Bent u ook zoveel tijd kwijt met het zoeken naar de laatste – en enig juiste! - versie van uw marktonderzoek Heeft u zich ook al eens afgevraagd waarom uw concurrent zo veel goedkoper kan zijn? Waarschijnlijk maakt hij of zij voor het beheer van de product documentatie gebruik van een PLM systeem. Een Product Lifecycle Management systeem is niet alleen een speeltje voor productontwerpers. Ook andere dataproducenten en datagebruikers kunnen hun efficiëntie in het gebruik van data een enorme boost geven en daardoor tijd en faalkosten besparen. Uw bedrijf ontwerpt en produceert producten zoals machines en apparatuur. Deze producten doorlopen een levenscyclus: van klantwens via productdefinitie, ontwerpen, testen, certificeren en produceren, naar installatie, gebruik, service, en uiteindelijk recycling: de Product Life Cycle.
Het beheren en beheersen van deze product levenscyclus heet Product Lifecycle Management ofwel PLM.
Hoe ontstaat uw probleem? Tijdens de levenscyclus ontstaan Product Data. Niet alleen CAD-data uit het ontwerpproces, maar ook productbeschrijvingen, testrapporten, certificaten, werkinstructies, installatie-, service- en gebruikershandleidingen, productpresentaties, folders, kwaliteitscontrolerapporten, enzovoort. Het beheren en beheersen van deze productdata heet Product Lifecycle Management, afgekort PLM. Gedurende de levenscyclus van een product is het bijna altijd noodzakelijk om de product data een of meerdere keren te wijzigen. Vanwege een aanvullende klantwens, productieproblemen bij uzelf of bij een leverancier, vanwege ervaringen tijdens gebruik door de klant, of omdat onderdelen geschikt moeten worden gemaakt voor toepassing in meerdere producten. Het beheren en beheersen van deze productwijzigingen heet Change Management, afgekort CM. 1
Het geheel aan product data en productwijzigingen dat ontstaat tijdens de levenscyclus vormt een complex geheel, dat als het niet goed wordt beheerd kan ontaarden in een chaos die veel tijd, energie en materiaal - en dus veel geld - kost. En daar zit uw probleem. Product gerelateerde data komt overal vandaan en gaat overal naartoe. Als u geen PLM systeem heeft, dan is de data in uw bedrijf beslist verspreid opgeslagen. Iedere afdeling heeft haar eigen applicaties en directories. Er is geen enkele directie relatie tussen de data, en er is geen directe relatie met de producten. Bij het gebruik van product gerelateerde data speelt dan ook voortdurend de vraag: “Heb ik wel de juiste versie in handen?”
Een PLM applicatie als integrale oplossing voor alle stakeholders in de Product Life Cycle Een goed ingericht PLM systeem - in combinatie met duidelijke procesafspraken - ruilt geborgde, unieke informatie tegen het verlies van tijd, energie en materiaal. De kracht van een centraal PLM systeem zit hem in het vastleggen van relaties en het opbouwen van historie. Er is maar één plaats waar data wordt opgeslagen. De onderlinge relatie tussen de data is duidelijk zichtbaar en ondiscutabel. In de historie wordt vastgelegd wie wat, wanneer en waarom heeft vastgelegd of gewijzigd. Afbeelding 1 toont een mogelijke opbouw van directories in een PLM systeem. Iedere stakeholder uit de Product Life Cycle heeft zijn eigen mappen structuur, die door rechten en rollen al dan niet is afgeschermd voor andere gebruikers. De structuur kan zodanig worden ingedeeld, dat gelijksoortige documenten in een map worden ondergebracht. Dat is nog niet wezenlijk anders dan de structuur die u nu heeft, maar alle data is ondergebracht binnen één applicatie, zo nodig binnen de omgeving van één product. Data die op meerdere producten van toepassing is kan worden opgeslagen in een algemene Library.
Afbeelding 1
2
Afbeelding 2 laat de relatie zien die binnen PLM is aangebracht tussen verschillende documenten, die - zoals hiervoor is aangegeven - ieder in hun eigen directory staan, maar nu aan elkaar gekoppeld zijn binnen de productstructuur. Er is een relatie zichtbaar tussen een product (artikelnummer + naam + versienummer + status), de bijborende Engineering CAD data, en andere documenten die in dit voorbeeld worden beheerd door Product Management. Opent u in uw zoektocht naar informatie dit artikel, dan hebt u direct alle bijbehorende data onder handbereik.
Afbeelding 2
Van ieder object (artikelen, documenten, productwijzigingen) wordt in de PLM database de historie vastgelegd.
Afbeelding 3
Afbeelding 3 laat de opbouw van de historie van een document zien. Alle revisies van een document zijn beschikbaar, en van iedere revisie is vastgelegd wie deze heeft aangemaakt of gewijzigd. Een goed geïmplementeerd PLM systeem is dus precies de oplossing die u nodig heeft. In theorie klinkt dat mooi, maar de praktijk kan weerbarstig zijn.
3
De implementatie van een PLM systeem: Lessons Learned De opbouw van een PLM applicatie is complex, omdat van ieder object, van iedere productstructuur, van iedere handeling de historie wordt vastgelegd en opvraagbaar moet zijn. Bij het implementeren van een PLM systeem dien je dan ook niet over een nacht ijs te gaan. De ervaring heeft geleerd dat niet de opbouw van de ontwerpdata leidend moet zijn voor de inrichting (terwijl daaruit toch een product ontstaat), maar het proces dat gedurende levenscyclus van een product wordt doorlopen. Niet zelden is een PLM applicatie ingericht met alle aandacht voor de opbouw van het product, en zijn de in de applicatie ingebouwde workflows geaccepteerd zoals ze zijn aangeleverd. Resultaat is dat weliswaar de productdata wordt herkend, maar uw medewerkers voortdurend in gevecht zijn met de interface van de applicatie en de achterliggende workflows. Breng eerst gezamenlijk – met vertegenwoordigers van alle processtappen - in kaart hoe de processen in uw bedrijf verlopen, van het begin tot het eind van de levenscyclus van uw producten. Langs de stappen van het primaire proces kunnen dan de vragen worden gesteld en de antwoorden daarop worden gegeven:
wie genereert welke data, welke (meta)data ontstaat op dat moment, wie mag deze data inzien wie mag vrijgeven, welke rechten hebben welke rollen, welke levenscyclus heeft een document, hoe worden onze documenten genummerd, wel of geen intelligentie in artikelnummering, welke stappen doorloopt ons wijzigingsproces, enzovoort.
Bijvoorbeeld: Een inkoper zal wel CAD data mogen inzien, maar niet wijzigen. Maar mag hij of zij deze ook downloaden? Niet zelden vinden op dat moment stevige discussies plaats en dat is goed. Liever nu dan later, wanneer het wijzigen van de opbouw van de applicatie alleen nog met veel moeite kan worden uitgevoerd. Het kiezen van de juiste applicatie Als de procesvoorbereiding is afgerond en uw bestaande dataset is verzameld en opgeschoond (!), dan is het tijd voor het selecteren van de juiste applicatie. Een applicatie onafhankelijke adviseur kan u helpen bij het maken van uw keuze. Vergeet niet om uw IT-afdeling te betrekken bij de keuze, want PLM-applicaties genereren veel data vanwege de historie die wordt opgebouwd. Daarnaast heeft u de ondersteuning van uw IT afdeling nodig vanwege mogelijke interactie met andere bedrijfsapplicaties. De adviseur is in staat om uw proces te matchen de PLM applicaties die het best passen bij uw proces, uw productstructuur en de levenscyclus van uw product. Gebruikelijk is om uit een long list van alle beschikbare applicaties een selectie te maken van een beperkt aantal passende applicaties, de short list. De leveranciers van deze applicaties wordt gevraagd om op basis van uw proces een presentatie te geven, waarna u zelf op basis van kosten, performance, gebruiksgemak en uw subjectieve indruk van de leverancier een keuze maakt. 4
Slot Een goed ingericht PLM systeem ruilt geborgde, unieke informatie tegen het verlies van tijd, energie en materiaal. Als u inschatting maakt hoe groot daarvan de kosten zijn geweest in het afgelopen boekjaar, dan heeft u de terugverdientijd van een PDM-applicatie zo uitgerekend.
Wim van Engelen is PLM Adviseur bij IPL Advies bv
5
