Bestuur rendement. Vrijwilligers. Zouden alle vrijwilligers in Nederland tegelijk besluiten om ermee te stoppen dan is de chaos niet te overzien. De vrijwillige inzet in Nederland is enorm en veel activiteiten en voorzieningen drijven op de krachten van vrijwilligers. Ook stichtingen en verenigingen kunnen vaak niet zonder de inzet van vrijwilligers. En met de komst van de Wet maatschappelijk ondersteuning zal in de nabije toekomst een nog grotere rol zijn weggelegd voor de vrijwilligers en de organisaties waarvoor zij zich inzetten. Maar goede vrijwilligers liggen niet voor het oprapen. En hoe zorgt u er vervolgens voor dat deze gewaardeerde krachten bij uw organisatie betrokken blijven en niet vertrekken?
Aandacht. In dit dossier leest u alles over hoe u vrijwilligers kunt werven, waarderen en behouden. Er wordt aandacht besteed aan hoe u het beste om kunt gaan met specifieke groepen vrijwilligers, zoals jongere en allochtonen. Ook vindt u meer informatie over wat Wmo voor uw stichting of vereniging betekent en waar u zelf ondersteuning kunt vinden bij uw vrijwilligersbeleid.
Vrijwilligers.....................................................................................................................................................1 Aandacht..........................................................................................................................................................1 1 WAT IS EEN VRIJWILLIGER?.......................................................................................................................4 1.1 DEFINITIE.......................................................................................................................................................... 4 1.2 CIJFERS.............................................................................................................................................................5 1.3.1 Verschillen..............................................................................................................................................6 2 WERVEN VAN VRIJWILLIGERS...................................................................................................................9 2.1.2 takenpakket.............................................................................................................................................9 2.1.4 Beloning................................................................................................................................................10 2.2 DE WERVINGSCAMPAGNE....................................................................................................................................10 2.2.1 De advertentie...................................................................................................................................... 11 2.3 NA DE SELECTIE ...............................................................................................................................................13 5.1.1 Jongeren betrekken...............................................................................................................................21 6.1 MOTIEVEN........................................................................................................................................................ 29 6.2 VORMEN VAN BELONING.................................................................................................................................... 30 6.2.1 Erkenning............................................................................................................................................. 30 6.2.2 Waardering...........................................................................................................................................31 6.2.3 beloning................................................................................................................................................31 6.2.4 Andere manieren.................................................................................................................................. 32 6.3 VERGOEDING....................................................................................................................................................32 6.3.1 Onkosten vergoeding............................................................................................................................32 6.3.2 Combinatie met uitkering.....................................................................................................................32 6.3.3 Heffingen..............................................................................................................................................33 6.3.4 Giften....................................................................................................................................................33 7 GOED VERZEKERD .......................................................................................................................................34 7.1 PARTICULIERE AANSPRAKELIJKHEID......................................................................................................................34 7.1.1 Secondaire aansprakelijkheid.............................................................................................................. 34 7.1.2 WAM ....................................................................................................................................................34 7.2 AANSPRAKELIJKHEID ORGANISATIE.......................................................................................................................35 7.2.1 AVB.......................................................................................................................................................35 7.2.2 Aandachtspunten..................................................................................................................................35 7.3 ONGEVALLENVERZEKERING.................................................................................................................................35 7.4 BESTUURDERSAANSPRAKELIJKHEID .......................................................................................................................36 7.5 RECHTSBIJSTANDVERZEKERING............................................................................................................................37 7.6 EVENEMENTENVERZEKERING ..............................................................................................................................37 8 ADMINISTRATIE.............................................................................................................................................38 8.1 GEGEVENS.......................................................................................................................................................38 8.2 SYSTEMEN....................................................................................................................................................... 39 9 DE WMO.............................................................................................................................................................40 9.1 WAT IS DE WMO?............................................................................................................................................40 9.2 SAMENWERKEN MET DE GEMEENTE.......................................................................................................................41 9.2.1 Meer inzet vrijwilligers........................................................................................................................ 41 9.2.2 Achterban informeren...........................................................................................................................42 9.3 ONDERSTEUNING VAN VRIJWILLIGERSORGANISATIES................................................................................................42 9.4 RISICO ’S WMO.................................................................................................................................................43 9.5 OVERGANGSJAAR..............................................................................................................................................44 10 GRENZEN VAN VRIJWILLIGERSWERK................................................................................................45 10.1 GRENZEN BEPALEN..........................................................................................................................................45 10.2 REAGEREN OP HULPVRAAG................................................................................................................................46 10.3 GRENZEN VERLEGGEN......................................................................................................................................47 11 WEGWIJS IN ONDERSTEUNINGSLAND.................................................................................................48 11.1 ONDERSTEUNING IN NEDERLAND.......................................................................................................................48 11.2 STEUN ZOEKEN............................................................................................................................................... 48
2
11.3 GEMEENTELIJKE ONDERSTEUNING .......................................................................................................................49 11.3.1 Steunpunt vrijwilligerswerk................................................................................................................49 11.3.2 Het sportservicepunt...........................................................................................................................50 11.3.3 Het steunpunt informele zorg.............................................................................................................50 11.4 ONDERSTEUNINGSVRAGEN................................................................................................................................ 50
3
1 Wat is een vrijwilliger? Wat is een vrijwilliger? Een vraag die even lastig te beantwoorden is als de vraag: wat is een allochtoon? Of: wat is een jongere? De vrijwilliger bestaat niet, net als de jongere, de vrouw of de man. De taken die zij al vrijwilliger op zich nemen en hun motief om vrijwilligerswerk te gaan doen, lopen sterk uiteen. Vrijwilligers zijn in ieder geval geen werknemers, want een arbeidsovereenkomst ontbreekt. Natuurlijk zorgt u wel goed voor uw vrijwilligers, zodat ze zich naar tevredenheid blijven inzetten.
1.1 Definitie De officiële definitie van vrijwilligerswerk, door het toenmalige ministerie van VWS in 1980 opgesteld, luidt nog steeds: ‘Werk dat in enig georganiseerd verband onverplicht en onbetaald wordt verricht ten behoeve van anderen of de samenleving’. Deze definitie is op te delen in vier componenten: 1. Onbetaald. 2. Onverplicht 3. Ten behoeve van anderen of de samenleving; 4. In enig georganiseerd verband. Pas wanneer alle vier de criteria van toepassing zijn is er sprake van vrijwilligerswerk. Toch is de praktijk veel minder duidelijk. De grenzen van het vrijwilligerswerk zijn in beweging en veel vormen van vrijwilligers werk vallen niet meer onder de definitie. Onbetaald Zo zijn er tal van vormen van vrijwilligers werk waarbij er sprake is van een kleine financiële beloning. Denk maar aan sporttrainers of de vrijwillige brandweer. Frappant is ook dat de belastingdienst recent een nieuw element aan de al bestaande vrijwilligeronkostenregeling heeft toegevoegd. Organisatie kunnen hun vrijwilligers tot een bepaald bedrag per uur uitbetalen (€ 4,50 voor volwassenen), zonder dat u of de vrijwilliger hoeft aan te tonen dat het hier daadwerkelijk om onkosten gaat. Bij hogere bedragen moeten u of de vrijwilliger wel bewijzen dat het om een onkostenvergoeding gaat, dan wel dat er geen sprake is van een marktconforme beloning ( zie voor de onkostenregeling ook hoofdstuk 6). De fiscus wekt hiermee in elk geval de indruk dat voor haar het criterium ‘onbetaald’ opschuift in de richting van een ‘niet-markt conforme betaling’. Andere definitie Aangezien de officiële definitie steeds meer gaat wringen, heeft MOVISIE (tot 1 januari 2007 CIVIQ) het begrip’ vrijwillige inzet’ geïntroduceerd. Deze term is veel breder dan de term ‘vrijwilligerswerk’ en probeert aan de diverse en dynamische werkelijk recht te doen. Dit maakt het tegelijkertijd lastig om een nieuwe, algemeen gedeelde definitie aan deze term te koppelen. MOVISIE heeft daarom een hulpmiddel ontwikkeld, de draaischijf. Deze bestaat uit acht schijven: motief, oorsprong vrijwillige inzet, mate van keuzevrijheid, mate van beloning, ‘voor wie doe je het’, type organisatieverband, organisatiegraad en ‘en we noemen het’. Bestuurders kunnen hiermee de positie en vorm van het vrijwilligerswerk in hun organisatie vaststellen en hier ook eventueel de werving van vrijwilligers aan koppelen. De draaischijf en een uitgebreide toelichting kunt u vinden op http://www.civiq.nl/draaischijf.
4
Onverplicht Ook ten aanzien van het onverplichte karakter van vrijwilligerswerk treden verschuivingen op. Zo heeft het nieuwe kabinet bijvoorbeeld plannen om een maatschappelijke stage voor alle jongeren in te voeren. En lokale bestuurders roepen steeds vaker dat uitkeringsgerechtigden iets terug moeten doen, ‘desnoods in de vorm van vrijwilligerswerk’. Kortom, voor bepaalde groepen mensen lijkt vrijwilligerswerk wel degelijk een verplichting te gaan worden. Georganiseerd En hoe staat het met het georganiseerd verband? Tegenwoordig zijn er talloze vrijwilligers ‘minder georganiseerd’ actief op internet, of in los-vast georganiseerde buurt- en burgerinitiatieven. Ook op dit punt voldoet de officiële definitie van vrijwilligers werk steeds minder aan wat er nu aan vrijwilligerswerk wordt gedaan in Nederland. Wat niet is veranderd, is dat de vrijwilligers zich voor anderen of ten behoeve van de samenleving inzetten.
1.2 Cijfers Omdat steeds meer vormen van vrijwilligerswerk niet meer onder de officiële definitie van vrijwilligerswerk vallen is het moeilijk om het aantal vrijwilligers in Nederland te bepalen. Er zijn wel diverse onderzoeken gedaan, door onder andere het Centraal Bureau voor de Statistiek(CBS), het Sociaal en Cultureel Planbureau (SCP) en de vakgroep filantropische studies van de Vrije Universiteit met haar onderzoek ‘Geven in Nederland’ (GIN). Een op de drie is vrijwilliger De cijfers die uit deze onderzoeken rolden, zijn onderling echter slecht vergelijkbaar, omdat de onderzoekers verschillende onderzoeksmethoden hanteerden en iets anders verstonden onder het begrip ‘vrijwilligerswerk’. Zo is het aantal vrijwilligers in Nederland volgens het CBS maar liefst 43% van de bevolking van 18 jaar en ouder (cijfers van 2004) en volgens SCP 32% (cijfers van 2005) en ‘Geven in Nederland’ 41,3% (in 2004). Daar komt bij dat veel mensen zichzelf bovendien helemaal niet zien als vrijwilliger. Zij doen iets voor hun vereniging of helpen een club of goed doel. Hoe het begrip ‘vrijwilliger’ ook wordt gedefinieerd, vaststaat dat ongeveer een derde van de Nederlanders actief is als vrijwilliger. Uitgesplitst naar sectoren, bevolkingsgroepen en leeftijd zijn er echter flinke verschillen. Deze statistische gegevens kunnen u helpen veel gerichter vrijwilligers te werven. Sectoren Het aantal vrijwilligers varieert nogal in en tussen sectoren. Dit heeft natuurlijk allereerst te maken met de persoonlijke voorkeuren van vrijwilligers. Maar deze verschillen zijn ook vaak te herleiden naar de fase in de levencyclus. Zo zijn jongeren vaak vrijwilliger in een sportvereniging dan ouderen. Kijken we naar vrijwilligerswerk op scholen dan blijkt 9% van de Nederlandse bevolking in 2004 daar actief te zijn geweest als vrijwilliger, bijvoorbeeld in het schoolbestuur of de oudercommissie. Het zijn vooral ouders, en dan met name iets oudere moeders, die zich als vrijwilliger inzetten op de school van hun kinderen. Naarmate de leeftijd stijgt, kiezen mensen steeds meer voor vrijwilligerswerk in de verzorging en verpleging.
5
Bevolkingsgroepen Niet alle bevolkingsgroepen in de Nederlands samenleving zetten zich in gelijke mate als vrijwilliger in. Zo verrichten autochtonen volgens een enquête van Regioplan uit 2004 bijna 2 keer zo vaak regulier vrijwilligerswerk als allochtonen (43% tegen 22%). Het blijkt echter dat allochtonen zich vaak binnen hun eigen organisaties inzetten. Omdat zij hun activiteiten meestal niet als vrijwilligerswerk benoemen, ontbreken betrouwbare cijfers hierover. Leeftijdsgroepen Kijkend naar de participatie van verschillende leeftijdsgroepen over de afgelopen jaren, dan blijkt dat mensen in de leeftijd 35 tot 45 jaar relatief het vaakst actief te zijn. Meer dan de helft van hen is vrijwilliger. De groep 45- tot 55- jarigen vormen een goede tweede. Onder 25- tot 35- jarigen en bij 75 jaar en ouder vindt men het minst vaak vrijwilligers.
1.3 werknemer of vrijwilliger? Vrijwilligers zijn geen werknemers, want zij hebben geen arbeidsovereenkomst met u. Voor een arbeidsovereenkomst is geen officieel contract nodig, beslissend is of er inhoudelijk kan worden gesproken van een arbeidsovereenkomst. Niet iedereen noemt zichzelf vrijwilliger Wettelijk is er pas sprake van een arbeidsovereenkomst als deze de volgende vier onderdelen bevat: 1. De verplichting van de werknemer om persoonlijk werkzaamheden te verrichten; 2. Gedurende een bepaalde periode; 3. De werkgever bellont de werknemer voor deze werkzaamheden; 4. Er is een gezagsverhouding.
1.3.1 Verschillen De belangrijkste verschillen tussen werknemers en vrijwilligers zitten in het ontbreken van een beloning en de verplichting tot werken. Beloning Een vrijwilliger ontvangt geen beloning voor zijn werkzaamheden. Hij krijgt geen salaris en verschilt hiermee dus van een werknemer. Dat betekent dat een vrijwilliger geen aanspraak kan maken op bepalingen uit bijvoorbeeld een CAO. Aan de andere kant betekent dat ook dat er voor u geen verplichtingen gelden vanuit deze CAO of de wettelijke regelingen rondom betaalde arbeid, zoals loondoorbetaling bij ziekte. Verplichting Een anders groot verschil met werknemers zit in de verplichting tot het verrichten van werk. Een werkgever heeft verschillende wettelijke mogelijkheden om een betaalde werknemer te verplichten tot het uitvoeren van werkzaamheden waarvoor hij hem betaalt. Bij vrijwilligerswerk zijn deze wettelijke mogelijkheden veel beperkter. De werkgever heeft minder verplichtingen aan de vrijwilliger, maar kan daardoor ook minder rechten doe gelden. Vrijwilligerswerk is natuurlijk niet vrijblijvend, maar het is wel (meestal) onverplicht. Het is doorgaans een persoonlijke keuze van de vrijwilliger en deze kan op ieder moment een andere keuze maken. Uiteraard worden hierover wel vaak uitspraken gemaakt tussen bestuurder en vrijwilliger, maar deze hebben slechts een beperkte wettelijke basis.
6
1.3.2 overeenkomsten Voor een deel zijn vrijwilligerswerk en betaald werk wel gelijk zo is de werkgever bij beide groepen werknemers verplicht te zorgen voor goede werkomstandigheden. De werkgever heeft een zogenaamde zorgplicht ten aanzien van alle groepen medewerkers. Gezagsverhouding Er is bovendien vrijwel altijd sprake van een gezagsverhouding wanneer een vrijwilliger werkzaam is bij een organisatie. Bij dit georganiseerde vrijwilligerswerk voert de vrijwilliger werkzaamheden uit in opdracht, en onder eindverantwoordelijkheid van de organisatie. Dit duidt op een gezagsverhouding omdat de vrijwilliger de werkzaamheden immers niet geheel voor eigen rekening en verantwoordelijkheid verricht. In sommige gevallen zal de reactie tussen vrijwilliger en organisatie wat minder strikt deze gezagsverhouding weerspiegelen. Vooral bij de minder georganiseerde vormen van vrijwilligerswerk is dat het geval. Geen salaris en geen werkverplichting
1.4 Motieven De belangrijkste motivatie van betaalde werknemers is de beloning in de vorm van salaris en andere arbeidsvoorwaarden. De mate waarin de verschillende arbeidsvoorwaarden tot motivatie leiden kan verschillen, maar de meeste mensen werken in ieder geval ook omdat ze daarmee geld verdienen om te leven. Vrijwilligers hebben deze motivatie niet, want zij ontvangen geen salaris en hebben veel minder wettelijke bescherming dan een betaalde werknemer. Waarom doen mensen vrijwilligerswerk? Uit onderzoek blijkt dat de volgende motieven een rol spelen bij het kiezen voor vrijwilligerswerk: - Verbreden van levenservaring; - Actief en gezond blijven; - Mensen ontmoeten; - Leren en beoefenen van vaardigheden; - Zien van resultaat; - Morele principes, religieuze of politieke overtuigingen; - Sociale erkenning. Een bijdrage kunnen leveren aan de samenleving, een bijdrage aan de organisatie en de persoonlijke ontplooiing zijn belangrijke samenhangende redenen om vrijwilligerswerk te gaan verrichten. Nog steeds is het zo dat veel vrijwilligers met hun werkzaamheden beginnen nadat ze hiervoor zijn gevraagd. Of dat zij vrijwilligerswerk gaan doen bij een organisatie waarmee ze al een binding hebben, bijvoorbeeld als deelnemer of als ouder van een deelnemend kind. Sommige vrijwilligers zoeken in hun onbetaalde werk een uiting van bepaalde interesses of vaardigheden die zij in hun betaalde werk niet kwijt kunnen, een manier om een andere kant van henzelf te ontwikkelen. Inspelen op motieven Voor organisaties is het belangrijk om de redenen die een vrijwilliger heeft voor zijn vrijwillige inzet te herkennen, te erkennen en om hierop in te spelen. Een vrijwilliger doet het werk immers om een reden en als die reden wegvalt, wordt de motivatie voor het werk vanzelf ook minder. Waar bij een betaalde medewerker van een salarisverhoging al een motiverende werking uit kan gaan, moet een werkgever bij vrijwilligers op zoek naar andere middelen hiervoor. Het is dus belangrijk om de vrijwilligers die bij u werkzaam zijn en hun motieven voor vrijwillige inzet te kennen!
7
Redenen om af te haken Er is ook onderzoek verricht naar de redenen die vrijwilligers hebben om te stoppen met hun werkzaamheden. Deze redenen liggen op de volgende terreinen: - Geen of te weinig waardering; - Te veel taken; - Te weinig begeleiding; - Sfeer; - Manier van werken; - Tijd voor iets anders; - Gebrek aan voorzieningen. Veel van deze redenen hebben te maken met de wijze waarop de organisatie omgaan met vrijwilligers. Organisaties geven vaak aan dat het moeilijk is om nieuwe vrijwilligers te vinden. Minstens zo belangrijk is echter het binnenhouden van de bestaande vrijwilligers. Aandacht besteden aan motieven van vrijwilligerswerk is dan ook heel belangrijk.
8
2 Werven van vrijwilligers Dus uw organisatie wil vrijwilligers binnenhalen. Dan kunt u natuurlijk een briefje ophangen in de supermarkt. Maar daarmee komt u er meestal niet. U kunt natuurlijk ook heel voortvarend te werk gaan. Zoveel mogelijk oproepen in huis-aan-huisbladen zetten, bijvoorbeeld. En voor iedereen die blijk geeft wel interesse te hebben, de deuren wijd openzetten. Maar werkt dat ook? Het antwoord is wederom: meestal niet. Het binnen halen van vrijwilligers is veel meer dan een simpele actie waar u eventjes veel energie in moet stoppen.
2.1 voorbereiding Wie (meer) vrijwilligers wil, zal vooral ook goed moeten nadenken over de werving van vrijwilligers. Waarom wilt u werven, hoe pakt u het aan en wie wilt u waarvoor binnen halen? Want: wilt u vooral snel vrijwilligers? Of wilt u liever de juiste persoon op de juiste plek in uw organisatie? Verantwoordelijk Beperk het werven van nieuwe vrijwilligers niet tot een taak voor een of twee personen, maar laat de hele organisatie hier aan meewerken. Zo wordt de wering iets waar iedereen binnen uw organisatie zich verantwoordelijk voor voelt. Het werkt ook goed om mensen in subgroepjes verantwoordelijk te maken voor de werving van specifieke doelgroepen of voor de organisatie van een evenement of activiteit.
2.1.1 Wie en waarom Als u iedereen wilt werven dan bereikt u niemand. Algemene wervingsboodschappen die bedoeld zijn voor zoveel mogelijk mensen werken niet. Plaatst u bijvoorbeeld een tekst als ‘iedereen is welkom bij ons. We hebben altijd een tekort aan vrijwilligers’ in uw advertentie, dan zullen maar weinig mensen zich daardoor aangesproken voelen. Met een lage respons als gevolg. Een werving is vaak pas succesvol aks u eerst goed heeft nagedacht over een aantal vragen. Na deze voorbereiding kunt u gericht gaan werven. Waarom u werft, bepaalt wie u werft. Waarom ga ik vrijwilligers werven? Wees duidelijk over de redenen waarom u nieuwe vrijwilligers werft: heeft u tekort aan ‘handjes’, wilt u uw bestuur uitbreiden of verfrissen, of werft u nieuwe mensen omdat bepaalde kennis of vaardigheden ontbreken? Vaak wordt ook naar nieuwe vrijwilligers gezocht om een afspiegeling te zijn van de achterban(cliënten, leden en dergelijke) of de samenleving. De reden waarom u werft bepaalt wie u wilt werven.
2.1.2 takenpakket In de meest voorkomende gevallen werft u vrijwilligers omdat u een tekort heeft aan mankracht of bepaalde kennis en ervaring. Het is zaak dit eerst te verkennen. Waar heeft uw organisatie precies behoefte aan? En vervolgens: Welke werkzaamheden wilt u de nieuwe vrijwilligers uit laten voeren? Omschrijf zijn taken nauwkeurig. Wat gaat de nieuwe vrijwilliger precies doen? Een duidelijke taakomschrijving maakt straks de werving en selectie van de juiste vrijwilliger eens tuk makkelijker.
9
Meedenken Een veelvoorkomend probleem bij vrijwilligersorganisatie is het formuleren of bedenken van leuke aantrekkelijke klussen. Zeker als uw organisatie met nieuwe doelgroepen aan de slag wil, zoals scholieren (maatschappelijke stages), jongeren allochtonen of gehandicapten. Vraag de mensen uit de betreffende doelgroep(en) gerust om eens mee te denken. Zij weten zelf heel goed wat ze leuk vinden en wat ze wel of niet kunnen of mogen. Bovendien bespaart u zichzelf een vaak onmogelijke klus: u kunt niet weten wat scholieren van veertien leuk vinden. U kunt niet weten wat een gehandicapte wel en niet kan doen… Eenvoudigweg omdat u zelf niet (meer) tot de doelgroep behoort! Door mensen uit de doelgroep mee te laten denken, laat u zien dat u hen serieus neemt en dat is al een belangrijke stap in het binden van toekomstige vrijwilligers.
2.1.3 profiel Als de taken helder en duidelijk zijn, kijkt u vervolgens wat iemand moet kunnen om die taken goed uit te kunnen voeren. Soms zijn het heel eenvoudige vaardigheden of kwaliteiten als: op tijd komen, samenwerken, computervaardigheden, of initiatiefrijk. Op basis van deze informatie stelt u een profiel op: waar moet de vrijwilliger die u wilt werven aan voldoen? In een selectie- of intakegesprek kijkt u samen met de vrijwilliger naar het profiel en beslist u of de vrijwilliger de juiste aanwinst is voor uw organisatie. u kunt beter strenger selecteren bij de poort, dan opgescheept zitten met vrijwilligers waar u eigenlijk niet veel aan heeft.
2.1.4 Beloning Iedereen wil iets terug voor zijn vrijwillige inzet: voor de een is het zinvolle vrijetijdsbesteding, voor de ander is het de status die aan een bestuursfunctie hangt of de sociale contacten. En sommige zijn meer geïnteresseerd in de materiele beloning in de vorm van financiële vergoeding of cadeautjes. Zoveel vrijwilligers, zoveel verschillende beloningen! Het is dus belangrijk te weten wie u zoekt zodat u een beloning op maat kunt bieden. Stel u zelf de vraag: ‘Waarom zou iemand vrijwilliger bij mijn organisatie willen worden?’ Dus: wat heeft u vrijwilligers eigenlijk te bieden? Wat is er zo leuk en interessant aan juist uw organisatie? Waarom zouden mensen een deel van hun vrije tijd op willen offeren om juist bij uw organisatie te komen werken? Het antwoord op deze vraag is uw beste verkoopargument. Want als u weet wat er zo leuk is bij u, dan kunt u dat vast ook overbrengen op de mensen die u wilt binnenhalen.
2.2 De wervingscampagne Heeft u eenmaal helder waarom u vrijwilligers zoekt, welke werkzaamheden ze gaan verrichten en aan welke eisen de vrijwilliger moet voldoen, dan kan de wervingscampagne van start.
10
2.2.1 De advertentie ‘Wij zoeken enthousiaste vrijwilligers voor het verzorgen van de dieren. Voor meer informatie kunt u terecht bij Geja op tel. 0123-445566’. Hoe vaak komt u niet soortgelijke advertenties tegen in de krant? Wervende teksten die uitmunten in vaagheid en waar niemand op reageert. Vrijwilligers willen vooraf graag duidelijke informatie over de werkzaamheden, de duur van de taak of activiteit, de werktijden, het resultaat, de beloning,de manier van inwerken en begeleiding en regels waaraan vrijwilligers zich moeten houden. In de wervingsboodschap zet u ieder geval voor hoe lang u een vrijwilliger zoekt (duur van het vrijwilligerswerk), een inschatting van hoeveel uur het kost per dag/week/maand en wat het resultaat moet worden. Op uw website zet u aanvullende informatie over de organisatie en de mensen die er werken, over de inwerkperiode, beloning, vergoedingen enzovoorts. Vrijwilliger aanspreken Waardoor voelt u zich het meest aangesproken? A. Uw buurman vraagt op een verjaardag of er iemand is die wil helpen behangen. B. Uw buurman vraagt u om te helpen met behangen: hij vindt dat u thuis heel mooi heeft behangen en zou het bij hem in huis ook zo mooi willen krijgen. Grote kans dat u zich bij optie b eerder voor uw buurman zult inzetten, dan bij optie A. u wordt in optie B immers aangesproken op uw vaardigheden en kennis(van het behangen) en krijgt een compliment dat u het zo goed doet. Met het werven van vrijwilligers werkt het precies hetzelfde. Ook vrijwilligers voelen zich positief aangesproken als zij gevraagd worden op basis van hun ervaringen en kennis die ze hebben, wanneer uw aanbod aansluit bij hun dromen en wensen of als zij door persoonlijke relaties worden gevraagd. U moet dus goed kunnen aangeven waarom u een specifieke vrijwilliger zoekt of wat u de vrijwilliger te bieden heeft. Het volstaat niet meer om in uw wervingsboodschap aan te geven waarvoor u vrijwilligers zoekt. U moet aangeven waarom de vrijwilliger juist bij u moet zijn. Checklist werving - Laat iedereen in uw organisatie weten dat u nieuwe vrijwilligers gaat werven; - Werf selectief; - Wat levert het op? Wees dar duidelijk over; - Hoe concreter hoe beter. Maak een duidelijke taakomschrijving; - Uw wervingsboodschap sluit aan bij u nieuwe vrijwilliger; - De plek waart uw wervingsboodschap te lezen is, bepaalt wie het leest. - Laat zien wie u bent. - Zorg dat u bereikbaar bent via uw website en email. - Voor iedere goede vrijwilliger is een passende klus te vinden. - Denk strategisch: door iets voor kinderen te organiseren bereikt u jonge ouders. - Jongeren zijn expert in jong zijn: maak daar gebruik van! - Geef nieuwe vrijwilligers een warm welkom.
11
Imago Uw imago kan bepalen of vrijwilligers graag bij u aan de slag gaan of juist niet. Als uw organisatie een negatief, suf, saai en oubollig imago heeft onder bepaalde groepen, zal het erg lastig zijn onder deze groepen te werven voor vrijwilligerswerk. Het omgekeerde geldt natuurlijk ook: als uw organisatie bekend staat als een hippe club die goed voor zijn vrijwilligers zorgt, zal het een stuk gemakkelijker zijn om vrijwilligers te werven. Laat zien wie u bent Het is daarom belangrijk dat u zich bewust bent van u imago. Vraag eens rond of anderen uw organisatie kennen en wat het beeld is dat ze erbij hebben. Uit onderzoek blijkt ook dat vrijwilligers eerder bij een organisatie aan de slag gaan die ze kennen, dan bij een onbekende organisatie. laat dus zien wie u bent! U kunt bijvoorbeeld een open vrijwilligersdag houden. Ook het organiseren van een leuke activiteit is een manier om mensen kennis te laten maken met uw organisatie.
2.2.2 De juiste doelgroep bereiken Als u weet wie u zoekt, is de volgende stap te bedenken waar deze vrijwilligers te vinden zijn of wat ze lezen. Zoekt u nieuwe vrijwilligers om met gehandicapten te zwemmen, hang dan een wervende tekst op in het zwembad. Daar zijn immers mensen te binden die van zwemmen houden. Zoekt u vrijwilligers om een website te bouwen of onderhouden, ga dan eens met opleidingen of wijkcentra praten waar cursussen gehouden worden. Misschien mag u voor de groep een wervend praatje komen houden. Let wel: werving verloopt het beste door persoonlijk contact. Een van de belangrijkste redenen waarom mensen geen vrijwilligerswerk doen, is omdat ze nooit gevraagd zijn. Activiteiten organiseren Wanneer u de organisatie wilt verjongen, kunt u hard op zoek gaan naar jonge mensen en proberen hen warm te maken voor vrijwilligerswerk binnen uw organisatie. dat is een hele klus, zeker als men de organisatie niet kent. Een strategische zet in zo’n geval is om activiteiten voor het te organiseren. Zo krijgt u de juiste doelgroep binnen, een goede basis voor de werving. Internet Voor veel mensen is internet een van de belangrijkste informatiebronnen en is e-mail een veelgebruikt communicatiemiddel. Dit geldt ook voor vrijwilligers, zeker de wat jongere doelgroep (50-). U moet er rekening mee houden dat (potentiële) vrijwilligers bij het zoeken naar klussen veel gebruik maken van digitale vacaturebanken of via sites van organisaties waar ze actief zouden willen worden. Zorg dus dat uw vacatures ook beschikbaar zijn via digitale vacaturebanken en zet uw vacatures ook op uw site. Uw website is ook een belangrijke bron van informatie voor nieuwe vrijwilligers. Uw site is uw visitekaartje en geeft in ieder geval informatie over wat uw organisatie doet, wie er werken, waar u gevestigd bent en bij wie men terecht kan voor vragen of aanvullende informatie. Denk er wel aan uw website actueel te houden en regelmatig (minimaal een keer per dag) uw e-mail te bekijken.
12
Flexibel Wat doet u als een goede en gemotiveerde vrijwilliger is de schoot krijgt geworpen, maar geen geschikte klus voor hem heeft? Soms melden vrijwilligers zich immers uit zichzelf aan, zonder dat u een advertentie de deur uit heeft gedaan. Stuurt u de vrijwilliger dan weer naar huis? U kunt zich beter flexibel opstellen en creatief zijn in het creëren van nieuwe klussen. Wees creatief en flexibel Hetzelfde geldt als u wel op zoek bent naar een vrijwilliger en u vindt iemand die zich voor uw organisatie in wil zetten, maar niet voor de vier uur per week die u graag gevuld ziet, maar voor vier uur per maand. Dan kan hij de klus die u voor hem had bedacht, niet uitvoeren. Maar ongetwijfeld kan hij wel andere waardevolle dingen doen binnen de organisatie. bespreek dit samen en wees creatief in het vinden van oplossingen.
2.3 Na de selectie Iedere nieuwe vrijwilliger is als het goed is (lees: als er kritisch is geworven) een aanwinst voor de organisatie. Zorg er dan ook goed voor! Geef ze een warm welkom als ze voor het eerst komen. Neem de tijd om even rustig kennis te maken en het takenpakket door te spreken, leg uit hoe de inwerkperiode eruit ziet en wat u van de vrijwilliger verwacht. Belangrijk hierbij is dat er een duidelijk contactpersoon voor de nieuwe vrijwilliger(s) is; iemand die ze opvangt, waar ze terecht kunnen voor vragen en die de taken voor de nieuwe vrijwilligers coördineert. Dit om te voorkomen binnen de organisatie iedereen zich op de nieuwe vrijwilliger stort met allerlei klussen. Het komt maar al te vaak voor dat nieuwe vrijwilligers door meerdere mensen worden ‘geclaimd’ voor (vervelende) werkzaamheden. De nieuweling vindt vaak alles nog leuk, durft misschien nog niet zo goed nee te zeggen en wordt al snel in het diepe gegooid met te veel (vervelend) werk. De ideale basis om snel weer af te haken!
13
3 Vrijwilligers begeleiden en behouden Hoe u vrijwilligers kunt binnenhalen heeft u kunnen lezen in het vorige hoofdstuk. Maar hoe houdt u nieuwe vrijwilligers binnen de deuren van uw organisatie? wat kunt u doen om ze tevreden te houden? En hoe kunt u het beste handelen als u de samenwerking wilt beëindigen? Een goede afsluiting is niet alleen netjes, maar kan soms ook heel waardevol zijn voor uw organisatie.
3.1 Begeleiden Als u nieuwe vrijwilligers binnen de muren van uw organisatie heeft gekregen, kunt u maar beter niet achterover gaan leunen. Integendeel: nu begint het echte werk pas. Goede begeleiding is namelijk essentieel voor het behouden van vrijwilligers! Maar wat moet u nu verstaan onder goede begeleiding? Wat komt er allemaal bij kijken? En wie zijn erbij betrokken? De volgende vijf punten vormen een goede leidraad bij het succesvol begeleiden van (nieuwe) vrijwilligers. 1. Inwerkperiode Hebt u wel eens gedacht aan een inwerkperiode voor de nieuwe vrijwilliger? Dat geeft zowel de nieuwe vrijwilliger als de organisatie de tijd om aan elkaar te wennen, en te zien wat u aan elkaar heeft. En zo voorkomt u dat de nieuwe vrijwilliger gaat ‘zwemmen’. U kunt een bepaling over de inwerkperiode of proeftijd opnemen in de vrijwilligersovereenkomst. Bepaal, natuurlijk het liefst samen met de vrijwilliger, welke activiteiten en werkzaamheden passend zijn voor die eerste periode van kennismaking met uw organisatie. Deze werkzaamheden moeten natuurlijk ook leuk zijn! Bouw evaluatiemomenten in om te bespreken of de vrijwilliger op zijn plek is. 2. Begeleiden en aanpassingen Bepaal in een zo vroeg mogelijk stadium wat de nieuwe vrijwilliger al kan en vooral ook wat hij nog niet kan. Ga ook na wat de ambities van de nieuwe vrijwilliger zijn. U moet beseffen dat de ene vrijwilliger meer begeleiding nodig heeft dan de andere. Iemand die vanuit een maatschappelijke stage vrijwilligerswerk gaan doen, heeft wellicht meer behoefte aan een coachende begeleider die stap voor stap meedenkt. Terwijl iemand die zijn of haar specifieke kennis voor de organisatie wil inzetten, juist behoefte heeft aan een duidelijke opdracht en daarnaast veel vrijheid om de opdracht uit te voeren. Het kan zijn dat er aanpassingen nodig zijn voor de vrijwilliger. Bijvoorbeeld een aanpassing van de werkplek, bij vrijwilligers met een functiebeperking. Ook hier moet u in een zo vroeg mogelijk stadium achter proberen te komen, zodat u hier iets aan kunt doen. 3. Aanspreekpunt Niets is zo demotiverend als nergens terechtkunnen met vragen over het werk! Of onduidelijkheid over wie nu precies waarop aan te spreken is. Geregelde gesprekken over de voortgang zijn prettig en onmisbaar voor beide partijen. Zorg daarom voor een vast aanspreekpunt binnen de organisatie. denk daarbij ook eens aan mentoring. Mentoring is een vorm van begeleiding met een aantal specifieke kenmerken. In mentoring gaat het om een een-op-een relatie tussen een mentor en een ‘gementorde persoon’ oftewel de mentee. Bedenk goed wie u tot mentor benoemd. Dit moet iemand zijn met geduld en veel kijk op de dagelijkse dingen die een vrijwilliger meemaakt in zijn werk. En het liefst past u de mentor aan op de nieuwe vrijwilliger. Zoek een mentor die bij de vrijwilliger past! Goede begeleiding met een mentor
14
4. Wet- en regelgeving Voor sommige vrijwilligers(groepen) is er wet- en regelgeving van toepassing die stimulerend dan wel belemmerend kan werken. Denk bijvoorbeeld aan vrijwilligerswerk dat in het kader van sociale activering wordt gedaan. Vergeet ook niet dat uw organisatie moet voldoen aan de eisen uit de Arbo-wet. Voor organisaties waar alleen maar vrijwilligers werken gelden echter wel minder regels dan voor organisaties waar ook betaalde werknemers werken. Zij kunnen gebruikmaken van een vrijstellingsregeling in de nieuwe Arbo-wet die op 1 januari 2007 is ingegaan. Ook al hoeft u zich dan aan minder regels te houden, u blijft natuurlijk nog steeds wel verantwoordelijk voor de gezondheid en veiligheid van uw vrijwilligers! 5. Luisteren Veel organisaties werken top-down. De leiding bepaalt, de vrijwilliger voert uit. Maar u zou het ook eens wat meer bottom-up kunnen proberen. Het heeft namelijk voordelen om ook ‘de werkvloer’ mee te laten praten over zaken die in uw organisatie spelen. Niet alleen omdat dat wel zo aardig is; de ervaringen en de invalshoek van uw vrijwilligers kunnen juist van grote waarde zijn voor het toekomstige beleid van uw organisatie. Luister daarom altijd goed naar opmerkingen, verbeterpunten en klachten van vrijwilligers! Misschien kunt u er door een kleine aanpassing al voor zorgen dat een bestaand knelpunt wordt opgelost.
3.2 Behouden Hoe kunt u vrijwilligers zo motiveren dat ze zich aan uw organisatie blijven verbinden? Centraal uitgangspunt om vrijwilligers te motiveren is ervan uit te gaan dat mensen – en dus ook vrijwilligers – veranderen door de tijd heen. Hun levensomstandigheden veranderen, hun mogelijkheden en beperkingen, hun motivatie en hun behoeften. De sleutel tot het motiveren van vrijwilligers is dan ook ze te blijven volgen. Willen zijn ook nog steeds wat u in eerste instantie van hen wilde? Zoeken ze een nieuwe uitdaging? Missen ze iets? De volgende tips kunnen u helpen bij het motiveren van uw vrijwilligers om hen vervolgens te behouden. Veranderende motieven Mensen hebben verschillende redenen om actief te worden als vrijwilliger. Bij de meesten spelen zelfs meerdere motieven een rol. Het kan zijn dat deze motieven in de loop van de tijd veranderen. Bijvoorbeeld: Iemand komt in eerste instantie bij u binnen om weer structuur aan zijn dag te krijgen. Na verloop van tijd kan de wens tot ontplooiing steeds belangrijker worden. Begeleiden De vijf vragen uit de 5xB- methode voor het begeleiden van uw vrijwilligers: 1. Welke oefenruimte bied ik mijn nieuwe vrijwilliger? 2. Voor welke aanpassingen, trainingen of deskundigenbevordering moet ik zorgen? 3. Bij wie kan de vrijwilliger terecht? 4. Is er wet- en regelgeving van toepassing op de vrijwilliger? 5. Wat doen we met de ervaringen van de vrijwilliger? Houd daarom de vinger aan de pols en zorg ervoor dat u of iemand anders in uw organisatie, bijvoorbeeld de vrijwilligersmentor, regelmatig met vrijwilligers spreekt over hun ervaringen en eventueel veranderde wensen.
15
Flexibiliteit Behalve de motieven van de vrijwilligers kunnen ook hun omstandigheden veranderen in de loop der tijd. Stel: de penningmeester wordt ziek en heeft de energie niet meer voor die vier halve dagen die u ooit met elkaar had afgesproken. Een groot probleem? Einde verhaal? Dat hoeft natuurlijk niet. U kunt immers meedenken in oplossingen: door bijvoorbeeld het takenpakket van de vrijwilliger aan te passen. Een beetje flexibele organisatie zorgt ervoor dat penningmeester een ‘duobaan’ wordt. Betrekken is behouden. Groeimogelijkheden Sommige vrijwilligers zijn vooral op zoek naar ‘veiligheid’ : zij hebben plezier in een duidelijke vaste taak, zij willen weten waar ze aan toe zijn. Andere vrijwilliger willen graag het werk doen waar ontwikkelingsmogelijkheden zitten. Het blijkt goed te werken om vrijwilligers al in een vroeg stadium te betrekken bij projecten die u wilt gaan doen. Meedenken en meewerken aan de voorbereiding van een project vergroot de betrokkenheid van vrijwilligers. Als u bewust tijd maakt om met uw vrijwilligers te praten over hun wensen, dan dient u er ook voor te zorgen dat daar iets mee gebeurt. Soms kunt u op een betrekkelijk simpele manier zorgen voor meer werkplezier. Door aan zijn takenpakket een en ander toe te voegen bijvoorbeeld. Of door er juist een paar werkzaamheden af te halen. Staat u open voor hun mogelijke behoefte aan groei? Hebt u uw vrijwilligers een ‘vrijwilligerscarrière’ te bieden? Kunt u die vrijwilligers die dat nodig hebben veiligheid bieden? Kunt u voorgaande vragen met ‘ja’ beantwoorden, dan bent u al een flink eind op de goede weg. Klachten Het zit hem soms in kleine dingen, het gevoel ergens thuis te horen en plezier te hebben in je werk. Het kan daarom geen kwaad om van vrijwilligers te horen of ze misschien met kleine aanvullingen of aanpassingen een stuk gelukkiger zouden zijn op hun werkplek. Als iemand iets ‘mist’, kan dat in allerlei dingen zitten. De sfeer binnen de organisatie, bijvoorbeeld. Of het ontbreken van een postvakje! Sta er eens bij stil, en luister dus ook naar klachten.
3.3 Samenwerking beëindigen Aan alles komt en eind. Maar hoe beëindigt u nu op een goede manier de samenwerking met u vrijwilligers? Aandacht voor het afscheid is belangrijk. Want als u investeert in afscheid nemen, heeft u daar vaak in de toekomst profijt van. Bijvoorbeeld omdat u oud-vrijwilligers later nog eens kunt vragen voor een incidentele klus. Of hun vrienden en kennissen! De volgende vijf punten vormen een goede leidraad bij het succesvol beëindigen van de samenwerking met een vrijwilliger. Beëindigen De vijf vragen uit de 5xB methode voor het beëindigen van de samenwerking met de vrijwilligers: 1. Waarom wil of moet de vrijwilliger stoppen? 2. Hoe wil de vrijwilliger stoppen? 3. Wat laat de vrijwilliger achter, hoe worden zaken overgedragen? 4. Wat kan de organisatie nog voor de vrijwilliger doen? 5. hoe komt de vrijwilliger terug als hij dat wil?
16
Redenen Vrijwilligers hebben allemaal zo hun eigen redenen om (voorlopig) te stoppen met hun vrijwilligerswerk. Misschien hebben ze er gewoon geen zin meer in. Of hebben ze iets leukers gevonden. Maar het kan ook zijn dat privéomstandigheden hen dwingen te stoppen met het vrijwilligerswerk. Als een vrijwilliger te kennen geeft dat hij wil stoppen met het vrijwilligerswerk,is het belangrijk om die wens niet voor kennisgeving aan te nemen. Ligt het aan de sfeer binnen de organisatie? vindt de vrijwilliger niet meer voldoende uitdaging in zijn werkzaamheden? Of juist teveel? Overigens is het altijd de vrijwilliger die de samenwerking wil beëindigen. Het kan ook zijn dat u of uw organisatie besluit dat het beter is dat een vrijwilliger vertrekt. Bijvoorbeeld omdat het hoog tijd is dat een bestuurslid plaats maakt voor ‘ nieuw bloed’. Of omdat het na lang proberen nog steeds niet klikt of de vrijwilliger gewoon niet functioneert. Afscheid Het is vaak, voor zowel de organisatie als de vertrekkende vrijwilliger, goed om even stil te staan bij het afscheid. Bijvoorbeeld door het organiseren van een borrel of een feestje. Een afscheidscadeau als bedankje voor zijn inzet voor uw organisatie zal de vrijwilliger ook zeker waarderen. Daadwerkelijk afscheid nemen geeft mensen het prettige gevoel iets op een positieve manier te hebben afgesloten. Overdracht Nog voor de vrijwilliger weggaat, moet u al nadenken over de overdracht van zijn werkzaamheden. De werkzaamheden moeten natuurlijk wel kunnen worden voortgezet. Het is belangrijk dat er geen ‘gat’ ontstaat na het vertrek van een van uw vrijwilligers. U kunt een nieuwe vrijwilliger aantrekken of misschien is er binnen uw organisatie iemand die de taken (tijdelijk) over kan nemen. Zorg er in ieder geval voor dat er een goede overdracht van werkzaamheden plaats kan vinden. Na afloop Stel, iemand wil bij uw organisatie weg. Misschien wel om elders iets nieuws te beginnen. Wat kunt u daarin betekenen voor de vertrekkende vrijwilliger? Hebt u contacten met andere organisaties? Kunt u de vrijwilliger doorverwijzen? Zorgt u voor (goede) referenties? Het geven van een getuigschrift kan de vrijwilliger ook verder helpen. ‘Iets doen’ voor uw vertrekkende vrijwilliger is niet allen goed voor de vrijwilliger. Het is ook goed voor het imago van uw organisatie. U straalt er namelijk mee uit dat u, ook wanneer de samenwerking te einde loopt goed zorgt voor u vrijwilligers. Dat zien de vrijwilligers die blijven immers ook! Terugkeer Het is altijd goed om de deur van uw organisatie open te houden. Misschien komt uw vertrekkende vrijwilliger nog eens graag terug, bijvoorbeeld voor een korte klus, voor het geven van advies of bij mentoring van nieuwe vrijwilligers. Het kan ook zijn dat iemand na afsluiting van een drukke periode, tijdens de vut of pension graag weer bij uw organisatie wil komen werken. Bespreek deze ‘terugkommogelijkheden’! Daarmee voorkomt u dat verlegenheid of onduidelijkheid het mogelijke contact in de toekomst in de weg staat.
17
4 De vrijwilligersovereenkomst Vrijwilligerswerk is vrijwillig, maar niet vrijblijvend, wordt vaak gezegd. Oftewel, ook in het vrijwilligerswerk moeten afspraken gemaakt worden om onduidelijkheden en misverstanden te voorkomen. De vrijwilligersovereenkomst is daar een goed middel voor. Hierin kunt u onder andere de werkzaamheden, looptijd, proeftijd, begeleiding en onkostenvergoeding vastleggen.
4.1 Waarom een overeenkomst Vrijwilligers kiezen bewust voor een bepaalde taak of organisatie. vaak zijn zij dan ook erg betrokken en gemotiveerd en hebben ze een groot verantwoordelijkheidsgevoel. Hierdoor zal het niet zo snel gebeuren dat vrijwilligers het echt laten afweten op belangrijke momenten. Maar mocht dat wel gebeuren, dan is het handig om naar een vrijwilligerovereenkomst te kunnen verwijzen. Ook in het geval van een meningsverschil of conflict is het prettig om een aantal afspraken op papier vast te leggen. Dwingende eisen zullen uw vrijwilligers afschrikken. Het gaat er dus om te proberen om wederzijdse afspraken zo helder mogelijk te maken. Vooral als het vrijwilligerswerk continuïteit vereist, bijvoorbeeld bij een chauffeursdienst in de zorg of bij een telefonische hulpdienst, zijn dergelijke afspraken erg belangrijk. Wederzijdse afspraken vastleggen Rechten en plichten Een vrijwilligersovereenkomst kan weerstand oproepen, vooral bij mensen die al jaren vrijwilligerswerk doen zonder overeenkomst. In dat geval is het belangrijk goed te benadrukken dat het in het belang van beide partijen. Want er staan niet alleen plichten voor de vrijwilliger in, maar ook rechten: waar mag de vrijwilliger in uw organisatie op rekenen? Dat maakt een overeenkomst voor vrijwilligers ook juist aantrekkelijk: kennelijk wordt een vrijwilliger in uw organisatie serieus genomen, is er aandacht voor zijn rechten en plichten. Een vrijwilligersovereenkomst geeft ook uitdrukking aan de wederzijdse afhankelijkheid van organisatie en vrijwilliger. Als organisatie bent u niet alleen maar afhankelijk van de vrijwilliger, maar heeft u hem ook iets te bieden. De vrijwilliger doet bijvoorbeeld contacten of ervaring op. U kunt daarover gerust een bepaling opnemen in de vrijwilligersovereenkomst. Communiceer dus helder over het hoe en waarom van de overeenkomst, en het belang voor beide partijen. Denk ook na over de naam die het krijgt: vrijwilligerscontract is niet zo’n aantrekkelijke term. Duidelijker en minder zwaar zijn de namen vrijwilligersovereenkomst of samenwerkingsovereenkomst. Rechtspositie Er kunnen verschillende redenen zijn waarom de samenwerking tussen uw organisatie en de vrijwilliger niet meer goed verloopt. Het kan zijn dat uw vrijwilliger niet (meer) functioneert. Iemand kan onvoldoende kwaliteiten hebben, niet mee kunnen doen met de manier van werken in uw organisatie, te weinig motivatie hebben of juist teveel motivatie en daardoor grenzen overschrijden. Door wederzijdse rechten en plichten vast te leggen verbetert u de (rechts)positie van de vrijwilliger. Ook al wil de vrijwilliger vaak gewoon de handjes uit de mouwen steken, en zich niet teveel bezighouden met regeltjes, als het fout gaat is het toch fijn als een en ander is vastgesteld.
18
Deel van beleid De vrijwilligers overeenkomst staat niet op zich, maar maakt deel uit van het gehele vrijwilligers beleid van de organisatie. Overeenkomst als onderdeel van beleid Uw beleid komt terug in de bepalingen van de vrijwilligersovereenkomst. Leg de nieuwe vrijwilliger daarom uit waarom het belangrijk is dat hij de overeenkomst tekent.
4.2 Inhoud van de overeenkomst Een aantal onderwerpen hoort zeker thuis in de overeenkomst. Deze kunt u meer of minder gedetailleerd opschrijven. Organisaties die veel met vrijwilligers werken, stellen in plaats van individuele vrijwilligersovereenkomsten vaak een vrijwilligersreglement op, dat geldt voor alle vrijwilligers in de organisatie. in zo’n reglement kunt u dezelfde onderwerpen opnemen als in de vrijwilligersovereenkomst. Werkzaamheden Hier staat iets over de taak of taken die de vrijwilliger gaat uitvoeren. Ook de afspraken over beschikbaarheid en werktijden kunt u hier opnemen. En wat moet de vrijwilliger doen als hij is verhinderd door bijvoorbeeld ziekte? Looptijd Ook is het goed af te spreken vanaf wanneer en voor hoeveel tijd de vrijwilliger zich gaat inzetten. Is de overeenkomst voor een bepaalde tijd, bijvoorbeeld voor de duur van een project, of voor onbepaalde tijd? Ook vermeldt u hier de eventuele opzegtermijn. Proeftijd U kunt in de vrijwilligersovereenkomst gerust een proeftijd aanspreken. Beide partijen kunnen zo een tijdje aankijken of de samenwerking bevalt. De vrijwilliger kan vaststellen of zijn werkzaamheden en uw organisatie hem bevallen. U krijgt een indruk van zijn mogelijkheden en capaciteiten. Begeleiding, informatie en scholing Voor de vrijwilliger is het prettig en interessant om te weten waarop hij op dit gebied kan rekenen. Door wie en hoe wordt hij begeleid, wie is zijn aanspreekpunt, welke informatie kan de vrijwilliger verwachten en wat wordt er gedaan aan bijscholing? Onkostenvergoeding Als u de onkosten van de vrijwilliger vergoedt, doet u er verstandig aan de regels hiervoor in de vrijwilligersovereenkomst op te nemen. Vergoedt u alle soorten onkosten (reis- en verblijfkosten, telefoonkosten, werkkleding, representatiekosten en overige kosten) of alleen reiskosten? Meer over de mogelijkheden van onkostenvergoeding leest u in hoofdstuk 6. Reglement voor alle vrijwilligers Verzekeringen Welke collectieve verzekeringen heeft uw afgesloten voor de vrijwilliger? U kunt bijvoorbeeld denken aan een aansprakelijkheidsverzekering en een ongevallenverzekering. Meer over verzekeringen leest u in hoofdstuk 7.
19
Conflicten In het geval van conflicten kunt u verwijzen naar eventuele conflictregeling. En tot wie kan de vrijwilliger zich wenden in geval van conflicten? Geheimhoudingsplicht Hierin staat bijvoorbeeld dat de vrijwilliger de organisatie op correcte wijze dient te vertegenwoordigen en zorgvuldig moet omgaan met interne en vertrouwelijke informatie. Naleven overeenkomst evaluatiegesprek
4.3 Naleving Een vrijwilligersovereenkomst heeft niet het juridisch gewicht van een arbeidsovereenkomst. Uw organisatie kan de vrijwilliger dan ook niet juridisch verplichten zijn taak te blijven uitvoeren. Tenminste, niet in de zin dat u er sancties aan kunt verbinden, want u kunt niet dreigen met het inhouden van salaris of ontslag wel spreken beide partijen de intentie uit zich te houden aan de overeengekomen afspraken. En dat is natuurlijk beter dan niks! Problemen Naleving van de afspraken in de vrijwilligersovereenkomst is uiteraard belangrijk. Als dat niet gebeurt, heeft de overeenkomst geen betekenis. Als de vrijwilliger bepaalde afspraken niet nakomt ga dan met de vrijwilliger in gesprek. Het is zo belangrijk de vrijwilliger zo snel mogelijk aan te spreken als de zaken niet lopen. Dat kan bijvoorbeeld tijdens een functionering- of evaluatiegesprek, maar ook tijdens een tussentijds ingepland ‘probleemgesprek’ probeer een open en positieve houding te hebben en niet teveel in discussie te gaan. Geef uw vrijwilliger ook de ruimte om zijn verhaal te doen. Verwijs naar de gemaakte afspraken in het vrijwilligerscontract. De insteek moet zijn dat u samen naar een oplossing gaat zoeken. Helpen een gesprek en eventuele vervolggesprekken niet (meer), dan kan het beter zijn om de samenwerking te verbreken. Dit is moeilijk, maar noodzakelijk. Een slecht functionerende vrijwilliger brengt immers de kwaliteit van uw organisatie in gevaar. En het werken met een vrijwilliger die niet functioneert, kost uiteindelijk net zo veel – zo niet meer – tijd en energie als het werven en inwerken van een nieuwe gemotiveerde vrijwilliger! Uiteraard vertelt u dit de vrijwilliger persoonlijk in een gesprek. Wees hierin duidelijk tegen de vrijwilliger, en houd zelf het doel van de organisatie voor ogen. Verwijs naar eerdere pogingen om tot een oplossing te komen, maar dat ondanks dat, de situatie helaas onhoudbaar is. Geef aan dat u samen wilt zoeken naar een oplossing, binnen of buiten de organisatie. u kunt bijvoorbeeld zoeken naar een andere organisatie waar de vrijwilliger beter past, of zoeken naar vacatures in een vacaturebank. En vergeet daarbij natuurlijk niet te bespreken op welke wijze en op welke termijn de vrijwilliger afscheid wil nemen.
20
5 Specifieke groepen vrijwilligers Vrijwilligerswerk is belangrijk in Nederland. En de vrijwilligers? Die moeten een afspiegeling zijn van de samenleving. Dat betekent dat ook jongeren, ouderen, allochtonen en mensen met een functiebeperking als vrijwilliger in aanmerking komen. Deze groepen vrijwilligers vragen wel uw speciale aandacht. Niet alleen met het oog op de werving maar ook de omgang met deze groepen. Daarbij moet u de identiteit van uw organisatie niet uit het oog verliezen.
5.1 Jongeren en vrijwilligerswerk Er zijn genoeg redenen om jongeren te betrekken bij uw organisatie. bijvoorbeeld om de continuïteit van uw organisatie te waarborgen of omdat u zo uw doelgroep beter kunt bereiken.
5.1.1 Jongeren betrekken Jongeren betrekken lukt alleen als uw organisatie klussen aanbiedt die interessant zijn voor jongeren. Jongeren zijn snel, hebben het druk met school, vrienden, sport en bijbaantjes, vinden gemakkelijk de weg in de digitale wereld en zijn eigenwijs. Realiseer u goed dat u, in de ogen van jongeren concurreert met de bijbaan, de sportclub, vrienden en hobby’s. Uw organisatie is maar een van de vele aanbieders op de vrijetijdsmarkt. U moet daarom goed kunnen aangeven wat u jongeren te bieden heeft, waarom ze hun kostbare tijd moeten besteden aan vrijwilligerswerk. Ga dus allereerst op zoek naar de link tussen uw organisatie en de jongeren. Ga hiervoor eens in gesprek met een aantal jongeren. Vraag wat ze vinden van de organisatie en wat ze leuk zouden vinden om te doen. Ze vinden het leuk om mee te denken en vernieuwd bezig te zijn. Bovendien kunnen zij inschatten wat hun leeftijdsgenoten interessant vinden. Zulke gesprekken biedt uw organisatie bovendien vaak een fris en onverwacht perspectief. Jonge buitenstaanders hebben immers een andere invalshoek dan de – vaak oudere - insiders. Term vrijwilliger vermijden Werven Jongeren doen veel vrijwilligerswerk. Ze noemen het alleen zelf vaak geen vrijwilligerswerk. Vermijd daarom in uw communicatie met jongeren de term vrijwilligerswerk: die term spreekt jongeren niet aan. Wees concreet: communiceer duidelijk wat de klus inhoudt, wat het nut van de klus is en wat het werk hen persoonlijk oplevert. Spreek jongeren aan op hun expertise of ervaring, niet als vrijwilliger. Denk ook goed na over een vergoeding. Dat hoeft geen geld te zijn: er zijn vele manieren om jongeren te motiveren. Jongeren willen meedenken en leren, ze willen zoveel mogelijk meemaken. Een certificaat, studiepunten, een eervolle vermelding, een aantekening op een rapport of een afsluitend feest kunnen jongeren al over de streep trekken. Maatschappelijke stage Het is een gemiste kans om in bestaande structuren en klussen te blijven denken. Durf te zoeken naar nieuwe vormen en grijp kansen. Maarschappelijke stage bieden zo’n kans. Vele scholieren, scholen en vrijwilligerscentrales zijn op dit moment op zoek naar stageklussen die jongeren kunnen uitvoeren. Bedenk zelf of met de jongeren leuke, afgebakende klussen. Bereid de organisatie voor op de komst van jongeren en maak iemand vrij voor opvang en begeleiding.
21
5.1.2 Omgang met jongeren De eerste ontmoeting is erg belangrijk. Jongeren zijn gevoelig en onzeker. Ze zijn ongeïnteresseerd of lui; ze zijn nuttig, energiek en bezitten nieuwe kennis. Geef ze het gevoel dat ze welkom zijn en dat u blij met ze bent. Dit doet u door hen de vrijheid en verantwoordelijkheid te geven, door nieuwe ideeën serieus te nemen en hen de ruimte te bieden om te experimenteren en te leren. Vergeet ook niet uw waardering ook uit te spreken. Geen volwassenen Jongeren pakken dingen vaak anders aan dan u misschien bent gewend. En daar moet u (samen met uw andere vrijwilligers) aan wennen. Het is dan ook goed uw huidige vrijwilligers hierop voor te bereiden en dit samen met de jonge vrijwilligers te bespreken. Jongeren bieden ondersteuning en kunnen vernieuwing brengen. Bedenk wel dat u heb niet alles kan vragen wat u van volwassenen vraagt. Het is dan ook goed over werktijden en de inzet van jongeren na te denken.
5.2 Jonge professionals Maatschappelijk betrokken ondernemen is in. Steeds meer bedrijven laten in dat kader hun medewerkers vrijwilligerswerk doen bij non-profit organisaties. Zeker bij jonge professionals is de animo groot om naast hun reguliere werkzaamheden vrijwilligerswerk te doen. Met deze hoogwaardige vrijwilligers binnen met veel kennis en innovatief vermogen.
5.2.1 Jonge professionals betrekken Terwijl u op zoek bent naar kennis, expertise en een frisse jonge blik, willen jonge professionals steeds vaker hun carrière combineren met zingeving. U haalt kosteloos expertise in huis en de vrijwilliger krijgt het gevoel echt verschil te kunnen maken. Een ideale manier om hen bij uw organisatie te betrekken. Zorg ervoor dat u de jonge professionals voldoende vrijheid en verantwoordelijkheid geeft zodat ze volledig tot hun recht kunnen komen. U kunt hen aan uw organisatie binden door ze de ruimte bieden om te experimenteren en zich in te zetten op een manier die bij past bij hun talenten. Haal kosteloos expertise in huis Jonge professionals inzetten Waar kunt u jonge professionals zoal allemaal voor inzetten? - Uitvoeren financiële analyse - Onderzoeken of implementeren ICT mogelijkheden - Managen van projecten - Geven van trainingen (vergadertechnieken, communicatie, timemanagement en dergelijke) - Optimaliseren van de administratie - Strategisch advies - Uitwerken marketing- of subsidiestrategie - Voor bestuurfuncties.
22
5.2.2 Werven Bent u op zoek naar een vrijwilliger met specifieke kennis of vaardigheden, dan spreekt het voor zich dat u eerst richt op bedrijven. Zoekt u bijvoorbeeld iemand die uw organisatie kan helpen de financiële administratie op orde te krijgen, dan kunt u beginnen bij accountantskantoren. Daarnaast kiezen sommige bedrijven voor een thematische benadering, zoals de Fortis foundation die zich vooral richt op kwetsbare jongeren. Bevindt uw organisatie zich in een dergelijk veld, dan is het vinden van jonge professionals alweer wat makkelijker. Andere bedrijven kiezen voor een strategisch partnerschap met een maatschappelijke organisatie. Houdt er overigens rekening mee dat niet elk bedrijf het vrijwilligerswerk op dezelfde manier heeft geregeld. Bij sommige bedrijven blijft het beperkt tot het stimuleren van vrijwilligerswerk in de vrije tijd. En sommige bedrijven leggen het recht op vrijwilligersverlof vast in de cao. Een handige manier om de juiste bedrijven en jonge professionals te vinden is gebruikmaken van intermediairs. Zij richten zich speciaal op de werving, selectie en bemiddeling tussen uw organisatie en bedrijven.
5.2.3 Vrijwilligersverlof Sommige bedrijven stellen hun werknemers door middel van vrijwilligersverlof in staat vrijwilligerswerk te verrichten. Dit kan zowel betaald als onbetaald verlof zijn. Werknemers hebben geen wettelijk recht op vrijwilligersverlof, maar dit kan wel zijn vastgesteld in een cao of bedrijfsreglement. Er zijn nog maar weinig cao’s waarin het recht op vrijwilligersverlof is opgenomen. Een voorbeeld is de cao van de ABN AMRO. Hierin is afgesproken dat werknemers recht hebben op een werkweek per jaar vrijwilligersverlof.
5.3 Oudere vrijwilligers Ouderen hebben een schat aan kennis en ervaring. En die zetten ze vaak in als vrijwilliger. Er zijn veel oudere vrijwilligers in ons land: bijna helft van het vrijwilligers werk (47%) wordt op dit moment gedaan door mensen tussen de 55 en 80 jaar. Bovendien zet driekwart van hen zich vaak langer dan vijf jaar in voor dezelfde organisatie. kortom: ouderen zijn waardevolle vrijwilligers.
5.3.1 Welk werk? Senioren zijn op veel terreinen actief. Op de eerste plaats zijn dat de kerkelijke en levensbeschouwelijke organisaties, op de tweede plaats de sportverenigingen en op de derde plaats de zorg en hulpverlening. Oudere vrijwilligers: veel ervaring Ze zijn ook vaak te vinden bij vakbonden, in het lokale verenigingsleven en de sector cultuur (vooral musea). Daarnaast zijn ouderen ook vaak actief als vrijwilliger in niet-georganiseerd verband. Denk maar aan de opvang van kleinkinderen en mantelzorg. Ouderen willen na hun pensionering vaak nog in de samenleving actief blijven, alleen niet op dezelfde manier toen ze nog betaald werk verrichten. Zij willen geen langdurige verbintenissen en verplichtingen meer, ze willen zich flexibel inzetten en activiteiten ondernemen die voldoening geven. Andere generatie, andere motivatie
23
5.3.2 Verschillende generaties De oudere bestaat niet. Wie spreekt over 55-plussers, ouderen of senioren, heeft het over een groep die verschillende generaties beslaat. De huidige vijftigplussers zijn in te delen in drie generaties: de vooroorlogse, de stille en de babyboom of protestgeneratie. Deze drie groepen staan anders in het leven, hebben hun eigen wensen en verlangens en dit vraagt om een nadere benadering. Bureau Motivaction heeft de volgende generatie en leefstijlindeling ontwikkeld. Vooroorlogse generatie De vooroorlogse generatie is inmiddels vijfenzeventig jaar en ouder. Hun werkend leven kenmerkt zich door soberheid en een hoog ontwikkeld arbeidsethos. In het maatschappelijk leven is deze generatie nog steeds een groep om rekening mee te houden. Vrijwilligerswerk is voor de vooroorlogse generatie een manier om zich nuttig te maken en ‘erbij te horen’. Stille generatie De stille generatie is inmiddels vijfenzestig jaar en ouder. Zij zijn voor het grootste deel uitgetreden uit het arbeidsproces, waar ze mede door cursussen en bijscholing vaan op middenniveau geëindigd zijn. Deze generatie is een groep van nuchtere doeners. Het is een groep die in vergelijking met hun voorgangers meer ontwikkeld is, over meer middelen beschikt, mobieler is en meer gewend om eigen keuzes te maken. De doelen waar ze zich voor inzetten liggen wat verder van huis )nationaal en internationaal). Leden van de stille generatie maken rationele afwegingen. Ze stellen tijd beschikbaar, maar hun ‘commitment’ is niet onbeperkt. Babyboomers De babyboomers (leeftijd zo tussen 50 en 60 jaar) vormen een grote en eigenzinnige groep. Hedonistischer, sterker gericht op zelfontplooiing en het maken van eigen keuzes daarin. Babyboomers gaan graag nieuwe uitdagingen aan, in hun werk, vrije tijd, maar ook in nieuwe relaties. In het onderwijs en op de arbeidsmarkt hebben mannen en vrouwen veel meer kansen gehad dan voorafgaande generaties. Veel babyboomers zijn nog actief op de arbeidsmarkt en zullen daar, gezien de druk op het prepensioen, waarschijnlijk langer mee doorgaan dan hun voorgangers. De gecombineerde druk van werk- en zorgtaken –denk ook zorg voor bejaarde ouders en oppastaken voor kleinkinderen– kan voor zulke ‘spagaatopa’s’ of ‘sandwichdochters’ soms behoorlijk oplopen. De vraag is of daarin nog plaats is voor vrijwilligerswerk. Toch heeft vrijwilligerswerk ook deze generatie veel te bieden. Interessante ontplooiingsmogelijkheden, maar ook de kans om nieuwe netwerken op te bouwen na een van hun veel switches. Wel botst hun voorkeur voor zelfontplooiing, afwisseling en afgeronde projecten makkelijk met het hiërarchisch denken en het arbeidsethos van de beide voorafgaande generaties. Babyboomer zoekt afwisseling
24
5.3.3 Ouderen betrekken Erg belangrijk is dat het vrijwilligerswerk aansluit bij de leefstijl en de waarden en normen van de senioren. Het voorafgaande laat zien dat er binnen de groep 50-plussers grote verschillen zijn. Deze bepalen tot welke soorten vrijwilligerswerk zij zich aangetrokken voelen en waarvoor zij actief willen worden. Iedereen die onbetaald of als vrijwilliger actief wordt, komt namelijk iets halen en iets brengen. Zoek aansluiting bij levenstijl Zo zal iemand die vooral altruïstische motieven heeft, ook het gevoel hebben dat hij iets toevoegt aan het leven van die ander. Iemand die wil vernieuwen moet niet in routinematig werk geplaatst worden. Als hulp middel kunt u een aantal aspecten in de gaten houden bij het betrekken van diverse groepen senioren bij uw organisatie. Plek in de organisatie Is het vrijwilligerswerk zichtbaar of niet en speelt het zich achter de schermen af? Op welke aspecten is er beslissingsbevoegdheid? Waarvoor heeft de vrijwilliger eindverantwoording? Voor de verschillende generaties en leefstijlen even zovele motieven om het werk juist wel of juist niet aantrekkelijk te vinden. Als uw organisatie zich typeert als ‘achter de schermen, geen profilering naar buiten’ zult u wellicht meer mensen trekken uit de vooroorlogse generatie of de stille generatie. Activiteiten en type taken Activiteiten en type taken liggen in het verlengde van het vorige aspect. Ligt het vrijwilligerswerk meer in de routinematige sfeer en of speelt het zich af binnen vaste kaders of is innovatie gevraagd? Vraagt het flexibiliteit in tijd en inzet? Betreft het vrijwilligerswerk een project met een begin of een tijd? Dit zijn allemaal aspecten die de verschillende generaties en leefstijlen juist wel of niet aanspreken. Cultuur Het derde aspect betreft de organisatiecultuur. Hoe gaan mensen met elkaar om? Is men intern gericht of gericht op de buitenwereld? Is de cultuur ondernemend of eerder behoudend? Vernieuwend of stabiel?
5.4 Allochtone vrijwilligers Nederlandse vrijwilligersorganisaties zijn nog overwegend witte organisaties. Dit wil overigens niet zeggen dat allochtone geen vrijwilligerswerk doen. Nederland kent een breed scala van maatschappelijke organisaties van allochtonen die zich met uiteenlopende thema’s bezighouden. In de afgelopen jaren komen deze organisaties steeds meer in beeld komen in het veld van vrijwilliger inzet. Niet alleen de van oorsprong witte organisaties, maar ook allochtone organisaties beginnen in te zien dat meer diversiteit de organisatie sterker kan maken. Uw organisatie wordt aantrekkelijker voor vrijwilligers met verschillende achtergronden en daarmee ook voor anderen: klanten, samenwerkingspartners en financiers.
25
5.4.1 Aanpak Om meer allochtonen in het vrijwilligersbestand te krijgen, is geen standaardaanpak te geven. Welke route iemand kiest om meer kleur in de organisatie te realiseren, is afhankelijk van verschillende factoren: de organisatiecultuur, werkwijze, lokale omstandigheden, wensen en mogelijkheden. Bijvoorbeeld, u bent de voorzitter van de milieuvereniging in uw dorp. Het thema lijkt nog niet echt actief te spelen voor uw organisatie. maar sinds een aantal jaren is er een asielzoekerscentrum gevestigd in het voormalige klooster midden in het bos waar u educatieve wandelingen begeleidt. U ziet regelmatig bewoners van dit AZC wandelen in het bos. Dit heeft u aan het denken gezet. U vraagt zich af hoe uw vereniging iets zou kunnen organiseren voor deze doelgroep. Hoe zou u dat kunnen aanpakken? Werving van vrijwilligers in deze doelgroep is nog wat voorbarig. Het organiseren van activiteiten om elkaar te ontmoeten en meer te leren over elkaars achtergronden en belevingen lijkt een betere start. Ander voorbeeld: u bent bestuurslid van de voetbalvereniging in uw stadsdeel en ziet het aantal voetballertjes met Turkse en Surinaamse achtergrond snel toenemen. Die zijn natuurlijk van harte welkom, maar leidt ook wel tot organisatorische problemen. De meeste werkzaamheden voor de vereniging worden uitgevoerd door vrijwilligers en in de praktijk zijn dat toch vooral de ouders van de kinderen. Echter tot op heden hebben zich nog geen Turkse en Surinaamse ouders aangemeld als vrijwilliger. U moet dus actief aan de slag met daarop gerichte werving. Of u bent coördinator van Slachtofferhulp in de randstad. Steeds vaker verwijst de politie slachtoffers met diverse culturele achtergronden naar u door. Maak werk van diversiteit Tegelijkertijd realiseert u zich dat een grote groep slachtoffers met allochtone achtergrond de weg naar uw organisatie nog niet weet te vinden. Om hulp te kunnen bieden aan alle slachtoffers in uw omgeving, is het noodzakelijk structureel aan de slag te gaan met diversiteit in uw organisatie: u wilt uw vrijwilligersbestand inkleuren, u wilt uw dienstverlening en communicatie daarover ook goed afstemmen op allochtone doelgroepen, zodat zij weten dat slachtofferhulp bestaat. Diversiteit in het bestuur Meer kleur onder uitvoerende vrijwilligers betekent ook meer diversiteit ook in het bestuur. Verkleuring van besturen is echter niet vanzelfsprekend. Enkele belemmeringen waar organisaties vaak tegenaan lopen: - Zittende bestuursleden hebben in hun netwerk weinig allochtonen. - Veel allochtonen beseffen niet dat het bestuurwerk vrijwilligerswerk is. - De organisatiecultuur is niet altijd ingesteld op nieuwe groepen (ook vrouwen en jongeren); Behouden blijft vervolgens net zo moeilijk als binnenhalen. Wilt u meer diversiteit in het bestuur van uw organisatie? Enkele tips: - Bij de werving aansluiting zoeken bij bestaande projecten en initiatieven van bijvoorbeeld migrantenorganisaties. - Hoogopgeleide Nederlanders, zowel autochtoon als allochtoon, zijn actief op internet. Benut websites voor de werving; - Voor elk nieuw bestuurslid een mentor aanwijzen; - Een gezamenlijke training voor zowel nieuwe als bestaande bestuursleden (bijvoorbeeld de mentor) over het werken in besturen/verenigingen en interculturele communicatie.
26
Vrijwilligers aan het woord Vrijwilligerswerk: coördinatie maaltijdproject en internetcafé. Bij: het wijkcentrum. Beperking: rolstoelgebonden door reuma en spasticiteit Het werk sluit goed aan bij wat ik leuk vind en goed kan. Ik word gewaardeerd om wat ik doe en dat geeft me een goed gevoel. Het wijkcentrum was al rolstoelgebonden en er is een aangepast bureau gekomen met een rolstoel om in te werken. Voor dergelijke voorzieningen kan mogelijk een beroep gedaan worden op de gemeente (bijvoorbeeld in het kader van het compensatiebeginsel van de Wmo) of van fondsen die zich op deze vraagstukken richten. Vrijwilligers aan het woord Vrijwilligerswerk: assisteren bij creatieve activiteiten voor schoolkinderen Bij: een basisschool Beperking: Chronisch psychiatrisch Vrijwilligerswerk geeft me een normaal dagritme, je hebt zo je contacten en je leert ervaren wat je wel en niet goed kan. Je bouwt aan je zelfvertrouwen zodat je weer verantwoordelijkheid op je kunt nemen. Voor mensen met een GGZ achtergrond spelen weer andere vraagstukken bij de afweging van mogelijkheden. Voor hen is het vaak nog een verkenning. Het is voor deze bijzondere doelgroep dan ook extra van belang ook na de intake nog wat begeleiding in te bouwen. Verschillende vrijwilligerscentrales hebben projecten om juist deze doelgroep en hun organisaties te ondersteunen. Maar kunt u natuurlijk direct contact leggen met een GGZ instelling voor de nodige back-up.
5.4.2 Werving Voordat u start met de werving is het belangrijk eerst goed te weten wie u wilt bereiken. Immers, de allochtoon bestaat niet. Vervolgens kan een keuze gemaakt worden voor een passende aanpak. De persoonlijke benadering werkt ook bij allochtonen het beste. Gewoon contact maken in de buurt, met ouders van kinderen op school, in de speeltuin, op de sportclub of met de familie van de bewoners van een zorgcentrum voor ouderen. Toon interesse in hoe het gaat met hun kind of familielid. Spreek mensen aan op zaken die zij zelf belangrijk vinden. Vermijd het woord vrijwilligerswerk, maar leg de nadruk op de activiteit en leg uit hoe die word georganiseerd. Ga voor persoonlijke benadering
5.5 Functiebespreking Vrijwilligers zetten zich vaak in voor mensen met een functiebeperking. Zonder vrijwilligers zou de participatie van mensen met een functiebeperking vaak zeer beperkt zijn. Maar kunnen mensen met een functiebeperking eigenlijk ook zelf actief zijn als vrijwilliger in uw organisatie? organisaties zien vaak nogal wat beren op de weg om vrijwilligers met een handicap te werven. Terwijl mensen met een functiebeperking goed inzetbaar zijn als vrijwilliger. Zij zijn gemotiveerd en willen graag iets betekenen voor de samenleving.
27
5.5.1 Randvoorwaarden u moet wel zorgen voor goede randvoorwaarden. Zowel voor de nieuwe vrijwilliger als voor uw organisatie. Uitgangspunten daarbij zijn de mogelijkheden en beperkingen van de vrijwilliger, maar ook die van uw organisatie. voor iemand met een lichamelijke functiebeperking kan het nodig zijn dat de werkplek fysiek wordt aangepast. Dit is misschien voor iemand die slechtziend is of in een rolstoel zit, tamelijk voor de handliggend. Maar voor iemand met chronische migraine of longemfyseem is dit wat onduidelijker. Dan moet de vrijwilliger zelf aangeven omdat deze aandoeningen meestal niet zichtbaar zijn aan de buitenkant. Ook bij mensen met een psychische functiebeperking is het mogelijk niet zo duidelijk dat er bijzondere eisen worden gesteld aan de werkplek. Denk bijvoorbeeld aan iemand met ADHD. Deze vrijwilliger zou misschien uitstekend functioneren in een omgeving waar hij zich kan concentreren. Een plaats bij de receptie waar iedereen binnenkomt een waar drukke heerst, is dan minder geschikt. Een zorgvuldige intake bij deze bijzondere doelgroepen is dus van belang om met de juiste verwachtingen met elkaar in zee te gaan.
5.5.2 Omgang Als een nieuwe gehandicapte vrijwilliger zich niet welkom voelt zal deze snel afhaken. Jammer, want zo kan een negatieve ervaring bij de organisatie en de vrijwilliger ontstaan. Nieuwe pogingen hebben daardoor minder kans van slagen. Het is dus van belang om, liefst vooraf, met de andere vrijwilligers te praten hoe zij denken over een collega vrijwilliger die een functiebeperking heeft. U wilt tenslotte uw ‘oude’ vrijwilligers niet kwijt. Volwaardig Vrijwilligers uit deze bijzondere doelgroepen zijn veelal extra gemotiveerd zich in te zetten voor uw organisatie. En wie wil er in deze tijd nu niet graag een afspiegeling zijn van de samenleving? Uiteraard functioneert u daarbij niet als hulpverlener. Ook vrijwilligers met een functiebeperking moeten een bijdrage leveren aan de doelstellingen van uw organisatie. Dit betekent dat u ook vrijwilligers uit deze doelgroep als volwaardige vrijwilligers behandelt. De eventuele individuele ondersteuning die nodig is, is een investering die zich uiteindelijk moet terugbetalen door de inzet van een gemotiveerde vrijwilliger. Checklist - Kies bewust voor de inzet van vrijwilligers met functiebeperking en neem deze keuze op in uw vrijwilligersbeleid; - Zorg voor voldoende draagvlak bij uw huidige vrijwilligers. - Investeer extra in de intake om verwachtingen en mogelijkheden helder te hebben. - Geef de vrijwilligers met een handicap de tijd om aan het werk te wennen. - Organiseer zo nodig extra begeleiding, Eventueel door een vrijwilligerscentrale maar ook bijvoorbeeld door het koppelen van een vrijwilligersmaatje. - Maak evaluatieafspraken met de vrijwilliger.
28
6 Beloning van vrijwilligers Besturen zien zich voor grote problemen geplaatst bij het vinden van vrijwilligers. De meest eenvoudige oplossing lijkt een betere of vaak hogere financiële beloning om vrijwilligers op? Een financiële beloning in de vorm van de vrijwilligersvergoeding kan bij de een stimulerend werken, maar bij een ander motivatie zelf ondermijnen. Voor u als bestuurder is het daarom belangrijk te weten welke manieren van waardering en beloning werken in uw organisatie.
6.1 motieven In het onderzoek ‘Vrijwillig beloond’ van het Verwey Jonker Instituut en MOVISIE is gekeken naar de wijze van beloningen van vrijwilligers en of deze aansluit op hun wensen en behoeften. Uit rapport blijkt dat hun motieven en wensen vaak heel verschillend zijn. Ook in de monitor ‘Geven in Nederland’ zijn vragen opgenomen over de motivatie en de voldoening van vrijwilligers. Verreweg de meeste vrijwilligers (93%) vindt het eigen vrijwilligerswerk nuttig. Voor veel vrijwilligers tellen persoonlijke baten mee, zoals het plezier in het werk (88%), contact met anderen (83%), waardering in het werk (74%), en van het verbreden van de levenservaring (73%) Vrijwilligerskwadrant Een uitgewerkte indeling van vrijwilligersmotieven biedt het door MOVISIE ontwikkelde ‘Vrijwilligerskwadrant’. Vrijwilligers worden hierin getypeerd als; 1. ondernemers; 2. stimulatoren; 3. dienstverleners; 4. regelaars. Deze indeling geeft zicht op de drijfveren van vrijwilligers. Elke typering heeft zijn eigen aandachtspunten in de erkenning en waardering. Stem waardering af op doelgroep Ondernemers blijven gemotiveerd als zij doorgroeimogelijkheden en bewegingsruimte hebben binnen de organisatie om te kunnen handelen. Een vrijwilligersbeleid met uitgebreid opleidingsaanbod en een niet te dichtgetimmerd functiegebouw is voor hen een blijk van erkenning. Een door de organisatie betaalde opleiding is voor ondernemers een goede vorm van beloning. Stimulatoren raken en blijven gemotiveerd door doorgroeimogelijkheden, overleg met andere organisatieleden en sociale contacten. Een compliment over hun inzet, een-op-een of tijdens een publieke gelegenheid, is voor hen een goede vorm van waardering. Activiteiten die dienen om te socializen doen het ook altijd goed.
29
Dienstverleners raken gemotiveerd door een herkenbare en gewaardeerde functie. Functieomschrijvingen zijn voor hen belangrijk, net als heldere en haalbare doelen. Goede begeleiding en regelmatig een schouderklopje zijn een belangrijke vorm van waardering. Dienstverleners houden ook van een jaarlijks terugkerend ritueel: het jaarlijks uitje naar het theater of het jaarlijks kerstpakket. Regelaars gedijen goed in een herkenbare en gewaardeerde functie. Ze voelen zich graag onmisbaar en hechten aan status. Zijn nemen veel taken op zich en willen waardering. Invulling Bovenstaande typering geeft slechts een richting aan de vormen van erkenning en waardering die u kunt inzetten. Het zegt nog niets over wat mensen daadwerkelijk aanspreekt. Een goede manier van waardering moet zijn afgestemd op de doelgroep. Zo zal een feest voor de vrijwilligers van een verzorgingstehuis anders aangekleed zijn dan een feest voor de vrijwillige medewerkers van de scouting of de sportclub. Het is belangrijk dat u een vorm van beloning kiest die uw vrijwilligers aanspreekt.
6.2 Vormen van beloning Het belang van een vrijwilliger is lang niet altijd uit te drukken in geld. Er zijn meerdere manieren om uw vrijwilligers te laten zien dat ze onmisbaar zijn voor uw organisatie. De meest voorkomende vormen staan hieronder en zijn onderverdeeld naar de drie peilers erkenning, waardering en beloning.
6.2.1 Erkenning Erkenning houdt in dat vrijwilligers het gevoel hebben dat ze belangrijk zijn voor de organisatie en serieus genomen worden. Erkenning kan ik de vorm van: - Vrijwilligersbeleid; - Visie op vrijwillige inzet binnen de organisatie: o Een duidelijke plaats van vrijwilligers in de organisatie (vastgelegd in een organogram); o Het vastleggen van de formele positie van vrijwilligers in een reglement of contract; o Het geven van persoonlijke aandacht en goede werkbegeleiding; o Duidelijke taakafbakening en verdeling tussen vrijwilligers en beroepskrachten; o Heldere taakomschrijvingen; o Informatie geven over de organisatie, zoals een introductiepakket, beleidsinformatie en informatie over rechten en plichten; o Verzekeringen en onkostenregelingen aanbieden die zijn aangepast aan de specifieke situatie van vrijwilligers. - Aandacht voor kwaliteiten. Er is aandacht en ruimte voor de persoonlijke kwaliteiten van de vrijwilliger. De organisatie werft gericht op deze kwaliteiten en maakt gebruik van competentiprofielen. Er wordt rekening gehouden met vrijwilligers (bijvoorbeeld jongeren) die op zoek zijn naar het opdoen van speciale leerervaringen of competenties; Goede werkplek is ook beloning
30
-
-
Goede werkplek en faciliteiten. De werkplek is niet alleen ‘arbo-proof’, maar biedt ook een prettige omgeving met goede faciliteiten: vrijwilligers worden niet afgescheept met ‘afdankertjes’. Zonodig wordt de werkplek aangepast aan fysieke beperkingen van de vrijwilliger. Inspraak. Vrijwilligers hebben -eventueel via een vrijwilligers raad- stemrecht of inspraak bij belangrijke beslissingen en krijgen informatie over belangrijke ontwikkelingen. Erkennen van opgedane ervaringen of gevolgde trainingen en hebben het recht om deel te nemen aan interne sollicitatieprocedures. Op verzoek werkt uw organisatie mee aan EVC- procedures of aan het geven van referenties.
6.2.2 Waardering Waarderen houdt in dat u de erkenning voor de vrijwilligers uit, bijvoorbeeld door een compliment in de wandelgangen te geven of een lovend artikel te schrijven. Voorbeelden zijn: - Een compliment geven door iemands inzet publiekelijk te benoemen, bijvoorbeeld tijdens vergaderingen. Het is vooral waardevol als de directeur of voorzitter van de organisatie de waardering uitspreekt; - Een figuurlijk schouderklopje door in een een-op-een gesprek aandacht te besteden aan de prestaties van de vrijwilliger. Of door een vrijwilliger ‘in de wandelgangen’ een compliment te maken over zijn of haar functioneren; - Deskundigheidsbevordering voor vrijwilligers doordat ze cursussen en trainingen volgen en een Persoonlijk Onwikkelingsplan (POP) maken. Er is een loopbaanbeleid waarbij mensen kunnen groeien in de organisatie en zich kunnen blijven ontwikkelen; - Vrijwilligers krijgen een attentie in de vorm van een kaartje of een persoonlijke brief bij verjaardagen en jubilea of belangrijke gebeurtenissen in hun privé-leven; - De ‘Vrijwilliger van de maand of jaar’. De organisatie kiest elke maand of elk jaar een vrijwilliger en zet deze intern of extern in de schijnwerpers; - Voordracht voor een onderscheiding. Verdienstelijke vrijwilligers kunt u voordragen voor een lintje een gemeentepenning of een vrijwilligersprijs. - Vrijwilligersuitje, brunch of feest. Een speciaal vrijwilligersuitje is een belangrijke vorm om de waardering ui te spreken en de werksfeer te bevorderen. Daarnaast kunt u vrijwilligersbrunches en andere evenementen speciaal voor vrijwilligers organiseren. U kunt vrijwilligers ook uitnodigen voor personeelsfeesten, als in uw organisatie ook beroepskrachten werken; - Publiciteit. In personeels- of leden- bladen of speciale uitgaven voor vrijwilligers kunt u regelmatig schrijven over de inzet van vrijwilligers.
6.2.3 beloning Een beloning is het materiele bewijs van waardering dit kan in de vorm van een cadeaubon en kerstpakket of in een symbolische vorm zoals een getuigschrift. Enkele opties zijn: - een cadeau(bon) bij verjaardag of een speciaal moment in het jaar, bijvoorbeeld kerst. Dit kan ook een kerstpakket zijn, een kleine vergoeding in geld, vrijkaartjes voor voorstellingen, een bloemetje, of een vrijwilligers agenda; - een vast bedrag aan onkostenvergoeding. U mag u vrijwilligers een vast bedrag geven dat niet hoger is dan € 150 per maand en € 1500 per jaar om de gemaakte kosten te compenseren. Deze vorm van betaling komt in plaats van het declareren van bonnetje en vervoersbewijzen; 31
-
Special privileges. Vrijwilligers kunnen gebruik maken van ruimtes, gereedschap en materiaal voor privé-gebruik, zoals een EHBO-kit; Vrijwilligerskorting. Vrijwilligers krijgen kortingen op het lidmaatschap van de vereniging of club, op (club)artikelen uit de winkel van de organisatie, korting op evenementen of het gebruik van accommodaties;
Korting als beloningsmiddel -
Vrijwilligers voordeelkaart. Een aantal gemeenten kent de vrijwilligers voordeelkaart waarmee vrijwilligers korting kunnen krijgen bij winkels en bedrijven.
6.2.4 Andere manieren Ongetwijfeld zijn er meer vormen voor erkenning, waardering en beloning. De bovenstaande lijst is dan ook niet bedoeld als handleiding, maar meer als een inspiratiebron. U moet wel bedenken dat, welke vorm u ook kiest, een beloning alleen effectief is als hij is afgestemd op de doelgroep. Wanneer u deze regel goed toepast zullen vrijwilligers zich thuis voelen bij uw organisatie.
6.3 Vergoeding Zoals eerder opgemerkt is een financiële beloning voor vrijwilligers niet altijd effectief en kan het zelfs de motivatie ondermijnen. Andere vormen zijn vaak beter voor het behouden van vrijwilligers voor uw organisatie. De belangrijkste reden om toch wat langer stil te staan bij de financiële vergoeding is dat deze aan wettelijke kaders gebonden is. De overheid staat namelijk niet toe dat vrijwilligers werk betaalde arbeid verdringt en heeft daarom bepaald dat vergoeding voor vrijwilligers niet te hoog mag zijn.
6.3.1 Onkosten vergoeding Onder bepaalde voorwaarden mag u aan vrijwilligers een onkostenvergoeding geven. Deze vergoeding mag niet hoger zijn dan € 150 per maand en € 1500 per jaar. Hogere bedragen beschouwt de Belastingdienst als loon waarover loonbelasting en premies volksverzekeringen betaald moeten worden. Als richtbedrag hanteert de Belastingdienst een bedrag van € 4,50 per uur voor personen boven de 23 jaar. En € 2,50 voor jongeren onder de 23 jaar.
6.3.2 Combinatie met uitkering Voor mensen met een bijstandsuitkering gelden lagere bedragen. Iemand met een bijstandsuitkering mag maximaal € 9 aan vaste vrijwilligersvergoeding ontvangen per maand, tot een maximaal van € 764 per jaar. Hogere bedragen hebben invloed op de hoogte van de uitkering. Alleen wanener de gemeente besluit dat het vrijwilligerswerk bijdraagt aan het vinden van een vaste baan, mag een bijstandsgerechtigde dezelfde vrijwilligers vergoeding krijgen als vrijwilligers zonder bijstandsuitkering. Deze regel geldt niet voor mensen in de WW, WAO, WIA of met een AOW uitkering.
32
6.3.3 Heffingen Omdat de vrijwilligersvergoeding het karakter heeft een onkostenvergoeding, is het niet mogelijk naast een vast bedrag ook de daadwerkelijk gemaakte kosten te vergoeden. Dit geldt ook voor de kilometerkosten. Wanneer een vrijwilliger naast een onkostendeclaratie ook een vrijwilligersvergoeding krijgt die gezamenlijk hoger zijn dan € 1500 per jaar, dan wordt het bedrag boven de wettelijk toegestane € 1500 beschouwd als loon. Hierover is dan loonbelasting en volksverzekering verschuldigd. Let hier dus scherp op, want anders kunt u een naheffing krijgen.
6.3.4 Giften Bij een aantal organisaties kunnen donateurs hun giften aftrekken van de belasting. Organisaties die hiervoor in aanmerking komen zijn: - kerkelijk instellingen; - levensbeschouwelijke instellingen; - liefdadigheidsinstellingen; - culturele instellingen; - wetenschappelijke instellingen; - instellingen die het algemene nut beogen. Aanvullende regels Vrijwilligers van deze organisaties die recht hebben op een onkostenvergoeding kunnen besluiten deze als gift aan de organisatie te schenken. Onkostenvergoeding als gift aftrekken Deze gift kunnen ze dan aftrekken van de belasting. Voorwaarde is wel dat ze met schriftelijke stukken kunnen aantonen dat daadwerkelijk een gift gedaan is. Ook moet de gift hoger zijn dat het drempelbedrag van de giftgever. Dit is minimaal € 60 en tussen de 1% en 10% van het drempelinkomen van de schenker. Verder mag er geen tegenprestatie van de organisatie tegenover staan. Ook niet-gedeclareerde onkostenvergoedingen kan de vrijwilliger als gift aftrekken, mits aan de voorwaarden is voldaan. Bij autokosten geldt een vast bedrag van € 0,19 per kilometer.
33
7 Goed verzekerd Vrijwilligerswerk brengt risico’s met zich mee. Risico’s waar de vrijwilligers, de organisatie of bestuurders aansprakelijk voor kunnen worden gesteld. Als u er niet voor zorgt dat de juiste verzekeringen zijn afgesloten, kan u dat veel geld, tijd en energie kosten.
7.1 Particuliere aansprakelijkheid Bij schade is het begrip aansprakelijkheid van belang. Een van de grondbeginselen uit onze wet is dat iedereen die schade toebrengt aan een ander daarop aangesproken kan worden. De meeste mensen hebben daarom een particuliere aansprakelijkheidsverzekering (AVP) afgesloten. Deze verzekering vergoedt de schade van de benadeelde. Ook wanneer de schade ontstaan is tijdens het vrijwilligerswerk kan de vrijwilliger een beroep doen op de eigen particuliere aansprakelijkheidsverzekering.
7.1.1 Secondaire aansprakelijkheid Om onaangename verassingen te voorkomen bieden verzekeraars een AVP- verzekering aan voor vrijwilligers. Deze zogeheten secondaire verzekering is een aanvullende verzekering voor die gevallen die de eigen particuliere verzekering niet dekt. Vanwege de secondaire status zijn de kosten voor deze verzekering niet zo hoog. Het is aan te raden om deze verzekering voor uw vrijwilligers af te (laten) sluiten.
7.1.2 WAM De enige wettelijk verplichte aansprakelijkheidsverzekering in ons land is die voor motorvoertuigen. Dit is de WAM, wat staat voor Wettelijke Aansprakelijkheid motorrijtuigen. Maar let op: als de vrijwilliger door een eigen fout schade aan zijn auto heeft keert de wam niets uit. Aparte polis Als in uw organisatie vrijwilligers vaak met de (eigen) auto op pad zijn, kan het voordelig zijn om een aparte polis Bijzondere Voorwaarden Schadeverzekering af te sluiten. U moet hierbij in de gaten houden dat ook vrijwilligers en bestuurders onder de dekking vallen. Daarnaast is het mogelijk een cascoverzekering af te sluiten. Deze verzekering dekt de terugval in no-claim wanneer het eigen vervoersmiddel van de vrijwilliger schade oploopt. Verzekering vrijwilliger dekt niet alles
34
7.2 Aansprakelijkheid organisatie Naast de particuliere vrijwilliger kan ook uw stichting of vereniging aansprakelijk worden gesteld voor geleden schade. Niet de vrijwilliger zelf maar de organisatie als geheel draait dan op voor de gevolgen van ongelukken. Ook hiertegen kan uw organisatie zich verzekeren. Dit gaat met de aansprakelijkheidsverzekering voor bedrijven (AVB).
7.2.1 AVB Zo’n AVB dekt de aansprakelijkheid van de verzekerde ‘onderneming’ voor letsel en zaakschade aan derden. Dit kunnen ook klanten, bezoekers en eigen werknemers zijn. Deze verzekering is onmisbaar voor elke organisatie. Er zit echter een ‘maar’ aan: de standaard AVB is niet toegesneden op vrijwilligersorganisaties. Daarom bieden sommige verzekeraars speciale polissen aan voor vrijwilligersorganisaties.
7.2.2 Aandachtspunten Wanneer u een AVB afsluit, let dan op de volgende punten: - Is de aansprakelijkheid tussen alle betrokken gedekt? Belangrijk is dat ook de bedrijfsaansprakelijkheid en de onderlinge aansprakelijkheid van vrijwilligers gedekt is. - Is de begripsomschrijving afgestemd op het vrijwilligerswerk? Sommige AVB’s gaan bijvoorbeeld uit van ‘ondergeschikten’. Er zijn ook polissen waarin vrijwilligers expliciet genoemd worden. - Is de dekkingsomvang voldoende? Soms zijn vermogendelicten uitgesloten van dekking. Diefstal door een vrijwilliger –een voorkomend risico- is dan niet gedekt. Ook zijn er AVB- polissen die schade aan de eigendommen van ondergeschikte uitsluiten. Verder kan het voorkomen dat aansprakelijkheid voor verkeersongevallen apart is ondergebracht. Ook dan moet u erop letten dat vrijwilligers, zoals verkeersregelaars, onder de dekking vallen. - Is de hoogte van het verzekerde bedrag toereikend? De bedragen waarvoor u organisatie aansprakelijk is. Kunnen tegenwoordig flink oplopen. Te denken valt aan langdurige arbeidsongeschiktheid. - Hoe hoog is het eigen risico? Kijk daar goed naar! De meeste verzekeringen hebben tegenwoordig een eigen risico, dat soms oploopt tot wel € 1200. bij de meeste vrijwilligersorganisaties stat dit bedrag absoluut niet in verhouding tot het geld dat in de organisatie omgaat.
7.3 Ongevallenverzekering Met het afsluiten van een AVB is wel de aansprakelijkheid van een organisatie gedekt, maar nog niet alle risico’s die vrijwilligers lopen tijdens het vrijwilligerswerk. Lichamelijk letsel door bijvoorbeeld een valpartij is een veel voorkomend risico. Een particuliere verzekering keert echter niet automatisch uit wanneer het ongeval zich voordoet tijdens vrijwillige werkzaamheden. Het afsluiten van een ongevallenverzekering is daarom het overwegen waard.
35
Rubrieken Ongevallenverzekeringen zijn doorgaands verdeeld in vier rubrieken: a. Uitkering bij overlijden; b. Een uitkering bij gedeeltelijke of blijvende invaliditeit als gevolg van een ongeval; c. Een tijdelijke periodieke uitkering bij arbeidsongeschiktheid; d. Kosten voor geneeskundige behandeling. Rubrieken a. tot en met c. worden in de polis vastgesteld en hebben geen relatie met de werkelijk gelden schade bij de kosten onder d. gaat het doorgaans om een aanvulling op de eigen ziektekostenverzekering. Aandachtspunten Punten om op te letten bij het afsluiten van een ongevallenverzekering: - Zijn de verzekerde bedragen hoog genoeg? - Welke vorm van (gedeeltelijke) invaliditeit zijn meeverzekerd? - Worden er leeftijdsgrenzen gehanteerd? - Is er ook een dekking voor persoonlijke eigendommen?
7.4 Bestuurdersaansprakelijkheid Bestuurders van verenigingen en stichtingen vormen een apart hoofdstuk bij aansprakelijkheid. De wetgever verwacht van bestuurders meer dan van vrijwilligers. De verantwoordelijkheid van u als bestuurder om te handelen ‘zoals van een redelijk bekwaamd bestuurder verwacht mag worden’, is namelijk wettelijk vast gelegd. Als u daarin tekortschiet kunt u zich niet beroepen op uw vrijwilligersstatus, maar bent u toch aansprakelijk. Bestuurders hoofdelijk aansprakelijk Hoofdelijk aansprakelijk Bestuurders kunnen hoofdelijk aansprakelijk gesteld wanneer de vereniging of stichting niet is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel en de statuten niet in een notariële akten zijn vastgesteld. Dit geldt ook als er sprake is van incompetent besturen. Hoofdelijke aansprakelijkheid betekent dat bestuursleden individueel aangesproken kunnen worden om de schade te betalen. Hiertegen kunt u zich verzekeren met de bestuurders aansprakelijkheidsverzekering (BTA) Aandachtspunten Bij het afsluiten van een BTA moet u letten op: - Gaat er in de organisatie zoveel geld om dat een BTA noodzakelijk is? - Kan de organisatie volstaan met een basis- BTA? - Zijn de kosten voor verweer meeverzekerd?
36
7.5 Rechtsbijstandverzekering Aansprakelijkheidskwesties kunnen leiden tot vervelende en dure juridische procedures. Om de kosten hiervan voor de organisatie in de hand te houden bestaan er rechtsbijstandverzekeringen. Een rechtsbijstandverzekering biedt geen financiële ondersteuning, maar bijstand in de vorm van juridische ondersteuning. In de verzekering kunt u kiezen voor wie u hem afsluit: de organisatie, het bestuur, de medewerkers of de vrijwilligers. Of allemaal, natuurlijk. Aandachtspunten De rechtsbijstandverzekering biedt dekking bij aanklachten van een cliënt of ander persoon buiten de organisatie. bij een rechtsbijstandverzekering zijn een aantal zaken belangrijk: - Wie vallen onder de dekking? - Bij welke aanklachten kunt u beroep doen op de verzekering? - Waar bestaat de rechtsbijstand uit?
7.6 Evenementenverzekering Tot slot is er de evenementenverzekering. Grote evenementen die u organiseert naast de reguliere activiteiten, vallen lang niet altijd onder uw andere verzekeringen. Het is verstandig hier navraag naar te doen bij uw verzekeraar. De evenementenverzekering is bedoeld voor onverwachte situaties waardoor het evenement niet door kan gaan. Elk evenement is anders en daardoor zullen de verzekeringsbehoeften sterk uiteenlopen. Een evenementenverzekering is dan ook maatwerk. Aandachtspunten Bij het afsluiten van een evenementenverzekering moet u letten op: - De hoogte van de annuleringsdekking; - Het meeverzekeren van de schade aan gehuurde of geleende zaken; - Transportrisico’s; - Een dekking die voorziet in een uitkering als inkomsten verloren gaan door afpersing of diefstal. Ook een aansprakelijkheids- en ongevallenverzekering kunnen in de evenementenverzekering opgenomen worden. De premie voor de evenementenverzekering is meestal een percentage van de totale kosten van het evenement.
37
8 Administratie Voor bedrijven is het de gewoonste zaak van de wereld om een personeelsadministratie bij te houden. En bovendien zijn zij verplicht bepaalde gegevens van hun werknemers te administreren en te bewaren. Voor vrijwilligers geldt deze plicht niet, maar het is zeker aan te raden om een vrijwilligersadministratie bij te houden. Een goed geordende vrijwilligersadministratie stelt u in staat allerlei zaken snel en efficiënt te laten verlopen. Zo heeft u een goed overzicht van het aantal vrijwilligers in uw organisatie en wat ze allemaal voor u doen. Daarnaast heeft ui altijd snel hun gegevens en de belangrijke afspraken bij de hand.
8.1 Gegevens Welke gegevens legt u nu vast in uw administratie? Dat hangt uiteraard helemaal af van waar de vrijwilliger zich mee bezighoudt. Van de vrijwilliger die een keer per jaar de aankondiging van uw jaarlijkse rommelmarkt in zijn wijk bezorgt, heeft u eigenlijk alleen naam en telefoonnummer nodig. Van de vrijwillige brandweerman die voor elke uitruk een onkosten vergoeding krijgt en eens in de paar weken bereikbare brandweerdienst heeft, heeft u beduidend meer gegevens nodig. Welke functie de vrijwilliger ook heeft, het is verstandig om in ieder geval de volgende zaken in uw administratie op te nemen: - Naam - Adresgegevens - Telefoonnummer - Emailadres - Functie(s) - En hun beschikbaarheid. Daarnaast kunt u aanvullende gegevens opnemen, voor zover deze van toepassing zijn op uw vrijwilliger. Ontvangt de vrijwilliger een onkostenvergoeding, dan heeft u zijn bankgegevens nodig. Ook kunt u de hoogte van de vergoeding in uw administratie vastleggen en de kopieën van bonnetjes bewaren. Verder kunt u het rooster waarin de vrijwilliger werkt in de vrijwilligersadministratie opnemen, de opleidingen en cursussen die de vrijwilliger heeft gevolgd en bepaalde afspraken die u met de vrijwilliger heeft gemaakt. Heeft u een vrijwilligersovereenkomst met de vrijwilliger, dan moet u een kopie daarvan in uw administratie bewaren. Ga overigens voorzichtig om met de persoongegevens in uw administratie. U mag deze gegevens niet zomaar verstrekken aan sponsors of derden.
38
8.2 Systemen Er zijn verschillende manieren en systemen om uw vrijwilligersadministratie bij te houden. Voor alle systemen geldt uiteraard dat u ze consequent moet bijhouden. De gegevens van nieuwe vrijwilligers of wijzingen moet u meteen in het systeem invoeren. Het is verstandig om hier een persoon verantwoordelijk voor te maken. Administratiesystemen De meest eenvoudige manier van administreren is op papier, met bijvoorbeeld een kaartenbak. Voor een kleine organisatie met weinig vrijwilligers kan dit systeem volstaan. Bij grotere organisaties zult u begrijpen dat deze manier van administreren snel een rommeltje word en u gegevens makkelijk kwijtraakt. Basissoftware als microsoft word en microsoft Excel kunnen prima dienst doen om uw vrijwilligersadministratie bij te houden als u niet al te veel eisen aan de administratie stelt. Hoeft u bijvoorbeeld alleen maar basisgegevens bij te houden en gaat het niet om heel veel vrijwilligers, dan zult u hiermee prima uit de voeten kunnen. Vooral de grotere organisaties zullen voor hun administratie liever met gespecialiseerde software aan de slag gaan. Er zijn diverse softwareprogramma’s op de markt speciaal ontwikkeld voor vrijwilligers administratie. Systemen voor personeelsadministratie zijn doorgaans minder geschikt voor uw vrijwilligersadministratie, omdat ze te uitgebreid zijn en te veel functies hebben. Kiezen voor een systeem Voordat u een systeem kiest om uw administratie bij te houden, moet u zich afvragen waar u het precies voor wilt gaan gebruiken. Daarnaast speelt de grootte van uw organisatie en het aantal vrijwilligers een rol. Hoe meer vrijwilligers en hoe meer u met het systeem wilt, hoe meer eisen aan het systeem worden gesteld. Het systeem dat u kiest moet niet te simpel zijn, u moet er wel alles mee kunnen doen wat u ermee wilt doen. Aan de andere kant moet het ook weer niet te uitvoerig zijn. Daarmee wordt het systeem alleen maar ingewikkelder. Let u bij de keuze daarnaast ook op de gebruiksvriendelijkheid.
39
9 De Wmo Begin dit jaar is de wet maatschappelijke ondersteuning in werking getreden. Een nieuwe wet, veel kabaal, veel tamtam. Opeens lijkt het wel of het in gemeenteland allemaal ‘nieuw en beter’ moet. Een slimme organisatie loopt niet zo maar achter de fanfare aan. Door goed te kijken naar uw eigen organisatie, uw eigen doelstellingen, de doelgroepen van uw activiteiten en de rol die u speelt wordt al snel duidelijk waar kansen en mogelijkheden liggen.
9.1 Wat is de Wmo? De Wet Maatschappelijke Ondersteuning (Wmo) is op 1 januari 2007 ingegaan. Het doel van deze wet is dat iedereen in Nederland mee kan doen in de samenleving . in de nieuwe wet zijn een aantal bestaande wetten gebundeld: - De Welzijnswet, - De wet voorzieningen gehandicapten (Wvg), - Een aantal subsidieregelingen uit de AWBZ (o.a. mantelondersteuning, diensten bij wonen met zorg), - De huishoudelijke verzorging uit de AWBZ - En de Openbare Geestelijke Gezondheidszorg (OGGZ). De verantwoordelijkheid voor maatschappelijke ondersteuning is met de invoering van de Wmo helemaal naar gemeenten verschoven. Prestatievelden Wmo Binnen de Wmo worden gemeentes geacht actie te ondernemen op een aantal prestatievelden. Die prestaties zijn niet heel precies omschreven, om de gemeenten zo veel mogelijk ruimte te geven om hun eigen beleid in te vullen hieronder alle prestatievelden op een rijtje: 1. Sociale samenhang en leefbaarheid; 2. Jeugd en opvoeding; 3. Informatie, advies en cliëntondersteuning; 4. Ondersteuning mantelzorgers en vrijwilligers; 5. Bevorderen maatschappelijke participatie van mensen met een beperking; 6. Voorzieningen voor mensen met een beperking; 7. Maatschappelijke opvang en vrouwenopvang; 8. Openbare Geestelijke Gezondheidszorg; 9. Bevorderen van verslavingsbeleid. Maatschappelijke ondersteuning Maatschappelijke ondersteuning omvat allerlei activiteiten die het mensen mogelijk maken om mee te doen in de samenleving. De gemeente kan deze activiteiten zelf invullen. Bijvoorbeeld door de bijdragen van vrijwilligerswerk en mantelzorg, goede informatie en advies, opvoedingsondersteuning en huishoudelijke hulp. Het begrip maatschappelijke ondersteuning is in de Wmo verwoord in negen prestatievelden(zie boven staande stuk). Stichting en verenigingen, waaronder vrijwilligersorganisaties, dragen in belangrijke mate bij aan deze prestatievelden. Voor verenigingen en stichtingen betekent dat er veranderingen zullen optreden in de betrekkingen met de gemeente.
40
Ondersteuning vanuit gemeente Deze heeft meer bevoegdheden en plichten gekregen. Een van die plichten is het ondersteunen van vrijwilligers. In de Wmo is namelijk vastgelegd dat de gemeente een ondersteuningsbeleid voor vrijwilligers en mantelzorgers moet hebben. Zo snijdt het mes aan twee kanten: uw organisatie helpt de gemeente bij de uitvoering van de Wmo en omdat uw inzet belangrijk is, kunt u daarvoor ondersteuning vragen aan uw gemeente.
9.2 Samenwerken met de gemeente Veel vrijwilligersorganisaties werken voor dezelfde doelgroepen al waar de Wmo voor bedoeld is. De grootste groep zijn kwetsbare burgers, zoals ouderen en mensen met een functiebeperking. Maar de wet is breder. De gemeente moet ook zorgen voor voorzieningen voor jeugd en hun ouders, voor mensen die met huiselijk geweld te maken krijgen, voor daken thuislozen. Vrijwilligersorganisaties dragen zo bij aan gemeentelijke Wmodoelen (prestatievelden). Voor een gemeente is het dus van belang dat zij dit werk goed blijft doen en zij zal uw organisatie dus mogelijk willen ondersteunen bij uw activiteiten. Voorbeeld In de gemeente Lopik zorgen vrijwilligers al sinds jaar en dag voor een goede maaltijdvoorziening. Als de chauffeur niet kan, dan zorgt deze zelf voor vervanging zodat de maaltijd toch op de plaats van bestemming aankomt. Het stimuleren van zelfredzaamheid van burgers is een belangrijke opdracht van de gemeente. Ook de mensen die wat kwetsbaarder zijn, moeten in hun eigen woonomgeving kunnen blijven wonen. Een maaltijdvoorziening kan een van de voorwaarden zijn voor iemand om ook daadwerkelijk zelfstandig te kunnen blijven wonen.
9.2.1 Meer inzet vrijwilligers De gedachtegang achter de Wmo is dat we het in Nederland niet redden als we volledig vertrouwen op professionele hulp. Dit betekent niet alleen het regelen van bredere welzijnsvoorzieningen. Zoals het rondbrengen van maaltijden, maar ook de emotionele ondersteuning van mensen in hun thuissituaties. Dan is iemand soms zelfs beter geholpen door de inzet van vrijwilligers,of van zijn eigen vrienden, familie en kennissen dan door professionele (betaalde) hulpverleners. Als iemand vooral eenzaam is, dan kan vrijwillige hulp echt een verschil maken. En er zijn gelukkig mensen die het leuk vinden om een handje te helpen. Dit kan de druk op de eerstelijns gezondheidszorg zoals huisarts, maar ook de thuishulp, huishoudelijke verzorging, aanzienlijk verminderen. Hierbij moet u overigens oppassen dat u niet teveel hooi op de vork neemt. Vrijwilligerswerk is geen professionele hulp en andersom. Meer over het bewaken van uw grenzen als vrijwilliger en als vrijwilligersorganisatie leest u in het volgende hoofdstuk. Voorbeeld In de moskee kwamen een paar jonge vrouwen in het bestuur. Zij wisten van de problemen die hun moeders soms hadden met het leiden van hun huishouden wanneer hun gezondheid niet goed was. Ze zijn al een tijdje bezig met het organiseren van voorlichtingsbijeenkomsten. Nu is er contact met de verantwoordelijke voor de Wmo van de gemeente. Die gaat regelen dat er iemand komt vertellen over het Wmo loket en over de voorzieningen die de gemeente kan bieden. De gemeente is hier ook blij mee, want ze vermoeden –vaak terecht- dat de prachtige folders die ze hebben gedrukt deze doelgroep niet bereiken. Nu kunnen ze wel bereikt en geïnformeerd worden. 41
9.2.2 Achterban informeren Vroeger regelde de wet voorzieningen gehandicapten dat mensen met een functiebeperking ondersteuning kregen. Deze en andere voorzieningen vallen nu onder de Wmo. Niet iedereen weet wat er zoal mogelijk is. Vrijwilligersorganisatie kunnen de kans grijpen om hun achterban voor te lichten over de mogelijkheden van ondersteuning in het kader van de Wmo. Daarmee levert u een bijdrage aan de informatie- en adviesfunctie die de gemeente moet inrichten, maar u doet ook uw werk beter voor uw achterban.
9.3 Ondersteuning van vrijwilligersorganisaties Prestatieveld 4 van de Wmo gaat over de ondersteuning van vrijwilligers en mantelzorgers. In ongeveer de helft van gemeenten in Nederland zijn steunpunten vrijwilligerswerk, ook wel vrijwilligerscentrale genoemd. Met de invoering van de Wmo krijgt de gemeente officieel de plicht om iets aan dit onderwerp te doen. Maar wat houdt de ondersteuning van vrijwilligers eigenlijk in? Daar mag de gemeente zelf over beslissen, maar de wet stelt wel dat daar de ‘cliënten’, oftewel: uw organisatie en uw vrijwilligers, ook over moeten meepraten. Uw mening telt. Wmo- platform De gemeente heeft een Wmo- platform opgericht. Daarin zitten vertegenwoordigers van ouderen en van mensen met een beperking. Maar de gemeente wilde het daar niet bij laten. Ze hebben ook vrijwilligersorganisaties uitgenodigd. Het Wmo- platform heeft een ‘agendavoor de toekomst’ gemaakt, waarin ze hebben opgeschreven wat voor ondersteuning ze van de gemeente willen. Sommige dingen zijn vooral heel leuk (de jaarlijkse vrijwilligersdag en de uitreiking van de prijs voor de vrijwilliger van het jaar) en sommige zijn bedoeld om de organisaties sterker te maken (trainingen en cursussen). Informeer achterban over de Wmo Zichtbaar zijn en meepraten Vrijwilligersorganisaties doen allerlei dingen die te maken hebben met de Wmo. Sterker nog, de prestaties die de gemeente behoort te leveren, volgens deze wet, zullen onvoldoende geleverd kunnen worden als het vrijwilligers werk er niet aan bijdraagt. En als dat al geen voldoende reden zou zijn om het vrijwilligerswerk extra te ondersteunen, dan staat die ondersteuning ook nog een als aparte prestatie in de wet genoemd. Hoe gaat u nu als organisatie aan de slag? Het is belangrijk dat u als organisatie goed nadenkt over wat voor rol u speelt. Op welk prestatieveld heeft u iets te bieden? Waar levert u een bijdrage aan? Hoe veel draagvlak heeft uw organisatie in de gemeente? Wie betrekt u allemaal bij uw werk? Wanneer u dat goed voor ogen heeft, is het zaak het ook aan de gemeente te laten zien. Een manier om aan uw betrokkenheid vorm te geven is door actief mee te praten over de inrichting van het Wmo- beleidsplan, dat elke gemeente moet opstellen. Dat maakt u bovendien ook direct goed zichtbaar voor de gemeente.
42
Compensatiebeginsel In de wet is ook plaats ingeruimd voor het bevorderen van deelname aan de maatschappij voor mensen met een beperking. In de Wmo is de zogeheten ‘compensatiebeginsel’ opgenomen. Dit beginsel verplicht de gemeente om de beperkingen te compenseren die iemand ervaart: - Bij het voeren van een huishouden; - Bij het ontmoeten van mensen; - Of in het vervoer. Een van de dingen die een mens in de maatschappij doet, is deelnemen aan vrijwilligerswerk. Ook voor mensen met een beperking is dat een goede manier om contacten te leggen, om het gevoel te hebben echt een bijdrage te leveren, om idealen te verwezenlijken. Toch vinden vrijwilligersorganisaties het niet altijd makkelijk om hun taken en werkplekken zo in te richten dat vrijwilligers met een beperking toch volwaardig mee kunnen doen. De Wmo is een mooie gelegenheid om daar wat aan te doen. Wanneer bijvoorbeeld vervoer of een aangepaste werkplek nodig is, dan zou een vrijwilliger die via het Wmo- loket moeten kunnen aanvragen. Volgens het compensatiebeginsel zou de gemeente dan moeten bekijken hoe ze die vrijwilliger kunnen ondersteunen bij het ontmoeten van mensen. Een vrijwilligerssteunpunt of een andere instelling kan uw organisatie ook bijstaan bij het toegankelijk maken van de organisatie. Aangepaste werkplek via Wmo- loket Voorbeeld Stichting Vriendendiensten koppelt mensen aan elkaar met en zonder beperking. De koppels gaan samen de stad in of naar het zwembad. De gemeente wist vaag dat het bestond, maar nu heeft Stichting Vriendendiensten de gemeente uitgenodigd om te komen kijken bij 1 van de gezamenlijk activiteiten die ze af en toe organiseren. De gemeente stelt voor om folders neer te leggen bij het Wmo- loket en neemt de vrijwilligersorganisatie op in de Wmo- gids die de medewerkers gebruiken om mensen de weg te wijzen of te verwijzen.
9.4 Risico’s Wmo Dat klinkt natuurlijk allemaal prachtig, maat hoe zit het met alle negatieve verhalen die u hoort over de wet? Zijn die dan allemaal niet waar? Hoe zit het met de ontslagen die vallen in de thuiszorg, de tekorten waar gemeentes mee zeggen te kampen, de extra werklast die dreigt voor vrijwilligers, de angst van mantelzorgers dat het nog meer dan voorheen op hun schouders komt? Een deel van die verhalen zal ongetwijfeld uitkomen. Bij invoering van zo’n veelomvattende wet, die ook nog macht en financiën laat verschuiven van landelijk naar gemeenteniveau, zal ongetwijfeld nog een hoop fout gaan. Het grote voordeel van de Wmo is wel dat de meeste vrijwilligersorganisatie de gemeente goed weten te vinden. Veel organisaties hebben al contacten gelegd. Te hard van stapel Voor uw organisatie ligt het risico er eerder in dat u te hard van stapel loopt. Een goede organisatie neemt niet opeens taken op zich, die hij niet aankan, omdat de gemeente dat nu eenmaal heeft voorgesteld. En zelfs de geldbuidel moet het bestuur niet weglokken van de eigen missie en visie. Uw eigen werk verbeteren, daar moet het uiteindelijk over gaan.
43
9.5 Overgangsjaar De wet is ingegaan op 1 januari. Dat betekent niet dat u te laat bent. Voor veel gemeenten was het een hele grote klus om de verantwoordelijkheid voor de thuiszorg over te nemen. Daarom hebben ze zich daarop geconcentreerd. 2007 is een overgangsjaar. Dat wil zeggen dat dit jaar de beleidsplannen voor de komende 4 jaar zullen worden geschreven. Daarin leggen gemeenten vast wat ze op de negen prestatievelden van de Wmo van plan zijn. De wet bepaalt dat gemeenten zich moeten inspannen om cliënten en burgers te betrekken bij het maken van beleid. Dat is dan ook waar nu aan gewerkt word. Er zijn platforms of raden opgericht, er worden bijeenkomsten georganiseerd en er worden enquêtes gehouden. Dat gebeurt allemaal de eerste helft van het jaar. In de tweede helft, het najaar moeten de budgetten door de gemeenteraad worden vastgesteld voor het volgende jaar. De meeste gemeenten hebben nu een informatie over de Wmo. Waar wacht u op? Laat u informeren en stel vast welke rol u in wilt nemen bij de Wmo. Uw organisatie en de Wmo Uw rol als vrijwilligersorganisatie in de Wmo is samen te vatten in vier punten: 1. Cliënt van de wet: de Wmo moet zorgen dat uw vrijwilligersorganisatie goed word ondersteund; 2. Aanbieder: u kunt diensten verlenen die in het kader van de wet passen; 3. informatiepunt: uw achterban voorlichten en informeren; 4. vertegenwoordiger: de belangen behartigen van uw achterban.
44
10 Grenzen van vrijwilligerswerk Vraagt u zich ook wel eens af waar de grens eigenlijk ligt tussen vrijwillig en betaald werk? Met de komst van de nieuwe Wet Maatschappelijke ondersteuning (Wmo), die nadrukkelijk een beroep doet op vrijwilligers en vrijwilligersorganisaties voor ondersteuning, hulp en zorg, gaat onvermijdelijk een verschuiving plaatsvinden. Het staat niet met zoveel woorden in de wet, maar het ziet er naar uit dat de formele hulp en zorgverlening overbelast en onbetaalbaar word, als de informele netwerken niet een grotere rol gaan spelen. Maar kan betaalde hulp of zorg wel ‘zomaar’ worden vervangen door vrijwilligerswerk?
10.1 Grenzen bepalen Een omschrijving van het begrip vrijwilliger is in hoofdstuk 1 al gegeven: iemand die werk verricht in enig georganiseerd verband, onbetaald en onverplicht, ten behoeve van anderen of de samenleving. Kenmerkend voor beroepskrachten is dat zij een arbeidscontract hebben met de organisatie waarvoor zij werken en voor hun werkzaamheden en beloning ontvangen. Hiermee vallen zijn onder het arbeidsrecht waardoor zij rechten en plichten hebben die voor vrijwilligers niet gelden. Vrijwilligers hebben soms ook een contract afgesloten met de organisatie waarvoor zij werken, maar dit heeft niet dezelfde juridische status als een arbeidscontract. Hetzelfde werk Dit onderscheid tussen vrijwilligers en beroepskrachten zegt nog niets over de grenzen tussen het werk dat zij doen. Die grenzen zijn niet scherp te trekken. Veel werk dat beroepskrachten doen, kan op zich ook door vrijwilligers worden gedaan. Denk bijvoorbeeld aan de verpleegkundige die betaald werk in een ziekenhuis en iedere zomer als vrijwilliger meevaart op de Henri Dunant van het rode kruis. Of de chauffeur van de boodschappenbesteldienst, die in zijn vrije tijd in zijn busje jonge voetballertjes naar hun wedstrijden rijdt. De grenzen tussen vrijwillig en betaald werk worden vooral bepaald door de zwaarte –fysiek en mentaal en in tijdsduur- en de verantwoordelijkheid. Bovendien zijn vrijwilligers vooral intrinsiek gemotiveerd. Ze doen het werk omdat ze het leuk of belangrijk vinden of allebei. Vanwege het (vrijwel) ontbreken van geldelijke beloning, is deze intrinsieke motivatie belangrijker bij vrijwilligerswerk dan bij betaald werk. De grenzen tussen vrijwillig en betaald werk worden daarnaast bepaald door de afspraken die de organisaties waarvoor vrijwilligers werken met hen maken dit moet u dus zelf doen. Grenzen niet scherp te trekken
45
10.2 Reageren op hulpvraag In het kader van de Wmo zullen gemeenten wellicht meer dan in het verleden een beroep doen op uw organisatie. het kan zijn dat de gemeente u als vrijwilligersorganisatie uitnodigt meer of ander werk te doen. Op welke manieren kunt u daarop reageren? U kunt defensief en terughoudend reageren. Bijvoorbeeld als het werk dat de gemeente van uw organisatie vraagt een te grote belasting is, of als u daarvoor niet genoeg vrijwilligers of deskundigen in huis heeft. Een tweede mogelijkheid is een verkennende reactie: wat betekend deze vraag voor onze organisatie? wat is ervoor nodig om aan deze vraag te voldoen? Wat kunnen we daarin zelf doen en waarbij hebben we hulp of ondersteuning nodig? Wat heeft de gemeente ons daarin te bieden? U kunt ook nog voor de gemeente naar u toekomt, zelf stappen ondernemen. Uw organisatie stelt zich daarbij proactief en ondernemend op u heeft zich al voorbereid op de vragen die vanuit de gemeente en vanuit de samenleving op u af kunnen komen. U heeft uw eigen organisatie onder de loep genomen en een standpunt ingenomen: dit doen we wel, dit doen we onder die en die voorwaarden en dat doen we zeker niet. Wat voor u ook de meest passende reactie is, in alle gevallen is het van belang dat uw organisatie zelf duidelijk vaststelt waar de grens tussen vrijwillig en betaald werk ligt. Zorgverlening In complexe situaties, bijvoorbeeld rondom chronisch zieken, gehandicapten en terminale patiënten, treffen vrijwilligers en beroepsmatige zorgverleners elkaar. Met name in die situaties wordt een groot beroep gedaan op de deskundigheid van vrijwilligers en is het belangrijk om de grens tussen vrijwillig en betaald werk duidelijk te bepalen. Een aantal vrijwilligersorganisaties in de zorg heeft in een verklaring als reactie op de komst van de Wmo enkele richtlijnen hiervoor gegeven. Het is van belang dat: - Geen van de partijen een exclusieve rol in de zorg claimt; - De kwaliteit van de vrijwilligers specifiek is en complementair aan de beroepsmatige zorg; - Het besef bestaat dat de inzet van de vrijwilliger niet de beroepsmatige zorg vervangt; - Bij de vrijwillige zorg niet de individuele verzekerde centraal staat (economisch principe), maar de hulpvrager en diens omgeving (sociale principe); - Bij de vrijwillige zorg niet het handelen centraal staat maar het aanwezig zijn (presentie); - Vrijwillige zorg geen voorliggende voorziening is voor beroepsmatige zorg en ook niet te indiceren is. Met deze verklaring geven de ondertekenaars aan wat voor hen de grenzen zijn tussen vrijwillige en beroepsmatige zorg. Voor iedere organisatie die met vrijwilligers werkt, is het van belang deze grenzen te benoemen, zeker wanneer in dezelfde organisatie ook beroepskrachten werkzaam zijn. Maar ook wanneer er regelmatig contacten zijn met organisaties die hoofdzakelijk of alleen met beroepskrachten werken. Wanneer in uw organisatie duidelijk is wat van vrijwilligers verwacht kan worden, dan weten de –vrijwillige en betaalde- medewerkers waar ze aan toe zijn. Ook kunt aan de gemeente of aan andere organisaties die en beroep op u doen, laten weten waarvoor ze bij u terecht kunnen en waarvoor niet.
46
Spanningsveld Als beroepskrachten samenwerken met vrijwilligers kunnen er spanningen en problemen ontstaan. Voorbeelden van mogelijke problemen zijn: - De vrijwilliger neemt in zijn enthousiasme meer taken op zich, waardoor de grens tussen vrijwilligerswerk en betaald werk verschuift. - De vrijwilliger heeft dankzij zijn achtergrond of opleiding meer kennis van en ervaring met het werk dan de beroepskracht. - De beroepskracht kan weinig eisen stellen aan de vrijwilliger; - de vrijwilliger en de beroepskracht verschillen van inzicht over de werkmethode. Wees alert op signalen die wijzen op problemen tussen betaalde kracht en vrijwilliger. Een vrijwilligerscoördinator kan de vrijwilliger ondersteunen en begeleiden en hem helpen eventuele problemen met beroepskrachten en spanningen weg te nemen.
10.3 Grenzen verleggen Het is natuurlijk heel goed mogelijk dat er met de komst van de Wmo nieuwe vragen aan uw organisatie worden gesteld. U had uw grenzen goed in beeld en nu vraagt uw omgeving (gemeente, zorginstelling, welzijnsorganisatie) om een verschuiving. U zult zelf moeten bepalen in hoeverre het voor uw organisatie en wenselijk is om de grenzen te verleggen. Bij het vast- of bijstellen van de grenzen aan vrijwilligerswerk kunt u gebruik maken van de volgende tips, afkomstig uit het onderzoek van het Verwey- Jonker Instituut en het Nederlands instituut voor zorg en welzijn. 1. laat vrijwilligers doen waar ze goed in zijn. Belast ze met taken die aansluiten bij hun motivatie en competenties. Overvraag ze niet en biedt ze ontwikkelingsmogelijkheden als ze daar behoefte aan hebben. 2. Zorg dat u lokaal vertegenwoordigd bent. Stel u gelijkwaardig op. Maak de achterban zichtbaar en zoek de samenwerking met andere vrijwilligersorganisaties. Maak duidelijk wat uw aanbod is. 3. Maak deskundigheidseisen niet tot een drempel. houdt rekening met wat mensen kunnen en willen. Creëer een structuur waar cursussen enthousiasmerend en niet belemmerend werken op de inzet van vrijwilligers. 4. Beroepskrachten moeten vrijwilligers de gelegenheid geven zich te ontwikkelen. De verhouding tussen beroepskrachten en vrijwilligers is per definitie dynamisch. Als het goed is groeit de vrijwilliger in zijn rol en verandert daardoor ook de relatie met beroepskrachten. Beroepskrachten die vrijwilligers begeleiden moeten vrijwilligers kunnen ‘empoweren’ dat vereist inzicht in de motieven en de mogelijkheden van vrijwilligers. 5. Waardeer de rol van vrijwilligers. Geef vrijwilligers een duidelijke eigen positie in de organisatie en organiseer de dialoog tussen het management en de vrijwilligers, bijvoorbeeld door een vrijwilligersraad. 6. Zorg voor aanspreekpunten. Als gevolg van schaalvergroting en marktwerking zijn uitvoerende instellingen op het terrein van zorg en ondersteuning sterk afgeplat. Daardoor zijn deze instellingen moeilijk aanspreekbaar voor vrijwilligers die op zoek zijn naar samenwerking.
47
11 Wegwijs in ondersteuningsland Veel vrijwilligersorganisaties en vrijwilligers doppen hun eigen boontjes. Op momenten dat uw vrijwilligersorganisatie in zwaar weer komt of u tegen een probleem aanloopt, kan het handig zijn om ondersteuning te vragen. En gelukkig is dat mogelijk. In dit hoofdstuk leest u waar u terecht kun en welke mogelijkheden er zijn voor ondersteuning.
11.1 Ondersteuning in Nederland De ondersteuning van het vrijwilligerswerk in Nederland is op meerdere niveaus geregeld: op nationaal, regionaal en lokaal niveau. Zowel de overheid, steunpunten en vrijwilligersorganisaties bieden uw organisatie ondersteuning. Het onderstaande schema geeft u een overzicht van deze infrastructuur en bij welke instanties u allemaal aan kunt kloppen voor ondersteuning. Hoe de ondersteuning eruitziet, kan behoorlijk verschillen. Zo maakt het bijvoorbeeld erg veel uit in welke gemeente uw vrijwilligersorganisatie is gehuisvest en welke steunpunten er lokaal aanwezig zijn. Het maakt ook uit of uw vrijwilligersorganisatie deel uitmaakt van een groter netwerk. In dat geval zult u makkelijker ondersteuning kunnen krijgen, bijvoorbeeld van de eigen koepelorganisatie. De infrastructuur van vrijwilligerswerk Overheid Ondersteuning Nationaal Het kabinet MOVISIE, forum, VTA verschillende (deskundigheidsbevordering), departementen CBS en SCP (onderzoek) Regionaal Provincies Provinciale steunpunten of Centrum voor maatschappelijke ontwikkeling (CMO) Lokaal Gemeenten Lokale steunpunten (waaronder steunpunt vrijwilligerswerk, sportservicepunt, steunpunt informele zorg)
vrijwilligersorganisaties Landelijke (koepels van) vrijwilligers organisaties Regionale koepels van vrijwilligers organisaties Lokale vrijwilligers organisatie
11.2 Steun zoeken Helder hebben waarvoor u ondersteuning zoekt , is natuurlijk de eerste stap op weg naar ondersteuning en de vraag waar u deze kunt vinden. Een toneelvereniging die een specifiek probleem heeft met het plaatselijke theater kan de ondersteuning vragen op diverse plekken, bijvoorbeeld bij de wethouder als bemiddelaar of bij collega-verenigingen. Maar een toneel vereniging die de choreografie niet kloppend krijgt, heeft behoefte aan het advies van een specifieke deskundige, in dit geval bijvoorbeeld van een choreograaf.
48
Eigen netwerk Vrijwilligersorganisaties zoeken meestal eerst ondersteuning bij het eigen netwerk. Bij het eigen netwerk moet u denken aan leden, vrijwilligers, familie, collega’s, kennissen, bedrijven, sponsors, andere direct betrokkenen en de eigen landelijke organisatie. vragen om ondersteuning bij bekenden is immers niet zo’n bedreigende stap als bij vreemde aankloppen voor hulp. Leden en vrijwilligers worden in eerste instantie gevraagd voor ondersteuning. Zij zijn de logische eerste aangewezenen. Vervolgens vragen organisaties vaak ondersteuning uit de eigen landelijke organisatie. de korfbalvereniging legt bijvoorbeeld zijn vragen neer bij de korfbalbond en de zorginstelling bij de koepelorganisatie voor vrijwilligerscoördinatoren in de zorg. Facilitaire ondersteuning bij computers, kopiëren en post regelen veel organisaties informeel en hebben hiervoor hun lijntjes binnen het eigen netwerk. Een vrijwilliger bij de voetbalvereniging kopieert bijvoorbeeld het clubblad met toestemming van zijn baas na werktijd op zijn werplek. Extern netwerk Het vragen van ondersteuning bij onbekenden is een grote stap voor veel vrijwilligersorganisaties. Is uw organisatie niet aangesloten bij een koepel of landelijke organisatie dan zult u natuurlijk veel sneller gebruik maken van externe ondersteuning, zoals het steunpunt vrijwilligerswerk of vrijwilligerscentrale, sportservicepunt, steunpunt informele zorg, lokale ambtenaar, Centrum voor maatschappelijke Ontwikkeling (CMO) of MOVISIE. Een lokale ambtenaar kan uw vrijwilligersorganisatie bijvoorbeeld helpen bij subsidieverzoeken of subsidieverantwoordingen.
11.3 Gemeentelijke ondersteuning Op gemeentelijk niveau zijn er voor vrijwilligersorganisatie mogelijkheden voor externe ondersteuning bij het steunpunt vrijwilligerswerk (of vrijwilligerscentrale), sportservicepunt en steunpunt informele zorg. Deze steunpunten zijn niet in elke gemeente aanwezig. In zo’n 200 gemeenten is een vrijwilligerscentrale, in zo’n 80 gemeenten een sportservicepunt en in zo’n 200 gemeenten een steunpunt informele zorg. Wat steunpunten kunnen bieden, verschilt per gemeente.
11.3.1 Steunpunt vrijwilligerswerk Een steunpunt vrijwilligerswerk, ook wel vrijwilligers centrale of vrijwilligersinformatiepunt genoemd, richt zich op de ondersteuning van het lokale vrijwilligerswerk. Dit is soms een zelfstandige stichting, maar in de meeste gevallen is het steunpunt onderdeel van een brede welzijnsinstelling of gemeenschappelijke organisatie. een vrijwilligerscentrale kan bemiddelen tussen mensen die op zoek zijn naar vrijwilligerswerk en uw organisatie, die op zoek is naar vrijwilligers. Vrijwilligerscentrale verstrekken vaak ook in algemene zin informatie over vrijwilligerswerk, voor zowel de (potentiële) vrijwilliger als organisaties als de uwe. Daarnaast kunt u er terecht voor advies en training. Sommige steunpunten bieden ook facilitaire ondersteuning. Ook zijn er vaak projectmatige activiteiten zoals de organisatie van maatschappelijke stages voor scholieren, maatschappelijk betrokken ondernemen door bedrijven en sociale activering. Tot slot zetten de steunpunten zich vaak in voor belangenbehartiging van vrijwilligers.
49
11.3.2 Het sportservicepunt De activiteiten per sportservicepunt kunnen nogal verschillen, maar ze hebben allemaal hetzelfde doel: een centraak aanspreekpunt vormen voor alle vragen over sport. Een sportservicepunt richt zich bijvoorbeeld op informatieverstrekking over de lokale sportaanbieders en sportclubs, verenigingsondersteuning, belangenbehartiging en ze gaan over het verhuur van gemeentelijke sportaccommodaties.
11.3.3 Het steunpunt informele zorg Een steunpunt informele zorg, ook wel steunpunt mantelzorg en steunpunt voor vrijwillige thuishulp genaamd, richt zich niet op ondersteuning van vrijwilligersorganisaties, maar op ondersteuning van informele zorg. Het steunpunt richt zich op de ondersteuning van mantelzorgers en hulpvragers. Naast informatie en advies, geeft zij emotionele steun, praktische hulp en behartigt zij de belangen van de mantelzorgers. Daarnaast zorgen zij voor de inzet van vrijwillige thuishulpen ter ontlasting van mantelzorgers en de inzet van vrijwillige thuishulp bij alleenstaande hulpvragers. Bij dit laatste moet u denken aan informatie, advies, educatie, emotionele steun (lotgenotencontact), praktische hulp (het regelen van zorg), hulp van vrijwilligers (bijvoorbeeld als tijdelijke oppas), ontspannende activiteiten en belangenbehartiging.
11.4 Ondersteuningsvragen De ondersteuningsvraag is natuurlijk van belang voor de weg naar ondersteuning. In de vorige paragraaf heeft u kunnen lezen bij welke gemeentelijke instanties u terecht kunt voor uw vragen. Bij het steunpunt vrijwilligerswerk kunt u daarnaast terecht voor de meest voorkomende knelpunten bij vrijwilligersorganisaties, zie ook het onderstaande. Knelpunten Top 5 van knelpunten in het vrijwilligerswerk in Nederland. 1. Werving van bestuursleden. 2. Werving van leden of klanten. 3. Werving van overige vrijwilligers 4. Sponsoring of fondsenwerving. 5. Huisvesting of zaalruimte voor activiteiten. Uit deze top 5 van knelpunten blijkt bijvoorbeeld dat veel verenigingen ervaren dat hun leden minder trouw zijn. Ze zijn steeds moeilijker te vinden en hebben minder binding met de vereniging. Daarnaast trekken activiteiten in de afdeling onvoldoende nieuwe mensen aan. Het lokale steunpunt kan begeleiding bieden bij het veranderingsproces dat nodig is om weer voldoende leden of vrijwilligers aan te trekken. Zij hebben ervaring met trajecten voor dergelijke verenigingsproblemen en visie op mogelijke scenario’s.
50
Achterliggende problemen Soms ligt er een groter probleem achter de ondersteuningsvraag. Dan is de ondersteuningsvraag van de vrijwilligersorganisatie niet altijd de echte vraag. Steunpunten zijn in adviestrajecten vaak in staat het achterliggende probleem op te sporen. Het is natuurlijk zonde dat uw organisatie niet goed functioneert als u met bepaalde vragen zit. Een vrijwilligersorganisatie die de weg kent naar ondersteuning kan altijd ergens terecht met haar vraag. Zowel in het interne als het externe netwerk kunt u antwoorden vinden voor uw vragen. Bij bepaalde vragen is het verfrissend dat een relatieve buitenstaander een blik werpt op uw organisatie. dit verruimt de oplossingsmogelijkheden. Een goed beeld van de ondersteuningsstructuur van het vrijwilligerswerk in Nederland, kan hierbij een goede wegwijzer zijn.
51
