PERAN TEKNOLOGI INFORMASI ( AUTOMASI PERPUSTAKAAN ) DALAM PERKEMBANGAN MANAJEMEN PERPUSTAKAAN
FITRIA ROMADHONI 07540011
PRORAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS WIJAYA KUSUMA SURABAYA 2010
PERAN TEKNOLOGI INFORMASI ( AUTOMASI PERPUSTAKAAN ) DALAM PERKEMBANGAN MANAJEMEN PERPUSTAKAAN
A. Pendahuluan Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi dewasa ini antara lain ditandai dengan perubahan perilaku dalam pencarian informasi yang berdampak bagi lembaga-lembaga yang bergerak dalam bidang jasa informasi dan perpustakaan. Perpustakaan
sebagai
lembaga
yang
bertugas
menyimpan,
mengolah
dan
mendistribusikan informasi dituntut agar mampu memberdayakan pengetahuan dengan menggali potensi yang dimiliki perpustakaan. Kemajuan teknologi informasi menjanjikan kemudahan dalam manajemen pengetahuan terutama bagi lembaga dalam bidang pengelolaan informasi secara elektronis termasuk perpustakaan. Bila dulu perpustakaan lebih berkonsentrasi pada penyedia informasi dalam bentuk fisik seperti dokumen tercetak dengan dilengkapi dengan
system
catalog
kartu,
maka
dengan
berkembangnya
teknologi
kini
perpustakaan dituntut menyediakan sumber-sumber informasi dalam bentuk elektronik. Perkembangan dari penerapan teknologi informasi bisa kita lihat dari perkembangan jenis perpustakaan yaitu diawali perpustakaan manual, perpustakaan automasi, perpustakaan digital atau cyber library.Kebutuhan Teknologi Informasi sangat berhubungan dengan peran dari perpustakaan sebagai kekuatan dalam pelestarian dan Peran Teknologi Informasi (Automasi Perpustakaan) Dalam Perkembangan Manajemen Perpustakaan penyebaran informasi ilmu pengetahuan dan kebudayaan yang berkembang seiring dengan menulis, mencetak, mendidik dan kebutuhan manusia akan informasi. Tulisan ini mencoba menggali kembali kenyataan yang kini berkembang, yang sangat bersentuhan dengan informasi dan pengetahuan dewasa ini. Perpustakaan sebagai institusi pengelola informasi yang harus pula berkembang sesuai kemajuan teknologi informasi yang semakin pesat. Maka dilihat dari perannya sebuah teknologi informasi dapat mengembangkan sebuah system manajemen perpustakaan dimana
unsure alat dan subyek dari sebuah perpustakaan sekolah dapat dilaksanakan dengan tepat dan benar.
B. Penerapan Teknologi di Perpustakaan Penerapan teknologi informasi di perpustakaan dapat difungsikan dalam berbagai bentuk, antara lain : 1. Penerapan teknologi informasi digunakan sebagai Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan system informasi perpustakaan adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, pengelolaan anggota, statistic dan sebagainya. Fungsi ini sering disebut sebagai Autosimasi Perpustakaan. 2. Penerapan teknologi informasi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital, perpustakaan ini sering disebut perpustakaan digital.
Kedua fungsi penerapan diatas dapat terpisah atau terintegrasi dalam suatu system informasi tergantung pada kemampuan softwer yang digunakan, sumber daya manusianya dan infrastruktur peralatan teknologi informai yang mendukung keduanya. Dalam hal ini factor penggerak diterapkannya teknologi informasi dalam perpustakaan adalah : Peran Teknologi Informasi (Automasi Perpustakaan) Dalam Perkembangan Manajemen Perpustakaan 1. Kemudahan mendapatkan produk Teknologi Informasi. 2. Harga terjangkau dalam memperoleh produk Teknologi Informasi. 3. Kemampuan dari tenologi informasi. 4. Tuntutan layanan masyarakat yang serba cepat ( “klik”) Hal-hal lain atau alasan yang lain dalam penerapan teknologi dalam manjemen perpustakaan adalah : 1. Mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan. 2. Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan 3. Meningkatkan citra perpustakaan
4. Pengembangan infrastruktur nasional, regional dan global Peran yang sangat penting didalam manejemen perpustakaan adalah : 1. Peran Katalog Katalog adalah keteranga singkat atau wakil dari suatu dokumen. Catalog perpustakaan elektronik adalah jantung dari sebuah system perpustakaan yang terautomasi. Cakupan dari catalog perpustakaan yang terautomasi yaitu : pengadaan koleksi, katalogisasi, inventarisasi, sirkulasi, pengelolaan penerbitan berkala, penyediaan catalog, dan pengelolaan anggota. 2. Peran CD-ROM Mempercepat akses informasi multi media baik itu berupa abstrak, indeks, bahan full text, dalam bentuk digital tanpa mengadakan hubungan ke jaringan computer.Dan media back-up/ cadangan data perpustakaan dan sarana koleksi referens bagi perpustakaan lain. 3. Peran Internet Teknologi internet yang merupakan bagian integral dari kehidupan sehari-hari membuat pada perilaku masyarakat pencari informasi mengalami Peran Teknologi Informasi (Automasi Perpustakaan) Dalam Perkembangan Manajemen Perpustakaan banyak perubahan. Sumber daya elektronik yang tersedia di internet menjadi sasaran utama bagi para pencari informasi. Dalm hal ini internet dapat mengakses informasi multimedia dalam resource internet, dan juga sebagai sarana telekomunikasi dan distribusi informasi serta dapat membuat homepage, penyebarluasan catalog dan informasi.
C. Peranan Pustakawan Dalam Keperluan Pengguna Bagi perpustakaan yang telah atau ingin mengembangkan perpustakaan elektronik, yang diperlukan adalah mengintegrasikan konsep manajemen pengetahuan dalam
pemerolehan,
pengorganisasian,
pemeliharaan,
dan
pendistribusiaan
pengetahuan termasuk pengetahuan informal, tidak terstruktur, dan eksternal yang menyangkut lembaga induknya.
Untuk itu, berbagai perangkat pendukung yang diperlukan harus dipersiapkan termasuk organisasi dan kebijakan yang harus ditetapkan pada tingkat institusi perpustakaan itu sendiri. Dalam hal ini perangkat pendukung yang tepenting adalah seorang pustakawan yang telah siap dan memiliki pengetahuan tentang terbentuknya sebuah perpustakaan yang telah terautomasi dengan baik. Mencermati kondisi pustakawan dalam
memberikan layanan perpustakaan
dan
informasi
melalui
pengamatan dan berbagai diskusi, ada dua factor sebagai alas an bahwa citra pustakawan belumlah menggembirakan antara lain factor internal dan factor eksternal. Ditinjau dari factor internal antara lain : 1. Pustakawan masih berkutat pada pelayanan konvensional dengan menggunakan system layanan tradisional. Peran Teknologi Informasi (Automasi Perpustakaan) Dalam Perkembangan Manajemen Perpustakaan 2. Masih rendahnya kualitas sumber daya manusia/pustakawan, baik dari kualitas teknis maupun kualitas fungsional, dengan rincian sebagai berikut: a. Dari segi kualitas teknis. Banyak dijumpai pustakawan yang belum memilki kemampuan teknis berkomunikasi, manajerial, penguasaan teknologi informasi dan bahasa asing. b. Dari segi kualitas fungsional Dalam hal ini meliputi dimensi kontak dengan pemakai, sikap, perilaku, hubungan internal pustakawan. 3. Terbatasnya sarana penelusuran yang tersedia dalam bentuk abstrak, isi buku, teks penuh (fullet) atau dalam bentuk review. Ditinjau dari factor ekternal, antara lain : 1. Perpustakaan belum memiliki komitmen dalam mengembangkan pustakawan sehingga pemberdayaan perpustakaan diseluruh Indonesia mengalami kesulitan. 2. Masih rendahnya jiwa kemandirian (entrepreneurship). Dalam lingkungan organisasi perpustakaan manajemen pustakawan dilihat sebagai komunikasi ilniah dan proses penyampaian informasi harus diberi nilai tambah dengan mengorganisasikan pengetahuan yang diciptakan dan dikemas diluar perpustakaan. Perpustakaan harus dijadikan penerbit pengetahuan bagi masyarakat pengguna.
Pertama, pustakawan berperan sebagai fasilitator utama dalam berbagai pengetahuan, dengan menciptakan budaya dan memelihara ifrastruktur yang duiperlukan untuk mengoperasikan manajemen pengetahuan. Peran Teknologi Informasi (Automasi Perpustakaan) Dalam Perkembangan Manajemen Perpustakaan Kedua, pustakawan berperan dalam mengambil manfaat dari konsep manajemen pengetahuan dengan tujuan untuk meningkatkan kinerja peprustakaan. Manajemen pengetahuan dapat dijadikan sebagai pemicu agar pustakawan lebih inovatif dan kreatif dalam menyiasati cakupan elektronik yang harus dicakup dalam konsep perpustakaan elektronik yang telah dikembangkannya selama ini. Masih banyak muatan pengetahuan eksplisit yang belum tersedia dalam bentuk elektronik yang sesunguhnya dibutuhkan oleh para pengguna perpustakaan. Ketiga, pustakawan juga harus berupaya mengindentifikasi pengetahuan eksplisit dan mengembangkan
system
yang
diperlukan
untuk
menanganinya
dengan
mengembangkan pengetahuan tak terstruktur. Keempat, Pustakawan harus segera mengambil prakarsa untuk mengeksplorasi potensi informasi dan pengetahuan yang terdapat dilingkungannnya masing-masing dan mengembangkan system untuk penanganannya, termasuk penyiapan sumber daya manusia, organisasi, infrastruktur teknologi informasi, dan infrastruktur hokum yang diperlukan untuk itu. Jadi pustakawan harus dapat memenuhi beberapa hal dalam memberdayakan pengetahuan antara lain : 1. Pustakawan harus dapat meningkatkan kemampuan dalam teknologi informasi yang memadai. 2. Mengembangkan komunikasi ilmiah bagi sesame pustakawan. 3. Menumbuhkan jiwa kewirausahaan dan core bisnis. 4. Pustakawan diharapkan mampu meningkatkan kompetensi manajerial dan kepemimpinan berbasis informasi. Oleh sebab itu, pustakawan harus dapat melayani keperluan pengguna seperti permintaan akan akses yang lebih cepat ke informasi yang diperlukan dari dalam Peran Teknologi Informasi (Automasi Perpustakaan) Dalam Perkembangan Manajemen
Perpustakaan maupun luar perpustakawan. Dengan begitu diharapkan agar para pustakawan mahir dalam penggunaan teknologi informasi sehingga mereka dapat membantu pengguna perpustakaan dalam menemukan informasi yang diperlukan. Beberapa hal yang perlu diketahui dan dipahami seorang pustakawan dan menjadikan perpustakaan berbentuk autimasi : 1. Faham akan maksud dan ruang lingkup dan unsure dari AP. 2. Faham dan bisa mengapresiasikan pentingnya melaksanakan analisis system yang menyeluruh sebelum merencanakan desain system. 3. Faham akan dan bisa mengapresiasi manfaat analisis system dan desain, implementasi, evaluasi dan maintenance. 4. Faham akan proses evaluasi software sejalan dengan proposal sebelum menentukan sebuah system. 5. Faham akan dan bisa mengapresiasi pentingnya pelatihan untuk staf dan keterlibatan mereka dalam seluruh proses kerja.
D. Peran Teknologi Informasi (Automasi) Dalam Manajemen Perpustakaan Perkembangan
teknologi
informasi
memberikan
dampak
dalam
pengelolaan
perpustakaan. Perpustakaan sebagai pengelola informasi dan pengetahuan banyak memanfaatkan computer untuk berbagai keperluannya. Beberapa hal penyebab perpustakaan harus memanfaatkan computer, yaitu antara lain, meningkatnya : 1. Jumlah dan mutu layanan perpustakaan. 2. Tuntutan untuk menggunakan koleksi secara bersama 3. Kebutuhan untuk lebih mengefektifkan tenaga 4. Kebutuhan akan efesiensi waktu Peran Teknologi Informasi (Automasi Perpustakaan) Dalam Perkembangan Manajemen Perpustakaan 5. Ragam informasi yang dikelola 6. Kebutuhan akan kecepatan layanan. Penerapan teknologi informasi di perpustakaan telah menciptakan berbagai konsep yang
menggambarkan
pemanfaatan
teknologi
tersebut,
seperti
perpustakaan
terautomasi dan system perpustakaan digital atau disebut juga perpustakaan elektronik,
yang memiliki e-services, e-resources, dll, yang mampu mendukung kegiatan distance learning (pembelajaran jarak jauh). Dalam pembentukan sebuah perpustakaan uang terautomasi maka didalamnya terdapat unsure-unsur atau syarat yang saling mendukung dan terkait satu dengan lainnya, yaitu : 1. Pengguna (user) Pengguna merupakan unsure utama dalam sebuah sitem automasi perpustakaan. Dalam pembangunan system perpustakaan hendaknya selalu dikembangkan melalui konsultasi dengan pengguna-penggunanya yang meliputi pustakawan, staf yang nantinya sebagai operator atau teknisi serta para anggota perpustakaan. Automasi perpustakaan baru bisa dikatakan baik bila memenuhi kebutuhan pengguna baik staf maupun anggota perpustakaan. Tujuan daripada system automasi perpustakaan adalah untuk memberikan manfaat kepada
pengguna.
Konsultasikan
dengan
pengguna
untuk
menentukan
kebutuhankebutuhan mereka. Namun perlu hati-hati terhadap penilaian keliru yang dilakukan oleh pengguna mengenai kebutuhan dan persepsi tentang apa yang bisa dan tidak bisa dilakukan oleh suatu system computer. Staf yang bersangkutan harus dilibatkan mulai dari tahap perencanaan dan pelaksanaan system. Masukan dari masing-masing staf harus Peran Teknologi Informasi (Automasi Perpustakaan) Dalam Perkembangan Manajemen Perpustakaan dikumpulkan untuk menjamin kerjasama mereka. Tenaga-tenaga inti yang dilatih untuk menjadi operator, teknisi dan administrator system harus diidentifikasikan dan dilatih sesuai bidang yang akan dioperasikan. 2. Perangkat Keras (Hardware) Komputer adalah sebuah mesin yang dapat menerima dan mengolah data menjadi informasi secara cepat dan tepat. Pendapat lain mengatakan bahwa computer hanya sebuah komponen fisik dari sebuah system computer yang memerlukan program untuk menjalankannya. Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa computer adalah sebuah alat dimana kemampuannya sangat tergantung pada manusia yang mengoperasikan dan software yang digunakan. Kecenderungan perkembangan computer adalah sebagai berikut : ukuran fisik mengecil dengan kemampuan yang lebih besar, harga
terjangkau (murah), kemampuan penyimapanan data berkapasitas tinggi, dan transfer pengiriman data yang lebih cepat dengan adanya jaringan. Dalam memilih perangkat keras yang pertama adalah menentukan staf yang bertanggungjawab atas pemilihan dan evaluasi hardware sebelum transaksi pembelian. Adanya staf yang bertanggungjawab adalah untuk mengurangi ketergantungan terhadap pihak lain dan menghindari dampak buruk yang mungkin. Hal lain adalah adanya dukungan teknis serta garansi produk dari vendor penyedia computer. 3. Perangkat Lunak (Software) Perangkat lunak diartikan sebagai metode atau prosedur untuk mengoperasikan computer agar sesuai dengan permintaan pemakai. Kecenderungan dari perangkat lunak sekarang mampu diaplikasikan dalam Peran Teknologi Informasi (Automasi Perpustakaan) Dalam Perkembangan Manajemen Perpustakaan berbagai system operasi, mampu menjalankan lebih dari satu program dalam waktu bersamaan, kemampuan mengelola data yang lebih handal, dapat dioperasikan secara bersamasama. Untuk mendapatkan software kini sudah banyak tersedia baik dari luar maupun dalam negeri dengan berbagai keunggulan yang ditawarkan dan harga yang bervariasi. Di perpustakaan software yang dikenal antara lain CDS/ISIS, WINISIS yang mudah didapat dan gratis freeware dari Unesco atau dari beberapa perguruan tinggi sekarang telah banyak membuat dan mengembangkan system perpustakaannya sendiri seperti SIPUS 2000 di UGM, Sipisis di IPB. Suatu software dikembangkan melalui suatu pengamatan dari suatu system kerja yang berjalan, untuk menilai sustu software tentu saja banyak criteria yang harus diperhatikan. Beberapa criteria untuk menilai software adalah sebagai berikut: a. Kegunaan : fasilitas dan laporan yang ada sesuai dengan kebutuhan dan menghasilkan informasi tepat pada waktunya dan relevan untuk proses pengambilan keputusan. b. Ekonomis : biaya yang dikeluarkan sebanding untuk mengaplikasikan software sesuai dengan hasil yang didapatkan. c. Kehandalan : mampu menangani operasi pekerjaan dengan frekuensi besar dan terus-menerus.
d. Kapasitas : mampu menyimpan data dengan jumlah besar dengan kemampuan temu kembali yang cepat. e. Sederhana : menu-menu yang disediakan dapat dijalankan dengan mudah dan interaktif dengan pengguna. Peran Teknologi Informasi (Automasi Perpustakaan) Dalam Perkembangan Manajemen Perpustakaan f. Fleksibel : dapat diaplikasikan dibeberap jenis system operasi dan institusi serta maupun memilki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut. Memilih dan membeli perangkat lunak merupakan suatu proses tersedianya dukungan pemakai, karena diperlukan banyak pelatihan dan pemecahan masalah sebelum system tersebut dapat berjalan dengan baik. Salah satu cara untuk memastikan dukungan pelanggan adalah memilih perangkat lunak yang digunakan oleh sejumlah perpustakaan. Sekelompok besar pengguna biasanya menjustifikasikan layanan dukungan pelanggan sebagai hal yang substansial. Selain itu, pengguna dapat saling membantu dalam pemecahan masalah. Spesifikasi perangkat keras harus memenuhi kebutuhan-kebutuhan minimum operasi perangkat lunak. 4. Network / Jaringan Jaringan computer telah menjadi bagian dari automasi perpustakaan karena perkembangan yang terjadi didalam teknologi informasi sendiri serta adanya kebutuhan akan pemanfaatan sumber daya bersama melalui teknologi. Komponen perangkat keras jaringan antara lain : computer sebagai server dank lien, Network Interface Cord. Hal yang harus diperhatikan dalam membangun jaringan computer adalah : a. Jumlah computer serta lingkup dari jaringan (LAN, WAN) b. Lokasi dari harware : computer, kabel, panel distribusi, dan sejenisnya. c. Protokol komunikasi yang digunakan d. Menentukan staf yang bertanggung jawab dalam pembangunan jaringan. Peran Teknologi Informasi (Automasi Perpustakaan) Dalam Perkembangan Manajemen Perpustakaan
5. Data Data merupakan bahan baku informasi, dapat didefinisikan sebagai kelompok teratur symbol-simbol yang mewakili kuantitas, fakta, tindakan, benda dan sebagainya. Data terbentuk dari karakter, dapat berupa alphabet, angka , maupun symbol khusus seperti *,$ dan /. Data disusun mulai dari bits, bytes, fields, records, file dan database. Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instrusi, dan mengeluarkan hasilnya. Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya, karena itu ditambahkan sebuah penyimpanan data file ke dalam model system informasi; dengan begitu, kegiatan pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun data yang telah dikumpulkan dan disimpan sebelumnya. Standar basis data catalog Kerjasama antar perpustakaan secara elektronik telah berkembang seiring dengan perkembangan teknologi yang telah memungkinkan untuk itu dan didasari adanya kebutuhan untuk menggunakan sumber daya bersama. Bentuk tukar-menukar maupun penggabungan data catalog koleksi adalah suatu hal yang sudah biasa terjadi dalam perpustakaan, kerjasama dapat dilakukan jika masing-masing perpustakaan itu memiliki kesamaan dalam format penulisan data catalog data. Persoalan yang sering dihadapi dalam kerjasama tukarmenukar tau penggabungan data adalah banyaknya data yang ditulis dengan suka-suka yaitu tidak memperhatikan standar yang ada. Pekerjaan konversi data merupakan hal yang membosankan dan memakan banyak waktu. Peran Teknologi Informasi (Automasi Perpustakaan) Dalam Perkembangan Manajemen Perpustakaan Persoalan lain dalam standarisasi format penulisan data catalog adalah bahasa. Kebanyakan perpustakaan mngoleksi materi yang menggunakan bahasa pengantar berbeda-beda. Metadata Metadata merupakan istilah baru dan bukan merupakan konsep baru di dunia pengelola informasi.
Perpustakaan
pengkatalokan koleksi.
sudah
lama
menciptakan
metadata
dalam
bentuk
Definisi metadata sangat beragam ada yang mengatakan “data tentang data” atau “informasi tentang informasi”, pengertian dari beberapa definisi tersebut bahwa metadata adalah sebagai bentuk pengidentifikasian, penjelasan suatu data, atau diartikan sebagai struktur dari sebuah data. Dicontohkan metadata dari catalog buku terdiri dari : judul, pengarang, penerbit, subyek dan sebagainya. Metadata yang biasa digunakan di perpustakaan adalah Marc dan Dublin Core. 6. Manual Manual atau biasa disebut prosedur adalah penjelasan bagaimana memasang, menyesuaikan, menjalankan suatu perangkat keras atau perangkat lunak. Prosedur merupakan aturan-aturan yang harus diikuti bilamana menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak. Banyak peripheral perangkat keras maupun system tidak berjalan dengan optimal karena dokumentasi yang tidak memadai atau pengguna tidak mengerti manual yang disediakan. Manual harus dibaca dan dimengerti walau serumit apapun. Manual adalah kunci bagi kelancaran system. Peran Teknologi Informasi (Automasi Perpustakaan) Dalam Perkembangan Manajemen Perpustakaan Manual / prosedur dapat juga mencakup kebijakan-kebijakan khususnya dalam lingkungan jaringan dimana pemasukan dan pengeluaran data membutuhkan format komunikasi bersama. Berdasarkan hal-hal yang telah dijelaskan diatas maka kita dapat melihat bahwa perpustakaan elektornik (teratomasi) merupakan bagian dari sebuah jaringan kerja (network). Secara teoritis, pemakai dapat memperoleh salinan elektronik sebuah dokumen dari mana pun juga, asal tak ada kendala keamanan, politik, ekonomi dan social. Beberapa factor yang perlu dipertimbangkan bagi terbentuknya perpustakaan elektronik adalah : 1. Interaksi dan sirkulasi perpustakaan. 2. Bentuk fisik mata rantai pemakai, yaitu mata rantai komunikasi antara pemakai dengan perpustakaan. 3. Menarik iuran atau mengatur distribusi dana. 4. Bentuk jaringan
