BI bij KPN Retail Inrichting en filosofie
Rob van Westrop 26 mei 2009
Inhoud • Wie is KPN Retail; • Waarom BI bij KPN Retail; • Wie zijn de gebruikers en wat doen ze ermee; • Wat zijn de resultaten; • Gekozen inrichting; • Waarom zijn wij uniek; • Toekomst BI bij KPN Retail.
2
26 mei 2009 2
Wie is KPN Retail? • KPN Retail BV is het bedrijfsonderdeel van de KPN Holding dat verantwoordelijk is voor het exploiteren van zijn vestigingen. • 52/47 KPN Winkels (ombouw Primafoon) (Doelgroep; consumentenmarkt & ondernemer in de straat);
• 16 KPN Business Centers (Doelgroep; MKB & klein zakelijke markt);
• 28 Hi Winkels (Doelgroep; jongeren tussen de 18 en de 30);
• 23 Telfort vestigingen (Doelgroep; prijsbewuste consumenten). 3
26 mei 2009 3
Beleid en gebruikte tools • KPN beleid versus KPN Retail “KPN is Oracle tenzij”. Bij KPN Retail wordt gebruik gemaakt van “SAP tenzij”; • KPN Retail beleid t.a.v. rapportages; er is één tool en dat is SAP BI; • Geen complexe opleidingstrajecten; • Geef de eindgebruikers de Tool waar ze aan zijn gewent (Excel, Internet Explorer); • Implementatie 2002 SAP R3 Retail, SAP BW en ICL kassasysteem; • In eerste instantie is SAP BW ingericht voor het hoofdkantoor. Nu versie 7.0, landelijk gebruik ~300 gebruikers en veel “add on” in gebruik; – SAP BI versie 7.0; – SAP BI Portal; – Integrated planning (IP); – Geografische module (GEO); – Pre-calculate; – OLAP Cache; – Broadcasting. 4
26 mei 2009 4
Waarom SAP / BI bij KPN Retail? • KPN Holding is een ‘Oracle minded’ organisatie; • Maakt gebruik van Cognos toepassingen voor de MI organisatie; • KPN Retail is een vreemde eend in Telecomland (Retailer, geen operator); • SAP heeft zich wereldwijd bewezen voor de Retailmarkt; • SAP heeft wat Oracle niet kan; – Gestandaardiseerde; • Logistieke besturing; • Integratie en geslotenheid van de geld goederenstroom; • Juiste artikelen methodieken; – Meerdere barcodes per artikel; – Artikel sets; – Bill Off Materials (BOM’s); – Etc;
• Geïntegreerd data warehouse SAP BI. 5
26 mei 2009 5
Eisen KPN Retail tav BI • Snel, Up-to-date betrouwbaar (één versie van de waarheid); – Standaardrapporten direct beschikbaar; – Doorlooptijd opvragen rapport < 10 seconde;
• Informatie op één A4’tje; – Gebruikersvriendelijke afdrukmogelijkheden;
• Informatie van gisteren vandaag om 8:00 beschikbaar; – Standaard rapportages in de mail (operationeel); – Standaard weekrapportages op maandag om 8:00 uur in de mail (management); – Standaard rapportages gebruikersvriendelijk opvraagbaar (tactisch en strategisch); – Per vestiging/regio gepersonaliseerde scorecards;
• Informatie acties / SuperSales per 15 minuten beschikbaar; • Geen data rapportages maar analytische; • Pixel nauwkeurige rapportages t.o.v. karakter nauwkeurige rapportages. • (voorbeelden hiervan later in de presentage) 6
26 mei 2009 6
De informatie is er, maar… So Much detail! What’s the bottomline? Where’s the bottom line?
What decisions do I need to make on all of this? I have no time to read and understand this?
This is NOT what I need!!! So many formats. Which report is correct?
“Information overload…” 7
26 mei 2009
Proces besturing met SAP BI Gelaagdheid binnen elk gebied.
Gelaagdheid binnen de organisatie
Strategisch Tactisch Operationeel
Visie, Missie & Strategie Kritische Succes Factoren
KSF KSF KPI KPI KPI
KSF
KPI KPI KPI KPI
Key Performance Indicators KPI
Scorecard Financieel Klant / Markt Innovatie Processen
8
26 mei 2009
Wie zijn de gebruikers van SAP BI en wat doen ze er mee • Centraal Retail (alle medewerkers); • De-centraal Retail van verkoopmanager tot medewerker op de werkvloer via de winkelmanager; • Controllers KPN Mobile; • Controllers BU TV; • Besturing verkoop KPN Retail tot medewerkers niveau; • Scorecards KPN Retail breed; • Keten sturing KPN Retail; • Business analyses; • Centraal en de-centraal voorraad sturing; • Financiële verslaglegging. 9
26 mei 2009
Besturing volgens Scorecard principe • Topdown benadering • Van MT KPN Retail tot op medewerker op de werkvloer Mobiel
MT KPN Retail
Vast
Mobiel
Keten A
Keten C
Vast
Mobiel
Regio I
Vast
Mobiel
Winkel 1
Winkel 2
Winkel 3
Winkel 4
Vast
Mobiel
Medewerker 1
Medewerker 2
Vast 10
26 mei 2009 10
Hoe is het georganiseerd • Ophalen ad-hoc rapporten via het BI Portaal; • Gepersonaliseerde Scorecards verspreiden via; – e-mail (MS-Excel, PDF, exception, webpagina); – Printer;
• Operationele rapportages voor opening winkel in de email van de winkel; • Geen complexe opleidingstrajecten (zelf verklarende rapporten); • Tools waar de medewerker aan is gewent (Excel,Internet Explorer, etc.); • Rapportages bijna “realtime”; • In de ad-hoc rapportages doordrillen tot op transactie niveau; • In de ad-hoc rapportages “Sleur en pleur” van rijen en kolommen; • Geformatteerde rapportages direct in de email van de winkel of de email van de gebruiker; • De juiste informatie bij de juiste personen op het juiste tijdstip ! 11
26 mei 2009 11
BI Portaal: wat ziet de winkelmanager (1)
12
26 mei 2009 12
BI Portaal: wat ziet de winkelmanager (2)
Ad-Hoc rapportages o.b.v. standaard vraagstelling • tijdvak • product/KPI/… range • organisatie (winkel is medewerker, regio is winkel, etc)
13
26 mei 2009 13
BI Portaal: wat ziet het hoofdkantoor Financieel (P&L) Logistiek Geografisch Flexibel (zelf analyses maken) Standaardrapporten
14
26 mei 2009 14
Gepersonaliseerde scorecards (MT => MDW)
15
26 mei 2009 15
Cijfers zijn fictief en slechts ter illustratie opgenomen
Hoofdkantoor Flash (trend analyses)
16
26 mei 2009
Cijfers zijn fictief en slechts ter illustratie opgenomen
Geografische analyses • Wat kunnen we er mee; – Geografische (MOSAIC) gegevens koppelen aan – Demografische (Experian) gegevens en – Transactie (kassa) gegevens koppelen
• Wat doen we er mee; – Vestigingen plotten in de kaart van Nederland; – Dekkingsgebied markeren per vestiging; – Lokatiebepaling voor nieuwe vestigingen; – Vergelijking performance vestigingen; – Sluiting van bestaande vestigingen; – Klantpatroon per vestiging / salesregio; – Bepaling en evaluatie vestigingformules; – Analyse van soorten huishoudens en bestedingspatronen; – Indeling van gebied in salesregio’s
17
26 mei 2009 17
Integrated planning (IP) • Portfolioplan direct invoeren in SAP BI door verantwoordelijke; • Financieel plan direct invoeren in SAP BI door verantwoordelijke; • Vestigingstypologieën “sleutels” direct invoeren in SAP BI; • Seizoenspatroon “sleutels” direct invoeren in SAP BI; • Afbudgettering naar vestiging volledig geautomatiseerd in SAP BI; • Verdeling vestigingsplan naar medewerker door vestigingsmanager direct in SAP BI (middels voorgedefinieerde hulp variabelen); • Éénmalige realisatie data direct invoeren in SAP BI; • Combineren met broadcasting “reporting by exception”; • “Soort van” workflow inrichting.
18
26 mei 2009 18
De basis van IP: eenvoudig en efficiënt plannen! Verdeling van een jaartarget naar vestigingen
Toepassen van vestigingssleutel
Toepassen van seizoenspatroon
19
26 mei 2009
Van Scorecard 2009 naar targets per medewerker Scorecard 2009
IP: vertaling planitems scorecard naar vestigingen -hoofdkantoortargets en structuurwijzigingen scorecard worden automatisch doorvertaald.
20
26 mei 2009
Cijfers zijn fictief en slechts ter illustratie opgenomen
Ondersteuning IP applicatie voor winkelmanager • Verdeel het hoofdkantoor target naar medewerkers • Extra target bovenop hoofdkantoortarget inspelen • De functie verhoog targets met een percentage • Handmatig aanpassen van planwaarden • Totaaloverzichten (handige overviews)
21
26 mei 2009
Business Case en concrete resultaten • Business Case; – Op basis van innovatie / belemmeringen en ontevredenheid is de businesscase onderbouwd – Financieel was moeilijk af te geven, • “Als we weten wat nodig is, dan kunnen we pas weten wat we missen”; • Door correlaties zagen we wat we nodig hadden (bv. bezoeker versus klanten);
• Concreet; – Inzicht in klantconversie verbetering gerealiseerd door het leggen van correlaties; – Inzicht in effectieve verkoopminuten Niet service en verkoop gerelateerde transacties weg geautomatiseerd; – Arbeidstijdenmanagement De juiste medewerker op de juiste plaats op het juiste tijdstip; – Reëlere targetsetting op basis van lokale historie en kennis; – Categorisering winkels o.b.v. historie; – Constante Learning Loop. 22
26 mei 2009 22
Feedback uit de organisatie • Directeur: “Dit is ongekend, zo snel zo mooi en simpele bediening” • Manager F&ICT: “Mijn complimenten! Ziet er zeer goed uit.” • Regiomanger: “Nieuwe BBSC via email ziet er TOP uit!!! Heb je prima gemaakt!” “Snelheid van rapportages, toegankelijkheid en beschikbaarheid van info mbt vorig jaar, lopend jaar etc (trendoverzicht) en incentives. Heel mooi. Ben er zeer tevreden over. ” “The new reports are really fantastic; in the past I could drink a cup of coffee while I’m waiting for the reports. Now my coffee gets cold when I analyse the results of the shops in the webreports.”
• Winkelmanager: “Jullie hebben ‘t geflikt!!! Ik kijk hier naar een prachtige scorecard.” • Terugkoppeling medewerkers tevredenheid met een score van 8,9. 23
26 mei 2009 23
Iets over de toegepaste techniek Doorvoeren van het 3D model (OLAP) tot in het datamodel Product
Besturing week
Tijd
Organisatie
Besturing maand
Kwaliteit Verkoop Logistiek Etc.
24
2006
2007
Vorig jaar
Huidig jaar
Alleen dat opvragen wat relefant is door splitsing jaren en gebieden Lege cubes met alleen indexen van meest opgevraagde rapporten Logische stamdata hiërarchieën
26 mei 2009
Samenvatting • SAP BW gelijk geïmplementeerd met SAP Retail; • SAP BW eerst als managementinformatie tool hoofdkantoor, nu uitgegroeid tot besturingstool voor héél KPN Retail; • Eisen en wensen van de organisatie ingevuld met 100% SAP BI functionaliteiten; • Medewerkers geen onnodige tijd verloren door vergaren van informatie; • Uniek concept van datamodel. Hierdoor; – Snel – Flexibel – Gerichte informatie
• Informatievoorziening flexibel en voorbereid op de toekomst;
25
26 mei 2009 25
Toekomst van BI • SAP BI voldoet aan alle wensen; • Maar wat SAP met BO gaat doen is nog niet helder; • Voor KPN Retail gaat BI door; SAP BI is slechts een tool.
26
26 mei 2009 26
Vragen
? 27
26 mei 2009 27
