Bijlage 1; Plan van aanpak uitrol expeditie 2011 en verder. Project: Gemeente Venlo Betreft: Plan van aanpak Mentaal spoor 2011 en verder Datum: 30 juni 2011 Van: Rogier van Koetsveld / Eefje Kouters Aan: René Janzen / Annemarie Zweers Documentnummer: Plan van aanpak Mentaal spoor 2011 en verder (Gemeente Venlo-2011630-143503-RvK)
Inhoudsopgave 1. Introductie ...................................................................................................... 1 2. Projectorganisatie en bemensing ................................................................ 3 3. Uitrolplan ontwikkelthema’s ......................................................................... 5 3.1. Aanpak...............................................................................................................5 3.2. Ontwikkelthema’s .............................................................................................5 3.3. Communicatie ...................................................................................................6 3.4. Planning ............................................................................................................7 4. Pilots ............................................................................................................... 8 4.1. Algemeen ..........................................................................................................8 4.2. Activiteiten en tijdsinschatting........................................................................8 5. Monitoring en het gesprek binnen de organisatie .................................... 10 6. Bijlagen......................................................................................................... 11 6.1. De eerste workshop voor de uitrol van de ontwikkelthema’s ....................11 6.2. Interventies .....................................................................................................12 6.3. Meten van de voortgang op de ontwikkelthema’s.......................................16
1. Introductie Het hoogste doel dat we met de doorontwikkeling van de organisatie en dus met de Expeditie Venlo nastreven is onze dienstverlening naar een hoger niveau tillen. Daar doen we het voor. Onze dienstverlening staat in dienst om de ambities van de stad, vastgelegd in de Visie Venlo 2030 te realiseren. Dat is de inhoud. Alles wat we doen is gekoppeld aan deze inhoudelijke opdracht. De uitgangspunten en de wijze waarop we dit doen ligt vast in onze besturingsfilosofie. De Expeditie heeft behoefte aan focus én concretisering. De periode van brainstormen en praten over waarden, uitgangspunten, (kern)competenties en het maken van uitvoerige check- en to-do lijstjes, willen we afsluiten. We hebben daar lang, goed en met veel mensen over nagedacht. Dat was ook nodig. Nu is echter de tijd aangebroken om tot uitwerking én uitvoering over te gaan; doen! Dat kan en moet. We focussen ons immers op het nieuwe stadskantoor en dat staat er in 2014. De medewerkers moeten er dan ook staan en klaar voor zijn! Het doel is dus de Expeditie terug te brengen naar daar waar
daadwerkelijk het gedachtegoed geconcretiseerd dient te worden; bij de medewerkers en hun leidinggevenden. Waar en door wie kan de concreetheid er in worden gebracht? Door medewerkers en hun leidinggevenden zelf, in onderlinge gesprekken, in teams, ketens en op de afdelingen. De concreetheid moet op de werkvloer ontstaan en zichtbaar worden in houding en gedrag. Het gestructureerd in gesprek gaan daarover staat centraal in de aanpak. De aanpak is vervat in een 8-tal ontwikkelthema’s. De gedachte daarachter is dat als je deze ontwikkelthema’s hebt doorlopen en afgerond, dan heb je de Venlose manier van werken te pakken. Iedere afdeling maakt een eigen ontwikkelplan, op basis van een vaststaand format, waarin staat beschreven hoe te komen tot het eigen maken van de acht ontwikkelthema’s. Het afdelingshoofd en de teamleiders van alle afdelingen worden, verdeeld over drie groepen, in een workshop begeleid om tot dit plan te komen. Aandachtspunt hierbij is het zoeken naar en leggen van verbinding met lopende trajecten, zoals Ipso. Het opstellen van deze plannen gebeurt zo generiek en zo smart mogelijk om ervoor te zorgen dat er uiteindelijk één gezamenlijke werkstijl ontstaat. Tijdens de gehele uitvoering is het de kerngroep Expeditie die ondersteunt, monitoort, kritisch meekijkt, de afgesproken koers en planning in de gaten houdt, adviseert en rapporteert aan de ambtelijk opdrachtgever. Deze aanpak in relatie tot de ontwikkeling van de acht thema’s wordt in hoofdstuk 3 van dit document verder inhoudelijk toegelicht. Naast het ontwikkelprogramma vinden er vanuit de Expeditie andere activiteiten plaats. Het begeleiden en ondersteunen van kleinschalige pilots is een onderdeel hiervan. Pilots staan los van het ontwikkelprogramma en worden geïnitieerd vanuit een team/afdeling. Wanneer een team/afdeling zelf aangeeft te willen oefenen met een of meerdere onderdelen van de Venlose manier van werken, wordt er in gezamenlijkheid een plan opgesteld om dit tot uitvoering te brengen en zodoende medewerkers op eigen initiatief en op kleine schaal reeds kennis te laten maken en ervaringen op te doen i.h.k.v. de nieuwe werkwijze. In hoofdstuk 4 wordt dit nader toegelicht. Tot slot heeft de Expeditie een rol in het monitoren van de voortgang, signaleren van knelpunten tijdens het proces, ondersteunen en voorbereiden van besluitvormingsmomenten en voeden van communicatie inzake Expeditie-activiteiten. Een korte toelichting hierop staat in hoofdstuk 5. De genoemde inhoudelijke hoofdstukken worden voorafgegaan door een toelichting op de projectorganisatie. In de 3 bijlagen wordt de uitrol van de 8 ontwikkelthema’s verder uitgewerkt; de eerste workshop met leidinggevenden is uitgewerkt; de ontwikkelthema’s en de bijbehorende interventies; en tenslotte het dashboard en de metingen.
2. Projectorganisatie en bemensing De projectorganisatie voor deze fase wordt in de volgende twee figuren geïllustreerd.
In deze figuur zijn de belangrijkste verantwoordelijkheden rond de expeditie verdeeld. Deze verdeling bouwt voort op de bestaande situatie; hierin spelen DT, Afdelingshoofden en de Expeditiegroep een rol. In de periode die voor ons ligt (half 2011 – 2014) worden aan de bestaande situatie 2 rollen toegevoegd: - een board-groep Dit is een voortzetting van het informele voorbereidende overleg dat vanuit Mentaal spoor in het verleden heeft plaats gevonden. De rol van deze groep wordt geformaliseerd door deze de voortgang te laten bewaken en nieuwe werkwijzen te laten inzetten. De invulling van deze groep bestaat uit 3 afdelingshoofden, en als belangrijkste leveranciers de teamleider ICT en Roel Geenen vanuit Veldhoen en company. De projectleider van de expeditie is de secretaris van de board-groep. De precieze invulling van de afdelingshoofden is afhankelijk van de uitkomsten van het onderzoek van Berenschot (in overleg met Willemien). Naast de besluitsvoorbereiding komt deze groep maandelijks bijeen om op hoofdlijnen bijgepraat te worden. - operationele ondersteuning Verantwoordelijkheden die buiten het kerngroep Expeditie liggen: - Het inkopen van de interventies - Regie op de uitvoering van de interventies - Uitvoeren van de metingen - Rapporteren over het dashboard Hiertoe zijn twee rollen benoemd (kunnen bij één persoon belegd worden) 1. Regelaar: - het voorbereiden van de inkoop van de interventies - de planning van de uitrol over de verschillende afdelingen en teams - regie op de daadwerkelijke uitvoering van de interventies
2. -
Monitor: vormgeven van het dashboard plannen en uitvoeren van de metingen rapporteren in het Expeditieteam over de voortgang
In bovenstaande figuur is per onderdeel van de expeditie aangegeven wat de belangrijkste verantwoordelijkheden zijn, in relatie tot mentaal spoor. Verantwoordelijkheden die buiten de Expeditie liggen: - De afdelingshoofden zijn verantwoordelijk voor de deelname van medewerkers aan activiteiten. - Het DT (WM) is escalatiepunt wanneer de afdelingen niet aan hun verantwoordelijkheid voldoen.
3. Uitrolplan ontwikkelthema’s 3.1. Aanpak De aanpak van fase 4 Mentaal spoor start met een workshop waarin de afdelingshoofden en teamleiders zijn vertegenwoordigd (verdeeld over drie groepen). Tijdens deze workshop wordt het proces, de planning en de aanpak van fase 4 toegelicht. Dit houdt in dat verteld wordt over de ontwikkelthema’s, de interventies en meetcriteria daarbij en de onderliggende aanpak. De basis van deze fase wordt gevormd door de generieke uitrol van thema’s en planning. Maatwerk wordt enkel toegepast indien noodzakelijk. Tijdens deze eerste workshop stellen alle afdelingen een eigen ontwikkelplan op, waarin staat beschreven hoe zij de komende drie jaar tot aan inhuizing hun medewerkers voorbereiden op de Venlose manier van werken. Daarbij nemen ze in beschouwing wat er reeds in de planning staat voor hun afdeling aan andere interventies (trainingen, cursussen, etc.) en maken slimme, doeltreffende combinaties met het voorgestelde programma uit fase 4. Hierbij valt te denken aan een slimme combinatie met cursussen/trainingen zoals “Ipso” en “Ciep”. Voor meer detail over de inhoud van de workshops, zie bijlage 6.1. Het resultaat van deze workshops is als volgt: - Een ontwikkelplan per afdeling, waarvoor de teamleiders de belangrijkste inhoud leveren. - Commitment bij ieder afdelingshoofd en teamleider om de verantwoordelijkheid op te pakken en ervoor te zorgen dat alle medewerkers eind 2014 op de (nieuwe) Venlose manier werken (d.w.z. de bijbehorende ondersteuning hebben gekregen binnen de overeengekomen tijd per medewerker). - Commitment bij ieder afdelingshoofd voor de benodigde tijdsinvestering per medewerker. - Inzicht in de benodigde differentiatie per team en/of afdeling.
3.2. Ontwikkelthema’s De acht ontwikkelthema’s gerelateerd aan de Venlose manier van werken zijn: 1. Papiergebruik 2. Collectieve digitale kennisdeling 3. Digitaal communiceren 4. Samenwerken 5. Aanspreken, uitspreken, afspreken 6. Tijd- en plaatsonafhankelijk werken 7. Resultaatgericht sturen op afstand 8. Kennis en gebruik van de werkomgeving Iedere afdeling dient zich deze ontwikkelthema’s met onderliggende onderwerpen eigen te maken: - Alle acht de thema’s zijn essentieel en als je ze alle acht ‘afwerkt’ is je werkwijze Venloos. - De planning van de thema’s staat vast. Hiervan kan alleen bij uitzondering van afgeweken worden. Bij ieder ontwikkelthema is een aantal concrete vragen (bijlage 6.2) gesteld die de reikwijdte van het thema weergeven en waarbij iedere medewerker/team/afdeling zich moet afvragen: “wat betekent dit voor mij en voor mijn werk”?
Per ontwikkelthema zijn er interventies benoemd (bijlage 6.2). Deze dienen ter ondersteuning bij het onder de knie krijgen en ‘eigen maken’ van ontwikkelthema’s en onderliggende onderwerpen. Er wordt onder meer vanuit de Expeditie, stafafdelingen en externe partijen hierin ondersteuning geboden aan de teams en afdelingen. In de tabellen in bijlage 6.2 is eveneens de bijbehorende tijdsbesteding per medewerker benoemd. Om de ontwikkeling van de verschillende teams en afdelingen op de ontwikkelthema’s te monitoren is een dashboard beschikbaar. Het dashboard bestaat uit diverse metingen per ontwikkelthema. Deze metingen vallen over het algemeen uiteen in een online survey en metingen door IT. In bijlage 6.3 zijn de metingen verder toegelicht. Deze metingen geven richting aan de ontwikkeling in de organisatie en bieden managementinformatie. De volgende activiteiten geven invulling aan de monitoring: - De opzet van het dashboard wordt eenmalig vormgegeven. - 3 maanden voor de start van de uitrol van een ontwikkelthema (zie §3.4 Planning) wordt de meting voor dat thema definitief gemaakt: o met IT en O&S wordt afgestemd welke metingen direct in systemen kunnen worden gedaan; o de survey-vragen worden vastgesteld; o het dashboard wordt voor het betreffende ontwikkelthema in detail vastgesteld; o de periodes waarin de metingen worden uitgevoerd worden vastgesteld. Er vindt sowieso een 0-meting en een eindmeting plaats. Indien het ontwikkelthema langer loopt dat 6 maanden wordt iedere 6 maanden een tussenmeting gedaan. - Binnen 1 maand voor de start van de uitrol van een ontwikkelthema wordt de 0-meting gedaan. - Binnen 1 maand na het einde van de uitrol van een ontwikkelthema wordt de eindmeting gedaan.
3.3. Communicatie Communicatie zorgt voor: 1. de interventies die door middel van een communicatie-uiting gerealiseerd worden (informatie en instructie); 2. de communicatie rond en over de uitrol. Ad 1. Drie maanden voorafgaand aan de start van de uitrol van een ontwikkelthema (zie §3.4 Planning), wordt het plan gemaakt voor het realiseren van de communicatie-uitingen t.b.v het ontwikkelthema. - inplannen in de tijd; - maken / verzamelen van content; - vaststellen van de content (Expeditieteam) - realiseren van de communicatie-uitingen . Ad 2. In oktober 2010 is de communicatiestrategie voor de expeditie door het DT vastgesteld (dit voorstel is hier bijgevoegd als bijlage 2) De communicatie rond en over de uitrol van dit plan van aanpak wordt vormgegeven conform dit plan opgepakt.
Algemeen: - Er komt geen apart communicatieplan voor uitrol fase 4. De communicatieactiviteiten voor uitrol fase 4 zijn onderdeel van de (nieuwe) aanpak interne communicatie. En van dit realisatieplan. - De inzet van RW voor uitrol fase 4 wordt niet specifiek onderscheiden van zijn inzet voor de Expeditie. - Out-of-pocket kosten voor uitingen komen uit het budget dat RW heeft voor Expeditie-communicatie
3.4. Planning In grote lijnen is de planning voor de uitrol van de ontwikkelthema’s zoals hieronder weergegeven.
4. Pilots 4.1. Algemeen Een onderdeel van de implementatie-aanpak van de Venlose manier van werken vanuit de Expeditie zijn de pilots. De pilots lopen parallel aan de uitrol van de ontwikkelthema’s en zijn bedoeld om op kleine schaal medewerkers kennis te laten maken en te laten oefenen met onderdelen van de Venlose manier van werken. Daarnaast bieden pilots de mogelijkheid bepaalde interventiemethodes te beproeven. De ambitie is om binnen iedere pilot alle betrokkenen een leervraag te laten hebben. Zo kan het desbetreffende team/afdeling oefenen met een deel van de Venlose manier van werken, Mentaal spoor met interventies en Virtueel spoor kan desgewenst oefenen met de uitrol van een deel functionaliteit. In sommige pilots kan er zelfs vanuit Fysiek spoor geoefend worden met onderdelen van een activiteitgerelateerde omgeving. De pilot-aanpak is erop gericht groepen medewerkers (teams/afdelingen) die op eigen initiatief aangeven te willen oefenen met een onderdeel van de Venlose manier van werken te ondersteunen en te begeleiden. Deze aanpak onderstreept een bottom-up benadering, waarbij iedere groep gedreven wordt door een eigen vraag. Aangezien de omvang van de pilots kleinschalig is kan er snel en daadkrachtig ingespeeld worden op ontwikkelvragen gerelateerd aan de Venlose manier van werken die leven binnen teams/afdelingen. Ervaringen die worden opgedaan tijdens de pilots, ten aanzien van de manier van werken als ten aanzien van de interventie, worden geëvalueerd om er van te leren voor andere pilots. Op basis van de opgedane ervaring kan dezelfde pilot vervolgens worden uitgevoerd binnen andere teams/afdelingen. Kortom, kenmerken van een pilot zijn: een pilot sluit aan bij een ontwikkeling of een behoefte bij een of meerdere teams/afdelingen van de gemeente Venlo; een pilot is afgebakend in de tijd, maximaal 6 maanden; een pilot richt zich op een beperkt aantal medewerkers, maximaal 50; een pilot combineert de doelstelling van het team/de afdeling met doelen vanuit virtueel spoor (zoals het testen van de uitrol van nieuwe hulpmiddelen of het introduceren van nieuwe applicaties) en mentaal spoor (het uitproberen van de effectiviteit van implementatiemethoden); indien nodig of wenselijk wordt een doelstelling vanuit fysiek spoor toegevoegd; een pilot omvat altijd een evaluatie van de effectiviteit van de toegepaste implementatiemethode; wanneer de pilot succesvol is, wordt ernaar gestreefd de werkwijze ook na de pilot in stand te houden; wanneer de pilot succesvol is, wordt ernaar gestreefd de pilot bij andere teams te herhalen; de pilot wordt gebruikt voor communicatie over de Expeditie. Communicatie wordt tevens bij iedere pilot aangehaakt om de leerervaringen breder in de organisatie te verspreiden.
4.2. Activiteiten en tijdsinschatting Iedere pilot volgt in de basis dezelfde aanpak en doorloopt enkele standaard stappen: Planvorming: gezamenlijk met de opdrachtgever (de leidinggevende van het team of de afdeling waar het initiatief voor de pilot ontstaat) opstellen van een plan van
aanpak voor de specifieke pilot en doorspreken van de gewenste aanpak en de te bereiken doelstellingen. Uitvoering: na planvorming volgt een fase waarin de daadwerkelijke uitvoering plaatsvindt. Gedurende deze fase wordt er geoefend met het voorliggende thema (onderdeel van de Venlose manier van werken) en met de geplande interventiemethodes daarbij. Tijdens de uitvoering wordt de voortgang gemonitord. Evaluatie: een cruciaal aspect van de pilots is de evaluatie. Deze evaluatie zorgt voor het juiste leereffect van de pilots. Evaluaties kunnen leiden tot een aanpassing van bepaalde interventiemethodes en voor het effectief inzetten van vervolgpilots.
De verwachting voor het aantal pilots is dat er jaarlijks circa 10 aanvragen binnenkomen (in lijn met de afgelopen periode) waarvan er gemiddeld 5 daadwerkelijk leiden tot een pilot.
5. Monitoring en het gesprek binnen de organisatie Naast de uitrol van het ontwikkelprogramma en het begeleiden van de pilots doet Mentaal spoor nog meer, namelijk: - Projectmanagement Organiseren van het Mentaal spoor, maken van plannen, afstemmen met andere onderdelen van de expeditie. - Monitoring van de voortgang Het monitoren vindt plaats door het bijhouden van het dashboard zoals benoemd in §3.2. Daarnaast vinden gesprekken plaats met medewerkers, teamleiders en afdelingshoofden. - Bijdragen aan communicatie, besluitvorming en verbinding - Nazorg Nazorg wordt te zijner tijd verder uitgewerkt. Gedurende een periode van 6 maanden is voorzien in: o Gesprekken in werkoverleggen o Twee terugkomsessies met interne coaches o Een digitale enquête uitzetten en verwerken o Beoordelen van verzoeken tot aanpassingen aan de werkomgeving o Borgen van de Venlose manier van werken .
6. Bijlagen 6.1. De eerste workshop voor de uitrol van de ontwikkelthema’s Doel workshop De workshops hebben als doel alle leidinggevenden te informeren over de aanpak van de implementatiefase en gezamenlijk te komen tot een ontwikkelplan per afdeling. Zoals hierboven reeds beschreven dient er door iedere afdeling gezocht te worden naar een slimme en doeltreffende integratie/combinatie van lopende initiatieven met dit voorstel. Indien er (grote) verschillen tussen teams binnen een afdeling zijn in werkwijze en/of IST vs. SOLL-situatie kan er besloten worden te differentiëren op het ontwikkelplan voor deze teams. Inhoud De inhoud van de workshops ziet er als volgt uit: - Bewustwording Bewustwording creëren over de Venlose manier van werken en wat dit voor jezelf, je werk en de dagelijkse gang van zaken betekent. Kort terugblikken op link met o.a. visie, principes en de Expeditie. - Kaders en vrijheden Spreken over de aanwezige kaders en de mate van vrijheid per groep daarbinnen. Bij kaders valt te denken aan kaders op het gebied van: activiteitgerelateerd werken, papierarm werken, clean desk, thuishavens voor teams, individuele regelvrijheid, ICTmiddelen gebruik, recht op thuiswerken, etc. - Ontwikkelthema’s Om vervolgens een opzet te maken voor een ontwikkelplan per groep bespreken we de ontwikkelthema’s, zoals hieronder beschreven. Deze worden nader toegelicht als zijnde thema’s die aan de basis liggen van de nieuwe Venlose manier van werken. Bij deze thema’s, met onderliggende onderwerpen, wordt eveneens besproken welke interventies daarbij passen. We lichten het proces en de planning toe. - Meetcriteria Er zal een korte toelichting gegeven worden op de meetcriteria gerelateerd aan de verschillende ontwikkelthema’s, zodat duidelijk is waaraan voldaan dient te worden. - Analyse Per groep wordt een analyse gemaakt van de huidige situatie i.r.t. de thema’s/onderwerpen. Deze zogenaamde IST-situatie wordt afgezet tegen de toekomstige SOLL-situatie en de route van IST naar SOLL (de te nemen stappen) wordt bepaald en uitgestippeld m.b.v. de voorgezette interventies. Groepen geven zelf aan waar zij verwachten extra hulp bij nodig te hebben en waar ze al ver mee op weg zijn. - Planvorming De resultaten worden ingevuld in een plan-format. Deelnemers Het voorstel is om alle afdelingen, afdelingshoofden en teamleiders, te betrekken verspreid over 3 workshops. Tijdsduur Om voldoende tijd te bieden aan de deelnemers om te komen tot een degelijk planopzet schatten we in dat er per workshop circa 4 uur benodigd is.
6.2. Interventies In de volgende tabellen zijn per ontwikkelthema de interventies weergegeven. Hierbij is een korte toelichting opgenomen, de tijdsinvestering die de interventie vraagt van de medewerker en de partij die de interventie verzorgt. Onder de tabel staat steeds een aantal vragen die bij de medewerkers en leidinggevende kunnen spelen die in dit ontwikkelthema beantwoord worden. Papiergebruik Interventie
Toelichting
Tijdsinvestering
Informatie
Algemene toelichting bij het ontwikkelthema
pm
Instructie(s) Opschoonactie Training “Clean desk”
Uitleg van apparatuur (multifunctional) en overige benodigde middelen (is ook interventie bij 2) Uitzetten actie opschonen papieren archief Uitleg over digitaal/papierarm werken (bij voorkeur via elearning)
Aanbodpartij
2 x 2 uur
V+C, Communicatie IT, Communicatie V+C, Facilitair
2 uur
V+C
Aanbodpartij
pm
Relevante vragen bij Papiergebruik: - Wat betekent papierarm werken? - Welke kastruimte is er straks nog? - Per wanneer gaan we clean desk werken? - Hoe lang mag ik mijn bureau verlaten? - Hoe kan ik de chaos op mijn bureau herstructureren?
Collectieve digitale kennisdeling Interventie
Toelichting
Tijdsinvestering
Informatie
Algemene toelichting bij het ontwikkelthema
pm
Instructie(s) Training “SharePoint” Workshop “Collectieve digitale kennisdeling” Ondersteuning
Uitleg van apparatuur (multifunctional) en overige benodigde middelen (is ook interventie bij 1) Uiteenzetting mogelijkheden en gebruik van SharePoint, incl samenwerk-sites (is ook interventie bij 4)
pm 8 uur
V+C, Communicatie IT, Communicatie IT (afstemmen met Pascal)
In groepsverband spreken over samenwerken en het gebruik van SP daarbinnen
8 uur + 2 uur voor AH en TL’s
V+C, expert IT
Werkstijlcoaches / superusers die ondersteuning kunnen bieden waar nodig
pm (opgenomen bij thema 3)
V+C
Relevante vragen bij Collectieve digitale kennisdeling: - Deel ik informatie digitaal met alleen mijn team, mijn afdeling/programma of breder? - Wie beheert de informatie? Wie is verantwoordelijk voor het up-to-date houden van informatie? - Zijn er gezamenlijke kasten? (teamkasten / bibliotheekkasten / …) - Kunnen we als afdeling zelf de structuur van de digitale kasten maken? - Wanneer is informatie strikt persoonlijk en wanneer is het van de organisatie? - Zijn de opslagstructuren binnen de organisatie gelijk of kunnen deze verschillen per groep binnen de organisatie? Welke ruimte heb ik als medewerker/team/project nog voor eigen inrichting van de structuur?
-
Hoe werkt het digitale archief / hoe werkt Sharepoint? Hoe gaan we om met vertrouwelijke informatie? Heeft iedereen een (deel van een) kast om zijn/haar papieren op te bergen?
Digitaal communiceren Interventie
Toelichting
Tijdsinvestering
Informatie
Algemene toelichting bij het ontwikkelthema
pm
Instructie(s)
Uitleg digitale communicatiemiddelen (Outlook, chat, Yammer, etc.)
pm
Ondersteuning
Werkstijlcoaches / superusers die ondersteuning kunnen bieden waar nodig
5-7% mw, 2 uur/wk, 6 mnd
Aanbodpartij V+C, Communicatie V+C, Communicatie V+C, IT
Relevante vragen bij Digitaal communiceren: - Hoe en waarom stel ik mijn agenda open voor collega’s? - Kan iedereen dan afspraken in mijn agenda zetten? - Wanneer gebruiken we chat, twitter, yammer, etc? - Verstuur en ontvang ik straks nog interne / externe post op papier?
Samenwerken Interventie
Toelichting
Tijdsinvestering
Informatie
Algemene toelichting bij het ontwikkelthema
pm
Training “SharePoint”
Uiteenzetting mogelijkheden en gebruik van SharePoint, incl samenwerk-sites (is ook interventie bij 2) In groepsverband nadenken en spreken over de gewenste manier van (samen)werken, wat van elkaar te verwachten, welke onderlinge afspraken en hoe de vlekken / faciliteiten eraan kunnen bijdragen (is ook interventie bij 5 en 6)
Workshop “Onze werkstijl” Workshop “Proces/ketengericht denken”
[in te vullen in overleg met Simone / SBD]
Safariplan(nen)
Elk team stelt een jaarlijks safariplan op om de externe impact te kunnen meten
Uitvoering safariplannen
Gemeenschappelijk uitvoeren van het jaarlijkse safariplan
Relevante vragen bij Samenwerken: - Wanneer werken we samen? Zijn daar afspraken over? - Hoe werken we samen met onze partners/klanten? - Kunnen we virtueel samenwerken (zowel intern als extern)?
8 uur
Aanbodpartij V+C, Communicatie IT (afstemmen met Pascal)
8 uur + 4 x 2 uur terugkomses sies
V+C
4 uur
n.t.b.
4 uur voor TL + 2 uur voor AH (per jaar) 8 uur per jaar
expeditie, Communicatie --
Aanspreken, uitspreken, afspreken Interventie
Toelichting
Tijdsinvestering
Aanbodpartij
Informatie
Algemene toelichting bij het ontwikkelthema
pm
V+C, Communicatie
Opstellen afsprakenstelsel
Samen met medewerkers opstellen van algemeen geldende werkstijl-afspraken
Training “Feedback”
Uitleg over en oefenen me het effectief geven en ontvangen van feedback
40 pers, 2 x 3 uur 4 uur (bij team die IPSO doen niet nodig)
Workshop “Dialoog vs. discussie”
Oefenen met effectieve onderlinge communicatie (in een gezamenlijke werkomgeving)
4 uur
Ipso andere externe partij?
Workshop “Onze werkstijl”
In groepsverband nadenken en spreken over de gewenste manier van (samen)werken, wat van elkaar te verwachten, welke onderlinge afspraken en hoe de vlekken / faciliteiten eraan kunnen bijdragen (is ook interventie bij 4 en 6)
pm (opgenomen bij thema 4)
V+C
Aanbodpartij
V+C Ipso andere externe partij?
Relevante vragen bij Aanspreken, uitspreken, afspreken: - Waar spreken we elkaar op aan? - Welke afspraken maken we met elkaar? - Hoe en wanneer spreek in mijn collega’s aan? - Waar zijn de gezamenlijke afspraken voor bedoeld? Plaats- en tijdonafhankelijk werken Interventie
Toelichting
Tijdsinvestering
Informatie
Algemene toelichting bij het ontwikkelthema
pm
Instructie(s)
Uitleg over en toelichting bij eventueel benodigde middelen, zoals: tablets, dongel, etc.
pm
Ondersteuning
Technische ondersteuning (indien nodig) om p+tonafhankelijk te kunnen werken
pm (instrueren service desk)
IT
Training “Timemanagement / resultaatgericht werken”
Uitleg over planmatig en resultaatgericht werken
28 uur
Ciep
Workshop “Onze werkstijl”
In groepsverband nadenken en spreken over de gewenste manier van (samen)werken, wat van elkaar te verwachten, welke onderlinge afspraken en hoe de vlekken / faciliteiten eraan kunnen bijdragen (is ook interventie bij 4 en 5)
pm (opgenomen bij thema 4)
V+C
V+C, Communicatie Communicatie, IT
Relevante vragen bij Plaats- en tijdonafhankelijk werken: - Wat zijn de beleidsmatige afspraken rondom thuiswerken? - Binnen welke tijden moet ik voor mijn collega’s beschikbaar zijn? - In hoeverre is mijn werk te plannen? - Kan ik volledig zelf bepalen waar en wanneer ik werk? - Hoe zorg je ervoor dat je goed bereikbaar bent, ook als je niet op kantoor werkt? - In hoeverre kan ik vanuit thuis/elders aan de documenten die ik nodig heb? Kan ik overal bij of zitten daar nog beperkingen aan? - Ik ben bang het contact met mijn directe collega’s te verliezen, wat kan ik daarmee? - Binnen welke tijden moeten ik voor mijn collega’s beschikbaar zijn?
Resultaatgericht sturen op afstand Interventie
Toelichting
Tijdsinvestering
Aanbodpartij
Informatie
Algemene toelichting bij het ontwikkelthema
pm
V+C, Communicatie
Training “Resultaatgerich t sturen op afstand”
Uitleg over en oefenen met een andere manier van leidinggeven (resultaatgericht)
16 uur voor AH en TL’s
n.t.b.
Met directe collega’s/leidinggevenden spreken over en ervaringen delen i.r.t. ‘anders leidinggeven’
6 x 2 uur voor AH en TL’s
1e keer begeleiding met externe partij, daarna zelfstandig
Intervisie
Relevante vragen bij Resultaatgericht sturen op afstand: - Hoe weet ik als leidinggevende wat mijn medewerkers doen als ze thuiswerken? - Hoe geeft ik mijn medewerkers voldoende ruimte? - Hoe geef ik sturing aan mijn medewerkers als ik ze niet meer dagelijks zie? - Hoe kan ik met mijn medewerkers resultaatafspraken maken? Kennis en gebruik werkomgeving Interventie
Toelichting
Tijdsinvestering
Informatie
Algemene toelichting bij het ontwikkelthema
pm
Instructie(s)
Toelichting bij de faciliteiten en de omgeving
pm
Training “Activiteitgerelateerd werken”
Uitleg over activiteitgerelateerd werken en in groepsverband erover spreken
4 uur
V+C
Werkstijlondersteuning
Ondersteuning (indien nodig) bij gebruik van de faciliteiten d.m.v. ambassadeurs / coaches
5-7% mw, 2 uur/wk, 6 mnd
V+C
Technische / Arboondersteuning
Ondersteuning (indien nodig) bij Arbogericht werken d.m.v. specialisten
pm
Intern, Arbo
Aanbodpartij V+C, Communicatie, Facilitair V+C, Communicatie, Facilitair
Relevante vragen bij Kennis en gebruik van de werkomgeving: - Hoe weet ik waar de verschillende plekken voor bedoeld zijn? - Log je je computer uit als je je plek (voor langere tijd) verlaat? - Kan ik gewoon bellen op iedere plek of moet ik daarvoor ergens anders heen om mijn omgeving niet te storen? - Hoe weten mijn collega’s me te vinden als ik niet meer een vaste plek heb? - Moet ik bij iedere activiteit wisselen van werkplek? - Waar laat ik mijn spullen als ik niet meer een eigen plek heb? - Waar kan ik mijn leidinggevende / de ondersteuning vinden als ik deze nodig heb? - Het is in het belang van mijn werk dat ik van mijn directe collega’s kan horen en zien waar ze mee bezig zijn, hoe moet dat straks? - Is er altijd plek voor mij?
6.3. Meten van de voortgang op de ontwikkelthema’s 1. Papiergebruik Het ontwikkelthema papiergebruik gaat over clean desk werken, over het wel gebruiken van papier maar zo min mogelijk als opslagmiddel. Over digitaliseren dus, het herstructureren van de papiervoorraad op je bureau en over opruimen. De interventies naar de medewerkers rond dit ontwikkelthema bestaan uit het informeren over wat de bedoeling is en het geven van instructie over hoe bijvoorbeeld de scanner werkt. Daarnaast organiseren we een opschoonactie om de papierhoeveelheid drastisch naar beneden te brengen. Ten slotte wordt een e-learning module over clean desk ter beschikking gesteld. De belangrijkste meting bij papiergebruik is een “overige meting”, het vaststellen van het percentage lege bureaus en een archiefmeting. Deze meting kan ondersteund worden met een online enquête. Deze geeft vooral inzicht in waar mogelijke knelpunten zitten voor clean desk en papierarm werken. Aan de hand hiervan kunnen aanvullende interventies ingezet worden. Meten en terugkoppelen van de print- en kopieerkosten per afdeling is een aanvullend middel om bewustzijn voor papiergebruik te creëren De indicatoren die de ontwikkeling op dit thema inzichtelijk maken zijn de volgende: Indicator
Doelstelling
1. Papieren werkvoorraad per persoon
De totale hoeveelheid papier in kasten is minder dan 0,5 m1 per persoon
2. Papierarm werken mogelijk en bruikbaar
> 90% van de medewerkers vindt papierarm werken, werkbaar voor de activiteiten: dossiers verwerken, lezen, maken van aantekeningen, etc.
3. Mate van clean desk
100% van de bureaus is leeg als er geen gebruiker aan zit
Online enquête In de enquête wordt ingegaan op de mogelijkheden om clean desk te werken en de bruikbaarheid daarvan. De enquête wordt uitgezet onder alle medewerkers en omvat twee series vragen: 1. vragen waarbij de (technische) mogelijkheden van papierarm werken voor verschillende activiteiten worden bevraagd 2. vragen waarbij de beleefde bruikbaarheid wordt bevraagd. (indicator 2) De activiteiten zijn: - lezen van stukken - verwerken van dossiers - maken van aantekeningen - schrijven van documenten (notities, presentaties, planningen, etc.) - redigeren van documenten - afhandelen van je workflow (mail, agenda, taken) - communiceren met je collega’s
-
opslaan en terugvinden van stukken
De medewerkers wordt steeds op een 4-puntsschaal (met als antwoordmogelijkheden: slecht; matig; voldoende; goed) gevraagd hun mening te geven over de mogelijkheid en de bruikbaarheid van papierarm werken bij de verschillende activiteiten. Meting door ICT ICT kan gevraagd worden om gedurende de looptijd van het ontwikkelthema en daarna ieder kwartaal, per team een overzicht te maken van de print- en kopieerkosten. Overige metingen - Archiefmeting hierbij wordt de feitelijke hoeveelheid aanwezig papier gemeten. Veldhoen + Company heeft templates voor deze meting. De meting kan door secretaresses worden uitgevoerd. Of door studenten. (indicator 1) - Percentage clean desk in deze meting wordt gedurende een week, zowel op de dag als aan het begin van de avond het feitelijk aantal ‘clean desks’ bepaald. De meting kan door secretaresses worden uitgevoerd. Of door studenten. (indicator 3) 2. Collectieve digitale kennisdeling Centraal in het ontwikkelthema collectieve digitale kennisdeling staat het gezamenlijk gebruik van de informatie. In een traditionele omgeving zijn veel fysieke en digitale documenten het eigendom van een persoon. Dit is ook de enige die deze documenten kan benaderen. De ontwikkeling die beoogd wordt is dat medewerkers hun documenten meer in een gezamenlijke opslag gaan plaatsen en toegankelijk maken voor collega’s. Dit met het oog op meer kennisdeling en continuïteit. Parallel hieraan wordt ook het restant aan fysieke documenten centraal opgeslagen. Dit heeft vooral tot doel de medewerker zo flexibel mogelijk te maken bij het gebruik van de werkomgeving. De interventies naar de medewerkers rond dit ontwikkelthema bestaan uit het informeren over wat de bedoeling is en het geven van instructie over hoe bijvoorbeeld de scanner werkt. Daarnaast organiseren we een ‘knoppentraining’ SharePoint en een workshop waarin medewerkers met de mensen met wie ze het meeste samenwerken, gezamenlijk een manier van werken vaststellen rond de gezamenlijke documentopslag. Bijvoorbeeld in een teamsite en een projectsite. Tenslotte trainen we coaches die de collega’s pro-actief en reactief ondersteunen bij deze nieuwe werkwijze. Dit ontwikkelthema bevindt zich echt op het snijvlak van techniek en gedrag. Als de feitelijke collectieve opslag niet mogelijk is (techniek), kan het vanzelfsprekend niet gebruikt worden. Nadat de beschikbaarheid van de techniek geregeld is, is de mate waarin medewerkers documenten opslaan en gebruiken doorslaggevend. Dit laatste wordt gemeten door de verhouding te bepalen tussen het aantal documenten dat opgeslagen wordt op persoonlijke schijven / netwerkschijven en in de gezamenlijke bestandstructuur. Deze meting kan zowel door ICT worden uitgevoerd als door middel van de enquête. De meting door ICT geeft exactere resultaten maar moet wel ingericht worden. De enquête is eenvoudiger in te richten. In de enquête wordt ook gevraagd naar het gebruiksgemak. Dit geeft vooral inzicht in waar mogelijke knelpunten zitten en waar aanvullende interventies ingezet kunnen worden. De indicatoren die de ontwikkeling op dit thema inzichtelijk maken zijn de volgende:
Indicator
Doelstelling
1. Structuur digitale opslag
De gemeente Venlo beschikt over een gezamenlijke opslagstructuur
2. Gebruik digitale opslag
De gemeenschappelijke digitale opslag wordt gebruikt voor opslag (>90%) en raadplegen
3. Scannen
Post wordt gescand; grote hoeveelheden papier kunnen gescand worden; medewerkers kunnen zelf scannen
4. Beheer en vertrouwen
>90% van de medewerkers heeft vertrouwen in de technische opslag en het beheer van de gezamenlijke opslagstructuur
Online enquête Allereerst bevat deze enquête vragen over het gebruik van SharePoint (indicator 2). Medewerkers wordt op een 4-puntsschaal (met als antwoordmogelijkheden: slecht; matig; voldoende; goed) gevraagd aan te geven hoeveel documenten van verschillende types opgeslagen worden. De tweede vraag is vergelijkbaar maar gaat over het raadplegen van je eigen documenten en documenten van anderen (indicator 2). De types documenten zijn: - verslagen teamoverleg - afgeronde notities en beleidsstukken - dossiers - werkdocumenten en conceptstukken - aantekeningen - … Daarnaast bevat de enquête een aantal vragen over de beleving van het gebruik van SharePoint (indicator 3). Ook deze als een 4-puntsschaal (met als antwoordmogelijkheden: slecht; matig; voldoende; goed) met de mogelijkheid om een toelichting te geven. - Werkt SharePoint? - Is er iemand verantwoordelijk voor de gemeenschappelijk opgeslagen documenten? - Is het nuttig om documenten collectief op te slaan? - Is het makkelijk om documenten collectief op te slaan? - Kan je documenten terugvinden? - Heb je vertrouwen in de afscherming van vertrouwelijke documenten? Meting door ICT ICT wordt gevraagd om gedurende de looptijd van het ontwikkelthema iedere maand per team vast te stellen hoeveel nieuwe documenten er zijn opgeslagen, verdeeld over: - individuele schijven (voor zover dit centraal te meten is – dat kan na de ingebruikname van de virtual client) - team- en afdelingsschijven - SharePoint (indicator 1) Overige metingen
-
Vaststellen beschikbaarheid technische middelen zoals: scannen, postscannen, bulkscannen en SharePoint. Binnen SharePoint wordt de beschikbaarheid van een organisatiebrede documentstructuur vastgesteld. (indicator 1 en 3)
3. Digitaal communiceren Digitaal communiceren gaat over het gebruik van e-mail, het openstellen van je agenda. En over het gebruik van aanvullende digitale communicatiemiddelen, zoals: chat, twitter, yammer, etc. Als Venlo overgaat op het volledig digitaliseren van alle inkomende en uitgaande post, valt de werkwijze die daarbij hoort ook onder dit ontwikkelthema. De interventies naar de medewerkers rond dit ontwikkelthema bestaan uit het informeren over wat de bedoeling is en het geven van instructie over de werking van de verschillende communicatiemiddelen. Daarnaast trainen we coaches die de collega’s pro-actief en reactief ondersteunen bij het gebruik van de digitale communicatiemiddelen. De indicatoren die de ontwikkeling op dit thema inzichtelijk maken zijn de volgende: Indicator
Doelstelling
1. Technische beschikbaarheid van de verschillende digitale communicatiemiddelen
Chat, Yammer, Twitter, MySite (SharePoint) zijn beschikbaar voor alle medewerkers
2. Gebruik van de verschillende digitale communicatiemiddelen
80% van de medewerkers gebruikt minstens één van de beschikbare middelen, één keer per week. 80% van de medewerkers heeft een voldoende of goed beeld van de toepassing van de verschillende middelen.
3. Percentage van agenda’s dat openstaat voor de collega’s
100% van de agenda’s staat open voor collega’s
4. Beschikbaarheid van digitale post-in en post-uit
Nader te bepalen
Online enquête Medewerkers wordt op een 4-puntsschaal (met als antwoordmogelijkheden: slecht; matig; voldoende; goed) gevraagd om aan te geven hoe vaak ze de verschillende digitale communicatiemiddelen gebruiken (indicator 2). Daarnaast wordt gevraagd of deze communicatiemiddelen beschikbaar zijn en zonder problemen functioneren (indicator 1). En of het beoogde gebruik van de verschillende middelen bekend is (indicator 2). Tenslotte wordt gevraagd of de agenda van de medewerker opengesteld is voor de collega’s (indicator 3). Meting door ICT ICT wordt gevraagd om gedurende de looptijd van het ontwikkelthema iedere maand per team vast te stellen hoeveel de verschillende digitale communicatiemiddelen gebruikt worden. Deze meting meet hetzelfde als een deel van de online enquête (indicator 1 en 2). Overige metingen Het openstellen van de agenda’s wordt ook gemeten zonder het aan de medewerker te vragen in de online enquête.
4. Samenwerken Samenwerken is een groot ontwikkelthema. In verschillende opzichten. Ten eerste betreft het zowel samenwerken binnen het team en de afdeling, als daarbuiten. Met partners in de keten binnen de gemeente-organisatie, en met ketenpartners daar buiten. Ten tweede gaat het zowel over virtueel (digitaal) samenwerken, als elkaar in levende lijve treffen. Ten slotte gaat het over techniek maar vooral over de houding van de medewerkers. De interventies naar de medewerkers rond dit ontwikkelthema bestaan uit het informeren over de verschillende soorten samenwerking die aan de orde komen. En de ideeën die de organisatie daarbij heeft. Daarnaast organiseren we een ‘knoppentraining’ SharePoint. Twee dieper gaande interventies zijn de workshops “Onze werkstijl” en “Proces/ketengericht denken”. Op teamniveau wordt in deze workshops samen vorm gegeven aan de nieuwe werkwijze. De workshop “Onze werkstijl” omvat ook een viertal terugkommiddagen. Tenslotte is er een interventie die de aandacht richt op de externe impact van het werk. Hiertoe worden jaarlijks zogenaamde safariplannen gemaakt. Deze plannen beschrijven een excursie in de buitenwereld gericht op het meten van de externe impact van je werk. Deze plannen worden met het voltallige team of afdeling uitgevoerd. De belangrijkste meting is de online enquête. Aangevuld met het klanttevredenheidsonderzoek. Daarnaast kan ICT het gebruik van de middelen voor virtueel samenwerken monitoren. De indicatoren die de ontwikkeling op dit thema inzichtelijk maken zijn de volgende: Indicator
Doelstelling
1. Houding
>80% van de medewerkers geeft een voldoende of hoger op vragen naar de effectiviteit en het plezier van de samenwerking binnen het team, binnen de afdeling, binnen de organisatie en daarbuiten
2. Ketenbewustzijn
>80% van de medewerkers kan aangeven wie de ketenpartners zijn van het team, binnen en buiten de organisatie.
3. Impact intern
Wordt nog nader uitgewerkt.
4. Impact extern
Alle teams zijn onderdeel van het jaarlijkse safariplan. Het safariplan wordt uitgevoerd met >80% van de medewerkers. In het klanttevredenheidsonderzoek scoort het team minimaal gemiddeld voldoende op de vragen over de ervaren houding van de gemeente t.o.v. samenwerking.
5. Techniek
>50% van de medewerkers maakt gebruik van een of meerdere samenwerkingssites in SharePoint
Online enquête Medewerkers wordt op een 4-puntsschaal (met als antwoordmogelijkheden: slecht; matig; voldoende; goed) gevraagd hun mening te geven over:
Houding (indicator 1) - De mate waarin je binnen je team terecht kan met vragen - De mate waarin afspraken gemaakt worden met elkaar over de manier van samenwerken (projecten) - We weten wat we aan elkaar hebben als het over samenwerken gaat (team) - De ontwikkeling van directe contacten met buitenwereld - Het nut van de middelen voor virtueel samenwerken Ketenbewustzijn (indicator 2) - Bekendheid met de leverancier(s) van werk voor jezelf en je team - Bekendheid met de afnemer(s) van werk voor jezelf en je team - Bekendheid met de afhankelijkheden tussen het eigen werk en de rest van de organisatie/buitenwereld Impact intern (indicator 3) - Hoe vaak gebruik je documenten van collega's? - Hoe vaak wordt je benaderd om mee te denken in projecten / opdrachten van anderen? - Hoe waardeer je de mogelijkheden om je eigen expertise in te zetten in je team? Voor de teamleiders wordt de online enquête uitgebreid met vragen over de externe impact (indicator 4). Teamleiders wordt gevraagd of ze een safariplan hebben gemaakt, of deze is uitgevoerd en met welk percentage van de medewerkers. Meting door ICT ICT wordt gevraagd om gedurende de looptijd van het ontwikkelthema iedere maand per team vast te stellen hoeveel: - afdelingsoverstijgende samenwerkingssites er zijn - kennissites er zijn - afdelingsvreemde medewerkers toegang hebben tot afdelingssites - sharepointsites er in totaal zijn Overige metingen - Vaststellen of ambtenaren direct te bereiken zijn voor de buitenwereld? - Vaststellen of middelen voor virtueel samenwerken (chat, teleconference, videochat, videoconference) beschikbaar zijn 5. Aanspreken, uitspreken, afspreken Dit ontwikkelthema is erop gericht om het gezamenlijk gebruik van de gemeenschappelijke middelen, goed te laten verlopen. Door een (beperkt) aantal afspraken te maken en een methode te introduceren voor het onderling geven van feedback en aanspreken op gedrag. De eerste interventie naar de medewerkers rond dit ontwikkelthema bestaat uit het informeren over wat met dit ontwikkelthema bedoeld wordt en hoe het aangepakt wordt. Met een representatieve groep medewerkers van zo’n 40 man/vrouw wordt een afsprakenstelsel opgesteld. Technieken voor feedback geven, aanspreken en het voeren van een dialoog (in plaats van een discussie) worden getraind door middel van de organisatiebrede uitrol van Ipso. Als dit niet haalbaar is, wordt een andere training hiervoor ingekocht. Eind 2013, wanneer ontwikkelthema’s 4, 5 en 6 zijn afgerond, vindt de workshop + terugkommiddagen “Onze werkstijl” plaats.
De enige meting bij dit ontwikkelthema is de online enquête. De indicatoren die de ontwikkeling op dit thema inzichtelijk maken zijn de volgende: Indicator
Doelstelling
1. Perceptie aanspreekcultuur
>80% van de medewerkers geeft een voldoende of hoger op vragen naar de aanspreekcultuur en de mate waarin men zich aan de gemaakte afspraken houdt
2. Waargenomen gedrag
>90% van de medewerkers geeft een voldoende of goede score voor de wijze van respectvol aanspreken
Online enquête Medewerkers wordt op een 4-puntsschaal (met als antwoordmogelijkheden: slecht; matig; voldoende; goed) gevraagd hun mening te geven over: Perceptie aanspreekcultuur (indicator 1) - Zijn de gemaakte afspraken duidelijk voor jou? - Hoe beschrijf je de aanspreekcultuur binnen je team? - Hoe ervaar je hoe collega's zich aan de (gemaakte) afspraken houden? Waargenomen gedrag (indicator 2) - Als overlast wordt ervaren (bijv. rumoer), wordt dit op een rustige en respectvolle manier besproken met de betreffende collega Meting door ICT n.v.t. Overige metingen n.v.t 6. Tijd- en plaatsonafhankelijk werken Tijd- en plaatsonafhankelijk werken gaat over thuiswerken. Maar meer dan dat: het gaat over alle plaatsen en tijden waar je je werk kan doen. Een aantal onderwerpen dat hierbij aan de orde is, komt in dit ontwikkelthema aan bod: vertrouwen; afspraken over bereikbaarheid en beschikbaarheid; planbaarheid van het werk; sociale cohesie en contact. De interventies naar de medewerkers rond dit ontwikkelthema bestaan uit het informeren over de inhoud van het ontwikkelthema en het geven van instructie over gebruikte ITmiddelen, zoals laptops, digitale agenda, dongle, smartphone, etc. Daarnaast wordt de ITservice desk geïnstrueerd zodat zij medewerkers goed kunnen helpen bij problemen die zich voordoen wanneer de medewerkers buiten het kantoor aan het werk zijn. Planmatig werken wordt getraind door middel van de binnen de gemeente Venlo bekende CIEPtraining. Tenslotte vindt eind 2013, wanneer ontwikkelthema’s 4, 5 en 6 zijn afgerond, de workshop + terugkommiddagen “Onze werkstijl” plaats. De indicatoren die de ontwikkeling op dit thema inzichtelijk maken zijn de volgende:
Indicator
Doelstelling
1. Thuiswerken
100% van de medewerkers heeft de technische mogelijkheid om thuis te werken. >80% van de medewerkers geeft aan minimaal incidenteel thuis te werken. >90% van de medewerkers geeft een voldoende of hoger voor het gemak van het thuiswerken
2. Bereikbaarheid / beschikbaarheid
>90% van de medewerkers scoort voldoende of hoger op tevredenheid over de eigen bereikbaarheid/beschikbaarheid en die van de collega’s. >80% van de medewerkerkers gebruikt alleen een digitale agenda. 100% van de digitale agenda’s staat open voor de collega’s.
3. Balans werk-privé
>80% van de medewerkers is tevreden over de balans werk-privé
4. Planmatig werken
>80% van de medewerkers geeft een voldoende of hoger voor de mate waarin het werk te organiseren is op een manier die plaatsen tijdonafhankelijk werken mogelijk maakt
Online enquête Thuiswerken (indicator 1) Medewerkers wordt op een 4-puntsschaal (met als antwoordmogelijkheden: slecht; matig; voldoende; goed) gevraagd hun mening te geven over: - In hoeverre alle toepassingen thuis en elders gebruikt kunnen worden - Het gemak van thuiswerken en elders werken - De bruikbaarheid van afspraken rond thuiswerken binnen het team Daarnaast wordt medewerkers gevraagd - Of er afspraken zijn gemaakt binnen het team m.b.t. thuiswerken en elders werken - een inschatting te maken van het feitelijk percentage van de tijd dat thuis en elders wordt gewerkt, en het gewenste percentage - plus- en minpunten t.a.v. thuiswerken en elders werken Bereikbaarheid / beschikbaarheid (indicator 2) Medewerkers wordt gevraagd: - zijn er afspraken binnen het team over bereikbaarheid en beschikbaarheid? (uitsplitsen naar digitale agenda, voicemail etc.) - wat is het tijdvenster dat je b&b bent? - gebruik je naast de digitale agenda ook nog een papieren agenda? Daarnaast op een 4-puntsschaal (met als antwoordmogelijkheden: slecht; matig; voldoende; goed): - hoe is de bereikbaarheid en beschikbaarheid van je directe collega’s? - Hoe tevreden ben je over je eigen bereikbaarheid en beschikbaarheid wanneer je op kantoor bent? - Hoe tevreden ben je over je eigen bereikbaarheid en beschikbaarheid wanneer je niet op kantoor bent? - De juiste wijze van het gebruik van voicemail Balans werk-privé (indicator 3)
- Hoeveel uur werk je gemiddeld per week? - Is dat meer of minder dan wat in je arbeidsovereenkomst staat? Daarnaast op een 4-puntsschaal (met als antwoordmogelijkheden: slecht; matig; voldoende; goed): - Ben je tevreden over de hoeveelheid tijd die je in je werk steekt? - Is het werk af aan het eind van de week? Planmatig werken (indicator 4) Medewerkers wordt op een 4-puntsschaal (met als antwoordmogelijkheden: slecht; matig; voldoende; goed) gevraagd hun mening te geven over: - Tevredenheid over planbaarheid van het werk - Ontwikkelmogelijkheden planbaarheid van het werk - Zijn je competenties om tijd- en plaatsonafhankelijk te werken voldoende? Meting door ICT ICT wordt gevraagd om gedurende de looptijd van het ontwikkelthema iedere maand per team vast te stellen: - Percentage van de medewerkers dat wel eens thuiswerkt of elders gewerkt (check RSA access) - Wanneer er wordt thuisgewerkt of elders gewerkt (meet inlogtijden) - Hoe lang wordt er aaneengesloten thuisgewerkt of elders gewerkt? Overige metingen - Vaststellen van het percentage medewerkers dat kan thuiswerken - Vaststellen toepassingen die niet vanuit thuis of elders te benaderen zijn - Het openstellen van de agenda’s wordt ook gemeten zonder het aan de medewerker te vragen in de online enquête. 7. Resultaatgericht sturen op afstand Bij leidinggevenden spelen in de aanloop naar de Venlose manier van werken de volgende vragen. Hoe weet ik als leidinggevende wat mijn medewerkers doen als ze thuiswerken? Hoe geef ik sturing aan mijn medewerkers als ik ze niet meer dagelijks zie? Hoe geef ik mijn medewerkers voldoende ruimte? Hoe kan ik met mijn medewerkers resultaat-afspraken maken? Dit ontwikkelthema wordt bezien vanuit het perspectief van de leidinggevende. Er worden drie interventies voorzien. Ten eerste worden de leidinggevende geïnformeerd over de inhoud van dit ontwikkelthema en de uitgangspunten die hierbij door de gemeente worden gehanteerd. Daarna is een training resultaatgericht werken voorzien die in totaal 16 contactuur omvat. Ten derde wordt gedurende de looptijd van dit ontwikkelthema (24 maanden) zes keer een intervisiebijeenkomst georganiseerd. Hiertoe worden de leidinggevenden ingedeeld in groepjes van 5-6 personen. Binnen dit ontwikkelthema wordt alleen gebruik gemaakt van de online enquête. Grotendeels alleen voor de leidinggevenden. Voor de indicator ‘eigen verantwoordelijkheid’ wordt een vraag gesteld aan de medewerkers. Deze vraag wordt opgenomen in de online enquêtes die voor de andere ontwikkelthema’s worden gehouden. De indicatoren die de ontwikkeling op dit thema inzichtelijk maken zijn de volgende:
Indicator
Doelstelling
1. Sturen op output
100% van de teamleiders en afdelingshoofden heeft de training gevolgd, neemt deel in de intervisiegroepjes en maakt resultaatafspraken met de medewerkers
2. Vertrouwen
>90% van de teamleiders en afdelingshoofden geeft een voldoende of hoger voor de mate waarin ze vertrouwen hebben in de manier van aansturen van de medewerkers op afstand
3. Eigen verantwoordelijkheid
>90% van de medewerkers is van mening dat hun teamleider hun voldoende ruimte geeft
Online enquête Teamleiders en afdelingshoofden wordt gevraagd (indicator 1): - Of ze deelgenomen hebben aan de training - Hoevaak ze een intervisiebijeenkomst hebben bijgewoond - Of ze resultaatgerichte afspraken maken in HR cyclus - Het percentage medewerkers waarmee kwalitatieve resultaatafspraken zijn gemaakt - Het percentage medewerkers waarmee kwantitatieve resultaatafspraken zijn gemaakt Teamleiders en afdelingshoofden wordt gevraagd op een 4-puntsschaal (met als antwoordmogelijkheden: slecht; matig; voldoende; goed) aan te geven in hoeverre ze de volgende stellingen onderschrijven - Ik stimuleer thuiswerken en plaatsonafhankelijk werken - Ik ben in staat om mijn medewerkers aan te sturen zonder dat ik ze dagelijks zie - Ik weet wat ik moet doen als ik twijfel aan de inzet of het werk van mijn medewerker - er zijn afspraken over de consequenties wanneer het resultaat van de medewerker achterblijft - mijn medewerkers pakken de ruimte die ik ze geef Tenslotte wordt één vraag aan de medewerkers opgenomen in de online enquêtes die voor andere ontwikkelthema’s worden gehouden, gedurende de twee jaar dat ‘Resultaatgericht sturen op afstand’ loopt. Geef op een 4-puntsschaal (met als antwoordmogelijkheden: slecht; matig; voldoende; goed) aan hoe je de volgende twee stellingen onderschrijft: - Mijn leidinggevende geeft mij voldoende ruimte - Mijn leidinggevende geeft duidelijk aan wanneer dingen anders moeten Meting door ICT n.v.t. Overige metingen n.v.t. 8. Kennis en gebruik van de middelen Dit ontwikkelthema gaat over de praktische vragen die ontstaan bij de ingebruikname van het nieuwe stadskantoor en de ICT-middelen die daarbij horen. Praktische vragen over hoe lang je weg van je plek mag zijn zonder uit te loggen en waar je je locker voor gebruikt. En zo nog een heel aantal komen aan de orde. Hoe pas ik in de praktijk mijn werkstijl aan aan de nieuwe mogelijkheden?
De interventies naar de medewerkers rond dit ontwikkelthema bestaan uit het informeren over de inhoud van dit thema en het geven van instructie over de verschillende soorten werkplekken en gebieden in het gebouw. Ook de gebruiksafspraken horen daarbij. Daarnaast wordt in groepsverband tijd besteedt aan een workshop ‘activiteitgerelateerd werken’. Wat is het, en hoe passen we het toe? Ten slotte wordt er ondersteuning in de praktijk georganiseerd. Enerzijds door het trainen van coaches die de collega’s pro-actief en reactief ondersteunen bij het gebruik van de nieuwe werkomgeving. En ondersteuning door de ARBO-verantwoordelijke bij vragen over ergonomisch gebruik van de werkplekken. Rond dit ontwikkelthema wordt één meting voorafgaand aan de verhuizing gedaan. Het betreft een online enquête waarbij de medewerkers wordt gevraagd of ze denken voldoende voorbereid te zijn op de nieuwe situatie. We bevragen de kennis. Na de verhuizing volgen 2 metingen waarbij de medewerkers wordt gevraagd hoe het gebruik in de praktijk van de verschillende werkplekken en andere middelen uitpakt. De indicatoren die de ontwikkeling op dit thema inzichtelijk maken zijn de volgende: Indicator
Doelstelling
1. Kennis van de middelen
>90% van de medewerkers vindt zich voldoende geïnformeerd over de situatie in het nieuwe stadskantoor
2. Goed gebruik van de middelen
>90% van de medewerkers geeft een voldoende of goed voor de wijze waarop de werkplekken en de middelen gebruikt worden
3. Effectiviteit van de gebruiksregels
>80% van de medewerkers kent de gebruiksregels en is tevreden over de gebruiksregels.
Online enquête Voorafgaand aan de verhuizing wordt medewerkers op een 4-puntsschaal (met als antwoordmogelijkheden: slecht; matig; voldoende; goed) gevraagd hun mening te geven over de volgende stellingen (indicator 1): - Ik ben voldoende geïnformeerd over de opzet van het gebouw - Ik ben voldoende geïnformeerd over de plekken in het gebouw waar ik kan werken - Ik ben voldoende geïnformeerd over de verschillende soorten werkplekken (open werkplekken; coupés; lounge plekken; samenwerkplekken; cockpits; bibliotheek) die straks tot mijn beschikking staan - Ik ben voldoende geïnformeerd over de overlegplekken (op de werkvloer, op de begane grond en eerste verdieping, in het restaurant, op de bestuurslaag, in Nedinsco en in de kas) die straks tot mijn beschikking staan - Ik ben voldoende geïnformeerd over de IT middelen (…, …, …) die straks tot mijn beschikking staan. Na de verhuizing wordt medewerkers op een 4-puntsschaal (met als antwoordmogelijkheden: slecht; matig; voldoende; goed) gevraagd hun mening te geven over de volgende stellingen (indicator 2): - Overleg en brainstorm vindt plaats in de daarvoor bestemde ruimten - Werkplekken worden niet geclaimd of "vrijgehouden" voor collega's
-
Teamruimten worden niet als werkplek gebruikt Vergaderruimten worden gereserveerd via het systeem De cockpit wordt gebruikt voor het uitvoeren van individuele werkzaamheden waarbij veel concentratie vereist is. - De loungeplekken worden gebruikt als individuele of duo-werkplek, waar een collega kan aanschuiven voor kortdurend overleg en/of samenwerking - De projecttafel wordt gebruikt als meerpersoons werkplek voor het uitvoeren van individuele routine werkzaamheden. Kort één-op-één overleg is hier mogelijk. - De open werkplek wordt gebruikt voor het uitvoeren van individuele werkzaamheden waarbij minder concentratie vereist is en men zichtbaar en makkelijk aanspreekbaar is - De bibliotheekwerkplek wordt gebruikt als stiltewerkplek voor maximaal zes personen waar individueel en geconcentreerd wordt gewerkt - Bezoekers worden ontvangen en blijven in de externe plaza / komen niet in de werkgebieden - gebruik van pda's / notebooks [check of dat nu nog relevant is] - gebruik van vergadersites in sharepoint [check of dat nu nog relevant is] - gebruik van video-conference [check of dat nu nog relevant is] En voor de volgende stellingen (indicator 3) - Ik ben bekend met de gebruiksregels voor het nieuwe stadskantoor - het aantal gebruiksregels is goed - De gebruiksregels zijn eenduidig - Per activiteit wordt de daarvoor meest geschikte werkplek gekozen, in plaats van alle verschillende activiteiten aan dezelfde werkplek uit te voeren - Er zijn geen werkplekken die altijd door dezelfde collega worden bezet - De stilteregel in de bibliotheek wordt strikt nageleefd - Bij het gebruik van de computerradio worden oordopjes gebruikt - Lange informele gesprekken (bijv. over het weekend, vakantie of kinderen) worden gevoerd op plekken waar andere collega's niet worden gestoord in hun werkzaamheden - Leidinggevenden geven het juiste voorbeeld m.b.t. de Venlose manier van werken - Collega's loggen uit op hun PC als ze langer dan een uur hun werkplek verlaten - Aan het einde van de dag zijn alle werkplekken en vergaderruimten vrij van papier, kantoorartikelen en persoonlijke spullen - Nergens zijn etensresten aanwezig op de beschikbare werkplekken - De artikelen in de service units worden ook op die plek gebruikt en niet meegenomen naar de werkplek Meting door ICT n.v.t. Overige metingen n.v.t.
