OCMW Oostkamp
BEHEER KEUKEN Woonzorgcentrum Ter Luchte OCMW Oostkamp
Bestek nr. 2009043
Wijzigingen:
Ontwerper:
Opdrachtgevend en aanbestedend bestuur:
Woonzorgcentrum Ter Luchte Rik Coture Sint-Elooisstraat 87 8020 Oostkamp OCMW Oostkamp Dorpsplein 1 8020 Oostkamp
Gezien en goedgekeurd door de OCMW-raad in zitting van 21 december 2009
OCMW OOSTKAMP
2009043
Inhoudsopgave I. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN
4
I.1 BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT I.2 IDENTITEIT VAN DE OPDRACHTGEVER I.3 WIJZE VAN GUNNEN I.4 PRIJSOPGAVE I.5 VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE I.6 INDIENEN VAN DE OFFERTE I.7 OPENING VAN DE OFFERTES I.8 GESTANDDOENINGSTERMIJN I.9 GUNNINGSCRITERIA I.10 VRIJE VARIANTEN I.11 KEUZE VAN OFFERTE
4 5 5 5 5 6 6 6 6 8 9
II. CONTRACTUELE BEPALINGEN
10
II.1 LEIDEND AMBTENAAR II.2 BORGTOCHT II.3 PRIJSHERZIENINGEN II.4 UITVOERINGSTERMIJN II.5 BETALINGSTERMIJN II. 6 FACTURATIE II.7 MIDDELEN VAN OPTREDEN II.8 OPZEGGING VAN DE OVEREENKOMST
10 10 10 11 11 12 12 13
III. TECHNISCHE BEPALINGEN
13
III .1 OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT III.2 TAKEN VAN DE KOK-KEUKENBEHEERDER III.3 LOKALEN, MATERIALEN EN ONDERHOUD III.4 UITBATING EN VERPLICHTINGEN VAN DE INSCHRIJVER III.5 PERSONEEL. III.6 WERKINGSKOSTEN. III.7 OPMAKEN INVENTARIS. III.8 DOORVERKOOP EN INTERNE FACTURATIE III.9 SAMENSTELLING VAN DE GEMIDDELDE EETMALEN III.10 UURREGELING MAALTIJDEN III.11 PERSONEELSKOSTEN III.12 ONDERHOUDS- EN NIET-VOEDINGSKOSTEN III.13 BEHEERSKOSTEN III.14 LEVERINGEN III.15 KWANTITEITS- EN KWALITEITSNAZICHT
14 14 15 16 17 17 18 18 18 19 20 20 20 20 20
BIJLAGE A : OFFERTEFORMULIER
21
BIJLAGE B : SAMENVATTENDE MEETSTAAT
23
Blz. 2
OCMW OOSTKAMP
2009043
Toepasselijke reglementering 1. Wet van 24 december 1993 (BS van 22-01-1994) betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen. 2. Koninklijk besluit van 8 januari 1996 (BS van 26-01-1996) betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen. 3. Koninklijk besluit van 26 september 1996 (BS van 18-10-1996) tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, alsmede de bijlage bij dit koninklijk besluit betreffende de algemene aannemingsvoorwaarden, en latere wijzigingen. 4. Alle wettelijke bepalingen die betrekking hebben op de verwerking van voedingsmiddelen in zorginstellingen en grootkeukenbeheer. Afwijkingen, aanvullingen en opmerkingen Artikel 116, 1ste lid van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 De gestanddoeningstermijn wordt van 60 op 120 kalenderdagen gebracht.
Blz. 3
OCMW OOSTKAMP
2009043
I. Administratieve bepalingen Dit eerste deel heeft betrekking op de regeling tot gunning van een overheidsopdracht tot de opdrachtnemer is aangesteld. De bepalingen die vervat zijn in dit deel, hebben betrekking op de wet van 24 december 1993 en het KB van 8 januari 1996 en latere wijzigingen.
I.1 Beschrijving van de opdracht Voorwerp van de aanneming 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
de aanstelling van een kok-keukenbeheerder (in een zevendagenweek) voor de uitbating van de keuken van het woonzorgcentrum Ter Luchte (beheerd door het OCMW Oostkamp) en dit in samenwerking met het aanwezige keukenteam; de organisatie van en het toezicht op het onderhoud van de keuken, opslagplaatsen en de vaat in overeenstemming met de HACCP normen; de levering van de grondstoffen, de verantwoordelijkheid voor en het toezicht op de bereiding van de maaltijden tot en met de portionering op de afdelingen; de levering van producten nodig voor de organisatie van het onderhoud; de levering van de grondstoffen nodig voor de bedelingen; de personeelsplanning van het keukenpersoneel; de terbeschikkingstelling van bijkomende deskundigen ter ondersteuning van het keukengebeuren (diëtetiek, informatica) advies en ondersteuning bij aankoop van keukenmateriaal regelmatige rapportering en overleg met het OCMW om de keukenprestatie permanent te optimaliseren.
De aannemer verbindt zich er toe de volledige dienstverlening te leveren tegen de in zijn offerte vermelde prijzen. Hiervoor worden volgende deelaspecten in rekening gebracht. 1.
voedingsmiddelen (behalve brood en banket)
2.
De personeelskosten voor een kok-keukenbeheerder
3.
De kosten voor onderhoudsproducten en niet-voeding
4.
De beheersvergoeding
De opdrachtgevende overheid behoudt echter het recht om de facturatie van de voedingskosten te vragen in openboeksysteem in plaats van aan de forfaitaire voedingskost opgegeven in de samenvattende meetstaat. Bijkomende kosten of bestellingen, goedgekeurd door de rusthuisdirecteur, worden toegevoegd aan de factuur in openboeksysteem met aanhechting van de kopieën van de facturen (bvb benodigdheden animatie, recepties, koffie voor het personeel, extra’s, …). Omvang van de opdracht: De keuken voorziet momenteel alle maaltijden voor maximaal 78 bewoners WZC en de middagmalen voor maximaal 10 bewoners serviceflats, een 5-tal personeelsleden en ongeveer 10 dieetmaaltijden voor de maaltijdbedeling aan huis.
1. 2. 3.
Er dient rekening gehouden te worden met een mogelijke uitbreiding van de capaciteit in de toekomst: verhoging aantal maaltijden door de voorziene uitbreiding van het WZC van 78 tot 98 bewoners en de uitbreiding van de serviceflats van 10 tot 30 bewoners. Eventuele productie van maaltijden in koude lijn en distributie ervan voor de dienst maaltijdbedeling (nu uitbesteed) Eventuele uitbating van cafetaria in het woonzorgcentrum, in latere fase ook van cafetaria van het dienstencentrum
Blz. 4
OCMW OOSTKAMP
2009043
Plaats van de opdracht: Centrale keuken van het WZC Ter Luchte, Sint-Elooisstraat 87, 8020 Ruddervoorde-Oostkamp
I.2 Identiteit van de opdrachtgever OCMW Oostkamp Dorpsplein 1 8020 Oostkamp
I.3 Wijze van gunnen De opdracht wordt gegund bij wijze van de algemene offerteaanvraag. Bekendmaking van de opdracht: Europees.
I.4 Prijsopgave De opdracht wordt beschouwd als een gemengde opdracht. De gemengde opdracht is een opdracht waarvan de prijzen vastgesteld worden volgens de verschillende wijzen bepaald in de leden 2 tot 4 van artikel 86 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996.
I.5 Vorm en inhoud van de offerte De inschrijver maakt zijn offerte op in het Nederlands en vult de samenvattende opmetingstaat of de inventaris in op het bij het bestek behorende formulier. Indien hij deze op andere documenten maakt dan op het voorziene formulier moet de inschrijver op ieder van deze documenten verklaren dat het document conform het bij het bestek behorende model is. De documenten worden door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, moeten eveneens door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend worden. Indien de inschrijver in het lastenboek of in de aanvullende documenten van de opdracht zodanige vergissingen of leemten vaststelt dat het hem onmogelijk is een prijs te berekenen, of dat de vergelijking van de offertes niet meer opgaat, geeft hij daarvan onverwijld, althans tenminste 10 dagen vóór de dag van de opening van de offertes, schriftelijk kennis aan de aanbestedende overheid. De prijs van de offerte moet opgegeven worden in EURO. Het offerteformulier moet vergezeld zijn van volgende stukken: Juridische situatie van de inschrijver - vereiste bewijsstukken (kwalitatieve selectie uitsluitingscriteria) * Attest van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid van het voorlaatste afgelopen kwartaal * Een attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid en waarin bevestigd wordt dat de inschrijver voldaan heeft aan de verplichtingen inzake betaling van zijn belastingen overeenkomstig de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is (in België betreft dit attest 276C2) * Statuten of attest waaruit de volmacht van de ondertekenaar van het inschrijvingsformulier blijkt. Economische en financiële draagkracht van de inschrijver - vereiste bewijsstukken (kwalitatieve selectie - selectiecriteria) * Afschrift van bewijs van betaling van de polis verzekering Burgerlijke Aansprakelijkheid en arbeidsongevallenverzekering Blz. 5
OCMW OOSTKAMP
2009043
Technische bekwaamheid van de inschrijver - vereiste bewijsstukken (kwalitatieve selectie selectiecriteria) * Minstens 2 garantiebewijzen op het vlak van kwaliteit en hygiëne (recent kwaliteitssysteemcertificaat zoals ISO-certificaat, HACCP-certificaat, ...) * Recente referentielijst met naam en adres van vergelijkbare instellingen van ongeveer 90 bewoners waar de inschrijver een analoge bedrijvigheid uitoefent, met name de uitbating van een keuken in een woonzorgcentrum.
I.6 Indienen van de offerte De offerte opgesteld op papier wordt per brief of per bode aan de aanbestedende overheid overgemaakt. Ze wordt in een definitief gesloten omslag geschoven, met vermelding van de datum van de zitting waarop de offertes worden geopend en de referentie van het bestek (2009043) Bij verzending per post, wordt die gesloten omslag in een tweede gesloten omslag geschoven met opgave van het adres dat in het bestek is aangegeven en met de vermelding " OFFERTE ". Deze tweede omslag moet geadresseerd zijn aan: OCMW Oostkamp De heer voorzitter, Herman Himpens Dorpsplein 1 8020 Oostkamp Iedere offerte moet bij de voorzitter van de zitting voor de opening van de offertes toekomen alvorens hij de zitting opent. Nochtans wordt een offerte die te laat toekomt, in aanmerking genomen voor zover: 1° de aanbestedende overheid aan de dienstverlener nog geen kennis heeft gegeven van haar beslissing, 2° en de offerte ten laatste vier kalenderdagen vóór de dag vastgesteld voor de ontvangst van de offertes bij de post als aangetekende zending is afgegeven.
I.7 Opening van de offertes De opening van de offertes gebeurt in openbare zitting. Plaats: OCMW Oostkamp, vergaderzaal Kerkstraat 6 te 8020 Oostkamp Datum: 18 februari 2010 om 11.00 uur
I.8 Gestanddoeningstermijn De termijn gedurende dewelke de inschrijver door zijn offerte gebonden blijft, bedraagt 120 kalenderdagen.
I.9 Gunningscriteria Aan elk criterium werd een gewicht toegekend. Op basis van de afweging van al deze criteria, rekening houdende met het gewicht dat er aan werd toegekend, zal de opdracht gegund worden aan de offerte welke volgens deze afweging de voordeligste is. Volgende criteria zijn van toepassing bij de gunning van de opdracht: 1. De waarde van het voorgestelde bedrijf, dienstenpakket en van het organisatiemodel : 50 punten Voor dit gunningscriterium dient de inschrijver een bijlage toe te voegen, genoemd: bijlage nr. 1 om aan te tonen dat aan volgende subcriteria wordt voldaan: • SC 1a: Aantal jaren ervaring en referenties van de kok-keukenbeheerder (5 punten) Blz. 6
OCMW OOSTKAMP
2009043
De commissie beoordeelt bijlage 1a van de inschrijver aangaande de referenties en aantal jaren ervaring (X) van de kok-keukenbeheerder in de grootkeuken van vergelijkbare rust- en verzorgingstehuizen of ziekenhuizen. Deze ervaring dient gestaafd te worden aan de hand van tewerkstellingsattesten van de desbetreffende instellingen en/of bedrijven. De puntentelling gebeurt als volgt: o 2 < X < 5 jaar : 1 punt o 5 X < 10 jaar : 4 punten o + 10 jaar : 6 punten • SC 1b: De kwalificaties van de kok-keukenbeheerder (5 punten) De commissie beoordeelt bijlage 1b van de inschrijver waarin de genoten opleiding van de kokkeukenbeheerder wordt voorgelegd. De opleidingen en vormingen dienen gestaafd te worden aan de hand van diploma’s en/of attesten van de organiserende instellingen. De puntentelling gebeurt als volgt: -grootkeuken (2 punten) -gastronomische keuken (1 punt) -HACCP (2 punten) -leiding geven (3 punten) • SC 1c: De organisatie van de keuken (15 punten) De commissie beoordeelt bijlage 1c van de inschrijver. De inschrijver werkt een voorstel van een werkplanning per dag uit voor de week- en weekenddienst in de keuken, rekening houdend met het te produceren volume, het urenbestand van het huidige personeel, hun kwalificaties, de mogelijkheden en toestellen in de keuken (nodige gegevens in bijlage). De inschrijver formuleert suggesties over de manier van werken, verbeterpunten en manier van aanpakken. De inschrijver geeft duidelijk de taakverdeling van de kok-keukenbeheerder met het huidige personeel. De punten worden gegeven door de commissie op basis van de bijlage van de inschrijver. • SC 1d: Uitwerking van een voorbeeldmenu (12 punten) De commissie beoordeelt bijlage 1d van de inschrijver. De inschrijver werkt in zijn offerte een volledig dagmenu uit voor een periode van twee weken in 2 verschillende seizoenen, waaronder telkens 1 feestmenu, met opname van de voorziene hoeveelheden voedingsmiddelen en dranken in stuks, gram of centiliter. Hierbij dient de inschrijver ook de varianten op te geven voor een middagmenu voor dieetmaaltijden, personeel en maaltijden aan huis De toekenning van de punten gebeurt op volgende onderdelen: o De aangeboden hoeveelheid (3 punten) o Aanpassing aan doelgroep, streek, gewoonten,… (2 punten) o De variatie in het menu (2 punten) o Uitwerking van varianten in de middagmenu’s (2 punten) o Verse producten (3 punten) • SC 1 e: De flexibiliteit, bijsturing en werking op maat van de kok-keukenbeheerder (3 punten) De commissie beoordeelt bijlage 1e van de inschrijver, waarin de inschrijver beknopt beschrijft hoe zijn firma deze elementen aanbiedt, zoals de opvolging van de werking van de kokkeukenbeheerder door een overkoepelende leidinggevende, de bijeenkomsten, vergaderingen, enquêtes, … die worden gehouden, …. • SC 1f: De garantie voor de continuïteit van de dienstverlening (10 punten) De commissie beoordeelt bijlage 1f van de inschrijver. De inschrijver garandeert de continuïteit van de dienstverlening. Dit houdt onder meer in dat de inschrijver ervoor moet zorgen dat bij een afwezigheid van zijn personeelsleden, deze door de inschrijver kunnen vervangen worden zonder meerkost voor de opdrachtgever. De puntentelling gebeurt als volgt: o garantie vervanging zelfde dag = 5 punten o garantie vervanging na 1 dagen = 3 punten o garantie vervanging na 2 dagen = 1 punt Ook de ondersteuning in geval van een noodsituatie speelt hierbij een rol. De inschrijver dient een scenario uit te werken waarbij aangetoond wordt dat of zij een mogelijkheid bieden om snel warme maaltijden te leveren vanuit een andere keuken. (2 punten).
Blz. 7
OCMW OOSTKAMP
2009043
2. De prijs : 40 punten Voor dit gunningscriterium zal de puntentelling gebeuren op basis van de samenvattende meetstaat (bijlage nr. 2) ingediend door de inschrijver. • SC 2a: Voedingskosten (10 punten). Met betrekking tot de voedingskost zal per offerte de eenheidsprijs van de maaltijddelen opgegeven worden. De inschrijver houdt hiervoor rekening met de Technische bepalingen in deel 3. De inschrijver met de laagste prijs per dag heeft 10 punten, de 2de laagste prijs heeft 8 punten, en verder telkens 2 punten minder. • SC 2b: Personeelskosten (15 punten) Met betrekking tot de personeelskost per maand (jaar/12) wordt het bedrag vermeld op de offerte tussen de inschrijvers vergeleken. De inschrijver houdt hiervoor rekening met de Technische Bepalingen in deel 3. De inschrijver met de laagste prijs heeft 15 punten, de 2de laagste prijs heeft 12 punten, en verder telkens 3 punten minder. • SC 2c: Niet-voedingskosten (5 punten) Met betrekking tot de niet-voedingskosten en onderhoudskosten wordt de opgegeven kostprijs (per maand) vergeleken. De inschrijver houdt hiervoor rekening met de Technische bepalingen in deel 3. De inschrijver met de laagste prijs heeft 5 punten, de 2de laagste prijs heeft 4 punten, en verder telkens 1 punt minder. • SC 2d: Beheerskosten (10 punten) Met betrekking tot de beheerskosten wordt de opgegeven kostprijs (per maand) vergeleken. De inschrijver houdt hiervoor rekening met de Technische bepalingen in deel 3. De inschrijver met de laagste prijs heeft 10 punten, de 2de laagste prijs heeft 8 punten, en verder telkens 2 punten minder. 3. De instrumenten voor integrale kwaliteitsbewaking (procedures): 5 punten De puntentelling gebeurt op basis van bijlage nr. 3 waarin de inschrijver beknopt beschrijft of documenteert welke systemen gebruikt worden om de controle en bijsturing op de na te leven procedures in de keuken te garanderen. De inschrijver dient een sluitende methode voor het tellen van de maaltijden en/of de componenten voor te stellen. De inschrijving zal beoordeeld worden op onderstaande punten: • SC 3a: hygiëne – HACCP en onderhoud (2 punten) • SC 3b: registratie van kwaliteit en kwantiteit (2 punten) • SC 3c: veiligheid en gezondheid (1 punt) 4. Logistieke ondersteuning : 5 punten De puntentelling gebeurt op basis van bijlage nr. 4 waarin de inschrijver beknopt beschrijft of documenteert welke logistieke ondersteuning de firma aanbiedt aan het opdrachtgevend bestuur door o.a. online informaticatoepassingen (bestellingen, dieet, …), regiomanager, enz. De inschrijving zal beoordeeld worden op onderstaande punten: • SC 4a: Ondersteuning op het vlak van informatica en software (2 punten) • SC 4b: Ondersteuning door een leidinggevende (2 punten) • SC 4c: Andere vormen van ondersteuning van de kok-keukenbeheerder (1 punt)
I.10 Vrije varianten Vrije varianten worden niet toegestaan.
Blz. 8
OCMW OOSTKAMP
2009043
I.11 Keuze van offerte Het bestuur kiest uit de regelmatige (rekening houdend met de selectiecriteria) offerten de meest gunstige offerte (rekening houdend met de gunningscriteria). Door de indiening van zijn offerte aanvaardt de inschrijver al de clausules van het bestek en verzaakt hij aan alle andere voorwaarden, zoals zijn eigen verkoopsvoorwaarden, zelfs wanneer deze op een of andere bijlage van zijn offerte voorkomen. Elk voorbehoud of het niet nakomen van verbintenissen inzake één van deze clausules of beschikkingen leidt tot de substantiële onregelmatigheid van zijn offerte.
Blz. 9
OCMW OOSTKAMP
2009043
II. Contractuele bepalingen Dit tweede deel regelt de procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht. Voorzover er niet van afgeweken wordt, is het Koninklijk besluit van 26 september 1996 en latere wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van toepassing, alsmede de bepalingen van de bijlage bij dit Koninklijk besluit betreffende de algemene aannemingsvoorwaarden, en latere wijzigingen.
II.1 Leidend ambtenaar De leiding over de uitvoering van de diensten zal gebeuren door de leidend ambtenaar, de rusthuisdirecteur. Het toezicht op de uitvoering zal geschieden door een voedingscommissie. Deze voedingscommissie zal minimaal driemaandelijks (of ad hoc) vergaderen en toezicht houden op de keukenprestatie. De aannemer zal zich voor de levering van deze opdracht volledig richten naar de instructies van de voedingscommissie, waarin de aannemer en afgevaardigden van het OCMW zetelen. Draagwijdte mandaat: toezicht op samenstelling van de maaltijden, de organisatie van de keuken en de gestelde kwaliteits- en kwantiteitsnormen. Alle fundamentele veranderingen van de prestatie dienen besproken te worden tijdens de vergaderingen van de voedingscommissie. Hiervan wordt bij elke zitting verslag opgemaakt door de kok-keukenbeheerder. De voedingscommissie kan op haar vergadering iedereen uitnodigen van wie de inbreng nuttig wordt geacht.
II.2 Borgtocht Volgende borgtocht wordt gevraagd: Borgtocht (5 % van het oorspronkelijk bedrag van de opdracht (excl. btw), afgerond naar het hogere tiental) De borgtocht wordt volledig vrijgegeven na de beëindiging van de opdracht (tenzij er redenen zijn om de vrijgave van de borgtocht per gedeelte te regelen). De borgtocht moet gesteld worden binnen 30 kalenderdagen volgend op de dag van de toewijzing van de opdracht bij aangetekend schrijven. Het bewijs van borgstelling moet verstuurd worden aan het adres van de aanbestedende overheid. Ingeval van verzuim van borgstelling kan gehandeld worden overeenkomstig de mogelijkheden vermeld in artikel 6 § 1-2 van de algemene aannemingsvoorwaarden, bijlage KB 26.09.1996. De dienstverlener stuurt het verzoek tot vrijgave van de borgtocht naar de aanbestedende overheid. Bij gehele of gedeeltelijke niet-uitvoering van de opdracht, houdt het bestuur van ambtswege de sommen die het toekomen van de borgtocht af (KB 26.09.1996 – AAV – art. 7).
II.3 Prijsherzieningen De beheerskosten kunnen op 1 januari van elk jaar herzien worden op basis van de index van de consumptieprijzen en berekend aan de hand van volgende formule: M= Mo x (0,80 x P/Po + 0,20) waarbij: M = herziene bedrag Mo = basisbedrag P = consumptieprijzenindex nieuw Po = basisindex De basisindex is deze van de maand van de toewijzing
Blz. 10
OCMW OOSTKAMP
2009043
II.4 Uitvoeringstermijn Termijn in maanden: 12 Voorziene begindatum van de diensten: op de dag van de bestelling (in onderleg overleg te bepalen) Voorziene einddatum van de diensten: 364 dagen na de bestelling
Iedere partij heeft het recht op elk moment de overeenkomst op te zeggen mits naleving van een opzegperiode van drie maanden. In elk geval kan de partij die het opzeggen van het contract moet ondergaan, uit hoofde van deze opzegging geen schadevergoeding eisen. Volgens artikel 17, § 2, 2° b van de wet van 24 december 1993, kan het opdrachtgevend bestuur, mits akkoord van de dienstverlener, de opdracht herhalen gedurende een periode van 3 jaar na de gunning van de oorspronkelijke opdracht.
II.5 Betalingstermijn De betalingen moeten plaatsvinden binnen een termijn van 50 kalenderdagen vanaf de keuring van de schuldvordering.
II.6 Facturatie De inschrijver dient zelf te factureren. De facturatie gebeurt maandelijks voor de geleverde prestaties van de maand voorafgaand aan de factuur, aan opgegeven offerteprijzen. De opdrachtgevende overheid behoudt echter het recht om de facturatie van de voedingskosten vanaf een afgesproken tijdstip of voor een bepaalde periode te vragen in “openboeksysteem” in plaats van aan de forfaitaire voedingskost opgegeven in de samenvattende meetstaat. De facturen worden in tweevoud gezonden naar OCMW Oostkamp – T.a.v. directeur WZC Ter Luchte, Sint-Elooisstraat 87, 8020 Ruddervoorde – Oostkamp. De facturen of creditnota’s dienen volgende wettelijke en aanvullende vermeldingen te dragen: Naam, adres en rechtspersoon van het opdrachtgevende bestuur Aard van het document: factuur / creditnota Algemeen: uniek factuur of creditnota nummer, datum uitreiking factuur of creditnota Leverancier: naam, adres, inschrijving HR, BTW – nummer, juridisch statuut en bankrekeningnummer Handeling: datum en plaats van de handeling Aard en omschrijving van de geleverde goederen: gedetailleerde beschrijving, hoeveelheden en eenheidprijs per eenheidshoeveelheid BTW: maatstaf van heffing per BTW tarief in EUR, BTW tarief, verschuldigde BTW per BTW tarief Verplichte vermelding indien vrijstelling of verlegging van BTW en wettelijke bepaling ingeval van niet aanrekenen van BTW Factuurbedragen: exclusief BTW, totaal bedrag BTW en totaal bedrag factuur inclusief BTW De onvolledige of foutieve facturen zullen aan de leverancier teruggezonden worden. Elke factuur zal uiterlijk binnen 50 dagen van de factuurdatum betaald worden door het OCMW van Oostkamp. De termijn, waarvan sprake in artikel 15, § 2 van de bijlagen aan het Koninklijk Besluit van 26 september 1996, neemt slechts een aanvang voor zover de aanbestedende overheid in het bezit is van de regelmatig opgemaakte factuur alsmede van de andere vereiste bescheiden.
II.7 Middelen van optreden De dienstverlener wordt in verband met de uitvoering van de opdracht geacht in gebreke te zijn: Wanneer de prestaties niet uitgevoerd worden volgens de voorschriften bepaald in het lastenboek.
Blz. 11
OCMW OOSTKAMP
2009043
Wanneer de schriftelijke bevelen van de aanbestedende overheid niet worden nageleefd. Bij wangedrag De opdrachtgever kan, na schriftelijke in gebrekestelling, wegens ernstige nalatigheden van de inschrijver, een einde stellen aan de overeenkomst zonder opzeggingstermijn.
II.8 Opzegging van de overeenkomst De contractanten kunnen elk de overeenkomst opzeggen per aangetekend schrijven mits naleving van een opzegtermijn van drie maanden. Deze opzegtermijn vangt aan de eerste dag van de maand volgend op de datum van het aangetekend schrijven. Nazicht en het opmaken van de inventaris van de stock geschiedt op dezelfde wijze als bij het beëindigen van de overeenkomst. Uit hoofde van deze verbreking zien de contractanten af van elke schadeclaim t.o.v. de andere partij.
Blz. 12
OCMW OOSTKAMP
2009043
III. Technische bepalingen III.1 Omschrijving van de opdracht De uit te voeren opdracht ten behoeve van het OCMW van Oostkamp, de opdrachtgever, betreft: 1. De uitbating van de centrale keuken onder leiding van de kok-keukenbeheerder voor bereiding en levering van maaltijden aan volgende afzetpunten: het woonzorgcentrum Ter Luchte maaltijden aan huis personeel serviceflats 2. De verantwoordelijkheid voor en het toezicht op de bereiding van de maaltijden tot en met de portionering/distributie/bedeling. 3. Het bestellen en leveren van voedingsmiddelen aan de centrale keuken. 4. Het bestellen en leveren van afwas- en onderhoudsproducten aan de centrale keuken 5. Het bestellen en leveren aan de centrale keuken van papieren servetten, wegwerphandschoenen en hoofddeksels, aluminium -en vershoudfolie, … 6. Het onderhoud van de centrale keuken, de personeelsrefter, de vaat. 7. De organisatie van het personeel (uurroosters, verlofplanning…) Dit bestek respecteert de technische specificaties en normen, zoals omschreven in het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996, art. 82 t/m 86. Indien, bij vergissing, merken, octrooien, types, oorsprong of productie worden aangeduid, moeten deze altijd samen gelezen worden met de woorden “of daarmee overeenstemmend”.
III.2 Taken van de kok-keukenbeheerder Er wordt van de aannemer verwacht dat hij een duidelijke omschrijving geeft van hoe hij de volgende verwachtingen van de opdrachtgever in verband met de taken van de beheerder, zal realiseren. Niet-limitatieve lijst van minimaal te vervullen taken door de kok-keukenbeheerder: de dagelijkse bereiding van de maaltijden, ook in beurtrolsysteem voor weekends of betaalde feestdagen (normaal 1 op 3) de bestellingen van de ingrediënten en goederen, nodig voor de bereiding van de maaltijden; de receptie en de controle van de leveringen. Brood dient aangekocht te worden bij de plaatselijke leveranciers. de productie en de leveringen voor interne activiteiten zoals recepties, maaltijden, feesten en lunchpakketten. de aankopen of opmaak ontwerpbestelbon van niet-voeding en beheer van de directe exploitatiekosten (servetten, onderhoudsproducten, vaatwasproducten, afdekfolie, vuilniszakken, hygiënemateriaal, kledij van de kok-keukenbeheerder, enz...). het beheer, als goede huisvader, van het klein keukenmateriaal, glas- en gleiswerk en het verantwoord gebruik van nutsvoorzieningen. De directe kosten hiervan vallen ten laste van de opdrachtgever. de organisatie van de keukenactiviteiten (voorraad, voorbereiding, bereiding, portionering, distributie, vaatwas, onderhoud,...). Hiermee wordt o.a. bedoeld dat de kok-keukenbeheerder rekening dient te houden met de verwachtingen van bewoners, zijnde (niet limitatief): o tijdig opdienen van de maaltijden o rekening houden met voorkeuren van gebruikers bij opmaak van het menu o zorgen voor aangepaste maaltijden afhankelijk van het dieet en de mogelijkheden van de verschillende gebruikers het opstellen van werkschema's, uurroosters en verlofplanning voor de keukenequipe, volgens de bij de opdrachtgever geldende uurregeling. Elk personeelslid zal minimum vier volle kalenderweken voor de prestatie in het bezit zijn van zijn uurrooster en
Blz. 13
OCMW OOSTKAMP
2009043
werkschema. Het schema van de te werken weekends en betaalde feestdagen wordt voor een volledig jaar opgemaakt. Bovendien worden door de beheerder de prestaties, recupdagen, feestdagen, verlofdagen, ziektedagen en afwezigheden per personeelslid bijgehouden. Bij de werkplanning dient rekening gehouden te worden met de integratie van de taken die de huidige kok kan uitvoeren, momenteel 12 uur per week (niet productie van maaltijden). de organisatie van de maaltijdregistratie (bevraging, bestelling, productielijsten, afdelingsfiches, …). Het aantal verdeelde maaltijden, het soep- en koffieverbruik wordt dagelijks geregistreerd. het opstellen van menu's, dieetafleidingen en productiefiches in samenspraak met de diëtiste, rekening houdend met budget, de seizoenen en de wensen van de consumenten. de invoering en de toepassing van de procedures inzake HACCP en de opleiding van het personeel. het opstellen van een onderhoudsplan en de organisatie en de controle ervan. Beheer van het budget, kostprijsberekening en rapportering hierover in samenspraak met de opdrachtgever (organisatie, uitrusting, distributie, externe klanten, enz...).
III.3 Lokalen, materialen en onderhoud Lokalen en materialen De opdrachtgever stelt een volledig nieuw uitgeruste keuken ter beschikking: warme keuken, koude keuken, afwasplaats, berging droge voeding, bureelruimte, frigo- en diepvriesruimte en inkom leveranciers. De opdrachtgever stelt ook alle apparatuur ter beschikking, waaronder 2 steamers, kookkipketel, pureemixer, elektrisch fornuis, sausketel, snelkoeler, vleessnijmachine, gekoelde werktafels, alsook het nodige klein keukenmateriaal, het eetgerei en het vaatwerk ter beschikking van de inschrijver. De inschrijver is verantwoordelijk voor het gebruik van alle keukentoestellen en dient er zich toe te verbinden zich volledig te schikken naar de reglementen van veiligheid en hygiëne die ter zake van toepassing zijn. Bovendien dient hij alle instructies die door de opdrachtgever worden opgelegd na te leven. Van het grote keukenmateriaal en de keukentoestellen wordt een inventaris opgesteld in het bijzijn van de inschrijver op het ogenblik van de ingebruikname van de keuken. Hetzelfde gebeurt op het einde van het contract. Indien de inschrijver meent over bijkomend keukenmaterieel te moeten beschikken voor het uitvoeren van zijn opdracht, moet hij bij de opdrachtgever hieromtrent een voorstel indienen bevattende een nauwkeurige inventaris van het benodigd keukenmaterieel (merk, kostprijs, vermogen, …). De opdrachtgever heeft hier de eindbeslissing. In overleg wordt beslist wie tot de eigenlijke aankoop overgaat. In geval de inschrijver dit op zich neemt, blijft het bijkomend keukenmateriaal eigendom van de inschrijver. Indien extra informaticamateriaal nodig blijkt voor het uitoefenen van de opdracht, dan staat de inschrijver zelf in voor de aanschaf en plaatsing van het nodige materiaal, met dien verstande dat de opdrachtgever op voorhand op de hoogte wordt gesteld van de behoefte en plaatsing. Het bijkomend materiaal blijft eigendom van de inschrijver. Om de offerte met kennis van zaken op te maken, kan de inschrijver toelating krijgen om, na voorafgaand contact met Tom Vandenberghe, OCMW-secretaris, of met de rusthuisdirecteur, Rik Coture, een plaatsbezoek te brengen aan de keuken en tevens inzage te krijgen in het plan van de keuken, dit om zich rekenschap te geven van de schikking van de lokalen en de toestellen, het productieproces en de uitrusting. Onderhoud Het toezicht op en de organisatie van de schoonmaak van de keukeninstallaties, koel- en voorraadruimten en het klein materiaal, enz. valt ten laste van de inschrijver in gemeen overleg met de logistiek verantwoordelijke en volgens de HACCP-richtlijnen. Ook het gewone periodieke onderhoud van keukentoestellen en materialen zoals het ontsmetten en ontkalken is hierin begrepen. Voor alle ruimtes dient een hygiëneplan uitgewerkt te worden.
Blz. 14
OCMW OOSTKAMP
2009043
Alle onderhouds- en herstellingswerken van de plaatsen, evenals het technisch onderhoud van alle keukentoestellen, vallen ten laste van de opdrachtgever. Indien de infrastructuur tijdelijk onvoldoende is ingevolge werken, zal de opdrachtgever voldoende andere infrastructuur ter beschikking stellen. De inschrijver dient er dan rekening mee te houden dat er tijdelijk minder faciliteiten beschikbaar zijn, zonder dat dit afbreuk zal doen aan de variatie en de kwaliteit van de geleverde maaltijden. Eventuele herstellingen, veroorzaakt door nalatigheid van de inschrijver of zijn personeel, zullen door de opdrachtgever uitgevoerd worden en de kosten hiervan zullen aan de inschrijver aangerekend worden. Elke schade of defect aan de installatie dient onmiddellijk aan de opdrachtgever of zijn afgevaardigde medegedeeld en schriftelijk bevestigd te worden.
III.4 Uitbating en verplichtingen van de inschrijver Maaltijden Alle maaltijden worden bereid in de keuken van het WZC Ter Luchte. De inschrijver dient er tevens voor te zorgen dat de maaltijden die worden aangeboden van goede kwaliteit zijn en dat de in het bestek voorziene keuzemogelijkheden steeds aanwezig zijn. Bovendien moeten alle maaltijden, zowel qua calorieën als qua nutriënten evenwichtig zijn samengesteld. De dagelijkse controle op de maaltijden zal geschieden door de kok-keukenbeheerder of onder zijn verantwoordelijkheid. De opdrachtgever kan op elk ogenblik onaangekondigd controle uitoefenen op de bereiding en presentatie van de maaltijden Menu De inschrijver dient er zich toe te verbinden voor de samenstelling van het menu overleg te plegen met de voedingscommissie. Er wordt maximaal ingespeeld op de seizoenen en op lokale voedingsgewoonten. Alle ingrediënten nodig voor de bereiding van de maaltijden dienen van goede kwaliteit te zijn. Conserven kunnen slechts ten uitzonderlijken titel worden aanvaard. Vlees en gevogelte dienen steeds vers te zijn, groenten en vis bij voorkeur vers of diepvries. Er dienen ten minste, vijf dagen op de zeven, afzonderlijk groenten gegeven te worden en het gebruik van sauzen dient beperkt te zijn. Er dient voldoende variatie in het menu (vlees, vis, gevogelte, groenten, …) gebracht te worden. Richtinggevend is volgend weekmenu middagmaal: Tweemaal edel vlees (ook kalfs- of lamsvlees) Eenmaal varkensvlees Tweemaal gevogelte Eenmaal vis Eenmaal andere (pasta-, rijst-, vegetarische schotel of vleessoort dewelke hierboven niet hernomen is) Volgens het principe van een gezonde voeding zal maximaal tweemaal per week een gehaktbereiding geserveerd worden. Bij de samenstelling van het menu dient rekening gehouden te worden met de specifieke doelgroep van zwaar zorgbehoevende senioren. Dit heeft voor gevolg dat het menu dient aangepast te worden aan de mogelijkheden van de bewoners. De opdrachtgever kan beslissen de aankoop van de sondevoeding ofwel toe te vertrouwen aan de inschrijver ofwel zelf aan te kopen. De samenstelling van de maaltijden moet qua kwantiteit, qua kwaliteit en qua calorische waarde aangepast zijn aan de doelgroepen. Wetgeving De inschrijver dient de vigerende wetgeving i.v.m. de bereiding, de hygiëne en het vervoer van eetwaren te kennen, na te leven en de wijzigingen op te volgen. De inschrijver legt deze wijzigingen voor aan de opdrachtgever.
Blz. 15
OCMW OOSTKAMP
2009043
De kok-keukenbeheerder doet alle noodzakelijke controles en registraties om in orde te zijn met de wetgeving (bvb temperatuurcontroles, getuigenstalen, …). Bediening De inschrijver dient de mogelijkheid te voorzien om, op verzoek van de opdrachtgever, afzonderlijke eetmalen op te dienen in het WZC of in enig ander lokaal. De samenstelling van de menu’s wordt per geval afzonderlijk bepaald. Tevens kan de inschrijver verzocht worden tot de organisatie van speciale prestaties zoals recepties, maaltijden, feesten en lunchpakketten. Al deze prestaties zullen afzonderlijk in openboeksysteem worden gefactureerd.
III.5 Personeel De inschrijver stelt eigen personeel te beschikking voor het uitvoeren van de opdracht. Dit personeel wordt ook ingezet voor het dagelijks onderhoud en de schoonmaak van de keuken. Het personeelseffectief tewerkgesteld in de centrale keuken omvat in principe 187,25 uren per week. Aandachtspunt hierbij is de integratie van het werk van de huidige kok naast de taken van de nieuwe kok-keukenbeheerder. De huidige kok doet geen productie, maar staat 12 uur per week in voor administratieve taken (bestellingen, planning, …) binnen de keuken. De huidige uurplanning is als volgt samengesteld: Weekdagen 07.00 – 12.30 kok / kokkin (1) 5.30 07.00 – 15.30 hulp in keuken (niveau E) (1) 8 12.00 – 19.30 hulp in keuken (1) 7 15.15 – 19.30 hulp in keuken (1) 4.15 12.00 – 13.30 hulp aan afwas 1.30 Totaal: 26.15 u / dag of 130.75 u / week Aangevuld met 12 u/ week : keukenadministratie door huidige kok = 12 u / week Weekend 07.00 – 13.30 / 15.30 – 19.30 kok / kokkin (1) 07.00 – 13.30 / 15.30 – 19.30 hulp in keuken (1) 12.00 – 14.00 hulp aan afwas Totaal: TOTAAL PER WEEK 187,25 u / week
10 10 2 22 u / dagof 44 u /week
Het personeel van de inschrijver wordt door de inschrijver zelf bezoldigd of vergoed, onder welke vorm dan ook. Het personeel van de inschrijver moet: volledig vertrouwd zijn met de aard van de werken; Nederlandstalig zijn; voor de indiensttreding een medisch onderzoek ondergaan bij de arbeidsgeneeskundige dienst van de inschrijver. De inschrijver zal ervoor zorgen dat, in geval van ziekte, verlof of een andere afwezigheid van zijn tewerkgesteld personeelslid, het uit te voeren werk er onder geen enkel beding zal onder lijden. Het personeelslid zal bij afwezigheid zo spoedig mogelijk vervangen worden door de inschrijver zonder meerkost en in overleg met de opdrachtgever. Indien in de loop van de opdracht zou blijken dat het aantal medewerkers onvoldoende is om de taken uit te voeren, zal de inschrijver de kosten van het noodzakelijk supplementair personeel ten laste nemen. Dit is evenwel niet van toepassing als het personeelstekort het gevolg is van een ernstige verhoging van het aantal te bereiden maaltijden. In dit geval kan na voorafgaandelijk overleg met de opdrachtgever het aantal medewerkers aangepast worden. De eindbeslissing blijft de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever.
Blz. 16
OCMW OOSTKAMP
2009043
III.6 Werkingskosten De opdrachtgever neemt het verbruik van de elektriciteit, gas, water, verwarming, eventuele luchtverversing en telefoon geheel ten zijne laste.
III.7 Opmaken inventaris De opdrachtgever zal met de inschrijver op tegenspraak een inventaris opmaken van de goederen die in stock zijn. Er zal tevens vastgesteld worden of deze goederen nog in goede verbruiksklare staat verkeren. Deze stock zal door de opdrachtgever ingebracht worden als beginstock bij de inschrijver. Op het einde van het contract zal een analoge inventaris opgemaakt worden en worden de goederen overgedragen aan de opdrachtgever. De inventaris van de door de opdrachtgever ter beschikking gestelde uitrustingsgoederen wordt bij het begin en bij het einde van de overeenkomst opgemaakt.
III.8 Doorverkopen en interne facturatie De inschrijver levert doorverkopen aan de andere activiteitencentra van het OCMW tegen interne bestelbon, via een openboekfacturatie. Maandelijks geeft de inschrijver een verbruik per activiteitencentra door, waarna het OCMW de interne doorfacturatie verzorgt.
III.9 Samenstelling van de gemiddelde eetmalen Voor de samenstelling en hoeveelheden dient rekening gehouden te worden met de zeer hoge zorggraad van de bewoners in het woonzorgcentrum Ter Luchte. Niet limitatief zijn de maaltijden voor de gemiddelde gebruiker als volgt samengesteld: 1.
Gewone maaltijden. ONTBIJT (voor bewoners, buffet op kar): 4 sneden wit of grof brood, beschuiten dieetmargarine of boter (20 gr gemiddeld) beleg (zoet 25 gr of hartig 50-60 gr gemiddeld) Peperkoek, banaan, gekookt ei, confituur of smeerkaas of honing of choco koffie/thee (30 cl) met melk en suiker, warme melk (25 cl) Eenmaal per week (zon- en feestdagen) sandwiches, suikerbrood, krentenbrood of koffiekoeken. MIDDAGMAAL (voor bewoners en bezoekers dagverzorging): dagverse soep (25 cl) of voorgerecht hoofdschotel: min. 110 gr netto vlees, wild, gevogelte of vis met min. 170 gr uitgelekte groenten, 80% vers, diepvries inbegrepen, en aardappelen, of rijst, of deegwaren drank: water of tafelbier nagerecht (fruit, keukenbereiding of ijs) MIDDAGMAAL (voor externen of personeel): idem maar alle porties van de hoofdschotel 30 gr meer. NAMIDDAG (koffieronde) koffie/thee met melk en suiker koekje, 1x per week stuk taart AVONDMAAL (voor bewoners): 3 sneden wit of grof brood Blz. 17
OCMW OOSTKAMP
2009043
1 x per week warm avondmaal of koude schotel in de zomer dieetmargarine of boter (20 gr gemiddeld) beleg (80 gr gemiddeld), meestal smeerbare zachte vleeswaren (krabsla, vleessla, paté,…)of jonge kaas (40gr of 2 sneden) koffie/thee (30cl) met melk en suiker, warme melk, karnemelkpap of gortepap Nagerecht (pudding, yoghurt)
Het minimum aantal sneden brood, vetstof en beleg voor ontbijt en avondmaal dient op eenvoudige aanvraag van de resident aangepast te worden. 2. Dieetmaaltijden Er dient rekening gehouden met het feit dat circa 1/4 van de maaltijden dieetmaaltijden zijn. De inschrijver staat in voor de aankoop van de dieetvoedingsmiddelen en de bereiding van alle dieetmaaltijden, zowel basisdiëten als specifieke diëten op doktersvoorschrift en dit alles in overleg met de hoofdverpleegkundigen van het WZC. De inschrijver houdt bij de bereiding rekening met de beperkte mogelijkheden van de bewoners en zal de maaltijd individueel, waar nodig, gesneden, gemalen of gemixt aanbieden. Hierbij zal extra zorg besteed worden aan de presentatie en de smaak van de maaltijden. 3. Feestmaaltijden/themadagen voor bewoners woonzorgcentrum De inschrijver dient per jaar ongeveer 10 feestmaaltijden te voorzien, op een datum te bepalen in overleg met de directie en de animatie, zonder bijkomende kosten voor de opdrachtgever. De feestmenu’s omvat een verbeterde feestelijke hoofdschotel en feestgebak of een andere vorm van presentatie of animatie. De inschrijver zal hiervoor een aangepast programma voorstellen, zowel voor de gewone als voor de dieetvoeding. In overleg met de animatie kan een thema uitgewerkt worden. Van de inschrijver wordt de nodige inbreng verwacht. De inschrijver staat in voor randanimatie, versiering, e.d. 4. Maaltijden aan huis (optioneel) Het menu van de maaltijden aan huis kan volledig autonoom gekozen worden, onafhankelijk van het menu van het woonzorgcentrum. Er zal gekozen worden voor de best mogelijke productie- en distributiemethode, eventueel productie in koude lijn. 5. Wijzigingen aan de samenstelling van de maaltijden en hoeveelheden. De inschrijver evenals de opdrachtgever kunnen wijzigingen voorstellen aan zowel de samenstelling als aan de hoeveelheden van de maaltijden. Deze voorstellen en de prijsconsequenties zullen in gemeen overleg worden besproken, waarna uiteindelijk de raad van het OCMW een beslissing zal nemen. Indien, om uitzonderlijke redenen onmiddellijk een aanpassing aan het menu dient doorgevoerd, bvb bij onvoldoende voorraad of bij uitzonderlijke prijsstijgingen, dan kan dit doorgevoerd worden na voorafgaande goedkeuring door de directeur van het Woonzorgcentrum, wiens beslissing op de eerstvolgende Raad dient bekrachtigd te worden.
III.10 Uurregeling maaltijden Tenzij anders voorgeschreven ontvangen de bewoners het standaardmenu. Momenteel is de distributie van de maaltijden als volgt georganiseerd: Ontbijt : ongeveer 08.00 u In bulk naar de verdeelkeukens en daar geportioneerd door ocmw-personeel Middagmaal : ongeveer 11.00 u De bereiding worden warm gehouden in 3 bain-mariewagens. De portionering in de verdeelkeukens door ocmw-personeel + kok Afwas en onderhoud keuken door ocmw-personeel Avondmaal : ongeveer 16.30 u Portionering in de keuken op bord Warme maaltijden aan huis Blz. 18
OCMW OOSTKAMP
2009043
Ongeveer 10 dieetmaaltijden geportioneerd worden opgehaald om 10.00 u. Maaltijden personeel Bedeling vanuit bain-mariewagens (ongeveer 5 / dag) Maaltijden serviceflats en bejaardenwoningen Ongeveer 5 maaltijden geportioneerd na 11.00 u Voor weekends en feestdagen kan een afwijkende regeling van toepassing zijn. In gezamenlijk overleg met de opdrachtgever kunnen aanpassingen doorgevoerd worden aan de uurregeling en het standaardmenu.
III.11 Personeelskosten In deze kosten zijn alle lasten (salaris en lasten op salaris) en provisies maximaal inbegrepen (verlof, 13e maand, enz…) van de aan te stellen kok-keukenbeheerder. In geval van ziekte, verlof of een andere afwezigheid zal het personeelslid vervangen worden door de inschrijver zonder meerkost voor de vervanging. De inschrijver zal voor de personeelskosten een volledige berekening in zijn prijsbieding in bijlage opgeven. Aanpassing lonen: Het salaris van de kok-keukenbeheerder kan aangepast worden aan de index, vastgesteld door de CAO van toepassing in de Horecasector. Andere salarisverhogingen moeten ter aanvaarding worden voorgelegd aan de opdrachtgever.
III.12 Onderhouds- en niet-voedingskosten Deze post omvat volgende kosten ten laste van de inschrijver: Papieren servetten, wegwerphandschoenen en hoofddeksels, aluminium- en vershoudfolie, … Onderhoudsmateriaal (borstels, trekkers, dweilen, …) en –producten, nodig voor de schoonmaak van de keuken en bijbehorende lokalen
III.13 Beheerskosten Deze post omvat de algemene kosten ten laste zijn van de inschrijver met name: de vorming van het personeel van de inschrijver; de loonadministratie; de bureaubenodigdheden; de secretariaatskosten; de keurings- en opleveringskosten (incl. externe controle op de hygiëne); het linnen en de kledij van de kok-keukenbeheerder (incl. wasserijkosten); de kosten voor inzet eigen informatica-apparatuur; de administratiekosten eigen aan de inschrijver; de verzekeringspremies. Volgende kosten blijven ten laste van de opdrachtgever: communicatie (telefoon, fax, internetverbinding,) kosten voor fotokopieën en drukwerk werkkledij voor eigen personeel Deze vergoeding omvat eveneens de kosten verbonden aan het beheer van de keuken: de kosten voor de ondersteuning; het algemeen beheer en de boekhouding; het uitwerken voorstellen organisatie; het organiseren en deelnemen aan vergaderingen met de verantwoordelijken;
Blz. 19
OCMW OOSTKAMP
2009043
de bestellingen bij en betalingen aan de leveranciers van de inschrijver; de supervisie van het personeel; de management fee.
Voor de beheersvergoeding wordt door de inschrijver een maximaal forfaitair bedrag, excl. BTW, ingeschreven. Aanpassingen zijn alleen mogelijk op dezelfde basis als voor de plafondprijzen voor voeding.
III.14 Leveringen De leveringen dienen zonder bijkomende kosten (franco) te geschieden op het adres vermeld in de Bijzondere Aannemingsvoorwaarde en dit op risico van de inschrijver. De leveringstermijn, datum en kwantum van de grondstoffen worden bepaald door de kokkeukenbeheerder. Wanneer de inschrijver de opdracht niet uitvoert binnen de gestelde termijn of niet overeenkomstig de in het bestek gestelde voorwaarden, stelt hij zich bloot, volgens het geval, aan de toepassing van boeten wegens laattijdige uitvoering, straffen en/of maatregelen van ambtswege overeenkomstig artikel 20 en artikel 75 van het Koninklijk Besluit van 26 september 1996. Alleen personen, die werken in opdracht van de inschrijver en/of aangestelde door de kokkeukenbeheerder mogen afleveringsnota’s ondertekenen. Bij elke levering wordt een kopie van de gedetailleerde leveringsbonnen overgemaakt aan de logistiek verantwoordelijke.
III.15 Kwantiteits- en kwaliteitsnazicht De inschrijver wordt belast met de kwantiteitscontrole van zijn eigen leveranciers en van de diensten die hij in het kader van zijn opdracht levert. De geleverde grondstoffen of voedingsmiddelen dienen van onberispelijke kwaliteit te zijn en te beantwoorden aan de HACCP-vereisten. De inschrijver wordt belast met het kwaliteitsnazicht van zijn eigen leveranciers en van de diensten die hij in het kader van zijn opdracht levert. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor te allen tijde toezicht uit te oefenen op de werkplaats en/of bewaarplaatsen en inrichtingen. De opdrachtgever mag eventueel stalen nemen van de grondstoffen of voedingsmiddelen om deze te doen keuren en eventueel te doen ontleden, zonder mogelijk beroep of vergoeding vanwege de inschrijver. De uitslag van het kwaliteitsnazicht zal ten spoedigste schriftelijk aan de inschrijver medegedeeld worden. Dit gebeurt alleen uitdrukkelijk wanneer de kwaliteit van de levering niet voldoet.
Het bestek omvattende vijf delen, werd vastgesteld en goedgekeurd door de Raad van het OCMW in zitting van 21 december 2009. Namens OCMW Oostkamp
Tom Vandenberghe OCMW-secretaris
Herman Himpens OCMW-voorzitter
Blz. 20
OCMW OOSTKAMP
BIJLAGE A : OFFERTEFORMULIER
2009043
PRIJSOFFERTE VOOR DE OPDRACHT MET ALS VOORWERP “BEHEER KEUKEN WZC Ter Luchte” Algemene offerteaanvraag Belangrijk: dit offerteformulier dient volledig te worden ingevuld en ondertekend door de inschrijver. Alle bedragen moeten zowel in cijfers als voluit geschreven worden opgegeven. Natuurlijke persoon Ondergetekende (naam en voornaam): Hoedanigheid of beroep: Nationaliteit: Woonplaats (volledig adres): Telefoon: Fax: E-mail: Ofwel (1) Vennootschap De vennootschap (benaming, rechtsvorm): Nationaliteit: met zetel te (volledig adres): Telefoon: Fax: E-mail: vertegenwoordigd door de ondergetekende(n): (De gemachtigden voegen bij hun offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit hun bevoegdheid blijkt of een gewaarmerkt afschrift van hun volmacht; zij kunnen zich ook beperken tot een verwijzing naar het nr. van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin hun bevoegdheden zijn bekendgemaakt.) Ofwel (1) Tijdelijke vereniging De ondergetekenden die zich tijdelijk hebben verenigd voor deze aanneming (naam, voornaam hoedanigheid nationaliteit, voorlopige zetel):
VERBINDT OF VERBINDEN ZICH OP ZIJN OF OP HUN ONROERENDE GOEDEREN TOT UITVOERING VAN DE AANNEMING OVEREENKOMSTIG DE BEPALINGEN EN VOORWAARDEN VAN HET BESTEK VOOR BOVENGENOEMDE OVERHEIDSOPDRACHT: tegen de som van: (in cijfers, exclusief btw) ............................................................................................................ (in letters, exclusief btw) ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................ Algemene inlichtingen Inschrijving bij de RSZ nr.: B.T.W. (alleen in België) nr.: Blz. 21
OCMW OOSTKAMP
2009043
Betalingen De betalingen zullen geldig worden uitgevoerd door overschrijving op rekeningnummer ................................................ van de financiële instelling ................................. geopend op naam van ................................. . Attesten Bij deze offerte voeg ik of voegen wij: * Attest van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid van het voorlaatste afgelopen kwartaal * Een attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid en waarin bevestigd wordt dat de inschrijver voldaan heeft aan de verplichtingen inzake betaling van zijn belastingen overeenkomstig de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is (in België betreft dit attest 276C2) * Statuten of attest waaruit de volmacht van de ondertekenaar van het inschrijvingsformulier blijkt. * Afschrift van bewijs van betaling van de polis verzekering Burgerlijke Aansprakelijkheid en arbeidsongevallenverzekering * Minstens 2 garantiebewijzen op het vlak van kwaliteit en hygiëne (recent kwaliteitssysteemcertificaat zoals ISO-certificaat, HACCP-certificaat, ...) * Recente referentielijst met naam en adres van vergelijkbare instellingen van ongeveer 90 bewoners waar de inschrijver een analoge bedrijvigheid uitoefent, met name de uitbating van een keuken in een woonzorgcentrum Bij de offerte te voegen documenten De documenten, gedateerd en ondertekend, die volgens het bestek van deze overheidsopdracht moeten worden bijgevoegd: De waarde van het voorgestelde bedrijf, dienstenpakket en van het organisatiemodel Toe te voegen als Bijlage 1 De prijs Zie samenvattende meetstaat als bijlage 2 De instrumenten voor integrale kwaliteitsbewaking Toe te voegen als bijlage 3 Logistieke ondersteuning Toe te voegen als bijlage 4 Gedaan te ............................................................................................ De ............................................................................................ De inschrijver,
Handtekening: ............................................................................................ Naam en voornaam: ............................................................................................ Functie: ............................................................................................ Belangrijke nota Er is geen beroep mogelijk op mogelijke vormgebreken, fouten of leemten (artikel 99 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996).
(1) Doorhalen wat niet van toepassing is
Blz. 22
OCMW OOSTKAMP
2009043
BIJLAGE 2 : SAMENVATTENDE MEETSTAAT “BEHEER KEUKEN WZC Ter Luchte” Nr.
Referentie
1
Beschrijving
Type
Eenh.
Vermoedelijke hvh per jaar
Voedingskost per dag bijlage 2 A
kost ontbijt per dag
VH
VH
25623
bijlage 2 A
kost middagmaal bewoners per dag
VH
VH
25623
bijlage 2 A
kost middagmaal niet-bewoners per dag
VH
VH
3300
bijlage 2 A
kost koffieronde per dag
VH
VH
25623
bijlage 2 A
kost avondmaal per dag
VH
VH
25623
subtotaal voedingskost per dag 2
bijlage 2 B
personeelskost kok-keukenbeheerder per maand
VH
FH
12
3
bijlage 2 C
kosten niet-voeding en onderhoud per maand
VH
FH
12
4
bijlage 2 D
beheerskosten per maand
VH
FH
12
Voor waar en echt verklaard, Datum:
Te:
Naam en handtekening van de inschrijver Blz. 23
EHP.per stuk in cijfers
Eenheidsprijs per stuk in letters
