Betreft: Monitoring van kansengroepen in het personeelsbestand via vrijwillige registratie

Rondzendbrief Rondzendbrief Monitoring Aan alle entiteiten en personeelsleden van de Vlaamse overheid die gebruikmaken van een systeem van vrijwillige registratie van afkomst en arbeidshandicap in het kader van het gelijkekansen- en diversiteitsbeleid Datum: 14 april 2009

Minister-president van de Vlaamse Regering en Vlaams minister van Institutionele Hervormingen, Bestuurszaken, Buitenlands Beleid, Media, Toerisme, Havens, Landbouw, Zeevisserij en Plattelandsbeleid Martelaarsplein 19, 1000 Brussel Tel. 02 552 60 00 - Fax 02 552 60 01 [email protected]

Betreft: Monitoring van kansengroepen in het personeelsbestandvia vrijwillige registratie

Situering De Vlaamse overheid voert een beleid van gelijke kansen en diversiteit. Ze streeft daarbij naar diversiteit in het personeelsbestand. Enerzijds probeert de Vlaamse overheid drempels weg te werken en gelijke kansen te creëren voor kansengroepen. Anderzijds streeft ze naar een evenredige vertegenwoordiging van bevolkingsgroepen in het personeelsbestand. Op die manier wil de Vlaamse overheid een afspiegeling zijn van de samenleving.

Toepassingsgebied Deze rondzendbrief regelt de afspraken over de monitoring van het aandeel personeelsleden uit kansengroepen binnen het personeelsbestand van de Vlaamse overheid op basis van afkomst en arbeidshandicap, en het gebruik van personeelssystemen daarvoor. Alle personeelsleden die als ambtenaar of contractuele werknemer of voor de uitoefening van hun taken toegang hebben tot het personeelssysteem of tot personeelsgegevens, zijn gebonden door deze rondzendbrief. Deze rondzendbrief is van toepassing op de volgende entiteiten, conform het toepassingsgebied van 24 december 2004 houdende maatregelen ter bevordering en ondersteuning van het gelijkekansen- en diversiteitsbeleid in de Vlaamse administratie:

1" de departementen; 2" de intern verzelfstandigde agentschappen zonder rechtspersoonlijkheid; 3" de intern verzelfstandigde agentschappen met rechtspersoonlijkheid; 4" de publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigde agentschappen; 5" de strategische adviesraden; 6" het Universitair Ziekenhuis Gent; 7" de Vlaamse Maatschappij voor Watervoorziening; 8" het Gemeenschapsonderwijs: administratieve diensten. De principes van deze rondzendbrief gelden voor de werkgevers, de personeelsleden en de sollicitanten. Als bijlage bij deze rondzendbrief is een handleiding opgenomen die ondermeer toelicht hoe de meting concreet georganiseerd kan worden.

Wettelijke basis voor vrijwillige registratie De wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer (hierna wet BPL te noemen) schrijft een verbod voor op de verwerking van persoonlijke gegevens over etnische afkomst (artikel 6, l ) en van gezondheidsgegevens (artikel 7 , SI). Die gegevens mogen echter wel verwerkt worden als er een voldoende wettelijke basis is (artikel 6, $2, 1, en artikel 7, §2, e). Opdrachten van de Vlaamse overheid als werkgever op het vlak van het gelijkekansen- en diversiteitsbeleid De Vlaamse overheid als werkgever heeft de volgende opdrachten op het vlak van personeelsbeleid: 1" een beleid voeren dat gericht is op evenredige arbeidsdeelname van kansengroepen; 2" statistisch materiaal verzamelen om te kunnen werken met streefcijfers; 3" positieve acties opzetten voor kansengroepen; 4" redelijke aanpassingen doorvoeren voor individuen; 5" bij gelijk gerangschikte sollicitanten voorrang geven aan de leden van de ondervertegenwoordigde kansengroep; 6" een aandeel betrekkingen voorbehouden voor mensen met een arbeidshandicap voor wie de werknemer het recht heeft op een langdurige loonkostensubsidie. Om aan die opdrachten te werken, is het noodzakelijk de gegevens over afkomst en arbeidshandicap op te nemen in de personeelssystemen.

De verwerking van die gegevens heeft een duidelijke en welomschreven 2" en doelstelling en is toereikend en niet overmatig, zoals bepaald in artikel 4, §l, 3", van de wet BPL. 1. Een beleid voeren dat gericht is op evenredige arbeidsdeelname van kansengroepen In het decreet van 8 mei 2002 houdende de evenredige participatie op de arbeidsmarkt worden de basisprincipes uiteengezet van een werkgelegenheidsbeleid dat gericht is op evenredige vertegenwoordiging. Het voormelde decreet van 8 mei 2002 geldt ook voor alle entiteiten van de Vlaamse overheid als werkgever (artikel 3, 2"). Enerzijds wil de Vlaamse overheid discriminatie op de arbeidsmarkt voorkomen en aanpakken. Anderzijds wil ze een beleid voeren dat gericht is op evenredige vertegenwoordiging van kansengroepen. De Vlaamse Regering hechtte op 24 december 2004 haar definitieve goedkeuring aan het besluit houdende maatregelen ter bevordering en ondersteuning van het gelijkekansen- en diversiteitsbeleid in de Vlaamse administratie. In artikel 3 van dat besluit van 24 december 2004 worden de doelgroepen expliciet vermeld: kortgeschoolden, ervaren werknemers, personen van allochtone afkomst, personen met een arbeidshandicap en mannen of vrouwen. 2. Statistisch materiaal verzamelen om te kunnen werken met streefcijfers Artikel 4 van het besluit van 24 december 2004 bepaalt dat er met streefcijfers wordt gewerkt en dat er per beleidsdomein een monitoringsysteem moet komen dat gebruikmaakt van vrijwillige registratie van kansengroepen. 3. Positieve acties opzetten voor kansengroepen Naast het werken met streefcijfers worden er van de werkgever waar nodig ook positieve acties verwacht. Artikel 5 van het besluit van 24 december 2004 luidt als volgt: "Om de evenredige participatie en gelijke kansen te realiseren, moeten specifieke maatregelen worden getroffen en acties worden ondernomen om de in- en doorstroom van personen uit de kansengroepen te bevorderen en hun voortijdige uitstroom tegen te gaan." Die bepaling geeft uitvoering aan artikel 5, §3, van het decreet van 8 mei 2002 dat voorziet in maatregelen om positieve acties op te zetten. I

4. Redelijke aanpassingen doorvoeren voor individuen Artikel 5, §4, van het decreet van 8 mei 2002 bepaalt dat het verplicht is om te voorzien in redelijke aanpassingen. 5. Bij gelijk gerangschikte sollicitanten voorrang geven aan de leden van de ondervertegenwoordigde kansengroep

Artikel 1.5, §3, van het Vlaams Personeelsstatuut luidt als volgt: "De Vlaamse Regering bepaalt voor de door haar vastgelegde doelgroepen globale streefcijfers die door de functionele minister omgezet worden in streefcijfers per beleidsdomein. Zolang de door de Vlaamse Regering bepaalde doelgroepgebonden streefcijfers niet gehaald worden, wordt bij gelijkwaardigheid voorrang gegeven aan de kandidaat uit de ondervertegenwoordigde groep.'' 6.. Een aandeel betrekkingen voorbehouden voor mensen met een arbeidshandicap voor wie de werknemer het recht heeft op een langdurige loonkostensubsidie. In artikel 1.5, §4, van het raamstatuut wordt het principe van de voorbehouden betrekkingen voor bepaalde mensen met een arbeidshandicap als volgt geformuleerd: "Van elk beleidsdomein wordt 1% van de betrekkingen uitgedrukt in voltijds equivalenten (VTE) voorbehouden voor personen met een arbeidshandicap die recht hebben op een langdurige loonkostsubsidie in de reguliere of sociale economie. Dit zijn personen in één van volgende situaties:

-

personen met een bijstandsveld W2 of W3 toegekend door het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap, personen met een beslissing van de Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding dat zij voor onbepaalde duur in aanmerking komen voor toegang tot een beschutte werkplaats of een Vlaamse ondersteuningspremie.[6]

Deze voorbehouden betrekkingen kunnen zowel statutaire betrekkingen, als contractuele betrekkingen van onbepaalde duur zijn.[6] In afwijking van artikel 111 2, 2" worden deze personen met een arbeidshandicap die recht hebben op een langdurige loonkostsubsidie vrijgesteld van de vergelijkende selectie. Het aantal personeelsleden dat geworven wordt zonder deze vergelijkende selectie mag per beleidsdomein maximum 1% bedragen van het totaal aantal betrekkingen uitgedrukt in voltijdse equivalenten (WE) van het respectieve beleidsdomein.[6] De lijnmanager van de entiteit waar de betrekking vacant is, beslist in overleg met de selector over de geschiktheid van de kandidaat voor die betrekking. De gemotiveerde beslissing houdt rekening met de functiebeschrijving van de vacature, het gewenste profiel, en de mogelijke redelijke aanpassingen. Bij het invullen van de betrekking wordt een integratieprotocol opgemaakt tussen de tewerkstellende entiteit en de dienst Emancipatiezaken.[6]."

Uitwerking: vrijwillige medewerking en toegang tot de gegevens, vraagstelling en proportionaliteit, plichten en aanvullende rechten voor werkgever en werknemer

De gegevens moeten verwerkt worden in overeenstemming met de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

Advies van de Commissie voor de Bescherming van de Persoonliike Levenssfeer De procedure van monitoring, zoals vermeld in deze rondzendbrief, kreeg een positief advies van de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, hierna Commissie BPL te noemen (advies nummer 0712006 van 22 maart 2006).

Vrijwillige medewerking en toegang tot de gegevens

Verplichtend kader Het is verplicht een systeem van vrijwillige registratie op te zetten voor de personeelsleden overeenkomstig artikel 4 van het bovenvermelde besluit van 24 december 2004. Elk systeem van gegevensverzameling moet gebaseerd zijn op vrijwillige deelname van de bevraagden. Bij de vraagstelling wordt gemotiveerd waarom de gegevens gevraagd worden en hoe ze gebruikt zullen worden. Er wordt altijd expliciet vermeld dat de gegevens op vrijwillige basis geregistreerd worden. De vraagstelling wordt zo georganiseerd dat de vrije keuze om te antwoorden feitelijk gegarandeerd is. Als die vrije keuze niet strikt gerespecteerd wordt, vormt dat een inbreuk op de privacywetgeving. Elke bevraagde moet op elk moment kunnen aangeven bepaalde gegevens niet te willen verstrekken. Die mogelijkheid moet expliciet meegedeeld worden. Bij de bevraging wordt ook steeds de mogelijkheid voorzien om aan te geven dat men niet verder wenst gecontacteerd te worden in het kader van een gelijkekansen- en diversiteitsbeleid. In dat geval kunnen de gegevens alleen gebruikt worden in anonieme tellingen. Wie niet gebruikmaakt van die laatste mogelijkheid, verklaart zich automatisch akkoord met het gebruik van de gegevens voor het gelijkekansen- en

diversiteitsbeleid. De gegevens mogen in dat geval verzameld en gebruikt worden om positieve acties op te zetten in overeenstemming met de privacywetgeving en de bepalingen in deze rondzendbrief. Er wordt gewerkt met een systeem van 'geïnformeerde toestemming'. De bevraagde vult de gegevens in op een formulier waaruit duidelijk blijkt dat de betrokkene de gegevens vrijwillig heeft verstrekt en akkoord gaat met de verwerking. Bij een bevraging op papier kan men dit laten onderschrijven door een handtekening. In een elektronisch systeem moet uit de toelichting blijken dat de bevraagde akkoord gaat met de verwerking van de gegevens.

P Bij de Vlaamse ministeries worden de gegevens geïntegreerd in het personeelssysteem Vlimpers. In Vlimpers kan elk personeelslid de persoonlijke gegevens op elk moment wijzigen. In diensten waar niet gebruikgemaakt wordt van het Vlimpers-systeem, moet elk personeelslid bij de beheerder van het systeem de geregistreerde gegevens kunnen raadplegen en kunnen vragen deze te wijzigen. De toegang tot de gegevens wordt beheerd per entiteit en is strikt afgebakend. Conform het advies van de commissie BPL gelden de volgende rollen voor de toegang tot de gegevens: Toegangsrechten tot afkomst en arbeidshandicap rollen gegevens statistische data aard toegang: invoeren afleiden via het x : wel toegang rapporteringsl : geen toegang instrument

wie individueel personeelslid lijnmanagement aangewezen medewerkers van de personeelsdienst emancipatieambtenaar van een entiteit hrm van een entiteit aangewezen personeelsleden van het I I Agentschap voor ~verheids~ersoneel dienst Emancipatiezaken wervingsverantwoordelijken

selecteren en contact opnemen met het personeelslid voor positieve actie

individueel dossier raadplegen voor redelijke aanpassingen, voorrang verlenen bij gelijkwaardigheid en betrekkingen voorbehouden

X

l X

l l

X

l x

X

X

X

l

X

I

l

l l

X

l l

X

l l

I I

X

X

l

1 I

l l

X

I 1

l

X X

I I

Bij de Vlaamse ministeries wordt het systeem gedecentraliseerd beheerd door de managementondersteunende diensten (MOD1s). Het Gemeenschappelijk Vlimpersdienstencentrum (GVDC) oefent daarop een kwaliteitscontrole uit en centraliseert het overzicht van de toegangsrechten onder verantwoordelijkheid van de leidinggevende van het Agentschap voor Overheidspersoneel. Elk personeelslid dat bepaalde toegangsrechten heeft, moet zich houden aan de volgende afspraken: e e

O

de informatie wordt strikt vertrouwelijk behandeld; het personeelslid mag de informatie alleen gebruiken voor het gelijkekansenen diversiteitsbeleid en binnen de bevoegdheden van de toegekende rol; als het personeelslid van functie verandert, brengt het de beheerder van de toegangsrechten daarvan op de hoogte. Aanvullend kader

Ook aan sollicitanten kunnen gegevens over arbeidshandicap en afkomst gevraagd worden. Indien deze gegevens opgevraagd worden moet (verplichtend) de bevraging in een fase voorafgaand aan de eigenlijke sollicitatieprocedure georganiseerd worden. Ze moet gebeuren op een manier zodat de sollicitant zich geenszins onder druk voelt om te antwoorden. Een bevraging over deze gegevens tijdens een sollicitatiegesprek is verboden, conform de privacywetgeving (zie advies commissie BPL). Concreet betekent dat het volgende: e als de entiteit een in te vullen elektronisch cv gebruikt bij sollicitaties (zoals de ministeries die met Vlimpers werken), wordt de vraag daarin geïntegreerd; e als de entiteit een papieren formulier gebruikt om gegevens op te vragen bij de sollicitant, wordt de vraag daarin opgenomen. Dat formulier wordt aan de kandidaat bezorgd voorafgaand aan de eigenlijke sollicitatieprocedure; O als de entiteit niet werkt met een gestandaardiseerd formulier of sjabloon mag ze de sollicitant noch rechtstreeks noch onrechtstreeks vragen stellen over arbeidshandicap of afkomst tijdens een sollicitatie- of ander gesprek. De leidinggevende kan desgewenst toegang hebben tot de beschikbare informatie van de personeelsleden van de eigen dienst en is in dat geval gebonden door dezelfde afspraken.

Vraagstelling en proportionaliteit

Verplichtend kader

Er mogen louter administratieve gegevens worden opgevraagd. Er hoeven geen attesten bijgevoegd te worden om de gegevens te staven. De definitie van personen van allochtone afkomst en de definitie van personen met een arbeidshandicap zijn opgenomen in artikel 2 van het uitvoeringsbesluit van 24 december 2004. Die definities moeten gevolgd worden. De definitie van personen van allochtone afkomst luidt als volgt: "persoon met een nationaliteit van een land buiten de Europese Unie of persoon van wie minstens één ouder of twee grootouders een nationaliteit hebben van een land buiten de Europese Unie". De definitie van personen met een arbeidshandicap luidt als volgt: "persoon met een aantasting van zijn mentale, psychische, lichamelijke of zintuiglijke mogelijkheden, voor wie het uitzicht op het verwerven en behouden van een arbeidsplaats en op vooruitgang op die plaats langdurig en in belangrijke mate beperkt is. Het gaat om personen uit een van de volgende categorieën: a) personen die ingeschreven zijn bij het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap, voorheen het Vlaams Fonds voor de Sociale Integratie van Personen met een Handicap; b) personen die hun hoogste getuigschrift of diploma behaald hebben in het buitengewoon secundair onderwijs; c) personen die door de Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding erkend zijn als personen met een handicap; d) personen die in aanmerking komen voor een inkomensvervangende tegemoetkoming of voor een integratietegemoetkoming, verstrekt aan personen met een handicap op basis van de wet van 27 februari 1987 houdende tegemoetkomingen aan personen met een handicap; e) personen die in het bezit zijn van een attest van minstens 66% arbeidsongeschiktheid van de federale bestuursdirectie van de uitkeringen aan personen met een handicap; f) personen die in het bezit zijn van een afschrift van een definitief geworden gerechtelijke beslissing of van een attest van het Fonds voor Arbeidsongevallen van de Administratieve Gezondheidsdienst of van het Fonds voor Beroepsziekten waaruit een arbeidsongeschiktheid blijkt van minstens 66 %.l7

Aanvullend kader Binnen de krijtlijnen van de bovenstaande definities kan een meer verfijnde bevraging van die gegevens gebeuren voor zover die bevraging past binnen een concrete doelstelling en als ze proportioneel is met de doelstelling, conform de bestaande privacywetgeving. De eigen nationaliteit van personeelsleden is al opgenomen in de meeste personeelssystemen. Bij vrijwillige registratie kan de nationaliteit van het personeelslid apart opgevraagd worden of kan er gebruikgemaakt worden van de nationaliteit die geregistreerd is in het personeelssysteem. De definities kunnen voorgelegd worden aan het personeelslid met de vraagt of men hieraan beantwoordt. Men kan ook actief vragen naar de achterliggende gegevens. In de beslissing van de Vlaamse Regering van 20 juli 2006 is opgenomen dat tegen 2015 4% van de personeelsleden van de Vlaamse overheid van allochtone afkomst moeten zijn. Aanvullend bepaalt die beslissing dat omwille van een eenduidige registratie en evaluatie alle cijfergegevens over de aanwezigheid of instroom van personen van allochtone afkomst bij de Vlaamse overheid tot 2010 worden opgesteld op basis van de oude samenstelling van de EU (vijftien lidstaten, zoals voor 1 mei 2004). Omdat de samenstelling van de EU kan wijzigen, kan het best gevraagd worden om de nationaliteit van de ouders en grootouders op te geven. Zo blijven de gegevens ook bruikbaar als het aantal lidstaten van de EU wijzigt. De gegevens over de ouders en grootouders zijn anonieme gegevens en worden opgevraagd bij het personeelslid. Daarvoor is geen toestemming nodig van de ouders of grootouders zelf. Evenwel mag er door geen enkele persoon, die toegang heeft tot de gegevens, gerapporteerd worden, noch extern, noch intern, op het niveau van de nationaliteitsgegevens van ouders of grootouders. Zo wordt heridentificatie vermeden als een persoon de gegevens opgeeft om ze te registreren, maar niet gecontacteerd wenst te worden. Omdat de samenstellende categorieën van officiële erkenningen van handicap kunnen wijzigen, kan de werkgever de concrete erkenningen opvragen. Bij het voorzien in redelijke aanpassingen en ondersteuningsmaatregelen voor personen met een arbeidshandicap kan een attest gevraagd worden waarop de categorie van de erkende arbeidshandicap vermeld is.

Aanvullende rechten en plichten voor werkgever en werknemer

Verplichtend kader Er wordt meegedeeld bij wie het personeelslid terechtkan met vragen of klachten. Als er niet expliciet iemand aangewezen is, is de vertrouwenspersoon voor grensoverschrijdend gedrag in het kader van de wetgeving over welzijn op het werk de contactpersoon voor vragen of klachten. Aanvullend kader De melding van arbeidshandicap of allochtone afkomst geeft geen rechtstreekse aanleiding tot positieve acties en geeft het personeelslid niet automatisch recht op ondersteunende maatregelen.

Meer informatie

Als personeelsleden vragen hebben, kunnen ze zich wenden tot de dienst Emancipatiezaken, Boudewijnlaan 30, 1000 Brussel, tel. 02 553 49 65, [email protected]. Deze rondzendbrief moet beschikbaar zijn voor alle personeelsleden en sollicitanten aan wie wordt gevraagd om zich vrijwillig te laten registreren, en voor alle personeelsleden die toegang hebben tot de informatie.

L

Beleid, Media, Toeris e, Havens, ~andbouwyZeevisserij en Plattelandsbeleid

Bijlage l

Monitoring van het aantal personen van allochtone afkomst en personen met een arbeidshandicap - Handleiding voor de Vlaamse overheid.

Situering Monitoring is de registratie en voortgangscontrole van de aanwezigheid van personen van allochtone afkomst en van personen met een arbeidshandicap in het personeelsbestand van de Vlaamse overheid. Hierbij gaat het om een systeem van vriiwillige registratie. Het uitvoeringsbesluit van 24 december 2004 houdende maatregelen ter bevordering en ondersteuning van het gelijkekansen- en diversiteitsbeleid in de Vlaamse administratie bepaalt dat elke entiteit over een systeem moet beschikken dat vrijwillige registratie van kansengroepen mogelijk maakt. Gegevens over geslacht en leeftijd zijn in principe in elk personeelssysteem opgenomen. Dat geldt niet voor de gegevens met betrekking tot afkomst en handicap, die strikt onderworpen zijn aan de privacywetgeving. Een systeem van vrijwillige registratie biedt een oplossing die de privacy respecteert. Het besluit geeft dan ook aan dat de aanwezigheid van die groepen via vrijwillige registratie in kaart moet worden gebracht. In 2006 werd in het beleidsdomein Bestuurszaken een proeftuin opgezet om het aantal mensen met een arbeidshandicap en het aantal mensen van allochtone afkomst in kaart te brengen. Die proeftuin leverde leerpunten op die werden meegenomen in een systeem van vrijwillige registratie in enkele andere entiteiten. De basisafspraken met betrekking tot aanpak en privacygaranties zijn opgenomen in de rondzendbrief. Deze handleiding is ter aanvulling opgenomen als bijlage bij de rondzendbrief. Ze moet steeds samen met de rondzendbrief gelezen worden. In deze handleiding wordt aangegeven waarom een meetsysteem noodzakelijk is en wordt toegelicht hoe u de meting concreet kunt organiseren. De handleiding wordt afgesloten met een aantal veelgestelde vragen .

Waarom een monitoringsysteem? De argumentatie voor het systeem van vrijwillige registratie kan men opdelen in drie categorieën: 0 Wat heeft de organisatie eraan? 0 Wat heeft het personeelslid eraan? Wettelijke argumenten

2.1. Wat heeft de organisatie eraan? De Vlaamse overheid wil in haar personeelsbestand een weerspiegeling zijn van de verschillende groepen in de bevolking. Daarvoor kijken we naar de verhouding mannenlvrouwen, aanwezigheid van kortgeschoolden en oudere werknemers, mensen met een handicap en mensen van allochtone afkomst. Daarbij wordt extra aandacht geschonken aan bevolkingsgroepen die oververtegenwoordigd zijn in de werkloosheidscijfers. Daarom heeft de Vlaamse Regering algemene streefcijfers vastgelegd. Voor allochtonen is het streefcijfer 4% allochtone personeelsleden tegen 2015; voor personen met een arbeidshandicap 4 3 % tegen 2010, en voor vrouwen in het middenkader 33% tegen 2015. Om die doelstellingen op te volgen moeten we het aantal leden van elke groep in het personeelsbestand systematisch kunnen tellen (= kengetallen). Door niet alleen te tellen maar de gegevens over afkomst en arbeidshandicap ook op te nemen in het personeelssysteem, kunnen die in verband gebracht worden met andere personeelsgegevens, zoals het volgen van een opleiding, het maken van promotie, deeltijds werken, het gebruik van verlofstelsels, het statuut enzovoort. De Vlaamse overheid wil niet alleen een anoniem beleid voeren, maar waar nodig ook mensen betrekken bij het beleid als het over hen gaat. Bepaalde groepen aanspreken voor acties is alleen mogelijk als ze bekend zijn. Mogelijke acties zijn: informatieverspreiding, uitnodiging voor een opleiding, het vragen van een mening, het voorzien in redelijke aanpassingen, . . . De monitoring van gegevens kan relevante beleidsinformatie opleveren op drie terreinen: 1. Hoeveel mensen uit een kansengroep hebben we in dienst? Een bevraging van het personeel biedt daarvoor de basisinformatie. 2. Hoeveel mensen uit een kansengroep komen er over een bepaalde periode in dienst? Een constante meting bij de instroom van nieuwe personeelsleden zorgt ervoor dat iedereen bevraagd wordt. 3. Hoeveel mensen uit een kansengroep solliciteren er? Het aantal sollicitanten uit een kansengroep in verhouding tot de aanwezigheid in de beroepsbevolking en het aantal dat effectief aangeworven wordt, levert bruikbare informatie op. 2.2. Wat heeft het personeelslid eraan? Het personeelslid levert een bijdrage aan het gelijkekansenbeleid en het kan gecontacteerd worden voor informatie die hem of haar aanbelangt. De mening van het personeelslid kan gevraagd worden en hij of zij kan uitgenodigd worden voor bepaalde activiteiten. Als het personeelslid echter niet wenst gecontacteerd te worden in het kader van het doelgroepenbeleid, kan hij of zij dit aangeven bij de meting en op elk moment

daarna. In dat geval kan het personeelslid wel nog anoniem meegeteld worden in de cijfers, die de basis vormen voor het beleid. Als een persoon met een handicap nood heeft aan bepaalde redelijke aanpassingen of faciliteiten, kan voor de toekenning ervan teruggegrepen worden naar deze registratie, bijvoorbeeld hulpmiddelen voor mensen met een handicap of aanpassingen bij examens. Zolang het aandeel personen van allochtone afkomst, personen met een arbeidshandicap en vrouwen in middenkaderfuncties niet beantwoordt aan de streefcijfers, gelden bijzondere wervingsmaatregelen: 1. Bij gelijkwaardigheid van kandidaten dient de voorkeur uit te gaan naar de kandidaat uit de ondervertegenwoordigde groep. 2. Bepaalde personen met een handicap komen in aanmerking voor de maatregel rendementsondersteuning en kunnen via het systeem van voorbehouden betrekkingen geworven worden.

2.3. Wetteliike context De wet ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer voorziet in een verbod op de verwerking van persoonlijke gegevens met betrekking tot etnische afkomst (artikel 6 51) en gezondheidsgegevens (artikel 7 91). De verwerking van die gegevens is echter wel toegestaan als er een voldoende wettelijke basis is (artikel 6§2,1 en artikel 752,e). Die wettelijke basis is vastgelegd in:

0

het decreet van 8 mei 2002 houdende de evenredige participatie op de arbeidsmarkt (Belgisch Staatsblad, 26 juli 2002); het besluit van de Vlaamse Regering van 24 december 2004 houdende maatregelen ter bevordering en ondersteuning van het gelijkekansen- en diversiteitsbeleid in de Vlaamse administratie (Belgisch Staatsblad, 13 april 2005). Artikel 4 van dat besluit bepaalt dat in een systeem van vrijwillige registratie voorzien moet zijn. Artikel 2 bevat de definities van allochtone afkomst, arbeidshandicap en kortgeschooldheid (zie bijlage, p. 13).

De procedure van monitoring zoals voorzien binnen de ministeries van de Vlaamse gemeenschap kreeg een positief advies van de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, hierna Commissie BPL te noemen (advies nummer 0712006 van 22 maart 2006). De rondzendbrief en deze handleiding die voor heel de Vlaamse overheid gelden, zijn hierop gebaseerd.

Het opzetten van een monitoringsysteem Om een zicht te krijgen op de aanwezigheid van personeelsleden van allochtone afkomst of personen met een arbeidshandicap in het personeelsbestand, moeten de gegevens geregistreerd worden van het personeel dat al in dienst is, via een eenmalige bevraging;

e

de nieuwe personeelsleden, via een bevraging bij de indiensttreding.

Deze methodes zijn aanvullend; ze vervangen elkaar niet. Er ontstaat pas een totaalbeeld als elk nieuw personeelslid de vragen over afkomst en arbeidshandicap beantwoordt, en als in een inhaalbeweging elk personeelslid dat al in dienst is, wordt bevraagd. Fundamentele vragen

Bij het opzetten van een systeem van vrijwillige registratie doen zich een aantal basiskeuzes voor. 3.1.1. Welke gegevens worden gevraagd? Ofwel vraagt u aan alle personeelsleden een reeks gegevens over afkomst en arbeidshandicap (zonder de definitie in haar geheel voor te leggen). leder personeelslid beantwoordt zelf de vragen, maar de personeelsdienst beoordeelt of een personeelslid aan de definities beantwoordt. Die aanpak werkt voor de kansengroepen minder etiketterend. De personeelsdienst krijgt een beter zicht op de subcategorieën en als een definitie verandert, blijven de verzamelde gegevens bruikbaar. Ofwel vraagt u aan de personeelsleden of ze zich herkennen in de definities en of ze zich willen registreren. Dat vraagt van elk personeelslid de oefening om te beoordelen of hij of zij al dan niet aan de definitie beantwoordt. Alleen wie de vraag positief beantwoordt en aan de vrijwillige registratie wil meewerken, registreert zich. Als in dit geval de definities lichte wijzigingen ondergaan, dan worden de registratiegegevens onbruikbaar. U heeft ook minder zicht op SU bcategorieën.

U kunt ook een vraag over opleidingsniveau in de bevraging opnemen, naast vragen over erkenning van arbeidshandicap en over herkomst van het personeelslid. Enerzijds zorgt dat ervoor dat alle personeelsleden zich aangesproken voelen, en niet alleen de personen van allochtone afkomst of de personen met een arbeidshandicap. Anderzijds levert die vraag u extra gegevens over kortgeschooldheid op. Tot voor kort nam men voor het tellen van het aantal kortgeschoolden (mensen zonder diploma hoger secundair onderwijs) het aantal personeelsleden op niveau D. Er zijn indicaties dat de groep effectief kortgeschoolden kleiner is dan de groep personeelsleden van niveau D. Dankzij die nieuwe gegevens kan men voor de doelgroep kortgeschoolden een gerichter beleid voeren. U kunt de gegevens ook gebruiken om het competentiemanagement te verbeteren.

3.1.2. Hoe worden de gegevens gevraagd? De vrijwilligheid van de registratie is een cruciaal gegeven vanwege de privacy. De registratie moet ook het nodige vertrouwen en voldoende gedragenheid creëren bij de leden uit de betrokken kansengroepen. De organisatie moet de vrijwilligheid van de registratie ook altijd in de praktijk garanderen, zowel bij sollicitaties, bij indiensttreding van personeelsleden als bij de bevraging van de huidige personeelsleden. Bij sollicitaties moeten de gegevens worden opgevraagd in een fase die voorafgaat aan het eigenlijke sollicitatieproces , en de sollicitant mag zich daarbij geenszins onder druk gezet voelen om te antwoorden. Een bevraging over die gegevens tijdens een sollicitatiegesprek is verboden, conform de privacywetgeving (zie advies commissie BPL). Concreet betekent dat het volgende: als de entiteit een in te vullen elektronisch cv gebruikt bij sollicitaties (zoals de ministeries die met Vlimpers werken), wordt de vraag daarin geïntegreerd; als de entiteit een papieren formulier gebruikt om gegevens op te vragen bij de sollicitant, wordt de vraag daarin opgenomen. Dat formulier wordt aan de kandidaat bezorgd voorafgaand aan de eigenlijke sollicitatieprocedure; e als de entiteit niet werkt met een gestandaardiseerd formulier of sjabloon mag ze de sollicitant noch rechtstreeks noch onrechtstreeks vragen stellen over arbeidshandicap of afkomst tijdens een sollicitatie- of ander gesprek. Bij een sollicitatie moet de bevraging dus altijd voorafgaandelijk plaatsvinden en door middel van een formulier, op papier of elektronisch, en nooit mondeling. Op het moment van indiensttreding wordt een invulformulier voorgelegd of per post verstuurd met daarin ook de vraag of het personeelslid al dan niet behoort tot de kansengroep van personen van allochtone afkomst of personen met een arbeidshandicap. Bij die vraag moet duidelijk aangegeven worden dat het een vriiwillige registratie betreft, en moet verwoord worden waarom de organisatie die gegevens vraagt en hoe ze met die gegevens zal omgaan. Er moet gewerkt worden met een systeem van geïnformeerde toestemming: het nieuwe personeelslid vult de gegevens in op een formulier waaruit duidelijk blijkt dat de betrokkene deze gegevens vrijwillig verstrekt en akkoord gaat met de verwerking ervan. Op papier kan het personeelslid die verklaring bevestigen met een handtekening. De vragen moeten zo gesteld worden dat het aangeworven personeelslid zich niet onder druk gezet voelt. Personeelsleden die al in dienst zijn, kunnen zich registreren via een elektronische of schriftelijke bevraging. leder personeelslid wordt individueel uitgenodigd om zich te registreren. Het management kan de bevraging het best algemeen aankondigen voor die uitnodiging verstuurd wordt, via het intranet (muurkrant), het personeelsblad, in teamvergaderingen, enzovoort. Uit de bevraging moet duidelijk blijken dat het een vrijwillige registratie betreft. De

doelstellingen van de bevraging moeten duidelijk zijn, alsook de wijze waarop de gegevens bewaard worden en gewijzigd kunnen worden. 3.1.3. Hoe worden de creqevens verwerkt?

De verwerking van de gegevens is onderworpen aan de privacywetgeving. Als persoonsgegevens over afkomst en handicap digitaal worden bewaard, moet daarvan aangifte gedaan worden bij de Commissie ter Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer. Voor de entiteiten die van het personeelssysteem Vlimpers gebruikmaken, is dat centraal geregeld en hoeft er geen aangifte meer gedaan te worden. De andere entiteiten moeten nog wel een aangifte doen via de website http://www.~rivac~commission. be/aan.gifie.htm. De aangifte via het internet kost 25 euro. De wettelijke basis is: * het decreet van 8 mei 2002 houdende de evenredige participatie op de arbeidsmarkt; * het besluit van de Vlaamse Regering van 24 december 2004 houdende maatregelen ter bevordering en ondersteuning van het gelijkekansen- en diversiteitsbeleid in de Vlaamse administratie. Voor het Vlimpers-systeem werd een positief advies uitgebracht door de Commissie BPL (advies nummer 0712006 van 22 maart 2006). De rondzendbrief van datum (met volgnummer en juiste titel) gaat verder in op de privacyaspecten. De ministeries hebben ervoor gekozen om de gegevens te integreren in het personeelssysteem Vlimpers. Voordeel van de integratie van gegevens in het algemene personeelssysteem is de koppeling van kenmerken met andere personeelsvariabelen via het rapporteringssysteem (bijvoorbeeld Cognos). Ook de maatregelen "rendementsondersteuning" en "voorbehouden betrekkingen voor mensen met een handicap" zijn daarbij opgenomen. Bij een zelfbediening personeelssysteem zoals Vlimpers kunnen personeelsleden zelf hun gegevens over afkomst en arbeidshandicap beheren.

U kunt ervoor kiezen om de gegevens in een apart bestand te bewaren. Zo kunnen de privacyvoorwaarden gemakkelijker nageleefd worden. De voortgangscontrole wordt dan wel moeilijker: wie gaat uit dienst en wie komt erbij? Ook wordt het moeilijker om de gegevens te koppelen aan andere relevante P&Ogegevens voor de ontwikkeling van een beleid. Die nadelen worden ondervangen als de gegevens in het personeelssysteem geïntegreerd zijn. Of gegevens apart worden bijgehouden of geïntegreerd zijn in een personeelssysteem, er moet altijd strikt afgebakend zijn wie toegang krijgt tot de gegevens, en de gegevens mogen alleen gebruikt worden in het kader van het gelijkekansen- en diversiteitsbeleid.

De toegang tot de gegevens wordt geregeld volgens de rollen die vastgelegd zijn in de rondzendbrief conform het advies van de commissie CBPL. Elke persoon moet kunnen opvragen (of raadplegen, bij een systeem van zelfbediening) welke gegevens over hem of haar worden bijgehouden, en heeft het recht een verandering van de gegevens te vragen of de gegevens te laten schrappen. Aanbod van de dienst Emancipatiezaken Elke entiteit is zelf verantwoordelijk voor het opzetten van een systeem van vrijwillige registratie. Vanuit de opgedane ervaring in een aantal entiteiten doet de dienst Emancipatiezaken een ondersteunend aanbod. De dienst Emancipatiezaken biedt een aantal voorbeelden van communicatie: muurkrantbericht, aankondigingsmail, vragenlijst, brief en invulformulier. Daaruit kan elke entiteit ideeën putten om een communicatie op eigen maat op te zetten. Vanuit de opgedane ervaringen in verschillende entiteiten kan de dienst Emancipatiezaken helpen bepalen welke de beste aanpak is in de entiteit in kwestie. Via de dienst Emancipatiezaken kunt u gratis gebruikmaken van een bevragingsinstrument via e-mail. - Dat instrument is aanpasbaar op maat van elke entiteit. - Het bevat een standaarduitnodigingsmail waarin een aantal vragen verschijnen als het personeelslid op een link klikt. De bevraging wordt afgesloten met een bedankje. Wie niet reageert binnen een in te stellen termijn krijgt een herinnering. Die herinnering wordt automatisch en volledig anoniem door het systeem verstuurd. - De soorten vragen en de verwoording van de vragen kunnen op maat gemaakt worden. Er wordt een standaard aangeboden om mee aan de slag te gaan. Op verzoek wordt u een voorbeeld bezorgd. - De logo's van de betreffende entiteit kunnen worden geïntegreerd. - De resultaten worden verwerkt in een Exceltabel - de basisverwerking gebeurt door de dienst Emancipatiezaken -, zodat u direct kunt zien wie aan de definities 'arbeidshandicap1,'allochtone afkomst' en eventueel 'kortgeschoold' beantwoordt. Voor de ministeries: gebruik van Vlimpers De uiteindelijke gegevens over afkomst en handicap moeten in het personeelssysteem Vlimpers terechtkomen. De rapportering kan dan via Cognos verlopen.

Men kan alle personeelsleden oproepen om hun gegevens rechtstreeks in Vlimpers in te geven. In dat geval heeft men geen zicht op de non-respons. Een tweede mogelijkheid bestaat erin een bevraging te organiseren bij het personeel. De resultaten worden door de personeelsdienst (MOD) in het personeelssysteem (bv. Vlimpers) verwerkt. Dat betekent extra werk voor de MODI maar het aantal acties dat de personeelsleden moeten verrichten is klein, wat de drempel verlaagt. Het verschil tussen beide mogelijkheden is dat bij de eerste mogelijkheid het personeelslid zelf de gegevens invoert, en bij de tweede mogelijkheid de personeelsdienst. Een minpunt van Vlimpers is dat het door mensen die minder vertrouwd zijn met de computer, niet als gebruiksvriendelijk wordt ervaren. Een bevraging bij het personeel op papier of per e-mail is toegankelijker voor wie weinig met de pc werkt of voor wie niet vertrouwd is met Vlimpers, en kan laagdrempelig georganiseerd worden. Communicatietips 3.4.1. Algemene tips Om een systeem van vrijwillige registratie te doen slagen, is het cruciaal dat u communiceert over de monitoring en dat u uitlegt waarom u een registratie organiseert. De houding van mensen tegenover registratie van gegevens over afkomst of arbeidshandicap is heel verschillend. Niet alleen de houding maar ook de onderliggende overwegingen zijn heel divers. Als u informatie verstrekt over het hoe en waarom van de registratie, zal er een groter aantal personeelsleden meewerken. De houding van personeelsleden die ook nadat u informatie hebt verstrekt, niet willen meewerken, moet gerespecteerd worden. Het is niet zinvol om met personeelsleden in discussie te gaan en absoluut ontoelaatbaar om druk uit te oefenen op hen.

3.4.2. Tips bii het opzetten van een bevra~inq Als het personeel met het gelijkekansen- en diversiteitsbeleid vertrouwd is, kan daarop voortgebouwd worden. Als het personeel er niet mee vertrouwd is, zal er meer duiding nodig zijn. De muurkrant of een nieuwsbrief voor het personeel zijn relevante kanalen om een vooraankondiging te doen. Stem de aanpak en communicatie af op de doelgroep. Naar wie langdurig thuis is , niet over een pc beschikt of er niet mee vertrouwd is, kunt u het best een brief sturen.

Een ondersteunende website met enige toelichting en zeker de bereikbaarheid van de rondzendbrief kan, voor wie zich wil informeren, het hoe en waarom inzichtelijker maken. Het is zinvol om leidinggevenden via de geëigende kanalen (bijvoorbeeld een directiecomité, een aparte mailing) te informeren en hen op te roepen de gegevensbevraging te ondersteunen. De vakbonden steunen het gelijkekansen- en diversiteitsbeleid. Als mensen vragen hebben over het personeelsbeleid, komen zij vaak bij vakbondsafgevaardigden terecht. Daarom is het zinvol het initiatief met de vakbonden te bespreken. U kunt best alleen een herinnering sturen naar wie nog niet geantwoord heeft. Het bevragingsinstrument per e-mail dat gebruikt wordt, kan die herinnering automatisch versturen, en garandeert daarom volledige anonimiteit. Het is belangrijk de resultaten terug te koppelen naar de personeelsleden. Zo is het voor hen duidelijk waaraan ze hebben meegewerkt. 3.4.3. Tips bij de bevraging van nieuwe personeelsleden De bevraging kan het best gekoppeld worden aan de opvraging van andere persoonsgegevens en niet aan de vermelding van een vertrouwenspersoon en klachtenprocedures. Zo wordt de bevraging niet geproblematiseerd, maar sluit ze aan bij het principe van evenredige arbeidsdeelname. De vraagstelling en toelichting in een formulier moeten op zichzelf staan. Degene die het onthaal doet, moet in staat zijn eventuele vragen mondeling toe te lichten. Het is goed dat personeelsleden weten dat niet de gegevens van één kansengroep worden gevraagd maar van meerdere. Gegevens over geslacht en leeftijd vinden we allemaal vanzelfsprekend en kennen we, gegevens over afkomst en handicap moeten we vragen. Daarom is het zinvol om de vragen over afkomst en arbeidshandicap samen te stellen, eventueel aangevuld met vragen over geschooldheid. De vragen moeten steeds aan iedereen worden gesteld, dus niet alleen aan mensen met een zichtbare handicap of van wie u vermoedt dat ze van allochtone afkomst zijn.

Veelgestelde vragen Q Wat met onderregistratie?

Hoe beter personeelsleden geïnformeerd zijn over het doel van de registratie, hoe groter de kans dat ze zich vrijwillig registreren. Het fenomeen onderregistratie hangt erg samen met de communicatie over de registratie: hoe meer communicatie en duiding, hoe kleiner de onderregistratie. Door bij alle personeelsleden gegevens op te vragen, krijgt u zicht op de respons en'de betrouwbaarheid van de gegevens. Uit een betrouwbaarheidstoets bij het beleidsdomein Bestuurszaken bleek dat het systeem van vrijwillige registratie tot betere resultaten leidt dan het naamherkenningssysteem' (van de VDAB) en dan een systeem waarbij alleen wordt voortgegaan op nationaliteit en op inschrijvingen bij het Vlaams Fonds. 43 Welke definities?

De definities van kortgeschoolden, arbeidshandicap en allochtone afkomst vindt u terug in artikel 2 van het besluit van de Vlaamse Regering van 24 december 2004:

"3"persoon van allochtone afkomst: persoon met een nationaliteit van een land buiten de Europese Unie of persoon van wie minstens één ouder of twee grootouders een nationaliteit hebben van een land buiten de Europese Unie; 4" persoon met een arbeidshandicap: persoon met een aantasting van zijnlhaar mentale, psychische, lichamelijke of zintuiglijke mogelijkheden, voor wie het uitzicht op het verwerven en behouden van een arbeidsplaats en op vooruitgang op die plaats, langdurig en in belangrijke mate beperkt is. Het gaat om personen uit een van de volgende categorieën: a) Personen ingeschreven bij het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap, voorheen het Vlaams Fonds voor de Sociale Integratie van Personen met een Handicap; b) personen die hun hoogste getuigschrift of diploma behaald hebben in het buitengewoon secundair onderwijs; c) personen die door de Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding erkend zijn als personen met een handicap; d) personen die in aanmerking komen voor een inkomensvervangende tegemoetkoming of voor een integratietegemoetkoming, verstrekt aan personen met een handicap op basis van de wet van 27 februari 1987 houdende tegemoetkomingen aan personen met een handicap; e) personen die in het bezit zijn van een attest van minstens 66 % arbeidsongeschiktheid van federale bestuursdirectie van de uitkeringen aan personen met een handicap;

' Dat is een softwarepakket dat Turkse- en Maghrebijnse namen herkent.

f) personen die in het bezit zijn van een afschrift van een definitief geworden

gerechtelijke beslissing, of van een attest van het Fonds voor Arbeidsongevallen, van de Administratieve Gezondheidsdienst of van het Fonds voor Beroepsziekten waaruit een arbeidsongeschiktheid blijkt van minstens 66%; 5" kortgeschoolden: personen zonder diploma of getuigschrift van het hoger secundair onderwijs."

++:

Wat met dubbele nationaliteit?

AIS iemand een dubbele nationaliteit heeft, hangt het van een van de twee nationaliteiten af of die persoon allochtoon is. Als een persoon bijvoorbeeld als eerste nationaliteit de Turkse nationaliteit heeft en als tweede nationaliteit Belg is, dan telt die persoon mee als allochtoon. Het is dus aangeraden om beide nationaliteiten op te vragen.

+t.Wat met adoptiekinderen? Aan adoptiekinderen wordt gevraagd de nationaliteit van de biologische ouders te noteren. Wie bijvoorbeeld biologische ouders met de Indonesische nationaliteit heeft, kan meegeteld worden als allochtoon. Als het personeelslid de nationaliteit van de biologische ouders niet weet, dan mag deze de nationaliteit van de adoptieouders opgeven. + + :

Wat met EU-15?

De aanwezigheid van allochtone personeelsleden moet gemeten worden volgens de VESOC-definitie, vastgelegd in het besluit van de Vlaamse Regering van 24 december 2004. De algemene streefcijfers zijn gebaseerd op de EU-15 afbakening. In de telling kan die dus ook het best gehanteerd worden. EU-15 is de oude samenstelling van de Europese Unie, namelijk de 15 lidstaten van voor 1 mei 2004: België, Denemarken, Duitsland, Finland, Frankrijk, Griekenland, Verenigd Koninkrijk, Ierland, Italië, Luxemburg, Nederland, Oostenrijk, Portugal, Spanje en Zweden. De tien staten die in mei 2004 lid van de EU zijn geworden (Malta, Cyprus, Polen, Tsjechië, Hongarije, Letland, Estland, Litouwen, Slovenië en Slowakije) worden in dit verband beschouwd als staten die niet behoren tot de EU. Dat geldt ook voor Bulgarije en Roemenië, die het laatst zijn toegetreden. In die twaalf landen gelden nog steeds een aantal achterstellingsmechanismen en is er nog geen volledig vrij verkeer van personen. Aangezien de streefcijfers gebaseerd zijn op de EU-15, kunt u die het best gebruiken bij de monitoring.

+z+

Contactgegevens Dienst Emancipatiezaken

Boudewijnlaan 30, 1000 Brussel, tel. 02 553 49 65, www. vlaanderen.be/emancipatiezaken [email protected]