Handleiding
Bedrijven SEPA machtiging Via Rabo Financial Logistics Portal (RFLP) kunt u gebruik maken van de toepassing Bedrijven SEPA machtiging om een machtiging te registreren voor Bedrijven Euroincasso’s. Zonder deze registratie is afschrijving door de incassant niet mogelijk. •
Registratie van machtigingen is uitsluitend nodig voor incasso’s van het type Bedrijven Euro-incasso. Deze kunt u ook tegenkomen onder namen als ‘Zakelijke SEPA incasso’ of ‘Business to business (B2B) Direct Debit Mandate’.
Opstarten toepassing Bedrijven SEPA machtiging Met de RFLP-pas en RFLP-reader kunt u inloggen in het RFLP. In het menu van het RFLP kunt u onder het tabblad toepassingen klikken op ‘Rabo Cash Management’. Selecteer daarna “Bedrijven SEPA machtiging” om de applicatie te starten.
Raadplegen machtiging
Voer in het veld “Van rekening” uw international bank account number (IBAN) in. Vanaf 3 tekens zal er een set van rekeningen getoond worden waarin de gekozen tekens voor komen.
Als u de rekening heeft gekozen worden alle machtigingen getoond voor deze rekening. Per pagina kunt u 10 machtigingen bekijken. Indien gewenst kunt u de machtigingen filteren op het “Kenmerk machtiging”. Tevens kan er gefilterd worden op de status van de machtigingen. De volgende statussen kunnen voorkomen: 1) Actief U heeft de machtiging geregistreerd en de incassant heeft al een of meerdere keren bij u geïncasseerd. Deze machtiging kunt u raadplegen en (afhankelijk van uw autorisatie) wijzigen of inactief maken.
1 | Handleiding
Oktober 2011
Handleiding
2) Nog niet gebruikt U heeft de machtiging geregistreerd maar de incassant heeft hiervan nog geen gebruik gemaakt. Deze machtiging kunt u raadplegen en (afhankelijk van uw autorisatie) wijzigen of verwijderen. 3) Ingetrokken De machtiging is door u (tijdelijk) ingetrokken. Deze machtiging kunt u raadplegen en (afhankelijk van uw autorisatie) wijzigen of actief maken. 4) Verlopen Een machtiging krijgt automatisch de status "Verlopen" als er voor een machtiging van het type "Eenmalig" een transactie is verwerkt. Deze machtiging kunt u alleen raadplegen. 5) Niet meer geldig Een machtiging krijgt automatisch de status "Niet meer geldig" als er gedurende 36 maanden geen transacties zijn verwerkt. Deze machtiging kunt u alleen raadplegen.
Om de details van uw machtiging te bekijken klikt u op de regel van de gewenste machtiging. U krijgt dan de details van de machtiging te zien.
2 | Handleiding
Oktober 2011
Handleiding
Aanmaken en verwijderen nieuwe machtiging
Klik op de knop “Nieuwe machtiging” om een nieuwe machtiging aan te maken.
•
Let op: U kunt hier alleen een machtiging opgeven voor de Bedrijven Euro-incasso, ook wel SEPA Business-toBusiness (B2B) Direct Debit Mandate genoemd. Het opgeven van een machtiging voor een gewone Nederlandse automatische incasso of een algemene Euro-incasso (CORE) is niet mogelijk.
Voer bij de nieuwe machtiging het rekeningnummer op waarop u geïncasseerd zal worden. Alle velden behalve de omschrijving en de adresgegevens zijn verplicht. Indien gekozen wordt om de adresgegevens van de incassant toe te voegen dan worden de velden ‘Adres’ en ‘Postcode, plaats’ ook verplicht. Vul de exacte gegevens in zoals die op de machtiging van uw leverancier vermeld staan. Het Incassant ID, de naam van de incassant en het kenmerk machtiging dient u letterlijk over te nemen. Het maximum bedrag kunt u instellen. Dit hoeft niet op de machtiging vermeld te worden. Houdt er wel rekening mee dat het opvoeren van een bedrag kan leiden tot een afkeur van de incasso indien uw leverancier boven het bedrag wil incasseren. Bij een incassoafschrijving controleert de bank of het ID van de incassant gelijk is aan het door u opgegeven Incassant ID. Uitzondering hierop zijn de posities 5,6 en 7 van het Incassant ID. Deze mogen door de incassant naar eigen inzicht worden ingevuld. De inhoud van deze posities wordt niet gebruikt om de machtiging uniek te identificeren.
3 | Handleiding
Oktober 2011
Handleiding
Wanneer alle velden zijn ingevuld, kunt u op de knop “Opslaan” klikken om de machtiging te op te slaan. Klik daarna in het volgende scherm op de knop “Verzenden” om de machtiging definitief te registreren. U kunt deze machtigingen zowel met een online USB RFLP reader als met een blauwe RFLP reader ondertekenen. Na het registreren van de Bedrijven SEPA machtiging in RFLP moet u nog wel de papieren machtiging ingevuld en ondertekend naar uw leverancier terug sturen.
Op de startpagina (selecteer Bedrijven SEPA machtiging) vindt u de zojuist aangemaakte machtiging terug. Zo lang de status ‘Nog niet gebruikt’ er staat kan doormiddel van het kruisje achter de machtiging, de machtiging verwijderd worden. Hiervoor hoeft u geen handtekening op te geven.
Wijzigen van een machtiging Op de startpagina (selecteer Bedrijven SEPA machtiging) vindt u de aangemaakte machtigingen. Deze machtigingen kunnen gewijzigd of ingetrokken worden afhankelijk van de status van de machtiging zoals beschreven in het onderdeel “Raadplegen machtiging”. Het wijzigen van een machtiging kan op twee manieren geïnitieerd worden: 1) Uw kunt het potloodicoon achter de machtiging selecteren. Hierna komt u in het scherm waar u alle gegevens van de machtiging kan aanpassen. 2) Als u de details van een machtiging raadpleegt drukt u op de knop ‘wijzig’. Hierna komt u in het scherm waar u alle gegevens van de machtiging kan aanpassen.
4 | Handleiding
Oktober 2011
Handleiding
Verwijderen of intrekken van een machtiging Een ongebruikte machtiging kunt u verwijderen, een actieve machtiging kan alleen ingetrokken worden. Om het overzicht te bewaren blijft een ingetrokken machtiging zichtbaar in uw overzicht. Het verwijderen van een ongebruikte machtiging kan gedaan worden door in het overzicht van de actieve machtigingen op het kruisje naast de machtiging te klikken. U moet het verwijderen van de machtiging daarna nogmaals bevestigen.
Een actieve machtiging kunt u niet langer verwijderen, maar wel intrekken. Intrekken doet u door op het pauze-icoon te klikken naast de machtiging. U moet het intrekken van de machtiging daarna eerst nog bevestigen. Zodra u dit doet zal de machtiging niet meer gebruikt kunnen worden door uw leverancier totdat u besluit deze weer te activeren.
Contactinformatie Log in op de portal. Onder Service vindt u contactinformatie. Servicetijden: werkdagen van 8.00 tot 17.30 uur.
5 | Handleiding
Oktober 2011
