SELECTIE- EN BENOEMINGSPROCEDURE TEAMCHEFS B, C EN SECTORHOOFD Inhoud:
CGOP CGOP 4 december 2013 CGOP ink 661
§ 1 Inleiding en grondslag § 2 Het vacatureprofiel § 3 De selectiecommissie 3.1 Selectiecommissie teamchef B en C 3.1 selectiecommissie teamchef B en C 3.1 .1 Onafhankelijk voorzitter 3.1 .2 Leden namens het bevoegd gezag 3.1 .3 Leden namens de medewerkers § 3.2 Selectiecommissie sectorhoofd § 4 Trainingen selecteurs § 5 Doelgroep 5.1 In de eerste ronde 5.2 tweede en volgende ronde § 6 Selectie-eisen § 7 Selectie, de werkwijze 7.1 Centrale toetsing ‘harde’ eisen 7.2 Werkwijze selectiecommissie 7.3 vertrouwelijkheid en waarnemers § 8 Diversiteitseisen § 9 Benoeming
Vacature Profiel §2
Selectiecommissie
Selectie Procedure
De kandidaat
§3
§7
§5
Diversiteit §8
Benoeming §9
Selectie leidinggevenden procedurebeschrijving
Pagina 1
§ 1. Inleiding en grondslag Door de minister van veiligheid en justitie en de politievakbonden zijn afspraken gemaakt over de wijze waarop de functies teamchef B, teamchef C en sectorhoofd uit het Landelijke functiegebouw Nederlandse Politie (LFNP) bij de reorganisatie van de Nederlandse politie worden ingevuld. Dit gebeurt op een eigenstandige wijze. De juridische grondslag is opgenomen in artikel 55 jc van het Besluit Algemene Rechtspositie Politie (Barp). Het artikel luidt: Tijdens de reorganisatie Politiewet 2012 is dit hoofdstuk niet van toepassing op de procedure voor het benoemen en vervullen van de functies sectorhoofd, teamchef B en teamchef C. Deze functies worden vervuld op grond van een in de Commissie als bedoeld in artikel 1, onderdeel j, van het Besluit overleg en medezeggenschap politie 1994, vastgestelde selectie-en benoemingsprocedure. Dit document geeft vorm en inhoud aan de in het artikel 55jc Barp genoemde ‘vastgestelde selectie- en benoemingsprocedure’. In het overleg van 28 november 2013 tussen de minister en de politievakorganisaties is over de procedure overeenstemming bereikt en is deze vastgesteld. De selectie en benoeming van de genoemde functies Teamchef B, C en sectorhoofd dient conform de overeengekomen procedure te worden uitgevoerd.
§ 2. Het vacatureprofiel • •
• •
•
•
Vacature-invulling vindt plaats op basis van vacatureprofielen. Een vacatureprofiel bestaat uit de volgende elementen: De eisen uit de onderhavige functiebeschrijving uit het Landelijk Functiegebouw Nederlandse Politie (LFNP). De LFNP-eisen betreffen: kern van de functie, functie-eisen, vastgestelde competenties. De politievakbonden krijgen de gelegenheid te toetsen of de vacatureprofielen in overeenstemming zijn met het LFNP. Omschrijving van de eenheid/onderdeel, afdeling/dienst, team Eisen nationale politie. Voor de drie functies wordt een beperkt aantal eisen gesteld die de ambities van de nationale politie t.a.v. operationeel leiderschap, professionele ruimte en medewerker participatie ondersteunen. Die eisen blijven binnen de bandbreedte die het LFNP daar aan stelt. Situationele eisen, bestaande uit: o Eisen vanuit de context en de opgave. De eenheidsleiding of directeur voegt deze toe of hij/zij overlegt met burgemeester en het openbaar ministerie en eventuele andere bronnen over de invulling van deze eisen voor specifiek de vacatureprofielen van de chefs van de territoriale eenheden of de opsporing. o De teams bepalen zelf welke situationele eisen zij aan hun leidinggevende stellen. Die eisen mogen niet in strijd zijn met de LFNP-functiebeschrijving. Indien het de eenheidsleiding/directeur of een team niet lukt om binnen de gestelde deadline informatie aan te leveren, zal dit onderdeel niet in het vacatureprofiel worden opgenomen en wordt volstaan met het standaard profiel.
§ 3. De sectiecommissie Er is een onderscheid tussen de samenstelling van de commissies voor de selectie van de teamchefs B, C en het sectorhoofd.
§ 3.1 selectiecommissie teamchef B en C De selectiecommissie bestaat uit: §3.1.1 Onafhankelijk voorzitter o De onafhankelijk voorzitter wordt aangewezen door het bevoegd gezag. De voorzitter voldoet in ieder geval aan de volgende eisen: Selectie leidinggevenden procedurebeschrijving
Pagina 2
Onafhankelijk Is op geen enkele wijze direct of indirect belanghebbende. Heeft de kennis, ervaring en vaardigheden op het gebied van personeelsselectie en bij het bewaken van het proces binnen een selectiecommissie en zijn van technisch voorzitter. Heeft voldoende senioriteit om op het proces te interveniëren naar alle betrokkenen. De voorzitter heeft de volgende taken: het technisch voorzitterschap t.b.v. objectiviteit en zorgvuldige procesbegeleiding Het inbrengen van deskundigheid in op het gebied van personeelsselectie.
o
§3.1.2 Leden namens het bevoegd gezag o Het bevoegd gezag wijst twee medewerkers aan die al zijn aangesteld als leidinggevende. Als bevoegd gezag wordt in dit verband gezien de politiechef of directeur. §3.1.3 Leden namens de medewerkers o De medewerkers kiezen drie selecteurs uit hun midden. Voor die ‘voordracht’ is geen goedkeuring van het bevoegd gezag vereist. o Ten minste één van de drie medewerker selecteurs is werkzaam in het team waar de te selecteren leidinggevende direct leiding aan gaat geven. De overige medewerkers komen uit de directe ‘omgeving’ van dat team. o Het team kiest haar medewerker selecteur(s) uit haar midden. Het selecteren van leidinggevenden gebeurt voorafgaand aan de personele plaatsing van de medewerkers. Om die reden is het nog niet met zekerheid bekend welke medewerkers deel gaan uitmaken van het nieuwe team. Wel is dat met een grote mate van waarschijnlijkheid aan te geven. Tevens ligt de nadruk meer op het vertrouwen dat de medewerkers selecteurs van hun collega’s genieten om bij te dragen aan het selecteren van de juiste leidinggevenden, dan op het gegeven dat zij met zekerheid deel gaan uit maken van het onderhavige team.
§ 3.2 selectiecommissie sectorhoofd De commissie voor de selectie van de sectorhoofden kent de volgende afwijking ten opzichte van de commissie voor de teamchefs B en C. • De medewerkers selecteurs bestaan uit: o Ten minste twee (al benoemde) teamchefs B of C • Indien er minder dan drie teamchefs onder de leiding van het te selecteren sectorhoofd komen te vallen, wordt de derde medewerker selecteur een medewerker uit een van de teams waar het sectorhoofd leiding aan geeft. De medewerker wordt gekozen door de medewerkers die onder het sectorhoofd komen te vallen.
§ 4. Trainingen selecteurs Leden van de selectiecommissies (medewerkers én leidinggevenden) worden getraind in selectie, mede in verband met de consistentie Hier wordt als volgt uitvoering aan gegeven: • Verplichte training ‘train de trainer‘ voor de onafhankelijk voorzitters De onafhankelijk voorzitters worden getraind door trainers van de School voor Politieleiderschap van de Politieacademie. Het doel is hen voor te bereiden op de methodiek en werkwijze, hun rol en positie en handvatten te geven om ‘hun’ selectiecommissies te trainen. • Verplichte training selectieproces voor alle leden selectiecommissie Voordat de briefselectie start, krijgen alle leden van de selectiecommissie een training, die door de voorzitter wordt gegeven. Deze training is specifiek gericht op de aanstaande selectie leidinggevenden, de methodiek en werkwijze, een ieders rol en het proces. Informatie over het LFNP aangaande de rol van de leidinggevenden in het systeem van LFNP zal onderdeel uitmaken van deze verplichte training. Aansluitend zal de voorzitter met zijn commissie de vacatureprofielen doornemen. Selectie leidinggevenden procedurebeschrijving
Pagina 3
•
Facultatieve (zwaar aanbevolen) training algemene selectievaardigheden (waaronder STAR-methodiek) voor alle leden selectiecommissie. Medewerkers die aangeven een dergelijke training al eerder te hebben gevolgd, worden vrijgesteld van de verplichting deze nu te volgen. Deze training zal worden gegeven door een extern trainingsbureau en duurt 1 dag. Deze training is bedoeld voor selecteurs die geen of weinig ervaring hebben met het voeren van selectiegesprekken of voor degenen die dat wel hebben maar hun vaardigheden willen ophalen. De training richt zich op het voeren van selectiegesprekken, de STAR methodiek en criteriumgericht interviewen.
De bovenstaande trainingen zijn primair gericht op het voorbereiden van de selecteurs op hun selectietaak en –vaardigheden. Om de selecteurs inhoudelijk op vlieghoogte te brengen van de laatste ontwikkelingen m.b.t. operationeel leiderschap, is het de bedoeling dat vanuit het traject Operationeel Leiderschap de Politiechefs en directeuren gebriefd worden. Zij kunnen dan voor hun eigen eenheid of onderdeel de vertaling maken en dit met ‘hun’ selecteurs bespreken, in aanwezigheid van OR en waarnemers van de vakbonden, indien gewenst. De tekst in de vacatureprofielen m.b.t. de leidinggevende van de nationale politie is afgestemd met het traject Operationeel Leiderschap.
§ 5. Doelgroep § 5.1 In de eerste ronde worden tot de selectie toegelaten: • Medewerkers die door de zogenoemde ‘matching LFNP’ een functie toegewezen hebben gekregen uit het domein leiding. • Een leidinggevende functie voor de zogenoemde ‘matching LFNP’ (functiesbeschrijving op grond van het Fuwa Pol systeem). Daarvan is sprake als uit de functiebeschrijving blijkt dat de functionaris in ieder geval zelfstandig bevoegd was tot het voeren van functioneringsgesprekken en/of beoordelingsgesprekken en/of gesprekken over het persoonlijke ontwikkelingsplan van medewerkers. En: • De huidige functieschaal maximaal één schaal hoger of lager is dan de schaal van de functie waarop wordt gesolliciteerd. • Indien sprake is van een bezoldigingsschaal die hoger is dan de schaal van de functie waarop de sollicitant is aangesteld, geldt die schaal als vertrekpunt. Tevens geldt: • Huidige leidinggevenden die leiding geven aan medewerkers die vallen onder het LFNP domein uitvoering (het operationele politiewerk) mogen alleen solliciteren op leidinggevende functies waarbij leiding gegeven wordt aan medewerkers in het domein uitvoering. Leidinggevenden die leiding geven aan medewerkers in het LFNP domein ondersteuning (de ondersteuning van het operationele politie werk, de zogenoemde Piofach-taken) mogen solliciteren op leidinggevende functies waarbij leiding gegeven wordt aan medewerkers in het domein uitvoering als op leidinggevende functies waarbij leiding wordt gegeven aan medewerkers in het domein ondersteuning. Van dit uitgangspunt kan in bijzondere gevallen worden afgeweken. Die gevallen die in het overleg tussen de minister en de politievakbonden (CGOP) zijn vastgesteld zijn: Operationele Begeleiding en Training (OBT), Veiligheid Integriteit en Klachten (VIK) en Politieprofessie. Als het gaat om waarnemers (leidinggevenden en waarvan de waarneming is gestart oude regio situatie) die niet voldoen aan de criteria voor de doelgroep in ronde 1 kan de Politiechef of Directeur beroep doen op de hardheidsclausule. Dit wordt zeer terughoudend toegepast. Het beroep op de hardheidsclausule moet voor besluitvorming worden ingediend bij het verantwoordelijke lid van de Korpsleiding met de portefeuille HRM. Er wordt geen uitzondering gemaakt voor MD-kandidaten waar een schriftelijk traject onderligt, de formele functie is de uitgangsfunctie voor solliciteren, tenzij er sprake is van harde afspraken gemaakt voor 17 januari 2013 over het aanbieden van een leidinggevende functie, dan dient de organisatie die na te komen. De functie waarop de MD-kandidaat dan mag solliciteren moet de functie zijn waar de organisatie haar verplichting op na moet komen. Ook hier is de hardheidsclausule van toepassing waar de Politichef of Directeur Selectie leidinggevenden procedurebeschrijving
Pagina 4
beroep op kan doen. Het verantwoordelijke lid van de Korpsleiding met de portefeuille HRM neemt het besluit. § 5.2 Tweede en volgende ronde Mocht de eerste ronde van de selectieprocedure uiteindelijk geen kandidaat opleveren die door de selectiecommissie unaniem wordt voorgedragen, dan wordt de vacature breder opengesteld in de volgende volgorde: 1. 2. 3. 4.
Voor alle leidinggevenden Voor alle medewerkers tot maximaal 2 schalen hoger en lager Voor alle interne medewerkers externe kandidaten
Pas nadat de voordrachten voor de functies teamchef B en C bekend zijn, wordt gestart met de selectie van de functies sectorhoofd.
§ 6 Selectie-eisen Werk- en denkniveau: Voor zowel de teamchef B, teamchef C als sectorhoofd functies is het HBO werk- en denkniveau een harde eis in deze selectieprocedure1. De kandidaat voldoet aan deze harde eis, indien hij: • minimaal een HBO diploma heeft, en/of • een gecertificeerde testuitslag of assessment heeft, waaruit blijkt dat hij een HBO werken denkniveau heeft, en/of • minimaal 4 jaar op ten minste een schaal 10 functie werkzaam is geweest (conform Conversietabel PO2002), peilmoment hiervoor is 1 maart 2014) • Wanneer de kandidaat niet met behulp van bovenstaande zijn werk- en denkniveau kan aantonen, kan hij bij een nader te bepalen bureau een cognitieve capaciteitenmeting laten doen. Kandidaten mogen op maximaal 3 vacatures solliciteren, per ronde. Wordt een kandidaat afgewezen voor een vacature in fase 1, dan kan hij alsnog solliciteren op een vacature in fase 2. Kandidaten solliciteren door het indienen van een sollicitatiedossier (motivatiebrief, CV, meest recente functioneringsverslag(en) (max 2 jaar vanaf datum vacature), indien van toepassing het noodzakelijke bewijsmateriaal zoals potentieel analyse, assessment, diploma of EVC bewijs) en eventuele andere documenten die een medewerker van belang acht.
§ 7 Selectie, de werkwijze § 7.1 Centrale toetsing ‘harde’ eisen (centrale selectiecommissie) Of een kandidaat tot de doelgroep behoort, het werk- en denkniveau en het gegeven dat de kandidaat op maximaal 3 vacatures per ronde solliciteert worden gezien als ‘harde’ eisen om tot de verdere procedure te worden toegelaten. Deze eisen worden getoetst door een centrale selectiecommissie op grond van de in deze procedurebeschrijving genoemde criteria. Kandidaten die niet aan de harde eisen voldoen, worden niet in behandeling genomen. De bescheiden van alle andere kandidaten worden doorgeleid naar de desbetreffende selectiecommissie(s). Als bewijslast aanleveren voor het feit dat hij of zij een leidinggevende functie vervult of vervulde geldt organieke functiebeschrijving of het resultaat van de matching (de LFNP-functie uit het domein leiding).
1
In de LFNP beschrijving van Sectorhoofd staat WO werk- en denkniveau. Echter, voor deze procedure is het WO werk- en denkniveau voor Sectorhoofd niet van toepassing. Selectie leidinggevenden procedurebeschrijving
Pagina 5
§ 7.2 Werkwijze selectiecommissies • • • • • • • •
De sollicitatiedossiers die voldoen aan de harde eisen, worden doorgestuurd naar de decentrale selectiecommissie. Er volgt een briefselectie en de commissie selecteert maximaal 5 kandidaten per vacature voor een gesprek. Indien een kandidaat op meerdere vacatures in een eenheid of onderdeel solliciteert, is het mogelijk dat er één gesprek voor meerdere vacatures tegelijk gevoerd wordt, aangezien er met een beperkt aantal selectiecommissies gewerkt wordt. In dit gesprek worden functie-eisen, de competenties en situationele eisen getoetst. Het gesprek wordt gevoerd aan de hand van de zogenoemde STAR-methodiek en er wordt gebruik gemaakt van gestandaardiseerde formulieren. De commissie komt tot een unanieme voordracht welke kandidaat zij het meest geschikt acht voor de functie. De voordracht van de selectiecommissie is bindend, tenzij het totaal aan voordrachten niet voldoet aan de eisen van diversiteit. De voorzitter begeleidt dit proces van selectie onafhankelijk, als kwaliteitsbewaker, en heeft geen stem. Indien de selectiecommissie niet tot overeenstemming kan komen over een kandidaat, kan deze kandidaat niet voorgedragen worden. Het bevoegd gezag (de korpsleiding) legt de voordracht van de chefs van territoriale eenheden eerst ter instemming voor aan het gezag alvorens het overgaat tot benoeming. Hierover zijn nadere afspraken gemaakt in het artikel 19 overleg. Indien het gezag niet instemt wordt zo snel mogelijk een nieuwe kandidaat voorgedragen.
7.3 vertrouwelijkheid en waarnemers • De hele procedure kent een hoge mate van vertrouwelijkheid. Tussendoor worden door niemand uitspraken of mededelingen over gesprekken of mensen gedaan. • De vakorganisaties stellen waarnemers bij het selectieproces aan. Het staat deze waarnemers vrij de leden en de voorzitters van de selectiecommissies vragen te stellen over het proces. Informatie die met deze waarnemers gewisseld wordt, mag niet tot de persoon van de kandidaat te herleiden zijn. Bij problemen escaleert de waarnemer in eerste instantie bij de voorzitter, in tweede instantie bij de Politiechef/Directeur
§ 8 Diversiteitseisen • • • • •
Eisen aan diversiteit worden tevoren bepaald. De huidige mate van diversiteit wordt daarvoor in kaart gebracht. De selectiecommissie houdt rekening met de op voorhand vastgestelde eisen van diversiteit (geslacht, herkomst, leeftijd, ervaring). Naar het mogelijke wordt rekening gehouden met het kabinetsbeleid inzake arbeidsgehandicapten. Indien de eenheidsleiding oordeelt dat het totaal van het management onvoldoende voldoet aan de eisen van diversiteit (zoals hierboven genoemd), draagt de eenheidsleiding de betrokken selectiecommissies op de voordracht te heroverwegen. Voordrachten zijn bindend als deze voldoen aan diversiteiteisen. In bijlage 1 staat de wijze waarop de diversiteitseisen worden onderbouwd nader uitgewerkt (Bijlage 1_Diversiteitseisen GOP 28112013).
§9 Benoeming • •
De voordrachten van de selectiecommissies zijn bindend, tenzij ze niet voldoen aan de diversiteitseisen. De lijst met voor te dragen kandidaten wordt getoetst aan de mate van diversiteit en voorzien van een advies voorgelegd aan de Politiechef of Directeur. Hierbij wordt rekening gehouden met de mogelijke impact van het oplossen van ‘dubbelingen’. Het
Selectie leidinggevenden procedurebeschrijving
Pagina 6
•
•
• •
advies wordt opgesteld door HRM, op verzoek van de projectleider personele reorganisatie. Indien een kandidaat voor 2 functies als eerste genoemd staat en dus dubbel in de lijst met voor te dragen kandidaten voorkomt (dit kan binnen een eenheid/onderdeel maar ook bij meerdere eenheden of onderdelen het geval zijn), dan overlegt de Politiechef/Directeur met de betreffende kandidaat om tot een keus te komen. De selectiecommissie van de opengevallen vacature neemt de overgebleven kandidaten opnieuw in beschouwing. Het resultaat van die beschouwing kan zijn dat er een andere kandidaat wordt voorgedragen, of dat er geen geschikte kandidaat aanwezig is. Indien de Politiechef/Directeur oordeelt dat het totaal van het management onvoldoende voldoet aan de eisen van diversiteit, draagt de Politiechef/Directeur de betrokken selectiecommissies op de voordrachten te heroverwegen. De Politiechef of Directeur stelt uiteindelijk de lijst met voorgedragen kandidaten vast, voor zowel fase 1 als, na akkoord van de korpsleiding, voor fase 2. De politiechef of directeur benoemt. Niet-geselecteerde kandidaten worden opgenomen in het plaatsingsproces personele reorganisatie
Selectie leidinggevenden procedurebeschrijving
Pagina 7
