Bestek offerteprocedure inzake ondersteuning bij de uitvoering van het Sectorplan Metaalbewerking: “Impuls voor een structurele versterking van de arbeidsmarkt in de metaalbewerking” Betreft Maatregel 7: Kennis Houvast
1
1. Inleiding Voor u ligt de uitnodiging tot het uitbrengen van een offerte voor het ondersteunen van het Opleidings- en Ontwikkelingsfonds voor de Metaalbewerking (hierna te noemen: OOM) bij het uitvoeren van werkzaamheden in het kader van het Sectorplan Metaalbewerking. Op 18 april jl. heeft het Agentschap SZW voor het Sectorplan Metaalbewerking, onder projectnummer 2013RCSP20121, een beschikking afgegeven tot subsidieverlening cofinanciering sectorplannen. Het Sectorplan Metaalbewerking omvat 9 maatregelen. Dit bestek beschrijft werkzaamheden die OOM wil laten uitvoeren door een externe organisatie, voor maatregel 7: Kennis Houvast. De looptijd van het project is 1 september 2013 tot en met 28 augustus 2015.
2. Omschrijving van Maatregel 7: Kennis Houvast Het doel van Maatregel 7, Kennis Houvast, is het in kaart brengen welke kennis door het vertrek van sleutelmedewerkers verloren dreigt te gaan en zorgdragen voor borging van deze kennis binnen het bedrijf. Het beoogde resultaat is dat bedrijven inzicht krijgen in gevolgen van vertrek van werknemers in hun organisatie en ondersteund worden bij het uitvoeren van het plan van aanpak dat voortvloeit uit het stappenplan kennishouvast. Werkgevers in de metaalbewerking worden de komende jaren in toenemende mate geconfronteerd met het vertrek van werknemers. Deels omdat de medewerker van de toekomst minder “zitvlees” heeft en deels omdat bedrijven, als gevolg van de vergrijzing, een steeds ouder personeelsbestand krijgen. Bijvoorbeeld een oudere werknemer, die als sleutelfiguur geldt voor het bedrijf, zal al geruime tijd voor het bedrijf werken en een zeer uitgebreide bedrijfs- en sectorkennis op zak hebben. Bij zijn pensionering dreigt deze kennis verloren te gaan. Veel werkgevers zijn zich bewust van deze problematiek, maar doen er weinig mee. Niet alle werkgevers hebben inzicht in de concrete omvang van het probleem voor hun bedrijf en op welke termijn dit gaat spelen. Het ontbreekt de werkgevers vaak aan capaciteit en gelegenheid om kennisoverdracht structureel te organiseren. Ook ontbreekt bij sommige bedrijven het beleid ten aanzien van personeel. Kennis Houvast heeft tot doel de expliciete kennis bij sleutelfiguren van OOM-bedrijven op te sporen en te borgen. Kennis Houvast beoogt dat bedrijven inzicht krijgen in de gevolgen van vertrek van werknemers in hun organisatie en ondersteund worden bij het uitvoeren van een adviesrapport / plan van aanpak dat voortvloeit uit het stappenplan Kennis Houvast. Het stappenplan Kennis Houvast omvat: 1. Zoeken naar geschikte bedrijven / bedrijven toetsen aan projectvoorwaarden. 2. Intake. 3. Interview met de sleutelwerknemer (expertinterview). 4. Opstellen verslag van het gesprek, waarin een weergave van de kennis van de sleutelwerknemer en een adviesrapport (plan van aanpak) zijn opgenomen. 5. Mondelinge toelichting van het advies aan het bedrijf. 2
3. Gevraagde dienstverlening OOM nodigt aanbieders uit vrijblijvend een offerte uit te brengen voor ondersteuning bij het uitvoeren van werkzaamheden in het kader van Sectorplan Metaalbewerking, Maatregel 7: Kennis Houvast. De uitnodiging heeft betrekking op delen van het stappenplan, zoals omschreven in paragraaf 2 en nader toegelicht in onderstaande tabel: Tabel 1: stappenplan en werkzaamheden STAP en werkzaamheden
Uitvoering
1. Zoeken naar geschikte bedrijven / bedrijven toetsen aan projectvoorwaarden. 2. Intake. 2.a Overdracht naar externe uitvoerder 3. Interview met de sleutelwerknemer (expertinterview). 4.a Opstellen verslag van het gesprek 4.b Opstellen visualisatie van het brein van de sleutelwerknemer 4.c Opstellen voorstel adviesrapport 4.d Overdracht naar OOM. 5.
Persoonlijke toelichting van het plan van aanpak aan het bedrijf.
Onderdeel offerte
OOM
Nee
OOM OOM en externe uitvoerder
Nee Ja
Externe uitvoerder
Ja
Externe uitvoerder
Ja
Externe uitvoerder
Ja
Externe uitvoerder OOM en externe uitvoerder
Ja
OOM
Ja Nee
3.1 Omvang van de opdracht Bovengenoemde werkzaamheden richten zich op 40 bedrijven. De gevraagde offerte dient inzage te geven in: ¬ Plan van aanpak voor uitvoering van de dienstverlening. ¬ Ervaring met vergelijkbare trajecten. ¬ Kennis van en affiniteit met de branche. ¬ De geschatte tijdsindicatie voor één traject, gespecificeerd naar de werkzaamheden 2.a, 3, 4.a, 4.b, 4.c en 4.d uit tabel 1. ¬ Het gehanteerde uur- of dagtarief. ¬ Bij een gedifferentieerd tarief naar functieniveau, dient voor de verschillende werkzaamheden inzicht te worden gegeven in de inzet van het functieniveau. ¬ Doorrekening van de kosten van de werkzaamheden voor één bedrijf. ¬ Doorrekening van de kosten van de werkzaamheden 40 bedrijven. ¬ Overige kosten, zoals reiskosten en/of reistijd (transparant) ¬ Opgave van de gemiddelde kosten per bedrijf, inclusief overige kosten
3.2 Periode van uitvoering van de opdracht De werkzaamheden dienen te worden uitgevoerd in overleg met OOM en binnen de looptijd van het project. De werkzaamheden zullen pas starten nadat de offerteprocedure is afgerond. De werkzaamheden moeten zijn afgerond voor 28 augustus 2015. 3
4. Offerteprocedure OOM is geen aanbestedende dienst, zoals beschreven in de “Leidraad Regeling Cofinanciering Sectorplannen; Projectadministratie”, hoofdstuk 5. Hieruit volgt dat de aanbestedingsregels volgens de Europese richtlijnen niet op OOM van toepassing zijn. OOM voert de offerteprocedure uit met nationale bekendmaking. Indien een aanbieder niet voldoet aan één of meerdere selectiecriteria, wordt de offerte niet verder in behandeling genomen. Indien een offerte aan de gestelde eisen aan de offerte voldoet, en niet op grond van de selectiecriteria wordt uitgesloten, wordt de offerte beoordeeld op het gunningcriterium ‘economisch meest voordelige aanbieding’. Aan de hand van de gunningcriteria worden de offertes beoordeeld op de kwaliteit van de gevraagde dienstverlening en de geoffreerde prijs. De offerte met de hoogste score is de economisch meest voordelige aanbieding. Aan de aanbieder van deze offerte wordt de opdracht schriftelijk gegund. De andere aanbieders worden schriftelijk bericht dat zij de opdracht niet gegund krijgen. Planning van de offerte procedure: Publicatie van het bestek offerteprocedure:
woensdag 21 mei 2014
Mogelijkheid tot het stellen van vragen over het bestek:
tot en met woensdag 28 mei 2014
Verzenden/presenteren antwoorden op de gestelde vragen:
vrijdag 30 mei 2014
Deadline indienen offertes:
woensdag 4 juni 2014, 17.00 uur
Besluitvorming:
vrijdag 6 juni 2014
Eerst mogelijke datum start uitvoering werkzaamheden:
maandag 9 juni 2014
4.1 Wijze van indienen offerte Wij verzoeken u om uw offerte, ondertekend, schriftelijk en digitaal in te dienen. Schriftelijk:
Stichting OOM Postbus 15 2390 AA HAZERSWOUDE-DORP
Digitaal:
[email protected]
Hiertoe bieden wij u de mogelijkheid tot en met woensdag 4 juni 2014. Het is eveneens toegestaan de schriftelijke versie persoonlijk af te geven op het kantoor van OOM, Frankrijklaan 10, 2391 PX Hazerswoude-dorp. De offerte dient vergezeld te gaan van een rechtsgeldig ondertekende begeleidende brief.
4
De ingediende offertes dienen aan de volgende voorwaarden te voldoen: ¬ opgesteld in de Nederlandse taal; ¬ voldoende te zijn gefrankeerd; ¬ rechtmatig ondertekend te zijn; ¬ over de inschrijving kan niet worden onderhandeld dientengevolge moet de offerte de best mogelijke condities weerspiegelen; ¬ ontvangen inschrijvingen worden na afloop van de offerteprocedure niet geretourneerd; ¬ verwijzingen naar eerder ingezonden stukken worden niet in behandeling genomen; ¬ de ingediende inschrijving dient een minimale geldigheidstermijn te hebben van 3 maanden na ontvangst van de inschrijving; ¬ de inschrijving is onherroepelijk. ¬ op A4 formaat, voorzien van paginanummering; ¬ de offertegegevens dienen te zijn afgedrukt op papier voorzien van het eigen bedrijfslogo. ¬ op de voorkant van de offerte staan de volgende gegevens: - Naam van de aanbieder; - Adres van de aanbieder; - Postcode en vestigingsplaats van de aanbieder; - Telefoon- en faxnummer en e-mailadres van de aanbieder; - Naam contactpersoon van de aanbieder. ¬ verwijzingen naar eerder ingezonden stukken worden niet in behandeling genomen. ¬ de offerte bevat een prijsopgave zoals beschreven in paragraaf 3.1. ¬ bijlagen bij de offerte: 1. Plan van aanpak voor uitvoering van de dienstverlening, inclusief kennisoverdracht naar en afstemming met de OOM organisatie. 2. Ervaring met vergelijkbare trajecten. 3. Interviewmethodiek. 4. Kennis van en affiniteit met de branche. 5. Eigen verklaring (Zie bijlage 1). Dit bestek met bijlagen is met zorg samengesteld. Mocht u desondanks tegenstrijdigheden, onjuistheden en/of onduidelijkheden tegenkomen, dan kunt u OOM hiervan per omgaande per e-mail op de hoogte te stellen (
[email protected]). OOM behoudt zich het recht voor om deze aanbestedingsprocedure geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of definitief te stoppen, indien interne dan wel externe omstandigheden en/of onvoorziene omstandigheden daartoe aanleiding geven.
4.2 Uitsluitingsgronden Van deelneming aan een opdracht wordt uitgesloten ieder inschrijver:
Die in staat van faillissement verkeert, dan wel zijn werkzaamheden heeft gestaakt of in een andere soortgelijke toestand verkeert; Wiens faillissement is aangevraagd of tegen wie een procedure van vereffening of surseance van betaling aanhangig is gemaakt;
5
Die bij een rechterlijke beslissing die kracht van gewijsde heeft, veroordeeld is geweest voor een delict dat de beroepsmoraliteit van de dienstverlener in het gedrang brengt; Die in de bedrijfsuitoefening een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op elke grond die de opdrachtgever aannemelijk kan maken; Die niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van zijn belastingen in overeenstemming met de wettelijke bepalingen; Die niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van de sociale verzekeringsbijdragen in overeenstemming met de wettelijke bepalingen; Die zich in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van de inlichtingen die in de fase van selectie van aanbieders kunnen worden verlangd of dat deze inlichtingen niet verstrekt. De aanbieder dient in dit kader een verklaring conform bijlage 1 af te geven.
5. Selectiecriteria Voor de offertes die worden ingediend naar aanleiding van dit bestek, gelden onderstaande Selectiecriteria. OOM selecteert slechts aanbieders, die op alle criteria een “Ja” scoren. De criteria vormen de minimale voorwaarden die aan de aanbieder worden gesteld. Selectiecriteria: 1. De aanbieder dient bedrijfsgegevens te verstrekken en te zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel en Fabrieken en op verzoek bewijs daarvan te overleggen. 2. De aanbieder voldoet aan de procedure-eisen zoals beschreven in paragraaf 4.1 van dit bestek. 3. De aanbieder laat ervaring met vergelijkbare projecten zien. 4. De aanbieder omschrijft in hoeverre hij bekend is met de metaalbewerkingsbranche en op welke wijze deze kennis is opgedaan. 5. Abnormaal hoge en abnormaal lage prijzen worden uitgesloten van deelname. 6. Het hoogste individuele acceptabele tarief is € 125 per uur excl. BTW. 7. De subsidieregeling stelt administratieve eisen. Derhalve dient de aanbieder altijd mee te werken aan de eisen, zoals deze worden omschreven in een addendum op de overeenkomst.
6. Gunningcriteria Met gunning wordt bedoeld, het besluit van OOM om de aanbieder te selecteren die als de aanbieder fungeert van de gevraagde ondersteuning in het kader van de opdracht die onderwerp is van dit bestek. De aanbieder dient aantoonbaar te beschikken over voldoende kennis, inzicht en ervaring om de genoemde activiteiten te kunnen uitvoeren. OOM hanteert als gunningcriterium de economisch meest voordelige aanbieding. OOM beoordeelt daarbij de kwaliteit van de dienstverlening en de prijs van de aanbieding. Per criterium is een wegingsfactor van toepassing. De aanbieder met de hoogste score heeft de economisch meest voordelige
6
aanbieding gedaan. De aanbiedingen zullen op de volgende gunningcriteria worden beoordeeld (tussen haakjes staan de wegingen van de betreffende gunningcriteria).
6.1 Kwaliteit (weging 60%) De kwaliteit in zijn geheel weegt voor 60% mee in de gunning. De kwaliteit omvat drie verschillende kwaliteitsaspecten, opgenomen in onderstaande tabel. Kwaliteitsaspect Plan van aanpak voor uitvoering van de dienstverlening inclusief kennisoverdracht naar en afstemming met de OOM organisatie Ervaring met vergelijkbare trajecten. Interviewmethodiek Kennis van en affiniteit met de branche.
Aandeel weging kwaliteit 15 % 15 % 15 % 15 %
Ieder kwaliteitsaspect wordt gewaardeerd met een cijfer van 1 tot 10. Vervolgens wordt dit cijfer vermenigvuldigd met het ‘aandeel weging kwaliteit’. Het aantal punten voor de kwaliteit is de som van deze vier vermenigvuldigingen.
6.2 Prijs (weging 40%) De prijs in zijn geheel weegt voor 40% mee in de gunning. De prijs omvat twee verschillende aspecten, opgenomen in onderstaande tabel. Prijsaspect (gewogen gemiddelde) uurtarief Prijs per bedrijf/traject, inclusief overige kosten.
7
Aandeel weging kwaliteit 20 % 20 %
BIJLAGE 1: Format “Eigen verklaring” Verklaring ingevolge Artikel 45 EG Richtlijn 2004/18/EG Verklaring ten behoeve van inschrijving project Kennis Houvast Bestek offerteprocedure inzake ondersteuning bij de uitvoering van het Sectorplan Metaalbewerking “Impuls voor een structurele versterking van de arbeidsmarkt in de metaalbewerking”, maatregel 7: Kennis Houvast. Hierbij verklaart ondergetekende, hierna te noemen ´inschrijver´ dat:
inschrijver niet in staat van faillissement of van liquidatie verkeert, dan wel zijn werkzaamheden heeft gestaakt of er jegens hem surseance van betaling of een akkoord geldt, of in een andere vergelijkbare toestand verkeert ingevolge een soortgelijke procedure die voorkomt in de nationale wet- of regelgevingen; geen faillissement of liquidatie is aangevraagd of een procedure van surseance van betaling of akkoord dan wel een andere soortgelijke procedure die voorkomt in de nationale wet- of regelgevingen aanhangig is gemaakt; jegens inschrijver geen rechterlijke uitspraak met kracht van gewijsde volgens de wetgeving van het land is gedaan, waarbij een delict is vastgesteld dat in strijd is met zijn beroepsgedragsregels; inschrijver niet in de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op elke grond die de aanbestedende diensten aannemelijk kunnen maken; inschrijver aan alle verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van de sociale zekerheidsbijdragen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is of van het land van de aanbestedende dienst; inschrijver aan alle verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van belastingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd of van het land van de aanbestedende dienst; inschrijver zich niet in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van de inlichtingen die kunnen worden verlangd, of die inlichtingen niet heeft verstrekt;
Inschrijver gaat ermee akkoord om op eerste aanvraag door OOM officiële bewijsstukken te overleggen. Naam:
………………………………….
Functie:
………………………………….
Bedrijfsnaam:
………………………………….
Handtekening: …………………………………. Datum:
………………………………….
8
