B.A.A.S. Begeleiding en Advies Aan Sportclubs Trajectbegeleiding op maat
Reglement 2015
Inleiding Eind 2014 telt Recreas vzw 141 aangesloten sportclubs die een erg heterogene waaier van sporttakken aanbieden aan een al even verscheiden doelpubliek. Deze sportclubs positioneren zich hierbij zelf op het continuüm, hetzij exclusief, hetzij geïntegreerd binnen een valide club. Afhankelijk van de sporttak die wordt aangeboden, verschilt ook de aard van het sportaanbod in deze clubs van zuiver recreatief naar recreatie met een competitief karakter. Met het ondersteuningssysteem, B.A.A.S., wat staat voor ‘Begeleiding en Advies Aan Sportclubs’ willen we de bij ons aangesloten clubs zo veel mogelijk op maat begeleiden. Het B.A.A.S.- systeem staat ons toe afhankelijk van het type club te differentiëren in de wijze van ondersteuning en begeleiding. Clubs die nog niet voldoen aan de basisvoorwaarden worden door het volgen van een traject gestimuleerd en ondersteund om er wel aan te beantwoorden. Clubs die dan weer wel voldoen aan de basisvoorwaarden worden gestimuleerd om door te groeien tot een kwaliteitsvolle ankerclub.
2
Inhoudsopgave Inleiding................................................................................................................................................... 2 Hoofdstuk 1: STAP 1-Indeling van de aangesloten clubs in groepen...................................................... 4 1.1
De basisvoorwaarden ............................................................................................................. 4
1.2
De bijkomende voorwaarden ................................................................................................. 4
Hoofdstuk 2: STAP 2-De club kiest een begeleidingstraject ................................................................... 5 2.1
Mogelijke begeleidingstrajecten voor clubs uit GROEP 1 ....................................................... 5
Traject opstart van de club ............................................................................................................. 5 Traject verzelfstandiging + facultatief boccia ................................................................................. 5 2.2
Mogelijke begeleidingstrajecten voor clubs uit GROEP 2 ....................................................... 6
Traject sporttechnische begeleiding + facultatief boccia ............................................................... 6 Traject administratieve begeleiding ............................................................................................... 6 Traject promotionele begeleiding................................................................................................... 6 2.3
Mogelijke begeleidingstrajecten voor clubs uit GROEP 3 ....................................................... 6
Hoofdstuk 3: STAP 3-De club ontvangt een goedkeuring voor het gekozen traject .............................. 7 Hoofdstuk 4: STAP 4-Subsidiëring van het traject. ................................................................................. 8 4.1
GROEP 1 .................................................................................................................................. 8
Traject opstart van de club ............................................................................................................. 8 Traject verzelfstandiging + facultatief boccia ................................................................................. 8 4.2
GROEP 2 .................................................................................................................................. 8
Traject sporttechnische begeleiding + facultatief boccia ............................................................... 8 Traject administratieve begeleiding ............................................................................................... 9 Traject promotionele begeleiding................................................................................................... 9 4.3
GROEP 3 .................................................................................................................................. 9
Ankerclubs....................................................................................................................................... 9 Hoofdstuk 5: Chronologische werkwijze .............................................................................................. 10
3
Hoofdstuk 1: STAP 1-Indeling van de aangesloten clubs in groepen Het begeleidingstrajectsysteem B.A.A.S. deelt de clubs op in drie groepen, met binnen groep 1 en 2 een aantal mogelijke begeleidingstrajecten: GROEP 1: de sportclubs die niet voldoen aan de basisvoorwaarden GROEP 2: de sportclubs die wel voldoen aan de basisvoorwaarden GROEP 3: de sportclubs die voldoen aan de basis- en bijkomende voorwaarden Recreas vzw wijst de aangesloten clubs jaarlijks aan een groep toe in de periode december-januari. Deze indeling zal jaarlijks toegevoegd worden aan het reglement als bijlage: ‘B.A.A.S. – Indeling van de aangesloten clubs in groepen’. Tijdens het jaar kan een club niet van groep switchen.
1.1
De basisvoorwaarden
1.
De club werd in 2014 doorgegeven als subsidieerbare club: De club biedt op regelmatige basis gedurende een periode van minstens 30 weken om de 14 dagen een erkende sporttak aan. Lidgelden worden via het rekeningnummer van de club doorgestort naar de sportfederatie. De club beschikt over minimaal 3 vrijwillige bestuursleden die de werking van de sportclub administratief dragen. De club telt minimum 8 subsidieerbare leden. De club beschikt over een vaste lesgever die zorgt voor een kwalitatieve begeleiding van de sportsessies in de club.
2. 3. 4.
1.2
De bijkomende voorwaarden
1. 2. 3.
De vaste lesgever beschikt over een sporttechnisch diploma. De club beschikt over een ethische gedragscode. De club beschikt over een website waarop het sportaanbod voor de doelgroep duidelijk terug te vinden is. De club vermeldt het logo van Recreas vzw op de communicatiedragers (flyer, website,...). De club telde minimaal 25 subsidieerbare leden op 31 december 2014. (Indien de club hieraan niet voldoet, gelieve te argumenteren waarom u vindt dat uw club toch zou moeten erkend worden als ankerclub.)
4. 5.
4
Hoofdstuk 2: STAP 2-De club kiest een begeleidingstraject Elke aangesloten club die een begeleidingstraject wenst te volgen, dient het aanvraagformulier uiterlijk op 28 februari 2015 te bezorgen. Een club kan intekenen voor een traject dat gekoppeld is aan de groep waarbinnen de club werd ingedeeld. Elk begeleidingstraject kan in principe slechts één maal worden gevolgd. Indien de club echter nog geen subsidies voor het gekozen traject heeft ontvangen, is het toegestaan om opnieuw voor hetzelfde begeleidingstraject te kiezen. Na de deadline bezorgde intekenformulieren zullen niet worden weerhouden.
2.1
Mogelijke begeleidingstrajecten voor clubs uit GROEP 1
Traject opstart van de club Traject voorbehouden voor bij Recreas vzw, in 2015, aansluitende sportclubs of externen die in 2015 onder de vleugels van Recreas vzw, een G-sportwerking opstarten met erkend aanbod. De club mag niet zijn vermeld op de bijlage: ‘B.A.A.S. 2015 – Indeling van de aangesloten clubs in groepen’. Deze clubs ontvangen een opstartsubsidie.
Traject verzelfstandiging + facultatief boccia Traject voorbehouden voor aangesloten clubs die niet voldoen aan de basisvoorwaarden (zie 1.1). Een aangesloten club, ingedeeld in groep 1, kan uitsluitend het traject verzelfstandiging volgen én kan facultatief intekenen voor boccia. Het jaar nadien moet de club voldoen aan de basisvoorwaarden wil zij kunnen intekenen voor een traject uit groep 2. Clubs die op duurzame wijze de erkende sporttak boccia wensen te integreren om te voldoen aan de basisvoorwaarden, kunnen hiervoor via dit traject ook ondersteuning krijgen. Clubs die reeds voor 2015 de sporttak boccia aanbieden, komen hiervoor niet in aanmerking. Let op: Indien de club het traject verzelfstandiging volgt en op 01 december nog niet voldoet aan de basisvoorwaarden, dan ontvangt de club geen subsidies voor dat jaar.
5
2.2
Mogelijke begeleidingstrajecten voor clubs uit GROEP 2
Traject sporttechnische begeleiding + facultatief boccia Traject voorbehouden voor aangesloten clubs die voldoen aan de basisvoorwaarden, maar nood hebben aan meer kwalitatieve sporttechnische omkadering. Clubs die de erkende sporttak boccia op duurzame wijze wensen te integreren, kunnen hiervoor via dit traject ook ondersteuning krijgen. Clubs die reeds vóór 2015 de sporttak boccia aanbieden, komen hiervoor niet in aanmerking.
Traject administratieve begeleiding Traject voorbehouden voor aangesloten clubs die voldoen aan de basisvoorwaarden, maar vragen hebben rond, of problemen hebben met, bepaalde administratieve zaken.
Traject promotionele begeleiding Traject voorbehouden voor aangesloten clubs die voldoen aan de basisvoorwaarden, maar op een meer kwalitatieve manier promotie willen maken voor hun sportclub.
2.3
Mogelijke begeleidingstrajecten voor clubs uit GROEP 3
Recreas vzw heeft geen enkele aangesloten club ingedeeld in groep 3. Clubs dienen via het intekenformulier zelf te kandideren om te worden erkend als ankerclub. De club tekent hiernaast best ook in voor een bepaald traject. Indien de kandidatuur niet zou worden weerhouden, heeft de club dan nog de mogelijkheid het gekozen traject te volgen. Clubs die in groep 3 terechtkomen, leveren kwaliteit op alle vlakken en worden door Recreas vzw erkend als de modelclubs van onze federatie. Zij dienen geen bepaald traject te volgen, maar leveren op vraag knowhow aan de sportfederatie. Recreas vzw beslist welke kandidaturen worden weerhouden.
6
Hoofdstuk 3: STAP 3-De club ontvangt een goedkeuring voor het gekozen traject Recreas vzw stuurt de contactpersoon van de club via mail in maart 2015 een goedkeuring voor het gekozen traject. De club volgt het traject op met het Excel document dat in bijlage wordt bezorgd. De club neemt initiatieven binnen het gekozen traject en wordt hierin ondersteund door de provinciale sporttechnisch medewerker van Recreas vzw. De club houdt via het Excel bestand de binnen het traject ondernomen initiatieven bij. Dit bestand wordt via mail (
[email protected]) vóór 01 december 2015 bezorgd aan Recreas vzw, samen met het Exceldocument ‘rapportering subsidieerbare kosten’ en een kopie van de betreffende facturen (ter waarde van het minimaal toe te kennen bedrag) in bijlage.
7
Hoofdstuk 4: STAP 4-Subsidiëring van het traject. Onderstaande subsidiebedragen zullen worden uitbetaald onder voorbehoud van een voor alle inschrijvingen toereikend budget; zo niet wordt een correctiefactor toegepast.
4.1
GROEP 1
Traject opstart van de club € 125,00 voor clubs die aansluiten bij Recreas vzw of onder de vleugels van Recreas vzw een Gsportwerking voor een erkende sporttak opstarten en ons tijdens het jaar het rapporteringsdocument subsidieerbare kosten + subsidieerbare facturen1 ter waarde van minimaal € 125,00 bezorgen. Het bedrag wordt gestort op het rekeningnummer van de sportclub.
Traject verzelfstandiging + facultatief boccia € 150,00 voor clubs die erin slagen om tegen 01 december 2015 te voldoen aan de basisvoorwaarden en ons de 2 Excel documenten (overzicht ondernomen initiatieven + rapportering subsidieerbare kosten) en subsidieerbare facturen bezorgen t.w.v. minimaal € 150,00. Het bedrag wordt gestort op het rekeningnummer van de sportclub.
4.2
GROEP 2
Traject sporttechnische begeleiding + facultatief boccia Maximum € 225,00 voor clubs die ons vóór 01 december 2015 de 2 Excel documenten (overzicht ondernomen initiatieven + rapportering subsidieerbare kosten) en subsidieerbare facturen bezorgen t.w.v. minimaal € 225,00. Het bedrag wordt gestort op het rekeningnummer van de sportclub.
1
Een factuur wordt door Recreas vzw als subsidieerbaar gezien wanneer: 1. De factuur door de sportclub werd betaald. 2. De factuurdatum wordt vermeld en het een datum in 2015 betreft. 3. De factuur op naam staat van de bij Recreas vzw aangesloten sportclub. 4. Het BTW tarief en de verschuldigde BTW staan vermeld. 5. Het een betaling betreft van één van volgende zaken: sportmateriaal of -kledij, inschrijving relevante opleiding/bijscholing, huur sportaccommodatie, EHBO materiaal, drukwerk/lay-out flyer of affiche, opmaak of online plaatsen clubwebsite en toegangstickets voor sportactiviteit club (vb.: schaatsen, zwemmen,…)
8
Traject administratieve begeleiding Maximum € 225,00 voor clubs die ons vóór 01 december2015 de 2 Excel documenten (overzicht ondernomen initiatieven + rapportering subsidieerbare kosten) en subsidieerbare facturen bezorgen t.w.v. minimaal € 225,00. Het bedrag wordt gestort op het rekeningnummer van de sportclub.
Traject promotionele begeleiding Maximum € 225,00 voor clubs die ons vóór 01 december 2015 de 2 Excel documenten (overzicht ondernomen initiatieven + rapportering subsidieerbare kosten) en subsidieerbare facturen bezorgen t.w.v. minimaal €225,00. Het bedrag wordt gestort op het rekeningnummer van de sportclub.
4.3
GROEP 3
Ankerclubs € 300,00 voor clubs met een weerhouden kandidatuur die worden erkend als ankerclub. Het bedrag wordt na goedkeuring door Recreas vzw op het rekeningnummer van de sportclub gestort.
9
Hoofdstuk 5: Chronologische werkwijze 1.
De informatie rond het project wordt u bezorgd via mail en is ook raadpleegbaar via onze website: www.recreas.be. Indien uw provincie een informatiesessie rond B.A.A.S. plant, wordt u hiervan op de hoogte gebracht.
2.
Aan de hand van de bijlage ‘B.A.A.S. 2015 – indeling van de aangesloten clubs in groepen’, toegevoegd aan dit reglement, dient de club na te gaan in welke groep zij is ingedeeld. (De bijlage geeft de toestand van je club weer op 20/01/2015).
3.
Elke aangesloten club kan via het aanvraagformulier tot 28 februari 2015 intekenen voor één traject. LET OP: Enkel de trajecten verbonden aan de groep waarbinnen uw club werd ingedeeld, kunnen worden gekozen!
4.
Indien uw club voldoet aan de bepalingen in het reglement, ontvangt u via mail in maart 2015 de goedkeuring voor het volgen van het traject van uw keuze. In dezelfde mail zal u ook in bijlage 2 Excel documenten terugvinden waarop enerzijds de binnen het gekozen traject aangegane initiatieven en anderzijds een overzicht van de subsidieerbare kosten dienen te worden bijgehouden.
5.
U houdt de facturen van 2015 op naam van de club bij die als verantwoordingsstukken kunnen worden weerhouden om het subsidiebedrag volledig op het rekeningnummer van de club te kunnen overschrijven. Het maximale voorziene subsidiebedrag zal slechts worden toegekend als het totaal van de ontvangen subsidieerbare facturen minimaal even groot is.
6.
De provinciale sporttechnische medewerker(s) ondersteunen de clubs om de trajecten mee vorm te geven/ uit te werken. Er wordt hiervoor in onderling overleg minimaal 1 contactmoment belegd dat liefst zo snel mogelijk plaatsvindt.
7.
Sportclubs die via het intekenformulier hebben aangegeven de sporttak boccia binnen de club op duurzame wijze te willen integreren, ontvangen een uitnodiging voor een provinciale opleiding ‘boccia’ waar zij dienen vertegenwoordigd te zijn. Het bocciamateriaal wordt na de opleiding onder de aanwezige clubs verdeeld.
8.
Clubs uit groep 1 die het traject ‘verzelfstandiging’ hebben gevolgd, dienen vanaf 01 december 2015 te voldoen aan de basisvoorwaarden. Zij bezorgen de 2 ingevulde Excel documenten- zie punt 4 en de facturen -zie punt 5, zodat het bedrag op het rekeningnummer van de club kan worden gestort. Clubs uit groep 2 bezorgen vóór 01 december 2015 de 2 ingevulde Excel documenten -zie punt 4 en de facturen – zie punt 5 zodat het bedrag op het rekeningnummer van de club kan worden gestort.
10
9.
Clubs die de sporttak boccia hebben geïnitieerd binnen de clubwerking beslissen vóór 01 december 2015 of zij overgaan tot de aankoop van de boccia set. De subsidies horend bij het begeleidingstraject dat de club koos, kunnen hiervoor in rekening worden gebracht. Het nog verschuldigde bedrag dient vóór 01 december 2015 te worden gestort op rekeningnummer BE45 8777 9759 0189 met mededeling ‘boccia set + naam van de club’. In het andere geval dient de boccia set vóór 01 december 2015 te worden terugbezorgd aan Recreas vzw.
10.
Recreas vzw betaalt de binnen het B.A.A.S. project toegekende subsidies enkel uit op het rekeningnummer van de club vóór 31/12/2015.
11.
Recreas vzw maakt voor de clubs die de boccia set hebben aangekocht een flyer ter promotie van het opgestarte aanbod. De club levert hiervoor alle informatie aan.
11
