BESTEK
Bestek:
Toeristisch sectorplatform
Opdracht:
Raamovereenkomst i.v.m. levering en bedrijfsklaar installeren van een toeristisch sectorplatform voor de toeristische diensten van Vlaams-Brabant en Oost-Vlaanderen
Wijze van gunnen:
De opdracht is een aanneming van diensten. Onderhandelingsprocedure op Europees niveau met voorafgaande bekendmaking
Opdrachtgevend bestuur:
Toerisme Oost-Vlaanderen vzw Sint-Niklaasstraat 2 9000 Gent
De opening van de offertes heeft plaats op maandag 15 september 2014 om 11.00 uur, ten overstaan van de algemeen manager of zijn afgevaardigde in de lokalen van de opdrachtgever Toerisme Oost-Vlaanderen vzw, Sint-Niklaasstraat 2, 9000 Gent.
1
1 Inhoudsopgave 1
INHOUDSOPGAVE.................................................................................................................................................... 2
2
SITUERING ................................................................................................................................................................ 4
3
GELDENDE WETGEVING VOOR DEZE OPDRACHT ................................................................................................... 5
4
AFWIJKINGEN KB UITVOERING ............................................................................................................................... 5
5
6
4.1
BORGTOCHT ................................................................................................................................................................ 5
4.2
BOETECLAUSULES ......................................................................................................................................................... 5
ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN ............................................................................................................................. 7 5.1
OPDRACHTGEVER......................................................................................................................................................... 7
5.2
LEIDEND AMBTENAAR.................................................................................................................................................... 7
5.3
VOORWERP VAN DE OPDRACHT ...................................................................................................................................... 7
5.4
MINIMALE AFNAME ...................................................................................................................................................... 8
5.5
BIJKOMENDE INFORMATIE.............................................................................................................................................. 8
5.6
WIJZE VAN PLAATSING................................................................................................................................................... 9
5.7
TAALGEBRUIK............................................................................................................................................................... 9
5.8
WIJZE VAN PRIJSBEPALING.............................................................................................................................................. 9
5.9
OPMAAK VAN DE OFFERTE ........................................................................................................................................... 11
5.10
OPENING VAN DE OFFERTES.......................................................................................................................................... 12
5.11
SELECTIECRITERIA........................................................................................................................................................ 13
5.12
GUNNINGSCRITERIA .................................................................................................................................................... 14
5.13
ONDERHANDELINGSPROCEDURE ................................................................................................................................... 15
5.14
PLAATSING VAN DE OPDRACHT...................................................................................................................................... 17
CONTRACTUELE BEPALINGEN ............................................................................................................................... 18 6.1
BORGTOCHT .............................................................................................................................................................. 18
6.2
FACTURATIEMODALITEITEN .......................................................................................................................................... 18
6.3
OVERDRACHT VAN DE OPDRACHT .................................................................................................................................. 19
6.4
ONDERAANNEMERS .................................................................................................................................................... 19
6.5
INTELLECTUELE EIGENDOMSRECHTEN ......................................................................... FOUT! BLADWIJZER NIET GEDEFINIEERD.
6.6
TERMIJNEN ................................................................................................................................................................ 22
6.7
PLAATS VAN LEVERING EN DIENSTVERLENING................................................................................................................... 23
6.8
PERSONEEL VAN DE AANNEMING................................................................................................................................... 24
6.9
SPECIFIEKE BEPALINGEN VOOR DE LEVERING, INSTALLATIE EN ONTVANGST VAN DE OPDRACHT................................................. 24
6.10
KEURINGS- EN OPLEVERINGSKOSTEN.............................................................................................................................. 25
6.11
AANSPRAKELIJKHEID VAN DE DIENSTVERLENER................................................................................................................. 25
2
7
8
6.12
BOETES ..................................................................................................................................................................... 26
6.13
MIDDELEN EN PROCEDURE VAN OPTREDEN ..................................................................................................................... 27
6.14
GESCHILLEN - BEVOEGDE RECHTBANK ............................................................................................................................ 28
TECHNISCHE SPECIFICATIES ................................................................................................................................... 29 7.1
FUNCTIONELE VEREISTEN ............................................................................................................................................. 29
7.2
ORGANISATIE VAN HET PROJECT .................................................................................................................................... 66
7.3
PROJECTVERLOOP ....................................................................................................................................................... 66
7.4
DIENSTEN .................................................................................................................................................................. 68
7.5
VARIA ....................................................................................................................................................................... 70
OFFERTEFORMULIER ............................................................................................................................................. 71 8.1
9
INVENTARIS ........................................................................................................................................................... 74
BIJLAGEN ................................................................................................................................................................ 78 9.1
BESCHRIJVING REFERENTIE ........................................................................................................................................... 78
9.2
SJABLOON "PROFIEL EXTERNE MEDEWERKER"................................................................................................................. 80
3
2 Situering Toerisme Oost-Vlaanderen en Toerisme Vlaams-Brabant promoten, ontwikkelen en organiseren het toerisme en de recreatie in hun respectievelijke provincies. Om deze opdracht optimaal te vervullen dienen beide organisaties te beschikken over relevante informatie voor promotie en beleidsontwikkeling en is een nauwe samenwerking met de toeristische sector nodig, d.w.z. met de toeristische ondernemers, de diensten voor toerisme, de beleidsmakers en de flankerende sector.
Daarom wensen Toerisme Oost-Vlaanderen en Toerisme Vlaams-Brabant over te gaan tot de ontwikkeling van een digitaal platform voor de toeristische sector. Dit sectorplatform moet enerzijds functioneren als een databank waarin relevante toeristische gegevens kunnen worden opgeslagen en beheerd en van waaruit ze kunnen ontsloten worden. Anderzijds dient het platform het mogelijk te maken om deze gegevens rechtstreeks op te vragen bij de toeristische sector en gegevens te importeren en/of te koppelen met relevante bronnen. Het platform dient bovendien de communicatie met en tussen de toeristische sector te optimaliseren en dient toegankelijk te zijn via een gebruiksvriendelijk portaal waar de toeristische sector toegang krijgt tot de functionaliteiten van het sectorplatform.
Om dit te realiseren schrijven de twee Provinciale Toeristische Organisaties (PTO’s) in een samenwerkingsverband een opdracht uit voor de gemeenschappelijke analyse en ontwikkeling van een softwareapplicatie ‘sectorplatform’. Ze willen dit platform laten realiseren door een externe informaticafirma met de nodige expertise in het toeristische domein. Door deze samenwerking kunnen de twee PTO’s hun expertise in het toeristische domein bundelen in de zoektocht naar een goede dienstverlener. Wat betreft de installatie, de configuratie en het databeheer voor het sectorplatform gaat iedere PTO echter zijn eigen weg. Dit houdt o.a. het volgende in:
De hosting wordt zo opgezet dat iedere PTO zijn eigen versie van de applicatie en data zelfstandig kan beheren.
Iedere PTO kan zelfstandig beslissen over de configuratie van zijn installatie van het sectorplatform op basis van de vereisten beschreven in de behoefteanalyse en de functionaliteiten aangeboden door de dienstverlener in de functionele en de technische analyse. Voor de ene PTO kan in het sectorplatform bijvoorbeeld wel een publicatiebeheermodule zijn opgenomen, terwijl dat bij de andere PTO niet het geval is.
Het gebruiksvriendelijk portaal moet de huisstijl kunnen weergeven van de respectievelijke PTO.
Eens het sectorplatform voor een PTO is geïnstalleerd en geconfigureerd, is die PTO verantwoordelijk voor welke gegevens hij met het sectorplatform wil beheren: welke toeristische gegevens er in het platform worden opgenomen, welke nieuwsberichten en kalenderactiviteiten hij via het sectorplatform wil doorgeven aan de toeristische sector, welke tags hij toekent aan toeristische producten, enz.
4
3 Geldende wetgeving voor deze opdracht De opdracht is onderworpen aan de bepalingen en voorwaarden van dit bestek en van de volgende wetten, besluiten en bepalingen:
Wet van 15 juni 2006 – overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten;
Koninklijk besluit van 15 juli 2011 - Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren (“KB Plaatsing”);
Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 - Koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken (“KB Uitvoering”);
De reglementering van de Europese Unie betreffende de overheidsopdrachten in voege op de dag van de opening van de offertes.
De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten
Alle wijzigingen aan de wet en de voormelde besluiten die van toepassing zijn op de uiterste dag voorzien in onderhavig bestek voor het indienen van de offertes.
De inschrijver wordt geacht rekening te houden met alle in het Bulletin der aanbestedingen en het Publicatieblad gepubliceerde wijzigingen aan dit bestek.
Bovenstaande lijst is niet limitatief.
4 Afwijkingen KB uitvoering 4.1 Borgtocht In afwijking van artikel 25 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013, zal een borgtocht worden gevraagd van 10.000 euro voor de volledige duur van het project.
Motivering Er wordt geopteerd voor een vast bedrag gezien de dynamiek binnen het project. Op deze manier worden de rechten van de opdrachtgever gevrijwaard en wordt de opvolging voor zowel de opdrachtgever als de dienstverlener overzichtelijk gehouden.
4.2 Boeteclausules In afwijking van de bepalingen van art. 45 en 46 van het KB Uitvoering, worden de boeteclausules in dit bestek aangepast in paragraaf 6.12.
5
Motivatie: wegens de specificiteit van opdrachten binnen de IT sector, zijn aangepaste boeteclausules een noodzaak om de beschikbaarheid en kwaliteit van de IT systemen te kunnen garanderen.
6
5 Administratieve bepalingen 5.1 Opdrachtgever Dit project wordt uitgevoerd door de toeristische diensten van de provincies Oost-Vlaanderen en VlaamsBrabant in samenwerking met de dienst informatica van het provinciebestuur Vlaams-Brabant. Het is de bedoeling dat deze drie partijen als gelijkwaardige partners participeren in het project, ook ten opzichte van de dienstverlener.
5.2 Leidend ambtenaar De algemeen manager van Toerisme Oost-Vlaanderen vzw of zijn afgevaardigde is leidend ambtenaar voor wat betreft de gunning van deze opdracht. De directeur informatica van het provinciebestuur Vlaams-Brabant of zijn afgevaardigde is leidend ambtenaar voor wat betreft de basisimplementatie van dit project. Zij kunnen zich laten bijstaan door "materiespecialisten”. De algemeen manager van Toerisme Oost-Vlaanderen vzw of zijn afgevaardigde is leidend ambtenaar voor wat betreft de deelprojecten die uitsluitend ten behoeve van Toerisme Oost-Vlaanderen worden uitgevoerd . Zij kunnen zich laten bijstaan door "materiespecialisten”. Het diensthoofd toerisme of zijn afgevaardigde is leidend ambtenaar voor wat betreft de deelprojecten die uitsluitend ten behoeve van Toerisme Vlaams-Brabant worden uitgevoerd. Zij kunnen zich laten bijstaan door "materiespecialisten”.
5.3 Voorwerp van de opdracht De opdracht is een aanneming van diensten bestaande uit een basisopdracht en een raamcontract.
De opdracht omvat één perceel en 5 delen: 1. Functionele en eventueel technische analyse van het sectorplatform 2. Levering en bedrijfsklare installatie van een toeristisch sectorplatform voor de toeristische diensten van de provincies Vlaams-Brabant en Oost-Vlaanderen. 3. Hosting van het sectorplatform 4. Onderhoud na de waarborgperiode. 5. Functionele ondersteuning volgens raamcontract.
Het betreft een resultaatsverbintenis voor delen 1 en 2. De dienstverlener stelt de ingezette middelen op zijn verantwoordelijkheid voor, met het doel het beoogde resultaat te bereiken.
De dienstverlener draagt de eindverantwoordelijkheid voor het opleveren van alle noodzakelijke componenten om tot dit resultaat te komen.
7
Opmerkingen
De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om de opdracht of bepaalde delen van de opdracht niet te plaatsen.
De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om deze opdracht niet te plaatsen bij gebrek aan budgettaire middelen.
De opdrachtgever houdt zich steeds het recht voor om uitbreidingen en gelijkaardige diensten buiten deze procedure om af te nemen van andere dienstverleners, indien hij meent dat de voorwaarden van de dienstverlener niet langer de beste prijs/kwaliteit op de markt vertegenwoordigen.
De dienstverlener kan geen aanspraak maken op enige schadevergoeding in geval van de hiervoor opgesomde gevallen.
5.4 Minimale afname Er wordt geen minimale afname gegarandeerd. De opdrachtgever heeft de intentie om in eerste instantie een functionele analyse te laten uitvoeren. Hierna kan een eventuele technische analyse of de implementatie besteld worden. Gezien het een raamovereenkomst betreft, kan de opdrachtgever tijdens de looptijd van het raamcontract nog bijkomende deelprojecten (vb. implementatie van bijkomende modules) binnen dit contract definiëren en bestellen.
5.5 Bijkomende informatie Informatie over zowel inhoudelijke als technische aspecten van de opdracht kan bekomen worden via e-mail
[email protected].
5.5.1 Vragen Eventuele vragen om bijkomende inlichtingen over het bestek kunnen enkel schriftelijk via het hierboven vermelde e-mailadres worden gesteld en dit uiterlijk tot 10 dagen voor de openingsdatum van de offertes.
Als de opdrachtgever van oordeel is dat de gestelde vragen over het bestek relevant zijn voor alle inschrijvers, zal een bijkomende schriftelijke toelichting worden bezorgd via de website www.tov.be/sectorplatform. De inschrijver wordt geacht rekening te houden met alle antwoorden in deze toelichting bij het opmaken van zijn offerte.
5.5.2 Audit De inschrijver heeft het recht een beperkte audit te verrichten van de huidige operationele omgevingen (de backoffice van beide provincies en de website van Oost-Vlaanderen) vóór het indienen van de offerte.
Deze audit heeft de bedoeling om de AS-IS situatie vast te stellen, maar mag door de inschrijver niet gebruikt worden om een eventuele TO-BE situatie af te toetsen (dit laatste gebeurt immers tijdens de onderhandelingen). De vertegenwoordigers van de respectievelijke toeristische diensten zullen tijdens deze
8
audit enkel de vragen beantwoorden over de AS-IS situatie, niet over de bepalingen van het bestek of over de TO-BE situatie.
De inschrijver kan voor elke toeristische dienst afzonderlijk een audit aanvragen via het bovenstaand emailadres. De audit dient te gebeuren tussen 1 en 10 september 2014 , zodat de resultaten van de audit maximaal kunnen verwerkt worden in de offerte.
Elke audit mag maximaal 4 uur bedragen. Om deze tijd zo goed mogelijk te benutten, kan de inschrijver vooraf een vragenlijst doorsturen, zodat de betreffende toeristische dienst de nodige voorbereidingen kan treffen.
De verantwoordelijke van de firma die deelneemt aan deze audit, alsook de individuele consultants dienen een Non Disclosure Agreement (NDA) te ondertekenen voor aanvang van de audit, waarin ze veiligheid en vertrouwelijkheid t.o.v. de verkregen informatie waarborgen, conform de toepasselijke Belgische wetgeving en Europese verordeningen en aanbevelingen.
5.6 Wijze van plaatsing Overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden vermeld in het bestek zal door middel van een onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking de opdracht geplaatst worden bij de meest voordelige regelmatige inschrijving.
5.7 Taalgebruik Het offerteformulier en alle aanvullende stukken (met uitzondering van gedrukte technische brochures) dienen in het Nederlands te worden opgesteld. Alle betrekkingen (zowel in woord als in schrift) tussen de inschrijver, de dienstverlener en eventuele onderaannemers en de opdrachtgever zullen in het Nederlands worden gevoerd, zowel voor als na de eventuele plaatsing van de opdracht. Het personeel dat de dienstverlener inzet voor de uitvoering voor deze opdracht is perfect Nederlandstalig, tenzij anders overeengekomen (bv. voor technische aspecten).
5.8 Wijze van prijsbepaling 5.8.1 Algemeen De opdracht is een opdracht voor een gemengde prijs.
De inschrijver wordt geacht zowel in de eenheidsprijzen, als in zijn globale prijzen alle kosten en heffingen die op de diensten wegen te hebben begrepen, met uitzondering van de belasting op de toegevoegde waarde (btw).
In de prijzen dient te worden begrepen :
9
de kosten voor de te leveren producten en diensten;
de kosten voor de documentatie, modellen of testopstellingen, die eventueel door de opdrachtgever worden gevraagd;
de kosten voor verplaatsingen;
de tol- en accijnsrechten;
alle andere kosten die betrekking hebben op het leveren van de gevraagde diensten.
5.8.2 Functionele analyse Op basis van de beschrijving van deel 7 kan de inschrijver een inschatting maken van de grootte van het project en de hierbij horende functionele analyse. De functionele analyse wordt uitgevoerd aan vaste prijs.
5.8.3 Implementatie Op basis van de beschrijving van deel 7 kan de inschrijver een inschatting maken van de kostprijs van de eventuele technische analyse. Deze wordt eventueel als een apart deelproject besteld. Na de analysefase zal de dienstverlener een correctere inschatting van de implementatie kunnen maken. Er zal dan bijgevolg met de dienstverlener over een aangepaste prijs worden onderhandeld. Bij alle elementen of functionaliteiten die in het offerteformulier zijn aangeduid met een *, mag de uiteindelijke kostprijs slechts 20 % hoger kan zijn dan de initieel ingediende prijs zoals ingevuld op het offerteformulier. Voor de overige elementen wordt dit percentage op 35% gezet. Voorbeeld: Wanneer bij het offerteformulier de functionaliteit A aangeduid staat met een * en de inschrijver geeft voor dit element in zijn offerte een kostprijs van 100 euro, dan kan de implementatie van deze functionaliteit hoogstens 120 euro kosten. Wanneer bij het offerteformulier de functionaliteit B niet aangeduid staat met een * en de inschrijver geeft voor dit element in zijn offerte een kostprijs van 100 euro, dan kan de implementatie van deze functionaliteit hoogstens 135 euro kosten. Uiteraard kan na de functionele analyse blijken dat bepaalde elementen aan een lagere prijs dan initieel ingeschat kunnen uitgevoerd worden.
5.8.4 Overige deelprojecten Na de initiële implementatie kan de opdrachtgever beslissen om nog bijkomende modules te laten installeren of om wijzigingen aan het systeem te laten uitvoeren. Sommige van deze zaken kunnen als een apart project worden opgevat. Bij uitvoering van deze deelprojecten binnen deze raamovereenkomst zal er in eerste instantie een pre-analyse gebeuren en zal er met de opdrachtgever onderhandeld worden over de totale kostprijs van het uiteindelijke deelproject. Pas na akkoord van de opdrachtgever kan er van start gegaan worden met de uitvoering van dit deelproject aan de vastgestelde prijs. De pre-analyse dient kosteloos te gebeuren. Om de prijs maximaal te laten aansluiten bij de reële kosten kunnen binnen deze raamovereenkomst de functionele analyse, de eventuele technische analyse en de initiële opzet van het sectorplatform als aparte deelprojecten gezien worden.
10
5.8.5 Change requests Bij elke change request maakt de dienstverlener een schatting van de kostprijs. Het voorstel wordt aan de projectleider of de stuurgroep voorgesteld die dan beslist of de change request effectief zal worden uitgevoerd. Pas na goedkeuring kan de verandering worden doorgevoerd door een persoon met het vastgesteld profiel aan de vastgestelde prijs.
5.8.6 Onderhoud Het onderhoud wordt uitgevoerd voor een vaste basisprijs per jaar (recht op probleemmelding) en een prijs in regie per opgelost probleem (time and material). De inschrijver vermeldt in zijn offerte de formule die hij zal gebruiken voor het berekenen van deze vaste basisprijs per jaar voor eventuele andere bestelde deelprojecten.
5.8.7 Hosting De opdrachtgever voorziet in zijn offerte een prijs voor het hosten van de initiële implementatie. De inschrijver geeft in zijn offerte duidelijk de criteria weer die aanleiding kunnen geven tot een prijsherziening. Deze elementen kunnen alleen maar betrekking hebben op zaken waar de opdrachtgever een impact op heeft (vb. aantal bezoekers per maand, aantal toeristische objecten binnen de databank, … Het veelvuldig kopiëren van de databank waardoor de schijfruimte groter wordt is geen reden tot prijsverhoging.) De prijsherziening kan jaarlijks worden doorgevoerd en dit na het aanleveren van de nodige cijfergegevens waarop de prijsherziening gestoeld is.
5.8.8 Prijsherziening Voor de eenheidsprijzen die betrekking hebben op change requests, hosting en onderhoudsprestaties is de volgende prijsherziening van toepassing:
P1=P0*(I1/I0) waarbij: P0 =
Prijs bij de inschrijving;
P1 =
Herziene prijs;
I0 =
Gezondheidsindex bij aanvang van de maand, voorafgaand aan de opening van de offertes;
I1 =
Gezondheidsindex bij aanvang van de maand, voorafgaand aan de vervaldag.
De indexaanpassing gebeurt van rechtswege jaarlijks, op de verjaardag van de plaatsing en rekening houdend met de gezondheidsindex bij aanvang van de maand, voorafgaand aan deze verjaardag.
5.9 Opmaak van de offerte De inschrijver wordt met aandrang verzocht om het in bijlage gevoegde offerteformulier te gebruiken. In dit verband wordt de aandacht van de inschrijver gevestigd op artikel 80 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011, dat bepaalt: “Als bij de opdrachtdocumenten een formulier is gevoegd voor het opmaken van de
11
offerte en het invullen van de samenvattende opmeting of de inventaris, maakt de inschrijver daarvan gebruik. Doet hij dit niet, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier.”
Door het neerleggen van zijn offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, zelfs als deze op de één of andere bijlage zijn vermeld in zijn offerte.
De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet mag bekendgemaakt worden door de aanbestedende overheid.
De inschrijver dient de teksten en documenten die deel uitmaken van de papieren offerte integraal op digitale drager bij de offerte bij te voegen.
Om de leesbaarheid te verhogen en de vergelijking tussen de verschillende offertes te vereenvoudigen wordt gevraagd om de offerte in te dienen volgens onderstaande indeling:
Deel 1:
- Offerteformulier & inventaris
Deel 2:
- Bewijs van vertegenwoordigingsbevoegdheid van de ondertekenaar; - Alle documenten i.v.m. de selectiecriteria; - Lijst van de onderaannemers; - Lijst van producten waarop intellectuele en industriële rechten rusten; - Naam, telefoonnummer en email-adres van de contactpersonen van de inschrijver.
Deel 3:
- Gedetailleerde prijsvorming van alle bedragen in de samenvattende meetstaat. - Gedetailleerde prijsvorming van eventuele opties of alternatieven
Deel 4:
Gedetailleerde technische beschrijvingen De offerte dient alle punten uit sectie 7 uit het bijzonder bestek te behandelen in dezelfde volgorde en met aanduiding van de nummering als in het bestek en met dezelfde paragraaftitels.
Deel 5:
Profielen van de consultants en projectleiders (volgens sjabloon "profiel externe medewerker")
Deel 6:
Ontwerp van onderhoudscontract & SLA
Deel 7:
Bijlages zoals productbrochures en de digitale versie van de offerte Cd-roms of USB’s worden zodanig bijgevoegd dat ze niet uit de offerte kunnen vallen.
Deel 7 mag slechts puur informatieve bijlagen bevatten en maakt geen deel uit van de officiële offerte van de inschrijver.
5.10 Opening van de offertes De offertes moeten worden ingediend op het volgende adres:
12
Aan de algemeen manager van Toerisme Oost-Vlaanderen vzw Sint-Niklaasstraat 2 9000 Gent
De offertes die op papier worden ingediend of de offertes die met elektronische middelen worden opgesteld maar niet via deze middelen worden ingediend, worden in een omslag gestoken die wordt gesloten. Op deze omslag dienen de volgende vermeldingen te worden aangebracht:
de datum van de zitting waarop de offertes worden geopend
OFFERTE voor " Raamovereenkomst i.v.m. levering en bedrijfsklaar installeren van een toeristisch sectorplatform voor de toeristische dienst van de opdrachtgever Vlaams-Brabant en Oost-Vlaanderen”
Bij verzending over de post, als gewoon of aangetekend stuk, wordt die gesloten omslag geschoven in een tweede gesloten omslag, waarop het adres vermeld wordt:
OFFERTE Aan de algemeen manager van Toerisme Oost-Vlaanderen vzw Sint-Niklaasstraat 2 9000 Gent
De opening van de offertes heeft plaats op maandag 15 september 2014 om 11.00 uur op het volgende adres:
Aan de algemeen manager van Toerisme Oost-Vlaanderen vzw Sint-Niklaasstraat 2 9000 Gent
5.11
Selectiecriteria
5.11.1
Niet-kwalitatieve selectiecriteria
Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in art. 61 t.e.m. 64 van het KB plaatsing. Voor de Belgische inschrijver vraagt de aanbestedende overheid het RSZ-attest, het attest i.v.m. belastingen en btw en het attest van niet-faling via elektronische weg op conform art. 60, §1. De Belgische inschrijver dient deze attesten dus NIET bij te voegen.
De buitenlandse inschrijver, alsook de Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de sociale zekerheidswetgeving van een andere lidstaat van de Europese Unie, voegt bij zijn offerte een attest of een verklaring volgens de bepalingen van art. 62, §2.
13
5.11.2
Kwalitatieve selectiecriteria
5.11.2.1
Technische en professionele bekwaamheid
De inschrijver dient bij zijn offerte de volgende gegevens te voegen:
Minimaal twee referenties die voldoen aan volgende voorwaarden:
de projecten zijn opgeleverd;
ze zijn gelijkaardig aan de opdracht beschreven in het bestek. Dit betekent dat de projecten beschreven als referentie betrekking dienen te hebben op het verzamelen, beheren en toegankelijk maken van gegevens;
de initiële minimale waarde van het project bedraagt 50.000 euro (exclusief kostprijs licenties);
ze zijn door de inschrijver voor minimaal 75% zelf gerealiseerd. Dit impliceert minstens de projectleiding, de analyse en de implementatie;
ze werden gerealiseerd gedurende de afgelopen vier jaar. Hiervoor wordt de datum van voorlopige oplevering als peildatum gebruikt;
de naam en het telefoonnummer van een contactpersoon bij het bedrijf waar het project werd gerealiseerd, worden vermeld.
Voor elke referentie wordt de als bijlage toegevoegde tabel volledig ingevuld.
Inschrijvers die in de gevraagde periode van 4 jaar deel uitmaakten van een fusie, overgenomen werden of zelf een overname gedaan hebben, kunnen referenties indienen die werden gerealiseerd door deze bedrijven.
Zij dienen hiervoor de nodige documenten, bv. publicaties uit het Staatsblad, bij de offerte te voegen, zodat de opdrachtgever kan nagaan of de verstrekte informatie in overeenstemming is met de werkelijkheid.
De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om de opgegeven referenties te contacteren en eventueel een bezoek te brengen aan deze firma's om hun ervaringen met de voorgestelde oplossing op te tekenen.
Aangezien de selectie op basis van de ingediende documenten gebeurt, is het van groot belang dat hieraan de nodige aandacht wordt besteed en de referenties uitvoerig worden beschreven.
5.12
Gunningscriteria
Bij de te volgen onderhandelingsprocedure zal rekening gehouden worden met de volgende gunningscriteria:
14
5.12.1
Prijs
Dit criterium telt mee voor 40 punten. Onder de prijs wordt begrepen de ‘total cost of ownership’, over een periode van 4 jaar, waarbij zal rekening gehouden worden met alle aspecten zoals kosten noodzakelijk voor het implementeren van het sectorplatform, kosten voor 20 dagen change requests, kosten voor onderhoud, 20 dagen functionele ondersteuning per jaar met een verdeling over de verschillende profielen zoals aangegeven in de inventaris, kosten voor hosting (zie 8.1.1), enz.
De formule die gehanteerd wordt voor het berekenen van de punten is de volgende: Aantal punten = 40 * (laagste prijs/prijs) afgerond op twee decimalen.
5.12.2
Functionele en technische conformiteit
Dit criterium telt mee voor 60 punten. De functionele eisen zoals vermeld in deel 3, met volgende weging:
Voorgestelde architectuur, geboden functionaliteiten en gebruiksvriendelijkheid van de aangeboden producten (35 punten);
Projectaanpak, projectplanning en –fasering en ervaring en competenties van het ingezette personeel voor deze opdracht (10 punten);
Voorstel van onderhoudscontract, wijze van ondersteuning, hosting, voorstellen qua vorming, enz. (15 punten);
Voor deze criteria wordt per onderdeel gewerkt met een waardeoordeel per item volgens onderstaand schema:
++
Zeer goed voor dit onderdeel (100% van de punten)
+
Goed voor dit onderdeel (75% van de punten)
0
Normaal voor dit onderdeel (50% van de punten)
-
Onvoldoende voor dit onderdeel (25% van de punten)
--
Zwaar onvoldoende voor dit onderdeel (0% van de punten)
5.13
Onderhandelingsprocedure
De onderhandelingsprocedure zal in verschillende rondes gevoerd worden.
5.13.1
Ronde 1
Na de selectie worden bij de weerhouden offertes de gunningscriteria een eerste maal toegepast. Let hierbij dus op het belang van een complete offerte die de opdrachtgever voldoende elementen aanreikt om een correcte beoordeling mogelijk te maken. Ontbrekende informatie wordt in dit stadium niet door de opdrachtgever opgevraagd en leidt mogelijk tot een lagere quotering.
15
5.13.2
Ronde 2
In een tweede onderhandelingsronde zullen, tenzij de resultaten van de beoordeling in de eerste ronde een kleiner of groter aantal wettigt, de drie best geklasseerde inschrijvers uit de eerste ronde toegelaten worden. De inschrijvers die tot de tweede ronde zijn toegelaten, krijgen de gelegenheid om
hun aanbieding te verduidelijken;
een project dat als referentie werd ingediend te demonstreren;
vragen te beantwoorden van het opdrachtgevend bestuur i.v.m. zowel prijzen als inhoudelijke aspecten van de offerte.
Elke onderhandelingsronde gaat door in de gebouwen van de opdrachtgever Vlaams-Brabant en neemt maximaal 6 uren in beslag (van 9.30 uur tot 12.30 uur en van 13.15 tot 16.15 uur).
De inschrijver staat in voor het verslag van deze en eventueel volgende onderhandelingsrondes. Dit verslag, samen met de eventuele toelichtingen en prijsaanpassingen, worden binnen de 10 werkdagen na de presentatie overgemaakt aan de opdrachtgever.
De inschrijver dient tijdens deze ontmoeting de projectcoördinator én de applicatiearchitect aan de opdrachtgever voor te stellen, waarbij de opdrachtgever kan toetsen of de inschrijver en zijn personeel de nodige garanties kunnen geven voor het goede verloop van het project.
De datum voor de tweede onderhandelingsronde zal worden afgesproken met de inschrijver.
De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om bijkomende onderhandelingsrondes te organiseren indien hij dit noodzakelijk acht.
5.13.3 Demonstratie Tijdens de tweede onderhandelingsronde dient de inschrijver een demonstratie te geven van een van de projecten die als referentie werd ingediend. De inschrijver voorziet hiervoor de nodige hard- en software tijdens de vergadering. Het provinciebestuur voorziet een projectiescherm en een internetverbinding. De bedoeling van deze demo is om dit programma te beoordelen op zijn verdiensten.
5.13.4
BAFO
De inschrijvers die tot de tweede ronde zijn toegelaten, krijgen mogelijks de gelegenheid een “best and final offer” uit te brengen op basis van de voorstellen die de opdrachtgever tijdens de onderhandelingssessies met de inschrijver aanbrengt.
De "best and final offers" worden opnieuw beoordeeld aan de hand van de in het bestek vermelde gunningscriteria. De opdracht wordt toegewezen aan de best gerangschikte inschrijver.
16
5.14 Plaatsing van de opdracht De aanbestedende overheid zal de opdracht als één geheel plaatsen bij één inschrijver. De inschrijvers zijn dan ook verplicht met een compleet voorstel in te schrijven.
17
6 Contractuele bepalingen 6.1 Borgtocht 6.1.1 Storten van de borgtocht In afwijking van artikel 25 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 (KB Uitvoering), zal een borgtocht worden gevraagd van 10.000 euro voor de volledige duur van het project. De dienstverlener moet, binnen de dertig kalenderdagen volgend op de dag van het sluiten van de opdracht, het bewijs leveren dat hij of een derde de borgtocht heeft gesteld. De termijn van dertig kalenderdagen hiervoor vermeld wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de dienstverlener voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald. Het bewijs van borgtochtstelling dient te worden gezonden aan het adres dat zal worden vermeld in de kennisgeving van het sluiten van de opdracht.
6.1.2 Vrijgave van de borgtocht De borgtocht gestort voor onderhavige opdracht zal integraal worden vrijgegeven ná de definitieve oplevering van het laatste deelproject dat binnen de raamovereenkomst werd besteld en na aftrek van de sommen die de dienstverlener eventueel aan de aanbestedende overheid verschuldigd is. In elk geval stuurt de dienstverlener het verzoek tot vrijgave van de borgtocht naar de aanbestedende overheid.
6.2 Facturatiemodaliteiten Gezien dit project door verschillende partijen zal worden uitgevoerd, is het ook wenselijk dat de facturen naar de verschillende partijen worden gestuurd. Volgende verdeelsleutels zullen worden gehanteerd:
De kost van de analyse. Om de bouw van het sectorplatform zo goed mogelijk voor te bereiden en de behoeften van de partners zo goed mogelijk te capteren wordt een functionele analyse gedaan waarvan de kost gelijk worden verdeeld (50% Toerisme Oost-Vlaanderen en 50% dienst informatica Provincie Vlaams-Brabant).
De kost van de technische analyse. De kost wordt gelijk verdeeld: 50% Toerisme Oost-Vlaanderen en 50% dienst informatica Provincie Vlaams-Brabant. (Mogelijks is deze kost onbestaande wanneer de dienstverlener al een product kan aanbieden dat alle gevraagde functionaliteiten omvat).
Voor de implementatie- en opleidingskosten van de gemeenschappelijke basisfunctionaliteiten (dit zijn de functionaliteiten die door beide partijen als noodzakelijk worden aanzien) worden de kosten eveneens gelijk verdeeld (50% Toerisme Oost-Vlaanderen – 50% dienst informatica Provincie VlaamsBrabant).
18
De kosten voor functionaliteiten die in eerste instantie ontwikkeld worden voor slechts één van de toeristische diensten worden, afhankelijk van de vragende provincie, hetzij door Toerisme OostVlaanderen hetzij door de dienst informatica Provincie Vlaams-Brabant gedragen.
Kosten voor het ontwikkelen voor bijkomende functionaliteiten die worden gedetecteerd na initiële oplevering. Ingeval voor beide provincies worden de kosten gelijk verdeeld over beide, ingeval voor één provincie geldt de regeling zoals in voorafgaand punt uitgewerkt. (Iedere gemeenschappelijke functionaliteit wordt gelijk verdeeld. Een bijkomende functionaliteit die slechts voor 1 partij gevraagd wordt, wordt volledig gedragen door deze partij).
De kost van de hosting en onderhoud. Om de toepassing op een externe site te laten draaien en te laten onderhouden zullen Toerisme Oost-Vlaanderen en Toerisme Vlaams-Brabant elk 50% van de gemaakte kosten betalen.
De facturen dienen, volgens hierboven beschreven verdeling van de kosten, rechtstreeks gestuurd te worden naar de respectievelijke opdrachtgevers. Aan de opdrachtnemer wordt steeds duidelijk meegedeeld aan welke partij wat dient gefactureerd te worden. De respectievelijke opdrachtgevers: o
Toerisme Oost-Vlaanderen vzw, Sint-Niklaasstraat 2, 9000 Gent – btw-nummer: BE 0407 710 695;
o
Dienst informatica van het provinciebestuur Vlaams-Brabant, Provincieplein 1, 3010 Leuven - btw-nummer BE 0253 973 219
o
Toerisme Vlaams-Brabant vzw, Provincieplein 1, 3010 Leuven – btw-nummer BE 422 667 404
6.3 Overdracht van de opdracht De opdracht is overdraagbaar na schriftelijke toestemming van de opdrachtgever.
6.4 Onderaannemers De dienstverlener kan voor de praktische uitvoering van de overeenkomst onderaannemingscontracten afsluiten met derden. De inbreng van onderaannemers mag op het gebied van functionele analyse en implementatie, gesommeerd over de verschillende onderaannemers onder geen enkel beding meer dan 25% van het aantal te presteren mandagen bedragen per deelproject, tenzij anders overeengekomen met de opdrachtgever. Dit moet duidelijk blijken uit de projectplanning.
De dienstverlener zal het opdrachtgevend bestuur desgevallend voorafgaand aan de bestelling van een deelproject de lijst van onderaannemers voorleggen, die door het opdrachtgevend bestuur moet goedgekeurd worden. Afwijkingen kunnen achteraf slechts aanvaard worden mits goedkeuring door beide partijen. De verbintenissen met onderaannemers vallen ten laste van de dienstverlener.
Het opdrachtgevend bestuur is enkel contractueel verbonden met de dienstverlener. Het gebruik van onderaannemers, tijdelijke of definitieve verenigingen ontslaat de dienstverlener, noch ten volle noch ten dele, van de algemene en bijzondere voorwaarden van dit bestek of van latere contractuele bepalingen.
19
6.5 Eigendom van de ontwikkelde software 6.5.1 Intellectuele eigendom De intellectuele en industriële eigendomsrechten betreffende met name de tekeningen, modellen, werken en/of literaire documenten (duurzaam geregistreerd of in machinetaal), rapporten, programma’s en databanken, evenals de methodes, de knowhow, de concepten en andere ontwikkelingen waarvan de toeristische diensten van Oost-Vlaanderen en Vlaams-Brabant eigenaar of licentiehouder zijn, blijven toebehoren aan de toeristische diensten van Oost-Vlaanderen en Vlaams-Brabant in haar hoedanigheid van licentiehouder (hierna de ”intellectuele eigendom van de Administratie” genoemd). Alle intellectuele eigendomsrechten die voortvloeien uit een wijziging of aanpassing van de intellectuele eigendom van de Administratie, komen automatisch toe aan de toeristische diensten van Oost-Vlaanderen en VlaamsBrabant. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om elke wijziging of aanpassing zorgvuldig te documenteren. Elke documentatie, in welke vorm ook, betreffende deze wijzigingen of aanpassingen van de intellectuele eigendom van de Administratie, wordt beschouwd als een wezenlijk deel van deze licentie. De intellectuele en industriële eigendomsrechten betreffende met name de tekeningen, modellen, werken en/of literaire documenten (duurzaam geregistreerd of in machinetaal), rapporten, programma’s en databanken, evenals de methodes, de knowhow, de concepten en andere ontwikkelingen die de opdrachtnemer, en/of de aannemer(s) aangesteld door de opdrachtnemer, creëert (creëren) in het kader van de uitvoering van de opdracht, worden hierna “specifieke ontwikkelingen” genoemd. De intellectuele en industriële eigendomsrechten betreffende met name de tekeningen, modellen, werken en/of literaire documenten (duurzaam geregistreerd of in machinetaal), rapporten, programma’s en databanken, evenals de methodes, de knowhow, de concepten en andere ontwikkelingen die de opdrachtnemer gebruikt in het kader van de uitvoering van de opdracht en die eigendom zijn van de opdrachtnemer en/of de aannemer(s) aangesteld door de opdrachtnemer, of die eigendom zijn van derden, worden hierna “andere onderdelen” genoemd. Onmiddellijk na de creatie van de “specifieke ontwikkelingen”, verwerven de toeristische diensten van OostVlaanderen en Vlaams-Brabant er de volle en exclusieve eigendom van. Indien nodig en om de toeristische diensten van Oost-Vlaanderen en Vlaams-Brabant het recht te verlenen om de specifieke ontwikkelingen te gebruiken, aan te passen, te (laten) onderhouden (door derden) en/of te reproduceren, verbindt de opdrachtnemer zich ertoe en/of verklaart hij bij machte te zijn om de toeristische diensten van OostVlaanderen en Vlaams-Brabant , voor de andere onderdelen die tijdens en na de uitvoering van de opdracht worden gebruikt, een niet-exclusieve, overdraagbare, universele, onherroepelijke en voor een sublicentie in aanmerking komende licentie te verlenen voor de duur van de wettelijke bescherming van de intellectuele eigendomsrechten, met het oog op het gebruik, de wijziging en de reproductie van de andere onderdelen.
20
De opdrachtnemer zal de specifieke ontwikkelingen, op welke manier ook, niet voor andere doeleinden dan de uitvoering van onderhavige opdracht gebruiken zonder het voorafgaande, schriftelijke en uitdrukkelijke akkoord van de toeristische diensten van Oost-Vlaanderen en Vlaams-Brabant ; hij zal er tevens op toezien dat zijn werknemers, agenten en aannemers eveneens zijn gebonden aan deze verplichting. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om de documentatie (met inbegrip van alle afdoende technische specificaties) en, voor software, tevens de broncode van de specifieke ontwikkelingen in de vorm van een bruikbare ontwikkelings- en productieomgeving ter beschikking te stellen van de toeristische diensten van Oost-Vlaanderen en Vlaams-Brabant en ze permanent up-to-date te houden zonder meerkost voor de toeristische dienst van Oost-Vlaanderen en Vlaams-Brabant . De vergoeding die de toeristische dienst van Oost-Vlaanderen en Vlaams-Brabant betalen voor de dienstverlening, omvat de vergoedingen voor de overdracht of het gebruiksrecht van deze intellectuele eigendomsrechten.
6.5.2 Garanties De opdrachtnemer onthoudt zich ervan om, waar ook ter wereld, het intellectuele eigendomsrecht van de specifieke ontwikkelingen op te eisen of te beweren er recht op te hebben, op welke manier ook, of om er een octrooi of elke andere gelijkaardige bescherming voor aan te vragen. Hij zal er op toezien dat zijn werknemers, agenten en aannemers eveneens zijn gebonden aan deze verplichting. De opdrachtnemer garandeert dat hij alle rechten en alle vergunningen bezit die nodig zijn om de hiervoor beschreven intellectuele eigendomsrechten over te dragen of om er een gebruikslicentie voor te verlenen. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om de toeristische diensten van Oost-Vlaanderen en Vlaams-Brabant alle nodige bijstand te verlenen, de nodige formaliteiten te vervullen en alle nodige stappen te ondernemen om de geldigheid van de overdracht van de voornoemde rechten te garanderen en aan te tonen. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe en verklaart bij machte te zijn om deze verplichting te doen naleven door zijn werknemers, aangestelden en eventuele aannemers. De opdrachtnemer zal de toeristische diensten van Oost-Vlaanderen en Vlaams-Brabant informeren over alle andere onderdelen die worden gebruikt tijdens de dienstverlening. De opdrachtnemer garandeert dat de rechten verleend op de specifieke ontwikkelingen en de andere onderdelen geen afbreuk doen aan de intellectuele en andere rechten van een derde. Indien een derde een rechtszaak aanspant op grond van een vermeende schending van het intellectueel eigendomsrecht of een ander recht van deze derde door om het even welke persoon na de levering of het gebruik van de diensten, zal de opdrachtnemer, bij het eerste verzoek van de toeristische diensten van Oost-Vlaanderen en Vlaams-Brabant , alle mogelijke inlichtingen verstrekken, evenals elke hulp en bijstand (met name de vrijwillige tussenkomst in een procedure bij het eerste verzoek van de toeristische diensten van Oost-Vlaanderen en Vlaams-Brabant ) verlenen, zodat de toeristische diensten van Oost-Vlaanderen en Vlaams-Brabant hun verweer daadwerkelijk en doeltreffend zal kunnen organiseren. Alle kosten die
21
voortvloeien uit een dergelijke beschuldiging (met inbegrip van de advocaatkosten) zijn voor rekening van de opdrachtnemer. Indien de toeristische diensten van Oost-Vlaanderen en Vlaams-Brabant, als gevolg van een dergelijke rechtszaak, een boete en/of schadevergoeding en intresten verschuldigd zijn, zal de opdrachtnemer deze voor zijn rekening nemen. Indien, als gevolg van een dergelijke rechtszaak, de diensten niet meer met succes kunnen worden verleend, of als een verleende dienst niet meer met succes kan blijven bestaan, dan zal de opdrachtnemer, na overleg met de toeristische diensten van Oost-Vlaanderen en Vlaams-Brabant , deze dienst(en) op zijn kosten herstellen. Onverminderd de verplichting voor de opdrachtnemer om de informatie over onderhavige opdracht en de vertrouwelijke informatie geheim te houden, heeft de opdrachtnemer het recht om de knowhow of de ervaring die hij heeft verworven in het kader van de uitvoering van de opdracht opnieuw te gebruiken voor andere doeleinden dan voor de uitvoering van de opdracht.
6.5.3 Deponering bij een Escrow agent In het kader van de uitvoering van deze opdracht en de transitiemaatregelen zal de dienstverlener uiterlijk 30 dagen na de voorlopige oplevering de broncode van de specifieke ontwikkelingen, alsook nadien elke wijziging of update daarvan en de bijhorende technische documentatie (het “gedeponeerd materiaal” genoemd) in de vorm van een bruikbare ontwikkelingsomgeving ten behoeve van de toeristische dienst van Oost-Vlaanderen en Vlaams-Brabant deponeren bij een escrow agent.
De dienstverlener is volledig verantwoordelijk voor het neerleggen van het gedeponeerd materiaal. De dienstverlener ziet erop toe dat de versie van het gedeponeerd materiaal die de escrow agent bij zich houdt, steeds volledig en up-to-date is en in de vorm van een bruikbare ontwikkelingsomgeving. De toeristische dienst van Oost-Vlaanderen en Vlaams-Brabant heeft het recht om steeds de inhoud van het gedeponeerd materiaal te laten verifiëren. De vergoeding die de overheid betaalt voor de levering van de diensten omvat de diensten van de escrow agent en de kosten verbonden aan de creatie en het neerleggen van het gedeponeerd materiaal.
6.6 Termijnen 6.6.1 Duur van de overeenkomst De raamovereenkomst wordt afgesloten voor een periode van 4 jaren (48 maanden), met ingang van de dag vermeld in de betekening.
Onderhoudscontracten worden afgesloten gedurende de beschermingsduur van de software zoals bedoeld in de toepasselijke wetgeving.
22
6.6.2 Beëindigen van de overeenkomst De raamovereenkomst of het onderhoudscontract kan op elk ogenblik beëindigd worden mits naleving van volgende termijnen:
Voor de dienstverlener: 120 kalenderdagen
Voor de opdrachtgever: 90 kalenderdagen.
De opzegging dient schriftelijk (aangetekend) betekend te worden.
6.6.3 Uitvoeringstermijn De opdracht vangt aan nadat de opdrachtgever de inschrijver schriftelijk in kennis heeft gesteld van de plaatsing. De uitvoeringstermijn van elk deelproject wordt in onderling overleg bepaald. De leidend ambtenaar kan steeds in overleg met de dienstverlener beslissen om de uitvoeringstermijn te verlengen.
De leidende ambtenaar kan zowel de startdatum als de uitvoeringstermijn van een onderdeel van de opdracht respectievelijk verschuiven of verlengen. De binnen het bestek aangehaalde termijnen zijn dwingend en de aangehaalde termijnen binnen de offerte zijn daarentegen loutere vooruitzichten.
6.6.4 Betalingstermijn De betalingen van onderhavige opdracht worden gedaan binnen de dertig kalenderdagen te rekenen vanaf de datum waarop de keuringsformaliteiten werden beëindigd, zo de opdrachtgever gelijktijdig in het bezit is van de regelmatig opgestelde factuur met vermelding van de belasting op de toegevoegde waarde (btw).
6.6.5 Waarborgtermijn De waarborgtermijn van een deelproject wordt bepaald op één jaar, te rekenen vanaf de dag van de voorlopige oplevering ervan.
Tijdens de waarborgperiode is de dienstverlener verantwoordelijk voor het onderhoud en het corrigeren van eventuele gebreken, anomalieën, beveiligingsproblemen en functioneringsfouten van de software. Deze ondersteuning wordt tijdens de waarborgperiode gratis geleverd én is dus in de initiële prijs begrepen.
6.7 Plaats van levering en dienstverlening De workshops in het kader van de functionele analyse zullen plaatsvinden bij de toeristische dienst die geografisch het dichtst gelegen is bij de dienstverlener. Indien noodzakelijk kunnen bepaalde vergaderingen ook plaatsvinden bij een andere toeristische dienst (vb. om koppelingen naar achterliggende systemen te bekijken). De implementatie van het project kan in de burelen van dienstverlener plaatsvinden. De werkgroepen, projectgroepen en stuurgroepen zullen plaatsvinden bij de toeristische dienst die geografisch het dichtst bij de dienstverlener gelegen is. Occasioneel kan dit bij de andere toeristische dienst plaatsvinden, indien dit voor de goede uitvoering van het project noodzakelijk is.
23
6.8 Personeel van de aanneming Het door de dienstverlener ingezet personeel moet voldoende in aantal zijn en moet, ieder in zijn vak, de vereiste bekwaamheden bezitten om de regelmatige vooruitgang der werkzaamheden en de goede uitvoering van de opdracht te waarborgen. De dienstverlener dient onmiddellijk al de personeelsleden te vervangen die de opdrachtgever aanwijst als een bezwaar voor de goede uitvoering, wegens hun onbekwaamheid, hun slechte wil of hun algemeen gekend wangedrag. Alle uitvoerders van het project worden nominatief beschreven in de offerte, met toevoeging van hun cv’s (in de vorm van het aangeleverde sjabloon als bijlage). Zij blijven voor de volledige duur van het project de opdracht uitvoeren. Slechts in geval van overmacht (langdurige ziekte, verlaten van het bedrijf, enz.) of mits schriftelijk wederzijds akkoord kan een vervanging gebeuren.
6.9 Specifieke bepalingen voor de levering, installatie en ontvangst van de opdracht 6.9.1 Voorlopige oplevering De dienstverlener dient per deelproject een schriftelijke aanvraag tot voorlopige oplevering in te dienen. De opdrachtgever zal binnen de dertig (30) kalenderdagen een nazicht uitvoeren van de leveringen en diensten in het kader van het project.
Het resultaat van dit nazicht wordt vermeld in een proces-verbaal. Dit proces-verbaal dient als basis voor de opmaak van het factuur.
Er kan slechts sprake zijn van voorlopige oplevering wanneer aan volgende criteria is voldaan:
een functionele analyse is door de stuurgroep goedgekeurd
een eventueel technische analyse is door de stuurgroep goedgekeurd
pakketsoftware waarvan is bewezen dat ze binnen de gestelde context foutloos functioneert
wanneer een toepassing klaar is om in productie te worden genomen
Het nazicht kan o.m. volgende testen en controles bevatten:
testen van de functionaliteiten;
testen van het prestatievermogen, stabiliteit, beveiliging, ....
Deze planning kan aangevuld worden met door de opdrachtgever nodig geachte testen.
De opdrachtgever zal een duidelijke en schriftelijke beschrijving geven van de problemen die zich stellen. Indien aan de dienstverlener problemen worden gesignaleerd, dient deze zonder bijkomende kosten de nodige maatregelen te nemen om die problemen te verhelpen.
24
6.9.2 Definitieve (deel)oplevering De oplevering heeft plaats bij het verstrijken van de waarborgtermijn.
De definitieve oplevering gebeurt stilzwijgend wanneer de toepassing gedurende de waarborgtermijn geen aanleiding tot klachten heeft gegeven.
6.10 Keurings- en opleveringskosten De opdrachtgever behoudt zich het recht voor het nazicht inzake voorgaande door een extern organisme naar zijn keuze te laten doen. De kosten die het extern organisme voor het nazicht aanrekent worden door de opdrachtgever gedragen. De dienstverlener verbindt zich ertoe, voor zijn rekening, aan alle opmerkingen, ingevolge dit nazicht, een aangepast gevolg te geven om alle vastgestelde inbreuken op te heffen. Nadat volgens zijn inziens aan alle inbreuken, vermeld op het keuringsrapport, voldaan is, zal de dienstverlener de opdrachtgever hiervan bij aangetekend schrijven op de hoogte stellen, waarna de opdrachtgever, zo het dit noodzakelijk acht, voor zijn rekening het extern organisme, dat de eerste controle uitgevoerd heeft, met een herkeuring kan belasten. Indien evenwel blijkt dat bij de herkeuring desondanks niet aan alle opmerkingen voldaan is, zal de opdrachtgever de dienstverlener hiervan bij aangetekend schrijven kennis geven en zullen vanaf dat ogenblik de kosten voor iedere herkeuring, die noodzakelijk is voor het bekomen van zowel een keuringsverslag zonder opmerkingen als een onvoorwaardelijk gunstig advies voor indienststelling ten laste van de dienstverlener zijn. De herkeuring(en) dient (dienen) uitgevoerd te worden door het extern organisme dat de eerste twee keuringen uitgevoerd heeft. De dienstverlener zal door de opdrachtgever uitgenodigd worden om voormelde keuringen bij te wonen. De opleveringskosten, zoals aanwezigheid bij de controle van de conformiteit met de offerte, aanwezigheid bij de opmaak van het proces-verbaal, enz. vallen volledig ten laste van de dienstverlener.
6.11 Aansprakelijkheid van de dienstverlener De dienstverlener vrijwaart de opdrachtgever tegen elke schadevergoeding die deze aan derden verschuldigd is op grond van de vertraging bij de uitvoering van de diensten of op grond van het in gebreke blijven van de dienstverlener.
6.11.1 Veiligheid en vertrouwelijkheid De medewerkers van de dienstverlener en de dienstverlener zelf verbinden zich door het contract niet alleen tot het meest absolute beroepsgeheim, maar ook tot neutraliteit en uiterste discretie ten overstaan van het personeel van de opdrachtgever en instanties buiten het project. Alle inlichtingen en documenten toevertrouwd aan het personeel van de dienstverlener, evenals alle vergaderingen waaraan hij deelneemt worden als strikt vertrouwelijk beschouwd.
Medewerkers van de dienstverlener die door de aard van hun opdracht (potentieel) in aanraking komen met persoonsgegevens of confidentiële gegevens dienen uitdrukkelijk een NDA te ondertekenen die door de opdrachtgever wordt aangereikt.
25
De dienstverlener en zijn medewerkers moeten zich ten allen tijde schikken naar de instructies inzake veiligheid en vertrouwelijkheid die door de provinciale informaticaveiligheidsconsulent worden gegeven.
Inbreuken op deze bepaling kunnen leiden tot de onmiddellijke beëindiging van het contract, onverminderd strafrechtelijke en burgerlijke rechtsgedingen.
6.11.2 Publiciteit De dienstverlener verbindt zich ertoe over deze opdracht geen publiciteit te maken zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de opdrachtgever. Hij mag na oplevering de opdracht vermelden als referentie.
6.12 Boetes Het bedrag aan boetes is cumuleerbaar maar gelimiteerd tot 5 % van de specifieke deelopdracht of het jaarbedrag van de hosting en de onderhoudsopdracht.
Het louter verstrijken van de eventueel verlengde uitvoeringstermijn of het niet respecteren van de afgesproken interventieperiode stelt de dienstverlener in gebreke. Alle voorschriften betreffende de boetes wegens laattijdige uitvoering treden van rechtswege in werking, zonder enige kennisgeving of bericht. Er worden verschillende soorten van boetes onderscheiden, nl. :
Boetes wegens overschrijden van de gegarandeerde interventietijden voor een ernstige fout worden berekend naar rata van 250 euro per begonnen uur.
Boetes wegens overschrijden van de afgesproken interventietijden voor een gewone fout worden berekend naar rata van 250 euro per begonnen werkdag.
Boetes wegens laattijdige uitvoering van een opdracht in het kader van een ‘gewone fout’ worden berekend naar rata van 75 euro per begonnen werkdag vertraging.
Boetes voor het niet ter beschikking zijn van de omgeving wegens het uitvoeren van onderhoudswerkzaamheden die niet werden gecommuniceerd aan de opdrachtgever worden aangerekend aan 250 euro per begonnen uur.
Boetes voor het niet ter beschikking zijn van de omgeving wegens technische pannes; 250 euro per uur, vanaf het zevende gecumuleerde uur1 onbeschikbaarheid binnen de betrokken kalendermaand.
Boetes wegens een te lage performantie van de omgeving: 250 euro per uur, vanaf het zevende gecumuleerde uur binnen de betrokken kalendermaand.
Boetes naar aanleiding van beveiligingsproblemen: Alle kosten die hiermee gepaard gaan, zijn volledig ten koste van de dienstverlener. Bovendien zal nog een bijkomende boete van 10.000 euro worden aangerekend voor de imagoschade die de betrokken toeristische diensten hebben geleden.
1Bijvoorbeeld: Wanneer de omgeving in een periode van een kalendermaand al 3 keer een uur niet
beschikbaar geweest is en al 6 keer gedurende een half uur en daarna nog eens gedurende een periode van 4 uur, dan zal er een boete van 1000 euro (=4*250 euro) worden aangerekend.
26
6.12.1 Wegens gebrekkige uitvoering De volgende maatregelen zijn van toepassing, onverminderd het recht van de opdrachtgever op vergoeding voor de geleden schade:
Werkprestaties, welke zonder voorafgaandelijke planning of zonder voorafgaandelijke opdracht van de leidend ambtenaar, gepresteerd worden, kunnen door de opdrachtgever met onmiddellijke ingang stopgezet worden, zonder dat de dienstverlener enige aanspraak maakt op een vergoeding van de gepresteerde werkuren of op een schadevergoeding;
Kosten verbonden door maatregelen van ambtswege;
Kosten verbonden door de aansprakelijkheid van de dienstverlener.
6.13 Middelen en procedure van optreden 6.13.1 Middelen van optreden De dienstverlener wordt in verband met de uitvoering van de opdracht geacht in gebreke te zijn:
wanneer de prestaties niet geheel voltooid zijn binnen de contractueel bedongen leveringstermijn of op de verschillende voor de gedeeltelijke voltooiingen vastgestelde data;
ongeacht het ogenblik, wanneer de prestaties niet zodanig vorderen dat zij op de vastgestelde data volledig kunnen worden voltooid;
wanneer de geldig gegeven schriftelijke bevelen van de opdrachtgever niet worden nageleefd;
wanneer de prestaties niet uitgevoerd worden volgens de voorschriften bepaald in het bestek.
6.13.2 Procedure van optreden Als basisprincipe wordt gesteld dat een procedure tot in gebreke stellen gebruikt wordt indien geen consensus kan bereikt worden tussen dienstverlener en opdrachtgever. Bij problemen wordt daarom volgende procedure vooropgesteld.
Indien de dienstverlener na herhaalde malen van deze tekortkomingen schriftelijk werd verwittigd, wordt de directie van de dienstverlener aangetekend door de leidend ambtenaar op de hoogte gebracht van de problematiek en van het opstarten van de procedure tot ingebrekestelling. Vertegenwoordigers van de betrokken toeristische diensten, de dienst informatica van het provinciebestuur Vlaams-Brabant en een vertegenwoordiger van de directie van de dienstverlener worden uitgenodigd tot een vergadering binnen de vijf werkdagen met als enige agendapunt de aangehaalde problematiek. Tussen deze partijen wordt getracht tot een oplossing te komen.
Indien de partijen binnen de 7 kalenderdagen niet tot een minnelijke schikking komen, wordt de aanvraag tot ingebrekestelling op de agenda van de raad van bestuur van de opdrachtgever geplaatst. Zowel de vertegenwoordigers van de opdrachtgever als de dienstverlener zullen trachten in deze vergadering tot een minnelijke schikking te komen.
27
Indien beide partijen niet tot een minnelijke schikking komen, wordt de dienstverlener officieel in gebreke gesteld en wordt de procedure tot betaling van de geleden schade opgestart.
6.13.3 Maatregelen van ambtswege Wanneer wordt overgegaan tot maatregelen van ambtswege onder de vorm van uitvoering in eigen beheer of van opdracht voor rekening worden de extra kosten uitsluitend berekend op de diensten die de in gebreke gebleven dienstverlener gehouden was uit te voeren en die werkelijk werden besteld bij de nieuwe dienstverlener of uitgevoerd in eigen beheer. De prijzen die voor de berekening van de extra kosten in aanmerking komen, worden desgevallend verhoogd met de belasting op de toegevoegde waarde.
De boeten wegens laattijdige uitvoering blijven lopen ten laste van de in gebreke gestelde dienstverlener tot de werkelijke datum van uitvoering van de diensten en, in geval van opdracht voor rekening, uiterlijk tot het verstrijken van de termijn voor de uitvoering van ambtswege.
De diensten die worden uitgevoerd voor rekening worden gekeurd en opgeleverd volgens de voorschriften van de oorspronkelijke opdracht. Aan de dienstverlener die in gebreke is gesteld, wordt behoorlijk kennis gegeven van de plaats waar en van de datum waarop de proeven zullen worden verricht. Hij mag er aanwezig zijn of er zich laten vertegenwoordigen, tenzij de nieuwe dienstverlener zich hiertegen verzet wanneer de keuringsverrichtingen in diens instellingen moeten plaatsvinden. In dit geval kan de in gebreke gestelde dienstverlener de mededeling van het resultaat van de keuring en van de oplevering eisen.
De in gebreke gestelde dienstverlener draagt insgelijks de kosten voor het gunnen van de opdracht voor rekening. Welke ook de gunningwijze is, deze kosten worden op één (1) percent van de oorspronkelijke aannemingssom van deze opdracht bepaald, met een maximum van 10.000 euro.
6.14
Geschillen - bevoegde rechtbank
Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van België en conform de Belgische wetgeving.
28
7 Technische specificaties 7.1 Functionele vereisten Het
sectorplatform
waarvoor
in
dit
bestek
een
opdracht
wordt
uitgeschreven
door
het
samenwerkingsverband tussen de PTO’s van Oost-Vlaanderen en Vlaams-Brabant, is, zoals eerder reeds uitvoeriger omschreven, bedoeld als opslag- en ontsluitingsplatform voor relevante toeristische gegevens en als communicatieplatform tussen de verschillende actoren in het toeristische domein: de toeristische ondernemers, de diensten voor toerisme, de beleidsmakers en de flankerende sector.
In deze sectie worden de functionele vereisten voor het sectorplatform beschreven. Die zijn gebaseerd op de bestaande configuratie van de toeristische sector in Vlaanderen met o.a. samenwerkingsverbanden tussen enerzijds de PTO’s van Oost-Vlaanderen en Vlaams-Brabant en anderzijds diensten en organisaties zoals Toerisme Vlaanderen, UiT in Vlaanderen en de Algemene Directie Statistiek en Economische Informatie (ADSEI) van de federale overheid en Logeren in Vlaanderen (LIV). Indien door een gewijzigde configuratie van de sector de vereisten voor het sectorplatform moeten bijgesteld worden, zal er een nieuw deelproject binnen het kader van de raamovereenkomst worden opgestart.
Voor elke vereiste (of onderdeel van een vereiste) is ook de prioriteit vermeld. De mogelijke waarden zijn:
belangrijk
minder belangrijk
niet belangrijk voor de ene partner in de samenwerkingsovereenkomst, maar wel voor de andere partner
Met het sectorplatform kunnen alvast twee soorten van gegevens worden beheerd:
promotionele gegevens: gegevens die voornamelijk bedoeld zijn om de toeristische sector te promoten. Hieronder vallen feitelijke gegevens zoals welke attracties een attractiepark aanbiedt, hoeveel kamers een B&B heeft, maar ook nieuwsberichten over de toeristische sector en aankondigingen over publicaties i.v.m. de toeristische sector. Dit soort van gegevens kan eventueel doorstromen naar een website voor toeristen.
statistische gegevens: gegevens die inzicht verschaffen in de structuur, het aanbod en de werking van de toeristische sector. Die gegevens zijn van belang voor de PTO’s omdat ze op basis van die gegevens kunnen nagaan waar er zich bijkomende mogelijkheden voor productontwikkeling of promotie situeren, welke lacunes er zijn in het toeristische aanbod, enz.
7.1.1 Terminologie dienstverlener – de firma die de opdracht beschreven in dit bestek uitvoert.
29
LIV – Logeren in Vlaanderen: overkoepelende vzw voor de binnenlandmarketing voor logies (in opdracht van de vijf PTO’s) MICE – Staat voor ‘Meetings, Incentives, Conferences and Exhibitions’. Verwijst naar het zakentoerisme in het kader van congressen, beurzen, enz. opdrachtgever – het samenwerkingsverband tussen de provincies Oost-Vlaanderen en Vlaams-Brabant dat de opdracht voor het bouwen van een sectorplatform uitschrijft. PTO – Provinciale Toeristische Organisatie, de provinciale toeristische dienst van Oost-Vlaanderen of Vlaams-Brabant sectorplatform – de ‘back-office’ van een toeristisch platform, vooral bedoeld om gegevens over de toeristische sector respectievelijk binnen de provincies Oost-Vlaanderen en Vlaams-Brabant te beheren met de medewerking van de toeristische ondernemers in die provincies. De voornaamste onderdelen van het sectorplatform zijn een gegevensdatabank en het sectorportaal, de gebruikersinterface of ontmoetingsplaats voor toeristische ondernemers en de beheerders van het platform. sectorportaal - de ‘user interface’ van het sectorplatform waar o.a. ondernemers gegevens over hun producten kunnen beheren, waar er nieuwsberichten over de toeristische sector worden gepost en waar de gegevens opgeslagen in het sectorplatform of in de UiTdatabank kunnen doorzocht worden. TDB – Toerisme databank van Toerisme Vlaanderen UiTdatabank – Databank met gegevens over het cultuur- en vrijetijdsaanbod in Vlaanderen en Brussel.
UiTinVlaanderen.be - een initiatief van de Vlaamse minister van Cultuur en ontwikkeld door CultuurNet Vlaanderen. UiTinVlaanderen.be bevat de cultuur- en vrijetijdsagenda voor Vlaanderen en Brussel.
7.1.2 Data types en objecten 1. Met het sectorplatform moeten verschillende data types verwant aan het toeristische veld kunnen beheerd worden. prioriteit: belangrijk
Een paar voorbeelden van data types: hotels, campinguitbaters, promotiecampagnes, museums.
Specifieke instanties van die data types noemen we toeristische data objecten.
2. Elke toeristisch data type wordt gekenmerkt door een aantal elementen. prioriteit: belangrijk
30
De elementen van een toeristisch data type zijn: o
een aantal eigenschappen die specifiek zijn voor het data type. Een hotel heeft bijvoorbeeld zoveel kamers, bepaalde faciliteiten, enz. Een attractiepark heeft bijvoorbeeld een sprookjestuin voor de kleintjes en attracties voor groteren zoals een achtbaan.
o
een aantal eigenschappen die het deelt met bepaalde andere data types, bijvoorbeeld contactgegevens, adresgegevens, datum- en tijdsgegevens, openingsuren en sluitingsperiodes, visibiliteitsgegevens (bijvoorbeeld: zijn gegevens zichtbaar voor niet PTO-medewerkers of zijn ze zichtbaar op een toeristische website waarvoor de gegevens uit het sectorplatform worden gehaald)
Voor contacten worden minimaal de volgende gegevens bijgehouden:
naam
telefoon
e-mailadres
De adresgegevens zijn CRAB-conform. CRAB staat voor ‘Centraal Referentieadressenbestand’. De dienstverlener gaat na hoe dit kan gerealiseerd worden.
Indien mogelijk en toepasselijk wordt bij de adresgegevens ook de bereikbaarheid van een toeristisch product bijgehouden, bijvoorbeeld via het openbaar vervoer. o
één of meerdere tags die het mogelijk maken data op bovenliggende niveaus op verschillende manieren te interpreteren, te organiseren, te tonen, enz. (‘faceted classification’)
Met bovenliggende niveaus bedoelen we bijvoorbeeld het sectorportaal of een website die gebruik maakt van de data in het sectorplatform.
Voorbeeld: de provincie organiseert een promotieproject waaraan een aantal musea en een aantal hotels in de provincie deelnemen. Het project kan zelf als een object in het sectorplatform met zijn eigen interne eigenschappen worden opgeslagen (begin- en einddatum, organisator, enz.) en met een tag ‘zomerfestival 2014’. Deze tag wordt ook aan de deelnemende objecten toegekend. Op die manier kunnen in het sectorportaal alle deelnemers aan het promotieproject via de tag worden opgevraagd. o
één of meerdere relationele eigenschappen die een verwantschap tussen objecten van dezelfde of verschillende data types aangeven.
Voorbeelden:
31
o
Hotel X heeft als eigenschap dat het beheerd wordt door ondernemer Y.
Restaurants L, M en N hebben als eigenschap dat ze deel uitmaken van restaurantketen P.
Pretpark A heeft niet alleen een aantal attracties, maar ook een restaurant en een hotel.
Een gastenkamer en een vakantiewoning op hetzelfde adres.
één of meerdere sorteereigenschappen, met minstens een sorteringsgewicht of prioriteit. Alle sorteereigenschappen mogen alleen ingesteld, beheerd en geraadpleegd worden door de PTO’s. Naast het sorteringsgewicht zou bijvoorbeeld ook een periode in het jaar als belangrijker kunnen gemarkeerd worden. Het Hallerbos bijvoorbeeld is in april en mei belangrijker dan in de andere maanden omdat de hyacinten dan net in bloei staan.
o
Tijdens de functionele analyse worden, naast het sorteringsgewicht, de andere eigenschappen van de data types vastgelegd die alleen door de PTO-medewerkers ingesteld, beheerd en geraadpleegd mogen worden.
o
Het is mogelijk dat bepaalde eigenschappen ‘dubbel’ moeten voorzien worden omwille van verschillende beheerdersrechten op de twee versies van het veld. Zo kan het bijvoorbeeld dat een toeristische ondernemer de basisbeschrijving van zijn product invult en de vertaler een ‘marketing’of een wervende versie van die beschrijving.
o
één of meerdere verwijzingen naar objecten uit bijvoorbeeld:
een datastore met audiovisueel materiaal Op dit ogenblik gebruikt Vlaams-Brabant Cumulus en Oost-Vlaanderen het product MediaHaven van de firma Zeticon. De dienstverlener onderzoekt of er koppelingen met deze producten kunnen voorzien worden ofwel biedt de dienstverlener een ander product aan waarmee hij goede ervaringen heeft. In het tweede geval doet de dienstverlener een voorstel over hoe het materiaal uit het huidige audiovisuele product kan overgezet worden naar het nieuwe product.
een filesysteem met bijvoorbeeld PDF- en MSWord-bestanden
3. Het sectorplatform moet initieel een basis set van data types bevatten. prioriteit: belangrijk
De basisset van data types bestaat uit de volgende types. o
Toeristische actoren:
Toeristische ondernemers - beschikken over eigen toeristische ‘producten’
32
Voorbeelden: logiesverschaffers, attractiehouders, restaurant- en caféhouders, uitbaters van bezienswaardigheden
Toeristische instanties (meestal overheidsdiensten) - organisaties of onderdelen van organisaties die als hoofdopdracht hebben de toeristische sector te ondersteunen: de PTO’s, Toerisme Vlaanderen, enz.
Partners van de toeristische sector - personen of organisaties buiten de toeristische sector die regelmatig in contact komen met de toeristische sector Voorbeelden: gemeentebesturen, scholen, drukkerijen, Regionale Landschappen (RL Dijleland), studiebureaus, overheidsdiensten (het Agentschap voor Natuur en Bos).
o
Voor de toeristische ‘logies’-producten (indeling volgens het logiesdecreet):
gastenkamer
hotel
openlucht recreatief terrein, meer in het bijzonder: camping, vakantiepark, kampeerautoterrein, minicamping, verblijfpark
vakantielogies (dit is een vergaarbak voor wat niet past in de andere types van logies)
vakantiewoning
Bijkomende data types voor logies:
jeugdlogies
vakantiecentrum (sociaal volwassenentoerisme)
De minimale eigenschappen van een ‘logies’-product zijn:
ID van het logies in de TDB van Toerisme Vlaanderen
naam
adresgegevens
contactgegevens
korte en lange omschrijving
foto’s, afbeeldingen
capaciteit (aantal kamers en bedden of aantal campingplaatsen of aantal vakantiehuisjes, enz.)
prijs
openingsperiode
vergunningsinfo en de vergunningsstatus op 1 juli
aanvinkveld (voor de ondernemer) voor controle van de logiescapaciteit tijdens een vastgestelde periode (bijvoorbeeld tussen 1 juli en 31 september)
arrangementgegevens
Tijdens de functionele analyse zal de volledige lijst van eigenschappen per ‘logies’product worden vastgelegd. PTO Oost-Vlaanderen wenst ook de MICE-gerelateerde gegevens op te nemen in het sectorplatform.
33
Een toeristische ondernemer moet tijdelijke promoties voor zijn toeristisch ‘logies’product kunnen ingeven. Daarvoor worden de volgende eigenschappen voorzien:
begindatum van de promotie
einddatum van de promotie
omschrijving van de promotie
Een ondernemer mag geen andere producten aan het gepromote product koppelen. o
Toeristische evenementen: carnavalweekends, circusvoorstellingen, straattheater, fiets- en wandelevenementen (de Gordel), muziekfestivals, folkloristische feesten en evenementen, … De meeste evenementen worden via een widget van de UiTdatabank in het sectorportaal getoond. De gegevens hiervoor worden in de UiTdatabank ingegeven door externe instanties en moeten niet naar het sectorplatform worden overgedragen. Alleen een aantal jaarlijks weerkerende evenementen moeten rechtstreeks in het sectorplatform kunnen ingegeven en bewaard worden. Voorbeelden: jaarmarkten, processies en grote muziekevenementen (Marktrock, …). De gegevens voor deze jaarlijks weerkerende evenementen worden door de PTO’s ingevoerd.
De voornaamste kenmerken zijn:
naam
organisator
korte en lange omschrijving
locatie
periode
link naar website organisator
Tijdens de functionele analyse zal de volledige lijst van eigenschappen van deze evenementen worden vastgelegd. o
Voor de toeristische ‘ontspannings’-producten:
wandelroutes en wandelnetwerken
fietsroutes, fietsnetwerken, fietsverhuurpunten, fietsherstelpunten
paardentochten, ruiterroutes, ruiterscholen, huifkartochten, koetsritten, ezelstaptochten, …
boottochten, aanlegsteigers
rondleidingen (in UZ Gasthuisberg, Stella, Brussels Airport, fruitveiling,…), groepsuitstappen, themawandelingen, …
toegankelijke routes voor minder mobiele toeristen
bezienswaardigheden:
kastelen,
parken,
musea
en
bezoekerscentra,
plantentuinen,
brouwerijen, molens, standbeelden, abdijen, kerken, begijnhoven, stadhuizen, historische sites (stadsvesten in Diest, tumuli van Grimde), markten en pleinen (Korenmarkt en Emile
34
Braunplein in Gent met de Stadshal, Grote Markt Leuven, …), kapellen, markten, wijngaarden en wijndomeinen, pastorieën, … (sommige van voorgaande lijst kunnen samengenomen worden onder de noemer historische gebouwen.)
toeristische domeinen, bossen, natuurgebieden, …
voor kinderen: speeltuinen, pretparken, speelzones, speelbos, …
ballonvaarten, ijsschaatsbanen, zwembaden, scooter- en vespatochten, golfterreinen, zweefvliegen, paintball, kano & kajak, hengelen, …
wellness
cafés, herbergen, brasserieën, tearooms, …
restaurants, …
streekproducten (streekbieren, -wijnen, …)
De minimale eigenschappen van een product zijn:
naam
korte en lange omschrijving
één of meerdere foto’s
prijsinformatie
openingsuren
contactgegevens
adresgegevens
Tijdens de functionele analyse zal de volledige lijst van eigenschappen per ‘ontspannings’product worden vastgelegd. PTO Oost-Vlaanderen wenst ook de MICE-gerelateerde gegevens op te nemen in het sectorplatform. Een toeristische ondernemer moet tijdelijke promoties voor zijn toeristisch ‘ontspannings’product kunnen ingeven. Daarvoor worden de volgende eigenschappen voorzien: o
begindatum van de promotie
o
einddatum van de promotie
o
omschrijving van de promotie
Een ondernemer mag geen andere producten aan het gepromote product koppelen.
Opmerking: toeristische producten die geen logies of evenement zijn, worden soms aangeduid met de term ‘permanent aanbod’. o
Toeristische arrangementen Voor het sectorplatform gaat het hier over de volgende soorten van arrangementen:
logiesarrangementen die door de toeristische diensten van de provincies zelf worden geïnitieerd en gepromoot, meestal rond een bepaald thema (‘herfstcampagne’, ‘biercampagne’,
35
‘promoties’). De gegevens zelf worden door de ondernemer ingegeven. Deze arrangementen zijn tijdelijk van aard.
logiesarrangementen die in het kader van de campagne en de publicatie ‘Logeren in Vlaanderen Vakantieland’ worden opgezet. Deze zijn voor een heel jaar.
Voor beide soorten worden de gegevens in het sectorplatform ingegeven en bewaard door de toeristische ondernemers en gevalideerd door de PTO-medewerkers.
De minimale eigenschappen van een arrangement zijn:
titel
korte en lange omschrijving
het thema (bier, wijn, een jaargetijde, …)
één of meerdere foto’s
prijsinformatie
geldigheidsperiode
voorwaarden
contactgegevens voor het arrangement
adresgegevens voor het arrangement
Arrangementen moeten aan een toeristisch project kunnen gekoppeld worden. o
Toeristische projecten – initiatieven opgestart of ondersteund door de PTO’s om de toeristische sector te promoten. Een voorbeeld van een promotieproject is het project ‘De Groote Oorlog’. Hiervoor is er een coördinator aangesteld binnen de dienst toerisme die acties initieert en coördineert. Verschillende objecten
uit
het
sectorplatform
worden
samengebracht:
één
of
meerdere
attracties
(Belevingscentrum in Tildonk, Bibliotheektoren in Leuven, …), twee fietsroutes, een paar evenementen, verschillende contactpersonen (met contactgegevens zodat ze samen kunnen aangesproken worden bijv. via een mailing), enz. Het is de bedoeling dat de coördinator een goed overzicht heeft van alle aspecten en deelnemende partners van het project. Een beschrijving van het project is ook nodig, eventueel ook een soort van agenda of tijdslijn (afspraken, deadlines, evenementen, …). De eventuele partners zelf hebben geen schrijfrechten voor het project.
De minimale eigenschappen van een project zijn:
titel
contactgegevens
korte en lange omschrijving
duur van het project
gekoppelde toeristische producten: daarvoor moet er kunnen gefilterd worden op het volledig aanbod van toeristische producten op basis van eigenschappen en tags van die producten.
36
Omgekeerd moeten per product ook de projecten kunnen opgevraagd worden waaraan ze deelnemen of deelgenomen hebben. o
Toeristische regio’s – elke regio wordt gekenmerkt door een naam, een lijst van gemeenten, deelgemeenten en eventueel een aantal deelregio’s.
o
MICE-gerelateerde data types zoals congrescentra, locaties voor handelsbeurzen en speciale venues.
Deze data types zijn vooral van belang voor de PTO Oost-Vlaanderen.
Minimale eigenschappen zijn:
de locatie
de faciliteiten
de capaciteit
de bereikbaarheid
nabijheid van eet- en overnachtingsmogelijkheden
De volledige lijst van eigenschappen wordt vastgelegd tijdens de functionele analyse.
4. Aan een toeristisch object moeten één of meerdere unieke identifiers kunnen toegekend worden, o.a. om ze succesvol te kunnen uitwisselen met externe instanties, zoals de TDB van Toerisme Vlaanderen. Bijvoorbeeld: bij elk logies object in het sectorplatform moet de ID van het overeenkomstige logies object bij Toerisme Vlaanderen vermeld worden.
5. Het sectorplatform biedt een interface om de tags die kunnen toegekend worden aan data types en data objecten, te beheren. prioriteit: belangrijk o
Bij voorkeur wordt er gewerkt met een vlakke tagstructuur.
o
De tags moeten door een beperkt aantal personen kunnen beheerd worden. Dit moet er voor zorgen dat een wildgroei van tags met o.a. verschillende spellingswijzen voor eenzelfde tag wordt vermeden; of dat er verschillende tags gebruikt worden voor dezelfde of overlappende karakteristieken van een object (bvb ‘wandelroute’, ‘wandelweg’, ‘wandelpad’, …).
6. Bij elke eigenschap van een data type moet kunnen worden aangegeven of het om een verplicht of nietverplicht in te vullen eigenschap gaat. prioriteit: belangrijk
7. Aan een bestaand data type moeten door de dienstverlener nieuwe eigenschappen kunnen worden toegevoegd. De nieuwe eigenschappen toegevoegd aan een bestaand data type mogen de integriteit
37
van de gerelateerde bestaande data in het sectorplatform niet in gevaar te brengen. De nieuwe eigenschappen dienen automatisch deel uit te maken van de reeds ontwikkelde workflow. prioriteit: belangrijk
Nieuwe eigenschappen worden toegevoegd op basis van change requests aangevraagd door de opdrachtgever.
8. In het sectorplatform moeten er door de dienstverlener nieuwe data types kunnen vastgelegd worden. prioriteit: belangrijk
Nieuwe data types worden toegevoegd op basis van change requests aangevraagd door de opdrachtgever.
9. De velden van de data types worden beheerd door de dienstverlener. Hij maakt ze verplicht of niet, beperkt ze tot een aantal karakters of een bepaald formaat, voorziet ze van een helptekst of hint, enz. prioriteit: belangrijk
Wijzigingen aan de karakteristieken van velden van data types worden uitgevoerd op basis van change requests aangevraagd door de opdrachtgever.
10. Het sectorplatform moet de mogelijkheid bieden om data types op een flexibele manier met elkaar te verbinden. prioriteit: belangrijk
Voorbeeld: We kunnen het hebben over het data type ‘logies’ en over de onderliggende data types ‘hotel’, ‘jeugdherberg’, ‘camping’, enz.
De vraag is hoe we data types met elkaar verbinden. Wordt er een strikte hiërarchie van data types ingebouwd in het sectorplatform of wordt er bijvoorbeeld met tags gewerkt? Aan het data type ‘hotel’ wordt dan de tag ‘logies’ toegekend.
De uitvoerder van de opdracht mag zelf een mechanisme voorstellen om de flexibele organisatie van data types te realiseren. Daarbij moet er wel rekening worden gehouden met een aantal nadelen van een louter hiërarchische organisatie van data types: o
Er duikt altijd wel een type op dat niet past in de hiërarchie waardoor je de hiërarchie moet herwerken of de logica van de hiërarchie geweld moet aandoen om het nieuw type erin gewrongen te krijgen.
o
Er zijn altijd types die op verschillende plaatsen in de hiërarchie thuishoren: een kasteel met restaurant
en
speeltuin
als
een
bezienswaardigheid,
een
eetgelegenheid
en
een
38
ontspanningsplaats voor kinderen. Om dit op te vangen moet je dan gaan werken met bijvoorbeeld de hoofdfunctie van een toeristische faciliteit en dan ben je vertrokken voor bijkomende, onnodige indelingen of eigenschappen.
11. Het sectorplatform moet de mogelijkheid bieden om data objecten op een flexibele manier met elkaar te verbinden. prioriteit: belangrijk
Zie het voorbeeld van het zomerfestival 2014.
Een ander voorbeeld: de individuele capaciteit van vakantiewoningen op eenzelfde adres moet kunnen opgevraagd worden, maar ook de totale capaciteit van alle woningen tezamen.
12. Gegevens mogen alleen uit het sectorplatform verwijderd worden wanneer ze nog niet voor de eerste keer gevalideerd zijn. Dit kan zowel door de toeristische ondernemer die de gegevens heeft ingevoerd als door een PTO-medewerker. prioriteit: belangrijk
Het sectorplatform zorgt ervoor dat gegevens op een betrouwbare manier kunnen verwijderd worden zonder dat de integriteit van de andere gegevens wordt aangetast.
13. Eens gegevens gevalideerd zijn, kunnen ze niet meer verwijderd, maar nog wel gedeactiveerd worden. Dit kan alleen door PTO-medewerkers. prioriteit: belangrijk
Stel dat een hotel zijn activiteiten stopt. Dan kan een PTO-medewerker het overeenkomstige data object in het sectorplatform deactiveren. Bij zoekopties kan het dan bijvoorbeeld niet meer getoond worden in de zoekresultaten.
14. Het sectorplatform biedt de mogelijkheid om de data in het systeem in verschillende talen te beheren (Frans, Engels, Duits). prioriteit: belangrijk
Tijdens de functionele analyse wordt vastgelegd voor welke objecten en welke velden er een vertaling kan of moet voorzien worden.
7.1.3 Koppelingen met externe instanties 15. Het sectorplatform moet met externe instanties kunnen gekoppeld worden die gegevens van de toeristische sector beheren of gegevens die relevant zijn voor de toeristische sector. Al die koppelingen
39
moeten gebeuren via een onderliggend standaard mechanisme voor dataverkeer (data bus, data hub) dat ingebouwd is in de aangeboden oplossing. prioriteit: belangrijk
16. Die data bus of data hub maakt het mogelijk om nieuwe koppelingen met het sectorplatform op een relatief eenvoudige manier te realiseren, d.w.z. zonder dat voor elke nieuwe koppeling de manier van transfereren en van opslaan van gegevens in het sectorplatform grondig moet herwerkt worden. prioriteit: belangrijk
17. Het sectorplatform moet een koppeling voorzien met de TDB van Toerisme Vlaanderen voor de uitwisseling van promotionele gegevens en logiesvergunningen. prioriteit: belangrijk
Toerisme Vlaanderen biedt een web service aan waarmee: o
promotionele gegevens kunnen uitgewisseld worden tussen Toerisme Vlaanderen en de PTO’s en omgekeerd;
o
de PTO’s vergunningsgegevens voor logies kunnen opvragen. Binnen het sectorplatform is de vergunningsstatus van belang. Hij wordt o.a. gebruikt om te beslissen of een logies mag deelnemen aan een project of niet; en of het logies al dan niet mag gepromoot worden. Vanuit de TDB worden meerdere statussen doorgegeven die vastgelegd zijn per logiestype. De PTO beslist zelfstandig over het gebruik van de vergunningsstatussen. Hij kan bijvoorbeeld beslissen om een toeristisch product met de status ‘vergunning in afwachting’ toch te promoten.
o
de PTO’s kwaliteitslabels voor toeristische objecten kunnen opvragen.
De gewenste vereisten voor de uitwisseling van promotionele gegevens zijn de volgende: a. De gegevens moeten op regelmatige tijdstippen automatisch kunnen doorgegeven worden in de twee richtingen. b. Om een promotioneel object te kunnen uitwisselen moet het voor beide kanten uniek identificeerbaar zijn; d.w.z. dat elke object een unieke identifier heeft die door beide kanten erkend en herkend wordt. c.
Het uitwisselingsprotocol voor de gegevens (SOAP of een ander protocol) is eenduidig vastgelegd en dit voor de beide richtingen.
d. Gegevens moeten kunnen gefilterd worden voor ze worden doorgesluisd zodat alleen de gegevens doorkomen die de bestemmeling van de doorgeefoperatie kan verwerken of nodig heeft. e. De lijst met uit te wisselen gegevens is afgesproken tussen de partijen betrokken in de transfer. f.
Bij voorkeur worden alleen nieuwe promotionele objecten (hotels, attractieparken, enz.) doorgegeven of opgehaald, of objecten met gewijzigde gegevens, om de netwerkbelasting te beperken.
40
g. Zowel de operaties om gegevens te ontvangen van de TDB als om gegevens door te sturen naar de TDB moeten gelogd worden. Zowel de succesvolle als mislukte operaties worden gelogd. Voor de details die moeten gelogd worden zie 7.1.22. h. Telkens een promotioneel object tijdens een uitwisselingsoperatie wordt overgezet, start een nieuwe transactie; d.w.z. dat een promotioneel object in zijn geheel wordt overgezet, of dat bij een fout het overzetten van het object volledig ongedaan wordt gemaakt (roll-back). i.
Bij fouten tijdens een transfer van gegevens moet er een fallback oplossing worden voorzien, bijvoorbeeld dat de operatie een tweede keer automatisch wordt opgestart of dat ze, na het opsporen en wegwerken van de oorzaak van de mislukte transfer, manueel opnieuw kan worden uitgevoerd.
De vergunningsstatus en het kwaliteitslabel van een toeristisch object moeten enkel overgehaald worden van de TDB van Toerisme Vlaanderen. We veronderstellen dat deze gegevens tezamen met de andere gegevens voor logiesobjecten kunnen overgehaald worden.
18. Er moet een koppeling voorzien worden met de TDB van Toerisme Vlaanderen om een aantal promotionele gegevens uit te wisselen zoals beelden voor logies. prioriteit: belangrijk
Voor deze koppeling wordt dezelfde procedure gebruikt als voor het ophalen van promotionele gegevens uit de TDB van Toerisme Vlaanderen. Eventueel kunnen die gegevens tezamen met de andere promotionele gegevens worden overgehaald.
De beelden worden opgeslagen in de beeldendatabank gekoppeld aan het sectorplatform.
De dienstverlener onderzoekt eventuele veiligheidsproblemen met het binnenhalen van gegevens zoals beelden en biedt hiervoor een oplossing aan.
19. Op langere termijn plannen we een koppeling met LIV (Logeren in Vlaanderen) voor de jaarlijkse publicatie voor logiesarrangementen. Het gaat hier over de arrangementen die in het kader van de jaarlijkse campagne en publicatie ‘Logeren in Vlaanderen Vakantieland’ worden opgezet. prioriteit: belangrijk
Deze koppeling is onderwerp van een later deelproject.
20. Er moet een koppeling voorzien zijn met UiT in Vlaanderen voor toeristische evenementen. prioriteit: belangrijk
41
o
De evenementen worden op het sectorplatform aangeboden via widgets aangeleverd door UiT in Vlaanderen. Het gaat o.a. over een lijst van evenementen en een zoekfunctie.
o
Die widgets zijn configureerbaar door de dienstverlener zodat bijvoorbeeld enkel toeristisch relevante informatie verschijnt.
21. Op langere termijn plannen we een koppeling met de Algemene Directie Statistiek en Economische Informatie (ADSEI) van de federale overheid voor de overnachtingsstatistieken (http://statbel.fgov.be/nl/statistieken/organisatie/adsei/). prioriteit: minder belangrijk
Deze koppeling is onderwerp van een later deelproject.
22. Op langere termijn plannen we een service binnen het sectorplatform waarmee adresgegevens en gegevens van toeristische producten op die adressen ter beschikking worden gesteld aan externe instanties zoals een GIS-systeem en een website. prioriteit: belangrijk
Deze koppeling is onderwerp van een later deelproject.
23. Er moet een koppeling voorzien zijn met Toerisme Leuven. prioriteit: belangrijk voor Vlaams-Brabant; niet belangrijk voor Oost-Vlaanderen o
Toerisme Leuven bezorgt PTO Vlaams-Brabant een xml-bestand met gegevens over bezienswaardigheden in Leuven. Dit bestand wordt doorgemaild op tijdstippen zoals afgesproken tussen Toerisme Leuven en de PTO Vlaams-Brabant.
o
De ingevoerde objecten worden automatisch gemarkeerd als ‘te valideren’. Velden waarvan de waarden dreigen overschreven worden, moeten ook als ‘te valideren’ worden gemarkeerd. De bestaande en de ingevoerde waarden worden getoond, zodat de validator kan aangeven welke waarde hij kiest.
24. Op langere termijn is er een koppeling voorzien zijn met Toerisme Gent. prioriteit: belangrijk voor Oost-Vlaanderen; niet belangrijk voor Vlaams-Brabant
Deze koppeling is onderwerp van een later deelproject.
7.1.4 Data invoer algemeen 25. Het sectorplatform bevat de nodige mechanismen om gegevens rechtstreeks in te voeren of om ze te importeren (onrechtstreekse invoer). prioriteit: belangrijk
42
26. Er wordt een initiële lijst van ‘data providers’ voor het sectorplatform vastgelegd. prioriteit: belangrijk
Het gaat hier zowel om rechtstreekse als onrechtstreekse invoer.
27. Voor elke data provider wordt er een interface met het sectorplatform vastgelegd. prioriteit: belangrijk
28. Voor de rechtstreekse ingave van gegevens wordt er een user interface voorzien. Die user interface of ‘sectorportaal’ of ‘extranet’ maakt integraal deel uit van het sectorplatform. In de rest van de tekst gebruiken we de term ‘sectorportaal’. prioriteit: belangrijk
Voorbeeld: hotelbeheerders kunnen rechtstreeks gegevens invoeren of aanpassen via het sectorportaal.
29. Voor de andere data providers (importers) is er een welomschreven interface ingebouwd in het sectorplatform. Die interfaces maken gebruik van een onderliggende data bus of data hub waaraan indien nodig nieuwe importkanalen kunnen gekoppeld worden. prioriteit: belangrijk
30. De interfaces voor rechtstreekse invoer en voor data import moeten aan een aantal gemeenschappelijke vereisten voldoen. prioriteit: belangrijk
Hieronder vallen de volgende vereisten: o
De ingevoerde tekstuele gegevens moeten allemaal naar eenzelfde intern formaat worden omgezet.
o
Het interne formaat voor de tekstuele gegevens moet een universeel gekend en ondersteund formaat zijn.
o
De ingevoerde tekstuele gegevens moeten met zo weinig mogelijk overhead worden opgeslagen in de databron van het sectorplatform.
Voorbeeld: de gegevens van een externe databron zijn verpakt in een complexe xml-structuur. Bij het opslaan van de gegevens wordt die structuur in de mate van het mogelijke gestript.
43
o
De ingevoerde niet-tekstuele gegevens worden niet rechtstreeks in de databron van het sectorplatform opgeslagen. De databron bevat wel de verwijzing naar de locatie van de gegevens in het platform (product, systeem, …) dat gebruikt wordt voor de opslag van de gegevens van een bepaald formaat (foto, film, audiobestand, enz.).
Voorbeeld: Stel dat bepaalde informatie wordt doorgegeven via een PDF-bestand dat voor het sectorplatform wordt opgeslagen op een file systeem. De databron bevat de verwijzing naar de locatie van het bestand op dat file systeem. o
Vanuit het sectorplatform moet er een koppeling voorzien zijn naar de opslagplatformen, in het bijzonder de beeldendatabank.
7.1.5 Data invoer via het sectorportaal 31. Het sectorportaal moet aan een aantal specifieke vereisten voldoen. prioriteit: belangrijk
Hieronder vallen de volgende vereisten: o
Aangezien ook de toeristische ondernemers en andere externe actoren het sectorportaal moeten kunnen gebruiken, moet het via het internet bereikbaar zijn.
o
Het sectorplatform moet beschikbaar en bruikbaar zijn via de meest courante browsers (IE, Firefox, Safari, Chrome) en browser versies op elk moment van gebruik
o
Het sectorportaal moet kunnen aangesproken worden via een pc, een laptop of een tablet, niet noodzakelijk via een smartphone.
o
Elke invoerder moet zich succesvol kunnen authenticeren bij het sectorportaal voordat hij de gegevens waarvoor hij verantwoordelijk is, mag invoeren of aanpassen. (authenticatie)
De dienstverlener onderzoekt de mogelijkheid of de UiTiD van UiTinVlaanderen in het sectorplatform kan gebruikt worden onder de volgende voorwaarden:
Een UiTiD kan via het sectorplatform op een eenvoudige en correcte manier worden toegewezen aan een actor binnen het sectorplatform (ondernemer, PTO, partner, enz.) De actor gebruikt de UiTiD om zich te authenticeren bij het sectorplatform.
Aan de toegewezen UiTiD worden binnen het sectorplatform rollen met rechten toegekend – rechten op acties, op data objecten binnen het sectorplatform, enz. Dit betekent dat de UiTiD binnen het sectorplatform moet worden opgeslagen, eventueel met één of meerdere bijkomende kenmerken, zoals een e-mailadres, die het werken met de UiTiD binnen het sectorplatform vereenvoudigen.
44
Aangezien de UiTiD ook in het sectorplatform moet worden bijgehouden, moet ervoor gezorgd worden dat hij ten allen tijde naar dezelfde actor verwijst als bij UiTinVlaanderen. (synchronisatie)
De toekenning van een rol of rollen aan een UiTiD moet op een eenvoudige en directe manier kunnen uitgevoerd worden. Bijvoorbeeld, wanneer een ondernemer een UiTiD heeft toegewezen gekregen, moet hij dadelijk de gegevens van zijn toeristische producten kunnen beginnen in te geven zonder dat hij moet wachten tot hij hiervoor de nodige schrijfrechten heeft ontvangen.
Een toeristische ondernemer moet met één UiTiD al zijn producten kunnen beheren.
Een toeristisch object (product, arrangement, evenement, project, enz.) moet via verschillende UiTiD’s kunnen beheerd worden.
Indien aan deze voorwaarden niet kan voldaan worden, dan stelt de dienstverlener een ander authenticatiemechanisme voor binnen het sectorplatform. o
Elke invoerder moet de gegevens waarvoor hij verantwoordelijk is, op een beveiligde manier kunnen inbrengen, d.w.z. dat die gegevens alleen mogen worden ingevoerd of aangepast binnen het sectorportaal door de personen die daarvoor de nodige rechten hebben. (autorisatie)
o
Elke invoeractie moet zonder onderbreking kunnen gebeuren; d.w.z. dat maar één persoon tegelijkertijd gegevens van een data object mag invoeren of aanpassen. (transactionele karakter van invoeracties)
o
Na een invoeractie moeten de ingevoerde of aangepaste gegevens automatisch controleerbaar zijn voor de invoerder. Ze mogen pas na validatie beschikbaar zijn voor andere gebruikers. (automatische terugkoppeling)
o
Wanneer de gegevens van een data object worden opgeslagen, moet er duidelijke feedback worden getoond of de operatie succesvol of niet is afgerond. In het tweede geval moet de feedback in detail aangeven wat er verkeerd is gelopen.
o
Tijdens een invoeractie mag er ook geen validatie van de desbetreffende gegevens gebeuren. (locking van invoer)
o
Tijdens een invoeractie moet de vorige versie van de ingevoerde of aangepaste gegevens kunnen geraadpleegd worden door de andere personen binnen het sectorplatform die leesrechten hebben voor die gegevens.
o
Het sectorportaal moet volgens de meest recente regels voor een gebruiksvriendelijke user interface ontworpen zijn.
45
Een aantal vereisten voor gebruiksvriendelijkheid zijn: 1. Er moet uitgegaan worden van het 'design for all'-principe; d.w.z. dat de webpagina’s zowel voor mensen met als mensen zonder functiebeperking moeten ontworpen zijn. De website moet dus AnySurfer-compatibel zijn. 2. Het gebruik van Adobe Flash is verboden. 3. HTML5 en CSS3 worden gebruikt. 4. Alle pagina’s van het sectorplatform met eenzelfde functionaliteit worden volgens eenzelfde stramien opgebouwd (bijvoorbeeld pagina’s met gegevens over toeristische ondernemers of producten, of pagina’s met lijsten van nieuwsitems of publicaties). 5. Elementen die de pagina-eenheid verstoren, worden vermeden (frames, i-frames, pop-ups, enz.) 6. De gebruikers van het sectorportaal worden niet geconfronteerd met de onderliggende (X)HTML-code, ook niet diegenen die gegevens moeten ingeven of aanpassen. 7. Styles moeten in afzonderlijke bestanden worden bewaard zodat er een scheiding is tussen structuur en inhoud aan de ene kant en presentatie aan de andere kant. 8. Het sectorportaal is ontworpen als een ‘responsive design’-site: de layout ‘vloeit mee’ met de grootte van het scherm; er is voldoende ruimte tussen de schermonderdelen; buttons zijn voldoende groot; enz. 9. Voor pagina’s met invoervelden:
Het moet duidelijk zijn welke velden verplicht zijn en welke niet.
Foutboodschappen worden bij de fout ingevulde velden getoond.
Foutboodschappen worden liefst zo snel mogelijk getoond, bijvoorbeeld bij het verlaten van een ingaveveld, en niet alleen bij het opslaan van de gegevens.
Bij de foute ingave van een formulier worden de waarden van de correct ingevulde velden opnieuw getoond.
10. Horizontale schuifbalken worden vermeden. o
Het sectorportaal moet aangepast zijn of kunnen aangepast worden aan de huisstijl van de opdrachtgever per PTO, zowel wat betreft kleuren, logo’s als opmaak.
o
Het sectorportaal bevat een aantal mechanismen om toeristische ondernemers aan te zetten om zoveel mogelijk gegevens door te geven en up-to-date te houden.
1. De ondernemer kan via verschillende kanalen worden aangespoord om zijn gegevens up-todate te houden. Bijvoorbeeld, via een maandelijkse e-mail of een nieuwsbericht. prioriteit: belangrijk
46
2. Een gepersonaliseerde startpagina die wordt getoond wanneer hij inlogt. Voor een toeristische ondernemer kunnen bijvoorbeeld de volgende elementen getoond worden: zijn producten, de projecten waaraan hij deelneemt, nieuwsberichten en een agenda. prioriteit: belangrijk
3. Een volledigheidsmeter. De ondernemer krijgt feedback over hoeveel velden hij heeft ingevuld op de fiche voor zijn toeristisch product onafhankelijk van het aantal verplichte of niet-verplichte velden op die fiche. prioriteit: belangrijk
4. Compartimentalisatie. De toeristische ondernemer moet zijn gegevens niet allemaal ineens invullen. De input is ingedeeld in kleinere logische onderdelen die onafhankelijk van elkaar mogen ingevuld en bewaard worden. Dit verhoogt de gebruiksvriendelijkheid, maar kan ook gebruikt worden als onderdeel van een bevraging (bv. “Bent u klaar voor het eerste lenteweekend? Vul uw accommodatiegegevens aan en zorg ervoor dat uw fiche op al onze websites up-to-date is!”) prioriteit: belangrijk
5. Verantwoording. Geef bij bepaalde velden een incentive waarom het voor de ondernemer gunstig kan zijn om het veld in te vullen. Bijvoorbeeld: voorzie een foto voor een mooiere pagina op de website, of de mogelijkheid om in de kijker geplaatst te worden in een brochure. Door een duidelijke reden te geven, sensibiliseer je de gebruiker over hoe en wanneer de data gebruikt worden. prioriteit: belangrijk
6. Volledigheidsbevraging. Meldingen op de fiche van een toeristisch product om de fiche te vervolledigen of up-to-date te houden (bv. “U hebt uw prijsgegevens al even niet meer aangepast; zijn deze nog correct?”).
Deze meldingen moeten door de beheerder ingesteld kunnen worden en daarna automatisch verschijnen
op
de
fiches
waarop
de
instellingen
van
toepassing
zijn.
Deze meldingen herinneren de gebruiker aan zijn ingevulde en niet-ingevulde gegevens. prioriteit: minder belangrijk
7. Feedback over het gebruik van de input van een toeristische ondernemer. Bijvoorbeeld: hoe dikwijls is zijn input al gebruikt in een bevraging? prioriteit: minder belangrijk Opmerking. Hiervoor moeten er natuurlijk ‘hit’-gegevens worden bijgehouden, moet er een mechanisme worden opgezet om die gegevens te verwerken en te displayen, enz.
47
7.1.6 Data import 32. De interface voor de importers moet aan een aantal specifieke vereisten voldoen. prioriteit: belangrijk
Hieronder vallen de volgende vereisten: o
De invoer van de geïmporteerde gegevens moet automatisch en op regelmatige basis kunnen gebeuren.
o
Indien de externe databron een API of web service of … aanbiedt voor import van gegevens, moet die API of web service of … gebruikt worden.
o
De invoer van de geïmporteerde gegevens mag de integriteit van de reeds aanwezige gegevens in de databron niet in gevaar brengen.
o
De geïmporteerde gegevens moeten kunnen worden opgeslagen als objecten van de bestaande data types in het sectorplatform.
o
Elke data import moet als één transactie worden uitgevoerd zodat bij een fout de hele transactie kan worden teruggedraaid, tenzij anders beschreven in 7.1.3.
o
Bij een data import moet elke CRUD-operatie op de databron van het sectorplatform gelogd worden zodat bij een fout snel de oorzaak van de fout kan achterhaald worden.
o
Wanneer een data import is afgerond, wordt er een mail gestuurd naar de beheerder van het sectorplatform. De mail vermeldt of de import al dan niet succesvol is verlopen en verwijst naar het logging-bestand met informatie over de data import.
o
Het sectorplatform voorziet een aantal filters op de geïmporteerde data.
Stel dat het sectorplatform slechts een aantal gegevens van een geïmporteerde data set kan of wil overnemen. Dan moeten er voor de importoperatie één of meerdere filters kunnen opgegeven worden. o
Het sectorplatform voorziet de mogelijkheid om bijkomende koppelingen met externe toeristische databronnen en bijbehorende importfilters te definiëren. Die nieuwe koppelingen gebruiken hetzelfde onderliggende mechanisme (data hub of data bus) als wat er voor de reeds bestaande koppelingen is vastgelegd.
48
7.1.7 Data import uit de bestaande back-office Op dit ogenblik maken zowel de provincies Oost-Vlaanderen als Vlaams-Brabant reeds gebruik van een sectorplatform of een systeem dat daarmee kan vergeleken worden. De overgang naar het nieuwe sectorplatform brengt een aantal vereisten met zich mee.
33. De gegevens uit het huidige sectorplatform moeten automatisch in het nieuwe sectorplatform kunnen geïmporteerd worden. Er moet dus een synchronisatiemodule worden ontwikkeld tussen het huidige en het nieuwe sectorplatform. prioriteit: belangrijk
34. De synchronisatiemodule moet gereed zijn op het moment dat het nieuwe sectorplatform getest wordt. prioriteit: belangrijk
35. Specifiek voor Vlaams-Brabant: een nieuwe toeristische publieke website maakt geen onderdeel uit van de huidige opdracht. Zolang de huidige publieke website nog in gebruik is, moet het huidige ‘sectorplatform’ Patio als back-office voor die website blijven bestaan en moeten de toeristische gegevens zowel in Patio als in het nieuwe sectorplatform zodra het in productie wordt genomen, worden bijgehouden. prioriteit: belangrijk voor Vlaams-Brabant; niet belangrijk voor Oost-Vlaanderen
Ofwel gebeurt die synchronisatie manueel ofwel met behulp van de hierboven vermelde synchronisatiemodule. In het laatste geval moet de synchronisatiemodule worden uitgebreid om gegevens in de twee richtingen te kunnen synchroniseren.
36. Specifiek voor Oost-Vlaanderen: er zijn geen plannen om de website van de PTO Oost-Vlaanderen voor de toeristische ‘eindgebruiker’ te vervangen. Maar de PTO wil het te ontwikkelen sectorplatform wel gaan gebruiken als inputplatform voor de website. Dit betekent dat er een koppeling moet voorzien worden om gegevens vanuit het sectorplatform door te geven aan het CMS dat voor de website wordt gebruikt. Deze koppeling maakt echter geen deel uit van de opdracht beschreven in dit bestek.
De PTO Oost-Vlaanderen wil echter wel de gegevens in het huidige CMS van de hierboven vermelde website eenmalig importeren in het te bouwen sectorplatform zodat bestaande gegevens over toeristische ondernemers en producten niet allemaal manueel in het sectorplatform moeten ingevoerd worden. De import zou kunnen gebeuren op basis van CSV-files die vanuit het CMS van de website kunnen geëxporteerd worden. Deze import maakt wel deel uit van de opdracht beschreven in dit bestek.
prioriteit: belangrijk voor Oost-Vlaanderen; niet belangrijk voor Vlaams-Brabant
49
7.1.8 Data validatie 37. Het sectorplatform bevat de nodige mechanismen om data objecten (inclusief de vertalingen) die door toeristische ondernemers zijn aangepast, te valideren. De validatie gebeurt door PTO-medewerkers met de nodige rechten binnen het sectorplatform (redacteurs, vertalers) of door de PTO geautoriseerde externen (bijvoorbeeld diensten voor toerisme). prioriteit: belangrijk
Validatie houdt het volgende in: o
Een redacteur opent het te valideren object en markeert de velden (tekst-, foto-, …velden) die volgens hem niet voldoen (verkeerde informatie, slechte foto, enz.) en die hij zelf niet kan aanpassen (omwille van onvoldoende informatie, enz.)
o
Waar mogelijk verbetert de redacteur zelf fouten.
o
De redacteur of vertaler sluit de validatie af. Op basis van het al of niet aanwezig zijn van markeringen wordt er een validatiestatus aan het object toegekend.
o
Indien het gevalideerde object goedgekeurd is, kan het onmiddellijk door anderen binnen het sectorplatform geraadpleegd worden.
o
Indien het object niet gevalideerd is, wordt er een e-mail naar de ‘eigenaar’ van het object gestuurd met de vraag om het object nog eens na te kijken en aan te passen waarna het validatieproces opnieuw moet doorlopen worden.
38. Het sectorplatform geeft op een duidelijke en overzichtelijke manier weer welke data objecten die door toeristische ondernemers zijn ingevoerd of aangepast, nog moeten gevalideerd worden. prioriteit: belangrijk
39. Het sectorplatform bevat een mechanisme om de te valideren data objecten te filteren. prioriteit: belangrijk Voorbeeld: er kan gefilterd worden om alleen de ‘logies’ data objecten te tonen die moeten gevalideerd worden.
40. Wanneer een nieuw data object in het sectorplatform wordt ingevoerd, is het pas zichtbaar na validatie door een PTO-medewerker. prioriteit: belangrijk
41. Wanneer een data object opnieuw ter validatie wordt aangeboden, wordt duidelijk aangegeven wat er veranderd is t.o.v. de vorige versie. prioriteit: belangrijk
Dit veronderstelt dat minstens de laatste en voorlaatste versie van een data object in het sectorplatform worden bewaard.
50
42. Een ondernemer krijgt bij elk van zijn toeristische producten duidelijk te zien of het al dan niet succesvol is gevalideerd. prioriteit: belangrijk
43. Het sectorplatform informeert op een duidelijke manier de auteur van een niet-gevalideerd data object zodat hij de nodige aanpassingen kan aanbrengen en het aangepaste object opnieuw ter validatie kan opslaan. prioriteit: belangrijk
44. Eén keer per jaar (tussen 1 juli en 31 september) moet de logiesondernemer de capaciteitsgegevens van zijn logies extra nakijken. prioriteit: belangrijk
De ondernemer wordt per email gecontacteerd om de capaciteit van zijn logies na te kijken, eventueel aan te passen en vervolgens de controle te bevestigen via een aanvinkveld.
7.1.9 Data exportformaten Minimaal moeten de volgende data sets kunnen geëxporteerd worden.
45. Contactgegevens moeten kunnen geëxporteerd worden voor promotionele mailings. Deze gegevens moeten kunnen geëxporteerd worden naar Excel. prioriteit: belangrijk
46. Adresgegevens moeten kunnen geëxporteerd worden naar Excel. Bijbehorende gegevens over het toeristische product dat zich op een adres bevindt, moeten mee worden geëxporteerd. prioriteit: belangrijk
Op langere termijn wordt er gedacht aan het opzetten van een service binnen het sectorplatform om deze gegevens beschikbaar te stellen aan externe instanties (een GIS-systeem, enz.)
47. De volledige fiche van een data object (hotel, attractiepark, enz.) of een selectie van de inhoud van de fiche moet naar PDF kunnen geëxporteerd worden. De fiche moet rechtstreeks kunnen geprint worden met een aangepaste layout. prioriteit: belangrijk
48. De gegevens van één of meerdere toeristische objecten moeten naar Excel kunnen geëxporteerd worden. Filtering van te exporteren gegevens moet mogelijk zijn. prioriteit: belangrijk
51
49. De resultaten van een zoekactie of een selectie ervan moeten kunnen geëxporteerd worden naar Excel. prioriteit: belangrijk
7.1.10 Filters 50. Het sectorplatform moet voorzien zijn van een onderliggend filtermechanisme voor zowel zoekfilters, filters om gegevens te exporteren naar externe instanties of naar een bepaald formaat, filters op te valideren objecten, filters op een lijst van een bepaald type van toeristische producten (bvb logies), enz. prioriteit: belangrijk
Vereisten i.v.m. filters komen o.a. in de volgende onderdelen ter sprake: Data types en objecten, Koppelingen met externe instanties, Data validatie, Data exportformaten, Modules van het sectorplatform.
Dit is een beknopt overzicht van de verschillende vormen van filtering die in die onderdelen vermeld worden:
Bij het koppelen van toeristische producten aan een promotieproject moeten de gewenste producten via een zoekfilter uit het volledige aanbod van producten kunnen geselecteerd worden.
Wanneer promotionele gegevens naar een externe instantie worden doorgestuurd, moet er, indien nodig, via filtering een subset van gegevens kunnen geselecteerd worden. Alleen die subset wordt dan doorgestuurd. Het omgekeerde moet ook kunnen: wanneer een externe instantie gegevens doorstuurt, moet het mogelijk zijn om via filtering een subset van die gegevens te importeren.
Tijdens het validatieproces moet de PTO-medewerker via een filter kunnen aangeven welke objecten hij wil valideren.
Bij export naar Excel moet de gebruiker met een filter de te exporteren gegevens kunnen selecteren.
De gebruiker moet nieuwsberichten kunnen filteren op basis van bijvoorbeeld de publicatiedatum of een trefwoord in de titel of de beschrijving.
De gegevens in het sectorplatform moeten kunnen doorzocht worden via filters. De zoekresultaten moeten via bijkomende filters kunnen verfijnd worden.
7.1.11 Data eigendom 51. Alle gegevens beheerd via het sectorplatform zijn eigendom van de opdrachtgever. prioriteit: belangrijk
52. Die gegevens moeten ten allen tijde kosteloos, digitaal en gestructureerd ter beschikking van de opdrachtgever kunnen gesteld worden, inclusief de nodige documentatie over het onderliggende datamodel. prioriteit: belangrijk
52
7.1.12 Rechtenbeheer 53. Het sectorplatform moet voorzien zijn van een mechanisme om toegangs- en beheerdersrechten toe te kennen aan personen zowel voor de data in het sectorplatform als voor de modules die deel uitmaken van het sectorplatform. prioriteit: belangrijk
54. De toegekende rechten kunnen zowel gelden voor objecten in hun geheel als voor eigenschappen van die objecten. prioriteit: belangrijk Een vertaler kan bijvoorbeeld alleen de ‘wervende’ beschrijving van een hotel of een museum aanpassen, maar niet de andere eigenschappen van dat hotel of museum.
55. Het sectorportaal bevat een onderdeel waarmee de toegangs- en beheerdersrechten van de gebruikers van het sectorplatform kunnen beheerd worden. prioriteit: belangrijk
56. Rechten worden toegekend aan rollen. Gebruikers krijgen dan één of meerdere rollen toegewezen. prioriteit: belangrijk
57. De mogelijke rechten zijn uitgewerkt in een aantal regels en elke rol omvat een aantal van die regels. prioriteit: belangrijk
58. Voor het sectorplatform zijn minstens de volgende rollen voorzien. Tijdens de functionele analyse moet het rechtenbeheer in detail worden uitgewerkt, in het bijzonder welke rollen er moeten voorzien worden en welke rechten met ieder van ieder van die rollen verbonden zijn. prioriteit: belangrijk o
Administrator - Technisch beheerder van het sectorplatform. Medewerker van de dienstverlener.
De administrator is voornamelijk verantwoordelijk voor: 1. de set-up en configuratie van het sectorplatform 2. de update van het sectorplatform 3. de back-up en recovery van de gegevens in het sectorplatform 4. controle op de automatische import- en exportprocessen 5. de beschikbaarheid en de performantie van het sectorplatform
De administrator van het sectorplatform moet zich houden aan de privacy wetgeving.
53
o
Beheerder - Data- en rechtenbeheerder voor het sectorplatform. Medewerker van de PTO OostVlaanderen of Vlaams-Brabant
Dit zijn een aantal taken van de beheerder: 1. Beheert de gebruikers van het sectorplatform: gebruikers aanmaken, rollen toewijzen, enz. 2. Beheert de tags die in het sectorplatform aan data objecten kunnen toegekend worden. 3. Contactpersoon met de administrator van het sectorplatform. 4. Contactpersoon met andere toeristische instanties. o
Redacteur – Medewerker van de PTO Oost-Vlaanderen of Vlaams-Brabant of een door de PTO geautoriseerde externe persoon (bijvoorbeeld een medewerker van een externe dienst voor toerisme).
1. Kan data in het sectorplatform invoeren, lezen, aanpassen en verwijderen/deactiveren. 2. Kan de gegevens ingegeven door de gebruikers van het sectorplatform, aanpassen en valideren. 3. Werkt mee aan projecten van de sector. 4. Kan gegevens over publicaties toevoegen aan het sectorplatform 5. Kan nieuwsberichten aanmaken 6. Kan activiteiten toevoegen via de kalendermodule 7. Kan contactcases en contactmomenten beheren via de contactmodule o
Ondernemer 1. Kan zijn ondernemersgegevens of gegevens voor zijn eigen producten of campagnes invoeren, lezen of aanpassen. 2. Kan de gegevens raadplegen voor data objecten (producten, projecten, evenementen, enz.) die gerelateerd zijn aan zijn eigen producten. Een museumdirecteur kan bijvoorbeeld de gegevens raadplegen voor de andere data objecten die deel uitmaken van een jaarlijks project waaraan zijn museum ook deelneemt. 3. Kan de promotionele gegevens raadplegen van de data objecten van andere ondernemers.
o
Partner – Kan zijn eigen gegevens invoeren, lezen of aanpassen.
o
Vertaler – Heeft de nodige rechten om de waarden van vooraf vastgelegde velden van toeristische objecten te vertalen.
7.1.13 Modules van het sectorplatform 59. Het sectorplatform dient als inputplatform voor een aantal applicaties en modules (‘data consumers’).
54
De modules maken deel uit van het sectorplatform. Applicaties staan los van het sectorplatform, maar kunnen niet zonder de data van het sectorplatform. prioriteit: belangrijk
Eén van de meest vanzelfsprekende applicaties die van de gegevens in het sectorplatform zal gebruik maken, is een website voor toeristen. Zo’n website maakt echter geen deel uit van de opdracht beschreven in dit bestek.
60. Nieuwe modules en applicaties moeten aan het sectorplatform kunnen worden toegevoegd zonder dat de architectuur van het platform moet aangepast/herwerkt worden. prioriteit: belangrijk
Daarvoor is het nodig dat: o
De gegevens in het sectorplatform op een uniforme manier worden opgeslagen. (Zie o.a. de vereisten voor het interne formaat van de tekstuele gegevens in het sectorplatform en de referenties naar bestanden en beelden vanuit de databank van het sectorplatform.)
o
Het sectorplatform een eenvormige interface (data hub of data bus) voorziet voor zijn data consumers, d.w.z. de modules van het sectorplatform.
61. Het sectorplatform voorziet de mogelijkheid om gegevens die de modules genereren (inclusief de niettekstuele gegevens), te bewaren.
Stel dat de nieuwsmodule onderdeel is van het sectorplatform, dan is er een mechanisme voorzien om de gegenereerde nieuwsberichten inclusief eventuele thumbnails op te slaan. De thumbnails zelf kunnen in een mediaplatform worden opgeslagen met in de database van het sectorplatform een referentie naar dat mediaplatform. prioriteit: belangrijk
62. De gegevens van een aantal modules, zoals die van de nieuwsberichten en die van de publicaties, zijn doorzoekbaar via de zoekfunctie van het sectorplatform. prioriteit: belangrijk
Bij de modulevereisten hieronder staat uitdrukkelijk vermeld wanneer de modulegegevens via de zoekfunctie van het sectorplatform moeten kunnen opgevraagd worden.
63. Om items in doorzoekbare modules meer gericht doorzoekbaar te maken kunnen aan die items tags worden toegekend. prioriteit: belangrijk
55
Bijvoorbeeld: aan een nieuwsbericht kan de tag ‘jongeren’ of ‘jeugd’ worden toegekend. Wanneer er dan gezocht wordt op ‘jongeren’ of ‘jeugd’, wordt het nieuwsbericht ook getoond in de lijst van zoekresultaten.
64. Het sectorplatform omvat een beheermodule voor toeristische publicaties. prioriteit: belangrijk
Dit zijn de voornaamste vereisten voor deze module: o
Het sectorportaal bevat een overzicht van alle publicaties die de gebruikers van het sectorplatform kunnen bestellen.
o
Dit overzicht is beschikbaar via de homepagina van het sectorportaal.
o
De gegevens over de aangeboden publicaties zijn beschikbaar via de zoekfunctie van het sectorplatform. De zoekfunctie gebruikt de titel, de korte omschrijving en de eventueel toegekende tags van een publicatie item.
o
De gegevens voor elke publicatie worden beheerd (ingegeven, aangepast, verwijderd) door de PTO’s.
o
Publicaties die niet meer kunnen worden geleverd, moeten kunnen verwijderd worden.
o
Voor elke publicatie worden de volgende gegevens bijgehouden:
o
De titel
Een korte beschrijving
De prijs
Een thumbnail
De bestelprocedure
Publicaties kunnen via het sectorportaal worden besteld. De bestelgegevens moeten op een gestructureerde manier beschikbaar zijn voor de PTO’s om bijvoorbeeld te weten hoeveel bestellingen er al gebeurd zijn, welke bestellingen nog moeten verwerkt worden, enz. Dit betekent dat de bestelgegevens in de database van het sectorplatform moeten opgeslagen worden en dat er een interface in het sectorportaal moet worden ingebouwd om toegang te krijgen tot die gegevens. De bestellingsgegevens moeten ook nog eens kunnen geëxporteerd worden naar Excel. Tijdens de functionele analyse wordt vastgelegd welke functionaliteiten de publicatie interface moet aanbieden.
o
Eventuele betalingen gebeuren niet via het sectorplatform.
65. Het sectorplatform omvat een beheermodule voor nieuwsberichten over de toeristische sector. prioriteit: belangrijk
Dit zijn de voornaamste vereisten voor deze module: a. De nieuwsberichten worden beheerd (ingegeven, aangepast, verwijderd) door de PTO’s. b. Elk nieuwsbericht heeft een vaste structuur met minstens de volgende elementen:
een titel
56
een korte beschrijving
een lange beschrijving
een foto
contactinformatie
een publicatiedatum: dit is de datum waarop het bericht moet getoond worden
een relevantiedatum: de datum vanaf wanneer de inhoud van het bericht relevant is voor de lezers van het bericht.
Eventueel kunnen daar een thumbnail, links naar andere websites, een illustratie, enz. bijkomen. c.
Aan een nieuwsbericht kunnen één of meerdere tags worden toegekend. Die tags kunnen dan gebruikt worden om berichten te filteren - bijvoorbeeld wanneer de nieuwsberichten worden doorzocht.
d. Aan een nieuwsbericht kan door de PTO-medewerkers een gewicht worden toegekend. Dit gewicht kan gebruikt worden bij overzichten van nieuwsberichten (bijvoorbeeld bij een zoekoperatie) om berichten met een hoger gewicht hoger in de resultatenlijst te tonen. e. De toeristische ondernemer kan bij zijn persoonlijke gegevens ook aangeven in welke nieuwsberichten hij geïnteresseerd is via tags. Hij is bijvoorbeeld enkel geïnteresseerd in hotels in de regio Hageland. f.
De nieuwsberichten zijn in het sectorportaal beschikbaar via de homepagina van het sectorportaal en via de zoekfunctie van het sectorportaal.
g. De zoekfunctie gebruikt de titel, de korte en de lange omschrijving, de publicatiedatum, de relevantiedatum en de eventueel toegekende tags van het nieuwsbericht. h. In de lijst van nieuwsberichten zijn de nieuwsberichten standaard geordend van meest naar minst recent. i.
Op de homepagina van het sectorportaal staan de x meest recente nieuwsberichten in een nieuwsblok. x is configureerbaar.
j.
In de lijst van nieuwsberichten worden voor elk bericht de titel, de publicatiedatum, de korte beschrijving en eventueel de foto getoond.
k.
Een lange lijst van nieuwsberichten is verspreid over meerdere pagina’s die gemakkelijk via een bladernavigatie kan doorlopen worden.
l.
Nieuwsberichten kunnen alleen gedeactiveerd worden, nooit verwijderd. Ze kunnen manueel worden gedeactiveerd door PTO-medewerkers.
66. Het sectorplatform omvat een zoekmodule. prioriteit: belangrijk
Dit zijn de voornaamste vereisten voor deze module:
a. Met deze module moeten de promotionele gegevens van het sectorplatform kunnen doorzocht worden, niet de statistische gegevens.
57
Het gaat dus zowel over feitelijke gegevens over toeristische producten, ondernemers, enz. die in het sectorplatform zijn opgeslagen als de gegevens van de modules van het sectorplatform die ook in de database van het sectorplatform zijn opgeslagen en waarbij expliciet staat vermeld dat ze doorzoekbaar moeten zijn.
b. Het sectorplatform biedt de mogelijkheid om zoekfilters samen te stellen op basis van een aantal criteria zoals:
data types, hun eigenschappen en de toegekende tags – er moet dus ook kunnen gezocht worden op het aanvinkveld voor de capaciteit van een logies (zie het item 7.1.2); of bij een zoekactie moeten gedeactiveerde objecten kunnen uitgesloten worden.
moduletypes en de eigenschappen en tags van de items beheerd met die modules.
Bijvoorbeeld, een gebruiker van het sectorplatform zoekt naar de term ‘streekproduct’ zowel in de opgeslagen gegevens over brouwerijen als in de nieuwsberichten.
c.
De resultaten van een filter moeten verder kunnen verfijnd worden met bijkomende filters. Voorbeeld: zoek in de lijst van brouwerijen met de term ‘streekproduct’ naar de resultaten voor een bepaalde regio.
d. Een lange lijst van zoekresultaten wordt verspreid over meerdere pagina’s getoond. Het aantal resultaten per pagina moet kunnen worden geconfigureerd en bovenaan en onderaan elke pagina staat er een bladernavigatie. Met die navigatie moet de gebruiker naar de vorige, de volgende, de eerste en de laatste of een zelf gekozen pagina kunnen springen.
e. Indien toepassselijk, worden de zoekresultaten ook op een kaart getoond (Google Maps).
f.
Elk zoekresultaat is aanklikbaar zodat een gebruiker dadelijk naar het gevonden data object (hotel X), nieuwsbericht, enz. kan navigeren.
g. Om de zoekresultaten te sorteren wordt rekening gehouden met:
het sorteringsgewicht toegekend aan een toeristisch object (hotel, campinguitbater, boottocht, enz.)
het belang toegekend aan een module-item, bijvoorbeeld het gewicht van een nieuwsbericht
de keuze die de gebruiker maakt om eerst de resultaten voor toeristische objecten te tonen en dan die voor de module-items of omgekeerd.
h. Het moet mogelijk zijn om bepaalde gegevens af te schermen voor zoekoperaties op basis van het rechtensysteem.
58
i.
De evenementen aangeboden vanuit de UiTdatabank moeten via een UiT-zoekwidget kunnen geraadpleegd worden. Via die widget kunnen alleen de gegevens van de UiTdatabank worden doorzocht en niet de andere gegevens opgeslagen in het sectorplatform.
j.
De zoekresultaten of een selectie ervan moeten naar Excel kunnen geëxporteerd worden.
67. Het sectorplatform omvat een contactmodule.
Deze module dient voor de opvolging van de contacten met de sector zodat bijvoorbeeld een hoteleigenaar niet twee keer over dezelfde kwestie wordt gecontacteerd. prioriteit: minder belangrijk
Dit zijn de voornaamste vereisten voor deze module: a. De contactmodule werkt met cases, bijvoorbeeld een toeristische ondernemer die voortdurend vergeet zijn gegevens aan te passen of de contacten met het communicatiebureau voor de publicatie ‘Logeren in Vlaanderen Vakantieland’ voor een bepaald jaar. b. Deze module is alleen toegankelijk voor medewerkers van de PTO’s. Alleen zij kunnen nieuwe contactcases aanmaken en raadplegen. c.
Een case bestaat uit:
een ID
een omschrijving
datum en tijdstip waarop de case is geopend
door wie de case is geopend
één of meerdere contactmomenten.
d. Per contactmoment worden de volgende gegevens bijgehouden:
datum en tijdstip
PTO-medewerker die contact heeft opgenomen
omschrijving en kort verslag van het contact
concrete afspraken
e. Eens een contactmoment is afgesloten, kan het niet meer worden gewijzigd. f.
Eens een case is afgesloten, kan ze niet meer worden geopend en kunnen er dus ook geen contactmomenten meer mee verbonden worden.
g. Cases die afgesloten zijn, moeten kunnen verwijderd worden.
68. Het sectorplatform omvat een forum voor toeristische ondernemers.
Via dit forum kunnen toeristische ondernemers met elkaar converseren over topics die gerelateerd zijn aan de toeristische sector. prioriteit: minder belangrijk
59
Dit zijn de voornaamste vereisten voor deze module: a. Elke ondernemer of medewerker van de PTO die kan inloggen op het sectorplatform, heeft automatisch toegang tot het forum. b. Zoals bij elk forum kan een gebruiker een nieuw item openen of reageren op een bestaand item.
69. Het sectorplatform omvat een kalendermodule voor toeristische evenementen. prioriteit: belangrijk
Dit zijn de voornaamste vereisten voor deze module: a. De kalender bevat activiteiten die ingevoerd worden door PTO-medewerkers (eventueel op aangeven van een ondernemer). Dit kunnen activiteiten zijn die door de PTO’s worden georganiseerd of andere activiteiten die de PTO’s belangrijk genoeg vinden om ze door te geven aan de toeristische sector. b. Elke activiteit bestaat uit:
Een korte omschrijving
Een datum waarop of de periode waarin de activiteit plaatsvindt. Eventueel kunnen meerdere datums of periodes worden vastgelegd.
c.
De locatie of locaties waar de activiteit plaatsvindt.
Contactgegevens voor de activiteit.
Eén of meerdere tags.
Voor de activiteiten die door de PTO’s worden georganiseerd is er een inschrijvingsformulier.
d. De gegevens van de activiteiten worden in de databank van het sectorplatform opgeslagen. e. De inschrijvingsgegevens worden op een gestructureerde manier opgeslagen voor snelle verwerking door de PTO-medewerkers. f.
PTO-medewerkers en toeristische ondernemers kunnen de kalender raadplegen.
g. De activiteiten van de kalender kunnen via de zoekfaciliteit worden opgevraagd met behulp van de omschrijving, de tags, de datums, de locaties en de contactgegevens.
70. Het sectorplatform omvat een mailingmodule. De module gebruikt de contactgegevens in de databank van het sectorplatform prioriteit: belangrijk
De voornaamste eigenschappen van deze module zijn de volgende: o
Er moet met behulp van een filter een lijst van bestemmelingen kunnen samengesteld worden.
o
De uit te zenden mail moet kunnen geëditeerd worden.
o
De verstuurde mails moeten bewaard blijven.
o
Bij mass mailings moet er voor gezorgd worden dat we niet op de blacklist van de mail provider terechtkomen.
60
7.1.14 Statistieken 71. Op basis van de gegevens in het sectorplatform moeten een aantal statistieken kunnen gegenereerd of beschikbaar gesteld worden. In dit geval gaat het over ‘kennisgegevens’ of statistische gegevens, zoals ze omschreven worden door de PTO’s van Oost-Vlaanderen en Vlaams-Brabant. Het zijn gegevens die inzicht verschaffen in de werking, rendabiliteit, enz. van de toeristische sector. Feitelijke gegevens over bijvoorbeeld een hotel – zoveel kamers, die faciliteiten, speciale arrangementen, enz. – worden ‘promotionele’ gegevens genoemd. prioriteit: belangrijk
72. Het sectorportaal voorziet in een luik waar een aantal publicaties en webadressen ter beschikking gesteld kunnen worden aan de toeristische ondernemers. prioriteit: belangrijk
De publicaties moeten kunnen gecategoriseerd worden.
Voorbeelden:
Onderzoek rond fietsnetwerken: aantal fietsers, bepaalde gegevens over de fietsers, over hun bestedingspatroon, enz.
Onderzoek rond wandelnetwerken: aantal wandelaars, gebruik van de wandelpaden, drukste wandelperiodes, gegevens over de wandelaars, over hun bestedingspatroon, enz.
Decreten, jaarverslagen, enz.
73. Er moeten gebruiksstatistieken van het sectorplatform kunnen gegenereerd worden. prioriteit: belangrijk
Voornaamste vereisten: o
Opvragen wie in een bepaalde periode zijn gegevens heeft geraadpleegd of gewijzigd.
o
Statistieken over het gebruik van de modules.
Tijdens de functionele analyse wordt een lijst van de gewenste statistieken vastgelegd.
7.1.15 Hosting 74. De dienstverlener is verantwoordelijk voor de hosting van het platform en voor alle aspecten hieraan verbonden: het zoeken van een provider, contacten met de provider zowel bij normale werking van het platform als bij problemen, enz. prioriteit: belangrijk
61
75. De dienstverlener is verantwoordelijk voor een betrouwbare back-up- en restoreprocedure van het sectorplatform. prioriteit: belangrijk 76. Wanneer het sectorplatform onbeschikbaar is door problemen bij de host provider, worden de PTO’s hiervan zo snel mogelijk op de hoogte gebracht via e-mail en telefonisch. De dienstverlener legt aan de PTO’s uit op basis van informatie hem verstrekt door de host provider hoe de onbeschikbaarheid zo snel mogelijk zal verholpen worden. prioriteit: belangrijk
7.1.16 Beschikbaarheid 77. Het sectorplatform is 99,9% van de tijd beschikbaar. Dit wil zeggen dat de maximale ongeplande downtime van het platform minder is dan 9 uur per jaar. prioriteit: belangrijk
78. Gehele of gedeeltelijke aanpassingen aan het sectorplatform moeten vooraf overeengekomen worden met de verantwoordelijken voor het sectorplatform bij de PTO’s van Oost-Vlaanderen en VlaamsBrabant. Op die manier kunnen die verantwoordelijken bij een eventuele geplande onbeschikbaarheid van het platform hierover tijdig de nodige communicatie opzetten met de gebruikers van het platform en andere nodige voorzieningen treffen. prioriteit: belangrijk
7.1.17 Support ste
79. De PTO’s zijn verantwoordelijk voor de 1 -lijnssupport. prioriteit: belangrijk de
de
80. De dienstverlener is verantwoordelijk voor de 2 - en 3 -lijnssupport voor het platform. prioriteit: belangrijk
7.1.18 Performantie 81. De volgende performantievereisten voor het sectorplatform gelden voor de gebruikers van het platform bij de PTO’s van Oost-Vlaanderen en Vlaams-Brabant. prioriteit: belangrijk
Hierbij gaan we van de veronderstelling uit dat die gebruikers beschikken over een pc met standaardvoorzieningen op het ogenblik van gebruik (voldoende geheugen, courante versie van het operating systeem, recente browserversie, enz.). 82. Webpagina’s die gecached kunnen worden, moeten een reactietijd hebben van maximaal 1 seconde, d.w.z. dat ze binnen de seconde volledig moeten geladen zijn.
62
prioriteit: belangrijk 83. Webpagina’s die niet gecached kunnen worden – meestal gaat het hier over webpagina’s met formulieren - moeten een reactietijd van maximaal 3 seconden hebben. prioriteit: belangrijk
84. Webpage front-end monitoring tools, zoals Google PageSpeed Insights en YSlow, moeten een score geven van 85% of hoger per pagina. prioriteit: belangrijk
7.1.19 Update traject 85. Updates van het sectorplatform die worden uitgevoerd op vraag van de dienstverlener zijn volledig ten laste van en op kosten van de dienstverlener. prioriteit: belangrijk o
Voor elke update van het sectorplatform of een onderdeel ervan overlegt de dienstverlener eerst over alle aspecten van de update met de opdrachtgever (timing, impact, enz.).
o
De dienstverlener is ook verantwoordelijk voor alle bijkomende acties en ‘artifacts’ die een update met zich meebrengt.
Voorbeelden: o
Het restoren van de vorige toestand bij ernstige fouten veroorzaakt door de update
o
Het updaten van de documentatie indien nodig
o
Het fixen van fouten veroorzaakt door de back-up
86. Aanpassingen en uitbreidingen aan het sectorplatform aangevraagd door de opdrachtgever zijn volledig ten laste van de opdrachtgever. prioriteit: belangrijk
Deze aanpassingen en uitbreidingen zijn het onderwerp van een deelopdracht in het kader van de huidige raamovereenkomst: o
In de deelopdracht beschrijft de opdrachtgever de vereiste functionaliteit en bijkomende modaliteiten voor de aanpassingen of uitbreidingen.
o
In de deelopdracht vraagt de opdrachtgever op basis van deze beschrijving om een offerte voor de update van het sectorplatform (prijs, plan van aanpak, timing, enz.; deze modaliteiten zijn besproken in het administratieve gedeelte van het bestek.)
87. De dienstverlener voorziet een acceptatieomgeving. Deze wordt gebruikt voor de presentatie van updates die door de dienstverlener worden geïnitieerd als voor het testen van de change requests die
63
door de PTO’s worden aangevraagd. Alvorens een nieuwe versie of een change request in productie wordt gezet, dient deze eerst ter beschikking te worden gesteld in de gehoste acceptatieomgeving. Op deze manier kunnen de PTO’s nagaan of de aangebrachte veranderingen voldoen aan de verwachtingen en foutloos werken. Pas na goedkeuring door de PTO’s kunnen de veranderingen in productie worden gezet.
7.1.20 Documentatie 88. De externe gebruikers van het sectorplatform, zoals de toeristische ondernemers en partners, communiceren met het sectorplatform via het sectorportaal en zijn meestal niet geneigd om een handleiding open te slaan bij het gebruik van de interface. prioriteit: belangrijk
Dit versterkt een eerder vermelde vereiste voor een gebruiksvriendelijke user interface. 89. Voor de interne gebruikers van het sectorplatform bij de PTO’s van Oost-Vlaanderen en VlaamsBrabant worden de volgende documentatie voorzien: o
een configuratiedocument voor de beheerder met duidelijke en volledige richtlijnen om het sectorplatform te beheren wat betreft het toekennen van rechten, het toevoegen van data types, het toevoegen van eigenschappen aan data types, enz.
prioriteit: belangrijk
90. Er wordt een gedetailleerde beschrijving meegeleverd van het datamodel voor de gegevens opgeslagen in de data layer van het sectorplatform. prioriteit: belangrijk
De entiteiten van het data model (tabellen, cross-reference tabellen, enz.) worden beschreven en de relaties tussen die entiteiten met uitleg over waarom er voor een bepaalde organisatie van gegevens is gekozen.
91. Voor alle hierboven vermelde documenten wordt, bij wijzigingen aan het sectorplatform, tijdens de hele levensduur van het project door de uitvoerder van het project of een deelopdracht een update voorzien. prioriteit: belangrijk
92. De hierboven vermelde documentatie wordt in MS Word en PDF-formaat geleverd. prioriteit: belangrijk
93. De offerte bevat een gedetailleerde beschrijving van de aangeboden functionaliteiten voor het sectorplatform en welke functionaliteiten er daarnaast nog beschikbaar zijn. prioriteit: belangrijk
64
7.1.21 Opleidingen 94. Er wordt een opleiding voorzien door de uitvoerder van het project voor de ‘beheerder’ van het sectorplatform. prioriteit: belangrijk
Die opleiding belicht zowel de taken van de beheerder als van de redacteurs van het sectorplatform.
95. De beheerder van het sectorplatform leidt de redacteurs van het sectorplatform op. prioriteit: belangrijk
7.1.22 Logging 96. De volgende operaties op het sectorplatform worden gelogd: o
inlog- en uitlogacties met registratie van de gebruikte account en de begin- en einddatum van de gebruikerssessie.
o
alle acties (dus ook data imports) die gegevens in het sectorplatform aanpassen, toevoegen of verwijderen. Het volgende wordt gelogd: 1. de gebruikte account 2. een aanduiding van de uitgevoerde actie 3. de datum en tijdstip van de actie 4. de id van het data object waarop de actie is uitgevoerd 5. welke aanpassingen er aan het object zijn uitgevoerd 6. of de actie succesvol of niet is afgerond. Indien niet, dan wordt de reden voor de niet-succesvol afgesloten actie ook gelogd.
prioriteit: belangrijk
7.1.23 Security 97. De dienstverlener is volledig verantwoordelijk voor het beveiligingsaspect van het platform en dit voor de hele duur van het gebruik van het sectorplatform. prioriteit: belangrijk
Voorbeelden: o
Alleen personen met de nodige toegangsrechten (configuratie-, lees-, schrijf-, validatierechten, enz.) kunnen daadwerkelijk het platform gebruiken.
o
Alle onderdelen en layers van het sectorplatform (database(s), modules, sectorportaal, enz.) zijn beveiligd tegen verkeerd gebruik door derden.
65
7.2 Organisatie van het project De opdrachtgever zal de nodige coördinatiestructuren opzetten om deze opdracht te begeleiden en te sturen. Een stuurgroep, een projectgroep en één of meer werkgroepen zullen gevormd worden. Tevens zal er een projectleider aan de kant van de opdrachtgever aangeduid worden.
Er wordt door de dienstverlener een projectcoördinator aangeduid. Deze persoon is in ieder geval verantwoordelijk voor de goede uitvoering van de opdracht.
De projectcoördinator is bijgevolg verantwoordelijk voor planning, uitvoering en controle over zijn toebedeelde werkzaamheden en heeft volgende taken:
Opstellen, actualiseren en optimaliseren van de planning;
Bewaken van de voortgang;
Verdelen van de taken en opdrachten naar medewerkers binnen zijn organisatie;
Rapporteren over knelpunten en voortgang naar de projectleider of stuurgroep;
Leiding geven aan de diverse werkgroepen;
Initiatieven lanceren i.v.m. de voortgang van het project;
Initiatieven lanceren i.v.m. de ontwikkeling van de toepassingen;
Advisering van beslissingen;
Begeleiden bij het implementeren van de nieuwe oplossingen.
De frequentie van vergaderen en de verslaggeving wordt binnen de projectgroep afgesproken bij de opstart van het project.
Representatie op vergaderingen In sommige gevallen is het noodzakelijk dat de dienstverlener deelneemt aan bepaalde vergaderingen en daar ook een bepaald onderwerp presenteert (vb. presentatie op een stuurgroep van de hoofdlijnen van een analyse, een plan van aanpak, …). Deze opdracht wordt aanzien als een onderdeel van het projectmanagement en wordt dan ook door de dienstverlener opgenomen en uitgevoerd, zonder hiervoor een meerkost aan te rekenen.
7.3
Projectverloop
7.3.1 Analyse Alvorens over te gaan tot de implementatie van het sectorplatform, dient er in elk geval een functionele analyse te worden uitgevoerd. Tijdens de functionele analyse worden de vereisten van de opdrachtgever beschreven in sectie 7.1, vertaald in functionaliteiten die beschikbaar zullen zijn in het aangeboden sectorplatform. Voor elke vereiste of groep van verwante vereisten wordt aangegeven welke functionaliteit of functionaliteiten in het sectorplatform ermee overeenkomen. Aan elke functionaliteit worden een aantal gegevens gekoppeld zoals een prioriteit,
66
wanneer in het implementatietraject ze wordt ontwikkeld, de kostprijs, eventuele alternatieven, de samenhang met andere functionaliteiten, enz.
Wanneer na de functionele analyse blijkt dat bepaalde onderdelen van het project technisch complex zijn, kan voor deze elementen de functionele analyse gevolgd worden door een technische analyse. Deze kan pas starten na een bestelling door de opdrachtgever.
7.3.2 Ontwikkeling en testen Na de goedkeuring van de analyse door de stuurgroep, kan gestart worden met de implementatie. De personeelsleden van de dienst informatica en de twee toeristische diensten staan in voor functionele testen alvorens de toepassing ter beschikking wordt gesteld aan de toekomstige gebruikers. Er wordt hieromtrent een plan van aanpak met de dienstverlener opgesteld bij de start van het project.
7.3.3 Probleemopvolging De dienstverlener voorziet een webtoepassing waarin de opdrachtgever en de dienstverlener de voorkomende problemen kan loggen en de afhandeling ervan verder kan opvolgen. Er wordt hierbij onderscheid gemaakt tussen ernstige en gewone fouten. Deze problemen worden tijdens de implementatie en tijdens de waarborgperiode door de dienstverlener kosteloos opgelost Na de voorlopige oplevering zal er mailverkeer ontstaan zodat de dienstverlener op de hoogte wordt gesteld van gelogde problemen.
7.3.4
Foutenclassificatie
Er zal in het kader van onderhavig bestek onderscheid gemaakt worden tussen twee categorieën van fouten namelijk:
Ernstige fouten
Gewone fouten
De opdrachtgever bepaalt in eerste instantie steeds tot welke foutencategorie een bepaalde fout of probleem wordt toegewezen. Na oplossing van het probleem kan hierover met de dienstverlener gediscussieerd worden. 7.3.4.1
Ernstige fout
Er wordt over een ernstige fout gesproken wanneer de producten of toepassingen onbruikbaar geworden zijn of grote functionaliteiten niet beschikbaar zijn voor de interne en eventueel externe gebruikers. Beveiligingsproblemen die worden aangeduid n.a.v. concrete gebeurtenissen worden steeds als ernstige fouten aanzien. Ook een te lage performantie en een te lage beschikbaarheid van de toepassing worden als een ernstige fout aanzien.
67
7.3.4.2
Gewone fout
Er wordt over een gewone fout gesproken indien de producten hun functies blijven vervullen, maar er enkele minder belangrijke functionaliteiten niet meer beschikbaar zijn of wanneer een element als hinderlijk, incorrect of niet-ergonomisch wordt beschouwd maar geen invloed heeft op de functionaliteiten van de toepassing. 7.3.4.3
Werkwijze bij ernstige problemen
Voor ernstige fouten wordt na voorlopige oplevering de interventietijd bepaald op 4 uren. Hiermee wordt bedoeld dat er, na de melding van een probleem via de afgesproken kanalen, binnen de 4 uren een eerste actie dient te gebeuren ten einde een oplossing voor het probleem te vinden. Vanaf dat ogenblik dient de dienstverlener op een continue en intensieve manier aan het probleem verder te werken teneinde een oplossing te vinden. Hij dient hierover op regelmatige basis (minimum om de 4 werkuren) terug te koppelen met de opdrachtgever. Indien een herstelling wordt gestart en deze kan maar beëindigd worden na 22 uur, dan dient de dienstverlener deze herstelling verder te zetten, ook eventueel op zaterdag (niet op zon- en feestdagen). Een werkbare oplossing wordt finaal verwacht binnen twee werkdagen. 7.3.4.4
Werkwijze bij gewone problemen
Na voorlopige oplevering wordt de interventietijd in onderling overleg bepaald. Tevens wordt een indicatie van oplossingstijd opgegeven. Hiermee wordt bedoeld dat er, na de melding van een probleem via de afgesproken kanalen, binnen de afgesproken termijn een eerste actie dient te gebeuren ten einde een oplossing voor het probleem te vinden. Vanaf dat ogenblik dient de dienstverlener aan het probleem verder te werken teneinde binnen de vooropgestelde termijn een oplossing te vinden. Hij dient hierover op regelmatige basis (minimum om de 2 werkdagen) terug te koppelen met de opdrachtgever. Voor deze problemen dient de dienstverlener enkel prestaties te leveren tussen 9:00 uur en 18:00 uur, tijdens de weekdagen. De termijn waarbinnen een werkbare oplossing wordt verwacht, wordt in onderling overleg bepaald.
Een probleem is pas opgelost na controle en goedkeuring door de opdrachtgever. 7.3.4.5
Werkwijze bij gekende problemen
De dienstverlener dient alle andere fouten waarvan hij op de hoogte werd gebracht en die eveneens voorkomen in de aan de opdrachtgever geleverde producten te melden. De nodige verbeteringen dienen aangebracht te worden binnen de termijn die aangeduid werd binnen de foutenclassificatie.
7.4
Diensten
7.4.1 Analyse De analyse wordt uitgevoerd zoals beschreven in 7.3.1.
68
7.4.2 Installatie, configuratie en implementatie De dienstverlener staat in voor alle werkzaamheden aan alle aangeboden producten. Het betreft het implementeren en testen van alle deelprojecten, het installeren en configureren van alle noodzakelijke software
7.4.3 7.4.3.1
Onderhoudscontract Bepalingen
De dienstverlener verzekert als onderhoud de hierna beschreven prestaties die nodig zijn om de producten te onderhouden en in goede staat te houden. 7.4.3.2
Support
De medewerkers van de respectievelijke toeristische diensten staan in voor de eerstelijnssupport (functioneel) van de eindgebruikers. De dienstverlener is verantwoordelijk voor het operationeel houden van de omgeving d.m.v. tweede- en derdelijnssupport. De opdrachtgever schetst het probleem en geeft ook aan wat volgens haar de ernst is van het probleem. Afhankelijk hiervan betreft het een ernstig of een gewoon probleem (zie ook 7.3.4). Na oplossing van het probleem kan hierover met de dienstverlener gediscussieerd worden.
7.4.4
Hosting
De inschrijver voorziet de hosting van het sectorplatform en staat in voor het goede functioneren van het systeem. Hij voorziet een voldoende performant en beveiligd systeem met voldoende capaciteit. De inschrijver mag uitgaan van de veronderstelling dat er initieel op het systeem ongeveer 2200 toeristische producten (logies, attracties, …) en ongeveer 1800 contacten per PTO zullen worden beheerd. De inschrijver geeft in zijn aanbieding duidelijk en uitgebreid aan welke voorzieningen hij voorziet (vb. aard van de server, voorziene schijfruimte, disaster-recovery procedures, back-up frequentie, technische omkadering, beveiliging (antivirus, firewall, ...) enzovoort. De inschrijver geeft ook duidelijk aan wat het groeipad is, indien het aantal gebruikers en of toeristische objecten drastisch zou stijgen.
7.4.5
Beveiliging
Het sectorplatform en de gegevens beheerd met het sectorplatform worden gehost bij een host provider binnen de Belgische landsgrenzen. De dienstverlener is volledig verantwoordelijk voor het beveiligingsaspect van het platform en dit voor de hele duur van het gebruik van het sectorplatform. Zowel de dienstverlener als de PTO’s moeten zich houden aan de Belgische en Europese privacywetgeving.
69
7.4.6
Afhandeling change requests
De inschrijver voorziet in zijn offerte 20 dagen die gebruikt worden om 'change requests' te implementeren gedurende de implementatie van het project. Een volledige dag beslaat 2 blokken van 4 uren. Bij elke change request maakt de dienstverlener een schatting van de kostprijs. Het voorstel wordt aan de projectleider of de stuurgroep voorgesteld die dan beslist of de change request effectief zal worden uitgevoerd. Pas na goedkeuring kan de verandering worden doorgevoerd.
7.4.7 Bijkomende functionele ondersteuning De inschrijver voorziet 20 dagen functionele ondersteuning per jaar in functie van de verdere verfijning/customisatie van het product (vermoedelijke hoeveelheid). Deze dagen kunnen gebruikt worden voor het geven van advies, het analyseren en implementeren van bijkomende of gewijzigde functionaliteiten. Deze dagen zijn op afroep te bestellen door de opdrachtgever en te leveren binnen een termijn van 2 weken na de bestelling. De bestelling kan in blokken van 4 uren worden opgenomen en gefactureerd. Een volledige dag beslaat 2 blokken van 4 uren. Enkel de gepresteerde en overeengekomen dagen kunnen vergoed worden.
7.4.8 Kennisoverdracht en documentatie De dienstverlener zorgt voor voldoende kennisoverdracht en technische documentatie zodat de personeelsleden van de opdrachtgever de taken die hen zijn toegewezen voor het sectorplatform, optimaal kunnen vervullen.
7.4.9 Opleiding Wanneer de dienstverlener gebruik maakt van softwarepakketten die onbekend zijn bij de opdrachtgever, dan dient hij hiervoor voldoende opleidingen te voorzien. De dienstverlener levert per deelproject een gedetailleerd voorstel voor deze opleidingen. De kostprijs ervan is in de deelprojecten begrepen. Deze opleidingen worden bij voorkeur gegeven in de lokalen van de opdrachtgever.
De dienstverlener levert een basisset van cursusmateriaal voor deze opleidingen (in elektronische vorm). Deze cursusteksten mogen door de opdrachtgever vrij en volledig gekopieerd worden.
De opleidingen in verband met het gebruik van de nieuwe toepassingen worden door medewerkers van de opdrachtgever verzorgd volgens het principe teach-the-teacher.
7.5
Varia
De dienstverlener is verantwoordelijk voor het leveren van alle diensten, hard- en software om te komen tot een volledig werkend geheel, zelfs al zijn deze niet expliciet in dit bestek voorzien.
70
8 Offerteformulier AANBESTEDENDE OVERHEID: TOERISME OOST-VLAANDEREN VZW PLAATS VAN DE OPDRACHT: SINT-NIKLAASSTRAAT 2, 9000 GENT VOORWERP VAN DE OPDRACHT:
Raamovereenkomst i.v.m. levering en bedrijfsklaar installeren van een toeristisch sectorplatform voor de toeristische diensten van Vlaams-Brabant en Oost-Vlaanderen Dossiernummer: Toeristisch sectorplatform
OFFERTEFORMULIER De ondergetekende: (Naam en voornamen)
Hoedanigheid of beroep:
Nationaliteit:
Woonplaats: (Land, gemeente, straat, nummer)
ofwel 2
De vennootschap (Handelsnaam of benaming, rechtsvorm, nationaliteit, zetel)
2 Doorhalen wat niet van toepassing is
71
vertegenwoordigd door de ondergetekende(n) 3
ofwel 4
De ondergetekende: (voor elk van hen dezelfde gegevens als hierboven) die zich tijdelijk hebben verenigd voor deze aanneming,
Verbindt of verbinden zich op zijn of hun roerende en onroerende goederen tot de uitvoering, in overeenstemming met de bepalingen en voorwaarden van dit bestek en van de in dit bestek beschreven opdracht met betrekking tot
Raamovereenkomst i.v.m. levering en bedrijfsklaar installeren van een toeristisch sectorplatform voor de toeristische diensten van Vlaams-Brabant en Oost-Vlaanderen tegen de som van:
(in cijfers: inclusief btw): ............................................................................................................................................
(in letters: inclusief btw):............................................................................................................................................
3 De gemachtigden voegen bij hun inschrijving de authentieke of onderhandse akte waaruit hun bevoegdheid blijkt of een gewaarmerkt afschrift van hun volmacht; zij kunnen zich ook beperken tot een verwijzing naar het nr. van de bijlage van het "Belgische Staatsblad" waarin hun bevoegdheden zijn bekendgemaakt. 4 Doorhalen wat niet van toepassing is
72
A. Administratieve gegevens -
Inschrijving bij de R.S.Z. onder nr(s):
-
btw (alleen in België) onder nr(s):
B. Betalingen De betalingen zullen geldig worden uitgevoerd door overschrijving op rekeningnummer5: op naam van:
C. Bij deze inschrijving zijn eveneens gevoegd: -
De samenvattende inventaris van de leveringen, aangevuld met de eenheidsprijzen in letterschrift, evenals met de gedeeltelijke en totale sommen, die het bedrag van de offerte staven.
-
Een volledige, gedetailleerde opgave ter rechtvaardiging van de wijzigingen die aan de hoeveelheden van de samenvattende inventaris heb of hebben aangebracht.
-
De bescheiden, gedateerd en ondertekend, die luidens het bestek van deze aanneming moeten worden bijgevoegd.
Gedaan te
de,
De dienstverlener(s),
Belangrijke nota.
De dienstverlener(s) wordt (worden) verzocht het offerteformulier behoorlijk in te vullen, rekening houdend met de voetnota's. Er is geen beroep mogelijk tegen mogelijke vormgebreken, fouten of leemten (Art. 87 KB van 15 juli 2011)
5 De Belgische inschrijver vermeldt de bankrekening waarop de betalingen dienen te geschieden. De buitenlandse inschrijver vermeldt de naam van de instelling waar de betalingen moeten worden verricht.
73
8.1 INVENTARIS Hierna volgt een inventaris6 van de leveringen, diensten en prestaties die verwacht worden. De inschrijver voegt zelf een gedetailleerde prijsvorming bij de offerte. Betreffende Raamovereenkomst i.v.m. levering en bedrijfsklaar installeren van een toeristisch sectorplatform voor de toeristische diensten van Vlaams-Brabant en Oost-Vlaanderen.
8.1.1 Samenvattende inventaris en eenheidsprijzenborderel NR.
BESCHRIJVING
CATEGORIE7
HOEVEEL
EENHEIDS
TOTAAL
HEID
PRIJS.
exclusief btw
VH: vermoedelijke hoeveelheden
1.
Functionele analyse
1
2.
Technische analyse
1
3.
Basisuitwerking sectorplatform en
* (20%)
1
* (20%)
1
(35%)
1
* (20%)
1
* (20%)
1
sectorportaal 4.
Data bus voor gemeenschappelijk databeheer voor sectorplatform, koppelingen en modules
5.
Koppeling met datastore voor audiovisueel materiaal
6.
Koppeling met TDB Toerisme Vlaanderen
7.
Koppeling met UiT in Vlaanderen voor toeristische evenementen
8.
Koppeling met Toerisme Leuven
* (20%)
1
9.
Synchronisatie met huidige back-office
(35%)
1
(35%)
1
11. Module voor het beheer van publicaties
* (20%)
1
12. Module voor het beheer van
* (20%)
1
* (20%)
1
Vlaams-Brabant 10. Import van gegevens uit CMS website Oost-Vlaanderen
nieuwsberichten 13. Zoekmodule
6
Een elektronische (invul)versie van dit document is verkrijgbaar op www.tov.be/sectorplatform.
7
Zie 5.8.3
74
14. Contactmodule
* (20%)
1
15. Forummodule
* (20%)
1
16. Module voor het beheer van toeristische * (20%)
1
activiteiten (kalendermodule) 17. Mailingmodule
* (20%)
1
18. Module voor statistieken i.v.m. het
* (20%)
1
gebruik van het sectorplatform. 19. Acceptatieomgeving
* (20%)
20. Documentatie
* (20%)
1
21. Opleiding
* (20%)
1
22. Afhandelen van change requests
VH: 20 dagen
23. Dagprijs van een IT-architect
VH: 2 dagen
24. Dagprijs van een project manager
VH: 2 dagen
25. Dagprijs van een senior analist
VH: 2 dagen
26. Dagprijs van een senior programmeur
VH: 7 dagen
27. Dagprijs van een junior programmeur
VH: 7 dagen
Subtotaal Btw Subtotaal incl. btw
8.1.2 Optionele elementen NR.
BESCHRIJVING
CATEGORIE8
HOEVEEL
EENHEIDS
TOTAAL
HEID
PRIJS.
exclusief btw
VH: vermoedelijke hoeveelheden
1.
Nieuw product voor het beheer van
* (20%)
audiovisueel materiaal 2.
Overzetten van gegevens uit het
* (20%)
bestaande product voor het beheer van audiovisueel materiaal naar het nieuwe product 3.
Koppeling met UiT in Vlaanderen voor
* (20%)
authenticatie via UiTiD
8
Zie 5.8.3
75
Subtotaal Btw Subtotaal incl. btw
8.1.3 Onderhoud NR.
BESCHRIJVING
DUUR
EENHEIDSPRIJS.
TOTAAL exclusief btw
1.
Basisonderhoudscontract zoals beschreven in
1 jaar
punt 5.8.6 2.
Onderhoud gedurende de werkuren door een
VH: 8 uren
junior profiel 3.
Onderhoud gedurende de werkuren door een
VH: 8 uren
senior profiel 4.
Onderhoud na 22.00uur op werkdagen door
VH: 1 uur
een junior profiel 5.
Onderhoud na 22.00uur op werkdagen door
VH: 1 uur
een senior profiel 6.
Onderhoud tijdens het weekend (zaterdag) door VH: 1 uur een junior profiel
7.
Onderhoud tijdens het weekend (zaterdag) door VH: 1 uur een senior profiel
SUBTOTAAL Btw Subtotaal incl. btw
8.1.4 Hosting NR.
BESCHRIJVING
DUUR
EENHEIDSPRIJS
TOTAAL exclusief btw
1.
Hosting voor de volledige omgeving
1 jaar
SUBTOTAAL Btw Subtotaal incl. btw
76
Opgemaakt te .............................de................................................
De inschrijver
77
9 Bijlagen 9.1
Beschrijving referentie
Voor het vermelden van de projecten die als referentie gebruikt worden, dient onderstaande tabel ingevuld te worden. Er worden minimaal 2 referenties gevraagd (zie ook 5.11.2.1). Een referentie komt pas in aanmerking indien zij ook daadwerkelijk werd opgeleverd.
Naam en adres van het bedrijf waar het project werd uitgevoerd Contactpersoon en telefoonnummer Titel project Beschrijving project Doorlooptijd en einddatum (= datum oplevering) van het project: Initiële kostprijs project Gebruikte producten en technieken Werd dit project in samenwerking met een andere firma gerealiseerd? Indien ja, welke firma (‘s) Werd de projectleiding volledig opgenomen door medewerkers van uw firma. Indien niet, specifieer wat uw inbreng en de inbreng van de andere firma(‘s) was. Werd de functionele analyse uitgevoerd door medewerkers van uw firma. Indien niet, specifieer wat uw inbreng en de inbreng van de andere firma(‘s) was. Werd de technische analyse uitgevoerd door medewerkers van uw firma. Indien niet, specifieer wat uw inbreng en de inbreng van de andere firma(‘s) was. Werd de implementatie (=
78
programmatie, parametrisatie) uitgevoerd door medewerkers van uw firma. Indien niet, specifieer wat uw inbreng en de inbreng van de andere firma(‘s) was. Werd de opleiding van de gebruikers uitgevoerd door medewerkers van uw firma. Indien niet, specifieer wat uw inbreng en de inbreng van de andere firma(‘s) was.
79
9.2
Sjabloon "Profiel externe medewerker"
Naam medewerker Geboortedatum Moedertaal Rol van deze medewerker in het kader van deze aanbesteding (vb. projectleider, programmeur, IT architect) Expertisedomeinen Relevante opleidingen & certificaten Relevante ervaring & projecten
80
