•
U – als bestuurder - bent de laatste die het weet … en dat dwingt u tot bezuinigen!
In organisaties zit véél méér vermogen dan er – gegeven de omstandigheden – uit komt. Wel aanwezig maar niet meer ingezet collectief vermogen dat ongemerkt kan oplopen tot wel 45% Onbenut Vermogen. Groot probleem is dat de omvang ervan vaak de top niet bereikt. Structureel meten wij soms wel tientallen procenten verschil tussen wat de werkvloer in de dagelijkse gang van zaken ziet, ervaart en zelf aangeeft als wij hen daar naar vragen maar die signalen en die omvang de top niet bereikt. Omdat andersoortige belangen dat – in gegeven omstandigheden – reducerend wegfilteren, om dat maar eens mooi te zeggen. En dat is het grootste gevaar dat organisaties van binnenuit bedreigt. Zulke verschillen veroorzaken onzekerheid, irritaties, spanningen en remmingen die niet in uw visie staan. Dat verschil, tussen wat u ‘in de top’ hoort en wat er werkelijk is, is de belangrijkste oorzaak dat u moet bezuinigen. Omdat het Onbenut vermogen ‘onder u’ in de organisatie, uw product of dienst te duur maakt. Een meervoud van wat met die bezuinigingen bespaard wordt gaat – in de consequenties van het Onbenut Vermogen (toenemend Collectief Mentaal Verzuim) - echter dagelijks weer verloren. Dat is dweilen met de kraan open. Een toenemende verspilling van kostbare tijd en energie die mensen vermoeider maakt en hun perspectief op een gezondere toekomst onder een negatieve, in plaats van een positieve, spanning brengt. Als dan ook nog eens geprobeerd wordt de consequenties van dit Onbenut Vermogen ‘op te lossen’ door te gaan herstructureren en/of reorganiseren, is het einde zoek maar de oorzaak niet aangepakt! Dat zijn te vaak rationele, cosmetische, korte-termijn-oplossingen die de werkelijkheid ‘uit beeld, de diepte’ indrukken. Per 10% Onbenut Vermogen kan binnen de overheid een financiële waarde van 9.000,-- euro per medewerker per jaar gewonnen worden en in het bedrijfsleven 18.000,-- euro per medewerker per jaar. Voor een investering van nog geen 10% van de opbrengst!
Onderzoek onder 40 directeuren meldt 22% Collectief Mentaal Verzuim. Hun medewerkers melden 28%. Gemiddeld dus 25% van het to tale produc tief vermogen(*).
Per 100 medewerkers in euro’s per werkdag (bij 220 werkdagen per jaar) Percentage Onbenut Vermogen
Overheid
Zorgsector
5% 10% 15% 20% (*) 25% 30% 35% 40% 45%
2.000,-4.000,-6.000,-8.000,-10.000,-12.000,-14.000,-16.000,-18.000,--
3.000,-6.000,-9.000,-12.000,-15.000,-18.000,-21.000,-24.000,-27.000,--
Bedrijfsleven 4.000,-8.000,-12.000,-16.000,-20.000,-24.000,-28.000,-32.000,-36.000,--
Is per jaar In miljoenen euro’s circa 0,5 tot 1 1 tot 1,8 1,3 tot 2,7 1,8 tot 3,6 2,2 tot 4,5 2,7 tot 5,4 3,1 tot 6,3 3,6 tot 7,2 4 tot 8,1
Per dag een onzichtbare kostenpost van grote omvang! Kostbare ontbinding in de keten verklaard Onbenut Vermogen Hier leggen we uit hoe aanhoudende druk en onvoldoende aanpassingen de verbindingen in organisaties aantasten, waardoor de organisatie fragmenteert en overgaat in ontbinding of opsplitsing in kleinere delen. Om dit goed te kunnen begrijpen is het belangrijk te weten wat we in de dagelijkse spreektaal bedoelen met ‘een organisatie’ en wat we in de dagelijks spreektaal bedoelen met ‘de organisatie’ (zie de definities in de kolom hiernaast.)
Een organisatie in verbinding ‘leeft omdat het kan stromen’: Als deze groep personen met een bepaald doel of een bepaalde functie voldoende geschakeld functioneren voor de realisatie van haar doelstellingen, werkt een organisatie ‘in verbinding' (zie onderstaande afbeelding).
Legenda:
Wij zijn van mening dat juist in die definitie van ‘een organisatie’ niet zichtbaar wordt wat wij nu juist meer en meer zien disfunctioneren. Alles wat niet meer goed genoeg wordt gedaan word vervolgens op het conto geschreven van ‘een anonieme entiteit’: een soort optelsom van zaken die niet meer goed genoeg gedaan worden door voorheen wel - duidelijke functies/functionarissen. Mensen gaan dan zeggen dat ‘de organisatie’ steeds minder gesmeerd gaat lopen en dat het ‘de organisatie’ is die ‘het’ niet goed meer doet, dus
Het verschil tussen ‘een organisatie’ en ‘de organisatie’ uitgelegd. Deze uitleg in definities is nodig omdat wij ‘de organisatie’ als collectief mentaal zien verzuimen. Als één geheel (vergelijkbaar met ‘de vissen én het water waarin zij zwemmen’). De complexiteit en het aantal veranderingen in organisaties nemen daarnaast dusdanig toe dat de duidelijkheden van afgebakende functies alleen al daarmee afnemen. Beseft moet worden dat het Collectief Mentaal Verzuim daar ook nog eens bovenop komt! Definitie van ‘een organisatie’: De normaal gangbare ‘Van Dale’definitie van ‘een organisatie’ is: een groep personen met een bepaald doel of een bepaalde functie (vergelijkbaar met ‘vissen’).
gereorganiseerd moet worden. En in plaats van juist dan ‘het water’ aan te pakken blijft men zich weer richten op ‘de vissen’. De ‘vissen’ die het niet goed genoeg doen. Die te oud en niet goed genoeg meer zijn. Die teveel zijn. Die er dus uit moeten. En ‘het water’? Dat wordt steeds troebeler. Om die reden komen wij met de hiernaast staande definitie van deze anonieme entiteit die men ‘de organisatie’ noemt en vaak als tegenhanger bedoeld wordt van ‘een organisatie’. Zéker in de dagelijkse spreektaal. Medewerkers, burgers, leveranciers en klanten herkennen ‘de organisatie’ aan ‘het in- en externe organisatiegedrag’. De uitingen van het collectief gecreëerde gedrag van ‘de organisatie’. Daaronder verstaan wij de wijze waarop een organisatie zich naar binnen en naar buiten toe manifesteert in haar contacten met al haar stakeholders. Wij richten onze aandacht op dát collectieve organisatiegedrag dat dus een product is van wat velen ‘de organisatie’ noemen. Een product dat als resultaat voor veel managers – als zij daar alleen naar kijken en alleen in staan - zó moeilijk grijpbaar is dat ze het niet eens meer aan gaan. De dan meest voor de hand liggende ‘oplossing’ is dan maar net te doen of dit allemaal niet bestaat. De organisatie in ontbinding ‘hapert’ De organisatie in ontbinding is een groep personen die zich – in meerdere of mindere mate – terugtrekt binnen de eigen individuele functiekaders en het gezamenlijke doel uit het oog verliest.
Definitie van ‘de organisatie’: Met ‘de organisatie’ bedoelt men dan ‘alles wat in een bedrijf gebeurt wat niet direct toewijsbaar is aan het handelen van individuele mensen/functionarissen’ (vergelijkbaar met ‘het water’).
Wat kan/moet HRM hiermee? Herkennen en erkennen dat als zij via werving en selectie gezonde vissen met vermogens ‘het water’ inbrengen zij ook de zorg nemen of duidelijk beleggen voor de gezondheid van ‘dat water’. Die zorgverantwoordelijkheid stuitert nu teveel heen en weer tussen HRM en management waardoor binnen gehaalde vermogens in onverzorgd water verloren gaan.
Legenda:
Informatie en communicatie in ontbinding ‘vervormd en vertraagd’ Als gevolg van bovenstaande ontwikkeling wordt de wijze waarop de individuele mensen omgaan met informatie belangrijker in het - dan nog goed - laten functioneren van de organisatie. Maar juist dat gaat bij een organisatie in ontbinding mankeren. Mensen gaan sleutelinformatie meer voor zichzelf houden en gebruiken voor hun profilering. De rol en invloed van ‘de organisatie’ wordt groter terwijl z’n verbindingen fragieler worden.
Legenda:
Organisatieverblinding Individuele personen die, bij gebrek aan duidelijke structuur, niet consistente eenduidigheid en samenhang, en onvoldoende betrouwbare, tijdige noch actuele informatie, dan maar hun eigen beheersruimte creëren. Waarin zij hun eigen duidelijkheid (en werkelijkheid) kunnen creëren. Met als consequentie dat zij zich daarmee onbewust en ongewild isoleren, uit verbinding gaan en veel meer zelf (moeten) doen dan gezamenlijk gedaan zou hoeven worden.
Legenda:
Collectief Mentaal Verzuim in ‘de organisatie’ blokkeert haar gezondheid in meervoud Collectief mentaal verzuim van ‘de organisatie’ is het geheel of gedeeltelijk verzaken van ‘op elkaar aansluitende taken’. Het is een proces dat begint met onrust, onvrede en onbegrip en dat zich openbaart in misverstanden en onmacht die uiteindelijk ontaardt – als dat gevoel van onmacht te groot wordt – in een toestand waarbij persoonlijk belang gaat prevaleren boven het grotere, gezamenlijk gedeelde, organisatiebelang.
Legenda:
De essentie Hieruit blijkt dat als mensen hard werken, dit nog niet hoeft te betekenen dat er dan ook sprake is van een hoge productiviteit. Wel dat ze drukker (moeten) worden om de gevolgen van die gaten te kunnen blijven dichten. ‘Dat moeten’ tussen die haakjes zorgt voor druk en stress die ‘het willen’ steeds meer gaat onderdrukken. In defensieve reactie daarop gaan mensen zich daar tegen verder beveiligen met Mentaal Verzuim waarmee de tijd van managers en medewerkers steeds meer in beslag genomen wordt. En zo draait de cirkel in een spiraal die door de zwaartekracht en de tijd neerwaarts zuigt. Het putje in. Het verdwijngat van wel aanwezig maar Onbenut Vermogen.
‘Als het verkeerde groeit kost alles meer’
Als u meer wilt weten kunt u contact opnemen met Hans Visser, Directeur van United Sense. M. 0653321494 Nederlands en Vlaams Kenniscentrum voor Organisatievitaliteit en nog Onbenut Vermogen.
