Bedrijfs Intern Milieuzorgsysteem 2002 (BIM02) Plan van aanpak
10-06-02
Inhoudsopgave 1
Inleiding en achtergrond project ..3 Bedrijfs Interne Milieuzorg:Wat is dit……………………………………………….3 Definitie Milieuzorgsysteem………………………………………………………..…3
2
Projectdefinitie 3 Doelstellingen .3 Randvoorwaarden..………………………………………………………………..…..4 Toolkit Milieuzorg in Kantoren……………………..………………………………..4 Aanpak en fasering 4 Resultaten 5 Omvang 5 Randvoorwaarden & beperkingen 5 Relaties met andere projecten 5
3
Initiële Business Case 6 Redenen 6 Doel van het project…. ……………………………………………………………….6 Aannames 6 Kosten 6 Projectbudget 7
4
Organisatiestructuur 7 Stuurgroep…………………………………………………………………….……….. 7 Projectgroep…………………………………………………………………………….7 Werkgroepen…………………………………………………………………………….7 Projectleider………………………………………………………………………….…7 Projectsecretaris………………………………………………………………………..7 Projectcontroller………………………………………………………………………..7 Milieucoördinator ……………………………………………………………… …….7
5
Initiële Projectplanning 8 Randvoorwaarden 8 Externe afhankelijkheden 8 Productdecompositie…..…………………………………………………………..…..8 Planning aannames 8 Projectplanning 8 Benodigde Hulpbronnen 8 Kosten 9
6
Inzet eigen organisatie en externe ondersteuning 9 Stafafdelingen ICT,FZ,P&O en Communicatie 9 Overige beleids- en stafafdelingen 9 Beheerafdelingen DWK goep ……………………………………………….… ….9 Milieucoördinator.……..………………………………………………………….. …9 Externe adviseur 10
7
Communicatie en informatie ………………………………………………… 10 Draagvlak……………………………………………………………………………….10 Communicatie………………………………………………………………………… 10 Informatie…………………………………………………………………………….. 10
8
Beheersingsmechanismen
10
Toleranties Voortgangsrapportage Tijd- en kostenrapportages Kwaliteitsrapportages Uitzonderingsprocedure (‘Management by Exception’)
10 10 11 11 11
BIM02 100602
2
9 Projectrisico’s 1. Inleiding en achtergrond van project
11
Aan de Bedrijfs Interne Milieuzorg (BIM) is sedert 1996 bij de provincie Groningen niet structureel aandacht gegeven. Dit in tegenstelling tot de hiervoor liggende periode, 1992-1996. Desondanks zijn in de afgelopen jaren (1996-2001) goede resultaten geboekt. Allereerst heeft de nieuwbouw van het complex St Jansstraat 4 een grote impuls gegeven aan een vermindering van het energiegebruik. Gekoelde lucht wordt voor dit complex in de zomermaanden milieu vriendelijk 'opgewekt' via het ondergrondse koude opslagssyteem. Verder wordt voor een deel van onze benodigde energie groene energie gebruikt. De interne afvalstromen zijn verder onder controle gebracht. In de huisdrukkerij zijn de chemische afvalstromen door toepassing van nieuwe afdruktechnie ken geminimaliseerd. Waar mogelijk wordt recycling van verpakking toegepast. In de buitendienst heeft de dienst DWK ecologisch bermbeheer ingevoerd. Geconstateerd kan worden dat de interesse van het management en de motivatie van de bij dit onderwerp betrokken medewerkers de afgelopen jaren wat is verwaterd. Pogingen om de bedrijfs interne milieuzorg opnieuw gestructureerd aan te pakken zijn tot op heden niet succesvol geweest. Publiciteit en/of bekendheid aan de medewerkers over dit onderwerp is de laatste tijd niet voldoende gegeven. In 1997 is op verzoek van de Provinciale Staten aan gedeputeerde Fennema gevraagd een plan van aanpak op te stelle n voor het realiseren van een Bedrijfs Intern Milieuzorgsysteem. In 2001 is door gedeputeerde Musschenga opnieuw naar dit plan gevraagd. In de Voorjaarsnota 2001 is door de Staten Commissie Milieu Vervoer en Verkeer (MVV) een bedrag van € 68.067 beschikbaar gesteld voor het maken en implementeren van dit plan. Door andere prioriteiten is hiermee pas recent een start gemaakt. De Provincie Groningen heeft nu het plan een milieu zorgsysteem op te zetten voor haar eigen organisatie. In deze notitie wordt aangegeven wat BIM is, wat dit voor onze organisatie inhoudt en waar BIM aansluit bij reeds lopende initiatieven binnen onze organisatie. Daarnaast is deze notitie bedoeld om op hoofdlijnen aan te geven op welke manier BIM02 opgezet en geïmplementeerd wordt binnen onze organisatie, zowel wat betreft planning, omvang, ambitieniveau en organisatiestructuur. Bedrijfs Interne Milieuzorg: wat is dit. Bedrijfs Interne Milieuzorg (BIM) is binnen het bedrijfsleven, en met name bij grotere bedrijven, de laatste jaren gemeengoed geworden. Het opzetten en implementeren van milieuzorg bij bedrijven via de vergunning Wet milieubeheer wordt door de provincie gestimuleerd of zelfs verplicht. Bedrijfs interne milieuzorg wordt in de bedrijfsvoering verankerd met behulp van een milieuzorgsysteem. Bedrijfsinterne milieuzorg bestaat uit een samenhangend pakket van technische en organisatorische maatregelen met als doel: 1) de milieuaspecten en milieueffecten ten gevolge van de activiteiten van de Provincie te beheersen en de effecten waar mogelijk te verminderen; voorbeelden hiervan zijn: - energiebesparing - gebruik van duurzame energie - vermindering papierverbruik - aanpassing inkoopbeleid: producten met milieukeur, eventueel ecologische producten - gebruik van milieuvriendelijke schoonmaakmiddelen - ecologisch bermbeheer - vervoermanagement (mobiliteitsplan) 2) zeker te stellen dat de provincie Groningen als organisatie voldoet aan alle (milieu-) wet- en regelgeving die van toepassing is bij het uitoefenen van haar taken. Hierbij moet in de eerste instantie
BIM02 100602
3
gedacht worden aan het voldoen aan de voorschriften uit vergunningen Wet milieubeheer zoals die voor gebouwen en eventueel andere objecten van de Provincie van toepassing zijn. Definitie milieuzorgsysteem Een milieuzorgsysteem is het geheel van beleidsmatige organisatorische en administratieve maatregelen, gericht op het verkrijgen van inzicht in, het beheersen en waar mogelijk verminderen van de effecten van de bedrijfsvoering op het milieu. 2. Projectdefinitie Projectdoelstellingen • Vaststellen van het plan van aanpak Bedrijfs Intern Milieuzorgsysteem (BIM02). • Inventariseren huidige stand van zaken bij de Provincie Groningen, te beginnen bij de afdelingen FZ en ICT met behulp van de ‘Toolkit Milieuzorg in Kantoren’; daarna de andere afdelingen en de ‘buitendienst activiteiten’(DWK onderhouds- en beheerwerkzaamheden). • Het (gefaseerd) implementeren van een Bedrijfs Intern Milieuzorgsysteem (BIM02). • Het verder ontwikkelen van BIM02 tot het niveau van ISO 14001 certificatie (niet certificeren). Randvoorwaarden Bedrijfs Intern Milieuzorgsysteem BIM02 • levert een inzichtelijke rapportage over de behaalde resultaten (bv tbv jaarverslag) • geeft inzicht op de naleving van de milieuzorgbepalingen • draagt zorg voor integratie van de milieuzorg in de bedrijfsvoering • voert metingen en registraties uit tbv resultaatsbepaling(en) • wordt middels een zelfevaluatie periodiek doorgelicht, resultaten hiervan worden met derden vergeleken • draagt zorg voor een continue verbetering van de milieuprestaties Toolkit Milieuzorg in Kantoren Toolkit Milieuzorg in Kantoren en monitoringsyteem gericht op milieuzorg in kantoren. Toolkit wordt gesubsidieerd door ‘schoner produceren’ en een aantal provincies. Aanpak en fasering We kiezen ervoor om het project gefaseerd aan te pakken. Er zijn 5 fasen gedefinieerd: fase 1 = planfase; fase 2 = inventarisatiefase; fase 3 = implementatiefase, fase 4 = operationele fase en fase 5 = beheerfase Fase 1: planfase In deze fase wordt: • de concept beleidsmilieuverklaring opgesteld • de projectstructuur met gedefinieerde bevoegdheden geregeld • onderzocht waar met betrekking tot milieu momenteel de verantwoordelijkheden en bevoegdheden liggen en de besluitvorming plaatsvindt; • een register opgesteld waarin is aangegeven welke milieuwet- en regelgeving voor onze organisatie relevant is (zg. milieu relevante aspecten) en wat daarvan de consequenties voor onze organisatie zijn; de hiervoor te ontwikkelen afwegingscriteria zullen naar verwachting worden gebaseerd op onder andere milieubelasting, haalbaarheid, capaciteitsbeslag, inzicht, ervaring en financiële consequenties • een communicatieplan opgesteld • dit plan van aanpak uitgewerkt in een gedetailleerd plan, dat als input dient voor de vervolgfases van dit project.
BIM02 100602
4
Fase 2: inventarisatie fase In deze fase worden alle milieuaspecten die met de bedrijfsvoering gepaard gaan in kaart gebracht. De Toolkit Milieuzorg in Kantoren wordt ingezet bij alle afdelingen, te beginnen bij FZ en ICT. Het inkoopbeleid volgens PMA normen wordt geïnventariseerd. Hierbij wordt een relatie gelegd naar duurzaam inkopen en duurzaam ondernemen. Het inventarisdocument dat in 1992 is opgesteld kan hierbij o.a.als basis worden gebruikt. Fase 3: implementatiefase In deze fase wordt het handboek milieuzorg en de daarbij behorende procedures beschreven teneinde zowel het systeem BIM02 als de daarbij behorende werkzaamheden te beheersen. Fase 4: operationele fase In deze fase is het systeem BIM02 operationeel. Er wordt met het systeem gewerkt en ervaring opgedaan. Het monitoren en meten van het toetsen van het al dan niet behalen van milieudoelen vindt plaats en de resultaten worden beoordeeld. Met o.a. een proefaudit wordt door een auditor vastgesteld of het milieuzorgsysteem BIM02 voldoet aan de eisen van ISO 14001 en het systeem daarmee op certificeerbaar niveau is (niet certificeren). Fase 5: beheerfase In deze fase vindt de borging van het milieuzorgsysteem in de organisatie plaats. Monitoring en evaluatie van de milieudoelen, vastgelegd in het milieuprogramma vindt plaats. Resultaten worden beoordeeld en op basis daarvan opnieuw vastgesteld. Niet-werkbare procedures worden aangepast en opnieuw vastgelegd. Resultaten(eindproducten) • Inventarisatie van alle acties op het gebied van interne milieuzorg die nu al binnen onze organisatie plaatsvinden • Milieubeleidsverklaring • Milieu (jaar)programma en doelstellingen (cyclus) • Handboek Milieuzorg BIM02 • Operationeel en op niveau van ISO 14001 functionerend Bedrijfs Intern Milieuzorgsysteem BIM02 • Communicatieplan Omvang In eerste instantie is dit plan van aanpak gericht op de afdelingen Facilitaire Zaken (FZ) en Informatisering, Communicatie en Telecommunicatie (ICT) en op bestaande huisvestingsomstandigheden omdat verondersteld wordt dat bij deze afdelingen uit de aard van hun werkzaamheden de meeste invloed hebben op het totaal van de milieubelastende activiteiten van onze (kantoor)organisatie. Hierna worden de overige afdelingen en de buitendienst activiteiten nader onderzocht (DWK onderhouds- en beheerwerkzaamheden). Randvoorwaarden en beperkingen De medewerkers van de betrokken afdelingen en de project- en werkgroepleden moeten voldoende tijd beschikbaar hebben voor deelname aan vergaderingen e.d. zodat goede besluitvorming kan plaatsvinden. Voor het opzetten en implementeren van het bedrijfs intern milieuzorgsysteem BIM02 wordt een pragmatische aanpak gekozen. Dit betekent dat de projectgroep BIM02 zowel in beschikbare capaciteit als inhoudelijke kennis voldoende dient toegerust te zijn om dit plan van aanpak: het project BIM02 zelfstandig te realiseren. Op verschillende onderdelen is externe ondersteuning noodzakelijk. In de begroting 2001 is via de VJN een budget beschikbaar gesteld.
BIM02 100602
5
Relaties met andere projecten • NMP3; in het uitvoeringsprogramma ‘Met preventie naar duurzaam ondernemen’ wordt aangegeven dat de Provincie Groningen wat betreft bedrijfs interne milieuzorg een voorbeeldfunctie dient te vervullen. • NMP4; hierin wordt aangegeven dat: 1. in 2002 de Provincie Groningen een bestuurlijk vastgelegd plan voor invoering van bedrijfsinterne milieuzorg en duurzaam inkopen dient te hebben. 2. in 2004 de Provincie Groningen voor al hun organisatie onderdelen over een goed functionerend milieuzorgsysteem ten minste op het niveau van ISO 14001 dient te beschikken. 3. in 2004 de Provincie Groningen ten minste inkopen die niet via aanbestedingen lopen, duurzaam verricht. • POP Provincie Groningen; hierin wordt aangegeven dat de Provincie Groningen een voorbeeld functie wil vervullen en een intern milieuzorgsysteem opzet met energiebesparing en schone energie als speerpunten. • Overheidsprogramma ‘Met preventie naar Duurzaam Ondernemen’ periode 2001-2005 (PREDO); hierin is onder stimuleringspunt 5 (S5) duidelijk aangegeven dat de provincie uiterlijk in 2004 én over een goed functionerend bedrijfsintern milieuzorgsysteem dient te beschikken én haar materialen duurzaam dient in te kopen. • Programma Duurzaam inkopen; door deelname hieraan geeft de provincie er blijk van dat milieugericht inkoopbeleid binnen de organisatie wordt gestimuleerd. • Binnen diverse afdelingen worden momenteel kwaliteitssystemen volgens ISO 9000 opgezet. 3.
Initial Business Case
Redenen De belangrijkste reden van dit project is dat de Provincie Groningen volgens de in het NMP4 vastgelegde afspraken uiterlijk 31 december 2002 een bestuurlijk vastgelegd plan voor invoering van bedrijfs interne milieuzorg en inkopen dient te hebben. Een tweede belangrijke reden is dat de Provincie Groningen Groningen wat betreft bedrijfs interne milieuzorg een voorbeeldfunctie wil vervullen en een intern milieuzorgsysteem opzet met energiebesparing en schone energie als speerpunten. Een derde reden is dat een milieuzorgsysteem het mogelijk maakt het systematisch naleven van voorschriften van milieuvergunningen, zoals die voor het provinciehuis en andere objecten van de PG gelden in de bedrijfsvoering te borgen. Tot slot wijst de praktijk uit dat een goed functionerend milieuzorgsysteem, na de initiële kosten, kostenbesparend werkt. Het doel van dit project Het doel is drieledig: • Inventarisatie met betrekking tot de stand van zaken bij onze organisatie (in eerste instantie afdelingen FZ en ICT) mbv Toolkit • In 2004 beschikken over een goed functionerend milieuzorgsysteem op het niveau van ISO 14001 voor alle organisatie onderdelen van de Provincie Groningen • Streven naar het verder ontwikkelen van BIM02 in de richting van ISO 14001 certificatie. • Inzichtelijk maken van de kosten en baten van een goed functionerend milieuzorgsysteem. Aannames De kosten voor de implementatie van een goed functionerend milieuzorgsysteem op het niveau van ISO 14001 voor alle organisatie onderdelen van de Provincie Groningen zijn moeilijk aan te geven.
BIM02 100602
6
Van de benodigde inzet door onze eigen organisatie is slechts op hoofdlijnen een indicatie te geven. De schatting is dat dit voor fase 1 en 2 elk ca 250 uur bedraagt. De doorlooptijd bedraagt ca 6 maanden/fase. Voor fase 3 en 4 bedraagt de geschatte doorlooptijd elk ca 8 maanden. De inzet wordt geraamd op ca 500 uur/fase. Daarnaast is tijdens de duur van het project de beschikbaarheid van een milieucoördinator (0.5 fte) gedurende noodzakelijk. De kosten die met beheer (fase 5) en dus de instandhouding van het zorgssysteem gemoeid zijn nog niet echt aan te geven. Uitgangspunt is dat de werkzaamheden die met de bedrijfsinterne milieuzorg te maken hebben onderdeel zijn van de normale bedrijfsprocessen en als zodanig na implementatie geen extra inspanning vereisen.Wel moet ook vanaf fase 5 (beheerfase) een milieucoördinator (0.2 fte) binnen de organisatie aanwezig zijn. Kosten Momenteel zijn is alleen een indicatie beschikbaar voor de kosten voor externe ondersteuning van fase 1. Deze bedragen ca € 17.500 inclusief btw. De kosten voor de cursus Toolkit bedragen € 700 per deelnemer. Projectbudget In 2001/2002 is een budget van € 68.017 voor het maken van het plan van aanpak en het implementeren van BIM02 beschikbaar gesteld. Het gaat hierbij om de kosten van externe advisering, opleiding, begeleiding, voorlichting en communicatie. Gedurende de looptijd van het project zal duidelijk worden in hoeverre dit budget toereikend is. In de begroting van 2003 en volgende jaren moeten hiervoor middelen worden beschikbaar gesteld. 4.
Organisatiestructuur
De projectorganisatie bestaat uit een stuurgroep, projectgroep, projectleider, projectsecretaris, verschillende werkgroepen, een project controller, milieucoördinator, en een externe adviseur. Aanbevolen wordt om in de werkgroepen medewerkers die vanuit hun huidige functie reeds met milieutaken te maken hebben, te laten deelnemen. Een tweede mogelijkheid is om een of meer medewerkers die deel uitmaken van de VGW- commissie in de projectgroep en/of in een van de werkgroepen te laten deelnemen. Stuurgroep De voorzitter van de stuurgroep en tevens projecteigenaar is het MT-lid, Hans Schrikkema, verantwoordelijk voor de stafafdelingen. Deze heeft opdrachtgegeven om te komen tot het ontwikkelen en implementeren van een pragmatisch (effectief) Bedrijfs Intern Milieuzorgsysteem BIM02. De stuurgroep is samengesteld uit afdelingshoofden van staf- en beleidsafdelingen die de haalbaarheid van ideeën moeten kunnen toetsen, een vertegenwoordiger van de OR, de projectleider en de projectsecretaris. Indien nodig wordt de stuurgroep ondersteund door de externe adviseur. Projectgroep De projectgroep bestaat uit de projectleider, afdelingshoofd FZ, afdelingshoofd RMM, beleidsmedewerker FZ, milieucoördinator en communicatiemedewerker. Expertise wordt ingebracht vanuit de afdelingen RMM en FZ. Indien nodig wordt de projectgroep ondersteund door de externe adviseur. Werkgroepen
BIM02 100602
7
Elk milieuthema (o.a. vergunningen, energie, inkoop, vervoer/mobiliteit, onderhoud, buitendienst) heeft zijn eigen werkgroep(en). Deze worden multidisciplinair samengesteld e.e.a. afgestemd op de betrokken disciplines. De personele invulling van de werkgroepen moet per milieufase plaatsvinden. De milieucoördinator neemt afhankelijk van het thema deel aan de werkgroepen. Indien nodig worden de werkgroepen ondersteund door de externe adviseur. Projectleider De projectleider is Henk van der Hoek. Projectsecretaris De projectsecretaris neemt deel aan de stuurgroep- en projectgroepvergaderingen. De projectsecretaris wordt geleverd door de afdeling FZ. Projectcontroller De projectcontroller is Jannes Gritter. Hij adviseert de projectleider. De stuurgroep maakt indien nodig gebruik van de projectcontroller, die rechtstreeks aan de stuurgroep rapporteert. De projectcontroller wordt door de afdeling F&C verzorgd. Milieu coördinator De Milieu coördinator voor de duur van het project is nog niet bekend. De huidige ARBO coordinator, werkzaam bij de afdeling P&O wordt vanaf het begin bij dit project betrokken. De reden hiervan is dat miv de beheerfase de functie/taak van de milieucoördinator gecombineerd wordt met de centrale ARBO taak. 5. Planning Randvoorwaarden Aan de volgende randvoorwaarden moet worden voldaan om onderstaande planning te kunnen realiseren. Benodigde hulpbronnen: budget, externe milieuadviseur (inhoudelijk deskundige) en communicatieadviseur, werkgroepleden en stuurgroepleden, milieucoördinator Tijdige besluitvorming door MT, GS , OR en Staten commissie Externe afhankelijkheden Geen Productdecompositie Het product milieuzorgsysteem BIM02 is afhankelijk van de volgende tussenproducten: • milieubeleidsverklaring • inventarisatierapport milieuzorg PG • handboekmilieuzorg BIM02 Planning aannames • Projectorganisatie (Leden Projectgroep, Stuurgroep en Werkgroep) komt 1e helft 2002 gereed • Besluitvorming MT/GS, OR en Staten Commissie MVV is positief over projectnotitie en Plan van Aanpak; akkoord eind 2002. • Projectbudget € 68.017 is beschikbaar • Externe milieudeskundige/procesadviseur is vanaf 2e helft 2002 beschikbaar • de door de interne organisatie te leveren menskracht komt vanaf 2e helft 2002 beschikbaar waaronder de milieucoördinator
BIM02 100602
8
Projectplanning 1. Fase 1 (planfase): april 02 – dec 02 De hoofdlijnen van het projectplan verder uitwerken en in stelling/uitvoering brengen Communicatieplan maken Beleidsmilieuverklaring opstellen Milieuregister opstellen 2. Fase 2 (inventarisatiefase): jan 02 - juni 03 Inventarisatie milieuaspecten in de bedrijfsvoering mbv Toolkit Inventarisatie inkoopbeleid volgens PMA normen. Beslismoment MT op basis van resulaten inventarisatie. 3. Fase 3 (Implementatiefase): juni 03 - april 04 Opstellen handboek milieuzorg inclusief bijbehorende procedures tbv BIM02
4. Fase 4 (Operationele fase): april 04 - dec 04 BIM02 operationeel maken Vaststellen mbv audit of BIM02 voldoet aan eisen van ISO14001 en certificeerbaar is. 5. Fase 5 (Beheerfase) Jan 05 – en verder Borging van BIM02 in organisatie. Monitoren en evalueren Benodigde hulpbronnen (zie verdere uitwerking onderparagraaf 6) Budget voor externe milieudeskundige/procesbegeleidingsadviseur en communicatieadviseur, milieucoördinator, werkgroepleden en stuurgroepleden. Budget voor aanschaf benodigde instrumenten. Kosten In 2001 is een budget van € 68.017 voor het maken van het plan van aanpak en het implementeren van BIM02 beschikbaar gesteld. Gedurende de looptijd van het project zal duidelijk worden in hoeverre dit (on)toereikend is. Gedurende de looptijd van het project zal duidelijk worden in hoeverre dit budget toereikend is. In de begroting van 2003 en volgende jaren moeten hiervoor middelen worden beschikbaar gesteld. 6. Inzet (beslag) eigen organisatie en overige (externe) ondersteuning 6.1 Interne organisatie Stafafdelingen ICT, Facilitaire Zaken, Communicatie en P&O Omdat verondersteld wordt dat de afdelingen FZ en ICT uit de aard van hun werkzaamheden de meeste invloed hebben op het totaal van de milieubelastende activiteiten van onze (kantoor)organisatie zijn deze afdelingen sterk betrokken bij het opzetten en implementeren van BIM02. Daarnaast wordt de ARBO coordinator van de afdeling P&O bij dit project betrokken. Communicatie is een cruciaal element in dit plan. We zullen hieraan heel veel aandacht moeten besteden. Voor het slagen van het milieuzorgsysteem is deelname door de afdeling Communicatie gewenst. Benodigde inzet afdeling gedurende looptijd project • Communicatie: 0.1 fte . • FZ: 0.6 fte (waarvan tenminste 0.2 tbv inkoop, 0.2 projectsecretaris)
BIM02 100602
9
• •
ICT: 0.1 fte P&O: 0.1 fte
Overige Beleids- en stafafdelingen Benodigde inzet gedurende de looptijd van het project ca 100 uur/jaar. Beheersafdelingen DWK ‘groep’ Zodra de kantoororganisatie op milieuaspecten is geïnventariseerd ed worden de buitendienst activiteiten nader onderzocht (onderhouds- en beheerwerkzaamheden). Benodigde inzet gedurende looptijd project 0.2 fte. Milieu coördinator Naast de ondersteuning die geleverd wordt door de werkgroepen en de betrokken afdelingen is het meer dan gewenst dat naast de projectleider de (beoogde) milieucoördinator (HBO-niveau) gedurende dit project 0.5 fte beschikbaar is. Taak van deze medewerker is dat deze de proje ctleider en projectgroep ondersteunt tijdens dit project, deelneemt aan diverse werkgroepen en zelfstandig werkzaamheden uitvoert. Bij afwezigheid van de projectleider vervangt de milieucoördinator de projectleider. Taak van de milieucoördinator is verder: • het bewaken van de voortgang van het milieuzorgsysteem • zorgdragen voor realisatie jaarlijks milieuprogramma en milieujaarverslag • inbrengen van deskundigheid. De verwachting is dat vanaf de beheerfase de inzet van de milieucoördinator daalt tot 0.2 fte. Vanaf dat moment kan de functie/taak van de milieucoördinator centraal worden belegd door deze functie te combineren met de centrale ARBO taak. Een belangrijke randvoorwaarde van dit project is dat de werkzaamheden die met de bedrijfsinterne milieuzorg te maken hebben na afloop van dit project onderdeel zijn van de normale bedrijfsprocessen en als zodanig geen extra inspanning vereisen. 6.2 Overige (externe) ondersteuning Externe adviseur Voor het opzetten en implementeren van het bedrijfs intern milieuzorgsysteem BIM02 wordt een pragmatische aanpak gekozen. Dit betekent dat de projectgroep BIM02 zowel in beschikbare capaciteit als inhoudelijke kennis voldoende dient toegerust te zijn om dit plan van aanpak: het project BIM02 zelfstandig te realiseren. Op verschillende onderdelen van dit plan is externe ondersteuning noodzakelijk. In de Voorjaarsnota van 2001 is hiervoor een budget beschikbaar gesteld. 7. Communicatie en informatie Draagvlak Essentieel is dat het milieuzorgsysteem BIM02 in de praktijk functioneert. Het is de kunst zodanig afspraken te maken over taken, verantwoordelijkheid, bevoegdheden, procedures en instructies dat betrokken medewerkers zich hierin kunnen vinden en deze naleven. Draagvlak voor het milieuzorgsysteem BIM02 is, na een onderbreking van ruim 6 jaar, waarin geen gestructureerd inhoud is gegeven aan bedrijfs interne milieuzorg, niet als vanzelf in onze organisatie aanwezig. De verwachting is dat de invoering van het milieuzorgsysteem BIM02 weerstand oplevert. Niet omdat de medewerkers tegen het milieu zijn, maar omdat het naast de gewone dagelijkse werkzaamheden aan de orde komt. Of omdat het de bewegingsvrijheid beperkt of omdat het directe doel niet duidelijk is. Voor het slagen van BIM02 is het wegnemen van deze weerstanden essentieel. Voorlichting alleen is
BIM02 100602
10
hierbij niet voldoende. De belangrijkste voorwaarde voor het slagen van het opzetten en implementeren van het milieuzorgsysteem BIM02 is met de belangrijkste betrokken medewerkers nagaan welke voorwaarden en welk belang zij hieraan hechten. Daarnaast is betrokkenheid van het MT en het lijnmanagement essentieel voor het slagen van het milieuzorgsysteem BIM02. Zij moet naar de organisatie duidelijk zichtbaar maken dat zij dit project op hoofdlijnen ondersteunt. Communicatie Communicatie is een cruciaal element in dit plan. We zullen hieraan heel veel aandacht moeten besteden. Het communicatieplan moet deel uitmaken van de procesaanpak. Het maken van het communicatieplan, maar vooral ook de feitelijke communicatie vraagt inzet van de afdeling Communicatie. Gedurende de looptijd van het project is 0.1 fte beschikbaar. Informatie De projectgroep beschikt over een heleboel informatie. Maar ook op internet is veel informatie onder het zoekwoord Bedrijfs Intern Milieuzorgsysteem beschikbaar. We zullen op Grononet onder BIM02 een informatiebank opzetten. Daarnaast worden informatiemappen gemaakt, boeken en tijdschriften (artikelen) beschikbaar gesteld in de bibliotheek 8. Beheersingsmechanismen Toleranties Tijdens de uitvoering van het project controleert de projectleider regelmatig de voortgang. Indien de afwijking groter is dan de tolerantie wordt daarover gerapporteerd aan de opdrachtgever, de voorzitter van de stuurgroep. De tolerantie: • Doorlooptijd afwijking groter dan 4 weken • Kosten uitgaven aanmerkelijk hoger (10 %) dan begroot Voortgangsrapportages 3 keer per jaar aan de stuurgroep, MT, GS en OR. In deze rapportages wordt door de projectleider de voortgang van het project gemeld. Het gaat hierbij niet alleen over afwijkingen van de geplande investeringen, tijd en activiteiten. Tijd- en kostenrapportages Alle uitgaven dienen door de projectleider vooraf te worden goedgekeurd Door Afdeling F&C wordt een maandelijkse projectrapportage verzorgd. In het NFAS wordt een projectadministratie van dit project gevoerd. Kwaliteitsrapportages BIM02 moet kaders bieden die het mogelijk maken de door GS/MT vastgestelde projectdoelstellingen te kunnen realiseren. Op basis van maandelijkse enquêtes en interviews zullen met de medewerkers van de bij de pilotprojecten betrokken afdelingen kwaliteitsrapportages worden opgesteld. Op basis van deze rapportages kunnen/zullen indien nodig bijstellingen plaatsvinden. Uitzonderingsprocedure Tijdens de uitvoering van het project is het mogelijk dat de voortgang van het project en/of de uitgaven hoger zijn dan gebudgetteerd. Rapportage door de projectleider aan de voorzitter van de stuurgroep vindt dan onmiddellijk plaats. Hierin wordt aangegeven wat de oorzaken en de mogelijke gevolgen zijn.
BIM02 100602
11
Tevens wordt een voorstel gedaan en wat hiervan de gevolgen weer zijn. Indien nodig wordt door de voorzitter van de Stuurgroep de voltallige stuurgroep bijeen geroepen. 9. Projectrisico’s Bedreiging BIM02 is te kostbaar. Tegenmaatregel Ga na waar de verschillen zitten tov de oorspronkelijke ideeën. Stel doelen bij. Kans hierop is gering. Bedreiging Management/medewerkers van betrokken staf en beleidsafdelingen hebben te weinig tijd beschikbaar om actief mee te denken/doen aan opzetten en implementeren van BIM02 Tegenmaatregel MT inschakelen. Indien nodig extra inzet van medewerkers toezeggen zodat ze alsnog aan project kunnen deelnemen. Kans is gering. Bedreiging Functie van milieucoördinator wordt tijdens projectfase niet respectievelijk kwalitatief onvoldoende ingevuld. Tegenmaatregel MT inschakelen. Indien nodig extra externe ondersteuning inzetten. Bedreiging Binnen de provinciale organisatie is geen commitment aanwezig voor het opzetten en implementeren van BIM02. Tegenmaatregel Opnieuw duidelijk maken wat de provincie met BIM02 beoogt. Zorgdragen dat de besluitvorming hierover eenduidig gedragen wordt door het management (MT en afdelingshoofden). Commitment verkrijgen om uitvoering te kunnen geven aan de organisatorische en inhoudelijke aspecten en consequenties van invoering BIM02.
BIM02 100602
12
