Bent u al SEPA-proof?

Bent u al SEPA-proof?

2

Migreren naar SEPA p 1 februari 2014 is de Single Euro Payments Area (SEPA) een feit. Met deze afspraak om het betalingsverkeer in 32 Europese landen te harmoniseren en te standaardiseren, komt er een eind aan het nationale betalingsverkeer.



Binnen SEPA krijgen alle instellingen, bedrijven en consumenten een Europees rekeningnummer, het zogenaamde International Bank Account Number (IBAN). Voor uw girale betalingsverkeer in euro kunt u dan alleen nog maar gebruikmaken van SEPA Credit Transfer (overboeking) en SEPA Direct Debit (incasso). Naast het gebruik van IBAN en BIC wordt ISO20022 XML de standaard voor alle bestandsformaten om betaal- en incasso-opdrachten te kunnen uitvoeren.

CGI heeft uitgebreide expertise op het gebied van SEPA en betalingsverkeer. Banken en bedrijven maken momenteel in toenemende mate gebruik van onze SEPA-expertise in de vorm van advies en oplossingen. CGI heeft een aantal diensten en oplossingen ontwikkeld om het invoeren van SEPA te vereenvoudigen.

3

IBAN

4

5

Het is sneller 2014 dan u denkt

De datum van 1 februari 2014 komt razendsnel dichterbij. Omdat de overgang naar SEPA onder meer grote gevolgen kan hebben voor uw systeeminrichting, betalingsprocessen en databeheer, is het zaak om zo snel mogelijk actie te ondernemen. Zorg ervoor dat uw betalingssystemen en -processen ruim op tijd geschikt zijn voor SEPA. Doet u dat niet, dan ondervindt u vanaf 2014 ongetwijfeld problemen bij het ontvangen van uw geld of bij het aanleveren van betaal- en incasso-opdrachten.

Het is goed om u te realiseren dat de overgang naar SEPA een behoorlijke doorlooptijd kent en aanzienlijke inspanningen met zich mee brengt. Afhankelijk van uw persoonlijke situatie bedraagt de gemiddelde doorlooptijd tussen de vijf en achttien maanden om uw betalingssystemen en -processen volledig klaar te maken voor SEPA. Om de continuïteit van uw organisatie niet in gevaar te laten komen, is het dus belangrijk binnen afzienbare tijd hiermee te beginnen. De ervaring leert dat het voor bedrijven en instellingen een uitdaging is om voor 1 februari 2014 bestanden met overboekingen en incasso’s in SEPA XML formaat te kunnen aanleveren bij de bank. De bestaande rekeningnummers moeten worden omgezet naar IBAN en BIC. Ook het uitlezen van de rapportages die banken in SEPA-formaat terugsturen brengt de nodige hoofdbrekers met zich mee. Maar vooral de inrichting van SEPA Direct Debit (SDD) vraagt om uitgebreide aanpassingen van processen en IT-systemen. De opzet en het beheer van een actieve mandaatadministratie is hierbij een nieuw element in de bedrijfsvoering. Dit moet vlekkeloos functioneren om SEPA Direct Debit bestanden door de bank te laten verwerken. Dat heeft een grote impact op uw operationele bedrijfsvoering en operationele kosten. Daarnaast stellen sommige landen en banken specifieke eisen aan de bestandsformaten voor SEPA Credit Transfer en SEPA Direct Debit, waardoor deze per land of per bank enigszins verschillen. Dat geldt ook voor de rapportages die u terug ontvangt van uw bank.

6

De grote kracht van CGI Wilt u uw betalingsverkeer tijdig op orde hebben voor SEPA, dan dient u nu een SEPA-project in te richten en uit te voeren. Natuurlijk helpen wij u daarbij. Met meer dan veertig jaar ervaring in betalingsverkeer en een gedegen kennis van SEPA, ondersteunt CGI u bij alle stappen die nodig zijn om op tijd klaar te zijn voor SEPA.

.

7

Onze experts laten hun specifieke deskundigheid op dit terrein dagelijks zien. In het verleden hebben wij bovendien meer dan eens bewezen een betrouwbare partner te zijn bij grote systeemmigraties als Y2K en de overgang naar de euro. Ook nu zijn wij graag uw partner en bereiden wij u goed, soepel en snel voor op de komst van SEPA.

De belangrijkste voordelen van onze CGI SEPA services: •

Ondersteuning in iedere fase van uw SEPA-migratie.

•

Beschikbaarheid van SEPA-experts in alle fasen van uw project.

•

Totale verwerking van betalingsverkeer via één toekomstvaste oplossing.

•

Automatische bestandsuitwisseling tussen bedrijven en banken.

•

Volledige mandaatadministratie en SEPA Direct Debit verwerking.

•

Conversie van lokale formaten naar SEPA XML.

•

Eenvoudige integratie met uw ERP-systemen.

8

Ons complete pakket CGI SEPA Services Ons pakket van diensten en oplossingen is beschikbaar voor iedere fase van uw SEPA-project.

Opzet van het SEPA-project De SEPA Scan en het SEPA Advies-gesprek helpen u om inzicht te krijgen in de benodigde kennis over de SEPA eisen en om de scope en de impact van uw project te bepalen.

SEPA Scan

SEPA Advice SEPA Impact Analysis Process & IT SEPA Consultancy

Corporate Payment Hub Mandate Manager

SEPA

Fallback Service

Impact van het SEPA-project De invoering van SEPA heeft een behoorlijke impact op uw processen en systemen. Nadat u alle informatie heeft verzameld over de vereiste wijzigingen, en gesprekken heeft gevoerd met uw bank(en) en software leverancier(s), kunt u een projectplan gaan opstellen. Vervolgens is het de uitdaging om binnen een beperkte tijd een volledige impactanalyse uit te voeren op uw processen en systemen, die geraakt worden door de SEPA eisen.

9 1. SEPA Scan Via onze gratis online-tool ontdekt u snel hoe groot het SEPA bewustzijn is in uw bedrijf. De uitkomsten van de scan vormen een goed startpunt voor een Adviesgesprek of een Impactanalyse. Wilt u zich hierover verder laten informeren, neemt u dan contact op met één van onze SEPA-experts op de achterzijde van deze brochure, of ga naar www.logica.nl/sepa. 2. SEPA Adviesgesprek In een gesprek met één van onze SEPAexperts - al dan niet op basis van de scan - bieden wij u inzicht in de belangrijkste aandachtspunten voor de SEPA-migratie in uw organisatie. De conclusies en aanbevelingen naar aanleiding van het gesprek leggen wij vast in een rapport. 3. SEPA Impactanalyse: processen en IT Omdat de tijdlijnen kort zijn, is een Impactanalyse van CGI een efficiënte bijdrage aan uw SEPA-project. De focus van de Impactanalyse ligt op een gedetailleerde behandeling van belangrijke SEPA eisen die bepalend zijn voor een succesvol migratietraject van processen en systemen. Deze Impactanalyse is bedoeld voor afgevaardigden van de business, de financiële afdeling, projectmanagement en IT. Via een bewezen aanpak wordt in meerdere gesprekken ieder bedrijfsaspect getoetst op de impact voor SEPA, aan de hand van vragen en voorstellen. Na de Impactanalyse is duidelijk hoe de SEPA eisen de operationele processen en IT-systemen raken, hoe groot de impact is, hoe de bedrijfscontinuïteit gewaarborgd kan worden en wat de beste oplossingsrichting is. Onze SEPA-experts beschrijven de resultaten van de analyse in een speciaal voor u samengesteld rapport, inclusief conclusies en aanbevelingen.

10

Uitvoering van het SEPA-project Voordat u de benodigde aanpassingen gaat doorvoeren in uw processen en systemen, is het raadzaam te bepalen of u deze zelf gaat uitvoeren of dat u bij de uitvoering in meer of mindere mate gebruik wilt maken van diensten van een derde partij.

11 4. SEPA Consultancy CGI heeft mensen in diverse rollen uitvoerig getraind om bedrijven en financiële instellingen te kunnen ondersteunen in de migratie naar SEPA. We starten SEPA-projecten op of ondersteunen tijdens de diverse fases van het SEPAproject. Zo hebben we ervaring met SEPA-projectmanagement, business analyse, onderzoeken, IT-aanpassingen, procesmanagement, architectuuradvies, ondersteuning helpdesk etc. Ook kunnen we u gedurende het SEPAproject tussentijds adviseren over oplossingsrichtingen en te nemen vervolgstappen. De inzet van mensen is mogelijk op uurbasis of op basis van te leveren resultaat tegen een vaste prijs. 5. Mandate Manager Binnen het SEPA Direct Debit schema is het verplicht om aan iedere opdracht mandaatinformatie toe te voegen. Daarvoor is het belangrijk om een actieve mandaatadministratie op te zetten en te beheren. Alleen zo kunnen mandaten worden opgevoerd, gewijzigd en beëindigd. Met deze Software-as-aService (SaaS) oplossing beschikt u over een volledige end-to-end functionaliteit om mandaten te beheren en via een geautomatiseerd proces SDD bestanden naar de bank te kunnen versturen. Indien gewenst, kunnen we uw huidige bestandsformaten converteren naar SEPA Direct Debit voor meerdere Europese landen. U kunt de mandaatadministratie uitbreiden met scanning, printing en mailing activiteiten. Als u de Mandate Manager in combinatie met de Corporate Payment Hub wilt gebruiken, dan bieden we hiervoor een geïntegreerde oplossing in de vorm van een Fallback Service.

6. Corporate Payment Hub CGI biedt samen met haar partner PowertoPay de Corporate Payment Hub. De Corporate Payment Hub maakt het mogelijk snel en efficiënt uw betalingsverkeer te stroomlijnen. Dit ‘Payments as a Service’ platform verzorgt op basis van Straight Through Processing (STP) de uitwisseling van gegevens met de bank zonder ingewikkelde software installaties en migratietrajecten. Dit geldt voor alle berichten en bestanden die u uitwisselt met uw bank(en). De Corporate Payment Hub biedt ook aanvullende mogelijkheden zoals SWIFT connectiviteit, conversie naar en van SEPA XML formaat, bestandsautorisatie en encryptie faciliteiten, voor organisaties die complexere requirements hebben dan SEPA betalingsverkeer alleen. Via één koppeling kunt u SEPA-bestanden aanleveren bij alle banken in diverse Europese landen. Via een volledig geautomatiseerd proces kunt u vanuit iedere gewenste locatie uw betalingsverkeer centraal uitvoeren en beheren. Deze zeer beveiligde SaaS oplossing kent een flexibele autorisatiematrix, is zeer schaalbaar en voldoet aan alle regulering. Als u de Corporate Payment Hub in combinatie met de Mandate Manager wilt gebruiken, dan bieden we hiervoor een geïntegreerde oplossing in de vorm van een Fallback Service. 7. Fallback Service CGI biedt samen met haar partner PowertoPay een volledige Software-as-a-Service (SaaS) oplossing aan waarmee u betaal- en incassobestanden kunt converteren naar SEPA XML formaat en rapportages kunt terug converteren naar uw lokale formaten. Het afletteren van rapportages en de uitwisseling van bestanden met de bank is volledig geautomatiseerd. Met de Fallback Service heeft u direct de beschikking over een actieve mandaat administratie zodat uw SEPA Direct Debit bestanden automatisch verrijkt worden met mandaat gegevens. De Fallback Service verzorgt uw internationale en Europese betalingsverkeer in meerdere landen. Met de Fallback Service kunt u aanpassingen in uw ERP-systemen sterk reduceren, temporiseren of optimaliseren. Daarom breiden we het platform verder uit met nieuwe functionaliteiten zoals e-invoicing en e-mandates. Dus ook als u geen gebruik (meer) maakt van conversiediensten kunnen we uw betalingsverkeer volledig geautomatiseerd blijven ondersteunen. Met de Fallback Service bent u er zeker van dat u binnen maximaal 8 weken uw betalingsverkeer met de bank kunt blijven uitwisselen volgens de meest up-to-date geldende regels, inclusief de testen met uw bank(en).

Testfase van het SEPA-project Voor de systemen die u zelf in beheer heeft, kunt u na het voltooien van alle benodigde aanpassingen de bestandsuitwisseling met de bank gaan testen. We hebben zeer gespecialiseerde testers die u met raad en daad ter zijde kunnen staan in deze fase van uw project.

Over CGI CGI, opgericht in 1976, is een wereldwijd opererende dienstverlener op het gebied van informatietechnologie en bedrijfsprocessen. CGI levert kwalitatief hoogwaardige business consultancy, systeemintegratie en outsourcing services. Met 71.000 professionals in 40 landen heeft CGI een leidende positie binnen de sector wat betreft on-time en on-budget projecten. Door optimale afstemming op de bedrijfsstrategie van de klant worden de beste financiële resultaten behaald.

Wilt u weten hoe CGI u kan ondersteunen om vóór 2014 SEPA-proof te zijn? Neem dan vandaag nog contact met ons op. Bel of mail met één van onze SEPA-experts voor een eerste gesprek of voor een heldere uitleg over diensten en oplossingen.

Bart van der Vlis E-mail: [email protected] Hans den Adel E-mail: [email protected] Telefoon: +31 88 564 0000

Natuurlijk vindt u op onze website ook uitgebreide informatie over SEPA en een factsheet van de hier beschreven diensten en oplossingen. Ook vindt u hier de gratis SEPA-scan. Kijk daarvoor op www.logica.nl/sepa of stuur een email naar [email protected].