BELGACOM Forum 700 en de Cd-rom
PIMphony & Management Tools
HANDLEIDING 3EH 21021 ATAD Ed. 01
BELGACOM Forum 700 ONTDEK DE BELGACOM FORUM 700 Ø Een vernieuwend product met een speerpunttechnologie: een volledige, geïntegreerde oplossing die zowel voice, data als Internet beheert Ø Een gebruiksvriendelijk en productief systeem, eenvoudig in gebruik Ø Een tevreden klant
ONTDEK DE TALRIJKE TOEPASSINGEN VAN UW CD-ROM PIMphony & Management Tools Ø PIMphony Software: § PIMphony Client § PIMphony Central Services § SPI for Microsoft TAPI Server Ø De toepassing Management: § § §
PM5 Easy/EasyPlus Internet-beheer Label Set Tool
Ø Een documentatiepakket ter attentie van de gebruikers:
3EH 21021 ATAD Ed. 01
2
HOE DE CD-ROM EN DE VERSCHILLENDE TOEPASSINGEN INSTALLEREN? Ø Installatie van PIMphony: § §
Installatie van PIMphony Client Installatie van PIMphony Central Services en SPI for Microsoft TAPI Server
Ø Installatie van de andere toepassingen (Management Tools): § §
Installatie van Label Set Tool Installatie van PM5 Easy/EasyPlus HOE GEBRUIK MAKEN VAN DE TOEPASSINGEN?
Ø Hoe PIMphony gebruiken? Ø Hoe de Label Set Tool gebruiken? Ø Hoe PM5 Easy/EasyPlus gebruiken? § § §
Gebruik van Data Collection & Tools Gebruik van Installation Typical Gebruik van Modification Typical
Ø Hoe gebruikt u de tool "Internet-beheer"? Ø Hoe het documentatiepakket gebruiken? § §
Hoe leest men de documentatie? Hoe de documentatie afdrukken? VOORZORGSMAATREGELEN
WAT DOEN IN GEVAL VAN PROBLEMEN?
GARANTIE en CLAUSULES
3EH 21021 ATAD Ed. 01
3
BELGACOM Forum 700 Het polyvalente e-communicatie instrument
U heeft net een Belgacom Forum 700 aangeschaft, geleverd met de Cd-rom PIMphony & Management Tools en zijn talrijke toepassingen. Wij hopen dat dit product u volledige voldoening zal geven en wij danken u bij voorbaat voor het gestelde vertrouwen.
UW BELGACOM FORUM 700 De Belgacom Forum 700 biedt een zeer uitgebreid aanbod en werd ontworpen om te voldoen aan uw behoeften. Deze volledige, geïntegreerde oplossing, biedt een communicatiesysteem voor voice, voor data, maar ook een unieke, gemeenschappelijke en beveiligde toegang tot internet. Dankzij deze speerpunttechnologie geniet u van het beste van twee werelden, want hij beheert immers moeiteloos Voice, Data en Internet. Dankzij de Belgacom Forum 700 kunt u vanaf vandaag de steeds groeiende informatiestroom komende van verschillende netwerken beheren en bovendien de kosten van uw telecommunicatie-uitrustingen optimaliseren.
3EH 21021 ATAD Ed. 01
4
De Belgacom Forum 700, een vernieuwend all-in-one product, is geschikt voor alle bedrijfstopologieën. Het beschikt over talrijke, geïntegreerde toepassingen zoals: •
Een gemeenschappelijke en beveiligde toegang tot het internet en dit via verschillende aansluitingen (ISDN, ADSL, huurlijn, …)
•
De mogelijkheid tot controle en optimalisatie van de communicatiekosten van het internetverkeer (Proxy/Cache)
•
De mogelijkheid tot een gedetailleerd: Ø Beheer van de oproepen Ø Portfolio van externe toepassingen
De Belgacom Forum 700 vormt een gepersonaliseerde oplossing voor uw behoeften, dankzij het volledig gamma van functionaliteiten die moduleerbaar zijn. Hij kan zich perfect aanpassen aan uw behoeften en met uw bedrijf mee evolueren. U wenst de productiviteit van uw personeel te verhogen en daarbij de kosten te beheersen om uw winst te optimaliseren? U wenst een gebruiksvriendelijk communicatiesysteem, maar eist bovendien dat de veiligheid van de informatie gegarandeerd is? U wenst uw klanten elke dag weer voldoening te geven? Wel, dan is de Belgacom Forum 700 voor u de geschikte oplosssing.
Ø Gebruiksvriendelijk: Zoals u zult vaststellen, is de BELGACOM FORUM 700 zeer eenvoudig in gebruik (dankzij het uitgebreid gamma van terminals BELGACOM IDS 110/210/260/310), en aangepast aan uw behoeften. Om op een eenvoudige manier uw communicaties nog beter te beheersen, is de PC software PIMphony standaard bijgeleverd op uw Cd-rom PIMphony & Management Tools. U kunt deze installeren en gemakkelijk gebruiken dankzij de online-help en de assistenten die u in uw handelingen zullen bijstaan. Bovendien, kunt u gratis de talrijke functies van PIMphony Pro & PIMphony Team ontdekken, en dit gedurende 2 maanden en tot 25 gebruikers.
Ø Veiligheid van de informatie: Met de BELGACOM FORUM 700 stellen wij alles in het werk om uw communicaties optimaal te beveiligen; wachtwoord, geïntegreerde firewall, geïntegreerde Proxy/Cache, beveiligde verbinding op virtuele privé-netwerken, CHAP en PAP-protocols voor toegangsbeveiliging…
3EH 21021 ATAD Ed. 01
5
Ø Beheersing van de communicatiekosten: De Belgacom Forum 700 draagt bij tot een vermindering van uw telefoonrekeningen dankzij controlesystemen die uitgaven controleren (kosten info, ARS…). Elementen zoals de gemeenschappelijke toegang tot Internet, de emailserver of de verborgen server zorgen eveneens voor een controle en een optimalisering van de communicatieflux van data. Daarenboven kunt u, dankzij de integratie van talrijke elementen in één enkel systeem, uw investeringen stroomlijnen en uw administratiekosten verminderen. Ø Toename van de personeelsproductiviteit: Dankzij de BELGACOM FORUM 700, kan uw personeel kostbare tijd winnen. De elektronische post, die de e-mail, de voicemail en de telefax in de computer integreert, vermindert het aantal communicatiesystemen en draagt zo bij tot een betere efficiëntie van het personeel: men verliest geen tijd meer in het beheren van drie verschillende interfaces. Daarenboven bent u en uw personeel voortaan op elk moment en op elke plaats beschikbaar, of u op kantoor of op verplaatsing bent , want iedereen beschikt over een eigen telefoonnummer. Dankzij de functie Persoonlijke assistent, heeft uw gesprekspartner vijf verschillende mogelijkheden : hij kan een verbinding maken met uw secretaresse, uw GSM, een extern nummer, een operator of met uw mailbox.
Persoonlijke assistent
Mailbox Secretaresse
Operator
GSM Extern N°
Ø Tevredenheid van de klant: Een snel en passend onthaal draagt onbetwistbaar bij tot de tevredenheid van uw klant. De Belgacom Forum 700 biedt u alle mogelijkheden om dit doel te bereiken: De Belgacom Forum 700 biedt u een gepersonaliseerd onthaalsysteem van hoge kwaliteit om de toevloed van inkomende oproepen in uw bedrijf te beheren.
3EH 21021 ATAD Ed. 01
6
Dankzij de toepassing PIMphony, kan u aan uw klanten een echt persoonlijk onthaal aanbieden. Aan de hand van de identificatiefuncties van de oproepende of opgeroepen nummers (DDI), vergemakkelijkt PIMphony namelijk uw relaties met uw klanten door automatisch de bijbehorende contactfiche te openen; op deze manier beschikt u over alle nodige informatie betreffende uw gesprekspartner voordat u de hoorn opneemt. Daarenboven vereenvoudigt PIMphony de follow-up van de telefonische contacten door alle oproepen in een register op te slaan. Bovendien draagt ook de e-mail bij tot een verbeterde klantenservice, want u kan immers op een zeer eenvoudige manier en bijna ogenblikkelijk met uw klanten communiceren. De tevredenheid van de klant is ook onze bezorgdheid. Dit is de reden waarom wij alles in het werk stellen om u een kwalitatief en betrouwbaar product te verschaffen, en wij ter beschikking staan om bijstand te verlenen. De Belgacom Forum 700 is de oplossing bij uitstek voor uw elektronische communicatie en draagt werkelijk bij tot een algemene verbetering van de productiviteit van uw bedrijf.
3EH 21021 ATAD Ed. 01
7
ONTDEK DE TALRIJKE TOEPASSINGEN VAN UW CD-ROM PIMphony & Management tools
De Cd-rom PIMphony & Management Tools biedt u: Ø De toepassing PIMphony Ø De toepassing Management Ø Een documentatiepakket bestemd voor de gebruikers Ø PIMphony Software: PIMphony is een telefoniesoftware die uw computer omtovert tot een telefonieassistent. Deze doeltreffende communicatiemanager verbetert uw productiviteit en vergemakkelijkt de dagelijkse telefoontaken. Hij werkt perfect samen met uw contactbeheerprogramma en de toepassingen van de Belgacom Forum 700. Via een gebruiksvriendelijke interface, biedt PIMphony u talrijke telefoonfuncties die permanent beschikbaar zijn op uw computer, wat ook de gebruikte toepassing mag zijn: beheer van de inkomende en uitgaande oproepen, oproep per naam (de telefoongids kan tot 3000 fiches beheren), doorschakelen van gesprekken, conferentie, in wachtpositie zetten, het aannemen van een oproep, het aanmaken van een contactfiche Outlook, activiteitenjournaal, programmeerbare toetsen, dubbele
3EH 21021 ATAD Ed. 01
8
oproep, omleiding van een oproep, communicatiestatus, veelvoudige bis, functie kopiëren/plakken om een nummer te vormen vanuit om het even welke Windows toepassing, multilijn-beheer (tot acht communicaties) … De toepassing PIMphony bestaat uit: Ø PIMphony Client §
PIMphony Basic, gratis beschikbaar op uw PC. Deze toepassing beheert en controleert de oproepen en het geïntegreerd oproepenjournaal.
§
PIMphony Pro bestaat uit de functies van PIMphony Basic, en een volledig geheel van persoonlijke functies: ü Integratie met uw contactmanager ü Gebruiksvriendelijke interface voor de voicemail ü Mailbox, uniform met uw Outlook klant.
§
PIMphony Team biedt alle functies van de PIMphony Pro, en ook services voor teamwerk zoals: ü Een speciale interface voor assistenten die veel inkomende oproepen behandelen ü Functies voor supervisie van de groep waarmee men de telefoonstatus of de status van de doorschakeling van de toestellen kan zien.
Ø PIMphony Central Services Dankzij deze gecentraliseerde service kan men het oproepenjournaal van gebruikers waarvan de PC tijdelijk uitgeschakeld is, opslaan. Ø SPI for Microsoft TAPI Server Dit is het « software » (Service Provider Interface) gedeelte dat men moet installeren als men de Server Microsoft TAPI 2.1 wenst te gebruiken. PIMphony is een toepassing die de relaties met uw klanten en gesprekspartners vereenvoudigt, die de kwaliteit van de services verbetert en die uw efficiëntie opdrijft. Bovendien biedt BELGACOM u de mogelijkheid de talrijke functies van PIMphony Pro en PIMphony Team gratis gedurende twee maanden en tot 25 gebruikers te ontdekken.
3EH 21021 ATAD Ed. 01
9
Ø De toepassing Management: §
PM5 Easy/EasyPlus
Deze Windows toepassing biedt u de mogelijkheid de gegevens betreffende de gebruikers van dag tot dag te beheren. Een eenvoudig gebruik en de afwezigheid van technisch jargon vereenvoudigen deze taak. Daarenboven wordt u in uw taak begeleid door bijkomende informatie. PM5 Easy/EasyPlus bestaat uit de volgende toepassingen: ü Data Collection & Tools, waarmee u de gegevens van het bedrijf off-line kan verzamelen om op deze manier de installatie naderhand te vereenvoudigen. ü
Installation Typical, die nuttig kan zijn tijdens de installatie.
ü Modification Typical, waarmee u wijzigingen kan aanbrengen en uw systeem kan beheren zodanig dat het systeem samen met uw bedrijf evolueert. § De tool "Internet-beheer" Deze tool van Belgacom Forum 700 voor het beheer van de Internet-diensten stelt een operator in staat een reeks taken op afstand te beheren. § Label Set Tool Toepassing waarmee men labelformulieren voor het telefoongamma BELGACOM IDS 110/210/260/310 kan ontwerpen, bewerken en afdrukken.
Ø Een documentatiepakket bestemd voor de gebruikers: §
Gebruikersdocumentatie
De gebruikersdocumentatie van Belgacom Forum 700 omvat de globale documentatie van de Reflex-posten, met inbegrip van de toepassingen Operator en Hotel.
3EH 21021 ATAD Ed. 01
10
HOE UW CD-ROM EN ZIJN VERSCHILLENDE TOEPASSINGEN INSTALLEREN?
De installatie van de Cd-rom is zeer eenvoudig: Plaats uw Cdrom PIMphony & Management tools in het station. Uw Cd-rom start automatisch op nadat u hem in de leeseenheid geplaatst heeft.
Hieronder ziet u de intropagina van uw Cd-rom PIMphony & Management Tools:
Opmerkingen: ü Minimumconfiguratie van de PC: gelieve de on-line handleiding, voor elke toepassing afzonderlijk, te raadplegen
3EH 21021 ATAD Ed. 01
11
ü Voor een optimaal gebruik van de software raden wij u aan de modus 65536 kleuren te gebruiken; dit is echter niet noodzakelijk. Volg hiervoor de volgende instructies: Klik op Deze computer, vervolgens op Configuratiescherm vervolgens op Weergave. Klik daarna op het tabblad Configuratie en selecteer 65536 kleuren in het kleurenpalet. ü Als u de automatische notificatie van de Cd-rom gedeactiveerd heeft, gelieve deze handmatig te starten. ü Elke toepassing kan op een eenvoudige manier geïnstalleerd worden dankzij de assistenten die u tijdens de installatie begeleiden.
Ø
Installatie van PIMphony:
PIMphony Client installeren: § § § § § § § § § § §
Klik op de rubriek PIMphony van de intropagina en selecteer vervolgens de gewenste menutaal voor de installatie en klik op Next Neem kennis van het licentiecontract en klik op Yes om verder te gaan (als u het licentiecontract niet aanvaardt, kunt u PIMphony niet installeren) Voer uw naam en deze van uw bedrijf in en klik op Next Bevestig deze informatie door op Yes te klikken Aanvaard de map waarin PIMphony geïnstalleerd zal worden en klik op Next of op Browse om een andere map te kiezen Als u de naam van de map niet wenst te veranderen, klik op Next Selecteer het gewenste type verbinding (PBX of Microsoft TAPI 2.1) en klik vervolgens op Next Als u de instellingen niet wenst te wijzigen, klik op Next, zoniet op Back U kunt een sneltoets aanmaken en/of PIMphony automatisch laten starten bij het starten van uw PC Voer de gevraagde informatie in zodanig dat de oproepen correct verlopen U moet nu kiezen tussen PIMphony Basic, PIMphony Pro en PIMphony Team.
3EH 21021 ATAD Ed. 01
12
PIMphony Central Services en SPI for Microsoft TAPI Server installeren: PIMphony Central Services en SPI for Microsoft TAPI Server bevinden zich in de directory van PIMphony. U krijgt er toegang toe door volgende stappen te volgen: § Starten – Programma’s § Klik op Windows NT Verkenner. Het scherm Windows NT Verkenner is in twee gedeeld: links, een boomstructuur met de verschillende mappen, en rechts, kunt u de inhoud ervan bekijken § Klik op D in de boomstructuur § Dubbelklik op PIMphony, in het rechtergedeelte van de pagina § U heeft nu toegang tot de PIMphony Central Services en SPI for Microsoft TAPI Server. Gelieve het document install.pdf van de directory te raadplegen voor de installatie. Dit document is eveneens beschikbaar op de intropagina van uw Cd-rom onder de naam Installation Manual. Deze handleiding is in meerdere talen beschikbaar en verschaft eveneens bijkomende informatie wat betreft de installatie van PIMphony Client. Het bestand Readme.txt geeft ook omgevings- en gebruiksinformatie over PIMphony. Het bestaat uit: § Een beknopte beschrijving van het product § De nieuwe functies § Installatienota’s (materiële- en softwarevereisten voor het aanvangen van de installatie, installatie van PIMphony, na de installatie) § "Tips and tricks" § Technische nota’s § Een lijst van problemen § Een technische ondersteuning Ø Installatie van de andere toepassingen (Management tools): Installatie van de Label Set Tool: § § § § § §
Klik op de rubriek Label Set Tool van de intropagina van de Cd-rom De assistent Install Shield zal u begeleiden Klik vervolgens op Next, en nogmaals op Next Kies de directory waarin u Label Set Tool wenst te installeren Klik op Finish Uw toepassing Label Set Tool is nu geïnstalleerd!
3EH 21021 ATAD Ed. 01
13
Installatie van PM5 Easy/EasyPlus: § § § § §
§ § § § §
§ §
Klik op de rubriek PM5 Easy/EasyPlus van de intropagina van uw Cdrom Selecteer de gewenste taal voor installatie De assistent Install Shield zal u gedurende de volledige installatie begeleiden Klik op Next Als uw computer niet over een modem beschikt en u wenst zich van buitenuit te verbinden, installeer dan een RAS (Remote Access Service): klik op Yes; zoniet klik op No Kies de directory waarin u PM5 Easy/EasyPlus wenst te installeren Selecteer het of de land(en) waar u PM5 wenst te installeren en klik vervolgens op Next Selecteer nu het land waar u wenst dat de toepassing als eerste operationeel is en klik op Next Selecteer de componenten die u wenst te installeren en klik op Next, vervolgens op Next en nogmaals op Next U kunt kiezen om PM5 automatisch op te starten aan het einde van de installatie door LaunchPM5… aan te kruisen en/of een symbool PM5 te creëren door PM5 R2xx aan te kruisen Klik ten slotte op Finish om te beëindigen Uw toepassing PM5 is nu geïnstalleerd!
De installatie PM5 ongedaan maken: § Starten § Programma’s § Map waar de toepassing in geïnstalleerd is § PM5 R2xx ongedaan maken
3EH 21021 ATAD Ed. 01
14
HOE DE TOEPASSINGEN VAN UW CD-ROM GEBRUIKEN?
Ø Hoe PIMphony gebruiken?
In de software vindt u een zeer volledige handleiding betreffende PIMphony (selecteer Help vervolgens Inhoudsopgave). Deze handleiding bestaat ook in standaardformaat Windows of in pdf-formaat in de directory waarin u PIMphony geïnstalleerd heeft. Deze handleiding Help verschaft u: § De algemene voorstelling van uw toepassing PIMphony, de functies en de voordelen ervan § Het starten met de toepassing die u begeleidt tijdens de eerste ingebruikname § De configuratie van PIMphony, wat betreft de algemene instellingen, de schermweergave, de Popup en de telefonie § De gedetailleerde gebruiksaanwijzing van de 6 hoofdmodules van de toepassing: ü De telefoniemodule: de voornaamste gebruikersinterface ü De kiezermodule: in de vorm van een symbool in de statusbalk ü De Popup-module: in contact met PIMphony ü De voicemail-service: voor het beheer van voicemail-berichten ü De assistent-modus: voor de verdeling van de oproepen ü Het supervisiescherm §
Diversen: met een verklarende woordenlijst, goede raad in geval van technische problemen…
Om een nieuwe configuratie van PIMphony te creëren of een oude te wijzigen, kunt u zich beroepen op het programma van de configuratieassistent van PIMphony. U kunt deze vinden in: Starten, Programma’s, en vervolgens de directory die u gekozen heeft voor installatie van PIMphony. Ø Hoe de Label Set Tool gebruiken? §
Lanceer Label Set Tool. Hiervoor kunt u: ü Starten selecteren, gevolgd door Programma’s, vervolgens de directory die u gekozen heeft voor de installatie van Label Set Tool
3EH 21021 ATAD Ed. 01
15
§
Selecteer het systeem: Belgacom Forum 700
§
De Label Set Tool wordt als volgt op het scherm weergegeven:
Op elk moment kunt u vragen om hulp door op de rubriek Help in het venster van de Label Set Tool te klikken.
Beschrijving van de functietoetsen De systeemconfiguratie importeren
De configuratie van het toestel weergeven Alle toetsen van het toestel wissen
Een nieuw toestel toevoegen
Het toestel wissen
Een bestaande configuratie kopiëren
De labelformulieren afdrukken
3EH 21021 ATAD Ed. 01
16
U kunt de menutaal van het toestel en labelformulieren als volgt bepalen:
Een set labelformulieren aanmaken: § Klik op Voeg toe § Kies het type van het toestel (de relatie tussen het Belgacom - en het Belgacom type vindt u op de Cd-Rom onder Labelset/setnames.pdf) § Geef het nummer van het toestel in § Geef de naam van de gebruiker in
3EH 21021 ATAD Ed. 01
17
§ §
§ § §
Klik op de grijze rechthoek onder de toets waarvan u het labelformulier wenst aan te maken Geef de inhoud van het labelformulier in en eventueel informatie en opmerkingen betreffende de toetsen
Ga op dezelfde manier te werk voor alle andere toetsen Klik op OK De configuratie van het toestel is opgeslaan:
Als u aan meerdere identieke toestellen dezelfde configuratie wenst te geven, is het sneller de configuratie van één toestel in te geven en vervolgens te klikken op OK, en daarna op Kopieer.
3EH 21021 ATAD Ed. 01
18
Dezelfde configuratie wordt dan weergegeven en het volstaat het nummer van het toestel en de naam in te geven. Indien nodig, kunt u ook wijzigingen betreffende de toetsen uitvoeren (zie sectie wijzigen van de toetsen). Beschikbare toetsen in het configuratiescherm van een toestel: Een bestaande configuratie importeren
Alle toetsen wissen
De toets wissen Informatie over een toets weergeven
De labelformulieren van de extensiemodules aanmaken
Een profiel laden Een profiel opslaan Een profiel wissen
Een bestaande configuratie importeren: §
Verbind u met het systeem via PM5
§
Configureer de verbindingseigenschappen (type verbinding…)
3EH 21021 ATAD Ed. 01
19
§
Bevestig de verbinding door het wachtwoord (Easy: help1954 ; EasyPlus: kilo1987) in te geven
§
Start het importeren van de systeemconfiguratie
U kunt ook eenvoudigweg op het onderstaande symbool klikken:
§
De geïmporteerde configuratie wordt weergegeven.
Wijzigen van de toetsen: (nadat u een bestaande configuratie geïmporteerd heeft of nadat u een nieuwe set labelformulieren aangemaakt heeft) §
Selecteer het toestel
§
Klik op de toets Details
§
De configuratie van het toestel wordt weergegeven
§
Om een toets te verpersoonlijken, klik op de grijze knop onder deze toets. Net zoals bij het aanmaken van een toestel, kunt u de benaming en de informatie wijzigen en eventueel opmerkingen toevoegen
3EH 21021 ATAD Ed. 01
20
§
U kunt symbolen toevoegen door met de rechterknop van de muis op de benaming van de toets te klikken; wanneer de symbolenbibliotheek verschijnt, selecteert u het gewenste symbool of de benaming uit de lijst
§
De gewijzigde toets wordt weergegeven:
§
Verlaat het configuratiescherm van het toestel door op OK te klikken.
Het lettertype wijzigen: U kunt het lettertype van uw set labelformulieren wijzigen door: § Bestand te selecteren, gevolgd door Lettertypeselectie § OF op het onderstaand symbool van het opdrachtvenster Label Set te klikken:
De labelformulieren van toestellen afdrukken: U kunt uw labelformulieren afdrukken op de op voorhand uitgesneden bladen die geleverd werden bij de nieuwe telefoontoestellen, of op een standaardpapier afdrukken.
3EH 21021 ATAD Ed. 01
21
§ § §
Selecteer het toestel waarvan u de labelformulieren wenst af te drukken Klik op Afdruk Het afdrukvenster verschijnt:
Dankzij de optie Startpunt kunt u het gedeelte van het blad kiezen waar de afdruk moet beginnen. § Lanceer de afdruk door op OK te klikken § Stel de plaatsing van de afgedrukte labelformulieren af (Opties, Opmaak verschuiven) § Het venster voor het plaatsen van het labelformulier verschijnt; u kunt de plaatsing van het labelformulier per toestel afstellen:
3EH 21021 ATAD Ed. 01
22
§
Bevestig door op OK te klikken.
Ø Hoe PM5 Easy/EasyPLus gebruiken? Als u tijdens de installatie besloten heeft een symbool PM5 Easy/EasyPlus op het bureau aan te maken, volstaat het op dit symbool te klikken om de toepassing te lanceren.
Zoniet, moet u de toepassing handmatig starten. Hieronder ziet u de intropagina van uw toepassing PM5 Easy/EasyPlus.
U kunt de menutaal van de toepassing kiezen op deze intropagina door op Language te klikken en de taal van uw keuze te selecteren.
3EH 21021 ATAD Ed. 01
23
§
Hoe Data Collection & Tools gebruiken?
§
Klik op Data Collection & Tools
§
Klik op Wizard for Data Collection
§ U kunt een nieuwe Data Collection openen of een bestaande verzameling bijwerken:
3EH 21021 ATAD Ed. 01
24
Als u een nieuwe Data Collection invoert: § Selecteer File New
§ §
Selecteer het land waar het systeem geïnstalleerd is Selecteer het telefoonnetwerktype: Business of Hotel en klik op OK.
Vervolgens kunt u overgaan tot het verzamelen van informatie. Voor nog meer eenvoud, heeft elke pagina dezelfde presentatie: § Bovenaan de pagina, een symbool en een verklaring die u begeleiden in uw handeling § Aan uw linkerkant, begeleidt een afrolmenu u zodanig dat u altijd weet waar u zich bevindt in uw Data Collection § Rechts bevinden zich de velden die u moet invullen
3EH 21021 ATAD Ed. 01
25
Als u Business selecteert, dient u de velden van elk van de onderstaande categorieën in te vullen. §
Supplier Information: nummer van de bestelbon, naam van de installateur, adres, telefoon, fax…
§
Customer Information: naam, adres, fax…
§
Default Numbering Plans: aantal cijfers dat u wenst te gebruiken voor de telefoonnummers van de abonnees.
§
Installation Numbers: geef het kengetal in van het land (zonder prefix), gevolgd door de stad of de zone waar het systeem geïnstalleerd is, het telefoonnummer van het netwerk zonder operatorprefix, en het nummer van de modem om het systeem vanop afstand te configureren.
§
Operation Mode: deze sectie betreft de voor-programmering van telefoontoestellen met toetsen. Het gaat hier om het selecteren van de toestellen van de operators en de toestellen van de andere abonnees (modus Key System of PABX).
§
DECT ARI: deze sectie moet ingevuld worden als u beschikt over een mobiel DECT-systeem. Voer in dit geval de ARI van de DECT in, in het hiervoor bestemd hokje (nummer dat uw systeem identificeert voor draadloze toestellen). U kunt ook de GAP-verificatie activeren door het overeenstemmende hokje aan te kruisen. Deze verificatie beveiligt uw systeem tegen het binnendringen van alle GAP-toestellen die niet tot uw systeem behoren.
§
Charge Rate: geef de all-in prijs van de eenheid van de telefoontaxatie in die door uw server aangerekend wordt.
§
Telephone Sets and Public Lines: aantal telefoontoestellen van elk type en aantal openbare lijnen, verbonden aan uw Belgacom Forum 700 (digitale, klassieke, draadloze DECT toestellen).
§
Subscriber List: selecteer een toestelnummer om andere instellingen in te kunnen vullen zoals de naam, DDI-nummer… Dankzij de sperring kunt u de bestemmingen van de oproepen van de gebruikers controleren. Om de details van de sperring te programmeren, volstaat het te klikken op Barring en vervolgens voor elk niveau van de sperring de prefixen van de externe telefoonnummers en de toegestane telefoonnummers in te voeren.
§
Subscriber Misc: geef het nummer van de bestemmeling in naarwaar de oproepen worden verzonden als de persoon de oproep niet 3EH 21021 ATAD Ed. 01
26
beantwoord heeft na een op voorhand bepaald tijdsinterval; klik hiervoor op de grijze rechthoek langs het hokje bestemmeling en selecteer vervolgens het gewenste nummer. Als u geen nummer van bestemming heeft ingegeven, worden de oproepen doorgestuurd naar de OS (telefooncentrale). U kunt ook de menutaal van het beeldscherm van de toestellen selecteren. §
Call Distribution: configureer aan de hand van deze functie de distributie van de oproepen.
§
Collective Speed Dialing: geef hier de gegevens van uw meest voorkomende correspondenten in aan de hand van het contextueel menu die men verkregen heeft door een rechterklik op de muis.
§
Attendant Groups: selecteer de abonnees die deel uitmaken van de operatorgroep. U kunt een bericht selecteren voor het onthaal van de klanten tijdens de periode dat het bedrijf gesloten is.
§
Hunting Groups: u kunt groepen aanmaken voor uw telefoonnetwerk. Geef de namen van de leden in door op het hokje Members te klikken en door de toe te voegen namen te selecteren door op Add te klikken. U kunt ook het onthaalbericht naar keuze selecteren. Ten slotte, geef de types in door ofwel opeenvolgend (Sequential), cyclisch (Cyclic) of parallel (Parallel) te selecteren: ü Als u Sequential kiest, is het altijd de eerste abonnee van de lijst die de oproep aanneemt. De oproep zal aan de 2de overgedragen worden als de eerste niet beantwoordt, en zo verder. ü Als u Cyclic selecteert, zullen de toestellen van de abonnees beurt om beurt rinkelen. ü Als u Parallel selecteert, zullen de toestellen van de abonnees allemaal op hetzelfde tijdstip rinkelen.
§
Broadcast Groups: deze functie heeft als doel het teamwerk te vereenvoudigen en geeft aan elk lid van de groep de mogelijkheid de andere leden tegelijkertijd op te roepen. U kunt inderdaad een uniek telefoonnummer aan alle leden van de groep toekennen zodat boodschappen verspreid kunnen worden aan andere leden van de groep die beschikken over een toestel met een luidspreker. Selecteer hiervoor een lijn voor elke groep en geef de naam van de groep en zijn leden in.
§
Pickup Groups: als u deze functie installeert, kunnen de leden van de groep de oproepen van andere leden van de groep onderscheppen.
3EH 21021 ATAD Ed. 01
27
§
Screening: filtering directeur/secretaresse tussen de telefoontoestellen van twee abonnees. Om het telefoonnummer van de directeur en zijn secretaresse in te geven, gelieve het contextueel menu van de tabel te gebruiken (toegankelijk via een rechterklik op de muis).
Als u Hotel selecteert, verloopt de invoer op dezelfde manier als voor het bedrijfsnetwerk. Bovendien treft u hier bijna dezelfde categorieën aan. De categorie Operation Mode bevindt zich hier echter niet. Daarentegen, moet men de volgende categorieën invullen: Guest Numbers: u kunt de overzichten van draaiende, publieke nummers bepalen voor de klanten van het hotel door een lijn te selecteren en het eerste en het laatste nummer van een overzicht in te geven (gebruik hiervoor het contextueel menu van de tabel).
Nadat u deze invoer gedaan heeft, klik op Finish en sla uw Data Collection op. U heeft ook de mogelijkheid dit af te drukken.
Als u een bestaande Data Collection opent om deze bij te werken: § Klik op File Open en vervolgens op OK § Zoek de Data Collection die u wil openen en klik op OK § Voer de gegevens in zoals voorafgaand beschreven.
§ Hoe Installation Typical gebruiken? Installation Typical is de modus die gebruikt wordt tijdens de installatie van het systeem. U moet bijgevolg geconnecteerd zijn aan het systeem. Buiten het feit dat u zich moet connecteren, wordt Installation Typical op dezelfde manier gebruikt als Data Collection and Tools.
3EH 21021 ATAD Ed. 01
28
Als u klikt op Installation Typical, gaat het venster Communication Path open. Selecteer uw type van verbinding met het systeem: § Local V24: om u te verbinden met een V24-systeem § Modem Direct: om u op afstand te verbinden § Modem Callback: om u op afstand te verbinden § LAN: om uw PC te verbinden met de LAN van uw bedrijf. Als u kiest voor Local V24, Modem Direct of Modem Callback, moet u een RAS (Remote Access Service) installeren als u geen modem heeft. Als u kiest voor een LAN-verbinding, moet u de naam van de PBX ingeven. Voer vervolgens het wachtwoord (Easy: help1954 ; EasyPlus: kilo1987) in en bevestig door op OK te klikken. § Hoe Modification Typical gebruiken? Klik op Modification Typical op de intropagina van PM5 Easy/EasyPlus. U heeft dan twee keuzemogelijkheden: § Verbinden op de PBX, als u zich met het systeem wenst te verbinden § Een reeds bestaande database openen.
Als u kiest voor verbinding: § Klik op Connect to PBX § Zoals bij Installation Typical, heeft u de mogelijkheid uw type verbinding te kiezen (Local V24, Modem Direct, Modem Callback, LAN). De te volgen procedure is dezelfde als in de modus Installation Typical. Als u kiest een reeds bestaande database te openen: § Klik op Open existing database § Klik op de database waarop u gaat werken § Klik op Open U bevindt zich nu op de intropagina van de Modification Typical. 3EH 21021 ATAD Ed. 01
29
U heeft de keuze tussen: §
Customer/Supplier Info: door hier te klikken, vindt u de ingevoerde informatie in de database Data Collection and Tools terug.
§
Modification typical: in deze categorie vindt u alle informatie terug, ingevoerd in Data Collection and Tools of in Installation Typical. Deze informatie is hier samengebracht om op deze manier tijd te winnen door rechtstreeks naar de kern van de zaak te gaan: u kunt rechtstreeks naar de gegevens gaan waar u interesse voor heeft zodanig dat u de wijzigingen kan aanbrengen en er op deze manier voor te zorgen dat uw systeem samen met uw bedrijf evolueert; klik hiervoor op het symbool gevolgd door het tabblad dat overeenstemt met de gezochte informatie.
3EH 21021 ATAD Ed. 01
30
ü SUBSCRIBERS
§
§
Subscriber List: als u informatie over de lijst abonnees wenst te wijzigen (naam, publiek nummer, type toestel, sperringniveau…) Call Distribution: om de configuratie van de oproepdistributie in normale en beperkte modus te wijzigen
ü GROUPS
§
§ § §
Attendant Groups: u kunt de samenstelling van de operatorgroepen en het bijbehorend bericht wijzigen Hunting Groups: om de oproepgroepen voor uw telefoonnetwerk te wijzigen (type groep, naam van de leden, onthaalbericht…) Broadcast Groups: biedt u de mogelijkheid informatie over de Broadcast Groups te wijzigen Pickup Groups: als u de gegevens over de Pickup Groups wenst te wijzigen (leden van de groep…)
ü SYSTEM
§ §
Charge Rate: als u de all-in prijs van de eenheid van de telefoontaxatie, aangerekend door uw server, wenst te wijzigen Date and Time: om de datum en het uur van uw telefoonnetwerk af te stellen; handmatig of aan de hand van uw PC
3EH 21021 ATAD Ed. 01
31
§
§ §
Software Key: weergave van de twee softwaresleutelnummers die u met het systeem geleverd werden Default Numbering Plans: om het nummeringsplan te wijzigen Installation Numbers: om de kengetallen (internationaal en interzonaal) of het nummer te wijzigen
ü EXTERNAL ACCESSES
Als u de configuratie van uw externe toegang gedetailleerd wenst te wijzigen (kanaalnummer, extern nummer bepaald voor inkomende oproepen in normale of beperkte modus…)
ü COLLECTIVE SPEED DIALING
Hiermee kunt u de verkorte nummers van uw meest voorkomende correspondenten wijzigen. Ø Hoe gebruikt u de tool "Internet-beheer"? Deze tool van Belgacom Forum 700 voor het beheer van de Internet-diensten stelt een operator in staat een reeks taken op afstand te beheren (beheer van de gebruikers, supervisie van systeem- en statistische gegevens, configuratie van de dienstregeling en de distributielijsten, opslagbeheer,…). §
Verbinding maken
§ §
De webbrowser openen In het vak Adres vult u het adres in: http://
/admin ( is het IP-adres of de naam van de machine
3EH 21021 ATAD Ed. 01
32
§
In het vak Autenticatie beheerder/operator van de pagina "WebBased Management - Authentification" voert u een erkende gebruikersnaam (operator) of de naam "operator" en het bijbehorende wachtwoord in. Klik op "Verbinding maken" om de verbinding tot stand te brengen.
§
Afmelden
§
Klik op de knop "Verbinding verbreken" van de navigatiebalk.
§
Opmerking: De verbinding wordt automatisch verbroken na een inactiviteit van 30 seconden. Ø Hoe het documentatiepakket gebruiken? §
De verschillende documenten bekijken
Al deze documenten zijn in pdf-formaat. Als u nog niet beschikt over Acrobat Reader, moet u dit eerst installeren om de bestanden te kunnen lezen. Voor meer informatie, kunt u de website raadplegen: www.adobe.com/acrobat Om de documentatie te raadplegen: § Klik op Documentation, onder de rubriek Tools van de intropagina van uw programma.
§ §
Selecteer de menutaal naar keuze uit de lijst. Dubbelklik op het document dat u wilt lezen.
Het scherm is verdeeld in twee delen: -links, geeft in een boomstructuur een overzicht van de verschillende hoofdstukken van de handleiding - rechts, kunt u de pagina’s van de handleiding bekijken U kunt de hoofdstukken waar u interesse voor heeft rechtstreeks bekijken door er op te klikken in de linkerkolom. U kunt de handleiding ook pagina per pagina bekijken door de schuifbalk te doen glijden of door over te gaan in de modus Volledig scherm en de pagina’s één voor één te doorlopen aan de hand van de cursor: → of ↓ om vooruit te gaan
3EH 21021 ATAD Ed. 01
33
← of ↑ om terug te keren. Druk op de toets Escape om terug te keren naar de lijst van de hoofdstukken. § De documentatie afdrukken Alle praktische handleidingen kunnen op elk moment afgedrukt worden om op deze manier over een hardcopy te beschikken (Bestand – Afdrukken of Ctrl P) als u in de modus Volledig scherm werkt.
3EH 21021 ATAD Ed. 01
34
VOORZORGSMAATREGELEN
WAT DOEN IN GEVAL VAN PROBLEMEN?
§
§
Als u op problemen stuit bij het gebruik van PIMphony, kunt u het bestand Readme raadplegen, rubrieken Tips and Tricks (geeft aanwijzingen voor een optimaal gebruik van PIMphony) en Known Issues (geeft een lijst van problemen die u eventueel kunt tegenkomen en geeft de oplossingen hiervoor). U kunt ook de kleine gids Help raadplegen. Deze beantwoordt de vragen die u zich eventueel kan stellen. Neem contact op met uw verkoper.
GARANTIE VAN DE SOFTWARE
Artikel 6 van de gebruiksvergunning van de software PIMphony & Management Tools: Met uitzondering van de garanties die uitdrukkelijk voorzien zijn in het aankoopcontract of ter gelegenheid van de aanvaarding van de bestelling betreffende de uitrusting waarvoor de Software ontworpen werd en waar deze mee gebruikt dient te worden, zijn de software en de documentatie afgeleverd in normale staat en zonder garantie (met uitzondering van de wettelijke garantie). ALCATEL BUSINESS SYSTEMS verstrekt geen enkele garantie inzake het gebruik van de software of van de documentatie en herroept zich op de exactheid, de precisie, de betrouwbaarheid, de vernieuwing of op alle andere opzichten. Zijn uitgesloten alle andere garanties, uitdrukkelijk of impliciet, en met name, maar zonder dat deze lijst beperkend is, de impliciete garanties van normale kwaliteit van de Software en de compatibiliteit met een bepaald gebruik.
3EH 21021 ATAD Ed. 01
35
Noch ALCATEL BUSINESS SYSTEMS noch andere personen die bijgedragen hebben tot de ontwikkeling, de fabricatie of de levering van de Software kunnen aansprakelijk gesteld worden van om het eender welke rechtstreekse of onrechtstreekse schade (met inbegrip van alle winstderving verbonden aan een daling van het zakencijfer, een activiteitonderbreking, aan een verlies van professionele informatie of alle andere gelijkaardige problemen) die resulteren uit het gebruik of de onbevoegdheid inzake het gebruik van de software, zelfs al werd ALCATEL BUSINESS SYSTEMS bericht over de eventualiteit van zulke schade. De vergunning en de beperkte garantie die hiermee verbonden is, vormen de unieke bestaande verbintenis tussen de partijen, en vormt er de volledigheid van en vervangen alle andere voorstellen en voorafgaande contracten, verbaal of schriftelijk, met betrekking tot dit onderwerp.
Alle gedeponeerde of niet gedeponeerde handelsmerken zijn eigendom van de respectievelijke bezitters. In geval van wijziging van de inhoud van de aanbieding, behoudt Alcatel zich de bevoegdheid de hier aanwezige informatie zonder voorafgaande kennisgeving te wijzigen. Alcatel kan niet aansprakelijk gesteld worden voor eventuele fouten die dit document zouden kunnen beïnvloeden.
3EH 21021 ATAD Ed. 01
36
