag van € 110.000 voor 6 maanden nodig te hebben, waarvan € 60.000 in 2015 zal worden besteed. 5. Normenkader JB/JR Een GI moet voldoen aan de normen zoals gesteld in het normenkader JB/JR. In de meest recente audit heeft het Keurmerkinstituut twee majors benoemd waar JBRR op korte termijn verbetermaatregelen op moet treffen om te blijven voldoen aan de certificeringseisen: 1) De werkwijze van de basisteams: de casuïstiekbespreking vindt niet voldoende methodisch plaats. 2) De opvolging van de geregistreerde klachten, calamiteiten en incidenten moet aantoonbaar verbeterd worden. Voor beide projecten is het noodzakelijk dat een projectleider wordt aangesteld om binnen de gestelde korte termijn strak te sturen op de door JBRR geformuleerde maatregelen. Per project bedraagt de investering 2 dagen per week gedurende 3 maanden. Voor de totale investering van € 63.000 is geen ruimte meer in de begroting. JBRR kan een bedrag van ongeveer € 800.000 zelf opvangen ten laste van de subsidieegalisatiereserve. Er resteert dan een klein bedrag dat nodig is om in de komende jaren een continuïteitsverklaring te kunnen krijgen van de accountant en de bank. Voor de andere helft van € 800.000 doen daarom wij een beroep op aanvullende financiering. Doorkijkje naar 2016 Rekening houdend met de huidige productie heeft JBRR een hogere subsidieaanvraag ingediend dan in de budgetbrief aan ruimte is opgenomen. In de begroting heeft JBRR aanvullende bezuinigingen opgenomen, bijvoorbeeld op de huisvesting en secretariaatsfuncties.
6
