Basisopdracht 4 (BO4) Begeleiding van de aangesloten sportclubs en informatieopdracht uitvoeren

Basisopdracht 4 (BO4) Begeleiding van de aangesloten sportclubs en informatieopdracht uitvoeren 4.1.

Gegevensverzameling

Algemeen : De Vlaamse Atletiekliga heeft een afzonderlijk beleid voor de begeleiding en informatieplicht van de aangesloten atletiekclubs. § Onze clubs inlichten dat ze projecten kunnen indienen via de VAL in het kader van het Vereniging Ondersteuningsproject (VOP). Een nieuw project waarvoor heel wat financiële middelen werden vrijgemaakt om de clubs professioneel te begeleiden, zelfs op de “werkvloer”, om een beter en professioneler management van de clubs te bereiken. § Soepeler houding t.o.v de clubverantwoordelijken § Werking tussen PC’s en clubs kan verbeteren. Werkingsubsidie vanuit de VAL koppelen aan de al of niet (goede) medewerking aan de VAL projecten en de promotie ervan naar de clubs. § Streven naar minimum één persconferentie per jaar (eventueel samen met KBAB en LBFA) è persmomenten en contacten zijn belangrijk. § Extranet verder ontwikkelen § Uitwerken van en gebruik van Nieuwsflashes op extranet. § Werkgroep oprichten om de website overzichtelijker te maken. § Bijhouden op de website van de ranglijsten ten dienste van de clubs § Atletiekleven (her)bekijken en nagaan of een intensievere samenwerking met het loopblad Runners World opportuun is. § Officiële berichten § Uitwerken van een juryblad. Niet enkel voor de juryleden maar wordt tevens naar alle clubs toegezonden om hen in kennis te stellen langs nog een andere weg van alle reglementswijzigingen zowel nationaal als internationaal. § Organiseren van persconferenties, gebruik maken van persflashes Sporttechnisch : De Vlaamse Atletiekliga ondersteunt haar verenigingen o inzake sporttechnische werking door het aanbieden van o opleidingen en bijscholingen o het organiseren van provinciale en federale trainingen o het aanbieden van een poule van initiatoren o het aanbieden van handleidingen voor de organisatie van Fun Athletics en clubtests o het aanbieden van sporttechnische artikels

Vlaamse Atletiekliga

B04

1

Stakeholdersanalyse 1. INFORMATIEPLICHT POSITIEF

I N T E R N

E X T E R N

NEGATIEF

STERKTES • Informatieverstrekking m.b.t. eigen beleid en organisatie naar de clubs. • Werkgroep oprichten om systematisch website te optimaliseren. • Ledenbestand • Aanbod promotiemateriaal voor clubs • Bestaande communicatiemiddelen

ZWAKTES • Informatieverspreiding tussen clubs en PC’s kan verbeteren • Beperkte capaciteit en structuur van verenigingen. Soepeler houding t.o.v. clubverantwoordelijken • Atletiekleven : Redactionele artikels (her)bekijken • Interne communicatie

KANSEN • VOP project. Financiële ondersteuning voor projecten van de sportclubs • Optimaliseren van het ledenbestand. • Nagaan of we onze samenwerking met Runners World kunnen uitbreiden. • Prestatiebeheer • Streven naar minimum 1 persconferentie/jaar • Interne en externe communicatie verbeteren • Bestaande communicatiemiddelen verder optimaliseren. • Nieuwsflashes op extranet: directer en vlugger

BEDREIGINGEN • Te weinig professionalisme • Te weinig informatie hoe deze materie te behandelen.

2. BEGELEIDING (administratief) POSITIEF STERKTES

I N T E R N

• • •

•

•

Nieuwsflashes starten op extranet Updaten en uitbreiden van extranet Begeleiding bij gebruik extranet Werking VLAB

•

KANSEN •

E X T E R N

• • • •

2

NEGATIEF

ZWAKTES

VOP project. Financiële ondersteuning voor projecten van de sportclubs. Invoeren van een kwaliteitslabel voor de jeugdwerking in de clubs. Sensibiliseren van het gebruik van extranet. Knowhow binnen de clubs betrekken bij ontwikkelingen extranet Aanbieden van draaiboeken voor organisatie van kampioenschappen.

Beperkte capaciteit en structuur van verenigingen Te weinig professionalisme

BEDREIGINGEN • Te weinig informatie hoe deze materie te behandelen.

BO4


3. BEGELEIDING (sporttechnisch) I N T E R N

E X T E R N

I N T E R N

E X T E R N

POSITIEF STERKTES • grote recrutering van jeugd • attractieve sport dankzij de veelzijdigheid • enthousiaste begeleiders • atletiek is voor iedereen zowel financieel als fysiek toegankelijk • atletiek kan overal beoefend worden

NEGATIEF ZWAKTES • wedstrijdvormen zijn schaalmodellen van de oudere categorieën • te veel en te lange wedstrijden • vroege specialisatie is mogelijk • weinig competitiedeelname • te weinig gekwalificeerde trainers • de jeugdvisie in de clubs en in de federatie is te weinig procesgericht en te veel resultaatgericht

KANSEN - atletiek kan beoefend worden door de hele familie: ouders en kinderen kunnen samen sporten - atletiek zit meestal in de schoolse sportopleiding; kinderen weten wat atletiek is - hoogconjunctuur van de atletiek - hoogopgeleide trainers zijn bereid om mee te werken om de kwaliteit van de jeugdwerking te verbeteren

BEDREIGINGEN - zapcultuur van kinderen - toenemend aantal computerkinderen - competitieatletiek is mentaal en fysiek zwaar belastend - verminderde inzet van ouders om kinderen te begeleiden

IV) SPORTPROMOTIONEEL POSITIEF STERKTES • Het concept van de funathletics is een goed instrument om promotioneel te gebruiken • Atletiek leent zich door haal veelzijdigheid goed voor sportkampen • Aanbod van initiatieven van derden waaraan de verenigingen hun medewerking kunnen verlenen: o Vlaamse Veldloopweek o Zomertour o Jeugdolympiade o Gemeentelijke initiatieven o Doe aan sportbeurzen • De Vlaamse Atletiekliga beschikt over een zeer goede website en een maandelijks tijdschrift, kanalen die kunnen gebruikt worden voor het promoten van clubinitiatieven. KANSEN • Door de internationale successen van onze topatleten kent de atletiek een grote belangstelling • Atletiek zit vanaf het basisonderwijs in het sportcurriculum


B04

NEGATIEF ZWAKTES • Te weinig zicht op de sportpromotionele initiatieven van verenigingen • Verenigingen hebben te weinig mogelijkheden (qua mankracht) om veelvuldig promotie te maken in de scholen • Geen beschikbaarheid van VALinfoflyer voor niet-aangeslotenen

BEDREIGINGEN • De clubs worden overrompeld door jeugd waardoor een gebrek ontstaat van jeugdbegeleiders

3

Interne analyse Administratief Aantal pageviews website 2006

2007

2008

januari

155.473

211.756

224.763

februari

155.050

206.340

242.283

maart

139.928

207.714

207.550

april

114.637

171.840

195.209

mei

182.722

300.223

292.977

juni

173.580

252.717

258.589

juli

165.333

274.583

228.889

augustus

251.268

304.482

262.158

september

174.963

235.754

241.472

oktober

119.169

156.222

157.343

november

136.512

156.191

149.023

december

134.228

163.596

-

1.902.863

2.641.418

2.460.256

Totaal

Sporttechnisch Bijlage BO1 – 1 : Aantal wedstrijden per vereniging Bijlage BO1 – 2 : Overzicht van de competitiedeelname bij jeugd Bijlage BO1 – 3 : Evolutie van het aantal aangesloten leden Bijlage BO4 – 1 : Analyse van de verscheidenheid aan disciplines waaraan jeugdatleten deelnemen Analyse van het aantal cadetten die deelnemen aan meerkampwedstrijden in 2008 94 van de 2193 cadetten met een wedstrijdvergunning namen deel aan minstens 1 meerkampwedstrijd in 2008 = 4,33%

4.2.

Conclusies van de gegevensverzameling

Algemeen : §

§ 4

Onze clubs verwittigen dat ze projecten kunnen indienen via de VAL in het kader van het Vereniging Ondersteuningsproject (VOP). Een nieuw project waarvoor heel wat financiële middelen werden vrijgemaakt om de clubs professioneel te begeleiden, zelfs op de “werkvloer”, om een beter en professioneler management van de clubs te bereiken. Soepeler houding t.o.v de clubverantwoordelijken. Zij zijn vrijwilligers. BO4


§ § § § §

Werking tussen PC’s en clubs kan verbeteren. Subsidie vanuit de VAL koppelen aan de al of niet (goede) medewerking aan de VAL projecten en de promotie ervan naar de clubs. Streven naar minimum één persconferentie per jaar (eventueel samen met KBAB en LBFA) è persmomenten en contacten zijn belangrijk. Goed bestuur. Werking en gebruik van extranet en werking van de website optimaliseren. Atletiekleven inhoudelijk optimaliseren. Nieuwsflashes op extranet.

Sporttechnisch : §

De wedstrijdstructuur voor de jeugdatleten (6-15j) moet geoptimaliseerd worden door het aanbieden van Funhappenings voor jongeren van 6j tot en met 12j en het promoten van meerkampwedstrijden voor miniemen en cadetten.

§

De federatie moet de jeugdvisie beter promoten bij trainers en ouders

§

Niet-gediplomeerde Jeugdtrainers moeten begeleid en opgeleid worden.

Sportpromotioneel : §

Het concept van de Funathletics moet meer gebruikt worden om de atletiek te promoten via scholen, gemeentelijke initiatieven, promotionele initiatieven van verenigingen.

§

Het organiseren van externe sportkampen tijdens de vakantieperiodes moet voor alle bevolkingsgroepen gepromoot worden.

§

De Vlaamse Atletiekliga dient een infoflyer te ontwerpen voor niet-aangesloten deelnemers aan promotionele activiteiten, om zo de aansluiting bij een vereniging te promoten.

4.3.

Strategische doelstellingen

m.b.t. KWALITEITSVERBETERING

Strategische doelstelling BO4.1.1. Tegen eind 2012 heeft 50% jeugdsportwerking verbeterd.

van

de

verenigingen

de

kwaliteit

van

haar

Meetplan Indicator(en) Definitie indicator Meetnorm Meetbron(nen) Meetwijze Meetfrequentie Meetmoment(en) Meeteigenaar/meetbewaker

Kwaliteit van de jeugdsportwerking Score die een club behaalt op basis van een kwaliteitsmeting 50% heeft een betere score tov. de nulmeting in 2009 Gegevens kwaliteitsmeting Aantal verenigingen die een hogere score behalen in 2012 tov. 2009 1x/jaar Eind december Paula Vanhoovels

m.b.t. SPORTTECHNISCHE BEGELEIDING

Strategische doelstelling BO4.2.1. Vlaamse Atletiekliga

B04

5

Door de visie betreffende de jeugdwerking te promoten, de wedstrijdstructuren voor de jeugd aan te passen en de jeugdbegeleiders beter te begeleiden nemen tegen eind 2012 20% méér cadetten deel aan meerkampwedstrijden. Meetplan Indicator(en) Definitie indicator

Aantal cadetten die deelnemen aan meerkampwedstrijden Meerkampwedstrijd: minimaal 3 disciplines uit verschillende disciplinegroepen Disciplinegroep= spurt/horden-springen-werpenafstandlopen Meetnorm 20% meer dan aantal in 2008 Meetbron(nen) prestatiebestand Meetwijze Tellen van aantal atleten die deelnamen aan minstens één meerkampwedstrijd Meetfrequentie 1x/jaar Meetmoment(en) Eind december Meeteigenaar/meetbewaker Carina Glassee

m.b.t. ADMINISTRATIEVE BEGELEIDING

Strategische doelstelling BO4.3.1.

Eind 2012 biedt de federatie een meerwaarde aan de begeleiding van de clubs. §

§ § §

Van zodra de “Vereniging Ondersteuning Project” van start gaat onze clubs hiervan op de hoogte brengen en hen daardoor de hulp aanbieden die ze wegens het feit dat de clubverantwoordelijken allen vrijwilligers zijn heel goed kunnen gebruiken. Werking tussen PC’s en clubs verbeteren. Clubs begeleiden via VOP maar tevens vanuit de VAL, via de VLAB sessies, naar “ Goed bestuur”. Clubs begeleiden bij renovaties en aanleggen (nieuwe) pistes Meetplan Indicator(en)

Evaluatie van de opgestarte begeleidingen in de clubs of met de diverse clubs via de VLAB sessies Bevraging aan de clubs Definitie indicator Antwoorden op jaarlijkse bevragingen en evaluatie van de begeleidingen Meetnorm Wordt opgestart vanaf 2009. Eerste evaluatie eind 2009 Meetbron(nen) Bevraging clubs + bevraging binnen de VAL Meetwijze Analyse van bevraging. Meetfrequentie 1x/jaar Meetmoment(en) 31 december Meeteigenaar/meetbewaker Carina Glassee

6

BO4


m.b.t. SPORTPROMOTIE


Sportpromotie maken op basis van de schitterende resultaten van onze internationale toppers op de internationale kampioenschappen. Meetplan Indicator(en)

Aantal evenementen waarbij aan sportpromotie werd gedaan Aantal persconferenties en persflashes Definitie indicator Vaststellen van de aantallen Meetnorm Wordt opgestart vanaf 2009. Eerste evaluatie eind 2009 Meetbron(nen) Bevraging clubs + bevraging binnen de VAL Meetwijze Groei aantal evenementen waarbij aan sportpromotie wordt gedaan en aantal gegeven persconferenties. Aantal persflashes. Meetfrequentie 1x/jaar Meetmoment(en) 31 december Meeteigenaar/meetbewaker Carina Glassee


Door het stimuleren van promotionele clubactiviteiten en het ter beschikking stellen van informatiemateriaal voor niet-aangeslotenen, zal de Vlaamse Atletiekliga tegen 2012 minstens 10% meer jeugdleden hebben dan in 2008. Meetplan Indicator(en) Definitie indicator Meetnorm Meetbron(nen) Meetwijze Meetfrequentie Meetmoment(en) Meeteigenaar/meetbewaker


Aantal jeugdleden Jeugdlid = vanaf 6 tot en met 13 jaar Aantal jeugdleden in 2008 ledenbestand Tellen van aantal leden tussen 6jaar en 14jaar 1x/jaar Eind september Carina Glassee

B04

7

m.b.t. INFORMATIEOPDRACHT


Eind 2012 biedt de federatie een meerwaarde aan de informatieopdracht. Via volgende items : § Website § Atletiekleven § Ranglijsten § Officiële berichten § Nieuwsflashes Meetplan Indicator(en) Definitie indicator

Jaarlijkse bevraging + gebruik website Aantal antwoorden op jaarlijkse bevraging + aantal hits op website Meetnorm Wordt opgestart in 2009. Kwaliteit en gebruiksvriendelijk beheer. Gebruik website (zie lijst met aantal hits). Meetbron(nen) Bevraging VAL Meetwijze Analyse van bevraging. Aantal hits op website/item Meetfrequentie 1x/jaar Meetmoment(en) 31 oktober Meeteigenaar/meetbewaker Carina Glassée

Strategische doelstelling BO4.5.2

De VAL promoot het gebruik van extranet door de clubs. De VAL optimaliseert en breidt de modules uit binnen extranet. Meetplan Indicator(en)

Nieuwe modules en aanpassingen binnen extranet Aantal sessies VLAB en VAT Aantal deelnemers VLAB en VAT sessies Definitie indicator Nieuwe modules en aanpassingen binnen extranet Aantal deelnemers VLAB en VAT sessies Meetnorm Oplijsten aanpassingen en nieuwe tools in 2009 Aantal deelnemers en sessies VLAB en VAT Meetbron(nen) Bevraging tevredenheid aan de clubs over Extranet en de sessies van de VLAB en VAT. Meetwijze Analyse bevraging. Evaluatie VLAB, VAT Meetfrequentie 1x/jaar Meetmoment(en) 31 december Meeteigenaar/meetbewaker Carina Glassée

8

BO4


m.b.t. COMMUNICATIE


Eind 2012 biedt de federatie een meerwaarde aan de interne en externe communicatieverschaffing binnen de VAL. Meetplan Indicator(en)

Evaluatie van de interne communicatie (Interne bevraging) Evaluatie van de externe communicatie Externe bevraging) Definitie indicator Antwoorden op jaarlijkse bevragingen Meetnorm Wordt opgestart vanaf 2009. Eerste evaluatie eind 2009 Meetbron(nen) Bevraging clubs + bevraging binnen de VAL Meetwijze Analyse van bevraging. Meetfrequentie 1x/jaar Meetmoment(en) 31 december Meeteigenaar/meetbewaker Carina Glassee


B04

9

4.4.

Operationele doelstellingen

BO4.1.

Begeleiding inzake kwaliteitszorg

Operationele doelstelling 4.1.1.

Vanaf 2009 maakt 50% van de Vlaamse verenigingen gebruik van de sporttechnische en materiële ondersteuning via het Jeugdsportfonds. In 2010, 2011 en 2012 stijgt het aantal verenigingen telkens met 10%. Meetplan Indicator(en) Definitie indicator Meetnorm Meetbron(nen) Meetwijze Meetfrequentie Meetmoment(en) Meeteigenaar/meetbewaker

50% van de verenigingen maakte gebruik van de middelen van het Jeugdsportfonds Jeugdsportfonds: zie FO Jeugd 50% van alle verenigingen Gegevens Jeugdsportfonds Tellen van aantal verenigingen die een ondersteuning krijgen 1x/jaar Eind december Paula Vanhoovels

Operationele doelstelling 4.1.2. Invoeren van een algemeen kwaliteitslabel voor de clubs Op basis van: § de algemene (jeugd)structuur § jeugdwerking (zie eveneens bij FO 1.) § het aantal gediplomeerde trainers, § aantal (jeugd)atleten § deelnames aan de belangrijkste (jeugd) interclubs, (jeugd)kampioenschappen § organiseren van recreatieve organisaties van de federatie § Stimuleren van sportbeoefening voor de jeugd en Masters § Werking met extranet, valsoft en de constante ontwikkeling van een eigen clubwebsite, Invoeren van een nieuw kwaliteitslabel voor de wegwedstrijden. Op basis van: Goed beveiligde organisatie, Parking, Bewegwijzering,Inschrijvingsruimte Secretariaat, Kleedkamers , Sanitair en kleedkamers, Voorrijder met rode vlag of politiebegeleiding, Begeleider laatste atleet met groene vlag of andere, Tijdsklok aanwezig, Kilometeraanduiding op de omloop, Bevoorrading, nodige nadarafsluitingen, degelijke omroeper, Start wedstrijd(en) op tijd, Tijdstip prijsuitreiking vermeld & nageleefd, Attest toelating Gemeente/Politie aanwezig, Resultaat - alle voorgeschreven reglementen (VAL, FWC) Gegevens door clubs verstrekt aan de VAL gerespecteerd, Resultaat - ter plaatse en/of via website beschikbaar, Resultaatverwerking correct Bonuspunt reglementering (meerwaarde jury, opmeting)

10

BO4


Optimaliseren van de evaluaties/kwaliteitslabel voor de VAL inter-clubwedstrijden Evaluaties door de hoofdscheidsrechter van de jury en de administratieve scheidsrechter in te vullen per interclub (Bekers van Vlaanderen). Dit zo wel bij de jeugdwedstrijden als bij de wedstrijdenvoor seniors en Masters. Meetplan Indicator(en) Definitie indicator

Evaluaties van de kwaliteitslabels per item Aantal evaluaties en aantal antwoorden op bevraging “ clubscreening “ bij de clubs. Meetnorm Beantwoorde vragenlijsten vanaf 2009 Meetbron(nen) Bevraging en evaluaties door de VAL Meetwijze Analyse van bevraging. Meetfrequentie 1x/jaar Meetmoment(en) 31 oktober Meeteigenaar/meetbewaker Carina Glassee

BO4.2. Begeleiding inzake sporttechnische werking Operationele doelstelling BO4.2.1.

Door de funhappenings te promoten bij de verenigingen en de jeugdtrainers, organiseren tegen eind 2012 minstens 30% van de verenigingen minstens éénmaal per jaar een funhappening. Meetplan Indicator(en) Definitie indicator Meetnorm Meetbron(nen) Meetwijze Meetfrequentie Meetmoment(en) Meeteigenaar/meetbewaker

Aantal verenigingen die minstens éénmaal per jaar een funhappening organiseren Funhappening = atletiekcircuit voor jongeren van 6j tot 12j. Stijging met 25% ten opzichte van 2008 Aanvraag funhappening Tellen van aantal verenigingen die een funhappening organiseerden 1x/jaar Eind december Carina Glassee

Operationele doelstelling BO4.2.2.

Door de meerkampwedstrijden te promoten bij atleten en trainers zal tegen eind 2012 minstens 20% van de competitieatleten in de cadettencategorie deelnemen aan minstens één meerkampwedstrijd per jaar. Meetplan Indicator(en) Definitie indicator Meetnorm Meetbron(nen) Meetwijze Meetfrequentie Meetmoment(en) Meeteigenaar/meetbewaker Vlaamse Atletiekliga

Aantal cadetten die deelnemen aan minstens één meerkampwedstrijd/jaar Meerkampwedstrijd = indoor of outdoor Stijging van 15,66% tov 2008 prestatiebestand Tellen van aantal atleten die tijdens de winter of in de zomer deelnamen aan minstens één meerkampwedstrijd 1x/jaar Eind oktober Nicole Poels B04

11

BO4.3. Begeleiding inzake bestuurs- en administratieve werking Operationele doelstelling BO4.3.1

De VAL promoot het actieve gebruik van extranet door de clubs. De VAL optimaliseert en breidt de modules uit binnen extranet: § clubs kunnen hun wedstrijdenkalender invullen via extranet § de ranglijsten worden gekoppeld aan het extranet.. Optimalisatie van VLAB en VAT werking (zie eveneens BO3). Doelstelling dat ALLE clubs extranet gebruiken tegen eind 2012. Meetplan Indicator(en)

Nieuwe modules en aanpassingen binnen extranet + gebruik van extranet door de clubs Definitie indicator Nieuwe modules en aanpassingen binnen extranet Meetnorm Aantal nieuwe modules en de aanpassingen in 2009. Alle clubs dienen extranet te gebruiken tegen eind 2009. Meetbron(nen) Extranet van de VAL met inbegrip van gebruik door de clubs. Meetwijze Analyse van de aangepaste en nieuwe modules. Meetfrequentie 1x/jaar Meetmoment(en) 31 oktober Meeteigenaar/meetbewaker Carina Glassee

Operationele doelstelling B04.3.2.

Eind 2012 biedt de federatie een meerwaarde aan de begeleiding van de clubs. Van zodra de “Vereniging Ondersteuning Project” van start gaat onze clubs hiervan op de hoogte brengen en hen daardoor de hulp aanbieden die ze wegens het feit dat de clubverantwoordelijken allen vrijwilligers zijn heel goed kunnen gebruiken. Werking tussen PC’s en clubs verbeteren. De subsidie van de pc4s koppelen aan de goede samenwerking met de VAL en de clubs. Clubs begeleiden via VOP maar tevens vanuit de VAL, via de VLAB sessies, naar “ Goed bestuur”. Clubs begeleiden bij renovaties en aanleggen (nieuwe) pistes Meetplan Indicator(en)

Evaluatie van de opgestarte begeleidingen in de clubs of met de diverse clubs via de VLAB sessies Bevraging aan de clubs Definitie indicator Antwoorden op jaarlijkse bevragingen en evaluatie van de begeleidingen Meetnorm Wordt opgestart vanaf 2009. Eerste evaluatie eind 2009 Meetbron(nen) Bevraging clubs + bevraging binnen de VAL Meetwijze Analyse van bevraging. Meetfrequentie 1x/jaar Meetmoment(en) 31 december Meeteigenaar/meetbewaker Carina Glassee 12

BO4


BO4.4. Begeleiding werking

inzake

sportpromotionele

De Vlaamse Atletiekliga ondersteunt haar verenigingen voor sportpromotionele werking door het aanreiken van o informatie betreffende samenwerkingsmogelijkheden met derden o organisatievormen voor promotionele activiteiten

Operationele doelstelling BO4.4.1. Zie BO4.2.1.


Vanaf 2010 organiseren jaarlijks 5% méér verenigingen minstens één extern sportkamp per jaar en gebruikt de infoflyer van de federatie om niet-aangesloten deelnemers te recruteren. Indicator(en) Definitie indicator Meetnorm Meetbron(nen) Meetwijze Meetfrequentie Meetmoment(en) Meeteigenaar/meetbewaker


Aantal georganiseerde externe sportkampen per jaar per vereniging Extern sportkamp = sportkamp van minimaal 3 dagen Verhoging met 5% tegenover 2009 Clubgegevens Tellen van organisaties per vereniging 1x/jaar Eind december Nicole Poels

B04

13


Sportpromotie maken op basis van de schitterende resultaten van onze toppers op de internationale kampioenschappen via : § Sportpromotie tijdens het EK veldlopen § De diverse organisaties met derden § De Belgische kampioenschappen, enz

internationale

§

Organiseren van persconferenties en sturen van persflashes voor het afreizen van de eliteatleten naar de internationale kampioenschappen.

§

Kanalen gebruiken van externe organisaties (websites, tijdschriften, websites) om info mee te delen over onze atletieksport. Meetplan Indicator(en)

Aantal evenementen waarbij aan sportpromotie werd gedaan Aantal persconferenties en persflashes Definitie indicator Vaststellen van de aantallen Meetnorm Wordt opgestart vanaf 2009. Eerste evaluatie eind 2009 Meetbron(nen) Bevraging clubs + bevraging binnen de VAL Meetwijze Groei aantal evenementen waarbij aan sportpromotie wordt gedaan en aantal gegeven persconferenties. Aantal persflashes. Meetfrequentie 1x/jaar Meetmoment(en) 31 december Meeteigenaar/meetbewaker Carina Glassee

BO4.5. Informatieverstrekking met betrekking tot het eigen beleid en de eigen organisatie aan de sportclubs en hun aangesloten leden Operationele doelstelling BO4.5.1 Eind 2012 biedt de federatie een meerwaarde aan de informatieopdracht via volgende items : § Website § Atletiekleven § Ranglijsten § Officiële berichten § Nieuwsflashes § VLAB & VAT werking (zie BO3) Uitwerken van en gebruik van Nieuwsflashes op extranet. Werkgroep oprichten om de website overzichtelijker te maken. Bijhouden op de website van de ranglijsten ten dienste van de clubs Atletiekleven (her)bekijken en nagaan of een intensievere samenwerking met het loopblad Runners World opportuun is. Officiële berichten Uitwerken van een juryblad. Niet enkel voor de juryleden maar wordt tevens naar alle clubs toegezonden om hen in kennis te stellen langs nog een andere weg van alle reglementswijzigingen zowel nationaal als internationaal. Meer info over “Goed bestuur” en de werking van de federatie op de website. 14

BO4


Bevraging in de loop van 2009 over de website, Atletiekleven, het juryblad en de “vlugge” communicatie -en informatiebrengers. We stellen vast bij de analyse dat het bezoeken van de website dit jaar stagneert. Dit kan mogelijks 2 redenen hebben : Minder atletiekkampioenschappen (wegens de organisatie van de O.S.). Een nood aan vernieuwing, te weinig overzichtelijkheid van de website, “uitgekeken items” Vandaar dat we in 2009 starten met een nieuwe module om de hits te analyseren. Dit zal kunnen gebeuren per item, via welk kanaal men onze website binnenkomt enz .. Op die manier zullen we kunnen evalueren welke items minder of meer worden bezocht d.w.z. een analyse van de items die de bezoeker belangrijk vindt en minder belangrijk vindt. Meetplan Indicator(en) Definitie indicator

Jaarlijkse bevraging + gebruik website Aantal antwoorden op jaarlijkse bevraging + aantal hits op website Meetnorm Wordt opgestart in 2009. Kwaliteit en gebruiksvriendelijk beheer. Gebruik website (zie lijst met aantal hits). Meetbron(nen) Bevraging VAL Meetwijze Analyse van bevraging. Aantal hits op website/item Meetfrequentie 1x/jaar Meetmoment(en) 31 oktober Meeteigenaar/meetbewaker Carina Glassée

BO4.6. Maatregelen om alle interne en externe communicatie te verbeteren Operationele doelstelling BO4.6.1.

Eind 2012 biedt de federatie een meerwaarde aan de interne en externe communicatieverschaffing binnen de VAL. Gebruik maken van Mediargus aangeboden door de VSF om de informatie en de persteksten te lezen en te bundelen zodat we elk jaar een volledige persmap over onze atletieksport hebben. De essentiële informatie communiceren naar de clubs en hun leden. Intern : Structureren van overleg : § Vanaf 2009 zal er wekelijks een overleg zijn tussen de diverse directeurs en coördinatoren van de VAL. § Vanaf 2009 zal er maandelijks een personeelsvergadering gehouden worden. Extern : § Gebruik en optimaliseren van officiële berichten, nieuwsflashes, Atletiekleven, website (meer melding maken op de homepage van de VLAB en VAT sessies en externe interessante opleidingen en bijscholingen), persberichten, enz .. (zie BO4 inf2.). § Oprichten van een werkgroep communicatie om de interne en externe communicatie te verbeteren.


B04

15

Meetplan Indicator(en)

Evaluatie van de interne communicatie (Interne bevraging) Evaluatie van de externe communicatie Externe bevraging) Resultaten en bevindingen van de werkgroep Definitie indicator Analyse van de antwoorden op jaarlijkse bevragingen Meetnorm Wordt opgestart vanaf 2009. Eerste evaluatie eind 2009 Meetbron(nen) Bevraging clubs + bevraging binnen de VAL. Resultaten werkgroep Meetwijze Analyse van bevraging. Meetfrequentie 1x/jaar Meetmoment(en) 31 december Meeteigenaar/meetbewaker Carina Glassee

16

BO4


4.5.

Actieplan voor de duur van het beleidsplan / 4-jaarlijks actieplan

BO4.1.

Begeleiding inzake kwaliteitszorg

2009 April-mei: § opmaken van normen voor het integreren van een kwaliteitslabel en uitwerken van daaraan gekoppelde incentives voor verenigingen Januari 2009 § Gebruiken van de voorwaarden tot toekenning van een kwaliteitslabel wegwedstrijden. Tot einde maart: § analyse van de huidige kwaliteit van de jeugdsportwerking à nulmeting Maart 2009 § Optimaliseren van de evaluatiepunten voor de organisatoren van Interclub wedstrijden. Januari – september 2009 § Ontwikkelen algemeen kwaliteitslabel juni-oktober: § uitwerken van handleidingen ter verbetering van de kwaliteit in de verenigingen. De invulling hiervan is afhankelijk van de nulmeting (tot einde maart ’09). § Eerste ondersteuning aan de verenigingen voor het optimaliseren van de kwaliteit van de jeudgsportwerking. September – december 2009 § Bevraging algemeen kwaliteitslabel (14 clubs)

2010 -

Aanreiken van kwaliteitsverhogende middelen dmv. financiële ondersteuning in het Jeugdsportfonds Najaar 2010: tweede kwaliteitsmeting Screening algemene werking 25 clubs

2011 -

Aanreiken van kwaliteitsverhogende middelen dmv. financiële ondersteuning in het Jeugdsportfonds Screening algemene werking 25 clubs

2012 -

Aanreiken van kwaliteitsverhogende middelen dmv. financiële ondersteuning in het Jeugdsportfonds Najaar 2012: derde kwaliteitsmeting Screening algemene werking 25 clubs

BO4.2. Begeleiding inzake sporttechnische werking 2009 - Verspreiden van het draaiboek “Organiseren van een funhappening” - Fun-spelvormen verzamelen en bundelen Vlaamse Atletiekliga

B04

17

- pool opstellen van mensen die Funactiviteiten coördineren voor anderen - Veelzijdigheid stimuleren door deelname aan verschillende nummers te belonen op basis van een meerkampcriterium - promotiecampagne ahv. voorbeelden van huidige topatleten 2010-2012 - Blijvend promoten van de Funactiviteiten - Verder uitbouwen van de spellenbundel - Pool van coördinatoren uitbreiden - Meerkampcriterium verder stimuleren en promoten

BO4.3. Begeleiding inzake bestuurs- en administratieve werking Januari – december 2009 o

Werking tussen PC’s en clubs verbeteren. De subsidie van de PC’s koppelen aan de goede samenwerking met de VAL en de clubs.

o

Clubs begeleiden via VOP maar tevens vanuit de VAL, via de VLAB sessies, naar “ Goed bestuur”.

o

Clubs begeleiden bij renovaties en aanleggen (nieuwe) pistes

April 2009 o

Opstarten VOP project door de Vlaamse Sportfederaties sportfederaties.

in samenwerking met de diverse

2010-2012 o

Clubs verder begeleiden via VOP maar tevens vanuit de VAL, via de VLAB sessies, naar “ Goed bestuur”.

o

Clubs begeleiden bij renovaties en aanleggen (nieuwe) pistes

o

Opstarten VOP project door de Vlaamse Sportfederaties sportfederaties.

18

BO4

in samenwerking met de diverse


BO4.4. Begeleiding werking

inzake

sportpromotionele

2009 Februari-maart

Verzamelen van gegevens betreffende de organisatie van externe sportkampen van verenigingen Opmaken en verspreiden van een draaiboek voor de organisatie van een extern atletiekkamp

Januari-februari

Opmaken van infoflyer voor niet-aangeslotenen

Januari – december § Sportpromotie maken op basis van de schitterende resultaten van onze internationale toppers op de internationale kampioenschappen via : o Sportpromotie tijdens het EK veldlopen o De diverse organisaties met derden o De Belgische kampioenschappen, enz §

Kanalen gebruiken van externe organisaties (websites, tijdschriften, websites) om info mee te delen over onze atletieksport.

Juni – September § Organiseren van persconferenties en sturen van persflashes voor het afreizen van de eliteatleten naar de internationale kampioenschappen.

2010-2012 § §

Blijvend ondersteunen van promotionele activiteiten via website en tijdschrift Aanbieden van infoflyers voor niet-aangeslotenen

§

Persconferenties organiseren voor het afreizen van de atleten naar de internationale kampioenschappen.

§

Sportpromotie maken op basis van de schitterende resultaten van onze internationale toppers op de internationale kampioenschappen via : o o o

§

Sportpromotie tijdens het EK veldlopen De diverse organisaties met derden De Belgische kampioenschappen, enz

Kanalen gebruiken van externe organisaties (websites, tijdschriften, websites) om info mee te delen over onze atletieksport.


B04

19

BO4.5. Informatieverstrekking met betrekking tot het eigen beleid en de eigen organisatie aan de sportclubs en hun aangesloten leden 2009 Januari Officiële berichten optimaliseren en beter verwijzen naar de website Uitwerken van een juryblad. Niet enkel voor de juryleden maar wordt tevens naar alle clubs toegezonden om hen in kennis te stellen, langs nog een andere weg, van alle reglementswijzigingen zowel nationaal als internationaal. Meer info over “Goed bestuur” en de werking van de federatie op de website. Januari – Maart o o o o

Werkgroep oprichten om de website overzichtelijker te maken. Atletiekleven (her)bekijken en nagaan of een intensievere samenwerking met het loopblad Runners World opportuun is. Officiële berichten Bevraging in de loop van 2009 over de website, Atletiekleven, het juryblad en de “vlugge” communicatie -en informatiebrengers

Januari – december o o

Bijhouden op de website van de ranglijsten ten dienste van de clubs Bevraging in de loop van 2009 over de website, Atletiekleven, het juryblad en de “vlugge” communicatie -en informatiebrengers

2010-2012 o Evalueren van het nieuwe Vlaamse juryblad. o Meer info over “Goed bestuur” en de werking van de federatie op de website. o Verderzetting van de werking van de werkgroep om de website overzichtelijker te maken. o Atletiekleven (her)bekijken aanpassen qua inhoud aan de bevindingen van de evaluatie in 2009. o Evaluatie en daarop gebaseerde aanpassingen ontwikkelen van de resultaten van de bevraging van 2009 over de website, Atletiekleven, het juryblad en de “vlugge” communicatie -en informatiebrengers o Bijhouden op de website van de ranglijsten ten dienste van de clubs

20

BO4


BO4.6. Maatregelen om alle interne en externe communicatie te verbeteren 2009 Januari Maandelijkse personeelsvergadering telkens de dag na de raad van bestuur. Wekelijks overleg met kaderpersoneel April Oprichten van een werkgroep communicatie om de interne en externe communicatie te verbeteren Mei – oktober Evaluatie en bundeling van de bekomen resultaten van de werkgroep communicatie. December Goedkeuring van de nieuw of te wijzigen projecten ter verbetering van de communicatie.

2010-2012 § § §

Werking van de werkgroep communicatie evalueren, bijsturen en de werking ervan verder zetten. Verder zetten van de diverse overleg -en personeelsvergaderingen. Nieuwsflashes verspreiden aan de clubs en de externe sportgerelateerde websites en andere kanalen.


B04

21

Basisopdracht 4 (BO4) Begeleiding van de aangesloten sportclubs en informatieopdracht uitvoeren

Recommend Documents