BESTELLING ALFAPASS KAARTEN HANDLEIDING v1.1 – 02-feb-2005
Alfapass-kaarten worden aangevraagd met behulp van een Excel-bestand, waarvan de lay-out hierna in detail beschreven wordt. In dit Excel-bestand dienen zowel de gegevens van de kaartaanvrager (1ste tabblad) als de gegevens van de kaarthouders (2de tabblad) verplicht ingevuld te worden. Het Excel-bestand dient vervolgens te worden bezorgd aan de Alfapass-organisatie die de gegevens inleest in de centrale database. Het elektronisch doorsturen van dit bestand kan op volgend e-mail adres:
[email protected] (onder voorbehoud van eventuele wijzigingen en/of alternatieve e-mail adressen) Om veiligheidsredenen is het aan te bevelen de gegevens op te nemen in een zipbestand, voorzien van een paswoord. Dit paswoord dient vervolgens per aparte e-mail te worden doorgegeven. De bestandsnaam dient er als volgt uit te zien: pass_xxxx_DD_MM_YY.xls pass : xxxx :
waarbij:
staat als vaste naam ingedragen om te identificeren dat het om een badgeaanvraag-verzoek gaat klantnummer van 4 posities (gelieve deze max. lengte te willen respecteren). Het betreft hier het klantnummer van het bedrijf bij Alfapass. Indien niet gekend (bv. bij een eerste bestelling) dient “xxxx” te worden ingevuld
DD_MM_YY : dag, maand, jaar dat de aanvraag wordt verstuurd ‘_’ :
‘underscore’ waarbij de resp. karaktersets van elkaar gescheiden worden.
Structuur van het bestand Excel-bestanden vanaf versie 97 tot de recentste versie 2003 zijn toegelaten. Alle verwachte persoonlijke gegevens van de kaarthouders (personaliavelden) dienen elk onder de individuele kolommen in het importbestand te worden aangeleverd. De bovenste rij bevat de “headers” van elke kolom (in de onderstaande tabel weergegeven als de namen in de linkerkolom, bvb. “werkgever”, “naam”,…)
ALLE GEGEVENS IDENTIEK AAN IDENTITEITSKAART A.U.B. !!!!!!! ! STEEDS HOOFDLETTERS GEBRUIKEN ! Kolom
Naam van de “header”
Omschrijving (ter verduidelijking van deze tabel)
Max. aantal posities lengte van de velden
veld verplicht op te nemen Ja/Neen
6 karakters
J
Kolom A
RecordNr
Fictief recordnummer ter associatie van de kaarthouder in het bestand. Indien samen met het bestand foto’s worden meegestuurd, dan dient dit recordnummer eveneens ook als naam te worden gebruikt voor het fotobestand. (vb. “1.jpg” of “1001.jpg”,…)
Kolom B
LastName
Naam van de kaarthouder
30 karakters
J
Kolom C
FirstName
Voornaam van de kaarthouder
18 karakters
J
2 karakters
J
Zoals vermeldt op identiteitskaart !!!! Geen roepnaam maar geboortenaam!!!! Kolom D
Nationality
Nationaliteit van de kaarthouder, aangeduid via de officiële 2-karakter ISOlandencode, bv. België = BE Voor een volledig overzicht, raadpleeg bijgevoegde lijst in het excel-bestand
Kolom E
RR-Nr
Kolom F
Identity-Nr
Kolom G
Kolom H
Niet van toepassing
N
Nummer van identiteitskaart
12 karakters (geen spaties)
J
SOFI-Nr
Sociaal Fiscaal Nummer. Enkel in te vullen voor Nederlandse werknemers
12 karakters (geen spaties)
N
PP-Nr
Paspoortnummer, voor alle andere nationaliteiten dan BE of NL
15 karakters (geen spaties)
N
Kolom I
PN-Nr
Personeelsnummer, uniek nummer van de werknemer gebruikt in de personeelsadministratie van het bedrijf
12 karakters (geen spaties)
J
Kolom J
StreetAddress
Straat en huisnummer (adres kaarthouder)
40 karakters
J
Kolom K
PostCode
Postcode (adres kaarthouder)
6 karakters
J
Kolom L
City
30 karakters
J
Kolom M
Country
2 karakters
J
Privé-telefoon van kaarthouder
20 karakters
N
Gemeente (adres kaarthouder) Land (adres kaarthouder) Volgens ISO 2-letter code (zie ook kolom D)
Kolom N
Phone
Kolom O
DateBirth
Geboortedatum van kaarthouder
DD/MM/YYYY
J
Kolom P
Qual1
Niet van toepassing
5 karakters
N
Kolom Q
Qual2
Niet van toepassing
5 karakters
N
Kolom R
Qual3
Niet van toepassing
5 karakters
N
Kolom S
Group
Nummer van de kaarthoudergroep
1 cijfer
J
2 cijfers
J/selectief
3 cijfers
N
3 cijfers
N
1= Trucker 3= Algemeen (kolom T verplicht op te geven) Kolom T
SubGroup
Enkel voor groep 3: het nummer van de kaarthoudersubgroep Zie tabel groep 3 - algemeen
Kolom U
LayoutNr
Niet van toepassing Blanco laten
Kolom V
ClientNr
Niet van toepassing Blanco laten
Toelichtingen tot de tabel: - Alfapass neemt de gegevens over in de database en op de kaart zoals ze in het bestand zijn vermeld. ‘LastName’ en ‘FirstName’ zullen echter steeds in hoofdletters worden afgedrukt op de kaart. - Het nummer van de identiteitskaart is verplicht op te geven om controle toe te laten bij de individuele afhaling van de kaarten door de kaarthouders. - De subgroep (kolom T) dient verplicht ingevuld te worden, indien de hoofdgroep (kolom S) van de kaart de waarde 3 bevat. De verschillende mogelijkheden zijn opgenomen in volgende tabel: TABEL: kaarten groep 3 (Algemeen): 1
Pilotage
2
Overige
3 4
Spoorwegen Hulpdiensten, authoriteiten en nutsbedrijven
5
Scheepsbevoorraders en herstellers Privé bewakingsfirma’s
11
Haven- en rivierloodsen, bootmannen, waterklerken. Expediteurs, douanedeclaranten, scheepsagenten, koerierbedrijven, postbodes, niet scheepsgebonden leveranciers, binnenschippers, taxi, schoonmaakbedrijven, saniport, havenaalmoezeniers, … NMBS en private spoorwegmaatschappijen SIWHA, brandweer, politionele diensten, civiele bescherming, dokmeesters, havenkapiteins, douane, stads en staatsdiensten. Bevoorraders, taxfree, herstellers, bunkering.
