Behandel je klant zoals je ook zelf behandeld wilt worden

“Behandel je klant zoals je ook zelf behandeld wilt worden.”

Inhoudsopgave

 Algemeen

 Organogram ondernemingsstructuur  Operationele proces  Webshop

 Kwaliteitssysteem  Milieu

2

 MVO

 Het nieuwe werken  Referenties

Komt u gerust eens langs in onze 1200 m² grote showroom

3 4 5 7 8 8 9 10 - 11 12 - 13

Algemeen Inofec B.V. is opgericht in 1986. Het bedrijf is gevestigd in Roosendaal waar inmiddels 56 medewerkers dagelijks werken aan onze klanttevredenheid. Daarnaast bestaat het bedrijf uit een vestiging in België waar 20 medewerkers werkzaam zijn. Inofec is reeds sinds de oprichting gespecialiseerd in kantoor- en schoolmeubilair. We beschikken over een ruime showroom waar een groot aantal van onze productlijnen zijn opgesteld om onze klanten een goed overzicht te kunnen bieden van onze mogelijkheden. Dit gekoppeld aan de mogelijkheid om de producten uit voorraad te leveren, door onze eigen monteurs gebruiksklaar te laten monteren en de mogelijkheid om zorg te dragen voor het neerzetten en uitwerken van een volledig inrichtingsconcept, maakt Inofec voor veel van onze relaties een duurzame partner in kantoor- en schoolmeubilair.

3 “Behandel je klant zoals je ook zelf behandeld wilt worden.”

Inofec streeft er naar om kwalitatief goede producten te leveren tegen een eerlijke prijs.

Organogram ondernemingsstructuur

Dit wordt ook in onze bedrijfsmissie verwoord.

“Wij verkopen basismeubilair aan de prijsgevoelige,

Directie

professionele gebruiker. Door het belang van onze klanten centraal te stellen in onze actieve marktbenadering, zullen deze ons ervaren als een

4

Magazijn Inkoop Bezorging Orderadministratie Planning

Marketing Verkoop

Administratie Boekhouding P&O Automatisering

betrouwbaar, efficiënt werkend, professioneel bedrijf. Ons handelen kenmerkt zich door eerlijkheid, openheid en sociale verantwoordelijkheid ten opzichte van onze medewerkers, klanten en toeleveranciers. De combinatie van een

In de afgelopen 24 jaar heeft Inofec B.V. een enorme groei doorgemaakt. Het aantal medewerkers is sinds 2001 ruim verdubbeld van 25 naar 56 mensen. We beschikken over een bedrijfsruimte van 7.800 m2 waarvan 1.800 m2 kantoorruimte en showroom en 6.000 m2 magazijn en expeditieruimte. We bedienen ruim 11.500 klanten verspreid over heel Nederland.

scherpe prijspolitiek en klantgerichtheid realiseert een onderscheidende en winstgevende marktpositie, waardoor de toekomst van het bedrijf en het welzijn van de betrokken en gemotiveerde medewerkers wordt gewaarborgd.”

Dagelijks rijden er 15 vrachtwagens rond om het meubilair uit te leveren.

Operationele proces Hieronder volgt een grafische weergave van het gehele orderproces.

Verkoop/relatiebeheer

Orderadministratie Planning

Magazijn Bezorging Orderadministratie

Facturatie en administratie Nazorg Bij het operationele proces zijn 45 medewerkers betrokken. Zij zijn werkzaam op de volgende afdelingen; inkoop, verkoop, orderadministratie, planning, magazijn en bezorging.

Inkoop De afdeling inkoop zorgt voor een tijdige aanvoer van de producten. Dit gebeurt op basis van besteladviezen. Van alle voorraadproducten wordt een minimale voorraad aangehouden. Zodra een voorraadproduct beneden deze voorraad komt, wordt er een signaal afgegeven aan de inkoper die aansluitend zorg draagt voor een tijdige bestelling van het product. De zogenaamde referentieproducten worden niet op voorraad gehouden. Deze worden pas door de afdeling inkoop besteld zodra het product door een klant besteld wordt. Ze worden zogezegd dus alleen op referentie besteld.

Planning De afdeling planning wordt vertegenwoordigd door een planner en een assistent planner. Zij zijn verantwoordelijk voor het inplannen van de orders. Alle producten, met uitzondering van de referentieproducten, worden binnen maximaal 10 werkdagen uitgeleverd. De afdeling planning maakt gebruik van het geautomatiseerde ritplanningssysteem PTV Intertour. Dit is een interactief systeem dat de orders automatisch in optimale ritten plant en daarbij rekening houdt met onze restricties en die van de klant.

Verkoop/relatiebeheer De afdeling verkoop is verantwoordelijk voor het account management richting onze relaties. Zij zijn gespecialiseerd in inrichtingsadvies en brengen op basis van de wensen van de klant offertes uit inclusief inrichtingstekeningen. Nadat de levering heeft plaatsgevonden worden alle klanten enkele dagen nadien door onze after-sales medewerkers nagebeld. De kwaliteit van de levering, de producten en de verkoper worden uitgebreid met de klant doorgesproken. Orderadministratie De afdeling orderadministratie draagt zorg voor een correcte invoer van de orders. Zij krijgen deze middels telefoon, mail en fax binnen. De orders worden in het systeem ingevoerd waardoor er een uniek ordernummer aan komt te hangen. Middels dit ordernummer is de order altijd te traceren. De nevenactiviteiten van de afdeling orderadministratie bestaan onder meer uit een stukje ondersteuning voor de planning. Zij bellen de klanten op om een leverafspraak te maken. Indien de leverdatum akkoord is voor de klant, wordt er een picklijst uitgedraaid. Met de picklijst worden de producten klaar gezet voor expeditie.

5 Magazijn De afdeling magazijn bestaat uit een team inkomende goederen (3 medewerkers) en een team uitgaande goederen (7 medewerkers). Het team inkomende goederen neemt de door onze leveranciers geleverde producten in ontvangst. Deze producten worden eerst gecontroleerd alvorens ze in het bulkmagazijn worden geplaatst. Vanuit het bulkmagazijn worden de producten op de juiste picklocaties geplaatst. De ingeplande orders worden door het team uitgaande goederen met behulp van een laadlijst voorzien van artikelnummers, aantallen en productlocaties gepickt. Aan het eind van de dag worden de vrachtwagens door dit team geladen.

Bezorging De afdeling bezorging bestaat uit een team van 11 bezorgers en 8 bijrijders. Zij dragen zorg voor een correcte aflevering van de producten. Hiervoor is een wagenpark van 14 vrachtwagens beschikbaar. Tevens hebben de bezorgers de beschikking over diverse interne transportmiddelen zoals diepladers en steekwagens. Afhankelijk van de afleversituatie ter plaatste, wordt een order ingepland in een 1- of 2mansroute. Op de ritlijst staat alle ritinformatie vermeld, zoals de klantgegevens, aflevertijden, aantal kilometers, etc. Specifieke klantinformatie zoals de afleversituatie staat vermeld op de pakbon.

6

Bedrijfsondersteuning De afdeling bedrijfsondersteuning staat wat verder af van het operationele proces. Onder deze afdeling vallen onder meer de administratie en boekhouding. Zij dragen zorg voor een correcte afhandeling van de facturatie aan klanten. Nazorg en service Inofec B.V. hecht veel waarde aan de kwaliteit van haar producten en diensten. Om een hoog niveau in service en kwaliteit te kunnen blijven garanderen, is het niet alleen nodig correctieve acties naar aanleiding van klachten van klanten en kwaliteitsregistraties te nemen, maar deze vooral te voorkomen. Daartoe pleegt men regelmatig overleg met interne en externe specialisten en natuurlijk vooral met de klant zelf in de vorm van after-sales gesprekken. Door de grote concurrentie en het naar verhouding uniforme karakter van de producten, het intensieve gebruik en de hoge kwaliteitseisen die worden gesteld door de markt, kan Inofec B.V. niet anders dan uiterste zorg besteden aan de kwaliteit en mate van service van haar producten en diensten. Promotie en Productontwikkeling Binnen ons bedrijf hebben we ook een team dat verantwoordelijk is voor alle reclame-uitingen naar onze klanten. Deze afdeling wordt vertegenwoordigd door 4 personen die ieder een markt beheren; bedrijven, onderwijs, overheid en zorginstellingen. De afdeling productontwikkeling is verantwoordelijk voor het complete assortiment. In samenspraak met de afdeling verkoop wordt gekeken naar de vraag die vanuit de markt komt naar bepaalde producten. Indien er kansen worden gezien, zullen we overgaan tot implementatie van nieuwe producten.

Webshop De webshop is een belangrijk onderdeel binnen de website van Inofec. Hier vindt u alle artikelen uit het assortiment. Alle artikelen zijn ingedeeld in categorieën, subcategorieën en productlijnen. Deze indeling maakt het zoeken via de website gemakkelijker. Om het gebruiksgemak van de website te bevorderen worden er ook relevante artikelen getoond. Bij het plaatsen van een bestelling geeft dit de gebruiker een compleet overzicht van de verschillende artikelen die optioneel bijbesteld kunnen worden. De website bevat tevens de optie ‘direct bestellen’. Deze optie is te vinden in de navigatiekolom aan de rechterkant van de webpagina’s en kan gebruikt worden als de artikelnummers van de te bestellen artikelen op voorhand bekend zijn bij de accounthouders. Hier kan het artikelnummer en het bestelaantal ingevuld worden. Nadat er op ‘bestellen’ is geklikt, worden de artikelen meteen in de winkelwagen gezet en krijgt u het overzicht te zien.

7

Kwaliteitssysteem

Milieu

Inofec B.V. hecht veel waarde aan een effectief kwaliteitsbeleid, waarbij de tevredenheid van de klant centraal staat. Het kwaliteitsbeleid dat gebaseerd is op ISO 9001 vormt dan ook een integraal onderdeel van het totale bedrijfsbeleid. Binnen Inofec B.V. worden procedures gehanteerd welke de kwaliteit waarborgen. Deze procedures zijn ontwikkeld op basis van vele jaren ervaring en spelen in op de specifieke situatie van Inofec.

Binnen Inofec, reseller van meubilair, heeft respect voor het milieu een hoge prioriteit. Daarbij nemen wij zelf onze verantwoordelijkheid, maar leggen deze ook bij onze leveranciers en producenten. Alleen op die manier kunnen wij aandacht voor het milieu binnen de totale keten waarborgen.

Doelstellingen kwaliteitswaarborg Voor een goed kwaliteitssysteem is het belangrijk en noodzakelijk dat Inofec blijft voldoen aan de eisen en wensen van bestaande en potentiële klanten. De doelstellingen die voortvloeien uit ons kwaliteitssysteem zijn als volgt:

8

Daarbij gaan wij uit van een lifecycle benadering waarbij de duurzaamheid van producten en materialen, de milieueffecten en de milieuscore van producten onze leidraad zijn bij het inkopen van goederen en materialen. Milieuzorg beperkt zich tenslotte niet tot bedrijfsinterne processen en de bijbehorende milieuaspecten. Zij is tevens gericht op de beïnvloedbare milieuaspecten van het product in alle fasen van de lifecycle en schakels in de productieketen. Daarbij kijken we dus ook kritisch naar de grondstofwinning, voorbewerking door onze leveranciers, transport en gebruiks-afdankfase van onze producten.

1. Doelstellingen ten aanzien van de dienstverlening: Beoogd wordt een dynamische organisatie te zijn, die zich snel kan aanpassen aan veranderende omstandigheden, waardoor de organisatie in Nederland een toonaangevende onderneming blijft op het gebied van meubilair. 2. Doelstellingen ten aanzien van de samenleving: Betrouwbare, bonafide partner voor medewerkers, leveranciers en afnemers. Strikt werken volgens de geldende waarden en normen, voorschriften en wetten. Onderkennen van veranwoordelijkheid naar zowel mens als maatschappij. Onder geen enkel beding wordt meegewerkt aan oplossingen en constructies die ten nadele van de maatschappij zijn. 3. Doelstellingen ten aanzien van medewerkers: Voorwaarden scheppen voor optimale motivatie van de medewerkers zodanig dat zij de inzet, vaardigheden en kennis optimaal willen en kunnen gebruiken voor het bereiken van de ondernemingsdoelstellingen. Het respecteren van geldende wetgeving op het gebied van arbeidsomstandigheden en deze ook zo volledig mogelijk en tot in detail doorvoeren. 4. Doelstellingen ten aanzien van kwaliteit: De onderneming streeft voortdurend naar verbetering van de kwaliteit van haar organisatie, haar processen, dienstverlening en leveringen. Inofec B.V. is bij uitstek de partij die veelvuldig rechtstreeks contact heeft met haar doelgroep. Zij is ook de eerste die de signalen oppikt in de markt en onder haar klanten die moeten leiden tot bijsturing.

Het verpakkingsmateriaal nemen wij retour

Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen Diversiteit en arbeidsparticipatie Het personeelsbestand van Inofec is op een zeer natuurlijke wijze ontstaan. Gekeken wordt naar de best te verkrijgen talenten voor de beschikbare vacatures. Resultaat is dat een natuurlijke afspiegeling van de regionale bevolking ontstaat met een gezonde mix naar leeftijd, geslacht, opleidingsniveau en levensbeschouwelijke opvattingen. Energie en Klimaat Door continu te kijken naar mogelijkheden om te besparen op energie, en waar nodig hier in te investeren, merken we dat dit resulteert in een steeds positievere bijdrage aan de milieubelasting. Op dit punt zien we een positieve correlatie tussen Profit en Planet. Ook het wagenpark van Inofec wordt met regelmaat onder de loep genomen om te kijken in welke mate we schoner kunnen gaan rijden, momenteel is de norm bij vrachtwagens EURO5 en hoger waarin geïnvesteerd wordt. Financiering Alle investeringen worden uit eigen middelen gefinancierd. Dit is een erg sterk punt in het kader van de duurzaamheid van de onderneming. Nooit zal op laste van een vreemd vermogensverschaffer gekozen moeten worden voor minder duurzaam beleid. Inkoop & Keten Bij het aanschaffen van middelen wordt naast prijs en kwaliteit gelet op de milieubelasting bij vervaardiging, de te verwachten levensduur van het product en de wijze waarop het weer tot grondstof te verwerken is (cradle to cradle). Met de focus op winstgevendheid op LANGE termijn wordt een positieve bijdrage geleverd aan de duurzaamheidsgedachte. Met andere woorden; milieubelastende grondstoffen als vermeld in rapport duurzaam inkopen SenterNovem worden vermeden, producten moeten minimaal 10 jaar mee kunnen gaan en items moeten terugverwerkt kunnen worden tot grondstof om weer in de keten terecht te kunnen komen. Ook hier houden we de richtlijnen van SenterNovem aan. Innovatie Op het gebied van innovatie is Inofec zeer actief als het om marketing gaat. Jaarlijks worden innovatievouchers van Senter Novem als ook eigen middelen geïnvesteerd bij kennisinstituten als de VU Amsterdam en Rijks Universiteit Groningen om steeds beter te leren hoe we met marketinggelden om kunnen gaan. Als

resultaat verspillen we minder reclamegelden met alle positieve effecten van dien. Integriteit Het handelen van Inofec kenmerkt zich door openheid en eerlijkheid. Dilemma’s worden met betrokken stakeholders gedeeld waarna in het belang van het optimale collectieve gewin wordt gehandeld. Maatschappelijk Betrokken Ondernemen (MBO) Naast het beschikbaar stellen van stage- en leerwerkplekken wordt substantieel tijd en energie gestoken in WCAA Giants. Dit is een non-profit eredivisie basketbalvereniging met een sterk maatschappelijke missie: “Laat de jeugd meer bewegen en bewuster consumeren”. Dit realiseren zij door middel van clinics waarmee ze in de regio Zuid-West Nederland op een intensieve manier jaarlijks ca. 35.000 kinderen bereiken. Tevens worden een aantal locale initiatieven als Schouwburg de Kring (cultuur), Jong Ondernemen (ondernemerschap promoten onder de jeugd), de Internationale Kinderdag (dag dat kind centraal staat ondersteund door Unicef) en Stichting SOS Kinderdorpen ondersteund. Managementsystemen Binnen Inofec is een zeer platte organisatiestructuur aanwezig waarmee het mogelijk is om met korte lijnen sturing te geven aan de organisatie. Dagelijkse informatie vormt een belangrijke basis om invulling te geven aan het beleid dat de richting moet hebben van de op langere termijn geformuleerde strategie. Inofec beschikt daarnaast over geautomatiseerde systemen om capaciteitmanagement, personeelsmanagement,kwaliteitsmanagement en financieel management goed uit te kunnen voeren. Marketing & Verkoop Los van de innovatieve projecten die we doorlopen inzake marketing, zijn we ook erg actief in het continue zoeken naar nieuwe producten, markten en communicatiemiddelen. Onze propositie wordt goed bewaakt zodat nieuwe ontwikkelingen hierbij kunnen aansluiten. Ook kijken we hoe we de communicatie met onze klanten continue kunnen verbeteren. Het uitbrengen van een jaarlijkse catalogus, periodieke folders met aanbiedingen als ook een actuele webshop en een showroom zijn hier reeds geruime tijd een voorbeeld van. Maar ook nieuwe technieken zoals de chat-functie die recentelijk op onze site is geplaatst is hiervan een voorbeeld.

Medewerkers Ons streven is medewerkers die zich ontwikkelen tot waardevolle deelnemers aan de keten waarin wij actief zijn. Graag gaan we een duurzame relatie met hen aan waarin de individuele en collectieve uitdaging met elkaar in de pas loopt. Hiernaast bestaat voor alle medewerkers de mogelijkheid opleidingen en cursussen te volgen als dat haar of hem versterkt in het huidige functioneren. Ook scholing tot een nieuwe uitdaging is mogelijk Milieu Naast verantwoorde omgang met energie en inkoop zijn we ook streng op het beheersen van onze afvalstromen. Ook afval van onze verpakkingen bij onze klanten wordt door ons beheerd. Alles wordt retour genomen en gesplitst in ijzer, hout, kunststof, karton en EPP. Zo trachten we de milieubelasting steeds verder te minimaliseren. Mobiliteit Om snel te kunnen reageren op wensen van onze klanten is het van belang dat onze mobiliteit goed is georganiseerd. Los van de beschikbaarheid van een goede (mobiele) telefonische infrastructuur en de mogelijkheid om ook buiten kantoor de systemen te kunnen raadplegen, beschikt Inofec over zijn eigen distributiesysteem (eigen magazijn en vrachtwagens met monteurs) waarmee landelijke dekking en snelle service verleend wordt. Ondernemen tegen armoede Armoede is een fenomeen waarvan wij als Inofec graag zouden zien dat het uit de wereld geholpen kon worden. Om deze reden doen wij zaken met bedrijven die behoud en groei van werkgelegenheid nastreven als ook een fair beloningsbeleid naar hun medewerkers hanteren. Transparantie & Communicatie Openheid en eerlijkheid zijn 2 voorname kernwaarden verwoord in onze missie. Dat dit in onze communicatie tot uiting komt spreekt voor zich. Daarnaast is onze communicatie pro-actief en zullen wij altijd initiatief nemen met betrekking tot het informeren van relaties omtrent onderwerpen die hen aangaan. Overig, waarden uit onze Missie: Ons handelen kenmerkt zich door eerlijkheid, openheid en sociale verantwoordelijkheid t.o.v. onze medewerkers, klanten en toeleveranciers.

9

Visie op ‘Het nieuwe werken’ Over ‘Het nieuwe werken’ zijn veel verschillende zienswijzen, ideeën en uitgangspunten bekend. In de visie van Inofec omvat het:

‘een pakket aan principes en richtlijnen om werken effectiever, efficiënter maar ook plezieriger te maken voor zowel de organisatie als de medewerker. Het gaat daarbij vooral om een verandering van cultuur en mentaliteit, waarbij een passende inrichting in combinatie met de nieuwste

10

(ICT) technologie helpt om de verbinding tussen mensen te leveren’. De hoofdactiviteiten van de gemiddelde werknemer in een kantooromgeving bestaan uit het communiceren met anderen (telefonisch, online dan wel in persoon), en het geconcentreerd bezig zijn met informatie zoals administratieve handelingen, plannen uitwerken en presentaties of speeches voorbereiden. Daarnaast is er natuurlijk behoefte aan pauze. Kortom: communiceren, concentreren en ontspannen. Binnen ‘Het nieuwe werken’ concept is er geen sprake meer van een vaste eigen werkplek, maar wordt de werkomgeving zo ingericht dat het recht doet aan de activiteiten waar men op dat moment mee bezig is. Voorbeelden van dergelijke activiteitgerelateerde werkomgevingen zijn:






stilteruimtes om geconcentreerd te werken; ruimtes om één op één gesprekken te voeren; geluidsdichte ruimtes om in alle rust te kunnen telefoneren; vergaderzalen om met grote groepen samen te komen; sfeervol ingerichte ‘huiskamers’ met een koffiebar om bij te praten met collega’s.

De activiteitgerelateerde werkplekken voorzien in een nieuwe, flexibele manier van werken met als neveneffect dat werknemers gezonder en vitaler blijven (minder stilzitten, meer bewegen). Nu in het

digitale tijdperk en de kenniseconomie de medeweker zelf, als productiefactor, steeds belangrijker wordt, moet er ook meer aandacht uitgaan aan het ‘vrij maken van het hoofd’, reduceren van stress, meer beweging. Voordelen van het hebben van vitale werknemers spreken eigenlijk voor zich:

meeste kantoren op een willekeurig moment gemiddeld slechts de helft van de werkplekken in gebruik is. Dit betekent dus ook dat de andere helft niet wordt gebruikt. Efficiënter gebruik van werkruimte (bijv. minder plekken dan er medewerkers zijn) kan een forse kostenbesparing opleveren:

   

   

het ziekteverzuim daalt drastisch, wat een organisatie veel geld scheelt; de productiviteit ligt hoger als gevolg van grotere creativiteit en betere oplossingen; de werksfeer is meer ontspannen en er zijn minder snel conflicten; de inzetbaarheid van personeel wordt beter doordat werk beter is te plannen.

Daarnaast is vitaliteitsbeleid maatschappelijk verantwoord. Uit bezettingsgraadmetingen blijkt dat in de

er hoeven minder vierkante meters worden gehuurd; het energieverbruik gaat omlaag; er hoeft minder te worden schoongemaakt; interne verhuizingen behoren tot het verleden.

Tenslotte draagt ‘Het nieuwe werken’ concept bij aan het imago van de organisatie en vergroot het de aantrekkelijkheid van de organisatie als werkgever.

11

Referenties

12

13

Inofec kantoormeubelen B.V. Bel gratis Fax gratis E-mail Internet Per post

0800-666 33 22 0800-633 42 34 [email protected] www.inofec.nl Inofec BV Antwoordnummer 865 4700 VB Roosendaal

Adres

Atoomweg 1 4706 PN Roosendaal