Bijlage 3. Projectdefinitie

Bijlage 3 Projectdefinitie 19-2-2013

Inhoud 1

2

3

ALGEMENE BESCHRIJVING .............................................................................................................. 4 1.1

Definities.................................................................................................................................. 4

1.1

Doelstellingen .......................................................................................................................... 4

1.2

Overzicht van de onderdelen .................................................................................................. 5

1.3

Projectfases en timing ............................................................................................................. 9

1.4

Verwachte output ................................................................................................................... 9

1.5

Facturatie............................................................................................................................... 10

1.6

Planning en organisatie ......................................................................................................... 11

1.7

Risicomanagementplan ......................................................................................................... 12

1.8

Kwaliteitsmanagementplan................................................................................................... 13

1.9

High level Architectuur .......................................................................................................... 14

1.10

On-board unit of OBU............................................................................................................ 14

ONDERDEEL I – Ontwerp- en voorbereidingsfase ......................................................................... 16 2.1

Doelstelling van het onderdeel ............................................................................................. 16

2.2

Werkpakket 1 – Gedragsmodel ............................................................................................. 16

2.3

Werkpakket 2 - Beloningsmodel ............................................................................................ 18

2.4

Werkpakket 3 – Tariefschema ............................................................................................... 19

2.5

Werkpakket 4 – Steekproeftrekking ...................................................................................... 20

2.6

Werkpakket 5 – Surveys en enquêteformulieren................................................................... 21

2.7

Werkpakket 6 - Ontwerpnota (Deeloplevering Onderdeel 1) ................................................ 23

ONDERDEEL II – Opzetten en uitvoeren van het gedragsexperiment .......................................... 24 3.1

Doelstelling van het onderdeel .............................................................................................. 24

3.2

Werkpakket 1 – Opzetten van de proef ................................................................................. 24

3.2.1

Selectie van de Deelnemers .......................................................................................... 24

3.2.2

Inrichten van het projectbureau ................................................................................... 24

3.2.3

Privacy, gegevensbeveiliging en certificatie .................................................................. 25

3.2.4

Klant- en gebruiksvriendelijkheid .................................................................................. 26

3.2.5

Opstart ........................................................................................................................... 28

3.3

Werkpakket 2 – Uitvoeren van de proef ............................................................................... 28

3.3.1

Nulmetingen .................................................................................................................. 28 Bijlage 3: Projectdefinitie V9.0

Pagina 1 van 34

3.3.1.1

Terugkoppeling .............................................................................................................. 28

3.3.1.2

Looptijd nulmetingen .................................................................................................... 29

3.3.2

Eigenlijke Proef .............................................................................................................. 29

3.3.2.1

Looptijd Eigenlijke Proef ................................................................................................ 29

3.3.3

Afsluitende enquête ...................................................................................................... 30

3.3.3.1

Looptijd afsluitende enquête ........................................................................................ 30

3.4 4

5

Werkpakket 3 Opmaak eindverslag van gedragsexperiment (Deeloplevering 2) ................. 31

ONDERDEEL 3 – EVALUATIE .......................................................................................................... 32 4.1

Doelstelling van het onderdeel ............................................................................................. 32

4.2

Werkpakket 1 - Evaluatie (Deeloplevering 3) ........................................................................ 32

ONDERDEEL 4 - BIJKOMENDE OPDRACHTEN IN REGIE ................................................................. 33

Bijlage 3: Projectdefinitie V9.0

Pagina 2 van 34

Verplicht bij de aanbieding op te leveren documenten Documenten Algemene visie op het project (max 15 p.) Inhoudelijke toelichting van de werkpakketten (max 5 p. per werkpakket) Projectplanning (globaal plan, individuele deelplanningen per onderdeel) Plan van aanpak Risicomanagement Plan van aanpak Kwaliteitsmanagement Plan van aanpak Privacy regulering High Level Architectuurbeschrijving Productspecificaties en/of handleidingen en/of testresultaten en/of certificaten van de OBU Voorbeeld van een tariefschema of tarieftabel Voorbeeld van een mogelijk enquêteformulier Draft kopie modelovereenkomst voor de Deelnemers Een beschrijvend document met voorbeelden of afbeeldingen van: Het inlogscherm v/d persoonlijke webpagina Standaardpagina v/d Deelnemer Weergave geregistreerde kilometers Deelnemers Weergave persoonlijke gegevens Deelnemers Weergave uitstaand bedrag Deelnemer

Lijst bij de aanbieding toegestane bijkomende technische documentatie* Documenten Sjabloon uniforme kwaliteit documenten Technische documentatie over componenten van de Aangeboden Oplossing zoals: Installatie- en gebruikshandleidingen, Kwaliteitshandboeken, Productspecificaties, Testrapporten, Internationale certificaten of erkenningen Referenties naar andere projecten (tolsystemen, gelijkaardige proefprojecten, …) Kopie van een EN/ISO 9001 certificaat of gelijkwaardig

* Andere technische documentatie bijgevoegd aan de offerte zal door de aanbestedende overheid voor de evaluatie niet in beschouwing worden genomen.


Pagina 3 van 34

1 1.1

ALGEMENE BESCHRIJVING Definities De Projectdefinitie betreft het voorwerp van de opdracht. Ze wordt toegevoegd als Bijlage 3 bij het bestek waarvan het een integraal onderdeel uitmaakt. De Inschrijver is derhalve verplicht om het voorwerp van de opdracht uit te voeren zoals bepaald in onderhavige Projectdefinitie. In deze Projectdefinitie worden de volgende begrippen gedefinieerd: Bijlage: een bijlage aan het bestek voor onderhavige opdracht welke er integraal deel van uit maakt; Deelnemer: kandidaat die uit vrije keuze wil deelnemen aan het gedragsexperiment en door de aanbestedende overheid is geselecteerd op basis van criteria; OBU of “On board Unit”: registratietoestel dat de verplaatsingen bijhoudt op kilometerbasis en in het voertuig van de Deelnemer wordt geplaatst; Projectdefinitie: Bijlage 3 bij het bestek; Inschrijver: de private dienstverlener (of consortium) die wordt aangeduid na toepassing van de wetgeving op de overheidsopdrachten en die belast wordt met het integraal ontwerpen, opzetten en uitvoeren van het gedragsexperiment met lichte voertuigen. Aangeboden Oplossing: het geheel van technische en functionele onderdelen die behoren tot de offerte van de Inschrijver, waarmee hij aangeeft de vereiste doelstellingen te bereiken. Dit kunnen (niet-limitatief) een fronten back office, OBU, OBU-proxy combinatie etc. zijn. Ontwerpnota: Verzameling van onderbouwende documenten en enquêteformulieren die het resultaat vormen van de ontwerpen voorbereidingsfase uit onderdeel 1. Gedragsrapport: Verzameling van onderbouwende documenten en simulatiemodellen die het resultaat vormen van de Evaluatiefase in onderdeel 3. Zij worden aangeduid met een hoofdletter.

1.1

Doelstellingen De drie gewestregeringen hebben bij politiek akkoord van 21 januari 2011 besloten om het nodige studiewerk uit te voeren om na te gaan onder welke voorwaarden een slimme kilometerheffing voor lichte voertuigen kan worden ingevoerd. Hiervoor zal er enerzijds een test worden opgezet binnen het programma van “slimme kilometerheffing voor vrachtwagens”, dat de kosten en technische uitvoeringsmodaliteiten preciseert. Anderzijds wordt er, op basis van een lastenboek, een proefproject met lichte voertuigen in de GEN-zone voorzien dat de gedragseffecten meet. Dit gedragsexperiment staat los van de ontwikkelingen binnen het programma “slimme kilometerheffing voor vrachtwagens” en heeft Bijlage 3: Projectdefinitie V9.0

Pagina 4 van 34

als doel eventuele wijzigingen in gedrag in kaart te brengen indien in een latere fase de slimme kilometerheffing zou worden uitgebreid naar personenwagens. Het betreft een grootschalige test met deelnemers uit verschillende sociaaleconomische klassen binnen de GEN-zone en geeft de opportuniteit om na te gaan welke elementen een rol kunnen spelen in de aanvaardbaarheid van een dergelijk systeem. De resultaten van dit gedragsexperiment moeten, samen met de resultaten van een beperkte technische test binnen het systeem van vrachtwagens, een eerste aanzet geven voor de besluitvorming van de drie gewestregeringen. De technische test vormt geen onderdeel van deze opdracht.

1.2

Overzicht van de onderdelen De taken van de Inschrijver zijn onderverdeeld in 3 onderdelen welke in grote lijnen de verschillende stadia van het project omvatten:

Onderdeel 1: Ontwerp- en voorbereidingsfase Het project start met een ontwerpfase waarbij de Inschrijver de opdracht heeft, om aan de hand van door de aanbestedende overheid opgelegde criteria, een representatieve test te ontwikkelen voor een gedragsexperiment met lichte voertuigen. Als onderdeel van deze ontwerpfase wordt de opmaak van volgende modellen door de aanbestedende overheid als onontbeerlijk beschouwd: De ontwikkeling van een representatief gedragsmodel waarbij wordt rekening gehouden met “Stated” en “Revealed Preferences”, Het opstellen van een tariefschema waarbij rekening wordt gehouden met tijd en plaats. De Inschrijver dient ook aan te geven in welke mate de communicatie over geloofwaardige vervoersalternatieven van invloed gaat zijn op het gedrag van de Deelnemers. Het opzetten van een beloningsmodel waarbij de geselecteerde Deelnemers worden vergoed op basis van hun verplaatsingsgedrag maar toch de nodige stimulans krijgen om blijvend te participeren. De Inschrijver werkt elk van deze modellen in detail uit en formuleert de nodige aanbevelingen en verbeteringen. In de voorbereidingsfase is het de bedoeling dat de Inschrijver de basis onderbouwt voor de selectie van de Deelnemers van het gedragsexperiment. Hij stelt een selectieproef op, mede op basis van de door de aanbestedende overheid aangeleverde criteria, geeft aanbevelingen voor het ondervangen van het probleem van zelfselectie en ontwerpt de enquêteformulieren (op basis van “Stated Preferences”) die moeten leiden tot een kwalitatieve selectie van Deelnemers.


Pagina 5 van 34

Het resultaat van de ontwerpen voorbereidingsfase is een set van modellen, onderbouwende documenten en enquêteformulieren die als basis kunnen dienen voor het effectief opzetten van het gedragsexperiment en de selectie van het vereiste aantal Deelnemers. Na goedkeuring door de ambtelijke stuurgroep (het IACP) van de drie gewesten zal deze documentatiebundel, hierna genoemd Ontwerpnota als input dienen voor Onderdeel 2: het opzetten en uitvoeren van het gedragsexperiment met lichte voertuigen.

Onderdeel 2: Opzetten en uitvoeren van het gedragsexperiment met lichte voertuigen Het objectief van dit onderdeel bestaat erin een representatieve test uit te voeren met lichte voertuigen waarbij de eventuele gedragswijzigingen in kaart worden gebracht bij invoering van een slimme kilometerheffing. In een eerste, voorbereidende fase zal de Inschrijver ervoor moeten zorgen dat hij de nodige kandidaten kan uitnodigen en selecteren die deel zullen uitmaken van het experiment. Deze kandidaten zullen worden gekozen op basis van hun motieven van verplaatsing, socioeconomische karakteristieken en zijn verdeeld over de hele GEN-zone. Het is de bedoeling dat de kandidaten ook onderworpen worden aan een “Stated Preference” enquête zoals opgesteld in onderdeel 1. De Inschrijver zorgt voor een kwalitatieve rapportage van de steekproeftrekking en de door hem geselecteerde Deelnemers, op basis van de aangereikte criteria en het “Stated Preference” onderzoek. De ambtelijke stuurgroep (het IACP) van de drie gewesten zal uiteindelijk zijn goedkeuring moeten geven over de samenstelling van de proefpopulatie vooraleer kan worden overgegaan tot de eigenlijke test. Tezelfdertijd zorgt de Inschrijver ervoor dat zijn projectbureau, fronten backoffice wordt ingericht en toont hij aan de aanbestedende overheid aan dat zijn architectuur voldoet aan de vooropgestelde minimumeisen. Ook hier zal de aanbestedende overheid mits keuringstesten, zijn goedkeuring moeten geven over de Aangeboden Oplossing vooraleer kan worden overgegaan tot de eigenlijke test. Eens de kandidatengroep en het operationele systeem zijn gevalideerd, worden de Deelnemers door de Inschrijver ingelicht over de vooropgestelde doelstellingen en stappen van het project, het beloningsmodel, het tariefschema, het gebruik van het materieel (OBU), de persoonlijke pagina en de aanspreekpunten bij de Inschrijver. Bovendien moeten ze worden geïnformeerd over de mogelijke alternatieven zoals het openbaar vervoer, het fiets-GEN, etc. De Inschrijver zorgt ervoor dat alle wagens van de betrokken Deelnemers zijn uitgerust met een correct functionerende OBU vooraleer wordt overgegaan tot de volgende fase. In de tweede, uitvoerende fase wordt gestart met een nulmeting waarbij het verplaatsingsgedrag van elke individuele Deelnemer wordt gemeten gedurende een vooropgestelde meetperiode. De bedoeling is dat dit verplaatsingsgedrag wordt vergeleken met de door de Deelnemer opgegeven resultaten uit de enquête, er een genormaliseerde verplaatsingsconstante wordt bepaald als


Pagina 6 van 34

basis voor het beloningsmodel, en de resultaten van de nulmetingen worden meegenomen voor het bepalen van de gedragseffecten. Na het verlopen van de controleperiode worden de Deelnemers geïnterviewd over hun eerste bevindingen en geïnformeerd over het tariefschema dat in de volgende stap zal worden toegepast. Ook hier zullen de Deelnemers afhankelijk van het individueel verplaatsingsprofiel worden geïnformeerd over de mogelijke alternatieven. In de tweede stap gaat het eigenlijk tariefstelsel van kracht. Gedurende een vooropgestelde periode zullen de Deelnemers worden onderworpen aan een heffing afhankelijk van hun vervoers- en routekeuzes. In een derde en laatste stap, wordt middels het houden van een interview en/of een enquête onder de Deelnemers, gepolst naar de ervaringen en de al dan niet tevredenheid over de verschillende elementen van het systeem alsook de rechtvaardigheid of aanvaarding van het gebruikte mechanisme. Een debriefing over hun individuele verplaatsingsgedrag, bewustmaking van de externe kosten, de mogelijke alternatieve vervoersmodaliteiten en een (anonieme) benchmarking met de andere kandidaten komen ook aan bod als afsluiting van de proef. Bij het beëindigen van Onderdeel 2 zorgt de Inschrijver ervoor dat technische componenten van het systeem (waaronder de OBU) terug ingeleverd of verwijderd worden uit de projectzone. De Inschrijver zal tussen elke stap periodieke terugkoppelmomenten voorzien met de aanbestedende overheid waarbij er onder andere wordt gerapporteerd over de voortgang van het onderdeel, de operationele problemen voor- en tijdens uitvoering, de algemene bevindingen van de Deelnemers, de top tien van gemelde klachten en een benchmark van de tevredenheid onder de Deelnemers. Het is de bedoeling dat er wordt gestreefd naar een hoge mate van Deelnemerstevredenheid dus de Inschrijver zal bij elke stap moeten aantonen hoe en binnen welke tijdspanne hij de gemelde klachten en problemen gaat oplossen. Als output van dit onderdeel verwacht de aanbestedende overheid een volledig en samenvattend eindverslag over de “Lessons Learnt”, of leerervaringen. Het omvat onder andere de opgedane leerervaringen in het kader van het gedragsexperiment met lichte voertuigen in de GEN-zone, de eventueel noodzakelijke aanpassingen die door de Inschrijver gebeurd zijn aan de Aangeboden Oplossing, mogelijke verbeteringen op operationeel gebied, en de bevindingen van de Deelnemers over de Aangeboden Oplossing van de Inschrijver. Merk op dat het hier gaat over de opgedane kennis en bevindingen van de Inschrijver en de Deelnemers op functioneel en operationeel gebied, en dus niet de al eventueel geconstateerde gedragseffecten. Dit eindverslag met de leerervaringen, zal gevalideerd moeten worden door de ambtelijke stuurgroep (het IACP) van de drie gewesten. Onderdeel 3: Evaluatie In dit onderdeel zal de Inschrijver de verkregen gegevens en resultaten van onderdeel 1 en 2 analyseren, aftoetsen en verwerken in eindrapportages. Belangrijk hierbij is dat de resultaten van het “Stated Preference” onderzoek voor de geselecteerde Deelnemers worden vergeleken met hun “Revealed Preference” en hieruit de nodige lessen en conclusies worden genomen.


Pagina 7 van 34

De aanbestedende overheid verwacht voor dit onderdeel een volledig en representatief gedragsrapport, over de gemeten gedragsveranderingen met bijhorende conclusies en aanbevelingen. Ook hier zal het gedragsrapport moeten gevalideerd worden door de ambtelijke stuurgroep (het IACP) van de drie gewesten. Onderdeel 4: Bijkomende studieopdrachten in regie De aanbestedende overheid kan gedurende de uitvoering van de opdracht bijkomende bestellingen plaatsen bij de Inschrijver voor studieopdrachten zowel op technisch, financieeleconomisch en juridisch vlak die verband houden met deze opdracht. Hiertoe moet de Inschrijver, in afwijking van de algemene regel in dit bestek waarin wordt gewerkt met eenheidstarieven, een ereloon opgegeven per uur voor een junior, senior en partnerniveau. Geen verplichting tot opstart De aanbestedende overheid heeft geen enkele juridische verplichting om deze onderdelen ook effectief uit te voeren. Zij kan ook vrij beslissen deze onderdelen aan te passen door bepaalde werkpakketten weg te laten dan wel zelf uit te voeren. De Inschrijver heeft geen enkel recht op enige vergoeding indien de aanbestedende overheid beslist de opdracht niet integraal uit te voeren. Het recht tot uitvoering bestaat pas bij het plaatsen van de bestelbon. Team en werkpakketten Gegeven de korte looptijd en de complexiteit van het voorliggende project is het van belang dat er gewerkt wordt op basis van een autonoom kernteam aangevuld met experten wanneer nodig. Het door de Inschrijver voorgestelde kernteam moet uiteraard over de juiste competenties beschikken, maar ook naar samenstelling stabiel blijven om zo risico van continuïteit en verlies van kennis tot een minimum te beperken. Vanuit het kernteam zal door de Inschrijver een verantwoordelijke aangeduid worden, die als teamlead zal instaan voor de uitwerking van het betreffende werkpakket of opgenomen (deel)taak in de planning. Tevens moet per werkpakket of (deel)taak worden aangegeven welke experten bij de uitwerking betrokken zullen worden. De aanbestedende overheid verwacht van de Inschrijver dat tenminste het voorgestelde kernteam daadwerkelijk zal in staan voor de uitvoering.


Pagina 8 van 34

1.3

Projectfases en timing Uitgangspunt van het voorliggend project is het verwerven van de resultaten van het gedragsexperiment met lichte voertuigen voor maart-april 2014. De voornaamste fases, gegeven de vastliggende einddatum die als dwingend beschouwd wordt, zijn hieronder opgenomen. Dit plan dient gevalideerd te worden door de Inschrijver als onderdeel van zijn offerte (binnen hoofdstuk 1.6). Er moet vanuit gegaan worden dat onderdeel 1 is afgerond begin 3de kwartaal van 2013. Eveneens dient er rekening gehouden te worden met het feit dat de nulmetingen en ook de uitvoering zelf in een representatieve periode plaatsvinden (buiten vakantieperiodes etc.). Bij de opmaak van de planning zullen er zoveel mogelijk activiteiten parallel uitgewerkt worden met het oog op het behalen van de genoemde mijlpalen. Het is aan de Inschrijver om de noodzakelijke kwaliteitsbewaking te doen om de consistentie, coherentie en de voortgang van het geheel te garanderen.

Voornaamste mijlpalen:

1.4

Verwachte output

Doorheen het project zal, in samenspraak met de aanbestedende overheid, gewerkt worden met bepaalde document sjablonen zodat documenten en kwaliteit uniform geborgd zijn. Tijdens de eerste stuurgroep vergaderingen zal dit sjabloon worden besproken en het definitief formaat worden vastgelegd. Het staat de Inschrijver vrij, om bij zijn offerte al een eerste ontwerp van een mogelijk sjabloon bij te voegen. Gezien het interregionaal karakter van dit project zal gewerkt moeten worden met een elektronisch documentmanagement systeem (type SharePoint of gelijkwaardig) zodat op een snelle en efficiënte wijze documenten uitgewisseld kunnen worden. Hierover zullen ook in de eerste stuurgroep vergaderingen de nodige afspraken worden gemaakt. De keuze van het te gebruiken systeem zal in overleg met de aanbestedende overheid gebeuren. Hiervoor mag de Inschrijver geen bijkomende kosten aanrekenen. Hij staat echter wel in voor het aanleveren van de nodige gebruikersgegevens Bijlage 3: Projectdefinitie V9.0

Pagina 9 van 34

(zoals logins, paswoorden en/of licenties), en het instandhouden met de laatste beschikbare informatie. Het is van belang om in een project van deze omvang en complexiteit, coherentie en consistentie in de op te leveren documenten te bewaren. Daarom ook zal gewerkt worden met uiteindelijk 3 documenten welke in beginsel op alle werkpakketten individueel van toepassing zal zijn: -

-

Een management samenvatting: dit document bevat een samenvatting van de kenmerken of resultaten van het werkpakket door de Inschrijver; Een synthese document: dit document bevat een volledige beschrijving; het bevat dan ook naast alle kenmerken eveneens de integrale motivatie over het waarom van een bepaald uitgangspunt en een beschrijving van de alternatieven die in overweging zijn genomen; Een bijlage: dit document bevat alle documenten, studies, etc. die als basis dienen voor het synthese document;

Vanuit deze opzet blijven de documenten beheersbaar en overzichtelijk, tevens geeft het de mogelijkheid om snel via de management samenvatting tot de kenmerken of resultaten van het werkpakket (of deeltaak) te komen. Gezien het interregionaal karakter van dit project, moeten alle officieel afgeleverde documenten, die als output van de verschillende onderdelen worden aangeboden aan de aanbestedende overheid (rapporten en synthesenota´s), worden opgemaakt in de twee belangrijkste landstalen (resp. Nederlands en Frans). Eventuele bijlagen mogen worden aangeleverd in het Nederlands, Frans of Engels. De opmaak van deze documenten met in begrip van de vertaling naar het Nederlands en/of Frans zit begrepen in de prijs van de offerte. Er mogen daarom geen afzonderlijke kosten voor worden aangerekend; zelfs niet indien bepaalde werkpakketten of deeltaken worden weggelaten. Uiteraard zullen de weggelaten werkpakketten of deeltaken dan ook niet moeten worden opgenomen in de betreffende nota’s. Documentatie (zoals gebruikershandleidingen, informatiebrochures, gebruikersovereenkomsten, eventuele facturen, correspondentie per brief etc.) en elektronische middelen (zoals een website, emails, elektronische nieuwsbrieven etc.) die de Inschrijver in het kader van zijn opdracht ter beschikking stelt aan de Deelnemers, mogen worden voorzien in het Nederlands en Frans of Engels.

1.5

Facturatie

De facturatie van het eerste, tweede en derde onderdeel gebeurt als volgt: Het eerste onderdeel wordt opgeleverd na de aflevering door de consultant en aanvaarding door de aanbestedende overheid van de Ontwerpnota. Het tweede onderdeel wordt opgeleverd na de aflevering door de consultant en aanvaarding door de aanbestedende overheid van het “eindrapport met de leerervaringen” en het succesvol afsluiten van de uitvoeringsfase. Het derde onderdeel wordt opgeleverd na de aflevering door de consultant en aanvaarding door de aanbestedende overheid van het Gedragsrapport. Bijlage 3: Projectdefinitie V9.0

Pagina 10 van 34

De facturatie van de vergoedingen voor de Deelnemers gebeurt na het afsluiten van de afsluitende enquête en goedkeuring van de schuldvorderingsstaat door de leidend ambtenaar. De facturatie van dienstenprestaties in het kader van het vierde onderdeel, zijnde diensten in regie, gebeurt na oplevering van de bijkomende prestatie, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld in de bestelbon. Er wordt voorzien in één aflevering per onderdeel aan de leidend ambtenaar, tenzij uitdrukkelijk is voorzien in een aflevering van een bepaald werkpakket of deeltaak. In dit laatste geval moet het werkpakket of deeltaak eveneens worden afgeleverd. Er wordt daarom geen opdeling gemaakt tussen een voorlopige en definitieve aflevering. De Inschrijver stuurt na goedkeuring door de aanbestedende overheid van de afgeleverde documenten een schuldvordering naar de leidend ambtenaar, die moet worden goedgekeurd middels een proces-verbaal van oplevering en bijgevoegd aan de factuur. Bij ernstige tekortkomingen mag de aanbestedende overheid de aflevering weigeren en in voorkomend geval is geen betaling verschuldigd tot zolang de Inschrijver de gebreken niet heeft hersteld. Bij lichte tekortkomingen (bv. lay-out, vormgeving, …) wordt een hersteltermijn afgesproken waarbinnen de Inschrijver deze aanpassingen doorvoert. Er kan dan echter wel worden gefactureerd mits expliciete goedkeuring van de leidend ambtenaar. Indien de aanpassingen niet tijdig op voldoende wijzigingen worden doorgevoerd zijn de vertragingsboetes vermeld in het bestek van toepassing. De facturatie gebeurt op de wijze vermeld in het bestek.

1.6

Planning en organisatie

De inschrijver zal instaan voor het volledige projectbeheer voor alle onderdelen. Het is bovendien de verantwoordelijkheid van de Inschrijver om tot geïntegreerde en consistente deliverables te komen. Met name tijdens onderdeel 1 zal de Inschrijver al het mogelijke doen om tot een door de 3 Gewesten gedragen project ontwerp te komen. Het is de bedoeling dat er een gedetailleerde planning wordt opgemaakt voor de volledige looptijd van het gedragsexperiment met lichte voertuigen. Hierbij worden de volgende items van de Inschrijver verwacht: -

Opmaak van een gedetailleerde planning Uitwerken van een concrete planning voor de verschillende stadia van het gedragsexperiment met lichte voertuigen. De planning, op basis van kalenderdagen, dient in lijn te zien met bovengenoemde visie onder hoofdstuk 1.3 en minimaal volgende elementen te bevatten: Een gedetailleerd overzicht van alle te nemen stappen, per onderdeel, met daaraan gekoppelde activiteiten, verwerkt in een GANTT chart, en aangeleverd in MS Project en/of pdf; Een globaal overzicht (in minder detail) dat de voortgang van het project weerspiegelt, verwerkt in een GANTT chart, en aangeleverd in MS Project en/of pdf; Bijlage 3: Projectdefinitie V9.0

Pagina 11 van 34

De globale planning dient tevens de nodige validatie- en keuringsstappen langs overheidszijde in kaart te brengen, zodat ook naar de politieke besluitvorming eenduidig de mijlpalen worden bepaald; Een inschatting van de benodigde/verwachte inbreng van de 3 overheden, naar menskracht en competentie toe; Koppeling mensen aan activiteiten; In zijn offerte zorgt de Inschrijver voor de nodige deelplanningen per onderdeel, in detail, alsook een globale planning, in minder detail, waarop de algemene voortgang wordt aangegeven. De Inschrijver dient bij opmaak van de planning(en) rekening te houden met een goedkeuringsprocedure langs overheidszijde van minstens 10 werkdagen na definitieve aflevering van het onderdeel (validatie op ambtelijk en politiek niveau). Teneinde het goedkeuringproces zo vlot mogelijk te laten verlopen is het aan te bevelen dat de Inschrijver op regelmatige tijdstippen (bijvoorbeeld tweewekelijks) gedurende het project voorziet in tussentijdse aftoetsingen met het ambtelijk niveau. Gedurende de looptijd van het project staat de Inschrijver in voor de regelmatige actualisatie (wekelijks) van de relevante deelplanningen en een geactualiseerd overzicht op de globale planning (maandelijks).

1.7

Risicomanagementplan

De Inschrijver moet een risicostudie uitvoeren voor het gedragsexperiment met lichte voertuigen (mogelijke risico´s tijdens de test). Het is hierbij van belang dat er niet enkel naar de risico´s van de Inschrijver wordt gekeken, maar dat ook de potentiële risico´s worden in kaart gebracht langs overheidszijde. In de risico analyse wordt rekening gehouden met volgende parameters: Opmaak van een (gedetailleerde) risico analyse met een oplijsting van elk risico; de inschaling ervan volgens één van volgende categorieën: financieel, juridisch, technisch, organisatorisch, maatschappelijk, de impact ervan op volgende parameters: kostprijs, tijd, kwaliteit; Elk risico wordt ook ingeschaald volgens het percentage of de kans waarop dat het zich voordoet en krijgt hierbij een resulterend gewicht. Elk risico krijgt een indicatie van de oorzaak, het mogelijk gevolg en de noodzakelijke beheersmaatregelen. Elk risico wordt toegewezen aan een betrokken partij die het best geplaatst is om dit risico te dragen, De risico analyse dient gebaseerd te zijn op ISO 31000:2009 ‘Risk management – Principles and guidelines’ en ISO/IEC 31010:2009 ‘Risk management – Risk assessment techniques; In bijlage bij de offerte wordt er een document of risicomanagementplan verwacht (in Word, Excel of pdf) dat een oplijsting geeft van de top tien van risico´s, mogelijke oorzaken en gevolgen, de inschaling volgens de genoemde parameters, mogelijke beheersmaatregelen en de toewijzing ervan naar een verantwoordelijke die het risico best kan beheren. Bijlage 3: Projectdefinitie V9.0

Pagina 12 van 34

1.8

Kwaliteitsmanagementplan

De opmaak van een kwaliteitsmanagementplan heeft als doel dat gedurende de looptijd van het gedragsexperiment met lichte voertuigen er een constante garantie is dat de gevraagde kwaliteit behaald en instandgehouden wordt. De kwaliteitsgaranties draaien hierbij niet enkel rond het functioneel-technische maar om de organisatorische aspecten, klantvriendelijkheid en het behalen van de gewenste resultaten uit het gedragsexperiment. Ten minste volgende items dienen aan bod te komen in het kwaliteitsmanagementplan: Organisatorisch: De Inschrijver geeft aan welke stappen hij zal ondernemen om er voor te zorgen dat de opgegeven tijdscriteria in de projectplanning zullen behaald worden. Het gaat hierbij niet enkel over de globale planning maar ook de individuele deelplanningen. Vertragingen wegens problemen tijdens de ontwerp-, voorbereidings- en uitvoeringsfase zijn volledige ten laste van de Inschrijver en kunnen niet verhaald worden op de aanbestedende overheid. Het niet (tijdig) behalen van de nodige vergunningen of bereiken van het noodzakelijke aantal deelnemers is eveneens ten laste van de inschrijver. Vergunningen: De Inschrijver staat in voor het behalen van de nodige vergunningen , certificaten of licenties die eigen zijn aan de Aangeboden Oplossing. (zoals CE, R&TTE licenties, etc.) Voor vergunningen die moeten worden aangevraagd in naam van de aanbestedende overheid in het kader van het gedragsexperiment, stelt hij alle mogelijke middelen ter beschikking. (opmaak documenten, uitvoeren gevraagde handelingen, aanpassingen aan het systeem, etc.) In zijn kwaliteitsmanagementplan dient de Inschrijver toe te lichten hoe hij hiermee rekening gaat houden. Klantvriendelijkheid: De Inschrijver geeft aan welke stappen hij zal ondernemen om er voor te zorgen dat gedurende het gedragsexperiment er blijvend zal voldaan worden aan de criteria inzake klantvriendelijkheid. Hij beschrijft de methode hoe hij deze eisen zal meten, opvolgen en evalueren zodat er een blijvende Deelnemerstevredenheid ontstaat. Technisch-functioneel: De Inschrijver moet ervoor zorgen dat hij bij het afsluiten van Onderdeel 2 over voldoende kwantitatieve en kwalitatieve metingen beschikt die noodzakelijk en representatief zijn voor de eindrapportages en het gedragsmodel. De kwaliteit van de Aangeboden Oplossing speelt hierbij een rol. In zijn kwaliteitsmanagementplan dient de Inschrijver toe te lichten hoe hij hiermee rekening gaat houden. Het kwaliteitsmanagementplan van de Inschrijver dient gebaseerd te zijn op de standaard ISO 9001:2008 of gelijkwaardig. De ISO 9001:2008 is een norm die eisen stelt aan het kwaliteitsmanagementsysteem van een organisatie. In bijlage bij de offerte wordt er een document of kwaliteitsmanagementplan verwacht (in Word of pdf) waarin ten minste de bovenstaande thema´s worden behandeld.


Pagina 13 van 34

1.9

High level Architectuur

De Inschrijver voegt bij zijn offerte een samenvattend document van circa 2 à 3 pagina´s die een high-level beschrijving geeft van: de gebruikte onderdelen of modules in zijn Aangeboden Oplossing, hoe ze met elkaar communiceren, de sterktes en zwaktes, wat het eventueel terugvalscenario is indien één van de componenten zou uitvallen. Het is de Inschrijver toegelaten bij de offerte, in digitaal formaat, installatie- en gebruikshandleidingen, kwaliteitshandboeken, productspecificaties, testrapporten of internationale certificaten of erkenningen bij te voegen die zijn ontwerpnota ondersteunen. De aanbestedende overheid gaat ervan uit dat de Inschrijver al over een werkende oplossing (fronten back office en/of helpdesk) beschikt. Het is de Inschrijver toegelaten om referenties of verwijzingen naar andere (relevante) projecten zoals tolsystemen en/of geïmplementeerde proefprojecten in digitaal formaat als bijlage bij de offerte te voegen.

1.10 On-board unit of OBU Er wordt door de aanbestedende overheid gekozen om de On-board-Units (OBU) te huren in plaats van aan te kopen wegens de korte looptijd van het gedragsexperiment. De huur, en het uitrusten van het aantal Deelnemers met het overeenkomstige aantal on-board-units, maakt integraal deel uit van zijn offerte. De keuze voor het type OBU (thin of thick) is vrij te kiezen door Inschrijver zolang hij maar de nodige garanties kan bieden dat de geldende privacy eisen geborgd zijn, en er kwalitatieve en representatieve metingen kunnen worden verricht binnen de projectzone. Hoewel het aan de Inschrijver vrij is om te bepalen welk type hij wil aanbieden voor deze opdracht, zijn er toch een aantal minimumeisen waarvan wordt verwacht dat de OBU aan voldoet: De OBU moet “automotive” compliant zijn, De OBU moet in staat zijn om alle verplaatsingen op basis van satellietgegevens zoals GPS (of gelijkwaardig) te registreren, en door te sturen naar de proxy via GSM, GPRS of gelijkwaardig, De OBU moet voldoen aan alle normen die worden vereist vanuit CE- en Radio en Telecommunications Terminal Equipment (R&TTE)-richtlijnen. De OBU alsook de OBU-proxy combinatie moet voldoen aan alle normen betreffende gegevensbeveiliging die worden vereist vanuit Belgische en Europese regelgeving. De OBU moet onder alle weers- en verkeersomstandigheden in België betrouwbaar en volgens de opgegeven specificaties functioneren. De OBU moet zijn voorzien van een unieke en goed leesbare identificatie. Deze identificatie dient aangebracht te zijn op de behuizing en moet tevens het kenteken van het voertuig bevatten. Ook moet op de OBU duidelijk leesbaar voor de Deelnemer het telefoonnummer van de helpdesk zijn aangebracht. Bijlage 3: Projectdefinitie V9.0

Pagina 14 van 34

De mens-machine interface mag de verkeersveiligheid niet in gevaar brengen, De mens-machine interface moet door alle Deelnemers eenvoudig kunnen worden afgelezen, ook in geval van fysieke beperkingen zoals kleurenblindheid, De mens-machine interface moet het toelaten dat Deelnemers instructies eenvoudig kunnen begrijpen. Ondersteuning in de talen Nederlands en Frans lijkt hierbij onontbeerlijk, De mens-machine interface moet op duidelijke en ondubbelzinnige wijze aan de Deelnemer aangeven of het apparaat correct functioneert (indicatie stroomvoorziening, GNSS ontvangst, connectie met de proxy, …), De mens-machine interface moet op duidelijke en ondubbelzinnige wijze aan de Deelnemer aangeven indien het apparaat niet functioneert en de Deelnemer melden dat hij de OBU als defect dient te aan te geven bij de Inschrijver. De mens-machine interface moet het toelaten om het lokaal geldend tarief weer te geven. De OBU moet voldoen aan de richtlijn 77/649/EEG betreffende het zichtveld van de bestuurder van motorvoertuigen. (of gelijkwaardig) De OBU moet configureerbaar zijn conform de parameters zoals gedefinieerd in het uitgewerkte tariefschema. De OBU-proxy combinatie moet functies hebben die opzettelijke verstoring van de juiste werking hiervan detecteren en melden aan de back office en aan de Deelnemer. Dit omvat bijvoorbeeld, maar is niet beperkt tot, spoofing, jamming, afscherming, tampering en inbraak.

Het is aan de Inschrijver om aan te tonen in zijn offerte dat zijn OBU aan deze criteria voldoet. Dit kan middels het bijvoegen, niet-limitatief, in digitaal formaat, van de producthandleidingen, productspecificaties, testresultaten, het bijvoegen van certificaten etc.


Pagina 15 van 34

2 2.1

ONDERDEEL I – Ontwerp- en voorbereidingsfase Doelstelling van het onderdeel

Het resultaat van dit onderdeel is een interregionaal gedragen Ontwerpnota waarbij het onder andere de taak van de Inschrijver is om een gemeenschappelijke basis te zoeken in de verschillende visies van de gewesten. Het bevat de resultaten van de ontwerpen voorbereidingsfase in een set van modellen, onderbouwende documenten en enquêteformulieren die als basis kunnen dienen voor het effectief opzetten van het gedragsexperiment en de selectie van het vereiste aantal deelnemers. Voor het uitwerken van deze modellen en formulieren zijn criteria opgelegd die zich vertalen in verschillende werkpakketten. Het is de bedoeling dat deze werkpakketten parallel kunnen worden uitgevoerd en de Inschrijver zal moeten aangeven in zijn kwaliteitsmanagementplan hoe hij de werkpakketten zo efficiënt en effectief mogelijk kan organiseren.

2.2

Werkpakket 1 – Gedragsmodel

In dit werkpakket is het de bedoeling dat de Inschrijver een gedragsmodel ontwikkelt dat toelaat om een inschatting te krijgen van de mogelijke effecten bij de invoering van slimme kilometerheffing voor lichte voertuigen. Belangrijk hierbij is dat de resultaten van een “Stated Preference” onderzoek bij de geselecteerde Deelnemers in een volgend onderdeel kan worden vergeleken met hun “Revealed Preference”. De effecten die bij de opmaak van het gedragsmodel aan bod dienen te komen zijn de volgende: 1. de invloed naar de mobiliteit (waaronder het woon-werk of pendelverkeer): o veranderingen in de oorsprong of bestemming van de verplaatsingen; o veranderingen rekening houdend met omgevingskenmerken binnen de GEN-zone (ruraal of stedelijk gebied); o veranderingen in de keuze van de route; o veranderingen in het tijdstip van de verplaatsing (spits/dal); 2. de modale keuze: o is er een invloed door de beschikbaarheid van een bedrijfswagen; o mogelijke veranderingen door alternatieven via openbaar vervoer aan betaalbare prijzen; 3. socio-economische variabelen: o in welke mate zal de hoogte van het inkomen gevoelig zijn aan een slimme kilometerheffing. Met andere woorden, gaan mensen met een hoger inkomen hun gedrag of keuzes al dan niet wijzigen bij de invoering van een slimme kilometerheffing; De aanbestedende overheid is er van bewust dat niet alle effecten zullen kunnen worden gemeten in het gedragsexperiment. Het is echter wel de bedoeling dat er in de begeleidende enquêtes en “Stated Preference” onderzoek er gepeild wordt naar de mate waarin een slimme kilometerheffing


Pagina 16 van 34

hierop een invloed heeft. Dit is vooral belangrijk voor de modal shift naar andere vervoersmodi zoals fiets of openbaar vervoer die niet met een OBU worden uitgerust. Het is essentieel dat in de beginenquête en slotenquête gedetailleerde vragen worden opgenomen die het mogelijk maken om een praktisch zicht te krijgen op de vraag of de tarificatie deelnemers stimuleert om (intensiever) andere verplaatsingsmodi te gebruiken. Het studiegebied waarop het gedragsmodel van toepassing is, is de grote GEN-zone zoals gedefinieerd in: http://www.ejustice.just.fgov.be/cgi_loi/change_lg.pl?language=nl&la=N&cn=2003040420&table_na me=wet

Figuur 1. Het wegennet in de GEN-zone (bron: Lebrun et al., 2012) Er wordt van uitgegaan dat de zowel de woon- als werkplaats van de Deelnemers zich in de GENzone zal bevinden. Bij het bepalen van de steekproeftrekking dient de Inschrijver hiermee rekening te houden. Als resultante van dit werkpakket verwacht de aanbestedende overheid een documentatiebundel (formaat Word, Excel) waarin de Inschrijver gedetailleerd beschrijft welke gedragseffecten hij gaat meten, welke effecten hij gaat onderzoeken via enquêtes of het “Stated Preference” onderzoek, en welke methodes hij voor beiden gaat toepassen. Tevens voorziet hij een simulatietool (in Excel of Acces) dat het toelaat om op basis van de geanonimiseerde empirische data uit een latere fase, analyses weer te geven per klasse. Bijvoorbeeld: Een stijging van het bruto inkomen van een anonieme deelnemer met X euro, wonende te Y, zal resulteren in een voorspelde verandering in gedrag, met een betrouwbaarheidsinterval van Z rond die voorspelling. Bijlage 3: Projectdefinitie V9.0

Pagina 17 van 34

De Inschrijver dient in zijn resultante ook aan te geven in welke mate de communicatie over geloofwaardige vervoersalternatieven van invloed gaat zijn op het gedrag van de Deelnemers. De Inschrijver zal er derhalve over waken, dat eventuele latere verfijningen en uitbreidingen aan dit model consistent verder bouwen op het model, dat in deze fase worden aangeleverd.

2.3

Werkpakket 2 - Beloningsmodel

De Inschrijver heeft in dit werkpakket de taak om een beloningsmodel uit te werken waarbij de nodige stimulansen worden ingebouwd zodat de Deelnemers niet afhaken gedurende de looptijd van het project. Wel mag de hoogte van de vergoeding en de structuur van het beloningsmodel niet van invloed zijn op de gedragsresultaten. Het beloningsmodel moet met andere woorden zo dicht mogelijk het effect benaderen alsof de Deelnemers onderworpen zouden zijn aan een slimme kilometerheffing. De aanbestedende overheid is van mening dat de toekenning van een beschikbaar budget voor de betaling van de kosten verbonden aan de heffing, de best gangbare methode is. (naar analogie met bv. Oregon of Minnesota,…) De vergoeding kan bestaan uit een minimaal vast gedeelte als compensatie voor deelname aan de proef en de rest zou dan worden opgevat als variabele component afhankelijk van het verplaatsingsgedrag. Voor iedere Deelnemer zal er tijdens de nulmeting een nominatieve verplaatsingsconstante worden vastgelegd, die wordt afgetoetst met het opgegeven gemiddelde tijdens de “Stated Preference” enquête. Op basis van deze twee kengetallen zal er per Deelnemer een virtueel budget worden toegekend, dat hen in staat moet stellen om de slimme kilometerheffing tijdens het gedragsexperiment te betalen. Bij de start van de eigenlijke test kunnen de Deelnemers via een persoonlijk account op de website van de Inschrijver zien hoe dit evolueert wanneer zij verplaatsingen maken. Op het einde van de test krijgen ze het resterend bedrag uitbetaald en het is de bedoeling dat een Deelnemer niets of slechts zeer weinig ontvangt bij ongewijzigd gedrag gedurende de testperiode. Belangrijk hierbij is dat de Inschrijver een mechanisme ontwikkelt waarbij mogelijke fraude snel kan worden ontdekt. Gedurende het gedragsexperiment zal hij als Inschrijver hierover ook moeten waken. Indien een Deelnemer behoort tot een gezin met meerdere voertuigen, zullen alle voertuigen van het gezin moeten worden uitgerust met een on-board-unit of OBU om te vermijden dat er systematische fouten ontstaan tijdens de duur van de test wegens het gebruik van een ander (niet-betalend) voertuig. Eventuele gedragswijzigingen zoals overschakeling op alternatieve modi zoals openbaar vervoer, carpooling, fiets, bromfiets en/of te voet moeten bijgehouden kunnen worden. De inschrijver dient hiervoor een mechanisme uit te werken. De timing van de communicatie over het beloningsmodel aan de Deelnemers kan van invloed zijn op het gedrag. Deelnemers kunnen, indien zij op voorhand op de hoogte zijn van het beloningsmodel,


Pagina 18 van 34

immers tijdens de nulmetingen ander gedrag vertonen. De Inschrijver dient bij de opmaak van zijn planning hiermee rekening te houden. De hoogte van de vergoeding per Deelnemer wordt om budgettaire redenen beperkt tot maximaal 40 euro per maand (vast plus variabel, incl. BTW). Het is aan de Inschrijver vrij om in zijn offerte aan te geven hoe deze kostenpost eventueel verminderd kan worden met behoud van de nodige stimulansen. Het recht op vergoeding van een Deelnemer ontstaat pas bij het beëindigen van de afsluitende enquête. De Inschrijver werkt een scenario uit voor Deelnemers die voortijdig afhaken of door de Inschrijver, mits goedkeuring door de aanbestedende overheid, uit het experiment worden gezet. Als output van dit werkpakket verwacht de aanbestedende overheid een uitgewerkt en onderbouwd beloningsmodel (in Word of pdf) waarbij: er wordt rekening gehouden met de vooropgestelde methodiek, de processtappen in detail worden beschreven, er aanbevelingen worden gedaan naar de praktische implementatie, er suggesties worden gedaan ter verbetering (eventueel gebaseerd op buitenlandse expertise) De Inschrijver zal er derhalve over waken, dat eventuele latere verfijningen en uitbreidingen aan dit model consistent verder bouwen op het model, dat in deze fase worden aangeleverd.

2.4

Werkpakket 3 – Tariefschema

De Inschrijver heeft als taak om voor dit gedragsexperiment met lichte voertuigen een tariefschema op te stellen dat kan gebruikt worden gedurende de test. Het moet compatibel zijn met de Aangeboden Oplossing en eenvoudig te begrijpen en gebruiken door niet-deskundige Deelnemers. De communicatie van dit tariefschema en het uitleggen aan Deelnemers, zal in een latere fase ook vallen onder de taken van de Inschrijver. Het tariefschema moet minimaal voldoen aan volgende parameters: Het moet mogelijk zijn om een onderscheid te maken naar tijd (spits/dal) Het moet mogelijk zijn om een onderscheid te maken naar ruimtelijke zones en/of wegtypes. o Een ruimtelijke zone kan bijvoorbeeld een stadskern zijn of een perimeter binnen een afgebakend gebied. o Het aantal wegtypes wordt omwille van technische redenen onderverdeeld in drie klassen met name:  Autosnelwegen (inclusief bretelwegen, ringwegen, op- en afritten)  Gewestwegen  Gemeentewegen


Pagina 19 van 34

De Inschrijver werkt een tariefmethodologie uit ter ondersteuning van gedragsexperiment, rekening houdend met het studiegebied in scope en de gewenste differentiatie mogelijkheden (bv tijd, plaats). Hij doet een voorstel naar de hoogte van de tarieven met de nodige onderbouwing, en in zoverre ze door de Deelnemers van het gedragsexperiment als aanvaardbaar beschouwd zullen worden. Er wordt verwacht dat de tariefmethodologie en tariefzetting zal worden ontwikkeld in lijn met de (toekomstige) Europese regelgeving ter zake. Als output van dit werkpakket levert de Inschrijver een tariefschema aan dat, na validatie door de aanbestedende overheid, kan worden geïmplementeerd binnen de Aangeboden Oplossing. Hij beschrijft de achterliggende methodologie in detail en documenteert alle gemaakte keuzes en assumpties (in Word of pdf). De Inschrijver voegt bij zijn offerte een voorbeeld van hoe een tariefschema of tarieftabel er zou kunnen uitzien (in Word of pdf).

2.5

Werkpakket 4 – Steekproeftrekking

Bij de steekproeftrekking is het de bedoeling dat er een homogene mix van kandidaten wordt geselecteerd die op vrijwillige basis willen deelnemen aan het gedragsexperiment. Om een representatieve meting te kunnen uitvoeren die een weerspiegeling geeft van de bevolking in België, moeten de nodige criteria worden vooropgesteld. Met andere woorden, de steekproef moet een bepaalde verhouding van pendelaars (werk) en inwoners (woonplaats) van de GEN-zone bevatten, alsook een differentiatie volgens de socio-economische variabelen van de bevolking die zich in de studiezone verplaatst. Onder socio-economische variabelen verstaat men: de gezinskenmerken of gezinssamenstelling zoals met of zonder kinderen, sociale klasse, wel of geen arbeidsinkomen (zoals gedefinieerd in Artikel 31, Wetboek van de Inkomstenbelastingen 1992 en met toevoeging van zelfstandigen en meewerkende echtgeno(o)t(e)), inkomensklasse, voltijds/deeltijds werk, flexibiliteit werkuren, mogelijkheden tot thuiswerken, aantal rijbewijzen, aantal auto´s, bedrijfswagen of privéwagen Er wordt verwacht dat binnen de steekproef ook deelnemers vertegenwoordigd zijn met een beperkt of laag inkomen (gepensioneerden, werklozen, …) Ook is het interessant om potentiële kandidaten te gaan indelen volgens hun motieven van verplaatsing zoals: het tijdstip van de verplaatsingen (woon-werk of andere), de verstedelijkingsgraad van de woonplaats, de beschikbaarheid van mogelijke alternatieven zoals openbaar vervoer, het verplaatsingsprofiel wonende in rurale of stedelijke gebieden Gezien het aantal variabelen die worden aangereikt om tot een representatieve weerspiegeling van de bevolking te komen, stelt de aanbestedende overheid, rekening houdend met het beschikbare budget, een doelgroep van maximum 1200 Deelnemers voorop. Dit zal dus betekenen dat het aantal Bijlage 3: Projectdefinitie V9.0

Pagina 20 van 34

gezinnen hoogstwaarschijnlijk lager ligt dan de vermelde 1200. De Inschrijver zorgt ervoor dat de steekproef niet vertekend wordt door gezinnen met meerdere auto´s. Het is aan de Inschrijver om een steekproef te ontwikkelen waarbij men in detail de methodiek en het plan van aanpak toelicht hoe men op basis van de beschreven criteria tot het gewenst aantal Deelnemers komt. Hij ondervangt in zijn onderbouwing het probleem van zelfselectie en zorgt ervoor dat verkregen Deelnemersgroep als basis kan dienen voor het gedragsmodel. Zoals eerder vermeld is de Inschrijver verantwoordelijk voor de coherentie tussen werkpakketten. De methodiek geeft in detail een inzicht over de noodzakelijke processen voor het opzetten van zulk een steekproef en wat men nodig heeft om tot een representatieve test te komen. (Hoe men gaat indelen, wat de ideale spreiding is, waarop men kandidaten gaat weerhouden of weigeren, etc.) Het plan van aanpak beschrijft meer de operationele kant, zoals onder andere hoe de kandidaten zullen worden uitgenodigd, hoe de selectie in praktijk zal plaatsvinden, hoe er wordt gecommuniceerd met kandidaten voor en tijdens de selectie, etc. Belangrijk aandachtspunt hierbij is dat de Inschrijver gedurende de (eventueel) volgende onderdelen integraal verantwoordelijk is voor de begeleiding en communicatie met de Deelnemers. Hij dient hiervoor in zijn ontwerpdocumenten al de nodige aandacht aan te schenken daar dit element cruciaal zal zijn voor het welslagen van het project.

2.6

Werkpakket 5 – Surveys en enquêteformulieren

Het gedragsexperiment zal worden aangevuld met enquêtes en een “Stated Preference” onderzoek om een duidelijker beeld te krijgen van de parameters die het gedrag van de proefpersonen beïnvloeden. Het is een middel om de neutraliteit van de kandidaten te controleren en hun perceptie of bevindingen te noteren nog voor dat het experiment van start is gegaan. Ook kunnen er aspecten onderzocht worden die minder goed bestudeerd worden met het eigenlijk gedragsexperiment zelf. In een latere (evaluatie)fase moeten de resultaten van het experiment (Revealed Preference) worden vergeleken met de opgegeven kenmerken tijdens de initiële enquêtes. De enquêtes vinden best plaats bij het begin, tijdens en na de beëindiging van het project waarbij er telkens vragen worden gesteld conform de te meten parameters van Werkpakket 1 – Gedragsmodel. Tevens is het interessant om bij het begin te polsen naar de individuele motivatie en voorkeuren van de kandidaten zoals: Wat redenen zijn om deel te nemen, Wat de perceptie is van het gedragsexperiment op zich en de doelstellingen ervan, Met welke vragen en onzekerheden de kandidaten zitten en wat de verwachtingen zijn, Wat volgens hen de invloed van een slimme kilometerheffing gaat zijn op de woonwerkplaats, Wat zijn de huidige statische kenmerken van het voertuig en waarom heeft men voor dit type voertuig gekozen (prijs, verbruik, privéwagen of niet, …), Hoe hoog het prijsverschil moet zijn ten opzichte van de huidige persoonlijke situatie om de overstap te zetten naar een milieuvriendelijk voertuig, Bijlage 3: Projectdefinitie V9.0

Pagina 21 van 34

Hoe hoog het prijsverschil moet zijn voor voertuigen met verschillende milieukenmerken om de overstap te zetten naar een milieuvriendelijk voertuig, In welke mate maakt men reeds gebruik van actieve modi zoals fiets of van het openbaar vervoer voor hoofdverplaatsingen (woon-werk, woon-school...) Tijdens de uitvoeringsfase moet men ook polsen naar de Deelnemerstevredenheid en mogelijke verbeterpunten van het systeem zoals: Hoe ervaart men de OBU, het gebruik van de persoonlijke pagina en/of website, de communicatie met de Inschrijver en/of klantenoffice, het verloop van het begeleidingsproces en de mogelijkheid om commentaar, kritiek of suggesties te kunnen meedelen, Het toegepaste tariefschema, Het beloningsmodel. Aan het einde van het project is het de bedoeling dat de Deelnemers worden bevraagd over rechtvaardigheid of aanvaarding van het systeem en hoe zij het instrument beoordelen voor de oplossing van congestie in de GEN-zone. Het is hierbij ook de bedoeling dat er een maximale terugkoppeling gebeurt over de bevindingen, hun al dan niet tevredenheid over de verschillende elementen van het systeem, en mogelijke verbeterpunten. Het is aan de Inschrijver om een kwaliteitsvolle enquête en “Stated Preference” onderzoek op te stellen waarbij er onder andere wordt rekening gehouden met de bovengenoemde elementen. Tevens is het een middel ter aanvulling van de noodzakelijke componenten voor het Gedragsmodel, een kwalitatieve selectie van kandidaten en een meting van de Deelnemerstevredenheid gedurende het project. Vermits er op verschillende momenten gedurende het gedragsexperiment een enquête zal moeten worden gehouden, zullen er dus ook verschillende enquêteformulieren moeten ontwikkeld. Wegens het grote aantal Deelnemers gaat de aanbestedende overheid er van uit dat de surveys en enquêtes in grote mate geautomatiseerd zullen worden opgesteld, afgenomen en verwerkt. (via bv. een online website of in te vullen Excel file). De Inschrijver staat zelf in voor de kwantiteit en kwaliteit van de meetgegevens en moet aldus er over waken dat hij over voldoende, representatief per Deelnemersklasse, ingevulde enquêteformulieren beschikt. Als output van dit werkpakket verwacht de aanbestedende overheid een documentatieset (in Word of pdf) waarbij de Inschrijver beschrijft: welke parameters hij opneemt in het “Stated Preference” onderzoek; de hypothetische context waarin mensen hun keuze moeten maken in een “Stated preference” studie dient zo nauw mogelijk aan te sluiten bij de werkelijke context. welke vragen worden opgenomen in de enquêtes en wat de achterliggende motivatie is bij de vraagstelling, hoe de enquêtes praktisch zullen worden uitgevoerd (beschrijving methodiek), hoe de resultaten van de enquêtes en het SP onderzoek zullen worden verwerkt in het geheel.


Pagina 22 van 34

Tevens levert de Inschrijver de enquêteformulieren en een ontwerp voor het “Stated Preference” onderzoek op, in digitaal formaat. (in Word of Excel) Er wordt er aan de Inschrijver gevraagd om bij zijn offerte, in digitaal formaat (Word of pdf), een eerste voorbeeld van een mogelijk enquêteformulier bij te voegen. (gelimiteerd tot een 2-tal pagina´s)

2.7

Werkpakket 6 - Ontwerpnota (Deeloplevering Onderdeel 1)

Het resultaat van de ontwerpen voorbereidingsfase is een Ontwerpnota die als basis zal dienen voor het effectief opzetten van het gedragsexperiment met lichte voertuigen en de selectie van het vereiste aantal deelnemers. Deze Ontwerpnota wordt aan de leidend ambtenaar afgeleverd en vervolgens ter goedkeuring aan de ambtelijke stuurgroep (het IACP) van de drie gewesten voorgelegd.


Pagina 23 van 34

3

ONDERDEEL II – Opzetten en uitvoeren van het gedragsexperiment

3.1

Doelstelling van het onderdeel

Het objectief van dit onderdeel bestaat erin een representatieve test uit te voeren met lichte voertuigen waarbij de eventuele gedragswijzigingen in kaart worden gebracht bij invoering van een slimme kilometerheffing. Het onderdeel vertrekt van de Ontwerpnota en moet leiden tot de selectie van het vereiste aantal Deelnemers het opzetten en uitvoeren van een gedragsexperiment met lichte voertuigen.

3.2 3.2.1

Werkpakket 1 – Opzetten van de proef Selectie van de Deelnemers

In een eerste, voorbereidende fase zal de Inschrijver ervoor moeten zorgen dat hij de nodige Deelnemers kan uitnodigen en selecteren die deel zullen uitmaken van het experiment. Deze Deelnemers zullen worden gekozen op basis van hun motieven van verplaatsing, socio-economische karakteristieken en zijn verdeeld over heel de GEN-zone. Het is de bedoeling dat de Deelnemers ook onderworpen worden aan een “Stated Preference” enquête zoals opgesteld in onderdeel 1. De Inschrijver zorgt voor een kwalitatieve rapportage van de steekproeftrekking en de door hem geselecteerde Deelnemers, op basis van de aangereikte criteria en het “Stated Preference” onderzoek. De ambtelijke stuurgroep (het IACP) van de drie gewesten zal uiteindelijk zijn goedkeuring moeten geven over de samenstelling van de proefpopulatie vooraleer kan worden overgegaan tot de eigenlijke test. 3.2.2

Inrichten van het projectbureau

Tezelfdertijd zorgt de Inschrijver ervoor dat zijn projectbureau, fronten back office wordt ingericht, en toont hij aan de aanbestedende overheid aan dat zijn architectuur voldoet aan de vooropgestelde minimumeisen. Ook hier zal de aanbestedende overheid mits keuringstesten, zijn goedkeuring moeten geven over de Aangeboden Oplossing vooraleer kan worden overgegaan tot de eigenlijke test. De Inschrijver houdt hiermee rekening in zijn planning. Vertragingen wegens problemen tijdens de ontwerp-, voorbereidings- en uitvoeringsfase zijn volledige ten laste van de Inschrijver en kunnen niet verhaald worden op de aanbestedende overheid. Het niet (tijdig) behalen van de nodige vergunningen (eigen aan de Aangeboden Oplossing) of bereiken van het noodzakelijke aantal Deelnemers is eveneens ten laste van de Inschrijver. De keuringstesten die worden uitgevoerd door de aanbestedende overheid, in samenwerking met de Inschrijver, omvatten voornamelijk testen betreffende functionaliteit en gebruiksvriendelijkheid van het systeem. Voorbeelden van zulke testen zijn het volgende: Validatie werking van de OBU op zich: o Testen gebruiksvriendelijkheid en controle van gebruiks- en installatiehandleidingen, Bijlage 3: Projectdefinitie V9.0

Pagina 24 van 34

o

Test ontvangst satellietpositionering (GPS of gelijkwaardig) en de communicatie naar proxy (GSM/GPRS of gelijkwaardig), o Controle van de tijd nodig voor installatie, validatie werking OBU – proxy: o Testen weergave tarief op OBU, o Controle synchronisatie bij wijzigingen tarief (spits/dal), TTFF. Validatie van de werking van de back office: o Controle registratie afgelegde trajecten, o Controle van herkenning wegcategorieën en verschillende tariefzones, o Controle afgelegde afstand en/of calculatie tripkost per individu, o Controle van de security- en privacy aspecten. Validatie van de werking van de front office: o Testen van gebruikersinterface website, toegang tot helpdesk, o Controle methodiek voor klachtenmanagement. Controle van de informatie die ter beschikking wordt gesteld voor Deelnemers: o Handleiding functionaliteiten website en persoonlijke account, o Uitleg over doelstellingen project, tariefschema, beloningsmodel, Het is hierbij niet de bedoeling om diepgaande testen uit te voeren maar eerder om de Inschrijver te wijzen op eventuele tekortkomingen of gebreken ten opzichte van zijn kwaliteitsmanagementplan. Deze controles zijn niet beperkt tot enkel het opzetten van de proef maar kunnen ook geheel of gedeeltelijk tijdens de uitvoeringsfase wederkerend plaatsvinden. Er wordt verwacht dat de Inschrijver hiervoor volledige medewerking verleent. 3.2.3

Privacy, gegevensbeveiliging en certificatie

De Inschrijver staat zelf in voor de aangifte bij de privacy commissie (indien nodig) en adaptatie aan de privacy richtlijnen. Alle onderdelen, modules, functionaliteiten van de Aangeboden Oplossing moeten gedurende de volledige looptijd van het gedragsexperiment voldoen aan de laatste privacy en security eisen conform Belgische en Europese regelgeving. Resultaten die voortvloeien uit het voorwerp van de opdracht moeten geanomiseerd worden vooraleer ze gebruikt kunnen worden voor eindrapportages of gedrag simulaties. Het is de Inschrijver niet toegestaan om persoons- en verplaatsingsgegevens van Deelnemers te gebruiken voor andere doeleinden dan die van het voorwerp van de opdracht, en de duur voor het bijhouden van deze gegevens eindigt bij het financieel beëindigen van het contract met de Inschrijver. Het is de Inschrijver toegestaan om een modelovereenkomst af te sluiten met de Deelnemers waarbij de Deelnemer instemt dat zijn verplaatsingsgedrag mag worden opgeslagen en gebruikt voor het gedragsexperiment. De Inschrijver dient een (draft)kopie in elektronische vorm van deze modelovereenkomst bij te voegen bij zijn offerte. De Inschrijver dient de Deelnemer de mogelijkheid te geven om alle, over hem geregistreerde data (dus inclusief de ruwe verplaatsingsdata), in te zien en op te slaan voor eigen administratie. Bij het afsluiten van het contract of modelovereenkomst tussen de Inschrijver en de Deelnemer, geeft de


Pagina 25 van 34

Deelnemer de Inschrijver expliciet toestemming om deze data ook daadwerkelijk te gebruiken en te loggen. De Inschrijver is verantwoordelijk voor de certificatie van alle betrokken onderdelen voor zover certificatie volgens Belgische en Europese regelgeving vereist is. Hij dient hiervoor in de ontwerpfase het nodige onderzoek te verrichten en zich in regel te stellen met de geldende wetgeving. 3.2.4

Klant- en gebruiksvriendelijkheid

Het succes of welslagen van het gedragsexperiment met lichte voertuigen zal in grote mate afhangen van de perceptie van de Deelnemers over het gebruikte systeem. De Deelnemers moeten tijdens de test een gesprekspartner kunnen vinden en antwoord krijgen op al hun praktische vragen. Het oprichten van een helpdesk en/of Front office en een website met “Frequently Asked Questions” (FAQ) lijken hierin onontbeerlijk. Een Deelnemer moet tijdens de test ook zijn commentaar, kritiek of suggesties kunnen meedelen om beter een inzicht te krijgen in de psychologische factoren die van invloed zijn op de aanvaarding van het systeem. Het is van belang dat Deelnemers niet afhaken gedurende de looptijd van het gedragsexperiment en daarom worden er ook de nodige eisen opgelegd aan de klant- en gebruiksvriendelijkheid van het systeem en zijn deelcomponenten. De Aangeboden Oplossing dient ten minste aan volgende voorwaarden te voldoen: Een goede communicatie en opvolging zijn essentieel om de praktische begeleiding van de Deelnemers te optimaliseren. De Inschrijver voorziet hiervoor een helpdesk en/of Front Office die ten minste het Nederlands en Frans ondersteunt. De helpdesk moet in staat zijn om een Deelnemer duidelijke instructies te verschaffen, eventuele problemen op te lossen of vlotte feedback te verzorgen, De Inschrijver voorziet ook een gebruikersinterface, geschikt voor de meest courante webbrowsers, waarbij Deelnemers via elektronische weg problemen kunnen melden of klachten kunnen indienen. Hij zorgt er voor dat de Deelnemer ook op de hoogte wordt gehouden van de voortgang in de behandeling van zijn klachten. Bij eventuele technische problemen moet er snel gereageerd worden en een oplossing voorzien worden die zo weinig mogelijk inspanningen vereist van de Deelnemer, Iedere Deelnemer krijgt een persoonlijke pagina, geschikt voor de meest courante webbrowsers, op de webserver van de Inschrijver waarbij hij zijn individuele gegevens en verplaatsingsdata kan raadplegen. Deze gebruikersinterface ondersteunt op zijn minst de volgende talen: Nederlands en Frans. De Inschrijver voegt bij zijn offerte een voorbeeld van hoe de persoonlijke gebruikersinterface op de webserver er gaat uitzien. Dit omvat ten minste een voorbeeld van: o de print-out van het inlogscherm, o de standaardpagina van de Deelnemer, o hoe de geregistreerde verplaatsingen van de Deelnemer zullen worden weergegeven, o hoe zijn persoonlijke gegevens zullen worden weergegeven,


Pagina 26 van 34

o

hoe zijn uitstaande bedrag/factuur zal worden weergegeven (het saldo van persoonlijk budget van deelnemers moet op elk moment consulteerbaar zijn), Alle geregistreerde kilometers van een bepaalde dag dienen uiterlijk de daaropvolgende dag te worden weergegeven. De Deelnemer kan tussentijds via een inlog op het account van zijn persoonlijke webpagina een overzicht krijgen van de tot die datum in rekening gebrachte bedragen en de bijbehorende geregistreerde kilometers per (type) tariefzone en tarief per (type) tariefzone. De Inschrijver organiseert en coördineert, op regelmatige basis, informatiesessies (of digitale nieuwsbrieven) naar de Deelnemers over: o onderhoudswerken aan het systeem, o mogelijke nieuwe functionaliteiten, o de meest recente FAQ´s, o reeds bekende resultaten, o de individuele scores van de Deelnemers en zijn mogelijke alternatieve vervoersmethoden, o de effecten van zijn gedrag op het vlak van externe kosten, o een anonieme benchmarking tussen Deelnemers met soortgelijk profiel en verplaatsingsgedrag. Indien een Deelnemer gebruik maakt van alternatieve modi, zoals bv. het openbaar vervoer of de fiets, moet het mogelijk zijn, hiervoor een elektronische declaratie in te dienen. Deze eis is natuurlijk afhankelijk van het uitgewerkte beloningsmodel, Alle documenten die ter beschikking worden gesteld aan de Deelnemers is voorhanden in het Nederlands en Frans. Het is de Inschrijver toegestaan om deze informatie via elektronische weg te distribueren maar op vraag van individuele deelnemers moet er ook een papieren variant ter beschikking zijn, Deelnemers die afhaken na de selectiefase (eens gevalideerd door de gewesten) moeten door de Inschrijver bevraagd worden naar hun achterliggende redenen voor het beëindigen van de test. De Inschrijver draagt de verantwoordelijkheid om andere Deelnemers te selecteren, binnen de 3 werkdagen na het afhaken van de oorspronkelijke kandidaat. Nieuwe (gevalideerde) Deelnemers doorlopen het zelfde informatietraject zoals de oorspronkelijke kandidaten die afhaakten, Het is de Inschrijver toegestaan om, mits voldoende grondige motivatie en goedkeuring van de aanbestedende overheid, de overeenkomst met Deelnemers te beëindigen. De Deelnemer verliest hierbij het recht op enige vergoeding. De Inschrijver draagt hierbij wel de verantwoordelijkheid om andere Deelnemers te selecteren, binnen de 3 werkdagen na het afhaken van de oorspronkelijke kandidaat. Nieuwe (gevalideerde) Deelnemers doorlopen het zelfde informatietraject zoals de oorspronkelijke kandidaten die afhaakten, de Inschrijver zorgt voor een wekelijkse rapportage aan de aanbestedende overheid over het aantal klachten van Deelnemers, de respons- en wachttijden vooraleer de klachten zijn behandeld en rechtgezet, het aantal technische defecten (fronten back office, uitval van OBU´s, uitval van proxy) en de bijhorende hersteltijden in een overzichtelijk en samenvattend document (Word, Excel of pdf). Gedurende de looptijd van het gedragsexperiment zullen bovenstaande criteria op regelmatige basis door de aanbestedende overheid worden gecontroleerd. Het is de bedoeling dat de Inschrijver, in coherentie met zijn kwaliteitsmanagementplan, bevragingen organiseert onder Deelnemers Bijlage 3: Projectdefinitie V9.0

Pagina 27 van 34

gedurende de verschillende fasen van het gedragsexperiment. (klanttevredenheid, gebruiksvriendelijkheid van OBU en persoonlijke webpagina, organisatorische en operationele aspecten, …) 3.2.5

Opstart

Eens de kandidatengroep en het operationele systeem zijn gevalideerd, worden de Deelnemers door de Inschrijver ingelicht over: de vooropgestelde doelstellingen van het project, het gebruik van het materieel (OBU), de aanspreekpunten van de Inschrijver (helpdesk), de persoonlijke pagina op de website van de Inschrijver, de volgende stappen van het experiment, Het gehanteerde tariefschema. Bovendien moeten ze worden geïnformeerd over de mogelijke alternatieven zoals het openbaar vervoer, het fiets-GEN, etc. De Inschrijver staat in voor de organisatie en coördinatie van de noodzakelijke informatiesessie(s) met de Deelnemers. De kost hiervoor maakt integraal deel uit van zijn offerte. Hij zorgt er tevens voor dat alle betrokken Deelnemers, voor de uitvoeringsfase, beschikken over een correct functionerende en gepersonaliseerde OBU. Een degelijk kwaliteitsmanagementplan en de nodige recurrente kwaliteitsbewaking door de Inschrijver moet er voor zorgen dat het aantal technische en organisatorische opstartproblemen wordt herleid tot een minimum.

3.3

Werkpakket 2 – Uitvoeren van de proef

3.3.1

Nulmetingen

Om de effecten van een slimme kilometerheffing te bepalen, moet er een nulmeting worden uitgevoerd. Gedurende deze controleperiode wordt het gedrag van de proefpersonen geobserveerd, maar worden zij nog niet onderworpen aan een tariefschema. Afhankelijk van het uitgewerkte beloningsmodel wordt ook de gemiddelde verplaatsingsconstante per individuele Deelnemer bepaald die als basis zal dienen voor het virtueel budget. Deze fase laat de Inschrijver, in extremis, toe om eventuele gebreken of technische onnauwkeurigheden recht te zetten. Tevens kunnen er abnormaliteiten in registraties worden rechtgezet afhankelijk van de terugkoppeling van de Deelnemers en het geobserveerde verplaatsingsgedrag door de Inschrijver. 3.3.1.1

Terugkoppeling

Bij het beëindigen van de controleperiode worden de Deelnemers door de Inschrijver onderworpen aan de surveys en enquêtes zal opgesteld onder hoofdstuk 2.6 - Werkpakket 5 van Onderdeel 1.


Pagina 28 van 34

Op individuele basis, eventueel via de persoonlijke webpagina, voorziet de Inschrijver een terugkoppeling naar de Deelnemer over: De eerste resultaten van de nulmeting en de toekenning van het virtueel budget, Informatie over mogelijke alternatieve vervoerswijzen, De impact van zijn gedrag op de externe kosten (milieu, geluid, congestie, verkeersongevallen,…), Een anonieme benchmarking tussen Deelnemers met hetzelfde verplaatsingsprofiel. Tevens wordt er een korte samenvattende rapportage naar de aanbestedende overheid verwacht over de voortgang van het onderdeel, de top tien van vastgestelde technische en de organisatorische of operationele problemen voor- en tijdens uitvoering. 3.3.1.2

Looptijd nulmetingen

De aanbestedende overheid stelt als looptijd voor de nulmeting een termijn van 6 weken voorop. Het is aan de Inschrijver om in zijn offerte, op basis van de projectplanning, te valideren of deze termijn voldoende is. Hij dient er bij opmaak van de planning en gedurende de metingen over te waken dat hij over voldoende kwalitatieve en representatieve metingen beschikt in het kader van uitvoering van zijn opdracht. De noodzaak tot verlenging van de proefmetingen, het herdoen van tests, vertragingen wegens operationele problemen of gebreken zijn ten laste van de Inschrijver en kunnen aldus niet worden aangerekend aan de overheid. 3.3.2

Eigenlijke Proef

Tijdens de eigenlijke proef is het uitgewerkt tariefstelsel van kracht. Gedurende een vooropgestelde periode zullen de Deelnemers worden onderworpen aan een slimme kilometerheffing afhankelijk van hun vervoers- en routekeuzes. Het lokaal geldend tarief per kilometer wordt hierbij weergegeven op hun OBU. Ook hier heeft de Inschrijver de mogelijkheid om abnormaliteiten op te sporen die zich niet voordeden tijdens de nulmeting. Na het beëindigen van de testperiode worden de Deelnemers opnieuw ondervraagd over hun bevindingen, geïnformeerd over hun individueel verplaatsingsgedrag, wijzigingen betreffende de gebruikte verplaatsingsmodi en de ervaringen met de mogelijke alternatieven. (conform de methodiek onder 3.3.1.1). Bij het beëindigen van Onderdeel 2zorgt de Inschrijver ervoor dat technische componenten van het systeem (zoals bv. de OBU) terug ingeleverd of verwijderd worden uit de projectzone. 3.3.2.1

Looptijd Eigenlijke Proef

De aanbestedende overheid stelt als looptijd voor de eigenlijke test een termijn van 8 weken voorop. Het is aan de Inschrijver om in zijn offerte, op basis van de projectplanning, te valideren of deze termijn voldoende is. Hij dient er bij opmaak van de planning en gedurende de metingen over te Bijlage 3: Projectdefinitie V9.0

Pagina 29 van 34

waken dat hij over voldoende kwalitatieve en representatieve metingen beschikt in het kader van uitvoering van zijn opdracht. De noodzaak tot verlenging van de proefmetingen, het herdoen van tests, vertragingen wegens operationele problemen of gebreken zijn ten laste van de Inschrijver en kunnen aldus niet worden aangerekend aan de overheid. 3.3.3

Afsluitende enquête

In een derde en laatste stap, is het de bedoeling dat er maximale informatie wordt verzameld over de ervaringen van de Deelnemers tijdens het experiment. De focus ligt hierbij op hun eventuele gedragsverandering (of onverschilligheid) ten aanzien van de slimme kilometerheffing, de al dan niet tevredenheid over de verschillende elementen zoals OBU, helpdesk, website van het systeem en de interactie en communicatie met de Inschrijver. Tevens is het de bedoeling dat er wordt gepolst naar de rechtvaardigheid of aanvaarding van het gebruikte mechanisme. Het is aan de Inschrijver vrij om kiezen hoe hij dit organiseert. Dit kan middels de surveys of enquêtes (conform 2.6) of een persoonlijk interview met de Deelnemers. Het is de bedoeling dat elke Deelnemer ook een terugkoppeling krijgt over zijn individuele verplaatsingsgedrag, zijn behaalde score, zijn resterend budget, een bewustmaking van de externe kosten, de mogelijke alternatieve vervoersmodaliteiten en een (anonieme) benchmarking met de andere kandidaten. De Inschrijver zorgt bij het afsluiten van deze laatste stap voor een schuldvorderingsstaat, waarbij: er een globale som wordt gepresenteerd van het uitstaand bedrag dat aan de Deelnemers moet worden uitgekeerd, in detail voor elke Deelnemer wordt opgelijst: o wat het initieel toegekende virtueel budget was, o wat het resterende krediet is na afsluitingen van de metingen. Conform de bepalingen onder Werkpakket 2 - Beloningsmodel mag dit het vooropgestelde budget per individuele Deelnemer van het gedragsexperiment niet overschrijden. alle sommen dienen inclusief BTW te zijn. Eventuele, expliciet aantoonbare schade aan, of diefstal van, delen van de Aangeboden Oplossing of gedistribueerde apparatuur (zoals bv. de OBU), kunnen niet worden verhaald op de aanbestedende overheid en moeten apart, mits het vooropgestelde modelovereenkomst tussen de Inschrijver en de Deelnemer worden geregeld. De Inschrijver is verplicht om de aan hem overgemaakte vergoedingen voor de Deelnemers, uiterlijk binnen de 15dagen na ontvangst over te maken aan de participanten. 3.3.3.1

Looptijd afsluitende enquête

De aanbestedende overheid stelt als looptijd voor de afsluitende enquête een termijn van 2 weken voorop. Het is aan de Inschrijver om in zijn offerte, op basis van de projectplanning, te valideren of deze termijn voldoende is. Hij dient er bij opmaak van de planning en gedurende de metingen over te Bijlage 3: Projectdefinitie V9.0

Pagina 30 van 34

waken dat hij over voldoende kwalitatieve en representatieve metingen beschikt in het kader van uitvoering van zijn opdracht.

3.4

Werkpakket 3 Opmaak eindverslag van gedragsexperiment (Deeloplevering 2)

Als output van dit onderdeel verwacht de aanbestedende overheid een volledig en samenvattend eindverslag over de “Lessons Learnt”, of leerervaringen. Het omvat onder andere: de opgedane leerervaringen van de Deelnemers en de Inschrijver in het kader van het gedragsexperiment met lichte voertuigen in de GEN-zone, de eventueel noodzakelijke aanpassingen die door de Inschrijver gebeurd zijn aan de Aangeboden Oplossing, mogelijke verbeteringen op operationeel gebied, de bevindingen van de Deelnemers over de Aangeboden Oplossing van de Inschrijver. Merk op dat het hier gaat over de opgedane kennis en bevindingen van de Inschrijver en de Deelnemers op functioneel en operationeel gebied, en dus niet de reeds eventueel geconstateerde gedragseffecten. Dit eindverslag met de “Lessons Learnt” wordt aan de leidend ambtenaar afgeleverd en vervolgens ter goedkeuring aan de ambtelijke stuurgroep (het IACP) van de drie gewesten voorgelegd.


Pagina 31 van 34

4 4.1

ONDERDEEL 3 – EVALUATIE Doelstelling van het onderdeel

In dit onderdeel zal de Inschrijver de verkregen gegevens en resultaten van onderdeel 2 analyseren, aftoetsen met de assumpties uit het gedragsmodel en verwerken in eindrapportages. De focus ligt hierbij op de eventueel gemeten of geobserveerde gedragsveranderingen. Belangrijk hierbij is dat ook de resultaten van het “Stated Preference” onderzoek voor de geselecteerde Deelnemers worden vergeleken met hun “Revealed Preference” en hieruit de nodige lessen en conclusies worden genomen. Tevens moet de voorziene simulatietool die werd opgesteld onder Werkpakket 1 (2.2) van Onderdeel 1 moet worden aangevuld met de empirische data van Onderdeel 2. Een interessante parameter die tijdens de analyse onderzocht dient te worden, is onder meer het gebruik van de transitparkings in de GEN-zone en de wijze waarop de deelnemers daarvan gebruik maakten om over te stappen op alternatieve modi zoals het openbaar vervoer.

4.2

Werkpakket 1 - Evaluatie (Deeloplevering 3)

De aanbestedende overheid verwacht voor dit onderdeel een volledig en representatief Gedragsrapport dat onder andere bestaat uit: Een overzicht van de analyses en bekomen resultaten (geografisch, statistisch, verplaatsingssnelheid, evoluties in de tijd en ruimte van de trajecten, oorsprongbestemmingsmatrices, trajectkosten, …), De globaal gemeten gedragsveranderingen met bijhorende conclusies en aanbevelingen, rekening houdend met de karakteristieken van het opgestelde gedragsmodel en het tariefschema (tijd, plaats, gebruik alternatieve modi), De algemene bevindingen en resultaten uit de enquêtes en surveys, Een simulatietool. Het gedragsrapport wordt aan de leidend ambtenaar afgeleverd en vervolgens ter goedkeuring aan de ambtelijke stuurgroep (het IACP) van de drie gewesten voorgelegd.


Pagina 32 van 34

5

ONDERDEEL 4 - BIJKOMENDE OPDRACHTEN IN REGIE

De aanbestedende overheid kan gedurende de uitvoering van de opdracht bijkomende bestellingen plaatsen bij de Inschrijver voor studieopdrachten zowel op technisch, financieel-economisch en juridisch vlak die verband houden met deze opdracht. Hiertoe wordt steeds eerst een bestelbon aan de Inschrijver bezorgd. Deze bijkomende opdracht kan eveneens worden opgedeeld in werkpakketten. Hiertoe moet de Inschrijver, in afwijking van de algemene regel in dit bestek waarin wordt gewerkt met eenheidstarieven, een ereloon opgegeven per uur voor een junior, senior en partnerniveau.


Pagina 33 van 34

Bijlage 3. Projectdefinitie

Recommend Documents