BESTEK Bijstand IT productie door gespecialiseerde profielen

FOD FINANCIEN- STAFDIENST ICT

ICT/OPS/PROF

BESTEK Bijstand IT productie door gespecialiseerde profielen ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG

Datum van de zitting voor de opening van de offertes: 23 augustus 2011 om 10u.

1


ICT/OPS/PROF

I. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN ....................................................................... 5 I.1 Beschrijving van de opdracht......................................................................................................................... 5 I.1.1 Algemene context ...................................................................................................................................... 5 I.1.2 Voorwerp van de opdracht ......................................................................................................................... 5 I.2 Aanbestedende overheid ................................................................................................................................ 6 I.3 Vertrouwelijkheidsclausule ........................................................................................................................... 6 I.4 Gunningswijze van de opdracht..................................................................................................................... 6 I.5 Procedure voor latere onderhandelingen........................................................................................................ 7 I.6 Bepaling van de prijzen ................................................................................................................................. 7 I.7 Duur van de opdracht..................................................................................................................................... 7 I.8 Informatiesessie ............................................................................................................................................. 7 I.9 Vorm en inhoud van de offerte ...................................................................................................................... 8 I.10 Varianten.................................................................................................................................................... 10 I.11 Gestanddoeningstermijn ............................................................................................................................ 10 I.12 Indienen van de offerte .............................................................................................................................. 10 I.13 Opening van de offertes ............................................................................................................................. 11 I.14 Procedure van gunning van de opdracht .................................................................................................... 12 I.14.1 Kwalitatieve selectiecriteria................................................................................................................... 12 I.14.1.1 Uitsluitingscriteria ...................................................................................................................... 12 I.14.1.2 Criterium betreffende de economische en financiële middelen van de inschrijver .................... 15 I.14.1.3 Criteria betreffende de technische capaciteit van de inschrijver ................................................ 15 I.14.2 Regelmatigheid van de offertes ............................................................................................................. 15 I.14.3 Selectieprocedure van de kandidaten..................................................................................................... 16 I.14.3.1 Analyse van de offertes .............................................................................................................. 16 I.14.3.2 Interview..................................................................................................................................... 16 I.14.3.3 Gunningscriteria ......................................................................................................................... 16

II. Contractuele bepalingen.................................................................................... 18 II.1 Kennisgeving van de gunning van de opdracht .......................................................................................... 18 II.2 De bestelbon en haar modaliteiten.............................................................................................................. 19 II.3 Beschikbaarheid op datum toekenning van het lot ..................................................................................... 19 II.4 Leidend ambtenaar ..................................................................................................................................... 20 II.5 Borgtocht .................................................................................................................................................... 20 II.6 Termijnen ................................................................................................................................................... 21 II.7 Uitvoering van de opdracht ........................................................................................................................ 22 II.7.1 Plaats en uitvoering van de prestaties..................................................................................................... 22 II.7.2 Werktijden.............................................................................................................................................. 22 II.7.3 Veiligheid en vertrouwelijkheid ............................................................................................................. 23 II.7.4 Aansprakelijkheid................................................................................................................................... 23 II.7.5 Werkwijze .............................................................................................................................................. 23 II.7.6 Middelen ter beschikking van de technici .............................................................................................. 23 II.7.7 Auteursrechten ....................................................................................................................................... 24 II.7.8 Vertegenwoordigers van de opdrachtnemer ........................................................................................... 24 II.7.9 Formaliteiten met het oog op controle.................................................................................................... 24 II.7.10 Dienstverleners..................................................................................................................................... 24 II.7.11 Stabiliteit van het personeel en beroepsbekwaamheid van de ter beschikking gestelde technici ........ 24 II.8 Facturatie, betaling en prijsherziening........................................................................................................ 25 II.8.1 Facturatie en betaling ............................................................................................................................. 25 II.8.2 Prijsherziening........................................................................................................................................ 25 II.8.3 Clausule van meest begunstigde klant.................................................................................................... 26 II.9 Publiciteit - referenties ............................................................................................................................... 27 II.10 Verweermiddelen van de administratie - Geschillen ................................................................................ 27

III. Technische bepalingen ..................................................................................... 28 III.1 Gemeenschappelijke eisen voor alle profielen opgenomen in deze opdracht: .......................................... 28 III.2 Eisen per profiel van het personeel: .......................................................................................................... 28 III.2.1 Lot 1: 1 VTE systeembeheerder voor beheer en ontwikkeling van de mailing omgeving.................... 28 III.2.1.1 Taken ......................................................................................................................................... 28 III.2.1.2 Algemene kennis ....................................................................................................................... 28 2


ICT/OPS/PROF

III.2.1.3 Specifieke kennis....................................................................................................................... 28 III.2.2 Lot 2: 1 VTE Systeemingenieur Filenet................................................................................................ 29 III.2.2.1 Taken ......................................................................................................................................... 29 III.2.2.2 Algemene kennis ....................................................................................................................... 29 III.2.2.3 Specifieke kennis....................................................................................................................... 29

IV. BIJLAGEN .......................................................................................................... 31

3


ICT/OPS/PROF

Voor informatie over dit bestek moet u contact opnemen met: Naam: Stafdienst ICT Adres: Koning Albert II-laan 33, bus 95 te 1030 Brussel Contactpersoon: Mevrouw Nathalie Orban Telefoon: 02 576 4312 Fax: 0257/968.01 E-mail: [email protected] Projectauteur Naam: Stafdienst ICT Adres: Koning Albert II-laan 33, bus 95 te 1030 Brussel Contactpersoon: Mr. Frank Baelus, Eerste attaché van Financiën Tel. : 0257/62501 e-mail : [email protected] Contactpersoon: Mevr. Ingrid Bellens, Financieel en ICT deskundige Tel. : 0257/62939 e-mail : [email protected] Bepalingen die de opdracht regelen Geldende wetgeving 1. De wet van 24 december 1993 (BS van 22.01.1994) betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en zijn latere wijzigingen. 2. Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 (BS van 26.01.1996) betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken en zijn latere wijzigingen. 3. Het koninklijk besluit van 26 september 1996 (BS van 18.10.1996) tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en de concessies voor openbare werken en de bijlage van dit Koninklijk Besluit betreffende de algemene aannemingsvoorwaarden, en zijn latere wijzigingen.

Documenten betreffende de opdracht -

-

Het onderhavig bestek: De in het Bulletin der Aanbestedingen en het Publicatieblad van de Europese Unie aangekondigde of gepubliceerde berichten betreffende de opdracht en rechtzettingen die betrekking hebben op de overheidsopdrachten in het algemeen, evenals de rechtzettingen betreffende deze opdracht die aan de individuele bestemmelingen worden verzonden per aangetekend schrijven of fax. Deze berichten maken integraal deel uit van de contractvoorwaarden. De inschrijver wordt geacht daarvan kennis te hebben genomen en er bij de opstelling van zijn offerte rekening mee te hebben gehouden. De verduidelijkingen verstrekt naar aanleiding van de informatiesessie (vragen gesteld en antwoorden gegeven door de aanbestedende overheid). Deze verduidelijkingen maken integraal deel uit van de contractvoorwaarden. De inschrijver wordt geacht daarvan kennis te hebben genomen en er in zijn offerte rekening mee te hebben gehouden.

De documenten van de inschrijver -

De offerte van de inschrijver De verduidelijkingen en verbintenissen, die goedgekeurd zijn door de FOD Financiën en de offerte aanvullen (met dezelfde referentie) naar aanleiding van vragen en verzoeken om toelichting.

Afwijkingen, verduidelijkingen en commentaren 4


ICT/OPS/PROF

I. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN Dit eerste deel verwijst naar de reglementering voor de toekenning van een overheidsopdracht tot de aanduiding van de opdrachtnemer. De bepalingen in dit deel verwijzen naar de wet van 24 december 1993 en het koninklijk besluit van 8 januari 1996 en zijn latere wijzigingen.

I.1 Beschrijving van de opdracht I.1.1 Algemene context Samen met de start van de Copernicus hervorming is de vernieuwing van de infrastructuur gestart voor de verschillende technologische domeinen. Niet enkel werden er nieuwe open systemen aangeschaft, maar er werden ook basiscomponenten gekozen en geïmplementeerd die uitgegroeid zijn tot de ICT fundamenten die nu de kern van de applicatie architectuur uitmaken. Zo werd ondermeer het centraal e-mail platform Sun iPlanet vervangen door IBM Lotus Domino en kwam er een Filenet P8 systeem voor document management en Workflow management dat bovendien ook gebruikt wordt voor archivering van documenten

Het belang van Lotus Notes binnen de FOD Financiën gaat in snel stijgende lijn. Daar waar in de begindagen van Lotus Notes, naast email, vooral de discussiefora, contact management databanken en document library’s populair waren, vindt men vandaag een groot aantal toepassingen (zoals RSS, CRM, Help Desk,…) en bovendien worden er ook veel toepassingen gebouwd voor Notes met Domino Designer. De Notes client wordt vooral gebruikt voor e-mail, maar is ook een instant messaging programma (Lotus Sametime), web browser, kladblok, agenda/reservering-systeem, en een platform voor GroupWare-toepassingen.

IBM FileNet P8 is een platform van de nieuwe generatie. Het is een combinatie van enerzijds bedrijfscontentbeheer en anderzijds een globale architectuur die het beheer van de processen rond deze content mogelijk maakt. FileNet P8 dekt veel gevraagde behoeften op het gebied van comformiteit, contentbeheer en procesbeheer. Men heeft zich bij de Stafdienst ICT van de FOD Financiën al meerdere jaren tot doel gesteld om de serviceverlening te optimaliseren en te perfectioneren. Een uitbreiding van het mail- en filenet team met gespecialiseerde resources voor deze technische taken is noodzakelijk. In deze veranderende omgeving is ondersteuning van de systeembeheerders door mensen met gespecialiseerde profielen en een grondige kennis van de soft- en hardwareproducten die in de omgeving gebruikt worden een absolute noodzaak.

I.1.2 Voorwerp van de opdracht De Federale Overheidsdienst Financiën wenst beroep te doen op 2 voltijdse, externe medewerkers voor een periode van 36 maanden. Het departement heeft het recht en dit zonder schadevergoeding, de uitvoering van de opdracht na een zekere periode niet verder te zetten in geval het project voortijdig zou stopgezet worden. In dit geval moet een vooropzeg van één maand gerespecteerd worden. De opdracht is onderverdeeld in 2 loten, die elk afzonderlijk zullen gegund worden. Elk lot betreft de terbeschikkingstelling, overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden in het bestek, van externe technische bijstand binnen het departement, zulks in overeenstemming met de bepalingen in het van het bestek (Deel 2).

5


ICT/OPS/PROF

De opdrachten kunnen onderverdeeld worden in de hieronder opgesomde domeinen van expertise waarin beroep zal gedaan worden op externe medewerkers. De taakomschrijvingen en profielen zijn opgenomen in Deel II van het bestek. •

Lot 1 : ter beschikking stelling van één VTE (*) systeemingenieur voor beheer en ontwikkeling van de mailing omgeving (IBM Domino, ICC en Lotus Notes)

•

Lot 2 : ter beschikking stelling van één VTE (*) Systeemingenieur Filenet

(*): VTE = voltijds equivalent

I.2 Aanbestedende overheid De aanbestedende overheid is de Federale Overheidsdienst Financiën, vertegenwoordigd door de Minister van Financiën, Wetstraat 12 te 1000 Brussel.

I.3 Vertrouwelijkheidsclausule Door de offerte in te dienen wordt de inschrijver automatisch gebonden aan volgende clausule: De persoon of personen die optreden als gevolmachtigde(n) en die de offerte elektronisch ondertekend heeft/hebben, garandeert/garanderen de vertrouwelijkheid van de gegevens en van de resultaten van hun verwerking die worden verkregen in het kader van de opdracht beschreven in dit bestek. Er geldt tevens dat deze gegevens en de resultaten van hun verwerking: • enkel en alleen gebruikt zullen worden indien zij strikt noodzakelijk zijn voor de realisatie van het voorwerp van de opdracht, • niet verspreid noch gekopieerd zullen worden, • niet langer bewaard zullen worden dan wat strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht.

I.4 Gunningswijze van de opdracht °

Algemene offerteaanvraag met publicatie op Europees niveau (artikel 53 § 3, 3 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996). In toepassing van artikel 18 van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, kan de aanbestedende overheid ofwel verzaken aan het gunnen van de opdracht, ofwel de procedure herbeginnen, zo nodig volgens een andere methode. Daar de opdracht verschillende percelen betreft, heeft de aanbestedende overheid het recht er slechts enkele toe te wijzen en eventueel te besluiten de andere op te nemen in één of meer nieuwe opdrachten die desnoods op een andere wijze zullen worden gegund.

6


ICT/OPS/PROF

I.5 Procedure voor latere onderhandelingen In overeenstemming met het artikel 17, § 2, 2°, b v an de wet van 24 december 1993 betreffende overheidsopdrachten, behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om middels een procedure voor onderhandeling zonder publiciteit gedurende een periode van maximaal drie jaar na het afsluiten van onderhavig contract, aan de opdrachtnemer die de eerste opdracht kreeg, een opdracht van nieuwe diensten toe te wijzen die bestaan uit een herhaling van diensten die gelijkaardig zijn aan de diensten die in onderhavig bestek staan beschreven.

I.6 Bepaling van de prijzen De onderhavige opdracht is een opdracht volgens prijslijst. De opdracht volgens prijslijst is een opdracht waarvan alleen de eenheidsprijzen voor de prestaties forfaitair zijn; het te betalen bedrag wordt bekomen door de eenheidsprijzen op de hoeveelheden van de verrichte prestaties toe te passen. De inschrijver vermeldt de prijs per uur voor zijn vertegenwoordiger. De tijd voor de verplaatsing naar de plaats van tewerkstelling wordt niet beschouwd als prestatie. Alle in het formulier “inventaris” vermelde prijzen moeten verplicht worden uitgedrukt in euro. De inschrijver zal in zijn offerte de prijzen specificeren van alle onderdelen van de offerte. Daartoe zal hij de inventaris invullen die als bijlage aan het bestek wordt voorzien (bijlage “inventaris”). De prijzen worden vermeld met alle kosten inbegrepen maar zonder BTW. De offerte zal tevens het tarief BTW inclusief afzonderlijk vermelden voor elk onderdeel van de offerte. Het gebruik van het model “inventaris”, zoals is bijgevoegd in het bestek is verplicht. Het niet gebruiken van dit model kan leiden tot uitsluiting van de offerte. Met prijzen die op een andere plaats dan deel 2 van de offerte worden vermeld, zal geen rekening worden gehouden.

I.7 Duur van de opdracht Voor elk lot is de duurtijd van het contract vastgelegd op 36 maanden. De verwachte hoeveelheid prestaties bedraagt 4800 uren (binnen normale kantooruren) en 300 uren (buiten de normale kantooruren), met een maximum van respectievelijk 5000 en 900 uren. De FOD Financiën heeft de intentie om de opdracht toe te wijzen in de loop van de maand november 2011. De terbeschikkingstelling zal binnen de 15 dagen na de notificatie van de bestelbon aanvangen.

I.8 Informatiesessie Gezien de complexiteit van de opdracht heeft de aanbestedende overheid besloten om een eenmalige infosessie te organiseren ten behoeve van kandidaat-inschrijvers. Na afloop van deze infosessie zal er op geen enkele van de gestelde vragen meer worden geantwoord, dit om alle kandidaat-inschrijvers op gelijke voet te behandelen.

7


ICT/OPS/PROF

Er zal uitsluitend worden geantwoord op schriftelijke vragen die uiterlijk op 22 juli 2011 werden ingediend via het vraag en antwoord formulier in bijlage opgenomen in dit bestek (zie “bijlage: vraag en antwoord formulier”). Deze vragen mogen uitsluitend via e-mail worden ingediend, in een spreadsheetbestand als bijlage, op het email adres [email protected]. Deze infosessie zal plaatsvinden op 26 juli 2011 om 10u. op dit adres: FOD Financiën Koning Albert II laan 33 1030 Brussel C5. Zaal Mandarin Alle vragen moeten verplicht de nodige referenties naar het bijzondere bestek bevatten, zodat een snel antwoord wordt vergemakkelijkt (bijvoorbeeld Deel A, punt 1.1, paragraaf 1, pagina 1). Gelieve tevens de taal van het door u gebruikte bijzondere bestek te vermelden (de paginering kan verschillen naargelang de taal). Tijdens deze infosessie zal er een kort overzicht worden gepresenteerd van het voorwerp van de opdracht. De antwoorden op de tijdig ingediende vragen zullen verbaal worden verstrekt tijdens de infosessie en zullen vervolgens worden gepubliceerd op de internetsite van de FOD Financiën. Aan geïnteresseerde ondernemingen wordt gevraagd om zich voorafgaandelijk bekend te maken via een e-mail naar het adres [email protected] en om de naam en de functie mee te delen van de persoon (personen) die zal (zullen) worden afgevaardigd naar de infosessie. Om organisatorische redenen worden er per geïnteresseerde onderneming maximaal twee personen toegelaten. De FOD Financiën houdt zich het recht voor om personen die niet 24 uur vooraf kenbaar gemaakt zijn te weigeren voor deelname aan de infosessie. Indien de geïnteresseerde ondernemingen onvolkomenheden, onduidelijkheden, enz. opmerken in het bijzondere bestek, worden ze uitgenodigd om dit schriftelijk te laten weten vóór de infosessie, en dit volgens dezelfde modaliteiten als voor het versturen van de vragen. De FOD Financiën hecht bijzonder veel belang aan de gelijke behandeling van de inschrijvers en stelt de specificaties van zijn besteken op in het licht van die bekommernis. Indien een geïnteresseerde firma desondanks meent dat haar kansen worden verminderd of tot nul worden herleid, door bepaalde specificaties uit onderhavig bestek, wordt ze verzocht om dit schriftelijk mee te delen, uiterlijk tijdens de infosessie. Zo nodig zal de FOD, indien hij dit noodzakelijk acht, het bestek aanpassen om er rekening mee te houden.

I.9 Vorm en inhoud van de offerte De inschrijver is gehouden tot het gebruik van het offerteformulier zoals hieronder gespecifieerd. Indien evenwel andere formulieren worden gebruikt, is hij verplicht om op elk document de overeenstemming te bekrachtigen met het offerteformulier dat bij het bestek is gevoegd (Art. 89 van het KB van 8 januari 1996). De offerte en de bijlagen bij het offerteformulier worden opgesteld in het Nederlands of het Frans. De inschrijver moet aangeven welke taal er moet worden gebruikt voor de interpretatie van het contract, met name het Nederlands of het Frans. Met de indiening van zijn offerte verzaakt de inschrijver automatisch aan zijn eigen algemene of bijzondere verkoopvoorwaarden, ook als deze zouden voorkomen op één of meer bijlagen van zijn offerte. De inschrijvers zijn gehouden zich expliciet te verbinden tot het naleven van alle administratieve en contractuele bepalingen van onderhavig bestek. Elk voorbehoud of gebrek aan verbintenis inzake één van deze bepalingen kan leiden tot de onregelmatigheid van de offerte. 8


ICT/OPS/PROF

Voor wat betreft de structuur van de offerte: De offerte van de inschrijver zal verplicht voorgesteld worden volgens onderstaand: Deel 1 – Administratief gedeelte A. Offerteformulier (model: zie hieronder) B. Volmachten van de mandatarissen C. Kwalitatieve selectie

Uitsluitingscriteria

Criterium betreffende de economische en financiële middelen van de inschrijver

Technische capaciteit

D. Informatie betreffende de onderaannemers (indien van toepassing) Deel 2 – Financieel gedeelte De prijstabel : de kosten detailleren en samenvatten (model: zie hieronder) Deel 3 – Technisch voorstel Deel 4 – Verplichte bijlagen Bijlage 1: Referenties van recent uitgevoerde projecten zowel in de privéals in de openbare sector (model: zie hieronder) Bijlage 2: Curriculum Vitae (model: zie hieronder) Deel 5 – Specifieke bijlagen Bijlage A, B, C, … : Bijlagen die de inschrijver nuttig acht om bij te voegen. Elk voorstel van de inschrijver dat niet de door de aanbestedende overheid opgelegde structuur volgt, kan als onregelmatig worden beschouwd. Het Deel 3 - technisch voorstel mag geen enkele administratieve indicatie en/of prijsaanduiding bevatten. Met welke administratieve indicatie of prijsaanduiding dan ook die voorkomt in een ander gedeelte dan deel 2, wordt geen rekening gehouden. Er wordt gevraagd van het aantal aangeboden files tot een minimum te herleiden. Zo kunnen bv. afzonderlijke files gegroepeerd worden tot grotere documenten. Het is tevens belangrijk dat door middel van een nummering een duidelijke volgorde van de files wordt aangegeven, zodat de structuur van de offerte duidelijk blijft. Tevens wordt er gevraagd dat binnen elke file de pagina’s van een ononderbroken nummering voorzien worden. Betreffende de gevolmachtigden: Elke offerte die wordt ingediend door gevolmachtigden, moet vermelden in naam van welke entiteit de gevolmachtigden handelen. Degene die de offerte elektronisch heeft ondertekend, moet op de datum van ondertekening de bevoegdheid hebben om de volmachtgever te verbinden tot het totaalbedrag van de offerte. De gevolmachtigden voegen bij de offerte een elektronische kopie van de authentieke of onderhandse akte die hen de machtiging verleent. Ze moeten eveneens het nummer vermelden van de bijlage bij het Belgisch Staatsblad waarin de bewuste mandaten werden gepubliceerd. Betreffende de onderaannemers: Elk beroep op onderaannemers moet duidelijk vermeld zijn in de offerte van de inschrijver. Hij moet het type contractuele relatie beschrijven dat hem met elk van zijn onderaannemers bindt. De naam en het adres van de onderaannemers worden bij de offerte gevoegd, met vermelding van het deel/de delen van de opdracht die door elke onderaannemer zal/zullen worden uitgevoerd.

9


ICT/OPS/PROF

De onderaannemers moeten bovendien voldoen aan de « uitsluitingscriteria » vermeld in het punt « procedure van gunning van de opdracht ». De inschrijver moet bij zijn offerte alle inlichtingen voegen waarmee de situatie van elk van zijn onderaannemers gecontroleerd kan worden. Betreffende documenten van technische inslag De documenten van technische inslag (Geen publicitaire brochures !) die bij de offerte in deel 5 specifieke bijlagen worden gevoegd, kunnen worden opgemaakt in het Engels indien er geen vertaling van zou bestaan in de taal van de offerte, andere talen zijn niet toegelaten. Te gebruiken formulieren (in bijlage opgenomen in dit bestek): • • • •

Het offerteformulier: zie “bijlage: offerteformulier” Het formulier prijstabel: zie “bijlage: inventaris” Het formulier voor de referenties: zie “bijlage: referentiemodel” Het formulier curriculum vitae: zie “bijlage: curriculum vitae”

I.10 Varianten Elke inschrijver mag maximum 3 kandidaten (1 basisofferte en 2 varianten) voorstellen; op voorwaarde dat hij voor elke kandidaat een gedetailleerd CV opstuurt. Elke kandidaat heeft zijn eigen prijs, en deze zal vermeld worden in de prijstabel (Deel 4; Bijlage E). Elke kandidaat zal beoordeeld worden volgens de procedure beschreven in I.13.3.

I.11 Gestanddoeningstermijn De inschrijvers zijn door hun offerte gebonden gedurende een termijn van 240 kalenderdagen, te rekenen vanaf de dag die volgt op de datum van de opening van de offertes.

I.12 Indienen van de offerte In het kader van deze opdracht verplicht de aanbestedende overheid het gebruik van elektronische middelen voor het indienen van de offerte. Indien blijkt dat bepaalde documenten niet of uiterst moeilijk via elektronische middelen kunnen worden aangemaakt, mogen deze documenten op papier worden bezorgd vóór de uiterste ontvangstdatum. Met het gebruik van documenten op papier moet de aanbestedende overheid zich voorafgaandelijk akkoord verklaren. Dit akkoord moet op het volgende adres worden aangevraagd: FOD Financiën Stafdienst ICT – Cel Overheidsopdrachten Koning Albert II-laan 33 bus 95 1030 Brussel E-mail: [email protected] Om te verhelpen aan sommige problemen die zich kunnen voordoen bij de overlegging, de ontvangst of de opening van met elektronische middelen ingediende aanvragen om deelneming of offertes geeft de aanbestedende overheid aan de inschrijver de toestemming om zowel een offerte, overgelegd met elektronische middelen, in te dienen als een veiligheidskopie, opgesteld met elektronische middelen of op papier. Deze veiligheidskopie wordt in een definitief gesloten envelop gestoken waarop duidelijk “veiligheidskopie” wordt vermeld en wordt binnen de opgelegde ontvangsttermijn ingediend.

10


ICT/OPS/PROF

Deze kopie mag enkel worden geopend ingeval van een tekortkoming bij de overlegging, de ontvangst of de opening van de met elektronische middelen overgelegde aanvraag om deelneming of offerte. Ze vervangt in dat geval definitief het met elektronische middelen overgelegd stuk. Voor wat betreft de indiening zelf: Vóór de opening worden elektronische offertes ingediend via de e-tendering internetsite https://eten.publicprocurement.be/ die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 81 ter van het KB van 8 januari 1996. Er dient opgemerkt te worden dat het versturen van een offerte per e-mail niet aan bovenstaande voorwaarden voldoet. Daarom wordt het niet toegestaan op deze wijze een offerte in te dienen. Onafgezien van eventuele toegestane varianten, mag iedere inschrijver slechts één offerte indienen per opdracht. De offerte moet bij de aanbestedende overheid toekomen vóór de opening van de offertes. Door zijn offerte via elektronische middelen in te dienen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens die voortvloeien uit de werking van het ontvangstsysteem van zijn offerte worden geregistreerd. (Artikel 81 quinquies van het KB van 8 januari 1996). Er wordt op gewezen dat een ondertekening dient te gebeuren via elektronische ondertekening, een gescande handgeschreven handtekening wordt niet aanzien als een aanvaardbare ondertekening. Indien nodig worden de gevraagde attesten gescand om ze bij de offerte te voegen. Meer informatie kan worden teruggevonden op volgende website: http://www.publicprocurement.be Of via de e-procurement helpdesk: • •

NL: Peter Christiaens, 02 790 52 58, [email protected] FR: Liza Torossian, 02 790 52 66, [email protected]

Indien een inschrijver een reeds ingediende offerte wenst te wijzigen of in te trekken: Dit moet gebeuren conform de bepalingen in artikel 105 van het KB van 8 januari 1996. De wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte kan via elektronische middelen die voldoen aan artikel 81 ter van het KB van 8 januari 1996. Om een reeds ingediende offerte te wijzigen of in te trekken, is een schriftelijke verklaring vereist, die door de inschrijver of zijn gemachtigde behoorlijk is ondertekend. Het voorwerp en de draagwijdte van de wijzigingen moeten, op straffe van nietigheid van de offerte nauwkeurig vermeld worden. De intrekking moet onvoorwaardelijk zijn. De intrekking kan ook per telegram of telefax worden medegedeeld voor zover zij bij de voorzitter van de zitting voor het openen van de offertes toekomt alvorens hij de zitting opent.

I.13 Opening van de offertes De openbare zitting waarin de elektronische offertes worden geopend zal plaatsvinden op 23 augustus 2011 om 10 u. op het volgende adres: FOD Financiën North Galaxy, Koning Albert II-laan 33 1030 Brussel C5. Kleine Zaal 11


ICT/OPS/PROF

I.14 Procedure van gunning van de opdracht I.14.1 Kwalitatieve selectiecriteria Administratieve vereenvoudiging Door eenvoudig deel te nemen aan de procedure tot gunning van een overheidsopdracht verklaart de inschrijver dat hij zich niet in een van de uitsluitingsgevallen bevindt als bedoeld in de artikelen 17, 43 en 69 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en de concessies voor openbare werken. De aanbestedende overheid onderzoekt de juistheid van de impliciete verklaring op erewoord in hoofde van de inschrijver wiens offerte als beste gerangschikt is. Daartoe vraagt zij de betrokken inschrijver via de snelste middelen en binnen de termijn die zij aanduidt, de inlichtingen of documenten te leveren die toelaten zijn persoonlijke toestand na te gaan, en dat vóór elke beslissing over de toewijzing van de opdracht. Deze inlichtingen zullen echter door de aanbestedende overheid zelf via elektronische middelen bij de gegevensbeheerders worden opgevraagd, indien deze via deze middelen kosteloos toegankelijk zijn. Een inschrijver kan van de deelname aan een opdracht worden uitgesloten indien bij dit nazicht zou blijken dat de verklaring op erewoord niet overeenstemt met zijn persoonlijke toestand op de uiterste datum voor de ontvangst van de aanvragen tot deelneming bij beperkte procedure of onderhandelingsprocedure met bekendmaking of op de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes bij open procedure. Een regularisatie a posteriori is hoe dan ook onmogelijk. Een dergelijke uitsluiting is eveneens mogelijk indien tijdens het verloop van de procedure zou blijken dat de persoonlijke toestand van de kandidaat of van de inschrijver niet meer in overeenstemming is met de verklaring op erewoord. In deze beide hypothesen maakt de aanbestedende overheid een gecorrigeerde rangschikking op, rekening houdend met de mogelijke weerslag van het verwijderen van de aanvraag tot deelneming of de offerte van de uitgesloten kandidaat of inschrijver, met name ingeval van toepassing van de bepalingen betreffende het natrekken van abnormale prijzen van artikel 110, § 4, van het koninklijk besluit van 8 januari 1996. De aanbestedende overheid zal de opdracht vervolgens kunnen toewijzen aan de inschrijver wiens offerte onmiddellijk na deze van de uitgesloten inschrijver is gerangschikt, na ten aanzien van hem eveneens deze bepalingen te hebben toegepast.

I.14.1.1 Uitsluitingscriteria Eerste criterium van uitsluiting. §.1.

De Belgische inschrijver die personeel in dienst heeft dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van het wetsbesluit van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid van de werknemers, moet vóór de limietdatum voor de ontvangst van de offertes in regel zijn met met de bijdragen in het kader van de sociale zekerheid. De aanbestedende overheid zal die informatie rechtstreeks opvragen via het elektronisch loket. Is in regel met de toepassing van onderhavig artikel, de inschrijver die volgens de stand van zaken uiterlijk op de dag vóór de limietdatum voor de ontvangst van de offertes: 1°

aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid alle vereiste aangiften heeft overgemaakt tot en met de aangiften betreffende het voorlaatste trimester dat is verstreken ten opzichte van de limietdatum voor de ontvangst van de offertes en

12


2°

ICT/OPS/PROF

voor de bedoelde aangiften geen achterstallige bijdragen voor een bedrag van meer dan 2.500 euro is verschuldigd, tenzij hij voor de bewuste schulden betalingstermijnen heeft verkregen die hij strikt naleeft.

Maar ook al ligt het achterstallige bedrag aan bijdragen hoger dan 2.500 euro, toch zal de inschrijver als zijnde in regel worden beschouwd indien hij vóór de beslissing om de opdracht toe te wijzen, kan aantonen dat hij op de dag waarop het attest zijn situatie vaststelt, tegenover een aanbestedende overheid in de zin van artikel 4, §1 en § 2, 1° tot en met 8° en 10° van de wet, of tegenover een publieke ondernemi ng in de zin van artikel 26 van dezelfde wet, één of meer gegarandeerde, invorderbare schuldvorderingen bezit die vrij zijn van elke verbintenis tegenover derden, en dit voor een bedrag dat, op 2.500 euro na, minstens gelijk is aan het bedrag waarvoor hij te laat is met de betaling van zijn bijdragen.

§ 2.

De buitenlandse inschrijver moet volgende zaken bij zijn offerte voegen of aan de aanbestedende overheid overleggen vóór de limietdatum voor de ontvangst van de offertes: 1°

een attest, afgegeven door de bevoegde overheid, dat bevestigt dat hij volgens de stand van zaken uiterlijk op de dag vóór de limietdatum voor de ontvangst van de offertes, op die datum in regel is met zijn verplichtingen aangaande de betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid volgens de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd. Wanneer een dergelijk document niet wordt afgegeven in het betrokken land, kan het worden vervangen door een verklaring onder ede of door een plechtige verklaring die door de geïnteresseerde partij is afgelegd voor een gerechtelijke of administratieve autoriteit, een notaris of een gekwalificeerde professionele instelling van het bewuste land;

2°

§.3.

een attest in overeenstemming met § 1, indien hi j personeel in dienst heeft dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van het wetsbesluit van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid van de werknemers.

De aanbestedende overheid kan in eender welk stadium van de procedure en via alle middelen die ze nuttig acht informeren naar de situatie van elke inschrijver inzake de betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid.

Tweede criterium van uitsluiting. De inschrijver mag zich niet in een van de volgende situaties bevinden: 1°

zich bevinden in een staat van faillissement of vereffening, zijn activiteiten hebben stopgezet of een gerechtelijk akkoord hebben bekomen, of zich bevinden in elke andere vergelijkbare situatie die het resultaat is van een soortgelijke procedure die in de nationale weten regelgeving voorkomt;

2°

een faillissements verklaring hebben ingediend, een vereffeningsprocedure hebben opgestart of een gerechtelijk akkoord hebben aangevraagd of een soortgelijke procedure hebben lopen die in de nationale weten regelgeving voorkomt.

Voor de Belgische inschrijvers zal de aanbestedende overheid die informatie rechtstreeks opvragen via het elektronisch loket. Voor buitenlandse inschrijvers moet het attest afkomstig zijn van de bevoegde administratieve instelling van het betrokken land; bij gebrek daaraan moet de inschrijver een verklaring op erewoord verstrekken, gecertificeerd door een notaris of door een gerechtelijke of administratieve autoriteit. Derde criterium van uitsluiting. De inschrijver moet zijn verplichtingen inzake de directe belastingen en de BTW zijn nagekomen. 13


ICT/OPS/PROF

De Belgische inschrijver voegt bij zijn offerte een recent attest 276C2 (dat maximaal zes maanden oud is, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) van de Administratie der Directe Belastingen, en een recent attest (dat maximaal zes maanden oud is, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) van de Administratie van de BTW, waaronder hij valt, dat hij in orde is inzake zijn verplichtingen tegenover de voornoemde administraties. De buitenlandse inschrijver voegt bij zijn offerte één of meer recente attesten (maximaal zes maanden oud, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) die afkomstig zijn van de bevoegde administratie(s) van zijn land, betreffende de inning van de directe belastingen en de BTW (of van taksen die in zijn land de BTW vervangen), met de vermelding dat hij in orde is voor wat betreft zijn verplichtingen tegenover de voornoemde administratie(s). Indien dit attest of deze attesten niet worden afgeleverd in zijn land, is het voldoende dat hij een verklaring op zijn woord van eer toevoegt, gecertificeerd door een notaris of door een gerechtelijke of administratieve autoriteit van zijn land. Vierde uitsluitingscriterium In welk stadium dan ook van de procedure wordt uitgesloten van toegang tot deze opdracht, die dienstverlener die bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor het volgende, en waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft: 1° deelneming aan een criminele organisatie zoals g edefinieerd in artikel 324bis van het Strafwetboek; 2° omkoping zoals gedefinieerd in artikel 246 van h et Strafwetboek; 3° fraude in de zin van artikel 1 van de Overeenkom st aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen, goedgekeurd bij de wet van 17 februari 2002; 4° het witwassen van geld zoals gedefinieerd in art ikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Met het oog op de toepassing van onderhavige paragraaf kan de aanbestedende overheid, indien zij de persoonlijke situatie van een dienstverlener in vraag stelt, zich richten tot de bevoegde autoriteiten in België of in het buitenland om die informatie te bekomen die zij hiertoe noodzakelijk acht.

Vijfde uitsluitingscriterium In overeenstemming met artikel 43, 4° van het KB va n 8 januari 1996, zoals tot op heden gewijzigd, zal de inschrijver die op professioneel vlak een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op elke grond die aannemelijk wordt geacht door de aanbestedende overheid, niet in aanmerking genomen worden voor de selectie. Deze uitsluiting kan worden afgekondigd in eender welk stadium waarin de procedure zich bevindt. In dit opzicht verbindt de inschrijver zich er door middel van de ondertekening van zijn offerte toe om de normen te respecteren die worden gedefinieerd in de basisconventies van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO) en in het bijzonder:

het verbod op dwangarbeid (conventies nr. 29 over de dwangarbeid of de verplichte arbeid, 1930, en nr. 105 over de afschaffing van de dwangarbeid, 1957); het recht op syndicale vrijheid (conventie nr. 87 over de syndicale vrijheid en de bescherming van het syndicaal recht, 1948); het recht op organisatie en collectieve onderhandelingen (conventie nr. 98 over het recht op organisatie en collectieve onderhandelingen, 1949); het verbod op elke discriminatie inzake arbeid en loon (conventies nr. 100 over de gelijkheid van loon, 1951 en nr. 111 over de discriminatie (werkgelegenheid en beroep), 1958); de minimumleeftijd voor kinderarbeid (conventie nr. 138 over de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (conventie nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999). 14


ICT/OPS/PROF

Het niet respecteren van de voormelde conventies zal bijgevolg worden beschouwd als een zware professionele fout in de zin van artikel 43, 4° van het KB van 8 januari 1996. De voorgaande bepalingen zijn van toepassing ongeacht de andere bepalingen die zijn voorzien in artikel 43 van voormeld besluit.

I.14.1.2 Criterium betreffende de economische en financiële middelen van de

inschrijver De inschrijver levert het bewijs van zijn economische en financiële draagkracht door middel van zijn omzet betreffende de activiteiten waarop de opdracht betrekking heeft en gerealiseerd in de laatste drie boekjaren.

I.14.1.3 Criteria betreffende de technische capaciteit van de inschrijver Eerste criterium betreffende de technische bekwaamheid van de inschrijver De inschrijver moet beschikken over drie minstens gelijkwaardige referenties. Hij voorziet een lijst van de belangrijkste diensten, door de inschrijver uitgevoerd in de loop van de drie laatste jaren, alsook van de analoge projecten die hij in dezelfde periode heeft gerealiseerd, naast de openbare en privéinstanties voor wie ze waren bestemd. Indien het om diensten aan publieke overheden gaat, wordt het bewijs geleverd door certificaten die zijn uitgeschreven of ondertekend door de bevoegde overheid. Indien het om diensten aan privé-personen gaat, worden de prestaties door de betrokkenen gecertificeerd; bij gebrek daaraan kan de inschrijver zijn prestaties zelf voor uitgevoerd verklaren. De inschrijver zal binnen de referentiesites en per referentiesite ook de datum, het totaalbedrag van de opdracht en de gegevens van een contactpersoon binnen de betrokken onderneming of organisatie voorzien. Het gebruik van het model “Referentiemodel” is vereist voor de presentatie van de referenties. Tweede criterium betreffende de technische bekwaamheid van de inschrijver De inschrijver zal melding maken van elk beroep op onderaanneming met aanduiding van het gedeelte van de opdracht dat zal worden uitbesteed, naast de naam van de onderaannemers in kwestie.

I.14.2 Regelmatigheid van de offertes De offertes van de geselecteerde inschrijvers zullen worden gecontroleerd op hun regelmatigheid, in overeenstemming met de artikels 89 en volgende van het koninklijke besluit van 8 januari 1996 en met de beschikkingen in dit bestek, zoals hierboven beschreven. De onregelmatig bevonden offertes worden uitgesloten. Elk voorstel zal worden onderzocht om te verzekeren dat het in overeenstemming is met de gestelde behoeften. Indien wordt vastgesteld dat er aan een bepaalde behoefte niet wordt beantwoord, kan de offerte als zijnde onregelmatig worden beschouwd. De in de offerte van de inschrijver voorgestelde oplossing moet voldoen aan de technische behoeften die kunnen worden teruggevonden in dit bestek. Elk financieel of prijsvoorstel dat niet volledig is, dat contradicties of significante onjuistheden bevat of dat de eisen inzake de voorstelling van de kostprijs zoals die worden geformuleerd in dit bestek, niet respecteert, kan onregelmatig worden bevonden. Enkel regelmatig bevonden offertes worden in overweging genomen voor een toetsing aan de onderstaande criteria van gunning.

15


ICT/OPS/PROF

I.14.3 Selectieprocedure van de kandidaten I.14.3.1 Analyse van de offertes De elementen opgesomd in de algemene en specifieke kennisvereisten (beschreven in Deel III) worden vooraf gewogen op hun belangrijkheid en krijgen elk een waarderingscijfer mee zodat het totaal van de te evalueren punten op 60 komt. In een eerste fase worden de CV’s van de kandidaten beoordeeld en getoetst aan de vereisten van elk profiel afzonderlijk. Elk CV wordt gequoteerd op 60 punten. Om in nuttige orde te worden gerangschikt dient de consultant een waarderingscijfer van minstens 60% te behalen op het totaal van de gunningscriteria uitgenomen het prijscriterium (d.w.z. minstens 36/60). Deze werkwijze wordt toegepast voor elk van de maximum 3 kandidaten die de inschrijver per lot mag voorstellen. Indien de inschrijver met geen enkele consultant deze 60% behaalt, wordt zijn offerte uitgesloten. De consultanten die 60% behalen voor het CV worden uitgenodigd voor het interview

I.14.3.2 Interview Enkel de consultanten van de inschrijvers waarvan de offertes gerangschikt werden volgens een eerste analyse van de CV’s , zullen dus voor een interview uitgenodigd worden. Tijdens dit interview kan de consultant zijn geschiktheid en specifieke kwaliteiten die nuttig zijn bij de uitvoering van zijn opdracht naar voor brengen. Andere personen dan de consultant zelf, zijn niet toegelaten tijdens de duur van het interview. Teneinde gelijkheid tussen alle inschrijvers te garanderen, zal de duur van het onderhoud voor iedereen gelijk zijn, worden alle kandidaten geïnterviewd door dezelfde evaluatoren en worden ze beoordeeld volgens dezelfde evaluatiecriteria (zie deel III). Het CV dient derhalve te bevatten : -

-

de gevolgde opleidingen beroepservaring een korte beschrijving van de projecten waarin de consultant betrokken was, met vermelding van zijn precieze rol in dat project. De opdrachtgever, duur, bedrag en gegevens van een contactpersoon bij de opdrachtgever moeten eveneens vermeld worden talenkennis algemene vaardigheden (zie III.1)

De datum en het juiste tijdstip van het onderhoud zal in onderling akkoord tussen de FOD Financiën en de inschrijver vastgesteld worden. Het onderhoud zal wel binnen de 10 werkdagen na de kennisgeving per telefoon of email van de uitnodiging voor het interview moeten doorgaan.

I.14.3.3 Gunningscriteria De opdracht wordt toegewezen aan de interessantste offerte(s) volgens de volgende criteria, gerangschikt volgens dalende belangrijkheid :

16


ICT/OPS/PROF

1) de bekwaamheid (geschiktheid van de persoon om de hem toevertrouwde taken uit te voeren en de mate waarin de gevraagde kennis aanwezig is bij de consultant) . Deze criteria zullen getoetst worden aan de hand van de vereisten opgesomd in Deel III. De puntenverdeling voor Lot 1 en voor Lot 2 zal als volgt verdeeld worden. Omschrijving Algemene vaardigheden - autonomie - initiatief - flexibilieit - werken in teamverband - gesproken en geschreven vaardigheden

Puntenverdeling 20%

Algemene kennis Specifieke kennis

30% 50%

Een eerste selectie zal gemaakt worden na beoordeling van het CV ( zie beschrijving van het gevraagde profiel in Deel III). De voorgestelde kandidaten die minimum 60% behalen voor het CV zullen uitgenodigd worden voor een interview waar hun kennis zal getoetst worden aan dezelfde vereisten (opgesomd in Deel III). De beoordeling op het interview is onafhankelijk van de beoordeling op het CV, wat betekent dat in dit stadium geen rekening meer gehouden wordt met de punten toegekend op het CV.

De bekwaamheid van de voorgestelde personen zal nagegaan en geëvalueerd worden aan de hand van hun gedetailleerd CV en het afgenomen interview. 2) de prijs (weging : 40 %) De inschrijvers moeten bij hun offerte de nodige documenten en inlichtingen voor de evaluatie van elk gunningscriterium leveren. Het bijgevoegde model van CV moet verplicht gevolgd worden.

17


ICT/OPS/PROF

II. Contractuele bepalingen Dit tweede deel regelt de procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht. Voor zover er niet van afgeweken wordt, is het koninklijk besluit van 26 september 1996 en latere wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van toepassing, alsmede de bepalingen van de bijlage bij dit koninklijk besluit betreffende de algemene aannemingsvoorwaarden, en latere wijzigingen.

II.1 Kennisgeving van de gunning van de opdracht Overeenkomstig artikel 65/8 van de Wet d.d. 23 december 2009 (Wet tot invoeging van een nieuw boek betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen in de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten), doet de aanbestedende instantie, onmiddellijk na het nemen van de gunningsbeslissing kennisgeving van : Uittreksel uit §1: 1° aan elke niet-geselecteerde inschrijver, de mo tieven voor zijn niet-selectie, in de vorm van een uittreksel van de gemotiveerde beslissing; 2° aan elke inschrijver van wie de offerte onrege lmatig is bevonden, de motieven voor de wering, in de vorm van een uittreksel van de gemotiveerde beslissing; 3° aan elke inschrijver van wie de offerte niet i s gekozen en aan de gekozen inschrijver, de gemotiveerde beslissing. De in het eerste lid bedoelde kennisgeving omvat in voorkomend geval eveneens : 1° de nauwkeurige vermelding van de exacte duur v an de termijn bedoeld in artikel 65/11, eerste lid; 2° de aanbeveling om de aanbestedende instantie b innen diezelfde termijn per telefax, e-mail of een ander elektronisch middel te verwittigen indien de belanghebbende een vordering tot schorsing indient overeenkomstig artikel 65/11; 3° het telefaxnummer of het elektronisch adres wa arnaar de in artikel 65/11, derde lid, bedoelde verwittiging kan worden verzonden. De aanbestedende instantie doet deze kennisgeving onverwijld per telefax of e-mail of een ander elektronisch middel, alsook, dezelfde dag, bij aangetekende brief. § 2: De in § 1 bedoelde kennisgeving doet geen enkele contractuele verbintenis ontstaan ten aanzien van de gekozen inschrijver en schorst de termijn tijdens dewelke de inschrijvers gebonden blijven door hun offerte, voor zover een dergelijke termijn en artikel 65/11 toepasselijk zijn. Voor alle voor die opdracht ingediende offertes eindigt de schorsing van de bedoelde termijn : 1° indien geen vordering tot schorsing is ingeste ld als bedoeld in artikel 65/11, tweede lid, de laatste dag van de termijn bedoeld in artikel 65/11, eerste lid; 2° indien een vordering tot schorsing is ingestel d als bedoeld in artikel 65/11, tweede lid, de dag waarop de in artikel 65/15 bedoelde verhaalinstantie een beslissing heeft genomen; 3° in elk geval ten laatste vijfenveertig dagen n a de in paragraaf 1 bedoelde kennisgeving.

18


ICT/OPS/PROF

Bepaalde inlichtingen mogen niet gecommuniceerd worden wanneer hun verspreiding de toepassing van de wet in de weg staat, ingaat tegen het openbare nut, schade berokkent aan de gewettigde commerciële belangen van openbare of privé-ondernemingen of een eerlijke concurrentie tussen bedrijven onmogelijk maakt.

II.2 De bestelbon en haar modaliteiten De bestelbon is geadresseerd aan de opdrachtnemer, en dit ofwel via een aangetekend schrijven, ofwel per fax, ofwel via elk ander medium waarmee de verzendingsdatum absoluut zeker kan worden vastgesteld. De correspondentie naar aanleiding van de bestelbon (en van de uitvoering van de diensten) volgt dezelfde regels als die voor de verzending van de bestelbon, telkens een partij zichzelf een bewijs van haar interventie wenst te bezorgen. Zo de bestelbon na afloop van de termijn van twee werkdagen wordt ontvangen, kan de leveringstermijn worden verlengd pro rata van de vertraging, die werd vastgesteld voor de ontvangst van de bestelbon, en dit na een schriftelijk en gerechtvaardigd verzoek vanwege de opdrachtnemer. Indien de bestellende dienst na een onderzoek van het schriftelijke verzoek van de opdrachtnemer meent dat dit laatste geheel of gedeeltelijk is gegrond, zal hij schriftelijk meedelen welke verlenging van de termijn er wordt aanvaard. In het geval van een duidelijk niet correct of niet volledig opgemaakte bestelbon die elke uitvoering van de bestelling onmogelijk maakt, zal de opdrachtnemer de besteller hiervan onmiddellijk schriftelijk op de hoogte brengen zodat er een oplossing wordt gevonden om een normale uitvoering van de bestelling mogelijk te maken. Indien nodig vraagt de opdrachtnemer om een verlenging van de uitvoeringstermijn van de diensten onder dezelfde voorwaarden als die voorzien in het geval van een laattijdige ontvangst van de bestelbon. In elk geval zijn klachten aangaande de bestelbon niet meer ontvankelijk indien ze niet werden ingediend binnen 15 kalenderdagen te rekenen vanaf de eerste dag die volgt op de dag waarop de opdrachtnemer de bestelbon heeft ontvangen.

II.3 Beschikbaarheid op datum toekenning van het lot Het spreekt voor zich dat de geselecteerde kandidaten moeten beschikbaar zijn op datum van de toekenning van het lot aan hun firma. Indien de geselecteerde kandidaat, om één of andere reden toch niet beschikbaar zou zijn, dan moet de firma een gelijkwaardige kandidaat voorstellen die door de evaluatoren eveneens zal beoordeeld worden. Men zal de vaardigheden en de kennis van de kandidaat toetsen aan de algemene en specifieke profielvereisten zoals die opgenomen zijn in Deel III van dit bestek. Enkel minstens evenwaardige kandidaten kunnen in aanmerking komen voor het invullen van het profiel.

19


ICT/OPS/PROF

II.4 Leidend ambtenaar De leiding over en het toezicht op de uitvoering van de diensten zal gebeuren door de leidend ambtenaar: naam: Louis Collet functie: Directeur van de Stafdienst ICT telefoon: 0257/6.41.92 in dienst bij: Stafdienst ICT adres: Koning Albert II-laan 33, bus 95 te 1030 Brussel

II.5 Borgtocht Overeenkomstig de bepalingen van artikel 5 van het Algemene Aannemingsvoorwaarden verbindt de opdrachtnemer De borgstelling is bepaald op 5 % van het totaalbedrag, exclusief btw, van de opdracht. Het aldus bekomen bedrag wordt naar boven afgerond tot een tiende van een euro. De borgsom kan worden samengesteld in overeenstemming met de wettelijke en reglementaire beschikkingen, hetzij in klinkende munt, hetzij in staatsfondsen, hetzij in de vorm van een collectieve borgstelling. De borgsom kan eveneens worden samengesteld door middel van een garantie, die wordt toegekend door een kredietinstelling, die voldoet aan de voorschriften van de wet van 22 maart 1993 betreffende het statuut van en de controle op kredietinstellingen, of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wet van 9 juli 1975 betreffende de controle op verzekeringsondernemingen, en die is erkend voor sectie 15 (borg). De aannemer moet binnen dertig kalenderdagen, volgend op de dag van de afsluiting van het contract, het bewijs aanleveren van de samenstelling van de borgsom door hemzelf of door een derde, en dit op één van de volgende manieren: 1° wanneer het gaat om een borg in speciën, middel s de overschrijving van het bedrag op de postchequerekening van de Deposito- en Consignatiekas (postchequerekening nr. 6792004099-79; IBAN: BE58 6792 0040 9979 - BIC: PCHQ BEBB) of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult als die van de voornoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult ; 2° wanneer het gaat om een borg in staatsfondsen, via een deposito van de borg in handen van de kassier van de Staat in de zetel van de Nationale Bank in Brussel of in één van de provinciale agentschappen ervan, voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas, of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 3° wanneer het gaat om een collectieve borgstelling , via een deposito door een onderneming die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borgstelling bij de Depositoen Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4° wanneer het gaat om een garantie, via de akte van verbintenis van de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming. Deze bewijsstukken worden, al naargelang het geval, aan de aanbestedende overheid geleverd via: 1° hetzij het ontvangstbewijs van het deposito van de Deposito- en Consignatiekas of een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2° hetzij een bericht van debet, overhandigd door d e kredietinstelling of de verzekeringsonderneming; 3° hetzij het bewijs van deposito, afgeleverd door de kassier van de Staat of door een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

20


ICT/OPS/PROF

4° hetzij het origineel van de akte van solidaire b orgstelling, goedgekeurd door de Deposito- en Consignatiekas of door een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 5° hetzij het origineel van de akte van verbintenis , opgesteld door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die de garantie verstrekt. Deze documenten, ondertekend door de depositogever, tonen aan ten gunste van wie de borgstelling is gevormd, en verduidelijken de precieze aanwending ervan middels een beknopte aanduiding van het voorwerp van de opdracht en van de referentie aan het bestek, alsook de naam, de voornaam en het volledige adres van de aannemer en eventueel van de derde die het deposito heeft verricht voor zijn rekening, met de vermelding “geldschieter” of “gevolmachtigde”, al naargelang het geval. Het bewijs van de borgstelling moet worden verstuurd naar het volgende adres: FOD Financiën Stafdienst B&CG Afdeling Vastleggingen Koning Albert II-laan 33 – Bus 785 1030 Brussel Indien het bewijs van de borg niet werd geleverd binnen de gestelde termijn, zal er een boete worden toegepast. De afwezigheid van een borgstelling kan leiden tot de verbreking van het contract. De termijn van dertig kalenderdagen die eerder werd vermeld, wordt opgeschort tijdens de sluiting van de onderneming van de aannemer tijdens de jaarlijkse betaalde vakantieperiode en op compensatiedagen die wettelijk zijn voorzien of die verplicht werden gesteld in een collectieve arbeidsovereenkomst. Het bewijs voor de samenstelling van de borgsom moet worden verzonden naar het adres dat zal worden opgegeven in het bericht van gunning van de opdracht. De borgsom zal in één keer worden vrijgemaakt na de voorlopige oplevering van de laatst uitgevoerde prestatie op basis van het bestek, en dit op uitdrukkelijk verzoek van de aannemer.

II.6 Termijnen Voor de uitvoering van de opdracht en behoudens andersluidend beding, begint elke termijn te lopen de dag volgend op die waarop het feit zich heeft voorgedaan dat als vertrekpunt voor deze termijn dient. Wanneer door de betekening van een beslissing of een mededeling een termijn begint te lopen, moet het document bij een ter post aangetekende brief worden verzonden. In dat geval wordt de aanvangsdatum van de termijn vastgesteld op de eerste werkdag volgend op de dag van afgifte bij de post. Ingeval de termijn is uitgedrukt in dagen, worden hieronder, behoudens andersluidend beding, kalenderdagen verstaan en verstrijkt de termijn op het einde van de laatste dag van de vastgestelde periode. Ingeval de termijn is uitgedrukt in maanden, wordt hij gerekend van de zoveelste tot de zoveelste. Indien er geen zoveelste is in de maand waarin de termijn eindigt, verstrijkt deze op het einde van de laatste dag van die maand. Indien de laatste dag van die maand een zaterdag, een zondag of een feestdag is, wordt de termijn verlengd tot het einde van eerstvolgende werkdag.

21


ICT/OPS/PROF

II.7 Uitvoering van de opdracht II.7.1 Plaats en uitvoering van de prestaties De prestaties moeten worden verricht in de lokalen van de opdrachtgever, gelegen te 1030 Brussel, North-Galaxy gebouw, Koning Albert II-laan 33. Binnen het kader van de 24/24 beschikbaarheid van de applicaties dienen de betrokken systeembeheerders bovendien af en toe deel te nemen aan een systeem van permanentie buiten de normale kantooruren (avond, weekend en feestdagen). Een PC (of laptop) dient door de dienstverlener verstrekt te worden. Uitzonderlijk, voor de incidenten waarbij een oplossing op afstand niet mogelijk is, zal de betrokken systeembeheerder buiten de normale werkuren interventies op de centrale site moeten uitvoeren in samenwerking met de personeelsleden van FOD Financiën en de firma’s die de hardware en softwaresupport uitvoeren voor de betrokken systemen.

II.7.2 Werktijden Opdat de samenwerking met de personeelsleden van de FOD Financiën optimaal zou verlopen, moet het personeel van de dienstverlener dat de prestaties in de gebouwen van de FOD Financiën verricht, naar de mate van het mogelijke hetzelfde werkschema als de collega’s systeembeheerders van Financiën volgen. De werktijden kunnen onderverdeeld worden in 2 soorten. 1. de normale kantooruren Onder normale kantooruren worden de werkdagen, van maandag tot vrijdag, van 7.30 u. tot 18.00 u. verstaan, volgens de variabele werktijdregeling van kracht voor het personeel van FOD Financiën. 2 november, 15 november en 26 december alsook de eerste werkdag van het jaar worden door de FOD Financiën als feestdagen beschouwd. Er is ook voorzien in verplichte "bruggen", die ieder jaar zullen meegedeeld worden. Voor de activiteiten tijdens de normale kantooruren dienen de consultanten verplicht hun aanwezigheden te registreren op de manier die ook van toepassing is voor de personeelsleden van FOD Financiën. 2. activiteiten buiten de normale kantooruren Onder prestaties buiten de normale kantooruren wordt de effectieve prestaties op werkdagen na 18u en voor 7u ‘s morgens bedoeld, alsook de prestaties op zaterdag, zondag of op wettelijke feestdagen. Uitzonderlijk zijn prestaties in het weekend of de avonduren nodig voor de onderhoudsoperaties op de systemen (bijvoorbeeld: onderhoudswerkzaamheden die een downtime van de systemen noodzakelijk maken, een migratie of een disaster recovery oefening). Deze tussenkomsten worden vooraf afgesproken en worden ook apart gefactureerd per uur aan een aangepast uurtarief dat in de prijstabel kan opgenomen worden. Tijdens de gewone werkdagen nemen ze ten vroegste een aanvang vanaf 18 uur (einde stamtijd van de ambtenaren). Uitzonderlijk zijn er ook zaterdag- en/of zondagdiensten voorzien die beiden tegen het geldende tarief gefactureerd worden. 22


ICT/OPS/PROF

Activiteiten buiten de normale kantooruren zijn ook mogelijk voor het oplossen van incidenten in de productieomgeving.

II.7.3 Veiligheid en vertrouwelijkheid De opdrachtnemer verbindt zich ertoe de vertrouwelijkheid te bewaren van de gegevens en de informatie, van welke orde ook, waarvan hij tijdens de gunning of de uitvoering van de opdracht kennis krijgt. Hij waarborgt dat zijn personeel en zijn onderaannemers de vertrouwelijkheid van de gegevens eerbiedigen. Hij mag enkel de gegevens bekendmaken die vereist zijn voor de uitvoering van de opdracht, en zulks alleen aan zijn personeelsleden en aan die van zijn onderaannemers die rechtstreeks daarbij betrokken zijn. Alle technici of medewerkers van de opdrachtnemer moeten op grond van de overeenkomst niet enkel de volledige vertrouwelijkheid van de gegevens bewaren, maar ten aanzien van het personeel van het departement en zijn gebruikers tevens blijk geven van de nodige neutraliteit alsook van de grootst mogelijke discretie. Alle gegevens die aan het personeel van de opdrachtnemer worden verstrekt, alle documenten die hun worden toevertrouwd en alle gesprekken waaraan zij deelnemen, worden dan ook als strikt vertrouwelijk beschouwd.

II.7.4 Aansprakelijkheid Tijdens de uivoering van de werkzaamheden blijft het departement eigenaar van zijn installatie en zijn materieel, inclusief datgene wat aan het personeel van de dienstverlener ter beschikking wordt gesteld voor de levering van de diensten omschreven in de overeenkomst.

II.7.5 Werkwijze De personeelsleden van de opdrachtnemer moeten de werkzaamheden uitvoeren overeenkomstig de werkwijzen bepaald door het departement overheid en werken onder leiding van de ambtenaar of ambtenaren aangewezen door het departement. Zij moeten de richtlijnen van deze laatste(n) volgen en op verzoek alle nodige informatie verstrekken (test, verslag aan de hand waarvan controle mogelijk is op de voortgang van de hun toevertrouwde werkzaamheden).

II.7.6 Middelen ter beschikking van de technici Het departement stelt aan het personeel van de opdrachtnemer de logistieke middelen ter beschikking die nodig zijn met het oog op de uitvoering van zijn taken, inzonderheid : -

de namen van de contactpersonen; documentatie van de te hanteren methode en kenmerken van de apparatuur in de vorm van gebruikers handleidingen en brochures; de aansluiting aan het netwerk van een PC (desktop of laptop) die door de dienstverlener wordt verstrekt; toegangskaart tot het gebouw

Het personeel van de dienstverlener moet de interne procedures en reglementen met betrekking tot het gebruik van en de toegang tot die middelen naleven en mag van de administratie geen enkele toevoeging aan of wijziging van de werkomgevingeisen. In het geval ontoereikende logistieke steun de prestaties in het gedrang brengt, moet het personeel van de dienstverlener een beroep doen op de verzoeningsmiddelen die worden beschreven vooraleer het zijn toevlucht neemt tot de rechtspraak. 23


ICT/OPS/PROF

II.7.7 Auteursrechten Het personeel dat de opdrachtnemer ter beschikking wordt gesteld, doet afstand van de vermogensrechten en de morele rechten op alle documentatie, verslagen, dossiers en technologie, alsook van nieuwe gegevensbanken en programma’s ontwikkeld in het kader van dit bestek. De personeelsleden mogen ze inzonderheid niet meenemen of gebruiken buiten het kader van de opdracht, noch ze commercialiseren.

II.7.8 Vertegenwoordigers van de opdrachtnemer In geval van vervanging van een consultant tijdens de looptijd van het contract, moet het departement de personen die werden gekozen voor de uitvoering van de taken die hen in het kader van deze opdracht zijn toegewezen, erkennen. Het kan zijn erkenning weigeren of intrekken zonder daarvoor een reden te moeten opgeven. In dat geval beschikt de opdrachtnemer over een in onderling overleg vastgestelde, redelijke termijn om zijn vertegenwoordigers te vervangen.

II.7.9 Formaliteiten met het oog op controle Het departement behoudt zich het recht voor om een onderzoek te doen instellen naar het zedelijk gedrag van de door de dienstverlener voorgestelde persoon.

II.7.10 Dienstverleners De dienstverlener kan voor de praktische uitvoering van de opdracht onderaannemings-contracten sluiten met derden. De opdrachtnemer moet vooraf ter goedkeuring aan het departement een lijst met onderaannemers voorleggen. Afwijkingen worden daarna alleen aanvaard met instemming van de twee partijen. Het feit dat de dienstverlener zijn verplichtingen geheel of gedeeltelijk overdraagt aan derden, ontheft hem niet van zijn verantwoordelijkheid ten aanzien van het departement. Deze laatste erkent geen enkele contractuele band met die derden. Alle verplichtingen van de opdrachtnemer gelden eveneens voor elk van zijn aangestelden en zijn onderaannemers, zulks met betrekking tot de door hen verrichte prestaties. De opdrachtnemer moet inzonderheid zijn vertegenwoordigers en zijn onderaannemers de verplichting tot geheimhouding opleggen waartoe hij zelf gehouden is. Hij moet het bewijs daarvan ter beschikking van het departement houden. Indien de dienstverlener een beroep doet op een onderaannemer, moet hij deze bij de gunning van de opdracht in kennis stellen van de bepalingen van de opdracht betreffende de betalingsvoorwaarden die met het departement werden overeengekomen.

II.7.11 Stabiliteit van het personeel en beroepsbekwaamheid van de ter beschikking gestelde technici De inschrijver verbindt zich tot het leveren van competent en geëngageerd personeel dat vooraf is opgeleid en over de nodige capaciteiten beschikt. Het personeel zal vooraf moeten aanvaard worden door de FOD Financiën. De inschrijver mag de personeelsleden die voor deze opdracht werden gekozen, vervangen; alle betreffende kosten zijn echter voor zijn rekening en hij moet de FOD hiervan verplicht twee weken op 24


ICT/OPS/PROF

voorhand op de hoogte brengen. De FOD moet uiteraard haar akkoord geven voor deze vervanging. Van deze termijn kan slechts worden afgeweken in geval van overmacht. Behoudens overmacht dient door de inschrijver een periode van kennisoverdracht van 20 werkdagen voorzien te worden. De kosten van deze periode van kennisoverdracht zijn ten laste van de inschrijver. De aanbestedende overheid behoudt zich anderzijds het recht voor om telefonisch of per e-mail, gevolgd door een aangetekende bevestiging, de onmiddellijke vervanging te eisen van de consultant die niet aan de nodige kwalificatie zou voldoen, door een consultant die ten minste beschikt over bekwaamheden gelijk aan die welke in de offerte vermeld staan. De FOD Financiën kan om deze vervanging vragen wanneer de consultant niet voldoet aan de gestelde voorwaarden of wanneer zijn samenwerking met de andere groepsleden niet vlot verloopt en bijgevolg de werkomgeving schade kan berokkenen. Deze vervanging gebeurt in overleg met de inschrijver en er zal gezocht worden naar een gepaste vervanger tegen eenzelfde prijs.

II.8 Facturatie, betaling en prijsherziening II.8.1 Facturatie en betaling De prestaties worden maandelijks gefactureerd op grond van het uurtarief dat de inschrijver in zijn inventaris vermeldt. Voor zover de aanbestedende overheid in het bezit is van een geldig en correct opgestelde factuur (met vermelding van de BTW en van het nummer van de overeenkomstige bestelbon), samen met de notulen van voorlopige oplevering (maandelijkse time-sheet getekend door de verantwoordelijke ambtenaar), verloopt de procedure als volgt: •

voor diensten wordt elk verschuldigd bedrag gefactureerd bij de voorlopige oplevering. Voorschotten zijn niet mogelijk; betalingen voor reeds geleverde en aanvaarde leveringen en diensten mogen slechts achteraf worden uitgevoerd;

De factuur dient te worden opgesteld in euro. De opdrachtnemer stuurt zijn facturen (in twee exemplaren) naar het volgende adres: FOD Financiën Centrale facturatiedienst Koning Albert II-laan 33 – Bus 788 1030 Brussel De betaling vindt plaats binnen 50 kalenderdagen te rekenen vanaf de ontvangst van de factuur. De verwijlinteresten zullen worden berekend in overeenstemming met artikel 15, §4 van de algemene aannemingsvoorwaarden.

II.8.2 Prijsherziening Voor diensten is een prijsherziening mogelijk. De regels voor herziening zijn als volgt:

De prijzen kunnen jaarlijks worden herzien.

25


ICT/OPS/PROF

De opdrachtnemer vraagt elk jaar de prijsherziening aan door middel van een aangetekend schrijven gericht aan de Aanbestedende Overheid, Stafdienst B&CG, Afdeling Vastleggingen, Koning Albert II-laan bus 785, 1030 Brussel.

De prijsherziening gaat in op: o

o

de jaardag van de kennisgeving van de gunning van de opdracht als de opdrachtnemer de aanvraag tot herziening vóór deze datum heeft verzonden. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de diensten die effectief na de jaardag van de gunning van de opdracht gepresteerd zijn; de eerste dag van de maand volgend op de verzending van het aangetekend schrijven als de opdrachtnemer een of meer jaardagen heeft laten voorbijgaan. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de diensten die effectief na voormelde eerste dag van de maand gepresteerd zijn (opgelet: de opdrachtnemer moet een nieuwe aanvraag indienen voor de herziening van de prijzen van de diensten die na de eerstvolgende jaardag zullen worden gepresteerd).

De prijsherziening wordt berekend aan de hand van de volgende formule:

  S P = P0 *  0,8 * + 0.2  S0   waarbij: P = herziene prijs P0 = initiële prijs S0 = loonindex AGORIA (alleen voor Belgische opdrachtnemers; buitenlandse opdrachtnemers moeten een analoge index voorstellen) – nationaal gemiddelde, sociale lasten inbegrepen, voor contracten vanaf 11/07/1981, van toepassing in de maand die aan de opening van de offertes voorafgaat. S= zoals S0 hiervoor, maar van toepassing in de maand die de jaardag van de notificatie van de gunning van de opdracht voorafgaat

Voor de indexen, zie: http://www.agoria.be

De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de prijzen te herzien bij dalende index. In dat geval volgt de herziening de bovenstaande regels, behalve dat het aangetekend schrijven uitgaat van de aanbestedende overheid.

II.8.3 Clausule van meest begunstigde klant De opdrachtnemer zal de FOD Financiën beschouwen als zijn meest begunstigde klant. Indien de opdracht loopt over meerdere jaren, zal de opdrachtnemer vanaf het tweede jaar van de uitvoering van de overeenkomst, jaarlijks de prijzen aanpassen voor deze opdracht, door de laagste prijzen toe te passen die hij voor soortgelijke prestaties aanbiedt aan andere klanten in België, voor zover deze laagste prijzen lager zijn dan de eenheidsprijzen geldend bij het begin van de opdracht. De verklaringen hierover door de opdrachtnemer die bepalend zijn voor het nakomen van deze verplichting, zullen kunnen geverifieerd worden in de boeken van de opdrachtnemer door een auditor, betaald door de FOD Financiën, tijdens de kantooruren en zonder verplaatsing van de relevante documenten. De auditor zal zich beperken tot het certifiëren of niet certifiëren van de relevante gegevens. Indien de auditor besluit tot niet certificatie zal de opdrachtnemer over 30 kalenderdagen beschikken om de prijzen aan te passen. Deze aanpassing van de prijzen kan één keer per jaar gebeuren.

26


ICT/OPS/PROF

II.9 Publiciteit - referenties Door de opdrachtnemer noch door zijn onderaannemers mag geen enkele mededeling, persbericht, informatief onderzoeksrapport en/of gelijkaardige publieke mededeling betreffende het project worden gepubliceerd zonder de voorafgaandelijke schriftelijke toelating van een bevoegde vertegenwoordiger van de FOD Financiën.

II.10 Verweermiddelen van de administratie - Geschillen De verweermiddelen van de FOD Financiën zijn die welke zijn voorzien in de artikelen 20 en 75 van de Algemene Aannemingsvoorwaarden (in bijlage van het koninklijk besluit van 26 september 1996). De opdracht moet worden uitgewerkt, opgevat en uitgevoerd in overeenstemming met het Belgisch recht. De partijen verbinden zich ertoe om hun verplichtingen te goeder trouw na te komen en om samen te werken met het oog op het welslagen van de operatie. De geschillen inzake de verplichtingen die resulteren uit de beschikkingen die de opdracht bepalen, moeten in overleg worden geregeld. •

De partijen moeten proberen, vooraleer hun toevlucht te nemen tot andere middelen, de zaak in der minne te regelen. Daartoe zal de meest gerede partij de andere partij per eenvoudig aangetekend schrijven de slechte uitvoering van het contract betekenen. Indien mogelijk zal er een oplossing bij deze kennisgeving worden gevoegd. De andere partij beschikt dan over een termijn van 15 dagen, te rekenen vanaf de verzending van de aangetekende brief, om de ontvangst ervan te bevestigen en akkoord te gaan met de voorgestelde oplossing.

•

Bij gebrek aan een akkoord en alvorens een rechtszaak aan te spannen, zullen de partijen proberen om een compromis te vinden middels onderhandelingen die worden aangevat zodra is gebleken dat de zaak niet in der minne kan worden geregeld. De onderhandelingen zullen plaatsvinden op het adres vermeld in het punt « leidend ambtenaar » van Deel 2 in aanwezigheid van de personen die daartoe door beide partijen zijn aangeduid. Behoudens andere afspraken zullen de onderhandelingen de duur van 30 kalenderdagen, te rekenen vanaf de eerste aangetekende brief, niet mogen overschrijden.

Alle geschillen aangaande de uitvoering van deze opdracht zullen exclusief worden beslecht door de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijke arrondissement van Brussel. De voertaal is het Nederlands of het Frans. De aanbestedende overheid is in geen geval verantwoordelijk voor schade, toegebracht aan personen of goederen, die het rechtstreekse of onrechtstreekse gevolg is van de activiteiten die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De uitvoerder van de diensten stelt zich garant tegenover de aanbestedende overheid voor alle claims van schadevergoedingen en interesten die door derden tegenover haar in dit kader worden geuit.

27


ICT/OPS/PROF

III. Technische bepalingen Profiel van het ter beschikking gestelde personeel en beschrijving van de gevraagde diensten

III.1 Gemeenschappelijke eisen voor alle profielen opgenomen in deze opdracht: De voorgestelde personen moeten erkende kwaliteiten bezitten op het vlak van: • autonomie, • initiatief, • flexibiliteit, • werken in teamverband, • gesproken en geschreven vaardigheden, Daarnaast is een goede kennis van ITIL en ervaring met procesmatig werken een pluspunt.

III.2 Eisen per profiel van het personeel: III.2.1 Lot 1: 1 VTE systeembeheerder voor beheer en ontwikkeling van de mailing omgeving III.2.1.1 Taken De FOD Financiën beschikt over een Lotus Domino infrastructuur voor 30 000 gebruikers. Momenteel wordt een migratie uitgevoerd naar 8.5.2. De Lotus Domino systeembeheerder maakt deel uit van het FODFin-Lotus-Administratie team. Hij/zij heeft een grondige kennis van Lotus Domino en werkt nauw samen met de architect en de beheerders binnen het team en is in de eerste plaats een “problem solver”.

III.2.1.2 Algemene kennis • • • •

Basiskennis Solaris 10 Kennis van ITIL best practices Goede kennis Windows 2003 en Windows Server 2008 R2 Bezit het aanpassingsvermogen om zich in te werken in een snel veranderende werkomgeving Een grondige kennis van Solaris 10 en een ITIL foundation certificaat bieden een meerwaarde.

III.2.1.3 Specifieke kennis • •

Minimum 5 jaar ervaring met het beheer, de installatie en administratie van Lotus Domino Servers in grote bedrijfsomgevingen. Zeer grondige kennis van Domino versie 8.5

28


ICT/OPS/PROF

•

Grondige kennis van de Lotus-producten waaronder zeker Lotus Traveler, Lotus Sametime en Lotus Quickr • Kennis van LotusScript & Formula Language voor automatisering van administratieve taken. • Algemene kennis van ontwikkeling op Lotus Domino Basiskennis IBM Filenet P8 4.5, kennis van IBM Infosphere Content Collector en een IBM Lotus Domino 8.5 certified System Administrator bieden een meerwaarde.

III.2.2 Lot 2: 1 VTE Systeemingenieur Filenet In het kader van de ontwikkeling van zijn ECM-platform "Juridische Archivering" wenst de FOD Financiën zijn interne team te versterken met een specialist(e) om het team bij te staan in het raam van zijn uiteenlopende taken van administratie en operationeel beheer van de IBM FileNet P8pakketten.

III.2.2.1 Taken De systeemingenieur Filenet zal de administratie en het operationeel beheer van de IBM FileNet P8 omgeving van de FOD Financiën op zich nemen. Dit omvat o.a. tuning en installatie van filenetomgevingen, patching van filenet systemen,… Hij zal zorgen voor creatie en update van de Object stores, analyse van de documentmodellen en het algemeen beheer.

III.2.2.2 Algemene kennis •

• • • • • • • • •

Administratie van het pakket Business Process Manager FileNet P8 en de bijbehorende firmware; - Creatie van Workflows en uploads; - Configuratie van de Process Engine en de bijbehorende firmware; - Monitoring van de PE, de CE en de AE onder de omgeving Solaris Sparc en Windows 2008 R2; Administratie Content Engine Beheer van de opvolging van nieuwe aanvragen, incidenten en verzoeken om wijziging van het bestaande; Support van de toepassingen die er gebruik van maken; Realisatie en opvolging van de ingebruikneming van nieuwe versies van softwareprogramma’s en patches; Realisatie en opvolging van de ingebruikneming van bijkomende softwareprogramma’s; Opvolging van de softwareprogramma’s in het kader van DRP-tests; Opvolging van prestatie-audits; Beheer van het beveiligingsbeleid; Documentatie, uitwerking van procedures.

III.2.2.3 Specifieke kennis • • • • •

5 jaar reële ervaring met het pakket Filenet; Kennis van en praktijkervaring met de pakketten (CE,PE,AE) van IBM FileNet P8 (CE, PE, AE, CM) v3.5.x;4.0.x en 4.5.x Ervaring met Performance tuning Ervaring met het uittekenen van Filenet architecturen en geïntegreerde oplossingen Certificatie voor IBM FileNet P8 v3.5.x en 4.5.x is sterk aanbevolen; 29


• • • • • • •

ICT/OPS/PROF

Basiskennis en praktische kennis van DB2; Programmeertalen (PERL, JAVA, VBScript); Praktijkervaring met administratie van servers onder Windows2003, windows 2008R2 en Solaris Kennis van en praktijkervaring met BEA Weblogics-applicatieservers; Kennis van en praktijkervaring met Ldap (Sunone Directory Server); Goede kennis van opslag (Centera en Clariion). Ervaring met IBM infosphere content collector, Content Search Engine EDiscovery Manager is een plus

30


ICT/OPS/PROF

IV. BIJLAGEN BIJLAGE A : OFFERTEFORMULIER PRIJSOFFERTE VOOR DE OPDRACHT MET ALS VOORWERP “Bijstand IT productie door gespecialiseerde profielen” Het gebruik van dit offerteformulier is verplicht. 1. VOORWERP VAN DE OFFERTE Bestek voor Bijstand IT productie voor een duur van 36 maanden van een ………………………… …………..…………………………………………..( Lot n° ……..) 2. IDENTIFICATIE VAN DE INSCHRIJVER 2.1 Ondernemingen - Handels- of firmanaam : ……… ……………………………………………. - Rechtsvorm : …………………………………………………………………… - Nationaliteit : …………………………………………………………………… 2.2 Maatschappelijke zetel -

Straat : ……..…………………………………………………… Plaats : Land : Telefoonnumer : Faxnummer : BTW-nummer : KBO-nummer : …………………………………………………. Contactpersoon/-personen en telefoonnummers : ….………………………………………………………….. En in wiens opdracht de heer/mevrouw (*)

(naam) (functie)

Woonachtig op het adres: (Straat) (Postcode en plaats) (land)

Optredend als inschrijver of lasthebber, hieronder ondertekent en zich verbindt tot de uitvoering, in overeenstemming met de clausules en voorwaarden van het bestek “Bijstand IT productie voor een periode van 36 maanden”, van de hierboven beschreven loten, en dat tegen maandelijkse betaling: zie Bijlage E Indien deze offerte wordt goedgekeurd, zal de borg worden vastgesteld volgens de voorwaarden en termijnen die beschreven zijn in dit bestek. Het betaalorganisme van, het departement zal de verschuldigde bedragen betalen via overschrijving of storting. Op rekeningnummer: 31


ICT/OPS/PROF

(IBAN en BIC)

Voor de interpretatie van het contract is gekozen voor het Frans/ Nederlands (schrappen wat niet past)

Alle briefwisseling betreffende de gunning en de uitvoering van de opdracht dient naar het volgende adres te worden verzonden: Contactpersoon: Telefoon: Fax: E-mail: Postadres: Bij deze aanvaard ik/aanvaard ik niet (schrappen wat niet past) het gebruik van elektronische communicatiemiddelen (e-mail) voor de correspondentie met het departement in het kader van deze aanbesteding. Geldigheidsduur van de offerte Deze offerte blijft geldig tot: ……………………………………. (minimaal 240 dagen) Ik ondergetekende, … (naam ondertekenaar) verklaar te hebben gecontroleerd dat alle gegevens volledig in overeenstemming zijn met de door het departement op het indieningsformulier en in de inventaris voorziene vermeldingen, en ik aanvaard er de volledige verantwoordelijkheid over. Door het feit van deze offerte aanvaard ik expliciet alle voorwaarden van dit bestek en verzaak ik aan alle andere beschikkingen zoals mijn eigen verkoopvoorwaarden. Overigens verbind ik mij om in overeenstemming met de bepalingen van het onderhavige bestek, de prestaties uit te voeren die gedetailleerd opgesomd worden in de prijstabellen die bij de onderhavige offerte gevoegd zijn, en dat in overeenstemming met de tarieven die erin worden vermeld. Opgemaakt :

Te

Op

2011.

De inschrijver of de lasthebber:

(naam) (functie)

32


ICT/OPS/PROF

Bijlage B : curriculum vitae NB : het gebruik van dit model is verplicht. De inschrijver moet bij het invullen van de CV’s erop toezien dat de namen van de personen voluit worden geschreven en ook de behaalde diploma’s en onderwijsinstellingen waar deze behaald werden, duidelijk moeten worden beschreven. De aanbestedende overheid verbindt zich ertoe deze gegevens met uiterste discretie te zullen behandelen en ze enkel te gebruiken voor het beoordelen van de offerte. De aanbestedende overheid houdt zich het recht voor om CV’s, die niet op deze manier werden ingevuld als onvoldoende te beschouwen, en bijgevolg niet in rekening te nemen bij de evaluatie van de offerte. Indien de vermelde diploma’s niet in overeenstemming zijn met de behaalde diploma’s, houdt de aanbestedende overheid zich het recht voor om de offerte uit te sluiten.

Naam

……………………………………………………

Functie in onderhavig project

…………………………………………………… …………………………………………………… ……………………………………………………

Beschrijving van de relevantie van de voorgestelde persoon binnen deze opdracht: De inschrijver dient hierbij in zo gedetailleerd mogelijk aan te tonen dat het voorgestelde profiel zijn nut zal hebben bij deze opdracht. Opleidingen: Humaniora of gelijkwaardig: • diploma behaald op (datum)

……………………………………………………

Niet universitair hoger onderwijs (eventueel meerdere malen te herhalen): • Titel …………………………………………………… • Diploma behaald op (datum) …………………………………………………… • Aan de instelling …………………………………………………… Universitair hoger onderwijs (eventueel meerdere malen te herhalen): • Titel …………………………………………………… • Diploma behaald op (datum) …………………………………………………… • Aan de instelling …………………………………………………… Professionele ervaring: Bij de inschrijver: •

•

• •

Huidige functie o Titel …………………………………………………… o Functieomschrijving …………………………………………………… o Sinds …………………………………………………… Voorgaande functie (eventueel meerdere malen te herhalen) o Titel …………………………………………………… o Functieomschrijving …………………………………………………… Van ……….…..……… tot …………..………. Betrokken bij volgende projecten, opgenomen in addendum « referentiemodel » (project en functie) …………………………………………………… …………………………………………………… Betrokken bij andere grote projecten (naam, klant en vervulde functie) …………………………………………………… …………………………………………………… 33


ICT/OPS/PROF

Bij maximaal 3 andere bedrijven: • functie (maximaal 3x te herhalen) …………………………………………………… Van ……….…..……… tot …………..………. Technische vaardigheden: • Hardware • -

Software Besturingssystemen Databases Programmeertalen Kantoortoepassingen Andere (specifiëren)

…………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… ……………………………………………………

Andere vaardigheden: • Op het vlak van management …………………………………………………… • Op het vlak van consultancy …………………………………………………… • Andere (enkel indien relevant) …………………………………………………… Talenkennis: • Frans

begrijpend - actief - passief (schrappen wat niet past) …………………………………………………… Nederlands begrijpend - actief - passief (schrappen wat niet past) commentaar …………………………………………………… Engels begrijpend - actief - passief (schrappen wat niet past) commentaar …………………………………………………… Andere (enkel indien relevant) …………………………………………………… commentaar

• • •

34


ICT/OPS/PROF

Bijlage C : Referentiemodel 1. Naam van het project 2. Naam van de onderneming …………………………… 4. Naam van een contactpersoon …………………………… 6. Toepassingsgebied van de ontwikkeling of het project …………………………… 8. Aanvangsdatum (fase per fase) - …………………………… - …………………………… 10. Budget (EUR) …………………………… 11. Lijst en korte beschrijving van rol en aandeel van eventuele onderaannemers 12. Complexiteit 13. Lijst en korte beschrijving van de bronsystemen 14. Lijst en korte beschrijving van de systemen voor de realisatie van het project 15. Projectbeheer

16. Lijst van aan project toegewezen profielen; (TOTAAL) aantal personen en mandagen voor integrale project

……………………………………………………………………. 3. Bedrijfssector ……………………………………………………………………. 5. Contactgegevens ……………………………………………………………………. 7. Beoogde doelstellingen

……………………………………………………………………. 9. Einddatum …………………… A. Hardware …………………… A.Naam onderneming(en) ……………………

B. Software …………………… B. Aandeel in opdracht

C. Services …………………… C. Vakkennis

……………………

……………………

……………………………………………………………………. A. Hardware B. Software C.Ontwikkelingsomgeving …………………… A. Hardware

…………………… B. Software

…………………… C.Ontwikkelingsomgeving

……………………

……………………

……………………

Tool / methode ……………………………………………………………………. Profiel 1 Profiel 2 Profiel 3 ……………………

……………………

……………………

Profiel 4

Profiel 5

Profiel …

……………………

……………………

……………………

35


ICT/OPS/PROF

Bijlage D : Vraag en antwoord formulier Opmerking: Indien de vraag niet aan een paragraaf kan gekoppeld worden, wordt in de eerste kolom “algemeen” vermeld. paragraaf paginanr. taal

Vraag

36


ICT/OPS/PROF

BIJLAGE E : INVENTARIS De inschrijver wordt verzocht dit modelformulier te gebruiken. Met prijzen die op een andere plaats worden vermeld, wordt geen rekening gehouden. Onderstaande prijzen worden opgegeven in euro (EUR) .Toepasbaar BTW - tarief:………… % De tabel dient enkel ingevuld te worden voor de loten waarvoor een offerte ingediend wordt. Het is toegestaan om maximaal 3 personen per lot voor te stellen.

Normale kantooruren

Lot

Profielbeschrijvingen

Eenheidsprijs/uur excl. BTW

Eenheidsprijs/uur incl. BTW

Uren na 18u, tijdens feestdagen en op zaterdag en zondag

Eenheidsprijs/uur excl. BTW

Eenheidsprijs/uur incl. BTW

1

1V1

1V2

2

2V1

2V2

1 VTE systeembeheerder voor beheer en ontwikkeling van de malingomgeving naam: ………………… 1 VTE systeembeheerder voor beheer en ontwikkeling van de malingomgeving(*) naam: ………………… 1 VTE systeembeheerder voor beheer en ontwikkeling van de malingomgeving (*) naam: ………………… 1 VTE Systeem ingenieur Filenet naam : ………….. 1 VTE Systeem ingenieur Filenet (*) naam : ………….. 1 VTE Systeem ingenieur Filenet (*) naam : …………..

(*) enkel te vervolledigen indien meer dan één kandidaat per lot voorgesteld wordt, er rekening mee houdend dat er maximaal 3 kandidaten per lot mogen voorgedragen worden. De inschrijver of de lasthebber:

(naam) (functie)

Pagina 37 op 37

BESTEK Bijstand IT productie door gespecialiseerde profielen

Recommend Documents