Bestuursverslag Promens Care

Bestuursverslag 2012

Promens Care J a a r v e r s l a g

2 0 1 2

1

Oud gereedschap opknappen voor Malawi

2

J a a r v e r s l ag

2012

Voorwoord Het afgelopen jaar stond bij Promens Care in het teken van een drietal thema’s: versterken van het primaire proces, duurzaamheid van zorg en het voorbereiden van cliënten, de organisatie en de maatschappelijke omgeving op de naderende transities in zowel de AWBZ als de Wmo. Dit allemaal met het doel om de positie van onze ruim 3.300 cliënten te versterken of te behouden, daarbij rekening houdend met de veranderingen binnen onze samenleving. Veranderingen die zijn ingegeven door het feit dat het systeem van de gezondheidszorg door de jaren heen onder druk is komen te staan. Enerzijds door een toename van de zorgconsumptie en anderzijds vanwege sociaal economische en technologische ontwikkelingen. Promens Care vindt dat mensen met een beperking naar eigen vermogen moeten kunnen deelnemen aan de samenleving en zoveel mogelijk als burgers moeten kunnen functioneren. Zowel nu als naar de toekomst toe. Ruim 2.000 professionele medewerkers zetten zich hier dagelijks voor in, vanuit meer dan 150 kleinschalige opgezette woon-, werk en dagbestedingslocaties in de provincies Drenthe en Groningen. Om met onze expertise ook in de toekomst beschikbaar te kunnen blijven voor cliënten is er in 2012 weer nauw samengewerkt met vele partners in het werkveld. Met één van deze partners zijn wij een bijzondere samenwerking aangegaan: met de oprichting van de holdingstichting Cosis zijn wij sinds 1 januari 2013 duurzaam met NOVO verbonden. Samen met NOVO blijven wij ons inzetten voor mensen die vanwege een verstandelijke en/of psychische beperking er niet in slagen zich op eigen kracht staande te houden in de samenleving. Assen, mei 2013 Raad van Bestuur W. Hadderingh (voorzitter) J. van der Pol

J a a r v e r s l a g

2 0 1 2

3

Inhoudsopgave Voorwoord 3

Inleiding

Inleiding 4 Algemene informatie

5

5

Promens Care

doelstelling 5 Orgainsatie-inrichting

6

Samenwerkingsrelaties

8

Samenwerking met NOVO

10

Bestuur, toezicht en medezeggenschap

14

Raad van Bestuur

14

Raad van Toezicht

15

Medezeggenschap Cliënten

19

Ondernemingsraad

21

Resultaten 2012: kerngegevens

24

Kerngegevens

24

Beleid en resultaten 2012

27

Meerjarenbeleid

27

Resultaten

28

Kwaliteit van zorg

29

Kwaliteit van medewerkers

31

Kwaliteit van het werk

33

Klachten

34

Samenleving en belanghebbenden

38

Bedrijfsvoering en financieel beleid

39

Bedrijfsvoering

39

42

Financieel beleid

Bijlages 1 Organogram

48

2

Samenstelling en nevenfuncties

Raad van Bestuur

3

Samenstelling (inclusief nevenfuncties)

49

Raad van Toezicht ultimo 31 december 2012 51

4

Afkortingen

4


52

2012

Als Stichting is Promens Care niet langer vanwege de WTZi verplicht om conform de vereisten van het Burgerlijk Wetboek een openbaar jaarverslag te deponeren. Promens Care wil echter conform de Zorgbrede Governancecode 2010 verantwoording blijven afleggen over de wijze waarop de aan haar toevertrouwde gelden zijn besteed en heeft daarom dit openbaar Bestuursverslag opgesteld. Het Bestuursverslag is opgesteld met in achtneming van de bepalingen in artikel 391 van het Burgerlijk Wetboek en de Richtlijnen voor de Jaarverslaglegging (specifiek RJ 400). Dit Bestuursverslag wordt samen met de jaarrekening en de kwantitatieve gegevens in DigiMV als het jaardocument 2012 gedeponeerd bij het ministerie van Volkgezondheid, Wetenschap en Sport en langs deze weg openbaar gemaakt.

Algemene informatie Promens Care Promens Care is een organisatie die vanuit meer dan 150 kleinschalig opgezette locaties aan ruim 3.300 clienten zorgen ondersteuning biedt. Daarnaast vindt begeleiding plaats in gezinnen en bij mensen die zelfstandig wonen en als er sprake is van thuis- en daklozenopvang. Dit allemaal verspreid over de provincies Drenthe en Groningen. Promens Care voorziet in de termen van de AWBZ in de volgende functies: Divisie VG

Divisie GGZ

Verblijf

Ja

Ja

Persoonlijke verzorging

Ja

Ja

Verpleging

Ja

Ja

Begeleiding

Ja

Ja

Behandeling

Ja

Nee

Doelstelling Promens Care wil mensen met een verstandelijke – en/of psychische beperking dan wel sociale problemen, kwalitatief goede begeleiding en – waar nodig – hoogwaardige huisvesting bieden bij het invullen van een goed leven. De vraag van de cliënt staat daarbij centraal en de aspecten ‘meedoen’ en ‘erbij horen’ worden hierbij nagestreefd. Het burgerschapsmodel is het leidende thema. Volgens dit model zijn mensen actieve burgers met hun eigen keuzemogelijkheden. Zij maken deel uit van de samenleving met een verantwoordelijkheid voor zichzelf, voor anderen en voor de samenleving.


2 0 1 2

5

Promens Care is bij veel van haar cliënten langdurig en bij alle levensdomeinen betrokken: zowel daar waar het gaat om wonen, werk, onderwijs als vrije tijd. Dit alles met het doel om cliënten naar tevredenheid en met succes te kunnen laten deelnemen aan de samenleving en te komen tot het invullen van een beter leven. Bij dit alles stelt Promens Care zich als een professionele organisatie op die rekening houdt met haar cliënten, met wat zij willen en wat zij kunnen. Dat betekent op de eerste plaats dat medewerkers van Promens Care een professionele relatie aangaan met hun cliënten. Dit houdt in dat zij betrokken zijn, inlevingsvermogen tonen en oog hebben voor de totale persoon en zijn of haar levensverhaal.

Organisatie-inrichting Raad van Bestuur en Raad van Toezicht In 2012 is het bestuur van Promens Care opgedragen aan een eenhoofdige Raad van Bestuur die eindverantwoordelijk is voor en belast met het besturen van de organisatie. Daarmee is zij verantwoordelijk voor de realisatie van de doelstelling van de Stichting, de strategie en het beleid. Tevens draagt de Raad van Bestuur de verantwoordelijkheid voor de resultaatsontwikkeling, de beheersing van de risico’s verbonden aan de activiteiten en voor de kwaliteit en de veiligheid van de zorg. Op de Raad van Bestuur wordt integraal toezicht gehouden door een Raad van Toezicht, bestaande uit deskundigen op verschillende terreinen die geen persoonlijke of werkgerelateerde binding met Promens Care hebben. De Raad van Toezicht toetst of de Raad van Bestuur op haar beleidsvorming en de uitvoering van haar taken oog houdt op het belang van de organisatie én op de belangen van belanghebbenden. Bij de vervulling van deze taak houdt zij er rekening mee dat Promens Care een maatschappelijke functie vervult. De werkwijze van de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht is in de statuten en reglementen van de Stichting vastgelegd. Behoudens vastgelegde uitzonderingen is het uitgangspunt dat de Raad van Toezicht besluiten van de Raad van Bestuur achteraf toetst.

Organisatorische structuur Met de naderende transitie van (nu nog) AWBZ – zorg naar het gemeentelijke (lees: Wmo –) domein krijgt Promens Care naar de toekomst toe, naast het Zorgkantoor, in toenemende mate te maken met gemeenten als inkoper van zorgen dienstverlening. Promens Care krijgt daarmee te maken met twee verschillende domeinen: een AWBZ-domein en een (gemeentelijk) Wmo-domein.

6


2012

Domeinen met ieder hun eigen cultuur, dynamiek, stakeholders en samenwerkingspartners. Om in beide domeinen te kunnen excelleren is de organisatie in 2012 in lijn met deze twee domeinen ingericht. Ieder domein kan, binnen gezamenlijk afgesproken kaders, zelfstandig opereren en anticiperen op de op ons af komende veranderingen. Promens Care heeft haar organisatie in drie regio’s ingericht, zodat de cliënten dichtbij hun naastbetrokkenen kunnen wonen en werken. Het AWBZ-werkgebied is daartoe opsplitst in drie sectoren: Noord, Zuidwest en Zuidoost. Vanuit deze sectoren krijgt de zorg en ondersteuning, kleinschalig georganiseerd, vorm en inhoud. Zowel daar waar het gaat om wonen als dagbesteding. Iedere sector wordt door een manager aangestuurd. Daarnaast kent Promens Care een sector Wmo die het gehele werkgebied omvat. Te beginnen met de functie extramurale begeleiding, de Inloophuizen en de hieraan verbonden werkprojecten, zullen naar verwachting uiteindelijk alle werkzaamheden die binnen de werking van de Wmo gaan vallen in deze sector ondergebracht gaan worden. Deze sector wordt door één manager aangestuurd. Ook kent Promens Care een sector Kind, Jeugd en Gezin. Een sector die nu nog met beide domeinen te maken heeft waardoor er zowel aan de aansluiting met gemeenten als het Zorgkantoor vastgehouden moet worden. Omdat niet duidelijk is of alle Kind, Jeugd en Gezin functies zoals Promens Care die kent, overgaan naar het gemeentelijk domein of dat er nog delen achterblijven in de AWBZ, blijft dit een aparte sector. Afhankelijk van de ontwikkelingen zal de definitieve positionering van Kind, Jeugd en Gezin worden vastgesteld. Deze sector wordt door één manager aangestuurd. Verspreid over de provincies Drenthe en Groningen heeft Promens Care meer dan 150 locaties van waaruit de zorgen ondersteuning plaatsvindt. Hierbij nauw samenwerkend met lokale zorgen welzijnsorganisaties. Zo wordt de verbinding gelegd tussen de cliënt en zijn/ haar netwerk, de diensten van Promens Care en de ondersteuning en activiteiten in de lokale omgeving. De ondersteuning van de zorgen dienstverlening vindt plaats vanuit het Servicebureau in Assen. Deze ondersteuning is centraal georganiseerd, zodat de doelmatigheid wordt verbeterd en de doeltreffendheid vergroot. De ondersteuning wordt geboden vanuit de afdelingen Bedrijfsondersteuning, Concern Control, PO&O, Bestuurssecretariaat & Communicatie en Advies & Ondersteuning. Deze laatste afdeling levert onder andere de specialistische ondersteuning op locatie aan cliënten.


2 0 1 2

7

Medezeggenschap De Wet op de Ondernemingsraden geeft de mogelijkheid om voor de verschillende onderdelen van de organisatie vorm te geven aan de medezeggenschap. Promens Care heeft gekozen voor een constructie met een Centrale Ondernemingsraad en afzonderlijke onderdeelcommissies. De Centrale Ondernemingsraad richt zich voornamelijk op strategische onderwerpen en overlegt met de Raad van Bestuur over die zaken die de gehele Stichting of een groot deel daarvan aangaan. De Centrale Ondernemingsraad is er verantwoordelijk voor dat de onderdeelcommissies als volwaardige gesprekspartner kunnen optreden. De onderdeelcommissies zijn de belangrijkste gesprekspartners voor de managers en behandelen de zaken die binnen hun onderdeel aan de orde zijn. Conform de Wet medezeggenschap cliënten in zorginstellingen (Wmcz) heeft Promens Care cliëntenraden waarin cliënten en naastbetrokkenen als belangrijke gesprekspartner zijn vertegenwoordigd. Dit past in de visie van Promens Care om cliënten en naastbetrokkenen actief te betrekken bij de ontwikkeling van de organisatie. Voor onderwerpen die de belangen van cliënten op stichtingsniveau raken is de Centrale Cliëntenraad het orgaan van overleg, advies en medezeggenschap. Binnen lokaal ingestelde cliëntenraden hebben cliënten, ouders/verwanten en naastbetrokkenen (zwaarwegend) advies- en informatierecht betreffende locatiegebonden zaken. Het is de verantwoordelijkheid van de Centrale Cliëntenraad om bij ingrijpende onderwerpen haar achterban (vertegenwoordigd door de gezamenlijke cliëntenraden) te raadplegen alvorens met (gevraagde of ongevraagde) adviezen te komen.

Organogram Promens Care: zie bijlage 1 (pagina 48)

Samenwerkingsrelaties In het belang van een goede zorgen dienstverlening aan cliënten hecht Promens Care grote waarde aan het samenwerken met verschillende partijen binnen de keten. Op lokaal, regionaal/ provinciaal en landelijk niveau wordt met veel partners samengewerkt om de zorgen dienstverlening op cliëntniveau vorm en inhoud te geven. Zowel op het gebied van wonen, werken, welzijn, zorg en onderwijs. Zonder uitputtend te kunnen zijn, volgt hierna een overzicht van belangrijke samenwerkingpartners.

8


2012

Samenwerkingspartners Op het gebied van Banken (ABN/AMRO/Rabobank) Financiering en bancaire zaken Belastingtoko/Paperassentoko Samenwerking t.b.v. ondersteuning cliënten Bezinn Begeleid werken, dagbestedingproject Bureau Jeugdzorg Groningen en Drenthe Onder meer ondersteuning van kinderen van ouders met een verstandelijke beperking CIZ (Centrum Indicatiestelling Zorg) Indicatiestelling Drenthe College Samenwerking opleiding en stage Gemeentelijke Kredietbank Bank Cliëntgeldenadministratie Gemeenten in Drenthe OGGZ-cliënten, WMO, MO, en bouwmogelijkheden Inspectie voor de Gezondheidszorg Inspectie en veiligheid MEE Drenthe en Groningen Verwijzing en advisering Mentorschap Netwerk Nederland Mentorschap cliënten Ministerie van Justitie Financiering Ministerie van VWS Toelatingen Ouderinitiatieven in Groningen en Drenthe Ondersteuning en advies bij de initiatieffase en zorgverlening aan de cliënten na realisatie Stichting Accare Divers, onder meer samenwerking op het gebied van ambulante zorgverlening, Kind en Jeugd en OGGZ Stichting Baalderborg Samenwerking op het gebied Poli VG Stichting De Stouwe Divers huisvesting of onderaanneming Stichting De Trans Samenwerking op het gebied van ambulante zorgverlening, Kind en Jeugd; dagbesteding in het project de Verbinding Stichting Financiële Dienstverlening Cliëntgeldenadministratie Stichting GGZ Drenthe Divers, onder meer samenwerking op het gebied van ambulante zorgverlening, Kind en Jeugd; dagbesteding in het project de Verbinding; OGGZ; Poli VG i.o Stichting Icare Onderaanemingsovereenkomst Thuiszorg en Verpleging Stichting Lentis Groningen Dagbesteding cliënten Stichting Novo Niet vrijblijvende samenwerking Stichting Tangenborg Divers huisvesting of onderaanneming Stichting Trajectum Zorg- en dienstverleningsamenwerking voort cliënten met gedragsproblematiek Stichting Vanboeijen Divers, onder meer samenwerking op het gebied Poli VG Stichting Vrienden van Promens Care Fondsenwerving Stichting Zorggroep Drenthe Divers huisvesting of onderaanneming Verslavingszorg Noord-Nederland Divers, onder meer samenwerking OGGZ VGN, RIBW Alliantie, GGZ Nederland Landelijke koepelorganisaties Waarborgfonds voor de Zorgsector Waarborg leningen o/g Woningcorporaties zoals Woonborg, Huisvestingsmogelijkheden in de hele regio van Woonservice, Woonconcept, Woonscan, Promens Care Lefier, Domesta Zorg Innovatie Forum Netwerk van zorginstellingen en maatschappelijke (zorg) organisaties in Noord Nederland op het gebied van innovatie in de zorg Zorgbelang Drenthe Ondersteuning cliënten Zorgkantoor Drenthe en Groningen Financiering


2 0 1 2

9

Samenwerking met NOVO Om ook naar de toekomst toe de zorg kleinschalig en in de lokale samenleving aan te kunnen blijven bieden, is in december 2011 besloten tot het uitvoeren van een brede verkenning naar de mogelijkheid van een intensieve, niet vrijblijvende samenwerking met NOVO. Dit heeft er toe geleid dat de Raad van Bestuur, in overleg met het managementteam en na advisering door de Ondernemings- en Cliëntenraad, met goedkeuring van de Raad van Toezicht eind 2012 besloten heeft tot het aangaan van een intensieve, niet vrijblijvende samenwerking met NOVO. Na een vergelijkbare procedure binnen NOVO is de Raad van Bestuur van NOVO tot eenzelfde besluit gekomen. Voorafgaand aan het besluit heeft er een verkennend onderzoek plaatsgevonden. De uitkomst hiervan bevestigde de overtuiging dat, gegeven de veranderingen in de zorg, een samenwerkingsverband met NOVO een stevige basis biedt om de zorg kleinschalig in de lokale samenleving te kunnen blijven organiseren. Met het samenvoegen van de expertise van de beide organisaties ontstaat de mogelijkheid om specialistische zorg voor specifieke doelgroepen door te ontwikkelen. Zoals bijvoorbeeld op het gebied van Kind, Jeugd en Gezin, behandeling en multi-problematiek op het gebied van de VG en GGZ. Daarnaast brengt dit voor medewerkers, zowel toekomstige als huidige, een aantrekkelijke en stabiele werkomgeving met zich mee met voldoende scholings- en loopbaanmogelijkheden. De adviezen van de medezeggenschapsorganen (in juli over de keuze voor de samenwerking met NOVO in de vorm van een holdingstructuur en in december over de visie, bestuurlijke vormgeving en inrichting van de holdingstructuur) hebben hier positief aan bijgedragen. Waarbij duidelijk het belang van de kwaliteit van zorg, de belangen van medewerkers en cliënten en het goed vormgeven van de medezeggenschap mee zijn gegeven. De medezeggenschapsraden blijven nauw betrokken bij de vervolgstappen van de nadere invulling van de samenwerking tussen Promens Care en NOVO.

10


2012

Cosis Om de samenwerking met NOVO vorm te geven, is gekozen voor een holdingstructuur. Hiertoe is per 1 januari 2013 stichting Cosis opgericht. De naam Cosis is een samenvoeging van de Latijnse woorden Co (samen) en Esse (zijn) en Cosa (zaak/doel) en vertaalt daarmee op kernachtige wijze het streven van Promens Care en NOVO om samen de opdracht uit te voeren. Samen met cliënten, ouders/verwanten, naastbetrokkenen, verwijzers, relaties en medewerkers. Samen zetten wij ons in om door respect en betrokkenheid mensen zichzelf te laten zijn. Cosis is daarmee de kracht van samen. De Raad van Bestuur van Cosis bestaat met ingang van 2013 uit twee leden die tegelijkertijd ook de Raad van Bestuur van Promens Care en NOVO vormen. De leden van de Raad van Toezicht van Cosis vormen tevens de Raad van Toezicht van Promens Care en NOVO. Voor de medezeggenschap van medewerkers is door de ondernemingsraden van Promens Care en NOVO een voorstel gedaan om tot een Centrale Ondernemingsraad op Cosis-niveau te komen. Dit is in februari 2013 geëffectueerd. Voor de medezeggenschap van cliënten is nog niet overgegaan tot een formeel medezeggenschapsorgaan op het niveau van Cosis. De bestaande Cliëntenraden zullen vooralsnog een gezamenlijk overlegplatform gaan vormen. In 2013 wordt de inrichting van Cosis verder uitgewerkt met als doel om de ondersteunende diensten op termijn in Cosis onder te brengen. Het primaire proces blijft plaatsvinden vanuit Promens Care en NOVO.


2 0 1 2

11

12


2012

Beatrix kwam 1 keer langs; in 2012 10 openingen


2 0 1 2

13

Bestuur, toezicht en medezeggenschap Raad van Bestuur De governance-structuur en principes van Promens Care zijn gebaseerd op de wet en de Zorgbrede Governance code. De structuur, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden en principes zijn in de statuten en reglementen van de Stichting vastgelegd. Voor wat betreft bestuur en toezicht is er een strikte scheiding tussen de uitvoerende en toezichthoudende functie. Ten aanzien van de accountant worden de regels van Good Governance gevolgd. De externe accountant controleert voor Promens Care de jaarrekening en stelt de accountantsverklaring op. De inspanningen en aandachtspunten van de Raad van Bestuur maken onderdeel uit van de bedrijfsvoering, het beleid, inspanningen en resultaten die in de volgende hoofdstukken worden beschreven. De bezoldiging van de Raad van Bestuur vindt plaats via de beloningscode Bestuurders in de Zorg, opgesteld door de besturen van de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in Zorginstellingen (NVTZ) en van de Nederlandse Vereniging van Bestuurders in de Gezondheidszorg (NVZD). De nevenfuncties van de Raad van Bestuur worden jaarlijks met de Raad van Toezicht besproken en getoetst op verenigbaarheid. Naar de mening van de Raad van Toezicht is er geen sprake van belangenverstrengeling. In bijlage 2 (pagina 49) is de samenstelling van de Raad van Bestuur, inclusief nevenfuncties, opgenomen.

14


2012

Raad van Toezicht Algemeen De Raad van Toezicht heeft in het verslagjaar toezicht gehouden op het beleid van de Raad van Bestuur, de algemene gang van zaken binnen de organisatie, de strategische ontwikkelingen, de financiële continuïteit van Promens Care en op de kwaliteit van de zorgen dienstverlening aan cliënten. De toezichthoudende – en adviserende taken krijgen vooral vorm in de vergaderingen met de Raad van Bestuur, waarmee afspraken zijn gemaakt over de aard, inhoud en frequentie van de informatievoorziening. Deze zijn vastgelegd in een protocol. De samenstelling (inclusief nevenfuncties) van de Raad van Toezicht is opgenomen in bijlage 3 (pagina 50). De Raad van Toezicht is samengesteld op basis van een van te voren opgesteld en door de medezeggenschapsorganen van een advies voorzien profiel. Zorginhoudelijke- en financiële deskundigheid maken daar expliciet onderdeel van uit. De leden van de Raad van Toezicht vervullen hun taak zonder last of ruggespraak. De Raad van Toezicht heeft in 2012, in aanwezigheid van de Raad van Bestuur, 10 keer vergaderd. Daarbij ging het om 7 reguliere vergaderingen en 3 extra vergaderingen in het kader van het voornemen tot samenwerking met NOVO. De Raad van Toezicht heeft één keer vergaderd zonder de Raad van Bestuur. Deze vergadering stond in het teken van de evaluatie en het functioneren van de eigen Raad en de relatie met de Raad van Bestuur. Ook heeft de Raad van Toezicht overleg gevoerd met de medezeggenschapsorganen. Hierbij zijn zowel de samenwerking met de Raad van Bestuur als de ontwikkelingen in de zorg en dienstverlening en de ontwikkelingen in de medezeggenschap met elkaar gedeeld. In deze overleggen is ook tijd en aandacht besteed aan de samenwerking met NOVO. Met het managementteam heeft de Raad van Toezicht het Jaarplan 2012 besproken én zijn de behaalde resultaten over 2011 aan de orde geweest.


2 0 1 2

15

Commissies De Raad van Toezicht heeft uit haar midden commissies ingesteld die de Raad adviseren en ondersteunen bij de uitvoering van de toezichtstaken. De Financiële Commissie, bestaande uit twee leden van de Raad van Toezicht, is in 2012 drie keer bij elkaar gekomen. In deze vergaderingen zijn besprekingen met de Raad van Bestuur en de Concerncontroller gevoerd over de jaarrekening 2012 (tevens in aanwezigheid van de externe accountant) en de begroting 2013. In het verlengde van de samenwerking met NOVO is in een extra vergadering het due diligence rapport over NOVO besproken (in aanwezigheid van een externe accountant). De commissie heeft op basis van haar bevindingen op alle punten positief geadviseerd aan de Raad van Toezicht. De Remuneratiecommisie, bestaande uit de voorzitter en vice-voorzitter van de Raad van Toezicht, heeft het functioneren van de Raad van Bestuur met het bestuur besproken. De commissie heeft een positieve conclusie getrokken over het functioneren van het bestuur en dit als zodanig met de Raad gedeeld. Tevens heeft de commissie voorstellen uitgewerkt met betrekking tot de bezoldiging van de Raad van Bestuur. Dit in relatie tot de Wet Normering Topinkomens. Het advies van de commissie is door de Raad overgenomen. De selectie- en benoemingscommissie, bestaande uit de voorzitter en vice-voorzitter van de Raad van Toezicht, heeft in het kader van het aflopen van de eerste zittingstermijn een evaluatiegesprek met de heer Van der Ploeg gevoerd. Naar aanleiding van het hieruit voortvloeiende positieve advies is de Raad overgegaan tot herbenoeming voor een periode van vier jaar.

• • • • • • • • • • •

16


2012

Goedkeuringen In 2012 heeft de Raad van Toezicht goedgekeurd/vastgesteld/zich akkoord verklaard met: de resultaten van het jaarplan 2011; de indeling van de Balanced Score Card 2012; het rooster van aftreden Raad van Toezicht; de samenwerking Centrum verstandelijke beperking en psychiatrie; het jaardocument en de jaarrekening/ resultaten over 2011; het Accountantsverslag 2011; verlenen decharge Raad van Bestuur; voorstel waarneming Raad van Bestuur bij afwezigheid; positioneringsplan Promens Care; informatiebeleidsplan Promens Care; herbenoeming van de heer T. van der Ploeg;

• bezoldiging Raad van Bestuur in relatie tot de Wet normering Topinkomens; • jaarwerkplan en begroting 2013; • het aangaan van een intensieve, niet vrijblijvende samenwerking met NOVO en het hiertoe oprichten van een holdingstichting; • statuten en reglementen Promens Care in relatie tot de samenwerking met NOVO. De reguliere vergaderingen van de Raad van Toezicht maken onderdeel uit van de jaarplancyclus van Promens Care. Deze vergaderingen zijn zo gepland dat na afloop van ieder kwartaal de kwartaalrapportages en analyses besproken kunnen worden. Deze rapportages bevatten naast financiële –, exploitatiegegevens en beheersaspecten waar nodig ook informatie vanuit het risico- en kansenmanagement. Ook is er aandacht voor de voortgang van het strategische beleid en de veiligheid en kwaliteit van dienstverlening. In aanwezigheid van de externe accountant is zowel de jaarrekening 2011 als het Accountantsverslag 2011 besproken. Buiten de reguliere vergaderingen om heeft de Raad in het verslagjaar twee keer een werkbezoek gebracht aan verschillende voorzieningen van Promens Care. Het betrof hier een gecombineerd bezoek aan locatie De Arkel en de Catamaran en een bezoek aan het Service bureau. Tijdens deze bezoeken is de Raad geïnformeerd over de werkzaamheden op de locaties. De honorering van de leden van de Raad van Toezicht vindt plaats conform de adviesregeling van de NVTZ.

Samenwerking NOVO In 2012 is de Raad zeer intensief betrokken geweest bij de totstandkoming van de samenwerking met NOVO. In mei is de Raad in een bijeenkomst met de Raad van Toezicht van NOVO geïnformeerd over de uitkomsten van het verkennende onderzoek naar de mogelijkheden voor een samenwerking. In juni heeft de Raad, op basis van de uitkomsten van de onderzoeken goedkeuring verleend aan het voorgenomen besluit tot het aangaan van een samenwerking met NOVO per 1 januari 2013. Daarbij is aan de Raad van Bestuur mandaat verleend om een Startdocument op te stellen ten behoeve van het tot stand brengen van de samenwerking in een holdingstructuur. Dit onder de opschortende voorwaarden van definitieve goedkeuring door de Raden van Toezicht, positief ondersteunende adviezen uit de medezeggenschapsorganen en goedkeuring voor het tot stand brengen van de samenwerking door de Nederlandse Mededingingsautoriteit.


2 0 1 2

17

De voorzitter en vice-voorzitter van de Raad hebben samen met de voorzitter en vice-voorzitter van de Raad van Toezicht van NOVO vanaf juni een Begeleidingscommissie gevormd die de besluitvorming voor de Raden heeft voorbereid. Daarnaast heeft de commissie de Raden van Bestuur geadviseerd over de uitwerking en de implementatie van de te nemen besluiten. De commissie heeft in het bijzonder actief geparticipeerd in de voorbereiding van de statuten, reglementen en de profielschets Raad van Toezicht en Raad van Bestuur van de nieuw op te richten holdingstichting en daarmee ook van Promens Care. Hierbij is ondersteuning verleend door een extern adviseur. Met de positief ondersteunende adviezen van de medezeggenschapsorganen en de goedkeuring van de Nederlandse Mededingsautoriteit, heeft de Raad van Toezicht het voorgenomen besluit tot het definitief vormgeven van de samenwerking door middel van het oprichten van stichting Cosis, inclusief de statuten en reglementen, goedgekeurd. Daarbij zijn tevens de statuten en reglementen van Promens Care, toegeschreven naar de nieuwe situatie, vastgesteld. De leden van de Raad van Toezicht van NOVO zijn met deze goedkeuring per 1 januari 2013, samen met de zittende leden van de Raad van Toezicht van Promens Care, benoemd tot lid van de Raad van Toezicht van stichting Cosis. Deze Raad van Toezicht vormt per 1 januari eveneens de Raad van Toezicht van Promens Care en NOVO. De Raad van Bestuur van stichting Cosis bestaat per 1 januari 2013 uit twee leden: de heer Hadderingh als voorzitter en de heer Van der Pol als vice-voorzitter. In deze samenstelling vormt deze Raad van Bestuur per 1 januari 2013 eveneens de Raad van Bestuur van Promens Care en NOVO.

Afscheid leden In het verslagjaar heeft de Raad van Toezicht afscheid genomen van de heer Meijer als lid. Ook is per einde van het jaar afscheid genomen van de heer Wouters als lid van de Raad van Toezicht. Zowel voor de heer Meijer als de heer Wouters gold dat beiden, met het aflopen van de zittingstermijn, niet herbenoembaar waren. In verband met de samenwerking met NOVO per 1 januari 2013 is besloten niet in de vacatures te voorzien. Langs deze weg wil de Raad de heer Meijer en de heer Wouters bedanken voor hun inzet en betrokkenheid bij Promens Care. Per 1 januari 2013 voldoet de samenstelling van de Raad van Toezicht aan de bepalingen uit de Wet Bestuur en Toezicht. De Raad wil hierbij haar grote waardering uitspreken over de inzet en betrokkenheid van de Raad van Bestuur, het management, de Ondernemings- en Cliëntenraad, de medewerkers en de vrijwilligers van Promens Care en hen hiervoor hartelijk bedanken.

18


2012

Medezeggenschap Cliënten Promens Care hecht aan een goede medezeggenschap van cliënten en naastbetrokkenen. Uitgangspunt daarbij is dat iedere cliënt, op zijn/ haar niveau, moet kunnen meepraten en meebeslissen als medeburger in de directe woon- en/of werkomgeving. Over de individuele zorg heeft de cliënt zeggenschap. Binnen de driehoek van cliënt, (wettelijk) vertegenwoordiger en Promens Care worden keuzes gemaakt over de zorgen dienstverlening. Daar waar het de ontwikkelingen op locatieniveau betreft, kent iedere woon- of dagbestedingslocatie een lokale cliëntenraad die overleg voert met het locatiemanagement. Omdat cliënten, vertegenwoordigers of verwanten van de locatie zitting in deze raad kunnen hebben, kent iedere raad zijn eigen klankkleur. Per sector komen de lokale raden tweemaal per jaar bij elkaar om de regionale ontwikkelingen op elkaar af te stemmen. Voor het overleg met de Raad van Bestuur kent Promens Care de Centrale Cliëntenraad (CCR). Deze wordt gevormd door vertegenwoordigers uit zowel de VG- als de GGZ-sector. Een onafhankelijk voorzitter treedt op als procesbewaker. Coaches ondersteunen zowel de lokale – als de Centrale Cliëntenraad. Daarnaast stelt Promens Care vergader- en secretariaatsfaciliteiten ter beschikking. Communicatie met de achterban is voor de CCR heel belangrijk, zonder te weten wat er speelt in de woon- en/of dagbestedingslocaties kan de CCR de belangen van cliënten niet goed vertegenwoordigen in het overleg met de Raad van Bestuur. Om die onderlinge communicatie te bevorderen heeft de CCR in 2012 steeds op een andere locatie vergaderd. Daarnaast heeft iedere lokale raad een eigen e-mailaccount gekregen. Dit om elkaar sneller van informatie te kunnen voorzien. In 2012 heeft de CCR op verzoek van de bestuurder adviezen uitgebracht over veel verschillende onderwerpen. Met genoegen stelt de CCR vast dat de Raad van Bestuur met de adviezen in de verdere planontwikkeling rekening houdt.


2 0 1 2

19

De volgende onderwerpen zijn in het verslagjaar besproken en van advies voorzien: • oprichting Centrum Verstandelijke beperking en psychiatrie; • collectief contract met Ziggo voor telefoon, internet en televisie op alle woonlocaties; • visie op Burgerschap; • organisatiewijziging: splitsing in een AWBZ- en een Wmo-domein; • besteding leefstijlgelden; • ervaringsdeskundigheid; • herschreven reglement lokale cliëntenraden; • begroting 2013; • beperkingen met betrekking tot groei in relatie tot de wachtlijst- problematiek; • de intensieve, niet vrijblijvende samenwerking met NOVO in de vorm van een holding; • eerste aanzet aanscherpen vervoersbeleid; • aanpassingen verstrekkingenbeleid; • familiebeleid binnen Promens Care. De CCR heeft in 2012 tweemaal een meerdaagse training gevolgd. In het voorjaar met als onderwerp ‘vergadertechnieken’. In het najaar stond de onderlinge samenwerking en de bijdrage die een ieder kan leveren aan de CCR centraal. Ook is er voor de lokale cliëntenraden van de VG woon- en dagbestedingslocaties een succesvolle contactdag georganiseerd. Daarnaast is in het kader van de samenwerking met NOVO verschillende malen overleg gevoerd met de cliënten- en familieraad van NOVO. Ieder lid van de CCR treedt voor een sector op als contactpersoon. Deze contactpersonen hebben verschillende regio-overleggen bijgewoond. Daarnaast heeft de CCR een jaarlijks overleg met de Raad van Toezicht gehad en is er regelmatig overleg met de Ondernemingsraad. De CCR kan, indien noodzakelijk, een beroep doen op de landelijke vertrouwenscommissie. De lokale raden kunnen bij meningsverschillen eerst bemiddeling van de CCR vragen voordat zij een beroep op de landelijke commissie doen. Hier is in 2012 geen gebruik van gemaakt.

20


2012

Ondernemingsraad Niet alleen voor cliënten, maar zeker ook voor medewerkers hecht Promens Care aan een goede medezeggenschap. Promens Care kent daartoe een Ondernemingsraad bestaande uit negen personen en per sector een onderdeelcommissie van tenminste vijf leden. Zowel de Ondernemingsraad als de onderdeelcommissies worden ondersteund door een ambtelijk secretaris. De professionele en decentrale medezeggenschap bestaat door middel van een optimale afstemming tussen de Ondernemingsraad en de onderdeelcommissies. Dit vindt plaats via het voorzittersoverleg. Zo bepalen de Ondernemingsraad en de onderdeelcommissies gezamenlijk de richting van de gehele medezeggenschap. Het eigen karakter van de onderscheiden organen blijft van kracht.

• • • • • •

De onderdeelcommissies zijn: Sector Wonen-Ambulant Noord Sector Wonen-Ambulant Zuidoost Sector Wonen-Ambulant Zuidwest Sector Kind, Jeugd & Gezin Sector WMO Servicebureau

• • •

In 2012 is onder andere geadviseerd over: Voorgenomen besluit niet vrijblijvende samenwerking met NOVO; Startdocument en inrichting medezeggenschap holding NOVOPromens Care; Begroting 2013.

• • • • •

Enkele gehonoreerde instemmingsverzoeken zijn: Herziening mobiliteit- en herplaatsingsbeleid; Herziening protocol agressie; Opleidingsplan 2012; Arbojaarplan 2012; Herziening protocol trauma-opvang. Daarnaast is gesproken over het jaarplan, onderwerpen uit de kwartaalrapportages, landelijke ontwikkelingen, ziekteverzuim en arbeidsregelingen. Ter voorbereiding op de oprichting van de holding is samen met de Ondernemingsraad van NOVO overleg gevoerd over de adviezen die op de samenwerking met NOVO betrekking hadden. Tevens is er in dit verband een start gemaakt met de oprichting van een Centrale Ondernemingsraad voor Promens Care en NOVO gezamenlijk. Met de Raad van Toezicht hebben overleggen plaatsgevonden in het kader van artikel 24 van de Wet op de Ondernemingsraden.


2 0 1 2

21

We verblijven zo graag in de natuur omdat deze geen mening over ons heeft Friedrich Nietzsche

22


2012


2 0 1 2

23

Resultaten 2012: kerngegevens Kerngegevens Promens Care biedt zorg in drie ketens van zorgverlening: verstande lijke gehandicaptenzorg, geestelijke gehandicaptenzorg en maatschappelijke opvang. Voor de verstandelijk beperkte verblijfscliënten met een ZZP 3 of hoger wordt naast de functie begeleiding tevens invulling gegeven aan de behandelfunctie. De zorg wordt hoofdzakelijk in Drenthe geboden. Daarnaast wordt ambulante zorg verleend in de provincie Groningen. Ouderinitiatieven, gefinancierd met PGB-gelden, bestaan zowel in Drenthe als in Groningen.

Soorten doelgroepen

Divisie VG

Divisie GGZ

Psychiatrische aandoeningen

Nee

Ja

Psychosociale problemen

Nee

Ja

Lichamelijke handicap (functiestoornis)

Nee

Nee

Ja

Nee

Zintuiglijke handicap

Nee

Nee

Somatische aandoening of handicap

Nee

Nee

Psychogeriatrische aandoening of handicap

Nee

Nee

Verstandelijke handicap

24


2012

Cliënten, capaciteit, productie en opbrengsten In onderstaande tabel zijn de gegevens van productie, personeel en opbrengsten opgenomen voor de te onderscheiden segmenten.

Tabel productie, personeel en opbrengsten per 31 december 2012 Aantal intramurale cliënten Aantal toegelaten intramurale plaatsen Aantal verzorgingsdagen Aantal ambulante cliënten Aantal cliënten dagbesteding Aantal uren ambulante zorg Aantal personeelsleden in loondienst Aantal fte personeelsleden in loondienst Totale bedrijfsopbrengsten (x €1.000) Waarvan wettelijk budget AWBZ (x €1.000) Waarvan overige opbrengsten (x €1.000)

Divisie VG

Divisie GGZ

Promens Care

856

432

1.288

909

436

1.345

313.287

161.113

474.400

620

601

1.221

976

612

1.588

168.705

51.000

219.705

1.587

432

188

2.208

1.048

312

132

1.492

87.883

31.795

119.642

81.308

30.281

111.589

6.575

1.478

8.053

Totaal

De divisie VG heeft GVT (gezinsvervangende tehuizen) en KGVT (Kindergezinsvervangende tehuizen). Met ingang van 1 september 2010 vallen alle capaciteitsplaatsen met een ZZP 3VG of hoger onder de toelating Verblijf met Behandeling. In totaal heeft het ministerie een toelating afgegeven voor 909 plaatsen, waarvan 759 Verblijf met Behandeling en 150 Verblijf zonder Behandeling. Het aantal Kindplaatsen bedraagt 143, waarvan 103 plaatsen met behandeling. De divisie GGZ heeft plaatsen beschermd wonen voor zowel volwassenen als kinderen. In totaal is de organisatie toegelaten voor 436 plaatsen beschermd wonen, waarvan 46 kind –en jeugdplaatsen en 6 plaatsen forensische psychiatrie.


2 0 1 2

25

Beleid en resultaten 2012 Meerjarenbeleid De ontwikkelingen in de zorg volgen elkaar in rap tempo op. Door de omvang van deze ontwikkelingen krijgt iedereen, zowel binnen als buiten Promens Care, met de gevolgen hiervan te maken. Het verslagjaar stond daarbij in het teken van de vorming van een nieuw kabinet, waarbij de sector zich geconfronteerd zag met een fors aantal bezuinigingsvoorstellen, onder andere daar waar het vervoer van en naar de dagbesteding betreft. Het regeerakkoord van eind oktober geeft de richting van de overheid duidelijk weer: de ondersteuning wordt steeds dichter bij de mensen georganiseerd waarbij de verantwoordelijkheid bij deze mensen zelf en de gemeenten komt te liggen. Dit naast het voornemen voor een rompAWBZ, de ontwikkelingen binnen het jeugdzorgdomein en de grote veranderingen in het sociale domein. Eigen verantwoordelijkheid staat voorop, met als uitgangspunt dat er geen recht op zorg meer bestaat. Voor wat betreft de langdurige zorg gaat er gekeken worden naar wat iemand in zijn persoonlijke situatie nodig heeft aan zorg. Om te komen tot een romp-AWBZ zullen grote delen van de zorg overgeheveld worden naar de gemeenten. Het vertrekpunt van de overheid voor de stelselwijzigingen in de zorg is voor Promens Care herkenbaar en ligt inhoudelijk in lijn met onze visie en missie. Een visie die bijdraagt aan de kwaliteit van leven en aan burgerschap, waarbij de samenleving sterk in het proces wordt betrokken. Of het hier nu gaat om AWBZ-verzekerde zorg of om Wmogefinancierde ondersteuning. Dat deze veranderingen, samen met de ontwikkelingen rondom de Participatiewet, alle cliënten, medewerkers en de organisatie Promens Care gaan raken, is duidelijk. Met deze veranderingen in het vooruitzicht wordt de huidige zorgen dienstverlening van Promens Care gefaseerd verdeeld over de romp AWBZ (ZZP 5 en hoger), de Wmo (extramurale begeleiding, persoonlijke verzorging, dagactiviteiten en de zorgcomponent van de ZZP’s 1 tot en met 4), de Jeugdzorg, de Participatiewet en de Zorgverzekeringswet (extramurale verpleging en wellicht ook delen van de extramurale behandeling).

26


2012

Promens Care bereidt zich op verschillende manieren voor op de nieuwe toekomst die zich aandient. Dit allemaal in lijn met het vastgestelde meerjarenbeleid. Dit neemt niet weg dat ook de stelselwijzigingen binnen Promens Care tot nieuw beleid zullen gaan leiden. Hierbij is het goed te vermelden dat de organisatie al een heel eind op weg is om het aanbod en de werkwijzen aan te passen aan de verwachte nieuwe werkelijkheid. Medewerkers, cliënten en naastbetrokkenen worden in dit proces zoveel mogelijk meegenomen.

Resultaten 2012 De medewerkers van Promens Care hebben in 2012 verder gewerkt aan de doelen van het Strategieplan 2011 – 2014. Vanuit dit Strategieplan is het jaarplan 2012 opgesteld, dat daarmee de agenda voor het verslagjaar vormde. Drie belangrijke thema’s stonden daarin centraal: • • •

Een sterk primair proces; Duurzaamheid van zorg; Decentralisaties (voorbereiding). Voor wat betreft een sterk primair proces is de doelstelling dat de zorg, ondersteuning en begeleiding van alle cliënten van Promens Care aansluit bij het burgerschapsmodel. Promens Care wil daarmee bijdragen aan de kwaliteit van het bestaan van mensen met een beperking. In 2012 is hiertoe een aantal specifieke acties in touw gezet. Een kaartenactie, een bloembollenactie maar ook een locatiebreed verspreid pamflet met daarop statements over burgerschap. Dit heeft op de locaties tot stevige en zinvolle discussies geleid over dit thema. Want door het gesprek tussen medewerkers, maar vooral ook met cliënten, blijft dit onderwerp leven en wordt er in de praktijk daadwerkelijk invulling aan het begrip burgerschap gegeven. Het sterker maken richt zich op het primaire proces bestaande uit de cliënt, begeleiding en het team. Het gaat daarbij om competentie- en attitude ontwikkeling van de individuele medewerker en van het team, en het verder ontwikkelen van de kwaliteit van leiderschap. De verbetering van de kwaliteit van de zorg staat centraal; daarvoor wordt de relatie tussen de cliënt, naastbetrokkenen en de begeleider van Promens Care verstevigd. Het sterker maken richt zich ook op het versterken van de regie van de cliënt (empowerment).


2 0 1 2

27

In het verlengde hiervan is in 2012 op meerdere manieren gewerkt aan het versterken van de vaardigheden van medewerkers. Zo is er op vrijwel alle locaties een locatieprofiel opgesteld. Bij het opstellen van dit locatieprofiel is nagedacht over; wie is onze cliënt en wat heeft hij of zij van ons nodig. Daarbij is ook gesproken over het soort vakmanschap wat van medewerkers gevraagd wordt. In veel profielen is benoemd dat er meer aandacht zou moeten zijn voor professionele communicatie en methodisch werken. Er is in 2012 ook veel aandacht besteed aan het versterken van de kwaliteit van leiderschap. Er is gekozen voor de stijl van coachend leidinggeven waarbij integraal management; het stimuleren om zelf verantwoordelijkheid te nemen en waar meer aandacht voor efficiënter en resultaatgericht werken, centraal staan. Alle leidinggevenden hebben een coachingstraject doorlopen. Ook zijn er forse inspanningen geleverd om de organisatie voor te bereiden op de naderende decentralisaties. Bijvoorbeeld door het aanpassen van de organisatiestructuur. Er is een onderscheid aangebracht tussen de activiteiten in het AWBZ-domein en de (verwachte) activiteiten in het Wmo-domein. Zo krijgen bijvoorbeeld de gemeenten met één gezicht vanuit Promens Care te maken. Ook kunnen we onze medewerkers werkzaam in het ambulante domein hierdoor efficiënter ondersteunen in de ontwikkeling naar het andere werken dat de Wmo met zich meebrengt. Los hiervan hebben meerdere werkgroepen op verschillende onderwerpen geïnventariseerd welke maatregelen Promens Care de komende periode moet nemen om goed voorbereid de toekomst in te gaan. De effecten hiervan zullen vanaf 2013 zichtbaar gaan worden. In het kader van het versterken van de relaties met gemeenten zijn in alle gemeenten in Drenthe werkbezoeken georganiseerd. Tijdens deze werkbezoeken zijn beleidsambtenaren, wethouders, gemeenteraadsleden, Wmo-adviesraadsleden en andere belanghebbenden geïnformeerd over de groepen cliënten waar Promens Care zorg en ondersteuning aan verleend. Groepen waarvoor gemeenten straks de verantwoordelijkheid dragen. Aan de hand van filmpjes uit de praktijk en uit de gemeenten is uitvoerig gediscussieerd over de uitdaging om de ondersteuningsvraag van deze cliënten ook binnen het gemeentelijk domein te borgen. De filmpjes geven een goed beeld aan wie Promens Care nu eigenlijk zorg biedt. De boodschap van Promens Care daarbij is dat we deze ondersteuningsvraag gezamenlijk willen oppakken. Als partner in het denken en uiteindelijk als opdrachtnemer van de gemeente.

28


2012

Project Herstel Onze visie op herstel is dat je een betekenisvol leven opbouwt ondanks je eigen psychische beperkingen. Je leert hoe je je talenten en vermogens daarvoor kunt aanboren. Het project Herstel kreeg hiertoe, onder andere door in dienst genomen ervaringsdeskundigen, in 2012 verder vorm. Het project is bedoeld voor alle GGZ-cliënten van Promens Care. Binnen dit project leren cliënten hun eigen talenten en (verborgen) vermogens kennen en hoe daar verder vorm en inhoud aan te geven.

Innovatie GGZ Jeugd Het project ‘Innovatie GGZ Jeugd’ zorgt voor een verdere inhoudelijke ontwikkeling van de geboden zorg aan jongeren binnen de GGZ. Samen met experts en de afdeling Advies & Ondersteuning worden specifieke modules ontwikkeld die aansluiten bij vragen en behoeften die leven onder onze cliënten én in de markt. Zo ondersteunen we heel concreet locatiehoofden en medewerkers bij het verder ontwikkelen van hun vaardigheden en de kwaliteit van de zorg. Eén van de onderdelen van het project is het competentiegericht werken van medewerkers verder versterken.

Centrum verstandelijke beperking en Psychiatrie Samen met collega-zorgaanbieders heeft Promens Care in 2012 het Centrum Verstandelijke Beperking en Psychiatrie opgericht. In dit centrum kunnen mensen met een verstandelijke beperking terecht als er sprake is van een combinatie van psychische problemen, gedragsproblemen, somatische problemen of persoonlijkheidsstoornissen. Op het gebied van technologie is geïnvesteerd in hulpmiddelen op bijvoorbeeld het gebied van communicatie- en informatievoorzieningen en toepassingen in gebouwen. Locaties als in Odoorn en de Smetanalaan in Assen zijn hier voorbeelden van.

Kwaliteit van zorg Bij Promens Care verstaan wij onder kwaliteit alles wat met goede en verantwoorde zorg en ondersteuning te maken heeft. Met elkaar hebben wij afspraken gemaakt over hoe die ondersteuning eruit moet zien. Deze afspraken zijn – naast de deskundigheid van de medewerkers – de belangrijkste handvatten voor goede zorg. Kwaliteit heeft echter ook met ‘beter doen’ te maken. Naast het bieden van verantwoorde en goede zorg en ondersteuning wil Promens Care vooral ook steeds betere ondersteuning leveren. Daarvoor moet wel zichtbaar gemaakt worden wat de kwaliteit van onze ondersteuning is.


2 0 1 2

29

Een goede manier om daar achter te komen, is goed te luisteren naar onze cliënten. Maar er zijn ook andere manieren om dit zichtbaar te maken. Bijvoorbeeld door transparant te maken welke kennis we in huis hebben én op welke gebieden we aan kennisontwikkeling werken.

Kwaliteitsmanagementsysteem Een kwaliteitsmanagementsysteem bestaat uit meerdere onderdelen. De bouwstenen van het systeem zijn onder anderen; processtructuur en eigenaarschap, auditsysteem, (cliënt)-waarderingsmetingen, documentbeheerssysteem en managementreview. In 2012 heeft een cliëntwaarderingsonderzoek plaatsgevonden onder de GGZ-cliëntgroep van Promens Care. Hiervoor is de CQ ambulant en CQ begeleid wonen gebruikt. De resultaten van dit onderzoek waren grotendeels positief. Voor beide doelgroepen geldt dat cliënten veelal positief zijn over de deskundigheid van begeleiders, de wijze waarop ze bejegend worden en de mate waarin zij inspraak hebben in hun begeleidingsplan. Minder tevreden zijn cliënten over de mate waarop zij geïnformeerd worden over cliëntenrechten (bijvoorbeeld de klachtenprocedure) en de samenwerking met samenwerkingspartners. Ook geven cliënten aan dat zij onvoldoende ondersteund worden bij het ‘oppakken’ van dagactiviteiten. De resultaten van het cliëntwaarderingsonderzoek zijn besproken met de Centrale Cliëntenraad en zijn op locatieniveau vertaald naar acties. In 2012 heeft op zes locaties een kwalitatief waarderingsonderzoek ‘Fundament in Praktijk’ plaatsgevonden. Dit onderzoek is gebaseerd op de kernwaarden van Promens Care. Middels interviews met cliënten en medewerkers wordt gesproken over de wijze waarop invulling wordt gegeven aan waarden als bijvoorbeeld eigen regie, bevorderen netwerk en verbondenheid tussen cliënt en begeleider. De interviews worden uitgevoerd door de afdeling Kwaliteit in samenwerking met enkele ervaringsdeskundigen. De resultaten van ‘Fundament in Praktijk’ zijn teruggekoppeld aan de teams. In 2012 heeft Promens Care uitvoering gegeven aan het kwaliteits kader VG. De resultaten laten zien dat Promens Care overwegend in de groene zone scoort. Daar waar de scores oranje en rood zijn, betreft het veelal vragen over de mate waarop incidenten gemeld worden in het incident-meldingensysteem. Dit betreft bijvoorbeeld seksueel geweld en medicatie. Op alle rode en oranje scores zijn acties uitgezet. In 2012 is besloten dat de commissie ‘Ongewenste Gebeurtenissen’ verantwoordelijk wordt voor het opstellen van een Promens Care breed veiligheidsplan. Op basis van verschillende analyses – waaronder de analyse kwaliteitskader – wordt vanaf 2013 een meerjaren veiligheidsplan opgesteld met daarin speerpunten om de cliëntveiligheid te verbeteren.

30


2012

Ook is in 2012 extra aandacht geweest voor de uitvoering van het beleid ‘Middelen en maatregelen’. Op meerdere locaties is een verbetertraject gestart met als doel de werkwijze middelen en maatregelen te verbeteren. Daarnaast is ingezet op een breedschalig gehooronderzoek. Alle VG-cliënten van Promens Care doen hieraan mee. Promens Care heeft zich voor de GGZ-zorg verantwoord via de systematiek van het project ‘Zichtbare Zorg GGZ’. Een opvallend punt uit de rapportage van ‘Zichtbare Zorg 2011’ was dat 82% van de cliënten aangeeft dat zij stabilisatie ervaren met betrekking tot de kwaliteit van hun leven. 8% van de cliënten geeft aan dat de kwaliteit van hun leven is afgenomen. Naar aanleiding van deze meting is ook gestart met het onderzoek naar een passende werkwijze waarop somatische screening voor alle cliënten van Promens Care moet en kan worden uitgevoerd.

Kwaliteit van medewerkers Personeelsbeleid In 2012 werd de beleidsagenda voornamelijk bepaald door de deelprojecten die voortvloeien uit het programma ‘versterken van het primaire proces’. Het thema leiderschap is uitgewerkt in een training coachend leiderschap waaraan door alle leidinggevenden is deelgenomen. Het traject Functiehuis is opnieuw gestart in combinatie met de ontwikkeling van competenties. Daarnaast heeft de ontwikkeling van de Wmo en de wijze waarop deze ontwikkelingen binnen Promens Care vorm moeten krijgen, de nodige aandacht gevraagd. In 2012 is de sector Wmo ingericht. Daarnaast is de agenda in belangrijke mate bepaald door de voorbereidingen op de niet vrijblijvende samenwerking tussen Promens Care en NOVO.

Arbeidsmarktbeleid Mede in het licht van de organisatieveranderingen is dit jaar de nodige aandacht geweest voor het arbeidsmarktbeleid en de uitvloeisels hiervan. Onder andere het herplaatsbeleid en de flexibilisering van de personeelsformatie zijn nadrukkelijk aan de orde geweest ter voorbereiding op de aankomende veranderingen.

Intensiveringsmiddelen AWBZ Promens Care heeft voor het jaar 2012 de beschikking gekregen over intensiveringsmiddelen AWBZ. In het najaar van 2011 zijn de ingediende bestedingsplannen zowel voor de divisie VG als de divisie GGZ goedgekeurd door zorgkantoor Achmea. In het eerste kwartaal is een start gemaakt met de besteding van deze middelen, gericht op inzet van extra formatie en bevordering van deskundigheid.


2 0 1 2

31

Voor het jaar 2013 zijn de intensiveringsmiddelen komen te vervallen. Teneinde de ingezette bestedingsplannen te continueren in 2013 heeft het Zorgkantoor ingestemd om de niet bestede middelen te reserveren in de jaarrekening 2012.

Medewerkerstevredenheid Met een score van 7,7 voor algemene tevredenheid is Promens Care op de 24e plaats geëindigd in de lijst van Beste Werkgever 2012 in de categorie ‘meer dan 1000 medewerkers’. Het Beste Werkgeversonderzoek is voor de elfde keer uitgevoerd om een objectief oordeel te kunnen vellen over werkgeverschap in Nederland. Aan het onderzoek hebben 269 organisaties deelgenomen. De positie die organisaties op de ranglijst krijgen is gebaseerd op de algemene tevredenheid van de eigen medewerkers. De respondenten zijn ondervraagd over hun werkzaamheden, arbeidsomstandigheden, collega’s, leidinggevenden, beloning en ontwikkelingsmogelijkheden.

Duurzaam personeelsbeleid In samenwerking met de Ondernemingsraad is het thema ‘duurzaam personeelsbeleid’ voor Promens Care uitgewerkt in een notitie. Hierin staan de beleidsthema’s benoemd die in de loop van 2013 en verder moeten worden opgepakt. Doel hiervan is om het personeelsbeleid goed te laten aansluiten bij de ontwikkelingen en medewerkers te ondersteunen om hun functie te kunnen blijven uitoefenen.

Flexibilisering personeelsformatie Gezien de veranderingen die vanuit de Wmo op Promens Care afkomen en de gevolgen die dit meebrengt ten aanzien van de personeelsformatie, is een begin gemaakt met het flexibiliseren van het personeelsbestand. Het streven is dat eind 2013 85% van het aantal medewerkers een vast dienstverband heeft en 15% over een tijdelijk dienstverband beschikt. Deze flexibele schil is bedoeld om eventuele gevolgen van de overheveling van AWBZ naar Wmo soepel op te kunnen vangen.

Deskundigheidsbevordering Promens Care werkt met een jaarlijks vastgesteld opleidingsprogramma. In 2012 is – aansluitend aan de doelstellingen van de organisatie en/of externe ontwikkelingen - een aantal nieuwe en hernieuwde opleidingen tot uitvoering gekomen. Hierbij moet worden gedacht aan gespreksvaardigheden, systeemgericht werken en de ontwikkeling van het kind (voor ambulante medewerkers), sociaal emotionele ontwikkeling en hechtingsproblematiek, omgaan met agressie, verslaving en psychopathologie.

32


2012

Met het opleidingsprogramma wordt invulling gegeven aan de ontwikkeling van deskundigheden zoals dit enerzijds voortvloeit uit wettelijke verplichtingen en anderzijds uit intern beleid. De opleidingen worden intern en op een aantal onderdelen georganiseerd in samenwerking met regionale opleidingscentra waaronder het Drenthe College en het Noorderpoort.

Kwaliteit van het werk Het afgelopen jaar is op diverse manieren de kwaliteit van het werken binnen Promens Care verder verbeterd. Een van de projecten die past bij deze verbeterslag is de digitalisering van diverse administratieve processen. Nadat in 2011 de personele mutaties zijn gedigitaliseerd is in 2012 het werving- en selectieproces opgepakt. Naast een vlotte afhandeling van selectieprocedures heeft dit bijgedragen aan de reductie van het gebruik van papier en is het postverkeer sterk verminderd. In 2013 zal de inzet rondom de digitalisering vooral gericht zijn op verdere optimalisatie van de elektronische workflows.

Melding ongewenste gebeurtenissen Een ongewenste gebeurtenis is een situatie of gebeurtenis bij de begeleiding en zorgen ondersteuning, al dan niet veroorzaakt door menselijk handelen of nalaten, die schadelijke gevolgen had of zou kunnen hebben voor de cliënt, medewerker en/of derden. In totaal zijn er in 2012 5.663 meldingen gedaan (gemiddeld 472 meldingen per maand). De meldingen worden onderverdeeld in de categorieën: agressie, valincident, medicatie, seksuele incidenten en overig. Over heel 2012 is er in vergelijking met 2011 sprake van een toename van 362 meldingen. De meldingen worden onderzocht om te weten welke verbeteracties in gang gezet moeten worden om de incidenten te verminderen. Promens Care kent een commissie ongewenste gebeurtenissen die de meldingen analyseert en hierover, inclusief aanbevelingen, rapporteert aan de Raad van Bestuur en het managementteam. De commissie ongewenste gebeurtenissen is bezig om het veiligheidsplan voor Promens Care gestalte te geven, voor zowel medewerkers als cliënten. Het is de bedoeling dat verschillende dossiers hierin een plaats gaan krijgen. In 2013 zal dit zijn beslag moeten krijgen.


2 0 1 2

33

De meeste meldingen hebben te maken met agressie ( 2.542 meldingen) en medicatie (1.814 meldingen). Opvallend daarbij is dat, in vergelijking met 2011, het aantal agressiemeldingen binnen de VG-sector is toegenomen (2%), terwijl er binnen de GGZ-sector sprake is van een afname van 20%. Overigens zegt het aantal ongewenste gebeurtenissen niets over de ernst ervan. Zo leidt het later geven van medicatie dan het gebruikelijke tijdstip tot een melding, maar ook het vergeten van aftekenen of het weigeren moet gemeld worden. Voor wat betreft de medicatiemeldingen is de toename van het aantal meldingen binnen de VG-sector opvallend. Het aantal meldingen waarbij een cliënt de medicatie niet inneemt of weigert toont een stijgende lijn. Gegeven de toename van het aantal medicatiemeldingen is dit voor Promens Care in 2012 reden hier aanvullend onderzoek naar te doen: waar zitten de oorzaken en hoe kunnen deze naar de toekomst toe ondervangen worden. De resultaten hiervan worden in 2013 besproken. In de categorie overig ( 796 meldingen) scoort met name vermissing en weglopen hoog. Afhankelijk van de aard van de melding/gebeurtenis kan Promens Care verplicht zijn hiervan melding bij de Inspectie voor de Volksgezondheid te doen. De (interne) meldingsprocedure is in 2012 verder aangescherpt, waarbij er voor de afdeling Kwaliteit expliciet een rol in (vervolg)onderzoeken is weggelegd.

Klachten Promens Care staat open en positief tegenover iedereen die kritisch mee wil denken over de kwaliteit van de zorgen dienstverlening. Daarbij gaat Promens Care ervan uit zij – door te leren van klachten en opmerkingen – haar dienstverlening kan verbeteren. De manier waarop klachten ingediend kunnen worden, is laagdrempelig en eenvoudig. In het kader van de Wet Klachtregeling Cliënten Zorgsector (WKCZ) en de Wet Bijzondere Opneming in Psychiatrische Ziekenhuizen is Promens Care verplicht een klachtenregeling te hebben voor haar cliënten. Dit is als volgt geborgd:

34


2012

1

Interne klachtenprocedure De cliënt bespreekt de klacht met degene die naar zijn of haar mening de klacht heeft veroorzaakt of daarvoor verantwoordelijk is, of met diens leidinggevende. Ook is het mogelijk de klacht in te dienen bij de Raad van Bestuur. De klacht moet in alle gevallen schriftelijk worden ingediend, dan wel digitaal via internet. De cliënt kan hiervoor ondersteuning vragen bij de cliëntvertrouwenspersoon. Een soortgelijke procedure bestaat er ook voor medewerkers.

2 Cliëntvertrouwenspersoon De cliënt heeft ook de mogelijkheid om zijn klacht te melden bij de cliëntvertrouwenspersoon. Deze heeft een onafhankelijke positie en kan zorgen voor ondersteuning bij de klachtopvang, bemiddeling, advisering of verwijzing van de klacht. 3 Externe klachtencommissie De klacht kan in behandeling worden genomen door de Interprovinciale Klachtencommissie Groningen/Drenthe (IPKC), die de gegrondheid van de klacht onderzoekt en de klager en beklaagde in de gelegenheid stelt om de klacht tijdens een hoorzitting toe te lichten. Het verdient de voorkeur dat de klacht eerst intern wordt besproken en zo mogelijk intern wordt opgelost, maar cliënten of andere belanghebbenden hebben het recht om klachten direct bij de IPKC in te dienen. De klachtencommissie kan worden ingeschakeld wanneer het probleem niet met de direct betrokkenen kan worden opgelost. De gezamenlijk aangesloten organisaties hechten belang aan een correcte afhandeling van de klachten. Promens Care heeft haar klachtenregelingen ondermeer beschreven in een brochure voor cliënten, ouders, overige wettelijke vertegenwoordigers en belangenbehartigers en informeert hen tenminste bij aanvang van de zorgen dienstverlening over deze regelingen. Hieronder wordt een overzicht gegeven van de ontvangen en afgewikkelde klachten in 2012. Het gaat hier om de interne klachtenprocedure. Deze klachten worden digitaal geregistreerd.


2 0 1 2

35

Aantallen In 2012 zijn in totaal 32 klachten geregistreerd. Op basis van een analyse van de klacht worden door een kwaliteitsfunctionaris aanbevelingen gedaan. Deze aanbevelingen vormen een onderdeel van de Balanced Scorecard en worden ieder kwartaal in het managementteam besproken. Zonder in te gaan op de aard en de ernst van de klachten, kan de aard van de klacht als volgt omschreven worden: • bejegening van en door cliënten; • onduidelijke nota’s dan wel verkeerde adressering; • organisatiewijziging (splitsing van de organisatie in een AWBZ- en Wmo-domein); • voor wat betreft wooncliënten: overgang naar één abonnement voor TV, internet en telefoon; • bereikbaarheid; • klachten van derden: geluidsoverlast, onderhoud omgeving locatie; • klachten van medewerkers: bejegening, nakomen afspraken. Uitgangspunt voor het behandelen van de klacht is dat de klacht binnen vier weken (na ontvangst) is afgerond. In een aantal gevallen is deze termijn niet gehaald, hierover is contact gelegd met de indiener van de klacht. In 2012 is er één klacht bij de externe klachtencommissie ingediend. Deze klacht bestond uit twee delen: één hiervan is gegrond verklaard, de ander ongegrond. De adviezen van de commissie zijn intern opgevolgd.

36


2012

Samenleving en belanghebbenden In de missie en visie van Promens Care staat centraal dat ieder mens optimaal moet kunnen deelnemen aan de samenleving. Vanuit die betrokkenheid worden door Promens Care diverse maatschappelijke initiatieven geïnitieerd en ondersteund.

Zo kan het ook Met het leefstijlprogramma Zo kan het ook! richt Promens Care zich nadrukkelijk op het voldoende bewegen en gezond eten. Om medewerkers op weg te helpen, zijn in 2012 scholingen aangeboden waarin praktische doe-opdrachten op het gebied van bewegen en voeding afgewisseld zijn met discussie, informatie en theorie over veranderen van leefstijl. Daarnaast zijn er in dit kader voor cliënten die bij Promens Care wonen specifieke leefstijlgelden ter beschikking gesteld. Wandelen blijkt steeds populairder te worden binnen Promens Care. Een groeiende groep cliënten en medewerkers sluit zich in toenemende mate aan bij wandelgroepjes, nordic walking activiteiten en wandel evenementen. Promens Care biedt daarom, aansluitend op dit enthousiasme, een interessant wandelprogramma aan waarbij met regelmaat trainingen en evenementen georganiseerd worden.

Gered Gereedschap Promens Care is aangesloten bij de landelijke Stichting Gered Gereedschap. Het eerste project hiervoor is inmiddels een feit: het opknappen van gereedschap voor een school in Malawi. Op een plaatselijke school in Malawi worden onder andere de opleidingen houtbewerking, elektrotechniek en metaalverwerking geboden. Promens Care zet zich daarbij in om ingezameld gereedschap te herstellen. Na herstel gaat het gereedschap naar Malawi, waardoor Promens Care bijdraagt aan een milieuvriendelijke manier van ondernemen door het stimuleren van hergebruik en afvalscheiding.


2 0 1 2

37

Duurzaamheid Duurzaamheid van zorg is in het algemeen een belangrijk thema binnen Promens Care. Door het realiseren van allerlei vormen van samenwerking ondersteunen wij cliënten om te komen tot een leefstijl die het welzijn en de gezondheid vergroot. Duurzaamheid die ook zijn beslag krijgt daar waar het om (her-) huisvesting gaat. In alle plannen en uitvoering wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van duurzaam bouwen en materiaalgebruik. Ook wordt er met gemeenten en woningcorporaties samengewerkt om het voorzieningenniveau binnen de diverse dorpen te kunnen behouden.

38


2012

Bedrijfsvoering en financieel beleid Bedrijfsvoering Om in te spelen op de ingrijpende wijzigingen in de zorgconjunctuur heeft Promens Care in 2012 van elke (potentiële) activiteit in de portefeuille Bedrijfsondersteuning vastgesteld in welke mate de activiteit gevoelig is voor de veranderingen in de AWBZ en Wmo.

• • • •

Gevoed door de ontwikkelingen zijn voorbereidingen getroffen voor het realiseren van een flexibele ICT-functie die (een medewerker in) het primaire proces nodig heeft. In 2013 wordt gestart met het aanbieden van de portaal-functie Promens Connect. De doelen hiervan zijn: ICT ervaren als een hulpmiddel en niet als last; verbeteren van de efficiëntie; het verder doorontwikkelen van de workflows van het cliëntproces naar het zorgproces en dit inbedden in het portaal; verbeteren van de informatievoorziening en de mogelijkheid om kennis en ervaringen te delen en te vinden; het verhogen van de flexibiliteit van de ICT-functie.

Daarnaast is 2012 gestart met: • het standaardiseren en uniformeren van de telefonie-infrastructuur inclusief de inbedding van het gebruik van andere communicatiemiddelen; • de uniformering en verbetering van het zogenoemde datawarehouse; dit datawarehouse is de bron voor managementrapportages, het ophalen van informatie voor de workflows en Promens Connect; • een verdere doorontwikkeling van de workflows. In 2012 is uitvoering gegeven aan de uitgangspunten in de strategische nota over duurzame huisvesting en duurzaam gebruik van middelen en materialen. Er zullen voor 2013 activiteiten worden ontwikkeld voor energiebesparing (monitor per gebouw) en recycling en hergebruik van materialen. Informatiebeveiliging is een belangrijk aandachtspunt. In 2012 zijn de organisatorische aspecten belicht op borging van privacy cliënt gegevens. Implementatie van vergaande informatiebeveiliging zal in 2013 plaatsvinden.


2 0 1 2

39

Brandveiligheid Het was noodzakelijk om de brandveiligheid binnen Promens Care verder vorm te geven. In 2012 heeft daarom de verankering van het brandveiligheidsbeleid plaatsgevonden en is de uitvoering van brandveiligheid voor gebouwen, zowel huur (in samenwerking met de woningbouwcorporaties) als eigendom, uitgevoerd. In 2013 zal het project brandveiligheid Certificering Brand Meld Installaties (BMI) worden uitgevoerd.

Risicobeheersing De belangrijkste externe ontwikkelingen, die kansen en risico’s voor Promens Care met zich meebrengen, zijn: • Overheveling functie Begeleiding, Inloop GGZ en Persoonlijke Verzorging naar de Wmo. • Invoering Participatiewet en Jeugdwet. • Beperking aanspraak verblijfszorg AWBZ. • Scheiding huisvesting en zorg in de AWBZ. • Overheveling langdurige GGZ naar de zorgverzekeringswet. • De capaciteitsregulering als gevolg van het binnen de contracteerruimte onderbrengen van uitbreiding van toelatingen. Als gevolg van deze externe ontwikkelingen en gelet op de visie van Promens Care op zorg zal het inzicht in kostenstructuren en risicobeheersing een prominente rol blijven spelen in de bedrijfsvoering. Promens Care blijft hierbij streven naar een betaalbare en hoge kwaliteit van zorg, waarbij de cliënt centraal staat. De toegankelijkheid van de financiële markten blijft een aandachtspunt, omdat het risicoprofiel van zorginstellingen voor banken door de voorgenomen invoering van de Normatieve huisvestingsvergoeding is gewijzigd. Het risicobeheersingsbeleid is gericht op efficiënte en effectieve sturing van de bedrijfsprocessen en het beperken van grote risico’s. Hieronder volgt een uiteenzetting van de opzet en werking van de belangrijkste risicobeheersing- en controlesystemen en een beschrijving van de voornaamste risico’s en onzekerheden waarmee Promens Care wordt geconfronteerd.

Interne risicobeheersing- en controlesystemen De Raad van Bestuur is verantwoordelijk voor het beheersen van de risico’s die verbonden zijn aan de activiteiten van Promens Care. De systemen en werkprotocollen zijn zo opgezet om tijdig kansen en risico’s te signaleren, risico’s te beheersen, de doelstellingen van Promens Care te realiseren, de betrouwbaarheid van de financiële verslaggeving te waarborgen en om te voldoen aan weten regelgeving.

40


2012

Het gaat hierbij niet alleen om financiële risico’s, maar ook om zaken als kwaliteit en veiligheid. De wijze waarop Promens Care haar risicomanagement uitvoert, is verankerd in de bestuursstructuur, de planning & control cyclus, het Healthcare Control Web, de administratieve organisatie en interne controle (AO/IC) en het kwaliteit managementsysteem (KMS). De integrale benadering van risicomanagement is in 2012 gecontinueerd. Afgeleid van de strategische doelstellingen is een integrale risico-inventarisatie en risico-analyse uitgevoerd. De risico’s zijn daarbij gewogen op kans en impact. De verschillende maatregelen om de risico’s te matigen zijn daarbij gekoppeld aan de jaarwerkplanactiviteiten. De uitkomsten zijn vastgelegd in een risicoregister. Borging hiervan zal jaarlijks plaatsvinden. Promens Care ziet integraal risicomanagement als instrument om de zekerheid van het behalen van de strategische doelstellingen te vergroten.

De planning & control cyclus Promens Care gebruikt voor het sturen en beheersen van de organisatie een planning & control cyclus. In deze cyclus nemen de kaderbrief, het jaarplan en de begroting, de maand- en de kwartaalrapportages een belangrijke plaats in. Daarnaast geven meerjarenprojectie en scenario-analyses de mogelijkheid te anticiperen op toekomstige ontwikkelingen. In de kwartaalrapportage (Balanced Scorecard) vormt de vertaling van het strategisch beleid tot op het niveau van de zorgsectoren en ondersteunende diensten, de basis. De kaders voor het opstellen van deze stukken stellen wij vroegtijdig vast en worden bepaald door interne en externe ontwikkelingen. In de begroting zijn de beschikbare en noodzakelijke middelen opgenomen. De maandrapportage is bedoeld om doorlopend de vinger aan de pols te kunnen houden van de ontwikkeling van kosten en opbrengsten. De kwartaalrapportage is vooral bedoeld als een tussentijds intern verantwoording- en rapportage-instrument. Op basis van de kwartaalrapportage, waarbij jaarlijks een managementreview wordt uitgevoerd, kunnen plannen worden bijgestuurd en kan actie worden ondernomen indien veranderende omstandigheden daartoe aanleiding geven. Hiermee worden de risico’s die zich gedurende een jaar voordoen zoveel mogelijk proactief beperkt. Tevens vervaardigt het management voortgangsrapportages die met de Raad van Bestuur worden besproken. Naast de planning & control cyclus heeft het kwaliteitssysteem een voorname plaats in de interne bedrijfsvoering. Dit uit zich door de uitwerking in verschillende procedures, protocollen en richtlijnen. Om de PDCA (plan-do-check-act) cyclus volledig te maken, worden verschillende toetsingen en controles uitgevoerd.


2 0 1 2

41

Voorbeelden hiervan zijn: de jaarlijkse managementreview, tevredenheidonderzoeken bij cliënten en medewerkers en interne audits. Interne auditfunctie De interne auditfunctie is een belangrijk onderdeel in het kwaliteitssysteem, waarbij vanuit een onafhankelijke rol de werking ervan wordt getoetst. In 2012 is een integrale auditfunctie ingevoerd. Audits worden vanuit één functie verricht op zowel het kwaliteitssysteem, de regeling AO/IC, de RI&E, HACCP, Arbo en BHV. Deze inzet van de auditfunctie resulteert in een meer eenduidige toetsing van de organisatie, terugkoppeling van de bevindingen en formulering van verbeterpunten. De uitkomsten worden op de verschillende niveaus in de organisatie gerapporteerd en besproken. Health Care Control Web Ook de accountant toetst het bestaan en werking van de interne processen. Hierbij wordt gebruik gemaakt van het Healthcare Control Web. De accountant PricewaterhouseCoopers heeft gerapporteerd dat Promens Care haar interne beheersing op een adequate wijze heeft ingericht. We zullen de komende jaren verder werken aan een gerichte verbetering van het beheersingsniveau, waarbij we ook oog houden voor ruimte voor innovatie en rekening houden met de externe ontwikkelingen.

Financieel beleid Promens Care verleent zorgen dienstverlening in drie zorgketens: de verstandelijke gehandicaptenzorg, de geestelijke gehandicaptenzorg en de maatschappelijke opvang. De bekostiging hiervan vindt plaats vanuit een toenemend aantal stromen. Naast de basis in de AWBZ is Promens Care in 2012 gefinancierd vanuit de Zorgverzekeringswet, de Wmo, het ministerie van Justitie en subsidiefondsen. Daarnaast wordt zorg geleverd op basis van PGB-gelden en een deel contractzorg. Het financiële beleid is voornamelijk gericht op een adequate afstemming van de beschikbare middelen met de levering van zorg. Onveranderd blijft één van de belangrijkste risico’s voor Promens Care, dat de met het Zorgkantoor gecontracteerde prestatievolume niet aansluit bij het dienstenvolume dat Promens Care realiseert. Door een goede monitoring van de productie in relatie tot de contractvolumes is dit risico teruggebracht. In het jaar 2012 hebben we een afgewogen keuze gemaakt om ook nieuwe cliënten zorg te blijven leveren. Het zorgkantoor is uiteindelijk in staat gebleken alle geleverde zorg te contracteren.

42


2012

Het ‘Lenteakkoord’ en Regeerakkoord Rutte II heeft zicht gegeven op de beleidsvoornemens van de overheid. De overheveling van de begeleiding van de AWBZ naar de Wmo als ook de invoering van de Participatiewet en Jeugdwet zijn van groot belang voor de organisatie. Daarnaast is met ingang van 2013 de aanspraak op verblijfszorg AWBZ ingeperkt en zijn de tarieven voor het vervoer gehalveerd. Aanvullende maatregelen om de uitgaven in de AWBZ te beperken volgen. Het opnieuw afstemmen van de financiële kaders op de interne bedrijfsvoering zal een extra inspanning vergen. Voorbereiding op deze toekomst voor wat betreft het financiële beleid heeft op een aantal gebieden plaatsgevonden. Voor alle prestaties is de huidige kostprijs berekend. Op basis hiervan bestaat goed inzicht in financiële bijdrage van iedere prestatie. Daarnaast is een aantal scenario’s uitgewerkt. Daarbij is inzichtelijk geworden wat de impact is van een aantal maatregelen op de verschillende onderdelen in de organisatie. Bij de financiële uitwerking van de scenario’s is tevens een strategische beleidsagenda opgesteld. Onderdeel hiervan is de herziening van het beleid voor vervoer van de cliënten van en naar de dagbesteding. De strategische beleidsagenda zal in 2013 verder worden uitgewerkt. Periodieke verantwoording op cliëntniveau, waarbij specifiek naar de effectiviteit van de inzet wordt gevraagd, zal uitgangspunt worden in het toekomstige stelsel. Promens Care zal de financieel/administratieve organisatie hierop inrichten, zodat externe verantwoording kan worden afgelegd en interne sturing kan plaatsvinden. Uiteindelijk zal voor iedere prestatie een integraal tarief worden ontvangen. Het financiële beleid is uitgaande van bovenstaande gericht op flexibiliteit en een optimale bezetting van de organisatie. Om een optimale inzet van de beschikbare financiële middelen te bewerkstelligen zijn beleidsuitgangspunten vastgelegd in het treasury statuut. Hierin is, op basis van een opgestelde risicoanalyse, beleid geformuleerd ten aanzien van werkkapitaal, financiering en verantwoordelijkheden en bevoegdheden. De financieringstructuur van de organisatie wordt sterk beïnvloed door de investeringen in huisvesting. Promens Care beschikt over een vastgoedstrategie. Het beleid van de overheid en de effecten van de economische crisis, zoals de (on)mogelijkheden van de woningcorporaties, leidt tot een herziening van de vastgoedstrategie. De behoefte aan financiering in de toekomst is op basis van de huidige inzichten beperkt, maar kan sterk worden beïnvloed door de afschaffing van de stelselwijzigingen, de bevoorschottingssystematiek of de keuze om huisvesting in eigen beheer te realiseren.


2 0 1 2

43

De gevolgen van de kredietcrisis en de eigen verantwoordelijkheid voor de bekostiging van huisvesting vraagt om gewijzigd beleid van Promens Care. Het beleid zal gericht zijn op de toegang tot de kapitaalmarkt en het opstellen van businessplannen ten behoeve van nieuwe initiatieven. In het jaar 2011 is de rentevast periode van een substantieel deel van de langlopende leningen opnieuw vastgesteld. Hierdoor wordt tot aan het einde van de looptijd geen renterisico meer gelopen. De toename van de risico’s op het financiële terrein maakt het noodzakelijk om reserves te vormen, waarmee tegenvallers kunnen worden opgevangen. Promens Care heeft de doelstelling een eigen vermogen te hebben dat minimaal 20% is van de totale opbrengsten. We zullen ons blijvend beraden of dit percentage van voldoende niveau is, waarbij de noodzaak bestaat het risicoprofiel per financieringsvorm mee te nemen in de beoordeling. In onze afweging nemen we ook de adviezen mee van het Waarborgfonds voor de zorgsector (WFZ) en de banken. Het jaar 2012 is afgesloten met een positief resultaat. Dit resultaat is toegevoegd aan de vermogenspositie van Promens Care. In onderstaande tabel is de verhouding weergegeven tussen het totale vermogen en de totale opbrengsten.

Financiële positie Promens Care In onderstaande tabel is de verhouding weergegeven tussen het totale vermogen en de totale opbrengst.

35%

Verhouding Vermogen/Opbrengsten

30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% 2012 Promens Care

44


2012

2011

Norm Waarborgfonds

2010

2009

Strategische doelstelling

De besteding van de financiële middelen 2012

Huur en leasing: 7%

Personele kosten – direct personeel: 60 %

Onderhoud en energie: 3% Afschrijvingen: 3%

Cliënt- en bewonersgebonden kosten1: 4%

Algemene kosten2: 10%

Voedingskosten en vervoer: 6%

Personele kosten – overhead: 7%

Financiële baten en lasten: 0%

Toelichting kostenpost: Cliënt- en bewonersgebonden kosten bestaan o.a. uit: medische kosten, verblijf en behandeling, inkoop zorgproducten, activiteiten cliënten waaronder voor het leefstijlproject ‘Zo kan het ook!’ 2 Algemene kosten bestaan o.a. uit: telefonie, productie communicatiemiddelen, accountantskosten. 1


2 0 1 2

45

Bewegen maakt de geest vrij

46


2012


2 0 1 2

47

Bijlage 1 Organogram Raad van Toezicht

Raad van Bestuur

Centrale Ondernemingsraad

Centrale Cliëntenraad

Concern Control

Bestuurssecretariaat

Communicatie

PO&O

Advies en Onder steuning

48

Bedrijfsonder steuning


Sector Wonen/WDL Noord

2012

Sector Wonen/WDL Zuidoost

Sector Wonen/WDL Zuidwest

Sector Jeugd en Gezin

Sector Wmo

Bijlage 2 Samenstelling en nevenfuncties Raad van Bestuur Promens Care heeft in 2012 een eenhoofdige Raad van Bestuur, bestaande uit de heer Hadderingh. Vanaf 1 januari 2013 is er sprake van een tweehoofdige Raad van Bestuur, bestaande uit de heer Hadderingh en de heer Van der Pol.

Naam

Bestuursfunctie

Nevenfuncties

Dhr. W. Hadderingh MBA

Raad van Bestuur

• Lid Adviescommissie voor Arbeidszaken (VGN) • Bestuurslid RIBW-Alliantie • Lid Raad van Toezicht Twentse Zorgcentra

Dhr. drs. J. van der Pol

Raad van Bestuur vanaf 1 januari 2013

• Voorzitter Platform Gehandicapten Zorg Groningen (PGZG) • Lid Raad van Toezicht Kwintes (op voordracht centrale cliëntenraad) • Voorzitter Stichting Praktijkinstellingen van de postdoctorale GGZ opleidingen in de regio Noordoost Nederland. • Adviserend lid Algemeen Bestuur CONO (Coördinerend Orgaan Nascholing en Opleiding) • Lid Adviescommissie Kwaliteit en Onderzoek VGN • Raad van Advies Menzis (vanuit het voorzitterschap PGZG)


2 0 1 2

49

Bijlage 3 Samenstelling (inclusief nevenfuncties) Raad van Toezicht ultimo 31 december 2012

Naam

Bestuursfunctie

Nevenfuncties

Dhr. J.J. Stavast

Voorzitter

Aftredend: 1 januari 2015 Niet herbenoembaar

Aandachtsgebied: Openbaar bestuur

• Voorzitter RvT Ziekenhuis Refaja (Stadskanaal) • Lid RvT Slachtofferhulp Nederland • Voorzitter KNHM afdeling Groningen • Voorzitter Stichting BSP (fondsbeheer) • Voorzitter Noord Nederland Trein en Tram Museum • Voorzitter Regionaal Ondernemings Instituut

Mw. C. Groenhoff

Lid (tot 1 januari 2013 vice-voorzitter)


• Lid Raad van Toezicht Bureau Jeugdzorg Drenthe • Secretaris Stichting Vrienden Hospice Zuidoost Drenthe • Voorzitter Stichting Leergeld Emmen e.o.

Aandachtsgebied: Personeel en organisatie Mw. mr. S. Kromdijk

Lid

Benoemd: Januari 2012 Herbenoembaar: Januari 2016

Aandachtsgebied: Juridisch

Dhr. drs. J.J. Haringsma RA

Lid

Aftredend: 1 juni 2015 Niet herbenoembaar Dhr. drs. T.J. van der Ploeg Aftredend: 1 juni 2016 Niet herbenoembaar

Aandachtsgebied: Financieel-economisch Lid

Lid

Aftredend 2012 Niet herbenoembaar

Aandachtsgebied: Zorginhoudelijk

Dhr. G.J. Meijer

Lid

Aftredend 2012 Niet herbenoembaar

Aandachtsgebied: PR, Communicatie & Marketing


• Financieel interim manager • Vicevoorzitter Raad van Toezicht Zorggroep Groningen • Bestuurslid Equites, het netwerk • Docent/examinator Nivra-Nijenrode • Directeur Regionale Ondersteunings Structuur Eerstelijnszorg Twente

Aandachtsgebied: Zorginhoudelijk

Dhr. drs. J.L. Wouters

50

• Officier van Justitie Openbaar Ministerie

2012

• Aandeelhouder De Raadgever Intradiensten B.V. • Psycholoog

• Directeur Stichting Internetplatform Drenthe • Directeur/mede-eigenaar Meijer & Kok Communicatie

Per 1 januari 2013 is de samenstelling van de Raad van Toezicht gewijzigd, als gevolg van de oprichting van Cosis de holdingstichting van de stichtingen Promens Care en NOVO. De Raad van Toezicht van Promens Care bestaat dan tevens uit de leden van de Raad van Toezicht van NOVO. De hierna genoemde personen zijn per 1 januari 2013 toegetreden tot de Raad van Toezicht van Promens Care.

Naam

Bestuursfunctie

Nevenfuncties

Mw. M.A.J. Jager-Wöltgens

Vice-voorzitter vanaf 1 januari 2013


Aandachtsgebied: Algemeen bestuurlijk, bedrijfs- en organisatiekundig

• Interim wethouder gemeente Boarnsterhim • Voorzitter NVTZ • Lid hoofdbestuur KNHM • Voorzitter Je Maintiendrai Fonds • Council member Europarc Federation

Dhr. prof. mr. dr. M.H. Wissink

Lid


Aandachtsgebied: Juridisch Zorginhoudelijk en Kwaliteit

Dhr. drs. G. Ensing

Lid

Aftredend: 1 maart 2016 Niet herbenoembaar

Aandachtsgebied: Financieel-economisch

Mw. C.A.M. Mulder

Lid

Benoemd: april 2009 Herbenoembaar: april 2013

• Advocaat-generaal bij de Hoge Raad der Nederlanden • Hoogleraar privaatrecht Rijksuniversiteit Groningen

• Directeur Krediet Risico Management Friesland Bank NV • Lid Raad van Toezicht Orthopedagogisch Centrum de Ambelt te Zwolle • Voorzitter Raad van Toezicht InteraktContour te Nunspeet

• Zelfstandig adviseur en interim manager in de non profit-sector Aandachtsgebied: • Voorzitter Raad van Toezicht Stichting Algemeen bestuurAmbulancezorg Groningen lijk, bedrijfs- en • Voorzitter adviesraad voor gehandicaptenbeleid organisatiekundig; van de Gemeente Groningen Personeel en organisatie • Voorzitter Raad van Commissarissen Woningcorporatie de Huismeesters • Lid van het bestuur van het Nationaal Fonds Gehandicaptensport • Lid van het bestuur van de Stichting Het Noorderlicht

Mw. dr. E. J. Finnema

Lid

Benoemd: oktober 2009 (op voordracht CFR/CCR) Herbenoembaar: oktober 2013

Aandachtsgebied: Zorginhoudelijk en Kwaliteit

• Lector NHL Hogeschool Leeuwarden • Lid Raad van Commissarissen Cedin Drachten • Lid adviescommissie Kwaliteit Nederlands Zorginstituut


2 0 1 2

51

Bijlage 4 Afkortingen AO/IC

Administratieve organisatie en interne controle

AWBZ

Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten

BHV Bedrijfshulpverlening BOPZ

Wet Bijzondere Opneming in Psychiatrische Ziekenhuizen

BSC

Balanced Scorecard

CCR

Centrale Cliëntenraad

GGZ

Geestelijke gezondheidszorg

GVT

Gezinsvervangende tehuizen

IPKC

Interprovinciale Klachtencommissie Groningen/Drenthe

KGVT

Kindergezinsvervangende tehuizen

LTVP

Lange Termijn Vastgoed Plan

LVG

Licht verstandelijk gehandicapt

MO

Maatschappelijke opvang

NHC

Normatieve Huisvestingscomponent

NVTZ

Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in Zorginstellingen

NVZD

Nederlandse Vereniging van Ziekenhuisdirecteuren

OC

Onderdeelcommissie ondernemingsraad

OGGZ

Openbare geestelijke gezondheidszorg

OR Ondernemingsraad PGB

52

Persoonsgebonden budget


2012

RIBW

Regionale Instelling Beschermd Wonen

VG

Verstandelijke gehandicaptenzorg

VGN

Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland

VPP

Versterken primair proces

VWS

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

WFZ

Stichting Waarborgfonds voor de Zorgsector

WKCZ

Wet Klachtenregeling cliënten Zorgsector

Wmo

Wet maatschappelijke ondersteuning

Wmcz

Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen

WTZi

Wet Toelating Zorginstellingen

ZZP

Zorg Zwaarte Pakket


2 0 1 2

53

54


2012

Het enige dat we over de toekomst weten, is dat het anders zal zijn.


2 0 1 2

55

Promens Care

Dit is een uitgave van Promens Care Postbus 214 | 9400 AE Assen |

T 088 878 9000

|

[email protected]

www.promens-care.nl twitter @promenscare www.facebook.com/promenscare

Productiedatum

Mei 2013

Redactie

afdeling Communicatie

online

Fotografie

Marcel J. de Jong, Assen

Ontwerp en opma ak AlbertsKleve DRUK

BNO, Assen

Koninklijke Van Gorcum, Assen

Het jaarverslag is zowel digitaal als gedrukt te verkrijgen. Download het digitale jaarverslag via www.promens-care.nl/jaarverslag Een gedrukt exemplaar kunt u aanvragen bij afdeling Communicatie, [email protected] Aan deze uitgave kunnen geen rechten worden ontleend.

Bestuursverslag Promens Care

Recommend Documents