BENOEMINGSPROCEDURE Niveau B, C en D handleiding

I

BENOEMINGSPROCEDURE Niveau B, C en D handleiding

Versie 2.0

Directoraat-Generaal Rechterlijke Organisatie Personeelsdienst Rechterlijke Orde 212 Contact : Heidi Devriese [email protected] Tel. : 02/552.25.42 Datum : 25 mei 2009

Procedure benoemingen niveaus B, C en D.

Inhoud Inhoud ................................................................................................................................................ 2 Inleiding.............................................................................................................................................. 3 1. Toepassingsgebied. ...................................................................................................... 4 2. Upgrading. .................................................................................................................... 5 3. Toekennen van de functiefamilie aan de vacante betrekking. .................................... 6 4. Procedure benoeming via mutatie............................................................................... 7 4.1 Algemeen...................................................................................................................... 7 4.1 Wat zijn de voorwaarden om benoemd te worden via mutatie?................................ 7 4.2 De benoemingsprocedure voor benoeming via mutatie. ............................................ 7 4.2.1 Algemeen...................................................................................................................... 8 4.2.2 Controle van de kandidaten voor mutatie. .................................................................. 8 4.2.3 Rangschikking van de kandidaten in volgorde van anciënniteit .................................. 8 4.2.4 Op gemotiveerde wijze nagaan of de kandidaten voldoen aan het functieprofiel en de competenties vereist voor de functie ........................................................................................... 9 4.2.5 Overmaken advies rondom de mutatieaanvraag aan de kandidaten.......................... 9 4.2.6 Overmaken dossier aan de personeelsdienst .............................................................. 9 4.2.7 Controle van het dossier .............................................................................................. 9 4.2.8 Afronding van de procedure ........................................................................................ 9 5. Procedure benoeming via werving of bevordering.................................................... 11 5.1 Algemeen.................................................................................................................... 11 5.2 Wat zijn de voorwaarden om via werving of bevordering benoemd te worden? ..... 11 5.2.1 Toelaatbaarheidsvereisten......................................................................................... 11 5.2.2 Vergelijkende selectie ................................................................................................ 11 5.2.2.1 Algemeen.................................................................................................................... 11 5.2.2.2 Bijkomende proef ....................................................................................................... 12 5.2.2.3 Overgangsmaatregelen .............................................................................................. 12 5.3 De benoemingsprocedure voor benoeming via werving of bevordering .................. 13 5.3.1 Algemeen.................................................................................................................... 13 5.3.2 Bepaling van de taalrol............................................................................................... 14 5.3.3 Bepaling van het al dan niet organiseren van een bijkomende proef ....................... 14 5.3.4 Publicatie in het Belgisch Staatsblad.......................................................................... 15 5.3.5 Bijkomende proef ....................................................................................................... 15 5.3.6 Groepering van de vacante plaatsen.......................................................................... 16 5.3.7 Samenstelling van de selectie-jury ............................................................................. 16 5.3.8 Controle van de ontvankelijkheid van de kandidaturen. ........................................... 18 5.3.9 Uitnodiging tot de bijkomende proef......................................................................... 18 5.3.10 Het selectie-interview ................................................................................................ 20 5.3.11 De deliberatie-fase ..................................................................................................... 22 5.3.12 Opstellen van het proces-verbaal en overmaken van het dossier naar de personeelsdienst. ............................................................................................................................. 23 5.3.13 Controle van het dossier ............................................................................................ 24 5.3.14 Afronding van de procedure ...................................................................................... 24 5.4 De vacante betrekking kan niet worden ingevuld...................................................... 25 5.4.1 Er postuleerden geen kandidaten .............................................................................. 25 5.4.2 Geen van de kandidaten voldoet of neemt de betrekking op. .................................. 25 6. Dienstvrijstelling. ........................................................................................................ 26 7. Contactgegevens. ....................................................................................................... 27

2


Inleiding De modernisering van de loopbanen van het personeel van griffies en parketsecretariaten heeft een heel aantal aspecten van het statuut van het gerechtspersoneel gewijzigd. Een groot deel ervan werden uitgevoerd of zijn in uitvoering. Deze handleiding behandelt de nieuwe selectie- en wervingsprocedures. Zij geeft weer hoe enerzijds het streven naar flexibiliteit in de aanwezige personeelsbezetting (mutatie) zich verhoudt tot de loopbaanontwikkeling of de instroom van externe personeelsleden (bevordering of werving). Voorts onderlijnt zij het belang dat wordt gegeven aan de inhoud van de functies en de vereiste competenties voor de uitoefening ervan. Vanuit een streven naar uniforme en gelijke behandeling van de kandidaten alsook de verdere objectivering van de benoemingsprocedures, schets zij het (juridisch) kader van de selecties en geeft zij verdere toelichting over de wijze waarop deze moeten worden georganiseerd. De nieuwe procedures vertalen ook de prioriteit die wordt gegeven aan de invulling van de betrekkingen via statutaire benoeming. Ingeval een plaats niet kan worden ingevuld via mutatie, is immers bepaald dat de vacature steeds automatisch wordt opengesteld via publicatie in het Belgisch Staatsblad.

3


1. Toepassingsgebied. Deze procedures zijn van toepassing op volgende niveaus en graden: - Niveau D – medewerker - Niveau C – assistent - Niveau B – deskundige, administratief deskundige, ICT-deskundige - Niveau B – griffiers, secretarissen Zij zijn van toepassing op de statutaire wervingen en niet op de contractuele wervingen. De griffiers-hoofden van dienst, secretarissen-hoofden van dienst, hoofdgriffiers en hoofdsecretarissen en de personeelsleden van het niveau A maken het voorwerp uit van een aparte benoemingsprocedure.

4


2. Upgrading. Wanneer een betrekking van medewerker (niveau D) vacant wordt, kan deze op advies van de betrokken hoofdgriffier of hoofdsecretaris worden geschrapt en van rechtswege worden vervangen door een betrekking van assistent (niveau C). Na een positief advies van de betrokken hoofdgriffier of hoofdsecretaris wordt het dossier voor akkoord overgemaakt aan de Inspecteur van Financiën. In geval van akkoord door de Inspecteur van Financiën ontvangt de hoofdgriffier of hoofdsecretaris een schrijven waarin het nieuwe kader van zijn griffie of parketsecretariaat wordt bepaald. Het nieuwe kader wordt bij een volgende aanpassing van het koninklijk besluit van 16 januari 2007 houdende de vaststelling van de personeelsformatie van de secretarissen bij de parketten, en van de personeelsleden bij de griffies en de parketsecretariaten bij de hoven en rechtbanken, met inbegrip van de bijzondere graden (B.S. 30 maart 2007) bekrachtigd. In geval van ‘upgrading’ is de procedure voor benoeming via mutatie zoals vermeld in punt 3. ‘Procedure benoeming via mutatie.’ niet van toepassing. Krachtens artikel 4 §2 van bovenvermeld koninklijk besluit van 16 januari 2007 worden de betrekkingen van assistent die via deze procedure worden gecreëerd bij voorrang ingenomen door bevordering vanuit het niveau D. Dit houdt in dat deze betrekkingen in eerste instantie niet door mutatie, noch door benoeming via werving kunnen ingenomen worden. Indien er zich na publicatie van de vacante plaats, geen kandidaten manifesteren voor benoeming via bevordering, komt de plaats in aanmerking voor benoeming via mutatie en in geval van geen kandidaten, benoeming via werving.

5


3. Toekennen van de functiefamilie aan de vacante betrekking. Bij de beëindiging van een betrekking van het niveau D, C of B of naar aanleiding van de upgrading van een betrekking van het niveau D naar het niveau C, wordt op voorstel van de betrokken hoofdgriffier of hoofdsecretaris, aan de vacature een functiefamilie van het betrokken niveau toegekend. Deze functiefamilie hoeft niet noodzakelijk de functiefamilie te zijn van de titularis die de betrekking beëindigde. Een functiefamilie is een groep van functies waarbinnen gelijkaardig werk wordt uitgeoefend of waarvoor gelijkaardige kennis en vaardigheden zijn vereist om het werk uit te oefenen. Er zijn verschillende functiefamilies per niveau. De functiefamilie wordt gekozen in functie van de taken en verantwoordelijkheden dat de nieuwe titularis van de functie op zich zal nemen. Het kiezen van de functiefamilie is daarom belangrijk om eventuele geïnteresseerden voor de betrekking een correcte beschrijving van de inhoud en de taken van de functie te bezorgen. De hoofdgriffiers en hoofdsecretarissen kunnen een beroep doen op de attachés HRM om hen bij te staan in het bepalen van de functiefamilie voor de vacante betrekking. Om de functiefamilie te bepalen, wordt gebruik gemaakt van de generieke functiebeschrijving en het competentieprofiel dat voor elke functiefamilie terug te vinden is in de functiefamilieboeken die toegevoegd zijn aan omzendbrief 78 van 14 juli 2006. Deze omzendbrief bepaalt de functiefamilies voor de personeelsleden van het niveau D, C en B met uitzondering van de griffiers en secretarissen. De functiefamilies voor de griffiers en de secretarissen zijn momenteel nog niet vastgelegd. In afwachting hiervan geldt deze benoemingsprocedure voor de griffiers en secretarissen zonder de aspecten betreffende de functiefamilies. In de competentieprofielen wordt een onderscheid gemaakt tussen 5 competentieclusters: • • • • •

Omgaan met informatie: verwerken van informatie, feiten, percepties, kennis en ideeën met het oog op het ontwikkelen van nieuwe informatie en kennis. Omgaan met taken: organiseren en structureren van het werk, van organisatie- tot uitvoerend niveau, met het oog op een optimaal verloop van taken en activiteiten. Leiding geven: mensen managen en leiden binnen een hiërarchische context. Interpersoonlijke relaties: relaties met anderen managen, zonder een directe hiërarchische context. Persoonlijk functioneren: het managen van de eigen prestaties en groei.

Bij iedere competentie behoren gedragsindicatoren die verschillend kunnen zijn naargelang het niveau van de functie. Deze competenties en de gedragsindicatoren zijn terug te vinden in het competentiewoordenboek voor de federale overheid. De functiefamilie en de daarmee overeenkomende functiebeschrijving en het competentieprofiel vormen de basis voor zowel de benoeming via mutatie als de benoeming via werving en bevordering.

6


4. Procedure benoeming via mutatie 4.1 Algemeen Onder benoeming via mutatie verstaan we de benoeming van een reeds benoemd personeelslid naar dezelfde graad in een andere rechtsmacht en dit in dezelfde of in een andere functiefamilie. Er is geen onderscheid vastgelegd tussen griffies en parketsecretariaten. Dit betekent dat een personeelslid, benoemd in een griffie, via mutatie zowel in een andere griffie of in een parketsecretariaat kan benoemd worden. Hetzelfde geldt uiteraard voor de statutaire personeelsleden van de parketsecretariaten. Niettemin dient hierbij verduidelijkt te worden dat de mutatie steeds in dezelfde graad plaatsvindt. De benoeming via mutatie van een personeelslid dat benoemd is in de graad van medewerker in een griffie, op een betrekking van medewerker in een parketsecretariaat is dus mogelijk. Daarentegen is de benoeming via mutatie van een personeelslid dat benoemd is in de graad van griffier, op een betrekking van secretaris niet mogelijk gezien het hier twee verschillende graden betreft. Een personeelslid dat benoemd is in de graad van griffier en een benoeming als secretaris wenst zal de procedure voor benoeming via postulatie op vacante betrekkingen dienen te volgen. De procedure van de benoeming via mutatie wordt toegelicht in omzendbrief nr. 102 van 27 juni 2007 voor wat betreft de personeelsleden benoemd in het niveau D, C en B die titularis zijn van de graden medewerker, assistent, administratief deskundige, deskundige of ICT-deskundige en omzendbrief nr. 128 van 28 november 2008 voor wat betreft de personeelsleden die benoemd zijn in de andere graden. In afwachting van het koninklijk besluit dat de uitvoeringsmodaliteiten bepaald voor de mutaties van griffiers en secretarissen, kunnen er geen benoemingen via mutatie van griffiers of secretarissen plaatsvinden. Zij kunnen zich wel reeds registreren aan de hand van het document dat werd gevoegd bij omzendbrief nr. 128 van 28 november 2008. Bij het vrijkomen van een betrekking van griffier of secretaris zal onmiddellijk overgegaan worden tot de procedure van benoeming via werving of bevordering. Een personeelslid dat benoemd is in de graad van griffier en aanspraak wil maken op een benoeming in dezelfde graad, kan bij uitzondering zich kandidaat stellen voor de vacante betrekkingen van griffier die verschijnen in het Belgisch Staatsblad. Deze uitzonderingsmaatregel geldt ook voor de secretarissen en dit zolang het koninklijk besluit dat de mutatie regelt niet in werking is getreden. 4.1 Wat zijn de voorwaarden om benoemd te worden via mutatie? Om via mutatie benoemd te worden in een andere rechtsmacht dient er eerst en vooral een vacature te zijn in de desbetreffende rechtsmacht. Daarnaast dient het personeelslid via een ter post aangetekend schrijven een geldige aanvraag richten aan de personeelsdienst van de FOD Justitie en dit aan de hand van het formulier waarvan het model terug te vinden is als bijlage bij omzendbrief nr. 92 van 9 januari 2007 (voor het administratief personeel van het niveau B, C en D) of omzendbrief nr. 128 van 28 november 2008 (voor de griffiers en secretarissen). De personeelsleden die voor mutatie in aanmerking wensen te komen mogen op de eindvermelding van hun evaluatie geen ‘onvoldoende’ hebben verkregen. 4.2 De benoemingsprocedure voor benoeming via mutatie.

7

Procedure benoemingen niveaus B, C en D. 4.2.1

Algemeen

De benoeming via mutatie is de eerste stap in de invulling van een vacante plaats. Een uitzondering hierop zijn de plaatsen van het niveau C (assistent) die na ‘upgrading’ vacant worden.

4.2.2

Controle van de kandidaten voor mutatie.

De personeelsdienst gaat na of er zich kandidaten hebben gemanifesteerd voor mutatie. Enkel de kandidaten die zich volgens de regels opgenomen in omzendbrief nr. 92 of nr. 128 kenbaar gemaakt hebben en waarvan de aanvragen voldoen aan de criteria van de vacante plaats, worden in aanmerking genomen. Deze criteria zijn opgenomen in de aanvraag tot mutatie en betreffen de functiefamilie, het type gerecht en het gerechtelijk arrondissement. Indien de betrekking vrijkomt door pensionering van de titularis van de functie, of het ontslag, de mutatie, de benoeming of de bevordering van de titularis in een andere functie binnen dezelfde of een andere griffie of parketsecretariaat, worden enkel de geldige aanvragen tot mutatie die ten laatste één maand voor de betekening van deze pensionering, mutatie, benoeming of bevordering kenbaar gemaakt zijn, in overweging genomen. In geval van overlijden van de titularis van de functie, worden enkel de aanvragen tot mutatie die op geldige wijze werden overgemaakt ten laatste één maand voor de datum van overlijden in overweging genomen. In geval van verlenging van de mutatie-aanvraag voor het einde van zijn geldigheidstermijn en in dezelfde criteria als de oorspronkelijke aanvraag, wordt het personeelslid geacht zijn aanvraag te hebben gedaan ten laatste één maand voor de betekening van de akte of voor het overlijden. Tevens wordt nagegaan of de kandidaten op hun laatste evaluatie geen ‘onvoldoende’ als eindvermelding kregen. In geval van vacante plaatsen in rechtsmachten met zetels in meerdere arrondissementen, worden de kandidaten die zich voor minstens één van deze arrondissementen hebben gemanifesteerd, in overweging genomen.

4.2.3

Rangschikking van de kandidaten in volgorde van anciënniteit

De kandidaten die zich op geldige wijze kenbaar maakten voor mutatie worden in volgorde van anciënniteit gerangschikt. Deze rangschikking gebeurt op grond van volgende anciënniteiten: 1° het personeelslid met de grootste graadanciënniteit (= datum van benoeming in de graad) 2° bij gelijke graadanciënniteit, het personeelslid met de grootste dienstanciënniteit (= de dienstverrichtingen in gelijk welke hoedanigheid in een griffie of parketsecretariaat) 3° bij gelijke dienstanciënniteit, het oudste personeelslid De lijst met kandidaten wordt overgemaakt aan respectievelijk de hoofdgriffier of hoofdsecretaris van de griffie of het parketsecretariaat waar de betrekking te begeven is.

8

Procedure benoemingen niveaus B, C en D. 4.2.4

Op gemotiveerde wijze nagaan of de kandidaten voldoen aan het functieprofiel en de competenties vereist voor de functie

Na ontvangst van de lijst met kandidaten gaat de betrokken hoofdgriffier of hoofdsecretaris op gemotiveerde wijze na of de hoogst gerangschikte kandidaat voldoet aan het functieprofiel en de competenties vereist voor de uitoefening van de functie. Het functieprofiel en de compenties die vereist zijn voor de functie zijn verbonden aan de functiefamilie van de functie en terug te vinden in het functiefamilieboek dat werd toegevoegd aan de omzendbrief 78 van 14 juli 2006. De hoofdgriffier of hoofdsecretaris kan hiertoe de kandidaat uitnodigen voor een gesprek. Indien de hoogst gerangschikte kandidaat niet voldoet, dan onderzoekt de hoofdgriffier of hoofdsecretaris of de volgende kandidaat voldoet aan het functieprofiel en de competenties vereist voor de uitoefening van de functie. Er kan geen motivering omtrent een kandidaat worden gegeven, zonder een hoger gerangschikte kandidaat een motivering heeft ontvangen. 4.2.5

Overmaken advies rondom de mutatieaanvraag aan de kandidaten

De hoofdgriffier of hoofdsecretaris deelt de kandidaat mee of hij meent dat de kandidaat al dan niet voldoet aan het functieprofiel en de competenties vereist voor de functie. Deze beoordeling dient gebaseerd te zijn op de mate waarin de kandidaat geacht wordt de competenties opgenomen in de beschrijving van de functiefamilie in te vullen. Er kan aldus niet verwezen worden naar andere elementen, zoals een gespannen relatie met de huidige collega’s of de wens om dichter bij huis te werken.

4.2.6

Overmaken dossier aan de personeelsdienst

De hoofdgriffier of hoofdsecretaris maakt het dossier over naar de personeelsdienst binnen de maand na ontvangst van de kandidaten voor benoeming via mutatie. Het dossier omvat de motivering rondom het al dan niet weerhouden van de kandidaten en een bewijs van de kennisgeving hiervan aan de kandidaten. 4.2.7

Controle van het dossier

Na de ontvangst van het dossier controleert de personeelsdienst of alle stukken aanwezig zijn en de motivering voor elke kandidaat afdoend is. In geval van onregelmatigheden wordt contact opgenomen met de hoofdgriffier of hoofdsecretaris. 4.2.8

Afronding van de procedure

Indien de hoofdgriffier of hoofdsecretaris de kandidatuur van de hoogst gerangschikte kandidaat positief bevindt, wordt de kandidaat voor benoeming voorgedragen aan de Minister van Justitie. De Minister kan beslissen om niet over te gaan tot de benoeming van de kandidaat maar dient dit te motiveren. In geval van voordracht van een lager gerangschikte kandidaat, maakt de personeelsdienst het gemotiveerd dossier van de hoofdgriffier of hoofdsecretaris, ter beslissing over aan de Minister van Justitie. Ook hier kan de Minister van Justitie beslissen om een andere of geen kandidaat te benoemen, maar dit dient eveneens gemotiveerd te worden.

9

Procedure benoemingen niveaus B, C en D. Indien geen van de kandidaten voor benoeming via mutatie wordt voorgedragen, beslist de Minister van Justitie of de motivering afdoende is en de plaats wordt openverklaard voor benoeming via werving of bevordering.

10


5. Procedure benoeming via werving of bevordering 5.1 Algemeen Onder benoeming via werving verstaan we de benoeming van een laureaat van een selectie die nog niet vast benoemd is. Het kan hier gaan om de benoeming van een extern laureaat (nog niet in dienst) of van een laureaat die reeds met arbeidsovereenkomst in dienst is binnen de rechterlijke orde. Benoeming via werving is mogelijk voor alle graden van het niveau B, C en D, dus ook voor de graden van griffier en secretaris. Statutaire personeelsleden van het niveau B, C en D die, in dezelfde graad, in een andere griffie of een ander parketsecretariaat wensen benoemd te worden, dienen de procedure van benoeming via mutatie te volgen. Een uitzondering hierop zijn de statutaire personeelsleden van het niveau B die benoemd zijn in de graad van griffier of secretaris. In afwachting van het koninklijk besluit dat de mutatie regelt, kunnen zij wel postuleren voor betrekkingen van dezelfde graad in een andere griffie of parketsecretariaat (zie hoger). De benoeming van een vastbenoemd personeelslid in een hogere graad in dezelfde of een andere griffie of parketsecretariaat noemen we de benoeming via bevordering. Benoeming via bevordering is enkel mogelijk tot de graden van het niveau B (deskundige, administratief deskundige, ICT-deskundige, griffier en secretaris) en het niveau C (assistent). 5.2 Wat zijn de voorwaarden om via werving of bevordering benoemd te worden? Om benoemd te worden via werving of bevordering dient men te voldoen aan twee voorwaarden. Enerzijds dient men de toelaatbaarheidsvereisten te vervullen voor het specifieke ambt anderzijds dient men geslaagd te zijn voor een vergelijkende selectie inzake werving of bevordering. 5.2.1

Toelaatbaarheidsvereisten

Enkel kandidaten die een diploma of getuigschrift bezitten dat in aanmerking komt voor het overeenstemmende niveau bij de federale overheid, kunnen deelnemen aan de vergelijkende selectie voor werving. Deze diploma’s en getuigschriften zijn vastgelegd in de bijlage van het Koninklijk besluit van 2 oktober 1937 houdende het statuut van het rijkspersoneel (zie omzendbrief nr. 102 van 27 juni 2007). Bovendien kan, voor bepaalde functies, het bezit van specifieke diploma’s of vormingsattesten vereist zijn. Indien er bijkomende vereisten zijn, zullen deze in de aankondiging van de vergelijkende selectie in het Belgisch Staatsblad bekend worden gemaakt. Om deel te kunnen nemen aan een vergelijkende selectie voor bevordering, dient het personeelslid vastbenoemd te zijn in de lagere graad. Er zijn geen diplomavoorwaarden om deel te nemen aan de vergelijkende selectie voor bevordering. 5.2.2

Vergelijkende selectie

5.2.2.1 Algemeen

De vergelijkende selecties worden georganiseerd door het selectiebureau van de federale overheid (verder: SELOR) op vraag van de directeur-generaal van de Rechterlijke Organisatie van

11

Procedure benoemingen niveaus B, C en D. de FOD Justitie. De oproep tot de kandidaten voor de vergelijkende selectie (werving of bevordering) wordt bekend gemaakt in het Belgisch Staatsblad. Ook andere media kunnen hiervoor aangesproken worden. Na de bekendmaking van de selectie in het Belgisch Staatsblad hebben geïnteresseerden één maand de tijd om zich in te schrijven. Enkel kandidaten die op het ogenblik van de afsluiting van de inschrijvingen voldoen aan de vereisten qua diploma, zoals deze bekend gemaakt is in de oproep tot de kandidaten, kunnen deelnemen aan de vergelijkende selectie voor werving. Voor een vergelijkende selectie voor bevordering, dienen de kandidaten vastbenoemd te zijn in een lagere graad op het ogenblik van de afsluiting van de inschrijvingen. Kandidaten die op het ogenblik van het afsluiten van de kandidaatstelling voorlopig benoemd zijn, kunnen niet deelnemen aan de vergelijkende selectie voor bevordering. De selectie bestaat uit een algemeen deel dat de generieke competenties, eigen aan de functiefamilie waartoe de functie behoort, evalueert, en eventueel een bijzonder deel, dat functie-specifieke competenties evalueert. Indien er een bijzonder deel wordt georganiseerd, worden de resultaten op het algemeen deel niet in rekening gebracht voor het bepalen van de rangschikking. De generieke competenties voor elke functiefamilie zijn terug te vinden in de functiefamilieboeken voor het niveau B, C en D (met uitzondering van de griffiers en secretarissen) die terug te vinden zijn bij omzendbrief 78 van 14 juli 2006. Zij zijn tevens terug te vinden op de website van de FOD Justitie (http://www.just.fgov.be). Om te kunnen deelnemen aan het bijzonder gedeelte van de selectie dienen de kandidaten ten minste 60 % van de punten hebben behaald op het algemeen gedeelte. Enkel de kandidaten die op beide gedeeltes ten minste 60 % van de punten hebben behaald worden geacht geslaagd te zijn. De geslaagden worden gerangschikt volgens de behaalde punten. De reserve van de geslaagden die is samengesteld na een vergelijkende selectie heeft een geldigheidsduur van maximum twee jaar. Echter kan deze termijn voor telkens één jaar worden verlengd door de Minister van Justitie.

5.2.2.2 Bijkomende proef Zie infra 5.2.2.3 Overgangsmaatregelen Er werd voorzien in een aantal overgangsmaatregelen teneinde de laureaten van vroegere examens de mogelijkheid te bieden het voordeel van het slagen in een examen te benutten. Tot 30 november 2012 worden de kandidaten die beschikken over een geldig getuigschrift van het slagen voor het examen van vertaler, opsteller of beambte dat werd georganiseerd voor de inwerkingtreding van het nieuwe statuut op 1 december 2006 geacht te voldoen aan de toelaatbaarheidsvereisten voor betrekkingen van respectievelijk administratief deskundige, assistent en medewerker. Alleen de laureaten van de examens van opsteller (zittijden 1999 en 2001), de laureaten van het vergelijkend examen van beambte zittijd 2005 en de laureaten van de examens ingericht voor 1997 die de verlenging van de geldigheid hebben aangevraagd komen nog in aanmerking.

12

Procedure benoemingen niveaus B, C en D. Voor wat betreft de laureaten van de examens van de vroegere graad van opsteller, kunnen deze zich zowel kandidaat stellen voor benoeming in de graad van assistent via werving als via bevordering. De laureaten van de examens van de vroegere graad van vertaler, kunnen zich zowel kandidaat stellen voor benoeming in de graad van administratief deskundige via werving als via bevordering. De kandidaten die beschikken over een geldig getuigschrift van het slagen in het examen van kandidaat-griffier en kandidaat-secretaris dat werd georganiseerd voor de inwerkingtreding van het nieuwe statuut van griffier en secretaris op 1 december 2008, worden geacht te voldoen aan de toelaatbaarheidsvereisten voor de betrekkingen van griffier en secretaris. Deze overgangsmaatregel geldt voor onbepaalde duur. Kandidaten die in het bezit zijn van het getuigschrift van kandidaat-griffier/kandidaat-secretaris kunnen niet op basis van dit getuigschrift benoemd worden tot medewerker, assistent of (administratief) deskundige. Kandidaten die in het bezit zijn van het diploma van licentiaat, master of doctor in de rechten kunnen enkel nog benoemd worden tot griffier of secretaris voor zover zij op 1 december 2006 in dienst waren in een griffie of parketsecretariaat als medewerker. Zij dienden niet in het bezit te zijn van het desbetreffende diploma op het ogenblik van de publicatie van de vacante betrekking maar wel op het ogenblik van de benoeming. Deze overgangsmaatregel geldt voor onbepaalde duur. Laureaat van Examen van beambte voor 1997 Examen van beambte 2005 Examen van opsteller 1999 Examen van opsteller 2001 Examens van opsteller van voor 1997 Examens van vertaler van voor 1997 Examen kandidaatgriffier/kandidaat-secretaris

Bijkomende voorwaarde Verlenging aangevraagd hebben + bijkomende proef Bijkomende proef Bijkomende proef Bijkomende proef Verlenging aangevraagd hebben + bijkomende proef Bijkomende proef Bijkomende proef

Benoeming mogelijk tot... Medewerker Medewerker Assistent Assistent Assistent Administratief deskundige Griffier of Secretaris

Diploma van Bijkomende voorwaarde Benoeming mogelijk tot… Licentiaat, master of doctor in In dienst zijn op 1 december Griffier of secretaris de rechten1 2006 als medewerker + bijkomende proef 5.3 De benoemingsprocedure voor benoeming via werving of bevordering 5.3.1

Algemeen

1 Licentiaten, masters of doctors in de rechten die niet in dienst waren op 1 december 2006 als medewerker dienen vanaf heden deel te nemen aan een vergelijkend examen georganiseerd door SELOR.

13

Procedure benoemingen niveaus B, C en D. Indien er zich geen kandidaten voor mutatie manifesteren of de kandidaten beantwoorden niet aan het functieprofiel en de competenties van de vacature, beslist de Minister van Justitie of de vacant geworden betrekking wordt verleend door middel van werving en/of bevordering. Een uitzondering hierop zijn de plaatsen die vacant worden na de procedure van ‘upgrading’. Krachtens artikel 4 §2 van het KB van 16 januari 2007 houdende de vaststelling van de personeelsformatie van de secretarissen bij de parketten, en van de personeelsleden bij de griffies en de parketsecretariaten bij de hoven en rechtbanken, met inbegrip van de bijzondere graden (B.S. 30 maart 2007) worden de betrekkingen van assistent die via deze procedure worden gecreërd bij voorrang ingenomen door bevordering vanuit het niveau D. Dit houdt in dat deze betrekkingen in eerste instantie niet door mutatie, noch door benoeming via werving kunnen worden ingenomen. 5.3.2

Bepaling van de taalrol

De tweetaligheidsvereiste die in sommige rechtsmachten (vnl. Brussel) gold als benoemingsvoorwaarde voor de graad van medewerker is met ingang van 1 december 2006 afgeschaft. Gezien SELOR, toezichthoudende overheid, voorschrijft dat bij de aanvang van de selectie reeds dient bepaald te zijn in welke taal de selectie zal worden georganiseerd, dient ook in de publicatie van het Belgisch Staatsblad de taalrol worden vastgelegd. Men kan immers niet afwachten tot de selectieprocedure is afgerond om te bepalen of dan wel een Nederlandstalige of een Franstalige kandidaat wordt aangeworven. Tegenover de eerst gerangschikte kandidaat van de andere taalrol, die de volledige procedure heeft doorlopen om uiteindelijk niet te worden aangeworven, getuigt dit trouwens van weinig respect. Bovendien dienen we vast te stellen dat de taalwetgeving niet toelaat om kandidaten van één taalrol door commissieleden van een andere taalrol te laten ondervragen indien deze niet wettelijk tweetalig is. De taalrol dient gekozen te worden in functie van de noden binnen de griffie of het parketsecretariaat. 5.3.3

Bepaling van het al dan niet organiseren van een bijkomende proef

De personeelsdienst neemt contact op met de hoofdgriffier of hoofdsecretaris van de rechtsmacht waar de betrekking te begeven is. Deze bepaalt voor de publicatie van de vacante plaats of er al dan niet een bijkomende proef wordt georganiseerd (zie infra). Indien beslist wordt om geen bijkomende proef te organiseren, dan zal na het afsluiten van de postulatietermijn, de hoogst gerangschikte kandidaat benoemd worden. Dit houdt in dat er geen bijkomende proef wordt georganiseerd en dus enkel de rangschikking van de gemanifesteerde kandidaten de volgorde van benoeming voor die plaats bepaalt. In de publicatie in het Belgisch Staatsblad wordt vermeld of er al dan niet een bijkomende proef wordt georganiseerd. Indien voor een betrekking zowel kandidaten postuleren die in aanmerking komen voor bevordering als kandidaten die in aanmerking komen voor werving, wordt steeds een bijkomende proef georganiseerd. Overigens dient, in overeenstemming met art. 93 van het koninklijk besluit van 10 november 2006 en art. 184 van de wet van 25 april 2007 steeds een bijkomende proef worden georganiseerd indien er laureaten van een vroeger examen van beambte, opsteller, vertaler of kandidaat-

14

Procedure benoemingen niveaus B, C en D. griffier/kandidaat-secretaris postuleren. Concreet houdt dit in dat momenteel voor elke plaats van het niveau B, C en D die gepubliceerd wordt in het Belgisch Staatsblad steeds een bijkomende proef dient te worden georganiseerd.

5.3.4

Publicatie in het Belgisch Staatsblad

De publicatie van de vacante plaatsen in het Belgisch Staatsblad gebeurt gegroepeerd en op regelmatige tijdstippen. In de publicatie wordt de graad en functiefamilie van de vacante betrekking vermeld, eveneens als de rechtsmacht waar de functie te begeven is. In afwachting van de vastlegging van de functiefamilies voor de graden van griffier en secretaris, gebeurt de publicatie van de vacante plaatsen van die graden zonder de vermelding van een functiefamilie. Daarnaast wordt voor de betrekkingen van de niveaus C en B (inclusief de plaatsen van griffier en secretaris) vermeld of het gaat om een functie die toegankelijk is via werving en/of bevordering en wordt ook vermeld of er eventuele taalvoorwaarden zijn. Er wordt tevens vermeld of er een bijkomende proef wordt georganiseerd. Na de publicatie in het Belgisch Staatsblad hebben geïnteresseerden één maand de tijd om zich, via een aangetekend schrijven, kandidaat te stellen voor één of meerdere functies. De kandidaten voegen bij hun kandidatuurstelling het bewijs van slagen in een examen voor de desbetreffende functie. Daarnaast voegen zij ook een curriculum vitae toe dat naast hun persoonlijke gegevens ook hun werkervaring omvat. Dit curriculum vitae dient als een leidraad voor het selectie-interview van de bijkomende proef (zie verder). De kandidaten kunnen zich voor de betrekkingen van alle functiefamilies van hun interesse kandidaatstellen en dienen zich niet te beperken tot de functies van de functiefamilie waarin zij momenteel zijn ingedeeld door hun functionele chef. Niettemin kunnen voor bepaalde functiefamilies bijkomende vereisten gesteld worden (vb. Beschikken over een geldig rijbewijs in functiefamilie ‘transport’). Meer informatie omtrent de inhoud van de diverse functiefamilies kan terug gevonden worden in de omzendbrief 78 van 14 juli 2006.

5.3.5

Bijkomende proef

Indien beslist werd een bijkomende proef te organiseren, wordt na het afsluiten van de termijn van één maand na de publicatie van de vacante plaats, door de attaché HRM onder toezicht van SELOR, op basis van een functiebeschrijving en een competentieprofiel een bijkomende vergelijkende proef georganiseerd die voor de functie leidt tot een aparte rangschikking van de geslaagden. De bijkomende proef laat toe om de selectie van de kandidaten beter af te stemmen op de werkelijke inhoud van de functie. Hiertoe kunnen de generieke functiebeschrijvingen gebruikt worden die opgenomen zijn in omzendbrief 78 van 14 juli 2006. Voor de griffiers en secretarissen zullen deze functiebeschrijvingen bij omzendbrief meegedeeld worden. In afwachting van deze functiebeschrijvingen bepaalt de attaché HRM samen met de juryleden te bemeten competenties.

De bijkomende proef vervangt de procedure van adviezen zoals deze vroeger gestipuleerd werd door art. 287bis Ger. Wetboek. Ze vervangt ook de procedure van de dubbele voordrachten zoals deze werd bepaald door de vroegere artikelen 262 en 270 Ger. Wetboek.

15

Procedure benoemingen niveaus B, C en D. In geval van meerdere vacante plaatsen bij een zelfde rechtsmacht waaraan eenzelfde functiefamilie werd toegekend, wordt slechts één bijkomende proef georganiseerd. De kandidaten postuleren namelijk voor alle vacante plaatsen van de functiefamilie binnen de desbetreffende rechtsmacht. In geval van meerdere vacante plaatsen bij een zelfde rechtsmacht, maar in verschillende functiefamilies, wordt per functiefamilie een bijkomende proef georganiseerd. 5.3.6

Groepering van de vacante plaatsen

Omwille van praktische overwegingen, kan overgegaan worden tot de groepering van een aantal vacante plaatsen waarvoor een gemeenschappelijke bijkomende proef zal plaatsvinden. De groepering van de vacante plaatsen gebeurt steeds op basis van de functiefamilie en binnen het rechtsgebied. Zo kan bijvoorbeeld beslist worden om de vacante plaatsen van medewerker in de functiefamilie ‘administratieve ondersteuning’ van het vredegerecht X, Y en het parketsecretariaat van de rechtbank van eerste aanleg Z , die zich allen situeren in het rechtsgebied Q te groeperen. De groepering van de vacante plaatsen beperkt het aantal selecties en lost het probleem van de samenstelling van de jury voor kleine rechtsmachten op. De groepering van verschillende vacante betrekkingen van een verschillende functiefamilie, een verschillend niveau of een verschillende graad is niet mogelijk gezien in de bijkomende proef andere competenties bevraagd dienen te worden. De groepering van de vacante plaatsen gebeurt door de attaché HRM van het desbetreffende rechtsgebied, of bij zijn afwezigheid door zijn gemachtigde. Een groepering van vacante betrekkingen van griffier of van vacante betrekkingen van secretaris is niet mogelijk. Een uitzondering hierop zijn de vacante betrekkingen van respectievelijk griffier en secretaris binnen een zelfde rechtbank of parketsecretariaat. 5.3.7

Samenstelling van de selectie-jury

Voor elke bijkomende proef dient een jury samengesteld te worden. Deze jury bestaat uit een voorzitter en minimum twee assessoren. De voorzitter is stemgerechtigd. Ook dient een plaatsvervanger aangeduid te worden. De voorzitter van de jury is: • Een attaché HRM of zijn gemachtigde, voor wat betreft de selecties voor de vacante betrekkingen in de graden van medewerker, assistent, administratief deskundige, deskundige en ICT-deskundige; • de magistraat-korpsoverste of zijn gemachtigde voor wat betreft de selecties voor de vacante betrekkingen in de graden van griffier en secretaris. De machtiging om een attaché HRM te vervangen tijdens de selectie gebeurd door de Minister van Justitie. Voor wat betreft de vacante betrekkingen van griffier en secretaris, kan de magistraat-korpsoverste vervangen worden door een persoon die hij aanduidt. In beide gevallen is de gemachtigde een persoon die een graad bekleedt van minstens hetzelfde niveau van de vacante betrekkingen.

16

Procedure benoemingen niveaus B, C en D. De jury kan slechts geldig zitting hebben indien de voorzitter en tenminste twee assessoren aanwezig zijn. Er dient dus rekening gehouden te worden met hun beschikbaarheid bij de samenstelling van de jury. Indien de bijkomende proef gespreid is over meerdere dagen, dient er naar gestreefd te worden de jury maximaal uit dezelfde personen te laten bestaan. Indien een jurylid omwille van omstandigheden niet kan aanwezig zijn op een selectiedag, wordt hij gedurende de volledige selectiedag vervangen door de plaatsvervanger. Het is dus belangrijk dat de plaatsvervanger zich ter beschikking houdt op de vastgestelde selectiedata teneinde zijn rol als jurylid op te nemen wanneer hij daarom verzocht wordt. De meerderheid van de oorspronkelijke juryleden dient aanwezig te zijn op elke selectiedag. Tevens dient de attaché HRM of zijn gemachtigde te zetelen in elke selectie, ook deze waarvan hij de voorzitter niet is. Niemand kan als lid van een jury fungeren voor een selectie waaraan een bloed-of aanverwant tot de vierde graad inbegrepen, deelneemt. Het jurylid dient ofwel Een personeelslid te zijn met een graad die minstens gelijk is aan de graad van de te begeven functie Een lid van het onderwijzend personeel op het niveau van de graad van de functie Een expert (owv hun bevoegdheid of specialisatie) Ook contractuelen mogen deelnemen aan de jury, indien zij vanuit hun bevoegdheid of specialisatie een toegevoegde waarden hebben in de jury (vb. de HRM-adviseurs of een contractueel gebouwbeheerder). Een jurylid moet steeds van dezelfde taalrol als de kandidaten zijn. Juryleden die officieel tweetalig zijn, mogen wel de vragen in een andere landstaal stellen. Voor wat betreft de vacante betrekkingen waar de tweetaligheid een benoemingsvoorwaarde is, wordt een gemengde jury samengesteld die evenredig veel juryleden van elke taalrol telt waarbij de juryleden die officieel tweetalig zijn voor beide talen worden meegeteld. Het minimum aantal juryleden blijft echter drie bedragen. Voor wat betreft de selecties van de ééntalige Duitstalige plaatsen zetelt de attaché HRM van het rechtsgebied Luik niet in de selectiecommissie. Hij is wel de contactpersoon voor de voorzitter van deze jury en houdt wel het toezicht op de selectie. In de selectiecommissie kunnen geen waarnemers opgenomen zijn met uitzondering van de syndicale afgevaardigen. Deze mogen overigens niet bij de deliberatie aanwezig zijn. Ook de plaatsvervanger mag niet als waarnemer aanwezig zijn bij de selectie. De secretaris van de attaché HRM is de secretaris van de selectiecommissie. Hij mag geen bloedof aanverwant zijn van één van de kandidaten. In bepaalde omstandigheden kan de taak van secretaris door een ander persoon overgenomen worden. De attaché HRM, doet een oproep naar kandidaten voor de functie van jurylid of plaatsvervanger binnen zijn rechtsgebied. Eventuele kandidaten kunnen zich eveneens spontaan manifesteren t.a.v de attaché HRM. De attaché HRM maakt via de vastgestelde procedure de kandidaatjuryleden over aan de Minister van Justitie, die beslist over het al dan niet aanvaarden van de kandidaat als jury-lid of plaatsvervanger bij een selectie binnen het desbetreffende rechtsgebied.

17

Procedure benoemingen niveaus B, C en D. De effectieve samenstelling van de jury van het niveau B, C en D behoort tot het recht van de attaché HRM, die rekening houdt met een evenredige verdeling van de kandidaat-juryleden van de diverse rechtsmachten in geval van groepering van de plaatsen. Voor wat betreft de plaatsen van griffier en secretaris neemt de attaché HRM contact op met de magistraat-korpsoverste die de voorzitter is van de selectie-jury. De attaché HRM kan de Minister van Justitie verzoeken een kandidaat-jurylid te laten verwijderen van de lijst kandidaat-juryleden voor het desbetreffende rechtsgebied, door een gemotiveerd dossier over te maken, via de vastgelegde procedure. Alle verdere communicatie in de procedure van de bijkomende proef gebeurt via de attaché HRM of zijn gemachtigde.

5.3.8

Controle van de ontvankelijkheid van de kandidaturen.

Na het afsluiten van de postulatietermijn, gaat de personeelsdienst na of de kandidaturen ontvankelijk zijn. De personeelsdienst stelt de lijst van de ontvankelijke kandidaturen op en maakt deze, samen met de kandidaturen, over aan de centrale selectiedienst voor de rechterlijke orde, die de verspreiding naar de attachés HRM verzekert. De personeelsdienst brengt de kandidaten waarvan de kandidatuur niet-ontvankelijk werd verklaard op de hoogte bij gewone brief.

5.3.9

Uitnodiging tot de bijkomende proef.

De attaché HRM of zijn gemachtigde roept de kandidaten op bij gewone brief voor de bijkomende proef en dit ten laatste tien werkdagen voor de datum ervan. Hij voegt bij het schrijven de functiebeschrijving en het competentieprofiel, zoals deze zijn terug te vinden in de functiefamilieboeken bij omzendbrief 78 van 14 juli 2006. De uitnodiging vermeldt de betrekkingen en de functiefamilie waarvoor de selectie plaatsvindt. Het kan dus zijn dat één kandidaat voor meerdere betrekkingen van dezelfde functiefamilie maar bij een andere rechtsmacht wordt uitgenodigd (zie punt 4.3.5 Groepering van de vacante plaatsen), terwijl een andere kandidaat zich bij dezelfde selectie voor slechts één betrekking aanbiedt. Tevens dient de uitnodiging ook de duurtijd van het interview te vermelden en of naast het selectie-interview ook een voorafgaandelijke schriftelijke proef wordt afgenomen. (zie infra) De uitnodiging vermeldt tevens de locatie waar de bijkomende proef plaatsvindt alsook de gegevens van de persoon die optreedt als contactpersoon. Indien een kandidaat zich reeds geëngageerd heeft voor een andere selectie op hetzelfde ogenblik, dient een nieuw tijdstip voor de selectie afgesproken te worden. De attaché HRM of zijn gemachtigde kan de kandidaat verzoeken het bewijs te leveren dat hij reeds voor een andere bijkomende proef werd opgeroepen. Bij een groot aantal kandidaten dient geopteerd te worden de bijkomende proef te spreiden over verschillende dagen.

18

Procedure benoemingen niveaus B, C en D. De kandidaat kan altijd de bijkomende proef weigeren indien de voorgestelde functie hem of haar niet bevalt. Het weigeren van de bijkomende proef heeft geen consequentie voor de kandidaat en kan geen aanleiding geven tot verwijdering uit de reserve van de vergelijkende selectie. Indien een kandidaat de bijkomende proef weigert, dient hij dit schriftelijk mee te delen aan de attaché HRM of zijn gemachtigde en dit voor de datum van het selectie-interview. Naast de kandidaten nodigt de attaché HRM of zijn gemachtigde ook de syndicale afgevaardigden uit en dit ten laatste tien werkdagen voor de datum waarop het selectie-interview plaatsvindt. Adressen syndicale afvaardigingen: Organisatie

ALGEMENE CENTRALE VAN DE OPENBARE DIENSTEN (ACOD)

ACV-openbare diensten

Michel JACOBS (F) Fontainasplein 9-11 1000 BRUSSEL Tel. : 02/508.59.60 GSM : 0473/65 54 03 Fax : 02/508.59.34 E-mail : [email protected] Ivan VANDECASTEELE (N) Fontainasplein 9-11 1000 BRUSSEL Tel. : 02/508.58.56 GSM : 0495/93 71 42 Fax : 02/508.59.34 E-mail : [email protected] Gaston MERKELBACH (F) Secretaris Helihavenlaan 21 1000 Brussel Tel. : 02/285.03.51 of 02/208.24.62 Fax : 02/230.58.44 E-mail : [email protected] Ander adres : CSC-sp Boulevard Saucy 10 4020 LUIK Tel. : 04/340.74.37 Fax : 04/340.74.39

19


Johan VERMEIRE (N) Secretaris Helihavenlaan 21 1000 Brussel Tel: 02/285.03.64 Fax : 02/230.58.44 E-mail : [email protected]

VRIJ SYNDICAAT VAN HET OPENBAAR AMBT (VSOA)

Pascale GOSSIAUX (N + F) Federale Voorzitter Groep rechterlijke orde Galerie du centre, bloc 2 – 4e verdieping Rue des Fripiers, 15-17 1000 Brussel Tel : 02/513 05 55 02/549 52 19 Fax: 02/503 25 02 GSM : 0479/ 42 05 60 E-mail : [email protected]

De attaché HRM of zijn vervanger voegt een afschrift van de uitnodiging aan de kandidaten en de vakbonden toe aan het dossier dat na afsluiting van de selectie wordt overgemaakt aan de personeelsdienst.

5.3.10 Het selectie-interview Zoals hoger vermeld kan de bijkomende proef uit meerdere delen bestaan, waarvan één deel het selectie-interview is. Toch spreken we altijd van één bijkomende proef die leidt tot één globaal en algemeen resultaat. Zo kan bijvoorbeeld een schriftelijke proef voorafgaand aan een interview niet eliminerend zijn d.w.z. dat indien een kandidaat niet slaagt in de schriftelijke proef, hij nog steeds dient gehoord te worden door de selectie-jury. Indien een kandidaat niet voldoet op een essentieel onderdeel van de bijkomende proef, dan kan de jury dit meenemen in haar globale conclusie en besluiten dat de kandidaat niet aan de vereisten voldoet. Het selectie-interview, eventueel voorafgegaan door een schriftelijke proef of een schriftelijke voorbereiding, behandelt een aantal technische en generieke competenties die vereist zijn voor de functie. Daarnaast wordt gepeild naar de motivatie van de kandidaat en zijn visie en kennis van de rechterlijke orde. Elk selectie-interview begint met een onthaalmoment waarop de jury voorgesteld wordt en het doel en het verloop van het interview toegelicht wordt aan de kandidaat. De kandidaat dient zijn oproepingsbrief te laten afstempelen als bewijs van zijn aanwezigheid. Indien de kandidaat zijn oproepingsbrief vergeten is, kan hem geen bewijs afgeleverd worden.

20

Procedure benoemingen niveaus B, C en D. Daarna kan de kandidaat zichzelf voorstellen aan de hand van het curriculum vitae. De juryleden kunnen hierbij vragen stellen over de taken die de kandidaat in zijn huidige functie vervult. Tevens kunnen de juryleden nagaan wat de interesses zijn van de kandidaat. Tevens dienen de juryleden na te gaan wat de motivatie van de kandidaat en zijn verwachtingen voor de functie zijn. Deze motivatie kan zowel intrinsiek zijn (functie-inhoud) als extrinsiek (arbeidsvoorwaarden: werkzekerheid, dicht bij huis, verloning). De motivatie van de kandidaat kan bevraagd worden aan de hand van volgende vragen: • • • • • • •

Wat trekt u aan in deze functie? Wat schrikt u af in deze functie? Zijn de omstandigheden van de job beter? Als u nu moet kiezen tussen uw andere sollicitaties, waar geeft u dan de voorkeur aan? Wat is uw droomjob? Waar wil u in uw carrière ooit terechtkomen? In welke domeinen van de job verwacht u opleidingen? Enz.

De verwachtingen van de kandidaat voor de functie kunnen bevraagd worden aan de hand van volgende vragen: • Wat zijn de taken die u denkt te dienen vervullen in de functie? • Wat zijn volgens u de belangrijkste verantwoordelijkheden in de functie? • Welke taken van de functie schat u gemakkelijker in, gezien uw werkervaring? • Wat zijn de voornaamste kwaliteiten die de functie vereisten? • Enz. De juryleden kunnen de visie en kennis van de kandidaat op de rechterlijke orde testen door te informeren naar de algemene kennis van de kandidaat over het gerechtelijk apparaat. De jury kan eveneens nagaan of de informaticakennis van de kandidaat voldoet aan de vereisten van de functie. Dit kan door het gebruik ervan in hun huidige of vroegere werkomgeving na te gaan of optioneel een bijkomende proef te organiseren (zie boven). Desgevallend kan de kennis en het gebruik van de andere landstaal geëvalueerd worden. Conform de taalwetgeving kan echter de kennis van de andere taal enkel in de eigen taal worden afgetoetst. Vragen die men kan stellen zijn: ‘welke ervaring heb je in het werken in een tweetalige omgeving’, ‘in welke mate ben je bereid om in een tweetalige omgeving te werken?’, ‘hoe heb je je kennis van de andere landstaal ontwikkeld (ervaring/opleiding)’? Deze vragen zijn enkel informatief en mogen niet in de motivering worden opgenomen. Dit houdt in dat een kandidaat niet lager kan gerangschikt worden dan een andere kandidaat omwille van louter en alleen een beperktere kennis van de andere landstaal. Voor wat betreft de plaatsen waar de tweetaligheid wettelijk vereist is, wordt er vanuit gegaan dat het tweetaligheidsattest aantoont dat betrokkene tweetalig is. Ook hier kan de kennis van de andere landstaal niet bijkomend getest worden. Een belangrijk aspect van het selectie-interview is het testen van de competenties waarover de kandidaat dient te beschikken voor het invullen van de functie. Hiertoe selecteert de selectie-jury voorafgaandelijk aan de selectie een drietal competenties uit de functiebeschrijving en/of het functieprofiel van de betrekking en bepaalt hoe de jury deze competenties zal testen. De voorstellen hiertoe worden gedaan door de attaché HRM of zijn gemachtigde.

21

Procedure benoemingen niveaus B, C en D. De competenties die getest worden zijn identiek voor alle kandidaten en kunnen op drie verschillende manieren getest worden: STAR-Methode: Situatie: kan u een situatie beschrijven waarin...? Taak: Wat was uw rol, uw specifieke taak? Actie: Wat hebt u op dat moment gedaan, welke actie heeft u ondernomen? Resultaat: Wat was het resultaat (+ wat hebt u uiteindelijk moeten doen)? Hierbij dient de kandidaat te zoeken naar een situatie uit het verleden die meer informatie geeft over de te onderzoeken competentie. Deze methode geeft voor de juryleden meer informatie over het vroegere gedrag van de kandidaat en een voorspelling van het toekomstige gedrag. Vb1. Situatie: geef me eens een situatie waarbij u uw collega’s heeft kunnen motiveren? Taak: Wat was uw rol, uw specifieke taak? Actie: Hoe ging u te werk om hen te motiveren? Resultaat: Wat was het effect daarvan? Bent u geslaagd in uw opzet? Vb2. Situatie: U zegt dat u de dagelijkse problemen doorgaans wel weet op te lossen. Heeft u het al eens meegemaakt dat u echt geen raad wist in een situatie? Wat voor situatie was dat? Taak: Wat was uw rol, uw specifieke taak? Actie: Hoe heeft u dit opgelost? Resultaat: Wat was het resultaat hiervan? Situatieschets: Stel voor dat u geconfronteerd werd met... hoe zou u daarop reageren? Wat zou u doen indien u werd geconfronteerd met...? Dit soort vragen laat toe om alle kandidaten dezelfde vraag te stellen en de antwoorden objectief te evalueren. Deze vragen kunnen voorbereid worden aan de hand van de te meten competenties. De praktische proef: een praktische proef heeft als voordeel dat alle kandidaten dezelfde proef dienen te ondergaan, wat eveneens leidt tot een objectieve evaluatie van de antwoorden. Bij de afronding van het selectie-gesprek dient de kandidaat de kans gegeven te worden om zelf vragen te stellen. Tijdens het interview wordt verwacht van de juryleden dat ze op de evaluatiefiche enkel hun observaties neerschrijven. Observaties zijn feiten, nl. wat de kandidaat zegt of doet. De interpretaties hiervan zijn voor de deliberatiefase na elk gesprek. Vb. schrijf niet: ‘is onzeker’, maar wel ‘kijkt me niet aan, heeft trillende handen’. De vermelding ‘voldoet’ op een onderdeel van de evaluatiefiche, wordt niet beschouwd als een observatie of feit. Er dient rekening mee gehouden te worden dat de kandidaten inzage in het dossier kunnen vragen en deze fiches te zien krijgen. Op de evaluatiefiche wordt de naam van het jurylid niet vermeld. 5.3.11 De deliberatie-fase Na elk selectie-interview volgt een deliberatiefase. Hierbij verlaten de syndicale afgevaardigden de zaal.

22

Procedure benoemingen niveaus B, C en D. De juryleden vullen elk de beoordelingsfiche voor de kandidaat in waarbij motivatie/visie, praktische/technische kennis, competenties en observaties worden gequoteerd op 5. Na de uitwisseling van de opmerkingen rondom de kandidaat, noteert de voorzitter (of eventueel de secretaris) de conclusies van de juryleden op het document ‘eindconclusie van de jury’ dat voor elke kandidaat afzonderlijk wordt opgemaakt. De punten van de juryleden worden samengeteld en een gemiddelde op 20 punten wordt verkregen. Deze eindquotering wordt genoteerd op het borderel. Enkel de kandidaten die 12 op 20 of meer behalen op de bijkomende proef worden beschouwd als geslaagd. Bij de quotering op de bijkomende proef dient een duidelijke rangschikking van de kandidaten beoogd te worden. Bij een gelijke quotering op een bijkomende proef waar slechts één vacante betrekking (meer) te begeven is, contacteert de attaché HRM de kandidaten die dezelfde rangorde bekwamen op de bijkomende proef om na te gaan of zij nog steeds geïnteresseerd zijn in de betrekking. Indien dit het geval is, wordt het dossier overgemaakt aan de Minister van Justitie die een gemotiveerde beslissing neemt omtrent de te benoemen kandidaat. In geval van een gelijke quotering op de bijkomende proef waarbij de kandidaten die dezelfde rangorde bekwamen zich kandidaat stelden voor meer dan één dezelfde betrekking binnen de groepering van de plaatsen, contacteert de attaché HRM hen om te vragen of zij nog steeds voor deze betrekkingen geïnteresseerd zijn, en indien dit het geval is, vraagt hij hen een rangschikking van de plaatsen op te maken volgens hun voorkeur. Blijkt uit hun voorkeuren dat de kandidaten prioriteit geven aan verschillende betrekkingen, dan gebeurt de voordracht tot benoeming volgens hun voorkeur. Indien blijkt dat zij eenzelfde voorkeur hebben, dan wordt het dossier overgemaakt aan de Minister van Justitie die een gemotiveerde beslissing neemt omtrent de te benoemen kandidaat. Uit de elementen opgenomen op het document ‘eindconclusie van de jury’ wordt het ministerieel besluit opgemaakt ter benoeming van de laureaat van de selectie. De rechterlijke overheden wordt dan ook gevraagd dit document met de nodige aandacht in te vullen. Wanneer de selectie-interviews zijn afgerond ondertekenen de syndicale afgevaardigden de syndicale fiche waarop zij eventuele opmerkingen kunnen noteren. Indien de selectie-interviews zich over meerdere dagen plaatsvinden, wordt per dag een syndicale fiche ondertekend. Indien er geen syndicale afgevaardigden aanwezig zijn op de selectie, noteert de voorzitter dit op de syndicale fiche. Na elke selectiedag wordt een borderel opgemaakt en ondertekend door de juryleden. De borderellen van de verschillende selectiedagen samen vormen het finaal borderel voor de desbetreffende selectie. Indien er zich kandidaten niet hebben aangeboden, of zich voor het selectie-interview reeds verontschuldigden, worden zij als ‘afwezig’ genoteerd op het borderel. 5.3.12 Opstellen van het proces-verbaal en overmaken van het dossier naar de personeelsdienst. De attaché HRM stelt naderhand het proces-verbaal op. In het proces-verbaal wordt een overzicht gegeven van het aantal geslaagde en niet geslaagde kandidaten en het aantal gewettigde en ongewettigde afwezigheden. De attaché HRM brengt de laureaten en de niet-geslaagden van de selectie op de hoogte van hun resultaat via een schrijven.

23


De attaché HRM contacteert de geslaagde kandidaten in volgorde van hun puntenrangschikking en brengt hen op de hoogte van een voordracht tot benoeming. De kandidaten geven schriftelijk te kennen binnen de 3 werkdagen of zij de voordracht, al dan niet aanvaarden De attaché HRM of zijn gemachtigde maakt het volledige dossier van de selectie over naar de centrale selectiedienst. Het dossier omvat: • Een afschrift van de uitnodigingen van de kandidaten en de syndicale afgevaardigden • De evaluatiefiches van alle juryleden voor elke kandidaat en de daarbijhorende beoordelingsfiche • De eindconclusie van de jury voor elke kandidaat • Het ondertekende borderel • De syndicale fiche(s) • Het proces-verbaal • De eventuele schriftelijke proef • Een nota met vermelding van het voorstel met de te benoemen kandidaten op elke plaats en de eventuele niet-geïnteresseerde geslaagden.

Het ontbreken van één van deze documenten kan de nietigheid van de bijkomende proef inhouden. 5.3.13 Controle van het dossier Na de ontvangst van het dossier controleert de personeelsdienst of alle stukken aanwezig zijn en de motivering voor elke kandidaat afdoend is. In geval van onregelmatigheden wordt contact opgenomen met de attaché HRM.

5.3.14 Afronding van de procedure De hoogst gerangschikte kandidaat op de bijkomende proef wordt voorgedragen aan de Minister van Justitie voor benoeming. Indien de selectie bestond uit meerdere plaatsen binnen verschillende rechtsmachten, dan wordt nagegaan voor welke betrekking de hoogst gerangschikte kandidaat postuleerde. De kandidaat wordt voor deze betrekking voorgedragen. In geval de kandidaat zich manifesteerde voor meerdere plaatsen binnen dezelfde selectie, wordt de kandidaat de keuze gelaten. De attaché HRM neemt hiertoe contact met de kandidaten. De kandidaat krijgt drie werkdagen de tijd om zijn keuze schriftelijk kenbaar te maken (fax, brief, email). Na de benoeming brengt de personeelsdienst de korpsoverste van de rechtsmacht waar de betrekking te begeven is op de hoogte, die op zijn beurt de benoemde kandidaat officieel op de hoogte brengt. Wanneer de benoeming plaatsvindt, wordt de procedure afgesloten. De attaché HRM ontvangt een kopie van het ministerieel of koninklijk besluit waarbij het personeelslid wordt benoemd en brengt bij brief, de lagergerangschikte die niet werden weerhouden, op de hoogte De kandidaten kunnen feedback vragen omtrent de selectie bij de attaché HRM. Zij kunnen, met het oog op een eventuele beroepsmogelijkheid bij de raad van state, inzage in het selectiedossier verzoeken bij de personeelsdienst. De kandidaat krijgt zicht op en kan afschriften vragen van: • Een afschrift van zijn uitnodiging en deze van de syndicale afvaardigingen • De eindconclusie van de jury voor zichzelf en de benoemde kandidaat/kandidaten • Het ondertekende borderel/borderellen

24

Procedure benoemingen niveaus B, C en D. •

De eventuele schriftelijke proef

Indien een kandidaat na de benoeming, d.i. de ondertekening van het benoemingsbesluit, de aangeboden betrekking weigert, heeft dit als gevolg dat hij geen aanspraak meer kan maken op de geldigheid van zijn examen. Indien een kandidaat niet geslaagd is voor de bijkomende proef of niet batig gerangschikt is, behoudt hij het voordeel van het slagen in de vergelijkende selectie, georganiseerd door SELOR, of het voordeel van het slagen in het examen (beambte 2005, examen opsteller, examen vertaler, kandidaat-griffier/secretaris). Hij kan opnieuw postuleren voor vacante betrekkingen bij dezelfde rechtsmacht in dezelfde functiefamilie of bij andere rechtsmachten of in andere functiefamilies.

5.4 De vacante betrekking kan niet worden ingevuld 5.4.1

Er postuleerden geen kandidaten

De volledige procedure, te beginnen met de benoeming via mutatie, wordt opnieuw opgestart. De personeelsdienst neemt contact op met de rechterlijke overheden om na te gaan of zij desgevallend de functiefamilie wensen te wijzigen. De personeelsdienst brengt de attaché HRM op de hoogte. De personeelsdienst kan de hoofdgriffier of hoofdsecretaris voorstellen contact op te nemen met de attaché HRM teneinde een functiefamilie te bepalen die beter aansluit bij de noden. De hoofdgriffier of hoofdsecretaris kan hiervoor ook zelf de nodige stappen ondernemen. Nadien wordt de procedure benoeming via mutatie opnieuw opgestart. Alle kandidaten voor benoeming via mutatie die voldoen aan de criteria van de vacante plaats en zich ten laatste één maand voor de publicatiedatum manifesteerden, worden in aanmerking genomen. Indien de plaats vacant werd verklaard na ‘upgrading’, maar niet kon worden ingevuld, dan komt deze plaats ook in aanmerking voor mutatie. De rechterlijke overheden kunnen hier ook beslissen een andere functiefamilie toe te kennen. Indien de plaats niet kan ingenomen worden via mutatie, wordt de procedure benoeming via werving of bevordering opnieuw ingezet. 5.4.2

Geen van de kandidaten voldoet of neemt de betrekking op.

Dezelfde procedure als boven vermeld wordt gevolgd, met dit onderscheid dat voor de procedure benoeming via mutatie alle kandidaten die voldoen aan de criteria van de vacante plaats en zich ten laatste één maand voor de datum van het proces-verbaal van de selectie manifesteerden, in aanmerking worden genomen.

25


6. Dienstvrijstelling. De kandidaten voor benoeming via mutatie of bevordering en de kandidaten voor benoeming via werving die als contractueel in dienst zijn, krijgen een dienstvrijstelling om zich aan te bieden op respectievelijk een onderhoud of het selectie-interview en dit voor de duur van het onderhoud of het selectie-interview en de verplaatsing van en naar de plaats waar deze plaatsvindt. De hoofdgriffier, hoofdsecretaris of de magistraat korpsoverste van de rechtsmacht waar het personeelslid tewerkgesteld is, kan verzoeken een bewijs te leveren van de aanwezigheid op het onderhoud of het selectie-interview.

26


7. Contactgegevens. Centrale selectiedienst Aan te werven Nele Martens Nathalie Gerits

attaché (FR) attaché (NL) administratief deskundige (FR)

02 552 25 91 02 552 25 90 02 552 25 92

Adres: Waterloolaan 80, 1000 Brussel, 6de verdieping – lokaal 606 Fax: 02 552 27 66

Attachés – HRM Rechtsgebied Antwerpen: Van Belle Diane attaché Pauwels Nicole assistent Adres: Bolivarplaats 20, 2000 Antwerpen, lokaal E136

03 257 87 38 03 257 87 38

Rechtsgebied Gent: Langeraet Stephanie attaché Verstraeten Ann assistent Adres: Koophandelsplein 23, 9000 Gent, 1ste verdiep, lokaal 38

09 267 41 42 09 267 41 33

Rechtsgebied Brussel: De Koninck Eva attaché De Bruycker Stijn assistent Adres: Poelaertplein 1, 1000 Brussel

02 519 87 84 Nog niet gekend

Personeelsdienst Heidi Devriese François Parmentier

attaché (NL) attaché (FR)

Sectie Antwerpen Sectie Gent Sectie Brussel

02 552 25 42 02 552 25 41 02 552 25 52 02 552 25 60 02 552 25 67

Adres: Waterloolaan 80, 1000 Brussel, Fax: 02 552 27 63

27

BENOEMINGSPROCEDURE Niveau B, C en D handleiding

Recommend Documents