4PSMAGAZINE Het magazine met nieuws over Microsoft Dynamics NAV 4PS Construct Integrale ERP software voor de Bouw, GWW en Installatietechniek
UITGAVE 17 - maart 2014
‘Beter sturen en beter plannen’
‘4PS Construct ideale opmaat voor verandermanagement’
‘De corporatiemarkt en zijn specifieke eisen’
Inhoud Eén zwaluw maakt nog geen zomer, zegt het spreekwoord. Dat kan zijn, maar de winter lijkt nu toch echt voorbij. Er zijn volop tekenen die wijzen op een aantrekkende economie. De markt komt langzaam maar zeker in beweging. Het herstel is nog wat aarzelend misschien, maar onmiskenbaar. Zelf hebben we van alle gesomber nauwelijks enige last ondervonden. We hebben zelfs een extreem mooi jaar achter de rug. Dankzij uw vertrouwen in ons, onze producten en onze
4
dienstverlening zijn we erin geslaagd om 2013 zeer succesvol af te sluiten. Het afgelopen jaar namelijk is de omzet van 4PS met maar liefst 15% gestegen! Dat vervult ons met trots, maar – de eerlijkheid gebiedt dat te zeggen – zonder u was dat natuurlijk nooit gelukt. Een belangrijk aandeel in dat succes komt voor rekening van NAV2013. De nieuwste versie van de ERP-applicatie die het fundament vormt van onze oplossing voor de bouw- en installatiebranche, slaat zeer goed aan. Het afgelopen jaar ging NAV2013 bij 10 nieuwe klanten operationeel en is daar bijzonder goed ontvangen. Het ziet ernaar uit dat zich daar dit jaar de nodige nieuwe klanten bij zullen aansluiten, want er zijn weer diverse selectietrajecten van start gegaan. En uiteraard zullen we bestaande klanten, die besluiten in 2014 naar NAV2013 te migreren, optimaal bijstaan – met raad en daad.
14
22
Breman Service kiest strategisch voor 4PS:
A.Hak Infranet implementeert ERP-oplossing 4PS:
Bouwbedrijf Pennings implementeert Service & Onderhoud Objecten:
‘De corporatiemarkt en zijn specifieke eisen’
‘4PS Construct ideale opmaat voor verandermanagement’
‘Beter sturen en beter plannen’
In deze editie van onze nieuwsbrief geven we ruimte aan een drietal klanten, die vertellen over hun ervaringen met onze producten en onze dienstverlening. Het sleutelwoord bij alle drie is integratie. Integratie van informatiestromen en werkwijzen om via verbeterde efficiency te komen tot optimalisatie van de primaire werkprocessen. Bouwbedrijf Pennings
4PS Construct productnieuws
uit het Brabantse Rosmalen die het dagelijkse onderhoud verzorgt voor diverse grote corporaties, implementeerde de nieuwe module Service & Onderhoud Objecten om te komen tot een verbeterde integrale planning van zijn bouwkundige onderhoudsactiviteiten. Ook voor de Service-divisie van de Breman Installatiegroep uit Genemuiden, die geruime tijd na de overige onderdelen van het concern de overstap naar 4PS Construct waagde, vormde integratie van onderhoudsactiviteiten de belangrijkste motivatie. Bij A.Hak Infranet, dochter van de multidisciplinaire bedrijvengroep A.Hakpark, was de implementatie van 4PS Construct onderdeel van een breder, integraal verandertraject, dat tot doel had te komen tot uniformering van de verschillende werkwijzen die door de aangesloten bedrijven gehanteerd werden. We hopen dat we in 2014 opnieuw succesvol mogen zijn. Samen met u, want een ding staat vast: uw succes is het onze! En wij van onze kant doen er alles aan om ons succes het uwe te maken. Onder meer door – geholpen door uw feedback – continu te zoeken naar
8
Ketensamenwerking binnen de Bouwnijverheid
10
Nieuw in 4PS Construct:
12
NAV2013 + Excel 2013:
Integrale capaciteitsplanning in één oogopslag
De kracht van integratie
20
America, here we come!
28
Nieuwe ‘milestone’ in internationale ambitie
KAM integraal opgenomen in 4PS Construct
innovatie en optimalisatie. Wat dat betreft snijdt het mes echt aan twee kanten. André Overeem Directeur Research & Development 4PS
4PSMAGAZINE colofon Dit magazine informeert u over de ontwikkelingen met betrekking tot ICT en ERP, Mobiliteit, Portalen, Business Intelligence en aanvullende oplossingen van onze partners. Bestemd voor de installatie-, service & onderhoud, GWW-, materieel- en bouwbranche.
Eindredactie: 4PS Redactionele tekst: Pieter van Kesteren Productie & Vormgeving: Meurs Grafische Vormgeving Fotografie: Paulien Varkevisser
2 4PSMagazine
4PSMagazine 3
In 1925, dus bijna 90 jaar geleden, begon Tijmen Breman in het Overijsselse Genemuiden een rijwielherstelbedrijf, dat dankzij de inspanningen van zijn zonen Harm, Jan Willem, Reind, Piet en Roelof Jan uitgroeide tot een van de grootste spelers in de installatiebranche. De huidige Breman Installatiegroep telt 40 bedrijven, heeft 1500 medewerkers in dienst en is actief in Nederland en Duitsland. De bedrijven zijn onderverdeeld in vier divisies: Dakbedekking, Woningbouw, Utiliteit & Particuliere Markt en Service. Nadat negen jaar geleden al de overige onderdelen van Breman waren overgegaan op 4PS Construct, volgde de Divisie Service onlangs hun voorbeeld. ‘Waarom zo lang gewacht?’ was een van de vragen die we Willem Wagteveld – Divisiemanager Service – voorlegden.
De Breman Installatiegroep is nog steeds
Willem Wagteveld: ‘Wij hebben zo’n
verwerken, waar wij dagelijks mee te
een (h)echt familiebedrijf, met een sterke
450.000 kleinere woning-gebonden
maken hebben. Vandaar dat we toen voor
christelijk-sociale achtergrond en een
installaties in beheer. Dat stelt specifieke
de oplossing van die andere aanbieder
groot geloof in de kracht van de eigen
eisen aan service en onderhoud, en met
gingen en niet voor die van 4PS.’
medewerkers. Sinds 1972 delen die
name aan de planning en de organisatie
medewerkers ook in de zeggenschap
daarvan. Onze 250 monteurs doen 10 tot
Nieuwe automatiseringsoplossing
over het bedrijf via een unieke vorm van
12 kleinere installaties per dag. Dat vraagt
noodzakelijk
medezeggenschap, het zogenaamde
om een totaal andere oriëntatie dan bij
Sinds die tijd is er echter het nodige
‘Breman-systeem’. Willem Wagteveld, die
het onderhoud in de utiliteitsbranche; daar
veranderd, niet in de laatste plaats in
leiding geeft aan de acht servicebedrijven
is sprake van grote complexe installaties
de marktsituatie. Voorheen was het zo
binnen de Divisie Service, gelooft dat de
waarvan er hooguit twee op een dag
dat corporaties om de paar jaar hun
typische kenmerken van het familiebedrijf
gedaan kunnen worden.’
onderhoud opnieuw aanbesteedden. Prijs was dan meestal het doorslaggevende
een belangrijke motor zijn achter het succes van de Breman Installatiegroep: ‘Breman is nooit puur prijsgericht geweest. En ook nu niet in de huidige crisis. Voor ons – en dat zie je volgens mij vooral bij familiebedrijven – is het vanzelfsprekend dat we 10 tot 30 jaar vooruitkijken. We zullen nooit overhaast reageren op de waan van de dag. We hebben een aantal kernwaarden waar we ongeacht de conjunctuur aan vast zullen blijven houden. Dat zijn in de eerste plaats continuïteit in werkgelegenheid voor onze medewerkers en continuïteit in rendement voor onze aandeelhouders. Daarnaast
Breman is nooit puur prijsgericht geweest. En ook nu niet in de huidige crisis.
‘De corporatiemarkt en zijn specifieke eisen’ 4 4PSMagazine
contracten. Het logische gevolg was dat onderhoudsbedrijven nauwelijks nog in preventie investeerden. Waarom zou je ook, wanneer je over een of twee jaar toch plaats moet maken voor een ander onderhoudsbedrijf? Maar nu hebben ook de corporaties hun horizon verlegd. Willem Wagteveld: ‘Vanuit het oogpunt van efficiëntie en kostenbeheersing wordt het steeds belangrijker te kunnen voorspellen hoe een woning de komende 20 tot 30 jaar energetisch gaat presteren. Bij corporaties zie je dan ook steeds
streven we naar een duurzame relatie
Breman Service kiest strategisch voor 4PS
argument voor de gunning van
met onze zakelijke partners en andere
In die andere oriëntatie lag voor een
meer een samenvoeging ontstaan van
stakeholders en naar duurzame zorg voor
belangrijk deel de reden waarom de
ontwikkeling en beheer; en van de grote
milieu, maatschappij en economie.’
Divisie Service negen jaar geleden niet ook
partijen die in deze markt actief zijn – de
voor de oplossing van 4PS koos. Willem
aannemer, de installateur en de schilder
De specifieke eisen van de
Wagteveld: ‘Toen de overige onderdelen
– wordt nadrukkelijk gevraagd daar een
corporatiemarkt
van de Breman Installatiegroep in 2004
ontzorgende en coördinerende rol in te
Die kernwaarden sluiten perfect aan op
overgingen op 4PS Construct, was de
spelen.’
wat de markt op dit moment vraagt. De
service- en onderhoudsmodule binnen
Deze omslag in de strategie van de
markt in dit geval is de corporatiemarkt,
die oplossing nog voornamelijk gericht
corporaties past precies in het straatje van
want de hoofddoelgroep van de Divisie
op utiliteit en grote installaties. De andere
Breman Service. Preventie, collectiviteit
Service van Breman bestaat voor 80 tot
kandidaat-aanbieder was qua field service
en planmatigheid vormen namelijk
85 procent uit woningcorporaties. Die
gewoon beter uitgerust om de complexe
sinds jaar en dag de pijlers van Bremans
corporatiemarkt is een speciale markt.
bulk aan onderhoudsbewegingen te
onderhoudsfilosofie. Dat neemt niet weg
4PSMagazine 5 Willem Wagteveld – Divisiemanager Service bij Breman
dat er een zware wissel getrokken wordt
de knelpunten naar boven die wij vanuit
Onze monteurs doen het onderhoud van
op de organisatie van het onderhoud, vindt
onze oriëntatie op onderhoud ervaren.
ruim 1000 verschillende toesteltypen.
Willem Wagteveld: ‘Om alles professioneel
Samen met 4PS zoeken we dan naar de
Die kennis ligt nu nog vast in twee lijvige
te kunnen afhandelen, moesten we tot
juiste oplossing. En ik moet zeggen: wat
boekwerken met onderhoudsprotocollen.
nog toe enorm veel handwerk inzetten.
er tot nog toe al gerealiseerd is, geeft
Dat werkt niet echt handig. We moeten en
Rapportage, analyse, het vastleggen van
vertrouwen. Elke week wordt er bedacht,
willen kennis op een andere, meer directe
nieuwe informatie, alles was ontzettend
ontwikkeld en getest. Er worden werkelijk
en praktische manier faciliteren. Dat doen
arbeidsintensief. Wat dat betreft liepen
stappen gezet. En het is fantastisch
we dus met de installed base die onze
we steeds meer tegen de grenzen aan van
om te zien hoe enthousiast de mensen
monteurs via hun tablet – met daarop 4PS
ons toenmalige systeem. Voor ons was
van 4PS en onze eigen medewerkers
Mobile – eenvoudig kunnen raadplegen.’
duidelijk dat we, om echt goed mee te
samenwerken. Op zulke momenten besef
kunnen in de marktontwikkelingen, naar
je pas hoe groot de betrokkenheid in dit
Het ultieme doel mag duidelijk zijn.
een nieuwe automatiseringsoplossing toe
bedrijf is.’
Willem Wagteveld: ‘We streven naar een
zouden moeten.’
Voor de implementatie is een strak traject
substantiële reductie van de reistijden.
overeengekomen. De bedoeling is dat de
Hoe krijgen we de juiste man, uiteraard
Samen optrekken
live-gang kort voor de bouwvak van 2014
met de juiste kennis en het juiste materiaal,
Hij vond een gewillig oor bij het
plaatsvindt. Na deze basisimplementatie
zo snel mogelijk op de juiste plek?
management, dat in weerwil van
gaat alle aandacht uit naar de integratie
de economische malaise de moed
van het planningssysteem. Willem
Samen met 4PS zoeken we naar de juiste oplossing
Wagteveld: ‘Het is straks zo dat we met één druk op de knop de complexe planning kunnen genereren van een corporatie die 70.000 woningen in beheer
Toestelonderhoud
heeft. Daarmee krijgen we nog meer
steeds moeilijker alle veranderingen in wet-
basis moet vormen voor de uiteindelijke
grip op onze basisprocessen, zodat we
en regelgeving en andere noodzakelijke
inrichting van 4PS Construct. Daarbij
vroegtijdig kunnen anticiperen en alert
aanpassingen door te voeren.’
wordt bijzonder kritisch gekeken naar de
kunnen reageren op mutaties.’
processen; dat gebeurt bottom-up, vanaf En hoe zat het dan met die afwijkende
de werkvloer en met als centrale vraag:
Centrale digitale kennisbank
oriëntatie op onderhoud? De eerdere
Parallel aan de basisimplementatie
had de noodzakelijke investeringen
versie van de service- & onderhoudsmodule
wordt samen met 4PS gewerkt aan de
te doen. Vraag was alleen: welke
binnen 4PS Construct was toch te veel
automatiseringsoplossing is voor Breman
gericht op de utiliteitsbranche? Willem
Service nu het meest geschikt? Willem
Wagteveld: ‘Dat klopt. Het plannen van
Wagteveld: ‘We begonnen met een
zo’n 250 monteurs die elke dag 10, 12
longlist van 15 aanbieders, waarvan er
opdrachten doen en zo efficiënt mogelijk
drie de shortlist haalden. Met hen zijn
van A naar B moeten worden gestuurd,
we een uitvoerig selectietraject ingegaan
is natuurlijk een stuk complexer dan 4PS
met allerlei besprekingen, demo’s en
bij de aanvankelijke ontwikkeling van hun
carrouselmeetings. We waren niet van plan
servicemodule voor ogen stond. Maar sinds-
over één nacht ijs te gaan.’
dien is er veel verbeterd. Bovendien heeft
Uiteindelijk koos Breman Service nu wel
4PS nadrukkelijk aangegeven dat ze verder
voor 4PS. Waarom? Willem Wagteveld:
in de markt voor de woninggebonden
‘Wat in elk geval een rol gespeeld heeft,
installaties willen investeren, dat partnership
is het feit dat de rest van de organisatie
centraal staat en dat ze daarin heel graag
al jaren naar grote tevredenheid met
samen met ons willen optrekken.’
Op zulke momenten besef je pas hoe groot de betrokkenheid in dit bedrijf is
4PS Construct werkte. Belangrijk was
ontwikkeling van een installed base, een centrale digitale kennisbank waarin
Onderhoud: schoonmaken onderdelen
Bedrijfsprofiel Breman Service is de naam van de
met één druk op de knop de complexe planning kunnen genereren
onderhoudsdivisie van de Breman Installatiegroep, die daarnaast nog de divisies Dakbedekking, Woningbouw en Utiliteit & Particuliere Markt omvat. De Breman Installatiegroep is een bijna 90 jaar oud familiebedrijf dat zijn hoofdvestiging heeft in Genemuiden, Overijssel. Het concern, dat behoort tot de top van de vaderlandse installatiebranche, telt 40 bedrijven, heeft 1500 medewerkers in dienst en is niet alleen door heel Nederland maar ook in Duitsland actief.
alle relevante informatie en de hele onderhoudshistorie van de te onderhouden
Feiten in het kort
installaties wordt ondergebracht. Deze
Onze monteurs zitten per dag tot
kennis is aan de ene kant nodig om
40 procent van hun tijd in de auto,
betrouwbare voorspellingen te doen over
steeds onderweg naar de volgende klant.
Bedrijf
hoe woningen gaan presteren in hun
Complicerende factor daarbij is, dat 20
Breman Service
energiebehoefte, wanneer onderhoud
tot 30 procent van de huurders niet thuis
Activiteiten
nodig is en naar welke onderdelen
blijkt te zijn, ondanks dat we onze komst
Totaal service & onderhoud
vraag zal bestaan. Tegelijkertijd bevat
tweemaal schriftelijk aankondigen. Als
Modules
de kennisbank alle praktisch-technische
we erin slagen die reistijd met 10% terug
ERP, Planning, Mobiele buitendienst
informatie die monteurs nodig hebben om
te brengen, hebben we al een hele stap
Aantal gelijktijdige gebruikers
hun werk goed te kunnen doen. Willem
gemaakt. En we hebben er alle vertrouwen
110 gelijktijdige 4PS Construct
Wagteveld: ‘Technische mensen worden
in dat ons dat met behulp van het nieuwe
gebruikers
schaars, terwijl de complexiteit van het
geïntegreerde planningssysteem, de
220 4PS Mobile gebruikers
ook dat de oplossing van 4PS uitgaat
Integrale planning geeft grip op de
wat is er nodig om tot een zo efficiënt
werk juist toeneemt. Dat betekent dat het
adequate installed base en de overige
Besturingssysteem
van standaarden. Bij ons vorige systeem
business
mogelijk werkproces te komen? Willem
steeds meer gaat om de juiste kennis bij de
functionaliteiten binnen 4PS Construct
Windows Server 2008
hebben we in de loop der tijd allerlei
Toen medio vorig jaar de beslissing viel,
Wagteveld: ‘Door de hele zaak vanaf de
man in het veld te krijgen.
ook daadwerkelijk gaat lukken.’
maatdingetjes toegevoegd, maar het werd
ging een intensief traject van start dat de
werkvloer te benaderen, komen vanzelf
6 4PSMagazine
4PSMagazine 7
Ketensamenwerking binnen de Bouwnijverheid 4PS Construct (Service en Onderhoud)
Opdrachtgever
4PS Serviceportaal
Melding Beheerder Status
Onderaannemer
4PS Onderaannemersportaal
Optimale samenwerking tussen de 4PS producten vergroot uw slagkracht! 8 4PSMagazine
Planning
4PS Grafische Serviceplanning
Uitvoering
4PS Mobile
Voor meer informatie:
4PSMagazine 9
Nieuw in 4PS Construct:
Integrale capaciteitsplanning in één oogopslag We merken bij onze klanten dat efficiënte inzet van mensen en middelen (resources) een steeds belangrijkere rol gaat spelen. Begrijpelijk, want hoe beter de procesbeheersing op dit vlak is, hoe meer kosten gereduceerd kunnen worden. Daardoor is de behoefte aan ICT-middelen die dit proces kunnen ondersteunen, sterk toegenomen. De productenkoffer van 4PS bevat al een grafische projectplanning (gebaseerd op activiteiten) en een grafische serviceplanning (gebaseerd op serviceorders). De afgelopen tijd hebben ons echter van diverse kanten vragen bereikt naar een ‘geïntegreerde project- en serviceorderplanning’. Daarmee wordt dan bedoeld: een capaciteits(behoefte) planning voor werknemers die zowel op projecten als op serviceorders ingezet kunnen worden. Men wenst deze inzet in één planningsoverzicht te zien, met inbegrip van indirect geplande uren als vakantie, (tand)artsbezoek, ziekte, scholing enzovoort. Voor een aantal bouw-, GWW-, installatie- en service & onderhoudsbedrijven speelt nog een ander aspect en dat is het plannen van werknemers over (NAV-)bedrijven heen. Een werknemer is in principe wel in dienst van een bedrijf, maar kan ook voor (zuster)bedrijven of andere werkmaatschappijen worden ingezet. De planning moet inzicht bieden in de totale beschikbaarheid en bezetting van werknemers voor projecten en serviceorders over de bedrijven heen.
Grafische Service Planning
Werkorders, de ‘wanneer’-vraag
start-start en eind-start. Bij (her)plannen
voor één serviceorder niet automatisch
4PS is deze uitdaging aangegaan en heeft
2. Het is mogelijk om ‘over de NAV-
Principewerking integrale
Voor het uitvoeren van die totaalopdracht
van werkorders zal de planning de
meer vervolgorders tot gevolg hebben.
vergaande aanpassingen en uitbreidingen
bedrijven / vestigingen heen’ te
capaciteitsplanning
kunnen nu één of meer werkorders
relaties respecteren en direct de gelinkte
De gebruiker kan er nu voor kiezen om
in haar applicatie gerealiseerd. Het betreft
plannen. Dit wil zeggen dat bijvoorbeeld
Aan de hand van bijgaand schema
worden uitgegeven. Feitelijk zijn dat
werkorders mee(ver)schuiven.
meerdere werkorders aan te maken voor
uitbreidingen in zowel NAV2013 als in de
werknemers die behoren tot bedrijf 1
wordt het principe van integrale
de planningsregels waarvoor capaciteit
grafische planning. Uiteraard hebben we
ingezet kunnen worden op orders of
capaciteitsplanning toegelicht:
aangewend moet worden. De werkorders
Opmerking:
vrijheid en flexibiliteit in de planning van
ervoor gezorgd dat de overige applicaties
projecten van bedrijf 2. Voor de daarmee
geven daarom invulling aan de vraag
Een belangrijke verbetering met de huidige
mensen! Uiteraard blijven de bestaande
in het samenwerkingsmodel geïntegreerd
gepaard gaande ‘intercompany’
Opmerking vooraf:
wannéér werkzaamheden moeten
situatie is, dat meerdere werkzaamheden
mogelijkheden voor het aanmaken van
blijven. Sterker nog, ook daarin hebben
verrekeningen worden bij de verwerking
In de volgende toelichting gaan we uit van
plaatsvinden. Werkorders kunnen
we meteen de functionele mogelijkheden
van uren- en kostenboekingen
een geheel open en vrij proces. Dat kan de
gegenereerd worden vanuit zowel
verruimd! Het betreft hier de eerste fase
automatisch Rekening-courantmutaties
vraag oproepen naar de wenselijkheid van
serviceorders als projecten. Eigenlijk
van het ontwikkelproject Planning zoals
aangemaakt;
een overall-inzicht. Dat is een autorisatie-
komt er voor beide een dimensie bij.
vraagstuk dat over de oplossing heen
Een serviceorder kan uit meerdere
die is opgenomen in de innovatie-agenda.
3. Zowel orders als gevraagde
Volgende fasen bestaan onder meer uit
projectinzetten zijn zichtbaar in de bak
gelegd kan worden. Voor de duidelijkheid
werkorders bestaan – een project of
het toevoegen van mogelijkheden voor
‘ongepland’ en kunnen van daaruit aan
van de toelichting laten we dit voor nu
projectactiviteit ook.
het opnemen van materieelorders en
werknemers worden toegewezen;
echter achterwege.
Belangrijk is dat de werkorders worden
het inzetten van andere resources zoals
4. Een serviceorder kan onderverdeeld Serviceorders en projecten,
tabel’. Dat wil zeggen dat deze in 4PS
taken. Hierop worden de werknemers
de ‘wat’-vraag
Construct fysiek maar één keer in de
Nieuwe toegevoegde functionaliteit
ingezet. Dit is een belangrijke uitbreiding
In het schema zien we de mogelijkheden
database staat, centraal voor alle bedrijven.
De eerste fase van de vernieuwde grafische
voor bedrijven die voor bijvoorbeeld
schematisch weergegeven. Het grafisch
Per werkorder wordt vastgelegd bij welk
planning kent concreet de volgende
een inbraakschademelding meerdere
planbord staat zowel in 4PS Construct als
bedrijf in de database deze thuishoort.
functionele uitbreidingen ten opzichte van
deelopdrachten naar verschillende
in 4PS Mobile boven de NAV-bedrijven,
Het kan bijvoorbeeld de bedoeling zijn dat
de huidige grafische serviceplanning:
mensen versturen. Hiervoor hoeven dus
binnen één database.
werkorders gelijktijdig of direct na elkaar
niet noodzakelijkerwijs vervolgorders
Bedrijf A en bedrijf B stellen hier NAV-
uitgevoerd moeten worden. Bij het (her)
aangemaakt te worden;
bedrijven voor, elk met eigen serviceorders
plannen zal het systeem daar rekening
en projecten. Deze omschrijven de uit te
mee houden. Dit wordt mogelijk gemaakt
1. Het is niet alleen meer een grafische serviceplanning, maar een integrale
5. Een belangrijke toevoeging is verder dat
grafische capaciteitsplanning voor
een monteur met 4PS Mobile orders en
voeren totaalopdracht, ofwel wát er moet
door relaties tussen werkorders; iets wat
het plannen van zowel projecten als
(project) reserveringen vanuit meerdere
gebeuren.
we nu bij serviceorders ook al kennen.
serviceorders;
NAV-bedrijven kan ontvangen.
10 4PSMagazine
Grafisch planbord
4PS Mobile
Bedrijf A
Bedrijf B
opgeslagen in een zogenaamde ‘globale
worden in kleinere werkorders of
onderaannemers en materieel.
één serviceorder. Dit geeft veel meer
De twee belangrijkste relatiesoorten zijn:
Projecten
Projecten
Werkorders
Serviceorders
Serviceorders
Werknemers
Recources
Werknemers
Schema integrale capaciteitsplanning
4PSMagazine 11
vervolgorders bestaan; het is in de nieuwe
dat twee weken op een werk blijft staan,
verandert echter niet. Gegevens worden
Nieuw in Excel 2013; Powerview
planning een keuze van de gebruiker. Óf
terwijl de bediener ervan tussentijds ook
dus niet gekopieerd of gerepliceerd naar
De integratie van NAV2013/4PS Construct
vervolgorders óf meerdere werkorders
elders ingezet kan worden.
een centraal bedrijf. Denk hierbij aan
en Excel 2013 wordt nog krachtiger door
onder dezelfde serviceorder.
begrotingsregels, objectspecificaties,
het gebruik van Powerview. Met deze
Grafisch planbord - werkorders
inspectieregels enz. Ook het verwerken
nieuwe functionaliteit is het mogelijk om
Resources per werkorder,
In het grafisch planbord worden nu geen
van informatie vanuit 4PS Mobile in 4PS
snel en eenvoudig grafische weergaves te
de ‘wie’-vraag
serviceorders meer weergegeven, maar
Construct (bijvoorbeeld ‘debrief info’)
maken die met elkaar interacteren.
Onder resources verstaan we: werknemers,
werkorders; werkorders die niet alleen
blijft hetzelfde. Doordat namelijk het
onderaannemers en materieel. In eerste
gegenereerd zijn uit serviceorders, maar
project of de serviceorder vastligt, is voor
In ‘Afbeelding 3’ is een tabel toegevoegd
instantie richten we ons op het inzetten
ook uit projecten. Daarnaast kunnen ze
het systeem bekend naar welke monteur
met basisinformatie over offertes, een
van werknemers. In een latere fase ook
afkomstig zijn uit verschillende NAV-
of engineer deze is verzonden en voor
grafiek met de omzet per kostenplaats
op de andere resourcetypen. Werknemers
bedrijven.
welk bedrijf deze order wordt uitgevoerd.
en een Bing-landkaart met de omzet
voor wie op de kaart is aangegeven
De grote vooruitgang is nu dat deze in
Er worden nu dus ook projectgegevens
per geografische plaats. De grote
dat deze gepland kunnen worden voor
één centrale planning zichtbaar zijn en
gesynchroniseerd, hetgeen een verruiming
kracht hiervan is, dat de elementen met
projecten en/of serviceorders, kunnen
van daaruit gepland kunnen worden!
van de huidige mogelijkheden betekent.
elkaar interacteren. Klikt de gebruiker
opgenomen worden in de resourcetabel.
Hoewel er technisch gezien een nieuw
bijvoorbeeld op een plaats in de
Deze tabel ligt ook op databaseniveau
fundament onder planning wordt
landkaart, dan worden de in die plaats
vast. Per resource is bekend bij welk
gelegd, blijven de huidige functionele
bedrijf in de database deze thuis hoort.
mogelijkheden voor planning gewoon
De resourcetabel is zodoende een ‘globale
bestaan.
tabel’ waaruit de planner kan putten
Er zullen filters worden toegevoegd op
bij het toekennen van resources per
onder andere bedrijf en/of type werkorder
werkorder. Het betreft hier desgewenst dus
(service of project). De autorisatie vormt
een inzicht in de totale poule van mensen.
nog een apart onderdeel van de oplossing.
Bij het inzetten van resources stellen we onszelf de ‘wie’-vraag. We hebben ervoor
Integratie met 4PS Mobile
gekozen om voor iedere in te zetten
Als gevolg van bovenstaande uitbreidingen
resource een eigen werkorder te creëren.
en aanpassingen verandert de integratie
Dit geeft een maximale flexibiliteit in de
met 4PS Mobile. 4PS Mobile ontvangt
planning. Onafhankelijk van elkaar kunnen
namelijk geen serviceorders meer,
deze ingepland of opnieuw ingepland
maar werkorders. Het uitlezen van
worden. Denk bijvoorbeeld aan materieel
de serviceorderinformatie per bedrijf
Afbeelding 1: Een Lijstweergave in NAV2013, in dit geval de trajectoffertes.
uitgebrachte offertes getoond met de
De voordelen:
omzetverdeling per kostenplaats in de grafiek. Andersom is dat natuurlijk ook
• Inzicht in capaciteit vanuit één planscherm
zo bij de selectie van een kostenplaats of
• Integratie direct door gevoerd met 4PS Mobile
Krachtig en eenvoudig!
een regel in de tabel.
Deze nieuwe mogelijkheden vormen een welkome aanvulling op de bestaande
• P lannen over de bedrijven/ vestigingen heen
rapportagemogelijkheden, zoals die beschikbaar zijn in het Microsoft-platform. Heel handig ook voor ad-hoc rapportages.
• P latform voorbereid voor uitbreidingen
De nieuwe Powerview-mogelijkheid is een volgende stap van Microsoft in het mogelijk maken van Business Intelligencerapportages in Excel.
Afbeelding 2. De Trajectoffertelijst in Excel. Tussen de tabbladen in Excel staat het tabblad Dynamics NAV. In het Dynamics NAV-lint staat een ‘Refresh’ knop. Bij het opnieuw openen van het Excel-sheet en bij klikken op de ‘Refresh’ knop worden de data in het Excel-sheet bijgewerkt – een ongekend krachtige en laagdrempelige toepassing, die door onze klanten zelf kan worden opgepakt.
NAV2013 + Excel 2013:
De kracht van integratie Met Microsoft Dynamics NAV 2013, kortweg NAV2013, beschikt 4PS over een zeer onderscheidende oplossing die volledig gericht is op gebruikersvriendelijkheid en rol-gebaseerd werken. Daarnaast voorziet deze nieuwe versie in alle managementinformatie die u nodig hebt om essentiële operationele, tactische en strategische beslissingen te nemen en uw klanten inzicht te geven in uw performance. NAV2013/4PS Construct en Excel 2013
Dynamische integratie!
Maar het mooie is, dat NAV ook nog
werken integraal samen. Dat betekent
Met een simpele druk op de Ctrl E-knop
eens de relatie met het Excel-sheet
dat het nu nóg eenvoudiger is om snel
in een NAV/4PS Construct-scherm wordt
vasthoudt. Als de data in NAV veranderen,
even een rapportage te maken van
de inhoud daarvan in Excel geplaatst. Als
dan worden meteen ook de afgeleide
gegevens uit NAV/4PS Construct.
een gebruiker dat van een lijstscherm doet,
Excel-sheets bijgewerkt.
dan wordt de hele lijst in Excel geplaatst.
12 4PSMagazine
Afbeelding 3: Aan de Trajectoffertelijst is een Powerview-tabblad toegevoegd waarbij data uit NAV in de informatie verwerkt zijn. Via het lint bovenin het scherm is het mogelijk elementen toe te voegen aan het werkblad, zoals allerlei soorten grafieken en tabellen. Via het selectiescherm rechts is het mogelijk om uit de NAV-dataset velden te kiezen en die aan een element toe te voegen.
4PSMagazine 13
Gecombineerde aanleg van van kabels en leidingen
Nieuw waterleidingnetwerk voor Vitens in Wierden
A.Hak Infranet implementeert ERP-oplossing 4PS
‘4PS Construct ideale opmaat voor verandermanagement’
14 4PSMagazine
Op zijn website omschrijft A.Hakpark zichzelf als ‘een wereld van verbindingen. Van manshoge pijpleidingen door de woestijn tot de waterleiding in uw woning. Van transport en distributie van olie en gas tot het opwekken van duurzame energie. Van de aanleg van hoogspanningskabels tot de aansluiting in uw meterkast. En van robuuste apparaten voor de petrochemische industrie tot elegante masten voor openbare verlichting, data- en telecomverkeer.’ A.Hakpark, die met name op het gebied van grote leidingen zowel nationaal als internationaal tot de top behoort, telt zo’n 3000 medewerkers, waarvan 2250 in vaste dienst, heeft vestigingen door heel Nederland, maar ook in Europa, Noord- en Zuid-Amerika, Afrika en het Midden- en Verre Oosten. Op 1 januari jongstleden ging 4PS Construct live bij A.Hak Infranet. Vanwege de grote verscheidenheid aan werkprocessen is Infranet te beschouwen als de meest complexe telg van de A.Hakpark ‘bedrijvenfamilie’; dat heeft natuurlijk zijn impact op een ERP-implementatie. De implementatie van 4PS Construct was onderdeel van een breder verandertraject dat tot doel had de processen te optimaliseren. Op de door boomgaarden omgeven hoofdvestiging van A.Hakpark in het Betuwse Tricht vroegen we drie prominente leden van de verantwoordelijke stuurgroep naar hun ervaringen: Catrinus van der Leest, manager ICT van A.Hak, senior application manager / ICT Projectleider Wessel Klompsma van A.Hak Infranet en last but not least Piet Vermeule, Financieel Directeur van A.Hak Infranet.
Aanleg waterleiding
Aanleg van kabels en leidingen voor water, gas, elektriciteit,CAI en telecom
4PSMagazine 15
ervoor dat iedereen thuis gas, water en
cruciaal om heel scherp op onze kosten te
traject van-IST-naar-SOLL-en-dan-pas-
licht heeft. We voeren ook allerlei recon-
sturen. Want waar vlieg je wat dat betreft
implementeren erin, wanneer we 4PS
structiewerkzaamheden uit, bijvoorbeeld
gemakkelijk uit de bocht? Dat is bij de
Construct verder over het concern
het verleggen van leidingen bij nieuwe
inzet van je personeel, van je materiaal en
uitrollen. Waarom? Wij willen dat mensen
rotondes. Daarnaast verzorgen we alle mo-
vooral van je materieel! Daarom wilden we
zich eerst bewust worden van wat ze
gelijke kabelwerkzaamheden, we leggen
toe naar meer eenheid bij A.Hak Infranet.
overdag staan te doen en vervolgens
openbare verlichting aan, bijvoorbeeld op
Dat wil zeggen eenheid van werkwijze
nadenken over mogelijke verbeterslagen,
sportvelden en langs fietspaden. We zijn
en rapportage, maar dan wel met respect
alvorens we ERP in gaan zetten. Want
bovendien bezig met aanleg en beheer van
voor de autonomie van de vijf verschillende
hoewel ERP een nuttige leidraad kan
stadsverwarming. Na ingebruikname van
bedrijven binnen Infranet.’
zijn bij verandermanagement, moet je
deze voorzieningen, die al dan niet door Wessel Klompsma
Catrinus van der Leest
Piet Vermeule
Binnen het grote A.Hakpark concern neemt Infranet een specifieke plaats in, zegt Piet Vermeule: ‘Wij houden ons bezig
het niet zien als middel om je processen
ons gerealiseerd zijn, verzorgen we ook
4PS Construct kapstok voor
te veranderen. Dat zou de omgekeerde
nog een aantal storingsdiensten om de
verandermanagement
wereld zijn!’
continuïteit ervan te borgen.’
Het noodzakelijke verandertraject werd serieus en voortvarend aangepakt.
Roadshow
Transparant, efficiënt en
Wessel Klompsma: ‘We hebben een
De stuurgroep heeft het verander-
beheersbaar
bureau ingehuurd, dat de bestaande en
management breed opgepakt. Zo waren
Wat voor intern traject is er eigenlijk
de gewenste gang van zaken volgens
er een aantal roadshows georganiseerd
voorafgegaan aan de implementatie van
het IST-SOLL model in kaart bracht.
waarbij de directie van Infranet gedurende
4PS Construct? Catrinus van der Leest:
We zijn begonnen – door middel van
de implementatie het land door ging en
lagen uit de Infranet-organisatie duidelijk
Als er al vragen waren, dan gingen die
‘Onze oude ERP-software was op zich
interviewsessies – met het inventariseren
gemaakt, wát er zou gaan veranderen in
vooral over materieelbeheer. Vermeule:
prima en financieel gezien waren we
van de bestaande werkprocessen binnen
de werkwijze van hun organisatie en welk
‘Waarschijnlijk komt dat doordat daar
goed in staat om er betrouwbaar mee
de verschillende bedrijfsonderdelen van
doel we daarmee hebben.’
een grote wijziging heeft plaatsgehad;
te werken, maar in de loop der jaren is
Infranet (IST). Daarna zijn we – tijdens
De rest van de medewerkers werd op de
materieel wordt voortaan wekelijks
er zoveel maatwerk omheen gebouwd
heidedagen in februari 2013 – samen met
hoogte gehouden van het verloop van het
doorberekend terwijl dat vroeger in
dat upgraden naar nieuwere versies niet
de verschillende regio- en bedrijfsmanagers
verandertraject via een nieuwsbrief, waar-
de algemene kosten verwerkt werd.’
meer mogelijk was. Door het achterwege
en de directie van Infranet gekomen
van onlangs de laatste editie verspreid is.
Van der Leest verduidelijkt: ‘Dat heeft
blijven van deze essentiële upgrades
tot een eenduidig, uniform standaard
Hoe hebben die medewerkers de
alles te maken met de nieuwe SOLL-
kwam de continuïteit van het pakket en
werkproces (SOLL) voor alle bedrijven
aangekondigde veranderingen eigenlijk
situatie. Vroeger had elke vestiging zijn
daarmee een belangrijk deel van onze
binnen Infranet. Het spreekt vanzelf dat
opgepakt? Klompsma: ‘Doordat we
eigen materieeldienst, maar nu is het
bedrijfsvoering steeds meer in gevaar.
onze nieuwe ERP-oplossing daarin moest
alle vestigingen aandeed om nog maar
echt lieten zien hoe we voortaan onze
materieelbeheer ondergebracht in een
Aan de andere kant wilden we met de
passen.’
eens aan iedereen duidelijk te maken wat
processen inrichten, kon men zich daar
overkoepelende materieeldienst voor heel
keuze voor een nieuwe ERP-oplossing
In een eerder stadium had men
er zou gaan veranderen en waarom. Van
ook werkelijk een voorstelling van maken.
Infranet.’
inzetten op verandering van onze
op concernniveau al zijn voorkeur
der Leest: ‘Via een presentatie – die overal
Dat leidde vaak tot enthousiaste reacties
uitgesproken voor de ERP-oplossing
hetzelfde was en dezelfde boodschap
als “dat hadden we al 15 jaar eerder
Het potje en het deksel
van 4PS. Daarom is 4PS ook bij het hele
uitdroeg – hebben we aan de verschillende
moeten doen!”
Hoewel de ERP-oplossing van 4PS en
Wij houden ons bezig met de ‘kleinere diameters’ en kabelwerk
Dat zou de omgekeerde wereld zijn!
Verkeersregelinstallatie (VRI)
IST-SOLL traject betrokken geweest.
Microsoft dus een duidelijke voorkeur
4PS Construct werd bovendien ingezet
genoot, moest die zich wel nog aan
als een soort onderliggende mal. Of zoals
de hand van een pilot bewijzen. De
Wessel Klompsma het zegt: ‘4PS Construct
stuurgroep automatisering van A.Hakpark
diende aan de ene kant om de ERP-
zag in A.Hak Drillcon de ideale case voor
gedachte aanschouwelijk te maken; en aan
een pilot met 4PS Construct. Drillcon is
de andere kant heeft het gefungeerd als
een dochterbedrijf dat gespecialiseerd
een soort kapstok om alle neuzen dezelfde
is in ontwerp en uitvoering van alle
kant op te krijgen. Want als je de ERP-
soorten boringen voor de ondergrondse
gedachte echt omarmt, kan het niet zo
infrastructuur. In oktober 2012 ging de
Wij werken met name voor netwerk- en
werkprocessen. We stelden daarbij als
zijn dat iedereen alles op zijn eigen manier
pilot bij Drillcon na zo’n zelfde IST-SOLL-
nutsbedrijven, waarvoor we in het hele
centraal doel dat we het primaire proces
blijft doen.’
traject versneld van start en slaagde
land tegen eenheidsprijzen werkzaamhe-
transparant, efficiënt en beheersbaar
Van der Leest: ‘Zo is het precies. Je moet
met vlag en wimpel. Van der Leest: ‘De
den uitvoeren. Dan moet je denken aan
wilden maken. Als je bijvoorbeeld kijkt
eerst al je processen gelijktrekken, voordat
implementatie bij Drillcon kende ook
het verzorgen van huisaansluitingen en
naar de werkzaamheden van Infranet zoals
je überhaupt maar aan implementeren
het plaatsen van watermeters; wij zorgen
Piet die net genoemd heeft, dan is het
kunt denken! Daarom blijft dat hele
met de ‘kleinere diameters’ en kabelwerk.
16 4PSMagazine
haar complexiteit, zeker als pilot, maar Aanleg gasleidingen
4PSMagazine 17
Dit is de materieeldienst van A.Hak
steeds opnieuw dezelfde vragen gesteld:
Leidingbouw en A.Hak International.
hoe is het nu, waarom doen we het op
Bedrijfsprofiel
deze manier en kan het beter? Dat heeft
hoe gaat het nu verder?
Kabels ondergronds - Maasvlakte
echt heel positief gewerkt. Niet in de
A.Hak Infranet is onderdeel van
laatste plaats doordat de complete directie
A.Hakpark, een bedrijvenfamilie die
ons hierin ongelooflijk gesteund heeft.’
totaaloplossingen biedt voor transport
Hoe gaat het nu verder? Van der Leest:
en distributie van olie, gas, water en
‘Als we Infranet geïmplementeerd hebben,
elektriciteit, data- en telecomverkeer,
hebben we in feite alle facetten van
verlichting en duurzame energie.
onze aannemerij gehad: eenheidsprijzen,
De bedrijven zijn in binnen- en
Ook bij dit bedrijf is 4PS Construct
aanneemsom, werkvoorbereiding, inkoop.
buitenland actief in engineering,
per 6 januari ‘live’ gegaan en is de
Ik zal niet zeggen dat de rest dan niets
constructie, inbedrijfstelling, beheer,
implementatie zonder noemenswaardige
meer voorstelt, maar het wordt wel
inspectie, onderhoud en ontmanteling
problemen verlopen. Het grote
stukken eenvoudiger. Voor 2014 staan in
van onder- en bovengrondse
verschil met A.Hak Infranet was dat de
elk geval de A.Hak bedrijven Electron en
leiding- en kabelnetwerken. Andere
processen al aanwezig waren en het
Tjaden op de rol. Verder gaan we nog dit
activiteiten zijn: alle soorten boringen,
verandermanagement zich heeft beperkt
jaar het pakket van 4PS uitbreiden met
bronbemaling en het coaten van
tot het hebben van een andere applicatie
het 4PS Projectenportaal annex Document
buizen, evenals het verzorgen van
met andere schermen.
Management en met Factuurscanning.
complete systemen voor warmte- en
Vooral met dat laatste gaan we een
koudeopslag. A.Hakpark produceert
Gefaseerd uitbouwen
enorme efficiencyslag maken, daar ben ik
daartoe zelf installaties, apparaten,
Naast de implementatie van 4PS Construct
van overtuigd.’
masten en portalen. Het concern dat
was relatief eenvoudig ten opzichte
Fine tunen en gladstrijken
Op 1 januari 2014 was de live-gang,
werden nog veel meer verbeteringen
Piet Vermeule noemt ook nog de
op het gebied van de grote leidingen
van Infranet; je hebt daar immers maar
In de maanden april en mei van het
nog maar een paar weken geleden
op ICT-gebied doorgevoerd, waaronder
implementatie van 4PS Mobile, waarvoor
(tot 2m ø) tot de internationale top
met één bedrijf te maken. Tijdens de
afgelopen jaar hebben verschillende
dus. Hoe gaat het nu, is daar al wat
optimalisatie van de complete ICT-
de hele infrastructuur inmiddels gelegd
behoort, telt 3000 medewerkers
pilot werd in elk geval duidelijk dat de
werkgroepen – daarin bijgestaan door 4PS
van te zeggen? Klompsma: ‘We zijn
infrastructuur. Eén ding staat daarbij als
is en die de komende maanden zijn
waarvan 2250 in vaste dienst, en
brancheoplossing die 4PS met Microsoft
– werkinstructies gemaakt, waarna eind
nog maar koud van start gegaan. We
een paal boven water, volgens Catrinus
beloop zal krijgen. Maar dat doen ze niet
heeft vestigingen over de hele wereld.
Dynamics NAV biedt, perfect past bij onze
mei de eigenlijke implementatie van start
zien wat aanloopproblemen, dat was
van der Leest: ‘Door verandermanagement
overhaast: ‘We gaan gefaseerd en rustig
Dochter A.Hak Infranet doet de
business. Met andere woorden: het deksel
ging. Op verzoek van Infranet is er wel
te verwachten, maar niks cruciaals. We
in het hele traject te betrekken hebben we
uitbouwen, want het moet natuurlijk wel
‘kleinere diameters’ en kabelwerk,
paste precies op het potje.’
wat gesleuteld aan 4PS Construct, zegt
moesten ook wel aan elkaar wennen.
een uitstekende zet gedaan. We hebben
behapbaar blijven.’
met name voor de Nederlandse
Op basis van deze positieve pilot heeft de
Wij zijn van die nuchtere pragmatici,
stuurgroep automatisering van A.Hakpark
oplossingsgericht, heel direct. Dóórgaan is
besloten de oplossing van 4PS, waar mogelijk, over de hele onderneming uit te rollen; te beginnen bij A.Hak Infranet omdat dat – zoals gezegd – het meest complexe onderdeel van A.Hakpark is. Klompsma legt uit: ‘Infranet bestaat uit meerdere bedrijven, die zowel aan kortdurende, steeds terugkerende
samen met 4PS oplossingen gezocht, en gevonden
projecten werken als aan langlopende
netwerk- en nutsbedrijven.
ons devies. Voor ons hoeven die wijzigingsprotocollen niet zo; ja, behalve dan bij echt ingrijpende aanpassingen. Maar we zijn daar goed uitgekomen hoor. De mensen
Feiten in het kort
van 4PS zijn nu bezig met finetunen en het gladstrijken van kleine rimpels.’ ‘Meer kunnen we nog niet zeggen’, licht
Bedrijf
Piet Vermeule toe: ‘We zijn namelijk nog
A.Hak Infranet
bezig 2013 administratief af te sluiten.
Activiteiten
Pas als we daarmee klaar zijn gaan we
Ontwerp, aanleg, beheer en
Dat maakt de situatie bij Infranet juist
Piet Vermeule: ‘Er zijn aspecten aan de
serieus met 4PS Construct beginnen. We
onderhoud van infrastructuur voor
zo complex.’
activiteiten van Infranet waar geen enkel
zitten nu nog in een soort overgangsfase,
met name Nederlandse nutsbedrijven.
‘Bij Infranet was ook sprake van de
ERP-pakket mee uit de voeten kon, ook
een voortraject waarin iedereen bezig is
Modules
grootste urgentie’, vult Piet Vermeule aan.
dat van 4PS nog niet helemaal. Infranet
met opstarten, invoeren van projecten,
ERP
‘Heel veel werd bijgehouden in Excel-lijsten
werkt bijvoorbeeld voor 80 procent met
projectuitvoering enzovoort.’
Aantal gelijktijdige gebruikers
en die situatie werd steeds onwenselijker.
eenheidsprijzen, waarbij hoeveelheden
Bovendien was er sprake van allemaal
worden afgerekend tegen eenheden.
Naast de implementatie van A.Hak
Besturingssysteem
verschillende werkwijzen. Het was echt
Daar hebben we samen met 4PS
Infranet liep er gelijktijdig een
Windows Server 2012
noodzakelijk daar uniformiteit in aan te
oplossingen voor gezocht, en ook
implementatie van 4PS Construct bij
brengen.’
gevonden.’
A.Hak materieel exploitatie Veendam
projecten die soms maanden duren.
18 4PSMagazine
125
Lassen aan de stadsverwarming
4PSMagazine 19
America, here we come! Nieuwe ‘milestone’ in internationale ambitie
we hebben ontzettend veel materieel
Organisatie van support is echte
wordt door de lokale partner uitgevoerd.
significante marktmodificaties. Het proces
uitdaging
Ook van onze consultants wordt meer
van aanbieden, inkopen, factureren en
De enorme uitgestrektheid van het
gevraagd. Waar we hier gewend zijn
samenwerken verloopt immers écht anders
land, de soms markante verschillen in
meerdere klanten per week te bedienen,
dan wij hier in Nederland gewend zijn.
business-cultuur en niet te vergeten de
zullen we in Amerika veel meer in blokken
Die marktmodificaties vragen om nogal
tijdsverschillen die kunnen oplopen tot
van weken moeten gaan werken. Het is
wat aanpassingen in onze software. De
10 uur (!), gaan hoge eisen stellen aan
weinig zinvol om voor een of enkele dagen
oplossing daarvoor hebben we gevonden,
de organisatie van onze support. Daar
even op en neer te vliegen. Natuurlijk zal
een aparte ‘Duitse laag’ in de opbouw
ligt voor ons dan ook de echte uitdaging.
het merendeel van het werk op den duur
van 4PS Construct. Een laag die als een
Van een dienstverlening van 8 uur per
door onze lokale partners worden verricht,
soort legoblokje te activeren is. Het grote
dag moeten we naar 18 uur per dag. Dat
maar toch zal op bepaalde strategische
voordeel daarvan is, dat onze bestaande
vergt de nodige aanpassing. Bijkomend
momenten de inzet van onze eigen
klanten er geen enkele hinder van
gespecialiseerde consultants vanuit 4PS
ondervinden.
International nodig blijven.
Wat voor de Amerikaanse markt geldt,
Bij alle uitbreiding blijft ons ultieme doel
geldt ook voor de Duitse. Ook bij onze
natuurlijk onveranderd: onze klanten
oosterburen zijn we druk doende de
optimaal bedienen, met dezelfde inzet en
geschikte business-partner aan te stellen.
met dezelfde kwaliteit, waar ter wereld ze
Dat weerhoudt ons er overigens niet
ook zijn of actief zijn.
van alvast een belangrijke eerste stap te
Duitsland is vooral qua regelgeving een verhaal apart
zetten. 4PS stond namelijk voor het eerst Duitsland verhaal apart
op de DEUBAUKOM, die plaatsvond in de
In onze internationale ambitie kijken
Duitse stad Essen. De DEUBAUKOM is het
we ook direct over onze oostgrens:
Duitse equivalent van onze Internationale
Duitsland. Wie onze bewegingen in het
Bouwbeurs. Er is 4PS veel aan gelegen
buitenland een beetje heeft gevolgd,
vaste voet aan de grond te krijgen op de
moet gemerkt hebben dat Duitsland
Duitse markt, niet alleen omdat die het
voordeel is wel, dat we onze Amerikaanse
nog steeds een witte vlek was op de
goed doet maar ook omdat veel van onze
ervaringen kunnen gebruiken om onze
kaart van onze Europese aspiraties. De
klanten met eigen vestigingen en bedrijven
support over de volle breedte – dus ook
reden daarvoor is dat Duitsland qua
actief zijn op die florerende Duitse markt.
hier in Nederland en Europa – naar een
cultuur maar vooral qua regelgeving een
hoger plan te tillen. Uiteraard geldt dit
verhaal apart is. De verschillen in zakelijke
Als u meer wilt weten over 4PS
voor 2e lijn support, de 1e lijn support
cultuur en regelgeving gaan gepaard met
International, kunt u contact opnemen met uw accountmanager of langskomen in Ede waar u natuurlijk altijd welkom bent.
Zoals u weet, is 4PS al geruime tijd bezig met de internationalisering van haar dienstverlening. Dat is aan de ene kant het logische gevolg van onze ambitie onze klanten altijd en overal optimaal te bedienen – waar ter wereld ze ook actief mogen zijn. En aan de andere kant past internationalisering als vanzelfsprekend binnen het groeiperspectief van een bedrijf dat (waar het gaat om bedrijfsbrede software-oplossingen voor bouw, GWW en installatietechniek) op nationaal niveau inmiddels de positie van marktleider heeft bereikt. Sinds kort heeft 4PS International haar eerste project in Amerika. Daarmee is onze internationale ambitie op een nieuw level gekomen.
Het bijzondere aan dit eerste Amerikaanse
aantal redenen voor. De allereerste is
dat er grote culturele verschillen bestaan
project is, dat het tot stand gekomen
een praktische: Amerika is groot en de
tussen de staten onderling, verschillen
is terwijl de rekrutering van onze lokale
afstanden zijn vaak enorm – al zijn de
die ook tot uiting komen in de manier
partners nog niet is afgerond. Ik spreek
Amerikanen dat wel gewend. Het hebben
van zakendoen. Wanneer we daar als 4PS
bewust over partners, meervoud dus.
van meerdere lokale partners, verspreid
International adequaat op willen inspelen,
We zijn namelijk in onderhandeling met
over dat enorme continent, is bepaald
hebben we betrouwbare lokale partners
diverse mogelijke partners. Daar is een
geen overbodige luxe. Van belang is verder
nodig.
Met vriendelijke groet/yours sincerely/ met freundlichen Grüßen/cordialement Wim Jansen General Manager 4PS International
4PS met de stand op de DEUBAUKOM in Essen
20 4PSMagazine
4PSMagazine 21
Meubelplein Ekkersrijt te Son en Breugel
Terwijl steeds meer aannemers ertoe overgaan onderhoudsactiviteiten structureel in hun dienstenpakket op te nemen, is bouwkundig onderhoud al sinds jaar en dag een substantieel onderdeel van de corebusiness van Bouwbedrijf Pennings. Marco van de Broek: ‘Wij waren met name op het gebied van service en onderhoud een van de voorlopers. We hadden voor het dagelijks onderhoud zelfs een speciale dienst met de naam “Pennings Gebouwenservice”’.
voorlopers op het gebied van service en onderhoud
Bouwbedrijf Pennings implementeert Service & Onderhoud Objecten
‘Beter sturen en beter plannen’
Van links naar rechts: Marco van den Broek, Michiel Vorstenbosch en Fred van Schaik
van de digitalisering van zijn dagelijkse
maar dit was wel een trigger om daar
onderhoud. Marco van den Broek: ‘Het
versneld mee aan de slag te gaan.’
idee was dat we elkaar veel papierwerk en telefoonverkeer konden besparen,
Digitale aansturing
wanneer zij ons digitaal opdrachten
onderhoudsactiviteiten
Adequate automatisering van de
konden sturen en wij de status daarvan
De vraag was toen: met welke
onderhoudsactiviteiten stond al veel langer
ook weer digitaal konden terugkoppelen.
software moest dat gebeuren? Moest
op het verlanglijstje van Bouwbedrijf
De opdrachtgever in kwestie wilde van
Bouwbedrijf Pennings de markt op voor
Pennings, maar de zaak kwam in een
130 contractpartijen terug naar vier solide
iets nieuws of beschikte de bestaande
stroomversnelling toen een van zijn
partners en digitalisering van het dagelijks
ERP-oplossing – inmiddels – wel over
grote opdrachtgevers, een corporatie
onderhoud was een van de selectiecriteria.
de benodigde functionaliteit? Fred
met twaalfduizend woningen, besloot
We waren zelf toch al van plan om ook dat
van Schaik: ‘4PS Construct kende een
om op korte termijn werk te maken
deel van onze activiteiten te digitaliseren,
module ‘Klusprojecten’, maar daarin bleek digitale aansturing van ons soort onderhoudsactiviteiten vrijwel onmogelijk.
van 130 contractpartijen terug naar vier solide partners
Bouwbedrijf Pennings uit het Brabantse Rosmalen is een van de oudste aannemersbedrijven van Nederland. Oprichter en naamgever Gerardus Pennings begon in 1873 een bouwbedrijfje dat hij de eerste jaren combineerde met een koffiehuis annex paardentramstation. 140 jaar later is Bouwbedrijf Pennings – inmiddels onderdeel van de Koninklijke BAM Groep – een innovatieve, initiatiefrijke bouwonderneming die het hele veld bestrijkt: plan- en projectontwikkeling, utiliteits- en woningbouw, renovatie en onderhoud. In 2005 schafte Bouwbedrijf Pennings de ERP-software van 4PS aan om zijn primaire processen zoveel mogelijk te automatiseren. De implementatie van 4PS Construct was succesvol. Alleen bood het pakket voor de uitgebreide onderhoudsactiviteiten van het bouwbedrijf nog geen echt bevredigende functionaliteit. Met de aanschaf van de nieuwe module Service & Onderhoud Objecten ligt verdere automatisering van met name het dagelijks onderhoud binnen handbereik. De module werd geïmplementeerd in combinatie met Documentbeheer en 4PS Mobile. In augustus 2012 vond de live-gang plaats. Anderhalf jaar later maken Fred van Schaik, controller, Marco van den Broek, bedrijfsleider, en Michiel Vorstenbosch, teamleider direct onderhoud, de voorlopige balans op.
Met de nieuwe module Service & Onderhoud Objecten in combinatie met 4PS Mobile zou dat wel moeten lukken.’ En zo werd eind 2011 een begin gemaakt Meubelplein Ekkersrijt te Son en Breugel
22 4PSMagazine
4PSMagazine 23
altijd in staat om op de voor ons passende
mee door. Het is alleen zo dat van
momenten tijd voor ons te reserveren
deze opdrachtgever de opdrachten
vanwege grote drukte bij 4PS. We
voorlopig nog op de traditionele manier
kennen allemaal het gezegde “een goede
binnenkomen. Dat wil zeggen: niet per
consultant heb je nooit alleen”.’
post of per fax, maar per e-mail. Dus toch een beetje digitaal.’
Voort op de ingeslagen digitale
een grote opdrachtgever ineens haast
weg
Aanzienlijke efficiencywinst
Het duurde dus wat langer dan gepland.
Hoe staat het nu, zo’n anderhalf jaar
Het toeval wilde echter dat de grote
later? Fred van Schaik: ‘Waar het kan, is
opdrachtgever die op snelle digitalisering
het papieren dossier vervangen door een
had aangedrongen, zelf met vergelijkbare
digitaal dossier en dat heeft zeker een
capaciteitsproblemen kampte. Dat leidde
aanzienlijke efficiencywinst opgeleverd.’
ook daar tot vertraging. Met als fortuinlijke
Marco van den Broek beaamt dat: ‘Neem
consequentie dat de verlate implementatie
het klachtenonderhoud; dat zorgde altijd
verder geen nadelige gevolgen had. Bij de
voor een enorme papierwinkel. Dat is
live-gang in augustus 2012 waren beide
nu helemaal digitaal. Alles is efficiënt
partijen er dan ook helemaal klaar voor.
opgeslagen en voortaan eenvoudig
Des te spijtiger was het, toen bleek dat de
terug te vinden. We hebben veel meer
opdrachtgever desondanks moest afhaken.
overzicht, we zien duidelijk wie waar is
Michiel Vorstenbosch: ‘Het bleek toch
ingepland en wanneer. We kunnen nu
meer tijd en inspanning te vergen dan ze
dus veel beter sturen en plannen; en dat
verwacht hadden. Ze zaten ook nog met
is heel handig bij spoedopdrachten.’
een belastende reorganisatie. Daarom
In het verlengde van Service &
hebben ze het hele project voorlopig even
Onderhoud Objecten is ook de module
gestopt. Maar ze geloven er zeker in en ze
Documentbeheer aangeschaft en
zijn ook van plan er een doorstart mee te
geïmplementeerd, waardoor het complete
maken, alleen nu nog even niet.’
dossier over dat soort (spoed)opdrachten
Dat weerhoudt Bouwbedrijf Pennings er
digitaal beschikbaar is. Fred van Schaik:
niet van voort te gaan op de ingeslagen
‘Voorheen werden alle – meest papieren
weg. Marco van den Broek: ‘Wij hebben
– documenten op verschillende plekken
die digitale stap gezet en gaan er ook
bewaard. Degene die factureert, vindt
Michiel Vorstenbosch, teamleider direct onderhoud
Fred van Schaik, controller
wenste te maken met het inlopen van achterstallig onderhoud, hetgeen zich vertaalde in duizenden kleine opdrachtjes op jaarbasis. Het gevolg daarvan was dat
Kasteel ‘t Hoofland te Hendrik-Ido-Ambacht
We hadden te maken met een dubbele informatiestroom
met de implementatie. Fred van Schaik:
oorzaken. Marco van den Broek: ‘We
‘We zijn in eerste instantie begonnen met
hadden te maken met een dubbele
het implementeren van de module Service
informatiestroom. Aan de ene kant
& Onderhoud Objecten. In de laatste fase
was er het papierwerk zoals we dat
daarvan zijn we de functionaliteit van 4PS
gewend waren, aan de andere kant
Mobile gaan testen.’
waren we begonnen met digitaal
we te weinig capaciteit vrij konden maken
Het implementatietraject duurde wat
werken en het uitvoeren van allerlei
voor de implementatie.’ Fred van Schaik:
langer dan gehoopt. Dat had verschillende
testwerkzaamheden. Daar kwam bij dat
‘Tegelijkertijd was onze consultant niet
24 4PSMagazine
Marco van den Broek, bedrijfsleider
alle relevante gegevens voortaan in één complete digitale archiefmap.’ De verbeterde efficiëntie is daarmee vooral merkbaar in een verminderde foutenkans, maar of dingen nu ook veel sneller gaan? Van Schaik: ‘Dat er tijd gewonnen wordt, ligt voor de hand maar wat het aan substantiële tijdwinst oplevert, verschilt per activiteit.’ Casco renovatie en energetische verbetering 137 woningen Pannenhoef te Kaatsheuvel
4PSMagazine 25
is, dat ze heel lastig in te plannen zijn omdat je, ook al ben je hoofdaannemer, geen controle hebt over hoe de andere contractpartijen de zaken precies aanpakken en verwerken. Marco van den Broek: ‘Grotere partijen zoals wij, nemen de opdracht aan en besteden die vervolgens voor een deel verder uit aan kleinere bedrijven. Die werken in de regio en zijn flexibel. Sommige van die bedrijven omarmen verdere automatisering, andere hebben er niks mee.’ St. Jacobshof te ‘s-Hertogenbosch
Flexibiliteit is cruciaal Deze wijze van aannemen voorziet echter
van meervoudige opdrachten verder te
wel in de grootst mogelijke flexibiliteit,
automatiseren, heeft dat nog niet tot een
en die is cruciaal – met name voor
werkend concept geleid. Fred van Schaik:
klachtenonderhoud. Fred van Schaik: ‘Het
‘Het is ook niet makkelijk en we hebben
Bouwbedrijf Pennings, gevestigd
is een beetje dubbel. Aan de ene kant is er
zeker oog voor de enorme complexiteit van
in Rosmalen Noord-Brabant, is
grote behoefte aan een planningssysteem
de problematiek. Dat neemt niet weg dat
opgericht in 1873. Voor beleggers,
waarin ook de meervoudige opdrachten
we zeer tevreden met de dienstverlening
projectontwikkelaars, gemeenten
kunnen worden ondergebracht en aan
van 4PS zijn, zij het dat we die soms wat
en woningcorporaties fungeert
de andere kant moet je heel flexibel
aan de formele kant vinden. En verder
Bouwbedrijf Pennings als adviseur,
zijn. Ons soort onderhoud heeft vaak
hebben we aangegeven dat we heel blij
klankbord en sparringpartner. Die
betrekking op dingen die urgent zijn en
zouden zijn met wat meer aandacht voor
expertise komt het best tot haar
meteen afgehandeld moeten worden; op
onze specifieke opvatting van service en
recht in projecten waarbij het
zo’n moment moet je heel snel kunnen
onderhoud. Dat perspectief vanuit de
bouwbedrijf vanaf de initiatieffase
schakelen.’
bouw verdient echt meer ruimte. Gelukkig
tot en met de nazorg betrokken is.
Ondanks dat er in samenwerking met 4PS
weten we dat ze dergelijke signalen
Dat geldt niet alleen voor plan- en
Inmiddels zijn er nu drie servicemede-
en andere geïnteresseerde marktpartijen
oppikken. Dat hebben ze meermalen laten
projectontwikkeling, maar ook voor
werkers onderhoud die in het veld
pogingen zijn gedaan om de afhandeling
zien. We zijn benieuwd.’
utiliteits- en woningbouw en niet in
Bedrijfsprofiel
met een tablet met 4PS Mobile werken.
de laatste plaats renovatie en
Er is bewust gekozen voor mensen die
onderhoud. Bouwbedrijf Pennings telt 120 vaste medewerkers en is
enthousiast staan tegenover het systeem, zij moeten het immers promoten bij de
onderdeel van BAM.
Op de Logte, fase 1, te Gennep
rest. Bij de jongeren die opgegroeid zijn
Al met al zien we een groeiend enthousiasme
alles went, volgens Michiel Vorstenbosch:
servicemedewerker onderhoud; als die
‘De voordelen zijn voor iedereen nu wel
alleen maar een deur moet afhangen dan
duidelijk. Ze raken steeds vertrouwder met
kan hij dat, als hij klaar is, heel eenvoudig
het systeem; dat komt ook doordat ze
op zijn tablet afvinken. Maar als hij iets
Bedrijf
elkaar helpen, want het is een vrij hechte
moet vervangen waar vervolgens nog
Bouwbedrijf Pennings
club. Al met al zien we een groeiend
een schilder, een tegelzetter of een
Activiteiten
enthousiasme.’
stukadoor aan te pas komt, dan is onze
Allround bouwbedrijf
Feiten in het kort
servicemedewerker onderhoud tegen
Modules
Plannen van meervoudige
de tijd dat de opdracht af is, allang
ERP, Planning en Mobiele buitendienst
opdrachten
weer ergens anders bezig. Wie houdt
Aantal gelijktijdige gebruikers
Alle enkelvoudige opdrachten worden
dat dan bij en wie meldt uiteindelijk het
12 gelijktijdige 4PS Construct gebruikers
met digitale media blijkt dat nauwelijks
nu digitaal verwerkt. Bij de meervoudige
gereedkomen van de opdracht? Dat is nog
4 4PS Mobile gebruikers
een probleem maar voor de ouderen
opdrachten – opdrachten dus waarbij
een optimalisatie voor Objecten; daarom
Besturingssysteem
die over het algemeen een stuk minder
meerdere disciplines en dus ook meerdere
registreren we dat soort opdrachten nog
Windows Server 2008
bekend zijn met automatisering, is het
marktpartijen betrokken zijn – ligt dat
op de oude manier.’
in het begin toch een stuk lastiger. Maar
anders. Fred van Schaik: ‘Neem een
Het probleem bij meervoudige opdrachten
26 4PSMagazine
Renovatie 44 woningen St. Jacobshof te ‘s-Hertogenbosch
4PSMagazine 27
KAM integraal opgenomen in 4PS Construct Bedrijven worden geacht wensen en eisen op het gebied van Kwaliteit, Arbowetgeving en Milieueisen (KAM) op de een of andere manier vast te leggen en vervolgens op te volgen. Daarvoor zijn allerlei systemen in gebruik die per bedrijf kunnen verschillen. Van diverse klanten kregen we het verzoek de KAM-vastlegging onder te brengen in 4PS Construct. Voor die klanten maar ook voor u hebben we goed nieuws. We zijn druk doende de benodigde extra functionaliteit aan 4PS Construct toe te voegen. In de basis komen systemen die kwaliteitseisen, wet- en regelgeving vastleggen, allemaal op hetzelfde neer. Vrijwel allemaal implementeren ze de wettelijke veranderingen en doen risico-inventarisaties; ze verzorgen klachtenregistratie en klachtenopvolging; ook voorzien ze in leveranciersbeoordelingen, werkplekinspecties, audits enzovoort. Veel klanten vroegen ons of het niet mogelijk was alle KAM-registraties integraal in 4PS Construct op te nemen. Dan zouden ze daarvoor niet steeds externe applicaties hoeven in te zetten. ISO 9001
- Interne/externe audits + follow up –
Het gaat dan met name om vastleggingen
reminders – to do list
4PS heeft voor deze ontwikkelingen een project opgezet, waarin vertegenwoordigers van diverse klanten
in het kader van ISO 9001.
- Rapportages
Deze vastleggingen kunnen in de volgende
Wat de eerste vier rubrieken betreft, die
we er de voorkeur aan innovaties in
rubrieken worden onderverdeeld:
zijn al jaren voorzien in 4PS Construct.
samenwerking met klantgroepen te
- Afwijkingen
Op het gebied van klanttevredenheid,
ontwikkelen. Klanten denken en beslissen
- Ongevallen
audits en rapportages gaan we nu
niet alleen mee over de gewenste
- Klachten
functionaliteit toevoegen. Ook de
functionaliteit, ook de software wordt
- Leveranciersbeoordeling
bestaande modules zullen waar nodig
vooraf altijd door klanten getest en
- Klanttevredenheid
verder worden geoptimaliseerd.
beoordeeld op de werking in de praktijk.
participeren. Want, zoals u weet, geven
4PS Keplerlaan 4 6716 BS EDE
T (0318) 644 500 E
[email protected] I www.4ps.nl
4PS Construct - de marktstandaard in de bouw, GWW en installatietechniek
28 4PSMagazine
