HANDLEIDING LEVERANCIERS Project IProf: technische ondersteuning IT profielen – Vlaamse overheid
Inhoudstafel 1.
HOE WERKEN PUBLIC-SOURCING & CONNECTING-EXPERTISE
2.
OVERZICHT PROCES
3.
VERKLARENDE WOORDENLIJST
4.
REGISTRATIE
5.
INLOGGEN
6.
DESKTOPNAVIGATIE
7.
BEHEER AANVRAGEN
8.
INTERVIEW
9.
CONTRACTEN
& MIJN INSTELLINGEN
BEHEREN
10. TIMESHEETS 11. TAB KLANTEN – OVERZICHT ANDERE 12. BUSINESS
RULES
13. FACTURATIE
14. ADMINISTRATIE 15. ONDERSTEUNING/VRAGEN
2
FUNCTIES
VOOR JOU
1. Hoe werken Public – Sourcing & Connecting-Expertise voor jou? •
Door middel van het platform krijg je als leverancier toegang tot alle aanvragen van de Vlaamse overheid die tot jouw expertisegebied behoren
•
De toetreding tot dit platform is gratis
•
Iedereen met een ondernemingsnummer kan toetreden
•
Eens je de algemene voorwaarden accepteert, kan je intekenen op alle aanvragen
•
Public-Sourcing begeleidt het selectietraject en geeft je bij elke tussenstap feedback over de kandidatuur
•
Het contract wordt opgesteld tussen de leverancier en Public-Sourcing, niet rechtstreeks met de eindklant
•
De facturen worden verstuurd naar Public-Sourcing, en het is ook Public-Sourcing die je rechtstreeks betaalt
•
Public-Sourcing neemt alle administratie voor zijn rekening
•
Indien je nog klanten hebt die via Connecting-Expertise aanvragen lanceren, kan je alle klanten in 1 omgeving opvolgen: je hoeft dus maar 1 keer in te loggen
3
2. Overzicht proces High level flow VO
Boekhouding
Phase
Fin goedkeurder
15.Factuur
Bus goedkeurder
1.Aanmaak aanvraag
Kandidaat
Leverancier
PS
2.Goedkeuren aanvraag
Aanvrager
11. Goedkeuren ct
4
3.Goedkeuren aanvraag
4.Publiceren aanvraag
5.Voorstellen kandidaten
7.Interview & eindselectie
8.Aanmaak CT
6.Longlisten & shortlisten kandidaten
9.Goedkeuren ct
14. Goedkeuren prestaties (enkel vrt)
13.Goedkeuren prestaties
10.Goedkeuren CT
12.Schrijven prestaties
3. Verklarende woordenlijst Contractor:
Persoon die als freelancer of werknemer in contract gaat bij de aanvrager.
Contract:
Finale offerte in Connecting-Expertise. Dit is geen wettelijk bindend contract, maar geldt als bijlage bij de
raamovereenkomst Requester:
Aanvrager
Referentie:
Automatisch gegenereerd referentienummer (dus NIET de referentie die de klanten in/aan een bepaalde module
geven) Functieprofiel:
Profiel dat in de functiecatalogus van de Vlaamse overheid opgenomen is (op aanvraag te verkrijgen)
5
4. Registreren in Connecting-Expertise http://www.connecting-expertise.com/supplier.html 1. Surf via je gewoonlijke browser
1
naar bovenstaande site
2
3. Klik op “registreren”
2.
Klik op “login”
3 4. Selecteer land “België” en geef dan je
ondernemingsnummer in. Je kan nu je registratie vervolledigen, en krijgt je paswoord om een
4
volgende keer in te loggen. Buitenlandse ondernemingen dienen een mailtje te sturen om zich te registreren. De registratie is gratis.
6
5. Inloggen http://www.connecting-expertise.com/supplier.html 1. Surf via je gewoonlijke browser naar bovenstaande site
1 2.
2 3. Geef je email en paswoord in en klik op login. Je komt nu op je eigen homepage terecht
3
7
Klik op “login”
6. Desktopnavigatie & mijn instellingen Desktopnavigatie
1
2
1.
Module aanvragen: in deze module kan je de aanvragen voor elk van je klanten beheren
2.
Module klanten: in deze module kan je:
8
1.
On- en offboardingactiviteiten beheren
2.
Contracten beheren
3.
Timesheets beheren
4.
Pro forma facturen consulteren
6. Desktopnavigatie & mijn instellingen Mijn instellingen 1
1. Klik op “mijn instellingen”. Je komt nu automatisch in het veld
“mijn notificaties” terecht
9
6. Desktopnavigatie & mijn instellingen Notificaties 1. Klik bij de
gewenste notificatie op het pijltje in de kolom “frequency” en selecteer hier de gewenste frequentie.
1
Indien je “dagelijks” selecteert, krijg je een dagelijkse overzichtsmail van
alle notificaties waarvoor je deze optie gekozen hebt
2 10
2. Klik op bewaren
6. Desktopnavigatie & mijn instellingen Paswoord wijzigen 1. Klik op “paswoord
wijzigen”
1
2 3
2.
Geef je huidig paswoord in
3.
Geef je nieuw paswoord in
4.
Bevestig je nieuw paswoord
5.
Klik op paswoord wijzigen
6.
U krijgt een bevestiging van de wijziging
4 5 11
6
7. Beheer aanvragen Overzicht en status aanvragen 2.
1
de marktplaats 3.
2 12
Uiterste reactiedatum: na deze datum kunnen er
geen kandidaten meer worden voorgesteld
1. Klik op de tab “aanvragen”
3
Datum waarop de aanvraag gepubliceerd werd op
4
4.
Functietitel
5.
Aantal gevraagde profielen
6.
Klant die het profiel vraagt
7.
Status: leeg = nieuwe aanvraag
5
6
7
7. Beheer aanvragen (Nieuwe) aanvraag bekijken 1. Klik op het blauwe pijltje onder “details”
1
2 2.
Je krijgt de volledige aanvraag te zien met daarin alle velden die door de klant zijn ingevuld, inclusief
13
2.
Omschrijving
3.
Plaats tewerkstelling
4.
Aantal mandagen
5.
Maximaal tarief (!: Enkel bij profielcatalogus)
6.
Vereiste vaardigheden
7. Beheer aanvragen Kandidaat voorstellen (= voorstel aanmaken) 1. Klik op het blauwe pijltje onder “details”
1
2.
Raadpleeg onderaan de detailpagina (alvorens aan
2
te bieden op de offerte) de algemene voorwaarden van de klant en van Public-Sourcing Klik op “voorstel aanmaken”
3.
3
4
4.
Vink aan dat je de
algemene voorwaarden gelezen hebt & accepteert
5 14
5.
Klik op “ok”
7. Beheer aanvragen Kandidaat voorstellen (= voorstel aanmaken) 2 4
1
1.
Vul familienaam in
2.
Vul voornaam in (optioneel)
3
3.
Vul begindatum in (optioneel)
4.
Vul tarief in: steeds in euro, steeds een uurtarief (GEEN dagtarief), altijd BTW excl
5
Indien je een tarief ingeeft hoger dan het max tarief, krijg je onderstaande melding
6
5. Geef extra info op (optioneel)
6. Klik op “volgende”
15
7. Beheer aanvragen Kandidaat voorstellen (= voorstel aanmaken) 1
1.
Klik op het pijltje en selecteer het correcte statuut
2
2.
3.
Klik op “volgende”
Klik op “bestand kiezen” en selecteer het gewenste document. Opgelet: dit is een verplichte stap!
4.
Klik op “opladen”
5.
Klik op “volgende”
3
5
16
4
7. Beheer aanvragen Kandidaat voorstellen (= voorstel aanmaken) 1.
1
Klik op het uitklapluikje naast de vaardigheden en geef aan over welke vaardigheden de
kandidaat beschikt. Opgelet: indien hier consequent zaken instaan die niet overeenkomen met de cv van de kandidaat kan dit leiden tot (tijdelijke) schorsing van het systeem. 2.
2 17
Klik op “ok”
7. Beheer aanvragen Kandidaat voorstellen (= voorstel aanmaken)
1.
Klik op “publiceer offerte”.
2.
Je komt nu terug terecht in het detail van de aanvraag waarin je onderaan je voorstel kan terugvinden. Door hier op “voorstel aanmaken” te
1
klikken, kan je ook een nieuwe kandidaat opgeven.
2 2 18
7. Beheer aanvragen Status van voorgestelde kandidaten bekijken 1
1.
Selecteer de gewenste aanvraag en klik op het blauwe pijltje bij “details”
2 2. In het detail van de aanvraag zie je onderaan bij de voorgestelde kandidaat de status in het traject (longlisted, shortlisted, geweigerd, pending)
19
8. Interview Acceptatie interview 1
1. Klik op het blauwe pijltje onder details onderaan in de gewenste aanvraag
2. Klik op “nieuwe actie”
20
2
8. Interview Acceptatie interview 1 1. Klik op “aanvraag kiezen”
3
2.
Vink de gewenste datum/uur aan
3.
Klik op “ok”
2
4. Je komt nu terug in het voorstel terecht. Als je op de
4
tab “acties” klikt, kan je zien dat de afspraak vastligt op 19/09 om 12.00.
21
9.Contracten beheren Goedkeuring 1. Klik op de tab “klanten”
1
2. Klik op “contracten goedkeuren”
2
3. Klik op blauwe pijltje van gewenste contract
3 ‘4. Klik op “contract goedkeuren” Bevestig daarna door op “bewaren” te klikken. Het contract wordt nu naar de goedkeurder bij de klant gestuurd 22
4
10. Timesheets Login contractor / uren ingeven •
Van zodra de laatste goedkeuring van het contract is gebeurd door de klant, gebeuren er twee dingen: 1.
Er vertrekt er een mail vanuit Connecting-Expertise met de login, paswoord en URL voor de contractor om zijn uren in te geven;
2. •
De timesheets worden aangemaakt in Connecting-Expertise
De mail zal door Connecting-Expertise gestuurd worden naar het email adres waarmee je de oorspronkelijke kandidatuur hebt ingegeven
•
Het is mogelijk dat deze in de spam-folder terecht komt – best even nakijken
•
De URL om uren in te geven is: https://customer.connectingexpertise.com/index.php?event=contractor.login
•
Op het einde van elke maand vult de contractor zijn uren in en activeert deze, zodat ze naar de klant worden gestuurd ter goedkeuring. (!: tenzij er met de klant per uitzondering een andere afspraak is ivm het ingeven van uren in interne systemen)
23
Via Invoegen | Koptekst en voettekst de titel van de presentatie invoegen
10.Timesheets Timesheets bekijken 1. Klik op de tab “klanten”
1
2. Klik op “prestaties”
2
3
3. Selecteer de gewenste timesheets door op het blauwe pijltje te klikken, ofwel in de lijst ofwel kan je gericht een bepaalde timesheets zoeken met behulp van de filters 24
11. Tab klanten Andere functies 1.
In het luik onboarding vind je de activiteiten die door jullie uitgevoerd moeten worden voor de verschillende klanten alvorens een kandidaat mag starten. Het niet vervullen van die taken resulteert in een niet
1
2
goedgekeurd contract. 2.
In het luik offboarding vind je de activiteiten die door jullie uitgevoerd moeten worden op het moment dat het contract van een
3
contractor afloopt 3.
In het luik proforma facturen, kan je al een inschatting vinden van het factuurbedrag dat je aan Public-Sourcing mag factureren.
Dit is gebaseerd op het overeengekomen tarief en de goedgekeurde uren
25
12. Business rules Praktische werkafspraken •
Indien dezelfde kandidaat door verschillende partijen wordt voorgesteld, gaat de voorkeur naar de partij die het eerst een schriftelijke bevestiging van de kandidaat zelf kan voorleggen
•
Tot het moment dat de kandidaat uitgenodigd wordt voor een gesprek met de klant, verloopt alle communicatie via Public-Sourcing
•
Op het moment dat de kandidaat gestart is, staat het jullie vrij om de opdrachten samen met de klant op te volgen en in dit kader rechtstreeks contact op te nemen
•
De leverancier is verantwoordelijk voor het bezorgen van de inlog-gegevens aan de contractor. Deze worden jullie bezorgd via een notification uit Connecting-Expertise
•
De facturatie wordt getriggered door goedgekeurde timesheets (verantwoordelijkheid contractor). Om een tijdige betaling te garanderen, moet er op toegezien worden dat de timesheets steeds op tijd worden ingediend.
26
13. Facturatie Overzicht proces & facturatiegegevens •
Op basis van de goedgekeurde timesheet wordt een proforma factuur aangemaakt. Deze is raadpleegbaar in Connecting-Expertise/ tab klanten/ proforma facturen de dag na de goedkeuring.
•
Je wordt via een notification van Connecting-Expertise gewaarschuwd dat deze proforma factuur klaarstaat (Indien je deze niet krijgt, kan je je notificaties aanpassen via Mijn Instellingen:
notification.supplierNewExpectedInvoice) •
Je moet het PO nummer vermelden op de factuur (1 factuur per PO nummer) aan PublicSourcing. Het PO nummer staat garant voor een automatische betaling. Indien dit ontbreekt, wordt de factuur niet goedgekeurd.
•
De facturen moeten elektronisch worden bezorgd, in pdf formaat, een factuur per mail, naar:
[email protected]
Facturatiegegevens Public-Sourcing: USG Public-Sourcing NV Frankrijklei 101 – 2000 ANTWERPEN BTW/TVA BE0823.392.022 BNP Paribas Fortis BE91 0016 0528 9776 / GEBABEBB
27
14. Administratie Userbeheer - nieuwe gebruikers toevoegen (a) 1. Klik op “administratie” in de balk bovenaan 2. Klik op “beheer users”, en daarna op “nieuwe gebruiker aanmaken”
2
3. Vul de velden met een * in en klik op “volgende”
3 28
1
13. Administratie Userbeheer - nieuwe gebruikers toevoegen (b) 1. Vul de gevraagde gegevens in en klik op
“bewaren”
1 •
Rol Salesmanager •
Standaardrol die aangemaakt wordt bij het aanmelden
•
Kan reageren op aanvragen, contracten, on en off boarding activiteiten doen
•
29
Rol admin •
Beheer company details
•
Kan notificaties beheren
•
Kan users beheren
14. Administratie Overzicht andere functionaliteiten 1.
Beheer users: hier krijgt u een overzicht van alle gebruikers en kan u gebruikers toevoegen of verwijderen
2.
Mijn activiteiten: hier kan u uw eigen specialisaties beheren
3.
Bedrijfsgegevens aanpassen: hier kan u alle data (adres etc) wijzigen
4.
Verkooprollen beheren: hier kan u aangeven wat de verkopers kunnen doen in het systeem
5.
Verkoper notificaties: hier kan u aangeven welke notificaties het systeem mag
uitsturen 6.
30
Beheren van afdelingen: hier kan u uw eigen organisatiestructuur in opgeven
15. Ondersteuning & Vragen Contactgegevens Voor alle vragen, zowel wat de procedure als de technologie betreft, kunnen jullie terecht op:
0800/500 30 U kan ons ook bereiken op volgend mailadres:
[email protected]
31
Public-Sourcing nv Frankrijklei 101 2000 Antwerpen
