BELEIDSPLAN LUXOR THEATER 2011-2015 A TASTE OF AURA© het voelbare zichtbaar maken
INLEIDING HOOFDSTUK 1: PROGRAMMERING 1.1 Situatie filmtheaters in Nederland 1.2 Situatie distributeurs in Nederland 1.3 Positie Filmtheater LUXOR in Zutphen 1.4 Filmprogrammering 2006-2010 1.5 Doelgroepen 1.6 Filmprogrammering 2011-2015
4 5 6 7 8
HOOFDSTUK 2: SPECIALE ACTIVITEITEN FILM 2.1 Doelgroepen 2.2 Programmering 2011-2015 HOOFDSTUK 3: PODIUMACTIVITEITEN 3.1 Situatie in Nederland 3.2 Beleid 2011-2015
9 10 12
HOOFDSTUK 4: MARKETING & PUBLICITEIT 4.1 Beleid 2011-2015 4.2.1 Algemene publiciteit 4.2.2 Doelgroepgerichte publiciteit 4.3 Donateurs/LUXOR pashouders/Bibliotheekpashouders HOOFDSTUK 5: HUISVESTING & DIGITALISERING 5.1 Uitbreiding in de toekomst 5.2 Verbouwing entree & theatercafé 5.3 Digitalisering projectie HOOFDSTUK 6: FINANCIËN 6.1 Financiële positie per 2011 6.2 Meerjarenbegroting 2012-2015 6.3 Fondsenwerving & vermogensbeheer
13 14
15
16 17
HOOFDSTUK 7: SAMENVATTING
18
BIJLAGEN 1- Organisatie 2- Meerjarenbegroting 2012-2014 3- Bezoekersaantallen
19 22 23
2
INLEIDING Beleidsplan geeft richting aan de doelen voor de komende jaren Een samenvatting van de periode voor 2011 is opvraagbaar. De Stichting Filmtheater Zutphen exploiteert sinds 1989 in het Luxor Theater aan de Houtmarkt een kleinschalige culturele accommodatie. Op dit moment voorziet zij in: - een filmhuis - een theater-/muziekpodium - een podium voor jong talent in de disciplines film/video/fotografie & podiumkunsten - kosten dekkend gebruik door derden met cultuur gerelateerd aanbod De statutaire doelstelling van de stichting is het bevorderen van en een bijdrage leveren aan een kwalitatief goed cultureel klimaat in de gemeente Zutphen. Dit wordt verwezenlijkt door producties een kans te geven die in het reguliere bioscoop- en theatercircuit om commerciële, kwalitatieve of maatschappelijke redenen geen kans krijgen. De gemeente Zutphen heeft de waarde van deze vrijwilligersorganisatie in 2005 erkend en verstrekt sindsdien een jaarlijks subsidiebedrag. Als vaste partner in de culturele basisinfrastructuur neemt Luxor deel aan het Zutphense Directie Overleg Cultuur en Kunst ZUDOCKU. Hierin zijn vertegenwoordigt: Theater & congrescentrum de Hanzehof, de muziekschool Muzehof, de Musea Zutphen, Graafschap bibliotheken en het Regionaal Archief. Dit overleg waarborgt een afgestemde cross-over tussen programmering en culturele initiatieven die in de gemeente ondernomen worden. Een programmeringsperiode loopt niet gelijk met een financieel boekjaar. Een cultureel seizoen loopt van september tot half juni. De periode tweede helft juni tot en met augustus wordt landelijk benut voor openlucht festivals. Nu is Luxor een filmtheater die een doorlopend seizoen programmeert met de nadruk op herfst-winter. De theateractiviteiten van Luxor die de afgelopen jaren een belangrijke inhoudelijke toevoeging zijn geworden lopen mee in het culturele seizoen. Dit heeft een praktische reden maar ook een artistiek inhoudelijke die later toegelicht zal worden. De genoemde doelstellingen zijn om die reden ook afgestemd op de periode september 2012 tot juli 2015. In het voorliggende beleidsplan wordt weergegeven hoe bovenstaande doelstelling voor de toekomst gewaarborgd kan worden. Het bestaat uit 6 hoofdstukken. De hoofdstukken 1, 2 en 3 zijn gewijd aan de verschillende onderdelen van de programmering. Per onderdeel wordt er context gegeven over de situatie in Nederland, de keuzes en positie beschreven van Luxor tot en met 2011 en de beleidskeuzes voor de periode 2012-2015. Hoofdstuk 4 beschrijft de marketing en publiciteit om de doelstellingen te realiseren, hoofdstuk 5 de huisvesting en digitalisering. Hoofdstuk 6 bevat de financiële positie 2011, een toelichting op de financiën voor het 2013 en de jaren daarna. Hoofdstuk 7 geeft een samenvatting op hoofdlijnen.
3
HOOFDSTUK 1: PROGRAMMERING 1.1
Situatie filmtheaters in Nederland
Nederland beschikt anno 2011 over 138 commerciële bioscopen, waarvan een 31-tal arthouses die gezamenlijk de beschikking hebben over 608 doeken. Er zijn 79 kleine filmtheaters met 68 doeken en 34 filmtheaters met in totaal 89 doeken die zoals Filmtheater Luxor een weekprogamma draaien. Gezien het aantal stoelen en 7 tot 12 vertoningen per week wijkt Luxor af van vergelijkbare vertoners . Commerciële bioscopen en arthouses zijn profit organisaties. Filmtheaters opereren zonder winstoogmerk. Ter verduidelijking: in Zutphen is Cinemajestic een voorbeeld van een commerciële bioscoop, Luxor een filmtheater. De bijna 300 premières per jaar, aangevuld met tijdelijke import en klassiekers vormen een veelzijdig (internationaal) filmaanbod. Filmtheaters maken een eigen selectie uit dit aanbod, waarbij de keuze vooral op de artistieke waarde wordt gemaakt. Nederland bezocht over het hele jaar 2011 ruim 30 miljoen keer een bioscoop. Het marktaandeel van filmtheaters bedraagt 6,5 % en is gelijk gebleven met het jaar ervoor. Vrijwel alle filmtheaters zijn tegenwoordig lid van de Nederlandse Vereniging van Bioscoopexploitanten (NVB), de brancheorganisatie voor alle bioscoop- en filmtheaterexploitanten in Nederland. De vereniging speelt een belangrijke rol bij de professionalisering in de breedste zin van het woord. Aan de vooravond van de omschakeling naar digitale vertoning is deze organisatie de initiatiefnemer en leidende partij. Zij komt op voor de belangen van kwetsbare groep vertoners als de filmtheaters. Filmtheater Luxor is lid van deze vereniging. In 2012 worden alle doeken in een collectieve financiering met overheidssteun gedigitaliseerd. 1.2
Situatie filmdistributeurs in Nederland
De filmdistributeurs in Nederland kunnen onderscheiden worden in drie groepen: 1) Majors: vijf grote filmdistributeurs die aangesloten zijn bij de Amerikaanse studio's, te weten Buena Vista, Columbia Tristar, Fox Films, DIP en Warner Bros; 2) Independents: grotere en kleinere onafhankelijke distributeurs, waaronder Cineart, Independent Film, A-Film, Paradiso, Moonlight Films en Wildbunch. 3) Door de rijksoverheid gesubsidieerde distributeurs waaronder Cinemien, Contact Film, Filmmuseum Distributie EYE, Cinema Delicatessen en Park Junior. Deze laatste groep draagt vooral zorg voor de aankoop en uitbreng van kwetsbare kwaliteitsfilms. Er kan een vierdeling gemaakt worden in de films die worden uitgebracht in Nederland: 1) Bioscoopfilm. Deze worden uitsluitend in bioscopen vertoond en niet in arthouses en filmtheaters. Majors brengen hun films uit met gemiddeld 50 kopieën. 2) Arthousefilm. Deze worden vertoond in zowel de bioscopen, arthouses en filmtheaters en uitgebracht door alle type distributeurs met meer dan 10 kopieën. 3) Kwetsbare kwaliteitsfilm. Deze worden vrijwel alleen in filmtheaters vertoond en uitgebracht met 1 tot 5 kopieën door een gesubsidieerde distributeur of een Independent. Deze films bereiken een beperkt publiek. 4) Klassieker, documentaire, kinderfilm, korte film en animatiefilm. Deze worden vooral vertoond in filmtheaters en meestal in speciale programma's.
4
1.3
Positie Filmtheater Luxor in Zutphen
Zutphen beschikt over 5 doeken met in totaal 644 stoelen. Naast Luxor Filmtheater met 1 zaal en 80 stoelen, heeft Zutphen een commerciële bioscoop, Cinemajestic, met vier zalen. Filmtheater Luxor heeft de afgelopen 22 jaar laten zien wat haar kracht is. De goede bereikbaarheid door de centrale ligging aan de Houtmark. De uitstraling van het monumentale pand uit 1919 met een art-deco gevel en zaalinterieur, maakt het zien van een film in Luxor een ervaring die refereert aan een lange geschiedenis in de filmvertoning. Dit wordt ondersteund met een afgewogen programmering. De komst van de digitale projectie zal Luxor omarmen en geen afbreuk laten zijn aan deze ambiance. Integendeel. Primaire activiteit is film vertonen. Dit doet zij voor een grote groep filmliefhebbers waaronder een substantieel bestand aan pashouders. Regelmatig wordt Luxor benaderd om te participeren in lokale culturele projecten van derden. Zij doet dit graag en zo bereikt Luxor steeds een breed publiek. Luxor faciliteert filmvertoningen, debat, poëzieactiviteiten en amateur podiumkunsten. Het is gebleken dat de kleine zaal met een intiem karakter, die Luxor nu heet te zijn, ook gevonden wordt door collega instellingen en er door deze samenwerking professionele kwaliteit op het podium verschijnt. Filmtheater Luxor behoort tot één van de theaters in Nederland die een belangrijk stuk geschiedenis van de filmvertoning conserveert. Het is een bewuste keuze dit educatieve onderdeel te versterken door enerzijds te vertonen voor een trouw liefhebbend filmpubliek en daarnaast met educatieve activiteiten een brug te vormen naar de nieuwe media waarmee de jongeren zo vertrouwd zijn geraakt. Op deze wijze is het mogelijk deze jongeren de wortels van film te leren kennen in een authentieke omgeving. Een filmtheater hoort bij het stadse leven en biedt een blik in de wereld buiten de stadspoorten.
5
1.4 Filmprogrammering 2006-2010
De afgelopen jaren is er met succes een mix gevonden tussen de arthousefilm, kwetsbare kwaliteitsfilm en de klassieker, respectievelijk volgens de vertoningfrequentie: 4/2/1 of 5/3/1. Deze zogenaamde sandwichformule is een combinatie van enerzijds de kwetsbare kwaliteitsfilm voor een meer ingewijd publiek en anderzijds de betere publieksfilm (arthousefilms) voor een breder publiek. Filmtheater Luxor streeft naar het vertonen van de belangrijkste films die door distributeurs als A-Film, Paradiso, Cinemien, Benelux Film Distributors, Cinema Delicatessen, het Filmmuseum en Contact Film worden uitgebracht. Bij deze distributeurs staan de cinematografische kwaliteiten en de maatschappij kritische inhoud van een film voorop. Daarnaast vormen de films van de Independents een belangrijk onderdeel van de programmering. Deze laatste groep zal worden aangevuld met een film van de Majors. De motivatie hiervoor is dat deze films makkelijker publiek vinden en een financiële basis geven aan de kwetsbare kwaliteitsfilm. Rekening houdend met het oudere publiek is er in 2008 gekozen voor de matinee op dinsdag- en zondagmiddag. Het is duidelijk dat er een behoefte is maar in de bezoekersaantallen liet dit zich in 2009 nog niet direct vertalen. In 2010 is er sterk ingezet op publiciteit en met resultaat, groei die zich in de jaren erna stabiliseert. Om in het vizier van de distributeurs te blijven is het bovendien van belang dat de contacten worden behouden zoniet geïntensiveerd, onder andere door het frequenter bezoeken van persvoorstellingen en presentatie dagen waar distributeurs hun nieuwste films presenteren.
6
1.5
Doelgroepen
Filmtheater Luxor heeft als doelstelling een zo breed mogelijk publiek afkomstig uit Zutphen en omstreken te bereiken. Een nobel streven maar niet volledig realiseerbaar. Het avondpubliek bestaat op dit moment voor het grootste gedeelte uit 40+, waarbij de vrouwen iets meer vertegenwoordigd zijn. Men leest boeken, bezoekt theaters, drinkt graag espresso of cappuccino (de doelgroep wordt ook wel ‘cappuccino 40+’ genoemd), ziet graag verhalende films, boekverfilmingen, een beetje romantisch maar schuwt ook de confrontatie met geweld niet, een zekere moraal, niet te experimenteel, maar vooral met goede acteurs. Deze groep cultureel geïnteresseerde ouderen zijn een belangrijke groeimarkt die zich steeds meer zal gaan uitbreiden. De komende vijf jaar zal een bioscoopbezoek de status krijgen vergelijkbaar aan een avond schouwburg mits de omstandigheden (allure, warm pluche, gastvrijheid en geen popcorn cultuur) behouden blijven. Luxor zal erop blijven inzetten om deze doelgroep te bedienen omdat verwacht kan worden dat die de komende jaren zal groeien. Nieuwe doelgroepen als jongeren en allochtonen bereikt Filmtheater Luxor met name door speciale educatieve activiteiten. In samenwerking met KCG als adviesorgaan, EduArt als regionaal coördinator en het cultuurloket Muzehof lokaal voor cultuur educatieve programma’s scholen worden er regelmatig overdag jongeren verwelkomt. In twee verschillende leeftijdscategorieën worden jongeren bekend gemaakt met het medium film. Luxor heeft dit jaar ook een voorbeeldfunctie voor beleidsambtenaren gehad. We ontvingen in 2010 veel lof voor de werkwijze en samenwerking met collega instellingen. De belangrijkste doelgroep voor kinderfilm zijn uiteraard kinderen. In deze doelgroep worden programmeringtechnisch drie subgroepen onderscheiden, te weten, 4-6 jaar, 6-8 jaar en 8-12 jaar. Toch zijn ook de ouders van de kinderen een belangrijke doelgroep. Zij bepalen veelal of een film bezocht wordt. Voor hen zijn vooral de klassiekers en de familiefilms interessant. Bij de programmering zullen de leeftijdscategorieën goed in ogenschouw moeten worden genomen. Dit houdt in dat er een goede verdeling van films voor de verschillende leeftijdsgroepen (4-6 jaar, 6-8 jaar, 8-12 jaar) moet zijn. Er zal worden gestreefd premières van bijvoorbeeld Twin Film en Park Junior te vertonen. Daarnaast zullen meer films-voor-hethele-gezin, zoals klassiekers, in de programmering kunnen worden opgenomen. De schoolvakanties zijn daarvoor bij uitstek geschikt. Hierbij in het oog houdende dat met name bij klassiekers een toelichting door een inleider van essentieel belang is. Er zal naar worden gestreefd om programma's samen te stellen in de vakanties. Op deze manier kan er een betere positionering gerealiseerd worden ten opzichte van de commerciële kinderfilms die vaak rond vakanties worden uitgebracht. Wel zal er tijd geïnvesteerd moeten worden om een groter publiek op te bouwen, een goede marketing is een eerste vereiste. Hierbij is het van belang onze samenwerking met de Hanzehof uit te breiden. Incidenteel een commerciëlere familiefilm en de eerdergenoemde klassiekers kunnen een belangrijke rol gaan spelen in het vergroten van de bekendheid van Filmtheater Luxor op dit punt. Om dit te realiseren zal samenwerking met collega filmtheaters onontbeerlijk zijn. Het is dan mogelijk premièrefilms te krijgen, hier gezamenlijk publiciteit materiaal voor te maken, educatieve programma’s voor de verschillende leeftijdscategorieën uit te wisselen. De doelgroep 14 jaar en ouder wordt benaderd via de projecten die lopen via onze coördinator voortgezet onderwijs actief binnen het team educatie. Om deze doelgroep van de spreekwoordelijke bank af te krijgen is een taakstelling vereist die vanuit de scholen in het lesprogramma is geïntegreerd. Luxor neemt hierin zelf initiatief door naar de scholen toe te gaan en samen met de CKV-coördinatoren behoefte gericht programma’s samen te stellen.
7
1.6
Filmprogrammering 2010-2015
De sandwichformule zal in deze periode worden voortgezet. Het is duidelijk dat het een basis vormt die rendabel is. Het maximum aantal vertoningen per week is opgeschaald naar maximaal 12 gedurende maanden oktober tot en met april, 9 vertoningen in mei & juni en 7 vertoningen in juli & augustus. Filmtheater Luxor streeft ernaar de meest actuele films te programmeren. De situatie is nu dat iedere distributeur zijn eigen premièretheaters voorrang geeft. De film wordt geprolongeerd zolang er belangstelling voor is. Pas daarna gaat de film naar andere filmtheaters. Daarbij hebben A-theaters (filmtheaters met minstens twee zalen en een weekprogrammering) voorrang boven de B-theaters (filmtheaters met één zaal en een maandprogrammering). Door de geringe capaciteit (80 stoelen) en door het op voorhand vastleggen per maand van de programmering, waarbij prolongatie uitgesloten is, behoort Filmtheater Luxor nu tot de laatste categorie filmtheaters. Door een uitbreiding van het aantal vertoningen op vrijdag- en zaterdagavond van 1 naar 2 (om 18.30 uur en 21.00 uur) en het bestemmen van de laatste vertoning voor prolongatie wordt Filmtheater Luxor een interessantere vertoningplek voor distributeurs. Hierdoor zal het mogelijk zijn films sneller, nadat de landelijke première heeft plaatsgevonden, naar Zutphen te krijgen. Wanneer we regelmatiger eerder een titel in huis hebben zal ons publiek meer bereid zijn te wachten op komende titels. Het is een gemiste kans wanneer men toch besluit naar Deventer, Apeldoorn of Arnhem te gaan. Uit het voorgaande volgt dat in de programmering de hoofdtitels twee weken in huis blijven. Op dit moment worden elke week 3 nieuwe titels gewisseld. Hierdoor mis je de reclame van horen zeggen in de wandelgangen. De toekomstige opzet voorziet in een afgewogen herhaling in het laatste vier dagen van een twee wekelijkse periode waarin 5 titels geprogrammeerd staan. Luxor gaat meer investeren in een samenwerking met andere filmhuizen, teneinde ervaringen uit te wisselen en festivals te organiseren. Hiertoe zijn reeds contacten gelegd met Filmhuis Den Haag, Het EYE in Amsterdam, Filmhuis Lumen in Delft en Filmhuis de Keizer in Deventer. Deze contacten en de uitbreiding van het aantal voorstellingen leidt tot een grotere variatie in het programma. Er wordt steeds gestreefd de programmering zo herkenbaar mogelijk te maken. Het is wenselijk dat deze speciale programma's een eigen plek in de programmering krijgen, zodat het publiek weet welke soort films op welke tijdstip vertoond worden. De eerste avondvoorstelling op vrijdag en zaterdag zou dan gebruikt voor de kwetsbare kwaliteitsfilm. De late voorstelling wordt vrijgehouden voor prolongatiefilms of zeer goed lopende films. Vanaf september 2010 zal er eens per maand op de 2e zondagmiddag van de maand een speciaal filmprogramma worden vertoond, zoals documentaires, klassiekers, themaprogramma's en retrospectieven. Hierin zal samenwerking worden gezocht met andere organisaties die dan de ruimte krijgen lezing en debat te organiseren. Tenslotte speelt de kwaliteit van de publiciteit en daarmee samenhangend de zaalbezetting van een film een rol in het verwerven van actuelere films. Mettertijd moet Filmtheater Luxor bekend staan als een filmhuis waar men enkele maanden na de landelijke première de beste films uit het landelijke aanbod kan zien en waar regelmatig interessante activiteiten op filmgebied worden georganiseerd. Het realiseren van dit wordt eenvoudiger wanneer er digitaal vertoond kan worden. De kinderfilmprogrammering. Een rondvraag langs een aantal filmtheaters heeft uitgewezen dat voorstellingen op zondagmiddag het best bezocht worden. Op een tweede plaats komt de woensdagmiddag en dan pas de zaterdag. De meest gangbare tijd is 15.00 uur. Een herkenbaar tijdstip en bijvoorbeeld de eerste en derde zondag van de maand vanaf oktober (herfstvakantie) 2011 zou een goede start zijn.
8
HOOFDSTUK 2: SPECIALE ACTIVITEITEN FILM
2.1
Doelgroepen
Jongeren en jong volwassenen vormen in het voorliggende beleidsplan een belangrijk aandachtsveld en dit is zichtbaar in de speciale activiteiten uitgewerkt door het team educatie. Op dit moment wordt er, met het bestaande aanbod, nog maar een klein deel van het totale aantal leerlingen op de scholen bereikt. Filmtheater Luxor stelt zich voor deze periode het doel de educatie activiteiten voor de lagere en middelbare scholen in kwantiteit uit te breiden. Een jongerenpanel is gestart en kiest zelf titels voor hun eigen doelgroep. Op vaste momenten in de maand is Luxor alleen beschikbaar voor deze doelgroep. Zij zorgen zelf voor de publiciteit en informeert de belangstellenden via Facebook en Twitter. Ouderen zijn geïnteresseerd in randprogrammering. Een introductie of een nagesprek bij de film, een gastspreker, cursussen filmbeschouwing liggen allemaal in het verlengde van verdieping van het aanbod. Hiermee kan Luxor zich onderscheiden door thematisch te werken naar de actualiteit in de media en initiatieven uit de samenleving. Het betreft dan uiteraard film, filosofie en levensbeschouwing maar ook beeldende kunst, poëzie en literatuur. De werkgroep educatie voor volwassenen houdt zich bezig met het uitwerken van de ideeën en de afstemming binnen het programmering schema De contacten met het voortgezet onderwijs worden intensiever benaderd met een vernieuwend project aanbod. Vanuit het ministerie van OC&W hebben de scholen de opdracht gekregen vanaf het schooljaar 2011-2012 jaarlijks een cultuurbeleid te voeren waarin de activiteiten binnen de diverse cultuurdisciplines georganiseerd aangeboden dienen te worden. Het vrijblijvende karakter van het huidige CKV-beleid wordt hiermee aan banden gelegd. Filmtheater Luxor zal hier actief op inzetten. Het jaar 2010 is gebruikt als try-out om de wensen wat betreft filmvertoning & videoproductie vanuit de scholen te inventariseren. Vervolgens hebben wij de inhoudelijk uitgewerkte programma’s voor de jaren erna klaar liggen en kunnen we deze inzetten. De grote voorzet is dat we dit vanaf het begin samenwerkend met de docenten uit het veld doen. De contacten die hieruit voortvloeien zullen van grote waarde voor de toekomst blijken te zijn. Filmtheater Luxor neemt het initiatief, behoud het initiatief t.o.v. andere instellingen, voor wat betreft film/video, en zal dit ook zichtbaar maken bij de gemeente als subsidie verlener. Het vernieuwende karakter toont zich in het verbindingen leggen naar de volwassen ervaringswereld. Het verkennen van talent, wie ben ik, waar sta ik en wat is mijn plaats in de samenleving? Vragen die gedurende de middelbare schoolperiode evident aanwezig zijn worden aangeraakt door het organiseren van meet & greets met jong volwassenen 1 generatie eerder die de deur naar hun passie hebben gevonden en daardoor succesvol actief zijn in de maatschappij.
9
2.2 Programmering 2011-2015 Filmtheater Luxor streeft de komende periode naar meer deelname aan landelijke initiatieven. Dit heeft een verbreding van de programmering tot gevolg en zal ook zorgen voor het aantrekken van nieuwe publieksgroepen. Voordelen van deelname aan deze initiatieven zijn de relatief lage kosten, de beschikbaarheid van goed en veel publiciteitsmateriaal en de mogelijkheid om mee te profiteren van de landelijke publiciteit. Jongerenaanbod Om meer jongeren te bereiken zal er regelmatig film worden vertoond voor leerlingen uit het voortgezet onderwijs in het kader van MovieZone, één van de initiatieven van het Nederlands Instituut voor Filmeducatie (NIF). Dit is een landelijk filmproject dat jongeren in de leeftijd van 15 tot 25 jaar wil interesseren voor de culturele en kunstzinnige film. Studenten en jongeren kunnen tegen gereduceerd tarief een film bezoeken in een van de deelnemende filmtheaters. Ons eigen leerlingpanel zorgt voor de filmkeuze en de publiciteit bij de scholen. Filmeducatie: basisonderwijs De huidige afstemming met andere culturele instellingen via EduArt heeft geleid tot een aanbod voor leerlingen in groep 3/4 en 7/8. Luxor ontwikkelde een concept met bruiklenen van het Stedelijk Museum die het medium film vanuit zijn ontstaansgeschiedenis en de ontwikkelingen naar de huidige tijd tastbaar en zichtbaar maken. Deel 1 vindt plaats in groep 3 of 4. De voorbereidende lesstof bevindt zich in een leskoffer die eerst naar school gaat waar de voorbereiding in de klas wordt gedaan. Dan volgt op een ander moment het bezoek aan Filmtheater Luxor waar de verschillende aspecten van het ontstaan van de film met alle zintuigen kan worden ervaren. Deel 2 in groep 7 of 8, de jongeren maken na voorbereiding in de klas kennis met een Nederlandse filmproductie en al haar facetten tot realisatie en krijgen deze te zien in Filmtheater Luxor. Het totale aantal leerlingen in het basisonderwijs in Zutphen dat in groepen zit is ongeveer 2500 leerlingen. De school kan zelf kiezen of de leerlingen in groep 3 óf 4 en daarna in groep 7 of 8 een bezoek brengen aan Filmtheater Luxor, waardoor de doelgroep voor dit project ongeveer 1250 leerlingen per jaar betreft. Filmtheater Luxor wil in het schooljaar 2012/2013 50% van de leerlingen in groep 3 en 4 bereiken. In het jaar 2013/2014 gaat het om 938 (75%) leerlingen en in 2014/2015 om 1125 (90%). De doelstelling van dit beleid is dat dit klassikale bezoek aan het filmhuis kinderen uit alle bevolkingsgroepen laat participeren. Verwacht mag worden dat de naamsbekendheid van Filmtheater Luxor als bioscoop waar ook kinderfilms gedraaid worden zal toenemen en dat dit zal bijdragen aan een toename van het bezoek in familieverband. Filmeducatie: voortgezet onderwijs Filmtheater Luxor benadert actief de scholen via de coördinator cultuur voortgezet onderwijs. Van de ongeveer 5500 leerlingen bereiken we hooguit 10%. Na inventarisatie bij de scholen is gebleken dat er zeker belangstelling is voor het medium film en video. In overleg met de betreffende docenten worden filmvertoningen aangeboden die aansluiten bij de projecten die gedurende het schooljaar staan gepland. Begin 2010 startte een eerste kennismaking met deze doelgroep door jonge bevlogen recent afgestudeerden te laten vertellen over hun passie en hoe ze tot hun beroepskeuze kwamen. Als eerste thema is gekozen voor virtualiteit, de metarealiteit waar jongeren zich in rap tempo in ontwikkelen. Een afgestudeerde fotograaf/designer van de academie Artez te Arnhem zal deze ontmoetingen vormgeven binnen het kader van een te kiezen thema. Vervolgens staat er een debat gepland waar de volwassenen in gesprek gaan met specialisten binnen dat thema. CKV docenten en andere betrokkenen zullen hiervoor worden uitgenodigd. Het is de bedoeling dat deze reeks uitwisselingen gaat opleveren waarbij jongeren de volwassenen ontmoeten.
10
Uit onderzoek in Zutphen, gemeente statistiek 2009, is gebleken dat het maken van foto’s film/video voornamelijk (96%) in ongeorganiseerd verband en privé plaatsvindt. Luxor is nieuwsgierig naar de al uitgevlogen talenten en de talenten die nog in de privé ontdekt kunnen worden. Het culturele jaarthema 2010 ‘Talentvol Zutphen’ ondersteunde het beleid van Luxor om verborgen talent zichtbaar te maken. In dat kader is documentaire maakster Tamar de la Rive Box gevraagd een videoproject te ontwikkelen. Het project heet ‘Talent in mijn buurt’. Ieder jaar start een nieuwe groep en vertoond in het Luxor het resultaat aan de stad. Andere filmmakers worden uitgenodigd zich aan te sluiten bij dit project. Om het thema ‘Talent’ breder te trekken dan alleen de deelnemers van het project, worden er door het Filmtheater Luxor schoolvoorstellingen georganiseerd. De film van de jongeren wordt tijdens deze voorstellingen getoond en aangevuld met professionele documentaires die talent als thema hebben. Hierbij zijn de regisseurs aanwezig en gaan na afloop dieper op hun film en het thema ‘talent’. Er is inmiddels contact met het Internationaal Documentaire Festival Amsterdam (IDFA) hebben een adviserende rol bij het vinden van de juiste documentaires en hun makers. Filmeducatie Volwassenen: thematische retrospectieven Tenslotte zal Filmtheater Luxor eigen cycli en retrospectieven gaan samenstellen waarbij een regisseur of thema centraal staat. Dit heeft een verdieping van de programmering tot gevolg. Vanaf 2011 wordt eens per maand op zondag een speciaal programma georganiseerd. Het plaatsen van dit soort programma's op een vast tijdstip heeft een grotere herkenbaarheid tot gevolg. Voor deze speciale programma's zal aansluiting worden gezocht met lokale en andere partijen. Sommige retrospectieven kunnen wellicht samen met andere filmtheaters worden georganiseerd en bepaalde thema's lenen zich goed voor samenwerking met organisaties als het CBK, de Hanzehof, musea, etcetera. Voor deze eigen cycli en retrospectieven wordt gezocht naar aanvullende financiering (Prins Bernhard Cultuurfonds, Cultuurparticipatiefonds, Oranjefonds en provinciale subsidies KCG). Wanneer de 35mm filmvertoning in 2012 zal verdwijnen zal Luxor de projectiefaciliteit behouden als cultuurhistorisch erfgoed. Hiervoor wordt een filmclub opgezet onder de noemer ‘Vintage Cinema 35’. Met name de kwaliteitsfilmtitels van voor 2012 zullen niet zo snel gedigitaliseerd worden vanwege de hoge kosten. Luxor kiest ervoor het vakmanschap van de operateur voor de toekomst te zekeren zodat het publiek kan blijven genieten van deze interessante filmtitels. Tevens blijft in Luxor zichtbaar hoe analoog materiaal vertoond kan worden voor de komende generaties en zij zo de geschiedenis van de filmvertoning in doorgaande tijdlijn kunnen beleven. Film op locatie Vanaf 2010 vertoont Luxor regelmatig een film op locatie. Bijvoorbeeld bij culturele partners. Maar ook film in de open lucht biedt mogelijkheden die verkent moeten worden. Bijvoorbeeld netwerk events met commerciële partners vanaf 2011. Festivals Filmtheater Luxor zal nauwer gaan samenwerken met culturele partners als het Haags filmhuis en het EYE Filminstituut om deel te kunnen nemen aan een actueel aanbod. Luxor blijft de maand februari extra aandacht voor de Nederlandse film in de vorm van een 10-daagse.
11
HOOFDSTUK 3: PODIUMACTIVITEITEN 3.1 Situatie in Nederland Vele kleine gezelschappen komen in de knel door het huidige cultuurbeleid. De bezuinigingen komen extra hard aan bij deze groep omdat ze meer afhankelijk zijn van de extra financiële ruimte die een theater tot op heden vrij kon maken om het risico te dragen. Er zal meer gevraagd worden van de theaters om risico te nemen bij uitkoop. 3.2 Beleid 2012-2015 Het huidige beleid wordt gecontinueerd. Er wordt ingezet op kostendekkend professioneel faciliteren van een klein podium. Wij ondersteunen locale initiatieven en geven daar context aan. Kwaliteitsaanbod uit het land doet Luxor in samenwerking met de Hanzehof voor wat betreft theater en cabaret. Voor lezingen werken we samen met de lokale boekhandel, steevast uitverkochte non-fictie lezingen. Ondersteunen van Festivals als: Gast in Zutphen, ZIN in Zutphen en het Internationaal Cellofesitval Belangrijk uitgangspunt bij het programmeren is het synchroon aansluiten bij het theaterseizoen die begint per september, nadat de uitmarkten zijn geweest, en eindigt halverwege juni. Wij doen dit omdat het aanbod van Luxor afgestemd wordt op activiteiten bij andere culturele instellingen. Dit kan thematisch zijn of op genre. Er wordt gezamenlijk publiciteit gevoerd en marketingacties opgezet. Kansen liggen er voor een jazz programma met kleine bezettingen vanaf 2013. Voor het zelf inkopen van producties is er met de bezuinigingen op cultuur geen budget. Zodra er middelen zijn uit sponsoring komen kan de draad weer opgepakt worden. Herbezien gaat worden of er meer op partage basis met een standaard instapbedrag gespeeld kan worden zodat het risico gedeeld is en minimaal de overhead gedekt wordt. Verder zal verkent moeten worden hoe de samenwerking met de Hanzehof, in hoeverre de ontbrekende kleine zaal functie door Luxor, verder ingevuld kan worden. De samenwerking is van groot belang omdat er overlapping is in de doelgroepen. Afstemming op genre zal winst geven. Een avond toneel in de Hanzehof levert geen verlies op aan een gelijktijdig spelend cabaret in Luxor.
12
HOOFDSTUK 4: MARKETING & PUBLICITEIT 4.1
Beleid 2011-2015
Het is belangrijk zowel intern als extern te onderkennen dat het filmtheater van nature de kennis en inhoud vertegenwoordigt van het medium film en vooruitstrevend omgaat met de media video en fotografie. Het filmtheater is het platform in de stad van waaruit het initiatief in deze disciplines plaatsvindt. Luxor bezit deze potentie en heeft een actieve groep van 60 vrijwilligers die zich hiervoor inzetten om dit Zutphen mogelijk te maken. In eerste instantie uit liefde voor het medium in tweede om dit te delen en anderen, hen te ontmoeten. Herken je publiek en maak het voelbare zichtbaar, is het motto van de beleidsperiode. Het is de kunst een mooie mix te vinden tussen spraakmakende films van jonge debutanten, documentaires over wetenschappelijke of sociaal geëngageerde thema’s en films uit het genre van de wereldcinema. Die mix staat in relatie met het lokale aanbod en voorziet de lokaliteit van contrapunten zodat openingen tot discours ontstaan. Luxor neemt hier een duidelijk eigen standpunt in door initiatiefnemers in de stad aan zich te binden en hen uit te dagen buiten het eigen vertrouwde kader te gaan. Het is onze taak professionaliteit te verbinden met amateurkunst uitingen. Zo is het mogelijk een brede doelgroep te bereiken en een open vizier te houden naar de buitenwereld. Film, maar ook video en fotografie zijn media die bij uitstek alle lagen van de bevolking aanspreekt door de directe ervaring die het bij individuen oproept. Er is onderzoek uitgevoerd naar het huidige aanbod waaruit blijkt de kwetsbare kwaliteitsfilm in de verdrukking komt als er alleen gelet wordt op de bezoekers aantallen. Entertainment, feel-good, gaat er nu eenmaal makkelijker in en brengt al snel de gewenste omzet. Luxor maakt zich sterk om de nieuwe en vaste bezoekers goed te informeren en zo de beweging naar de kwetsbare kwaliteitsfilm te vergroten. Via de nieuw te vormen filmclub verzamelen we informatie die ons inzicht geeft in de bezoekfrequentie op de verschillende genres. De werkgroep programmering reageert hierop met het filmaanbod, publiciteit informeert de subgroepen via de sociale media. Naarmate de werkgroep educatie zich actiever verbindt met de scholen zal ook blijken dat deze doelgroep zich meer zal gaan interesseren voor het totale activiteiten aanbod van Filmtheater Luxor. Medio 2013 is het aanbod afgestemd op een verjonging van ons publiek. Hierbij houden we in het oog dat de ene doelgroep de andere niet in de weg zit. Dat betekent dat we de jongeren en ouderen verschillende vertoningmomenten aanbieden. Zo houden wij rekening met de uiteenlopende behoeften van deze twee doelgroepen. Bij jongeren spreken we van twee subgroepen waarop onze aandacht is gericht, a. leeftijd 8-12, lagere scholen b. leeftijd 12-16 middelbare scholen Bij ouderen 50+ onderscheiden we van 3 subgroepen, a. de aankomende ouderen (50-64 jaar) b. ouderen (64-79 jaar) c. 80 plussers De doelgroep ouderen 50+ stijgt in 2015 met 18% en loopt op tot 26% in 2040. Voor Luxor is deze groep de kern en basis voor het realiseren van de doelstellingen. De groep is sterk vertegenwoordigd in het relatiebestand met 1400 pashouders. De groeiende groep ouderen is steeds beter opgeleid dan de ouderen van vorige generaties. Ze hebben gemiddeld meer te besteden en blijven langer jong en actief. Ze beschikken over tijd, zijn mobiel en passen regelmatig op de kleinkinderen. Ze zijn ook kritisch en dat stelt eisen aan de organisatie van Luxor. De voorzieningen moeten daarop aangepast zijn. Denk aan een ringleiding, goede bereikbaarheid en vooral een hoog service niveau.
13
De wensen van de vrouw wordt getoetst als richter in het aanbod, zij neemt meestal het initiatief voor een cultureel uitje. Een belangrijk motief om naar het filmtheater te gaan is de audio visuele ervaring van het grote doek in een authentieke theateromgeving. Beeld en geluid omhullen de bezoeker en zo wordt een optimale filmbeleving opgeroepen. De combinatie met een gelegenheid tot iets drinken en eten zorgt ervoor dat mensen elkaar kunnen opzoeken en ontmoeten in een context die men associeert met kwaliteit en allure. Een gelegenheid waar men een mening kan vormen en er met anderen over van gedachten kan wisselen. Het woord allure kan alleen gedragen worden wanneer de beoogde aanpassingen aan de entree en het theatercafé uitgevoerd worden en de publieksgerichte service op pijl blijft. 4.2.1 Algemene publiciteit Eerste aanzet tot een wijziging naar een verjongd imago is gezet met een nieuwe maandagenda die per 2010 in kleur verschijnt. Later zal deze aangepast worden naar de nieuwe huisstijl waarbij de bedrijfsidentiteit beter zichtbaar wordt gemaakt. Vanaf 2013 is beoogd een vorm te vinden voor een gezamenlijke verzending met andere culturele partners, verenigd binnen Zudocku. Extra’s worden door middel van persberichten onder de aandacht gebracht. Voor bijzondere activiteiten/projecten maken wij flyers en passen gerichte mailbestanden toe om de doelgroepen te informeren. Eind 2011 zal Twitter en Facebook actief ingezet worden om last minute acties te doen. Nieuw is de digitale versie van de maanbrochure en een digitale nieuwsbrief die eveneens maandelijks verstuurd wordt aan de bezoekers die via internet reserveerden. Deze nieuwsbrief heeft een eigen redactie en belicht de kwetsbare kwaliteitsfilm binnen ons aanbod vanuit een meer persoonlijke betrokkenheid van Luxor. Ons bereik is hierdoor groter geworden en zien we een voorzichtige verschuiving naar dit type film. Vernieuwde uitstraling website vanaf 2014 op basis van de huisstijl die in ontwerpfase is bij Koeweide/Postma (Amsterdam). Lancering huisstijl in drukwerk 2013. 4.2.2 Doelgroepgerichte publiciteit Verder bouwen we voort aan de doelgroep jongeren door binnen deze doelgroep ambassadeurs te werven die een panel kunnen vormen. We werven enthousiaste en in film/media geïnteresseerde jongeren die in kunnen stromen via een stage. Ze krijgen een duidelijke taak mee waarmee ze ook studiepunten kunnen verwerven. De nieuwe filmclub 40+ die eigen bestanden bijhoudt en activiteiten zelf onder de aandacht brengt. Het eerder genoemde jongerenpanel vormt de verkenningsfase in de omgang met sociale media. Samenwerking met andere culturele instellingen in cross-over programmering biedt mogelijkheden mee te liften op elkaars publicitaire uitingen. Wij doen dit al uitgebreid met de Hanzehof en bouwen op dit moment aan de samenwerking met de musea en bibliotheek. 4.3 Donateurs/LUXOR pashouders/Bibliotheek pashouders De 1400 pashouders zijn de kern van onze bezoekers. De groep ontvangt tweemaandelijks een gedrukt exemplaar van het programma aanbod. Extra events kunnen eenvoudigweg mee gestoken worden in de verzendenvelop. Bijvoorbeeld passe partouts, film en diner, lezingen filmgeschiedenis “Ken je Klassiekers”. Op deze manier spreken we hen regelmatig aan zonder extra kosten te maken voor een losse mailing. Een deel van het pashouderbestand ontvangt het programma aanbod digitaal per email. Enerzijds werkt dit kostenbesparend anderzijds is het belangrijk dat een gedrukte brochure blijft rondzwerven op de keukentafel en niet te gaan besparen op drukwerk.
14
HOOFDSTUK 5: HUISVESTING & DIGITALISERING 5.1 Uitbreiding in de toekomst Luxor zal de mogelijkheden blijven onderzoeken voor een tweede zaal. Welke kansen biedt het Broederen klooster complex, een cultuurcluster met het Stedelijk Museum/Henriëtte Polak/Bibliotheek/Archeologie/VVV hierin. Een multifunctionele zaal (120 stoelen) met de mogelijkheid tot 2K filmvertoning zou mogelijkheden bieden en de samenwerking met de partners verstevigen. Behoud van het huidige Luxor Theater Houtmarkt gericht houden op de doelgroep 50+ en ouderen. De jeugd en jongeren binden aan het nieuwe complex. Dit is ook een logische stap gezien de cultuureducatieve activiteiten in cross-over verband. 5.2 Verbouwing entree & theatercafé Het theatercafé aanpassen in augustus 2011. Inventaris is gedateerd en installaties zijn toe aan vervanging. De entree met de trap een opknapbeurt geven met het doel meer licht en gevoelsruimte te realiseren. Het is de bedoeling de entree in een later stadium te restaureren en terug te brengen in een moderne interpretatie van de art-deco stijl. Dit betekent dat het exterieur van de gevel authentiek behouden blijft (Rijksmonument) en de smeedijzeren leuningen in de oorspronkelijke stijl teruggebracht moeten worden. De granito trap en de mozaïekvloer van de hal herstellen naar oorspronkelijk ontwerp. Het interieur van de hal kan dan een overgangsruimte worden naar het huidige interieur van de zaal. Het ontwerp van de huisstijl bevat uniek ontworpen letterfond met als basis de letters op de voorgevel van het pand. In het verlengde op de investeringen voor de digitalisering is het wenselijk de theatrale filmvertoning in de zaal terug te brengen. Dit houdt in dat het filmdoek niet zichtbaar is tijdens de inloop. Als het licht dimt dan schuiven de gordijnen langzaam open, ziet men welkom staan in origineel Luxor typografie en dan start de film. Aan het einde tot ziens en sluiten de gordijnen. Besluiten nadat duidelijk is welke bezuinigingen de gemeente gaat doorvoeren op de exploitatie. Eventueel sponsoring zoeken en de mogelijkheden met Torenstad/Rabobank verder verkennen en uitwerken. Monumentenzorg gemeente Zutphen is enthousiast en ondersteund het idee met hun expertise. 5.3 Digitalisering projectie Eind 2012 zullen alle nieuwe films digitaal uitgebracht worden. Filmtheater Luxor bereidt zich voor op deze ingrijpende omschakeling waarvoor een financiering aangegaan moet worden. Het is logisch mee te doen met een landelijk collectief financieringsplan omdat daarmee 70% extra subsidie verworven kan worden. Hiermee bindt Luxor zich voor 10 jaar aan een leasecontract. Zo blijft Luxor deelnemen aan het actuele aanbod en kan de kwetsbare kwaliteitsfilm voor Zutphen behouden worden. Grote kansen liggen er voor de publieksverbreding met alternatieve ‘content’. Denk bijvoorbeeld aan ‘livestreams’ met het Concertgebouw, het Bimhuis voor muziek of de ‘Balie’ voor opinie en debat.
15
HOOFDSTUK 6: FINANCIËN De voorstellen die in hoofdstuk 1 t/m 4 zijn gedaan leiden tot een totaal aantal filmvertoningen van 325 in 2011, 400 in 2012 en 500 in 2014 voor een beoogd aantal bezoekers van respectievelijk 12.500, 13.000 en 14.500. Administratie wordt verzorgt door een administratiekantoor. Accountantsverklaring niet vereist vanuit basissubsidie (25.000) gemeente Zutphen.
6.1 Financiële positie per 2011 De bedrijfsvoering baseerde zich op gelijkblijvend bezoekersniveau en activiteiten met een toename op educatieve schoolprojecten die kostendekkend gerealiseerd worden. Het jaar is afgesloten met een verlies van 4.805, Dit tekort is voor een deel het gevolg van investeringen in de digitalisering en theaterontwikkeling. We noemen de aansturings- en voorbereidingskosten voor de beoogde implementatie van de digitale projector in 2012. Voorts de elektronische beveiliging van het gebouw en de aanpassingen voor het theatercafé. Toch klinkt er een positief geluid. Luxor bevindt zich in een overgangsfase die door aanpassingen en modernisering op verschillende fronten de toekomst van haar bestaan zeker stelt. De inkomsten uit recettes en horeca zijn wederom gestegen. Voor 2010 film was dat 15 %, voor podiumactiviteiten 42% en de horeca 20% ten opzichte van 2009. In 2011: film 12,5%, voor podiumactiviteiten 31% en de horeca 27%. Dit laat zien dat de bedrijfsvoering verder geoptimaliseerd is en de investeringen in publieksbereik en toegankelijkheid hun vruchten af werpen. Voor 2012 is de verwachting dat de bezoekersaantallen vergelijkbaar zullen blijven met dit jaar. Er wordt verder geïnvesteerd in automatisering van de kaartverkoop om mee te gaan met de landelijke trend en ontwikkelingen op het gebied van online reserveringen en social media. 6.2 Toelichting op Meerjarenbegroting 2012-2015 De prognose van het jaar 2014 is gebaseerd op conclusies uit het jaar 2012. Gemeente kort de subsidie met 25% vanaf 2012 Het beoogde resultaat fondsenwerving is te vinden bij post 19
16
6.3 Fondsenwerving & vermogensbeheer Eerste voorwaarde voor een aantrekkelijke basis tot giften is de ANBI verklaring. Benaderingen tot gevers zijn stukgelopen op dit punt. Wij gaan er vanuit dat de gevers zich al onder ons bevinden, kijkend naar het relatiebestand van 1400 pashouders weten wij na onderzoek dat er meer financiële ruimte bestaat voor extra steun. Daarnaast wordt er actief acquisitie gepleegd in het bedrijfsleven. Er is een taakgroep geformeerd die zich bezighoudt met de realisatie van particuliere fondsen en wervende activiteiten. Dit houdt in dat de pashouderadministratie uitgebreid moet worden met een extra medewerker relatiebeheer, die contracten met externe partijen voorbereid en een planning opstelt voor de uitvoer van tegenprestaties. Daarnaast wordt de financiële administratie voor bijdragen los gevoerd van de algemene administratie. Er is een geefmenu opgesteld waarin de volgende doelgroepen zijn geconcentreerd. Particulier Kortingspas: Vriend: Schenken:
Bedrijven 22,50 (vanaf 2012) 65,vanaf 250,-
Schenkingen: Sponsorbijdrage:
vanaf 250,vanaf 500,-
De taakgroep bindt intermediairs aan Luxor met persoonlijke interesse voor film. Luxor beoogt vanaf maart 2014 het Zutphens ondernemersontbijt in samenwerking met het Volkshuis en het MKB te organiseren. De financiële middelen die hieruit voortkomen zullen aangewend worden voor de volgende posten: - Videoprojecten leerwerk programma’s - Film educatiemateriaal voor scholen - Kleinschalige podiumkunsten, technische en artistiek inhoudelijke begeleiding - Restauratie van de art-deco entree en zaal in 2013 - Investeringen voor digitale vertoning Elke portefeuille wordt beheerd door een medewerker van de betreffende werkgroep, bijvoorbeeld educatie, en een lid van de taakgroep. Deze laatste ziet erop toe dat betrokken sponsoren en gevers op de hoogte gehouden worden over de bestemming van de gelden. Wat ze mogelijk gemaakt hebben en het resultaat is geworden waarvoor we hen dankbaar zijn.
17
HOOFDSTUK 9: SAMENVATTING Filmtheater LUXOR stelt zich in deze periode het volgende ten doel: 1. Het gehele jaar dagelijks vertonen van films met een algemeen erkende cinematografische kwaliteit, zowel de betere publieksfilm (arthouse-films) als de kwetsbare kwaliteitsfilm en het vertonen van kinderfilms van oktober tot en met april. Te realiseren: september 2012 2. Het streven is naar een filmbezoekersaantal van 12.500 in 2011, 13.000 in 2013 en 14.500 in 2015 te bereiken. Dit realiseren door gebruik van digitale publiciteit en sociale media. Te realiseren: elk jaar evaluatie van de effecten 3. Een aantal keer per jaar zal participeren we in een regionaal of landelijk festival. Bijvoorbeeld Cinekid op Locatie, Movies that Matter, Cinematheek Filmmuseum EYE Amsterdam en dergelijke, teneinde aansluiting te behouden met landelijke ontwikkelingen. Te realiseren: vanaf januari 2013 4. Door middel van speciale activiteiten en samenwerkingsverbanden met andere culturele instellingen wordt nagestreefd nieuw publiek te bereiken. Te realiseren: ingezet januari 2010 5. Omschakeling naar digitale vertoning met aanpassing filmdoek (theatrale vertoning) Te realiseren: eind 2012 en filmdoek 2013 6. Implementatie kassasysteem Ticket lab met pinbetaling en nieuw pashouderbeleid. Te realiseren: 2013 7. Invoering vrijwilligersovereenkomsten. Te realiseren: 2013 8. Nieuwe geldstromen ontwikkelen vanuit de taakgroep fondsenwerving. Te realiseren: voorjaar 2014 de eerste contracten tekenen. 9. Restauratie entree naar origineel art-deco ontwerp. Te realiseren: eind 2015
18
Bijlage -1-
ORGANISATIE 1.1
Situatie tot januari 2010
De vernieuwde organisatie per november 2007 van het Luxortheater bestaat uit een bestuur, 1 een directeur en enkele teams. De basis voor de bemensing van de organisatie zijn de medewerkers, die op vrijwillige basis een aantal uren voor het theater willen werken. Daarnaast ontvangt het theater subsidie van de gemeente voor het instellen van betaalde functies (op basis van een arbeidscontract) en functies die voor hun werkzaamheden de 2 (gehele of gedeeltelijke) belastingvrije vrijwilliger vergoeding ontvangen. Per 1 februari 2009 is de huidige directeur in dienst. Gezien de aard van de organisatie (op vrijwillige basis) en de constatering dat de bestaande organisatiestructuur voldoet om de komende beleidsperiode te kunnen uitvoeren zullen er geen grote wijzigingen in de organisatiestructuur aangebracht worden. Het is de bedoeling om de verschillende teams op niveau te houden en aan te vullen met nieuwe ervaringskennis van buiten. Belangrijk punt van aandacht is het verloop in mensen en personen op kernfuncties voor langere tijd proberen te binden. 1.2.
Organisatiestructuur op hoofdlijnen
1.2.a Bestuur en directie De leiding over het Filmtheater Luxor berust op bestuurlijk en strategisch niveau bij het bestuur van de stichting Filmtheater Zutphen. Het bestuur heeft de leiding op het operationele niveau gedelegeerd aan de directeur. De directeur wordt bij afwezigheid vervangen door een daartoe aangewezen teamleider (zie ook punt 1.2.c.). 1.2.b Kernfuncties De organisatie van het Filmtheater Luxor kent enkele zogeheten kernfuncties. Deze kernfuncties vormen de spil van de organisatie. Zij houden de organisatie draaiende op essentiële onderdelen. De directeur en de teamleider/tevens plaatsvervanger zijn in ieder geval kernfuncties. Daarnaast kunnen kernfuncties worden toegewezen aan medewerkers en/of teamleiders die beschikken over specifieke kennis en/of vaardigheden die voor het theater onmisbaar zijn. Behoudens de directeur en zijn plaatsvervanger zullen kernfuncties veelal persoonsgebonden zijn, afhankelijk van de medewerkers, die op enig moment deel uitmaken van de organisatie. De kernfuncties kunnen in aanmerking komen voor een vrijwilligersvergoeding op grond van de wettelijke. Een en ander hangt af van de omvang en het belang van de kernfunctie. De directeursfunctie zal normaal gesproken betaald worden uit de externe subsidieregeling. Dit zelfde kan ook van toepassing zijn op zijn plaatsvervanger. 1.2.c Organisatie in teams De werkzaamheden van het Luxortheater worden uitgevoerd in vier teams, te weten a. Team Beheer en Administratie b. Team Kassa en Theatercafé c. Team Projectie en Techniek d. Team Programmering en Publiciteit e. Team Educatie f. Team Sponsors en fondsenwerving De teams worden geleid door teamleiders. De teams a, d, e & f werken in directe lijn onder regie van de directeur. 1
Voor de leesbaarheid van deze notitie kiezen wij ervoor functies in de mannelijke vorm aan te duiden, zonder daarbij onze vele vrouwelijke medewerkers op enigerlei wijze te kort te willen doen. 2 De vrijwilligersvergoeding is een wettelijke regeling en is in 2006 verhoogd naar € 1.500, -
19
Indien de teamleider is aangewezen als een kernfunctie kan hij/zij bij besluit van bestuur voor zijn werkzaamheden in aanmerking komen voor een belastingvrije vrijwilligersvergoeding. De vrijwilligersvergoeding wordt mede betaald uit de exploitatie van het theater. 1.3
De verantwoordelijkheden van de verschillende teams
Het Team Beheer en Administratie is verantwoordelijk voor het financiële beheer van het Luxortheater. Daarnaast heeft zij een faciliterende taak ten behoeve van de uitvoerende verantwoordelijkheden van de overige teams. De volgende verantwoordelijkheden zijn hierbij aan de orde: • Begroting van het theater en (deel) budgetten voor de teams • Financiële verslaglegging, o.a. financiële administratie en het jaarverslag • Onderhoud en exploitatie van het gebouw • Beheer theatercafé, waaronder het beheer en de uitvoering van de bevoorrading • Overige faciliterende taken ten behoeve van de uitvoering van de Teams welke voornamelijk overdag dienen te worden uitgevoerd, b.v. het ontvangen en het verzenden van de films Het Team Balie en Theatercafé draagt zorg en is medeverantwoordelijk voor: • De regie over de uitvoering van de publieksvoorstellingen; • De baliefunctie bestaande uit de kaartverkoop en het verstrekken van informatie aan de bezoekers • De horeca-activiteiten ten behoeve van de publieksvoorstellingen • De registratie van de opbrengsten van kaartverkoop en horeca en het verzorgen van de afdrachten Het Team Projectie en Techniek draagt zorg en is medeverantwoordelijk voor: • De montage/demontage en de projectie van de films • Het beheer en onderhoud van de technische installaties welke nodig zijn voor de uitvoering van alle publieksvoorstellingen (dus niet de technische installaties van het gebouw (verwarming, verlichting, e.d.)) • Het assisteren bij de overige werkzaamheden ten behoeve van de uitvoering van publieksvoorstellingen, waaronder de kaartcontrole Het Team Programmering en Publiciteit draagt zorg en is medeverantwoordelijk voor: • De programmering van het theater • Volgen van de ontwikkelingen en trends in de culturele wereld in het bijzonder die van film en theater • De public relations van het Luxortheater • De publiciteit en marketing rond de geprogrammeerde voorstellingen van het theater • Website beheer Het Team Educatie draagt zorg en is medeverantwoordelijk voor: • Onderhoud en uitwerking programma basisscholen en programma voortgezet onderwijs • Planning en organisatie medewerkers op de projecten • Onderhoud contacten met de docenten van de scholen Het Team Sponsoren & Fondsenwerving draagt zorg en is medeverantwoordelijk voor: • De acquisitie van financiële middelen door sponsoring en particuliere fondsen • Het beheer en onderhoud van relaties en de tegenprestaties • Organisatie van events, etc.
20
1.4
De organisatie van het overleg
Voor het goed functioneren van de organisatie is een heldere overlegstructuur onmisbaar. Van belang is hierbij rekening te houden met het bijzondere karakter van de medewerkers binnen de organisatie: de medewerker die op vrijwillige basis aan het theater verbonden is. Kenmerk van de inzet van dit type medewerker is, dat zijn/haar deze inzet niet afdwingbaar is op basis van hiërarchie, maar op basis van afspraken die door beide partijen (organisatie en vrijwilliger) worden erkend als zinvol en volwassen. Dit stelt hoge eisen aan de motiverende werking van het overleg.
Naam Overleg
Wie met wie?
Frequentie
Werkoverleg
Teamcoördinator met zijn/haar team
1 x per 2 maanden
Teamoverleg
Directeur, Assistent 1 x per 2 maanden management en teamcoördinatoren
Directie Overleg
Directeur en assistent management
Bestuur overleg
Directeur en het bestuur
Medewerker overleg
Directeur, 1 a 2 x per jaar Assistent management, Teamcoördinatoren en alle medewerkers (bestuur op uitnodiging)
Karakter
• • • • • •
Uitvoering Informatie-uitwisseling Teambuilding Voortgangsrapportages Informatie-uitwisseling Beleidsaangelegenheden
1 x per week
• • • •
Dagelijkse uitvoering Voortgangsrapportages Beleid en strategie Personeel en financiën
1 x per 2 maanden
• • • •
Voortgangsrapportages Beleid en strategie Financiën Personeel, aanstelling en ontslag
• •
Informatie-uitwisseling “Feestje”
N.B. De Voortgangsrapportages kunnen per overlegvorm verschillend van inhoud en zwaarte zijn .
21
Bijlage-2-
Meerjarenbegroting 2011 - 2015 09-12-13
rekening
jaar >
prognose
prognose
2011
rekening prognose
2012
2013
2014
2015
ACTIVITEITEN PUBLIEKSFILM 1
recette film
74.057
79.305
92.500
95.000
98.491
2
huur + vracht + rechten
43.196
45.608
51.800
53.200
54.170
3
saldo film ACTIVITEITEN OVERIG
30.861
33.697
40.700
41.800
44.321
4
recette podium/educatief/besloten
14.355
10.603
9.000
8.500
9.500
5
kosten podium/educatief/besloten
2.311
1.463
1.000
500
1.000
6
saldo podium/educatief/besloten
12.044
9.140
8.000
8.000
8.500
7
Totaal baten activiteiten
42.905
42.837
48.700
49.800
52.821
KOSTEN: 8
personeel / vrijwilligers *)
39.648
54.708
52.000
54.000
54.000
9
huur gebouw
11.887
12.102
12.250
12.300
12.300
10
onderhoud gebouwen *)
10.000
126-
-
2.500
5.000
11
energie/heffingen
4.977
4.886
5.000
5.000
6.000
12
organisatie/kantoorkosten
22.853
15.678
19.000
19.150
20.750
13
onderhoud inventaris
15.052
11.271
13.700
13.700
10.000
14
publiciteit/programmablad
21.557
19.099
14.000
15.535
16.535
15
afschrijvingen *)
15.035
14.605
15.035
15.000
17.300
16
Totaal kosten organisatie
141.009
132.223
130.985
137.185
141.885
17
Saldo bedrijfsvoering
98.104-
89.386-
82.285-
87.385-
89.064-
DEKKING tekort bedrijfsvoering door : 18
structureel subsidie gemeente
33.156
25.000
25.000
25.000
25.000
19
extra subsidie/giften sponsoring
12.202
18.246
12.202
16.000
20.000
20
pashouders
34.157
31.981
28.553
31.725
31.725
21
buffetexploitatie (netto 50%)
10.265
9.342
12.500
12.500
12.500
22
Resultaat
8.324-
4.817-
4.031-
2.160-
161
23
rente
3.520
2.116
1.800
1.800
2.000
25
Saldo
4.804-
2.701-
2.231-
360-
2.161
22
Bijlage-3Historisch overzicht bezoekersaantallen: 1989: 3618 1990: 6335 1991: 7073 1992: 7329 1993: 7679 1994: 8700 1995: 8541 1996: 7487 1997: 8730 1998: 9885 1999: 6660 2000: 6279 2001: 8033 2002: 8678 2003: 11.517 2004: 11.817 2005: 12.927 2006: 12.208 2007: 13.471 2008: 13.661 2009: 11.777 2010: 11.837 2011: 12.910 2012: 12.157
besloten film: 519 besloten film: 640 besloten film: 963 besloten film: 1249 besloten film: 1223 besloten film: 1170 besloten film: 1463 besloten film: 1760 besloten film: 2252
podium: podium: podium: podium: podium: podium: podium: podium: podium:
23
630 570 1179 1588 1715 2066 1957 2561 2371
totaal: 12.966 totaal: 14.137 totaal: 14.350 totaal: 16.308 totaal: 16.599 totaal: 15.013 totaal: 15.257 totaal: 17.231 totaal: 16.780
