Onderwerp: Doelmatig- en doeltreffendheidonderzoeken.
Beslispunten: 1. Het onderdeel 'verkeersveiligheid' (uit het programma veiligheid) onderzoeken op doeltreffendheid. 2. De doelmatig- en doeltreffendheidonderzoeken met de bestaande interne audits integreren. 3. Voortaan alleen nog spreken van 'doelmatig- en doeltreffendheidonderzoeken'. 4. Het aantal onderzoekers bepalen op vijf. 5. In de managementteamvergadering van 2 maart a.s. in aanwezigheid van de adviseur kwaliteitszorg en de concerncontroller de vijf onderzoekers aanwijzen. 6. Tijdens diezelfde vergadering afspreken welke onderzoeker het doeltreffendheidonderzoek voor zijn rekening gaat nemen. 7. Het onderzoeksplan laten vaststellen door het College en daarna ter kennisneming aan de Raad en de Rekenkamercommissie voorleggen.
Aan het managementteam
Inleiding Op 23 februari 2004 (agendanummer 8, voorstelnummer 6199) heeft de Raad de verordening “Periodiek zelfonderzoek door het College naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het College gevoerde bestuur” vastgesteld. De verplichting tot periodiek zelfonderzoek vloeit voort uit artikel 213a van de Gemeentewet. Het College rapporteert de uitkomsten van de zelfonderzoeken aan de Raad en de Rekenkamercommissie. De verordening verstaat onder doelmatigheid het realiseren van een bepaalde prestatie met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen. Doeltreffendheid is de mate waarin de gewenste prestatie en de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald. In onze verordening is bepaald dat het College jaarlijks de doelmatigheid van vijf bedrijfsprocessen en de doeltreffendheid van één (onderdeel van een) programma of paragraaf onderzoekt. Alvorens dit te doen, legt het College een onderzoeksplan voor aan de Raad en de Rekenkamercommissie. In dit plan staat welke processen en welk(e) programma, paragraaf of onderdeel daarvan zullen worden onderzocht. Tevens is aangegeven wat de reikwijdte van de onderzoeken is, welke onderzoeksmethoden gebruikt worden, hoe lang de onderzoeken duren en hoe ze worden uitgevoerd. Dit voorstel bevat het onderzoeksplan voor het jaar 2005.
Beoogd effect Een doelmatig en doeltreffend functionerend gemeentebestuur. De belangrijkste invalshoek van de onderzoeken is daarbij het leereffect. Organisaties waar geen ondoelmatigen/of ondoeltreffendheden voorkomen, bestaan immers niet. Er zullen dus bij serieus uitgevoerde onderzoeken altijd ondoelmatig- en ondoeltreffendheden aan het licht komen.
Het 'afrekenen' alleen vanwege deze onderzoeksresultaten betekent de doodsteek voor de onderzoeken, omdat de animo ze uit te voeren of te ondergaan, daarmee tot het nulpunt zal dalen. Afrekenen kan desgewenst wel plaatsvinden, wanneer de op basis van de onderzoeksresultaten opgestelde verbeterplannen niet (tijdig) worden uitgevoerd.
Het onderzoeksplan Welke processen en welk(e) programma, paragraaf of onderdeel daarvan zullen worden onderzocht? Onze gemeente heeft haar meest kritische processen in de afgelopen jaren in beeld gebracht. Resultaat van deze 'risico-inventarisatie' is een lijst met momenteel 26 processen. Deze gelden niet voor de eeuwigheid: het management kan ervoor kiezen een proces als kritisch te laten vervallen dan wel nieuw op te nemen. In de programmabegroting 2005 is op pagina 70 vermeld dat de volgende processen zullen worden getoetst op doelmatigheid: advisering, identificatie en registratie van personen, secretariële ondersteuning, beleids- en planontwikkeling en uitkeringsverstrekking. De keuze voor juist deze processen is nog gebaseerd op een evenredige verdeling over de organisatieonderdelen, en niet op een risicoanalyse aan de hand van criteria als politiek afbreukrisico, financieel belang, imagoschade en dergelijke. Afhankelijk van hoe het in dit eerste 'proefjaar' zal gaan lopen, zullen wij mogelijk dergelijke criteria wel gaan betrekken bij de selectie van de voor de komende jaren te onderzoeken processen. De onderzoekscapaciteit is immers schaars en moet worden ingezet op die gebieden waar de risico's het grootst zijn. Het onderwerp van een doeltreffendheidonderzoek is nog niet gekozen. Wij stellen u voor om het onderdeel 'verkeersveiligheid' (uit het programma veiligheid) te onderzoeken op doeltreffendheid. Dit onderwerp leent zich goed voor dit onderzoek, omdat de invloed van factoren buiten het gemeentelijke beleid hier relatief klein is. Wat is de reikwijdte van de onderzoeken? De reikwijdte van ieder onderzoek strekt zich in beginsel uit over alle organisatieeenheden en instellingen waarvoor de gemeente bestuurlijk verantwoordelijk is of waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd. Voor de te onderzoeken processen geldt dat gekeken wordt naar hoe het proces op dit moment loopt. Afhankelijk van de totale omvang van het proces zal het inzoomen op een specifieke stap of een specifiek project uit het proces wellicht noodzakelijk zijn. De onderzoeker richt zich daarbij vooral op het afgesproken beleid en de gekozen doelstellingen rond het proces: kan ik aantoonbaar en met zekerheid vaststellen of het gekozen beleid en de doelstellingen inderdaad bereikt worden? En zo ja: verloopt dit dan doelmatig? Voor het onderzoek naar de verkeersveiligheid wordt de ontwikkeling van de laatste vijf jaren gevolgd. Hierbij zal zonodig ook informatie vanuit andere organisaties (zoals de politie of 3VO) worden betrokken. De onderzoeksvraag zal luiden: "Heeft het gemeentelijke beleid in de afgelopen vijf jaren (2000 tot en met 2004) geleid tot een grotere verkeersveiligheid in de gemeente Stadskanaal?". Welke onderzoeksmethoden worden er gebruikt? Als onderzoeksmethoden zullen worden gebruikt: dossieronderzoek, interviews met sleutelfunctionarissen en (indien mogelijk) vergelijkingen met andere gemeenten (benchmarking). Hoe lang duren de onderzoeken? Uitgaande van de integratie met de bestaande interne audits (waarover later), schatten wij de benodigde tijd voor de uitvoering van een doelmatigheidonderzoek op 11 uur en de
benodigde tijd voor een doeltreffendheidonderzoek op 80 uur per onderzoek. De dienst die het intensieve doeltreffendheidonderzoek ondergaat is naar schatting 40 uur kwijt aan het leveren van de benodigde informatie aan de onderzoeker. Hoe worden de onderzoeken uitgevoerd? Bij de uitvoering van alle onderzoeken geldt het principe dat een onderzoeker niet zijn eigen proces of beleidsveld onderzoekt. Hij zal een onderzoek ruim vóór het interview starten door dossieronderzoek te doen. Hij checkt zijn bevindingen vervolgens tijdens het interview, om daarna eventueel nog nader onderzoek te doen. Na afronding van het onderzoek stelt hij een rapport met bevindingen, oordeel en aanbevelingen op. Gelet op de uiteindelijke doelgroepen dient dit rapport zo geschreven te zijn, dat raadpleging van aanvullende documenten niet nodig is om het te kunnen begrijpen. Wanneer er een relatie bestaat met een gepland of lopend onderzoek door de Rekenkamercommissie, vermeldt hij dit expliciet. Het betrokken management krijgt de gelegenheid om commentaar op het rapport te leveren, alvorens het aan het College, de Raad en de Rekenkamercommissie wordt voorgelegd. Afhankelijk van de uitkomsten van het onderzoek kan er na verloop van tijd een tweede onderzoek plaatsvinden, waarin wordt nagegaan of en hoe eventuele verbeteringen zijn doorgevoerd. De resultaten hiervan worden ook aan alle zojuist genoemde betrokkenen voorgelegd. Daarnaast zal ook de wijze waarop het onderzoek is uitgevoerd en de toegevoegde waarde daarvan voor de organisatie van tijd tot tijd worden geëvalueerd. Integratie met de bestaande interne ISO-audits Als ISO-gecertificeerde organisatie onderzoekt Stadskanaal via interne 'audits' (bedrijfsonderzoeken) al jarenlang de bedrijfsprocessen op kwaliteitsaspecten. Belangrijkste invalshoek is daarbij de vraag: welke verbeteringen zijn er in het proces mogelijk? Er worden gemiddeld 20 interne audits per jaar gehouden door 13 interne auditors, die in teams van twee personen de audits uitvoeren. Het verdient naar onze mening om efficiencyredenen de voorkeur de doelmatig- en doeltreffendheidonderzoeken met de bestaande interne audits te integreren en daarbij ook het aantal auditors/onderzoekers terug te brengen, om versnippering van kennis en vaardigheden te voorkomen. Om de consequenties hiervan goed te kunnen overzien, is advies gevraagd aan onze certificeerder (KEMA) en een extern adviesbureau (Deloitte). KEMA gaat hiermee akkoord. Het adviesbureau ook, zij het dat zij voor ons een aantal aanbevelingen hebben geformuleerd. Wij hebben bij de opstelling van het onderzoeksplan hiermee rekening gehouden. Hun (voor de Raad ter inzage gelegd) rapport is als bijlage aan dit voorstel toegevoegd (reeds in uw bezit sinds de verspreiding van de vorige versie van dit voorstel). Wij stellen u voor om de doelmatig- en doeltreffendheidonderzoeken met de bestaande interne audits te integreren, voortaan alleen nog te spreken van 'doelmatig- en doeltreffendheidonderzoeken' en het aantal onderzoekers te bepalen op vijf.
Draagvlak De Raad heeft zoals gezegd de verordening op de doelmatig- en doeltreffendheidonderzoeken al vastgesteld. Het gaat hier om een wettelijke verplichting (artikel 213a van de Gemeentewet).
Aanpak/uitvoering/voortgang Nadat de Raad en de Rekenkamercommissie van het door het College vastgestelde on-
derzoeksplan kennis hebben genomen, kan het worden uitgevoerd. Een belangrijke stap hierin is nog de aanwijzing van degenen die de onderzoeken moeten uitvoeren. De groep interne auditors is indertijd geselecteerd op basis van een evenwichtige verhouding tussen de organisatieonderdelen, leidinggevende / medewerker, man / vrouw en relatief kort in dienst / relatief lang in dienst. De groep heeft een opleiding 'interne auditing' gevolgd. Qua competenties is gezocht naar kandidaten die kritisch, analytisch, tactvol en niet belerend zijn. 'Gezonde achterdocht' is vereist, gepaard gaande aan een goed ontwikkeld inlevingsvermogen. Voor de doelmatig- en doeltreffendheidonderzoeken gelden deze competenties nog steeds. Vanwege de grotere inhoudelijke diepgang is daarnaast een diepgaande kennis van de bedrijfsvoering in onze organisatie onontbeerlijk. Wij stellen u voor om in de managementteamvergadering van 2 maart a.s. in aanwezigheid van de adviseur kwaliteitszorg en de concerncontroller de vijf onderzoekers aan te wijzen en om daarbij tevens af te spreken welke onderzoeker het doeltreffendheidonderzoek voor zijn rekening gaat nemen. Afhankelijk van deze uitslag kan vervolgens worden bepaald of een aanvullende opleiding voor een of meer van deze onderzoekers noodzakelijk is. Als bijlage is een overzicht opgenomen van de huidige 13 interne auditors. Wij stellen u voor om het onderzoeksplan te laten vaststellen door het College en daarna ter kennisneming aan de Raad en de Rekenkamercommissie voor te leggen.
Communicatie Nadat de Raad en de Rekenkamercommissie kennis hebben genomen van het onderzoeksplan, kan het personeel op de gebruikelijke wijze (intranet en/of de Eigen Koker) worden geïnformeerd over de onderzoeken.
Juridische consequenties Dit voorstel heeft geen juridische consequenties.
Kosten, baten en dekking Een interne auditor voert momenteel per jaar drie interne audits uit. Dit kost hem per jaar 3 x 3 = 9 uur. Deze uren zijn begroot in de jaarplannen van de diensten. Uitgaande van 13 interne auditors zijn hiervoor in totaal dus 13 x 9 = 117 uren beschikbaar. In de begroting voor het jaar 2005 is aangegeven dat voor de uitvoering van de doelmatigen doeltreffendheidonderzoeken een structureel budget van € 16.000,00 nodig is. Uitgaande van de loonkosten kan de formatie hiermee met 0,3 formatieplaats worden uitgebreid. Samen met de beschikbare formatie van 0,1 formatieplaats (117 uren) komt de formatie voor deze onderzoeken daarmee uit op in totaal 0,4 formatieplaats. De besluitvorming over het gevraagde budget vindt plaats tijdens de behandeling van de Voorjaarsnota 2005. Andere gemeenten blijken gemiddeld een hoger aantal uren voor deze nieuwe taak te ramen, zo bleek ons onlangs uit de vakliteratuur. Zij gaan uit van 1 formatieplaats per 50.000 inwoners. Omgerekend naar onze grootte zou dit neerkomen op 0,7 formatieplaats. Zelfs als we in aanmerking nemen dat onze gemeente al een jarenlange ervaring heeft met audits, blijft het verschil tussen de twee ramingen fors. Wij sluiten
dan ook niet uit dat wij in de toekomst mogelijk zullen moeten terugkomen op onze urenraming voor de doelmatig- en doeltreffendheidonderzoeken.
Standpunt Commissie De Commissie van Overleg zal in de vergadering van 12 april a.s. over dit voorstel worden geïnformeerd. De Raadsvergadering waarin dit voorstel aan de orde komt, staat gepland voor 25 april.
Bijlagen:
•
Rapport inzake 'systematiek doelmatig- en doeltreffendheidonderzoek binnen de gemeente Stadskanaal' van Deloitte Management Support B.V. (reeds verstrekt)
•
Overzicht van huidige interne auditors
Stadskanaal, 24 februari 2005 Bert Wever, concerncontroller Wim ter Horst, adviseur kwaliteitszorg en informatievoorziening
