BÉKÉSCSABA MEGYEI JOGÚ VÁROS JEGYZŐJÉTŐL
I. ~;2)...:+ IJ-'"') 1-
Előadó:Hudák
Békéscsaba, Szent István tér 7.
Postacim: 5601 Pf 112. Telefon: (66) 523-802
Ikt. sz.:
Katalin
Mell.: Hiv. sz.:
Telefax: (66) 523-804 E-mail:
[email protected]
NYILVANOS ÜLÉS napirendje A döntéshozatal egyszerű többséget igényel! Tárgy: A 2007. évi belső ellenőrzési terv módosítása, és a 2008. évi belső ellenőrzési terv jóváhagyása Előkészítő: Hndák Katalin belső ellenőr V éleményező: Ügyrendi és Ellenőrzési Bizottság Előterjesztés
Békéscsaba Megyei Jogú Város Önkormányzat Közgyűlésének 2007. november 22-én tartandó nyilvános ülésére
Tisztelt Közgyűlés! Az államháztartásról szóló többször módosított 1992. évi XXXVIII. törvény, valamint a helyi önkormányzatokról szóló többször módosított 1990. évi LXV. törvény (továbbiakban Ötv.) rendelkezik a belső ellenőrzés megszervezéséről és rnüködtetéséről. Az Ötv. 92. § (6) pontja értelmében: "A helyi önkormányzatra vonatkozó éves belső ellenőrzési tervet a képviselő-testület az előző év november IS-éig hagyja jóvá." A 61212006. (X1.I6.) közgyűlési határozattal jóváhagyott, 2007. évi belső ellenőrzési terv módosítása vált szükségessé a felső vezetés által megfogalmazott eltérő célkitűzések, valamint a belső ellenőr személyének változása miatt.
A döntés végrehajtásában közremüködő felelős hivatali egység:
belső ellenőr
Kérem a Tisztelt Közgyűlést a 2007. évi belső ellenőrzési terv módosítása és a 2008. évi ellenőrzési terv jóváhagyása tárgyú előterjesztés megvitatására!
belső
HATÁROZATI JAVASLAT: Békéscsaba Megyei Jogú Város Önkormányzat Közgyűlése a 2007. évi belső ellenőrzési terv módosítását és a 2008. évi belső ellenőrzési tervet jóváhagyja. Felelős:
Dr. Benedek Mária jegyző december 31. és 2008. december 31.
Határidő: 2007.
Békéscsaba, 2007. november 12.
A/O" Dr. Benedek Mária jegyző
E~e~egyzés: . ~~~_ PenzügyJ~.....~
/
ÉVES BELSŐ ELLENŐRZÉSI TERV 2007. ÉV
Ellenőrizendő
folyamatok és szervezeti egységek
Az ellenőrzésre vonatkozó stratégia
Azonosított kockázati tényezők
Az
ellenőrzés
típusa
Az
ellenőrzés
ütemezése
Erőforrás
szükségletek
(ellenőrzés célj a,
tárgya,
ellenőrzött
időszak)
A hivatali gépkocsi használat és elszámolás
Cél: - Szabályzatok
szabályszerűségének
teljesűlése
vizsgálata
- Dokumentumok
Ellátó és Szolgáltató Osztály
(bizonylatok és nyilvántartások
ellenőrzése
szúrópróbaszerű ellenőrzése)
Tárgy: Hivatali gépkocsi használat Időszak: 2005., 2006. és 2007. év
- szabályozottság hiánya - dokumentumok, bizonylatok hiánya
Szabályszerűségi
2007. március
ellenőrzés
Jelentés: 2007. március 7.
5 nap
Ellenőrizendő
folyamatok és szervezeti egységek
Az ellenőrzésre vonatkozó stratégia
Azonosított kockázati tényezők
Az
ellenőrzés
típusa
Az
ellenőrzés
ütemezése
Erőforrás
szükségletek
(ellenőrzés célj a, tárgya, ellenőrzött időszak)
Munkaköri leírások, ügymenet leírás és a kötelezettségvállalás hivatali rendszere Pénzügyi és Gazdasági Osztály
Létszámfeltételek, ügyfélfogadás rendje, elsőfokú határozatok, bírságnaplók, szigorú számadású nyomtatványok és bélyegzők, az okmány nyilvántartás szoftvereihez való hozzáférés, adatszolgáltatás, futárposta, ügyintézési határidők betartása
Cél: - a munkaköri leírások és az ügymenet leírás összhangja - kötelezettségvállalás hivatali rendszerének átvilágítása, szabályozottsága Tárgy: Munkaköri leírások, ügymenet, köt. váll. hivatali rendszere Időszak: 2007. év Cél: - munkaidő hatékony kihasználása - ügyintézési határidők betartása - törvényesség betartása, - jogszabályok alkalmazása Tárgy: Okmányiroda ügyintézési folyamata Időszak: 2007. év
2007. május
- szakmai hatékonyság és gazdaságosság hiánya - szabályozottság hiánya - nyilvántartások hiánya
Rendszer és ellenőrzés
Jelentés: 2007. május 31.
- törvényesség betartásának hiánya - ügyintézési határidők betartásának hiánya - hatékonyság hiánya
Rendszer,
2007. július-augusztus
20 nap
szabályszerűségi
szabályszerűségi és
teljesítmény
Okmányiroda
2
ellenőrzés
Jelentés: 2007. augusztus 31.
40 nap
Létszámfeltételek, ügyfélfogadás rendje, elsőfokú határozatok, birságnaplók, szigorú számadású nyomtatványok és bélyegzők, az okmány nyilvántartás szoftvereihez való hozzáférés, adatszolgáltatás, futárposta, ügyintézési határidők betartása
Cél: a jelentés alapján feltárt hibák kijavítása megtörtént-e Tárgy: Okmányiroda ügyintézési folyamata Időszak: 2007. év
Szabályszerűségi
- törvényesség betartásának hiánya - ügyintézési határidők betartásának hiánya - hatékonyság hiánya
2007. november
15 nap
ellenőrzés
Jelentés: 2007. december 15.
Utóellenőrzés
Okmányiroda Gazdálkodás szabályozottsága
Cél: szabályzatok meglétén ek, hatályosulásának Utóellenőrzés vizsgálata Tárgy: Polgármesteri Polgármesteri Hivatal Hivatal szabályzatai Időszak: 2006szervezeti egységei 2007.év Kötelezettségvállalás Cél: hivatali rendszere - szabályozottság - nyilvántartások vezetésének visszahelyezése a Pénzügyi és Gazdasági Pénzügyi és Osztály Gazdasági osztályra Tárgy: kötelezettségvállalás Utóellenőrzés hivatali rendszere Időszak: 2007. év Békéscsaba, 2007. november 12.
- külső jogi és szabályozási hatások - szabályzat hatályosulásának elmaradása
Szabályszerűségi
- szabályozottság hiánya - határidők be nem tartása - felelős személyek kijelölésének hiánya
Rendszer és
2007. november
15 nap
ellenőrzés
Jelentés: 2007. december 31.
2007. december
10 nap
szabályszerűségi ellenőrzés
Jelentés: 2007. december 31.
./
.> /
~.c!G-1
Készítette: Hudák Katalin
Jóváhagyta: Dr.
Be~Mária jegyző
belső ellenőr
3
ÉVES BELSŐ ELLENŐRZÉSI TERV 2008. ÉV
Ellenőrizendő
folyamatok és szervezeti egységek
Az ellenőrzésre vonatkozó stratégia (ellenőrzés célja,
Azonositott kockázati tényezők
Az
ellenőrzés
típusa
Az
ellenőrzés
ütemezése
Erőforrás
szükségletek
tárgya, ellenőrzött időszak)
Beruházás, felújítás, karbantartás vizsgálata
Stratégiai -fejlesztési osztály
Projektmenedzsment és közbeszerzési csoport tevékenységének vizsgálata
Stratégiai-Fejlesztési osztály
Cél: Jogszabályok, belső szabályzatok betartása, Költséghatékonyság vizsgálata Tárgy: beruházások, felújítások karbantartások dokumentumai Időszak: 2003-2007. év
- jogszabályok, belső szabályzatok betartásának hiánya - határidők betartásának hiánya - köl tséghatékonyság hiánya
Cél: Jogszabályok, belső szabályzatok betartása, költséghatékonyság vizsgálata Tárgy: pályázatok és közbeszerzési eljárások dokumentumai Időszak: 2007. év
- jogszabályok, belső szabályzatok betartásának hiánya - határidők betartásának hiánya - költséghatékonyság hiánya
Szabályszerűségi
2008. április - május
25 nap
ellenőrzés
Jelentés: május 31.
Szabályszerűségi
2008. június
ellenőrzés
Jelentés: július 15.
25 nap
Ügymenet leírás, szabályzatok, nyilvántartások, ügyintézés, és ügyintézési határidők betartásának vizsgálata
Stratégiai-Fejlesztési osztály V áro süzeme1tetési szerződések
Városüzeme1tetési osztály Ügymenet leírás, szabályzatok, nyilvántartások, ügyintézés, és ügyintézési határidők betartásának vizsgálata
Városüzeme1tetési osztály
Cél: Ügymenetleírás megvalósulása Előírt nyilvántart. és szabályzatok megléte Ügyintézés színvonala, határidők betartása Tárgy: ügymenet leírás, nyilvántartások, szabályzatok Időszak: 2007. év
- szabályozottság híánya - dokumentumok, nyilvántartások hiánya - jogszabályok betartásának hiánya
Rendszer és
Cél: Jogszabályok érvényesülése, Nyilvántartások, szerződések megléte Tárgy: szerződések, nyilvántartások Időszak: 2007. év Cél: Ügymenet leírás megvalósulása, Előírt nyilvántartások és szabályzatok megléte, Ügyintézés színvonala, határidők betartása Tárgy: ügymenetleirás, szabályzatok, nyilvántartások, Időszak: 2007. év
- szabályozottság hiánya - dokumentumok, szerződések hiánya
Szabályszerűségi
2008. március
25 nap
szabályszerűségi ellenőrzés
Jelentés: április 15.
2008. január
15 nap
ellenőrzés
Jelentés: január 31.
- szabályozottság hiánya - dokumentumok, nyilvántartások hiánya - jogszabályok betartásának hiánya
Rendszer és
2008. február
szabályszerűségi ellenőrzés
Jelentés:február 28.
2
23 nap
Vagyongazdálkodás
Pénzügyi és Gazdasági Osztály és a StratégiaiFejlesztési osztály Önkormányzati feladatellátás ellenőrzése
Cél: Vagyonkataszter és földhivatali nyilvántartás egyezzen, vagyonhasznosítás, vagyonértékesítés menete Tárgy: Vagyonkataszter Időszak: 2007. év Cél: Feladatellátás megvalósult-e, A támogatások cél szerinti felhasználása megvalósult-e Tárgy: a feladatellátás dokumentumai,
- nyilvántartásból adódó hibák - szabályozottság hiánya - nyilvántartások hiánya
Rendszer és
- a feladatellátás nem valósult meg - a támogatások nem a cél szerint lettek felhasználva
Pénzügyi
- szabályozottság hiánya - dokumentumok, nyilvántartások hiánya - jogszabályok betartásának hiánya
Rendszer és
2008. július - augusztus
20 nap
szabályszerűségi ellenőrzés
ellenőrzés
Jelentés: szeptember 30.
2008. október
20 nap
Jelentés: november 15.
együttműködési
VAK Rt. Ügymenet leírás, szabályzatok, nyilvántartások, ügyintézés, és ügyintézési határidők betartásának vizsgálata
Városépítészeti csoport és Közigazgatási osztály Építéshatósági csoportja .. -.
megállapodások Időszak: 2007. év Cél: ügymenetleírás megvalósulása Előírt nyilvántart. és szabályzatok megléte Ügyintézés színvonala és az ügyintézési határidők betartása Tárgy: ügymenetleírás, nyilvántartások, szabályzatok Időszak: 2007. év ,
2008. november - december
szabályszerűségi ellenőrzés
Jelentés: december 20.
/
,
. Cl.M . gy
belső ellenőr
jegyző
3
20 nap
Kimutatás A 2008. évi rendelkezésre álló muukanapok számáról
2008. évi naptári napok száma: 366 nap
Ünnepnapok száma: Január 1. Március 15. Húsvét hétfő Május 1. Pünkösd hétfő Július 1. Augusztus 20. Október 23. November 1. December 25-26.
Hónap Január Február Március Április Május Június Július Augusztus Szeptember Október November December
Naptári nap 31 29 31 30 31 30 31 31 30 31 30 31 366
Munkaszüneti nap Munkaszüneti uap (pihenő nap) (pihenő nap) 8 1 O 8 10 2 8 O 9 1 O 9 8 1 10 1 O 8 8 1 10 1 8 2 104 10
Munkanap 22 21 19 22
21 21 22 20 22
22 19 21 252
A
Tervezve l
főre
belső
Kimutatás ellenőr 2008. évi munkaidőmérlege
a mellékIetek alapján:
Naptári napok száma Pihenőnap, ünnepnap Mnnkanapok száma Le Szabadság Tartalék idő (20 %) Ebből továbbképzés, képzés, vizsga 20 nap Ellenőrzésre összesen tervezhető mnnkanapok száma:
366 114 252
36 43 173 nap
KIVONAT
Az Ügyrendi és Ellenőrzési Bizottság 2007. november 13-án megtartott nyilvános üléséről készült jegyzőkönyvből
Tárgy: Békéscsaba Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatal 2007. évi tervének módosítása
belső ellenőrzési
A bizottság 5 igen, egyhangú szavazattal a következő határozatot hozta:
16/2007.(XI.l3.) ÜEB határozat Békéscsaba Megyei Jogú Város Önkormányzat Közgyűlésének Ügyrendi és Ellenőrzési Bizottsága javasolja a közgyűlésnek a 2007. évi belső ellenőrzési terv módosítását.
K.m.f.
Vrbovszki Viktor sk. a bizottság elnöke
A kivonat hiteléül: \; C(A elM ~(
KIVONAT Az Ügyrendi és Ellenőrzési Bizottság 2007. november 13-án megtartott nyilvános üléséről készült jegyzőkönyvből
Tárgy: Békéscsaba Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatal 2008. évi terve.
belső ellenőrzési
A bizottság 5 igen, egyhangú szavazattal a következő határozatot hozta:
17/2007.(XI.13.) ÜEB határozat Békéscsaba Megyei Jogú Város Önkormányzat Közgyűlésének Ügyrendi és Ellenőrzési Bizottsága javasolja a közgyűlésnek a 2008. évi belső ellenőrzési terv jóváhagyását.
K.m.f.
Vrbovszki Viktor sk. a bizottság elnöke
A kivonat hiteléül:
V!JJJ..rW ',,-I
