LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI JANUARI-JUN 2011 BAHAGIAN PEMBANGUNAN AUTOMASI PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH
SEPT 2011 CERTIFIED TO ISO 9001:2008 CERT. NO. : AR 1405
ISIKANDUNGAN
1.0
2.0
MUKA SURAT
PROSEDUR MENGURUS DAN MENGENDALI PENYENGGARAAN ICT PSZ
1
i.
Sistem Pengurusan Perpustakaan
1
ii.
Sistem Aplikasi Perpustakaan (LAS)
3
iii.
Sistem Pengurusan Dokumen (DMS)
3
iv.
Sistem Rangkaian PSZ
5
PROSEDUR PENYENGGARAAN DAN MEMBAIKPULIH PERKAKASAN PERKOMPUTERAN
7
LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI BAHAGIAN PEMBANGUNAN AUTOMASI JANUARI-JUN 2011 PROSEDUR : MENGURUS DAN MENGENDALI PENYENGGARAAN ICT PSZ Objektif Kualiti
Pencapaian (Nyatakan Capai/Tidak Capai)
I. Memastikan sistem Perpustakaan Digital PSZ (LMS, LAS dan DMS) dapat beroperasi dan berfungsi dengan baik dan permasalahan sistem dapat di atasi dalam masa 7 hari bekerja bagi masalah biasa kecuali masalah teknikal yang melibatkan ubah suai parameter dan konfigurasi pengaturcaraan pada aplikasi
i. Sistem Pengurusan Perpustakaan Pencapaian adalah 34.3 %, tidak mencapai sasaran (80%) yang ditetapkan mengikut piawaian UTM.
Punca Masalah (Jika Tidak Capai) 34.3% (24 aduan) kurang dari 7 hari. 45.7% (33 aduan) melebihi 7 hari merupakan adalah masalah teknikal yang perlu semakan terperinci punca masalah, perlu laksanakan pengujian. Selain keperluan untuk kenalpasti proses yang sesuai untuk dilaksanakan serta bimbingan kepada staf secara tidak formal dalam penggunaan sistem perpustakaan baru SirsiDynix Symphony di antaranya adalah upload rekod bib dan proses penghantaran bahan ke PSZKL. 20 % (13 aduan) yang masih outstanding adalah masalah yang masih dalam semakan dan perhatian vendor
Penambahbaikan 1. Memantapkan kemahiran dan pengetahuan dengan sistem pengurusan perpustakaan yang baru melalui refresher course bersama vendor sistem
Catatan Rujuk Jadual 1 dan Jadual 2
2. Pembangunan sistem aduan yang lebih mantap dalam membantu pengurusan aduan masalah dan keperluan yang diterima di BPA bergantung kepada peruntukan 2012
1
LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI BAHAGIAN PEMBANGUNAN AUTOMASI JANUARI-JUN 2011 Jadual 1 : Aduan Masalah/Keperluan Yang Diterima Dan Diselesaikan pada Januari-Jun 2011
BULAN JAN FEB MAC APRIL MEI JUN JUMLAH
DALAM PERHATIAN/ 7 HARI >7HARI OUTSTANDING SELESAI
JUMLAH
Jadual 2 : Aduan Masalah/Keperluan Baru Mengikut Modul bagi Januari-Jun 2011 OUT STANDING
JUMLAH
ACQ
2
10
MODUL
4
11
4
19
CAT
6
15
3 7
11
-
3 18
CIRC
3
16
SER
-
1
1
4
3
8
ITEM
-
4
2
4
5
11
OPAC
1
9
7
3
1
11
REPORT
1
7
24
33
13
70
ADMIN
-
8
45.7
20.0
100
JUMLAH
13
70
PERATUS (%) 34.3
2
LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI BAHAGIAN PEMBANGUNAN AUTOMASI JANUARI-JUN 2011 Objektif Kualiti
Pencapaian (Nyatakan Capai/Tidak Capai)
I. Memastikan sistem Perpustakaan Digital PSZ (LMS, LAS dan DMS) dapat beroperasi dan berfungsi dengan baik dan permasalahan sistem dapat di atasi dalam masa 7 hari bekerja bagi masalah biasa kecuali masalah teknikal yang melibatkan ubah suai parameter dan konfigurasi pengaturcaraan pada aplikasi
ii. Sistem Aplikasi Perpustakaan (LAS) A. Permasalahan LAS (Problem Report) – 2 kes telah diterima dan diselesaikan dalam tempoh 7 hari B. Permasalahan LAS Request) – tiada dimajukan
Punca Masalah (Jika Tidak Capai)
Penambahbaikan
Catatan
i. Di dalam proses pembangunan semula sistem baru LAS dan bergantung kepada peruntukan 2012
Rujuk Jadual 3
(Change laporan ii.Dalam proses perolehan DMS yang baru
Mencapai sasaran 100%
Rujuk Jadual 4
iii. Sistem Pengurusan Dokumen (DMS) A. Permasalahan DMS (Problem Report) – 1 laporan dimajukan B. Permasalahan DMs Request) – tiada dimajukan
(Change laporan
3
LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI BAHAGIAN PEMBANGUNAN AUTOMASI JANUARI-JUN 2011
Jadual 3 : Laporan Permasalahan LAS (Problem Report) yang diterima dari Januari-Jun 2011 BULAN JAN FEB MAC APRIL MEI JUN JUMLAH PERATUS (%)
SISTEM APLIKASI PERPUSTAKAAN (PROBLEM REPORT) DALAM 7 HARI >7 HARI PERHATIAN 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 0 0 100 0 0
JUMLAH 2 0 0 0 0 0 2 100
Jadual 4 : Laporan Permasalahan DMS (Problem Report) yang diterima dari Januari-Jun 2011 BULAN JAN FEB MAC APRIL MEI JUN JUMLAH PERATUS (%)
SISTEM APLIKASI PERPUSTAKAAN (PROBLEM REPORT) DALAM 7 HARI >7 HARI PERHATIAN 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 100 0 0
JUMLAH 0 0 0 1 0 0 1 100
4
LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI BAHAGIAN PEMBANGUNAN AUTOMASI JANUARI-JUN 2011
PROSEDUR : MENGURUS DAN MENGENDALI PENYENGGARAAN ICT PSZ Objektif Kualiti II. Memastikan sistem rangkaian PSZ dapat beroperasi dan berfungsi dengan baik dan efisyen dengan memastikan setiap masalah diatasi dalam masa 1 hari bagi masalah biasa dan 7 hari bagi masalah yang sangat teknikal dan di luar kawalan PSZ/UTM.
Pencapaian (Nyatakan Capai/Tidak Capai) Sasaran yang dicapai ialah 67 % tidak mencapai sasaran yang ditetapkan
Punca Masalah (Jika Tidak Capai)
Penambahbaikan
Masalah yang terlibat adalah di luar kawalan BPA iaitu :
Mengemaskini Objektif Kualiti dengan menambah proses kerja penyenggaraan server PSZ
1. Masalah peralatan rangkaian tanpa wayar yang dibawah tanggungjawab CICT-WCC
Catatan Rujuk Jadual 5dan Jadual 6
2. Masalah server radius UTM
5
LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI BAHAGIAN PEMBANGUNAN AUTOMASI JANUARI-JUN 2011
Jadual 5 : Tempoh siasatan dan tindakan penyelesaian yang diambil bagi mengatasi masalah rangkaian. BILANGAN HARI 1 hari Dalam tempoh 7 hari Melebihi tempoh 7 hari
JUMLAH MASALAH RANGKAIAN 2 2 2
JUMLAH
6
Jadual 6 : Statistik masalah rangkaian yang dilaporkan dari Januari –Jun 2011. Punca Masalah
Status Tindakan
Mac
Tempoh penyelesaian 1 hari
1
Mac
1 hari
Selesai.
Masalah akses ke rangkaian berpunca dari masalah peralatan rangkaian tanpa wayar. Masalah server radius UTM.
1
Apr
Dalam tempoh 7 hari
Selesai.
1
Mei
Dalam tempoh 7 hari
Selesai.
Masalah server radius UTM.
1
Mei
Lebih 7 hari
Selesai.
Masalah akses ke rangkaian berpunca dari masalah teknikal rangkaian tanpa wayar seluruh UTM. JUMLAH
1
Jun
Lebih 7 hari
Selesai.
Masalah akses ke rangkaian berpunca dari masalah peralatan rangkaian tanpa wayar. Masalah traffic rangkaian UTM.
Bilangan Masalah 1
Bulan
Selesai.
6
6
LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI BAHAGIAN PEMBANGUNAN AUTOMASI JANUARI-JUN 2011 PROSEDUR : PENYENGGARAAN DAN MEMBAIKPULIH PERKAKASAN PERKOMPUTERAN Objektif Kualiti 1. Mengurus penyenggaraan perkakasan perkomputeran dalam tempoh 45 jam waktu bekerja dari masa dan tarikh perkakasan komputer diterima sehingga siap dibaikpulih termasuk gantian perkakasan komputer sementara/kekal kecuali yang memerlukan alat gantian ataupun penyenggaraan luar seperti di CICT ataupun pembekal luar.
Pencapaian (Nyatakan Capai/Tidak Capai) 1. Penerimaan laporan kerosakan komputer = 54 kes a. Pecahan mengikut kategori. Perkakasan = 34 kes (63%) Perisian = 20 kes (37%) b. Penyenggaraan mengikut sasaran masa. 0-45 jam = 46 kes (85.2%) 46–90 jam = 4 kes (7.4%) 91–135 jam = 0 kes (0%) >135 jam = 4 kes (7.4%) *Rujuk Jadual 7. c. Pecahan Tugas Penyenggaraan. Daripada 54 kes penyenggaraan, BPA telah menyelesaikan 46 kes (85.2%), yang mana kesemuanya berjaya diselesaikan dalam tempoh 45 jam waktu bekerja. 7 kes (12.9%) dikendalikan oleh CICT, manakala 1 kes (1.9%) diselesaikan oleh pembekal luar. *Rujuk Jadual 7 dan Jadual 8. *Mencapai sasaran 80% bagi penyenggaraan mengikut masa 0-45 jam waktu bekerja.
2. Mengurus proses penghantaran alat dalam tempoh 9 jam waktu bekerja kepada pemilik dari tarikh dan masa alat siap dibaikpulih.
2. Penghantaran alat mengikut sasaran masa 0 – 9 jam = 43 (79.6%) > 9 jam = 11 (20.4%) *Rujuk Jadual 9. *Tidak mencapai sasaran 80% bagi penghantaran alat mengikut masa 0–9 jam waktu bekerja.
Punca Masalah (Jika Tidak Capai) Penghantaran alat mengikut sasaran masa Staf berjaya membuat 43 (79.6%) penghantaran dalam tempoh 9 jam waktu bekerja, manakala 11 (20.4%) penghantaran tidak mencapai sasaran waktu yang ditetapkan. Antara punca ketidakcapaian adalah; • Staf terlibat dengan tugasan penting BPA • Staf berkursus • Staf cuti sakit pada tarikh tersebut.
Penambahbaikan
Catatan
1. Penghantaran alat mengikut sasaran masa. i. Cadangan supaya tugas penghantaran alat yang telah siap dibaikpulih dimasukkan dalam Senarai Tugas PmP(BA) dan Ft(BA1) supaya proses penghantaran tidak terjejas sekiranya PAP(BA) tidak dapat menghantar alat pada tarikh dan masa alat siap di baik pulih. ii. Sekiranya PAP(BA), PmP(BA) dan Ft(BA1) tiada, Pembantu Am Pejabat dari bahagian berkenaan akan mengambil alat siap dibaikpulih untuk dikembalikan kepada pemilik. 2. Cadangan penambahbaikan Objektif Kualiti Mengemaskini Objektif Kualiti bagi memenuhi keperluan Skop dalam Prosedur Penyenggaraan dan Membaikpulih Perkakasan Perkomputeran iaitu; Memastikan laporan kerosakan dimajukan kepada pembekal dalam tempoh 9 jam waktu bekerja selepas semakan pertama dilakukan.
7
LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI BAHAGIAN PEMBANGUNAN AUTOMASI JANUARI-JUN 2011
Jadual 6: Penyenggaraan Perkakasan Komputer Mengikut Tempoh 45 jam Waktu Bekerja dari Januari – Jun 2011 Tempoh Penyenggaraan
Kuantiti penyenggaraan
Peratus(%)
0 – 45 jam
46
85.2
46 – 90 jam
4
7.4
91 –135 jam
0
0
> 135 jam
4
7.4
Jumlah
54
100
Jadual 7: Jumlah Penyenggaraan Perkakasan Komputer Mengikut Pihak Yang Membaikpulih dari Januari – Jun 2011 Pihak yang Membaikpulih
Kuantiti penyenggaraan
Peratus (%)
BPA
46
85.2
CICT
7
12.9
Pembekal Luar
1
1.9
Jumlah
54
100
8
LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI BAHAGIAN PEMBANGUNAN AUTOMASI JANUARI-JUN 2011 Jadual 8: Penyenggaraan Perkakasan Komputer dari Januari – Jun 2011 Kategori Kerosakan Bulan HW
SW Aplikasi
OS
Tempoh Baikpulih (jam) 0-45
46-90
91-135
Penyenggaraan Luar > 135
CICT
Pembekal Luar
1. Pencetak – hantar 15.11.10, terima semula 7.1.11 Jan
11
-
-
9
-
-
2
2. Monitor – hantar 23.8.10, terima semula 7.1.11
Feb
1
-
-
1
-
-
-
-
-
1. Monitor – hantar 7.1.11, terima semula 28.2.11
Mac
11
-
-
7
2
-
2
2. Pencetak – hantar 25.1.10, terima semula 28.2.11
-
3. 2 unit monitor – hantar 1.4.11, terima semula 7.4.11 April
6
-
-
6
-
-
-
-
Mei
4
-
1
3
2
-
-
1. Pencetak – hantar 25.1.11, terima semula 28.5.11
Jun
1
-
19
20
-
-
-
-
1. Pencetak Barkod – lapor pada 16.5.11, baikpulih pada 24.5.11 -
9
LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI BAHAGIAN PEMBANGUNAN AUTOMASI JANUARI-JUN 2011 Jadual 9: Penghantaran Alat Kepada Pemilik Mengikut Tempoh 9 Jam Waktu Bekerja dari Januari – Jun 2011 Tempoh
Kuantiti
Peratus(%)
0 – 9 jam
43
79.6
> 9 jam
11
20.4
Jumlah
54
100
Penghantaran
BPA – 26 Sept. 2011
10
