Beleidsplan 2016 Stichting Vrienden Day A Week School Amsterdam
Day a Week School Amsterdam (DWS) biedt onderwijs aan kinderen die uitblinken qua prestaties en denkstrategieën. Zij komen één dag per week bijeen met ontwikkelingsgelijken van verschillende scholen. In 2011 heeft een aantal ouders van DWS-‐leerlingen de Stichting Vrienden Day A Week School Amsterdam opgezet. De Stichting wordt momenteel bestuurd door 6 ouders van DWS-‐leerlingen en een vertegenwoordiger van de projectleiding van DWS, in dienst bij Het ABC. De missie van de Stichting is het ondersteunen, in de breedste zin, van de activiteiten van DWS (zie http://www.dayaweekschool.nl/organisatie/stichting-‐vrienden-‐dws voor details). De Stichting streeft naar volledige openheid in haar werkzaamheden. Dit beleidsplan is bedoeld om inzicht te geven in de doelstellingen, het actieplan en de begroting van 2016. Strategische doelstellingen De Stichting geeft invulling aan haar missie door a. noodzakelijke extra’s te financieren die buiten de reguliere DWS-‐begroting vallen, zoals extra lesmateriaal en trainingen; b. goed onderling contact tussen ouders, leerlingen en leerkrachten te bevorderen; c. de noodzaak van DWS als structurele voorziening te bepleiten bij politiek en het publiek; en door, ten ondersteuning van deze hoofddoelen, d. voldoende inkomsten te genereren uit ouderbijdragen en externe donaties. Specifiek biedt de Stichting nu een budget voor lesmaterialen aan DWS-‐leerkrachten (a), organiseert ze jaarlijks ouderavonden, een zomerfeest en andere activiteiten voor ouders, leerlingen en leerkrachten (b) en communiceert ze regelmatig via onder meer een nieuwsbrief met ouders (b). De Stichting besteedt tot dusver minder aandacht aan contacten met politiek en publiek (c), omdat DWS snel groeit en nu voldoende steun geniet. Een belangrijk operationeel doel (zie punt 9 hieronder) voor 2016 is de verdere uitwerking van de doelen en de strategie om deze te bereiken, in een termijn van vijf jaar, tegen de volgende achtergrond. • Reikwijdte. Ondanks dat DWS inmiddels ook buiten Groot Amsterdam actief is, zal de Stichting zich (conform haar statuten) beperken tot DWS in Groot Amsterdam. Op dit moment heeft DWS geen activiteiten gepland in Groot Amsterdam buiten Amsterdam.
•
Omvang. DWS is de laatste jaren snel gegroeid en heeft dit kalenderjaar 374 leerlingen van 95 deelnemende basisscholen in Amsterdam. In totaal zijn er in Amsterdam 225 basisscholen, dus 42% van de basisscholen neemt nu deel aan DWS. Onder de redelijke aanname dat op termijn nooit meer dan 85% van de bassischolen zal deelnemen, zal het leerlingaantal (in Amsterdam) maximaal 800 bedragen. DWS zelf verwacht een maximum van ongeveer 600 leerlingen te bereiken in de komende 5 jaar.
•
Activiteiten. Sommige activiteiten van de Stichting zijn schaalonafhankelijk (bijvoorbeeld, de reguliere nieuwsbrief) of laten zich eenvoudig opschalen (het budget voor lesmaterialen). Een activiteit als het zomerfeest, dat zich niet alleen richt op leerkrachten en leerlingen maar ook op andere belanghebbenden zoals familie van leerlingen, loopt bij verdere groei echter tegen fysieke grenzen aan (zo heeft het feest van 2015 de capaciteit van Nemo ten volle benut). Dit suggereert dat we op termijn de grootste activiteiten beperken, bijvoorbeeld door een beperktere doelgroep te kiezen of deze evenementen op te splitsen in kleinere activiteiten. De Stichting streeft er wel naar om minstens eenmaal per jaar een grote activiteit te blijven organiseren voor (tenminste) alle leerlingen.
•
Ouderbijdragen. De basisfinanciering van de Stichting bestaat uit ouderbijdragen. Deze schaalt direct op met de groei van DWS. We streven op termijn naar een bijdrage voor 60% van de leerlingen van gemiddeld € 50. Met 600 leerlingen komt dit in 2021 neer op € 18.000.
•
Externe financiering. Van externe partijen kan redelijkerwijs een bijdrage worden verwacht proportioneel aan de bijdragen van de direct betrokkenen, ouders en schoolbesturen. We streven op termijn naar een aanvulling van de middelen (voor alle activiteiten samen) tot € 50 per leerling per jaar. Met 600 leerlingen zou hiervoor in 2021 € 12.000 euro externe financiering per jaar nodig zijn. In de aanloop hier naartoe streven we naar 60% financiering door ouders en 40% financiering door externe partijen.
Operationele doelstellingen 2016 In 2016 wil de Stichting de volgende operationele doelen bereiken: 1. Minstens één kleinschalig leerlingevenement organiseren. 2. Tenminste één ouderbijeenkomst houden. 3. Zomerevenement voor DWS-‐leerlingen, hun familie en de DWS-‐leerkrachten organiseren. 4. Afscheidscadeau verzorgen voor leerlingen groep acht. 5. Budget voor extra lesmaterialen structureel verankeren. 6. Ouderbijdragen innen (€ 9.600). 7. Externe financiering werven (€ 6.400) 8. Twee nieuwe bestuursleden werven (ter vervanging van drie afzwaaiende bestuursleden). 9. Strategie 2017-‐2021 nader bepalen. De Stichting heeft regelmatig vergaderingen waar de bestuursleden de doelstellingen doornemen en waar nodig actie ondernemen. Hieronder in het kort een uitwerking per doelstelling voor zover deze tot op heden bekend is.
1. Kleinschalige leerlingevenementen. Door de groei van DWS is het organiseren van grootschalige evenementen tijdrovend en kostbaar. Daarom wil de Stichting ook inhoudelijke evenementen organiseren met een beperkte capaciteit, waarbij geïnteresseerden zich kunnen en moeten inschrijven (indien de opkomst problemen geeft, zal de Stichting mogelijke een kleine bijdrage vragen, zodat inschrijving minder vrijblijvend is). In 2016 start de Stichting met een of twee leerlingevenementen. Ze heeft hiertoe onder meer contact met IBM, het NKI/AvL en Wim Hof (de Iceman, hoofdgast van het Zomerfeest 2015 in Nemo). Daarnaast kan mogelijk een inhoudelijke bijdrage worden geleverd door ouders van leerlingen. Timing: eind februari/maart en/of najaar. 2. Ouderbijeenkomst. De Stichting zal tenminste éen ouderavond organiseren, met in elk geval lessen voor ouders door DWS-‐leerkrachten en een workshop over inbedding van DWS op de thuisschool van leerlingen (dit naar aanleiding van een op de ouderavond van 2015 gepresenteerd UvA-‐onderzoek). Een ander mogelijk onderwerp is “versnellen” van het onderwijstraject, bijvoorbeeld door het overslaan van klassen. Timing: 6 of 13 april. Afhankelijk van de opkomst en reacties zal mogelijk een tweede ouderavond worden verzorgd. Timing: najaar. 3. Zomerevenement. De Stichting zoekt, in vervolg op het succesvolle jubileumfeest van 2015 in NEMO, naar een nieuw thema en een voor de groeiende groep betrokkenen geschikte locatie. Het idee bestaat om de kinderen hierbij te betrekken door ze om ideeën te vragen voor een thema of activiteit (specifiek denken we aan een interessante wereldrecordpoging) of een DWS-‐lied te laten maken. Voor het organiseren van dit evenement zullen we wederom gebruik maken van ouders die geen zitting hebben in het bestuur. Tijdens de intake in december 2015 hebben meerdere ouders aangegeven zich hiervoor te willen inzetten. Timing: 29 juni. 4. Afscheidscadeau. In 2015 heeft de Stichting een uitdagend spel (Tantrix Discovery) met opdruk aan de uitstromende kinderen gegeven. Dit is zeer goed ontvangen, dus we overwegen een soortgelijk cadeau voor de lichting die eind 2016 DWS verlaat. Timing: eind november. 5. Budget lesmaterialen. De Stichting voorzag in 2015 voor het eerst in een fonds waaruit DWS-‐ leerkrachten konden putten voor de aanschaf van noodzakelijke extra’s. Dit fonds bedient, beter dan door de Stichting zelf bedachte bestedingen, de heterogene behoeften van de DWS-‐leerkrachten aan extra lesmaterialen, trainingen, etcetera. De Stichting zal deze voorziening in 2016 structureel verankeren. De Stichting zal hiertoe de persoon die namens Het ABC zitting heeft in het bestuur mandateren aanvragen binnen bepaalde grenzen (we denken hierbij voorlopig aan besteding van maximaal € 500 per keer binnen een totaalbudget van gemiddeld € 10 per leerling per jaar, dus € 3.840 in 2016) zelf af te handelen, met verantwoording achteraf in elke eerstvolgende bestuursvergadering. Dit is efficiënt, omdat dit bestuurslid regelmatige en nauwe contacten onderhoudt met de DWS-‐ leerkrachten en een goed overzicht heeft van de DWS-‐organisatie. Timing: eerste helft 2016 (structureel verankeren van de voorziening)
6. Ouderbijdragen. De Stichting zal de ouders per email benaderen met de vraag een vrijwillige financiële bijdrage te leveren van tenminste € 50. Om de drempel voor de ouders zoveel mogelijk te verlagen heeft de Stichting een automatische betaallink (Mollie) opgezet, waarmee direct betaald kan worden via Ideal. Daarnaast zal het bestuur op evenementen ouders actief benaderen met een mobiele pinautomaat. Tot slot zal in de reguliere nieuwsbrieven aandacht voor de ouderbijdrage worden gevraagd. Het is van belang de ouders te overtuigen van het belang van hun bijdrage. Hiertoe zal de Stichting onder meer een A5-‐flyer maken met informatie over de activiteiten van de Stichting, die op evenementen kan worden uitgedeeld. Hierin en in andere communicatie over financiële bijdragen zal het bestuur de transparantie van de Stichting onderstrepen door te verwijzen naar het Beleidsplan en de verantwoording in de jaarverslagen. In 2015 heeft 38,11% van de ouders gemiddeld € 55,05 bijgedragen. Op termijn streeft de Stichting naar bijdragen door 60% van de ouders. Voor 2016 kiest de Stichting een realistischer maar niettemin ambitieus (gezien de cijfers over 2015) doel: een bijdrage van gemiddeld € 50 door 50% van de ouders (in totaal, € 9.600). Timing: januari-‐maart (emailverzoek), hele jaar (evenementen, email-‐herinneringen). 7. Externe financiering. We streven ernaar 40% van het jaarbudget van de Stichting extern te financieren. Dit komt neer op € 6.400. Eind 2015 heeft de Fundatie Luden van Stoutenberg een bijdrage van € 2.800 voor ondersteunende materialen toegezegd, die in 2016 kan worden opgevraagd. Het bestuur zal zich sterk maken om ook de resterende € 3.600 aan externe financiering te werven. Externe financiering zal waar nodig en nuttig worden gereserveerd voor specifieke bestemmingen. Bij grotere bedragen die kosten in meerdere jaren dekken (zoals de gift van de Fundatie Luden van Stoutenberg) wordt hiertoe een bestemde reserve aangehouden. Kleinere bedragen kunnen incidenteel worden ingezet voor eenmalige activiteiten, zoals een training voor de DWS-‐leerkrachten of een project dat de productie van stop-‐motion video mogelijk maakt. 8. Werving bestuursleden. Begin 2015 heeft één bestuurslid (Wieke den Hollander) om persoonlijke redenen haar taken neergelegd. In het najaar zijn twee nieuwe leden, Irene Guerand en Angélique van ’t Wout, aangeschoven bij het bestuur. Formeel heeft de bestuursoverdracht per 1 januari 2016 plaatsgevonden. Het bestuur is daarmee voltallig (de statuten van de Stichting voorzien in maximaal zeven leden), maar zal komend jaar toch versterkt moeten worden omdat eind 2016 drie bestuursleden afscheid nemen: de huidige voorzitter (Robert Heling), penningmeester (Roderick Hageman) en secretaris (Jaap Abbring). Tijdens de intake van nieuwe leerlingen in december 2015 is een oproep gedaan aan ouders om de Stichting actief te ondersteunen. In het tweede kwartaal zal het bestuur starten met de werving van twee nieuwe bestuursleden (zodat een derde vervangend lid uit een volgend cohort kan worden geworven). Het is hierbij de bedoeling dat de nieuwe bestuursleden in de loop van het najaar al meedraaien en per 1 januari 2017 officieel tot het bestuur toetreden. Timing: tweede kwartaal.
9. Strategie 2017-‐2021. Het bestuur bepaalt komend jaar de strategie voor de periode 2017-‐ 2021 en legt deze vast een document dat gebruikt kan worden voor het opstellen van toekomstige beleidsplannen. Hiervoor leven onder meer de volgende ideeën: a. De Stichting wil op termijn een ouderplatform opzetten. In 2016 wil de Stichting verkennen in hoeverre de Stichting een rol kan spelen in het faciliteren van contacten tussen ouders binnen DWS-‐klassen en het verbeteren van de inbedding van DWS op de thuisscholen. Op onder meer de ouderavond zal de Stichting daarover overleggen met de ouders. b. Tot dusver groeit DWS hard, met voldoende steun van politiek en publiek. DWS is echter een kostbare voorziening voor een selecte groep leerlingen. Deze zou snel onder druk kunnen komen te staan wanneer schoolbudgetten krap zijn of de interesse in onderwijs aan meer-‐ en hoogbegaafde leerlingen wat minder is. Voor de langere termijn wil de Stichting dan ook de (lokale) politiek nauw blijven binden aan DWS door bijvoorbeeld regelmatig “political relations” activiteiten te organiseren. c. Belangrijk onderdeel van de strategie is een lange-‐termijnplan voor de financiën. Een eerste aanzet is hierboven onder “Strategische doelstellingen” al gegeven. In 2016 werken we dit verder uit. We overwegen hierbij om naar een totale reserve ter grootte van de jaarlasten te streven. Risico’s beleidsplan De realisatie van dit plan is afhankelijk van een aantal factoren: • De bereidheid van een groot aantal DWS-‐ouders om € 50 per jaar te betalen. • De bereidheid van enkele DWS-‐ouders om deel te nemen aan de feestcommissie. • Bereidheid van ouders om eind 2016 het bestuur van de Stichting te versterken. Hierboven wordt reeds benoemd welke stappen de Stichting zal zetten om deze risico’s te minimaliseren.
Begroting De begroting volgt grotendeels direct uit de ambities die hiervoor zijn verwoord als operationele doelstellingen. Een aantal kanttekeningen volstaan daarom: • Het bestuur verwacht dat externe partijen niet alleen financieel, maar ook in natura zullen bijdragen aan de activiteiten van de Stichting. Zo is de verwachting dat de organisaties die de kleinschalige leerlingactiviteiten verzorgen hiervoor niet alle kosten aan de Stichting doorberekenen. Deze externe bijdragen zijn niet expliciet in de begroting opgenomen (maar komen tot uiting in relatief lage kosten). • Er zijn kleine bedragen gereserveerd voor bank-‐ en kantoorkosten • De begrote lasten zijn waar mogelijk gebaseerd op de gerealiseerde lasten van 2015, aangepast voor het gestegen leerlingaantal. • In 2015 waren de jaarlasten nagenoeg gelijk aan de reserve op 31 december 2015 (€ 5.181,67). De begroting voor 2016 zal, indien gerealiseerd, leiden tot een reserve van € 7.641,67 op 31 december 2016, wat ruim onder de begrote lasten van € 13.540 is. Het bestuur ziet dit als een overgangsprobleem dat eenvoudig te beheersen is door gedurende het jaar geen ongedekte financiële verplichtingen aan te gaan. Dit betekent onder meer dat het bestuurslid namens Het ABC, ondanks haar mandaat om aanvragen uit het budget lesmaterialen zonder ruggenspraak te beoordelen, deze pas zal goedkeuren na zich er bij de penningmeester van vergewist te hebben dat er voldoende geld in kas is. Baten
Werkelijk 2015
Ouderbijdragen
€ 9.600,00
Overige donaties
€ 6.400,00
Rente
€ 0,00
€ 3,44
Totaal baten
€ 16.000,00
€ 6.003,44
Lasten
Vaste activiteiten
Leerlingevenementen
€ 2.500,00
Ouderbijeenkomsten
€ 1.000,00
€ 471,00
Zomerfeest
€ 5.000,00
€ 3.997,13
Afscheid 8e groepers
€ 1.000,00
€ 635,26
Lesmaterialen
€ 3.840,00
Overig
Begroot 2016
€ 6.000,00
Bankkosten
€ 100,00
€ 108,30
Kantoorkosten
€ 100,00
€ 118,94
Totaal lasten
€ 13.540,00
€ 5.330,63
Resultaat
€ 2.460,00
€ 672,81
