BELTUG Standpunt Naar een billijke (para)fiscale behandeling van mobiel werken, als stimulans voor de economie

BELTUG Standpunt

Naar een billijke (para)fiscale behandeling van mobiel werken, als stimulans voor de economie

Naar een billijke para)fiscaliteit van mobiel werken • 1

Maart 2013

Naar een billijke (para)fiscale behandeling van mobiel werken, als stimulans voor de economie

1

PROBLEMATIEK EN AANBEVELINGEN.................................................... 3 1.1 Groeiende verwevenheid privé en werk .................................................. 3 1.2 (Para)fiscaal kader werkt remmend .......................................................... 3 1.3 Daarom formuleert BELTUG concrete aanbevelingen voor de overheid: ................................................................................................................... 4 2 DE ALTERNATIEVEN VOOR EEN ORGANISATIE VOOR PRIVÉGEBRUIK VAN MOBIELE TOESTELLEN .............................................. 5 3 FORFAITAIRE OPLOSSING NODIG VOOR MOBIELE TOESTELLEN: EENVOUDIG, WERKBAAR EN BILLIJK............................................................. 6 3.1 RSZ: bevestiging van het forfait voor mobiele toestellen ....................... 7 3.2 Overeenstemming fiscus en RSZ ............................................................... 7 3.3 Rulings beperken .......................................................................................... 8 4 BTW........................................................................................................................ 8 5 VERGOEDING VAN INTERNETGEBRUIK THUIS VOOR HET WERK 9 6 REGELING VOOR PC WAS GOED – WAS, VERLEDEN TIJD ............... 9 7 TABLET GELIJKSTELLEN MET PC IS CONTRAPRODUCTIEF .......... 10 8 ‘VOORDEEL ALLE AARD’ CUMULEREN KLOPT NIET MET REËEL GEBRUIK................................................................................................................... 11 9 BRING YOUR OWN DEVICE: EEN FISCAAL VRAAGTEKEN ............ 12 10 CONCLUSIES .................................................................................................... 13 OVER BELTUG ........................................................................................................ 13


Naar een billijke (para)fiscale behandeling van mobiel werken, als stimulans voor de economie 1 PROBLEMATIEK EN AANBEVELINGEN1 1.1 Groeiende verwevenheid privé en werk Steeds meer werknemers beschikken over een mobiel toestel en/of tablet. Ze gebruiken de toestellen van de werkgever ook voor privédoeleinden, en voeren thuis of elders werktaken uit. Op een toestel dat van hen of van het bedrijf kan zijn. De privé-werk-verwevenheid is eigen geworden aan onze economie, door het gebruik van de nieuwe communicatiemiddelen. 1.2 (Para)fiscaal kader werkt remmend Wanneer een werkgever een mobiel toestel, internettoegang of een abonnement ter beschikking stelt van de werknemer, betekent dat voor de werknemer bij privégebruik een ‘voordeel alle aard’, waarin zowel de RSZ als de fiscus geïnteresseerd is. Het (para-)fiscaal kader is echter onduidelijk en complex. Daarom moeten bedrijven en overheidsinstellingen veel energie stoppen in het uitzoeken van de privé-impact van het gebruik van de nieuwe werkmiddelen. Mobiel werken maakt de bedrijfsprocessen efficiënter. Een business case voor mobiele bedrijfstoepassingen opmaken is echter moeilijk door de onzekerheden rond de (para-)fiscaliteit. Een verduidelijking zal ook tegemoet komen aan de vraag van ondernemingen, overheidsbedrijven en een groeiende groep werknemers om regelmatig van thuis te werken, wat met de huidige technologie perfect voor steeds meer jobs mogelijk is. Als de overheid thuiswerken ten volle aanmoedigt, dan komt dit ook het verkeer en de CO2-uitstoot ten goede. Noot: BELTUG heeft de problematiek van het ter beschikking stellen van communicatiemiddelen door de werkgever uitgebreid bestudeerd en beschreven in de studie (139 pag.) “Aanbevelingen voor een Corporate Policy voor smartphone, tablet, BYOD, laptop en pc” van juni 2012 (beschikbaar voor BELTUG-leden) 1


Elk bedrijf - van kleine kmo tot grote multinational – en elke overheidsinstelling worstelt met deze problematiek. De situatie is moeilijk houdbaar en leidt tot delicate en irriterende situaties tussen organisaties en hun werknemers. Het wettelijk kader rond het privégebruik van mobiele toestellen van de werkgever is onduidelijk en complex. Een stimulerende (para)fiscaliteit zou tegemoetkomen aan de groeiende behoefte aan meer mobiliteit. Een duidelijk, redelijk en eenvoudig kader zal helpen bij de economische relance van onze bedrijven. BELTUG toont in dit standpunt aan dat iedereen wint bij een billijke forfaitaire oplossing: bedrijven, werknemers én de overheid. De mobiele communicatiemiddelen zijn uitgelezen werkinstrumenten waarmee bedrijven vernieuwen en efficiëntiewinsten realiseren. De huidige fiscale en parafiscale regels rond mobiele toestellen en internetgebruik thuis  zijn demotiverend, zowel voor werkgevers als voor werknemers  zijn uit de tijd  zijn contraproductief  kloppen niet met het feitelijke gebruik. BELTUG vindt het belangrijk dat bedrijven en overheidsinstellingen zich met innovatieve mobiele toepassingen kunnen bezighouden i.p.v. zich het hoofd te moeten breken over ingewikkelde administratie en (para)fiscaliteit. 1.3



Daarom formuleert BELTUG concrete aanbevelingen voor de overheid: Verlaging van het forfaitaire bedrag ‘voordeel alle aard’ (VAA) voor pc’s – ondertussen 10 jaar oud (in 2003 waren pc’s veel duurder dan nu maar het forfaitair voordeel bleef € 15 per maand);


 

 

 

Verlaging van de forfaitaire bedragen voor tablet. De recente gelijkschakeling van pc en tablet is contraproductief; Officialisering via KB van een forfait van € 12,5 per maand voor VAA van smartphone/gsm, met abonnement voor spraak en data, telefonie en internet; Afstemming tussen RSZ en fiscus inzake de behandeling van mobiele toestel(len) van het bedrijf; Een alternatief voor het optellen van het VAA bij gebruik van verschillende toestellen en/of internettoegang. BELTUG stelt voor het VAA tot een stimulerend maximum te beperken; Duidelijke terugbetalingsrichtlijnen voor het professioneel gebruik van privétoestellen (BYOD); Verduidelijking van de btw-reglementering op toestellen duurder dan € 250, en eventuele optrekking van de grens ‘bedrijfsmiddel’ tot bv. € 1000 om tot administratieve vereenvoudiging te komen.

2 DE ALTERNATIEVEN VOOR EEN ORGANISATIE VOOR PRIVÉGEBRUIK VAN MOBIELE TOESTELLEN Er zijn drie mogelijke situaties wanneer een werkgever een mobiel toestel ter beschikking stelt: 1. De werkgever verbiedt privégebruik; hij controleert en sanctioneert indien nodig. Er is geen voordeel voor de werknemer. Commentaar BELTUG: dit is geen stimulerende situatie. Ze komt steeds minder voor. 2. Privégebruik van het toestel is toegestaan en de werkgever heeft een beheerssysteem ingesteld met gesplitste facturen: hierbij krijgen het bedrijf en de werknemer een factuur van de mobiele operator. Er zijn verschillende manieren om de scheiding te bepalen, bv. . een forfaitair bedrag per maand dat geacht wordt het beroepsgebruik te dekken wordt aan het bedrijf gefactureerd, alles erboven komt op de factuur van de werknemer; . een procentuele verhouding tussen beroeps- en privégebruik; . privé-oproepen komen op de privéfactuur, omdat ze met een code geïdentificeerd worden.


Als duidelijk is dat de werkgever de forfaits of de percentages niet willekeurig heeft bepaald en kan aantonen dat de bedragen realistisch zijn, hanteert hij een plausibel systeem en kan dit worden aanvaard door de RSZ en de fiscus. Ook in dit geval is er geen bijkomend voordeel voor de werknemer. Commentaar BELTUG: Het instellen van de systemen om privé en werk te scheiden zijn tijdrovend en complex. Het gebruik van mobiele communicatie wijzigt ook erg snel, bijstellen is vaak nodig. Waar het voor telefonie nog mogelijk was om privé en werk van elkaar te scheiden, is dat met mobiele data - de veel sneller groeiende uitgavepost - niet mogelijk. In de praktijk blijkt dat werken met gesplitste facturen vaak kwaad bloed zet bij werknemers. Bv. bij een budget (tot een bepaald plafond wordt alles betaald door de werkgever, daarboven worden de communicatiekosten geacht privé te zijn) voelen werknemers zich vaak geremd, omdat het niet zo duidelijk is wat hij zal betalen. Hierbij komt mogelijk nog overleg met RSZ en de fiscus. Een dergelijke splitsing werk/privé betekent veel werk voor de werkgever en de mobiele operatoren, zowel voor het opzetten als voor de opvolging. 3. De werkgever laat privégebruik toe maar heeft geen systeem. Er wordt uitgegaan van een administratief forfaitair voordeel alle aard van € 12,50 per maand (2Beslissing beheerscomité RSZ) voor het privégebruik van het mobiel toestel, de privécommunicatie- en abonnementskosten. 3 FORFAITAIRE OPLOSSING NODIG VOOR MOBIELE TOESTELLEN: EENVOUDIG, WERKBAAR EN BILLIJK BELTUG pleit voor een eenvoudige, werkbare en billijke forfaitaire oplossing. Daarmee zal iedereen winnen:  bedrijven en overheidsinstellingen van klein tot groot hebben baat bij een vereenvoudiging.  werknemers ervaren de bestaande systemen vaak als complex en onredelijk  de overheid zal winnen. Enerzijds omdat talloze overheidsorganisaties zelf als werkgever met deze administratieve last en onduidelijkheid hebben af te rekenen. Anderzijds zullen veel bedrijven de 2

Bron: RSZ Directie Reglementering - E-mail: [email protected]


ingewikkelde systemen om privé en werk te scheiden – net om het voordeel alle aard te vermijden - vervangen door een billijke forfaitaire regeling, met VAA. Daarnaast zou er binnen de overheid tijdswinst gerealiseerd kunnen worden, omdat RSZ en fiscus minder tijd aan rulings moeten besteden. Uit het Advies van het Rekenhof van 3 augustus 2012 over het Wetsvoorstel “tot wijziging van het Wetboek van de inkomstenbelastingen 1992, wat het privégebruik van een door de werkgever of vennootschap ter beschikking gestelde mobiele telefoon betreft” (DOC 53 1735/001) blijkt trouwens dat fiscaal noch parafiscaal voldoende precieze gegevens voorhanden zijn om te bepalen welke belastingopbrengst voortvloeit uit het ter beschikking stellen van een bedrijfstoestel. 3.1 RSZ: bevestiging van het forfait voor mobiele toestellen Sedert geruime tijd is er een ontwerp van KB (30 november 2009). Sinds juni 2009 zijn er Richtlijnen van het Beheerscomité van de RSZ, waarin bepaald wordt dat in de praktijk een forfait van € 12,5 per maand voor het telefonieen internetabonnement en gebruik van een mobiele telefoon wordt gehanteerd. Een forfaitair voordeel alle aard van €12,50 per maand voor de privécommunicatiekosten en het mobiel toestel is redelijk. 3.2 Overeenstemming fiscus en RSZ Zolang er geen KB is dat een forfait regelt voor de RSZ, kijkt de fiscus naar de werkelijke waarde van de privécommunicatie. In antwoord op een parlementaire vraag van 19 januari 2010 heeft de Minister van Financiën gemeld dat zodra het KB (met daarin een forfaitaire raming van € 12,50 euro per maand voor RSZ) in werking treedt, de daarin opgenomen bepalingen inzake de raming van het voordeel eveneens van toepassing zullen zijn inzake inkomstenbelasting. Het bewuste KB blijft evenwel nog uit. Op de website van Financiën lezen we: “Het fiscaal voordeel zal worden bepaald door rekening te houden met de aankoopprijs van de gsm, de waarde van het abonnement, de facturen van de operator en het akkoord tussen de werknemer en de werkgever wat het gebruik van de gsm betreft.”


Hopelijk kunnen aan het lijstje op deze site met de forfaitaire regelingen binnenkort de smartphone en tablet toegevoegd worden. Daardoor is er bij bedrijven en overheidsinstellingen verwarring en onzekerheid ontstaan. Bovendien leert BELTUG uit de ervaringen van zijn leden dat er met verschillende maten en gewichten wordt gewerkt. Sommige inspecteurs van de RSZ passen een forfait van € 12,50 inzake smartphones en gsm’s al toe, andere inspecteurs lijken dat nog niet te doen. Er zijn blijkbaar zelfs regionale verschillen. BELTUG vraagt de overheid om in een KB het forfait van €12,5 te officialiseren en snel overeenstemming te brengen in de manier waarop de sociale zekerheid en de fiscaliteit het privégebruik van communicatiemiddelen behandelen. 3.3 Rulings beperken De ruling is het meest gebruikte instrument om zekerheid te scheppen voor hét specifieke geval van hét bedrijf. Het mobiel gebruik binnen bedrijven wijzigt erg snel. Het is steeds moeilijker om privé- en zakelijk gebruik correct uit te splitsen. Maar het is ook niet meer mogelijk alle wisselende werknemers en alle snel wijzigende werksituaties in een bedrijf in een schema te doen passen voor een ruling binnen een bedrijf. Hoe lang is een ruling dan nog relevant? Een billijk en eenvoudig forfait zoals BELTUG bepleit maakt de rulings zo goed als overbodig in de context. Een ruling opmaken kost tijd aan bedrijf en overheid. De inspanningen bij de bedrijven om aan de hand van onzekere en ingewikkelde regels een stelsel uit te werken dat aanvaardbaar is voor RSZ en fiscus, zijn zeer groot en komen telkens terug. Iedere werkgever - ook bij de overheid - moet het warm water opnieuw uitvinden. Dit geldt ook voor de rulings inzake de vergoeding van het internet van de werknemer thuis, wanneer die verbinding voor het werk wordt gebruikt. 4 BTW Inzake btw blijft het wachten op een administratieve circulaire. Sedert 20 november 2011 (ref.ET119.650) geldt een regeling inzake “bedrijfsmiddelen” die het gevolg is van een Europese verordening.


Bij aankopen van bedrijfsmiddelen van minstens €250 (excl. btw) geldt een btw-aftrekbeperking aan de bron. Van bij de aankoop is uitsplitsing van beroeps- en privékosten dan vereist (geen btw-aftrek over het ‘voordeel van alle aard’). Bij kleinere aankopen is geen uitsplitsing nodig en geldt btwafdracht op het voordeel alle aard. Ook de bedrijfsgsm, pc en tablet vallen vaak onder deze regeling; veel toestellen zijn duurder dan € 250. De BELTUG-leden leren ons dat zij deze verordening als onwerkbaar ervaren. Er is geen enkele manier om van bij de aankoop te weten hoeveel bv. een smartphone privé en professioneel gebruikt zal worden. Een verduidelijking van de btw-reglementering op mobiele toestellen is vereist. Het optrekken van de grens ‘bedrijfsmiddel’ tot bv. € 1000 ter verlichting van administratie is een alternatief. 5 VERGOEDING VAN INTERNETGEBRUIK THUIS VOOR HET WERK De meeste werknemers hebben thuis internet, in veel gevallen een breedbandverbinding die geschikt is om professionele taken te verrichten. Veel ondernemingen en overheidsinstellingen gaan op zoek naar een systeem om de werknemer te vergoeden wanneer het internet regelmatig gebruikt wordt voor het werk, bv. omdat de werknemer occasioneel thuis werkt. BELTUG stelt vast dat de bedragen die in een ruling worden afgesproken voor de vergoeding die de werkgever betaalt aan de werknemer, sterk kunnen verschillen van organisatie tot organisatie. Uit de praktijk: sommige bedrijven betalen € 18 per werknemer per maand, andere betalen € 40 voor het gebruik van het internet thuis voor werkdoeleinden. Tussen haakjes: voor € 40 kun je een volwaardig internetabonnement betalen. Het is niet logisch dat er in gelijkaardige situaties op uiteenlopende bedragen wordt uitgekomen. De werkgever kan de internetverbinding ook zelf betalen. Dan is er een forfaitair VAA voor de werknemer van €60/jaar. Het is echter niet voor alle organisaties aangewezen om dit op te zetten, bv. omdat het maar voor een beperkt aantal werknemers nuttig is. 6 REGELING VOOR PC WAS GOED – WAS, VERLEDEN TIJD


Sedert 1 januari 2013 bestaan de forfaits voor privégebruik van de pc/internet van de werkgever 10 jaar. Geen reden om te vieren vindt BELTUG want hoewel de maatregel 10 jaar geleden een goede stimulans was om de pc- en internetpenetratie te verhogen in België, past ze niet meer in de realiteit van nu. Het jaarlijks VAA van € 180 als ‘voordeel van alle aard’ is ondertussen veel te hoog. Op basis van de prijzen van een pc in 2003 was dit een goed uitgangspunt maar nu niet meer. De prijzen van pc’s zijn intussen sterk gedaald. In veel bedrijven gaat de pc 4 jaar mee. Dan ondergaat de werknemer voor het privégebruik van de pc van zijn werkgever een VAA van maar liefst € 720! Tegen de huidige pc-prijzen ondergaat de werknemer voor het gebruik van de pc van de werkgever een voordeel alle aard dat evenveel is als de prijs van een (flinke) nieuwe pc. Dit kan niet de bedoeling zijn. Dit is geen voordeel meer. 7

TABLET GELIJKSTELLEN MET PC IS CONTRAPRODUCTIEF

De RSZ heeft beslist dat het VAA voor een tablet gelijk is aan het VAA van een pc: dus ook € 180/jaar. Dit is een slechte beslissing. De prijzen van tablets lopen uit elkaar, maar dalen snel. Stel een tablet die de werkgever ter beschikking stelt en die 3 jaar wordt gebruikt. Dit betekent voor de werknemer een VAA van € 180x3 = € 540. Maar: de prijzen voor tablets variëren momenteel ongeveer tussen € 200 en € 750! Na 3 jaar heeft de werknemer een VAA dat veel hoger is, vaak zelfs het dubbele, dan de aankoopprijs van de tablet. Dit is contraproductief. Daarbij komt dan nog € 5 per maand voor het privégebruik van het internetabonnement als er een 3G-kaartje in zit. Zo wordt het toestel voor de werknemers een vergiftigd geschenk. Werknemers vragen zich terecht af of ze niet beter zelf de tablet zouden financieren en aan de werkgever een bedrag vragen voor het professioneel gebruik.


8 ‘VOORDEEL ALLE AARD’ CUMULEREN KLOPT NIET MET REËEL GEBRUIK De ‘voordelen van alle aard’ voor het gebruik van communicatiemiddelen worden op dit ogenblik in de wet behandeld alsof elk toestel op zich staat. Dat klopt niet met de realiteit. Je kan je privémail lezen op je smartphone, portable of tablet, maar je leest ze maar één keer. Je Facebookstatus, je tweets, je LinkedIn-status zal je maar aanpassen op één toestel tegelijk (is daar overigens altijd van uit te maken of ze zakelijk of privé zijn?). Zo is het ook voor andere privétoepassingen. De wettelijke regeling ziet het gebruik van elk toestel en/of communicatienetwerk als een apart privévoordeel en telt ze samen. Daardoor loopt het cumulatieve ‘voordeel van alle aard’ makkelijk hoog op. Een voorbeeld: Gebruik van smartphone Gebruik van portable Gebruik van tablet Gebruik van mobiele data in tablet via de mobiele netwerken Gebruik van breedband thuis betaald door de werkgever Totaal

€12,50 per maand €15,00 per maand €15,00 per maand € 5,00 per maand € 5,00 per maand €52,50 per maand

Bij terbeschikkingstelling van een smartphone, laptop en tablet met internet bedraagt het jaarlijks VAA voor de werknemer € 630. De werknemer betaalt onevenredig veel voor zijn verhoogde productiviteit en privégebruik, en dit voor toestellen waar hij of zij nooit eigenaar van wordt. Dit is geen billijke situatie. Hierdoor worden werkgevers en werknemers in een zeer oncomfortabele situatie gebracht: werkgevers gaan nieuwe technologie niet uitrollen omdat hun werknemers er te zwaar op belast worden.


9 BRING YOUR OWN DEVICE: EEN FISCAAL VRAAGTEKEN Voor een bedrijf is het erg moeilijk om aan de steeds meer uiteenlopende wensen en de steeds sneller elkaar opvolgende modellen van smartphone, tablet en pc tegemoet te komen. Daarom zijn er steeds meer bedrijven die een politiek van Bring Your Own Device (BYOD) overwegen of invoeren. Bij BYOD gebruiken werknemers hun eigen toestel voor het bedrijf. De werkgever heeft de keuze om de werknemer hiervoor te vergoeden. Het is volkomen te verantwoorden dat de werkgever een gedeelte van de kost terugbetaalt, omwille van de verschuiving van kosten en het professioneel gebruik. De werkgever moet het professioneel gebruik nu per toestel en per werknemer case-by-case inschatten, wat weer tijdrovend is én aanleiding kan geven tot discussies bij controle. De fiscale behandeling blijft het grote vraagteken. Hierdoor blijft een versnelde invoering van tablets en innovatieve toepassingen in heel wat bedrijven en organisaties momenteel achterwege. Uit de praktijk Wanneer de werkgever de communicatiekosten en het abonnement betaalt van een privésmartphone, is er opnieuw het VAA van € 12,50 per maand voor de betrokken werknemer, terwijl hij/zij geen toestel ter beschikking krijgt. Wanneer de werkgever de communicatiekosten en het abonnement betaalt van een privétablet, is er meestal een VAA van €5 per maand (geen telefonie). BELTUG stelt dat er ook nood is aan eenvoudige, forfaitaire oplossingen voor toestellen gekocht door de werknemer die voor het werk gebruikt worden.


10 CONCLUSIES Het wettelijk kader rond het privégebruik van mobiele toestellen van de werkgever is onduidelijk en complex. Een stimulerende (para)fiscaliteit zou tegemoetkomen aan de groeiende behoefte aan meer mobiliteit. Een duidelijk, redelijk en eenvoudig kader zal helpen bij de economische relance van onze bedrijven. BELTUG zal dit standpunt bepleiten bij de verschillende betrokken instanties. OVER BELTUG BELTUG is de grootste Belgische vereniging van ICT Managers, met een gespecialiseerde focus op bedrijfsnetwerken, mobiele communicatie, UC, Cloud, beveiliging en ICT aankoop. BELTUG telt meer dan 1.200 leden en vormt zo een belangrijke netwerkingorganisatie voor de ICT-beslissingsnemers in ons land. BELTUG brengt bedrijven samen om ervaringen uit te wisselen, publiceert aanbevelingen en informeert. BELTUG verdedigt de belangen van de zakelijke ICT-gebruikers bij nationale en internationale overheden. BELTUG, Knaptandstraat 123, 9100 Sint-Niklaas Tel 03 778 17 83 - [email protected] – www.beltug.be


BELTUG Standpunt

BELTUG, Knaptandstraat 123, 9100 Sint-Niklaas Tel 03 778 17 83 - Fax 03 766 41 86 - [email protected] – www.beltug.be


www.beltug.be

BELTUG Standpunt Naar een billijke (para)fiscale behandeling van mobiel werken, als stimulans voor de economie

Recommend Documents