PROMENS CARE 'PROMENS CONNECT: EEN DIGITAAL CLIËNTENDOSSIER WAAR JE ALS ZORGVERLENER BLIJ VAN WORDT' Promens Care biedt in de provincies Groningen en Drenthe zorg aan mensen met een verstandelijke, psychische of psycho-sociale beperking. Met zo’n 2000 professionele medewerkers helpt de organisatie haar ruim 3000 cliënten zo dicht mogelijk bij huis. Sinds 1 januari 2013 is Promens Care samen met NOVO ondergebracht in de holding Cosis.
ZORGVERLENERS ZELF AAN BASIS VAN NIEUW PLATFORM 2015 wordt een sleuteljaar voor zorginstellingen. Veel taken verschuiven van de overheid naar gemeenten. Zorgtrajecten moeten opnieuw aanbesteed worden. Hoe dat precies gaat uitpakken, weet niemand. Zeker is dat er straks minder geld beschikbaar is. Keuzes moeten worden gemaakt. Promens Care kiest voor de pure zorg door te kiezen voor een slim internetplatform. Goed genoeg was de ICT eigenlijk altijd.
ondersteuning aan ruim 3000 mensen
Goed genoeg vanuit het perspectief
met een psychische, verstandelijke of
van het hoofdkantoor. De medewerkers
sociale beperking in meer dan honderd
van beheer kregen precies de gegevens
kleinschalig opgezette woon-, werk- en
aangeleverd die ze nodig hadden voor
dagbestedingsaccommodaties
een goede administratie. Maar voor de
provincies Groningen en Drenthe. Het zou
mensen in het veld, de zorgverleners,
wel eens een antwoord kunnen hebben
was het vooral boekhouden geblazen,
gevonden op de naderende bezuinigingen
een extra taak. Promens Care gooit de
in de zorg. Daarvan is stafmedewerker
boel drastisch om. Gewerkt wordt aan
informatiebeleid Arno de Boer in ieder
een compleet nieuw platform, een nieu-
geval overtuigd. ‘De manier van werken
we elektronische infrastructuur die de
die we nu aanleren, gaat er volgens mij
zorgverleners centraal stelt.
voor zorgen dat we niet hoeven te snijden
in
de
in de zorgverlening zelf. En dat is waar Het in Assen gevestigde bedrijf biedt
het uiteindelijk om gaat.’
De zorgverleners krijgen allemaal een
zorgverleners zelf die het nauwst bij de
iPad. Het apparaat vervangt verschillen-
ontwikkeling van het platform betrokken
de systemen op plaatsafhankelijke com-
waren. De Boer: ,,We hebben bij elkaar
puters en in papieren logboeken. Lange
gezeten en zijn gaan brainstormen. Veel
gesprekken met andere zorgverleners
was mogelijk, binnen het kader van wat
en verwanten van cliënten gaan ook tot
juridisch moet natuurlijk. Er komen con-
het verleden behoren. Eén platform biedt
stant nogal wat regels op ons af.” Vragen
de mogelijkheid de administratie rond de
kwamen ter tafel als: Wat heb je nodig
zorg bij te houden, boodschappen aan
voor je dagelijkse werk? Wat is handig om
collega’s door te geven, familie van cli-
er bij te hebben? Van welke overbodige
ënten op de hoogte te houden en andere
zaken wil je wel afscheid nemen? ‘We
zorgverleners bij te praten.
begonnen met een acceptatiegroep van dertig man. Zij zijn de eerste gebruikers
Geheel tegen de traditie van grote be-
en hebben ons veel waardevolle informa-
drijven in de branche in, waren het de
tie gegeven. Ze rapporteerden waar ze
tegenop liepen, wat er nog miste.’
basis werkt. Het is aan ons om daar voor elke soort gebruiker steeds meer aan te
Inmiddels hebben alle 2000 medewerkers
bouwen. De zorgverleners werken als het
van Promens Care het platform in ge-
ware in een andere vleugel van het ge-
bruik. Het is architectonisch opgebouwd.
bouw dan de mensen op de administratie.
Zie het als een bouwplaat waarop een
Het boekhoudsysteem dat we gebruiken,
pand verrijst met steeds meer kamers
past erop, maar ook het gebruikersvrien-
en zalen, en gangen om die vertrekken te
delijke systeem voor de ‘mensen in het
verbinden. De Boer: ‘Dat is het mooie. De
veld.’ Regel is dat het platform gecreëerd
medewerkers, de mensen die bij cliënten op bezoek gaan, zijn de voordelen immens. Zij loggen in waar ze willen en kunnen aan de gang met hun verslag-
‘Dat is het mooie. De basis werkt. Het is aan ons om daar voor elke soort gebruiker steeds meer aan te bouwen’
legging, met alle randzaken die nou eenmaal bij de zorg horen. Het scheelt ze tijd en dat komt de zorg zelf ten goede.’ Uitgangspunt voor Promens Care was en is dat de applicaties die de zorgverleners dagelijks gebruiken uiterst vriendelijk in het gebruik zijn. En dat is nou precies de specialiteit van theFactor.e. De ontwerpers bedachten een overzichtelijk interface met een timeline à la Facebook. De medewerker ziet in een oogopslag wat zijn collega gisteren bij een cliënt heeft gedaan en gelaten. De
wordt om de mensen van dienst te zijn.
administratie, de agenda, bijzonderhe-
De tijden dat iedereen zich moest aan-
den, alles is binnen handbereik. Dat is
passen aan het systeem, liggen achter
vooruitgang. Maar het eindpunt is nog
ons.’ Dat is een radicale verandering, die
lang niet bereikt. De ‘pioniers’ van het
heus her en der tot gezucht en gesteun
systeem merken regelmatig dat dingen
leidt.
anders, handiger kunnen.
Verandering is in de regel niet leuk, ook
Binnenkort is er een evaluatie van de
niet als die hoe dan ook uiteindelijk meer
eerste maanden, waarin alle eisen en
comfort tot gevolg heeft. Arno de Boer:
wensen worden gebundeld. De Boer:
‘Iedereen die er mee om heeft leren gaan,
‘Daarmee gaan we om tafel met the-
merkt dat alles mobieler, sneller, makke-
Factor.e. Dat vinden de ontwerpers zelf
lijker gaat. Vooral voor onze ambulante
ook prettig, merk ik. Zij willen ons verder
helpen. Ze waren er ook vanaf het prille begin bij betrokken. Uiteindelijk wil ik dat wij zelf die rol overnemen, dat we zelf aanpassingen kunnen doen als we dat
‘De administratie, de agenda, bijzonderheden, alles is binnen handbereik’
nodig vinden. Ook dat is geen probleem. Het ICT-huis dat we nu gebouwd hebben, maakt ons paraat voor de toekomst. Het landschap verandert nogal en dat gaat bepaald niet minder worden. Wij zijn er klaar voor.’
‘ZORGVERLENERS ZELF AAN BASIS VAN NIEUW PLATFORM’
DE VRAAG Ontwerp en realiseer in nauwe samenwerking met de medewerkers een digitaal cliëntendossier waarin medewerkers, werkprocessen en de gebruiksvriendelijkheid centraal staan.
EEN GOEDE BASIS Eind 2012 is er een basis gelegd voor het zorgportaal Promens Connect, waarbij het intranet van Promens Care is vervangen door een flexibel platform op basis van Microsoft Sharepoint. De gebruiker beschikt daarmee over een online omgeving waarin hij gemakkelijk en op een intuïtieve manier informatie kan vinden en delen.
CLIËNTPORTAAL Er is ook een start gemaakt met een portaal voor cliënten en wettelijke vertegenwoordigers van de cliënt. Het portaal biedt nieuws van de cliëntenraad en geeft toegang tot het dossier van de cliënt.
HET ONTWERPPROCES Er is gebruik gemaakt van digitale, visuele schetsen en klikbare prototypes. Hierdoor had de eindgebruiker vroegtijdig een beeld van de functionaliteit. De meningen over en de resultaten vanuit het prototype konden als gevolg daarvan snel verwerkt worden in het ontwerp.
TIJDLIJN VAN GEBEURTENISSEN Om terug te kijken wat zich allemaal rond een cliënt afspeelt, worden de belangrijkste gebeurtenissen in een tijdlijn getoond. De medewerker kan zelf bepalen hoe ver hij in de tijd terug wil kijken en welke informatie getoond wordt. Zo vindt er overdracht op maat plaats met een zeer gebruiksvriendelijke interface.
VOORTGANG VISUEEL MAKEN Om zichtbaar te maken of er vooruitgang is geboekt, wordt er gebruik gemaakt van scores. Promens Care maakt bijvoorbeeld gebruik van de GAS (Goal Attainment Scaling) score bij doelen. In de digitale omgeving kan nu in een paar klikken “gescoord” worden en kunnen de scores in grafieken weergegeven worden.
Locatie Groningen: Friesestraatweg 215 a Postbus 2010 9704 CA Groningen Locatie Amsterdam: Overhoeksplein 2 1031 KS Amsterdam T: +31 (0)50 57 57 888
E:
[email protected]
