bestuursondersteuning

Hoofdstuk 8: Personeel en organisatie/Bestuursondersteuning

8.1 Organisatie 8.2 Personeel & arbo 8.3 Marketing & communicatie 8.4 Ondernemingsraad 8.5 Klachtencommissie

8. Personeel en organisatie / Bestuursondersteuning 8.1 Organisatie Woonpartners Midden-Holland, Stichting voor bouwen en beheren, is opgericht op 18 april 1996. Op 9 december 1999 is de stichting organisatorisch gefuseerd met Woonpartners Gouda, Stichting voor bouwen en beheren en de beheerstichting Woonpartners Midden-Holland. Op 7 september 2010 is Woonpartners Midden-Holland gefuseerd met de Stichting Waddinxveense Bejaardenhuisvesting en Stichting Ouderencentrum Waddinxveen. De huidige statuten zijn vastgesteld per notariële akte op 7 september 2010. Woonpartners Midden-Holland is bij Koninklijk Besluit van 23 september 1998 toegelaten in de zin van de Woningwet onder nummer 98.004524. De stichting is een toegelaten instelling in de gemeenten Gouda, Rotterdam, Waddinxveen, Zuidplas en Alphen aan den Rijn. Woonpartners Midden-Holland is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel en Bedrijven in Rotterdam/kantoor Gouda, onder nummer 29045958 en is statutair gevestigd aan de Coenecoop 6, 2741 PG in Waddinxveen. Het boekjaar loopt van 1 januari tot en met 31 december. Aedes Woonpartners Midden-Holland is aangesloten bij Aedes, de landelijke vereniging van woningcorporaties. Op 6 november 1996 is Woonpartners Midden-Holland geregistreerd als organisatie die de Bedrijfstakcode Woningcorporaties onderschrijft en onder nummer 4363 opgenomen in het Nationaal Register Volkshuisvestingsinstellingen. VNO-NCW West Woonpartners Midden-Holland is aangesloten bij het ondernemersnetwerk in Noord- en Zuid-Holland: VNO-NCW West. VNO-NCW West biedt een netwerk aan haar leden, behartigt de collectieve belangen van het bedrijfsleven in Noord- en Zuid-Holland, maar ook op bovenlokaal niveau. Het ondernemersnetwerk vertegenwoordigt bedrijven in de sectoren industrie, handel, transport, bouw, zakelijke en maatschappelijke dienstverlening en de gezondheidszorg en werkt nauw samen met de landelijke vereniging VNO-NCW. Bestuurlijke organisatiestructuur Raad van Toezicht Directeur-bestuurder Werkorganisatie Huurders Verbindingen met andere rechtspersonen en vennootschappen

(zie ook bijlage 2)

Interne organisatie Directeur-bestuurder

Controller

Afdeling Bestuursondersteuning

Afdeling F&BEZ

Afdeling Ontwikkeling

Adjunct-directeur

Afdeling PON

Afdeling K&V

Afdeling W&B

In het Woningbeheeroverleg (WBO), waarin behalve de adjunct-directeur de onder hem ressorterende afdelingen Planmatig Onderhoud & Nieuwbouw (PON), Klantinformatie & Verhuur(K&V) en Wijk- & Buurtbeheer(W&B) zijn vertegenwoordigd, wordt inhoud gegeven aan de operationele processen met betrekking tot het woningbeheer van de organisatie. Tot 1 september 2013 kende Woonpartners ook de woningbeheerafdelingen Woonpartnersservice (WPS) en Maatschappelijk & Overig Vastgoed(M&OV). Deze afdelingen zijn opgesplitst en opgegaan in de afdelingen K&V en W&B. In het Strategisch Overleg (SO), waarin behalve de directie de controller en de afdelingen Ontwikkeling, Financiën & Bedrijfseconomische Zaken (F&BEZ) en Bestuursondersteuning zijn vertegenwoordigd, wordt het strategisch beleid vormgegeven.

8.2 Personeel & arbo Cultuur en ontwikkeling Woonpartners geeft haar medewerkers veel eigen verantwoordelijkheid. Samenwerking staat hoog in het vaandel, want samen bereik je het beste resultaat. De werksfeer is plezierig, open en behulpzaam. Goede ideeën worden op prijs gesteld. Medewerkers zijn trots op waar de organisatie voor staat. De medewerkers gaan bewust om met de beschikbare middelen om de maatschappelijke doelstelling zo goed mogelijk in te vullen. Woonpartners werkt continu aan de ontwikkeling van de organisatie door te investeren in de ontwikkeling van haar medewerkers. Kennisdeling Diverse medewerkers/afdelingen nemen deel in een functionarissenkring in het kader van kennisdeling. Afdeling Directeur-bestuurder

Functionarissenkring Nederlandse Vereniging Bestuurders Woningcorporaties

Directeur-bestuurder

Avicenna jaargroep


Avicenna alumnibijeenkomsten


Platform 31 bestuurdersbijeenkomsten (voorheen KEI)


Bouwsociëteit Midden-Holland NVTZ (Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in Zorginstellingen)



Aedes bijeenkomsten voor directeur-bestuurders, waaronder jaarcongressen lid Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in de Kinderopvang (NVTK)

Bestuursondersteuning

P&O netwerk Aedes

Bestuursondersteuning

Cover en Het Corporatiehuis

Controlling

Aedes overleg controllers

Controlling

Alumnigroep Public Sector (Deloitte)

F&BEZ

NetwIT

Planmatig Onderhoud & Nieuwbouw

Kring Technisch Management ICP


KEI Yurp


Netwerk Monumenten


Netwerk Duurzaamheid en Energie


Klankbordgroep Bouwregelgeving

Klantinformatie & Verhuur

Bouwstenen

Ontwikkeling

Fellowship gebiedsontwikkeling

Ontwikkeling

Bouwsociëteit Midden-Holland


Exitmotieven In de loop van 2013 heeft één medewerker met een contract voor onbepaalde tijd de organisatie verlaten. De reden van vertrek was ontslag met wederzijds goedvinden. Algemene arbeidsvoorwaarden De algemene arbeidsvoorwaarden zijn in 2013, naast tweemaal een algemene actualisering, op de volgende onderdelen gewijzigd:  regeling inschakelen vertrouwenspersoon  regeling beoordelen en belonen  agressieprotocol  regeling reiskosten woon-werkverkeer OV  gedragscode gebruik telefoniesysteem  individuele bonusregeling per 1-1-2014 (onderdeel van de regeling beoordelen en belonen)  deeltijdbeleid  collectieve ziektekostenverzekering Wat en hoe In 2013 is ‘Wat en hoe’, het instructieboekje voor medewerkers, twee maal geactualiseerd. Bijeenkomst leidinggevenden In 2013 is in een aparte bijeenkomst voor alle leidinggevenden aandacht besteed aan de resultaten van de maatregelen die op de beheerafdelingen zijn getroffen naar aanleiding van de medewerkersonderzoeken 2011 en 2012. Opleidingsthema’s In de heisessie SO is afgesproken welke opleidingsthema's voor 2014 gelden: Opleidingsthema’s bedrijfsbreed  automatisering  (kosten-)efficiënt werken  doelgerichte communicatie (mondeling en schriftelijk, -websiteteksten, e-mail)

Opleidingsthema’s afdelingen  persoonlijke effectiviteit (F&BEZ)  interne klantgerichtheid (F&BEZ)  adviseren / beïnvloeden vanuit inzicht (F&BEZ)  kennis van klantgroepen (W&B)  opzetten van beheerstrategieën (W&B)  participeren op een hoger plan (W&B)  kennisdeling binnen de afdeling (W&B)  projectleiding, -toezicht, -ondersteuning (PON)  klantvriendelijkheid (M&OV)  klantvriendelijk en zakelijk telefoneren (K&V)  contractvorming (ONTW) Opbouw personeelsbestand Totaal

Mannen

Vrouwen

Fulltime

Parttime

Directie en Bestuursondersteuning

10

3

7

7

3

Financiën & Bedrijfseconomische Zaken

10

4

6

4

6


16

13

3

13

3

7

4

3

4

3

Wijk- en Buurtbeheer

34

18

16

16

18

Klantinformatie & Verhuur

25

3

22

7

18

1

1

0

0

1

103

46

57

51

52

Fulltime

51

42

9

Parttime

52

4

48

Ontwikkeling

Boventalligen

Totaal

Ultimo 2013 bedroeg de gemiddelde leeftijd van de medewerkers 46 jaar ten opzichte van 45 jaar ultimo 2012. Er zijn geen medewerkers buiten Nederland werkzaam.

Vanaf eind 2013 bestaan de afdelingen Woonpartnersservice & Intake en Maatschappelijk & Overig vastgoed niet meer. Zij zijn geïntegreerd in respectievelijk afdeling Wijk & Buurtbeheer (Woonpartnersservice) en Klantinformatie & Verhuur (Intake en Maatschappelijk & Overig vastgoed). Het personeelsbestand is in 2013 gegroeid naar 103 personeelsleden (was 101 eind 2012). Uitbreiding van de formatie van de afdeling Financiën & Bedrijfseconomische Zaken was noodzakelijk gezien de steeds zwaardere eisen die aan de financiële verslaglegging worden gesteld. Bij de afdeling Ontwikkeling is kostenbesparing gerealiseerd door het tijdelijk in dienst nemen van een medewerker en afscheid te nemen van een ingehuurde medewerker. Bruto Loonsom

Ziekteverzuim Totaal 2013

Totaal 2012

Kort

Middel

Lang

Melding frequentie

Totaal Woonpartners

5,3%

5,91%

1,4%

0,8%

3,1%

1,7

Het ziekteverzuim over 2013 is gedaald ten opzichte van 2012.

Arbodienst Met ingang van 1 januari 2013 is De Witte Raaf de arbodienst van Woonpartners. Arbo e

In het 4 kwartaal is het arbo plan van aanpak 2013 geëvalueerd en is een nieuw plan van aanpak voor 2014 vastgesteld. In 2013 is één ongeval in werktijd gemeld (val op straat tijdens een werkopdracht buiten). In 2013 zijn 4 gevallen gemeld van agressie & geweld van huurders richting medewerkers: Afdeling

W&B

Aard Uitschelden, beledigen, schreeuwen, bedreiging aan derden Beledigen, schreeuwen, indirecte bedreiging Uitschelden, beledigen, vernederen, schreeuwen

K&V

Beledigen, schreeuwen, persoonlijke bedreiging

W&B W&B

Maatregel

besproken met leidinggevende besproken met leidinggevende, toegang mondeling ontzegd, afdeling ingelicht besproken met leidinggevende besproken met leidinggevende, waarschuwingsbrief, aangifte, afdeling ingelicht, gesprekken met veroorzaker

Er zijn in 2013 geen gevallen van seksuele intimidatie of discriminatie gemeld. De bedrijfshulpverleningsplannen voor de kantoren Gouda en Waddinxveen en het AFC zijn geactualiseerd. De arbodienst van Woonpartners heeft in 2013 een veiligheidscheck uitgevoerd op de vestigingen van Woonpartners (balieomgeving).

Integriteitscodes Woonpartners Midden-Holland kent een integriteitscode voor de eigen medewerkers en daarnaast een integriteitscode voor leveranciers en aannemers. Bij opdrachten in het kader van planmatig onderhoud, dagelijks onderhoud, contractonderhoud en nieuwbouw wordt altijd een integriteitsverklaring van de leverancier of aannemer gevraagd. Ook bij alle andere opdrachten wordt gevraagd om een integriteitsverklaring, tenzij dit een aankoop betreft tegen een niet onderhandelbare prijs (openbaar tarief). Dit moet aannemelijk gemaakt kunnen worden. De integriteitscode is in 2013 aangepast op richtlijn 1 ‘Omgaan met dilemma’s en melden van misstanden’ (klokkenluidersregeling) en verduidelijkt op richtlijn 8 ‘Uitnodigingen en geschenken’.

8.3 Marketing & communicatie Dit zijn de belangrijkste onderwerpen waarmee Woonpartners in de media en in eigen publicaties is verschenen:  asbest aan het Pretoriaplein  huisuitzetting  verhuurdersheffing  landelijk beleid huurverhogingen  leefbaarheid (maaltijdservice AFC, portiekportiers, docusoap No Show, rolstoel 3 daagse, expositie Weekendschool, overlast in Oosterwei en Korte Akkeren, Citymarketing Waddinxveen, Open Monumentendag, woonwagens in Waddinxveen) 

bouwprojecten (De Parkwachters en Gouwe Oever in Boskoop, Centrumplan en Alblas in Waddinxveen, Wijkontwikkeling in Gouda Oost, Rijngaarde in Bodegraven)



Woonpartners algemeen (gewijzigde openingstijden Zevenhuizen, minister Blok in Gouda, jaarverslag, afscheid leden Raad van Toezicht, geen extra huurverhoging door Woonpartners, nieuwjaarsreceptie)



landelijk nieuws (reddingsplan Vestia, inkomensafhankelijke huurverhoging)

Na analyse door het KWH is aandacht besteed aan het ontwikkelen van marketingtools en van duidelijk taalgebruik. Zo is er een schrijfwijzer opgesteld voor onder meer het schrijven van webteksten, brieven en artikelen. Eind 2013 is de nieuwe website van Woonpartners de lucht in gegaan. Aan deze website is gedurende het hele jaar 2013 gewerkt. Er zijn bovendien voorbereidingen getroffen voor een huurdersportal dat wordt gekoppeld aan de website en een intranet met kennisbank, die in 2014 live gaan. Beleid marketing & communicatie De handleiding wordt jaarlijks geactualiseerd. In 2013 is bovendien het crisisprotocol aangescherpt. Relatieblad In december 2013 is het laatste relatieblad verschenen, het WP Magazine. Vanaf 2014 zal onder andere worden gewerkt met digitale nieuwsbrieven en videojournaals. Sponsorbeleid In 2013 zijn 21 sponsoraanvragen ingediend waarvan er 11 zijn gehonoreerd met een totaal budget van € 2.075,-. Aanvragen kunnen alleen worden gehonoreerd als deze een relatie hebben met het werkveld van de corporatie.

In 2013 zijn sponsorbijdragen toegekend aan:          

Kinderboerderij Dierendal in Waddinxveen 60-jarig jubileum van speeltuinvereniging De Paddestoel in Waddinxveen Organisatie van Oranjedag in Waddinxveen en Gouda Advertentie in de theaterkrant van Floratheater in Boskoop Rolstoeldriedaagse in Waddinxveen Boek ‘Beelden in Waddinxveen’ Open Monumentendag in Gouda Speelgoedbank in Gouda (ter beschikking stellen tijdelijke ruimte) Vrouwenfitness Sasafit in Gouda (ter beschikking stellen tijdelijke ruimte) Stichting Gouwebloem (gebruik van ruimte in Anne Frank Centrum in Waddinxveen)

Aanvragen in het kader van leefbaarheid en wonen, leren en werken zijn hierin niet opgenomen. Dit wordt verantwoord in de hoofdstukken 4 en 5.

8.4 Ondernemingsraad (OR) De OR bestond in het verslagjaar uit de heren Ten Zijthoff (voorzitter), Van Doorn en Wulffraat en de dames Scharleman en Stevens. De raad heeft een tweedaagse OR-training gevolgd. Het overleg tussen de OR en de directeur-bestuurder verloopt in goede harmonie. Overleg-vergadering d.d. 23-01-2013

20-03-2013

17-04-2013

12-06-2013 04-09-2013

06-11-2013

11-12-2013

Belangrijkste onderwerpen aanpassing integriteitscode (klokkenluidersregeling) aanpassing regeling inschakelen vertrouwenspersoon aanpassing regeling beoordelen en belonen opleiding OR jaarverslag 2012, onderdeel P&O integriteitscode aanpassing regeling reiskosten woon-werkverkeer OV selectieprocedure benoemingen kandidaten R.v.T. aanpassing regeling reiskosten woon-werkverkeer OV eigenrisicodragerschap aanpassing regeling reiskosten woon-werkverkeer OV brief Arbeidsinspectie inzake liften CAO (loopt van 1 juli 2013 tot eind 2013) gedragscode gebruik telefoniesysteem Verlofontwikkeling aanpassing regeling reiskosten woon-werkverkeer OV brieven Arbeidsinspectie inzake liften bedrijfssluitingsdagen 2014 voorstel aanpassing regeling beoordelen en belonen per 1-1-2014 (individuele bonus) voorstel aanpassen hoofdstuk deeltijdbeleid meer (resultaat) met minder (medewerkers en financiële middelen) evaluatie arbo plan van aanpak 2013 arbo plan van aanpak 2014 voorstel aanpassing regeling verschoven werktijden voorstel aanpassen hoofdstuk beoordelen en belonen terugdringen ziekteverzuim

8.5 Klachtencommissie De samenstelling van de Klachtencommissie en de werkwijze van deze commissie staan vermeld op de website: www.woonpartners-mh.nl. Aantal binnengekomen klachten 2013 Ontvankelijk Niet ontvankelijk Aantal klachten dat tot een zitting is gekomen Aantal klachten dat door de organisatie alsnog is opgepakt en opgelost Onderwerpen 2013 Dienstverlening personeel Dienstverlening derden Woningtoewijzing Uitgevoerd onderhoud Overlast Anders

24 21 3 3 21

3 4 1 8 4 4

bestuursondersteuning

Recommend Documents