BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Dari sejumlah rangkaian analisis dan pembahasan yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya, maka dapat diambil beberapa kesimpulan dan saran.
5.1
Kesimpulan
Hasil akhir penelitian ini menjelaskan bahwa penerapan manajemen proyek PT. Syamsir Karya Pertama (PT. SKP) dalam Proyek Ammonium Nitrate Prill Plant (ANPP) ORICA sudah berjalan cukup optimal dengan melihat skala hasil akhir yang diperoleh walaupun belum berjalan 100% optimal. Seluruh kriteria penerapan manajemen proyek telah diterapkan dengan sangat baik, dengan perolehan rata-rata diatas 80%. Dari kesembilan kriteria, kriteria yang paling tinggi penerapannya adalah kriteria rencana kerja yaitu sebesar 98,62%, sedangkan kriteria yang paling rendah penerapannya adalah kriteria hubungan pekerja yaitu sebesar 80,81%. Dari hasil perhitungan seluruh kriteria, maka diperoleh sebesar 4,54 atau 90,89%. “Hasil ini dapat diterima karena menurut Alberta Project Evaluation Tools, sebuah manajemen proyek konstruksi dapat dianggap sukses jika mencapai setidaknya 75%” (Mc. Tague, Bob, & Jergeas, George, 2002, p.118).
134
Selanjutnya akan disimpulkan hasil analisis dan pembahasan dari setiap kriteria penerapan manajemen proyek yang efisien dan efektif. Kesimpulan akan dibuat urut dari kriteria yang paling rendah penerapannya hingga kriteria yang paling tinggi penerapannya. Kesimpulannya adalah sebagai berikut:
Hubungan Pekerja Kriteria hubungan pekerja PT. SKP adalah sangat baik dengan hasil yang diperoleh sebesar 4 atau 80,81%, terletak pada daerah sangat baik (SB). Setiap bulan sekali diadakan award, yang bernama “Safety Award”. Kategorinya yaitu karyawan yang paling disiplin, produktivitas kerjanya tinggi, dan karyawan yang paling taat terhadap peraturan dan safety. Hal ini dilakukan untuk menumbuhkan rasa semangat dalam bekerja. Pemberian training-training belum diterapkan secara optimal karena alasan biaya yang tinggi dan memakan waktu, karena itu proses belajar dilakukan langsung di lapangan oleh atasan yang sudah berpengalaman. Biaya untuk mengadakan program pelatihan cukup besar, keadaan keuangan PT. SKP memang belum memungkinkan untuk memberikan program pelatihan kepada para karyawan yang menjadi ujung tombak pekerjaan secara rutin, maka dari itu pemberian training dilakukan jika memang terdapat persyaratan khusus dari pihak main contractor.
135
Keluhan para pekerja dapat disampaikan langsung kepada admin, sehingga admin dapat menyampaikan langsung kepada Site Manager dan Site Manager dapat meneruskannya ke head office. Setiap ada permasalahan yang terjadi yang berkaitan dengan pekerja, semaksimal mungkin akan diselesaikan dengan cepat oleh Site Manager agar tidak mengganggu jalannya proyek. Proses rekrutmen dilakukan oleh Project Manager dan Site Manager, hal ini disebabkan karena mereka lebih mengetahui kriteria apa saja yang sesuai dengan kebutuhan untuk menyelesaikan suatu proyek. Perencanaan manpower telah dilakukan dengan baik, hanya saja pada saat realisasinya terdapat sedikit penyesuaian karena terjadi perubahan-perubahan dan penambahan kerja.
Administrasi Sub Kontrak Kriteria administrasi sub kontrak PT. SKP adalah sangat baik dengan hasil yang diperoleh sebesar 4,25 atau 85,1%, terletak pada daerah sangat baik (SB). Kegiatan pekerjaan yang dilakukan PT. SKP terdapat dalam master schedule, sehingga progress dari pekerjaan dapat dimonitor oleh pihak main contractor. Terkadang ada job description yang masih abu-abu dan baru jelas pada waktu realisasinya, disebabkan karena sub kontraktor tidak di ikut sertakan pada saat
136
survey, sub kontraktor hanya sebagai eksekutor saja, sehingga belum mengetahui secara real keadaaan di lapangan. Koordinasi pekerjaan dari para sub kontraktor untuk kemudahan dan kelancaran pekerjaan telah dilakukan dengan baik, setiap seminggu sekali diadakan rapat yang dihadiri seluruh pihak yang terkait dalam proyek ANPP (main contractor, consultant dan para sub kontraktor). PT. SKP memahami dengan jelas mengenai lingkup pekerjaan dan kualitas yang diharapkan, setiap ada perubahan pekerjaan selalu didiskusikan dulu dengan pihak main contractor dan juga dengan pihak owner. Prosedur serah terima pekerjaan, final inspeksi, testing dan komisioning sedang dilaksanakan dan didokumentasikan dengan baik dengan adanya laporan-laporan per periode tertentu.
Organisasi Kriteria organisasi PT. SKP adalah sangat baik dengan hasil yang diperoleh sebesar 4,33 atau 86,53%, terletak pada daerah sangat baik (SB). Bagi Site Manager dan para Supervisor akan diberikan training yang berkaitan dengan pekerjaannya. Untuk beberapa jabatan memang belum diberikan training secara rutin karena faktor biaya, waktu dan lokasi, untuk itu diberikan pelatihan secara internal oleh orang dalam kantor yang memiliki pengalaman di bidangnya masing-masing.
137
Pemberian pelatihan tergantung kepada persyaratan kualifikasi pekerja yang diminta oleh pihak main contractor, jika terdapat kualifikasi khusus seperti harus memperkerjakan pekerja yang memiliki sertifikasi maka PT. SKP akan mengadakan program pelatihan demi memenuhi persyaratan yang diberikan. Metode seleksi dan evaluasi karyawan ditentukan oleh Site Manager, sedangkan pelaksananya adalah administrasi lapangan. Standar ditentukan tergantung dari jenis pekerjaan. Struktur organisasi telah dirancang dengan jelas, sehingga tugas, wewenang, tanggung jawab dan jalur pelaporan menjadi jelas bagi setiap karyawan dan pekerja. Setiap sebulan sekali diadakan rapat antara pihak head office dengan pihak site office, Site Manager dan Construction Control melaporkan seluruh informasi yang berkaitan dengan proyek kepada Project Manager. Lalu Project Manager akan menyampaikan informasi tersebut kepada President Director.
Manajemen Material Kriteria manajemen material PT. SKP adalah sangat baik dengan hasil yang diperoleh sebesar 4,34 atau 86,8%, terletak pada daerah sangat baik (SB). PT. SKP sebagai sub kontraktor, mengetahui identifikasi jenis, volume material yang dibutuhkan, kapan dibutuhkannya, proses pembelian sebagian
138
material yang dilakukan oleh PT. SKP berikut dengan pengiriman, penerimaan, penyimpanan atau pengembalian material apabila berlebihan. Terdapat coordinator gudang yang mengurus peralatan dan material yang dibutuhkan dan digunakan oleh PT. SKP, pencatatan dilakukan secara manual dan di update setiap hari. Permasalahan yang sering dihadapi oleh PT. SKP yaitu jika ada karyawan yang tidak langsung mengembalikan peralatan yang telah selesai dipakainya dan langsung meminjamkan peralatan tersebut ke teman kerja yang sedang membutuhkan, sedangkan peraturannya adalah harus mengembalikan terlebih dahulu ke gudang lalu baru dapat dipinjam kembali setelah melalui pencatatan. Untuk pembelian material yang ditugaskan kepada PT. SKP, purchase order dilakukan dengan tepat waktu dan diberikan kepada supplier-supplier yang bereputasi baik dalam menjamin proses pengiriman sesuai deadline dengan kualitas yang baik dan harga kompetitif.
Manajemen Kualitas Kriteria manajemen kualitas PT. SKP adalah sangat baik dengan hasil yang diperoleh sebesar 4,6 atau 92%, terletak pada daerah sangat baik (SB). Main contractor dan owner pada periode tertentu mengadakan award untuk para pekerja yang menghasilkan suatu pekerjaan yang berkualitas. Hal ini
139
dilakukan agar para pekerja memiliki semangat untuk terus bekerja dengan berkualitas. Walaupun site manager telah melakukan ajang award dalam rangka untuk memberi penghargaan kepada para pekerja yang berprestasi, tetapi dari hasil temuan penelitian para pegawai merasa belum dihargai sepenuhnya. Syarat-syarat kerja di lapangan mengikuti SOP yang ada, selain itu sebelum melakukan pekerjaan, PT. SKP memberikan method statement dan dipresentasikan kepada main contractor sehingga jika ada metode yang tidak sesuai dengan standar main contractor, dapat dilakukan penyesuaian. Kualitas pekerjaan sudah ditentukan berdasarkan spesifikasi yang terdapat pada dokumen, baik dalam merencanakan, menentukan spec, menyusun syarat-syarat kerja dan alat-alat yang dibutuhkan untuk menghasilkan produk yang baik. Identifikasi untuk area-area pekerjaan dilakukan setiap sebulan sekali. Joint inspection dilakukan bersama-sama oleh main contractor, owner dan juga sub kontraktor. Pengambilan keputusan mengenai area-area pekerjan dimana hal kualitas masih dapat dikompromikan, diputuskan oleh owner proyek. Kontrol material dilakukan dimulai dari pengambilan barang di gudang milik main contractor sampai barang tersebut sudah terpasang dengan benar. Dukungan terhadap QC selalu diberikan karena salah satu objek dari manajemen PT. SKP yaitu untuk memastikan bahwa dalam pelaksanaan setiap proyek dapat mencapai kepuasan klien.
140
Tenaga kerja ahli yang diperlukan adalah orang-orang yang berpengalaman, dapat mengatur dan mengarahi pekerja. Pekerja dan pengawas telah sama-sama mengetahui secara pasti standar kualitas yang ingin dicapai untuk setiap pekerjaan. Informasi mengenai spec dan syarat-syarat pelaksanaan tersedia setiap waktu walaupun terjadi perubahan, informasi selalu diperbarui.
Progress dan Produktivitas Kriteria progress dan produktivitas oleh PT. SKP adalah sangat baik dengan hasil yang diperoleh sebesar 4,61 atau 92,17%, terletak pada daerah sangat baik (SB). Untuk mengukur jumlah jam kerja, perlu dibicarakan lebih lanjut dengan main contractor karena harus disesuaikan dengan metode yang digunakan oleh main contractor. Pelaksanaan re-plan dan re-schedule tergantung dari progress dan hasil meeting dengan main contractor yang dilakukan seminggu sekali dan tiap sebulan sekali, tergantung tingkat critical-nya, jika sangat urgent, bisa dilakukan meeting setiap hari untuk mengetahui perkembangannya. Opname dilakukan seminggu sekali oleh construction control, setelah itu dilakukan rapat secara internal untuk membahas laporan opname yang dilakukan oleh construction control, rapat ini membahas progress yang telah dicapai dengan membandingkan dengan waktu yang telah dihabiskan.
141
Pengaturan Biaya Kriteria pengaturan biaya oleh PT. SKP adalah sangat baik dengan hasil yang diperoleh sebesar 4,67 atau 93,47%, terletak pada daerah sangat baik (SB). Sebelum mengerjakan suatu proyek, Site Manager membuat rincian prediksi budget yang dibutuhkan secara detail sesuai dengan rincian pekerjaan yang telah direncanakan, lalu dipresentasikan kepada Project Manager dan Finance Director. Setelah disetujui, budget dipegang dan dikontrol oleh Cost Controller di head office, untuk di lapangan budget dikontrol oleh Site Manager. Setiap pengeluaran akan dilaporkan kepada Cost Control di head office berupa laporan yang detail oleh Site Manager, sehingga setiap pengeluaran dapat dikontrol dengan baik. Prediksi tambahan biaya proyek memang tidak disediakan selama tidak ada penambahan durasi proyek yang menyebabkan penambahan-penambahan biaya. Jika terdapat penambahan biaya, maka Site Manager harus membuat permohonan penambahan budget dan mempresentasikannya kepada Project Manager dan Finance Director. Kontrak dalam proyek ini adalah “Lump Sum Fixed Price for Indirect Cost” dan “Fixed Unit Price Basis for Direct Work”. Pekerjaan tambahan telah dibuat dengan jelas oleh pihak main contractor, dikerjakan oleh PT. SKP sesuai dengan permintaan dan persetujuan main
142
contractor dan terdokumentasi dengan baik, sehingga memudahkan kontrol budget, memprediksikan final cost, schedule proyek tambahan waktu pekerjaan dan update data terhadap kontrol budget berdasarkan pekerjaan tambahan yang telah disetujui. Laporan biaya proyek dibuat dengan lengkap dan dilaporkan secara periodik tertentu.
Pengaturan Jadwal Kriteria pengaturan jadwal oleh PT. SKP adalah sangat baik dengan hasil yang diperoleh sebesar 4,74 atau 94,76%, terletak pada daerah sangat baik (SB). Histogram yang telah dibuat oleh manajemen proyek memang kurang tepat karena perkembangan proyek pada saat aktualnya seperti penambahan pekerjaan dan karena kendala-kendala pada saat realisasinya. Update terhadap milestone dapat terjadi berdasarkan hasil rapat dengan main contractor karena main contractor memiliki milestone dan jadwal sendiri dan sebagai sub kontraktor, PT. SKP menyesuaikan milestone-nya dan jadwalnya dengan main contractor. PT. SKP mengikuti dan menganalisa master schedule yang diberikan oleh main contractor. PT. SKP menganalisa lama pekerjaan yang harus dilakukan dan sumber daya yang harus disediakan guna menyelesaikan proyek sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. Seteleh itu dibuat schedule rencana
143
kerja bulanan atau 2 mingguan atau mingguan dengan detail target dan volume yang harus dilaksanakan secara konsisten berdasarkan master schedule yang diberikan oleh main contractor. Kurva-S dibuat oleh main contractor lalu perbandingannya dibuat oleh PT. SKP untuk mengetahui progress yang telah dicapai, jika progress-nya tidak sesuai atau terlalu jauh dari persentase progress yang seharusnya dicapai, maka akan dilakukan tindakan-tindakan koreksi. Kendala-kendala yang terjadi pada saat pengerjaan proyek ANPP ini adalah faktor cuaca, pengadaan material yang dilakukan oleh sub kontraktor lain terlambat dan pekerjaan dari disiplin lain terlambat sehingga PT. SKP mendapat imbas dengan melakukan lembur atau tambah tenaga kerja untuk mengejar waktu agar proyek dapat selesai sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. Terdapat laporan bulanan proyek kepada manajemen, yang menjelaskan secara umum mengenai kemajuan proyek, waktu tersisa, Kurva-S, administrasi proyek, foto-foto, dan lain-lain.
Rencana Kerja Kriteria rencana kerja oleh PT. SKP adalah sangat baik dengan hasil yang diperoleh sebesar 4,93 (dari skala 5) atau 98,63%, terletak pada daerah sangat baik (SB), dimana kriteria ini merupakan kriteria yang paling kritis dalam mencapai kinerja manajemen proyek yang efektif dan efisien.
144
Metode yang digunakan sebenarnya sudah cukup efisien karena pemakaian budget lebih sedikit dari yang sudah direncanakan, selain itu secara efektif dapat menghasilkan pekerjaan yang berkualitas. Setiap periode tertentu pihak main contractor melakukan inspeksi quality control untuk pekerjaan yang dilakukan oleh PT. SKP. Terdapat beberapa kendala eksternal yang terjadi pada saat pengerjaaan proyek ANPP ini yaitu faktor alam, keterlambatan pengadaan oleh sub kontraktor lain, dan terlambatnya pekerjaan oleh disiplin lain yang berimbas pada pekerjaan instrumen yang dilakukan oleh PT. SKP. Kendala cuaca yang sering dihadapi oleh PT. SKP yaitu pada saat hujan sehingga pekerjaan konstruksi yang dilakukan para pekerja di tempat terbuka seperti penarikan kabel, galian, pengelasan dan lainnya harus berhenti sampai hujan mereda. Kendala lain yang dihadapi PT. SKP yaitu keterlambatan pengadaan material yang dilakukan oleh sub kontraktor lain sehingga PT. SKP tidak dapat melakukan instalasi instrumen. Material yang sering terlambat antara lain cabel tray dan field instrument equipment. Kendala lain yang sering dihadapi PT. SKP yaitu terlambatnya pekerjaan yang dilakukan oleh disiplin lain sehingga PT. SKP tidak dapat memasang instrumen karena area kerja belum siap jika pemasangan pipa belum selesai. Terlambatnya pekerjaan disiplin ini disebabkan perubahan rute pada saat pemasangan pipa karena menabrak pipa lain sehingga harus merubah jalur.
145
Akibat dari perubahan jalur tersebut yaitu terdapat perhitungan material baru yang dibutuhkan tetapi tidak tersedia sehingga harus dipesan terlebih dahulu dan menunggu material tersebut sampai di lapangan. Terkadang ada job description yang masih abu-abu dan baru jelas pada waktu realisasinya. Ini disebabkan karena sub kontraktor tidak di ikut sertakan pada saat survey. Pengecekan jumlah jam kerja dilakukan dengan mengukur progress yang terjadi perharinya bukan perjamnya karena banyaknya tugas yang dilakukan setiap jamnya. Kebutuhan atau kualifikasi dari setiap paket pekerjaan berdasarkan yang tercantum pada dokumen telah dilengkapi, jika pada saat realisasinya terdapat perubahan, maka akan disesuaikan kembali. Rencana
untuk
pelaksanaan
paket
pekerjaan
telah
dibuat
dengan
mempertimbangkan faktor-faktor keamanan kerja, terbukti pada setiap laporan proyek ANPP bahwa keselamatan kerja dalam kondisi “zero accident”, artinya tidak terjadi kecelakaan kerja. Terjadi perubahan pada pelaksanaan paket pekerjaan karena terdapat penambahan kerja yang diminta oleh pihak owner dan main contractor yang berkaitan dengan pekerjaan instrumen dan pengadaan untuk material yang berhubungan dengan pekerjaan tambahan yang akan dilakukan oleh PT. SKP. PT. SKP telah menentukan jumlah dan jenis tenaga kerja yang dibutuhkan untuk melaksanakan setiap paket pekerjaan, ini dilakukan pada saat proses
146
pembuatan proposal yang akan diajukan oleh PT. SKP kepada main contractor, sehingga dapat dilihat gambaran person in charge pada setiap paket pekerjaan. Setiap seminggu sekali diadakan rapat internal maupun eksternal dengan pihak main contractor untuk me-monitoring kemajuan pekerjaan dan memastikan tidak ada hambatan yang memperlambat progress pekerjaan.
Project Evaluation Tools dari Alberta Major Construction Dalam penggunaan tools ini untuk mengukur efisiensi dan efektivitas suatu manajemen proyek konstruksi, harus dilakukan penyesuaian pada kriteria adminstrasi sub kontraktor karena PT. SKP merupakan sub kontraktor. Pada penelitiannya, Mulyawati Santoso menggunakan perusahaan yang berpihak sebagai main contractor.
147
5.2
Saran
Agar PT. Syamsir Karya Pertama (PT. SKP) dapat menerapkan manajemen proyek yang lebih optimal pada proyek-proyek berikutnya, maka PT. SKP harus dapat memperbaiki kelemahan-kelemahan yang dimilikinya dan mempertahankan kekuatan-kekuatan
yang
dimilikinya.
Para
manajer
proyek
harus
dapat
mempertahankan langkah-langkah positif yang telah dijalankan selama dalam proyek ANPP ini. Selanjutnya akan diberikan saran berdasarkan hasil analisis dan pembahasan dari setiap kriteria penerapan manajemen proyek yang efisien dan efektif. Saran akan diberikan berdasarkan urutan dari kriteria yang paling rendah penerapannya hingga kriteria yang paling tinggi penerapannya. Kelemahan-kelemahan pada setiap kriteria yang harus diperbaiki demi penerapan manajemen proyek yang lebih optimal, yaitu:
Hubungan Pekerja Untuk meningkatkan penerapan sub-sub kriteria hubungan pekerja, PT. SKP diharapkan dapat menyisihkan dana untuk membiayai pelatihan-pelatihan yang berguna bagi karyawan dan juga bagi kemajuan perusahaan. Penghargaan dapat diberikan berupa bonus, misalnya jika suatu tim proyek dapat menyelesaikan proyek sesuai rencana, efisien dan efektif, maka seluruh tim akan diberikan bonus. Dengan
148
cara ini dapat menyatukan visi dan misi seluruh tim, sehingga dapat saling berkerja sama dengan baik.
Administrasi Sub Kontrak Untuk meningkatkan penerapan sub-sub kriteria administrasi sub kontrak, PT. SKP harus lebih terperinci dalam memasukkan kegiatannya ke dalam master schedule dan selalu meng-update jika terjadi perubahan-perubahan.
Organisasi Selain Site Manager dan Supervisor, terdapat key person lain yang menjadi ujung tombak perusahaan yang juga membutuhkan program pelatihan. Key person tersebut misalnya, engineer, estimator dan procurement. Ketiga karyawan ini memiliki tanggung jawab yang krusial pada sebuah proyek, diharapkan PT. SKP dapat memberikan pelatihan yang berguna bagi ketiga key person tersebut dan demi kemajuan perusahaan juga.
Manajemen Material Untuk meningkatkan penerapan sub-sub kriteria manajemen material, PT. SKP diharapkan dapat mengubah metode manual menjadi metode yang lebih praktis dalam pengontrolan inventory, misalnya dengan menggunakan barcode, sehingga arus keluar-masuk material dapat dengan cepat teridentifikasi. Selain itu, diharapkan pengawas gudang dapat menegur para pekerja yang tidak menaati peraturan yang berlaku. 149
Manajemen Kualitas Perlu dilakukan ide lain untuk menumbuhkan rasa semangat bekerja para karyawan seperti diberikan bonus akhir proyek kepada karyawan yang menghasilkan suatu pekerjaan yang berkualitas, misalnya bonus sebesar 50% dari gajinya.
Progress dan Produktivitas Untuk pengukuran yang tepat terhadap jumlah jam kerja yang telah dihabiskan oleh tukang-tukang terhadap aktivitas suatu pekerjaan perlu dibicarakan lebih lanjut dengan main contractor karena harus disesuaikan dengan metode yang digunakan oleh main contractor, ini disebabkan karena kondisi, manpower job description dan jenis pekerjaan tiap proyek berbeda-beda.
Pengaturan Biaya Walaupun memang prediksi tambahan biaya tidak disediakan selama tidak ada penambahan durasi atau kerja proyek, tetapi tidak ada salahnya untuk memprediksi tambahan biaya proyek sehingga jika sewaktu-waktu diperlukan biaya tambahan, dana tersebut sudah tersedia. Jika dana tersebut tidak digunakan, maka dapat digunakan untuk proyek lainnya.
Pengaturan Jadwal Untuk meningkatkan penerapan sub-sub kriteria pengaturan jadwal, maka site management dan project management dapat belajar dari pengalaman-pengalaman proyek sebelumnya dalam merencanakan kebutuhan tenaga kerja, dan membuat 150
milestone-milestone harus dilakukan dengan benar dan di-update jika terjadi perubahan-perubahan serta diinformasikan kepada pihak eksternal dan internal.
Rencana Kerja Untuk menghadapi kendala cuaca hujan, maka para pekerja tersebut langsung dialihkan untuk mengerjakan pekerjaan-pekerjaan yang dapat dilakukan di dalam ruangan. Setelah cuaca kembali cerah, para pekerja tersebut langsung kembali ke pekerjaannya semula sehingga dapat mengejar waktu yang tertinggal. Lembur akan diberlakukan jika diperlukan agar pekerjaan dapat selesai tepat pada waktu yang telah ditentukan. Untuk mengatasi kendala keterlambatan pengadaan oleh sub kontraktor lain, Site Manager menugaskan para pekerja yang seharusnya melakukan instalasi kabel untuk membantu grup lain menginstalasi material-material yang telah tersedia. Untuk mengatasi kendala terlambatnya pekerjaan dari disiplin lain, para pekerja diusahakan untuk terus bekerja membantu grup lain yang area kerjanya telah siap sehingga tidak ada waktu yang terbuang percuma. PT. SKP harus lebih belajar dari pengalaman-pengalaman pada proyek sebelumnya, sehingga jika akan mengerjakan proyek-proyek berikutnya yang kurang lebih sama paket pekerjaannya, maka akan mengetahui strategi-strategi apa saja yang dapat dilakukan agar pengerjaan proyek dapat dilakukan dengan lebih efisien dan juga lebih efektif.
151
