Bedrijfsplan. Dorpshuis Schalkwijk. Exploitatieconcept. Rotterdam, 7 maart 2012 Drijver en Partners André Timmerman

Bedrijfsplan Dorpshuis Schalkwijk Exploitatieconcept

Rotterdam, 7 maart 2012 Drijver en Partners André Timmerman

Inhoudsopgave

1

Inleiding 1.1 Opzet bedrijfsplan

3 3

2

De markt 2.1 Trends en ontwikkelingen 2.2 Positionering

4 4 5

3

Het product 3.1 Profiel en doelstellingen 3.2 Functies 3.2.1 Het Dorpshuis als zalencentrum 3.2.2 Het Café 3.3 Tarieven 3.3.1 Verhuurtarieven 3.3.2 Consumptietarieven 3.4 Communicatie en promotie

6 6 6 7 7 10 10 11 11

4

De organisatie 4.1 De beheersstructuur 4.2 De organisatiestructuur en personele formatie 4.3 Planning & control en managementinformatiesysteem

13 13 13 13

5

De financiën 5.1 Onderhoud en instandhouding 5.2 Toelichting op de exploitatiebegroting

15 15 15

3

Bedrijfsplan Dorpshuis Schalkwijk Exploitatieconcept Gemeente Houten

1

Inleiding

1.1

Opzet bedrijfsplan

In hoofdstuk 2 wordt de marktpositie van het Dorpshuis beschreven aan de hand van trends en ontwikkelingen en positionering van het Dorpshuis in een drietal functies. In hoofdstuk 3 volgt een beschrijving van het productaanbod waarbij onderscheid gemaakt wordt naar profiel, (algemene) doelstellingen, functies, tarieven communicatie en promotie. In hoofdstuk 4 wordt richting geven aan de noodzakelijke inventaris van de diverse ruimten. Tot slot wordt in hoofdstuk 5 inzicht gegeven in de financiën met een overzicht van de noodzakelijke investeringen, de onderhoudsverplichtingen en de exploitatiebegroting met een toelichting.

AT8012/6 maart 2009

www.drijver-en-partners.nl

4


2

De markt

In dit hoofdstuk wordt beknopt de markt voor het Dorpshuis in beeld gebracht. In paragraaf 2.1 worden kenmerkende trends en ontwikkelingen beschreven, die van belang zijn voor de exploitatie van het Dorshuis.

2.1

Trends en ontwikkelingen

Onderstaand worden enkele relevante trends en ontwikkelingen beschreven die de komende jaren van invloed zijn op de vrijetijdsbesteding van mensen en daarmee op de vraag naar en het aanbod van het Dorpshuis: 





 

de bezoekers van het Dorpshuis verlangen kwaliteit, gemak en comfort. Kwaliteit uit zich in een activiteitenaanbod op maat, maar ook in innovatie van het aanbod. Om aan deze verlangens te kunnen voldoen, krijgen professionaliteit en klantgerichte dienstverlening prioriteit in de bedrijfsvoering; de ontwikkeling in de richting van een 24-uurseconomie leidt tot een vraag naar andere voorzieningen en op andere tijden dan de thans gebruikelijke. Keuzes uit het voorzieningenaanbod worden vaker vanuit individuele omstandigheden gemaakt. Groepsverbanden worden meer ongedwongen en ongebonden. Daarbij valt op dat vooral 55-plussers aanzienlijk meer tijd zijn gaan besteden aan sociaal-maatschappelijke en sociaal-culturele activiteiten. De financiële mogelijkheden van 55-plussers verschillen sterk. Een deel is beperkt in bestedingsmogelijkheden, een ander deel beschikt juist over een ruim besteedbaar inkomen; zeker ook in tijden van economische recessie is aandacht voor de sociaal-culturele en sociaalmaatschappelijke behoeften van burgers noodzaak. Steeds vaker spelen de specifieke behoeften van met name zogeheten achterstandsgroepen een belangrijke rol in het te voeren gemeentelijk welzijnsbeleid. Het Dorpshuis zal een belangrijke bijdrage gaan leveren aan de activering van de Schalkwijkse bevolking; horeca levert een belangrijke bijdrage aan de kwaliteitsbeleving van bezoekers van het Dorpshuis. De inrichting, de uitstraling en het productaanbod van het Café zijn daarmee de belangrijke succesfactoren voor een succesvolle exploitatie; het grote maatschappelijke belang van het Dorpshuis in combinatie met de te leveren kwaliteit geeft druk op het economisch rendement van de exploitatie. Aanscherping van wet- en regelgeving (denk bijvoorbeeld aan de Tabakswet) verhogen deze druk. Een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering is daarom een absolute vereiste. Belangrijke aandachtspunten hierbij zijn onder meer: een adequaat personeelsbeleid, inspelen op marktontwikkelingen door productontwikkeling en marketing en invoering.

AT8012/6 maart 2009


5


2.2

Positionering

Ten behoeve van de positionering van het Dorpshuis maken we onderscheid tussen de volgende drie producten:  het Dorpshuis als sociaal-cultureel centrum (maatschappelijke en culturele functie);  het Dorpshuis als zalencentrum (semicommerciële functie);  het Café (ontmoetingsfunctie en commerciële functie). Het Dorpshuis als sociaal-cultureel centrum Met de huisvesting van de huidige vaste gebruikers wordt het Dorpshuis de belangrijkste maatschappelijke voorziening van Schalkwijk. Het Dorpshuis heeft als sociaal-cultureel centrum in de relatief kleine kern Schalkwijk nauwelijks te maken met concurrerende voorzieningen. Het Dorpshuis als zalencentrum Als zalencentrum richt het Dorpshuis zich op twee marktsegmenten:  vergaderingen van verschillende aard;  incidentele activiteiten als kinder- en verjaardagsfeestjes, recepties en bruiloften. Het Café Het Café valt als categorie 4, zijnde ondergeschikte horeca, te onderscheiden zoals beschreven in de ‘Uitvoeringsnotitie integraal horecabeleid (Houten, april 2008)’; Een instelling wordt aangemerkt als ondergeschikte horeca als horeca niet de hoofdactiviteit is. De hoofdfunctie is bijvoorbeeld van recreatieve, sportieve, sociaal-culturele, educatieve, levensbeschouwelijke of godsdienstige aard. De ondergeschikte functie (ondergeschikt kan maximaal 50% zijn) ten aanzien van horeca wordt door middel van beperkende voorwaarden, bijvoorbeeld ten aanzien van schenktijden van alcohol en aantal m², gekoppeld aan de hoofdfunctie. Hierdoor onderscheidt deze categorie zich van de eerste drie categorieën. Binnen de categorie ondergeschikte horeca is de driedeling van lichte, middelzware en zware horeca ook toepasbaar. Het Café heeft een derhalve faciliterende functie voor de bezoekers van het Dorpshuis. Met een oppervlakte van circa 90 m² zijn de exploitatiemogelijkheden echter beperkt. Het toevoegen van een al dan niet overkapt terras kan de exploitatiemogelijkheden wel verruimen. Belangrijke succesfactoren zijn de profilering en inrichting van het Café en de uitstraling naar buiten. Het Café zal voornamelijk een bar/huiskamerfunctie hebben. Voor het voeren van een uitgebreide lunch- en dinerkaart bestaat (te) weinig marktpotentieel. De keukenfunctie zal dan ook beperkt blijven tot een zogenaamde kleine kaart met snacks en enkele eenvoudige schotels. Met de inrichting van de keuken zal wel rekening moeten worden gehouden met de catering van recepties en bruiloften. De keuze om de catering zelf te verzorgen of deze uit te besteden aan een (lokale) cateraar ligt bij de verantwoordelijk exploitant of beheerder.

AT8012/6 maart 2009


6


3

Het product

In dit hoofdstuk worden het profiel en de doelstellingen van het Dorpshuis vastgesteld en worden de functies beschreven (paragraaf 3.2). Paragraaf 3.3 bevat het tarievenoverzicht.

3.1

Profiel en doelstellingen

Het Dorpshuis zal zich ontwikkelen tot dé sociaal-culturele voorziening van Schalkwijk. Primaire doelstelling is het faciliteren van de huisvesting van de vaste gebruikers: vaste gebruikers Zonnebloem Zij actief Fanfare drumband Fanfare blazers Fanfare les Uitvoeringen ESTA Platneuze Carnaval Kaartsoos Welzijn ouderen

Frequentie 4 dagen per jaar 8 avonden per jaar 46 avonden per jaar 46 avonden per jaar 46 weken x 2 uur per week 3 x per jaar 40 weken 2 uur per week 6 x 2 uur vergadering per jaar 50 uur per jaar elke week 3 uur 6 middagen per jaar

De uitstraling van het gebouw zal dan ook zijn: een modern, multifunctioneel dorpshuis waar men voor zeer uiteenlopende activiteiten terecht kan. Het professioneel beheren van een Dorpshuis is een verliesgevende activiteit. Door de combinatie van de grote zaal en het Café ontstaan (semicommerciële) mogelijkheden voor een meer kostendekkende exploitatie (zie ook de exploitatiebegroting). Zelfwerkzaamheid van de vaste gebruikers zal tevens tot kostenbesparingen leiden.

3.2

Functies

Het Dorpshuis krijgt een modern/klassieke/landelijke uitstraling. In het vervolg van deze paragraaf wordt het productconcept van het Dorpshuis beschreven aan de hand van de volgende twee functies:  het Dorpshuis als zalencentrum;  het Café.

AT8012/6 maart 2009


7


3.2.1

Het Dorpshuis als zalencentrum

Als zalencentrum beschikt het Dorpshuis over de volgende ruimten: 2  een grote zaal van 232 m ;  podium 78 m²;  diverse bergingen;  een kleine zaal van circa 66 m².  overige ruimten: - een peuterspeelzaal van 79 m² inclusief sanitaire ruimte en bergingen; - spreekkamer (ca. 27 m²); - kantoorruimte voor beheerder (ca. 10 m²); - cafégedeelte van ca. 90 m² inclusief bar; - keuken en berging van ca. 36 m²; - entreehal met garderobe en sanitaire voorzieningen. De grote zaal en vergaderruimte zijn beschikbaar voor meerdere gebruikers. De inrichting van de ruimten is zodanig dat geen belemmeringen bestaan voor het (al dan niet multifunctioneel) gebruik van de ruimten. Het zalencentrum beschikt over alle gangbare audiovisuele middelen. Speciaal theaterlicht, technische faciliteiten en podiumbenodigdheden zijn op maat leverbaar. Bij het in gebruik geven van de multifunctionele zalen wordt in beginsel voorrang gegeven aan de vaste sociaal-culturele gebruikers. In incidentele gevallen, mits daarover minimaal twee weken van te voren met de desbetreffende gebruiker contact over is opgenomen, kan uit commerciële overwegingen van deze regel worden afgeweken. Nadere afspraken moeten gemaakt worden voor gebruik van de grote zaal door vaste gebruikers met betrekking tot de zelfwerkzaamheid van de horecafaciliteiten. Een voorlopig openstelling- en activiteitenrooster zal worden besproken met betrokken gebruikers en in redelijkheid worden vastgelegd, waarna het ter kennisname wordt voorgelegd aan de gemeente. In de combinatie grote zaal en het Café zijn de mogelijkheden voor met name de particuliere markt redelijk groot. Bijeenkomsten, beurzen, filmvoorstellingen, (thema-)feesten, bruiloften, exposities, reunies, proeverijen, borrels en recepties zijn voorbeelden van producten die kunnen worden aangeboden. Standaardarrangementen zijn mogelijk, maar bij voorkeur wordt ingespeeld op de wensen en ideeën van de gast. Maatwerk wordt niet alleen geleverd door middel van de aanwezige horecavoorzieningen en technische faciliteiten, maar ook door het (op verzoek) aanbieden van gepast entertainment of livemuziek.

3.2.2

Het Café 2

Het Café beschikt over 90 m caféruimte en de mogelijkheid voor een buitenterras. Binnen heeft het café een capaciteit van maximaal 40 stoelen, afhankelijk van de grootte en de locatie van de bar. Het onderstaande overzicht bevat een opsomming van de belangrijkste functies en doelgroepen van het Café. Een indicatie is gegeven van de dagdelen waarop genoemde doelgroepen gebruik zullen maken van het Café. Functies Café/bar

Lunch

Diner

Doelgroepen bezoekers/gebruikers Dorpshuis uitgaanspubliek zakelijke gasten passanten bezoekers/gebruikers Dorpshuis winkelend publiek personeel omringende bedrijven/instellingen n.v.t.

AT8012/6 maart 2009

Dagdelen doorlopend beperkt n.v.t. beperkt beperkt, ’s middags n.v.t. n.v.t. n.v.t.


8


Catering

gebruikers Dorpshuis bedrijven en Gemeente Houten particulieren

AT8012/6 maart 2009

op verzoek op verzoek op verzoek


9


Het Café is in beginsel op maandag tot en met zaterdag geopend van 10.00-23.00 uur. Openstelling op zaterdag en zondag is afhankelijk van de activiteiten in het Dorpshuis Vanwege de centrale functie die het Café in het gebouw bekleedt, zal het beheer van het Dorpshuis voor een groot deel verzorgd worden vanuit het Café. Dit stelt extra eisen aan de kwaliteit van het aan te stellen personeel. Het personeel (beheerder) van het Dorpshuis en het Café is vriendelijk, correct, verzorgd, professioneel, flexibel, gemotiveerd, dient over de juiste vakkennis en uitstraling te beschikken, heeft aandacht voor details en laat de bezoekers van het Dorpshuis voelen dat zij welkom zijn en dat in beginsel alles voor hen mogelijk is. Belangrijke voorwaarde voor het realiseren van de in deze paragraaf gepresenteerde missie. is een inrichting die minimale beperkingen stelt aan de exploitatie van het Café. Dit betekent dat de volgende uitgangspunten worden gesteld aan de inrichting:  het Café heeft de uitstraling van een laagdrempelige voorziening voor een redelijk ‘conservatief’ verzorgingsgebied (lees: een verzorgingsgebied met een beperkte horecatraditie);  ten behoeve van de gedeeltelijke autonome horecafunctie van het Café dient de inrichting zich te onderscheiden van de inrichting van het Dorpshuis (denk bijvoorbeeld aan verschil in vloeren en meubilair);  specifieke uitgangspunten ten aanzien van de vloer, het interieur en het barmeubel zijn: - thematische inrichting in overleg met de belangrijkste gebruikers en gemeente - robuust meubilair en beklede stoelen; - combinatie van naast vierkante/rechthoekige tafels en ronde tafels en eventueel een leestafel (ten behoeve van verhoging van de functionaliteit en speelsere opstelling); - toevoegen van diverse inrichtingselementen als planten en decoratiemateriaal (voortbordurend op het gekozen thema); - een gezichtsbepalend barmeubel met achterwand.

AT8012/6 maart 2009


10


3.3

Tarieven

3.3.1

Verhuurtarieven

Voor het vaststellen van de verhuurtarieven voor het dorpshuis is gekeken naar de huidige tarieven van vergelijkbare accommodaties in Houten (per uur, prijspeil 2008). Deze vergelijking ziet er als volgt uit:

De Grund

Grote Geer

aantal m² tarief per m² aantal m² tarief per m² grote grote grote zaal zaal zaal kleine zaal kleine zaal kleine zaal 195 34,35 € 0,18 159 28,65 € 0,18 61 12,60 € 0,21 207,5

34

€ 0,16

Meerkoet

100

16,55 € 0,17

68,5

14,30 € 0,21

De Heuvel

221

34

€ 0,15

87,5

14,30 € 0,16

Nieuwoord Gemiddeld

200

35,35

€ 0,18 € 0,17

83

17,70 € 0,21 € 0,19

88

12,20

€ 0,14

70 76 104 68,5

10,55 11,55 23,35 11,55

€ 0,15 € 0,15 € 0,22 € 0,17 € 0,17

peuterspeelzaal De Grund peuterspeelzaal De Meerkoet peuterspeelzaal De Heuvel peuterspeelzaal Slinger peuterspeelzaal Grote Geer Gemiddeld

Deze tarieven zijn (oorspronkelijk) opgebouwd naar rato van het aantal m². Indien de gemiddelde m²-prijs toegepast wordt op het nieuwe dorpshuis ontstaat het volgende beeld: prijspeil 2008 Dorpshuis Schalkwijk grote zaal podium kleine zaal spreekkamer peuterspeelzaal

aantal m² 232 78 66,5 27 79

à tarief p/u € 0,17 € 39,44 € 0,17 € 13,26 € 0,17 € 11,31 € 0,17 € 4,59 € 0,17 € 13,43

In het Dorpshuis wordt onderscheid gemaakt tussen de door de gemeente vastgestelde sociale tarieven en de nog vast te stellen commerciële tarieven. Bij de commerciële tarieven is marktconformiteit uitgangspunt (reële prijs-/kwaliteitverhoudingen). Het onderscheid in tarieven tussen de verschillende 2 ruimten is vooral bepaald door verschillen in m . In het hieronder gepresenteerde overzicht zijn voor de multifunctioneel te gebruiken ruimten de commerciële huurtarieven opgenomen. In beginsel zullen de tarieven jaarlijks geïndexeerd worden op basis van het consumenten prijsindex. De tarieven vormen de grondslag voor de huuropbrengsten zoals weergegeven in de exploitatiebegroting.

AT8012/6 maart 2009


11


prijspeil 2008 commercieel tarief per tarief uur € 0,40 € 92,80 € 0,40 € 31,20 € 0,40 € 26,60 € 0,40 € 10,80

Dorpshuis Schalkwijk grote zaal podium kleine zaal spreekkamer

3.3.2

Consumptietarieven

Voor de consumptietarieven geldt als uitgangspunt dat deze marktconform zijn. Voor de vaste gebruikers geldt echter een gereduceerd tarief in de uitgiftebar van de grote zaal tijden het reguliere gebruik. Tegenover deze reductie op de prijs moet een redelijke mate van zelfwerkzaamheid staan. Hierover dienen in later stadium nadere afspraken te worden gemaakt.

3.4

Communicatie en promotie

De kracht van het productaanbod kan alleen tot volle wasdom komen als structureel en voortdurend de aandacht op het Dorpshuis en het Café wordt gevestigd. Door stelselmatig te communiceren wordt een sterke relatie opgebouwd en in standgehouden tussen klanten en exploitant. Promotie heeft als doel de bekendheid van naam en producten bij de verschillende doelgroepen te vergroten. Door middel van een efficiënte en effectieve inzet van middelen worden zowel algemene als specifieke communicatiedoelstellingen verwezenlijkt. Algemene communicatiedoelstellingen zijn bijvoorbeeld gericht op:  het vergroten van de bekendheid van het Dorpshuis inclusief de activiteiten die daarin gaan plaatsvinden;  het versterken van het imago van het Dorpshuis. Specifieke communicatiedoelstellingen hebben ondermeer betrekking op:  aandacht vestigen op bepaalde activiteiten/producten (denk bijvoorbeeld aan beurzen, tentoonstellingen en amateurvoorstellingen);  de particuliere markt met betrekking tot verjaardagsfeesten, reünies, recepties en bruiloften. In het onderstaande overzicht worden communicatie- en promotiemiddelen benoemd, die worden ingezet voor het verwezenlijken van zowel algemene als specifieke communicatiedoelstellingen.

Instrument Mededelingenbord

Brochures

Advertenties

Website

AT8012/6 maart 2009

Toelichting In het Dorpshuis wordt een mededelingenbord geplaatst, waarop informatie te vinden is over openstelling, tarieven, producten en speciale activiteiten/evenementen. Dit instrument heeft voornamelijk een informerend karakter voor bestaande bezoekers. Voor het Dorpshuis worden algemene, maar ook op specifieke doelgroepen gerichte brochures ontwikkeld met informatie over producten, openstelling en tarieven. De brochures worden gericht verspreid onder de diverse doelgroepen. Brochures zijn met name informatief. Advertenties worden ondermeer in kranten, huis-aan-huisbladen, de gemeentegids en op de kabelkrant geplaatst. Afhankelijk van het medium wordt een specifiek dan wel willekeurig publiek bereikt. Advertenties kunnen zowel een eenmalig (aankondiging van activiteiten/evenementen) als een structureel (regionale naamsbekendheid) karakter hebben. Via een eigen website wordt informatie over producten, openstelling, tarieven en speciale activiteiten/evenementen verstrekt. Internet is een middel om


12


Direct mail

Persberichten

Open dagen

Mond-totmondreclame

AT8012/6 maart 2009

structureel informatie te verstrekken aan bestaande en potentiële bezoekers. Door middel van direct mail (via de post of e-mail) kan gerichte communicatie plaatsvinden naar potentiële en bestaande bezoekers, met zowel een informatief of wervend karakter. Dit middel wordt beperkt toegepast. Bij speciale gebeurtenissen is het goed mogelijk free publicity te genereren, bijvoorbeeld door middel van persberichten. Een goed voorbeeld hiervan is de opening van het Dorpshuis Om mensen kennis te laten maken met de nieuwe accommodatie en de activiteiten is het plan één of meer open dagen te organiseren, waarop iedere geïnteresseerde welkom is. Het belangrijkste communicatiemiddel is en blijft mond-tot-mondreclame. Positieve mond-tot-mondreclame wordt bewerkstelligd door een goed product te leveren en tegemoet te komen aan de verwachtingen van de bezoekers van het Dorpshuis. Belangrijk is ook het voorkomen van negatieve indrukken bij de bezoekers.


13


4

De organisatie

In dit hoofdstuk wordt het kader beschreven voor het beheer en exploitatie van het Dorpshuis. Achtereenvolgens worden de uitgangspunten gedefinieerd voor de beheersstructuur (paragraaf 4.1), de organisatiestructuur en personele formatie (paragraaf 4.2), en de planning & control en het managementinformatiesysteem (paragraaf 4.3).

4.1

De beheersstructuur

Conform de conclusies uit de rapportage ‘beheer en exploitatie’ zal de exploitatie middels een lokale Stichting worden ingericht. Het Stichtingsbestuur bestaat bij voorkeur uit 3 leden die affiniteit hebben met de kern Schalkwijk en met maatschappelijke activiteiten. Binnen het bestuur kan naast de gebruikelijke rolverdeling voorzitter, secretaris,penningmeester worden gezocht naar bestuurders met bijvoorbeeld specifieke kennis op het gebied van marketing/PR, financiën en horeca. De Stichting huurt de accommodatie van de gemeente en verzorgt de exploitatie. De gemeente verstrekt een exploitatiebijdrage middels een taakstellend budget.

4.2

De organisatiestructuur en personele formatie

Het beheer en de exploitatie dienen professioneel plaats te vinden. In de begroting is voorzien in het in loondienst nemen van een beheerder die verantwoordelijk is voor de dagelijkse gang van zaken. Het profiel van de beheerder voorziet in elk geval in de volgende competenties:    

kennis en ervaring op horecagebied kennis en ervaring in het initiëren en organiseren van activiteiten gevoel voor persoonlijke verhoudingen affiniteit met (het lokale) sociaal maatschappelijk gebruik

De beheerder zal zich moeten ‘omringen’ met enthousiaste vrijwilligers en oproepkrachten waarmee hij als team te werk gaat. De beheerder legt verantwoording af aan het Stichtingsbestuur.

4.3

Planning & control en managementinformatiesysteem

Voor het volgen en, waar nodig, bijsturen van bedrijfsresultaten, is een adequate planning & control en een gestructureerd (financieel) managementinformatiesysteem noodzakelijk. Dit planning & controlinstrumentarium dient in ieder geval uit de volgende vier onderdelen te bestaan:    

een huur- en exploitatieovereenkomst; het bedrijfsplan (inclusief exploitatiebegroting); periodieke managementrapportages; het jaarverslag (inclusief resultatenrekening).

In de huur- en exploitatieovereenkomst worden de door de gemeente en de beheerorganisatie gemaakte afspraken en gestelde voorwaarden vastgelegd. Gedurende de contractperiode worden deze voorwaarden in beginsel niet meer gewijzigd. Dit bedrijfsplan wordt ter kennisname aangeboden aan en besproken met de gemeente. De beheerder van het Dorpshuis is verantwoordelijk voor de uitvoering van het bedrijfsplan. Jaarlijks wordt het bedrijfsplan geëvalueerd en waarnodig bijgesteld voor de daaropvolgende periode AT8012/6 maart 2009


14


De overige planning & control-instrumenten (managementrapportage en jaarrekening) zijn instrumenten om te toetsen of het Dorpshuis geëxploiteerd wordt binnen de gestelde uitgangspunten en voorwaarden, zoals uitgewerkt in dit bedrijfsplan en op hoofdlijnen vastgelegd in de overeenkomsten. Ten aanzien van de benodigde managementinformatie wordt onderscheid gemaakt tussen:  de interne verslaglegging;  informatie van de beheerder naar de beheerorganisatie;  informatie van de beheerorganisatie naar de gemeente. interne verslaglegging De beheerder heeft een sturende en initiërende rol in de administratieve verwerking van de exploitatie van het Dorpshuis. Per maand of per kwartaal dient er een overzicht te worden opgesteld van de financiële stand van zaken, zodat eventuele correcties tijdig kunnen worden doorgevoerd. De gegevens worden in ieder geval vergeleken met de opgestelde exploitatiebegroting. informatie van de beheerder naar de beheerorganisatie Uiterlijk een maand na het verstrijken van het kwartaal verstrekt de beheerder een kort managementverslag aan de beheerorganisatie. Hierin worden de afwijkingen op de exploitatiebegroting van het Dorpshuis gepresenteerd ten aanzien van in ieder geval:  de financiële exploitatie;  de benodigde personele inzet (personeelsuren);  het energieverbruik;  de bezettingsgegevens;  overige relevante informatie. informatie van de beheerorganisatie naar de gemeente De informatie-uitwisseling tussen de beheerorganisatie en de gemeente start met het voorliggende bedrijfsplan en de exploitatiebegroting. Met inachtneming van de afspraken en voorwaarden die in de overeenkomst worden vastgelegd, verschaft de beheerorganisatie de gemeente periodiek inzicht in:  de financiële stand van zaken;  de bezettingsgegevens;  bijzonderheden omtrent de personele organisatie;  eventuele andere (politiekgevoelige) bijzonderheden, zoals klachten van bezoekers, grote geplande investeringen, voorgenomen rooster- en/of tariefswijzigingen.

AT8012/6 maart 2009


15


5

De financiën

In dit afsluitende financiële hoofdstuk wordt in paragaaf 5.1 ingegaan op de wederzijdse onderhouden instandhoudingverplichtingen. In paragraaf 5.2 wordt een overzicht gegeven van de noodzakelijke investeringen in de inrichting en inventaris van het Dorpshuis. De exploitatiebegroting (prijspeil 2008) wordt in paragraaf 5.3 gepresenteerd, voorzien van een toelichting in paragraaf 5.4.

5.1

Onderhoud en instandhouding

In beginsel is de gemeente Houten als eigenaar verantwoordelijk voor het groot onderhoud, terwijl de beheerorganisatie als huurder verantwoordelijk is voor het dagelijks onderhoud. Zeker is dat voor de ingebruikname duidelijke afspraken tussen de gemeente en de beheerorganisatie gemaakt moeten worden over het onderhoud en de instandhouding van het Dorpshuis en de daarmee gemoeide budgetten. Voor het vaststellen van het noodzakelijke onderhoudsbudget voor groot en dagelijks onderhoud en voor vervangingsinvesteringen, dient men zich daarom altijd te baseren op een actueel en volledig meerjaren onderhoudsplan. Dit onderhoudsplan zal de leidraad moeten zijn voor het uit te voeren onderhoud gedurende de contractperiode.

5.2

Toelichting op de exploitatiebegroting

De exploitatiebegroting (bijlage 1) geeft een negatief exploitatieresultaat van afgerond € 19.000, prijspeil 2008. Onderstaand wordt een beknopte toelichting op de begroting gegeven. Baten: De baten uit verhuur zijn opgebouwd uit vijf componenten:  de vaste gebruikers, zijnde de huidige vaste gebruikers van het Gebouw,  de peuterspeelzaal;  nieuwe vaste en/of incidentele gebruikers;  festiviteiten en evenementen. De raming van verhuur geeft, exclusief de peuterspeelzaal, een totale zaalverhuur van 1.500 uur op jaarbasis aan. Uitgaande van een maximaal gebruik van ca. 3.000 uur per jaar betekent dit een bezettingsgraad van ca. 50%, hetgeen redelijk is te noemen, zeker bij aanvang. De raming van de omzet is gebaseerd op de tarieven zoals beschreven in paragraaf 3.3.1. Hierbij ontstaat echter wel een knelpunt; de gebruikers die de nieuwe grote zaal moeten gebruiken voor hun activiteiten en de peuterspeelzaal komen voor een enorme kostenverhoging van ca. 300% te staan ten opzichte van hun huidige huurlasten. Gelet op het feit dat het gaat om belangrijke maatschappelijke activiteiten in Schalkwijk ( Fanfare, ESTA, kaartsoos, peuterspeelzaal) is een oplossing voor dit probleem wenselijk. (De ordergrootte van het totale tariefverschil ligt rond de € 10.000) Bij de raming van de horecaomzet is voor de vaste gebruikers uitgegaan van een kostendekkend tarief voor consumptiegebruik in de zalen. Doorvoeren van verplichte horeca-afname tegen de marktprijzen leidt tot (massale) vraaguitval. Met de carnavalsvereniging worden nadere afspraken gemaakt over uitkoop en/of winstdeling. De tarieven voor de overige horecaomzet zijn marktconform.

AT8012/6 maart 2009


16


Lasten: De inkoop horeca is gesteld op 35% hetgeen gebruikelijk is. De personele kosten bestaan uit de kosten voor de beheerder en zijn oproepkrachten. Deze lasten zijn alleen haalbaar als er een stevige bereidheid is van vrijwilligers en gebruikers om een steentje bij te dragen. De overige bedrijfskosten bestaan uit kosten voor administratie en beheer, schoonmaak, energie e.d. Het dagelijks onderhoud betreft het reguliere klein (huurders)onderhoud. Het groot onderhoud wordt gebudgetteerd bij de eigenaar, de gemeente Houten. De afschrijving betreft het inventaris. Uitgegaan is van een gemiddelde afschrijvingstermijn van 10 jaar (zie inventarislijst). aanvangsbegroting dorpshuis Schalkwijk pp08 Nieuw vast gebruik spreekkamer laag tarief spreekkamer hoog tarief peuterspeelzaal kleine zaal laag tarief kleine zaal hoog tarief feesten zaalverhuur subtotaal verhuur horecaomzet vaste gebruikers horecaomzet carnaval (na winstdeling) horecaomzet passanten horecaomzet feesten horecaomzet eigen activiteiten horeca zaalverhuur subtotaal horeca Totale baten inkoop horeca personeel/beheerder oproepkrachten overige bedrijfskosten Dagelijks onderhoud inventaris afschrijving Afronding

omzet € 26.316 € 845 € 1.987 € 6.446 € 1.040 € 2.447 € 7.440 € 9.744 € 56.266

2 midd p/w 2 midd. p/w 1x p/w 1x p/w 15 pj 100 pax 35* pj

kostprijs € 7.500 € 20.000 € 50.000 € 10.000 € 17.500 € 105.000 € 161.266 € 36.750 € 50.000 € 15.000 € 45.000 € 10.000 € 22.500 € 1.016

Totale lasten

€ 180.266

exploitatieresultaat

€ 19.000-

AT8012/6 maart 2009


17


Inventaris (1e opzet) Tekening Omschrijving ruimte

1 kleedruimte

bergruimte

Omschrijving inrichtingselementen

stel post

opmaakspiegels met verlichting + kaptafel prullenbakken (brandwerend) kapstokjes aan de muur wandbankjes en stoelen 1 of 2 afsluitbare ijzeren kasten € 2500

2 grote zaal meubilair

100 x stoel met armleuning 100 x stoel zonder armleuning 100 x koppelingen stoel-armstoel transportwagens voor stoelen 30 tafel 160x80 transportwagen voor tafels 20 statafels 20-25 praktikabels (2x1m) (podium) 2-4 prullenbakken (brandwerend) planten en decoratie katheder/spreekgestoelte € 30.000

2a grote zaal bar buffetkoelingen en tapbladen koffiezetapparatuur muziekapparatuur barbenodigdheden € 15.000 2b grote zaal

doekenplan projectiemateriaal lichtinstallatie geluidsinstallatie + microfoons € 30.000

2c berging

1 of 2 afsluitbare ijzeren kasten wandrekken en/of magazijnstellingen € 2.500

3 vergaderruimte

AT8012/6 maart 2009

16 vergaderstoelen (evt. in combinatie met grote zaal) 8 vergadertafels (evt. in combinatie met grote zaal) 2 prullenbakken wandkasten t.b.v. verenigingen planten en andere aankleding


18


kapstokken 2x whiteboard € 10.000 4 cafe

40 x stoel met armleuning 1 x grote leestafel 10 x tafel 75x 75 en/of rond en rechthoekig kasregister koffiezetapparatuur muziekapparatuur barkrukken barmeubel koelbuffet en tapblad ijsblokjesmachine pm pin/chipapparatuur pm barbenodigdheden losse inventaris ( bestek, servies, glazen) planten en andere aankleding 2-3 kapstokken reclame-uitingen binnen en buiten € 50.000

5 keuken

5a berging bij keuken 6 kantoor beheerder

7 entreehal en garderobe

AT8012/6 maart 2009

uiteindelijke opgave via keukenleverancier bakwand (frituur, kookplaten en bakplaat) koel/werkbank wandschappen en wandkasten magnetron hetelucht oven tosti-ijzer vetvanger/-afscheider afzuiginstallatie vaatwasmachine koel/vriescel (alternatief is koel- en vrieskasten) transportwagens losse keukeninventaris (potten, pannen, keukengerei) € 30.000 € 2.500

magazijnstellingen 1x werkplek (bureau, stoel, kast, ladeblok, prullenbak) computer + printer fax/copier kapstok whiteboard afstortkluis

€ 3.000

banken en/of zitgelegenheid expositiemogelijkheid


19


folderrek garderobe voor ca. 350 personen € 3.000 8 buitenterras

40 terrasstoelen 10 terrastafels parasols afvalbakken planten en decoratie

9 spreekkamer

1x werkplek (bureau, stoel, kast, ladeblok, prullenbak) 1x vergadertafel (160x100), 4 stoelen, 1 kast

€ 10.000

€ 5.000 10 peuterspeelzaal

n.t.b.

11 algemeen

prullenbakken (in niet-kantoorruimtes) schilderij ophangsysteem plantenplan naambordjes routeaanduiding schoonmaakmachines schoonmaakmaterialen flip-over borden audiovisuele hulpmiddelen telefooncentrale mobiele geluidsinstallatie? wandklokken diverse ruimten stoffering en decoratie diverse ruimten € 15.000

toiletten

toiletrolhouders en -garnituur

overig

EHBO-trommel afvalcontainers binnen/buiten (contract?) AED onvoorzien

totaal

AT8012/6 maart 2009

€ 19.000

€ 225.000


Bedrijfsplan. Dorpshuis Schalkwijk. Exploitatieconcept. Rotterdam, 7 maart 2012 Drijver en Partners André Timmerman

Recommend Documents