Beleidsplan
12-2013
Inhoud Inleiding
1
Geschiedenis
1
Visie
1
Missie
1
Doelstellingen
2
De organisatie
3
De realisatie
3
SWOT analyse
4
Beleid t.a.v. communicatie met belanghebbenden
4
Vrijwilligersbeleid
5
Organisatiestructuur, personeels- en beloningsbeleid en functiehuishouding
7
MVO beleid
10
Beleid t.a.v. klachten en voorkomen verstrengeling belangen
10
1.Inleiding: In dit plan staan de uitgangspunten van Stichting Opkikker beschreven. Stichting Opkikker is in 1995 opgericht vanuit een particulier initiatief. Stichting Opkikker heeft als doel gesteld: Het tijdens of tussen de behandeling door, verzorgen van een fijne dag voor gezinnen, waarvan een kind in de leeftijd van 0 tot en met 17 jaar, in verband met een chronisch fysieke aandoening, langdurig onder behandeling is in een met de stichting samenwerkende instelling, of die door de ernst of aard van deze aandoening, uitzicht heeft op een langdurige behandeling in deze instelling. Stichting Opkikker verzorgt zowel Individuele- als Super Opkikkerdagen aangevuld met themadagen. Geschiedenis: Na een jaar van voorbereiding en contacten leggen met de ziekenhuizen, werden in 1996 de eerste Opkikkerdagen uitgevoerd na aanmeldingen vanuit het AMC in Amsterdam. De stichting groeide vervolgens door totdat in 2006 bleek dat de vraag naar Opkikkerdagen groter was als hetgeen de stichting in haar toen huidige werkwijze kon bieden. Er is toen gezocht naar een wijze waarop de stichting door kon groeien en zo aan de vraag van Opkikkerdagen kon voldoen. Er is na een proefperiode gekozen voor het inzetten van Super Opkikkerdagen naast de Individuele Opkikkerdagen. Op deze wijze is het mogelijk de relaties efficiënter in te zetten en de dagen te financieren vanuit projectsponsoring en bestaat de mogelijkheid voor bedrijven om door middel van hun maatschappelijke betrokkenheid ook vrijwillige inzet te leveren. In 2013 werd er voor ruim 2350 gezinnen een Opkikkerdag georganiseerd. Visie: Langdurige ziekte vraagt heel veel doorzettingsvermogen en energie van een kind. De behandelingen, de (lange) perioden van ziekenhuisopname, de onzekerheid, je vriendjes en vriendinnetjes een gewoon leven zien hebben. Ook in het gezin heeft zo’n situatie veelal een volledige ontregeling tot gevolg. Ieder gezinslid spant zich extra in, moet daar vaak andere bezigheden voor opofferen of beperken. En dan is er de feitelijke zorg van zal mijn kind, broertje of zusje weer beter worden? Kleine en grotere lichtpunten zijn in die omstandigheden nog belangrijker dan anders, worden heel intensief beleefd en dragen belangrijk bij in de mentale gesteldheid van kind en gezin. Missie: Een bijdrage leveren aan de mentale energie van een langdurig ziek kind door het organiseren van een dag vol ontspanning en blijheid samen met het gehele gezin (inclusief voorpret, nagenieten en de herinnering voor jaren). Stichting Opkikker werkt hierbij uitsluitend op indicatie en op verzoek van de met, de stichting samenwerkende, ziekenhuizen verspreid over Nederland. Stichting Opkikker maakt dit voor kind, gezin en ziekenhuis mogelijk door zich volledig en belangeloos in dienst te stellen voor de ontwikkeling en organisatie van de Opkikkerdagen en door het enthousiasmeren van de samenleving voor dit doel om voldoende fondsen voor Opkikkerdagen op te brengen. De stichting streeft te komen tot het organiseren van een maximum aantal Opkikkerdagen per jaar.
1
2. Doelstellingen Stichting Opkikker: • Bieden van ontspanning aan zo veel mogelijk gezinnen met een langdurig ziek kind In Nederland zijn ruim 200.000 chronisch zieke kinderen die dagelijks hinder ondervinden van hun ziekte. Stichting Opkikker wil er zijn voor alle gezinnen die dat nodig hebben. • Persoonlijke aandacht voor gezinnen tijdens de Opkikkerdagen Deze persoonlijke aandacht wordt gegenereerd door het toevoegen van één op één begeleiding van een vrijwilliger tijdens de Opkikkerdagen. De dagen worden zoveel mogelijk afgestemd op de mogelijkheden en interesse van het gezin. De dag wordt op maat gemaakt. • Voldoen aan de vraag naar Opkikkerdagen De vraag naar Opkikkerdagen is groot. Wij werken samen met 80 ziekenhuizen. De ambitie is te groeien naar een samenwerking met alle ziekenhuizen in Nederland waar kinderen een chronische behandeling ondergaan. • Aanmeldingen lopen via de ziekenhuizen De professionals die dicht bij de gezinnen staan en hun dagelijks begeleiden in hun ziekteproces kunnen het beste beoordelen wie er wanneer toe is aan een Opkikkerdag. De stichting heeft er voor gekozen de pedagogisch- en/of maatschappelijke medewerkers de selectie te laten verrichten. Men heeft een cadeautje in de achterzal dat men kan aanbieden als het echt even nodig is. • Kostenbeheersing Stichting Opkikker streeft ernaar om de dagen te organiseren tegen zo laag mogelijke kosten. • Bieden van een continu aanbod van Opkikkerdagen Stichting Opkikker wil een structureel aanbod van Opkikkermomenten garanderen en streeft naar een maandelijks aanbod van Super Opkikkerdagen en inzet van Individuele dagen indien nodig zodat er altijd binnen korte termijn na aanmelding een Opkikkerdag plaats kan vinden op het moment dat het echt nodig is. • Efficiënt en zorgvuldig omgaan met relaties Stichting Opkikker streeft er naar om zorgvuldig en efficiënt om te gaan met de inzet van haar relaties. Relaties zijn waardevol voor de stichting en daarom worden de relaties veelal voor meerdere gezinnen op één dag ingezet tijdens de Super Opkikkerdagen • Werken met vrijwilligers Stichting Opkikker vindt het belangrijk om zoveel mogelijk te werken met vrijwilligers. Vrijwilligers zetten zich graag en gemotiveerd in. Op essentiële plekken binnen de organisatie wordt naast vrijwilligers, ook gewerkt met betaalde krachten en stagiaires. • Verder professionaliseren van de Opkikkerbeleving Stichting Opkikker streeft ernaar om de activiteiten die zij aanbied en de begeleiding daarvan op een zo hoog mogelijk niveau te brengen om zo de beleving van de gezinnen nog unieker te laten plaatsvinden.
2
3. De organisatie: De stichting werkt voornamelijk met vrijwilligers. De afgelopen achttien jaar heeft de stichting een enorme groei doorgemaakt waardoor er inmiddels ook een aantal betaalde krachten werkzaam zijn voor de Stichting. Vanaf de zolderkamer , is de basis van de stichting verstevigd en is het secretariaat geprofessionaliseerd. Hiernaast is er een gestage groei van het aantal Opkikkerdagen geweest. Het secretariaat in Almere-Haven ondersteunt de vrijwilligers in het land en stuurt de honderden gelegenheidsvrijwilligers aan, die inmiddels betrokken zijn bij de stichting. Naast de Opkikkerdagen worden ook alternatieve evenementen georganiseerd, waaronder een piraten- , een sprookjes- en ambassadeursdagen. Dit alles om te kunnen voldoen aan de vraag om Opkikkerdagen vanuit de ziekenhuizen en om de gezinnen even uit de dagelijkse vaak harde realiteit te halen en hen de zo broodnodige ontspanning te bieden. De stichting werkt samen met 80 ziekenhuizen die de gezinnen aanmelden voor de Opkikkerdagen. Zij bepalen wie er wanneer in aanmerking komt voor een Opkikkerdag. Stichting Opkikker is er trots op al ruim 13 jaar in het bezit te zijn van een volledig CBF keurmerk. Dit is het keurmerk voor Goede Doelen. 4. Realisatie: Voor de realisatie van de doelstelling wordt gebruik gemaakt van sponsors die, in overleg met het bestuur, hun naam in verband mogen brengen met de doelstelling en activiteiten van Stichting Opkikker. Super Opkikkerdagen worden gefinancierd door middel van projectsponsoring en verder wordt er gezocht naar structurele geldstromen waaronder o.a. donateurs en Supporters van de Supportactie. Daarnaast wordt de stichting geïnitieerd door acties van derden en door middel van het houden van eigen acties. Er is een Opkikkerboek samengesteld waarin een groot aantal keuzemogelijkheden zijn opgenomen, waaronder doe-dingen, zijn-dingen en naar-toe-dingen. Hieruit mag het gezin een keus maken. Opkikkerdagen vinden plaats na goedkeuring van de begroting waarna de vrijwilliger of de coördinator de Opkikkerdag kan gaan organiseren. Vervolgens zorgt de vrijwilliger of de coördinator voor een definitieve begroting waarna de afspraken nogmaals worden getoetst voordat de Opkikkerdag plaatsvindt. Elke vrijwilliger weet dat hij/zij de Individuele Opkikkerdag moet laten plaatsvinden binnen de randvoorwaarden van de stichting. Dit houdt in dat er een bedrag van maximaal € 900,-aan directe kosten mag worden uitgegeven (exclusief bijdragen in natura), de dag in principe op één dag plaats moet vinden, er niets materialistisch gegeven wordt buiten een klein cadeautje en dat de dag in Nederland plaatsvindt. Afwijkingen moeten worden aangevraagd en kunnen pas worden uitgevoerd na goedkeuring. Het uitgangspunt is en blijft om zoveel mogelijk kwalitatief goede dagen tegen zo laag mogelijke kosten te realiseren. Door deze werkwijze kan indien nodig tijdig worden bijgestuurd. Voor Super Opkikkerdagen wordt jaarlijks een begroting vastgesteld. De Super Opkikkerdagen worden zoveel mogelijk gefinancierd door middel van projectsponsoring. Per Super Opkikkerdag legt de stichting zelf een bedrag bij uit de algemene middelen, het streven is dit bedrag zo laag mogelijk te houden. Daarnaast komen de Super Opkikkerdagen en evenementen die niet gefinancierd worden door projectsponsors voor rekening van de stichting. Hiervoor worden fondsen aangeschreven. Door planmatig te regelen worden kosten zoveel mogelijk beperkt.
3
5. Swot analyse:
6. Beleid t.a.v. communicatie met belanghebbenden: Jaarlijks worden er enquêtes gehouden onder vrijwilligers, actiehouders, relaties, medewerkers en gezinnen. De stichting vindt het van groot belang dat zij weet wat haar stakeholders willen en probeert hier zoveel mogelijk aan tegemoet te komen. Onder meer tijdens de Backstagedag, Ambassadeursdag, Vrijwilligersdag en in evaluatiegesprekken met de ziekenhuizen en relaties vindt er een uitgebreide dialoog plaats tussen stakeholders en de stichting. Input van de stakeholders wordt meegenomen in toekomstige strategische besluiten. Er wordt in een open sfeer gebruik gemaakt van alle signalen die bij de stichting binnenkomen; ook zoeken wij zelf de dialoog met de diverse stakeholders De stichting is continu op zoek naar mogelijkheden om die contactmomenten zoveel mogelijk te benutten. Stichting Opkikker poogt om zoveel mogelijk gratis publiciteit te verkrijgen rondom de Super Opkikkerdagen, Individuele Opkikkerdagen, Ambassadeursdagen, Piratendag en andere waardevolle persmomenten en hoogtepunten gedurende het jaar. Er zit structuur in de aanpak, maar er gebeurt ook veel ad hoc. Vanwege het beperkt beschikbaar hebben van een actuele perslijst is dit een proces wat veel tijd in beslag neemt. Om deze reden is de stichting voornemens een professionele perslijst aan te schaffen.Spreepunten voor de komende jaren zijn: De basis op orde: - werken aan twee belangrijke kerntaken; het opvoeren van spontane naamsbekendheid en het inrichten en versterken van de fysieke organisatie voor communicatie en fondsenwerving. - Aanscherpen activering: periode 2012 e.v., hier beoogt het plan dat werkendewijs de doelstellingen steeds nauwkeuriger worden en dat er steeds meer gestuurd kan worden op diverse acties d.m.v. metingen rondom de nieuwe campagne en andere onderzoeken binnen verschillende doelgroepen. Daarnaast staat beschreven dat we de focus moeten gaan vernauwen door op basis van inzichten keuzes te maken. 4
7. Vrijwilligersbeleid Stichting Opkikker: Waarom werkt Stichting Opkikker met vrijwilligers? Stichting Opkikker vindt het belangrijk om haar activiteiten uit te voeren met behulp van de inzet van betrokken vrijwilligers. Het is voor Stichting Opkikker van grote meerwaarde dat een groep betrokken gemotiveerde mensen zich in willen zetten voor het uitvoerende werk van de stichting. Deze meerwaarde geldt niet alleen voor de ervaringen die de gezinnen opdoen met de betrokken vrijwilligers maar ook voor het imago van de stichting. Gelden die de stichting ter beschikking worden gesteld komen zoveel mogelijk ten gunste van de uitvoering van de doelstelling. Vrijwilligers bieden naast het belangrijke sociale aspect ook een financiële besparing voor de stichting en vormen een noodzakelijke en gewenste aanvulling op het professionele personeelsbestand. Wat verstaat Stichting Opkikker onder vrijwilligerswerk? Bij Stichting Opkikker wordt onder het vrijwilligerswerk verstaan: een activiteit met een onverplicht karakter welke wordt uitgevoerd ten behoeve van de stichting, het werk is onbezoldigd en wordt in georganiseerd verband verricht. Bij Stichting Opkikker geldt de afspraak “vrijwillig is niet vrijblijvend”. Indien er afspraken gemaakt worden dan verwacht de stichting dat deze afspraken ook worden nagekomen. Waarom vrijwilligersbeleid? Het uitschrijven van een vrijwilligersbeleid zorgt voor het expliciet maken van de intenties van Stichting Opkikker naar de vrijwilligers toe. In het vrijwilligersbeleid formuleert de stichting haar visie op vrijwilligerswerk. Waarom werkt de stichting met vrijwilligers? Wat is de plaats van de vrijwilliger binnen de stichting? Wat wordt verwacht van de vrijwilliger en wat kan de vrijwilliger op zijn beurt van de organisatie verwachten? Het opmaken en vastleggen van een vrijwilligersbeleid is noodzakelijk om duidelijkheid te creëren over het vrijwilligerswerk binnen de stichting. Het vrijwilligersbeleid wordt jaarlijks geëvalueerd en desgewenst bijgestuurd. De stichting voert een enthousiast beleid dat met name gericht is op de motivatie en het behoud van de actieve vrijwilligers. Uitgangspunten voor het vrijwilligerswerk bij Stichting Opkikker: • Vrijwilligers worden gezien als volwaardig lid van de organisatie met eigen verantwoordelijkheden en bevoegdheden; • Vrijwilligers werken in diverse functies binnen de stichting volgens een taakfunctiebeschrijving; • Vrijwilligers werken binnen geldende regels en procedures welke zijn vastgelegd in de diverse handboeken; • Vrijwilligers werken onder aansturing van de professionele coördinatoren van de stichting; • Vrijwilligers werken voor hun plezier, het vrijwilligerswerk moet zinvol zijn; • Vrijwilligers onderschrijven de missie, visie en doelstelling van de stichting. Wat biedt vrijwilligerswerk bij Stichting Opkikker de vrijwilliger? Het vrijwilligerswerk bij Stichting Opkikker geeft veel voldoening, de lach op het gezicht van het zieke kind, de ouders of de broers en zusjes is veel waard. Men komt op plaatsen waar men normaal gesproken niet komt en ontmoet personen die men normaal gesproken nooit zou ontmoeten, eet met het gezin mee, heeft toegang tot een groot aantal diverse activiteiten en krijgt de mogelijkheid zich verder te ontwikkelen. Inzet, functies, taken en verantwoordelijkheden van vrijwilligers binnen Stichting Opkikker. Vrijwilligers worden binnen de stichting ingezet voor diverse taken. Voor functiebeschrijvingen, taken en verantwoordelijkheden zie bijlagen. De minimale leeftijd voor een vrijwilliger is in principe 25 jaar, indien de vrijwilliger beschikt over een bijzondere ervaring of opleiding kan van deze leeftijd door de directie bij uitzondering worden afgeweken. Vrijwilligers PR/Fondsenwerving Vertegenwoordigen de stichting door bijvoorbeeld lezingen op beurzen en braderieën te geven. Taak kan ook het ophalen van een cheque zijn of het bemensen van een actie.
5
Klankbordgroep De klankbordgroep bestaat uit 3 vrijwilligers. De belangrijkste taak van de Klankbordgroep is het beschikbaar zijn voor vrijwilligers die een luisterend oor zoeken. Uitgangspunt is dat de Klankbordgroepleden “onbevooroordeeld” luisteren en de vrijwilliger op weg helpen naar een oplossing voor het “probleem” en eventueel verwijzen naar de lijnverantwoordelijkheid. Zij kunnen ook optreden als “mediator” tijdens een gesprek dat de vrijwilliger lastig vindt om te voeren. Daarnaast houden de leden zich bezig met : • Nabellen nieuwe vrijwilligers • Nabellen tevredenheidenquête • Organiseren jaarlijkse ontmoeting van nieuwe vrijwilligers • Periodieke rapportage van tevredenheid nieuwe vrijwilligers en 1 maal per jaar n.a.v. de enquête naar plaatsvervangend directeur Vrijwilligers secretariaat Voeren eenvoudige en soms meer complexe administratieve handelingen uit en geven ondersteuning aan het personeel op het secretariaat en aan vrijwilligers in het land. Vrijwilligers OO en SOK Vrijwilligers OO (Organisator Opkikkerdagen) zijn verantwoordelijk voor minimaal 6 individuele Opkikkerdagen per jaar. SOK vrijwilligers (Super Opkikkerdag vrijwilligers) hebben een ondersteunende en/of coördinerende rol tijdens minimaal 6 Super Opkikkerdagen. Flexvrijwilligers Flexvrijwilligers zetten zich incidenteel in voor de stichting. Indien inzet gewenst is wordt de gehele groep aangeschreven waarna men zelf kan reageren. Flexvrijwilligers worden ingezet als gezinsbegeleider indien de inzet op de Super Opkikkerdagen of evenementen niet geregeld is via gelegenheidsvrijwilligers vanuit de bedrijven. Ook kunnen Flexvrijwilligers ingezet worden op braderieën , lezingen voor scholen/kerken en voor het ophalen van een cheque. Van een Flexvrijwilliger wordt een minimale inzet van 2 maal per jaar verwacht. Gelegenheidsvrijwilligers Gelegenheidsvrijwilligers worden ingezet als gezinsbegeleider vanuit de bedrijven welke de Super Opkikkerdagen of individuele Opkikkerdagen (middels een Opkikker voor uw Bedrijf) sponsoren. Plaats binnen de organisatie, aansturing van vrijwilligers Vrijwilligers worden binnen de stichting aangestuurd door de coördinatoren van de diverse teams. Werving/selectie/begeleiding vrijwilligers De werving van vrijwilligers gebeurt door de inschakeling van vrijwilligerscentrales door heel het land, door redactionele stukken in de kranten, door netwerk en website. De selectiegesprekken worden door de coördinatoren op het secretariaat gevoerd. Daarnaast is er een klankbordgroep ingesteld ter ondersteuning en begeleiding van de vrijwilligers. Functionering/evaluatiegesprekken vrijwilligers De voortgang van het functioneren van de vrijwilliger wordt jaarlijks (of indien nodig eerder) geëvalueerd tijdens een functionerings/evaluatiegesprek. Deze gesprekken vinden alleen plaats met de OO vrijwilligers, SOK coördinatoren en secretariaatsvrijwilligers. Met de andere vrijwilligers wordt schriftelijk geëvalueerd middels een enquête formulier of tussentijds door middel van persoonlijke gesprekken. Van de diverse gesprekken wordt verslag gelegd en deze verslagen worden bewaard in het persoonlijke vrijwilligersdossier.
6
Trainingen vrijwilligers Jaarlijks verzorgt de stichting ongeveer 2 trainingen voor haar actieve vrijwilligers. De inhoud van de trainingen is verschillend en komt in principe voort uit de behoefte/wensen vanuit de gevoerde evaluatiegesprekken met de vrijwilligers. Het kan ook voorkomen dat de stichting vindt dat er op bepaald gebied expertise mist bij de vrijwilligers waarna zij een training hiervoor zal aanbieden. Voorzieningen voor vrijwilligers: Contracten Stichting Opkikker werkt niet met vrijwilligers contracten maar afspraak is afspraak. Van de diverse functies worden diverse verschillende inspanningen gevraagd. Het al dan niet nakomen van deze afspraken vormt een onderdeel van de jaarlijkse evaluatiegesprekken. Vergoedingen/declaraties Het vrijwilligerswerk bij stichting Opkikker hoeft de vrijwilliger geen geld te kosten. Alle gemaakte kosten kunnen worden gedeclareerd binnen de hiervoor geldende regels (zie handboek Opkikkerdagen en handboek Algemeen). Zo kunnen er o.a. reiskosten worden gedeclareerd, telefoonkosten, portokosten en alles wat voor de Opkikkerdagen (in overleg) wordt aangeschaft kan worden gedeclareerd. Voor declaraties zijn speciale formulieren te downloaden via de website (extranet) of op te vragen bij het secretariaat. Verzekeringen Vrijwilligers zijn door de stichting verzekerd bij een ongeval, bij overlijden/blijvende invaliditeit (tot 80 jaar), bij aanrijdingen en voor wettelijke aansprakelijkheid. Wel zal de verzekering volgens procedure altijd kijken of de schade te verhalen is op de eigen verzekering van de vrijwilliger. Beloning en waardering Beloning voor het vrijwilligerswerk gebeurt dagelijks vanuit de dankbare gezichten en belevenissen van de gezinnen. Jaarlijks worden de vrijwilligers uitgenodigd op een eindejaarsbijeenkomst welke elk jaar in een ander teken staat. Uitgangspunt van de eindejaarsbijeenkomsten is het vrijwilligers voorzien van informatie en het geven van waardering. Procedures en handleidingen De werkwijze van de diverse taken staan beschreven in de diverse handboeken. Zo wordt er gebruik gemaakt van een handboek Algemeen, Opkikkerdagen en secretariaat. Bij indiensttreding als vrijwilliger worden de betreffende handboeken overhandigd. De vrijwilliger dient te tekenen voor ontvangst van de handboeken. Sociaal beleid vrijwilligers Binnen de stichting wordt uitvoering gegeven aan sociaal beleid. Bij elke verjaardag wordt er indien bekend een kaart gestuurd vanuit het secretariaat, zo ook bij ziekte van de vrijwilliger of bij persoonlijke vreugde of leed. Bij langdurige ziekte wordt er een of meerdere huisbezoeken afgelegd.
7
8. Organisatiestructuur, personeels- en beloningsbeleid en functiehuishouding: Comité van aanbeveling
Bestuur
Ambassadeurs Directeur 1 fte
Plv. Directeur Klankbordgroep
Team evenementen
1 fte
Team Facilitaire zaken
2,4 fte
2,4 fte
-Teamleider
-Teamleider
-Evenement coördinator
- Boekhouder
-Medewerker relatiebeheer
Stagiaire evenementen
Team kind & gezin
Team PR/FW
3 fte
3,58 fte
-Teamleider
-Teamleider/Senior coördinator PR/FW
- Coördinator dagen
-Systeembeheerder -Facilitair medewerker
Vrijwilligers secretariaat Stagiaires MaS, Facilitair stagiaires
- Medewerker Opkikkerdagen
-Coördinator PR/FW Communicatiemedewerker -Project medewerker
- Inwerk coördinator
Vrijwilligers SOK/Indiv. Stagiaires kind
Stagiaires PR/FW en communicatie
Toelichting op organisatiestructuur Bestuur De voornaamste taken zijn het vaststellen en mede ontwikkelen van beleid en het toezicht hierop. Directie De directie richt zich op het ontwikkelen van beleid, opstellen van jaarplannen, dagelijkse leiding en toezicht op uitvoering van het beleid. Hierbij horen ook het opzetten en begeleiden van nieuwe initiatieven, het bewerkstelligen van structurele oplossingen in de breedste zin van het woord met betrekking tot het organiseren van ontspanning voor de doelgroep en deze bespreken met het bestuur ter besluitvorming. Voorts houdt de directie zich bezig met het zoeken naar en onderhouden van nieuwe contacten die in organisatorische en/of financiële zin een bijdrage willen leveren aan het realiseren van de doelstellingen, het leggen van contacten met potentiële samenwerkingspartners. De directie is eindverantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van de organisatie; daarbij legt de directeur verantwoording af aan het bestuur. Bestuur en directie bespreken aan het eind van het boekjaar de ondernomen activiteiten, bepalen de financiële resultaten van het boekjaar en stellen de begroting voor het komende jaar vast waarin de voorgenomen activiteiten en projecten worden besproken en vastgelegd. Gedurende het jaar wordt onder meer bij de behandeling van de kwartaalrapportages getoetst of de voorgenomen doelstellingen conform de strategienota naar verwachting gerealiseerd zullen worden en of bijstelling noodzakelijk is. Plaatsvervangend directeur De Plaatsvervangend directeur geeft leiding aan de teamleiders, is verantwoordelijk voor de uitvoering van het personeelsbeleid, bewaakt de kwaliteit en geeft ondersteuning aan de directeur en vervangt deze zo nodig. Zij ontwikkelt mede het beleid en is verantwoordelijk voor de juiste afhandeling van de Opkikkerdagen, de doorstroom, inzet en aanstelling van vrijwilligers; voor de uitvoering van de kantoorwerkzaamheden, voor de personele bezetting en de financiële coördinatie en voor het afhandelen van klachten. Zij voert beoordelingsgesprekken met alle medewerkers. 8
Team Evenementen Dit team organiseert en coördineert alle door de stichting aangeboden evenementen en stuurt de vrijwilligers, medewerkers en stagiaires aan die worden ingezet op activiteiten. Het team is operationeel verantwoordelijk voor kwaliteit, creativiteit, voortgang, inhoud en de kosten van de evenementen. Tevens is het team Evenementen verantwoordelijk voor de inzet van mensen en middelen bij de evenementen. De afdeling legt nieuwe contacten, onderhoudt bestaande contacten en toetst de tevredenheid van gasten, gezinnen en relaties. Het team voert de administratie van de evenementen en zorgt voor de afhandeling na het evenement. Het team wordt aangestuurd door een teamleider die tevens verantwoordelijk is voor het voeren van functioneringsgesprekken met de teamleden en voortgangsgesprekken met de stagiaires. Het team bestaat uit één teamleider, één evenement coördinator, één medewerker relatiebeheer en twee stagiaires. Team Kind Dit team onderhoudt de contacten met de samenwerkende ziekenhuizen en instellingen en legt nieuwe contacten. Het zorgt voor de continuïteit van aanmeldingen per evenement. Het team coördineert en draagt zorg voor het voeren van de intakegesprekken, verbindt de interesse van de gezinnen met de activiteiten aanwezig op een evenement en zorgt voor de juiste informatievoorziening aan de evenementcoördinator betreffende de benodigde faciliteiten voor de gezinnen. Team Kind is belast met het coördineren van vrijwilligers en het geven van ondersteuning bij de organisatie van de (Super)Opkikkerdagen en evenementen. Het team is tevens operationeel verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken, het aanleveren van de juiste informatie, de voortgang- en inhoud van de dagen, de kosten van de individuele dagen en het toedelen van de kinderen. Het team stuurt stagiaires aan bij hun dagelijkse taken. De medewerkers organiseren zelf acht Opkikkerdagen per jaar per medewerker en werken hierbij nieuwe vrijwilligers in. Daarnaast is een coördinator Inwerken actief voor het kwalitatief en kwantitatief inwerken van de vrijwilligers voor de individuele Opkikkerdagen. Het team verzorgt tevens de inzet van middelen voor individuele Opkikkerdagen en zorgt voor een voldoende aanwas en doorstroom van vrijwilligers. Het team wordt aangestuurd door een teamleider die de gezins- en ziekenhuiscontacten onderhoudt en tevens verantwoordelijk is voor het voeren van functioneringsgesprekken met de teamleden en voortgangsgesprekken met de stagiaires. Het team bestaat uit één teamleider, twee SOK coördinatoren, één coördinator individuele Opkikkerdagen en één inwerkcoördinator. Team PR en Fondsenwerving Het team coördineert de dagelijkse werkzaamheden met betrekking tot binnenkomende acties en reguliere fondsenwerving, zorgt voor inzet mensen en middelen ten gunste van afdelingsactiviteiten, werkt aan vergroten van naamsbekendheid en is verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken betreffende de gedelegeerde PR, marketing en fondsenwervingsactiviteiten en- administratie. Het team is belast met de uitvoering van het PR-beleid, het binnenhalen van nieuwe (potentiële) sponsors, het uitvoeren van projecten en het ondersteunen van de directie bij voorgenoemde taken en denkt mee over het PR/FW en marketing beleid. Het team wordt aangestuurd door een teamleider die tevens verantwoordelijk is voor het voeren van functioneringsgesprekken met de teamleden en voortgangsgesprekken met de stagiaires. Het team bestaat uit één teamleider, één coördinator PR/FW, één communicatiemedewerker en drie stagiaires. Team Algemene en facilitaire zaken Dit team organiseert, coördineert en voert de inkoop, voorraadbeheer, systeembeheer, boekhouding, secretariaatswerkzaamheden, onderhoud, ARBO en BHV, veiligheid, schoonmaak, opbouw en afbouw evenementen en legt en onderhoudt de contacten met betrekking tot de MAS-stagiaires en stuurt deze aan. Het team legt nieuwe contacten, onderhoudt bestaande contacten en probeert efficiënt en zo goedkoop mogelijk inkoop te realiseren. Het team is belast met de werkzaamheden omtrent het systeembeheer, de boekhouding en het secretariaat. De systeembeheerder zorgt voor automatiseringsfaciliteiten die nodig zijn voor de werkprocessen en is belast met het opleiden van medewerkers in database en andere softwarepakketten en het beschrijven en up to date houden van relevante procedures. De boekhoudster is samen met een externe controller verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken betreffende de debiteuren/crediteuren en declaratie- en voorschot administratie, de administratieve afhandeling naar uitkeringsinstanties, het maandelijks controleren van de salarisgegevens. Het maken van managementrapportages, het opstellen van de jaarrekening en het verzorgen en begeleiden van de accountantscontrole gebeurd door de controller. De secretariaatsvrijwilligers zorgen voor de voorkomende secretariaatswerkzaamheden zoals het schrijven en versturen van bedankbrieven, het invoeren van draaiboeken voor de individuele dagen, het versturen van sponsorverslagen, het verwerken en versturen van de Opkikkerdagverslagen en andere secretariëele taken. Het team wordt aangestuurd door een teamleider die tevens verantwoordelijk is voor het voeren van functioneringsgesprekken met de teamleden en voortgangsgesprekken met de stagiaire. Het team bestaat uit één teamleider, één boekhoudkundig medewerker, één systeembeheerder, 6 secretariaatsvrijwilligers en één stagiaire. Stagiaires Stagiaires ondersteunen de teams daar waar nodig en doen onderzoek naar verbeterpunten. 9
Personeels- en beloningsbeleid Uitgangspunt van Stichting Opkikker is het werken met vrijwilligers. Alleen op de essentiële plaatsen en ter professionalisering binnen de organisatie worden betaalde medewerkers aangesteld. Van de betaalde medewerkers wordt verwacht dat zij naast hun betaalde uren ook vrijwillige inzet verrichten. Bij aanstelling van een betaalde medewerker zal altijd eerst binnen het netwerk van de stichting geworven worden. Bij gelijke geschiktheid zal een relatie van de stichting altijd de voorkeur genieten. Medewerkers worden altijd eerst aangesteld voor bepaalde tijd, zolang dit wettelijk mogelijk is om zo min mogelijk risico te lopen en een zo groot mogelijke flexibiliteit te waarborgen. Aan medewerkers wordt naast een marktconform salaris een reiskostenvergoeding woon-werk en een vaste eindejaarsuitkering uitbetaald van 3,5%, plus het wettelijke vakantiegeld van 8%.De stichting vindt het belangrijk haar medewerkers en vrijwilligers scholing aan te bieden. Vrijwilligers en bestuur werken onbezoldigd en kunnen hun werkelijk gemaakte kosten declareren. Betaalde functies binnen de stichting zijn onderverdeeld binnen een functiehuis. Het generiek functiehuis is een instrument om het aantal functies binnen de stichting terug te dringen, door deze abstracter te beschrijven, met als doel de HR organisatie van de stichting flexibeler en overzichtelijker te maken. Door een vermindering van het aantal functies ontstaat er meer uniformiteit en is er meer transparantie. Medewerkers kunnen op deze wijze beter worden ingezet. Na de implementatie van het generiek functiehuis hoeft er geen onderhoud meer gepleegd te worden en kunnen nieuwe of gewijzigde functies zonder meer in het bestaande functiehuis worden ingepast. Ook de functiewaardering wordt op deze wijze gekoppeld aan een functie categorie, aangepast aan het niveau van de functie indien dit van toepassing is. Soorten functies: Stichting Opkikker kent 5 soorten functie categorieën • Leidinggevend strategisch/beleid • Leidinggevend operationeel • Coördinerend • Relatiegericht • Staf 9. Beleid ten aanzien van milieu en MVO bij Stichting Opkikker: Stichting Opkikker heeft geen specifiek beleid ten aanzien van het milieu. De stichting vindt het echter vanzelfsprekend en belangrijk om zoveel mogelijk rekening te houden met het milieu en daar waar het financieël en bedrijfstechnisch mogelijk is bewuste keuzes daarvoor te maken. Zo is de stichting in Nederland de grootste inzamelaar voor oude mobiele telefoons. Op deze wijze komen er jaarlijks zo´n 65.000 minder telefoons in het milieu terecht. Ook door de inzameling van oude PC´s en de inzameling van papier- en cartridges vermindert stichting Opkikker de milieubelasting.De stichting biedt zelf projecten aan in het kader van maatschappelijk ondernemen zoals de bedrijvendagen, de Super Opkikkerdagen, de maatschappelijke stage projecten, de inzameling van oude mobieltjes, papier en cartridges. Daarnaast vindt de stichting het belangrijk te helpen bij re-integratietrajecten 10. Beleid t.a.v. klachten en verstrengeling belangen Stichting Opkikker kent een klachtenprocedure en een regeling ter voorkoming verstrengeling belangen. Uitgangspunt bij de klachtenregeling is om klachten zo spoedig mogelijk uit te zoeken en te beantwoorden. Afhandeling van klachten is toegewezen aan 1 persoon binnen de stichting. Uitgangspunt voor verstrengeling van belangen is om deze verstrengeling te voorkomen. Beide procedures zijn bij het secretariaat van de stichting op te vragen. Via de website www.opkikker.nl worden geïnteresseerden hierop opmerkzaam gemaakt. De klachtenprocedure beoogt gelijktijdig te voorzien in Artikel lid 3 inzake voorwarden voor keurmerk van het CBF Reglement.
10
